Microsoft, RoundTable et le logo Microsoft Office sont des marques commerciales ou des marques déposées de Microsoft Corporation aux Etats-Unis et/ou dans d'autres pays.

Dernière modification le : 6/8/2010

www.intercalleurope.com

Guide de l'utilisateur de Microsoft Office Live Meeting

Installation de Microsoft® Office Live Meeting La console d’administration Live Meeting est un outil Internet vous permettant de gérer les tâches d'Office Live Meeting, de l'organisation et la participation aux réunions à la modification de votre mot de passe et la visualisation de vos enregistrements.

Les options suivantes sont disponibles sur l'interface de l'organisateur :

Réunion o Organiser une réunion o Conférence maintenant (Démarrage d'une réunion impromptue) o Joindre une réunion

Gérer o Réunions o Enregistrements o Stockage o Préférences de l'utilisateur o Evénements*

Afficher o Enregistrements o Rapports o Evénements publics*

ACCES A VOTRE COMPTE

Pour accéder à votre compte Live Meeting

1 Accédez à votre site Live Meeting 2 Saisissez votre ouverture de session/utilisateur.

3 Saisissez votre mot de passe. 4 Cliquez sur “Ouverture de session”. Votre page d'accueil s'affiche.

CONFIGURATION DE VOS PREFERENCES UTILISATEUR

Les préférences utilisateur fournissent les informations de base vous concernant au service Live Meeting, comme votre nom, votre adresse électronique, votre mot de passe Live Meeting et vos préférences d'enregistrement et d'affichage. Dans votre console d’administration Live Meeting, vous pouvez remplacer le mot de passe utilisateur par un autre plus facile à retenir. Vous pouvez également définir d'autres préférences utilisateur pour votre compte. Pour modifier vos préférences Pour définir vos préférences utilisateur dans le ge stionnaire de Live Meeting :

1 Sur l'écran Ma page d'accueil, dans la zone Gérer, cliquez sur Préférences de l'utilisateur.

2 Sur la page Préférences de l'utilisateur, saisissez les informations suivantes :

- Dans la zone Informations personnelles, saisissez votre prénom, votre nom

propre et votre adresse électronique complète (par exemple, monsieur@exemple.com).

- Dans la zone Mot de passe, vous pouvez modifier votre mot de passe. Pour ce faire, saisissez votre ancien mot de passe dans la case Ancien mot de passe. Saisissez votre nouveau mot de passe dans la case Nouveau mot de passe, puis saisissez de nouveau le nouveau mot de passe dans la case Confirmer nouveau mot de passe.

- Dans la zone Options d'affichage, indiquez le nombre de réunions ou d'enregistrements que le gestionnaire de Live Meeting affichera sur une seule page, et sélectionnez votre fuseau horaire.

3 Cliquez sur OK pour enregistrer vos préférences. Live Meeting les utilisera à

toutes les réunions auxquelles vous participerez.

CONFIGURATION DE VOS OPTIONS DE REUNION

Avant de commencer à utiliser Conférence maintenant ou Réunions planifiées, vérifiez la configuration de vos options pour les réunions et les réunions instantanées. Configuration des options de réunion Vous pouvez personnaliser l'expérience Live Meeting en configurant les options des réunions individuelles. Par exemple, vous pouvez contrôler l'accès des participants à une réunion. Remarque : L'administrateur de votre compte Live Meeting peut avoir déjà configuré les options de réunion pour votre site. Ne modifiez pas ces configurations, à moins de comprendre parfaitement comment chaque option devrait être configurée dans votre environnement. Les options sont configurées séparément pour les réunions instantanées et les réunions planifiées. Pour configurer vos options de réunion instantanée, cliquez sur “Détails de la conférence maintenant“ et sur “Options de la conférence maintenant” dans le menu Actions. Pour configurer les options de vos “Réunions planifiées”, cliquez sur “Options de réunion” sur la page “Organiser une réunion”.

Options de réunion pour les réunions instantanées

Options de réunion pour les réunions planifiées

Le tableau suivant liste les options apparaissant sur la page des Options de réunion. Détails de la réunion Inscription détaillée Expiration du contenu Contrôle d'accès

Salle d’attente Audio

Heure d'accès à la réunion Fonctionnalités supplémentaires Enregistrement

Pour de meilleurs résultats, configurez toutes ces options avant d'utiliser Live Meeting pour la première fois. Si l'administrateur de votre Live Meeting a déjà configuré les options, parcourez-les et modifiez-les si nécessaire.

DETAILS DE LA REUNION

L'option Détails de la réunion contrôle les informations utilisées par Live Meeting pour générer des invitations à la réunion, configurer l'espace de réunion et vous aider avec l'aspect comptable, si votre organisation utilise des codes de facturation pour contrôler les coûts de Live Meeting. Configuration des détails de la réunion : Dans la section Détails de la réunion des pages Options de la réunion immédiate ou Options des réunions, configurez les options suivantes :

(Réunions planifiées seulement) Dans la case ID de la réunion, saisissez l'ID de la réunion. Dans la liste des langues, cliquez sur la langue que vous souhaitez utiliser pour les invitations à la réunion, ainsi que la langue utilisée pour toutes données descriptives pour les enregistrements de Live Meeting. (Facultatif) Dans la case textuelle Code de facturation, saisissez le code de facturation associé à votre utilisation du service Live Meeting au sein de votre organisation. Dans la case Taille de la réunion, saisissez le nombre maximal de personnes pouvant participer à une réunion. (Conférence maintenant seulement) Dans la liste Durée de la réunion, sélectionnez la durée maximale de la réunion.

OPTIONS DE CONTROLE D'ACCES

Vous pouvez configurer les contrôles d'accès pour : Contrôler qui participe à une réunion. Etendre une réunion à un auditoire plus large.

Différencier les participants des présentateurs.

HEURE D'ACCES A LA REUNION

Vous pouvez empêcher les participants d'accéder à votre réunion avant que vous ne soyez prêt. Les présentateurs peuvent toujours accéder à la réunion à tout moment.

INSCRIPTION DETAILLEE

Vous pouvez demander aux participants de préciser leur adresse électronique et le nom de leur entreprise lorsqu'ils tentent de rejoindre une réunion. C'est ce que l'on appelle l'inscription détaillée.

SALLE D’ATTENTE

La salle d’attente est un espace où les individus non conviés désirant rejoindre votre réunion peuvent demander l'accès à votre réunion. Vous pouvez configurer les options de la salle d’attente pour vos réunions instantanées ou toute réunion planifiée que vous organisez. Vous pouvez préciser aux utilisateurs une adresse URL de la salle d’attente lorsqu'il est impossible d'envoyer une invitation à la réunion. Les présentateurs peuvent utiliser la salle d’attente pour contrôler qui accède à la réunion et l'heure d'accès.

FONCTIONNALITES SUPPLEMENTAIRES

Les options listées sous Fonctionnalités supplémentaires en pages Options de la réunion immédiate ou Options des réunions sont utiles pour intensifier l'expérience des participants, limiter leur champ d'action dans certaines circonstances et présenter des fonctionnalités de la console Live Meeting avec lesquelles les participants pourront se familiariser.

ENREGISTREMENT

Vous pouvez choisir d'enregistrer une réunion ou de permettre à d'autres présentateurs de l'enregistrer et vous pouvez contrôler l'accès des participants à l'enregistrement. Configuration des options d'enregistrement : Dans la section Enregistrement des pages Options de la réunion immédiate ou Options des réunions, configurez les options suivantes :

1 Dans la section Enregistrement par le serveur, cliquez sur l'une des options suivantes :

- Pour vous permettre à vous seul (en tant qu'organisateur) d'enregistrer la réunion, cliquez sur Inactiver pendant la réunion ; l'organisateur peut cependant procéder à l'enregistrement lorsqu'il accède à Live Meeting.

- Pour permettre aux présentateurs d'enregistrer la réunion, cliquez sur l'option Présentateur autorisé à enregistrer la réunion.

2 Dans la section Accès aux enregistrements par le serveur, cliquez sur l'une des options suivantes :

- Pour vous permettre, ainsi qu'à l'administrateur de votre compte Live Meeting, d'accéder aux enregistrements, cliquez sur Administrateur et organisateur seulement autorisés à visualiser les enregistrements. Ces derniers peuvent autoriser l'accès à des utilisateurs individuels.

- Pour permettre à tous les participants et présentateurs de la réunion de visualiser les enregistrements, cliquez sur Tous les participants autorisés à visualiser les enregistrements en utilisant leurs informations d'accès à la réunion.

3 Dans la section “Participant enregistrant sur son ordinateur local“, sélectionnez l'option suivante :

- Présentateurs seulement autorisés à enregistrer.

Pour permettre aux présentateurs d'enregistrer la réunion localement, cliquez sur l'option Présentateurs seulement autorisés à enregistrer. Pour permettre au présentateur d'autoriser les participants à initier un enregistrement personnel, cliquez sur Présentateurs peuvent enregistrer et autoriser les participants à enregistrer. Remarque : L'enregistrement personnel sera archivé localement et son auteur pourra toujours y accéder.

ENREGISTREMENT DE VOS OPTIONS

Lorsque vous avez terminé la configuration de vos options de réunion, vous pouvez cliquer sur “Configuration par défaut” pour enregistrer les mêmes configurations pour toutes vos réunions futures ou cliquer sur “OK” pour ne les enregistrer que pour la réunion que vous êtes en train de créer. Vous retournerez alors à la page Détails de la réunion, où vous pourrez accéder à des informations détaillées sur votre réunion, rejoindre votre réunion en tant que présentateur ou participant, importer un document dans votre réunion ou commencer l'enregistrement en utilisant le panneau d’enregistrement. Toutes ces options sont disponibles dans le menu “Actions” en page Détails de la réunion. Vérification des options de réunion instantanée :

1 Dans le menu Réunion, cliquez sur Conférence maintenant. Une fenêtre de réunion séparée s'ouvre alors.

2 Dans l'écran Audio et vidéo, cliquez sur Options, puis sur Afficher les informations des appels entrants.

3 Vérifiez que vos informations audio sont correctes.

Vérification des options de réunion planifiée :

1 Dans le menu Réunion, cliquez sur Organiser une réunion. 2 Dans le champ A l'attention de, saisissez votre adresse électronique complète

(par exemple, monsieur@entrepriseabc.com). Live Meeting vous enverra ainsi une invitation à la réunion.

3 Dans la case Objet, saisissez l'objet de la réunion (par exemple, "Réunion test"). 4 Planifiez la réunion pour l'heure actuelle à l'aide des listes Heure de début et

Heure de fin. 5 Cliquez sur Envoyer les invitations.

