GUIA N1 - Configuración General de FI

Sistemas de Informacin ERP Profesores: Carlos Lobos Juan Carlos Rebolledo

GUIA N1 - Configuracin general de SAP FI

Ejercicio 1: Creacin del Plan de Cuentas ........................................................................................... 2

Ejercicio 2: Creacin de Sociedad........................................................................................................ 7

Ejercicio 3: Asignacin de Plan de Cuenta ........................................................................................ 10

Ejercicio 4: Crear y Asignar Variante de Periodos a Sociedad ......................................................... 12

Ejercicio 5: Abrir Periodos Contables ............................................................................................... 15

Ejercicio 6: Asignar Variable de Status de campo ............................................................................. 18


Ejercicio 1: Creacin del Plan de Cuentas

El objetivo de este ejercicio es crear un plan de cuentas estndar basndose en uno ya creado. La

razn de ocupar un plan de cuentas ya definido bsicamente es por un tema de tiempo, puesto que

de no hacerlo obligara a la definicin completa de cada una de las cuentas en trminos de su

naturaleza, efecto, movimientos y relacin con uno de los mdulos de SAP.

Para la creacin del plan de cuentas emplearemos como referencia el plan de cuentas espaol CAES.

Para la creacin del plan de cuentas debemos dirigirnos a la IMG, para ello si estamos en el sistema

debemos ingresar a la transaccin SPRO para llegar a la Gua de Implementacin, posteriormente

debemos ingresar a la IMG referencia SAP, tal como se puede apreciar en la imagen:


Una vez en la IMG, debemos acceder a la transaccin:

Gestin financiera (nuevo) -> Contabilidad principal (nuevo) -> Datos maestros -> Cuentas de mayor

-> Crear y tratar cuentas de mayor -> Procedimientos alternativos -> Copiar cuentas de mayor ->

Copiar plan de cuentas

De realizar correctamente la operacin antes descrita debera estar en la transaccin que permite

la rplica de un plan de cuentas a partir de una ya definida.


Debe completar los valores de acuerdo a lo establecido en la imagen que se encuentra a

continuacin, considerando que en vez de XXX deber colocar su nmero de usuario asignado. Por

ejemplo para el usuario 1, debera ingresar en el plan de cuentas C001, mientras que en el balance

debera quedar B001, de igual forma debe hacerlo en las descripciones de ambos elementos.

Posteriormente deber escoger el modelo que se replicar, en este caso para el Plan de cuentas

emplearemos CAES (que corresponde al plan de cuentas de Espaa) y BAES para la estructura de

balance y P/G (que corresponde al balance contable Espaol).

Una vez ingresada la informacin solicitada debe presionar el botn continuar


Una vez que se ingresa la informacin, el sistema nos proveer la posibilidad de realizar la copia en

la siguiente pantalla, en la cual adems se muestra el conjunto de cuentas que se copiaran a esta

nueva definicin del plan de cuentas. Para realizar debe presionar el botn COPIAR, el cual se

encuentra destacado en la imagen.

Al presionar el botn copiar aparecer la siguiente ventana emergente, al cual debe indicar que SI.


En este minuto el sistema realizar la copia, pudiendo demorarse un tiempo adicional a lo normal.

NOTA: Es importante sealar que al realizar esta copia, tendremos un plan de cuentas nico para

cada alumno el cual despus puede ser modificado para cada sociedad. Sin embargo, el efecto sera

el mismo si usamos el Plan de Cuentas CAES en la nueva sociedad que a continuacin crearemos.


Ejercicio 2: Creacin de Sociedad

El objetivo de este ejercicio es la creacin de una sociedad FI para cada alumno, tomando las

definiciones de una sociedad modelo. Este proceso nos permitir tomar todas las configuraciones

de la sociedad, entre otros de rangos de documentos, configuraciones de pagos, entre otros. LA

sociedad modelo que emplearemos corresponde a la 2300 que es la Sociedad de Espaa

Barcelona.


Estructura de la empresa -> Definicin -> Gestin financiera -> Tratar, copiar, borrar, verificar

sociedad

Una vez ejecutada la transaccin aparecer la siguiente la pantalla, en la cual deber hacer doble

clic sobre la opcin destacada


Posteriormente debera presionarse la opcin de copiar objetos, la cual esta destacada en la imagen

siguiente.

Posteriormente le solicitar que establezca la sociedad que desea tomar como modelo de su nueva

sociedad, lo cual lo debe completar como aparece en la figura siguiente:

A continuacin preguntar si desea copiar tambin los datos de sociedad de cuentas de mayor a lo

cual debe responder NO.


Posteriormente preguntar si desea asignar otra moneda local a la sociedad destino, a lo cual

nuevamente debe responder NO.

Posteriormente confirme todos los Pop-Up o ventanas emergentes que aparezcan. Cuando halla

finalizado de hacer todo el sistema finalizar el copiado de la sociedad.

Al finalizar aparecer la siguiente ventana. En este momento UD posee una nueva sociedad FI, la

cual debiese ser de la forma CXXX, en la cual deber realizar todo su trabajo.


Ejercicio 3: Asignacin de Plan de Cuenta

El objetivo de este ejercicio es la asignacin del plan de cuentas antes creado a la nueva sociedad.


