Guía Usuario Básica Programación y Control de Proyectos MSPP 2010

Guía Usuario Básica para Programación y Control de Proyectos con software MS Project Professional

2010 ®

Funciones básicas para programación, seguimiento y control de actividades (tiempos) y recursos

(costos) de un proyecto a través del uso de un software potente y ágil. Opciones básicas para

generación automática de reportes.

Autor: Luis Edgardo Gaete Bascour

(Ingeniero Aeronáutico, MSc.), Profesor EP - PUC

Preparado para alumnos de la Educación Profesional en la Escuela

de Ingeniería de la Pontificia Universidad Católica de Chile

Guía Usuario Básica Programación y Control de Proyectos MSPP 2010

Autor: Edgardo Gaete Bascour, Ingeniero Aeronáutico, MSc. 2

Guía Usuario Básica para Programación y Control de Proyectos con software MS PROJECT 2010 ®

Objetivo del manual: Permitir al usuario ocupar las funciones básicas de programación,

seguimiento y control de proyectos haciendo uso del software MS Project Professional 2010

(en adelante MSPP 2010), pudiendo crear los proyectos con sus actividades, asignar recursos y

costos, a fin de obtener la información necesaria y suficiente para l a progr amaci ón , y e l

pos ter i or seguimiento y control de cada proyecto.

I PARTE: PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES Y TIEMPOS DEL PROYECTO

1. Presentación del software (pantalla de inicio)

La siguiente lámina presenta las principales componentes de la pantalla inicial del software

MSPP 2010 para poder generar un principio de acuerdo entre los usuarios y facilitar la

navegación y ubicación de sus partes. En la figura se muestra un proyecto ejemplo para mejor

visualizar. (ver figura N°1)

2. Creación de un nuevo proyecto:

Una vez que tenga instalado el MS Project Professional 2010 (en adelante MSPP 2010), ingrese

al programa; para crear un proyecto se debe acceder a MSPP 2010, seleccionar el menú de

la parte superior izquierda denominado “Archivo” y en las opciones de la parte izquierda

Barra Acceso Rápido

Fichas o Pestañas del Menú

Cintas de Opciones o Herramientas

Tabla de Trabajo

Área de Gráfico

Escala Temporal

Barras de desplazamiento Vr/Hz

Barra de Vistas

2Figura 1: Componentes de Pantalla de Inicio en MSPP 2010



seleccionar “Nuevo” y dentro de este la opción “Proyecto en blanco”, presione el botón

Crear. (Figura N°2)

3. Configuración general del nuevo proyecto:

A continuación se procede a parametrizar los elementos básicos del proyecto en el menú

“Archivo”, submenú “opciones”. Para ello se entra al siguiente cuadro de diálogo (ver figuras

N°3a, 3b, 3c y 3d), y se pasa secuencialmente por algunas de las opciones del lado izquierdo

(General – Mostrar – Programación – etc.) para determinar valores por defecto.

GENERAL: Definir formato de fecha corta (28-01-09), Usuario e Iniciales

Figura 3a: Cuadro de Diálogo Opciones del Proyecto (General)

Figura 2: Creación de un nuevo proyecto en MSPP 2010

Archivo

Opciones

Sub opciones

Crear



MOSTRAR: Definir formato de Moneda CLP, $, $ 1, 0 decimales

Figura 3b: Cuadro de Diálogo Opciones del Proyecto (Mostrar)

PROGRAMACIÓN: Revisar y ajustar parámetros de acuerdo a figura N° 5c y 5d

Figura 3c: Cuadro de Diálogo Opciones del Proyecto (Programación)



Figura 3d: Cuadro de Diálogo Opciones del Proyecto (Programación)

4. Definición de Calendario del Proyecto:

A continuación se define el o los calendarios laborales del proyecto; dependiendo de las

circunstancias pueden crearse calendarios para el proyecto en general, para un recurso en

particular o para una tarea que puntualmente requiera de horarios de trabajo diferidos. Este

manual de opciones básicas solo contempla el del proyecto. Menú “Proyecto” – Opción

“Cambiar Tiempo de Trabajo” – Seleccionar Fecha relevante y definir feriado. (Figura N°4).

Figura 4: Cuadro de Diálogo Cambiar Calendario Laboral



5. Definición modalidad de programación, asignación de calendario, y determinación de fechas

relevantes del proyecto:

Una vez creado y configurado el proyecto (seteo), se puede definir para el proyecto algunas propiedades, seleccionando en el menú “Proyecto” y en la parte izquierda de la barra de herramientas “Información del Proyecto” (ver figura N°5):

Figura 5: Menú "Proyecto" en MSPP 2010

Se abre un cuadro de diálogo en que se define entre otros (ver figura N°6): la modalidad de programación (A partir de fecha de inicio o término), la fecha de inicio (o término) del proyecto, el calendario, las fechas de “hoy” (para determinar hasta donde se ha ejecutado el proyecto) y “estado” (para poder evaluar los parámetros EVA (Valor Acumulado o Ganado), la prioridad del proyecto (500=neutro) y revisar los campos personalizados del mismo.