A réception de l'invitation à la réunion, ouvrez celle-ci et assurez-vous qu'elle contient bien les informations escomptées. Si vous utilisez une téléconférence pour vos réunions, vérifiez que votre invitation contient le numéro de téléphone de la conférence et le code des participants corrects. En cas d'informations erronées ou absentes, répétez les étapes d'organisation d'une réunion Live Meeting, cliquez sur Options de réunion, corrigez les configurations le cas échéant et cliquez sur Sauvegarder comme défaut. Dès que vous aurez terminé, organisez une nouvelle réunion test. Pour rejoindre la réunion que vous aurez organisée :

1 Ouvrez le message électronique d'invitation à la réunion. 2 Dans l'invitation de la réunion, cliquez sur le lien Rejoindre la réunion. 3 Sur l'écran Rejoindre la réunion, saisissez votre nom et cliquez sur Rejoindre la

réunion. 4 Live Meeting démarre la console Live Meeting et votre réunion planifiée s'affiche.

Utilisation de l'option Conférence maintenant Pour une réunion instantanée, cliquez sur le lien Meet Now: (Votre nom) de Ma page d'accueil ou choisissez Conférence maintenant dans la section Réunion à gauche de votre écran de gestion des réunions. Vous accéderez immédiatement à une réunion.

Pour accéder au détail de la réunion instantanée, cliquez sur le lien Détails de la réunion immédiate. A partir de la page “Détails de la réunion immédiate”, vous pouvez :

Joindre en tant que présentateur Joindre en tant que participant Modifier les options de la réunion instantanée Télécharger des fichiers Accéder au panneau d'assistance Accéder au panneau d’enregistrement

Organisation d'une réunion Vous pouvez utiliser Live Meeting pour organiser des réunions et inviter des participants, tout comme vous le feriez pour une réunion en salle de conférence réelle.

ORGANISATION D'UNE REUNION EN UTILISANT LE GESTIONNAIRE DES REUNIONS DE LIVE MEETING

Pour organiser une réunion avec le Gestionnaire des réunions de Live Meeting

1 Sur l'écran Ma page d'accueil, dans la zone Réunion, cliquez sur Organiser une réunion.

2 Saisissez l'adresse électronique complète de chaque utilisateur (par exemple, monsieur@entreprise.com) dans les cases Participants ou Présentateurs.

3 Saisissez l'objet de la réunion et le lieu, le cas échéant. 4 Sélectionnez les dates et horaires de début et fin de réunion et réglez le fuseau

horaire, le cas échéant. 5 Dans la case Occurrence, cliquez sur Réunion unique (pour une seule réunion),

Périodique (pour un programme régulier avec une date finale précise) ou en cours (sans date finale précisée).

6 Sélectionnez votre préférence audio pour la réunion : Conférence avec fonction audio de l'ordinateur*.

1 Pour modifier les options par défaut des réunions planifiées pour cette réunion seulement, cliquez sur Options de la réunion et procédez aux modifications nécessaires. Pour de plus amples informations, reportez-vous à Configurer vos options de réunion.

2 Dans la case Message, saisissez le message personnel que vous souhaitez voir apparaître sur l'invitation.

3 Sélectionnez l'option pour envoyer vos invitations : Envoyer des invitations via le client de messagerie ou Envoyer des invitations Live Meeting. Cliquez sur Envoyer des invitations pour envoyer ces dernières aux invités. Remarque : Si vous choisissez d'envoyer les invitations en utilisant votre client de messagerie électronique, vous serez renvoyé à une page vous permettant d'envoyer les invitations avec Outlook ou de copier et coller les informations d'invitation dans votre calendrier personnel pour envoyer les invitations aux invités. Vous obtiendrez différentes invitations pour les présentateurs et les participants.

L'arrivée des invitations à la réunion dans la boîte de réception de chaque invité prendra quelques minutes. Live Meeting envoie une invitation séparée à chacun des présentateurs et participants invités. L'invitation contient votre message personnel, le cas échéant, le texte d'accueil de Live Meeting composé par l'administrateur de votre compte Live Meeting et les informations nécessaires pour permettre à chaque participant de rejoindre la réunion. Les invités reçoivent également un élément de calendrier qu'ils peuvent ajouter à leur calendrier.

TELECHARGEMENT DE FICHIERS

Vous pouvez utiliser cette fonction pour importer des documents dans votre réunion en utilisant le gestionnaire de Live Meeting. Cette option scannera vos fichiers pour tout risque de virus et créera une version optimisée pour une meilleure visualisation pendant votre Live Meeting. Utilisation de l'option de téléchargement des fichi ers :

1 Cliquez sur le lien “Télécharger Fichiers” dans la page Détails de la réunion. 2 Cliquez sur Navigation pour sélectionner votre fichier et sur Télécharger 3 Votre présentation sera scannée et importée dans votre réunion.

PANNEAU D'ASSISTANCE Le panneau d'assistance peut être utilisé pendant une réunion pour contrôler et gérer les participants à la réunion. Pour accéder au panneau d'assistance, cliquez sur le lien Panneau Assistance de la page Détails de la réunion. Le tableau suivant décrit les sections et fonctions du panneau d'assistance.

Section Fonction Champ du nom de l'utilisateur Précise le nom saisi par l'utilisateur. Champ du statut Précise le statut de la connexion. Champ navigateur/OS Précise le navigateur Web, sa

version et le système d'exploitation de l'utilisateur.

Champ Java Précise le numéro de version de la machine virtuelle Java dans le navigateur Web de l'utilisateur.

Champ Transport/De Précise le mécanisme de transport et l'adresse de la machine de l'utilisateur.

Bouton Affichage des informations Affiche des informations techniques détaillées sur la connexion de l'utilisateur sélectionné.

Bouton Fin de session Force l'interruption de toutes les connexions.

Bouton Déconnecter l'utilisateur Force l'interruption de la connexion de l'utilisateur sélectionné.

PANNEAU DES ENREGISTREMENTS

Vous pouvez utiliser cette fonction pour sélectionner les media que vous désirez enregistrer, configurer la connexion téléphonique et commencer l'enregistrement. Utilisation de la fonction “Panneau Enregistrement” :

1 Cliquez sur le lien “Panneau Enregistrement” de la page Détails de la réunion. 2 Sélectionnez les media que vous souhaitez enregistrer (Données, Voix, Vidéo,

Vidéo panoramique)

3 Cliquez sur “Configuration du téléphone” et saisissez - ou vérifiez - les informations audio, y compris le numéro d'appel de la conférence, le code des participants et les caractères de numérotation.

4 Cliquez sur “Connecter” pour connecter la console au pont audio.

5 Cliquez sur le bouton Enregistrer. Lorsque vous cessez l'enregistrement, trois options vous sont proposées :

- Archiver l'enregistrement - Abandonner l'enregistrement - Continuer l'enregistrement

6 Sélectionnez l'option appropriée.

Gestion de votre compte Dans la section Gérer, vous pouvez gérer vos Réunions, Enregistrements, Stockage, Préférences de l'utilisateur et Evénements*.

GESTION DES REUNIONS

Vous pouvez gérer vos réunions existantes ou déjà planifiées en cliquant sur Réunions dans la section Gérer. Cette page vous permet de Rejoindre, Editer ou Effacer vos réunions. Vous pouvez rechercher une réunion : Pendant une période particulière, Par date d'expiration, Contenant un/des mot(s) clé(s), Actuelle/Future, Passée ou Toutes les réunions. A partir de la page Gestion des réunions, vous pouvez également classer vos réunions en cliquant sur la colonne correspondante à entêtes : Objet, Heure de début, Organisateur, Taille et Expiration.

GESTION DES ENREGISTREMENTS Semblable à la page Gestion des réunions, la section de Gestion des enregistrements vous permet de gérer vos réunions enregistrées. A partir de cette page, vous pouvez Afficher, Editer les informations d'enregistrement et Effacer les enregistrements.

Grâce à la fonction Recherche, vous pouvez afficher : les Enregistrements lors d'une période particulière, Enregistrements par date d'expiration, Enregistrements contenant un/des mot(s) clé(s), ou Tous les enregistrements.

GESTION DE L'ARCHIVAGE

Cette fonction vous permettra de rechercher et de gérer vos Réunions et Enregistrements.

Avec cette fonction, vous pouvez rechercher vos réunions et enregistrements en fonction de catégories différentes :

Rechercher des Réunions/Enregistrements en saisissant la taille dans le champ “Taille : Supérieure à” : Ko, Mo, Go. Rechercher des Réunions/Enregistrements qui n'ont pas été visualisés depuis un temps précisé, en saisissant une durée dans le champ “Non visualisés depuis” et en choisissant une unité de mesure : Minutes, Heures, Jours, Mois. Rechercher des Réunions/Enregistrements en saisissant le nom ou l'ID de la réunion dans le champ "Contient".

Utilisation de cette fonction :

1 Ouvrez une session dans votre compte Live Meeting en tant qu'Organisateur. 2 Cliquez sur Stockage à gauche de l'écran. 3 Sélectionnez Réunion ou Enregistrement pour le Type et cliquez sur Rechercher.

Vous obtiendrez une liste complète de vos réunions ou enregistrements. 4 Vous pouvez classer vos données en fonction de l'Objet, la Date, la Date

d'expiration, la Dernière utilisation et la Taille. 5 Si vous recherchez une réunion ou un enregistrement particulier, sélectionnez la

catégorie que vous souhaitez consulter (Taille, Heure ou contenu textuel) et cliquez sur Rechercher.

6 Si vous souhaitez effacer une réunion, cochez la case à côté de l'objet de la

réunion et cliquez sur Effacer.

GESTION DES PREFERENCES DE L'UTILISATEUR

En cliquant sur Préférences de l'utilisateur dans le menu Gérer, vous pouvez modifier vos Informations personnelles, Mot de passe, Options d'affichage et Accès aux enregistrements. Il vous suffit de sélectionner ce que vous souhaitez modifier dans le menu supérieur, procéder aux modifications sur l'écran et cliquer sur le bouton OK une fois que vous avez terminé.

GESTION DES EVENEMENTS *

Cette fonction vous permettra de rechercher et de visualiser vos événements (à venir, passés, non publiés), Créer un nouvel événement, Etablir des rapports sur vos événements et gérer vos Bibliothèques d'organisateur, qui incluent : Présentateurs,

Tests, Sondages, Questions pour l'inscription, Questions de la page d'accès, Marquage d'événements.

Visualisation des Enregistrements, Rapports et Evénements publics*

VISUALISATION DES ENREGISTREMENTS

Pour visualiser vos enregistrements, cliquez sur Enregistrements dans la section Afficher. Cette page vous permettra de rechercher, classer et visualiser des enregistrements.

