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Guide d’achat
Bien Choisir son Imprimante ‘Pro’
en partenariat avec
GUIDE D’ACHAT_______________________________________________________ 1
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INDEX
La qualité reste un facteur clé………………………..……………………….. Page 2 Malgré des budgets restreints, les entreprises restent disposées à payer le prix de la qualité. Selon Steven Mast,
responsable des imprimantes PME chez Dell, les entreprises veulent certes réduire leurs coûts mais en améliorant l’efficacité de leurs matériels, explique-t-il dans une interview avec eWEEK Europe.
Un marché en pleine mutation……………..…………………….……………. Page 4 Les technologies d’impression continuent d’évoluer mais le vrai moteur du changement reste ce que les entreprises achètent. La crise a impacté le marché mais on peut prévoir un virage vers des imprimantes plus rapides et
partagées, des machines multifonctions pour certaines niches. Et un regain d’intérêt pour les services.
Les critères de choix d’une imprimante……………..……………………….. Page 7 La capacité mensuelle, la vitesse d’impression et la résolution sont des critères clés lors du choix d’une imprimante mais le coût total de possession et certaines fonctions spécifiques doivent aussi être pris en compte.
Coût total de possession et ‘green IT’……………….……………………….. Page 11 Bien connu des administrateurs IT, le coût total de possession est pourtant rarement pris en compte pour les imprimantes. Est-ce parce que leur présence est devenue si banale dans les entreprises qu’elles sont négligées, jusqu’à ce qu’un problème survienne ?
Glossaire…………..…………………………………………………..………….. Page 14 Définitions des termes et concepts utilisés dans ce guide d’achat.
Peter Judge
Pour mieux comparer…
l’auteur
Les imprimantes tendent souvent à être négligées dans les stratégies d’achats IT. Pourtant, elles reflètent directement l’image de votre entreprise puisque ce sont elles qui produisent les documents que voient vos clients et partenaires commerciaux. De plus, elles représentent une part importante, et paradoxalement peu maîtrisée, de vos coûts de fonctionnement.
Une récente étude montre que la plupart des entreprises sont souvent ignorantes des coûts financiers occasionnés par leurs imprimantes, tout comme du coût environnemental qu’elles y ajoutent. Cette situation est d’autant plus regrettable qu’il n’est pas très complexe de gérer son parc d’imprimantes et d’en déterminer les critères d’achat. Ces derniers sont souvent d’ordre économique et environnemental, sous la pression des nouvelles normes. Les fabricants d’imprimantes répondent à ces exigences et le marché entre donc dans une nouvelle phase. Les entreprises ont tendance à utiliser moins d’imprimantes mais plus grosses et plus productives. Elles sont également de plus en plus nombreuses à opter pour des services d’impression externalisés.
En analysant un peu les tendances du marché et les spécifications des imprimantes actuelles, tout en calculant les volumes d’impression requis, vous allez pouvoir comparer le coût total de possession d’un ensemble de modèles et trouver ainsi celui qui correspond le plus à vos besoins.
Nous espérons que ce guide d’achat vous aidera dans vos processus de sélection et de ‘benchmark’.
Peter Judge
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Malgré des budgets restreints, les entreprises restent disposées à payer le prix pour la qualité, constate Steven Mast, responsable des imprimantes PME chez Dell. Les entreprises veulent certes réduire leurs coûts mais tout en améliorant l’efficacité de leurs pratiques, explique-t-il dans cet entretien avec eWEEK Europe.
La récession a frappé de plein fouet de nombreux constructeurs d’imprimantes, les entreprises étant beaucoup plus regardantes sur leurs achats. Pourtant, Steven Mast affirme que les technologies d’impression de haute qualité restent très demandées. “La récession économique a eu un impact significatif sur la quasi-totalité du marché de l’impression, des modèles à jet d’encre jusqu’à ceux de haute gamme”, dit-il. “Nous avons constaté que nos ventes de toner se sont plutôt bien maintenues au cours de cette année, ce qui est pour moi
“La grande majorité de nos produits dispose d’un mode recto-verso et nous le proposons en standard sur tous nos modèles de moyenne et haute gamme ”
un indicateur que les clients n’ont pas réduit leur besoins d’impression mais essaient juste d’étendre le plus possible la durée de vie de leurs équipements actuels. Cela nous convient parfaitement puisque nous avons repoussé les limites en terme de performances avec l’imprimante laser couleur A4 la plus rapide du monde, la 5130cnd, capable de produire 47 pages par minute. Elle est destinée aux moyennes et grandes entreprises ayant de gros besoins d’impression et son coût total de possession devrait être attractif. ”
Malgré cette exigence de performances, les imprimantes multifonctions (IMF) et les fonctionnalités avancées restent très demandées, précise Steven Mast. “L’année dernière, nous n’avons pas constaté de désintérêt de nos clients vis-à-vis des imprimantes couleur ou des IMF. Nos clients ne se disent pas qu’ils vont abandonner la couleur au profit d’une imprimante noir et blanc d’entrée de gamme.” La demande pour ces fonctionnalités se maintient, en partie, grâce au fait que ces imprimantes sont suffisamment bien conçues pour permettre de contrôler les coûts, ajoute-t-il. “Nos produits offrent à nos clients la possibilité de disposer d’outils leur permettant de déployer une imprimante couleur sur leur réseau, tout en limitant son utilisation à certaines personnes. ”
La tendance ‘green IT’
Ces solutions logicielles de gestion des documents aident ainsi à réduire les coûts et aident également les entreprises à limiter l’impact environnemental de leurs impressions. Dell s’est donné pour objectif de devenir le fabricant le plus écologique et, selon Steven Mast, le domaine
La qualité reste un facteur clé lways In Demand
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Steven Mast nous livre les critères les plus importants dans le choix d’une imprimante :
Voulez-vous une imprimante connectée en local ou en réseau ? En cas de mauvais choix, les problèmes arriveront très rapidement.
