Guía Rápida Principales Adecuaciones

A Los Sistemas Relacionados Con Obras

H. Ayuntamiento de San Luis Potosí

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Índice

I. Introducción II. Generalidades

Descripción del proceso Generación de pólizas contables y presupuestales

III. Sistema de Banco de proyectos Módulo de Captura de Presupuesto: Alta de partida del Presupuesto Consulta de Presupuesto Modificación de Reportes y Consultas

IV. Sistema de Concursos Procedimiento General para Registrar un Concurso: Módulo de Concursos Módulo de mantenimiento del Concurso Alta del Concurso Contratistas Participantes Obras Participantes en el Concurso Fallo del Concurso Partidas del Fallo Autorización del Concurso Cancelación de la Autorización del Concurso.

V. Sistema de segem VI. Validaciones que se agregaron al sistema SIGETT VII. Sistema OM-COM

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I. Introducción La presente guía muestra los principales cambios realizados en los sistemas que se relacionan con Obras tanto de Ramo33 como de Recursos propios, la afectación presupuestal y contable.

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II. Generalidades

A. Descripción del proceso B. Generación de pólizas contables y presupuestales

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III. Sistema de Banco de proyectos Uno de los principales cambios en el Banco de Proyectos se realizó en el módulo de Proyectos.

En la ventana de proyectos, en la captura de presupuesto, se eliminó la carpeta de captura de presupuesto, sólo quedó de consulta. Tal como se muestra en la siguiente figura:

Para la captura del presupuesto del proyecto, se creó un nuevo módulo, el cuál se encuentra en la ventana de Proyectos-Presupuesto del Proyecto-Mantenimiento al Presupuesto. Como se muestra en la figura.

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Módulo de Captura de Presupuesto: Se modificó la captura del presupuesto del proyecto, se le agregaron datos nuevos como:

● Año ● Saldo Inicial ● Monto Adjudicado. ● Folio Presupuesto ● Tipo de Gasto ● Tipo ● COG ● Cuenta Contable

Quedando los datos del presupuesto de la siguiente manera:

● Año ● Clave de Departamento ● Clave de Proyecto ● Clave de Origen ● Clave de Fondo ● Techo Financiero ● Saldo Inicial ● Monto Adjudicado ● Importe Ejercido ● Folio Presupuesto ● Tipo de Gasto ● Tipo ● COG ● Cuenta Contable

Por lo cuál para poder trabajar con cualquier proyecto, con recursos del Ramo33, ya sean proyectos nuevos, o proyectos que se vayan a refrenda,r sean obras o acciones, se deberá capturar presupuesto del año actual, en el caso de los refrendos de acciones, deberá capturar los saldos, el cuál será su nuevo techo financiero y el importe ejercido iniciará en ceros, en el caso de refrendos de obras deberá capturar el techo financiero y los saldos del monto adjudicado, el cuál se afectará contablemente aplicando afectación al presupuesto comprometido y generación de pólizas.

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El nuevo módulo de presupuesto está estructurado como se muestra en la sig. figura.

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Para dar mantenimiento al presupuesto siga las instrucciones que se describen a continuación

Alta de partida del Presupuesto

Fig. 5.0

Consulta de Presupuesto

Fig. 6.0

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Fig. 7.0

Oprima o Seleccione Descripción

Capture la Clave del Recurso, el cual incluye equivalencia al origen y fondo de las fuentes de financiamiento, o bien presione <F1> Para consultar catálogo de Fuentes de Financiamiento. Únicamente se podrá capturar presupuesto del año actual. (Fig. 5.0)

Mostrará la información de la partida del presupuesto seleccionada, por fuente de financiamiento.(Fig. 6.0)

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Elimina la partida del presupuesto seleccionada. Siempre y cuando no tenga importe ejercido y en el caso de los refrendos de obra, no se haya aplicado contablemente.