Figura 6: Cuadro de diálogo Información del Proyecto

6. Creación de actividades en la Carta Gantt y Creación de EDT (WBS):

Cambiando a la barra de Menú a “Tarea”, se encuentra bajo él la barra de herramientas con

las opciones de uso más común. Bajo este menú está el área de trabajo donde se crean y

modifican las tareas o actividades de un proyecto con sus atributos; y, por último en la parte

inferior está la barra de estado, que es donde se informa el estado de alguna actividad.

Para crear la tarea resumen del proyecto (línea 0), debe seleccionar Menú “Formato” –

Opción “Tarea resumen del proyecto” (figura N°7), en la que se resumen los datos a nivel

global de todo el proyecto. Más adelante veremos cómo se parametriza cada actividad

(duración, relaciones de precedencia, fechas comienzo-fin, etc.)



Figura 7: Selección tarea resumen del proyecto (resumen de datos)

En la figura N°8 se pueden ver los componentes que deben observarse en el proceso de

creación de actividades de la WBS y la subordinación dentro de cada uno de sus niveles.

Figura 8: Vista de Gantt con Tareas

Para ingresar una tarea o actividad, se debe ubicar en el área de trabajo y digitar el nombre

de la tarea en el campo “nombre de la tarea”, de acuerdo al listado de actividades que deben

realizarse para satisfacer el alcance total del proyecto (totalidad de entregables).

Para subordinar o promover tareas de acuerdo a la estructura jerárquica deseada (WBS),

utilizar los iconos de flecha hacia la derecha e izquierda (respectivamente), ubicados en la

barra de herramientas (ver círculo rojo en figura N°8)

Nota 1: se recomienda utilizar letras mayúsculas para los títulos de mayor nivel, combinación

de mayúsculas y minúsculas para los niveles intermedios y de minúsculas para los niveles

inferiores. Esto NO TIENE ningún efecto en la programación. Se recomienda sólo para

facilitar la lectura de la EDT, para una mejor y más rápida diferenciación.

Menú

“Tarea”

Barra de

Opciones

“Tarea”

Fases y

Tareas

Campos o

Atributos

Barra de

Estado

Herramientas de

jerarquización de EDT



Nota 2: una vez ingresadas todas las tareas, salvar el programa antes de continuar.

Nota 3: Obsérvese que en figura N°8 se incluye el campo del código EDT en la columna a la

izquierda de las tareas, para verificar que el lugar jerárquico de cada tarea sea el deseado

(para personalizar dicho código, ver punto N°7 a continuación). De no corresponder a lo

deseado, utilizar las flechas de subordinación/promoción para corregir la posición jerárquica

de la tarea.

Luego se crear cada actividad puede completar la información relativa a la misma. La forma

más conveniente de hacerlo es en el cuadro de diálogo “Información de la Tarea”, al que

accede haciendo doble clic en el nombre de la actividad.

Figura 9: Cuadro de Diálogo “Información de la tarea”

A partir de este cuadro de diálogo se definirán posteriormente, en forma sistémica y segura,

la duración de la actividad, las relaciones de precedencia, los recursos asignados y opciones

avanzadas de programación.

En todos los tabuladores de este cuadro de diálogo, en la parte inferior de la ventana, se tiene: un botón de ayuda, uno para Aceptar los cambios y otro para Cancelar.

7. Definición de máscara de Códigos de EDT (WBS):

Para personalizar el código de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), se debe seleccionar

Menú “Proyecto”, opción “EDT” y sub opción “Definir código”. Esa serie de comando da paso

a un menú que permite definir el código por modelos y en forma estructurada y única para

cada proyecto.



Figura 10: Cuadro de Diálogo Definición código EDT

Se puede aprovechar la capacidad de MSPP 2010 para personalizar los niveles de la EDT

(marcada en *** en la máscara de la figura N°10), dando valores específicos e individuales a

cada fase, especialidad o área del proyecto que han sido clasificados como “caracteres

desordenados”.

Esta funcionalidad es gravitante en la administración posterior del proyecto durante la

ejecución de múltiples proyectos y la asignación de costos a los centros de costos correctos y

evitar errores de imputación graves.

8. Definición de Relaciones de Precedencia entre actividades: Para definir la secuencia lógica del proyecto es necesario definir las relaciones de precedencia

de las actividades del proyecto. Este trabajo definirá automáticamente las fechas de

comienzo y Fin de cada actividad, en función de la duración que se asignará más adelante.

Volviendo al cuadro de diálogo “Información de la tarea”, en el siguiente tabulador

denominado “Predecesoras”, se tendrá información de que tarea antecede y el tipo de

relación (si debe terminar la otra para esta empezar (FC), si comienzan juntas (CC), si deben

terminar juntas (FF) y con cuántos días de diferencia deben hacerlo (Posposición o Desfase).



Figura 11: Cuadro de Diálogo Información de la tareas - Predecesoras

La definición de la totalidad de las relaciones de precedencia de las actividades del proyecto requiere de análisis, experiencia y trabajo colaborativo de múltiples disciplinas dentro del proyecto. Al final de este proceso, habremos construido la malla lógica del proyecto, que en estado puro es independiente de la duración de las actividades y obedece estrictamente a la lógica del proyecto.

