Guida a un“meeting management” che restituisca valore al tuotempo

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01Guida a un“meeting management”che restituisca valore al tuo tempo Per il management, una buona riunione è anche e soprattutto uno strumento di business. Partecipare ai meeting, infatti, è una delle attività principali in cui i leader sono impegnati, e un fulcro imprescindibile nella cultura di ogni azienda. Il “meeting management” risponde ad esigenze cruciali per il benessere dell’impresa: condividere informazioni con altri soggetti e apparati aziendali, saper trovare soluzioni attraverso discussioni ordinate e costruttive, allestire iter decisionali rapidi e razionali, assegnare compiti che rendano autonome e motivate le persone coinvolte. Nessun incontro è fine a se stesso, né si limita a un lavoro individuale: anzi. Sarebbe necessario pensare ogni singola riunione come parte di un processo organico e complesso, che rende indispensabile l’armonia fra i partecipanti e una perfetta articolazione fra le diverse fasi. E questo vale prima, durante e dopo l’incontro.

La missione non è impossibile, perché per il meeting management esistono strumenti ad hoc. Tuttavia, le criticità nel modo in cui le riunioni vengono affrontate sono ancora rilevanti: qualcosa deve cambiare.

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La maggior parte dei leader, infatti, lamenta ancora problemi importanti nei modi in cui le riunioni di management sono organizzate e si svolgono. Sono fragilità che sfociano in senso di frustrazione, stress, scarsa motivazione. Tutte sensazioni che alimentano nei dirigenti una percezione negativa, con rilevanti conseguenze economiche, oltre che psicologiche: la riunione - che impegna fra il 40% e il 50% delle ore di lavoro di un dirigente - è diventata una perdita di tempo, e i dati lo confermano. Ricerche internazionali1 dedicate riportano che i manager spendono nei meeting ben 23 ore a settimana. Di queste, circa otto sono considerate inutili e improduttive. Non solo. Michael C. Mankins, manager della Bain & Company di San Francisco, ha pubblicato per la Harvard Business Review uno studio2, che riporta questi dati: prendendo una società come caso d’analisi, si è visto che ogni riunione settimanale del comitato esecutivo ha comportato un dispendio di 300.000 ore all’anno in totale. Ciascun dirigente del comitato esecutivo ha speso annualmente 7.000 ore del suo tempo in riunione; una cifra che non include le 20.000 ore in un anno servite per la pianificazione e preparazione di ogni incontro. Infine: 21 team hanno speso un totale di 63.000 ore per supportare le riunioni dei responsabili. Se si considerano le 210.000 ore supplementari che ogni anno sono necessarie per lo svolgimento di riunioni in cui è coinvolto il responsabile, il totale del tempo speso nel “meeting management” tradizionale raggiunge quota 300.000 ore. Una cifra che non ha bisogno di commenti.

Come è possibile che quasi un terzo del – prezioso – tempo di un dirigente vada sprecato?

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Quali sono i problemi ricorrenti? In primo luogo, i manager lamentano un numero esorbitante di riunioni, di durata sproporzionata rispetto alle reali esigenze. Una tendenza la cui pervasività è un dato di fatto. Un sondaggio su scala mondiale condotto da una multinazionale rileva che oltre il 40% del campione intervistato ha trascorso tra le 11 e le 30 ore a settimana in riunione. Meno del 2% del campione ha affermato di voler trascorrere ancora più tempo impegnato in questa attività. L’informazione non stupisce. La Harvard Business Review 3 riporta che per l’83% dei manager la gestione delle riunioni è un vero e proprio “time killer”, caratterizzato da attività inefficienti e prive di valore: nella percezione dei partecipanti, più del 25% del tempo sarebbe dedicato a questioni irrilevanti. E ancora: secondo un’indagine di Office Team riportata dall’Institute de Gestion du Temps, il 45% dei manager sostiene che la produttività aziendale aumenterebbe se si bandissero le riunioni per almeno un giorno a settimana.4