En el caso de los refrendos de obra, ésta opción sólo se aplicará a las obras refrendadas, que estén etiquetadas como “O” (Obras) y tengan presupuesto del año anterior capturado, y que no sean obras autorizadas. Para proceder al Refrendo de Obra, capture los siguientes dato: -Tipo de gasto -Cuenta Contable -Importe del Monto Adjudicado. Cuando se terminen de capturar los datos, buscará el folio presupuestal que corresponda a los datos capturados, sino encuentra el folio presupuestal, se cancelará la captura. (Fig. 7.0)

En ésta opción se autoriza el importe del monto adjudicado, con los parámetros contables especificados. Se afecta presupuesto comprometido y pólizas contables . Es hasta éste momento que la obra refrendada podrá ser utilizada en SIGETT.

En ésta opción se cancela la autorización del importe del monto adjudicado. Se desafecta el presupuesto comprometido y pólizas contables .

Envía a un archivo todas las obras refrendadas que aún no han sido autorizadas.

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Modificación de Reportes y Consultas Se modificaron los principales reportes y consultas de tal forma que donde se muestran los datos del presupuesto, ahora únicamente muestre el presupuesto del año actual. Notas Importante: La clasificación de un proyecto en (O)bra o (A)cción es muy importante ya que depende de ello la disponibilidad del presupuesto.   

Si es Obra Disponible = Monto Adjudicado – Importe Ejercido.

Si es Acción Disponible = Techo Financiero – Importe Ejercido

  

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IV. Sistema de Concursos Para entrar al módulo de concursos accesa a la Intranet como se muestra en la sig. figura.

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Procedimiento General para Registrar un Concurso:

•Dar de alta la Obra, en el caso de que no exista, en el Banco de Proyectos si es de recursos de Ramo33, o en SEGEM si es de recursos propios. •Capturar Presupuesto de la Obra, en el caso de que sea un refrendo, capturar saldos. •En SEGEM registrar los datos del concurso de la sig. manera: •Capturar Contratistas Participantes •Capturar Obras participantes •Capturar Fallo del Concurso •Capturar partidas del Fallo, es decir datos contables , como tipo de gasto, origen, fondo y cuenta contable. •Autorizar el Concurso. En el momento, en el que se autorice la obra, que se afectará el presupuesto comprometido y se generarán pólizas contables.

Módulo de Concursos

Consideraciones generales:

● Se revisará suficiencia presupuestal. ● Validación de datos de recursos

municipales, de tal manera que las fuentes de financiamiento, afectadas en el concurso, correspondan a las definidas en el proyecto de SEGEM.

● Afectación de nuevos datos del proyecto de SEGEM. En el caso de obras con recursos municipales.

● Afectación de nuevos datos en el proyecto del Ramo33. Se creará el Monto Adjudicado inicial del presupuesto, según origen y fondo con el Importe Adjudicado, en Banco de Proyectos.

● Actualizará datos de la Obra como No de Contrato, Contratista, Fecha de Inicio y Fecha de Término de la Obra y Modalidad, en el caso de obras con recursos del Ramo33 .

● Afectará presupuesto comprometido por el Importe Adjudicado según origen y fondo. ● Creará pólizas presupuestales por el Importe Adjudicado. ● No se podrá realizar cancelación de autorización de concurso

o cancelación de concurso, si ya existe ampliaciones o reducciones al monto adjudicado o si ya hay ejercido.

● Sólo se podrá capturar un concurso por obra. ● En el caso de Reintegros, Contabilidad sugirió dar de

alta nueva obra con otro no. de sedesore, y registrar un nuevo concurso.

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Módulo de mantenimiento del Concurso

Alta del Concurso

El alta de concurso, es la misma que se tenía anteriormente, únicamente se agregó el dato de Tipo de Proyecto.

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Contratistas Participantes Capture los datos de los contratistas participantes en el concurso.

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Obras Participantes en el Concurso Capture las obras participantes en el concurso, si eligió en el tipo de proyecto SEGEM, las obras que se capturarán serán obras de recursos municipales, si elige en el tipo de proyectos BANCO DE PROYECTOS, las obras que se capturarán serán del Ramo33. Las obras capturadas tendrán que estar etiquetadas en el BANCO DE PROYECTOS o SEGEM como “Obras” y pertenecer al año actual o al año anterior y estar refrendadas, para poder ser aceptadas en el alta del concurso.

