GUÍA METODOLÓGICA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN, ELABORACIÓN DE LOS REPORTES DEL PLAN ANUAL INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN Y SU EJECUCION, PARA EL SECTOR

PÚBLICO

Diseño y diagramación:

Soc. Mery AstaízaDirectora de Capacitación

Elaboración:

Revisión:

Dirección de Comunicación Social - MDT

Eco. Julio Santillán Analista de Investigación 3Dirección de Investigación y Analistas – SECAP

Eco. Judith MartínezEspecialista de CapacitaciónDirección de Capacitación- MDT

Av. República del Salvador N34-183 y Suiza

Quito - Ecuador

© Ministerio del Trabajo, Septiembre 2015

Presentación____________________________________________________________

Introducción_____________________________________________________________

Antecedentes____________________________________________________________

Justificación_____________________________________________________________

Objetivos_______________________________________________________________

Objetivo general__________________________________________________________

Objetivos específicos_____________________________________________________

Marco metodológico______________________________________________________

Investigación cuantitativa__________________________________________________

Alcance_________________________________________________________________

Instrumento para levantar la información_____________________________________

Sección N°1: Identificación del informante___________________________________

Sección N°2: Actividades principales desempeñadas e identificación de temas de capacitación____________________________________________________________

Recolección de la información______________________________________________

Criterios de priorización de los resultados____________________________________

Primer nivel de priorización________________________________________________

Segundo nivel de priorización______________________________________________

Articulación con el Plan Anual de Capacitación Institucional_____________________

Antecedentes____________________________________________________________

Fase de planificación______________________________________________________

Fase de ejecución________________________________________________________

Bibliografía______________________________________________________________

Glosario_________________________________________________________________

Abreviaturas_____________________________________________________________

1.-

2.-

3.-

3.1.-

3.2.-

4.-

4.1.-

4.2.-

4.3.-

4.3.1.-

4.3.2.-

4.4.-

4.5.-

4.5.1.-

4.5.2.-

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Contenido

La reconstrucción de la capacidad estatal es un reto y condición esencial de los países latinoamericanos al momento de hacer frente a los problemas de gobernabilidad. En este contexto, la Reforma Democrática del Estado, en cuanto a gestión del servicio público se refiere, pasa necesariamente por invertir en el talento humano. Esto significa, que la forma en cómo se gestiona la administración pública debe implementar políticas públicas para atraer, retener y motivar a las personas idóneas en sus puestos de trabajo. En el fondo, se busca mejorar la capacidad institucional del Estado, puesto que son los servidores públicos de todas las instituciones los encargados de prestar servicios a la ciudadanía.

Al mismo tiempo, los cambios sociales, tecnológicos y de mercado han impactado las formas de organizar el trabajo, tanto en las estructuras como en los puestos. Y por tanto, se requiere plantear nuevas estrategias para potenciar las competencias de los servidores públicos que ocupan estos puestos, a partir de nuevas y dinámicas estructuras de trabajo y gestión horizontal que favorezcan el desarrollo de procesos al servicio del ciudadano.

En este sentido ¿cómo identificar necesidades de capacitación que fortalezcan la capacidad institucional del Estado? La metodología presentada a continuación se sustenta en la teoría del análisis funcional, que busca potenciar las competencias que se requieren para el desarrollo de determinadas actividades de un puesto de trabajo. De modo, que la mencionada metodología identifica necesidades de capacitación a partir del reconocimiento de determinadas funciones. En suma, se busca proporcionar a las UATH, una metodología versátil, uniforme y de fácil aplicabilidad, que les suministre criterios técnicos estandarizados para planificar y ejecutar procesos de capacitación acorde a sus realidades y objetivos institucionales.

Así, el Ministerio del Trabajo y el Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional - SECAP, busca apoyar en la construcción y el fortalecimiento de la capacidad institucional del Estado democrático. Esperamos que la “Guía metodológica para la identificación de necesidades de capacitación, elaboración de los reportes del plan anual institucional de capacitación y su ejecución, para el sector público” permita generar resultados e impactos positivos a nivel del desarrollo del servidor, institucional y de país.

Ing. Paola Hidalgo VerdesotoVICEMINISTRA DEL SERVICIO PÚBLICO

Presentación

La identificación de necesidades de capacitación (INC) tiene como cometido dar respuesta a la interrogante: “¿En qué se debe capacitar a los servidores de la institución?”. La base normativa sobre la cual se asienta la presente metodología para los servidores públicos la establecen la Constitución 2008, que sitúa al Estado como garante de la formación y la capacitación continua de los servidores públicos, a través de las instituciones y programas de capacitación del sector público; y el Plan Nacional para el Buen Vivir 2013 – 2017, en el que se promueve la cultura de excelencia en el sector público, a través de la formación y capacitación continua del servidor público.