Recherchez des enregistrements en sélectionnant la période de disponibilité de l'enregistrement et, facultativement, en saisissant le nom ou l'ID de la réunion dans le champ Contient. Vous pouvez classer vos données par Format médiatique, Objet, Date, Durée et Organisateur.

Pour visualiser un enregistrement, cliquez sur le symbole médiatique à gauche de l'écran à côté de l'enregistrement à visualiser.

VISUALISATION DES RAPPORTS

Les rapports des réunions donnent un sommaire et des informations détaillées sur les réunions Live Meeting :

Rapport de la Liste des réunions. Enumère les réunions et la participation pour une période donnée.

Rapport de Participation aux réunions. Liste les utilisateurs et leur rôle (présentateur ou participant), le navigateur utilisé, l'heure de leur arrivée et la durée de leur participation à une réunion. Il inclut également une liste d'adresses électroniques et de noms d'entreprises, si ces informations ont été exigées des participants et des présentateurs.

Rapport des Sondages sur les réunions. Précise le vote de chaque participant en réponse à chaque diapositive de sondage affichée. Il inclut également un sommaire du pourcentage des votes.

Les rapports sur les enregistrements vous permettent de contrôler le nombre d'enregistrements disponibles et la fréquence de leur visualisation :

Liste des enregistrements. Affiche les enregistrements disponibles pendant une certaine période et la fréquence de visualisation de chacun d'entre eux. Détail des enregistrements. Liste les utilisateurs ayant visualisé un enregistrement et précise quand l'utilisateur l'a visualisé, son adresse IP, son entreprise et son navigateur.

Pour établir une Liste des réunions ou une Liste des enregistrements, cliquez sur Rapports dans le menu Afficher. Cliquez alors sur le rapport de la Liste des réunions ou de la Liste des enregistrements. Vous pouvez faire des recherches en fonction de la période et classer vos réunions et enregistrements. En outre, en cliquant sur l'ID de la réunion ou l'ID de l'enregistrement, des rapports de participation seront créés pour ces séances.

VISUALISATION DES EVENEMENTS PUBLICS*

Cette fonction vous permettra de visualiser une liste de tous les événements publics dans un centre de conférence. Filtrez les événements publics en sélectionnant Trouver ou en utilisant le menu déroulant de la barre de titre. Vous pourrez également Créer un nouvel événement, Etablir des rapports sur vos événements et gérer vos Bibliothèques d'organisateur, qui incluent les Présentateurs, Tests, Sondages, Questions pour l’inscription, Questions de la page d'accès et le Marquage d'événements.

REMARQUE : Pour de plus amples informations sur les Evénements, veuillez consulter le guide d'Organisation des événements.

Rejoindre une séance Live Meeting L'invitation électronique à une séance Live Meeting contient toutes les informations nécessaires pour rejoindre une réunion et pour se connecter à sa partie audio.

REJOINDRE UNE REUNION A PARTIR D'UNE INVITATION ELECTRONIQUE

Vous pourrez rejoindre une séance Live Meeting à partir d'une invitation électronique reçue dans votre boîte de réception client. L'invitation peut concerner une réunion planifiée ou une réunion instantanée informelle (dans le cas où un collègue viendrait de vous envoyer une invitation à une réunion virtuelle). L'invitation électronique contient les informations nécessaires pour accéder à la réunion et vous connecter à la partie audio de la réunion.

REJOINDRE UNE SEANCE LIVE MEETING A PARTIR D'UNE INVITATION ELECTRONIQUE

Cliquez sur Joindre la réunion dans l'invitation électronique. 1 Si c'est votre première séance Live Meeting, il vous sera demandé d'installer la

console. Si vous êtes invité à installer le logiciel, vous pouvez choisir de rejoindre la réunion à l'aide de la console web Live Meeting. Veuillez contacter votre service d'assistance local pour installer le logiciel

2 Dans le champ Nom, saisissez votre nom tel que vous souhaitez qu'il apparaisse dans l'écran des participants.

3 Les séances Live Meeting peuvent être enregistrées, et vous devez lire et accepter l'accord sur l'enregistrement avant de rejoindre la réunion.

4 Cliquez sur « Joignez la réunion ».

Il est important de noter que la fonction d'enregistrement de réunion peut être activée à tout moment, et qu'elle peut être activée par d'autres participants si le présentateur le permet. La première fois que vous rejoignez une réunion, prenez le temps de lire le texte dans les fenêtres qui s'affichent.

Au chargement du client de réunion, le message suivant s'affiche : “Vous vous connectez maintenant à la réunion.”

Lorsque ce message disparaît, le client de réunion est actif et vous pouvez commencer votre séance Live Meeting. L'image suivante est celle d'une séance Live Meeting 2007 vide, prête à recevoir les écrans que vous souhaitez ouvrir. Les images qui suivront montreront la configuration “standard” d'un écran.

Utilisation de Microsoft Office Live Meeting 2007 a vec Microsoft RoundTable (facultatif) : Microsoft RoundTable, combiné avec Microsoft® Office Live Meeting 2007, offre une solution de visioconférence. La visioconférence est un ensemble de technologies de télécommunication interactives permettant à deux sites ou plus d'interagir en utilisant à la fois des transmissions audio et vidéo. On parle aussi de collaboration visuelle. Avec Microsoft RoundTable, vous pouvez :

Lancer un appel sortant. Répondre à un appel entrant. Organiser une séance audio uniquement. Organiser une conférence audio/vidéo.

Microsoft RoundTable se place au centre de votre table de conférence et se connecte à un ordinateur, un réseau, une ligne analogique PSTN (réseau téléphonique public commuté) et un boîtier alimentation/données. Les caméras de Microsoft RoundTable affichent une vue panoramique de toute votre salle de conférence, et restituent les voix de toutes les personnes autour de la table.

Présentation d'une séance Live Meeting

COMPOSANTS DE LA CONSOLE LIVE MEETING

La console Live Meeting est constituée de différents composants :

Zone de présentation au milieu de la console. Panneaux (volets) accessibles en haut de la console. Contrôles des annotations et des diapositives situés en bas de la console.

CONTENU

Le volet Contenu affiche la liste des ressources (y compris les documents, les diapositives et les ressources partagées) actuellement disponibles pour la réunion. Utilisez ce volet pour ajouter, accéder ou gérer les contenus ou documents de la réunion. Ce volet dispose des options suivantes :

Partager Miniatures Verrouiller Gérer Diaporama du contenu

PARTICIPANTS

Le volet Participants affiche la liste de tous les participants actifs ainsi que les interactions possibles avec chacun d'entre eux. Ce volet dispose des options suivantes :

Inviter Affichage Rechercher Voix Autorisations

Les ateliers virtuels permettent au présentateur de séparer les participants en groupes et de placer chaque groupe dans sa propre salle virtuelle.

AUDIO ET VIDEO

Utilisez ce volet pour afficher ou gérer l'audio et la vidéo de la réunion. Ce volet dispose des options suivantes :

Démarrer/Terminer l’appel Démarrer/Terminer ma vidéo Options - Configurer le système audio et vidéo - Afficher les informations de l’audio-conféence View Current Speaker

Q&R (QUESTIONS ET REPONSES)

Le volet Q&R affiche les questions posées par les participants à la réunion, afin que les présentateurs puissent y répondre. Utilisez ce volet pour poser des questions, y répondre ou les gérer, ainsi que pour lever la main. Ce volet dispose des onglets suivants :

Q&R Gérer

REUNION

Affiche le marquage de la console et les informations sur la réunion. Utilisez ce volet pour afficher les informations détaillées sur la réunion en cours.

Ce volet dispose des options suivantes :

Invite - Par email - Appeler quelqu’un Code d’accès et emplacements (informations de connexions) Verrouiller Quitter Quitter et terminer la réunion

ENREGISTREMENT

Un présentateur peut utiliser ce volet pour créer et gérer les enregistrements de la réunion en cours. Ce volet dispose des options suivantes :

Vers mon ordinateur* Vers le service

UTILISATION DES VOLETS

Chaque participant peut afficher ou masquer chaque volet sur sa console. Lorsqu'un volet est sélectionné, une liste d'options de menu est mise à disposition. Le volet peut être détaché de la barre du haut et affiché sur une fenêtre séparée ou lié à la console. Chaque volet affiché et lié réduira l'affichage du contenu de la présentation. En tant qu'organisateur de la réunion, vous pouvez déterminer quels volets seront disponibles pour les participants. Ceci peut se faire de deux façons :

Avant la réunion, dans la section Fonctionnalités supplémentaires de votre fenêtre Options des réunions ou Options de la réunion immédiate, configurez les volets à rendre disponibles pour les participants.

Pendant la réunion, dans la fenêtre Autorisations des participants, configurez les volets à rendre disponibles pour les participants.

Vous pouvez suivre les étapes ci-après pour manipuler les volets. Les suites d'étapes sont regroupées par action. Pour lier un volet :

1 Sélectionnez le volet à ouvrir dans la barre de commandes ou des volets. 2 Sélectionnez l'option de volet à afficher. 3 Placez le curseur sur le haut du volet, le curseur de déplacement s'affiche alors

et le message Glisser pour rendre ce volet flottant apparaît. 4 Avec le bouton gauche de la souris, faites glisser le volet à l'endroit souhaité. Les

différentes zones de la console auxquelles le volet peut être lié apparaissent en surbrillance lorsqu'elles sont survolées.

Une fois lié, pour réduire le volet, cliquez sur le bouton de réduction sur la barre de titre du volet. Vous pouvez réafficher le volet à sa taille complète en cliquant à nouveau sur ce bouton. Pour fermer un volet, cliquez sur le bouton de fermeture sur la barre de titre du volet. Pour l'afficher de nouveau, ouvrez-le à partir du menu des volets. Pour déplacer un volet lié :

1 Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la barre de titre du volet. 2 Déplacez-le à l'endroit souhaité. 3 Si le volet est fermé alors qu’il n’est pas lié, il sera lié à la barre de commandes à

sa prochaine ouverture.

Outre gérer les volets, vous pouvez (ainsi que les autres participants) faire passer la console en mode Plein écran.

Contenu

PARTAGE DE CONTENU

Il existe plusieurs méthodes de partage. Vous pouvez partager des informations de l'une des façons suivantes :

Télécharger un fichier Ajoute un fichier particulier à la réunion pour le consulter ou le modifier.

Partager un programme Affiche une application particulière ouverte sur le bureau.

TELECHARGER DES FICHIERS A UNE REUNION

La fonction Télécharger un fichier (Affichage seul) va télécharger un fichier se trouvant sur l'ordinateur du présentateur pour la réunion. Pour télécharger un fichier, exécutez les tâches suivantes.