Avez-vous vraiment besoin d’impressions en couleur ?
Voulez-vous une imprimante monofonction ou multifonction ? Cela
dépend évidemment de la manière dont vous comptez utiliser ce
produit.
Pour quels volumes comptez-vous utiliser le produit ? Si vous ne
faites pas la bonne estimation avant l’achat, vous risquez de gâcher
de l’argent avec un modèle trop performant, ou de vous retrouver
avec un modèle qui ne tiendra pas la charge.
La vitesse soulève les mêmes questions que les volumes requis .
Applications de gestion d’impressions : de quel niveau de sécurité
avez-vous besoin et quel sera l’impact de cette gestion sur le coût
par page ? La gestion et les frais généraux peuvent multiplier par
trois ou quatre le coût d’acquisition initial du matériel.
Gestion du papier : Avez-vous besoin d’un seul type de papier ou
bien de différents formats ? Avez-vous besoin de réunir les
documents en les agrafant ?
de l’impression fait partie intégrante de ce projet.
“La grande majorité de nos produits dispose d’un mode recto-verso et nous le proposons en standard sur tous nos modèles de moyenne et haute gamme. Nous le proposons aussi en option sur la plupart de nos produits d’entrée de gamme car il est très important pour nous de permettre à nos clients d’imprimer les deux côtés d’une feuille, et même d’en faire un mode d’utilisation standard.”
“La chose la plus importante pour les responsables IT est de déterminer clairement les besoins de leur entreprise avant d’acquérir une imprimante”
“Avec nos partenaires, nous nous efforçons continuellement à diminuer la consommation de nos produits. Ainsi, l’imprimante 5130cdn dispose d’une nouvelle formule de toner qui exige une température de fusion bien moins élevée que sur nos précédents modèles –ce qui permet de consommer beaucoup moins d’énergie. Ce toner demande également moins d’énergie lors de sa production.”
Ceci devrait satisfaire les partisans du ‘green IT’ qui soulignent l’importance de la prise en compte de tout le cycle de vie d’un produit lorsqu’on calcule son empreinte carbonique. L’Union européenne a d’ailleurs appelé le secteur public à appliquer ces principes écologiques à ses infrastructures informatiques.
La durabilité, une affaire de pratiques plus que de technologie
Tandis que les fabricants d’imprimantes
rendent leurs équipements compatibles avec des pratiques durables, la responsabilité repose en réalité sur les utilisateurs finaux, les seuls à même de garantir le bon usage de ces fonctionnalités.
Pour faire face à cette difficulté, les fabricants d’imprimantes proposent d’assumer cette responsabilité via des offres de services qui aident
les entreprises à consolider leurs différents produits sur quelques machines en réseau, très rapides et à haute capacité. Dell propose ses services d’impression aux Etats-Unis et envisage de les étendre en Grande-Bretagne. Cependant, il est tout-à-fait possible de consolider ses tâches d’impression sans passer par une externalisation, précise Steven Mast, à condition de disposer des bons modèles d’imprimantes. “Un client qui gère un environnement d’impression peut clairement le faire et configurer ce type d’environnement”, explique Mast. “Je pense que vous devez absolument avoir ce genre de machines dans votre parc si vous voulez parvenir à le gérer efficacement .”
Selon lui, la chose la plus importante pour les responsables IT est de déterminer clairement les besoins de leur entreprise avant d’acquérir une imprimante. Les IMF couleur connaissent actuellement la plus grosse croissance du secteur mais, précise Steven Mast, “il est inutile d’acheter une grosse voiture si vous souhaitez juste faire un petit tour dans le quartier.”
LES CLÉS POUR CHOISIR UNE IMPRIMANTE
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Les technologies d’impression continuent d’évoluer mais le vrai moteur du changement reste ce que les entreprises achètent. La crise a impacté le marché mais nous prévoyons un virage vers des imprimantes plus rapides et partagées, des appareils multifonctions pour certaines niches ainsi que vers les services.
De quel volume avez-vous besoin et quelle imprimante vous faut-il? Le marché donne une bonne idée des choix des entreprises ces dernières années et montre que leurs besoins d’impression ont évolué.
Comme le marché IT dans son ensemble, le marché des imprimantes a été très touché par la récession avec une baisse de 21 % au 2e trimestre 2009 (soit 24,1 millions d’unités) selon IDC. En valeur, on note une baisse
de 23,2 % sur la même période à 11,6 milliards de dollars, ce qui suggère que les utilisateurs ont opté pour des modèles moins onéreux.
Les imprimantes laser couleur, dont les ventes ont décliné durant la récession, devraient connaître un regain d’intérêt avec le retour à la prospérité. IDC prévoit en effet que les entreprises opteront pour la couleur afin d’améliorer leur communication et être ainsi plus compétitives. Les ventes d’imprimantes laser couleur devraient augmenter de 12,1 % par an entre 2009 et 2013 dans la zone EMEA. Les modèles multifonctions s’en sortent plutôt mieux avec un nombre d’unités vendues en baisse de 6 % seulement au 3e trimestre 2009.
