Guias Aprendizaje Sistemas

Esta cartilla es parte del Convenio SENA – ETB y se prohíbe su reproducción sin previa autorización de alguna de las dos partes que lo componen

CONVENIO SENA – ETB Regional Distrito Capital

INFORMÁTICA BÁSICA

40 Horas

GUIA DE APRENDIZAJE

Bogotá, 2008


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Tabla de contenido

1. Fundamentos de Informática 6H

1.1 Hardware

1.2 Software

1.3 Sistema Operativo

1.4 Explorador de Windows

1.4.1 Mi PC

1.4.2 Administración general de carpetas y archivos de trabajo

2. Internet 6H

2.1 Conceptos Básicos

2.2 Manejo de Pantalla

2.3 Motores de búsqueda

2.4 Paginas Web

2.5 Creación y manejo de correo electrónico

3. Procesador de textos Word 12H

3.1 Conceptualización

3.2 Digitación de documentos

3.3 Manejo área de trabajo (zoom y Vistas)

3.4 Barra de herramientas

3.5 Guardar y Abrir Archivos de trabajo

3.6 Selección de Textos

3.7 Formatos de Texto

3.8 Numeración y Viñetas

3.9 Manejo de párrafos (alineación e interlineado)

3.10 Bordes y Sombreado

3.11 Tabulaciones

3.12 Trabajo con columnas

3.13 Letra Capital

3.14 Cambio de Mayúsculas y Minúsculas

3.15 Insertar Imágenes

3.16 Configuración de pagina e impresión


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4. Hoja de calculo Excel 16H


4.2 Manejo área de trabajo (Filas, Columnas, Celdas)

4.3 Barras de Herramientas

4.4 Introducción y modificación de datos

4.5 Series de datos

4.6 Tipos de datos

4.7 Formato de Filas y Columnas

4.7.1 Ancho, alto, ajustar a la selección, tamaño estándar

4.7.2 Insertar y eliminar filas, columnas y celdas

4.7.3 Manejo de rangos

4.8 Hojas de Trabajo (insertar, copiar, ordenar y eliminar)

4.9 Formato de Celdas

4.9.1 Fuente

4.9.2 Alineación

4.9.3 Bordes

4.9.4 Tramas

4.9.5 Número

4.10 Manejo y aplicación de Formulas (suma, resta, multiplicación y

División)

4.11 Manejo y aplicación de Funciones Básicas

4.11.1 Autosuma

4.11.2 Promedio

4.11.3 Máximos y mínimos

4.11.4 Contar, contar si

4.12 Gráficos de Datos

4.12.1 Tipos de Gráficos

4.12.2 Pasos para elaboración un grafico

4.13 Configuración de página e impresión


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1. FUNDAMENTOS DE INFORMATICA

no de los principales retos de la vida es manejar adecuadamente un computador en este curso básico de informática va dedicado a todas aquellas personas que no han tenido un contacto con un computador,

aprenderán la forma adecuada de conocer y manejar un equipo de computo . INTRODUCCION Antes de empezar nuestro curso de informática Básica es necesario conocer la herramienta con la cual vamos a trabajar el computador. Computador: Una computadora (también llamada ordenador o computador) es un sistema digital con tecnología microelectrónica, capaz de procesar datos a partir de un grupo de instrucciones denominado programa. La estructura básica de un ordenador incluye microprocesador (CPU), memoria y dispositivos de entrada/salida (E/S), junto a los buses que permiten la comunicación entre ellos. En resumen la computadora es una dualidad entre hardware (parte física) tales como: la pantalla, el teclado o el disco duro y software (parte lógica), que interactúan entre sí para una determinada función. Veamos cual es la estructura general del computador. Estructura General del Computador Datos proceso Información y 5+2 7 Programas Recuerde que si los datos son errados la información es errada, el computador no piensa usted lo programa para que piense. En conclusión un computador permite la entrada de datos, procesarlos y producir información de acuerdo a un programa. Los datos pueden ser:

• Numéricos 1 al 9 • Alfabéticos A a la Z • Simbólicos o especiales todo aquello que no es letra ni numero ¿ + % &

Todos estos datos o caracteres son llamados códigos ASCII (Código Estándar Americano para el intercambio de información) y existen 255 códigos. Cuando el teclado del computador se desconfigura es decir que queremos mostrar el

U

Unidad de Entrada

Unidad de Proceso

Unidad de Salida


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símbolo ? y aparece otro debemos utilizar un código ASCII para esto debemos mantener oprimida la tecla Alt y con el teclado numérico el código correspondiente al carácter deseado.

Códigos ASCII


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1.1 Hardware Componentes básicos del Computador

Qué es Hardware?

Es la parte física del computador es todo aquello que se puede tocar: el monitor, el teclado, la computadora en si la caja (lo que alberga las tarjetas, el disco duro, la unidad de diskette, etc.), la impresora, el mouse, los cables, conexiones, etc.

Unidades o dispositivos de Entrada: Son los que introducen datos externos a la computadora para su posterior tratamiento por parte de la CPU. Estos datos pueden provenir de distintas fuentes, siendo la principal un ser humano. Los periféricos de entrada más habituales son:

Teclado Mouse Cámara Web Escáner Micrófono Escáner Joystick Lápiz óptico Pantalla táctil

TECLADO


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Uno de los dispositivos de entrada más importantes pues es el medio de comunicación con el computador es el teclado y esta dividido en 4 partes fundamentales, teclado alfanumérico, teclado numérico, las teclas de función, y las teclas de control, observe su teclado e identifíquelas.

El teclado alfanumérico es similar al teclado de una máquina de escribir, dispone de todas las letras del alfabeto, los diez dígitos decimales y todos los signos de puntuación y acentuación, además de la barra espaciadora.

El teclado numérico es similar al de una calculadora, dispone de los diez dígitos decimales, las operaciones matemáticas más habituales (suma +, resta - , multiplicación * y división /) Además de la tecla “Bloq Num” o “Num Lock” que activa es decir se ilumina el tablero o desactiva este teclado.

Bloq Num Bloque numérico

Intro o enter

Las teclas de función se sitúan el la parte superior del teclado alfanumérico, van del F1 al F12, y son teclas que aportan atajos en el uso del sistema informático. Por ejemplo, al pulsar F1 se suele activar la Ayuda del programa que se está usando. Algunos teclados modernos incluyen otro conjunto de teclas en la parte superior a las de función que permiten acceder a Internet, abrir el correo electrónico o controlar la reproducción de archivos multimedia. Estas teclas no tienen un carácter universal y dependen de cada fabricante, pero también se pueden considerar teclas de función.

Intro o enter

Mayúscula sostenida o Shift

Ventana del Windows Barra espaciadora


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Las teclas de control se sitúan entre el teclado alfanumérico y el teclado numérico, y bordeando el teclado alfanumérico (Shift, Intro, Insert, Fin, Supr, Re Pág, Av Pág, etc. ...) Estas teclas permiten controlar y actuar con los diferentes programas. De hecho, cambian de función según la aplicación o programa que se está usando.

Intro / Enter: Tecla para terminar párrafos o introducir datos.

Cursores: Mueven el cursor hacia el lugar deseado (indicado por las flechas)

Backspace: Representado por una flecha en sentido izquierda permite retroceder el cursor hacia la izquierda

borrando simultáneamente los caracteres.

Shift: Representado por una flecha hacia arriba permite mientras se mantiene pulsada cambiar de minúsculas a mayúsculas y viceversa.

Insert: Esta tecla permite escribir o insertar caracteres a la vez que borra el siguiente carácter, en Microsoft Word y otros programas el programa introduce en la barra inferior la palabra SOB que indica si la tecla está activada o no.

Tabulador: Se representa mediante dos flechas en sentido contrario (izquierda – derecha) Sirve para alinear textos en los procesadores de texto. En el sistema operativo se utiliza para desplazar

LAS TECLAS DE CONTROL

Si estamos utilizando un procesador de texto, sirve para

terminar un párrafo y pasar a un nuevo renglón. Si estamos ingresando datos, normalmente se usa para confirmar el dato que acabamos de ingresar y pasar al siguiente.

Estas teclas sirven para

mover el cursor según la dirección que indica cada flecha.

Sirve para retroceder el

cursor hacia la izquierda, borrando simultáneamente los caracteres.

Si estamos escri

biendo en minúscula, al presionar esta tecla simultáneamente con una letra, esta última quedará en mayúscula, y viceversa, si estamos escribiendo en mayúscula la letra quedará minúscula.

Es la tecla de tabulación. En un procesador

de texto sirve para alinear verticalmente tanto texto como números.

Esta tecla te permite insertar un carácter de

manera que todo lo que escribamos a continuación se irá intercalando entre lo que ya tenemos escrito.

Fija el teclado alfa

bético en mayúscula. al pulsarla podemos podemos observar que, en la esquina superior del teclado, se encenderá la lucecita con el indicador [Blog Mayús] o [Caps Lock]. Mientras es teclado de encuentra fijado en mayúscula, al pulsar la tecla de una letra

La tecla alternar, al igual que la tecla control,

se usa para hacer combinaciones y lograr así ejecutar distintas acciones según el programa que estemos usando.


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el cursor por las diferentes ventanas y opciones, es sustituto del mouse por tanto. Bloq mayús, al pulsar esta tecla se enciende uno de los leds (lucecitas) del

teclado, que indica que está activado el bloqueo de mayúsculas, lo que hace que todo el texto se escriba en mayúsculas (y que al pulsar Shift se escriba en minúsculas).

Alt: Se usa en combinación con otras teclas para ejecutar funciones del programa (Alt+E es abrir Edición, Alt+A es abrir Archivo, Alt+V abre Ver)

Alt Gr: Además de servir como tecla Alt también sirve en combinación con las teclas que incorporan símbolos en la parte inferior derecha para insertarlos en el documento (símbolos como @, €, #, llaves y corchetes necesitan pulsar Alt Gr y las teclas que contienen esos símbolos, en este caso 2, E y 3)

Control: Se utiliza en combinación con otras teclas para activar distintas funciones del programa. (Control+C es copiar, Control+X es cortar y Control+V es pegar en Windows)

Supr: La tecla suprimir, como bien indica su nombre sirve para borrar. Tanto campos en tablas, como caracteres en procesadores.

Esc: Escape es una tecla que sirve para cancelar procesos y acciones en progreso, también sirve para cerrar cuadros de diálogo o ventanas.

Inicio: Esta tecla te sitúa al principio de una línea o de un documento, dependiendo del programa que estés utilizando.

Fin: Su función es la contraria a la tecla Inicio, y te sitúa en el final. Re Pág: Retrocede una página. Av Pág: Avanza una página. Impr pant: significa imprimir pantalla, su función es copiar lo que aparece en

pantalla como una imagen. Se guarda en el portapapeles y lo puedes pegar en cualquier documento que permita pegar imágenes.

Bloq despl.: Es utilizada bajo el sistema operativo MS-DOS para detener el desplazamiento de texto.

Pausa Inter: Se utiliza en MS-DOS para detener acciones en proceso y así poder leer el texto de esas acciones.

Menú contextual: Al pulsarlo despliega un menú de opciones, el mismo que al utilizar el botón derecho del mouse. Se representa por una flechita que señala una especie de listado, similar al menú que se despliega en pantalla.

Windows : Sólo existe en teclados diseñados para Windows, se representa por el logo, y sirve para abrir el menú de inicio.

Barra espaciadora: Introduce espacios entre caracteres.

Unidades de Salida: Son los que reciben información que es procesada por el CPU y la reproducen para que sea perceptible para el usuario.

Monitor Impresoras Parlantes Auriculares


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Unidades de Entrada/Salida: Son los dispositivos que pueden aportar simultáneamente información exterior al PC y al usuario.

Quemador Ud DVD Disco Duro

Unidad Central de Proceso llamada la CPU: La CPU: es un microprocesador o chip que se coloca en la board, se encarga de procesar la información podemos decir que es el cerebro del computador y esta divida en tres:

Unidad de Control: es la encargada de controlar y administrar todos los recursos del computador.

Unidad Aritmética Lógica: es la encargada de realizar todas las

operaciones, matemáticas como suma, resta etc. Unidad de memoria: Es la encargada de guardar la información y

existen dos clases de memorias.

- Memoria ROM (memoria de solo lectura) su contenido no se puede alterar y es donde se guarda los programas y datos necesarios para activar y hacer funcionar el computador y sus periféricos.

- Memoria RAM (memoria de acceso aleatorio) es una memoria volátil es decir que si se apaga el computador se pierde la información.

Es la memoria utilizada por el usuario para guardar temporalmente la información, la capacidad de almacenamiento de la memoria ram varia y puede ser de:1,2,4,8,16,32,64,128,256,512,1024 Mega bytes, es decir que si compramos un computador con una memoria ram de 512 mb tiene una capacidad de 512 millones de bytes y acuérdese que un byte equivale a un carácter.


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Unidades de Medida:

Bit 1 Carácter (letra, número, símbolo, etc.) Byte 8 Bits Kilobyte 1024 Bytes Megabyte 1024 Kb Gigabyte 1024Mb Terabyte 1024Gb Petabyte 1024Tb

Unidades de almacenamiento permanente: son aquellas unidades que almacenan la información de manera permanente y estas son:

Diskette: Es un disco flexible de almacenamiento y su capacidad es de 1.44Mb y su tamaño es de 3 ½” doble cara doble densidad. CD-Rom Es un disco compacto de solo lectura y su capacidad es aproximadamente de 700 Mb, de él podemos extraer la información mas no grabar en él a menos que tengamos un quemador de CD. Disco Duro. Es un disco herméticamente sellado que va dentro de la CPU y su capacidad varia de 1 a 160 GB, cuando un disco duro es demasiado grande lo mejor es particionarlo es decir dividirlo. La unidad que representa al disco duro es C: /. DVD: Es un disco que tiene doble función de grabar información y ver videos tiene una capacidad aproximada de 8 horas de video y 7 GB de almacenamiento. Memoria USB: Es un dispositivo de almacenamiento extraíble y tiene la capacidad de 64,128, 256, 512 Mb y 1, 2,3 y 4 Gb. Para tener mayor claridad y ampliación de estos conceptos podemos consultar la página del sena www.csfvirtual.org/alumnos en el tema información técnica sobre computadores.

Ejercicio1: Como ya conocemos las unidades y la capacidad de nuestras unidades de almacenamiento calcule: Cuantos caracteres o bits de información podemos almacenar en un diskette? Cuantos caracteres o bits de información podemos almacenar en una memoria U.S.B de 512MB?


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1.2 Software

Es la parte lógica del computador lo intangible lo que no se puede ver ni tocar como los programas, todo el hardware que hay no puede funcionar si no hay un programa o programas que hacen que este trabaje de manera adecuada.