Por otra parte, la Ley Orgánica del Servicio Público (LOSEP), en su artículo 70, orienta el subsistema de capacitación hacia el desarrollo integral del talento humano que forma parte del servicio público, a partir de procesos de adquisición y actualización de conocimientos, desarrollo de técnicas, habilidades y valores.

Adicionalmente, en el Reglamento de la LOSEP, artículo 201 explica que la capacitación y el desarrollo profesional constituyen un proceso programado y técnico continuo, para adquirir o actualizar conocimientos, desarrollar competencias y habilidades en los servidores públicos, y, motivar la práctica de principios de calidad y equidad en la prestación de servicios al ciudadano. Los artículos 202 y 203 del mismo Reglamento disponen que las UATH de cada una de las instituciones públicas, elaboren los planes de capacitación a favor de los servidores públicos, realicen el control, seguimiento y evaluación de esos procesos, acorde a las políticas y normas técnicas emitidas por el Ministerio del Trabajo.

En este contexto, los resultados que arroje la identificación de necesidades de capacitación de los servidores públicos servirán de insumo para la elaboración del plan anual de capacitación institucional1, orientado a determinar objetivamente la capacitación al talento humano, en temas articulados con las funciones del puesto de trabajo que desarrollan los servidores, y que permiten el mejoramiento de la calidad de los servicios que presta la institución.

La presente metodología procura cumplir con las siguientes características:

• Uniformidad: La metodología debe contar con procedimientos estándar para la determinación de necesidades de capacitación.

• Versatilidad: La metodología debe poder adaptarse a las particularidades de cada institución (misión y perfiles de puestos aprobados) sin que por este motivo pierda su uniformidad.

• Aplicabilidad: La metodología debe disponer de una herramienta que permita identificar de manera concreta los aspectos más relevantes (caracterización del servidor público, actividades por fortalecer y particularidades de los procesos de capacitación) relacionados con la determinación de necesidades de capacitación.

Introducción

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1. Antecedentes

La INC debe ser un proceso sistemático que refleje las necesidades y realidades institucionales, por esa razón, es indispensable contar con una metodología estandarizada que contenga procedimientos y herramientas que satisfagan los requerimientos de las instituciones y de los servidores.

En este sentido, en el año 2014, el SECAP realizó el estudio de Identificación de Brechas de Conocimiento en la Gestión Pública, que contempló el levantamiento de 534 encuestas a 63 instituciones de la Función Ejecutiva. Los resultados permitieron identificar temas de capacitación, articulados al manual de puestos, funciones y atribuciones. La metodología aplicada permitió determinar: primero, la necesidad de identificar necesidades de capacitación institucionales en función de las atribuciones y procesos de la unidad, y, segundo, identificar las necesidades de capacitación de los servidores públicos a partir de las funciones del puesto; esto es, el análisis de competencias profesionales por fortalecer.

Esta experiencia, ha servido de base para el planteamiento de la presente metodología, incorporando ajustes, nuevos procedimientos y enfoques, que permitan mejorar el proceso de identificación de necesidades de capacitación.

La INC tiene un propósito de carácter múltiple. Primero, busca servir de insumo para la elaboración del plan anual de capacitación institucional de las diferentes instituciones públicas. Segundo, pretende mostrar las actividades que efectivamente desempeñan los servidores públicos en sus respectivos puestos de trabajo. Finalmente, aspira dar cuenta de aquellas actividades en las que los servidores públicos desearían disponer de mayores conocimientos para su debida ejecución.

En este contexto, la metodología desarrollada trata sobre todo de orientar a las UATH a fin de que se tenga una estrategia clara para el desarrollo del plan anual de capacitación institucional.

2. Justificación

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3.1. Objetivo general

Institucionalizar la metodología de identificación de necesidades de capacitación en todas las UATH del sector público, como insumo para la elaboración de los planes anuales de capacitación institucional.

3.2. Objetivos específicos

• Identificar las actividades que los servidores públicos desempeñan en su trabajo diario. • Identificar las necesidades de capacitación de los servidores públicos en función de aquellas actividades

que efectivamente desempeñan en sus respectivos puestos de trabajo y en las que desearían disponer de mayores conocimientos para su debida realización.

• Identificar las expectativas que los servidores públicos tienen respecto a participar en procesos de capacitación. • Identificar los temas, tipos y modalidades de capacitación requeridos en mayor medida por los servidores

públicos de acuerdo a sus preferencias.