Gestin financiera (nuevo) -> Parametrizaciones bsicas de gestin financiera (nuevo) -> Parmetros

globales para la sociedad -> Verificar y completar parmetros globales

Una vez ejecutada la transaccin aparecer la siguiente la pantalla, en la cual deber buscar la

sociedad antes creada y hacer doble clic sobre ella, esto le permitir modificar una serie de datos

globales de la sociedad.


Una vez seleccionada la sociedad debe modificar el Plan de Cuentas de esta, por el que usted ha

creado en el ejercicio 1, tal como se puede apreciar en la figura.

De haber realizado el proceso correctamente, los datos quedaran grabados, asignando en este

minuto a su sociedad el plan de cuentas.


Ejercicio 4: Crear y Asignar Variante de Periodos a Sociedad

El objetivo de este ejercicio es la asignacin de una variante de periodo contable a la sociedad que

UD. creado. Al analizar los periodos abiertos que poseen la mayora de las sociedades notar que

estos hacen referencias al ao 2011, es por ello que debemos crear primeramente una variante de

periodo contable, que es una definicin de periodos contables para el ao en curso, la cual

asignaremos a la sociedad.


Gestin financiera (nuevo) -> Parametrizaciones bsicas de gestin financiera (nuevo) -> Libros ->

Ejercicio y perodos contables -> Perodos contables -> Definir variantes para perodos contables

abiertos

Para crear el periodo contable se define un intervalo, todos aquellos que estn en el intervalo

estarn abierto y se permitir el ingreso de asientos contables. Aquellos fuera del intervalo se

consideran cerrados y no pueden ingresar asientos.

Para crear un periodo contable primeramente debe crear una variante de periodos contables,

ingresando a la transaccin que en la imagen a continuacin se describe.


Para definir una nueva variante debe presionar la opcin Entradas nuevas, tal como se describe en

la pantalla siguiente.

Posteriormente debe ingresar los datos de la variante, tal como se describen en la imagen siguiente.


Posteriormente, salga de la transaccin y dirjase a la transaccin que permite la asignacin de la

variante del periodo a la sociedad, ubicada en la IMG en el mismo nivel de la transaccin de

creacin.

Se abrir una nueva pantalla en la cual tendr que asignar la variante de periodo a la sociedad,

asignado de esta forma la variante de periodo a la sociedad al momento de guardar.


Ejercicio 5: Abrir Periodos Contables

El objetivo de este ejercicio es la apertura de los periodos contables del ao para la sociedad, como

ya se encuentra asignada la variante de periodo modificaremos esta para la apertura de los periodos

en nuestra sociedad.

Para la apertura y cierre de periodos contables debe dirigirse a la siguiente opcin, notese que es

en el men de usuarios, no en la IMG.

Finanzas -> Gestin financiera -> Libro mayor -> Entorno -> Opciones actuales -> Abrir y cerrar

perodos contables


El proceso de creacin de periodos puede ser realizado de forma manual, ingresando los periodos

contables para los tipos A, K, D y S (correspondientes a Activo Fijo, Deudores, Acreedores y cuentas

de mayor), ms una general que aparece con el signo +. Para ingresar los periodos, existe el periodo

estndar que va de enero a diciembre del 2015, ms un periodo especial que va del 13 al 16 para

realizar los cierres. Recuerde que esta configuracin es estndar de SAP y se crea de esta forma por

la asignacin de la variante del ejercicio K4 en la parametrizacin de la Sociedad. Para no efectuar

este proceso totalmente manual seleccione los periodos abiertos para la sociedad C199 marcando

cada uno de ellos en la parte destacada de la figura siguiente:

A continuacin, y una vez seleccionado los periodos, debe presionar la opcin Copiar como

destacada en la figura que a continuacin se presenta.


La opcin anterior copio todos los valores para que sean modificados por Ud y pueda asignarlos a

su sociedad, para ello modifique la variante C199 a CXXX (considere que el XXX corresponde a su

nmero de usuario). Una vez hecho el cambio Ud. deber grabar o presionar el botn continuar y

Ud. habr definido los periodos abiertos para su sociedad.


Ejercicio 6: Asignar Variable de Status de campo

El objetivo de este ejercicio es la asignacin de una variable de status de campo, esta asignacin

permitir emplear las cuentas contables con un nivel de informacin adecuado en trminos de los

tipos de datos empleados, sus caractersticas generales, uso y obligatoriedad.

Gestin financiera (nuevo) -> Parametrizaciones bsicas de gestin financiera (nuevo) -> Libros ->

Campos -> Definir variante de status de campos


Seleccione la variante de status de campo 1000, la cual es empleada en la sociedad 2300 de Espaa,

la cual copiaremos usando la opcin de copiar destacada en la figura siguiente:

Posteriormente, modifique el nombre del grupo a CXXX (considerando que las XXX son el nmero

de su usuario).


El sistema me preguntara si quiero copiar la variante o todos los grupos contenidos, frente a lo

cual hay que seleccionar copiar todas.

Para asignar la variante creada vamos a la opcin destacada en la figura siguiente:


Busque su sociedad y reemplace el valor de la variante de status con la antes creada, tal como se

aprecia en la figura.

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