1 Cliquez sur Contenu pour afficher le volet Contenu.

2 Cliquez sur Partager et sélectionnez Télécharger un fichier puis cliquez sur

Télécharger un fichier (Affichage seul). Afficher Sélectionnez cette option pour afficher une copie du fichier. Les autres participants ne pourront pas modifier ce fichier. Cette fonction permet seulement de télécharger le fichier depuis l'ordinateur du présentateur vers les serveurs Live Meeting. Le fichier est ensuite affiché sur l'ordinateur de tous les participants à la réunion. Editer Sélectionnez cette option pour afficher une copie modifiable du fichier. Tous les participants pourront modifier ce fichier.

Cette fonction ouvre le fichier choisi dans son programme et l'affiche à tous les participants.

3 Dans la fenêtre Choisir un document à partager, sélectionnez un document et cliquez sur Ouvrir.

4 La progression du téléchargement du contenu s'affiche alors. Une fois que le contenu est téléchargé sur le serveur, cliquez sur le document dans le volet Contenu.

PARTAGE DE PROGRAMME

La fonction Partager un programme affiche une application installée sur l'ordinateur du présentateur. Vous pouvez suivre les étapes ci-après pour partager l'application.

1 Dans le volet Contenu, cliquez sur Partager. 2 Sélectionnez Partager un programme, puis cliquez sur le programme à partager.

Live Meeting entre alors en mode Partage (sur votre console uniquement), et le programme ainsi que son contenu deviennent visibles pour tous les participants.

3 Dans la barre de contrôle de partage située en haut de votre écran, cliquez sur la flèche bleue pour terminer le partage et retourner à la console.

AUTRES CONTENUS DE REUNION

Les diapositives communes sont des diapositives Live Meeting vous permettant de collaborer avec les autres participants. Contrairement aux présentations PowerPoint, les diapositives communes n'ont pas besoin d'être importées ou créées à l'avance. Vous pouvez insérer des diapositives communes spontanément au cours d'une réunion pour illustrer certaines idées avec les autres participants. Vous disposez des cinq pages communes suivantes :

Tableau blanc - Un Tableau blanc est une page vierge sur laquelle vous pouvez dessiner, ajouter du texte et des marques, surligner des informations, à l'aide des outils d'annotation. Par exemple, si vous souhaitez créer rapidement un organigramme pour illustrer un point, insérez un Tableau blanc et dessinez des carrés, des lignes, etc. à l'aide des outils d'annotation.

Page de sondage - Utilisez les pages de sondage pour connaître les réactions et l'avis des participants pendant une présentation. Les pages de sondage sont un très bon moyen de solliciter un retour des participants en leur permettant de choisir entre plusieurs réponses à une question. Vous pouvez créer des pages de sondage à l'avance ou les insérer spontanément pendant votre présentation.

Page de texte - Une Page de texte est une page vierge modifiable sur laquelle vous pouvez saisir du texte. Vous pouvez par exemple créer une Page de texte si vous souhaitez saisir de nouvelles informations que l'auditoire pourra copier et coller, comme une liste d'actions. Lorsque vous travaillez sur une Page de texte, vous pouvez utiliser le bouton droit de la souris ou les commandes du clavier pour copier, coller, couper et supprimer du texte.

Page Web - Une Page Web vous permet d'afficher une page Internet pour les participants et de leur fournir une connexion indépendante à cette adresse URL, ce qui leur permet de naviguer librement sur le site. Les pages Web sont idéales pour permettre aux participants de répondre à une enquête ou de remplir un formulaire au cours de votre réunion.

Instantané d'écran - Un Instantané d'écran représente une capture d'écran de votre ordinateur, comme un tableur ou un graphique. Une fois l'Instantané d'écran créé, vous pouvez utiliser les outils d'annotation pour y ajouter des annotations.

En règle générale, vous ajouterez des diapositives communes en tant que nouvelles ressources. Mais vous pourrez aussi choisir d'insérer une diapositive commune dans une ressource existante —par exemple, comme une nouvelle diapositive dans une ressource de présentation PowerPoint que vous aurez importée auparavant.

Pour ajouter une diapositive commune en tant que nouvelle ressource, suivez les instructions ci-après.

CREATION D'UN TABLEAU BLANC

Vous pouvez utiliser le format RTF dans la page Tableau blanc et changer le modèle, la taille et la couleur de la police.

1 Cliquez sur Contenu. 2 Cliquez sur Partager. 3 Cliquez sur Tableau blanc. 4 A l'ouverture du Tableau blanc, cliquez sur les outils de dessin et de texte en bas

de la fenêtre pour créer le contenu.

CREATION D'UN SONDAGE

1 Cliquez sur Contenu. 2 Cliquez sur Partager.

3 Cliquez sur Page de sondage. 4 Dans la boîte de dialogue Créer un sondage, saisissez une question, puis les

libellés de chaque choix. 5 Cliquez sur OK.

CREATION D'UNE PAGE DE TEXTE

1 Cliquez sur Contenu. 2 Cliquez sur Partager. 3 Cliquez sur Page de texte. 4 A l'ouverture de la Page de texte, commencez à saisir votre texte à l'écran.

PARTAGE D'UNE PAGE WEB

1 Cliquez sur Contenu. 2 Cliquez sur Partager. 3 Cliquez sur Page Web. 4 Dans la boîte de dialogue Nouvelle page web, saisissez l'adresse URL à

consulter par les participants. 5 Cliquez sur Vérifier la page web. La boîte de dialogue Vérification de la page

web apparaît alors. 6 Si la page Web s'affiche correctement, cliquez sur Créer une page web.

PARTAGE DE L'INSTANTANE D'ECRAN D'UNE PARTIE DE VOTRE ECRAN

1 Cliquez sur Contenu. 2 Cliquez sur Partager. 3 Cliquez sur Instantané d'écran. 4 Positionnez le cadre sur la zone de votre écran à partager et cliquez sur l'icône

de l'appareil photo.

INSERTION D'UNE DIAPOSITIVE COMMUNE DANS UN ENSEMBLE DE DIAPOSITIVES TELECHARGE

1 Cliquez sur Contenu. 2 Cliquez sur l'ensemble des diapositives auquel vous souhaitez ajouter une

diapositive ou une page. 3 Cliquez sur Miniatures. 4 Dans le volet Miniatures, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la miniature

située juste au-dessus de l'endroit où vous souhaitez insérer la diapositive, puis cliquez sur Insérer une nouvelle page.

5 Sélectionnez le type de diapositive que vous souhaitez ajouter (Tableau blanc, Page Web, Page de texte, Page de sondage ou Instantané d'écran.)

La diapositive est ajoutée sous le point d'insertion que vous avez spécifié dans l'ensemble des diapositives existant.

TELECHARGEMENT PAR GLISSER-DEPOSER

1 Sur votre bureau, ouvrez le dossier contenant le fichier que vous souhaitez télécharger.

2 Faites glisser le fichier vers le bouton de la barre des tâches de Live Meeting. 3 Lorsque Live Meeting devient l'application active, déposez le fichier soit dans le

volet Contenu, soit dans la zone de présentation. Le téléchargement du fichier démarre automatiquement.

AFFICHAGE DES CONTENUS

Une fois que les ressources ont été ajoutées à Live Meeting, elles apparaissent dans le volet Contenu de la console, et vous pouvez les réorganiser ou les renommer comme bon vous semble. Si une ressource contient plusieurs parties (par exemple, un fichier PowerPoint composé de plusieurs diapositives), chaque partie est affichée dans un volet secondaire, appelé volet Miniatures, lorsque vous cliquez sur la ressource dans la console. Les étapes suivantes permettent d'afficher les contenus importés.

1 Dans la console, cliquez sur Contenu. 2 Dans le volet Contenu, cliquez sur le contenu à afficher.

AFFICHAGE DES CONTENUS MULTIMEDIAS

1 Dans la console, cliquez sur Contenu. 2 Dans le volet Contenu, cliquez sur le contenu multimédia à afficher.

Lorsque le contenu est chargé dans la console, les boutons de lecture deviennent disponibles.

3 Cliquez sur le bouton de lecture pour démarrer le contenu multimédia.

GESTION DE CONTENUS MULTIMEDIAS

Une fois que le contenu multimédia est chargé sur le système local des participants, ces derniers pourront commander la lecture sur leur propre système à l'aide des commandes situées en bas de la console. Le Présentateur peut verrouiller et commander la lecture du contenu en cliquant sur verrouiller.

VERROUILLAGE DU CONTENU

La présentation en cours peut être verrouillée de sorte que seul le présentateur sélectionné puisse la gérer. Cela empêche les autres présentateurs de prendre le contrôle de la réunion accidentellement. Pour verrouiller le contenu pour un présentateur particulier, suivez les étapes ci-après :

1 Dans le volet Contenu, cliquez sur verrouiller. 2 Sélectionnez le présentateur qui va gérer la présentation.

DEFILEMENT DES DIAPOSITIVES

Le présentateur peut choisir de faire défiler les diapositives automatiquement en utilisant un laps de temps défini entre chaque diapositive. Pour définir le défilement des diapositives :

1 Sélectionnez le contenu à afficher. 2 Dans le volet Contenu, cliquez sur >> et sélectionnez Diaporama du contenu. 3 Dans la fenêtre Diaporama du contenu, sélectionnez le nombre de secondes

écoulées entre chaque page, puis cliquez sur Démarrer.

Les pages vont alors s'afficher et passer de l'une à l'autre en respectant le nombre de secondes défini. Pour interrompre le défilement des diapositives :

1 Dans le volet Contenu, cliquez sur Diaporama du contenu. 2 Dans la fenêtre Diaporama du contenu, cliquez sur Arrêter.

ANNOTATION DES DIAPOSITIVES

La clé d'une présentation réussie est de permettre aux participants d'en suivre facilement le déroulement. L'utilisation d'annotations est un moyen efficace de guider les participants dans la présentation, en illustrant ou en insistant sur les idées clés de l'événement. Avec les outils d'annotation de Live Meeting, vous pouvez ajouter du texte, dessiner des lignes et des formes, et ajouter des marques à toute ressource importée, tout Tableau blanc ou toute diapositive d'instantané. Vous pouvez aussi surligner des zones importantes à l'aide du pointeur ou des outils de surlignage. Une fois que vous avez ajouté des annotations, vous pouvez les déplacer, les copier-coller, les supprimer ou toutes les effacer en une seule fois. Vous pouvez également utiliser les outils du clic droit pour copier, coller et supprimer des annotations. Remarque : Les fonctions Effacer les annotations de la barre d'outils d'annotations vous permettent seulement d'effacer les annotations sur une diapositive ou une page à la fois. Pour effacer toutes les annotations en un clic, utilisez la fenêtre Gérer le contenu.

Les outils d'annotation se trouvent en bas de la console dans la barre de contexte.