Sur certains gros marchés, il y a en fait une forte demande, souligne Mitri Roufka, directeur de recherche d’IDC chargé des matériels de copie. “La plupart des gros marchés de la zone Europe Centrale, Moyen-Orient et Afrique (comme la Russie, la Turquie, la Pologne, l’Arabie Saoudite, l’Afrique du Sud, les Emirats Arabes Unis et la République Tchèque) sont loin d’être arrivés à saturation et offrent un potentiel de croissance de 15,7 % par an pour les imprimantes laser couleur sur les cinq
prochaines années”, résume l’analyste. Pendant la récession, l’Europe Occidentale a
chuté à la troisième place en terme d’unités vendues mais reste à la deuxième place en valeur, ce qui permet de penser que les Européens n’optent pas pour des investissements à court terme avec des imprimantes d’entrée de gamme, et ce malgré les restrictions budgétaires.
Les utilisateurs sont très conservateurs dans leurs choix, si on en croit les chiffres, puisque les cinq premiers fabricants restent les mêmes : HP conserve la première place malgré une baisse de 28% du nombre d’unités vendues au deuxième trimestre 2009, suivi par Canon, Epson, Brother et Lexmark. Cependant, des acteurs arrivés plus récemment sur le marché, comme Dell, ont réussi à augmenter leurs parts en proposant de meilleurs services et en tirant profit de la synergie avec leurs matériels professionnels.
UN GACHIS DE PAPIER ET D’ENERGIE
Le véritable moteur du
changement sera une amélioration de l’efficacité, poussée par une combinaison de trois facteurs. Tout d’abord, il y a une pression croissante sur la réduction des coûts ainsi que de nouvelles réglementations à venir forçant les entreprises à réduire les gâchis. Enfin, malgré les bénéfices évidents, les entreprises sont encore peu conscientes des économies qu’elles peuvent réaliser sur leurs travaux d’impression.
Tous les pays d’Europe ont
encore un long chemin à parcourir pour améliorer l’efficacité de leurs impressions, selon le Document Governance Index
Malgré les nombreux discours des fabricants
et des utilisateurs, la notion d’efficacité n’est pas
Un marché en pleine mutation
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Les imprimantes à jet d’encre restent les plus vendues mais sont vraiment un
produit destiné au grand public, selon IDC. Elles ont constitué 70% (18,6 millions) du
nombre d’imprimantes vendues au 3e trimestre 2009. Les particuliers investissent
beaucoup dans les modèles multifonctions capables à la fois d’imprimer, de scanner et de
faxer des documents. Ces multifonctions ont connu une croissance de 13% en un an et
représentent désormais 24% des imprimantes à jet d’encre.
L’impression laser est actuellement la technologie la plus répandue dans les
entreprises. Autrefois réservée aux systèmes haut de gamme, elle continue donc de se
généraliser et constitue une source de revenus importante pour les fabricants du fait de
son coût plus élevé.
Les imprimantes personnelles étaient courantes chez les professionnels mais
les administrateurs IT, soucieux d’optimiser leurs dépenses et de réduire leur impact
environnemental, sont en train d’inverser la tendance au profit des imprimantes partagées
en réseau.
“Les nouvelles imprimantes sont plus rapides et offrent de plus gros volumes
mensuels, une meilleure gestion du papier et des niveaux de connectivité largement
améliorés. En conséquence, les entreprises vont continuer de remplacer leurs multiples
appareils anciens, souvent des imprimantes monochromes et monofonctions, par un
matériel unique, la plupart du temps une IMF couleur", écrit Julio Vial, directeur de
recherche chargé des imprimantes pour IDC EMEA.
Cette tendance devrait, à l’avenir, offrir une place de choix aux imprimantes
laser dans les entreprises. Celles-ci sont déjà les plus vendues en valeur, les imprimantes
laser monochromes représentant notamment 42% du marché à 4,9 milliards de dollars.
En nombre d’unités, ces monochromes sont ainsi environ quatre fois plus vendues que
leurs homologues couleur. De plus, deux tiers d’entre elles sont des modèles
monofonctions. Selon IDC, cette domination des monochromes en Europe devrait décliner
jusqu’en 2013. Vendues à un prix bien plus élevé, les imprimantes laser couleur égalent
déjà presque les modèles monochromes en terme de revenus.
Source: IDC
ancrée dans les pratiques ou les décisions d’achat.
Le gâchis de papier représente un coût
significatif puisque les entreprises consacrent jusqu’à
5% de leur chiffre d’affaires annuel à la gestion de
documents, ce qui représente une dépense totale
d’environ 14 milliards d’euros par an en Europe. Malgré
cela, 32% des dirigeants d’entreprises européens
permettent à leurs employés de faire ce qu’ils veulent en
matière d’impression recto-verso, selon une étude du
fabricant Ricoh. D’autre part, 19% d’entre eux
commencent seulement à envisager ou n’ont aucune
intention de mettre en place une politique d’impression
en mode recto-verso, et seulement 18% ont déjà mis en
place une telle politique sur l’ensemble de leur société.
Les stratégies d’impression durables sont très
peu adoptées à travers l’Europe, selon l’étude de Ricoh.
La France, la Grande-Bretagne, l’Espagne, la Belgique,
les Pays-Bas, l’Allemagne et l’Italie ont tous obtenu un
score compris entre 38,5 and 43,5 sur 100 au
Document Governance Index, lequel assigne
une valeur numérique aux différents aspects
de la gestion de documents comme le
recyclage, la mise en place d’objectifs, les
audits et les comportements des employés.
Tous les pays d’Europe ont donc
encore un long chemin à parcourir pour
améliorer l’efficacité de leurs impressions,
selon l’étude de Ricoh. Seules 33% des
entreprises ont développé une réelle stratégie
de pour limiter les gâchis de papier et
d’énergie. Ce qui signifie que la plupart des
sociétés ne tiennent pas compte des actions
qu’elles pourraient mettre en œuvre dans ce
domaine.