Estos programas hacen que una computadora tenga vida y se comporten como las vemos se llama software.

Ejemplos: Software de Contabilidad Software Hotelero Paquete Office

1.3 Sistemas Operativos El sistema operativo lo podemos definir como un conjunto de programas que permiten la comunicación entre el usuario y el computador simplifican el manejo de la máquina, elaboran unas funciones básicas, permite administrar la CPU, las unidades de entrada/salida, la memoria, las colas de procesos y todos los recursos del computador. El sistema operativo es como el director de orquesta que va dirigiendo a los músicos y los músicos son los comandos, ordenes, funciones etc. El primer sistema operativo fue el MS-DOS creado por Microsoft en el año 1980, luego aparecieron los demás sistemas operativos

Sistema Operativo Año de creación Windows 3.11 1.993 Windows 95 1.995 Windows 98 1.998 Windows 2000 2.000 Windows XP 2.001 Windows Vista 2.007

El sistema operativo que vamos a utilizar en este curso de informática básica es Windows XP y una dentro de tantas característica es que ahora se pueden definir varios usuarios con perfiles independientes. Esto quiere decir que cada usuario (ustedes) puede tener permisos diferentes que le permitirán realizar unas determinadas tareas. Cada usuario tendrá una carpeta en Mis documentos propia que podrá estar protegida por contraseña, un menú de inicio diferente. También se dispone de una carpeta a la que tienen acceso todos los usuarios y donde se pueden colocar los documentos que se quieren compartir con los demás usuarios. Si queremos explorar el Windows XP debemos entrar al explorador de Windows.


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Ahora que conocemos la herramienta con la que vamos a trabajar podemos iniciar a practicar. Con la guía de su instructor prenda el computador….., aparece lo siguiente

Si le asignaron nombre de usuario y contraseña digítelos, de lo contrario espere que un coordinador del portal libere el equipo es decir quede listo para trabajar. Lo primero que encontrara es el escritorio de windows

Aquí encontraras los iconos de acceso principales que vienen por defecto al instalar el sistema operativo y otros que nos permiten ingresar a los diferentes programas del computador. En la parte inferior encontramos la barra de estado

con el botón el cual no permitirá ingresar a las diferentes herramientas de nuestro PC.


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1.4 Explorador de Windows El Explorador de Windows: Es una herramienta indispensable en un Sistema Operativo ya que con ella podemos organizar y controlar los archivos y carpetas de los distintos sistemas de almacenamiento que dispongamos, como puede ser el diskette, disco duro, memoria USB etc. Que podemos realmente hacer con el explorador de Windows? Podemos copiar, mover, eliminar, ocultar etc. con los discos podemos copiar, formatear etc. esto lo vemos en el transcurso del curso.

• Pulsar el botón Inicio

Seleccionar Todos los programas

Seleccionar Accesorios

Seleccionar el Explorador de Windows

Barra de direcciones Barra de títulos

Barra de menús

Botones estándar


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Árbol de directorios

l explorador consta principalmente de dos secciones, en la parte izquierda aparece el árbol de directorios, es decir, la lista de unidades y carpetas que tenemos. Sólo aparecen unidades y carpetas, no

archivos. En esta sección aparecen varias carpetas como Mis documentos, Mis sitios de red, Papelera de reciclaje etc.

En la derecha encontramos la otra sección, esta mostrará el contenido de la carpeta que tenemos abierta en la sección de la izquierda. Esta sección muestra las carpetas y los archivos. En este caso aparecen los archivos que hay en la carpeta Mi PC

Según el tipo de vista que tengamos activado veremos distinto tipo de información sobre los archivos, en este caso vemos el nombre, tamaño, tipo y fecha de modificación de cada archivo porque tenemos activada la vista Detalles. Más adelante en nuestro seminario veremos cómo cambiarla.

Las barras que componen la ventana del explorador son:

1. Barra de títulos

2. Barra de menús

3. Barra estándar

4. Barra de direcciones

5. Barra de estado

A continuación vamos a aprender a crear una estructura de árbol (crear carpetas y subcarpetas) las carpetas se utilizan para mantener almacenado y ordenado nuestro trabajo, compre un diskette e insértelo en el drive.

CREACION DE CARPETAS

Nos ubicamos en para crear una carpeta vamos a la barra de menús

Seleccionar Archivo

Seleccionar Nuevo

Seleccionar Carpeta

E


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Digitamos el nombre de la carpeta en nuestro caso convenio pulsamos enter y abrimos el diskette en la parte izquierda pulsando click en el signo +

Elaboremos la siguiente estructura de árbol creando carpetas

Convenio ETB

Celular Comcel


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Fijo Movistar Larga Distancia Llamada local VozIP SENA

Cursos Avanzados Básicos Intermedios Debe quedar así:

Muy bien! Muéstrele a su instructor


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Copiar un archivo Ahora copie el archivo componentes del computador que esta en Mis documentos a la carpeta SENA y ETB Formas de copiar un archivo

• Arrastrar el archivo a la carpeta correspondiente • Click en el archivo componentes del computador

o Seleccione edición o Seleccione copiar o Ctrl – C

Click en la carpeta SENA • Seleccione edición

o Seleccione pegar o Ctrl – V Siga el mismo procedimiento con la carpeta ETB

Cambiar el nombre a un archivo En la carpeta ETB seleccione el archivo (haga click) en componentes del computador Seleccione Archivo Seleccione Cambiar nombre


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Escriba encima del nombre herramientas del computador pulse enter

Eliminar un archivo En la carpeta SENA seleccione el archivo (haga click) componentes del computador Seleccione Archivo Seleccione Eliminar Todo archivo eliminado del diskette, memoria USB se pierde y no se puede restaurar Todo archivo eliminado del disco duro pasa a la papelera de reciclaje y se puede restaurar


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Si deseamos eliminar “Componentes del Computador" Que hemos aprendido?

• Crear carpetas y subcarpetas • Copiar archivos a las diferentes carpetas • Cambiar nombre a los archivos • Eliminar archivos • Restaurar archivos eliminados

Ejercicio: Elimine un archivo de Mis documentos, verifique a donde se va y vuélvalo a recuperar.


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2. Internet

Algunos definen Internet como "La Red de Redes", y otros como "La Autopista de la Información".

Efectivamente, Internet es una Red de Redes porque está hecha a base de unir muchas redes locales de ordenadores, o sea de unos pocos ordenadores en un mismo edificio o empresa. Además, ésta es "La Red de Redes" porque es la más grande. Prácticamente todos los países del mundo tienen acceso a Internet. En algunos, como los del Tercer Mundo, sólo acceden los multimillonarios y en otros como USA o los países más desarrollados de Europa, no es difícil conectarse.

Por la Red Internet circulan constantemente cantidades increíbles de información. Por este motivo se le llama también La Autopista de la Información. Hay 50 millones de "Internautas", es decir, de personas que "navegan" por Internet en todo el Mundo. Se dice "navegar" porque es normal el ver información que proviene de muchas partes distintas del Mundo en una sola sesión.

Una de las ventajas de Internet es que posibilita la conexión con todo tipo de ordenadores, desde los personales, hasta los más grandes que ocupan habitaciones enteras. Incluso podemos ver conectados a la Red cámaras de vídeo, robots, y máquinas de refrescos, etcétera.

Con la ayuda del programa Curso Internet y la guía de su instructor conoceremos más a fondo sobre el Internet y aplicaremos sus diferentes herramientas.

Ejercicio 1: Con el desarrollo de un taller teórico – práctico (su instructor se lo proveerá) aplicaremos los conocimientos aprendidos.

Suerte.


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3. Procesador de textos Word 12H


Word es uno de los procesadores de texto más utilizados en este momento del paquete de Office Microsoft. Los procesadores de texto, aparte de introducir texto, imágenes y dibujos nos Permiten trabajar con ellos aplicándoles formatos, estilos y diseños para que tomen una apariencia profesional. El entorno de Word Una de las cosas importantes en el momento de empezar a trabajar con un nuevo programa es familiarizarnos con las diferentes partes de este. En esta primera lección vamos ha hacer una pequeña enumeración de estas partes y poco a poco iremos profundizando más en sus características y propiedades.

Como ingresar a Microsoft Word: De clic en el botón luego

Observa como en unos segundos se ha puesto en funcionamiento Word. Observa que en la zona de edición del dibujo aparece una línea vertical parpadeante, a esta pequeña línea vamos a llamarla punto de inserción. El punto de inserción nos indica en que punto del documento se insertará lo que nosotros escribamos.


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Ventana

3.2 Digitación de documentos

Ahora vamos a explicar cómo escribir tu primer documento, y aprenderás cómo corregir los pequeños errores y cómo desplazarte por el documento.

Al escribir un texto hay que teclearlo sin pulsar la tecla INTRO; cuando llegues al final de la línea, observarás cómo salta automáticamente de línea. (La tecla INTRO también se llama ENTER o retorno de carro)

Observarás que hay una pequeña barra vertical parpadeante que va avanzando según vas escribiendo, se llama punto de inserción, y nos sirve para saber dónde se va a escribir la siguiente letra que tecleemos. No confundas el

punto de inserción con el puntero del mouse que tiene esta forma cuando está dentro del área de texto y esta otra cuando está encima de los menús, e incluso puede tomar otras formas que iremos viendo más adelante. También puedes ver una raya horizontal como ésta que indica dónde acaba el documento.

Barra de Titulo

Barra de Menús

Barra de Herramientas Estándar

Barra de Formato

Barra de Estado

Punto de Inserción

Zona de Trabajo

Regla

Barra de Desplazamiento Vertical

Barra de Desplazamiento Horizontal


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Cuando mueves el mouse, lo que estás moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de dirección, mueves el punto de inserción. Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla Retroceso que retrocede una posición borrando la última letra tecleada. (La tecla Retroceso aparece como bksp en la imagen, aunque suele ser una flecha grande hacia la izquierda).

Cuando te das cuenta del error después de haber escrito unas cuantas letras más, debes pulsar la tecla con la flecha pequeña hacia la izquierda, que no borra las letras, sólo mueve el cursor hasta llegar a la siguiente letra donde se encuentra el error; entonces pulsa Retroceso para borrar el error.

Por último, si te das cuenta del error cuando tienes el punto de inserción lejos de donde está el error, mueve el mouse hasta colocar el puntero detrás del error y pulsa el botón izquierdo del mouse; verás cómo el punto de inserción se desplaza justo a esa posición y entonces ya puedes pulsar Retroceso.

La tecla suprimir (DEL o SUPR) también borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto de inserción.

Ejercicio: Cuando ingresamos al programa automáticamente aparece el punto de inserción el cual se ubica en el inicio de la línea lo que nos indica que podemos iniciar a digitar. A continuación digitaremos el siguiente documento:

¿QUE ES LA INFORMATICA?

La informática está en nuestras vidas, gran parte de nuestra sociedad se ha desarrollado al amparo de las nuevas tecnologías y debe su éxito en gran parte a esta ciencia. Debido al gran auge que ha supuesto la informática, considero importante clarificar el concepto y posicionarlo en el lugar que le corresponde para evitar confusiones.

La informática es la ciencia que se encarga del tratamiento automático de la información. Este tratamiento automático es el que ha propiciado y facilitado la manipulación de grandes volúmenes de datos y la ejecución rápida de cálculos complejos.

La acepción anterior es muy amplia y ha llevado a confundir su significado. Manejar un procesador de textos como Word no se considera informática, sino ofimática. En cambio, diseñar y crear una aplicación para poder realizar tratamiento de textos sí es una tarea informática. Al igual que el conductor de un vehículo no tiene porqué ser mecánico ni lo que realiza se llama mecánica, sino conducción.

La informática estudia lo que los programas son capaces de hacer (teoría de la computabilidad), de la eficiencia de los algoritmos que se emplean (complejidad y algorítmica), de la organización y almacenamiento de datos (estructuras de datos, bases de datos) y de la comunicación entre programas, humanos y máquinas (interfaces de usuario, lenguajes de programación, procesadores de lenguajes...), entre otras cosas.


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La informática tiene su base en las matemáticas y la física, y a su vez se ha usado para potenciar estas ciencias. Por ese motivo la informática está hoy presente en todos los ámbitos en los que podemos encontrarlas: ingeniería, industria, administraciones públicas, medicina, diseño de vehículos, arquitectura, investigación y desarrollo, administración de empresas, restauración y arte... Si tuviera que definir los dos grandes pilares que reciben su soporte de la informática hoy en día, estos serían el manejo de grandes volúmenes de datos y la ejecución rápida de cálculos de complejidad elevada, los cuales aparecen comentados al principio. En este punto voy a hacer un inciso para dedicarme con más detalle a explicar estos dos pilares de la ciencia actual.

3.3 Manejo área de trabajo (zoom y Vistas) Como podemos visualizar nuestros documentos en Word?, en el menú ver de la

barra de herramientas Menús encontraremos la diferentes formas de visualizar

nuestros documentos, también encontraremos las vista de Word en la parte

inferior izquierda de la ventana en la que esta trabajando .

La vista normal. En la vista normal el documento se muestra de una forma continua. El cambio de página se muestra como una línea de puntos. En este modo no se ven adecuadamente los elementos gráficos. Es una vista útil cuando tenemos un ordenador lento.

Word nos permite crear ficheros en Html que podemos colocar directamente en Internet. Por tanto con este programa podemos crear páginas Web y en la vista Diseño Web comprobamos como se visualizará en Internet la página que estamos creando.

Una de las vistas más interesantes es tener activada la opción Diseño de impresión que muestra las páginas claramente diferenciadas y una imagen muy aproximada de como va a quedar la página al imprimirla.


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Cuando tenemos un texto largo que recorrer puede ser interesante revisarlo mediante la vista esquema que nos muestra solamente los títulos de los distintos apartados. Desde esta vista podemos cambiar fácilmente el orden de las diferentes secciones. Para que esta vista sea efectiva los títulos de los apartados debemos ponerlos utilizando la instrucción Insertar de la Barra de menú y seleccionando Título.

Otra vista interesante para documentos largos es el Mapa del documento. Pulsando sobre esta opción la pantalla aparece dividida en dos columnas. La columna de la izquierda muestra el índice del documento. Pulsando sobre un apartado del índice nos movemos rápidamente a ese lugar del documento.

Otro comando que nos permite controlar el aspecto de la pantalla y como se visualiza el tamaño del documento es la instrucción Zoom, en la barra de herramientas estándar lo podrás configurar.


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3.4 Barra de herramientas

La ventana de Word incluye una cantidad de barras para ayudarlo en las tareas de

su procesador de palabras. Puede activarse cualquiera de ellas, se verán

mediante el menú de

comandos Ver – Barra de

Herramientas

y seleccionar a continuación

cuales de ellas quiere que sean

visibles o permanezcan ocultas.