3. Objetivos

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4.1. Investigación cuantitativa

Puesto que los objetivos que persigue la actual metodología se centran en dimensionar variables específicas que ocurren en la realidad con el fin de analizarlas de manera conjunta en búsqueda de regularidades que permitan plantear generalizaciones y formular planes de acción concretos es necesario plantear una investigación de carácter cuantitativo. El método de investigación y las técnicas de producción de evidencia empírica deben dar cuenta del tipo de metodología de investigación utilizada. Por tratarse de una investigación cuantitativa, la técnica de investigación a ser utilizada será la encuesta.

4.2. Alcance

La metodología es susceptible de ser aplicada a todas las instituciones públicas. Sin embargo, para su efectiva aplicación, las instituciones deben contar con estatutos orgánicos aprobados y manuales de puestos aprobados. Esto con la finalidad de generar una identificación de necesidades de capacitación que promueva los objetivos institucionales.

Dado que la población objetivo (servidores públicos) constituye un universo de carácter finito, la encuesta es susceptible de ser aplicada a la totalidad de servidores que conforman las diferentes instituciones del Estado.

4.3. Instrumento para levantar la información

El instrumento seleccionado para la INC de los servidores públicos es una encuesta cuya estructura está compuesta por dos secciones medulares: a) Sección Nº 1: Identificación del informante (servidor público) y b) Sección N°2: Actividades principales desempeñadas e identificación de temas de capacitación.

4.3.1. Sección N°1: Identificación del informante

Esta sección tiene como objetivo caracterizar al informante en dos niveles diferentes. En el primer nivel se busca caracterizar al servidor público a nivel demográfico. Dicha caracterización contiene las siguientes variables:

4. Marco metodológico

Cuadro No. 1 Caracterización de las Variables Demográficas

Variable Tipo Nivel de mediación Valores / Categorías

Nombres y apellidos cualitativa nominal

Cédula de ciudadanía cuantitativa - discreta cadena

Sexo categórica - dicotómica nominal hombre: mujer

Autoidentificación cultural categórica - politómica nominalafroecuatoriano; blanco; indígena; mestizo; montubio; otro, ¿cuál?

Edad cuantitativa - discreta escala de razón número de años cumplidos

Nivel de instrucción categórica - politómica nominalsin instrucción; primaria; secundaria; tecnología; tercer nivel; cuarto nivel; PhD

Discapacidad categórica - dicotómica nominal si; no

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Cuadro No. 2 Caracterización de las Variables Ocupacionales

Variable Tipo Nivel de mediación Valores / CategoríasNombre de la Institución categórica - politómica nominal listado de instituciones

Provincia donde funciona la Institución

categórica - politómica nominal listado de provincias

Ciudad donde funciona la Institución

categórica - politómica nominal listado de ciudades

Nivel de desconcentración categórica - dicotómica nominal planta central; desconcentrado

Unidad / Dirección Administrativa donde trabaja

categórica - politómica nominallistado de unidades o direcciones administrativas

Grupo ocupacional categórica - politómica nominal

servidor público de servicios (1-2), servidor público de apoyo (1-4) y servidor público (1-14) Código del Trabajo: nivel (1 - 9); jerárquicos: NJS (1 - 8); otros regímenes (abierta)

Denominación del cargo categórica - politómica nominal listado de denominaciones

Régimen laboral categórica - dicotómica nominal LOSEP; Código del Trabajo

Modalidad laboral categórica - dicotómica nominalnombramiento, contrato,nivel jerárquico superior, otros regímenes

Tiempo de trabajo en la institución

cuantitativa - discreta escala de razónnúmero de años y meses cumplidos

Tiempo de trabajo en el actual puesto

cuantitativa - discreta escala de razónnúmero de años y meses cumplidos

Variable Tipo Nivel de mediación Valores / Categorías

Enfermedad catastrófica categórica - politómica Nominal

Todo tipo de malformaciones congénitas de corazón y todo tipo de valvulopatías cardiacas; todo tipo de cáncer; tumor cerebral en cualquier estadio y de cualquier tipo; insuficiencia renal crónica; trasplante de órganos: riñón, hígado, médula ósea; secuelas de quemaduras graves; malformaciones arteriovenosas cerebrales; síndrome de Klippel-Trenaunay; Aneurisma tóraco-abdominai

Fuente y elaboración: SECAP-MDT, 2015.

Fuente y elaboración: SECAP-MDT, 2015.

En el segundo nivel se busca caracterizar al servidor público a nivel ocupacional. Dicha caracterización contiene las siguientes variables:

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4.3.2. Sección N°2: Actividades principales desempeñadas e identificación de temas de capacitación.