Vous trouverez ci-après la liste des outils d'annotation et la description de leur utilisation :

Sélectionner les annotations

Utilisez l'outil Sélectionner les annotations pour sélectionner une annotation que vous avez ajoutée. Un drag & drop simple vous permet de déplacer une annotation facilement

Pointeur Utilisez l'outil Pointeur pour pointer sur une information d'une diapositive, de la même façon qu'avec un pointeur laser.

Écrire du texte Utilisez l'outil Écrire du texte pour ajouter des notes ou un commentaire à une diapositive.. Vous avez le choix entre du dessin à main levée ou de formes préétablies (rectangle, ovale, flèches…)

Sélecteur de couleurs

Choisissez la couleur du texte ou des lignes à dessiner.

Surligneur Utilisez l'outil Surligneur pour surligner une zone, de la même façon qu'avec un surligneur jaune pour surligner un passage de texte.

Vérifier le marquage Utilisez l'outil Vérifier le marquage pour ajouter une flèche, une coche ou une croix sur la diapositive.

Effacer les annotations

Utilisez l'outil Effacer les annotations pour supprimer toutes les annotations d'une diapositive.

Pour permettre aux participants d'utiliser les annotations pendant la réunion, suivez les étapes ci-après.

1 Cliquez sur Participants dans la barre de commandes.

2 Dans le volet Participants, cliquez sur Autorisations.

3 Sélectionnez Annoter le contenu actuel dans la fenêtre Autorisation des

participants pour donner aux participants l'autorisation d'utiliser les annotations.

4 Cliquez sur Fermer pour fermer la fenêtre.

PLEIN ECRAN

Le contenu de la présentation peut être affiché en plein écran pour maximiser la zone de visualisation. Cliquez sur l'icône de plein écran dans la barre de commandes, située en bas à droite de la console.

CONSULTER DE NOUVEAU LE CONTENU

Le contenu peut être consulté de nouveau par les autres présentateurs sans prendre le contrôle de la réunion. Cliquez sur Vérifier le contenu dans la barre de commandes.

DOCUMENTS

La clé d'une présentation réussie est de permettre aux participants d'en suivre facilement le déroulement. L'utilisation de documents est un moyen efficace de permettre aux participants de recevoir du contenu complémentaire qui pourra être consulté après l'événement. Les documents sont disponibles pour tous les participants. Remarque : Les options Télécharger (réception uniquement) ou Télécharger (envoi et réception) doivent être configurées dans la section Autorisation des participants pour que les documents soient disponibles pour les participants.

TELECHARGEMENT (RECEPTION) DE DOCUMENTS :

1 Dans la barre de commandes en haut à droite de la console, cliquez sur Documents.

2 Cliquez sur Télécharger (réception) dans le volet Documents. 3 Dans la fenêtre ouverte, sélectionnez un fichier et cliquez sur Ouvrir pour

télécharger le fichier.

Remarque : L'administrateur du site peut interdire le téléchargement de certains types de fichier. Il vous sera indiqué si vous n'avez pas l'autorisation de télécharger un fichier.

4 Une fois le processus de téléchargement terminé, le fichier sera disponible dans la fenêtre Documents.

5 Fermez la fenêtre Documents.

TELECHARGEMENT (ENVOI) DE DOCUMENTS

1 Dans la barre de commandes en haut à droite de la console, cliquez sur Documents.

2 Sélectionnez le fichier à télécharger dans la fenêtre Documents, puis cliquez sur

Télécharger (émission).

3 Dans la fenêtre Parcourir les dossiers, sélectionnez la destination d'enregistrement du fichier, puis cliquez sur OK.

4 Le fichier est alors téléchargé à l'endroit spécifié.

5 Fermez la fenêtre Documents.

SUPPRESSION DE DOCUMENTS

1 Dans la barre de commandes en haut à droite de la console, cliquez sur Documents.

2 Sélectionnez le fichier à supprimer dans la fenêtre Documents, puis cliquez sur Supprimer.

3 Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression. 4 Fermez la fenêtre Documents.

Travailler avec les participants

INVITATION DES PARTICIPANTS

Vous pouvez inviter les participants à une réunion Live Meeting ou à une conférence téléphonique depuis la console Live Meeting à l'aide des volets suivants :

Participants Réunion

Si le présentateur envoie une invitation à la réunion Live Meeting, c'est le client de messagerie électronique des présentateurs qui est utilisé. Si le présentateur souhaite qu'une personne rejoigne la conférence téléphonique, il faut que la conférence soit d'abord démarrée.

INVITATION DES PARTICIPANTS A LA REUNION LIVE MEETING

Les participants peuvent être invités à la réunion Live Meeting en cours à partir du volet Participants ou Réunion. Pour inviter les participants à rejoindre la réunion Live Meeting en cours à partir du volet Participants ou Réunion de la console, suivez les étapes ci-après :

1 Cliquez sur Participants ou Réunion depuis la barre de commandes. 2 Dans le volet Participants ou Réunion, cliquez sur Inviter.

3 Cliquez sur par « par courrier électronique » 4 Un message électronique d'invitation à la réunion s'ouvre alors avec le client de

messagerie électronique des présentateurs, fournissant des informations pour rejoindre la réunion en cours.

5 Ajoutez l'adresse électronique des participants dans le champ A l'attention de, et

cliquez sur Envoyer

6 A réception du message, les utilisateurs pourront cliquer sur le lien Rejoindre la réunion pour rejoindre la réunion.

AFFICHAGE DES PARTICIPANTS

Les présentateurs peuvent souhaiter classer la liste des participants affichée dans le volet Participants ou localiser un participant particulier pendant l'événement. Les participants peuvent être classés à l'aide des options suivantes : Audio Classe les participants en fonction du statut audio actuel. Nom Classe les participants par ordre alphabétique. Les noms peuvent

être classés à l'aide des options suivantes. A en haut Z en haut

Commentaires Classe les participants par humeur. Rôle Classe les participants en fonction de leur rôle dans la réunion. Les participants peuvent être affichés à l'aide des formats suivants : Liste Les participants sont listés et classés en fonction des options citées

précédemment. Plan de salle L'option Plan de salle affiche les utilisateurs en fonction de leur

humeur, dans un format de plan de salle. L'option « organiser par » n'est pas disponible pour afficher les utilisateurs dans ce format.

Rôle Classe les participants en fonction de leur rôle dans la réunion.

CLASSEMENT DES PARTICIPANTS

Pour classer les participants :

1 Cliquez sur Participants depuis la barre de commandes. 2 Dans le volet Participants, cliquez sur Affichage.

3 Dans le menu Affichage, sélectionnez « organiser par » puis cliquez sur

l'affichage souhaité. Les participants seront alors affichés selon l'affichage sélectionné.

RECHERCHE D'UN PARTICIPANT

Si la liste des participants est longue, il peut être difficile de localiser un participant particulier. Le participant peut être localisé à l'aide de Rechercher dans le volet Participants. Pour trouver un participant particulier :

1 Cliquez sur Participants depuis la barre de commandes. 2 Dans le volet Participants, cliquez sur Rechercher.

3 Saisissez le nom du participant recherché.

Au fur et à mesure que vous entrez les lettres, la liste affichée diminue jusqu'à ce que la correspondance exacte s'affiche.

ATELIERS VIRTUELS*

Les Ateliers virtuels permettent au présentateur de créer des groupes de travail qui pourront être utilisés pendant l'événement. Les participants sont envoyés dans des espaces de travail séparés. Ils peuvent ensuite être redirigés vers la salle principale pour discuter des sujets abordés dans les Ateliers virtuels. Remarque : Une fois les Ateliers virtuels démarrés, tous les participants passeront au statut de présentateur dans tous les Ateliers virtuels et dans la salle principale. Ils reviendront au statut de participant lorsque les Ateliers virtuels seront terminés. Pour accéder aux commandes des Ateliers virtuels :

1 Cliquez sur Participant dans la barre de commandes, puis cliquez sur Salles dans le volet Participants.

2 Dans la fenêtre Paramètres de salle, sélectionnez les options souhaitées, puis cliquez sur OK.

Remarque : La boîte de dialogue de configuration des ateliers virtuels n'apparaît que si aucune configuration d'ateliers virtuels n'existe. Pour relancer la boîte de dialogue, utilisez Supprimer toutes les salles virtuelles de réunion dans le menu Options.

Nombre de salles Permet au présentateur de préciser le

nombre d'Ateliers virtuels disponibles. Nombre de personnes par salle Permet au présentateur de préciser le

nombre maximal de personnes autorisées par atelier virtuel.

Affectation automatique des participants

Affecte automatiquement les participants aux Ateliers virtuels. Remarque : Le présentateur peut modifier l'affectation des participants avant de démarrer les Ateliers virtuels.

Affectation manuelle des participants Permet au présentateur d'affecter chaque

participant à un atelier virtuel particulier.

3 Une fois que les Ateliers virtuels ont démarré, le présentateur reçoit les éléments de menu suivants dans le volet Participants :

Start/Stop Ce bouton à bascule permet au présentateur de démarrer et d'interrompre

tous les Ateliers virtuels. Aller à Permet au présentateur d'aller dans tous les Ateliers virtuels disponibles et

de retourner dans la salle de réunion principale. Remarque : Aller à n'est disponible qu'une fois les Ateliers virtuels démarrés.

Options Ajouter une salle virtuelle de réunion Supprimer le contenu de chaque salle Remarque : Cette fonction n'est possible que lorsqu e les Ateliers virtuels sont interrompus. Supprimer toutes les salles de réunion Remarque : Cette fonction n'est possible que lorsqu e les Ateliers virtuels sont interrompus.

4 Vérifiez que les participants sont listés dans l'atelier virtuel correct,

conformément à ce que vous avez sélectionné à l'étape 2.

5 Cliquez sur Start pour démarrer les Ateliers virtuels. Chaque participant sera dirigé vers l'atelier auquel il a été affecté.

6 En tant que présentateur, vous pouvez passer d'une salle à l'autre en cliquant

sur Aller à et en sélectionnant la salle de votre choix.

7 Cliquez sur Stop pour interrompre les Ateliers virtuels et rediriger tous les participants vers la salle de réunion principale.

GESTION DES AUTORISATIONS DES PARTICIPANTS

Au cours d'une réunion planifiée, l’accès des participants aux fonctions de la réunion peut être contrôlé en définissant leurs autorisations. Les présentateurs gèrent les autorisations des participants à l'aide de la fenêtre Autorisations des participants. Pour afficher cette fenêtre, suivez les étapes ci-après :

1 Cliquez sur Participants depuis la barre de commandes.

2 Dans le volet Participants, cliquez sur Autorisations. 3 Sélectionnez les autorisations appropriées dans la fenêtre Autorisations des

participants. 4 Cliquez sur Fermer pour fermer la fenêtre.