Come è chiaro, tutto questo tempo sprecato potrebbe essere impiegato altrimenti: nel lavoro individuale, nell’aggiornamento personale, nell’ottimizzazione dei processi esistenti, nell’elaborazione di soluzioni creative che necessitano per definizione di spazio dedicato al ragionamento. O anche, perché no: il tempo impiegato in riunioni percepite come “inutili” potrebbe essere orientato alla vita privata, se consideriamo il benessere personale del manager - e non solo - come un requisito fondamentale di qualsiasi attività produttiva. La gestione del tempo può senza dubbio essere considerata come una leva nel work-life balance. Non a caso molti leader dichiarano di considerare la “frustrazione da meeting” come un motivo di burn-out. Col senso di isolamento e di scarsa partecipazione ai processi che ne consegue.

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La mancanza di coinvolgimento, infatti, è un altro dei punti cruciali del problema, che crea le condizioni per una cattiva comunicazione tra i partecipanti. La scarsa partecipazione è un fattore di alienazione, che isola le persone e le distoglie dai processi in corso. Il Prof. Steven Rogelberg della UNC Charlotte5 sottolinea che circa il 90% dei manager ammette di utilizzare spesso il tempo dei meeting per completare altri lavori. E che nel corso delle 55 milioni di riunioni che ogni giorno hanno luogo solo negli Stati Uniti, un partecipante su dieci ammette di “pensare ad altro”.Un altro problema che le figure manageriali rilevano e segnalano, è che la gestione delle informazioni è spesso improvvisata e farraginosa, anche e soprattutto nella fase preparatoria dell’incontro. Si è costretti a gestire processi disordinati, in cui ci si confonde facilmente. Le email si accavallano, i documenti si moltiplicano, non si capisce quali siano i materiali aggiornati e si rischia di correggere e condividere i fogli sbagliati. Inoltre: ancora oggi i documenti si accumulano in forma cartacea, creando problemi di trasportabilità, di volume degli archivi e di possibile smarrimento. Un vero disastro, che già da qualche anno (dato 2013) ha spinto il perfino il Parlamento Europeo a una mozione d’urgenza, per eliminare il consumo di carta nelle proprie riunioni: in un solo mese si era arrivati a consumare oltre 52 chili di carta - l’equivalente di 800 fogli A4. E questo avveniva solo in ciascuna delle tre sedi di Bruxelles, Strasburgo e Lussemburgo. I problemi come è chiaro sono condivisi, e non finiscono qui. Come è possibile che le riunioni siano mediamente oceaniche? Sia prima che durante il meeting, l’agenda degli argomenti da affrontare è confusa e non permette ai partecipanti di prepararsi a dovere, concentrandosi sugli “hot topics” ed evitando di disperdersi in questioni secondarie. Troppo spesso “si perde il filo”. E dopo l’incontro è difficile avere una visione completa delle questioni affrontate, perché le informazioni sono “nascoste” in lunghi verbali e in documenti difficili da reperire. Alla luce di queste carenze, prendere buone decisioni diventa un’impresa faticosa. L’iter decisionale è rallentato e appesantito, creando la necessità di richieste, chiarimenti, attese, ripetute revisioni e approvazioni di documenti, che rimbalzano fra soggetti poco connessi fra loro. Il coordinamento fra i diversi team, infatti, dipende in larga parte dalla qualità del flusso di informazioni. La mancanza di allineamento fra i partecipanti e la cattiva condivisione di documenti e verbali si traduce in un eccesso di burocrazia e di passaggi che “bloccano” l’agilità dei processi e delle decisioni. Ogni aspetto organizzativo ne esce condizionato, con il problema aggiuntivo di un esubero di documenti cartacei poco sicuri, esposti al rischio di essere smarriti e difficili da trasportare prima, durante e dopo gli incontri.

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Sembra incredibile che una così conclamata e diffusa perdita di controllo sull’organizzazione dei meeting non venga gestita con mezzi appropriati, in grado di rendere agile ciò che è ancora inutilmente rigido, lento e non funzionale. È necessario conoscere le regole e gli strumenti che consentono di rendere ogni riunione un momento di valore. Una “cultura agile” del management6 applicata ai meeting può far risparmiare tempo prezioso. Ma come?