9. Definición de duración de las actividades: A diferencia de versiones anteriores de MS Project Professional (2003 y 2007), esta versión no tiene incorporada las herramientas de análisis PERT (modelos probabilísticos), por lo que sólo es posible trabajar con tiempos determinísticos asociados al modelo CPM. Para lo anterior es necesario determinar la duración estimada de cada actividad e incorporar ese valor por alguna de las distintas formas en que puede hacerse en MSPP 2010. La más habitual es incorporar el valor estimado en el campo “Duración” de la tabla de entrada de cada proyecto. Ver tercera columna en Figura N°8 precedente. Otra opción es hacerlo por medio del cuadro de diálogo “Información de la tarea” (ver figura N°12) que ya hemos presentado, en la viñeta “General”. La casilla “estimada”, normalmente activada, es la causante de símbolo “?” al lado de la duración de cada actividad. Esta activación o desactivación de esta opción no representa ningún efecto sobre la programación y sus resultados. Tiene por objeto mantener el status de “estimada” de la duración, recordando al programador que aún existen datos que no hemos confirmado (de recursos, de costos, etc.) y que son necesarios para dar un status de definitivo al programa. El ingreso de la duración de cada actividad permite al programador determinar, basado siempre en la secuencia lógica definida en el punto anterior, la duración total del proyecto y la obtención de aquellas tareas que pertenecen a la ruta crítica del mismo, lo que puede observarse tanto en la vista Gantt de Seguimiento (Figura N° 13), como en la Vista Diagrama de Red (Figura N°14). Si a alguna actividad se le define una “duración cero”, el software automáticamente lo refleja



como un hito dentro de la programación y toma la forma de un rombo, aunque esta puede ser modificada a su gusto.

Figura 12: Cuadro de Diálogo Información de la tareas – General (Duración)

Figura 13: Vista Gantt de Seguimiento (con ruta Crítica)



Figura 14: Vista Diagrama de Red (con ruta Crítica – Parcial)

10. Otras opciones de configuración avanzada de las tablas, gráficos y actividades: Para complementar el uso de MSPP 2010 veremos algunas opciones de configuración del software que pueden ser de utilidad general para la programación de las actividades.

a) Formateo de Carta GANTT, incluyendo ruta crítica, holguras, desfases, etc.

Para modificar la vista Carta Gantt, hay muchas opciones. Puede hacer clic con botón derecho del mouse (con el puntero posicionado en el área del gráfico) para ver algunas de ellas. La figura N°15 muestra la activación de algunos menús y las herramientas de formato disponibles.

Figura 15: Opciones de formato de Carta Gantt y Barras de Herramientas



A modo de ejemplo, en la vista “Carta Gantt”, con botón derecho de mouse, mostramos en la figura N°16 el cuadro “Estilo de Barras” en el que, al final de la vista, creamos una configuración especial para “Tareas Críticas” y que determinamos que la barra sea de color rojo. De igual forma, podemos insertar líneas de progreso (menú de botón derecho de mouse en carta Gantt) para mostrar el estado de avance del proyecto a una fecha dada. (ver figura N°17). Al aceptar estos cambios, la vista “Carta Gantt”, que originalmente no lo considera, también puede mostrar la ruta crítica del proyecto. El resultado se muestra en la figura N°18.

Figura 16: Cuadro de diálogo Estilo de Barras con agregación de Tareas Críticas



Figura 17: Insertar Líneas de Progreso (fecha de Hoyo Estado)

Figura 18: Carta Gantt con ruta crítica

b) Arreglo de Columnas en tablas (Mostrar/Ocultar – Cambiar Orden).

Por defecto MSPP 2010 trae pre configuradas un conjunto de tablas. Ellas están diseñadas para facilitar la programación, seguimiento y control de proyectos y estructuradas en base a distintas temáticas (tabla de entrada de datos, tabla de costos, tabla de seguimiento, tabla de valor acumulado, etc.) Independiente de lo anterior se pueden crear y/o modificar tablas de acuerdo a su interés o necesidad. En MSPP 2010 no se pueden crear o eliminar columnas, pues se trata de una base de datos fija y que sólo puede mostrar/ocultar los campos. MSPP 2010 ofrece una ayuda para entender en que consiste cada columna o campo de la base de datos (el número total de campos disponibles excede los 400, lo que hace muy difícil su administración). Al hacer clic con botón derecho en la fila donde están detallados los nombres de las columnas (color gris), aparece una serie de opciones, entre ellas mostrar u ocultar columnas (figura N° 19)



Figura 19: Menú para insertar/ocultar columnas

c) Opciones Avanzadas de Programación de actividades

En el menú “Tareas”, opción “Información de la tarea”, tabulador “Avanzado”, se han desplegado las opciones permitidas para Tipo de Restricción: Debe comenzar a la fecha dada, Debe finalizar a una fecha, Lo antes posible (se realiza apenas se pueda), Lo más tarde posible es decir que tiene holgura, No comenzar antes del que restringe el inicio a la fecha dada, No comenzar después del que restringe a que ya no debe empezar después de la fecha, No finalizar antes del que indica que la finalización debe ser posterior a la fecha y la de No finalizar después del que indica que debe terminarse antes de la fecha. (Ver figura N°20)