Esta sección tiene tres objetivos:

i. Levantar información referente a las principales actividades que los servidores públicos, desempeñan en su trabajo diario y la caracterización de esas actividades a través de las siguientes variables: nivel de complejidad (escala ordinal ascendente: de “muy fácil” a “muy difícil”); frecuencia de realización (escala ordinal descendente: de “diario” a “anual”); software empleado (en caso de que aplique); y, vinculación con un producto final.

ii. Identificar en cuáles de estas actividades desearían disponer de mayores conocimientos; sus

expectativas (“no cometer errores”; “demorarse menos”; “conocer procedimientos alternativos; “conocer procedimientos actualizados”) con respecto a la capacitación que desean recibir; y, los temas específicos de capacitación, debidamente caracterizados, que permitirían a los servidores encuestados cumplir con dichas expectativas.

iii. Conocer si los servidores ya recibieron anteriormente -el año presente- capacitación relacionada con las

actividades en las que desean disponer de mayores conocimientos; y, en caso de haber sido capacitados, determinar cuáles fueron las características de dichos procesos de capacitación(tema específico y operadora) y los motivos por los cuales desean capacitarse en el mismo tema (tema específico y modalidad).

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4.4. Recolección de la información

Como se señaló anteriormente, la INC requiere de una encuesta para el levantamiento de la información requerida. Dado que el tamaño de la población objetivo es considerable, se necesita una plataforma que permita recopilar información en forma masiva, confiable, integral y automatizada. En virtud de lo anterior, el levantamiento de información se realizará a través de una plataforma en línea, que posibilitará la creación de encuestas personalizadas, que diligenciarán los respectivos informantes (encuestados) y generará resultados finales de manera automática, que se traducirán en los reportes del plan anual de capacitación institucional, que más adelante se aborda.

El diagrama de todo el proceso desde el diseño hasta la generación de resultados sería el siguiente:

Gráfico No. 1 Diagrama del Proceso de Identificación de Necesidades de Capacitación

Se diseñala encuesta en una plataforma

virtual.Las UATH realizan el

seguimiento del proceso.

Los servidores ingresan y responden a la encuesta que

deberá estar colgada en la página web del Ministerio del Trabajo.

La información de cada servidor se recoplia de

manera automática en la plataforma.

La información recopilada mediante la plataforma se

procesa y se generan resultados a nivel de cada

institución.

Generación de resultados finales de manera automática, que se traducirán en los reportes del plan anual de capacitación

institucional.

1

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3 4

5

6

T IME

PROCESS

Fuente y elaboración: SECAP-MDT, 2015.

La información levantada a través del instrumento, requiere de un tratamiento específico para poder vincular las actividades efectivamente realizadas, en las que se desearía disponer de mayores conocimientos para su debida realización y conocimientos que serán fortalecidos mediante los procesos de capacitación.

Los servidores deberán ingresar la información de la siguiente manera:

• Primero, el servidor escribe las principales actividades que realiza en su puesto de trabajo (máximo 5 actividades) siguiendo una estructura similar a la del análisis funcional, es decir, empezará por mencionar la acción (verbo en infinitivo) y el objeto sobre el cual recae dicha acción (producto resultante). Estas actividades se las caracteriza a través de cuatro variables: nivel de complejidad; frecuencia; software utilizado y producto final. Ejemplo: Elaborar informe técnico sobre la adquisición de equipo.

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• Segundo, de las actividades descritas y caracterizadas, el servidor señalará en cuales desearía recibir capacitación para fortalecer conocimientos (máximo una).

• Tercero, el servidor identificará qué expectativas tiene respecto a la capacitación que desea recibir, se plantean cuatro (puede escoger una o varias):

• Realizar esta actividad me toma mucho tiempo. Desearía hacerla más rápido.• Al realizar esta actividad cometo errores. Desearía tener menos equivocaciones.• Solo conozco una manera de hacer esta actividad. Desearía conocer métodos, técnicas o procedimientos

para poder realizarla.• La manera en que realizo esa actividad es anticuada. Desearía conocer métodos, técnicas o procedimientos

actualizados para poder realizarla.

• Cuarto, el servidor escribirá el tema específico que le permitirá cumplir las expectativas (máximo uno). Además deberá escoger la modalidad, la carga horaria y los días, con visión de preferencias. Ejemplo: Técnica de selección de personal bajo un enfoque de competencias laborales.

• Quinto, el servidor deberá informar si recibió o no capacitación en el presente año relacionada a las actividades que le interesa fortalecer conocimientos.

• Sexto, el servidor deberá escribir los temas específicos de capacitación que recibió el año presente, señalando

la modalidad seguida. • Séptimo, el servidor deberá seleccionar los motivos por los que desea capacitarse nuevamente (puede

escoger una o varios). Las opciones consideradas son:

• Necesito recibir una actualización.• El contenido del curso no fue de utilidad.• El contenido del curso fue muy básico (elemental.)• El contenido del curso fue muy complejo.• El contenido del curso no es actualizado.• Hubo inconvenientes con el instructor, horario, material didáctico, otros.

