Guide des Premières Nations pour une politique du logement

Assemblée des Premières Nations Juin 2010

TABLE DES MATIÈRES

Résumé............................................................................................................................................ 1 Chapitre 1 Introduction................................................................................................................... 4 Chapitre 2 – Planification préalable................................................................................................ 6 Chapitre 3 – Élaborer des stratégies efficaces ................................................................................ 8 Chapitre 4 – Mise en œuvre des politiques................................................................................... 10

Quelques éléments des politiques ............................................................................................. 10 a. Consultation et consensus communautaire ....................................................................... 10 b. Modifications des politiques............................................................................................. 10

Chapitre 5 – Créer la règlementation contextuelle ....................................................................... 12 Chapitre 6 – Régime foncier......................................................................................................... 13 Chapitre 7 – Différents principes directeurs ................................................................................. 14 Chapitre 8 – Contrôles opérationnels............................................................................................ 16

Quelques éléments des politiques ............................................................................................. 16 a. Finance et financement ..................................................................................................... 16 b. Gestion et administration .................................................................................................. 17 c. Opérations ......................................................................................................................... 18 d. Entretien du parc de logements......................................................................................... 19 e. Stratégies et procédures administratives ........................................................................... 19 f. Planification financière...................................................................................................... 20 g. Établissement de rapports ................................................................................................. 22

Chapitre 9 – Options relatives au programme de logement.......................................................... 23 Quelques éléments des politiques ............................................................................................. 24

a. Logements adaptés............................................................................................................ 24 b. Résidences pour personnes âgées ..................................................................................... 24 c. Biens appartenant à la bande – Subventionnés/générant des revenus .............................. 24 d. Propriété d’une résidence privée....................................................................................... 25 e. Logement du marché......................................................................................................... 25 f. Programmes de la Société canadienne d’hypothèques et de logement (SCHL) ............... 25 g. Petits projets d’immobilisation d’Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC)........... 26 h. Logement de secours ........................................................................................................ 26

Chapitre 10 – Procédures et directives relatives à la construction d’habitations.......................... 27 Quelques éléments des politiques ............................................................................................. 30

a. Codes du bâtiment et normes de construction .................................................................. 30 b. Paramètres de conception ................................................................................................. 30 c. Méthodes et matériaux ...................................................................................................... 31 d. Plans et devis .................................................................................................................... 31 e. Devis et coûts .................................................................................................................... 32 f. Processus de soumissions .................................................................................................. 32 g. Approvisionnement et contrats ......................................................................................... 33 h. Gérance de la construction................................................................................................ 34 i. Administration des contrats ............................................................................................... 35 j. Clôture de projet ................................................................................................................ 35 k. Vérification et rédaction de rapport .................................................................................. 35

Chapitre 11 – Procédure de demande et de sélection ................................................................... 36 Quelques éléments des politiques ............................................................................................. 36

a. Liste d’attente.................................................................................................................... 36 b. États financiers.................................................................................................................. 37 c. Cote de solvabilité............................................................................................................. 37 d. Critères d’évaluation de la demande................................................................................. 38 e. Processus d’allocation par points ...................................................................................... 39 f. Contrats de location........................................................................................................... 39 g. Processus d’octroi de subvention...................................................................................... 40 h. Admissibilité à une hypothèque........................................................................................ 40 i. Conseils sur la location et le crédit .................................................................................... 41 j. Procédure d’appel .............................................................................................................. 41

Chapitre 12 – Exigences en matière d’assurance et de coûts ....................................................... 43 Quelques éléments des politiques ............................................................................................. 43

a. ........................................................................................................................ 43 Acompteb. .......................................................................................................... 44 Dépôt de garantiec. .................. 45 Assurance prêt hypothécaire – Article 95, Loi nationale sur l’habitation.d. ........................................................................................ 45 Assurance biens immobilierse. ................................................ 46 Échéancier des paiements du loyer et de l’hypothèquef. ......................................................................................................... 47 Conditions du prêt

Chapitre 13 – Gestion financière .................................................................................................. 49 Quelques éléments des politiques ............................................................................................. 49

a. .................................................................................................... 49 Budgets et prévisionsb. ........................................................................................... 50 Journal et comptabilisationc. ........................................................................................................ 50 Accords juridiquesd. ........................................................... 50 Paiements du locataire – Loyers et subventionse. ...................................................................................... 50 Gestion du portefeuille de prêtf. ..................................................................................................... 51 Revenus et dépensesg. ........................................................................... 51 Fonds de réserve pour remplacementh. .............................................................................................................. 51 États financiersi. ...................................................... 51 Vérifications, examens et établissement de rapportj. .............................................................. 51 Tenue des dossiers et contrôle des documentsk. ................................................................................... 51 Besoins en ressources humainesl. ................................................................................................................... 52 Éventualités

Chapitre 14 – Procédure en cas d’arriérés .................................................................................... 53 Chapitre 15 – Procédure d’entretien et responsabilités ................................................................ 54 Chapitre 16 – Relations entre locataire et propriétaire ................................................................. 55

Quelques éléments des politiques ............................................................................................. 56 a. .............................................................................................................. 56 Surpeuplementb. ................................................................................................................ 56 Sous-locationc. .................................................................................................................. 56 Réallocationd. ................................................................................................................................ 57 Lege. ...................................................................................................... 57 Biens matrimoniauxf. ........................................................................................................................ 57 Abandong. ................................................................................. 58 Absence temporaire du logementh. .......................................................................... 58 Décès du locateur ou de l’emprunteur

i. .................................................................................................... 59 Transfert de propriétéj. ............................................................................................ 59 Transfert de tenance à bail

Chapitre 17 – Ressources humaines ............................................................................................. 60 Glossaire ....................................................................................................................................... 61

Résumé Les conditions de logement dans les collectivités des Premières Nations ont monopolisé l’attention au cours des dernières années. La pénurie de logements, le surpeuplement chronique, les conditions de logement inférieures aux normes et les problèmes socioéconomiques et sanitaires qui en découlent ont été bien étudiés et documentés. Les problèmes importants sont faciles à voir, mais les solutions à court et à long terme sont plus floues. La plupart des options novatrices visant à mettre sur pied des programmes pour le logement dynamiques dans les territoires des Premières nations, comme des régies du logement indépendantes, n'ont pas été adoptées. On pense que plusieurs Premières Nations ne connaissent pas encore bien ces options, qu’elles n’ont peut-être pas la capacité de les mettre en œuvre ou qu’elles ne comprennent pas bien comment les mettre en œuvre. L’Assemblée des Premières Nations (APN) a étudié deux grands domaines du logement qui reflètent des pratiques de bonne gouvernance : 1) une réglementation contextuelle des Premières Nations, et 2) le contrôle opérationnel du logement dans le milieu de la réglementation. Une réglementation contextuelle établira de quelle manière chaque Première Nation structure ses propres moyens de prestation des services et le développement de ses ressources à l’échelle locale, régionale ou territoriale. Créer des solutions des Premières Nations qui misent sur de nouvelles options et possibilités aidera à préciser comment remplacer le contrôle et les interventions du gouvernement du Canada. La règlementation contextuelle examine comment une collectivité des Premières Nations pourrait aborder des questions comme les codes et les normes, la conformité et la mise en force, les politiques en matière de logement, les tests et mesures de performance. Pour ce qui est du contrôle opérationnel, on a tenté, avec divers organismes régionaux, territoriaux et locaux des Premières Nations, d’identifier les options et possibilités qu'ont ou que pourraient se donner les Premières Nations pour répondre à la demande de logements privés et collectifs. Les forces dynamiques de ce contrôle opérationnel sont le financement, la gestion et l’administration, un cadre stratégique et une gestion de portefeuille solides, et la participation active de la communauté. Quelle que soit sa structure, le portefeuille du logement aura la responsabilité d’acquérir et de construire des logements, de planifier et de créer des politiques pour l’administration du portefeuille, mais il devra également administrer ce portefeuille de façon à assurer la durabilité des programmes et des projets de logements qu’il lancera. C’est l’occasion pour les Premières Nations d’avoir des activités d’autonomie et d’autodétermination tangibles qui pourraient faire reculer la dépendance des Premières Nations sur le financement externe. Quelle que soit la structure de gouvernance qui sera décidée, le portefeuille du logement devra répondre aux besoins de logement de tous les membres de la communauté, et s’occuper de questions importantes comme l’acquisition de fonds et le financement des programmes et la

