REUNIN DE LDERES Y CONSULTORES ABRIL 2014

GUA MANEJO DE FORMULARIOS SGMCUPDS- TARIJA

ELABORADO POR: Alejandra avilaOBJETIVOS Y CONTENIDO OBJETIVOS: Dar a conocer a lderes y consultores nuevos lineamientos establecidos producto de la reunin Nacional de consultoras del presente mesHomogenizar criterios de actuacin frente a situaciones varias del SGMCRetroalimentar el trabajo realizado producto de las 7 semanas de trabajo

CONTENIDO:

1.- Proyectos de mejora2.- Formulario RQQ 033.- Formulario FQQ 05- CD4.- Formulario FQQ 10/ FQQ 365.- Lineamientos variosPROYECTOS DE MEJORA - PDMCRONOGRAMA PDM /CUMPLIMIENTO DE PLAZOSEl cronograma establecido en lo que respecta al desarrollo de los PDM es el siguiente:

PASODURACINCapacitacin SGMC + Paso 18 semanas2do paso PDM7 semanas (2 semanas para hoja de recoleccin, 4 semanas para recojo de datos y 1 semana para procesar datos)3er paso PDM3 semanas4to paso PDM2 semanas5to paso PDM5 semanas6to paso PDM8 semanas7mo paso PDM3 semanasTOTAL TIEMPO DE ELABORACIN DEL PDM36 SEMANASSi bien el avance de los GM no es el mismo, es importante que tomemos en cuenta que llegada la semana 36 ( + 10 das mximo), todos los equipos deben terminar el PDM para habilitarse en las jornadas de defensa.FORMULARIO RQQ 03- REGISTRO DE ASISTENCIAASISTENCIA Y PUNTUALIDADCRITERIO A SEGUIR PARA EL ESTABLECIMIENTO DE ASISTENCIA EN RQQ 03CASO 1: LA PERSONA FALTA Y DEJA REEMPLAZO DENTRO DEL GRUPOSe considera como falta, el consultor indica que la calidad de la reunin baja puesto que al margen de tener reemplazo en vez de ser 5 personas sern 4 (Ej. GM Sistemas)CASO 2: EL CONSULTOR FALTA Y DEJA REEMPLAZO DE UN CONSULTOR EXTERNONo se considera como falta ( Se coloca P a todos),en el ejemplo anterior falta Patricia Cassab, deja a Joyce Baclay seguirn siendo 5 integrantes.

FORMULARIO FQQ 05- CDREGISTRO DE DECISIONESREGISTRO DE DECISIONESEn secretario de toma de apuntes puede proceder con el registro de decisiones de manera escrita o mediante la ayuda de un computador.Es importante que de optar por el apunte manual escriba de la manera ms entendible posible puesto que el lder debe transcribir las decisionesSe insta al uso de 2 hojas, una de registro de decisiones y otra de registro de propuestas

DECISIONES PERMANENTESSe establece que a partir de la fecha, debemos arrastrar semana a semana, con su numeracin y fecha de origen, las denominadas DECISIONES PERMANENTES ( PLAZO DE EJECUCIN: A PARTIR DE LA FECHA)Producto de lo anteriormente citado, las decisiones A PARTIR DE LA FECHA irn siempre con el STATUS P puesto que no tendrn cierre, toda vez su ejecucin y control ser permanente.