Fallo del Concurso En el Fallo del Concurso se elige al contratista ganador en la obra especificada y el monto con el cual se está adjudicando.

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Partidas del Fallo Las partidas del fallo sirven para capturar los datos contables y las fuentes de financiamiento con las que se afectará contablemente el concurso.

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Autorización del Concurso  En la Autorización del Concurso, se afecta presupuesto comprometido y se generan pólizas contables con los datos contables capturados en las partidas del fallo.

Cancelación de la Autorización del Concurso.  En la Cancelación de la Autorización del Concurso, se desafecta presupuesto comprometido y se cancelan las pólizas contables generadas.

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V. Sistema de segem Para los proyectos de SEGEM, que corresponden a un refrendo de proyecto de un año anterior y que ya cuentan con un concurso, se creó en el mantenimiento de proyectos una nueva opción para refrendarlo y de esta manera generar el comprometido presupuestal del saldo a refrendar en el año en curso. Dicho cambio se agregó en el mantenimiento de proyectos de SEGEM, el cual se encuentra entrado a las siguientes opciones:

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En el mantenimiento de proyectos primero deberá seleccionar la dirección y el tipo de proyecto.

Enseguida le desplegará la relación de proyectos capturados en la dirección y el tipo de proyecto seleccionados. Ahí debe seleccionar el proyecto que desea refrendar y presionar el botón de REFRENDO. Cabe mencionar que solo podrá marcar como refrendo los proyectos de tipo “Obra” , que sean proyectos del año vigente para la contabilidad gubernamental, que se encuentren en estatus de “Autorizado”, que no se encuentren ya refrendados y que no tengan asignado ya un número de concurso.

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Al presionar el botón de refrendo, le desplegará la siguiente ventana, donde se muestran los datos principales del proyecto incluyendo las fuentes de financiamiento y se solicita la captura de los siguientes datos:

● Folio de proyecto anterior.- El proyecto debe ser de un año anterior al seleccionado, no debe encontrarse “cancelado” y no debe estar capturado como proyecto anterior en ningún otro proyecto.

● No. de contrato.- El concurso capturado debe existir en la base de concursos y en estatus de “Autorizado”.

● Tipo de gasto.- Se debe seleccionar del catálogo de tipos de gasto permitidos. Dato necesario para generar la afectación presupuestal.

● Cuenta.- Se debe seleccionar del catálogo de cuentas permitidas para el trámite de refrendos de obra. De este catálogo se extrae el clasificador de objeto del gasto (COG). Datos necesarios para generar la afectación presupuestal y contable.

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Al finalizar la captura de los datos debe presionar el botón de “Guardar” se validará que los datos capturados sean los correctos, si esto no es así enviará mensajes de error indicandolo. Además revisa que la cuenta presupuestal para cada fuente de financiamiento exista, si la cuenta no existe le enviará un mensaje de error indicando los datos para que se comuniquen con el área de presupuestos y soliciten la captura de dicha cuenta.

En caso de que se cumplan todas las condiciones se realiza lo siguiente: ● Afectación presupuestal del comprometido para cada fuente de financiamiento. ● Creación de bitácora de movimientos presupuestales de comprometido para cada fuente de

financiamiento. ● Creación de póliza presupuestal de comprometido del proyecto. ● Afectación de datos del proyecto y de las fuentes de financiamiento.

En el mantenimiento de proyectos también se agregó la opción de CANCELAR REFRENDO, como se muestra en la siguiente ventana. Considerando que para poder cancelar la asignación de un refrendo el proyecto debe

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encontrarse refrendado, el año en que se refrendo debe ser igual al año vigente de la contabilidad gubernamental y el proyecto no debe haber ejercido nada. Se selecciona el proyecto y se presiona el botón de “Cancelar Refrendo”.