budgétisation des programmes pour assurer leur durabilité. De plus, les gestionnaires du portefeuille devront surveiller les points d'administration quotidienne du portefeuille du logement qui pourraient être négligés, comme les inspections quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles pour l’entretien des logements et répondre aux exigences de présentation de rapports mensuels et trimestriels. Il est reconnu que la mise en place d’une solide politique du logement des Premières Nations est un point de départ viable et stable pour le processus de développement qui crée des options qui attireront le capital et les revenus nécessaires pour agrandir le portefeuille du logement des Premières Nations. La construction et la rénovation des logements des Premières Nations peuvent être stabilisées et accélérées en isolant l’administration du portefeuille du logement des interventions politique au jour le jour, en utilisant une approche de financement plus entrepreneuriale et un moyen qui permettra l’octroi de prêts du secteur privé. Le présent guide décrit une approche pour améliorer la vision qu’ont les Premières Nations du processus de développement. Il soutiendra la création d’un environnement qui permettra de contrôler les divers éléments du portefeuille du logement des Premières Nations. Le projet s’inspire de plusieurs initiatives de logement qui ont été mises en œuvre avec succès par les Premières Nations du Canada. Il définit les éléments nécessaires, propose des modèles à utiliser et sert de guide pour l’élaboration et la mise en œuvre de politiques locales de logement des Premières Nations qui favorisent le contrôle interne de ces dernières et encourage une plus grande autonomie plutôt que la poursuite des interventions externes. Avec l’aide du Guide des Premières Nations pour une politique du logement, chaque collectivité pourra :

définir les paramètres de la fonction de son portefeuille du logement; définir les processus opérationnels et les contrôles de son portefeuille du logement; soutenir l'exécution et le contrôle local des logements des Premières Nations; organiser des dialogues pour garantir un développement durable; établir des mécanismes de fonctionnement dans les réserves et hors des réserves; offrir une assurance de la qualité à tous les niveaux d’activité; établir des paramètres généraux pour la gestion, l’administration et les opérations d’un

portefeuille du logement des Premières Nations. Les questions fondamentales du contrôle opérationnel du portefeuille du logement des Premières Nations, notamment la gouvernance, les opérations, la gestion des biens, la gestion financière et l’administration forment l’ossature de ce guide qui donne également des exemples de mesures de mise en œuvre qui ont assuré la durabilité en étudiant la politique en profondeur. Ces mesures comprennent notamment :

capacité globale des Premières Nations pour le contrôle opérationnel; politique et programmes adaptés à la culture; conception et options de développement durable; solutions offrant des logements appropriés à coût abordable; allocation et distribution équitables des ressources; évaluation et analyse des conditions et des besoins; procédures de perfectionnement professionnel;

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efficacité opérationnelle; assurance de la qualité.

Le guide donne des exemples d'éléments contenus dans la politique du logement des Premières Nations couvrant une gamme complète d’options de logement offertes aux collectivités des Premières Nations. Ces options comprennent les besoins sur le plan social et les intérêts particuliers, tous les aspects des biens appartenant à la bande et contrôlés par elle, la propriété d’une résidence privée à un coût abordable, et les logements du marché privé lorsque c’est possible. Le guide est constitué d’une série de chapitres agencés pour permettre une utilisation pratique. Il mène l’utilisateur de la planification préalable à la définition de la réglementation contextuelle, puis aux modèles de contrôle opérationnel, et enfin aux options pour le programme de logement à étudier. Il décrit également diverses procédures de construction et de rénovation des habitations, les opérations à long terme et l’entretien. Pour entreprendre le processus de développement décrit dans ce guide, il faudra les efforts collectifs du Chef et du conseil, des membres de la communauté, gestionnaire des logements, de l’agent des finances, du Chef des Terres, de l’inspecteur du logement, du constructeur et du rénovateur des habitations, et de nombreuses autres personnes qui viendront ce joindre au processus de développement après sa mise en opération. Une fois le principal document sur la politique du logement terminé, il devrait être porté à la connaissance de tous les membres de la communauté et ratifié par consensus de ces membres pour garantir une compréhension adéquate des objectifs de la politique, de la façon dont elle sera mise en œuvre, et des divers rôles et responsabilités des personnes impliquées.

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Chapitre 1 Introduction Le but de ce guide est d’aider et de soutenir l’élaboration et la mise en œuvre d’une politique du logement communautaire. Il offre les éléments clés d’une bonne politique du logement, explique pourquoi ils sont nécessaires et suggère des étapes pour l’ébauche d’un document qui comprendra des règlements et des lignes directrices pour la planification, l’exécution et la gestion d’un programme de logement de façon à protéger la communauté, l’administration et l’organisme dirigeant qu’est la Première Nation.

Le guide contient 17 chapitres – chacun d’eux comprend un résumé et indique la façon de procéder à sa mise en œuvre.

Chaque chapitre contient une liste des principaux éléments stratégiques et donne des exemples de clauses qui peuvent être utilisées dans chacun des éléments.

Le cas échéant, des modèles de contrats sont également donnés.

Le guide est destiné à être utilisé comme un outil par les Premières Nations, les conseils tribaux ou les régies du logement, pour élaborer leur propre politique du logement, et chaque Première Nation pourra adapter la politique à sa situation. Le Chef et le conseil, le service du logement, le comité du logement et la communauté peuvent aussi utiliser ce guide pour planifier, surveiller et évaluer l’efficacité des activités relatives au logement. La direction et le personnel du service du logement peuvent l’utiliser pour élaborer des politiques et procédures de gestion efficaces des activités relatives au logement, ainsi que pour définir leurs rôles et responsabilités. La politique du logement est un important élément de l’approche de la Première Nation en matière de gouvernement. Ce n’est pas un document autonome, il contient les valeurs et principes de la Première Nation. Le principal objectif du premier chapitre de toute politique du logement est d'énoncer la vision et la mission de la politique, de la situer dans la culture et la philosophie propre à la Première Nation. La vision et la mission ne peuvent que décrire l’intention de la politique, en donner une idée d’ensemble. Sans ce chapitre, la politique sera sans fondement. La vision et la mission seront déterminées par un processus communautaire, soit par des discussions de groupes ou par des rencontres communautaires auxquelles participeront les membres et les dirigeants de la communauté. Les buts et objectifs orientent l'énoncé de vision et de mission. Ils déterminent ce que devrait accomplir la politique. Les buts donnent une description globale, mais ils précisent la nature de la vision, ce qu’elle comprend. Par exemple, ce pourrait être : un plus grand nombre d’habitations, des habitations de meilleure qualité, des habitations et des terrains bien entretenus, ou une gestion efficace des logements. Les objectifs décrivent comment la politique peut mener à la réalisation des buts. Ce sont les mesures concrètes qui peuvent être prises. Ils doivent pouvoir

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être démontrés et mesurés. Ce ne sont pas des idées, mais des actions, par exemple : établir des codes, des permis, des régimes d’entretien, etc. La partie sur la vision, la mission, les buts et les objectifs dit au lecteur que la politique appartient à une Première Nation précise, qui a une approche raisonnée pour offrir des services de logement aux membres de sa communauté. La politique du logement établit des normes de conduite acceptables pour le personnel du service du logement, de l’administration, les dirigeants et la communauté. Il est donc important pour tous ceux qui travaillent dans le domaine du logement d’avoir des directives qui définissent clairement les comportements professionnels et qui devraient être énoncées dans la politique du logement. Deux éléments cruciaux du comportement professionnel sont :

1. Les personnes ne devraient pas tirer profit des programmes et des biens communautaires. 2. L’information n’est accessible qu’aux personnes autorisées.

Ces éléments essentiels pour créer un système de logements éthique forment la pierre angulaire des politiques sur les conflits d’intérêts et la confidentialité et de la création d’un système éthique de production de logements.