4.5. Criterios de priorización de los resultados

La información resultante del levantamiento debe ser evaluada en función a criterios previamente establecidos a fin de poder establecer, en un primer momento, cuáles son los temas de capacitación prioritarios y que deberían ser considerados por cada institución al momento de armar su plan anual de capacitación institucional.

4.5.1. Primer nivel de priorización

Los criterios de priorización establecidos en este nivel se desprenden de la identificación y son el nivel de complejidad que tiene la actividad para el servidor y la frecuencia en que dicha actividad se realiza. Ambos criterios son variables cuyos valores se encuentran dentro de una escala ordinal. Para efecto de la priorización se asignará un mayor peso a las actividades cuya complejidad sea más elevada y que se realicen de manera más frecuente. En el siguiente cuadro se presentan todos los valores asignados1 a las variables según su nivel dentro de cada escala ordinal:

1. Los valores numéricos asignados a cada uno de los elementos que componen ambas escalas ordinales (complejidad y frecuencia) indican que se otorga un valor mayor a las actividades que resultan más complejas y a las que se realizan con mayor frecuencia. Adicionalmente es necesario precisar dos aspectos. Primero, las escalas ordinales son simétricas, es decir, que la diferencia entre los valores numéricos es la misma. Segundo, la extensión de la escala ordinal es mayor para la complejidad (de 1 hasta 5, con intervalos de 1) que para la frecuencia de realización (de 1 hasta 3,5, con intervalos de 0,5), ya que dentro de la priorización planteada, la complejidad de una actividad tiene un mayor peso que la frecuencia con la que se realiza.

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Cuadro No. 3. Variable de priorización

Cuadro No. 4 Valoración de las variables de priorización

Variables de priorización Diaria (3,5) Semanal (3) Mensual (2,5) Trimestral (2) Semestral (1,5) Anual (1)Muy fácil 3,5 3 2,5 2 1,5 1

Fácil 7 6 5 4 3 2

Ni fácil, ni difícil 10,5 9 7,5 6 4,5 3

Difícil 14 12 10 8 6 4

Muy difícil 17,5 15 12,5 10 7,5 5

Variable 1 Escala ordinal Valor asignado Variable 2 Escala ordinal Valor asignado

Complejidad

Muy fácil 1

Frecuencia

Diaria 3,5

Fácil 2 Semanal 3

Ni fácil, ni difícil 3 Mensual 2,5

Difícil 4 Trimestral 2

Muy Difícil 5Semestral 1,5

Anual 1

Fuente y elaboración: SECAP-MDT, 2015.

Fuente y elaboración: SECAP-MDT, 2015.

Una vez asignados los valores a los diferentes niveles de complejidad y frecuencia, el sistema combina ambos criterios y, en función de dicha combinación -los valores de ambas se multiplican-, se establecen de forma cuantitativa, cuáles son los temas que deben ser considerados de mayor prioridad.

Los resultados de esta combinación (automática) muestran, por ejemplo, que si un servidor desea mejorar sus conocimientos en dos actividades distintas; y, considera a la primera de ellas “muy difícil” y a la segunda, “ni fácil, ni difícil”, y a ambas las realiza de manera “semanal”, se debería dar prioridad a la primera actividad, ya que su valor de prioridad sería de 15 (5x3) frente a 9 (3x3) de la segunda. Además, vale resaltar que de ambos criterios considerados, el nivel de complejidad tiene una mayor importancia según el análisis propuesto.

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4.5.2. Segundo nivel de priorización

El segundo nivel de priorización se refiere a que los temas de capacitación prioritarios que se desprenden de la fase de identificación siempre deberán recibir la validación conjunta del responsable de cada área y del director de la UATH, en función de los objetivos e intereses de sus respectivas unidades y teniendo en consideración el presupuesto disponible para capacitación. Es preciso resaltar que el criterio del responsable de cada área será de carácter dirimente.

5. Articulación con el Plan Anual de Capacitación Institucional 5.1. Antecedentes

La elaboración del plan anual de capacitación institucional debe tener en cuenta el marco institucional, los objetivos estratégicos, las necesidades de capacitación por suplir y el presupuesto requerido para su cumplimiento. Además, debe existir una fase que dé cuenta de la ejecución efectiva de lo planificado.

En este marco, la siguiente sección contiene algunos lineamientos a ser considerados para elaborar el reporte del plan anual de capacitación institucional, tanto en la fase de planificación como de ejecución.