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Quali sono le regole d’oro per rendere agili ed efficienti le riunioni di management?

Ottimizzare il tempo - Time Management prima, durante e dopo l’incontro

Prima della riunione. La prima regola è “buona organizzazione”, sia dei processi che dei materiali. Per evitare che la riunione diventi una perdita di tempo, la preparazione individuale del manager è fondamentale. Perché questo sia possibile sono necessari alcuni accorgimenti:

1. rendere chiari gli scopi dell’incontro, che devono essere condivisi con tutti i partecipanti già prima della riunione. In questo modo è possibile stabilire una gerarchia fra i diversi argomenti;

2. organizzare in anticipo i punti in agenda: gli argomenti da trattare devono essere ordinati, sintetici e focalizzati sugli “hot topics” principali, in modo da limitare la dispersione di tempo e di energie. Molto utile, ad esempio, un “canovaccio”: per ogni punto di discussione devono essere chiari gli obiettivi da raggiungere. Il che significa anche che per ciascun tema deve essere stabilito un tempo massimo entro cui la discussione deve risolversi. Se il manager è in grado di prepararsi a dovere sull’ordine del giorno, eviterà di bypassare temi rilevanti, o al contrario di dilungarsi su questioni di dettaglio (time management);

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3. è importante che documenti e verbali siano selezionati e di facile accesso. Questo serve ad agevolarne la gestione da parte dei partecipanti già prima che il meeting abbia luogo: i materiali devono essere “sfoltiti” delle parti non rilevanti, per permettere la lettura rapida dei documenti e la collaborazione fra manager e partecipanti. Chi prende parte alla riunione potrà così prepararsi, evitando di improvvisare: un rischio che implica la perdita di controllo sui processi.

Il coordinamento fra i diversi team dipende in larga parte dalla qualità del flusso di informazioni: la parola d’ordine è collaborazione/condivisione.

Durante la riunione. Un buon meeting deve essere in grado di coinvolgere e mantenere attenti tutti i partecipanti, evitando di generare distrazione e alienazione. Per questo, il coinvolgimento è un fattore chiave: 1. i documenti devono essere digitalizzati e raccolti in un unico ambiente

virtuale (possibilmente diviso in sezioni), per venire gestiti in modo rapido, ordinato e partecipato. Questo offre la possibilità di condividere istantaneamente materiali e modifiche, creando bozze semi-definitive mano a mano che si esauriscono i punti oggetto di discussione;

2. è importante che vengano discussi solo i temi in agenda, secondo le tempistiche pianificate nella fase di preparazione dell’incontro. Le derive dei meeting dipendono in larga parte dall’incapacità di stabilire come priorità un tempo massimo da dedicare ad ogni punto all’ordine del giorno, a seconda della sua rilevanza;

3. “coinvolgimento” significa anche poter gestire in modo ordinato feedback e commenti. L’ottimizzazione dei riscontri è un altro degli aspetti consentiti da strumenti tecnologici dedicati al meeting management. Permette ai partecipanti di aggiornarsi, restando in pari sulle proposte e su tutte le fasi preliminari orientate a decisioni giuste ed efficaci;

4. altra regola d’oro: mai chiudere il meeting senza un recap finale dei risultati, in modo da allineare i partecipanti sulle decisioni prese e rendere fluido il passaggio alla fase successiva.

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Dopo la riunione. Non c’è dubbio che prendere buone decisioni costituisca uno dei principali obiettivi di ogni meeting. Ecco perché è necessario che il flusso delle informazioni sia efficiente, e non mostri falle durante tutto il processo di organizzazione della riunione. Per questo: 1. è necessario arrivare a decisioni chiare, veloci e condivise grazie a materiali

digitali facili da reperire e rapidi da visionare e approvare;

2. l’arco di approvazione delle decisioni dovrebbe essere gestito attraverso strumenti digitali dedicati, in grado di offrire una visione olistica delle discussioni e dei materiali. Ad esempio, poter “spuntare”, cioè archiviare, un tema che è stato discusso e risolto, permette di passare rapidamente dalla decisione all’azione, evitando attese, dilatazioni e rimandi;