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Chapitre 2 – Planification préalable Les besoins et les ressources de la communauté en matière de logement vont changer au fil du temps. Des renseignements précis dans des domaines clés sont nécessaires pour planifier correctement et pour construire des habitations. Ces renseignements formeront la base de la planification, mais ils devront être mis à jour et détaillés à mesure que des informations plus récentes seront fournies. Les plans et les mesures appliquées par le personnel et le conseil de bande devront changer à mesure que les conditions changeront. Cependant, pour entreprendre le processus d’élaboration de la politique du logement, la Première Nation devra commencer par les principes essentiels de la planification. Les points à examiner pourraient comprendre les futurs aménagements, l’utilisation optimale des ressources, la coordination et l’intégration de tous les aspects de la vie communautaire, les objectifs et stratégies communautaires (rappelez-vous la vision), prévoir des parcelles, notamment pour les secteurs résidentiel, administratif, récréatif, industriel/commercial; et des liens avec l’infrastructure, les routes, l’eau et les égouts, les services d’incendie, l’alimentation électrique et les systèmes de distribution. La planification doit décider où, quand et quelles constructions seront faites sur cinq ans ou plus, ainsi que les détails sur les constructions à court terme et la conceptualisation des constructions à long terme, de même que les liens avec les buts sociaux et culturels et l’aménagement physique. Il est également crucial de déterminer la disponibilité de terrains dont la bande est propriétaire et de parcelles entièrement aménagées pour les projets de construction d’habitations résidentielles. Une bonne planification ne garantira pas la réussite, mais l’absence d'une bonne planification garantit presque à coup sûr que les logements ne seront pas construits. La planification est tout simplement la façon dont une Première Nation détermine vers où le service du logement va s’orienter pendant un certain temps, comment il va y arriver et s’il est arrivé là où il voulait. Une bonne planification de la construction fera partie du plan d’ensemble d’une collectivité de Première Nation, et ciblera le logement et la responsabilité du logement. Une bonne planification de la construction donnera une vue réaliste des attentes de la communauté, abordera toutes les dimensions du logement et des activités connexes, et ciblera le long, moyen et court terme. Chacune de ces dimensions ne peut exister par elle-même. Cependant, la Première Nation pourrait prendre chaque partie du processus de planification séparément dans la mesure où chacune d’elle est intégrée dans un plan d’ensemble. La politique du logement doit préciser l’importance de la planification et établir des directives pour ce processus. Afin de créer un plan efficace, la Première Nation doit connaître l’intégralité de ses conditions actuelles, c’est pourquoi elle doit effectuer une évaluation des logements communautaires et une évaluation de l’état des logements existants. Durant cette partie de la planification, il est important d’être consciencieux et d’aller au fond des choses, de ne pas surestimer ni sous-estimer l’état des logements ou le nombre des logements dont a besoin la Première Nation. Des chiffres non fiables n’aideront pas à réaliser les buts de la planification. Il est également important que

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les évaluations des logements comprennent un examen du plan de logement actuel qui peut comprendre une évaluation. Posez les questions difficiles : avons-nous atteint nos buts? Dans l’affirmative, pourquoi, sinon, pourquoi pas? Les éléments environnementaux de la planification sont plus cruciaux que jamais. Souvent, les terrains faciles d’accès ont tous été utilisés et l’empiètement des bâtiments a des effets négatifs sur presque toutes les régions et leurs habitants autres que les humains. Le but de l’évaluation environnementale est de minimiser les effets négatifs sur l’environnement avant qu’ils ne surviennent et d’incorporer les considérations environnementales à toutes les décisions. Le plan d'immobilisations quinquennal établira la situation économique de la Première Nation. Allié à une évaluation globale de la collectivité — ses habitants, ses ressources, ses forces et ses faiblesses, ses besoins et ses exigences critiques — le plan d’immobilisations permettra aux planificateurs des Premières Nations d’élaborer des stratégies du logement communautaire efficaces. L'évaluation est un des éléments les plus importants de la planification qu'on oublie souvent. Il est essentiel que la Première Nation établisse dès le départ des façons de déterminer si elle a atteint ses buts ou non, si elle a réalisé ses objectifs et si elle va dans la bonne direction. Il est important de se demander : « Comment savoir si nous avons réussi. » Prévoyez quelque chose qui soit mesurable et remaniez le plan régulièrement. Une bonne liste de vérification aidera la Première Nation à collecter certains des renseignements essentiels pour commencer. Cette information peut être facilement exposée sur une feuille de calcul électronique, et comprendre :

le nombre total des membres de la Première Nation; le nombre des membres sur la réserve; le nombre des membres hors de la réserve; le nombre total des logements; le nombre de logements qui ont besoin de petites réparations; le nombre de logements qui ont besoin de grosses réparations; le nombre de logements qui doivent être remplacés; le nombre de logements contaminés par les moisissures; le coût de construction par pied carré; la disponibilité de parcelles aménagées; la disponibilité de parcelles non aménagées; le coût d'aménagement de la parcelle par logement; le genre d’approvisionnement en eau disponible; les moyens d’évacuation des eaux usées; les installations adéquates pour le traitement de l’eau.

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Chapitre 3 – Élaborer des stratégies efficaces Plusieurs Premières Nations ont entamé le processus de développement immobilier grâce à l’atelier intitulé « Élaboration de stratégies communautaires efficaces en matière de logement » offert par Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC). Cet atelier est conçu pour aider les collectivités qui veulent améliorer l’état de leurs logements en planifiant à long terme. Il n’a pas été conçu pour démontrer une approche à base de solutions rapides qui fonctionnera dans toutes les collectivités du pays, mais plutôt pour proposer des outils qui aideront les collectivités à décider d'une approche qui répondra aux besoins particuliers de ses membres. Plusieurs collectivités peuvent se sentir dépassées par l’ampleur du problème, et les ressources requises pour régler le problème semblent si limitées qu’il est difficile de savoir par où commencer. Un nombre croissant de Premières Nations, reconnaissant l’importance d’améliorer les conditions de logement de leurs membres, se sont attaquées au problème grâce à cet atelier. Guidées par une vision d’un meilleur choix de logements, ces Premières Nations ont entamé le processus qui va changer leurs collectivités grâce à la participation active de leurs membres à la planification à long terme. Des plans dynamiques ont été élaborés pour construire de nouveaux logements et réparer les parcs de logements qui ne répondent pas aux normes, des options novatrices ont été mises au point pour financer les travaux nécessaires, des emplois ont été créés dans la collectivité et une solide base économique a été formée pour la collectivité. Qu’est-ce qu’une stratégie de logement communautaire?

Une stratégie de logement communautaire est le processus par lequel les membres de la communauté prennent la responsabilité d’améliorer l’état des logements à long terme. Elle repose sur :

une évaluation réaliste et honnête des conditions actuelles des logements et des besoins de la collectivité;

l’élaboration d’une vision partagée de ce que seront les logements de la collectivité à long terme;

l’élaboration d’une série de buts qui guideront la collectivité et l’aideront à réaliser sa vision à long terme;

l’élaboration de plans de travail spécifiques – reposant sur une évaluation des stratégies de remplacement – qui permettront à la collectivité d’atteindre leurs buts et d’améliorer les conditions de logement;

un engagement ferme et sans faille à mettre en œuvre le plan qui a été élaboré.

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Les stratégies communautaires efficaces peuvent tracer la voie vers : une plus grande stabilité économique pour la collectivité; la création d’emplois, le perfectionnement professionnel et des débouchés pour les

membres de la communauté; une utilisation optimale des ressources – financières, naturelles, techniques et humaines; la mise à niveau du parc de logements – répondant aux inquiétudes relatives à la santé et

la sécurité des occupants; la durabilité accrue des logements nouveaux et existants – prolongement de la durée de

vie des logements dans la collectivité; la fierté rendue aux membres de la collectivité pour les logements qu’ils louent ou dont

ils sont propriétaires; le remplacement des politiques à court terme par des politiques à long terme.

La première étape du processus de planification demande de bien connaître la situation dans la collectivité. Il est essentiel de savoir où vous êtes avant de décider où vous voulez aller. Pour élaborer une vision, il faut ouvrir les yeux des membres de la communauté sur ce qu’ils voudraient. La vision peut être une peu « floue », mais elle donne une idée de ce qui est souhaité pour l’avenir. La deuxième étape du processus de planification exige que les membres de la communauté voient à la fois « la forêt » et « les arbres ». Pour que la vision se transforme en réalité, il faut qu’une série de buts et d’accomplissements particuliers soient réalisés dans le cadre des objectifs généraux. Il est fondamental pour l’élaboration d’un plan de logement communautaire efficace de fixer des buts précis et mesurables. En dernier lieu, le processus de planification exige que les membres de la communauté mettent au point des stratégies et des plans de travail détaillés qui guideront les initiatives de logement communautaire durant la période de planification. Ces stratégies et plans de travail détaillés devront démontrer comment les changements peuvent prendre racine et transformer la collectivité. Le processus d’élaboration d’une stratégie de logement communautaire peut être utilisé dans toute collectivité de Première Nation, sans égard à son emplacement, sa taille ou son degré de sophistication de la collectivité. Dans une collectivité plus importante, le processus pourrait durer plus longtemps pour que toute la collectivité ait la possibilité de participer, alors que dans une collectivité de plus petite taille, la communication entre les membres est plus facile à organiser. Dans tous les cas, il faut que l’ensemble de la collectivité ait l’occasion de participer.

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Chapitre 4 – Mise en œuvre des politiques Une initiative stratégique a plus de chances de donner les meilleurs résultats possible quand le processus de mise en œuvre fait partie intégrante de la conception de la conception de la stratégie. Pour décider comment une stratégie sera mise en œuvre, il est essentiel de demander la participation des personnes qui ont ce genre d’expérience à cette étape de la formulation de la politique afin de garantir que l’inclusion d’éléments critiques comme ceux qui suivent :

1. Comités inclusifs – représentation équitable de tous les services. 2. Décisions ouvertes et transparentes – processus d’enregistrement approprié. 3. Mesures et pouvoirs clairement définis – responsabilités énoncées. 4. Examen et établissement de rapport cycliques – processus d’examen et de

responsabilisation. 5. Surveillance et prévision – évaluation et planification continues. 6. Modifications des politiques – identification des exigences, délais et processus d’examen

des politiques.