Figura 20: Cuadro de diálogo Información de la tarea – Avanzado – Tipo restricción

De igual manera, existen opciones de Tipo de Tarea, donde se indica cómo se mide la tarea si es por Duración fija (independiente del número de recursos), Unidades fijas (fija fechas y recursos) o Trabajo fijo (el trabajo es el mismo aun que se aumente recursos o plazo), se puede marcar además si está condicionada al esfuerzo. (ver figura N°21)

Figura 21: Cuadro de diálogo Información de la tarea – Avanzado – Tipo tareas



En este cuadro de diálogo podrá asignar un calendario distinto o particular (previamente creado) a una actividad específica.

II PARTE: PROGRAMACIÓN DE RECURSOS Y COSTOS DEL PROYECTO

Para hacer un uso avanzado de este software y sacarle rendimiento efectivo durante la etapa de ejecución, cuando lo usaremos para el seguimiento y control, es fundamental traspasar esta suerte de “barrera del sonido” que muy pocos usuarios se atreven a cruzar. La gran potencialidad de este software no está en graficar cartas Gantt ni rutas críticas; la funcionalidad más sobresaliente es aquella relacionada con el manejo de recursos y los costos asociados a los mismos. En las páginas que siguen mostraremos algunas operaciones básicas (insistimos en este concepto, para que recuerde profundizar sus conocimientos con manuales de usuario, estudio profundo y mucha, mucha práctica).

11. Creación de recursos en Vista Hoja de Recursos El proceso parte con la creación de los recursos necesarios para implementar el proyecto (de acuerdo a un plan previamente establecido) y sus principales parámetros. En la figura N°22 mostramos la configuración de 4 recursos para un proyecto. Para crear un recurso basta con digitar su nombre en el campo “nombre del recurso”, a continuación se le configura adecuadamente (ver pasos siguientes) y recién ahí está en condiciones de ser asignado a alguna actividad.

Figura 22: Vista Hoja de Recursos (Creación y Configuración)

Como puede observarse, hay recurso destacado en color rojo; eso busca realzar que ese recurso se encuentra en condición de sobreasignado (conflicto que se produce normalmente en la programación cuando se asigna un recurso más allá de sus capacidades físicas y/o legales; para resolver dicho conflicto será necesario un proceso conocido normalmente como nivelación de recursos y que en MSPP 2010 se conoce como “redistribución de recursos”

12. Definir el TIPO de recurso (de trabajo, material o costo) En la columna “Tipo” de la HOJA DE RECURSOS, seleccionar el tipo de recurso al que corresponde el recurso. Seleccione “TRABAJO” para personas y equipamiento. Selecciones “MATERIAL” para materiales consumibles y suministros. Seleccione “COSTO” cuando se trate de un recurso de dinero que deba ser asignado a una actividad y que son eminentemente



variables en cada caso (pasajes, viáticos, etc.) NOTA: esta definición permitirá posteriormente filtrar información de recursos por tipo.

13. Definir ETIQUETA de Material

En la columna “Etiqueta de Material” de la HOJA DE RECURSOS, estará disponible (sólo para los recursos del tipo “Material”) esta función que permite definir la métrica de asignación del recurso (ejemplos de etiquetas: m3, m2, kg, ud, etc.). La tasa estándar de costo que definiremos más adelante hace referencia al costo unitario por esta métrica.

14. Definir GRUPOS de recursos En la columna “Grupo” de la HOJA DE RECURSOS, ingresar el nombre del grupo al cual se asigna cada recurso. Esta separación de recursos en grupos dependerá de las disciplinas o áreas de la empresa o agentes externos que se involucren en el proyecto (contratistas, proveedores, cliente, autoridad, etc.). Esto permite crear una RBS (Resource Breakdown Structure) que será útil a la hora de definir roles y responsabilidad es dentro del proyecto y sus actividades. IMPORTANTE: al asignar un recurso a un grupo específico se podrá posteriormente “filtrar” la información por grupos de recursos y por las tareas a las cuales están asignados. Se puede agrupar por Departamento dentro de la organización, Centro de Costo, Tipo o Título de los trabajos, etc.

15. Especificar CAPACIDAD MAXIMA del recurso En la columna “Capacidad Máxima” de la HOJA DE RECURSOS ingresar la cantidad máxima disponible de cada recurso. NOTA: esto puede hacerse en % en unidades, donde 100% equivale a 1 unidad. La opción deseada se establece como parte de las opciones por defecto en ARCHIVO/OPCIONES/PROGRAMACION/Programación/Mostrar unidades de asignación como porcentaje o unidades decimales.