Las barras de herramientas nos

permiten manejar directamente

la mayoría de las herramientas de Word.

Estas son las principales:

Barra De Herramientas Estándar

1. Nuevo: Crea un documento nuevo basado en la plantilla normal. (ARCHIVO-NUEVO)

2. Abrir: Abre un documento existente. (ARCHIVO-ABRIR)

3. Guardar: Graba el documento o la plantilla que se ve en pantalla. (ARCHIVO-GUARDAR)

4. Imprimir: Imprime el documento en pantalla. (ARCHIVO-IMPRIMIR)

5. Presentación preliminar: Muestra en pantalla paginas completas como se verán una vez impresas. (ARCHIVO-PRESENTACION PRELIMINAR)

6. Ortografía: Revisa la ortografía del documento en pantalla. (HERRAMIENTAS-ORTOGRAFÍA)

7. Cortar: Corta pequeños fragmento de texto, paginas completas, gráficas o imágenes para posteriormente pegarlas. (EDICION-CORTAR)

8. Copiar: Copia pequeños fragmento de texto, paginas completas, gráficas o imágenes para posteriormente pegarlas. (EDICION-COPIAR)


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9. Pegar: Permite pegar los textos, gráficas o imágenes que fueron anteriormente cortados o copiados en el lugar donde se encuentra el cursor. (EDICION-PEGAR)

10. Copiar formato: Copia el formato de la selección al lugar indicado

11. Deshacer: Deshace la última acción. (EDICION-DESHACER)

12. Rehacer: Rehace la acción que fue deshecha con deshacer. (EDICION-REPETIR)

13. Insertar hipervínculo: Agrega al documento enlaces a alguna dirección de Internet o en el mismo documento, para poder añadir estos saltos entre el documento antes se tuvieron que poner marcas insertar - marcador. (INSERTAR - HIPERVINCULO)

14. Barra de herramientas web: Muestra u oculta la barra de herramientas Web.

15. Tablas y bordes: Muestra la barra de herramientas Tablas y bordes que contiene herramientas para crear, modificar y ordenar una tabla, y para agregar o cambiar los bordes de textos, párrafos, celdas u objetos seleccionados.

16. Insertar tabla (menú Tabla): Inserta una tabla con el número de filas y columnas que se especifiquen. Cuando el punto de inserción esté en una tabla, este comando cambia a Insertar columnas , Insertar Celdas o Insertar filas , dependiendo de lo que se encuentre actualmente seleccionado.

17. Insertar hoja de cálculo de Microsoft Excel: Inserta una nueva hoja de cálculo de Microsoft Excel en el punto de inserción. Arrastre para seleccionar el número de filas y columnas.

18. Columnas: Cambia el número de columnas de un documento o de una sección de un documento. (FORMATO-COLUMNAS)

19. Dibujo: Muestra u oculta la barra de herramientas Dibujo.

20. Mapa del documento (menú Ver): Desactiva o activa el Mapa del documento, panel vertical ubicado en el lado izquierdo de la ventana del documento, que esquematiza la estructura del documento. Utilice el Mapa del documento para examinar rápidamente un documento largo o en pantalla y para realizar un seguimiento de su ubicación en el mismo.

21. Mostrar u ocultar ¶: Muestra caracteres no imprimibles como tabulaciones, marcas de párrafo y texto oculto.

22. Zoom: Escriba una variación entre el 10 y el 200 por ciento para reducir o aumentar la presentación del documento activo.

23. Ayudante de Office (menú de ayuda): El Ayudante de Office proporciona temas de ayuda y sugerencias para ayudarle a realizar sus tareas.

24. Lectura: Nos da opciones para poder ver el documento en forma de lectura y facilitar su revisión.


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Barra De Herramientas Formato

1. Estilo: Aplica un estilo existente o registra un estilo según un ejemplo.(FORMATO-ESTILO)

2. Fuente: Cambia el tipo de letra de la selección (FORMATO-FUENTES)

3. Tamaño fuente: Cambia el tamaño de la letra de la selección (FORMATO-FUENTES)

4. Negrita: Activa/desactiva la negrita a la selección. (FORMATO-FUENTES)

5. Cursiva: Activa/desactiva la letra cursiva a la selección. (FORMATO-FUENTES)

6. Subrayar: Activa/desactiva la letra subrayada. (FORMATO-FUENTES)

7. Alinear a la izquierda: Alinea el texto a la izquierda del documento.

8. Centrar: Alinea el texto en la parte central del documento.

9. Alinear a la derecha: Alinea el texto a la derecha del documento.

10. Justificar.- Alinea el párrafo en los márgenes izquierdo y derecho.

11. Interlineado: Nos permite colocar un espacio entre las líneas del texto o párrafo.

12. Números: Crea una lista numerada. (FORMATO-NUMERACION Y VIÑETAS)

13. Viñetas: Crea una lista con viñetas (FORMATO-NUMERACION Y VIÑETAS)

14. Reducir la sangría: Disminuye la sangría del párrafo donde se encuentra el cursor. (FORMATO - PÁRRAFO)

15. Aumentar la sangría: Aumenta la sangría del párrafo donde se encuentra el cursor. (FORMATO - PÁRRAFO)

16. Aplicar contornos y Borde exterior: Agrega o quita el borde que rodea al texto, párrafos, celdas, imágenes u otros objetos seleccionados.

17. Resaltar (amarillo): Sirve para marcar de color amarillo el texto deseado con el propósito de resaltar el texto

18. Color de fuente: Sirve para seleccionar el color de la letra que se seleccione


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3.5 Guardar y Abrir Archivos de trabajo

Ya habrás notado que el archivo con el que estamos trabajando tiene como titulo o

nombre Documento 1, esto porque aun no lo hemos guardado.

La opción Guardar como nos permite asignar un nuevo nombre a nuestro archivo.

Permite tener varias versiones de un documento con varios nombres

Marcamos el menú Archivo y luego guardar

como. Tenemos que seleccionar donde

guardamos el archivo. Podemos guardarlo en

un Disco o en un subdirectorio del disco duro.

Es recomendable guardar copias en el disco

duro. Una buena costumbre es ser ordenado y

guardar los distintos tipos de archivos en

distintas carpetas o subdirectorios.

Suele ser recomendable guardar cada cierto tiempo el trabajo realizado para esto

solo debes oprimir el comando Crt+G o dar clickk en el botón de la barra de

herramientas estandar.

Ejercicio 1: Para que inicies a almacenar tus trabajos guardaremos el documento

digitado en tu diskette y le colocaremos como nombre Ejercicios Word 1. Muy facil verdad!!!

Cuando ya tenemos un archivo en un diskette o en el disco duro del computador para trabajar sobre el o para leerlo partimos de Archivo de la Barra de menús. Al marcar Abrir aparece la ventana donde marcaremos la unidad o carpeta en la cual se encuentra almacenado el archivo, solo debemos marcarlo con doble click o dar abrir.


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3.6 Selección de Textos

Al utilizar el programa Word es frecuente antes de utilizar otros comandos tener que seleccionar el texto. Veamos algunas formas sencillas de marcar el texto para por ejemplo darle formato.

Seleccionamos una palabra pulsando dos veces sobre la misma

Nos situamos a la izquierda de la línea y cuando el curso se transforma en una flecha pulsamos el botón del mouse

Nos situamos a la izquierda igual que antes y cuando aparece la flecha pulsamos dos veces.

Para seleccionar todo el texto. Nos situamos igual a la izquierda y cuando aparece la flecha pulsamos tres veces.

Igualmente podemos seleccionar el texto pulsando sobre el principio de la zona que deseamos seleccionar y manteniendo pulsado el botón del mouse movernos al otro extremo de la zona.


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3.7 Formatos de Texto Recuerde que para aplicar cualquier formato a un rango de texto hay que seleccionarlo previamente.

Las opciones de formato que se pueden aplicar a los caracteres son: (las encontramos en la barra de herramientas formato)

Fuente: es el tipo o familia de letra que se aplica como pueden ser la Times, Arial, Courier, BooK Antiqua, Rokwell, etc. Se pueden aplicar desde el selector Fuente

.

Tamaño: se mide en puntos (pto.), medida tipográfica que equivale a 0,35 mm. La letra de este manual es una Arial 12 pto., para el texto normal y Arial 14 para los títulos. Se aplica desde el selector Tamaño de fuente .

Estilo de fuente: Se refiere a los modos de resaltar la letra: negrita , cursiva , subrayado , que se pueden aplicar al mismo tiempo: negrita cursiva subrayado.

Color de Texto: Podemos aplicar color a los caracteres o textos

Resaltar: Podemos resaltar un carácter, línea o texto

Borde: Podemos aplicar un borde a una línea, párrafo o texto para resaltarlo

Efectos: se llaman efectos al superíndice, subíndice, Tachado, Versales, etc. que se aplican desde el cuadro Fuentes del menú Formato


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Ejercicio: Explorando las herramientas de Formato aplique los siguientes

cambios al texto digitado en el ejercicio del numeral 3.2 (si tiene dudas consulte con su

tutor) Fuente: Verdana tamaño 10, titulo 14

¿QUE ES LA INFORMATICA?

La informática está en nuestras vidas, gran parte de nuestra sociedad se ha desarrollado al amparo de las nuevas tecnologías y debe su éxito en gran parte a esta ciencia. Debido al gran auge que ha supuesto la informática, considero importante clarificar el concepto y posicionarlo en el lugar que le corresponde para evitar confusiones.

La informática es la ciencia que se encarga del tratamiento automático de la información. Este tratamiento automático es el que ha propiciado y facilitado la manipulación de grandes volúmenes de datos y la ejecución rápida de cálculos complejos.

La acepción anterior es muy amplia y ha llevado a confundir su significado. Manejar un procesador de textos como Word no se considera informática, sino ofimática. En cambio, diseñar y crear una aplicación para poder realizar tratamiento de textos sí es una tarea informática. Al igual que el conductor de un vehículo no tiene porqué ser mecánico ni lo que realiza se llama mecánica, sino conducción.

La informática estudia lo que los programas son capaces de hacer (teoría de la computabilidad), de la eficiencia de los algoritmos que se emplean (complejidad y algorítmica), de la organización y almacenamiento de datos (estructuras de datos, bases de datos) y de la comunicación entre programas, humanos y máquinas (interfaces de usuario, lenguajes de programación, procesadores de lenguajes...), entre otras cosas.

La informática tiene su base en las matemáticas y la física, y a su vez se ha usado para potenciar estas ciencias. Por ese motivo la informática está hoy presente en todos los ámbitos en los que podemos encontrarlas: ingeniería, industria, administraciones públicas, medicina, diseño de vehículos, arquitectura, investigación y desarrollo, administración de empresas, restauración y arte... Si tuviera que definir los dos grandes pilares que reciben su soporte de la informática hoy en día, estos serían el manejo de grandes volúmenes de datos y la ejecución rápida de cálculos de complejidad elevada, los cuales aparecen comentados al principio. En este punto voy a hacer un inciso para dedicarme con más detalle a explicar estos dos pilares de la ciencia actual.

Muy Fácil verdad!!!


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3.8 Numeración y Viñetas

La numeración de una lista se puede realizar automáticamente.

Si tenemos escrita la lista la seleccionamos y pulsamos el botón Numeración de la Barra de formato

Si no tenemos escrita la lista, podemos pulsar el botón de Numeración y posteriormente escribir la lista. Pulsamos Enter en nuestro teclado cada vez que queremos pasar al número siguiente.

EJEMPLO: Tenemos escrito un texto tal como se muestra en la primera imagen que deseamos numerar. Marcamos las líneas que deben aparecer numeradas y pulsamos el botón Numeración de la Barra de formato.

El mismo procedimiento seguimos para colocar viñetas, estas son símbolos que nos permiten enumerar o listar. Tomando la misma lista anterior la seleccionamos

y pulsamos el botón Viñetas de la Barra de formato.

Si desea escoger mas estilo de viñetas o personalizarlas marcamos el menú formato – Numeración y Viñetas


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Aquí y después de haber marcado nuestro listado podemos marcar el tipo de sangría que queremos aplicar

Resultado del cambio:

Si deseas personalizar las viñetas marca el botón Aquí tendrás la opción de escoger diferentes opciones

Diferentes viñetas Color y tamaño de viñeta Resultado del cambio:


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Ejercicio: a. Realice un listado enumerando los nombres y apellidos de 5 compañeros. b. Realice 3 listados diferentes aplicando diferentes tipos de viñetas para numerar los diferentes tipos de dispositivos del computador (Entrada, Salida y Mixtos)

3.9 Manejo de párrafos (alineación e interlineado)

La alineación se utiliza para colocar una línea o todas las líneas de un párrafo en

diferentes orientaciones de la hoja

La opción de formato Alinear se encuentra disponible directamente en la Barra de formato. Ensáyelos en su texto como en el ejemplo.

Una vez seleccionado el texto que deseamos alinear pulsamos el botón Alinear a la izquierda si queremos que quede igualado por la izquierda.

La opción Centrar organiza las líneas alrededor del centro de la imagen y deja sin igualar los laterales

La opción Alinear a la derecha iguala el texto por la derecha.

Si deseamos que quede igualado por la derecha e izquierda pulsamos el botón Justificar


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El interlineado es el número de centímetros que se deja entre línea y línea cuando se elabora un escrito, por ejemplo si es espacio doble el toma 2 centímetros, lo podemos aplicar antes de iniciar a digitar el texto directamente con el botón

de la barra de herramientas formato. Otra forma de configurar el interlineado esta en el menú Formato – Párrafo, aquí encontraras las diferentes opciones.

Ejercicio: Aplique al texto digitado en su archivo Ejercicios Word1 el tipo de

alineación Justificado y aplique un interlineado de 1,5 líneas.

3.10 Bordes y Sombreado Otro tipo de formato que podemos aplicar para resaltar nuestros textos u hojas de

trabaja son la herramienta bordes y sombreado que encontramos en el menú

Lo primero que debemos hacer es marcar el párrafo o texto al cual queremos

aplicarle un borde o sombreado, cuando ingreses encontraras esta ventana


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En la pestaña bordes

podemos marcar con el

Mouse el tipo de borde, es

estilo de la línea del borde, el

color y si queremos cambiar

el ancho de la línea, Ejemplo:

En la pestaña Sombreado

podemos aplicar un color de

fondo a nuestro párrafo, solo

debemos marcar el color o

aplicar mas opciones si lo

deseamos. Explore la

herramienta. Ejemplo:


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En la pestaña Borde de página

puede aplicarle un borde a todas las

hojas de su archivo de trabajo o si lo

necesita puede aplicar una

herramienta de diseño Arte la cual le

permite decorar el borde de sus

hojas con motivos diferentes.