Quelques éléments des politiques

a. Consultation et consensus communautaire Exemple no 1 Une stratégie de logement communautaire est le processus par lequel les

membres de la communauté prennent la responsabilité d’améliorer l’état des logements à long terme. Elle repose sur : une évaluation réaliste et honnête des conditions actuelles des

logements et des besoins de la collectivité; l’élaboration d’une vision partagée de ce que seront les logements de

la collectivité à long terme; l’élaboration d’une série de buts qui guideront la collectivité et

l’aideront à réaliser sa vision à long terme; l’élaboration de plans de travail spécifiques – reposant sur une

évaluation des stratégies de remplacement – qui permettront à la collectivité d’atteindre leurs buts et d’améliorer les conditions de logement;

un engagement ferme et sans faille à mettre en œuvre le plan qui a été élaboré.

b. Modifications des politiques Exemple no 1 Évaluation de la politique du logement

Cette politique sera un guide évolutif qui sera modifié au besoin. Il sera

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examiné avec soin un an après son adoption pour voir s’il répond vraiment aux objectifs de la collectivité. Le conseil de bande modifiera cette politique au besoin.

Exemple no 2 Renouvellement et révision de la politique du logement

Pour réviser la politique du logement ou mettre ses normes à jour, la régie du logement devra examiner la politique chaque année avec le quorum du conseil et le service de gestion des logements. Tout renouvellement et toute modification doivent être approuvés par le conseil de bande et présenté à la collectivité de Première Nation.

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Chapitre 5 – Créer la règlementation contextuelle Pourquoi la politique du logement ne garantit-elle pas la construction de logements? C'est souvent parce que la Première Nation laisse sa politique du logement telle quelle sans moyens de l’appliquer ou sans contexte dans lequel elle pourrait être efficace. C’est pourquoi la politique du logement ne devrait pas se contenter d’inclure la construction de logements; elle doit aussi tenir compte de tous les aspects du résultat global. La politique du logement devrait être mise en œuvre dans le cadre d’une règlementation contextuelle qui établit des automatismes régulateurs de haut niveau. La règlementation contextuelle instaure une façon systématique de développer la collectivité et de fournir des services communautaires. Elle organise tous les éléments des services de logements, notamment l’aménagement du terrain, les services, la construction des logements, les transports, l’éclairage, la sécurité, la protection contre les incendies et autres. Le plan d’occupation du sol fera, bien sûr, partie du processus de planification. La politique du logement se servira du plan d’occupation du sol pour établir des lignes directrices pour l’aménagement des parcelles : eau, eaux usées, routes et sécurité sont tous des éléments importants de l’aménagement du terrain. Pour créer des collectivités, il est important de mettre sur pied un système qui régule la construction et qui garantit la sécurité, la solidité et la durabilité des logements. Ce processus comprend la création de permis de construction qui établissent des directives et des restrictions sur le genre de logement qui peut être construit dans la collectivité ainsi que des codes du bâtiment et normes de construction qui garantiront que les logements sont conformes à une norme de qualité approuvée. Il y a déjà des codes du bâtiment provinciaux et fédéral et ils peuvent être utilisés tels quels; la Première Nation peut aussi ajouter ses propres critères pour les logements qui sont construits sur son territoire. Les règlements donnent plus de poids à la politique. Ils font appliquer les codes et permis par le truchement de la Loi sur les Indiens et ils sont la seule façon par laquelle une Première Nation peut mettre ses souhaits à exécution au moyen d’un système juridique. La collectivité doit comprendre, élaborer et soutenir la règlementation contextuelle qui, pour être appliquée et efficace, doit aussi être appuyée par les dirigeants.

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Chapitre 6 – Régime foncier Chaque Première Nation a sa propre méthode de s’occuper de la terre et du régime foncier. Certaines ont des certificats de possession, d’autres pas. Le régime foncier traditionnel a différentes significations dans différentes communautés. Il est important que chaque Première Nation comprendre sa propre méthode de description et de traitement des terres. Quel que soit de système utilisé par la Première Nation, il est essentiel que les membres de la communauté sachent comment il fonctionne. Il est vital pour chaque Première Nation d’avoir un système interne de transfert, de vente et d’achat des terres entre membres de la communauté. Les Premières Nations doivent décider de l’affectation des terres, des termes à utiliser et de leur signification. Ce système devrait être inscrit dans la politique; s’il ne fait pas partie de la politique du logement, alors il devrait être consigné dans une annexe de la politique du service des terres. Pour la plupart des collectivités, il est suffisant que la Première Nation ait un système interne d’affectation des terres. Cependant, les institutions financières et les gouvernements exigent que la Première Nation ait une méthode officielle pour déterminer l’utilisation et la propriété du sol. Cela exige des résolutions du conseil de bande et l’accord de la communauté. Les Premières Nations du pays concluent de plus en plus des accords de location avec des entreprises et des promoteurs immobiliers établis en dehors de la réserve. La politique du logement doit tenir compte de ces pratiques et interagir de façon transparente avec les questions de développement économique de la Première Nation. Il est de la plus haute importance pour la Première Nation de considérer les questions de zonage dans le cadre du processus de planification. Le service du logement doit collaborer avec les services d’aménagement des terres et du développement économique pour assurer une croissance et un développement holistiques de la collectivité.

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Chapitre 7 – Différents principes directeurs Afin d’améliorer les services offerts à la collectivité, les Premières Nations doivent se donner une structure qui leur permettra d’appliquer la politique du logement de manière professionnelle. Les chapitres précédents ont donné de l’information pour les aider à aller de l’avant dans leur démarche, identifier les besoins de la communauté en ce qui concerne les programmes et services et peut-être découvrir de nouvelles exigences en matière de logement. Le guide a également décrit une règlementation contextuelle à laquelle les Premières Nations devraient se conformer lorsqu’elles disposent de leurs terres, y compris les directives et restrictions sur l’utilisation des sols, la façon de bâtir sur ces terres et de les aménager. Maintenant, il est important d’élaborer un système de gestion et de prestation des programmes et services. Plusieurs styles de principes directeurs sont disponibles :

Première Nation (Chef et conseil); comité du logement établi par le Chef et le conseil; service du logement comme contrôle opérationnel; régie du logement indépendante avec un conseil d’administration; coopérative de logement appartenant à la bande; régie du logement mandatée par le conseil (sans but lucratif); régie indépendante contrôlée par un tiers (à but lucratif).

Quelle que soit la structure choisie, le système doit comporter des critères qui entraîneront une saine gestion, une bonne gouvernance et un leadership fondé sur les principes. Le système doit permettre au personnel d’accomplir ses tâches de gestion et d’application des politiques de logement conformément au mandat que leur a confié la communauté. Pour que les directives du service du logement soient émises en temps voulu, le système doit comporter une structure de communication appropriée entre les dirigeants et l’administration. De plus, un système de rapport doit être établi pour surveiller et évaluer les progrès et la qualité des services fournis. Ce système ne devrait pas permettre que le Chef et le conseil interviennent quotidiennement dans les opérations au jour le jour des programmes et services de logement ou les interrompent. Toute politique du logement doit comprendre le modèle de gouvernance de la Première Nation. Cette structure organisationnelle décrira les voies de communication, le pouvoir et la responsabilité au sein de la Première Nation en ce qui concerne la construction de logements. La structure peut être décrite sous forme de diagramme et d’explication écrite qui donnera au service du logement l’ordre du contrôle opérationnel. La structure organisationnelle peut montrer comment la Première Nation interagit à l’interne avec divers services, dirigeants et membres de la communauté, et avec les organisations et autorités externes.

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Il est essentiel de placer cette structure organisationnelle au début de la politique du logement parce que toutes les procédures contenues dans la politique vont en découler. Les différentes Premières Nations peuvent avoir des structures de gouvernance totalement différentes. C’est sans importance, ce qui compte, c’est que l’élément de gouvernance de la politique du logement soit entièrement décrit sous une forme et avec des mots compris par tous.