16. Definir TASA ESTANDAR del recurso (costo por hora en recursos Trabajo y Costo x métrica o

glosa en recursos trabajo) En la columna “Tasa estándar” de la HOJA DE RECURSOS, ingresar el costo unitario por cada tipo de recurso. Para recursos TRABAJO, la métrica es el costo por h/h. Para los recursos MATERIAL, este costo unitario corresponde al costo por unidad de métrica definida. Nota 1: Este costo por unidad es utilizado por el software para obtener el costo variable de una tarea, al multiplicarlo por la cantidad de horas de trabajo durante la jornada estándar de



cada recurso TRABAJO (típicamente definida entre 9:00 y 19:00 hrs.), por tarea o al multiplicarlo por la cantidad de material asignado de cada recurso MATERIAL. Nota 2: Los recursos de tipo COSTO no tienen habilitado esta opción, pues se definen caso a caso al momento de asignarlo a cada actividad.

17. Definir TASA HORAS EXTRA del recurso (costo por hora de trabajo fuera del horario

estándar) En la columna “Tasa horas extra” de la HOJA DE RECURSOS, ingresar el costo por hora de trabajo extraordinario de cada recurso /$/h) NOTA 1: este costo por hora extra es utilizado por el software para obtener el costo variable de una tarea en horario extraordinario de los recursos del tipo TRABAJO, es decir, fuera de la jornada laboral estándar (típicamente de 9:00 a 19:0 hrs.), al multiplicarlo por la cantidad de horas de trabajo en horario extraordinario, por tarea. Nota 2: Los recursos de tipo MATERIAL y COSTO no tienen habilitado esta opción por no corresponder a una función real.

18. Definir COSTO POR USO de cada recurso En la columna “Costo por uso” de la HOJA DE RECURSOS, ingresar el costo por uso de cada recurso ($) si correspondiese. NOTA: Para un recurso de trabajo (personas o equipamiento), el campo Costo por uso muestra el costo que se acumula cada vez que se utiliza un recurso. Se suma cada vez que una unidad de un recurso de trabajo se asigna a una tarea. No varía según la cantidad de tiempo que se utilice un recurso. Para un recurso material, el campo Costo por uso muestra el costo que se acumula cada vez, independientemente del número de unidades.

19. Definir forma de IMPUTAR o ACUMULAR un costo (comienzo, prorrateo, final)

En la columna “Acumular” de la HOJA DE RECURSOS, seleccionar el modo de imputar el costo de un recurso a cada actividad (comienzo, prorrateo, fin) NOTA: el modo de imputar (acumular) el costo de un recurso es FIJO para todas las asignaciones del recurso. Esto quiere decir que el recurso siempre se imputará del mismo modo para distintas tareas y además NO está permitido seleccionar más de una opción de imputación (50% al comienzo y 50% al final, ni tampoco asignar el costo fuera de los límites de la asignación (crédito proveedor o anticipos).

20. Asignar CALENDARIO BASE a cada recurso

En la columna “Calendario base” de la HOJA DE RECURSOS seleccionar el calendario aplicable



al recurso. Lo normal será aplicar el calendario estándar del proyecto (otras opciones son: 24 horas y turno de noche). El calendario del proyecto, con sus feriados y excepciones, fue previamente creado de acuerdo a instrucciones desplegadas en numeral 4 de este misma Guía.

21. Asignación de Recursos a Actividades

Ir a Vista Carta Gantt, seleccionar Menú Recursos y presionar ícono “Asignar Recursos” (o bien ingresar al cuadro de diálogo de Información de la Tarea, carpeta Recursos y seleccionar el recurso). Ver figura N°23.

Definir la cantidad del recurso contemplada. (Si la asignación del recurso es al 100% no es necesaria la definición de cantidad y haga clic en “Asignar” directamente; el programa le mostrará automáticamente la asignación de 100%.

Presionar “Asignar”

Observe con atención la pregunta que le formula el software al costado izquierdo de la actividad. ESTA DEBE SER CONTESTADA ANTES DE PASAR A LA SIGUIENTE ASIGNACIÓN. El resultado esperado de la asignación puede variar si esta pregunta no es contestada oportunamente. Ver figura N° 23

Figura 23: Menú, herramientas y opciones para asignación de recursos múltiples

22. Visualizar HISTOGRAMA DE RECURSOS (Vista Gráficos de Recursos)

En la barra de Vistas, seleccionar “Gráfico de recursos” y en la barra de opciones, mantener seleccionada la opción “Recursos”

Cada vez que se crea un nuevo recurso y este es asignado a actividades, MSPP2010 genera automáticamente un histograma del recurso (uso de éste en el tiempo). Sobre esos histogramas es posible ver el nivel ocupacional de los recursos de “TRABAJO” (no aplica a los recursos del tipo “MATERIAL”).



Cuando el recurso ha sido asignado a más de una actividad al mismo tiempo y superando el nivel ocupacional máximo disponible, el histograma mostrará un conflicto en la asignación, conocido popularmente como “sobreasignación”. Todas esas sobreasignaciones son mostradas en color rojo cuando excedan la capacidad máxima definida para el recurso en la Hoja de recurso y de acuerdo al numeral 15 de esta guía. En el numeral siguiente veremos cómo solucionar este conflicto.