Ejemplo:

Sigamos aprendiendo…


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3.11 Tabulaciones

Las tabulaciones son saltos que se establecen a modo de columnas. Cuando se necesita dar al texto dos alineaciones distintas en la misma línea (como en un índice de un trabajo) o hacer un formato como el que aparece en la ilustración siguiente, se tiene que usar obligatoriamente los llamados altos de tabulación los cuales puede colocar manualmente en la regla de Word.

Tabulación centrada

Tabulación izquierda

Para configurar las tabulaciones vamos al menú

En el cuadro posición colocaras la primera medida de la tabulación, en este caso 2 y luego das click en , luego colocas 8 y fijar.

Cuando das aceptar las tabulaciones quedan listas en la regla de Word.

Para utilizarlas solo debes oprimir la tecla Tabulador y listo.

.


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Ejercicio: Con la ayuda de su instructor vamos a elaborar una hoja de vida e insertar nuestra foto en ella utilizando la cámara Web, para esto debemos tabular antes de empezar a escribir debe quedar así:

Tabulación izq. 7

Tabulación izquierda 2


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Para tomar la foto con la cámara Web

Seleccionamos en el escritorio cámara y damos doble click

Enfoque bien la cámara y tómese una foto, oprimiendo el botón superior de la cámara.

Pulse la tecla Esc para cerrar la cámara

Pulse en

File(F) (archivo) Save (guardar)

Seleccione para guardar la foto el Disco local (D:) y coloque un nombre.


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Esta barra aparece casi siempre en la parte inferior de la pantalla, después de guardar su foto podrá insertarla a su hoja de vida por medio del menú

luego buscamos la unidad donde guardamos

nuestra foto, la marcamos y damos click en

insertar, listo ya tenemos la foro en nuestro

archivo. Pida ayuda a su instructor para ubicarla.

3.12 Trabajo con columnas

En ciertos documentos deseamos una estructura tipo periódico que muestra el texto dividido en columnas. Las columnas nos permiten definir una cierta estructura para el texto. Cuando introducimos el texto van rellenándose una columna tras otra.

Ejemplo: Tenemos el siguiente texto, no olvide marcarlo……


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En el menú encontrara las opciones para aplicar la herramienta.

Aquí escogemos el número de columnas con las que trabajaremos, también podrá aplicar opción izq. o der., si desea cambiar el ancho y el espacio que abra entre las columnas solo debe desmarcar “columnas de igual ancho”, también tiene la opción de colocar una línea entre las columnas si lo desea. Resultado:

Si marca la opción, línea entre columnas


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3.13 Letra Capital

Es utilizada para resaltar la primera letra con la que iniciamos un párrafo, solo

debemos marcar la letra

Luego vamos al menú

Aquí encontraras las opciones para aplicarla,

puedes escoger como aparecerá, también el tipo

de fuente que tendrá, las líneas que ocupara la

letra y la distancia que abra desde la letra hasta el

texto. Resultado:


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3.14 Cambio de Mayúsculas y Minúsculas

Word tiene una herramienta que nos permite cambiar textos en minúsculas por

mayúsculas o viceversa sin tener que digitarlos de nuevo, es muy sencillo, solo

debemos marcar el texto que deseamos cambiar y luego ir al menú

Por defecto el nos marca la opción, así que solo debemos dar Aceptar y listo. Muy Fácil verdad!!!

Resultado:

Otra forma de cambiar a mayúscula o minúscula es seleccionar el texto escrito anteriormente y pulsar las teclas shitf y F3.

3.15 Insertar Imágenes Podemos insertar imágenes prediseñadas de la colección de office o de la colección Web, además podemos utilizar la barra de herramientas dibujo la cual nos permitirán dinamizar nuestro trabajo en Word.


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Identifiquemos la barra de herramientas Dibujo, para activarla recuerde que debe

ir al menú

O marcar directamente el botón de la barra de herramientas estándar.


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Insertar una imagen Para insertar una imagen prediseñada debemos ir al menú

Aquí……. Luego…….

Colecciones de Office click + o colecciones Web Organizar clips…

Escoja la categoría y copie y pegue la imagen


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Copiar y pegar la imagen en el documento de Word

Para que pueda mover la imagen dentro del documento los puntos negros deben quedar en blanco para eso debe marcar en el menú

Aquí marcamos la pestaña Diseño y luego el botón Estrecho y Aceptar, de esta forma ya podemos movilizar la imagen y ubicarla donde lo necesitemos. Resultado:


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Ejercicio: Con la guía de su instructor elaboremos el siguiente documento en la hoja número 2 del archivo Ejercicios Word1utilizando la barra de Dibujo.

WordArt

Autoforma

Imagen Prediseñada

Cuadro de Texto con una


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3.16 Configuración de pagina e impresión

Márgenes Los márgenes marcan el espacio que el programa debe dejar entre el borde del papel y donde se empieza a escribir. Basta con introducir las medidas en el cuadro correspondiente: superior, inferior, izquierdo o derecho. Para configurar las márgenes vamos al menú

Desde esta ventana podemos configurar las márgenes que tendrán nuestro documento y la orientación que va a llevar. Explore las diferentes herramientas. Si tiene dudas consulte con su instructor.

Impresión Para imprimir nuestros trabajos tenemos varias opciones, debemos ir al menú


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Aquí encontrara las opciones para la impresión, la impresora configurada, la opción de imprimir todo el documento, la página actual o intervalos de páginas, además del número de copias que desea sacar. Explore la herramienta. Si tuene dudas consulte con su instructor.

Ejercicio: Elabore el siguiente documento y guárdelo en su diskette con el nombre Ejercicios Word2, debe utilizar márgenes superior 4, inferior 2, izquierda 3 y derecha 3 a doble espacio con texto justificado y aplique los formatos negrilla, subrayado etc., que aparecen en el escrito guarde en su diskette con el nombre de Avances en telecomunicaciones e imprímalo y entregue a su instructor.


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Mincomunicaciones reporta avances del país en telecomunicaciones

La Ministra de Comunicaciones, María del

Rosario Guerra, presentó los avances logrados

en el último año en materia de telecomunicaciones

en el país y destacó entre otros logros el crecimiento en un 70% de

los suscriptores de Internet de banda ancha 23; la expedición del decreto sobre

Convergencia tecnológica que facilita la entrada de nuevos inversionistas; los

avances en conectividad social, los resultados del programa de Gobierno en Línea

en los ámbitos nacional y territorial; el cubrimiento del Programa Computadores

para Educar, que ya llega a 6.801 instituciones educativas oficiales y los

resultados a la exención del IVA para los computadores de bajo precio, que ha

permitido aumentar en un 60% las ventas en el primer semestre de 2007; la

ampliación de la cobertura de la radio comunitaria; Todo lo anterior ha permitido

que Colombia mejore su calificación con respecto en el Índice de Oportunidad

Digital de la Unión Internacional de Telecomunicaciones –UIT-, que mide el

avance tanto en infraestructura como en el uso y apropiación de estas tecnologías,

donde se pasó del puesto 88 al 80.

La Ministra intervino en el Consejo Público de Ministros, realizado el martes

en la Casa de Nariño y que fue transmitido al país por el Canal Institucional En

primera instancia la funcionaria presentó los desafíos que ha tenido la cartera a su

cargo y las respuestas del Ministerio.


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Taller Practico 1: Elabore el siguiente Documento utilizando las herramientas vistas: viñetas, imagen prediseñadas, bordes y sombreado. Guárdelo en su diskette con el nombre Taller 1, finalmente muéstrelo a su instructor.


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Taller Practico 2: Utilice las herramientas vistas para convertir el siguiente texto plano en un texto dinámico como se muestra al final (recuerde que puede utilizar el Internet para buscar las imágenes correspondientes). Finalmente envíelo por medio de su e-mail al correo de su instructor.

EL COMPUTADOR

El computador u ordenador: Es una máquina programable, cuyas características principales son: responder a instrucciones específicas, ejecutar una lista pregrabada de instrucciones (programa).

Qué es Computación

La Computación es la ciencia que trata del estudio del procesamiento automático de datos utilizando una computadora. El término Computación tiene su origen en un vocablo inglés, y se refiere a la realización de cálculos. Por su parte, un sinónimo frecuentemente utilizado, Informática, tiene su origen en un vocablo francés y designa la actividad del procesamiento de la información. La misión fundamental de la computación es el procesamiento de la información con el fin de sintetizarla, combinarla y ordenarla según las necesidades de cada usuario.

¿Qué es una Computadora? El término computadora tiene como sinónimos las palabras computador u ordenador. Su definición puede ser tan variada como nuestro abundante idioma lo permita. Pero la siguiente definición es aceptada internacionalmente:

Es una máquina electrónica, humanamente programada, capaz de realizar a gran velocidad cálculos matemáticos y procesos lógicos. También es capaz de leer, almacenar, procesar y escribir información con mucha rapidez y exactitud.

Desde el punto de vista histórico, la computación es un desarrollo de los años cuarenta. No obstante, es el resultado de varios siglos de trabajo, y es hasta que la madurez técnica de la ingeniería y las necesidades sociales la han hecho posible.

La definición anterior contiene el término: Máquina, la computadora responde a una estructura mecánica capaz de desarrollar actividades que, de hacerlas el hombre, demandarían el uso de capacidades intelectuales. La idea de computador como Cerebro Electrónico es adecuada si se entiende como un mecanismo que debe ser programado para cada tarea que se quiere realizar.

Procesamiento de la Información

Las computadoras son complejas desde el punto de vista técnico, pero simples desde el punto de vista conceptual. Un sistema de computadora tiene sólo tres componentes fundamentales para el procesamiento de información:

Unidades de Entrada,

Unidades de Salida y/o Almacenamiento, y

Unidades de Proceso.

La Unidad de Proceso es la más importante. Es la responsable de todo el trabajo en la computadora. Controla el ingreso, almacenaje, proceso y salida de los datos por medio de órdenes


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directas o previamente almacenadas. A la unidad de proceso también se le conoce popularmente como CPU.

Un sistema de cómputo puede compararse con el sistema biológico del cuerpo humano. El cerebro es la unidad de proceso, los ojos y oídos son componentes de entrada que envían señales al cuerpo. Las cuerdas vocales, por ejemplo, podrían ser los componentes de salida.

El sistema de informe de calificaciones, ilustra la interacción entre los tres componentes del sistema de computadora. Las calificaciones que los alumnos obtienen en sus clases son proporcionadas como entrada al sistema. Estas se almacenan (salida) en el archivo personal de cada estudiante. El informe de calificaciones se produce cuando el componente de procesamiento ejecuta un programa, generando un reporte impreso de calificaciones.

Los datos se introducen (entrada) utilizando generalmente un teclado semejante al de una máquina de escribir, y se visualiza (salida) en una pantalla parecida a una televisión.


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4. Hoja de calculo Excel


na hoja de cálculo es un programa que permite realizar cálculos aritméticos, estadísticos, financieros, bases de datos, gráficos etc., con una serie de datos previamente introducidos. Excel es el máximo exponente de

las hojas de cálculo existentes en el mercado actual. Con Excel podemos generar presupuestos, gráficos estadísticos, facturas, análisis de bolsa, ventas, inventarios, etc. Excel incorpora cantidad de funciones que nos facilitará el cálculo de operaciones complejas. Es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de cálculo. En Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo. Una hoja de trabajo esta compuesta por 256 columnas y 65.536 filas; a la intersección entre filas y columnas la llamamos celdas.

Como ingresar a Microsoft Word: De clic en el botón luego

U


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Ventana

4.2 Manejo área de trabajo (Filas, Columnas, Celdas)

Antes de comenzar con nuestra primera hoja, vamos a ver algunos conceptos fundamentales de Excel. Los archivos son llamados libros donde cada libro contiene 255 hojas, los libros contienen una extensión .xls Hoja: se denomina así a la zona donde estamos trabajando. Cada hoja tiene un nombre que la identifica el cual podemos cambiar. Los nombres de las hojas se pueden observar en la zona inferior de la pantalla

Estos nombres se pueden cambiar. Celda: cuadro individual que forma parte de la hoja. Es la intersección entre una columna y un fila por ejemplo A1 en las celdas introduciremos los datos.

Punto de Inserción

Barra de Herramientas Estándar

Barra de Menús

Barra de Titulo

Barra de Formato

Barra de Desplazamiento Vertical

Barra de Desplazamiento Horizontal

Barra de Formula Cuadro de Nombres

Columnas

Filas

Barra de Estado Hojas de Trabajo

Botones para visualizar Hojas de Trabajo

CELDAS


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Columna: se nombran de la A a la Z y están dispuestas en orden vertical. Después de la columna Z, nos encontramos con las combinaciones de columnas desde la AA, AB, AC... y así hasta la AZ. Luego, comenzaría la BA, BB... Y así hasta la última columna que es la IV es decir 256 columnas. Fila: dispuestas en orden horizontal, se numeran desde la 1 hasta la 65.536 que es la última. Libro de trabajo: conjunto de hojas. Un libro puede tener varias hojas. Al grabarlo, se crea un fichero con la extensión .xls con todas las hojas que tuviese el libro. Rango: grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de celdas por ejemplo que va desde la A1 hasta la A5 se reflejaría con el siguiente nombre: A1:A5, A1:K1 (donde dos puntos significa hasta).

LA HOJA DE TRABAJO

La gran área formada por cuadrículas constituye la hoja de trabajo de la hoja de cálculo.

LAS COLUMNAS

Las columnas se identifican con letras en la siguiente imagen las columnas A, B, C, D, E, F y G

La hoja de cálculo es mucho más grande de lo que aparece en pantalla. Si nos desplazamos a la derecha hasta el final llegamos en nuestra hoja de cálculo hasta las columnas IQ, IR, IS, IT, IU y IV. Podemos desplazarnos por la hoja de cálculo utilizando las flechas del teclado. 255 columnas hasta IV


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LAS FILAS: las filas se identifican con números 1,2,3,4……hasta 65.536

Las celdas: es la intersección entre una columna y una fila ejemplo A1, B3

Como podemos comprobar el numero de columnas y filas?

Pulsemos la tecla fin y la flecha hacia la derecha, nos muestra el final de las columnas.

Pulsamos la tecla fin y la flecha hacia abajo nos muestra el final de las filas.

Con la tecla inicio volvemos a A1

4.3 Barras de Herramientas

Estas son las principales: Barra de Herramientas Estándar

1. NUEVO: Crea un archivo en blanco basado en la plantilla predeterminada.

2. ABRIR: Abre o busca un archivo.


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3. GUARDAR: (menú Archivo) Guarda el documento activo con el nombre de archivo, ubicación y formato actuales.

4. CORREO ELECTRONICO: En Microsoft Excel, envía el contenido del libro actual como el cuerpo del mensaje de correo electrónico.