Ce point noir chez les professionnels
ne devrait pas perdurer car il est certain que
les utilisateurs vont progressivement prendre
conscience de l’importance du sujet. La crise a
déjà fait baisser les ventes de consommables
de 13% dans la zone EMEA au premier
semestre 2009, une baisse plus prononcée
chez les professionnels que chez les
particuliers. Les acheteurs semblent moins
enclins à croire que les cartouches "officielles"
sont les seules adaptées à leurs besoins. Les ventes
de toners fournis par les constructeurs ont chuté de
24% et celles des grandes marques de cartouches à
jet d’encre de 19%. Parallèlement, les ventes de
toners de fournisseurs tiers ont augmenté de 5% et
occupent désormais 37% du marché.
Les entreprises étant plus prudentes avec
leurs dépenses, les fabricants d’imprimantes vont
devoir s’adapter à leurs exigences. Pour cela, ils
doivent créer de nouveaux business models car le
marché actuel ne semble pas favoriser l’efficacité.
La demande d’efficacité des entreprises
devrait faire pencher le marché vers moins de
petites imprimantes. Les clients devraient donc
opter plutôt pour des achats de plus gros modèles,
qui utilisent généralement moins de consommables
par page et offrent ainsi un moindre coût total de
possession.
LES VENTES MONDIALES
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Avez-vous besoin de la couleur ?
Avez-vous besoin de la couleur ?
Avez-vous besoin de fonctions multiples ?
OUI
NON
Combien de personnes utiliseront l'imprimante ?
OUI
NON
OUI
NON
Laser couleur de milieu de gamme en réseau
Laser couleur de haut de gamme en réseau
Laser couleur USB d'entrée de gamme
Laser couleur d'entrée de gamme en réseau
Laser monochrome de milieu de gamme en réseau
Laser monochrome réseau de haut de gamme réseau
Laser monochrome USB d'entrée de gamme
Laser monochrome d'entrée de gamme
Multifonction monochrome laser réseau de milieu de gamme
Multifonction monochrome laser réseau de haut de gamme
Multifonction monochrome laser USB d'entrée de gamme
Multifonction monochrome laser réseau d'entrée de gamme
Multifonction couleur laser réseau de milieu de gamme
Multifonction couleur laser réseau de haut de gamme
Multifonction couleur laser USB d'entrée de gamme
Multifonction couleur laser réseau d'entrée de gamme
1
11-50
6-102-5
1
11-50
6-10
2-5
1
11-50
6-10
2-5
1
11-50
6-10
2-5
Combien de personnes utiliseront l'imprimante ?
Combien de personnes utiliseront l'imprimante ?
Combien de personnes utiliseront l'imprimante ?
Les imprimantes seront de plus en plus vendues sur des critères d’efficacité comme la possibilité de gérer le recto-verso ou encore des systèmes de files d’attente dits de « pull ». Dans ce système, l’impression n’est pas réalisée immédiatement après l'envoi de la commande par l'utilisateur. Celui-ci devra s’identifier avec un badge ou un code d’accès pour que le document soit imprimé. Ce système présente plusieurs avantages : il est plus sécurisé car les documents ne sont délivrés qu’à leur propriétaire, et plus flexible car il permet aux utilisateurs de réceptionner le document sur n’importe quelle imprimante disponible. Il est aussi plus économique car il évite d’imprimer des documents qui ne seront pas récupérés. Ces fonctionnalités d’efficacité pourraient influer sur les business models des constructeurs car le meilleur
moyen de réduire les coûts est d’imprimer moins et d’utiliser ainsi moins de consommables. Or ces derniers peuvent constituer jusqu’à 50% des revenus des constructeurs, et parfois jusqu’à 80% de leurs bénéfices.
TRANSITION VERS LES SERVICES
L’un des moyens de réduire les consommables tout en fidélisant ses clients est de proposer un modèle de service, dans lequel l’utilisateur paie au fournisseur un prix fixe par page. Ce modèle est proposé par différents fournisseurs, notamment Dell, et semble prêt à se répandre du mid-market vers des sociétés souhaitant consolider leurs solutions d’impression et ne plus gérer leurs différents types de toners et
contrats de services. Pour les fournisseurs, les services constituent un moyen de continuer à vendre à des clients qui souhaitent dépenser moins. Certaines sociétés élargis-sent leurs logiciels de gestion de documents et offres de services en proposant à leurs prospects des coûts moins élevés et une meilleure gestion plutôt que du nouveau matériel. “Maintenant que de nombreux utilisateurs ont gelé leurs dépenses en matériels, les fournisseurs envisagent de plus en plus des alternatives comme les services d’impression et les logiciels de gestion de documents pour accroître leurs revenus”, souligne Tosh Prabhakar, analyste de Gartner. “Les fournisseurs doivent vendre aux entreprises des services qui les aideront à mieux contrôler leurs coûts, à réduire leurs dépenses d’exploitation, à réduire leur coût par page et à consolider leurs matériels.”
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La capacité mensuelle, la vitesse
d’impression et la résolution sont
des critères clés lors du choix d’une
imprimante mais le coût total de
possession et certaines fonctions
spécifiques doivent aussi être pris
en compte.
Bien que les imprimantes jet d’encre d’entrée de gamme soient les plus
vendues auprès des particuliers, les modèles laser sont plus adaptées aux PME grâce à leurs récentes baisses de prix et améliorations des performances. Parmi les nombreux critères de choix, la première question à se poser avant d’acheter une imprimante est la suivante : quels sont les besoins spécifiques de votre entreprise ?