MSPP 2010 tiene la capacidad de mostrar otros gráficos en forma de histograma. Por defecto muestra el histograma de “trabajo” en h/h, pero como vemos en la figura N° 24, es posible definir que el histograma muestre: disponibilidad, trabajo acumulado, costos, etc. Para activar esas opciones debe hacer clic en el botón derecho del mouse con el puntero en el sector del histograma.

Figura 24: Histograma de Asignación de recursos (con sobreasignaciones y múltiples opciones de gráfica)

23. Nivelar SOBREASIGNACIONES de recursos

Manténgase en la vista “Gráfico de recursos” y en menú “Recursos” seleccione en la barra de opciones “Opciones de Redistribución”



Figura 25: Histograma de Asignación de recursos con menú de “Redistribución de Recursos” (Nivelación)

Se desplegará el cuadro de diálogo que se puede observar el la figura N°25 y que permite al software eliminar en forma automática las sobreasignaciones de un recurso en particular o para todos los recursos del proyecto.

Habilitar la primera opción “redistribuir solo conforme al margen de demora…” (destacada en óvalo rojo) si se desea solo una nivelación parcial utilizando las holguras, pero sin retrasar el término del proyecto. Esta modalidad no asegura solucionar todos los problemas de sobreasignación. Luego presione “Redistribuir todo”.

Si la redistribución sólo con margen de demora no soluciona la sobreasignación, deshabilitar dicha casilla y seleccionar nuevamente “Redistribuir todo” si se desea hacer una nivelación total del proyecto y solucionar todos los problemas de sobreasignación. Esto normalmente significa retrasar el término programado del proyecto, por lo que se requiere de un análisis costo beneficio en términos de mayor duración del proyecto (gastos generales, multas, etc.).

Habilitar la opción “la redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante” si se desea que durante la nivelación el sistema detenga algunas tareas no críticas para privilegiar el término de aquellas que si son críticas.

24. Utilizar FILTROS para ver información de recursos

Seleccionar la Vista “Hoja de Recursos” e ir al menú Vistas y seleccionar (abrir) la opción “filtros”. Se desplegará en la pantalla un completo sub menú filtrado de recursos para mostrar la información que estime necesaria. Ver figura N° 26.

Seleccionar la opción deseada (por grupos, por tipo de material, etc.)

Para volver a visualizar toda la información (sin filtros), seleccionar la opción TODOS LOS RECURSOS.



Figura 26: Vista Hoja de recursos con Tabla de entrada y con opciones de Filtro estándares

Si desea visualizar otros campos de información podrá cambiar la “Tabla” (en el mismo menú de “Vistas”); en la figura N° 27 se observa la Tabla de Costos que aporta información de costos de cada recurso y activa un menú de filtrado más avanzado (Definición de Filtro) que permite personalizar los criterios de segregación de recursos.

27: Vista Hoja de recursos con Tabla de Costos y con opciones de Filtro avanzadas

25. Ingresar Costo Fijo a cada Actividad

Ir a Vista Carta Gantt y en menú “Vistas” seleccionar opción Tablas y de entre la lista de



despliegue elegir Tabla de “Costos”. Ver figura N°28

Figura 28: Vista Carta Gantt con Tabla de Costos y con asignación de costos fijos y su prorrateo

En la tabla de costos, columna “Costo fijo” podrá digitar los costos fijos asociados a cada una delas actividad que, según se desprenda de su programación, deben imputársele valores de esa índole.

En la columna “Acumulación de costos fijos” seleccionar la forma de imputar (acumular) el costo fijo a cada tarea (comienzo, prorrateo, fin)

26. Visualizar COSTO TOTAL de actividades y del proyecto

En la tabla de costos, columna “Costo Total” podrá visualizar el costo total, suma de los costos variable (que se obtiene de precio unitario del recurso por la cantidad asignada) + costos fijos de cada actividad. También podrá hacer los mismo a nivel proyecto, en la “fila cero” o “tarea de resumen del proyecto” (para activarla ver numeral 6 de esta guía).

En la misma tabla de costos podrá observar otros campos disponibles (ver figura N°29):

Figura 29: Tabla de Costos con Campos de Costos

o Costo Previsto: originalmente le aparecerá en valor 0, pero en ese campo se



despliegan los costos relativos a la programación “Línea de Base” cuando esta es definida y guardada en el archivo (lo veremos más adelante). Al comienzo del proyecto los Costos Totales Programados (conocidos como “Costo Total”) son iguales a los previstos, pero en la medida que varían las estimaciones o los costos reales empiezan a aparecer diferencias entre ambas columnas. El costo previsto es el que representa al costo programado en la versión inicial del programa, conocido como línea de base.

o Variación: muestra la diferencia entre el costo de línea base y el costo total de una tarea, recurso o asignación.

o Real: corresponde al costo real de cada actividad. Para poder digitar el costo real en ese campo, deberá estar desactivada la opción “Project siempre calcula los costos reales” del menú Archivo – Opciones – Programación (ver la Figura N° 3d, en la antepenúltima opción). Si esa opción esta activada, MSPP 2010 calculará automáticamente el costo real en función de la duración real multiplicado por la tasa estándar de cada recurso.

o Restante: corresponde al costo restante que queda para cada actividad en función del avance real que se le asigne. Si la tarea está terminada, el costo restante será 0. Para el costo restante del proyecto, se define como el costo programado para lo que, de acuerdo al programa falta por ejecutar al precio estimado inicialmente, sin considerar las desviaciones del rendimiento de los recursos, que le proyecto haya presentado hasta la fecha. Cuando el proyecto ya tiene avance real, el costo total es la estimación actual de costos en base a los costos reales y los costos restantes.