3. permettere e facilitare la consultazione dei materiali e dei verbali relativi alle riunioni passate è un altro degli aspetti rilevanti per la riuscita di un buon meeting. L’accesso rapido ai documenti ordinati in archivi digitali ad hoc permette infatti di creare continuità e coerenza fra i diversi incontri, facendo tesoro delle decisioni prese nelle riunioni già avvenute. Un’urgenza, questa, che può rivelarsi necessaria in qualsiasi momento del processo di organizzazione di un incontro: non solo prima e dopo, ma anche durante.

La necessità di dotarsi di un software informatico dedicato al meeting management è data anche dall’urgenza di rendere pratica, efficiente e intuitiva la ricerca dei materiali di archivio.

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Andare oltre i tradizionali limiti di spazio

Strumenti digitali e software user friendly permettono di rendere efficaci ed efficienti anche le attività aziendali tradizionalmente più routinarie. I manager devono essere in grado di sfruttare al meglio e a propria discrezione i diversi momenti della propria settimana, spesso trascorsi in spostamenti o in luoghi distanti dagli uffici di provenienza. Potersi connettere in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo, con qualsiasi dispositivo, facilita enormemente l’approccio agile alla cultura dell’incontro. Che cosa significa? 1. Poter accedere da remoto a verbali e documenti in lavorazione permette

ai dirigenti, spesso impegnati in viaggi, di sfruttare al massimo tempi morti e attese. Poter lavorare quando si vuole, da dove si vuole vuol dire essere in grado di gestire a piacimento tutte le attività legate ai meeting, leggere facilmente i documenti delle riunioni, prendere note, consultare materiali, anche da postazioni inusuali. E tutto nel giro di pochi click. Testimonianze dirette7 offerte da CEO del mondo della finanza internazionale ribadiscono come gli strumenti digitali dedicati al meeting management permettano di risparmiare fino a sei ore settimanali di tempo. Senza parlare dell’alleggerimento a livello di stress;

2. utilizzare applicazioni e tool digitali dedicati al meeting management consente di lavorare sui documenti di riunione non solo da qualunque luogo, ma anche da qualsiasi dispositivo: on line oppure off line. Si pensi a cosa può significare consultare materiali, verbali, o addirittura risolvere punti in agenda - quindi: prendere decisioni! - attraverso una rapida lettura, alleggerendo il carico degli impegni già dalla fase preliminare all’incontro senza l’obbligo di raggiungere una precisa postazione. Quando si parla di ottimizzazione dei processi e di salvaguardia del tempo, il vantaggio dato dalla praticità e dall’accessibilità consentite dalla tecnologia è davvero impareggiabile;

3. basta un click, e il passaggio dalla decisione all’azione è risolto: l’arena di attuazione delle decisioni è sul dispositivo, non più in un luogo fisico. Un software appositamente studiato per l’organizzazione e la gestione dei meeting contrae i tempi di articolazione fra i diversi apparati coinvolti nella riunione, evita rimbalzi di documenti in versioni diverse e accelera l’iter di approvazione dei punti in agenda;

4. la digitalizzazione dei documenti permette di risparmiare lo spazio tradizionalmente occupato dagli archivi cartacei, per definizione poco pratici ed esposti a rischio di smarrimento dei materiali. Si evita il problema della scarsa protezione dei documenti, sia dal punto di vista della sicurezza, sia della deperibilità. Gli strumenti digitali dedicati alle riunioni consentono poi di accedere ai materiali e alle revisioni rapidamente e andando dritti al passaggio che interessa, ad esempio attraverso ricerche per parole chiave.

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5. anche la possibilità di connessione con colleghi diventa fluida e smart. L’interconnessione permette ad esempio di risolvere alcuni punti dei verbali addirittura prima che la riunione abbia luogo. L’intero processo ne risulta snellito e la relazione fra partecipanti rafforzata, a vantaggio di un principio che, grazie alle opportunità offerte dalle tecnologie digitali, è in grado di rivoluzionare il modo di intendere i processi aziendali. In che modo?