FORMULARIO FQQ10/ FQQ 36EVALUACIN DE LA REUNINFORMULARIO FQQ 10 Informacin Adicional(LIDER Y CONSULTOR INTERNO) Totales1.- # decisiones de la reunin anterior revisadas2.- #decisiones de la reunion anterior cumplidas3.- # de decisiones de la reunion anterior incumplidas4.- # de decisiones en proceso*5.- # decisiones tomadas en reunin en curso6.- # total de decisiones tomadas hasta la fecha. 7.- # de propuestas formuladas en la reunin en curso.8.- # total de propuestas que se han presentado hasta la fecha en el CDMC/CCRMC9.- # total de propuestas que han sido atendidas favorablemente hasta la fecha.10.- # de personas atrasadas en cada GM11.- # de personas que han faltado en cada GM12.- # de decisiones permanentes INCUMPLIDAS EN LA SEMANA (*)FORMULARIO FQQ 36 Informacin Adicional(LIDER Y CONSULTOR INTERNO) Totales1.- # decisiones de la reunin anterior revisadas2.- #decisiones de la reunion anterior cumplidas3.- # de decisiones de la reunion anterior incumplidas4.- # de decisiones en proceso*5.- # decisiones tomadas en reunin en curso6.- # total de decisiones tomadas hasta la fecha. 7.- # de propuestas formuladas en la reunin en curso.8.- # total de propuestas que se han presentado hasta la fecha en el CCRMC/CCNMC9.- # total de propuestas que han sido atendidas favorablemente hasta la fecha.10.- # de personas atrasadas en cada CDMC/CCMC11.- # de personas que han faltado en cada CDMC/CCMC12.- # de decisiones permanentes INCUMPLIDAS EN LA SEMANA (*)ASISTENCIA Y PUNTUALIDADPONDERACIN PARA ITEM ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD* Puntuacin 5Si todos los integrantes presentes y puntuales* Puntuacin 4 Una falta/ 0 atrasosUn atraso/ cero faltas* Puntuacin 3:Si ha habido un atraso y una falta* Puntuacin 2:Si ms de una persona se atras y 1 persona falt* Puntuacin 1:Si ha habido ms de un atraso y ms de una falta.

LINEAMIENTOS VARIOSVACACIONES DEL LDER O CONSULTOR/FALTAS JUSTIFICADASVACACIONES/ FALTAS JUSTIFICADAS PROGRAMADASHabiendo programado con el inmediato superior por conducto regular, se debe comunicar de manera formal al LDER CDMC/CCMC Y AL COORDINADOR SGMC.Debe precautelar el reemplazo, capacitar e indicar decisiones tomadas en nivel superior al reemplazo en el caso de los lderes (decisin 90 CCMC), dejar la carpeta y envo de formularios virtuales en orden.

PROCEDIMIENTOS/MANUALESEn caso de que se elaboren procedimientos, se ha establecido el siguiente proceder:1.- Solicitar a la Coordinadora del SGMC la existencia del mismo para que coordine con las instancias correspondientes y facilite el mismo. 2.- En caso de contar con el mismo, se aplica el o en su defecto, se adapta a la particular manera de trabajar en nuestra sede3.- La modificacin se realizara SOLAMENTE en el punto 5 DESARROLLO DEL PROCESO

CONSIDERACIONES IMPORTANTES: INCUMPLIMIENTOSRECUPERACIN DE LA REUNIN:Se recuerda que las reuniones de GM/CDMC/CCMC deben recuperarse DURANTE LA SEMANA, caso contrario estara incumpliendo con lo que sostiene el sistema.REGISTRO DE DECISIN: CAMBIO DE FECHA/LUGAR/DANo se debe registrar como decisin el nuevo horario y fecha establecida para recuperacin hasta que la propuesta tenga el visto bueno del lder inmediato superior para proceder (Lder enva correo solicitando al lder CDMC/CCMC y una vez se tenga el visto bueno recin se procede)CAMBIO DE DA, LUGAR, FECHA DE REUNINCualquier cambio de horario, da, lugar de reunin, debe comunicarse a la COORDINADORA SGMC , siendo el Lder el responsable de sta tareaRESPONSABILIDAD DE ENVIO E IMPRESIN DE FORMULARIOSSe recuerda que el nico responsable de envo de formularios a la COORDINADORA es el LDER no as el consultor.INVITACIN A LA REUNIN DE LA SEMANASe recuerda que es funcin del lder INVITAR SEMANA A SEMANA A LA REUNIN GMC/CDMC/CCMC. Se les solicita realizarla con copia al CONSULTOR SGMC

CONSIDERACIONES IMPORTANTES: INCUMPLIMIENTOSAUSENCIA DEL LDER/ CONSULTOR En virtud a la decisin N 90 del CCMC:SE INSTRUYE QUE TODO EL PERSONAL DEBER PREVER SU REEMPLAZO EN LOS CASOS DE VIAJES, VACACIONES, PERMISOS, ENFERMEDADES O IMPREVISTOS CON EL RESPALDO NECESARIO DE ACUERDO A LA RESPONSABILIDAD DE CADA AREA (MEMORANDUMS, SELLOS DE INTERINATO, DESIGNACIONES POR ESCRITO Y OTROS QUE SE CONSIDEREN NECESARIOS) EN COORDINACION CON RECURSOS HUMANOSEl lder y el consultor en caso de no asistir por motivo del cual se trate, debe prever su reemplazo y dejar la carpeta en orden as como las decisiones del nivel superior que se deben comunicar al equipo.Se destaca que conforme el correo enviado deben formalizar el aviso de ausencia al COORDINADOR SGMC a travs de un correo.