27. Guardar Planificación Inicial o “Línea Base” (Baseline)

Una vez que la programación del proyecto esté concluida (observando los 26 pasos anteriores) y dicho programa se encuadra dentro del plazo y presupuesto asignado, podemos entonces acordar con el sponsor del proyecto una programación base sobre la cual mediremos el proyecto en los sucesivos controles. A esa programación acordada con el cliente o sponsor, se le conoce como “Línea de Base” que está sujeta a un determinado alcance (IMPORTANTE: cambios al mismo pueden generar modificaciones a la línea de base)

Para guardar la línea de base no basta con guardar el archivo, hay que seguir una secuencia de comandos que, además de grabar los datos, llenará de información todos los campos de la base de datos rotulados con el nombre de “previstos” (costos previstos, fechas previstas, etc.). Una forma de visualizar el impacto de los cambios al grabar la línea de base es configurar la Vista Carta Gantt de Seguimiento con la Tabla de Costos. Antes de guardar la línea de base, en el gráfico sólo aparecerán las barras en color azul y rojo y en la tabla el campo costo previsto estará en blanco. Luego de guardar la línea de base, el gráfico mostrará una barra delgada de color gris que muestra las fechas previstas y la columna costos previstos se igualará a la de costo total (programados).

En Menú Proyecto, opción Establecer Línea de Base, desplegar el menú de la figura N°30 y definir la Línea de Base inicial para el proyecto completo y hacer clic en Aceptar.



Figura 30: Comandos para Establecer Línea de Base

III PARTE: SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO

FUNCIONES DE ACTUALIZACIÓN DE TAREAS (SEGUIMIENTO)

28. Actualización Automática: Calculo de fechas reales de las tareas

Esta modalidad de actualización se utiliza sólo cuando el comportamiento real de las actividades se ha comportado exactamente igual a como estaba programado, hasta la fecha del control (levantamiento de información), conocida como “fecha de hoy” (no confundir con “fecha de estado” utilizada para calcular los parámetros del modelo EVA (Tabla de Valor Acumulado o Ganado).

En este caso y dada la restricción anterior, MSPP 2010 ofrece la opción de “Actualizar Proyecto” (ver figura N°31) en menú Proyecto.

Seleccione la fecha en que se desea determinar automáticamente el estado de avance del proyecto (“fecha de hoy”).

En el cuadro de diálogo “Actualizar proyecto” puede parametrizar para actualizar solo las tareas terminadas o permitir actualizaciones parciales. También puede reprogramar actividades y actualizar algunas o todas las tareas.

Figura 31: Tabla de Costos y Función Actualizar proyecto (automática)



29. Actualización Manual: Ingresar fechas reales de las tareas

Seleccione la Vista “Gantt de Seguimiento” y en menú Vista, opción Tablas, seleccionar opción “Seguimiento”

En las columnas “Comienzo real” y “Fin real” ingresar las fechas de inicio y término real de cada tarea, según corresponda. Ver figura N°32.

En la columna “% completado”, ingresar el % de avance de cada tarea que solo tenga fecha real de inicio, es decir que aún se encuentre en ejecución.

IMPORTANTE: el % completado en una tarea se calcula como sigue: % completado = (duración real/duración planificada) x 100

Figura 32: Tabla de Costos y Función Actualizar proyecto (manual)

30. Recalcular la programación después del ingreso de fechas y % de completación reales

Seleccionar menú “Proyecto” y hacer clic en opción “Calcular proyecto”; esto permite recalcular la nueva fecha de término del proyecto después de actualizar fechas reales.

Esta opción suele estar activada automáticamente, tal cual lo muestra la figura N° 3d o seleccionar menú Archivo – Opciones – Programación – Cálculo, con lo cual, cada vez que se definen cambios al programa, recalcula automáticamente las nuevas de inicio y término de cada actividad. Ver figura N°33.

Observar la nueva fecha de término del proyecto, calculada a partir del trabajo real a la fecha, más la duración del trabajo restante para completar el proyecto



Figura 33: Tabla de Costos y Función Calcular proyecto (automática o manual)

31. Visualizar ESTADISTICAS del proyecto

Seleccionar menú “Proyecto”, opción “Información del Proyecto” y en cuadro de diálogo seleccionar la opción “Estadísticas…”

Visualizar las fechas previstas (línea base), las reales y las programadas para terminar el proyecto. ¿Se está aún dentro del plazo previsto?. Ver figura N°34.