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Chapitre 8 – Contrôles opérationnels La gestion des ensembles immobiliers ou la gestion immobilière comme on dit hors des réserves est un domaine particulier dans lequel les Premières Nations gèrent les habitations et les grands projets comme les ensembles d’habitations collectives et les bâtiments publics. Tous les travailleurs du secteur du logement doivent avoir des connaissances raisonnables des principes généraux et des responsabilités relatives à la gestion immobilière. Pour pratiquer la gestion immobilière, il faut avoir des connaissances sur les programmes, les contrats, la location et les baux, les hypothèques, l’entretien et la construction. Il faut aussi des connaissances dans les domaines de la gestion des entreprises, l’approvisionnement, la comptabilité, les assurances, les réparations et l’entretien ainsi que des relations publiques. Lorsque les propriétés sont bien entretenues et bien gérées, leurs occupants y restent longtemps, le potentiel de location est maximisé et leur valeur s'en trouve accrue. Des mécanismes de contrôle – politiques et procédures pour les systèmes financier, administratif, opérationnel, et d’entretien – bien établis, aident le service et les programmes du logement des Premières Nations à fonctionner sans problème.

Quelques éléments des politiques

a. Finance et financement

Exemple no 1 Exercice financier – À moins que cela ne soit changé par le comité du logement, l’exercice financier de la régie du logement se terminera le dernier jour de mars de chaque année. Signature des documents – Les actes de vente, transferts, cessions, contrats, obligations, certificats et autres instruments, portant ou non le sceau de la régie du logement devront être signés au nom de la régie du logement par le président ou le vice-président du comité du logement et par une des personnes suivantes : gestionnaire, secrétaire, secrétaire adjoint ou tout membre du comité du logement. Exercice des fonctions – Les membres du comité peuvent exercer toutes les fonctions de la régie du logement non exigée par la « Politique d’application des règlements de la régie du logement ». Les articles de ces règlements doivent être mis en œuvre par les membres lors des assemblées générales.

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Frais autorisés – Si besoin est, le comité du logement pourra autoriser les dépenses au nom de la régie du logement, et il pourra déléguer ce pouvoir aux agents ou employés de cette dernière, et ce, dans la mesure où le comité du logement l’y enjoint par résolution afin de réaliser l’objet social de la régie du logement. Opérations bancaires – Les opérations bancaires de la régie du logement, comprenant entre autres, l’emprunt d’argent et la présentation de caution pour le prêt, devront se faire dans les banques, sociétés et autres organismes incorporés qui seront désignés, si besoin est, par ou en vertu de l’autorité du membre du comité du logement. Ces opérations bancaires ou toute partie des ces opérations devront être effectuées en vertu de ces accords, instructions et délégations ou pouvoir que le comité du logement peut, si besoin est, prescrire ou autoriser, sous réserve néanmoins des restrictions ou limitations (le cas échéant) imposées au comité du logement dans le cadre de ces règlements.

Exemple no 2 Le contrôleur des finances veille à ce que la somme des contributions soit déposée dans un compte distinct, géré de façon à obtenir un rendement maximal du capital investi tout en conservant un pourcentage raisonnable en liquide pour répondre à une probabilité raisonnable de pertes.

b. Gestion et administration

Exemple no 1 Aider à préparer, mettre en œuvre, surveiller et évaluer tous les

programmes de logement et toutes les activités communautaires liées à ce domaine :

a) entretien; b) rénovation; c) préparation en vue de nouvelles constructions – plans, contrats administration; d) planification – faire des recommandations au Comité du logement ou au Chef et au conseil sur les clients à approuver; e établissement de rapports financiers; f) élaboration de politiques et de procédures; g) priorisation des méthodes.

Pour travailler dans ce domaine, il faut connaître les techniques et technologies de construction, avoir des compétences administratives et informatiques et pouvoir établir des rapports. Ce travail demande une bonne dose de diplomatie et de respect de la confidentialité. Ce dernier point, tout comme le bon sens, est le plus important durant l’entrevue d’embauche, bien que tous deux soient considérés comme subjectifs et difficiles à évaluer à moins de connaître le candidat. Responsabilités :

1. aider le Chef et le conseil à améliorer les conditions générales des

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logements de la Première Nation; 2. gérer toutes les opérations de la régie du logement de la Première

Nation en planifiant, en élaborant, en mettant en œuvre et en administrant les programmes, projets et politiques;

3. superviser et élaborer toutes les procédures opérationnelles avec le personnel de la régie du logement;

4. fournir des directives à l’administration et la superviser; 5. faire connaître les politiques du logement aux membres; 6. résolution des problèmes.

Responsabilités (une fois à temps plein) :

faire des recherches pour élaborer un programme de logements, des options d’occupation et la conception des habitations;

lancer et gérer de nouveaux projets d’habitations; étudier les options financières pour les membres de la Première

Nation; présenter des rapports mensuels au comité du logement ainsi qu’au

Chef et au conseil; fournir un plan de formation des nouveaux membres du personnel

et faire la coordination avec d’autres organismes, services, écoles, collèges ou institutions;

veiller à ce qu’il soit donné suite à toutes les décisions du Comité du logement et présenter un rapport de suivi, c.-à-d. nouvelles initiatives, politiques, projets, planification d’urgence, etc.;

préparer un manuel pour la régie du logement et veiller à ce que les politiques et procédures soient disponibles et à jour;

préparer des descriptions d’emploi pour les nouveaux employés et faire une évaluation annuelle de rendement pour tout le personnel;

assurer de bonnes relations publiques avec les membres de la bande et les autres Premières Nations;

développer une expertise en suivant des cours de formation; entretenir le parc de logement et établir des rapports sur son état.

Exemple no 2 Le rôle de l’administration du logement est d’identifier des domaines dans lesquels il y a des besoins et les ressources financières nécessaires.

Rapports financiers trimestriels pour examen par le Comité du logement.

Rapports mensuels sur les écarts (pour surveiller les activités budgétaires). Budgétisation et planification.

Administration du programme de logements.

c. Opérations

Exemple no 1 Le personnel est responsable de l’administration du logement au jour le

jour. Les fonctions directes du logement seront coordonnées par le

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gestionnaire des logements (qui relève du directeur des immobilisations et donc, du gérant de bande) qui voit à ce que les responsabilités en cours soient menées à bien. Le directeur des immobilisations sera chargé de la planification à long terme et de l’intégration entre les fonctions inhérentes au logement et les autres programmes, en consultation avec le gérant de bande.

d. Entretien du parc de logements

Exemple no 1 La Première Nation sera responsable des réparations et de l’entretien

préventif pour allonger la durée de vie du logement. Les définitions de « réparations et entretien préventif » devront être déterminées par la Première Nation. Le locataire devra aviser le service du logement par écrit de la nécessité de faire des modifications à toute partie d’un logement locatif appartenant à ou administré par une bande. Ces changements devront être effectués par la Première Nation ou ses agents, et les locataires ne peuvent en aucun cas effectuer des modifications.

Exemple no 2 L’entretien, les réparations et rénovations des logements appartenant à un membre d'une bande sont entièrement de la responsabilité du propriétaire. Cependant, il peut obtenir de l’aide pour faire les réparations (prêts) dans le cadre de la politique sur les réparations. L’administration du logement sera responsable de la totalité de l’entretien des réparations et de la rénovation des logements relevant de la régie du logement, à l’exception d’éléments précisés dans le contrat de location. Ces éléments devront être clairement identifiés et expliqués aux locataires pour s’assurer qu'ils comprennent leurs responsabilités. Des calendriers d’entretien devraient être mis sur pied pour le personnel du logement.

e. Stratégies et procédures administratives

Exemple no 1 Les collectivités doivent déterminer des voies hiérarchiques claires pour la

gestion et l’administration de leur portefeuille du logement. Les pratiques courantes de rendement qui doivent être gérées et maintenues dans un portefeuille du logement comprennent :

élaboration de plans à long terme pour le portefeuille du logement; élaboration de budgets et préparation de rapports financiers; élaboration et mise en place de politiques sur le logement et de

procédures régissant l’administration du portefeuille du logement; assurer la disponibilité de terrains/parcelles aménagés pour le

nombre de nouveaux logements prévus; élaboration des systèmes qui optimisent l’accès à des sources de

financement et qui permettent de faire appel aux fonds des

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marchés financiers; activités de gestion des nouvelles constructions et de rénovation; gestion des fonds et du financement de la construction, rénovation,

de l’entretien, des opérations et de l’administration du portefeuille du logement;

élaboration et mise en place de procédures qui permettent aux membres de la communauté de participer à l’orientation globale du portefeuille du logement et d’être consultés sur cette question;

élaboration et gestion d’une procédure d’appel qui assure la justice et l’équité dans la gestion du portefeuille du logement.

f. Planification financière

Exemple no 1 Les membres du comité du logement délègueront les opérations

financières quotidiennes au coordonnateur du logement ou au directeur financier. Le comité devra cependant surveiller les opérations, formuler des recommandations pour les décisions financières, et s’assurer de la mise en œuvre des politiques de la Première Nation en matière de finances. Les membres du comité du logement ne seront pas responsables du financement à trouver pour le programme de logement et ils ne participeront pas à cette activité. Toutes les questions d’ordre financier seront de la responsabilité du Chef et du conseil. Le Chef et le conseil devront s’assurer que les vérifications annuelles des programmes de logement sont faites et qu’elles sont à la disposition des membres de la bande. Des rapports financiers trimestriels seront rédigés par l’administration du logement et présentés au comité du logement ainsi qu’au Chef et au conseil. Il faudra rédiger un compte rendu de toutes les réunions du comité du logement avec le Chef et son conseil dans lesquelles des décisions ont été prises. Le Chef et le conseil devront approuver et diriger les décisions du comité du logement en matière de budget et de finances.