5. IMPRIMIR: (menú Archivo) Imprime al archivo activo o los elementos seleccionados. Para seleccionar las opciones de impresión haga clic en Imprimir, en el menú Archivo.

6. VISTA PRELIMINAR: (menú Archivo) Muestra la apariencia de un archivo al imprimirlo.

7. ORTOGRAFIA Y GRAMATICA: (menú Herramientas)Comprueba el documento activo por si existieran posibles errores de ortografía, gramática y estilo de escritura y muestra sugerencias para corregirlos. Para configurar las opciones de revisión ortográfica y gramatical, haga clic en Opciones en el menú Herramientas y, a continuación, en la ficha Ortografía y gramática.

8. CORTAR: (menú Edición) Quita la selección del documento activo y la ubica en el Portapapeles.

9. COPIAR: (menú Edición) Copia la selección en el Portapapeles.

10. PEGAR: (menú Edición) Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de inserción, reemplazando cualquier selección. Este comando sólo está disponible si se ha cortado o copiado un objeto, texto o contenido de una celda.

11. COPIAR FORMATO: (barra de herramientas Estándar) Copia el formato de un objeto o texto seleccionados y lo aplica al objeto u hoja en el que haga clic. Para copiar el formato a más de un elemento, haga doble clic en copiar formato y haga clic en todos los elementos a los que desee dar formato. Cuando haya terminado, presione la tecla ESC o vuelva a hacer clic para desactivar Copiar formato.

12. DESHACER: (menú Edición) Invierte el último comando o elimina la última entrada que haya escrito. Para invertir varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada junto a Deshacer y, a continuación, haga clic en las acciones que desee deshacer. El nombre del comando cambia a Imposible deshacer si no se puede deshacer la última acción.

13. REHACER: Invierte la acción del comando Deshacer. Para rehacer varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada junto a rehacer y, a continuación, haga clic en las acciones que desee rehacer.

14. EUROCONVERSIÓN: Nos permite convertir la moneda de un país a la moneda de otro.

15. INSERTAR HIPERVINCULO: Inserta un hipervínculo nuevo o modifica el hipervínculo seleccionado.

16. AUTOSUMA: En Microsoft Excel, agrega números automáticamente con la función SUMA. Microsoft Excel sugiere el rango de celdas que se va a agregar. Si el rango sugerido no es el correcto, arrastre el rango que desee y, a continuación, presione la tecla ENTRAR. En Word, inserta un campo = (Fórmula) que calcula y presenta la suma de los valores en


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celdas de una tabla situada encima o a la izquierda de la celda que contenga el punto de inserción.

17. PEGAR FUNCION: Muestra una lista de funciones y sus formatos y permite definir valores para argumentos.

18. ORDEN ASCENDENTE: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la primera letra del alfabeto, el número menor o la fecha más antigua, mediante la utilización de la columna que contenga el punto de inserción. Si anteriormente se establecieron otras opciones de ordenación, éstas permanecerán vigentes.

19. ORDEN DESCENDENTE: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la última letra del alfabeto, el número mayor o la fecha más reciente, utilizando la columna que contenga el punto de inserción. Si anteriormente se establecieron otras opciones de ordenación, éstas permanecerán vigentes.

20. ASISTE PARA GRAFICOS: Inicia el Asistente para Gráficos, que le indicará los pasos necesarios para crear un gráfico incrustado en una hoja de cálculo o modificar un gráfico existente.

21. DIBUJO: Muestra u oculta la barra de herramientas Dibujo.

22. ZOOM: Escriba una variación entre el 10 y el 400 por ciento para reducir o aumentar la presentación del documento activo.

23. AYUDA: El Ayudante de Office proporciona temas de ayuda y sugerencias para ayudarle a realizar sus tareas.

Barra de Herramientas Formato

1. FUENTE: Cambia la fuente del texto y de los números seleccionados. En el cuadro Fuente, seleccione un nombre de fuente.

2. TAMAÑO DE LA FUENTE: Cambia el tamaño del texto y de los números seleccionados. En el cuadro Tamaño de fuente, escriba un tamaño. Los tamaños del cuadro Tamaño de fuente dependen de la fuente seleccionada y de la impresora activa.

3. NEGRITA: Pone el texto y los números seleccionados en formato negrita. Si la selección ya está en negrita, haga clic en negrita para quitar este formato.

4. CURSIVA: Pone el texto y los números seleccionados en formato cursiva. Si la selección ya está en cursiva, haga clic en cursiva para quitar este formato.

5. SUBRAYAR: Subraya el texto y los números seleccionados. Si la selección ya está subrayada, haga clic en subrayar para quitar este formato.

6. ALINEAR A LA IZQUIERDA: Alinea el texto, números u objetos entre líneas seleccionados a la izquierda con el borde derecho discontinuo.


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7. CENTRAR: Centra el texto, números u objetos entre líneas seleccionados.

8. ALINEAR A LA DERECHA: Alinea el texto, números u objetos entre líneas seleccionados a la derecha con el borde izquierdo discontinuo.

9. COMBINAR Y CENTRAR: Combina dos o más celdas contiguas seleccionadas para crear una única celda. La celda resultante contiene sólo los datos situados en la parte superior izquierda de la selección, centrados en la celda. La referencia de celda de una celda combinada es la celda situada en la parte superior izquierda del rango original seleccionado.

10. MODELO DE MONEDA: Aplica el Estilo moneda a las celdas seleccionadas. Para cambiar dicho estilo, utilice el comando Estilo del menú Formato. Dependiendo del país seleccionado en el cuadro de diálogo Configuración regional de Windows, puede aparecer el botón Símbolo universal de moneda en lugar del botón Estilo moneda.

11. EURO: Aplica el Estilo euro a las celdas seleccionadas. Para cambiar dicho estilo, utilice el comando Estilo del menú Formato.

12. MODELO DE PORCIENTO: Aplica el Estilo porcentual a las celdas seleccionadas. Para cambiar dicho estilo, utilice el comando Estilo del menú Formato.

13. SEPARADOR DE MILES: Aplica el Separador de miles a las celdas seleccionadas. Para cambiar dicho estilo, utilice el comando Estilo del menú Formato.

14. AUMENTAR DECIMALES: Aumenta el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal en las celdas seleccionadas.

15. DISMINUIR DECIMALES: Disminuye el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal en las celdas seleccionadas.

16. DISMINUIR SANGRIA: Reduce la sangría del contenido de la celda seleccionada en un valor que es aproximadamente el ancho de un carácter de la fuente estándar.

17. AUMENTAR SANGRIA: Aplica una sangría al contenido de la celda seleccionada de aproximadamente el ancho de un carácter de la fuente estándar.

18. BORDES: Agrega un borde a la celda o rango seleccionados. Para dar formato a una celda o a un rango con el último borde seleccionado, haga clic en bordes . Para especificar otro tipo de borde, haga clic en la flecha que está junto al botón y seleccione un estilo de borde en la paleta.

19. COLOR DE RELLENO: Agrega, modifica o quita el color o efecto de relleno del objeto seleccionado. Los efectos de relleno incluyen degradado, textura, trama e imágenes.

20. COLOR DE FUENTE: Aplica al texto seleccionado el formato de color en el que haya hecho clic.


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Barra de Formula

1. CUADRO DE NOMBRE: Muestra la celda de referencia o el nombre de la celda activa. Para un rango, solo se muestra la celda de referencia arriba a la izquierda.

2. BOTONES BARRA DE FORMULAS: Los botones en la barra de fórmulas actúan sobre la celda seleccionada, la cual tiene su contenido exhibido en la ventana alargada a la derecha de esos botones.

La X roja cancela sus cambios si todavía no ha entrado los datos. Pulsar en la tecla ESC hace lo mismo. Si ya ha ingresado los datos dentro de la celdas , use el comando Deshacer para revertir lo que hizo. Recuerde que Deshacer recuerda no más de 16 acciones.

La tilde verde ingresa lo que ha escrito en la celda y la deja seleccionada. Pulsando la tecla ENTRAR también hace que dicha celda acepte lo que ha escrito, pero después por defecto, cambia la selección a la celda de abajo.

Mediante un clic en el botón Igual se abre un cuadro de diálogo donde puede ver el resultado de una fórmula antes de entrarla en la celda. Esto puede ahorrar mucha confusión y molestia. Atrape los errores temprano!

El botón Insertar función está aquí en la izquierda del área de Fórmula. Abre un diálogo que ayuda le a escoger y completar varias funciones de la norma.

3. BARRA DE FORMULA: E l lado derecho de la barra de Fórmulas muestra el contenido de la celda activa. El contenido de una celda puede ser texto, un número, una fórmula para calcular un número, o una prueba lógica que determina que es lo que va a exhibir la celda. En la celda, normalmente ve los resultados de la fórmula o de la prueba lógica en lugar de la fórmula misma.


65

4.4 Introducción y modificación de datos

Ya conocemos las herramientas básicas que podemos utilizar en Excel, así que es hora de comenzar a trabajar. Vamos a escribir en la casilla B2 "Presupuesto Anual" y en la C2 "Total Ventas"

Pulsamos con el botón izquierdo del mouse sobre la celda en la que deseamos escribir.

Podemos escribir directamente en la celda. Ejemplo "Presupuesto Anual” Nos situamos en la C2 y escribimos "Total Ventas"

Hemos escrito "Presupuesto Anual" pero solo se ve "Presupuesto". La palabra "Anual" está oculta por la siguiente columna.

Podemos hacer que se vea "Presupuesto Anual" ampliando la columna.

Nos situamos con el cursor en la barra donde están las letras que designan las columnas, entre las dos columnas. Véase la crucecita en la figura.

Y manteniendo pulsado el botón izquierdo del mouse nos desplazamos.


66

Podemos cambiar el tamaño de visualización de las filas de igual modo.

Nos situamos en la barra que muestra los números de las filas en la línea que queremos mover Y manteniendo pulsado el mouse movemos la línea

Para modificar un dato insertado solo debes ubicarte en la celda del texto y luego oprimir la tecla F2, esto ara que el cursor aparezca de nuevo en la celda y puedas modificar el texto.

Podemos cambiar la visualización de toda la Hoja de Trabajo mediante el comando Zoom, de la Barra Estándar.

Si seleccionamos un número más pequeño la pantalla mostrará un mayor número de celdas de menor tamaño


67

Ejercicio 1: Vamos a ingresar los siguientes datos en la hoja 1 de su archivo de

Excel, verifique que los datos queden completos, luego guarde el archivo en su

diskette con el nombre Ejercicios Excel1.

4.5 Series de datos

Excel maneja una herramienta que nos permite realizar series de datos

(numéricos o texto), por ejemplo esto nos permite realizar grandes listados de

números de forma sencilla.

Series de Números: Para numerar los alumnos de la tabla del Ejercicio 1

podemos utilizar esta herramienta, esto nos ahorra tiempo y será mas sencillo que

escribir numero por numero.

Debemos escribir el numero con el iniciara la serie,

nótese que la parte inferior izquierda de la celda

encontramos un pequeño cuadro que se llama

Controlador de Relleno, cuando se sitúa el puntero


68

del Mouse sobre este cuadrito el puntero

cambia a una cruz negra, cuando aparezca

oprimimos sin soltar la tecla Ctrl, al mismo

tiempo arrastramos hacia abajo sin soltar

el click del Mouse hasta donde queremos

que quede la serie.

El resultado será la serie completa de números, esto nos ahorrara bastante tiempo

cuando necesitemos realizar un listado de números grande, por ejemplo de 1 a

100.

Si lo que necesitas es realizar una serie de números

iguales, debes realizar el mismo procedimiento pero sin

oprimir la tecla Ctrl.

Series de textos: También podemos utilizar la

misma herramienta pero aplicada a textos, por

ejemplo podemos hacer series del mismo texto de la

misma forma, cuando nos situamos en el cuadrito

control de relleno arrastramos hacia abajo sin soltar

el click del Mouse hasta donde queremos que quede

la serie. Lo mismo podemos hacer con los meses del

año (note el resultado), los días de la semana y las

fechas.


69

Meses Días de la Semana Fechas

Ejercicio 2: Aplica la herramienta Series para numerar los alumnos de la tabla del

archivo Ejercicios Excel1.

4.6 Tipos de datos

Los datos que se pueden introducir en una celda son de tres tipos: texto, valores y fórmulas. Cada uno de los cuales se caracteriza por los siguientes aspectos:

Texto:

Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, números y símbolos), es decir, es de naturaleza alfanumérica y puede tener hasta un máximo de 32.000 caracteres.

Cualquier serie de números mezclados con otros caracteres, por ejemplo 98+56, se toman como un dato de tipo texto. Los textos más usuales son las palabras, títulos, rótulos, letreros...

Números:

Dentro de esta categoría se incluyen los números propiamente dichos, las fechas y horas, porcentajes etc. tratándose todos ellos por igual, y quedando alineados a la derecha de la celda donde se introducen. Los estudiamos:

Números

Un dato de tipo número puede incluir dígitos del 0 al 9, junto a cualquiera de los siguientes caracteres:


70

Signos + ó – delante del número, indicando un valor positivo (por defecto si no se coloca ninguno de los símbolos) o un valor negativo (Ej: -34).

Paréntesis, que indican un valor negativo, equivale al signo -. por ejemplo (34) significa que es negativo.

Los signos "." y "," que indican la separación entre miles y la separación decimal, respectivamente. El punto ‘.’ del teclado numérico (bajo la tecla 3 en la esquina inferior derecha del teclado), se utiliza como separador decimal, nunca como separador de miles. No es aconsejable teclear los puntos de separación de los miles al introducir un número. Ya se le dará si se desea un formato para que se presente de esa manera. (Ej: Deberemos introducir 234500,00 y no 234.500,00 aunque al darlo posteriormente un formato adecuado, lo veamos estéticamente de la forma 234.500,00).

Signo "/" para indicar una fracción mixta. Su nomenclatura es la siguiente:

o Si se quiere expresar un número decimal, mayor de la unidad, mediante un número entero y la fracción correspondiente a la parte decimal: se escribiría 18 3/4, correspondiendo al número 18,75 ó 7 1/2 correspondiente al 7,5.

o Si se quiere expresar un número decimal, menor de la unidad, mediante un número entero y la fracción correspondiente a la parte decimal: se escribiría 0 3/4, correspondiendo al número 0,75 ó 0 1/2 correspondiente al 0,5. Nunca se escribirá la fracción como 3/4 ó 1 /2, ya que sería considerado como una fecha.

Símbolo "%" detrás del número indica un porcentaje, por ejemplo 65% equivale a 0,65. (¡Ojo! En este caso, vemos un 65% pero en la celda tenemos un 0,65. De este modo, si operamos en una fórmula por ese valor no deberemos añadir en la fórmula el "...y dividido por cien" ya que el valor ya está dividido por 100. No tenemos un 65 sino un 0,65).