A l'aide de la fenêtre Autorisations des participants, vous pouvez donner les autorisations suivantes aux participants : Vérifier le contenu actuel

Active l'icône Vérificateur de contenu pour les Participants. Les Participants peuvent individuellement parcourir toutes les miniatures de la ressource présentée, sans déranger la présentation, en choisissant Parcourir le document dans le menu Outils de la console.

Poser des questions

Les Participants peuvent poser des questions, lever la main et recevoir les réponses des présentateurs en utilisant le volet Q&R. Remarque : Affecte tous les participants.

Annoter le contenu actuel

Les Participants peuvent ajouter des annotations, visibles par tous les participants, sur la page ou la diapositive affichée dans la zone de présentation.

Interagir Afficher la liste des participants Les Participants peuvent

voir les informations sur les autres participants.

Afficher le plan de salle Les Participants peuvent voir le plan de salle depuis le volet Participants. Remarque : Affecte tous les participants.

Utiliser les outils de contenu

Afficher les miniatures et naviguer dans le contenu actuel.

Les Participants peuvent voir le volet Miniatures sur leur console et choisir parmi

les miniatures de la ressource affichée dans la zone de présentation pour afficher une page ou une diapositive.

Créer des pages dans le contenu actuel.

Les Participants peuvent ajouter des diapositives à la ressource en cours, y compris Partager les slides, ce qui leur permet de partager l'utilisation de leur ordinateur.

Utiliser le volet de contenu pour sélectionner et ajouter du contenu.

Les Participants peuvent utiliser le volet Contenu pour importer des présentations ainsi que d'autres ressources, et faire leur choix parmi les présentations déjà listées.

Documents Télécharger (réception uniquement) Les Participants peuvent seulement télécharger des documents.

Télécharger (envoi et réception) Les Participants peuvent ajouter et télécharger des documents.

Non disponible Les documents ne sont pas disponibles pour les participants.

Notes partagées

Afficher, enregistrer Les Participants peuvent afficher et enregistrer les Notes partagées.

Afficher, enregistrer, modifier Les Participants peuvent afficher, enregistrer et modifier les Notes partagées.

Non disponible Les Notes partagées ne sont pas disponibles.

PROMOTION D’UN PARTICIPANT

Il peut vous arriver d'avoir besoin de promouvoir un participant en tant que présentateur au cours d'une séance Live Meeting. Seuls les présentateurs sont autorisés à promouvoir des participants. Pour promouvoir un participant, suivez les étapes ci-après :

Depuis le volet Participants, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le participant et sélectionnez Promouvoir présentateur.

Le participant dispose à présent des mêmes autorisations qu'un présentateur. **Veuillez noter que cela n'est possible que lorsque la diffusion de flux audio unidirectionnelle est désactivée.

SUPPRESSION D’UN PARTICIPANT

Il peut vous arriver d'avoir besoin de supprimer un participant d'une séance Live Meeting si sa présence n'est pas appropriée. Seuls les présentateurs sont autorisés à supprimer des participants. Pour supprimer un participant, suivez les étapes ci-après :

Depuis le volet Participants, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le participant et sélectionnez Supprimer du meeting.

GESTION DES PARTICIPANTS NON INVITES

La salle d’attente est un espace où les personnes sans invitation peuvent demander à rejoindre la réunion. Les participants qui rejoignent une réunion via la salle d’attente utilisent une adresse URL différente de celle contenue dans les invitations Live Meeting. Les organisateurs peuvent utiliser la salle d’attente pour organiser des réunions sans envoyer d'invitations aux participants. Les réunions sont simplement lancées et rejointes par les participants qui entrent dans la salle d’attente et attendent que l'organisateur leur autorise l'accès. En tant qu'organisateur, vous pouvez exiger que Live Meeting vous envoie un message électronique vous informant de l'arrivée de tout participant dans la salle d’attente. Vous pouvez ensuite accorder ou refuser l'accès à chaque participant se trouvant dans la salle d’attente. Si vous ne répondez pas dans les 30 minutes, le participant se verra refuser l'accès. De même, Live Meeting peut vous envoyer un message électronique vous informant de l'arrivée de tout nouveau participant à la réunion pendant le déroulement de celle-ci. Vous pouvez aussi "verrouiller la porte" pour empêcher de telles interruptions. La salle d’attente est souvent utilisée pour donner aux individus un accès spontané à vos réunions instantanées à l'heure de leur choix, plutôt que d'attendre de recevoir une invitation de votre part. Par exemple, vous pouvez indiquer l'adresse URL de la salle d’attente pour vos réunions instantanées sur vos cartes de visite et dans vos signatures électroniques. Les clients ou collègues qui souhaitent avoir une réunion impromptue avec vous peuvent visiter cette adresse URL dans leur navigateur, puis attendre jusqu'à 30 minutes que vous receviez une notification électronique et que vous les rejoigniez à la réunion. Vous configurez la salle d’attente lorsque vous définissez les options de réunion pour une réunion instantanée ou une réunion planifiée. Pour contrôler l'accès à la réunion via la salle d’attente

1 Dans le menu Réunion, cliquez sur Lobby. 2 Dans la fenêtre Lobby, sélectionnez les participants auxquels vous souhaitez

donner l'accès, puis cliquez sur Autoriser l’accès. 3 Dans la fenêtre Lobby, sélectionnez les participants auxquels vous souhaitez

refuser l'accès, puis cliquez sur Refuser l’accès.

CONTROLE DES COMMENTAIRES DES PARTICIPANTS

Dans le volet Participants, chaque ligne de participant contient un rectangle de couleur ; cette couleur indique la perception actuelle de la réunion par le participant. Cette perception est appelée humeur du participant. Si vous souhaitez visualiser les participants dans un plan de salle plutôt que sous forme de liste, cliquez sur Affichage dans le volet Participants et sélectionnez Plan de salle. Le Plan de salle donne une visualisation du nombre de participants et de leurs commentaires en cours.

Une réunion à grande échelle est représentée par une ligne de présentateurs et de nombreuses lignes de participants. Une réunion avec moins de participants est représentée par une table ronde entourée de plusieurs participants. Les plans de salle peuvent vous aider à avoir un retour rapide de votre auditoire car les participants changent la couleur de leur place pour indiquer leurs réponses pendant la réunion. Vous pouvez utiliser le Plan de salle pour permettre aux participants de donner des informations que vous demandez pendant votre présentation. Par exemple, vous pouvez commencer votre réunion en demandant à chacun de changer la couleur de sa place en jaune s'il entend bien votre voix et dès qu'il est prêt. Cela vous permet de confirmer visuellement que tout le monde vous entend et vous écoute. C'est aussi un moyen d'impliquer votre auditoire en le forçant à utiliser l'interface Live Meeting. Vous pouvez utiliser les couleurs des icônes des participants pour :

Vérifier le rythme de votre présentation

Avoir une vue d'ensemble rapide de votre auditoire

Permettre aux participants de vous faire savoir s'ils ont une question ou un problème

Etre informé lorsqu'un participant quitte la réunion momentanément

Vous pouvez modifier la légende du plan de salle pour une réunion, pour que les participants comprennent bien la signification de chaque couleur. Par défaut, les couleurs du plan de salle sont définies comme suit :

Rouge : Besoin d’aide

Bleu : Inaudible

Jaune : Ralentir

Vert : Continuer (cette couleur est affichée par défaut pour les participants)

Violet : Question

Pour modifier la légende du plan de salle pour votre réunion, consultez la section Options de réunion. Pour donner ou restreindre l'accès des participants à l'affichage du Plan de salle

1 Dans le menu Participants, cliquez sur Autres (>>) et sélectionnez Autorisations. 2 Dans la boîte de dialogue Autorisation des participants, cliquez sur l'option

Afficher le plan de salle.

NOTES PARTAGEES

La fonction de notes partagées permet de créer des notes pendant la réunion qui pourront ensuite être téléchargées par tous les participants. Un format de base est disponible dans le volet Notes partagées et les notes peuvent être enregistrées en local par chaque participant. Remarque : Si les notes partagées peuvent être modifiées par les participants, tous les participants pourront utiliser le volet Notes partagées en même temps. Lors de réunions à grande échelle, cela peut distraire un peu trop de la présentation principale.

PRISE DE NOTES

Suivez les étapes ci-après pour permettre aux participants d'utiliser les notes partagées pendant une réunion.

1 Cliquez sur Participants depuis la barre de commandes.

2 Dans le volet Participants, cliquez sur Autorisations.

3 Dans Notes partagées, sélectionnez “Afficher, enregistrer” ou” Afficher, enregistrer, modifier” dans la fenêtre Autorisations des participants pour autoriser les participants à utiliser les notes partagées.

4 Cliquez sur Fermer pour fermer la fenêtre.

ENREGISTREMENT DES NOTES

Avant la fin de l'événement, chaque participant peut enregistrer le contenu en local.

1 Dans le volet Notes partagées, cliquez sur Enregistrer.

2 Dans la fenêtre Enregistrer sous, choisissez l'emplacement pour enregistrer les notes de la réunion.

3 Saisissez le nom du fichier dans lequel enregistrer vos notes.

4 Cliquez sur Enregistrer.

QUESTIONS ET REPONSES

Les présentateurs peuvent interagir avec les participants en répondant à leurs questions pendant l'événement via le volet Questions et Réponses. Remarque : Chaque participant peut poser une question à la fois. Une fois qu'il a soumis sa question, le participant peut la modifier ou attendre la réponse avant de poser une nouvelle question.

Le présentateur doit activer le volet Questions et Réponses pour que les participants puissent poser des questions pendant la réunion.

1 Cliquez sur Participants dans la barre de commandes. 2 Dans le volet Participants, cliquez sur Autorisations.

3 Sélectionnez Poser des questions (affecte tous les participants) dans la fenêtre

Autorisation des participants pour donner à tous les participants l'autorisation de poser des questions.

4 Cliquez sur Fermer pour fermer la fenêtre.

AFFICHAGE DU GESTIONNAIRE DE QUESTIONS ET REPONSES

Afin de répondre aux questions soumises par les participants, le présentateur doit ouvrir le gestionnaire de questions.

1 Cliquez sur Q&R.

2 Dans le volet Questions et Réponses, cliquez sur Gérer.

3 Le gestionnaire de questions apparaît, affichant la liste de toutes les questions reçues des participants.

Pour classer la liste des questions, cliquez sur le titre de la colonne approprié dans le volet Questions et Réponses, comme suit : Trier par Etat Répondu Classe par rapport au fait que la question soit marquée

pour une action. Trier par Etat Selectionné Classe par rapport à la sélection actuelle des

questions. Trier en fonction de la personne qui a la parole

Classe par rapport à la personne qui répond à la question.