Si el proyecto cumple con las consideraciones antes mencionadas, se realiza lo siguiente:

● Afectación presupuestal del comprometido en negativo para cada fuente de financiamiento. ● Creación de bitácora de movimientos presupuestales de comprometido en negativo para cada fuente de

financiamiento. ● Creación de póliza presupuestal de comprometido del proyecto con importes en negativo. ● Afectación de datos del proyecto y de las fuentes de financiamiento.

Otras de las opciones que se tuvieron que modificar fueron las de CANCELACIÓN y RECURSOS del proyecto que también se encuentra en el mantenimiento de proyectos. A estas opciones se les agregó la validación de que si ya se generó el comprometido del proyecto, ya sea por la captura del concurso o por asignación de refrendo, no pueda cancelarse ni editar las fuentes de financiamiento.

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Finalmente se informa que en el mantenimiento de proyectos se eliminó la opción de MOVIMIENTOS FINANCIEROS, en la cual se registraban las ampliaciones y reducciones del proyecto por cada fuente de financiamiento, esto debido a que por los cambios requeridos para la generación del comprometido ya no era funcional. Dicha opción se encuentra en desarrollo y posteriormente se informará dónde y cómo se operará.

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VI. Validaciones que se agregaron al sistema SIGETT Uno de los usos del sistema de SIGETT es para registrar anticipos, estimaciones de obra, finiquitos de obra y proyectos de obra. En el sistema SIGETT se incluyeron nuevas validaciones para la captura de trámites 59 de Obras Públicas. Se describe brevemente la secuencia para realizar dichos trámites. Ya habiendo ingresado al sistema de SIGETT, seleccionar de la barra de menú, “Procesos”

A continuación seleccionar la opción “Proveedores internos”

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Seleccionar de la lista desplegable el departamento que hace la solicitud de pago y presionar el botón de aceptar

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Presionar el botón de crear

Seleccionar de las listas desplegables el trámite 59 de Obras, el concepto, y el tipo de gasto correspondiente y posteriormente presionar el botón Aceptar .

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Seleccionar el departamento presupuestal de la solicitud de pago, el tipo de proyecto (SEGEM/SEDESORE), el número de SEDESORE, el proveedor, describir el concepto y presionar el botón “Generar Folio”.

Nota 1: En los proyectos del Ramo 33, la lista desplegable de SEDESORE solo mostrará aquellos que exista concurso, licitación o saldo de monto adjudicado, en el caso de obras refrendadas solo serán las que se encuentre comprometido el proyecto y solo aplicarán para obras y no acciones. Nota 2: En los proyectos de SEGEM, dicha lista desplegable sólo mostrarán los autorizados, con número de contrato y clave de tipología 3. Presionar los botones de Partidas y Crear.

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Se selecciona un origen y fondo de la fuente de financiamiento, los cuales sólo aparecerán aquellos que cumplen con las condiciones indicadas en la notas anterior. Se selecciona la cuenta contable, la cual estará configurada previamente en base a los datos antes seleccionados. Se captura el concepto de la solicitud de pago, la fecha de comprobante, el importe, una observación y se presiona finalmente el botón de aceptar.

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El importe de las transacciones a capturar estará limitado en algunos casos por el presupuesto 2015 disponible de la obra en cuestión, dependiendo de la siguiente tabla:

Si es obra Disponible = Monto Adjudicado – Importe Ejercido

Si es Acción Disponible = Techo Financiero – Importe Ejercido

Lo cual será aplicable en general en todos los lugares que se requiera dicho cálculo dentro de los sistemas de SIGETT, compras y OM-COM. Una captura éxitos de este tipo de trámite aparecerá de la siguiente manera:

       

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VII. Sistema OM-COM

● Se modificaron todos los programas que busquen o usen el presupuesto del ramo33 y se le agregó que busque solo las del año actual.

● En la captura de requisiciones del ramo33, se valida que sea acción, para lo cual en donde pide numero

de obra se realiza dicha validación como se muestra en la siguiente imagen. Validación de la obra de tipo acción.  

 

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