La letra E para indicar potencias de 10, por ejemplo 6e2 representa 6 por 102, lo que equivale a 600. Esta es la llamada notación científica.

Consejo: Es una buena práctica introducir los números limpios sin ningún carácter adicional excepto el signo "-" si es un número negativo, y la coma para separar los decimales. Un cien mil se introduce: 100000

Un número que no ocupe el ancho total de la celda se sitúa, por defecto, alineado a la derecha de la misma. Si el número fuese más largo que el ancho de la celda, aparecerá automáticamente en formato científico o de potencias de 10. Por ejemplo, al introducir el número 266410566056 en una celda, éste aparecerá como 2,66410E+11, es decir, 2,66410 por 1011.


71

La visualización de los números en la barra de fórmulas siempre será en formato estándar, independientemente de cómo aparezcan en la celda.

FECHAS Y HORAS:

Son tratadas como números, correspondiendo a cada fecha el número equivalente al de días transcurridos desde el 1 de Enero de 1.900 hasta la fecha en cuestión. A la hora le corresponde la fracción resultado de dividir el número de segundos transcurridos desde las 0 horas, por el número de segundos que tiene un día (86.400).

De este modo el número 10 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900, y el número 10,75 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900 a las 18:00 horas.

De esta forma es posible realizar operaciones matemáticas con celdas que contengan fechas u horas. Las fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy - fecha de nacimiento = días vividos).

Se deben de tener en cuenta los siguientes aspectos al introducir una fecha u hora:

• Se pueden utilizar indistintamente los signos / ó – como separador en las fechas.

• Se pueden utilizar mayúsculas o minúsculas indistintamente. • Se pueden escribir los nombres de meses con 3 caracteres o más. • Se pueden incluir la fecha seguida de la hora en una misma celda

separándolas por un espacio en blanco.

Consejo: El método más rápido de introducir fechas correspondientes al año actual es introducir "d/m". Si introducimos fechas correspondientes a años diferentes del actual aconsejamos el empleo de esta fórmula "d/m/aaaa" (Ej 5/5/1925) escribiendo los cuatro dígitos para el año y evitar posibles errores.

Fórmulas:

Las fórmulas permiten realizar cálculos, más o menos complejos, con los datos introducidos en la hoja de cálculo.

Una fórmula admite un máximo de 1.024 caracteres y habitualmente está compuesta por números, operadores y direcciones (referencias) de celdas. También se podrán introducir funciones (fórmulas que ya vienen pre-hechas con Excel). Las funciones se tratarán en temas posteriores.

Los operadores utilizados en la creación de fórmulas son los siguientes:


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Operador Valor + - Positivo, Negativo (como signo) % Porcentaje ^ Exponente * / Multiplicación, División + - Suma, Resta (como operación) & Concatenación de textos = <> Igual, Distinto a < > Menor que, Mayor que <= >= Menor o igual que, Mayor o igual que

El orden de prioridad o preferencia de los operadores disminuye de arriba a abajo en la tabla anterior, es decir, si en una misma fórmula existe un operador de suma y otro de multiplicación, primero se efectúa la multiplicación y luego la suma. Si varios operadores en una fórmula tienen igual preferencia, éstos se evalúan en el orden en que se encuentren, de izquierda a derecha dentro de la fórmula. Para alterar el orden de evaluación de los operadores en una fórmula se puede hacer uso de los paréntesis.

Consejo: Siempre que escribamos una fórmula con más de una operación, es importante usar los paréntesis para evitar posibles errores de prioridades. Eso sí, abriremos tantos como cerraremos. MUY IMPORTANTE: Todas las fórmulas han de comenzar con el signo igual, de lo contrario Excel las interpretará como texto. Por ejemplo, la fórmula B5+B8 está mal. Debería ser escrita =B5+B8. Las referencias a celdas en las fórmulas podemos escribirlas en mayúsculas o minúsculas indistintamente. Consejo importante: Cuando en una fórmula queramos operar con un valor fijo, por ejemplo calcular un descuento del 10% sobre un precio introducido en B5, evitaremos por todos los medios introducir el 10% en la fórmula (=B5*10%), especificando en su lugar una celda de la hoja (Por ejemplo C20) donde introduciremos el valor del 10%. Así la fórmula debería quedar: =B5*C20. Esta es la técnica correcta, ya que si deseamos cambiar el descuento a aplicar, en vez de tener que modificar la fórmula, cambiaríamos simplemente el contenido de la celda C20.


73

4.7 Manejo de Rangos

Marcar o seleccionar un conjunto de celdas (rango) es muy útil para realizar de forma conjunta operaciones sobre ese grupo de celdas. Por ejemplo para dar un nuevo formato a un gran grupo de celdas es mucho más rápido marcar el grupo y aplicar a todas a la vez el nuevo formato.

Para seleccionar una fila pulsamos sobre el número que designa la fila. Y si queremos seleccionar varias filas mantenemos pulsado el botón y nos desplazamos. Por ejemplo vamos a seleccionar las filas 4,5 y 6.

Para marcar una columna completa nos situamos en la barra superior de la columna donde se encuentran las letras que designan las columnas y pulsamos el botón izquierdo del mouse.

Podemos seleccionar varias columnas si mantenemos pulsado el botón del mouse y nos desplazamos a las siguientes columnas.

Escoger un conjunto de celdas

Podemos fácilmente seleccionar un rectángulo de celdas pulsando sobre la celda situada en una esquina y manteniendo pulsado el mouse nos movemos hacia la esquina opuesta.

Otra forma de hacerlo es marcar la primera celda y manteniendo pulsada la tecla de mayúsculas del teclado movernos a la última.


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Seleccionamos por ejemplo desde la celda B3 a la D5. Pulsamos sobre la B3 y nos movemos a la D5.

¿Qué hacer para seleccionar un conjunto de celdas salteadas?

Por ejemplo queremos marcar las celdas B3, B4,B5 y las D3 y D4

Nos movemos desde B3 a B5 manteniendo pulsado el botón izquierdo del mouse.

Mantenemos pulsada la tecla "Ctrl" (la tecla Control se encuentra en la esquina inferior izquierda del teclado) pero soltamos el botón del mouse y nos movemos a D3

Nos movemos desde D3 a D4 manteniendo pulsado el botón izquierdo del mouse.

Seleccionar todas las celdas

Puede ser útil seleccionar todas las celdas. Por ejemplo cuando queremos dar un mismo formato a todas las celdas

Pulsamos sobre la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo. Arriba del "1" que designa la primera columna.


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4. 8 Formato de Filas y Columnas 4.8.1 Ancho, alto, ajustar a la selección, tamaño estándar

Como vimos antes en el numeral 4.4 podemos ajustar manualmente el tamaño de

las filas o columnas, pero existen otros formas para configurar las cuales nos

permiten cambiar el ancho de las columnas y el alto de las filas y es desde el

menú Formato. Verifiquemos las opciones que nos brinda esta herramienta.

Aquí puedes encontrar las diferentes opciones: (recuerde que antes de aplicar cualquiera debe marcar la

columna o rango al cual desee aplicar el cambio) Ancho: Permite colocar un ancho igual en cm para

la columna o columnas seleccionadas.

Ajustar a la Selección: Permite que el tamaño de

la columna se ajuste exactamente al tamaño del

texto que halla escrito en ella.

Ocultar: Permite ocultar la columna.

Mostrar: Permite ver las columnas que estén ocultas

Tamaño estándar: Aplicarle un tamaño estándar en cm para las columnas

seleccionadas.

Para las filas se manejan las mismas opciones.


76

Ejemplo: Lo primero que debemos hacer es marcar las columnas o filas a las

cuales queremos aplicar el cambio

Luego vamos al menú

Luego aplicamos la medida

Resultado:


77

Ejercicio 3: Aplique esta herramienta para modificar el tamaño de las filas y

columnas del ejercicio de la hoja1 del archivo Ejercicios Excel1. Modifique el

tamaño de la fila del titulo a 25 y de las filas con texto a 20, luego modifique los

tamaños de las columnas para que queden ajustadas al tamaño de los datos.

4.8.2 Insertar y eliminar filas y columnas

En ocasiones necesitamos insertar filas o columnas entre los datos de una tabla

veamos como.

Lo primero que debemos saber es que cuando insertamos una columna siempre

aparecerá por la izquierda y cuando insertamos una fila aparecerá por arriba.

Tenemos la siguiente tabla:

Insertar columnas

Marcamos la columna donde deseamos añadir una nueva columna en blanco a su izquierda.


78

Seleccionamos el menú Seleccionamos Columnas.

Resultado:

Si queremos añadir varias columnas marcamos varias columnas antes de seleccionar Insertar. Podemos marcar las columnas pulsando sobre la Barra en que se encuentran las letras que dan nombre a las columnas y sin soltar el botón del mouse nos desplazamos.

El número de columnas en la hoja de cálculo se mantiene en 256. Para añadir nuevas columnas el programa elimina las últimas. Por tanto si las últimas filas contienen datos el programa no permite añadir nuevas columnas.

Insertar filas

Nos situamos a la altura donde queremos añadir una fila. La fila se añade arriba de donde estamos.

Seleccionamos el menú Seleccionamos Filas


79

Resultado:

Si queremos añadir varias filas marcamos varias filas antes de seleccionar Insertar. Podemos marcar las filas pulsando sobre la Barra en que se encuentran los números que dan nombre a las filas sin soltar el botón del mouse nos desplazamos.

Ejercicio 4: Inserte las columnas y filas necesarias para que el ejercicio de la

hoja1 del archivo Ejercicios Excel1 que de la siguiente forma:

Muy Fácil!!!!!


80

Eliminar columnas

Seleccionamos la columna que deseamos eliminar.

Seleccionamos el menú Edición Seleccionamos Eliminar

Resultado:


81

Eliminar fila

Marcamos la fila que deseamos eliminar

Seleccionamos Edición Seleccionamos Eliminar

Resultado:


82

4.7 Hojas de Trabajo (insertar, ordenar, copiar y eliminar)

En la parte inferior tenemos una barra que nos permite cambiar entre las distintas hojas. Igual que en una carpeta, en Excel podemos tener varias hojas. Podemos realizar por ejemplo en cada hoja un trabajo y posteriormente integrarlos.

Es aconsejable ser ordenado y utilizar distintas hojas para los distintos proyectos, ejercicios o apartados analizados. Como activamos las hojas de trabajo? por ejemplo la "Hoja número 2".

Para seleccionar Hoja en la parte inferior de la hoja hay unas barras donde aparece Hoja1, Hoja2, Hoja3 Para seleccionar simplemente haga Click en una de ellas, un libro puede contener hasta 256 hojas puede insertar, eliminar, ocultar etc.

Barra inferior que nos facilita el movernos por la Hoja del Cálculo.

Insertar Hojas

Seleccionamos Insertar

Seleccionamos Hoja de Cálculo

Resultado:

Debemos tener en cuenta que cuando insertamos una hoja nueva siempre aparecerá a la izquierda de la hoja que este activada en ese momento, como teníamos activada la Hoja1 la hoja nueva aparece a la izquierda.


83

Una vez insertada podemos cambiar su posición en el libro simplemente pulsando sobre la pestaña Hoja4 por ejemplo y manteniendo pulsada arrastramos la pestaña a la posición seleccionada.

Resultado:

Pulsando sobre las pestañas de Hojas que se encuentran en la parte de abajo de la Hoja de trabajo y pulsando el botón DERECHO del mouse accedemos al menú desde el que podemos Insertar, Eliminar, Mover o Cambiar el nombre a la Hoja.

Cambiar nombre de la Hoja

Solo debe acceder al menú y marcar Cambiar nombre, inmediatamente se activa la hoja y puede digitar el nombre que desea colocarle a la Hoja finalmente enter.

Resultado:


84

Copiar Hoja

Para copiar una hoja de trabajo debe marcar la hoja que quiere copiar, acceder al menú y marcar

En la ventana de opciones debe marcar el libro o archivo al cual quiere copiar la hoja (Excel le permite copiar una hoja en el mismo archivo o libro de trabajo, a uno existente o a uno nuevo. Si quiere copiarla a un archivo que ya existe debe tener en cuenta que este debe estar abierto) verifique opciones.

Luego debe marcar antes de que hoja desea que aparezca la hoja de copia y finalmente marcar el cuadro de opción Crear una copia

Resultado:


85

Color de Etiqueta

Otra opción que encuentras en este menú es colocar color a las etiquetas, de esta forma podrás agrupar o resaltar tus hojas de trabajo.

Seleccionamos la hoja a la que queremos aplicar el color y accedemos al menú, marcamos la opción y finalmente escogemos el color.

Resultado:

Eliminar Hoja

Seleccionamos la Hoja que deseamos eliminar y accedemos al menú. Si estamos situados en otra Hoja pulsamos la pestaña correspondiente a la Hoja que deseamos eliminar en la parte inferior de la Hoja de trabajo. Es importante para no perder datos tener claro en que Hoja estamos situados antes de eliminar una Hoja.

Resultado: La hoja seleccionada desaparece.


86

Ejercicio 5: Pongamos en práctica lo aprendido.

Aplique los siguientes cambios en el archivo Ejercicios Excel1 que venimos trabajando:

Coloque a la hoja1 el nombre Listado Alumnos Sena

Inserte dos nuevas hojas de trabajo y luego organícelas

Cambie el nombre de la hoja2 por Informe Trabajadores y el de la hoja3 por Informe de Ventas Enero

Elimine las hojas 4, 5 y 6

Aplique un color de etiqueta diferente a las hojas restantes

Copie la hoja Listado Alumnos Sena ubicando la copia al final de las hojas actuales

Muestre el resultado a su instructor.


87

4.9 Formato de Celdas 4.9.1 Fuente Al igual que en Word podemos cambiar la fuente de nuestro texto en la hojas de

Excel, recuerde que antes de aplicar cualquier cambio debe marcar el rango de

datos.

Recuerde que el la barra de herramientas formato encuentra las opciones para

cambiar el tipo de letra, tamaño, color, etc.

También podemos aplicar más opciones de formato desde el menú

Marcando la pestaña Fuente

Aquí aplicamos al titulo letra Lucida Console tamaño 16 negrita, cursiva,

subrayado y color. También podemos aplicar cambios al texto del listado.


88

4.9.2 Alineación

Podemos llegar a las instrucciones para cambiar la alineación por varios caminos. Por ejemplo con los mismos datos que hemos trabajado:

Para centrar los títulos o datos de una hoja de Excel tenemos los botones de

alineación .

Marcamos los datos que queremos alinear y luego aplicamos la alineación correspondiente, en este caso Central para que los datos queden alineados en la mitad de la celda. También aplicamos al texto del listado.