Pour vous aider dans votre choix, eWEEK Europe a dressé une liste des principaux critères de décision et vérifié dans quelle mesure ils peuvent s’appliquer à votre entreprise.
LA CAPACITE MENSUELLE
Le volume d'impression constitue sans aucun doute le principal critère de choix pour les professionnels. En effet, moins onéreuses à l'achat, les imprimantes à jet d'encre offrent cependant sur le long terme un coût d'impression à la page bien supérieur à celui de leurs homologues laser. Les premières sont donc adaptées à de très petites structures (travailleurs indépendants, TPE...) dont les besoins d'impression n'excèdent pas 1000 pages par mois. Au delà, votre choix devra plutôt se porter sur la technologie laser, d'autant plus que la durée de vie de ces équipements est bien supérieure. Plus rapides, elles devront également être privilégiées si l'activité de votre entreprise induit des pics d'impression, par exemple la production d'une plaquette interne en grande quantité et en des temps limités. Les constructeurs indiquent le nombre maximal de pages qu’une imprimante peut produire par mois mais suggèrent que le volume réel devrait être inférieur à ce nombre.
Les imprimantes laser à bas prix ont généralement une capacité mensuelle inférieure – une multifonction à 200 euros autorisera environ 6000 pages par mois, tandis qu’une monofonction conçue pour un usage intensif atteindra 80000 à 100000 pages pour un prix d’achat d’environ 600 euros.
Bien que plus chers à l’achat, les modèles disposant d’une haute capacité mensuelle seront plus économiques à l’usage car ceux à faible capacité doivent avoir leur kit de maintenance remplacé plus souvent. Un kit de maintenance pour une imprimante à 1000 euros pouvant coûter environ 250 euros, il est évident que la maintenance est un aspect important du coût total de possession. Il faudra donc choisir une imprimante avec une capacité mensuelle adaptée à vos besoins.
Les critères de choix d’une imprimante
Capacité mensuelle
Vitesse d'impression
Qualité (définie en partie par
la résolution)
Coût de possession
Consommation
Bruit
Couleur
Gestion du papier (y compris A3/A4)
Multifonction (scan et fax)
PR I NC I PAUX
CR I TERES
Comment choisir une imprimante professionnelle
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VITESSE D’IMPRESSION La vitesse d'impression devient un facteur de choix déterminant pour les entreprises lorsqu'elles ont besoin
de produire des quantités importantes de documents en un temps limité. Exprimée en pages par minutes (ou ppm), cette valeur est différente selon que l'on imprime en qualité optimale ou en mode brouillon.
Certaines imprimantes offrent la même vitesse d'impression que ce soit en couleur ou en monochrome. Sur des modèles dont le prix avoisine les 500 euros TTC, on obtient généralement une vitesse de l'ordre de 20 pages par minute, tandis que les modèles les plus performants atteignent pratiquement les 50 ppm.
La consommation est un facteur incitant à utiliser plus d’imprimantes en réseau, mais aussi à acquérir des modèles plus récents
QUALITE Les exigences en terme de qualité
d'impression peuvent également entrer en jeu au moment du choix d'une solution. Même si les imprimantes laser ont fait d'énormes progrès dans ce domaine, elles ne parviennent pas encore à égaler leurs homologues à jet d'encre, notamment lorsqu'il s'agit d'impression sur papier photo.
La précision d'une imprimante est déterminée
par sa résolution, exprimée en points par pouce (ppp, ou
dpi en anglais). Celle-ci correspond au nombre de pixels
que l'on peut imprimer sur un pouce carré, soit 2,54
cm². En fonction des documents que vous avez besoin
d'imprimer, on choisira donc une qualité adaptée.
COUT DE POSSESSION En règle générale, le coût par page des imprimantes laser est inférieur à celui des modèles jet d’encre dès lors qu’on imprime de gros volumes. Cependant, les performances des différents modèles laser disponibles sur le marché présentent de grosses différences, les coûts pouvant varier du simple au triple.
L'un des facteurs de tels écarts est notamment la
présence ou l'absence de cartouches à haute
capacité, permettant non seulement de faire des
économies substantielles à l'achat mais aussi de
rendre les changements moins fréquents. Pour les
professionnels comme pour les particuliers, on
s'attachera donc à bien évaluer le coût total de
possession, qui prend en compte tous ces éléments.
FONCTIONS SPECIFIQUES
Les modèles multifonctions, qui permettent de photocopier, de scanner et d’envoyer des fax, sont maintenant très répandus. A leur arrivée sur le marché, certains s’attendaient à ce qu’ils remplacent les modèles monofonctions, mais ils ne sont en fait qu’une niche dans l’écosystème de l’impression. Les multifonctions sont plus onéreux à l’achat. De plus, ils ne sont pas d’une grande utilité lorsqu’un
utilisateur monopolise l’appareil pour une opération complexe de photocopie, tandis qu’un autre a un travail d’impression en attente – ou vice versa. Il est également essentiel de se demander si l’entre-
prise a réellement besoin de produire des documents en couleur ou si du noir et blanc peut suffire. La différence de prix entre les deux technologies, bien qu’en diminution, reste encore significative. A terme, les fabricants d’imprimantes prédisent que cette différence sera tellement minime que les utilisateurs opteront naturellement pour la couleur, afin de bénéficier de toutes les possibilités.
Il est difficile de comparer le prix de revient des imprimantes monochromes et couleur dans la mesure où celui-ci intègre à la fois le prix d’achat, celui des consommables et les coûts de maintenance. Même si les prix d’achat baissent, les entreprises tentées par des imprimantes couleur doivent se rappeler que leurs consommables restent bien plus onéreux et peuvent rapidement faire augmenter la facture finale.