5.2. Fase de planificación

La información resultante del proceso de identificación de necesidades de capacitación, debe constituirse en el insumo principal para la realización del plan anual de capacitación institucional. Lo más relevante de esta información son los temas de capacitación requeridos que han sido identificados, y debidamente caracterizados, a nivel de servidor e institución. En virtud de lo anterior, esta información debe estar vinculada con la información de la unidad requirente y del servidor a capacitarse. En el siguiente cuadro se muestra dicha articulación:

Cuadro No. 5 Fase de Planificación – Variables

Información institucional• Nombre de la institución• Ubicación (provincia y ciudad)• Nivel de desconcentración

Información de la unidad / dirección requirente

Características demográficas y ocupacionales del servidor a capacitarse

Características de la capacitación requerida

• Nombre de la unidad• Estructura orgánica

por procesos • Nombre del director

• Cédula de ciudadanía• Nombres y apellidos• Sexo• Edad• Autoidentificación cultural• Nivel de instrucción• Discapacidad• Enfermedades catastróficas• Denominación del cargo• Grupo ocupacional• Régimen laboral• Modalidad laboral• Ámbito del puesto: nacional, zonal, regional, provincial,

cantonal• Tiempo desempeñándose en el actual puesto• Tiempo de trabajo en la institución

• Tema específico de capacitación requerido (Tema resultante de los dos niveles de priorización) [ver supra 5.5]

• Área de capacitación• Modalidad preferida• Duración• Carga horaria preferida (diaria)• Días preferidos • Fecha de capacitación planificada• Nombre de la operadora• Presupuesto individual planificado

Fuente y elaboración: SECAP-MDT, 2015.

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Cuadro No. 6 Fase de ejecución – Variables

Informe de Ejecución

Información institucional

Información de la unidad / dirección ejecutora

Características demográficas y ocupacionales

del servidor capacitado

(encuestados en la INC)

Características de la

capacitación ejecutada

• Tema específico de capacitación recibido (temas planificados y/u otros procesos que no corresponden a la identificación)

• Modalidad seguida• Duración total de la capacitación• Tipo de certificado• Aprobación del proceso• Nombre de la operadora de capacitación• Lugar donde se ejecutó la capacitación• Fecha de capacitación ejecutada• Presupuesto individual ejecutado• Proceso realizado con servidores de la misma institución o con servidores de

otra institución pública.• Proceso orientado a la sensibilización en el acceso al trabajo, incorporando

el enfoque de derechos en interculturalidad, intergeneracionalidad, discapacidad, movilidad humana, género, enfermedades catastróficas.

Fuente y elaboración: SECAP-MDT, 2015.

Los actores involucrados en esta fase serían los siguientes:

• Directores de área/ Directores regionales / zonales• Director de talento humano (responsable de la elaboración del plan) • Dirección financiera (presupuesto)• Autoridades (aprobación del plan)

Los pasos a seguir para la elaboración del plan son:

• Una vez aplicada la encuesta INC, la plataforma en línea consolidará los resultados a nivel institucional, las UATH institucionales deberán garantizar el seguimiento de la aplicación.

• Las UATH institucionales deben garantizar que en el plan se incluya a todas las unidades administrativas de la planta central y a nivel de territorio, es decir, mantener equidad territorial a nivel institucional.

• Los responsables de cada unidad administrativa validarán los resultados obtenidos a nivel de temas de capacitación, según los criterios de priorización establecidos que tienen un puntaje mayor, y en función de los objetivos e intereses de sus respectivas unidades administrativas.

• La UATH institucional analizará la información que reporta la plataforma correspondiente a cada unidad administrativa, a la luz de los objetivos, presupuesto asignado a la capacitación, y otras variables que sean de interés de la institución.

• Una vez que la plataforma generé el reporte de resultados, la UATH institucional gestionará e incluirá dentro de la fase de planificación del plan de capacitación institucional las siguientes variables: fecha de capacitación planificada, nombre de la operadora y presupuesto individual planificado.

• La UATH institucional deberá generar, en la plataforma, el reporte del Plan Anual de Capacitación Institucional aprobado.

5.3. Fase de ejecución

Finalmente, en la fase de ejecución se debe especificar todas las características de los procesos de capacitación que efectivamente recibieron los servidores (temas planificados y/u otros procesos que no corresponden a la identificación) y el presupuesto ejecutado. En el siguiente cuadro se detallan todas las variables a ser consideradas en el informe de ejecución:

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La Dirección de Capacitación del MDT tiene la responsabilidad de consolidar los resultados de los planes de capacitación institucional ejecutados por las entidades del sector público y elaborar un informe integrado para conocimiento del Comité Interinstitucional de Formación y Capacitación para su monitoreo y evaluación. En tal virtud, es necesario que los planes ejecutados por las instituciones públicas, sean reportados a la Dirección de Capacitación, para su monitoreo y evaluación.