Figura 34: Estadísticas del proyecto (tiempos)

32. Opciones para personalizar CARTA GANTT

Ir a Vista Carta Gantt y seleccionar menú “Formato” y hacer clic opción “Formato” para configurar las barras de la carta Gantt y el estilo (colores, textos y otras). Ver figura N°35.



Figura 35: Opciones para personalizar Carta Gantt

FUNCIONES DE ACTUALIZACION DE COSTOS (SEGUIMIENTO)

33. Ingresar costos reales de las tareas



Abrir vista “Gantt de Seguimiento” y seleccionar menú “Vista” y opción “Tablas” y elegir opción “Costos” de la lista desplegada.

En la columna “Real” (costo real) ingresar los costos reales de cada tarea, según corresponda.

IMPORTANTE: el costo real de una tarea se calcula como sigue: Costo real = (trabajo real x tasa estándar) + (trabajo real de horas extra x tasa de horas extra) + (costos por uso del recurso) + (costo fijo de la tarea)

34. RECALCULAR la programación después del ingreso de costos reales

Abrir vista “Gantt de Seguimiento” y seleccionar menú “Archivo” - “Opciones” y elejir viñeta “Programación” - “opciones de cálculo para este proyecto” y deshabilitar el cuadro “PROJECT SIEMPRE CALCULA LOS COSTOS REALES”.

IMPORTANTE: si esta opción se encuentra habilitada, MSPP 2010 calculará automáticamente los costos reales, en función del trabajo realizado y los valores costo previstos en el plan inicial (previsto o línea base)

35. Visualizar ESTADISTICAS del proyecto

Seleccionar menú “Proyecto”, opción “Información del Proyecto” y en cuadro de diálogo seleccionar la opción “Estadísticas…”

Visualizar los costos previstos (línea base), los reales y los programados para terminar el proyecto. ¿Se está aún dentro del presupuesto?. Ver figura N°36

Figura 36: Estadísticas del proyecto (costos)

36. Visualizar VARIACION DE COSTOS entre el costo previsto en plan inicial (línea base) y el costo

total real



En la vista “Gantt de Seguimiento”, combinada con “Tabla de Costos”, posicionarse en la columna “Variación”

Observar la diferencia entre el COSTO TOTAL PREVISTO (Línea de Base) y el COSTO TOTAL (Programado)

IMPORTANTE: el “costo total” real de una tarea es la estimación actual de costos realizada a partir de los indicados en las columnas “costos reales” y “costos restantes”.

IV PARTE: GENERACIÓN DE REPORTES ESCRITOS Y GRÁFICOS

37. Visualizar distintas curvas elaboradas automáticamente por MS PROJECT 2010 en Excel

Ir a menú “Proyecto” – opción “Informes Visuales”. Se despliega el menú de la figura N°37 y a partir de él se pueden emitir informes gráficos a MS Excel®, modificar informes preexistentes o crear nuevos formatos.

Figura 37: Menú de Informes Visuales (Escala Temporal)

La exportación de datos a MS Excel® se hace a través de tablas dinámicas que permiten redefinir los campos y valores a graficar. Se propone hacer pruebas para exportar los campos de trabajo y trabajo real para, luego de tratarlos adecuadamente en la planilla, construir las curvas de avance físico del proyecto.

Así también, es posible exportar todos los datos que estén relacionados con la “escala temporal” y construir en base a parámetros diarios, semanales, mensuales, etc.

A continuación, algunas opciones de gráficos automáticos de MSPP 2010. Ver figuras N° 38ª, 38b y 38c.



Figura 38a: Informe Visual Flujo de Caja

Figura 38b: Informe Visual Costo de recursos

Figura 38c: Informe Visual Resumen de trabajo de recursos



38. Elaborar/Imprimir informes del proyecto

Ir a menú “Proyecto” – opción “Informes”. Se despliega el menú de la figura N°39 y a partir de él se pueden emitir informes preexistentes o crear nuevos formatos, para ser presentados en pantalla y ser impresos directamente, previamente formateados.

Figura 39: Menú de Informes (Para visualizar o imprimir)

Hacer UN clic sobre el informe que se desea imprimir. Ejemplo, informes de costos. Ver figura N°40.

Figura 40: Informes de Costos (Para visualizar o imprimir)

Presionar MODIFICAR si se desea cambiar o personalizar el formato del informe. Ver figura N°41.



Figura 41: Informes de Costos (Opción Modificar)

Efectuar las modificaciones que se desee en la ventana que aparece para tal efecto. Hacer clic en ACEPTAR una vez hechas las modificaciones

Hacer clic en SELECCIONAR para visualizar el informe antes de imprimirlo. Configurar la página antes de imprimir, tal cual lo hace en otros utilitarios de MS Office 2010. Ver figura N° 42.

Figura 42: Personalización de Informes escritos (Configuración página en preview)

Hacer clic en IMPRIMIR para imprimir el informe o en CERRAR para volver atrás.

Fin del documento

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Guía Usuario Básica Programación y Control de Proyectos MSPP 2010