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Pour ces utilisateurs, la présence de fonctionnalités de gestion de la couleur est primordiale. Sur les imprimantes les plus évoluées, elles permettent de gérer des politiques d’impression de sorte que seuls certains utilisateurs, ou types de travaux, puissent profiter de la couleur.
D’autres fonctions spécifiques peuvent être nécessaires comme la connectivité Wi-Fi ou Ethernet, la compatibilité avec les ‘smartphones’, le stockage en local ou l’impression en connexion USB.
Plus ces fonctionnalités sont nombreuses et plus elles requièrent de précautions, comme la protection physique de tous les disques durs qui pourraient être volés pour les données confidentielles qu’ils sont susceptibles de contenir.
DES CYCLES DE VIE LIMITES
Sur le marché des imprimantes conçues pour les particuliers, le prix d’un ensemble de cartouches peut représenter jusqu’à 80% de la valeur de l’imprimante. En conséquence, les petites entreprises préfèrent parfois racheter une nouvelle imprimante lorsque les
cartouches d’origine sont vides, ce qui constitue une véritable aberration du point de vue écologique.
Cependant, l'encre
(ou le toner des imprimantes laser) n'est pas le seul élément devant être remplacé à intervalles réguliers. En effet, d'autres éléments ont également une durée de vie limitée : le tambour, la courroie de transfert et le bloc photoconducteur.
Certains constructeurs prennent en charge gratuitement le remplacement de ces pièces pendant la période de garantie, tandis que d'autres laissent le soin aux utilisateurs de les changer eux-mêmes.
TEMPS DE PRECHAUFFAGE
Le temps d’impression de la première page est également un critère fréquemment mis en avant par les fabricants d’imprimantes. Correspondant au temps de préchauffage de la machine, il peut devenir un facteur important pour les entreprises qui impriment de petits volumes de documents à intervalles réguliers tout au long de la journée. Un temps de préchauffage court est aussi essentiel si vous souhaitez réduire votre empreinte carbonique en éteignant vos imprimantes lorsqu’elles ne sont pas utilisées. Certains constructeurs
ont d’ailleurs fait des progrès considérables dans ce domaine.
LANGAGES D’IMPRESSION
Pour communiquer avec les ordinateurs et recevoir ainsi leurs instructions, les imprimantes utilisent différents langages dont la mission consiste à fournir une description des pages. L'un des plus répandus aujourd'hui est le PostScript 3, initialement développé par la société Adobe. Notons que certains constructeurs proposent des émulations du PostScript comme le BR-Script 3 de Brother. Autre langage quasiment standardisé : le PCL (Printer Command Language) développé par Hewlett-Packard, actuellement disponible en version 6. La compatibilité avec le PCL 6 est parfois également proposée sous forme d'émulation, par exemple chez les constructeurs Dell ou Lexmark.
CONSOMMATION ELECTRIQUE
L’énergie consommée par une imprimante laser peut constituer une part importante de son coût global, particulièrement si c’est un modèle d’entrée de gamme ou assez ancien. Les anciennes imprimantes ne disposent en effet pas de fonction de mise en veille et peuvent donc consommer de l’électricité en permanence.
Les imprimantes laser personnelles qu’on trouve aux alentours de 200 euros peuvent paraître attractives en terme de prix mais une étude de Lexmark montre qu’elles peuvent consommer jusqu’à 85 euros d’électricité par an, ce qui augmente considérablement leur coût total de possession.
Le problème de la consommation électrique incite donc à utiliser moins d’imprimantes en les partageant en réseau, mais aussi des modèles assez récents bénéficiant des dernières innovations en la matière, comme le toner de Dell qui demande une température de fusion moins élevée.
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CAPACITE, GARANTIE, NIVEAU SONORE
Bien que moins importants que les précédents, d'autres critères peuvent néanmoins faire pencher la balance au moment du choix :
La capacité papier en entrée - c’est pourquoi la majorité des modèles professionnels est proposée avec des bacs optionnels.
Le niveau sonore, pour le confort d'utilisation, notamment dans les environnements déjà bruyants. Il est exprimé en décibels, sachant qu’une différence de 3 décibels correspond à un doublement du niveau sonore.
La garantie, généralement d’une durée d’un an mais qui peut être étendue chez la plupart des constructeurs. Dans ce domaine, on veillera également à bien faire la différence entre une garantie classique, qui englobe les pannes courantes et les matériels défectueux, et une garantie étendue prenant en charge l'usure de pièces comme les tambours.
L’homogénéité. Une stratégie de gestion poussera à utiliser un minimum de modèles différents issus d’un minimum de fournisseurs. Cela diminuera le nombre de consommables à garder en stock et facilitera la gestion des imprimantes tout comme le travail des utilisateurs finaux.
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Coût total de possession et considérations ‘green IT’
Bien connu des administrateurs IT, le coût total de possession est pourtant rarement pris en compte pour les imprimantes. Est-ce parce que leur présence est devenue si banale dans les entreprises qu’elles sont ainsi négligées ?
En période de crise, la stratégie de gestion des ressources d’impression des entreprises revêt une importance capitale. Alors que la plupart des PME voient leurs budgets IT revus à la baisse, on néglige encore trop souvent les économies qui peuvent être réalisées sur les imprimantes.
Une planification minutieuse est nécessaire avant l’installation dans un service d’une nouvelle imprimante, même si les utilisateurs demandent son remplacement immédiat.