Trier par type de question Classe par rapport au fait que la personne qui pose la

question est actuellement capable de saisir des messages qui apparaissent sur la console de tous les participants.

Trier par nom Classe par ordre alphabétique les noms des personnes posant des questions.

Trier par question Classe par ordre alphabétique le texte des questions. Trier par heure de publication Classe par rapport à l'heure à laquelle la question a été

posée.

4 Pour basculer d'un sens de classement à l'autre, cliquez à nouveau sur le titre de la colonne. Le volet Questions et Réponses apparaît sur la console de tous les participants.

POSER UNE QUESTION

1 Cliquez sur Q&R dans la barre de commandes.

2 Cliquez sur la section dans le volet Questions et Réponses.

3 Saisissez la question et cliquez sur Poser une question. La question va s'afficher dans le gestionnaire de questions.

REPONDRE A UNE QUESTION

Pour répondre à la question d'un participant, le présentateur doit aller dans l'onglet Gérer et avoir accès aux éléments suivants :

Donner la parole Pour permettre au participant de saisir sa question qui

apparaîtra dans le volet Questions et Réponses sur la console de tous les participants, cliquez sur Donner la parole

Fermer cette question (icon e)

Supprime la question du volet Questions et Réponses

Voir le fichier Log Affiche le fichier Log Q&R Effacer le fichier Log Efface tous les informations contenues dans le Fichier

log Q&R. Répondre à tous Pour répondre à la question publiquement, saisissez

votre réponse dans la zone Votre question, puis cliquez sur Répondre à tous. Remarque : Lorsque vous choisissez l'option Répondre à tous, la question apparaît de façon anonyme dans le volet Questions et Réponses de tous les participants.

Répondre en privé Pour répondre à la question en privé, saisissez votre réponse dans la zone Votre réponse, puis cliquez sur Répondre ne privé.

AFFICHER ET ENREGISTRER LE FICHIER LOG Q&R

1 Dans le gestionnaire des questions, cliquez sur l'icône Voir le fichier log Q&R.. Toute l'activité des questions et réponses de votre réunion s'affiche alors dans une fenêtre séparée.

2 Pour enregistrer le fichier log Q&R, utilisez votre navigateur pour enregistrer la

page HTML contenant le log ou ouvrez un éditeur de texte, collez le contenu du log dans un nouveau fichier et enregistrez-le

Audio, vidéo et enregistrement Au cours d'une réunion, les participants peuvent configurer les paramètres audio et vidéo de leur console afin d'être connectés à la partie audio de la réunion et d'afficher la vidéo des webcams sur leur ordinateur. Une fois l'audio et la vidéo configurés, ils peuvent être inclus dans l'enregistrement de la présentation pour donner l'impression aux participants qu'ils participent à la présentation en direct.

CONNEXION A LA CONFERENCE AUDIO

Si la réunion utilise Son de l’ordinateur* , vous pouvez vous connecter à la réunion et utiliser les haut-parleurs de votre ordinateur, ou vous pouvez utiliser un casque.

Pour vous connecter à Son de l’ordinateur*

1 Connectez les haut-parleurs à votre ordinateur pour écouter la réunion. Sinon, vous pouvez utiliser un casque avec des écouteurs intégrés.

2 L'audio devrait être activé par défaut. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur Audio et vidéo pour ouvrir le volet Audio et vidéo , puis cliquez sur Rejoindre audio .

CONFIGURATION DE L'AUDIO ET DE LA VIDEO

Utilisez « Configurer le système audio et vidéo » pour configurer vos haut-parleurs, le microphone et la webcam.

1 Cliquez sur Audio et vidéo depuis la barre de commandes. Remarque : Au premier chargement de la console, si l'option de conférence Son de l’ordinateur* est sélectionnée dans les options de réunion, la configuration du système audio et vidéo sera automatiquement lancé.

2 Dans le volet Audio et vidéo, cliquez sur Options et sélectionnez Configurer le

système audio et vidéo. 3 Cliquez sur Oui dans la fenêtre, si nécessaire.

4 Cliquez sur Suivant dans la fenêtre Configuration du système audio et vidéo.

5 Sélectionnez les haut-parleurs ou le casque à utiliser dans la liste déroulante

« Haut-Parleur »

6 Cliquez sur Tester et réglez le volume des haut-parleurs.

7 Cliquez sur Arrêter lorsque le volume est correctement réglé.

8 Sélectionnez le microphone à utiliser dans la liste déroulante « Microphone »

9 Réglez le volume du microphone. 10 Lorsque le volume est correctement réglé, cliquez sur Suivant.. 11 Sélectionnez la webcam dans la liste déroulante de la fenêtre Webcam. 12 Cliquez sur Paramètres de la webcam pour modifier l'affichage de l'image. 13 Lorsque vous avez terminé les modifications, cliquez sur OK. 14 Cliquez sur terminer pour terminer et fermez le configurateur audio et vidéo

En utilisant le volet Audio et vidéo, vous pouvez réaliser les tâches suivantes :

Activer/Desactiver les hauts parleurs

Active ou désactive le mode silencieux des haut-parleurs sur votre système.

Volume des hauts parleurs

Case de défilement permettant de régler le volume des haut-parleurs. Des barres de couleur vont s'afficher dans la case de défilement pour indiquer que le son est reçu.

Pas de partage de ma vidéo

Démarre et interrompt l'affichage de la vidéo de votre webcam pour les autres participants.

Options Connecter la partie audio du téléphone et de l'ordinateur

Connecte l'audio de l'ordinateur à la conférence téléphonique pour cette réunion. Assurez-vous que le numéro d'appel figure dans le champ Dialing Keys, puis cliquez sur Connecter.

Configurer le système audio et vidéo

Lance l’utilitaire de configuration du système audio et vidéo

Options Afficher l’intervenant actuel Affiche l'intervenant actuel dans le volet Audio et vidéo.

<Noms des participants affichant une vidéo>

Affiche un intervenant particulier dans le volet Audio et vidéo.

MAsqeur la vidéo principale N'affiche aucune vidéo dans le volet Audio et vidéo.

ENREGISTREMENT

Les enregistrements peuvent être archivés sur un serveur Live Meeting par le présentateur, ou en local sur l'ordinateur du présentateur ou des participants. Cependant, avant de procéder à un enregistrement, celui-ci doit être configuré pour enregistrer l'audio. Remarque : Il est possible d'inclure des images de webcam et de Roundtable dans l'enregistrement à partir du menu Paramètres.

ENREGISTREMENT SUR VOTRE CENTRE DE CONFERENCE

Pour enregistrer une réunion sur le serveur Live Meeting, la console doit d'abord être connectée à l'audio de la réunion. Une fois la console connectée, le présentateur pourra enregistrer la réunion.

**A noter que toute forme de conférence audio peut être utilisée pour l'enregistrement

1 Connectez la console d'enregistrement à la communication audio.

- Il peut s'agir d'une conférence téléphonique ou d'une conférence audio.

- Une fois la connexion établie, l'enregistrement inclura tout l'audio de la

conférence de Live Meeting.

2 Dans la barre de commandes de la console Live Meeting, cliquez sur Enregistrement.

3 Dans le volet d'enregistrement, cliquez sur l'onglet LM Service.

4 Dans l'onglet Service, Audio non configuré peut apparaître. Cliquez sur Options.

5 Cochez la case à côté des éléments que vous souhaitez inclure dans votre enregistrement Live Meeting.

6 Dans Options d’enregistrement partagé, cliquez sur Configuration du téléphone à côté de Options sonores. La fenêtre Configuration de l’enregistrement audio s'affiche alors.

7 Dans cette fenêtre, vérifiez que le numéro de la conférence et les caractères de numérotation sont corrects. Vous devriez retrouver les mêmes numéros et caractères que ceux des Options de réunion lorsque la réunion a été planifiée par l'organisateur. Si ce n'est pas le cas, modifiez votre numéro. **Remarque : Si l'appel se fait directement sur votre ligne téléphonique, saisissez votre numéro de téléphone dans la fenêtre “numéro de conférence”. Un code générique peut être utilisé pour le code de conférence.

8 Cliquez sur Configurer pour que Live Meeting se connecte à l'appel audio ou à votre ligne téléphonique.

9 Cliquez sur Terminer une fois que vous avez vérifié que Live Meeting est connecté à la conférence.

10 Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Options d’enregistrement partagé.

11 Lorsque vous êtes prêt à enregistrer la réunion, cliquez sur Enregistrement dans la barre de commandes.

12 Dans le volet d'enregistrement, cliquez sur l'onglet LM Service.

13 Cliquez sur Enregistrer pour démarrer l'enregistrement de la réunion.

14 Pendant l'enregistrement, vous pouvez contrôler le statut d'enregistrement dans la zone d'enregistrement de la boîte de dialogue Configuration de l’audio et de l’enregistrement. Un compteur indique le temps écoulé de la réunion.

INTERRUPTION DE L'ENREGISTREMENT

Une fois que vous avez terminé l'enregistrement de la réunion, vous pouvez archiver ou supprimer l'enregistrement.

1 Lorsque vous êtes prêt à interrompre l'enregistrement, cliquez sur Arrêter l’enregistrement. La boîte de dialogue Arrêter l’enregistrement apparaît alors.

2 Choisissez l'une des options suivantes :

Archiver l'enregistrement

Interrompt et archive l'enregistrement.

Abandonner l'enregistrement

Interrompt l'enregistrement sans l'archiver.

Continuer l'enregistrement

Si vous avez cliqué sur Arrêter l’enregistrement par accident, cliquez sur le bouton Continuer l'enregistrement pour reprendre l'enregistrement.

Terminer une réunion Une fois la réunion terminée, vous pouvez vérifier plusieurs points pour optimiser votre réunion. Utilisez la liste suivante des points à vérifier pour vous assurer que vous avez bien considéré toutes les options à l'issue de votre réunion.

LISTE DES POINTS A VERIFIER A L'ISSUE DE LA REUNION

La réunion a-t-elle été enregistrée ?

Si c'est le cas, vous voudrez peut-être : - Publier l'enregistrement. - Vérifier l'emplacement de l'enregistrement publié. - Lire l'enregistrement. - Inviter les autres à lire l'enregistrement. - Supprimer l'enregistrement.

Pour plus d'informations, consultez Comment enregistrer une réunion.

La réunion contenait-elle des ressources à enregist rer ?

Si c'est le cas, vous voudrez peut-être : - Conserver le contenu de la réunion pendant encore quelques jours pour que les

participants puissent le revoir. - Imprimer le contenu de la réunion dans un fichier PDF. Ce type d'impression

n'est possible que si vous disposez des autorisations du présentateur.