Exemple no 2 La régie du logement délèguera les opérations financières quotidiennes au coordonnateur ou au gestionnaire du logement. Le conseil d’administration devra cependant surveiller les opérations et prendre les décisions finales pour les questions financières qui entrent dans le cadre de leur mandat et du budget alloué par le Chef et son conseil. Suivant le mandat et les pouvoirs octroyés à la régie du logement, le conseil d'administration pourrait devoir demander au Chef et au conseil de prendre des décisions financières qui n’entrent pas dans le cadre de son mandat. Le conseil d'administration ne sera pas chargé de trouver les fonds

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annuels, mais il devra faire des recommandations au Chef et au conseil sur les moyens d’accéder aux fonds et au financement. Le conseil d'administration doit prendre les décisions concernant le budget qui lui a été alloué par le Chef et le conseil. Le Chef et le conseil devront s’assurer que les vérifications annuelles des programmes de logement sont faites et qu’elles sont à la disposition des membres de la bande. Des rapports financiers trimestriels seront rédigés par l’administration du logement et présentés au conseil d’administration ainsi qu’au Chef et au conseil. Il faudra rédiger un compte rendu de toutes les réunions du conseil d’administration avec le Chef et son conseil, dans lesquelles des décisions ont été prises. .

Exemple no 3 Dans les opérations immobilières du secteur privé, le gouvernement ou les Premières Nations, les gestionnaires immobiliers ou gestionnaires des logements doivent maîtriser la comptabilité pour pouvoir accomplir efficacement leurs tâches. Ils doivent bien connaître la tenue des dossiers, la préparation de tous les types de rapports financiers et l’établissement de budgets. De plus, ils doivent pouvoir comprendre, analyser et interpréter les données financières et appliquer leurs connaissances et leurs aptitudes analytiques à une prise de décision prudente et informée pour les propriétés qu'ils administrent. La planification financière de base commence lorsque le gestionnaire connaît les réponses à ces quatre questions :

1. Quelles sont les ressources du service du logement? 2. Quelles sont les obligations du service du logement? 3. Quels sont les bénéfices du service du logement? 4. Quelles sont les dépenses du service du logement?

Le conseil de bande prendra ce genre de décisions à titre d’intervenant. Est-ce que le service du logement génère un taux de rentabilité ou un revenu qui donne un flux de trésorerie suffisant pour répondre aux obligations financières comme :

le paiement des salaires (concurrentiels avec ceux des autres Premières Nations);

les fournitures de bureau; l’entretien et les réparations; un fonds de réserve de remplacement suffisant pour les

futures réparations? Quel est le revenu des habitations locatives? Quelles contributions sont disponibles d’autres sources (gouvernement ou autre)?

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Une fois qu’on a les réponses à ces questions, on peut dresser un budget de base.

Exemple no 4 Un budget annuel sera élaboré pour le programme de logement par le comité du logement et approuvé par le Chef et le conseil. Les budgets peuvent être divisés en catégories comme : prêts pour réparations, prêts pour nouvelles constructions, prêts pour fosses septiques et eau, habitations locatives de la Première Nation, entretien, salaires et dépenses, assurance, administration, aménagement de la parcelle, formation, remboursements du prêt, et autres services ou charges nécessaires pour le programme de logement. Toutes les subventions au logement, l’aménagement des parcelles, le recouvrement des loyers, des prêts, l’aide du gouvernement, les contributions au revenu de la bande, les fonds pour la formation, les prêts et autres subventions obtenus pour le travail ou les matériaux de construction ou de réparations, seront comptabilisés comme revenus pour le budget annuel du programme de logement. L’allocation du budget se fera en fonction du sommaire de l’évaluation de la condition de la collectivité. Par exemple, si 75 % des logements existants ont besoin d’importantes réparations, alors la majorité du budget du logement sera mise de côté pour cela. Les projections et la planification des projets spéciaux seront étudiées pour les années à venir.

g. Établissement de rapports

Exemple no 1 Un budget de fonctionnement financier ou un budget de trésorerie est

généralement établi pour un an et le détail est présenté mensuellement, trimestriellement ou annuellement. Ces rapports comprennent les écarts entre les revenus attendus et les revenus encaissés. Toute mesure et tout ajustement nécessaire doivent être décidés à cette étape. Les budgets et les rapports établis pour des projets particuliers comme des programmes de nouvelles constructions ou de rénovation couvrent généralement la durée du projet. Exemple : L’administration du logement devra tenir une comptabilisation appropriée et précise de tous les revenus et toutes les dépenses, y compris des loyers, des arriérés et de l’entretien, et la présenter régulièrement au conseil de bande ou à la régie du logement.

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Chapitre 9 – Options relatives au programme de logement Les programmes gouvernementaux, l’industrie privée et les institutions financières s’impliquent dans le logement des Premières Nations. Chaque organisation ou organisme a ses propres politiques et critères qui le protègent et qu’il applique aux Premières Nations qui sont ses clients. Il ne suffit pas que les Premières Nations se conforment aux politiques externes qui régissent les programmes et services. Chaque Première Nation doit élaborer ses propres politiques pour diriger ses activités avec des tiers. Il est important d’élaborer une politique du logement adaptée aux services et programmes de la Première Nation. La politique doit déclarer à quel programme elle s’applique et décrire ses applications et procédures. Une politique du logement peut être organisée en chapitres, chacun d’eux pouvant être lié à un programme ou service particulier, comme :

habitations locatives; hypothèques; locations à bail; location avec option d’achat; besoins spéciaux; article 95 de la SCHL.

Une politique du logement peut aussi être organisée par sujet, comme :

entretien; relations avec les locataires; construction; services communautaires.

La politique du logement doit être organisée de façon à permettre au lecteur de trouver rapidement l’information dont il a besoin. Il est important de se rappeler que chaque politique doit énoncer clairement à quel programme elle s’applique. Chaque programme utilisé par le service du logement doit être entièrement compris et intégré dans des programmes existants. Voici quelques questions à poser lorsqu’on se demande si on va utiliser un programme ou y accéder :

Comment le programme sera-t-il offert à la collectivité? Quels avantages en tirera la collectivité? Quels seront les critères d’admissibilité, de sélection et de remboursement? Comment le programme sera-t-il géré par l’actuel service du logement? Quelles politiques doivent être élaborées ou modifiées?

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Quelques éléments des politiques

a. Logements adaptés

Exemple no 1 Lorsque le locataire a besoin d’installations spéciales en raison d’une

incapacité physique, le conseil de bande s’assurera de lui accorder une haute priorité. Tous les coûts de construction et d’entretien seront couverts par la bande. Toutefois, si le résident a droit à une forme d’aide au revenu offerte pour payer des rénovations, un loyer ou une habitation, la bande demandera que cette somme soit versée au compte du logement. Ce programme comprendra les logements pour les personnes handicapées et pour les personnes âgées.

b. Résidences pour personnes âgées

Exemple no 2 Le conseil de bande cherchera des façons novatrices d’offrir des

logements rentables et appropriés aux personnes âgées. La première année, la recherche portera sur les éventuels programmes avec l’aide du Conseil canadien pour les partenariats public-privé.

c. Biens appartenant à la bande – Subventionnés/générant des revenus

Exemple no 1 Fait référence aux habitations appartenant à la bande pour lesquelles les

locataires payent le loyer convenu dans les contrats de location. Exemple no 2 Aide pour l’accession à la propriété :

Comme le conseil de bande pense que l’accession à la propriété est ce qu’il y a de mieux pour les personnes et la collectivité, il est possible de transférer à une personne la propriété d’une maison appartenant à la bande, sous réserve de ce qui suit :

preuve de résidence dans une habitation durant 15 ans; ou demande de transfert de propriété au conseil.

L’examen d'une demande de propriété par le conseil de bande sera fondé sur la résidence, l’entretien général de l'habitation et de la propriété, les contributions du résident à la dette originale (cible de 50 % du coût original), et sur toute autre dette engagée durant la résidence, ainsi que sur la réussite d’un cours de préservation de l’acquis. Le conseil de bande doit vérifier que ces conditions sont satisfaites. Si ce n’est pas le cas, il doit expliquer par écrit pourquoi le transfert de propriété n’a pas été accordé.