Le coût total dépendra du volume d’impression mensuel dont on a besoin, mais aussi des fonctionnalités et options de l’imprimante Par exemple, la nouvelle imprimante doit-elle absolument être un modèle laser couleur ? Ce service a-t-il vraiment besoin d’une multifonction ? Est-ce le moment de remplacer ce modèle jet d’encre, coûteux en cartouches, par une imprimante laser plus chère à l’achat mais plus économe ?
Les imprimantes à jet d’encre présentent des prix attractifs mais le revers de la médaille est le coût important de leurs consommables, d’où la
nécessité de bien considérer ce coût total de possession (CTP) avant de prendre une décision d’achat. Pour exemple, HP a réalisé un chiffre d’affaires annuel de 33 milliards de dollars l’année dernière, dont 12 milliards provenaient des ventes de cartouches d’encre.
COUT TOTAL DE POSSESSION
L’importance du CTP s’illustre bien avec l’exemple suivant. Pour l’achat d’une voiture, on a le choix entre un modèle essence ou diesel. Beaucoup de consommateurs optent pour le diesel en pensant, à juste titre, qu’elles feront ainsi des économies sur le carburant. Cependant, elles oublient parfois de prendre en compte le prix d’achat des voitures diesel, plus important que celles à essence, ou encore le fait que l’entretien de leur modèle diesel sera plus onéreux. En considérant tous ces facteurs, plus la durée de vie d’une voiture diesel, les consommateurs réalisent souvent que leur achat n’était pas forcément le plus intéressant du point de vue financier.
COMMENT CALCULER SON CTP
La plupart du temps, on peut calculer le coût total de possession d’une imprimante en combinant son prix d’achat, les coûts en consommables et en électricité de toutes les pages à imprimer, ainsi que les différents coûts annexes comme les services, les réparations et les pièces de rechange. Le total dépendra du volume d’impression mensuel dont vous avez besoin, mais aussi des fonctionnalités de l’imprimante. Par exemple, si elle vous permet d’économiser du papier en imprimant en recto-verso, et si cette fonctionnalité est suffisamment facile à mettre en œuvre pour que les utilisateurs s’en donnent la peine, ou encore si elle peut être activée par défaut.
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Source: DELL
Chaque imprimante pourra exceller dans l’un ou l’autre domaine, mais tous devront être pris en compte dans le calcul du CTP.
Il faut bien garder à l’esprit que le prix d’achat n’est pas le seul critère à prendre en compte pour évaluer ses coûts, comme dans l’exemple précédent de la voiture diesel – si c’était le cas, tout le monde achèterait une imprimante jet d’encre couleur. Cependant, la conception même des imprimantes à jet d’encre, qui permet ce coût d’achat attractif, fait augmenter le coût des cartouches et autres consommables. Après un an d’utilisation, elles peuvent coûter plus cher qu’un modèle laser couleur en tenant compte de tous les coûts opérationnels.
Votre imprimante aura-t-elle besoin de papier photo ou d’un papier standard? De plus, les imprimantes nécessitent de la maintenance après un certain temps. Par exemple, une courroie de transfert, pouvant imprimer 100 000 pages avant d’être remplacée, nécessitera le moment venu l’intervention de personnes qualifiées dans ce domaine.
L’une des méthodes les plus efficaces pour réduire ses coûts d’impression consiste tout simplement à ajouter des utilisateurs sur une imprimante existante. Cependant, cette opération implique des volumes d’impression plus importants pour cette machine et donc plus de maintenance. Il faut aussi prendre en compte les coûts cachés comme les connexions et la gestion du
réseau, tout particulièrement dans le cas de groupes de travail de taille importante. Les imprimantes en réseau posent également la question du coût des espaces de travail. Les loyers des bureaux dans certaines grandes villes atteignent des sommes pharaoniques, et ils sont généralement calculés en fonction de la surface louée. Les imprimantes peuvent occuper des surfaces sur les bureaux, réduisant ainsi celle des employés de l’entreprise, ou même de la surface au sol. Les grandes entreprises disposent parfois de salles dédiées aux imprimantes, qui font manifestement augmenter les coûts de location ou de construction. Et que dire des besoins en électricité et en air conditionné ?
Autre point important : les usages des utilisateurs finaux. Par exemple, utiliser une imprimante haut de gamme pour imprimer des e-mails est clairement une source de dépenses inutiles. Cette petite imprimante n’est-elle pas utilisée par trop d’employés, ce qui se traduit par des commandes excessives de papier et de cartouches ?
Reste la question des logiciels: certains travaux d’impression nécessitent des logiciels ou des polices spécifiques. Une mise à jour logicielle est parfois nécessaire pour pouvoir bénéficier des dernières fonctionnalités d’une imprimante.
Cartouches d'encre/toner et papier: 65 à 90% du total
Prix de base et options de
l'imprimante: 10 à 15% du total
Maintenance et services : 10 à 20% du total
Coûts de possession directs:
Divers coûts directs:
Kits de maintenance
Contrats de services prépayés
Consommation énergétique
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Connaissez-vous à la fois le prix d’achat de
l’imprimante et celui des consommables ?
Existe-t-il des offres spéciales chez
certains fournisseurs ?
Peut-on envisager la location ?
Un fournisseur propose-t-il une offre
globale sous forme de service ?
Connaissez-vous (et pouvez-vous
contrôler) vos besoins réels ?
Les utilisateurs ont-ils accès au mode
brouillon pour les documents internes ?
Doit-on limiter l’accès aux impressions en
couleur ?
Deux services peuvent-ils partager la
même imprimante au lieu d’en utiliser
chacun une ?
L’impression en mode recto-verso est-elle
possible ?
L’imprimante permet-elle l’utilisation de
cartouches à haute capacité ?