Bibliografía

• GTZ, Manual para la detección y diagnóstico de necesidades de capacitación 2011.

• Iacoviello, Mercedes, Una experiencia de capacitación en el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires: obstáculos, adaptaciones, logros y recomendaciones, en VIII Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración pública. Panamá, 2003.

• Instituto Nacional de la Administración Pública, Guía para la evaluación de necesidades formativas. Programa de actividades de formación continua. Madrid, 2002.

• Pullido, Noemí, Las transformaciones necesarias en la capacitación de los servidores públicos para un estado en transformación: El proceso de Identificación de las necesidades pro necesidades prioritarias de capacitación gerencial en el sector público. México: Centro Latinoamericano de Administración para el Desarrollo CLAD, 1999.

• SECAP, Estudio de Identificación de Brechas de Conocimiento en la Gestión Pública, 2014.

• Vivota, Viviana, Nuevos roles en los procesos de capacitación en los municipios argentinos. El enfoque de la Ingeniería de Capacitación. Argentina: IFAM, 1996.

2. Universidad de Champagnat - Licenciatura en RR.HH., Argentina. Análisis funcional y gestión por competencias. Págs. 1 y 43.3. Asamblea Nacional, Ley Orgánica del Servicio Público, LOSEP. Quito, 2010. Pág. 33 4. Revista Iberoamericana de Educación Principal, Organización de Estados Iberoamericanos OEI. Competencias Laborales, INEM, España5. 5 SENPLADES. Proceso de desconcentración del Ejecutivo en los niveles administrativos de planificación, 2012. Pág. 3. 6. Asamblea Nacional, Constitución 2008, Capítulo Tercero, Derechos de las personas y grupos de atención prioritaria. Pág. 30. 7. No. SENRES-RH-2005-000042, Art. 7.- Los niveles estructurales y grupos ocupacionales se organizan de la siguiente manera: Nivel no profesional:

Auxiliar de Servicios; Asistente Administrativo A; Asistente Administrativo B; Asistente Administrativo C; Técnico A; Técnico B. Nivel Profesional: Profesional 1; Profesional 2; Profesional 3; Profesional 4; Profesional 5; Profesional 6; Especialista en Gestión Pública. Nivel Directivo: Director Técnico de Área, 2005. Pág.4.

8. Camacho Saskia, Metodología para la identificación de necesidades de capacitación, México, www.saskiacamacho.jimdo.co

Glosario

Análisis funcional: El análisis funcional es una de las formas de aproximación al contenido de las ocupaciones desde la óptica de las competencias. La base del análisis funcional es la identificación, mediante el desglose o desagregación, y el ordenamiento lógico de las funciones productivas que se llevan a cabo en una empresa […]2

Área de capacitación (Clasificación SENESCYT): Se refiere a las siguientes áreas: Educación, ciencias sociales periodismo e información, artes y humanidades, administración de empresas y derecho, ciencias naturales matemáticas y estadística, tecnologías de la información y la comunicación TIC, ingeniería industria y construcción, agricultura silvicultura pesca y veterinaria, salud y bienestar, servicios, programas y certificaciones genéricos.

Capacitación: Se orienta al desarrollo integral del talento humano que forma parte del Servicio Público, a partir de procesos de adquisición y actualización de conocimientos, desarrollo de técnicas, habilidades y valores para la generación de una identidad tendiente a respetar los derechos humanos, practicar principios de solidaridad, calidez, justicia y equidad reflejados en su comportamiento y actitudes frente al desempeño de sus funciones de manera eficiente y eficaz, que les permita realizarse como seres humanos y ejercer de esta forma el derecho al Buen Vivir.Se clasifican por su duración en corta, media, y larga3.

Competencia: Es el ejercicio eficaz de las capacidades que permiten el desempeño de una ocupación, respecto a los niveles requeridos en el empleo. “Es algo más que el conocimiento técnico que hace referencia al saber y al saber - hacer. El concepto de competencia engloba no sólo las capacidades requeridas para el ejercicio de una actividad profesional, sino también un conjunto de comportamientos, facultad de análisis, toma de decisiones, transmisión de información, etc., considerados necesarios para el pleno desempeño de la ocupación”4.

Desconcentración: Es trasladar los servicios que ofrece una entidad de nivel nacional (ministerio) hacia una de sus dependencias de nivel zonal, provincial, distrital o circuital. La entidad nacional es la que controla y asegura la calidad y el buen cumplimiento de los servicios5.