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d. Propriété d’une résidence privée

Exemple no 1 Financement privé :

Lorsqu’un membre de la collectivité ou une entreprise privée a les moyens de faire construire sa propre résidence ou son propre bâtiment, le conseil de bande encouragera la construction en lui donnant sans frais des droits sur un terrain à bâtir (dont elle gardera le titre foncier). Le coût de raccordement du bâtiment à la route, aux égouts et aux services d’alimentation en eau de la collectivité sera négocié au cas par cas. La bande doit vérifier que :

les fonds privés sont suffisants et qu’ils iront au bâtiment; le bâtiment ne cause pas de pression exagérée sur l’infrastructure

publique; le bâtiment est viable et aboutira à un produit final; la conception et la location conviennent à la collectivité; l’investissement représente une bonne occasion d’accroître le

nombre de logements abordables dans la collectivité. e. Logement du marché

Exemple no 1 Concerne les fonds reçus par la Première Nation et utilisés pour l’achat ou

la construction de logements. Lorsque des fonds sont disponibles, le conseil de bande offrira des prêts aux Indiens inscrits qui sont membres de la Première Nation pour qu’ils puissent acheter ou construire une maison.

Exemple no2 Propriété individuelle :

Sous réserve d’un financement personnel et de l’allocation d’un terrain par le Chef et le conseil, les membres peuvent accéder à la propriété et la possession d’une habitation sur la réserve. Le programme de logement peut aider le propriétaire en sa qualité de membre de la Première Nation.

f. Programmes de la Société canadienne d’hypothèques et de logement (SCHL)

Exemple no 1 Par l’intermédiaire de son Programme de logement sans but lucratif dans

les réserves (art. 95), la SCHL offre des subventions aux conseils de bande pour l’exploitation des ensembles d’habitation sans but lucratif). Environ 25 000 logements sont toujours subventionnés.

On peut recourir au Programme d’aide à la remise en état des logements (PAREL) de la SCHL pour amener les logements existants aux normes minimales de santé et de sécurité et pour modifier les logements afin qu’ils répondent aux besoins des personnes handicapées. Dans les réserves, le programme est exécuté par les conseils de bande, les régies de

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logements ou les agents de la SCHL.

La SCHL propose d’autres programmes qui fournissent de l’aide pour construire et rénover les refuges pour les victimes de violence familiale et faire des modifications pour que les aînés fragilisés restent chez eux.

La SCHL fait aussi des recherches et offre de l’information et de la formation sur les logements.

g. Petits projets d’immobilisation d’Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC)

Exemple no 1 AINC finance les activités qui soutiennent le logement dans les réserves, y

compris la construction de nouvelles résidences et la rénovation des logements existants. Le financement est administré par une Première Nation qui crée et met en œuvre des plans immobiliers communautaires pour répondre aux besoins de ses membres.

Selon leurs revenus et leurs biens, les ménages peuvent accéder au capital d’une institution financière suivant les critères de prêts établis, acheter ou rénover une habitation dans la réserve pour y vivre ou pour la louer à un tiers. Comme les propriétés construites dans une réserve ne peuvent être hypothéquées par un prêteur privé, les garanties d'emprunt ministérielles (fournies par AINC) peuvent servir de caution avec le consentement du conseil de bande.

h. Logement de secours

Exemple no 1 Les critères suivants sont applicables au programme de prêt mentionné

plus haut : aide financière pour des travaux d’accessibilité (rampes,

modifications pour l'accès en fauteuil roulant); améliorations résidentielles pour réaliser des économies d’énergie

et de coût; modernisation du système de chauffage; réseau de plomberie et électrique; remplacement des fenêtres; traitement des moisissures.

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Chapitre 10 – Procédures et directives relatives à la construction d’habitations La construction est la phase du processus de production de logements qui présente probablement le facteur de risque le plus élevé. Elle demande donc des discussions sur les directives strictes établies par le gouvernement et les fournisseurs de services techniques. Les Premières Nations sont responsables de la qualité et du coût des matériaux utilisés ainsi que de la manière et du processus de construction employés pour les projets. Le coût, la qualité et les méthodes de construction sont tous des facteurs dont il faut tenir compte durant la planification, la conception et la construction d’un projet immobilier. Les politiques sont nécessaires pour s’assurer que les contrôles sont bel et bien appliqués. Les processus d’obtention et d’utilisation des produits et services requis pour la construction sont donnés par les fournisseurs de services techniques, le gouvernement, les conseils tribaux ou la Première Nation, en tenant compte de ce qui suit :

1. Coût – utiliser un processus de soumissions équitable et concurrentiel pour acheter matériaux et services.

2. Qualité – comprend les spécifications des biens et services fournis.

3. Processus de construction – utiliser un système de gestion de projet adapté au type de projet

La conformité au Code, avant et durant la construction, s’applique au personnel clé de la Première Nation, aux services professionnels (représentant les codes applicables) et aux métiers embauchés pour un projet. Cela peut comprendre le gestionnaire et le personnel des logements, le service des terres, les travaux publics, l’inspecteur en bâtiment, l’architecte, l’ingénieur, les représentants de la santé (fosse septique) et autres, suivant le type de projet. La coordination des éléments critiques comme les demandes de permis et les inspections devrait être abordée dans un autre domaine de la politique du logement, mais la présente section traite des responsabilités et pouvoirs/compétences pour l’application des directives relative à la construction.

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CONFORMITÉ MISE EN APPLICATION

Conformité au Code foncier Rapport sur la situation des

terrains Vérification des créances et du

titre Système de registre des terres

indiennes (SRTI) Critères d’utilisation

traditionnelle Problèmes fonciers locaux des

Premières Nations Code de conformité de la Première Nation

Route, électricité, eau Eaux usées Téléphone, câble, gaz

Conformité externe Évaluations environnementales

(ACEE) Rapports des examens

environnementaux préalables Lois et règlements :

o Loi sur les espèces en péril (LEP)

o Lois sur les pêches o Plan d’aménagement

forestier o Plans relatifs aux bassins

versants o Lois provinciales sur

l’environnement

Diverses configurations de mise en force Conseil d’approbation des développements Conseil de planification communautaire Organismes ou conseils de financement Chef et conseil, dirigeants de la bande Organismes externes :

o Santé Canada o ACEE o LEP o Municipalité locale (s’il y a des

accords pour les services) o AINC, SCHL o Approbations interministérielles

Comité du logement Comité technique Projet d’immobilisations Comité des terres Travaux publics Services sociaux Comité environnemental Service de la gestion des

ressources culturelles

Conformité de la conception Architecture et ingénierie Conception de l’infrastructure

(route, eau, électricité) Plan cadastral Implantation des fosses

septiques

Conformité de la construction Services sur place Préparation/excavation du site Fondations Charpente (planchers, murs, toit)

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Intérieur/extérieur Installations mécaniques et

électriques, plomberie et chauffage

Aménagement paysager

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Quelques éléments des politiques a. Codes du bâtiment et normes de construction

Exemple no 1 L’inspecteur en bâtiment a pour mandat de donner des directives et des

instructions claires sur la construction de logements/bâtiments. Il est principalement responsable de :

veiller à ce que l’inspection de conformité au code des habitations nouvelles ou rénovées soit faite (pour toutes les inspections demandées) et il doit préparer des rapports écrits sur l’inspection de conformité au code à chaque étape,

s’assurer que tous les plans de logement soumis sont étudiés et approuvés en fonction des codes applicables.

Les priorités de l’inspection de conformité seront les suivantes :

conformité au Code du bâtiment; conformité aux lois ou code des Premières Nations concernées.

Exemple no 2 Le ou les propriétaires qui ont recours à un programme de logement (ci-après un prêt) offert par le conseil de bande et l’entrepreneur, à la demande les propriétaires, conviennent collectivement de respecter les exigences de la politique de logement de la Première Nation en ce qui concerne entre autres : le code de construction, les barèmes de paiement, les inspections et toute autre chose inscrite aux présentes. La préférence sera donnée aux demandeurs qui doivent rénover leurs habitations pour les rendre conformes au code du bâtiment.

b. Paramètres de conception

Exemple no 1 Tous les travaux seront faits en conformité au Code national du bâtiment

de 1995 suivant les directives du gestionnaire des logements responsable de satisfaire aux exigences de la Première Nation relatives au logement et conformément aux plans approuvés et signés par l’inspecteur en bâtiment.

Exemple no 2 Présenter un plan de l’habitation approuvé par un ingénieur. Les demandeurs doivent acheter leurs propres plans.