Resultado:

Ahora alinearemos el titulo de nuestro listado, para esto utilizaremos el botón

Combinar y centrar, este botón nos permite convertir varias celdas en una

sola y además centrar el texto que este en ellas.

Marcamos el rango de celdas con respecto a las cuales centraremos el titulo y

click al botón


89

Resultado:

También podemos personalizar la alineación por medio del menú

Marcando la pestaña Alineación

Ejemplo: Observemos que en nuestro listado de datos algunos títulos son mucho

mas largos que los datos correspondientes

y esto hace que se vea un poco mal la

estética de nuestro trabajo; para


90

solucionar esto podemos combinar y alinear la celda del titulo de tal forma que sea

acorde el tamaño del titulo con el de los datos.

Marcamos la celda que queremos alinear, luego vamos al menú Formato – Celdas

y activamos la pestaña Alineación, allí marcamos las siguientes opciones con la

ayuda del marcador :

Alinear Central

Horizontal y verticalmente en la

celda

Marcar la opción y Aceptar

Finalmente ajustamos el tamaño

de la columna y la fila

Finalmente utilizando el botón de la barra de herramientas

estándar Copiar Formato puedes aplicar este formato a las

demás celdas de títulos y lograr una mejor estética en nuestro

trabajo.

Resultado:


91

4.9.3 Bordes Los bordes permiten dar una mejor presentación a las tablas de datos.

Marcamos el rango de datos a los cuales le aplicaremos el borde

Podemos aplicar bordes sencillos desde el botón de la barra de herramientas

formato

Pero si queremos personalizarlos vamos al menú

Aquí encontraremos la ventana que nos

permitirá cambiar varias opciones del

formato de las celdas de trabajo,

marcamos la pestaña Bordes

Lo primero que marcamos es el estilo de

línea que queremos aplicar, luego el color

y finalmente el borde o bordes que

queremos aplicar, en este caso Contorno

e Interior, finalmente Aceptar


92

Resultado:

4.9.4Tramas

Podemos aplicar un color de fondo a nuestras celdas o aplicar tramas para

resaltarlas, marcamos el rango de celdas a las que aplicaremos el cambio y luego

vamos al menú allí marcamos la pestaña Tramas, luego

escogemos el color y si deseamos la trama que aplicaremos, finalmente Aceptar.


93

Resultado:

4.9.5 Número

En muchas ocasiones necesitaremos cambiar el formato de algunos de los datos

que tenemos en una hoja de trabajo por ejemplo, la fecha el formato de los

números, etc., esto lo podemos aplicar por medio de la pestaña Numero del menú

Desde esta pestaña podemos aplicar los diferentes tipos de datos y marcar las

opciones según como se desee que aparezcan los datos.


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Ejercicio 6: En la hoja Informe Trabajadores del archivo Ejercicios Excel1

vamos a realizar la siguiente tabla de datos aplicando el correspondiente formato

para lograrlo.

Ejercicio 7: En la hoja Informe de Ventas de Enero del archivo Ejercicios Excel1 vamos a realizar la siguiente tabla de datos aplicando el correspondiente

formato para lograrlo.

Tenemos un Informe de Ventas en el cual debemos resolver: Total de Ventas

por empleado, las ventas-gastos de representación, la comisión del empleado por

sus ventas (2% del total de ventas) y finalmente el Neto de las Ventas (Ventas-

Gastos – Comisión). Para completar la tabla estudiaremos el siguiente tema….


95

4.10 Manejo y aplicación de Formulas (suma, resta, multiplicación y División)

Excel es una hoja de cálculo y como su nombre indica su función fundamental es trabajar con grandes volúmenes de números y realizar cálculos numéricos.

Formulas

oda formula en Excel empieza con el signo (=) seguido de uno o varios paréntesis de acuerdo a la prioridad de la información. En la formula se escribe la dirección de la celda donde se encuentra el dato.

Una fórmula es una ecuación que calcula un valor nuevo a partir de los valores existentes en las celdas. Las fórmulas pueden contener números, operadores matemáticos, referencias a celdas o incluso funciones.

Para trabajar con formulas tenga en cuenta:

Siempre empiezan con el signo ( = ) colocado en la celda donde quiere que aparezca el resultado de la fórmula aplicada.

Cada fórmula puede utilizar uno o más operadores aritméticos. Cada fórmula incluye 2 o más valores que combinan mediante

operadores aritméticos. Cuando utiliza las fórmulas, Excel puede combinar números, referencias a celdas, además de otros valores.

Operadores matemáticos

Suma + Resta -

Multiplicación * División / Exponenciación ^

Ejemplo:=(A1+B1+C1)/3) estamos sumando y el resultado lo Dividimos en 3. =A1*B2 Vamos a manejar la multiplicación

=A1-B2 Vamos a operar con la resta =A1/B2 Vamos a operar con división

T


96

El orden en el que se efectúan las operaciones matemáticas

En matemáticas el orden de las operaciones si puede afectar al resultado.

El programa Excel calcula en un cierto orden:

• Primero las operaciones entre paréntesis. • Las potencias • Las multiplicaciones y divisiones • Sumas y restas.

Ejemplo:

Realizar la operación 4*(4-3)

NO es 4 por 4 menos 3 que daría como resultado 13

Sino que primero se calcula el paréntesis 4-3 que da como resultado 1 y se multiplica por 4.

Por tanto el resultado es 4

Ejemplo:

¿Cuál es el resultado de la operación 4+5*2-7*(2+3)^3 ?

• El programa primero calcula el paréntesis (2+3) que da 5 • Después calcula la potencia y calcula 5^3 es decir 5*5*5 que da 125 • A continuación las multiplicaciones 5*2 que da como resultado 10 y 7*125

que da 875 • Nos queda 4+10-875 es decir 14 menos 875 que da como resultado un

número negativo -861


97

ara que estudiemos como aplicamos formulas en Excel trabajaremos sobre la tabla del Ejercicio 7 del ítem anterior.

En este informe de ventas tenemos las ventas correspondientes a la primera y segunda quincena del mes de enero, lo primero que debemos calcular es cuando fue el total de las ventas de ese mes, para esto debemos sumar las ventas de las dos quincenas.

Lo primero que hacemos es ubicarnos en la celda en la cual queremos que aparezca el resultado y colocamos el símbolo = como ya vimos

Luego marcamos con un click del mouse la primera celda a operar, el signo de la

operación (en este caso +) y luego la segunda celda a operar

Finalmente Enter para confirmar

Así sucesivamente en todas las celdas para calcular los respectivos resultados

P


98

Para calcular el primer total utilizaremos el botón autosuma que se encuentra en la barra de herramientas estándar, este nos permite sumar rangos de datos seguidos (filas o columnas) para no tener que sumar celda por celda. Primero nos ubicamos donde queremos el resultado y luego damos click en el

botón , aparece de la siguiente forma: Como puede notar aparece el símbolo = seguido de la función SUMA y dentro del paréntesis la celda desde donde inicia el rango, luego : y finaliza con la celda donde termina el rango. Es símbolo : nos indica que sumaremos todas las celdas que están entre F7 y F12 (F7+F8+F9+F10+F11+F12). Nótese que este botón nos evita sumar celda por celda.

Resultado:

Ejercicio 7a: Halle el total de ventas de cada empleado, los gastos de representación será para todos de $80.000 y luego halle las ventas-gastos de representación con sus respectivos totales.

Resultado:


99

Antes de seguir debemos recordar que en la parte inferior izquierda de todas las celdas encontramos un pequeño cuadro que se llama Controlador de Relleno, cuando se sitúa el puntero del Mouse sobre este cuadrito el puntero cambia a una cruz negra, esta nos permite copiar los que tengamos en la celda, cuando la utilizamos para trabajar con formulas nos evita tener que realizar la misma formula en varias celdas, al situamos en el cuadrito control de relleno arrastramos hacia abajo sin soltar el click del Mouse hasta donde queremos que quede copiada la formula. Ejemplo: Para calcular la venta-gastos de representación solo debemos hallar el primer resultado, luego nos ubicamos en el controlador de relleno y arrastramos, de esta forma hallaremos todos los resultados sin tener que formular en todas las celdas. (Como ya habíamos hallado los resultados de esta columna bórrelos y ensaye la nueva herramienta)

Fácil verdad!!! Para completar nuestra tabla nos falta hallar los resultados de la comisión y el Neto de las Ventas, pero antes necesitamos conocer dos conceptos importantes en Excel: Referencia Relativa y Referencia Absoluta.

Referencias relativas

Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.


100

Fórmula copiada con referencia relativa

Ejemplo: Nótese que cuando copiamos la formula para calcular las Ventas-Gastos hacia abajo, cambia la posición de la celda y también la referencias ya que Excel calcula los datos que encuentra según la referencia.

En la barra de formula podemos observar la formula empleada para hallar el resultado si pasamos a la siguiente celda vemos como cambian las referencias y lógicamente el resultado.

Referencias Absolutas

Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1.

Fórmula copiada con referencia absoluta


101

Ejemplo: Calcularemos la columna comisión de nuestro ejercicio aplicando la Referencia Absoluta.

Para calcular la comisión debemos multiplicar el Total de Ventas de cada empleado por el porcentaje de comisión, como el porcentaje de la comisión es la misma para todos los empleados le aplicamos la referencia absoluta a la celda B14 oprimiendo la tecla F4 de esta forma fijaremos esta celda para que no cambien la referencia cuando copiemos la formula en las demás celdas.

En la barra de formula podemos observar la formula empleada para hallar el resultado si pasamos a la siguiente celda vemos como cambia la referencia de la celda total ventas pero la celda con el porcentaje de comisión permanece invariable.

Referencias mixtas

Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia


102

relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.

Fórmula copiada con referencia mixta

Ejercicio 7a: Termine de calcular los datos de la tabla del Ejercicio 7.

Resultado:


103

Taller Practico 1

Cree un archivo nuevo con el nombre Talleres Excel, Cambie el nombre de la hoja1 a Informe Papelería, digite el informe y realice los cálculos correspondientes.

El subtotal será la cantidad multiplicado por el precio El valor Iva será el subtotal por el % del Iva El total es el subtotal mas el valor Iva El total de la papelería el portal será la suma del subtotal , valor Iva y total el

resultado se dará en negrilla

Resultado:


104

Taller Practico 2

A la hoja2 del archivo Talleres Excel, cámbiele el nombre a Informe Ventas Marzo, digite el informe y realice los cálculos correspondientes. Tenga en cuenta el orden en que se realizan las funciones.

El Dto será igual al Valor Unitario por el valor % del Dto El Iva será igual a el Valor Unitario menos el Dto por el % de Iva El Valor Total será igual a Valor Unitario menos el Dto mas el Iva por la

cantidad Resultado:


105

4.11 Manejo y aplicación de Funciones Básicas

as anteriores fórmulas utilizan los operadores matemáticos normales, mientras que las funciones nos permiten utilizar una amplia variedad de parámetros. Las funciones son fórmulas predefinidas, que utilizan ciertos

valores denominados argumentos.

Por ejemplo la función que nos permite realizar la suma de los números introducidos desde la casilla A1 a la C3 queda como =SUMA(A1:C3) donde:

Comenzamos la función con el signo igual "=" para indicar al programa que se trata de una función.

El nombre de la función que queremos realizar. La operación que deseamos realizar en este caso SUMA

El argumento que en este caso hace referencia al rango de celdas donde se encuentran los números a sumar.

En los ejemplos anteriores hemos utilizado como argumentos de las fórmulas referencias de celdas; pero en general los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos, matrices o referencias de celdas.

Las funciones adoptan la forma de =FUNCION(argumento1;argumento2;argumento3...), donde los argumentos se encuentran separados por punto y coma.

Por tanto para sumar los números introducidos en las celdas A1, A2, A3 y A4 tenemos varias posibilidades

Utilizar la función SUMA y escribir todos los argumentos uno detrás de otro

=SUMA(A1;A2;A3;A4)

Utilizamos la función SUMA pero ahora resumimos las celdas escribiendo la primera, dos puntos y la última

=SUMA(A1:A4)

Sumamos mediante el operador matemático suma u escribiendo todas las celdas

=A1+A2+A3+A4

L


106

4.11.1 Autosuma

En el numeral 4.10 estudiamos el botón autosuma que se encuentra en la barra de herramientas estándar, este nos permite sumar rangos de datos seguidos (filas o columnas) para no tener que sumar celda por celda, cuando la activamos los que vemos es la función SUMA. Esta nos permite sumar rangos de datos.

Ejemplo: Realizaremos la siguiente tabla en el archivo Ejercicios Excel1 que hemos estado trabajando; inserte una hoja al final y nómbrela Ventas Mensuales

Vamos a implementar la función suma mediante el botón para calcular que cantidad de ventas hubo por mes y por zona

Recuerda que debemos ubicarnos en la celda donde queremos que aparezca el resultado.

Resultado:

El programa Excel cuenta con gran número de funciones predefinidas a las que se

accede fácilmente partiendo del botón Pegar Función.


107

Vamos a aplicar esta herramienta para completar los datos que nos piden en la tabla utilizando las respectivas funciones

Nos situamos en la celda donde queremos colocar la fórmula (donde quedara el resultado) y donde se mostrara el resultado de la función. En nuestro ejemplo vamos a calcular primero el promedio de ventas por Zona. Recordemos que el promedio suma los números y los divide entre el número de elementos sumados. Por tanto nuestra función realizará la operación matemática de sumar 909.000+1.221.000+1.672.000+923.000 y dividir por cuatro.

En la Barra de Estándar pulsamos sobre el botón Pegar Función


108

Nos aparece la ventana de funciones, aquí podemos utilizar varias formas de buscar la función que deseamos aplicar.

En el cuadro Buscar Función podemos escribir el nombre de la función y luego dar click en el botón Ir

Podemos buscar la categoría en la cual esta la función que necesitamos dando click en el botón de opciones, aquí encontraremos todas las categorías de funciones con las que podemos trabajar en Excel, cada una de las categorías tiene un numero de funciones de trabajo, por ejemplo: si escogemos la categoría estadística en el cuadro inferior aparece un listado con todas las funciones que pertenecen a esta categoría, allí podemos buscar la que necesitamos por orden alfabético.


109

Si no conocemos la categoría de la función que necesitamos damos click en la opción Todas del mismo botón de opciones, de esta forma aparecerán en orden alfabético todas las funciones de todas las categorías de Excel, allí podemos buscar la que necesitamos

Nótese que cuando marcamos una función en la parte inferior aparece la sintaxis de cómo se escribirá la función y que realiza la función, de esta forma podemos verificar si esa función nos sirve o no para el resultado que necesitamos obtener.

uego pulsamos Aceptar y nos aparece otro cuadro. En nuestro ejemplo es el cuadro correspondiente a la función promedio. Ahora se trata de especificar los argumentos de la función PROMEDIO. En nuestro caso consiste en

especificar las celdas que contienen los números a los que queremos calcular el promedio.