Grupos de Atención Prioritaria: Son personas que recibirán atención especializada y prioritaria, tomando en consideración variables de interculturalidad, intergeneracional discapacidad, enfermedades catastróficas, movilidad humana, género6.

Grupo ocupacional: Cada nivel estructural y grupo ocupacional estará conformado por un conjunto de puestos específicos con similar valoración, independientemente de los procesos institucionales en los que actúan. Son categorías que permiten organizar a los servidores en razón a su formación, capacitación o experiencia reconocida. Los grupos ocupacionales son: profesional, técnico y auxiliar7.

Identificación de necesidades de capacitación: Es un proceso de investigación que establece las carencias y deficiencias cuantificables o mensurables existen en los conocimientos, habilidades y actitudes del trabajador y la norma o patrón de desempeño establecido como requerimiento del cargo. Nos permite identificar en que, a quien, cuanto y cuando capacitar8.

Modalidad Presencial: Modalidad en que los procesos de enseñanza-aprendizaje, se desarrollan con la presencia física del instructor y los participantes, en tiempo real en los diferentes ambientes de aprendizaje.

9. SECAP, Reglamento de Perfeccionamiento, Capacitación y Certificación de Personas, febrero 2015. Pág.12. 10. Ibíd. Pág.12. 11. Ibíd. Pág.12.12. SENPLADES. Proceso de desconcentración del Ejecutivo en los niveles administrativos de planificación, 2012. Pág. 3. 13. SENRES-RH-2005-000042, artículo 18, literal a), Pág. 13.14. Asamblea Nacional, Constitución 2008, Art. 225, Quito, Pág.117. 15. Asamblea Nacional, Constitución 2008, Art. 229, Quito, Pág.118.

Modalidad Virtual: Procesos formativos desarrollados exclusivamente en ambiente de aprendizaje virtual, mediados por tecnologías de información y comunicación, y apoyados a través de una plataforma virtual, a partir de las cuales se motiva el intercambio y colaboración entre el instructor y los participantes.

Plan Anual de Capacitación Institucional: Son los procesos de capacitación programados a nivel de cada institución, con periodicidad anual, con base en la identificación de necesidades de capacitación.

Procesos de duración corta: Son aquellos orientados a la actualización o complementación de competencias, cuya duración va de 25 a 120 horas clase (reloj) y se ejecutarán en el plazo máximo de dos meses, acorde a su grado de complejidad9.

Proceso de duración media: Son aquellos orientados al desarrollo de competencias laborales requeridas en un campo ocupacional determinado para fomentar el desempeño eficiente y eficaz del participante en el sistema laboral, con una duración de 121 a 360 horas clase (reloj), y se ejecutarán en el plazo máximo de seis meses con una carga horaria mínima de tres horas clase diarias, acorde a su grado de complejidad10.

Proceso de duración larga: Son aquellos orientados al desarrollo de competencias laborales requeridas en un campo ocupacional determinado para fomentar el desempeño eficiente y eficaz del participante en el sistema laboral, con una duración de 361 a 720 horas clase (reloj) y se ejecutarán en el plazo máximo de un año, acorde al grado de complejidad del programa11.

Procesos desconcentrados: Son los que están encaminados a generar productos y servicios directamente a los clientes externos, en áreas geográficas establecidas, contribuyendo al cumplimiento de la misión institucional12.

Régimen laboral: Relación del servidor con el empleador público; puede ser LOSEP, Código del trabajo u otros regímenes como: magisterio, fuerzas armadas, policía, universidades entre otros.

Rol del puesto: Es el papel que cumple el puesto en la unidad o proceso organizacional, definida a través de su misión, atribuciones, responsabilidades y niveles de relaciones internas y externas, para lograr resultados orientados a la satisfacción del cliente13.

Sector público: El sector público comprende: Los organismos y dependencias de las funciones Ejecutiva, Legislativa, Judicial, Electoral y de Transparencia y Control Social; las entidades que integran el régimen autónomo descentralizado; los organismos y entidades creados por la Constitución o la ley para el ejercicio de la potestad estatal, para la prestación de servicios públicos o para desarrollar actividades económicas asumidas por el Estado; las personas jurídicas creadas por acto normativo de los gobiernos autónomos descentralizados para la prestación de servicios públicos14.

Servidores públicos: Son todas las personas que en cualquier forma o a cualquier título trabajen, presten servicios o ejerzan un cargo, función o dignidad dentro del sector público15.

Abreviaturas

INC: Identificación de Necesidades de Capacitación

LOSEP: Ley Orgánica del Servicio Público

MDT: Ministerio del Trabajo

SECAP: Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional

SP: Servidor Público

SENESCYT: Secretaría Nacional de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación

UATH: Unidades de Administración del Talento Humano