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“La Persona al centro”

Al giorno d’oggi, il successo dei meeting e più in generale dei processi che riguardano il management aziendale sono determinati più dalle persone che prendono parte a tali processi che dagli spazi fisici in cui essi vengono sviluppati. Valorizzare l’armonia fra gli individui, stimolando la loro presenza e partecipazione nelle diverse fasi dell’incontro, scongiura cali di motivazione e controproducenti sensazioni di isolamento. La (buona) relazione fra i partecipanti diventa quindi uno degli strumenti più importanti di salute e di sviluppo degli iter decisionali, in onore di quel principio di networking e di interconnessione che caratterizza la “cultura agile”. Le riunioni, per definizione, sono situazioni di connessione fra persone. Per questo è fondamentale che ogni loro fase possa arricchirsi del contributo di ciascun partecipante, conferendo nuova flessibilità e adattabilità ai rigidi e dispendiosi processi della cultura aziendale tradizionale. Le parole chiave che ricorrono a tutti i livelli del meeting management sono “collaborazione” e “condivisione”: due requisiti che rendono la persona e le sue esigenze il fulcro di ogni fase. Il che significa: 1. la tecnologia digitale deve essere considerata e adottata in quanto strumento

al servizio della persona, a salvaguardia del suo bene più prezioso: il tempo. L’uso di un Meeting Manager Software aiuta i partecipanti agli incontri nel mantenere rapporti orizzontali, trasformando i “vecchi” flussi di informazioni top-down (che escludono sempre qualcuno) in comunicazioni efficaci e con alti livelli di responsività. Questo avviene attraverso applicazioni che estendono al massimo la collaborazione fra utenti e la possibilità di comunicare da remoto. E questo indipendentemente dalla tecnologia in uso (cellulare, iPad, laptop), dalle distanze e dall’ambiente in cui ci si trova;

2. un fattore importante: coinvolgere solo i partecipanti-chiave per il meeting e per la sua preparazione. Gli incontri troppo affollati, infatti, sono uno dei principali fattori di caos da riunione: diventa difficile stabilire i turni di parola e sollecitare l’attenzione di tutti i presenti. I software digitali consentono, anche in questo caso, di inoltrare inviti selezionati e di richiedere revisioni o commenti puntuali, attraverso tag personalizzati.

3. chi prende parte alla riunione deve essere aggiornato su materiali e obiettivi dell’incontro: prima, durante e dopo. “Non perdere il filo” del processo e un vigile controllo di fasi e decisioni evita errori e richieste di chiarimento, oltre ai tipici ping-pong di documenti revisionati e corretti.

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Riassumendo

Time Management, Tecnologie Digitali, Centralità della Persona. Le tre Colonne d’Ercole del Meeting Management hanno come presupposto un dato di fatto: tutti i tipi di riunione sono accomunati dall’essere situazioni sociali in cui si investe tempo. E il tempo è un bene prezioso. Avere presenti le regole d’oro del Meeting Management significa dire basta a quella “Meeting Madness” 8 che al giorno d’oggi dilata in modo sproporzionato durata, costi e frequenza delle riunioni di management. Rompere il circolo vizioso si può.

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Fonti

1. ideas.ted.com/the-economic-impact-of-bad-meetings/

2. hbr.org/2014/04/how-a-weekly-meeting-took-up-300000-hours-a-year

3. hbr.org/2017/07/stop-the-meeting-madness

4. gamonnet.ca/data/documents/Why-Meetings-Kill-Productivity.pdf 5. www.stevenrogelberg.com/

6. www.sherpany.com/it/insights-resources/2019/11/13/leadership-agile-cose-che-ogni-manager-deve-sapere/ 7. www.sherpany.com/it/insights-resources/2019/10/29/caso-di-studio-zuger-kantonalbank-come-il-ceo-risparmia-6-ore-a-settimana-con-sherpany/

8. www.sherpany.com/it/insights-resources/2019/02/28/efficient-meeting-culture/

Per informazioni, contattaci: info@sherpany.com | +41 44 515 89 50

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