Pour plus d'informations, consultez Comment importer et partager du contenu et Comment définir les options d’une réunion.

Avez-vous généré un Log des questions pour la réuni on ? Si c'est le cas, vous voudrez peut-être : - Réutiliser l'invitation à la réunion et l'ID de la réunion pour que tout le contenu

soit conservé. - Télécharger tout le contenu dans votre séance Conférence maintenant pour

pouvoir inviter d'autres personnes quand vous le souhaiterez. - Générer un log des questions. - Imprimer le log des questions.

Pour plus d'informations, consultez Comment diriger une réunion.

Avez-vous besoin de planifier une nouvelle réunion de suivi avec les mêmes participants ?

Si c'est le cas, vous voudrez peut-être : - Réutiliser l'invitation à la réunion et l'ID de la réunion pour que tout le contenu

soit conservé. - Télécharger tout le contenu dans votre séance Conférence maintenant pour

pouvoir inviter d'autres personnes quand vous le souhaiterez. Pour plus d'informations, consultez Comment planifier un Live Meeting et Comment importer et partager du contenu.

Terminer une réunion En tant qu'organisateur, vous pouvez quitter une réunion de deux façons : - Quitter la réunion en laissant les autres participants continuer. - Quitter la réunion en l'interrompant pour tous les participants. Cette option vous

assure d’interrompre la facturation pour quelque utilisation que ce soit. Pour quitter une réunion que vous avez organisée en permettant aux autres participants de continuer

Dans le volet Réunion, cliquez sur Plus (>>). Sélectionnez Quitter

REMARQUE : En quittant et interrompant la séance, la conférence audio se termine également. Si vous souhaitez qu'elle continue, suivez les instructions ci-après : laissez la séance web ouverte jusqu'à la fin de la discussion audio. Si vous devez laisser la séance web en cours, demandez à un co-présentateur de terminer la session afin de ne pas être facturé pour des minutes inutilisées. Pour quitter la réunion en l'interrompant pour tous les participants

Dans le volet Réunion, cliquez sur Plus (>>). Sélectionnez Quitter et terminer la réunion.

ATELIERS VIRTUELS*

Les Ateliers virtuels permettent au présentateur de créer des groupes de travail qui pourront être utilisés pendant l'événement. Les participants sont envoyés dans des espaces de travail séparés. Ils peuvent ensuite être redirigés vers la salle principale pour discuter des sujets abordés dans les Ateliers virtuels. Remarque : Une fois les Ateliers virtuels démarrés, tous les participants passeront au statut de présentateur dans tous les Ateliers virtuels et dans la salle principale. Ils reviendront au statut de participant lorsque les Ateliers virtuels seront terminés. Pour accéder aux commandes des Ateliers virtuels :

1 Cliquez sur Participant dans la barre de commandes, puis cliquez sur Salles dans le volet Participants.

2 Dans la fenêtre Propriétés des ateliers virtuels, sélectionnez les options souhaitées, puis cliquez sur OK.

Remarque : La boîte de dialogue de configuration des ateliers virtuels n'apparaît que si aucune configuration d'ateliers virtuels n'existe. Pour relancer la boîte de dialogue, utilisez Supprimer tous les ateliers virtuels dans le menu Options.

Définir le nombre de salles Permet au présentateur de préciser le

nombre d'Ateliers virtuels disponibles. Définir el nombre de personnes dans Permet au présentateur de préciser le

chaque salle nombre maximal de personnes autorisées par atelier virtuel.

Affecter les participants automatiquement

Affecte automatiquement les participants aux Ateliers virtuels. Remarque : Le présentateur peut modifier l'affectation des participants avant de démarrer les Ateliers virtuels.

Affecter les participants manuellement Permet au présentateur d'affecter chaque participant à un atelier virtuel particulier.

3 Une fois que les Ateliers virtuels ont démarré, le présentateur reçoit les éléments

de menu suivants dans le volet Participants :

Start/Stop Ce bouton à bascule permet au présentateur de démarrer et d'interrompre

tous les Ateliers virtuels. Go to Permet au présentateur d'aller dans tous les Ateliers virtuels disponibles et

de retourner dans la salle de réunion principale. Remarque : Go to n'est disponible qu'une fois les A teliers virtuels démarrés.

Options Ajouter un atelier virtuel Supprimer le contenu de tous les ateliers virtuels. Remarque : Cette fonction n'est possible que lorsqu e les Ateliers virtuels sont interrompus. Supprimer tous les ateliers virtuels. Remarque : Cette fonction n'est possible que lorsqu e les Ateliers virtuels sont interrompus.

4 Vérifiez que les participants sont listés dans l'atelier virtuel correct,

conformément à ce que vous avez sélectionné à l'étape 2.

5 Cliquez sur Start pour démarrer les Ateliers virtuels. Chaque participant sera dirigé vers l'atelier auquel il a été affecté.

6 En tant que présentateur, vous pouvez passer d'une salle à l'autre en cliquant

sur Go to et en sélectionnant la salle de votre choix.

7 Cliquez sur Stop pour interrompre les Ateliers virtuels et rediriger tous les participants vers la salle de réunion principale.

NOTES PARTAGEES

La fonction de notes partagées permet de créer des notes pendant la réunion qui pourront ensuite être téléchargées par tous les participants. Un format de base est disponible dans le volet Notes partagées et les notes peuvent être enregistrées en local par chaque participant. Remarque : Si les notes partagées peuvent être modifiées par les participants, tous les participants pourront utiliser le volet Notes partagées en même temps. Lors de réunions à grande échelle, cela peut distraire un peu trop de la présentation principale.

PRISE DE NOTES

Suivez les étapes ci-après pour permettre aux participants d'utiliser les notes partagées pendant une réunion.

1 Cliquez sur Participants depuis la barre de commandes.

2 Dans le volet Participants, cliquez sur Autorisations.

3 Dans Notes partagées, sélectionnez “Afficher, enregistrer” ou” Afficher, enregistrer, modifier” dans la fenêtre Autorisations des participants pour autoriser les participants à utiliser les notes partagées.

4 Cliquez sur Fermer pour fermer la fenêtre.

ENREGISTREMENT DES NOTES

Avant la fin de l'événement, chaque participant peut enregistrer le contenu en local.

1 Dans le volet Notes partagées, cliquez sur Enregistrer.

2 Dans la fenêtre Sauvegarder sous, choisissez l'emplacement pour enregistrer les notes de la réunion.

3 Saisissez le nom du fichier dans lequel enregistrer vos notes.

4 Cliquez sur Enregistrer.

ACCEDER A UN ENREGISTREMENT ET LE LIRE

En fonction de la méthode d'enregistrement utilisée, vous pouvez accéder à l'enregistrement de deux façons différentes. Si l'enregistrement a été fait sur le service Live Meeting, l'enregistrement est alors accessible via le site Live Meeting de l'organisateur. Si la réunion a été enregistrée sur votre ordinateur, l'accès se fait via votre gestionnaire d'enregistrement de Live Meeting. Pour accéder à un enregistrement et le lire depuis le service Live Meeting Une fois la réunion enregistrée, l'enregistrement est disponible au bout de 24 heures. Lorsque l'enregistrement est terminé, vous devez, en tant qu'organisateur de la réunion, accéder à l'enregistrement et autoriser l'accès aux participants.

1 Connectez-vous au gestionnaire de Live Meeting. 2 Sur l'écran Ma page d'accueil, cliquez sur Enregistrements. 3 Dans la Liste des enregistrements, cliquez sur l'icône Voir à gauche du nom

d'enregistrement dans la liste. 4 (Facultatif) Pour installer le Replay Wrapper, qui permet d'ajouter une fonction

d'indexation pour la lecture des enregistrements dans Windows Media Player, cliquez sur Install Replay Wrapper et suivez les instructions à l'écran.

5 Dans la section Voir et télécharger les enregistrements cliquez sur l'icône Voir. .

Pour accéder à un enregistrement et le lire depuis votre ordinateur Accédez à votre gestionnaire d'enregistrement de Live Meeting. Pour cela, allez dans le menu Démarrer de Windows, Tous les programmes, puis Microsoft Office Live Meeting 2007. Vous pouvez aussi trouver ce programme via votre console Live Meeting en cliquant sur Enregistrement, Mon ordinateur, puis Options. Le champ “Enregistrer" vous indique le chemin pour localiser vos enregistrements personnels.

Pour visualiser un enregistrement, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom de l'enregistrement, puis sélectionnez Tester. Vous pouvez aussi utiliser ce menu pour supprimer des enregistrements personnels de votre ordinateur.

ENVOI D'UNE INVITATION A UN ENREGISTREMENT

Lorsque vous enregistrez sur le service Live Meeting, vous définissez les options d'enregistrement avant la réunion et soit vous limitez l'accès aux enregistrements à l'organisateur et à l'administrateur de Live Meeting, soit vous donnez accès à tous les participants de la réunion. Si vous limitez l'accès à l'organisateur et l'administrateur, vous pouvez toujours donner l'accès à d'autres personnes. Pour cela, envoyez à ces personnes une invitation à visualiser l'enregistrement.

Envoi d'une invitation à une réunion enregistrée Sur votre écran Ma page d'accueil, cliquez sur Enregistrements. Dans la liste des enregistrements, cliquez sur le titre de l'enregistrement pour lequel vous souhaitez envoyer des invitations. Facultativement, vous pouvez modifier les options de téléchargement et de contrôle de l'accès à l'enregistrement. Dans la case Invités, saisissez les adresses électroniques complètes (par exemple, monsieur@exemple.com), séparées par des points-virgules, des personnes que vous souhaitez inviter à visualiser l'enregistrement. Vous pouvez saisir un message, puis cliquez sur Envoyer des invitations. Les invités recevront un message électronique contenant un lien vers l'enregistrement.

NOTES COMPLEMENTAIRES

La configuration du service Live Meeting est particulière et peut différer de votre version Live Meeting locale. Veuillez noter les points suivants :

Les participants ne peuvent pas imprimer les fichiers téléchargés au format PDF sans les droits du présentateur. La restauration est désactivée. Vous ne pouvez pas restaurer les réunions ou enregistrements supprimés. La messagerie instantanée, Easy Assist, le partage de bureau et la création de carnets d'adresses sont désactivés.

ASSISTANCE

Pour une aide à l'installation de Live Meeting, contactez votre service d'assistance local.

Si vous avez des questions sur le service ou l'utilisation de Live Meeting, contactez l'assistance d'InterCall :

Les Amériques - Numéro vert US : 1-866-281-5049 - Numéro US : +1 (706) 902-5134 Asie du Pacifique - Numéro Australie : +61 2 8295 9005 Numéro Singapour : +65 6722 6346 Europe - Numéro R.-U. : +44(0)1452 557325