CONSIDERACIONES IMPORTANTES: INCUMPLIMIENTOSACCIONAR DEL COORDINADOR SGMC EN CASO DE INCUMPLIMIENTO DE LA DECISIN 90 DEL CCMCEn caso de no precautelar y con esto, dar lugar a la inasistencia del GM/CDMC con la representacin del lder en la reunin del nivel superior, el coordinador no es el responsable de realizar gestiones de reemplazo ni de impresin de formularios por instruccin del consultor lder. GMC/CDMC/CCMC QUE NO SE REUNA DURANTE LA SEMANAA su vez, EL CONSULTOR LDER ha instruido que el GM/CDMC/CCMC que no se rena durante la semana afectar su calificacin, toda vez el informe ir con 0 y a su vez figurar como GM/CDMC NO REUNIDO DURANTE LA SEMANA. Situacin que afectar no solo la calificacin GM/CDMC/CCMC sino el global del CDMC/CCMC/CCRMC al cual pertenece puesto que ir en cero.PROCESO DE REVISIN DE CARPETAS1.- Inmediatamente concluida la reunin, el lder y el consultor se renen para proceder con el llenado del FQQ 10 (GMC) / FQQ 36 ( CDMC/CCMC). La teora sostiene que la reunin debe ser INMEDIATA la conclusin de la reunin.

2.- El lder debe proceder con el llenado de los dems formularios ( RQQ 03, FQQ 05- CD Y FQQ 05- CP), en algunos casos es inminente la presencia activa de consultores, situacin que ha facilitado inmensamente la revisin, toda vez los consultores se constituyen en un filtro y apoyo. Sin embargo, se les recuerda que el nico autorizado para proceder con el llenado y envo de los formularios es el LDER no as el CONSULTOR3.- El lder procede con el envo digital del archivo correspondiente a los formularios de la semana en cuestin. A TIEMPO DE PROCEDER CON EL ENVO DIGITAL,DEBE HACER LLLEGAR LA CARPETA 4.- Una vez reviso, reenvo el archivo que los lderes enviaron con las correcciones correspondientes marcadas en color amarillo. 5.- El lder debe proceder a corregir los aspectos que fueran necesarios producto de mis correcciones y debe REENVIAR NUEVAMENTE EL ARCHIVO FINAL Y ENVIAR LAS HOJAS CORRESPONDIENTES A LOS FORMULARIOS CORRECTAMENTE IMPRESAS.

PLAZOS REGULARIZACIN DE CARPETASGMC/CDMC/CCMCPLAZO MXIMO DE CONCLUSIN DEL PROCESO DE REVISINLDERCONSULTORGM 1Das jueves a Hrs 19:00 pmManuel PucaOsmar TitoGM 2Das Jueves a Hrs 9:30 amFilomeno CarvajalRoberto MujicaGM 3Das Martes Hrs 12 pmRosa Elena PonceJoyce BaclayGM 4Das jueves a Hrs 19:00 pmRoberto MujicaNohemi CalizayaGM 5Das jueves a Hrs 19:00 pmAnglica RodrguezBernardino VsquezGM 6Da lunes Hrs 12 pmGladys FloresFilomeno CarvajalGM 7Das viernes a Hrs 19:00Edgardo RiveraPatricia CassabGM 8Das Mircoles a Hrs 9:30 amJoel Bass WernerEdgardo RiveraGM 9Das Mircoles a Hrs 9:30 amLorgio CabreraJuan Carlos HuantoGM 10Das lunes Hrs 12 pmDanny ArcinegaOmar AguilarCDMC 1Das viernes a Hrs 19:00 pmFernando PazAlejandra AvilaCDMC 2Das viernes a Hrs 9: 30 amFernando RetamozoAlejandra AvilaCCMCDas Jueves 19:00 pmMara Virginia RuizAlejandra Avila

GRACIAS