L


110

El programa automáticamente asume que son los números que se encuentran a la izquierda o por encima de la casilla donde estamos introduciendo la fórmula, si el programa no pone correctamente las celdas que queremos utilizar marcamos el rango manualmente.

Finalmente queda de esta forma:

Aquí de nuevo podemos ver que soluciona la función, como se utiliza y el resultado de la aplicación de la función. “La herramienta funciones nos permite hallar el resultado de celdas diferentes o de rangos diferentes, si este es el caso utilizaríamos el cuadro Número2 y así sucesivamente”.

Finalmente Aceptar y parecerá el resultado:


111

Para hallar el Promedio de Venta Mes realizamos el mismo procedimiento

marcando el rango correspondiente.

Resultado:

Note que el resultado es el mismo, porque?, saca las conclusiones.

4.11.3 Máximos y mínimos Ahora hallaremos los siguientes datos ahora utilizando la función máximo y

mínimo, lo haremos de la misma forma que hallamos el promedio.

Recordemos que la función min nos devuelve el valor mínimo de un rango de

valores o números y por el contrario la función máx devuelve el valor máximo.

Aplicación Mín


112

Rango

Resultado:

Aplicación Máx


113

Rango

Resultado:

4.11.4 Contar, contar si Ahora hallaremos los resultados finales utilizando la función contar y contar.si, lo

haremos de la misma forma que hallamos las anteriores.

La función Contar nos permite contar el número de celdas que contienen números

y la función Contar.si nos permite contar los datos que cumplen con un criterio en

común.


114

Aplicación Contar Debemos tener claro que para hallar el numero de ventas que se realizaron

necesitamos contar los valores de las ventas de nuestro informe.

Rango Resultado:


115

Aplicación Contar.si La función Contar.si nos permite contar el número de celdas que coinciden con

una condición dada.

Aplicación Contar.si Para nuestro ejercicio necesitamos contar los valores de venta mayores o iguales

a $500.000, “debemos tener en cuenta que el criterio en común será este que sean >=$500.000”.

Rango Aquí además de marcar el rango de datos debemos colocar el criterio


116

Resultado:

Muy facil verdad!!! Hemos terminado nuestro informe de ventas.


117

4.11.5 Función SI Es una de las funciones más potentes que tiene el Excel porque comprueba si se cumple o no una condición. Si esta toma de decisiones se cumple da como resultado Verdadero si la condición no se cumple da como resultado Falso. Sintaxis de la función lógica: Entonces de lo contrario

=SI(Condición;Verdadero;Falso)

Debemos tener en cuenta algunas consideraciones

Toda condición debe llevar por lo menos un operador de relación Antes del operador debe hacerse referencia a una celda Después del operador debe hacerse referencia a una celda, numero,

formula o texto. Todo texto debe ir encerrado entre doble comilla (teclas shift y el

numero 2 es decir “) El primer punto y coma lo podemos definir como entonces El segundo punto y coma lo podemos definir como de lo contrario

Operadores de Relación

Mayor que >

Mayor o igual que >= Menor que <

Menor o igual que <=

Diferente <>

Igual =


118

Ejemplo: Realizaremos la siguiente tabla en el archivo Ejercicios Excel1 que hemos estado trabajando; inserte una hoja al final y nómbrela Reporte Alumnos

sted trabaja en una Universidad y necesita llenar el listado general de alumnos, por disposición del rector a los alumnos menores de edad se le hará

un dto del 10% en su matricula. Usted debe elaborar un comentario utilizando una función condicional donde muestre si el alumno es menor de edad o mayor de edad y con respecto a este calcular el dto a quien le corresponda. Comentario =Si(D6>=18;”Mayor de edad”;”Menor de edad”) Dto =Si(E6=”Mayor de Edad”;F6*$B$18;0) Para interpretar esta función la leeríamos si el dato que esta en la celda D6 es mayor o igual a 18 entonces escriba Mayor de edad de lo contrario (es decir menor de 18) escriba menor de edad y la siguiente; si el dato de la celda E6 es Mayor de edad entonces multiplique el valor de la matricula por la celda donde esta el dto con referencia absoluta, de lo contrario (es decir si es Menor de edad) 0, es decir no se le realizar dto.

U


119

Solución: Nos ubicamos en la celda donde aparcera el resultado de la operación (para esta

función no se necesita colocar el símbolo =, al insertar la función esta lo coloca

automáticamente), desde el Fx (insertar función) buscamos la función Si que

encontraremos en la categoría de funciones Lógicas

Luego de Aceptar aparece la ventana donde colocaremos los argumentos de

nuestra función SI.

La Prueba Lógica es la condición Valor Si Verdadero, que debe aparecer si la condición se cumple Valor Si Falso, que debe aparecer si la condición no se cumple

Finalmente Aceptar y copie el resultado en las demás celdas.


120

Resultado:

Ya tenemos el comentario, es decir ya sabemos que alumnos son Mayores y

Menores de edad; ahora necesitamos calcular el dto para los Menores de edad.

Solución: Nos ubicamos en la celda donde aparcera el resultado de la operación, luego

insertamos la función Si y colocamos los argumentos.

Luego Aceptar y copie el resultado en las demás celdas; finalmente se calcula el

pago de la matricula que será igual a la Matricula – Dto, copie en las demás celdas.


121

Resultado:

Muy facil verdad!!! Hemos terminado nuestro Listado General de Alumnos.


122

Taller Practico 3 A la hoja3 del archivo Talleres Excel, cámbiele el nombre a Informe de Notas, digite el informe y realice los cálculos correspondientes.

Calcule el porcentaje de cada una de las notas multiplicando cada nota por el porcentaje correspondiente, luego copie el resultado en las demás celdas.

La nota definitiva será igual a la sumatoria de los porcentajes de las notas.

Utilizando la función lógica SI mostraremos quien Aprobó y Réprobo el curso, tenga en cuenta que para pasar el curso la nota minima será de 3,5.

Finalmente calcule los datos de la tabla inferior utilizando la función correspondiente.

Resultado:


123

4.12 Gráficos de Datos

quello de que una imagen vale mas que mil palabras sigue siendo cierto.

La representación de datos de forma grafica ayuda a presentar datos de

forma sencilla donde las conclusiones son fáciles de entender; mapas del tiempo,

evolución de la bolsa, el volumen de la televisión, encuestas y datos de ventas son

ejemplos de datos representados con gráficos que difícilmente los podemos

imaginar en otro formato.

4.12.1 Tipos de Gráficos

xcel admite muchos tipos de gráficos que nos ayudan a mostrar los datos a la audiencia de forma más significativa. Cuando utilice el Asistente para gráficos

para crear un gráfico, o el comando Tipo de gráfico para modificar un gráfico existente, puede seleccionar con facilidad el tipo de gráfico que desee de una lista de tipos de gráficos estándar o personalizados.

Cada tipo de gráfico estándar tiene varios subtipos, para obtener una vista previa de cada uno debe seleccionar cualquier tipo de gráfico y al frente parecerán los subtipos; a continuación verifique los diferentes tipos de gráficos:

Gráficos de columnas

Un gráfico de columnas muestra los cambios que han sufrido los datos en el

transcurso de un período de tiempo determinado o ilustra las comparaciones entre

elementos.

Gráficos de barras

Los gráficos de barras ilustran comparaciones entre elementos individuales.

Gráficos de líneas

Los gráficos de líneas muestran las tendencias en los datos a intervalos idénticos.

A

E


124

Gráficos circulares

Los gráficos circulares muestran el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos en función de la suma de los elementos. Siempre

mostrará una única serie de datos y es útil cuando se desea destacar un elemento

significativo.

Gráficos XY (Dispersión)

Los gráficos XY (Dispersión) muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de datos o trazan dos grupos de números como una única serie de

coordenadas XY. Este tipo de gráfico se suele usar para datos científicos.

Gráficos de áreas

Los gráficos de área destacan la magnitud de los cambios con el transcurso del

tiempo.

Gráficos de anillos

Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las partes con un todo, aunque puede contener más de una única serie de datos.

Gráficos radiales

Los gráficos radiales comparan los valores agregados de varias series de datos.

Gráficos de superficie

Los gráficos de superficie son útiles cuando se desea buscar las combinaciones

óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y

los diseños indican las áreas que se encuentran dentro del mismo rango de

valores.


125

Gráficos de burbujas

Un gráfico de burbujas es un tipo de gráfico XY (Dispersión), que compara series

de tres valores y puede presentarse con efecto visual 3D.

Gráficos de cotizaciones

Este tipo de gráficos suele utilizarse para ilustrar datos de cotización de acciones,

aunque también se pueden utilizar para presentar datos científicos, (por ejemplo,

para indicar cambios de temperatura). Para crear gráficos de cotizaciones debe

organizar los datos en el orden correcto.

Gráficos con marcadores en forma de cilindro, cono o pirámide

Este tipo de gráficos utiliza marcadores en forma de cilindro, cono o pirámide para

dar a los gráficos de columnas, barras y columnas 3D un efecto espectacular.

4.12.2 Pasos para elaboración un grafico

Para verificar la elaboración de un gráfico sencillo tomaremos como ejemplo el

ejercicio Ventas Mensuales del archivo Ejercicios Excel1.

Con respecto a este informe necesitamos saber cual fue la zona con el mes en el

que hubo la mayor y la menor cantidad de ventas. Para esto utilizaremos un

grafico de datos, el cual nos permitirá analizar los resultados de este informe y

sacar las respectivas conclusiones.


126

Lo primero que aremos es ubicarnos en cualquier celda de nuestro informe, luego

damos click en el botón de la barra de herramientas estándar, Asistente para Gráficos, este nos llevar al paso 1 del asistente.

Paso 1

En el paso 1 escogeremos el tipo de grafico que necesitamos utilizar para hallar el

resultado que esperamos, este paso es muy importante ya que del tipo de gráfico

que se escoja dependerá el resultado final, cabe decir que no todos los tipos de

gráfico representan bien los datos que tenemos en nuestra tabla (por esto existen

varios tipos y subtipos), así que se debe ser muy cuidadoso a la hora de escoger

el tipo y subtipo de grafico a utilizar. Luego de escoger el tipo de grafico

escogeremos el subtipo, hay que tener en cuenta los diferentes subtipos para

escoger el que mas se acomode a los resultados esperados.


127

Repase todos los tipos y subtipos de gráficos para verificar cual es el que mas se

ajuste para hallar nuestro resultado.

Paso 2

En el paso 2 especificaremos cual es el rango de datos o los datos (se pueden

imprimir varias celdas o columnas de datos) que deseamos graficar, note que en

el dibujo Excel por defecto marca como rango toda la tabla de datos, pero para

nuestro ejemplo solo necesitamos algunos de ellos; esto nos obliga a cambiar el

rango de datos manualmente, para esto solo debemos borrar con supr el rango

que apareció inicialmente (color negro) y marcar en nuestra tabla de datos con

click sostenido el rango de datos que queremos graficar.

Una vez marcado el rango la vista preliminar le mostrara como quedara el gráfico.

Este tipo de gráfico se crea bajo las coordenadas X y Y; en este el eje Y muestra

los valores de ventas por rangos y el eje X los meses de estas, también podemos

ver que la leyenda (cuadro superior) nos muestra por colores las diferentes zonas

representadas en el gráfico.


128

Note que en la parte inferior del gráfico encontramos que las series están en filas,

pero si la cambiamos las series a columnas como quedaría el gráfico?

En este el eje Y muestra los valores de ventas por rangos y el eje X las zonas en

las que se realizaron las ventas, además notamos que la leyenda ahora nos

muestra nos por colores los diferentes meses representados en el gráfico.

Usted decide cual le favorece más a la representación de su información.

Paso 3

En el paso 3 podremos colocar un titulo al gráfico, al eje X y al eje Y.


129

Paso 4

En el paso 4 (el último) podemos marcar la opción de donde aparecerá nuestro

gráfico, si en una hoja nueva o en la misma hoja donde tenemos la tabla de datos,

en este caso marcaremos la primera opción y además le colocaremos nombre a la

hoja “Gráfico de Ventas” al frente de la opción .

Resultado:

Conclusión: Analizando el resultado de nuestro gráfico podemos concluir que la

zona que mas ventas represento fue la Centro en el mes de Marzo y la que

menos ventas represento fue la Este en Febrero.

Muy facil verdad!!!


130

Taller Practico 4 Para este taller trabajaremos con los ejercicios del archivo Talleres Excel.

Diseñe un gráfico de datos para el Informe Papelería en el cual podamos verificar cual fue el producto que mas se vendió.

Diseñe un gráfico de datos para el Informe de ventas en el cual

podamos verificar cual fue el porcentaje de ventas de cada uno de los

productos vendidos.

4.13 Configuración de página e impresión A diferencia de Word las hojas de Excel no nos muestra inicialmente las paginas que tiene, pero cuando configuramos la pagina podemos además de colocar las márgenes que necesitamos y la orientación notaremos la división de las paginas dentro de la hoja de trabajo, esto nos permitirá aprovechar mejor el espacio que tenemos en las hojas de trabajo. Para conjurar nuestra hoja de trabajo vamos al menú

Aquí podemos configurar opciones como cambiar la orientación y el tamaño de papel


131

En la pestaña Márgenes podrá configurar las márgenes que tendrá el documento de su página además de poder centrarlo.

Para ver como nos quedara el documento

damos click al botón que encontrara al lado derecho.

Vista Preliminar

Para volver a la hoja damos click al botón Cerrar

Finalmente Aceptar

Note que en la hoja aparecen unas divisiones, estas nos permiten verificar donde inicia y termina una pagina dentro de la hoja, esto le permitirá realizar mas documentos en una misma hoja.

Su documento a quedado configurado y listo para imprimir.


132

Como solo tenemos un documento en esta hoja recomendamos antes de enviar a imprimir marcar el rango de datos que queremos sea impreso.

Para imprimir nuestro documento vamos de nuevo al menú

Aquí deberá estar configurada la impresora que se utilizara, además podremos escoger la forma de imprimir nuestros documentos según sea el caso, todas las hojas, por paginas selección, etc., para nuestro ejemplo utilizaremos la opción selección, pues previamente marcamos nuestro rango de impresión.

Finalmente marcamos el número de copias y Aceptar.

Muy facil verdad ensayalo.


133

Taller Practico 5 Para este taller trabajaremos con los ejercicios del archivo Talleres Excel.

Configure todas las hojas de los ejercicios realizados en este archivo en papel tamaño oficio, con las márgenes que usted crea convenientes y que la tabla de datos quede centrada horizontal y verticalmente.

Prepare la tabla de datos de tal forma que quede lista para imprimir. Suerte.

Documents

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