Peut-on utiliser des cartouches génériques ?
Peut-on recycler les cartouches ?
CONSIDERATIONS ECOLOGIQUES Les imprimantes impliquent également de nombreux coûts environnementaux, parmi lesquels la toxicité du toner n’est pas des moindres. Cependant, les gâchis d’énergie et de papier sont les problèmes les plus courants. Selon une récente étude menée en Grande-Bretagne par la société Power Efficiency, les entreprises pourraient réduire de 75% leur consommation énergétique dans la période entre Noël et le 4 janvier en débranchant simplement leurs équipements non utilisés. Vos imprimantes restent-elles sous tension pendant la période des fêtes alors que personne ne les utilise ? Même mises en mode veille, elles continuent de consommer un peu d’énergie, augmentant ainsi la facture d’électricité et l’empreinte carbonique de votre société. En Europe, les grandes entreprises des secteurs public et privé sont désormais limitées sur leurs émissions de carbone, depuis l’introduction de nouvelles réglementations. Pourtant, une récente étude de SAP portant sur 400 entreprises britanniques a révélé que la majorité d’entre elles n’étaient pas prêtes à remplir cette obligation. Une autre étude a montré que le Royaume-Uni était le plus mauvais élève en terme d’impression durable, avec des entreprises consacrant 5% de leur chiffre d’affaires aux impressions. L’étude menée par Ricoh a constaté que 32% des entreprises laissaient leurs employés libres d'utiliser les imprimantes comme ils le souhaitent et que 19% d’entre elles n’ont pas de politique d’impression recto-verso ou envisagent seulement cette possibilité. Certains fabricants, comme Dell ou Brother, intègrent désormais par défaut un logiciel de gestion dans leurs équipements afin que les droits d’accès aux imprimantes puissent être clairement définis (limitation du nombre de copies par utilisateur, restriction de l’usage de la couleur aux services qui en ont réellement besoin….). De plus, toutes les
imprimantes récentes disposent maintenant d’une d’impression en mode brouillon, ce qui permet aux entreprises d’économiser une quantité d’encre non négligeable, tout en accélérant les processus d’impression.
AIDE-MEMOIRE
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GLOSSAIRE
Consommables Toutes les fournitures utilisées par les imprimantes, notamment les cartouches d’encre et le toner
pour les imprimantes laser. D’autres pièces peuvent également nécessiter un remplacement régulier, comme les tambours des imprimantes laser, les conteneurs de toner, les courroies de transfert ou les têtes de fusion. Elles doivent être considérées comme des consommables et donc inclues dans les calculs, tout comme le papier bien entendu.
Imprimantes matricielles Les imprimantes matricielles utilisent des aiguilles qui viennent frapper un ruban encreur pour
imprimer le papier (à la façon des anciennes machines à écrire). Elles permettent notamment d'imprimer sur des liasses carbonées.
Capacité mensuelle C’est le nombre théorique de pages qu’une imprimante est capable de produire en un mois. C’est
donc un élément essentiel du choix d’une imprimante pour une entreprise.
Imprimantes à jet d’encre La technologie d’impression à jet d’encre est basée sur un système de chauffage électrique qui
projette des gouttelettes d’encre en faisant varier la pression dans la cartouche. L’encre utilisée est donc liquide, contrairement à celle des imprimantes laser.
Imprimantes laser Les imprimantes laser utilisent un procédé dit ''xérographique'', dans lequel une image est créée sur
un tambour rotatif qui attire les particules d’encre par un effet d’électricité statique, puis les dépose sur le papier où elles sont chauffées. Les imprimantes laser couleur utilisent quatre couleurs de toner, généralement appliquées en une seule passe (des modèles plus anciens réalisent cette opération en quatre passes).
Volume d'impression Le volume de pages à imprimer par imprimante. Ce volume doit être inférieur au cycle théorique
par mois donné pour l'imprimante
Langage d’impression Les ordinateurs utilisent un langage de description des pages pour envoyer toutes les informations
nécessaires aux imprimantes. Celui le plus couramment utilisé est le Postscript, ou PCL.
Résolution La résolution d'impression correspond au nombre de points (ou pixels) imprimés sur chaque
centimètre carré de la feuille. Elle détermine la qualité finale du document et est exprimée en points par pouce (ppp ou dpi en anglais). Sur les imprimantes multifonctions, il faut bien différencier la résolution d'impression de celle du scanner.
Spool Acronyme de Simultaneous Peripheral Operations Online, le « spool » est un fichier contenant toutes
les informations envoyées à une imprimante par un ordinateur. Il permet de gérer une file d'attente des travaux, lorsque l'imprimante n'est pas en fonction ou déjà occupée à une autre tâche, en stockant les données en mémoire vive ou sur un espace disque. Le fichier spool est écrit dans un langage de description comme le PCL ou le PostScript. Le spooleur est quant à lui le logiciel qui génère ce fichier et le place dans la mémoire tampon de l'imprimante.
Temps d’impression C’est le temps nécessaire à l’imprimante pour entrer en préchauffage et imprimer la première page, à
partir de sa mise sous tension. Ce paramètre doit être assez court si l’imprimante est régulièrement éteinte ou mise en mode veille.
Coût total de possession C’est le coût d’achat et d’exploitation d’une imprimante, qui inclut les consommables pour la charge
de travail qu’on lui assignera. Ce coût doit aussi inclure les services de maintenance et de réparation, ainsi que la mise au rebut de l’imprimante. On doit également y ajouter les courroies de transfert et les têtes de fusion si le fabricant ne prend pas en charge leur remplacement dans sa garantie.
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