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c. Méthodes et matériaux

Exemple no 1 C’est au Chef et au conseil qu’il appartient de prendre la décision

d’entreprendre la construction de nouvelles habitations. S’ils pensent que les fonds du plan à long terme, des budgets annuels et des plans présentés par le personnel sont suffisants, ils peuvent décider de construire de nouveaux logements. Ils peuvent aussi décider d’embaucher un nouveau gérant de la construction externe pour superviser tous les éléments des nouvelles constructions majeures, y compris des habitations. Les recommandations et décisions concernant les nouvelles constructions devraient être fondées sur le prix (le prix le plus bas est préférable), la capacité à terminer la construction à temps, et si possible, l’embauche des membres de la bande pour le travail.

Exemple no 2 Une habitation existante peut être achetée avec des fonds venant d’un prêt pour habitation neuve si une inspection est faite par l’inspecteur en bâtiment désigné pour confirmer que la maison répond aux normes minimales requises. Si le prix d’achat de l’habitation plus le coût pour l’amener aux normes minimales dépasse de montant maximum du prêt, l’emprunteur doit alors obtenir la différence et la déposer dans le compte de construction avant le début de la construction. Toutes les nouvelles habitations devront être construites par une entreprise de construction établie et qualifiée qui possède des charpentiers qualifiés. Si une entreprise de construction externe à la Première Nation est embauchée, une des conditions du contrat sera l’embauche pour la durée du projet de construction d’au moins deux membres de la bande qui sont qualifiés pour faire des travaux de construction.

d. Plans et devis

Exemple no 1 Présenter un plan de la maison approuvé par un ingénieur. Les

demandeurs doivent acheter leurs propres plans. Exemple no 2 Tous les plans et cahiers des charges devront être présentés au conseil de

bande ou au comité du logement avant de les soumettre à l’inspecteur en bâtiment. Ces plans seront vérifiés; ils devront être conformes aux normes minimales établies pour les logements de la réserve suivant le code adopté et utilisé par la Première Nation. Le conseil de bande et le comité du logement décideront si la superficie de la maison est conforme au budget disponible. Si la maison est plus importante que le budget ne le permet, sa superficie sera réduite en fonction des moyens du demandeur. Si un demandeur peut s’offrir une maison plus grande, il devra commencer les travaux avec ses propres fonds, ensuite le financement de la bande lui sera versé.

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e. Devis et coûts

Exemple no 1 La préparation du budget du contrat est une des plus importantes étapes de

la rédaction du contrat. Il vaut mieux demander des soumissions concurrentielles pour tous les contrats de construction. Cependant, lorsque l’argent n’est pas le facteur privilégié pour choisir un entrepreneur, la demande de propositions peut aussi préciser un budget arrêté. Voici quelques directives pour une demande de propositions :

Contrat à soumissions concurrentielles. Lorsque les propositions/offres sont évaluées en fonction de la

concurrentialité des prix (entre autres critères), ne révélez pas les estimations budgétaires aux proposants.

Les offres/demandes de propositions concurrentielles peuvent être utilisées pour tous les types de contrats (sauf les attributions directes).

Le budget du contrat s’appliquera à tous les projets de construction soumissionnés (soumissions obtenues sur invitation et appels d’offres ouverts).

La Première Nation n’est pas obligée d’accepter une offre, fut-elle la plus basse.

Contrat avec budget fixe – L’alternative aux soumissions concurrentielles consiste à établir le budget maximal que la Première Nation souhaite allouer aux travaux, ce qui conduit à l’étude des propositions en fonction de leurs valeurs techniques plutôt que du prix le plus bas.

f. Processus de soumissions

Exemple no 1 Avis au public

Dans les cas de soumissions obtenues sur invitation, d’attribution directe et de demandes de propositions ou d’offres sur invitation, la Première Nation peut communiquer directement avec les éventuels entrepreneurs sans publier d’annonce. Les demandes de propositions/d’offres seront affichées sur le tableau des annonces publiques des bureaux de l’administration. Elles peuvent aussi être affichées dans les journaux ou autre média. En général, les projets plus importants sont annoncés à plus grande échelle, à la discrétion de la Première Nation. Délai de validité de l’offre Une demande de propositions/d’offres avec « attribution directe » peut être affichée au moins 7 (sept) jours civils, le délai de validité de l’offre se

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terminant à 14 h de la dernière journée, sauf indication contraire dans les documents de soumission. Si l’attribution directe découle d’une situation d’urgence, de délai pourrait ne pas s’appliquer. Les demandes de propositions/d’offres « sur invitation » et « publiques » peuvent être affichées pendant au moins 14 jours civils, et le délai de validité de l’offre se termine 14 h de la dernière journée, sauf indication contraire dans les documents de soumission. Notez que le processus de soumissions/propositions est également nécessaire pour les contrats attribués par entente directe.

g. Approvisionnement et contrats

Exemple no 1 « Approvisionnement » se définit comme un ensemble de procédures

nécessaires pour acquérir des biens et matériaux en vertu d’un contrat conclu avec un fournisseur. Le processus d’Approvisionnement comprend les quatre mêmes étapes de la conclusion de contrat : 1. Étape de planification : Comprend l’analyse des besoins, l’élaboration d’une solution préférentielle, du mandat et des documents de la demande de propositions, et l’obtention du financement. 2. Étape de sélection de l’entrepreneur : Comprend l'invitation ou l’avis public et la dissémination de la demande de propositions, la réception et l’évaluation des offres, les recommandations et l’attribution du contrat. 3. Étape de l’administration des contrats : Comprend des activités comme la surveillance des progrès, le suivi de la production, les paiements, etc. 4. Étape de clôture du contrat : Comprend l’évaluation de l’entrepreneur, le dernier paiement, la preuve de livraison/l’approbation, le dépôt des garanties et les ententes de service. Bien que les procédures soient fondamentalement les mêmes que pour l'attribution du contrat, le processus est plus simple et plus rapide que pour les autres contrats. L'obligation de l’entrepreneur responsable de l’approvisionnement consiste habituellement à fournir et à livrer des produits préfabriqués alors que les obligations des autres entrepreneurs comprennent généralement la création de produits livrables comme la conception de plans ou la construction de l’infrastructure. En raison de cette différence, le contrat d’approvisionnement n’est pas soumis aux mêmes exigences que les autres contrats.

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Les exigences suivantes NE S’APPLIQUENT GÉNÉRALEMENT PAS au processus d’approvisionnement, sauf indication contraire dans le mandat ou la demande de propositions :

Attribution de contrat à budget fixe : non approprié pour les contrats d’approvisionnement.

Avis public : les demandes de prix sur invitation sont les plus courantes; une liste d’éventuels fournisseurs peut être facilement dressée. Un avis public peut être lancé sous forme de demande d’expression d’intérêt pour élaborer la liste.

Exemple no 2 Contrat de faveur La Première Nation accordera sa préférence à certains entrepreneurs en fonction des critères décrits ci-dessous. Cette règle générale ne s’appliquera pas nécessairement à tous les cas. La façon de faire habituelle est d’obtenir au moins trois propositions de prix pour l’approvisionnement et le contrat. Cependant, dans le cas des « contrats de faveur », moins de trois propositions seront étudiées. Une feuille de travail peut être remplie et versée au dossier pour justifier l'utilisation d'un contrat de faveur. Cela devrait être fait pour tous les contrats qui ne font pas l’objet d’une soumission publique. Cette feuille devrait être signée par les autorités compétentes.

h. Gérance de la construction

Exemple no 1 Formulaire no 3 – Gérance de la construction et services de

maintenance Le formulaire no 3 - Gérance de la construction et services de maintenance, ainsi que toute condition additionnée, servira pour les contrats qui font appel aux sociétés d’ingénieurs, d’architectes ou de gérance de la construction qui entreprennent des services qui comprennent un des points suivants :

appel d’offres pour la construction contrat de gérance de la construction; services de maintenance durant la construction, comme la levée

des plans, l’inspection, et l’administration des contrats. Les formulaires approuvés de convention pour la gérance de la construction et les services de maintenance comprennent :

Document 31 de l’AFIC sur les conventions client et ingénieur 1996 – élaboré par l’Association des ingénieurs-conseils du Canada.

ACC 5 - 1988 – contrat de gérance de la construction – élaboré par l’Association canadienne de la construction.

Formule canadienne normalisée de contrat de services en

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architecture : Document six. i. Administration des contrats

Exemple no 1 La Première Nation se servira de procédures et de documents standard

dans l’industrie pour attribuer ses contrats et les administrer, ainsi que la signature définitive à l’exécution du contrat. Toutes les approbations mentionnées dans cette section seront confirmées par l’administrateur du contrat en titre. Elles seront toutes confirmées et signées par l'administrateur du contrat avant que l’entrepreneur ait l’autorisation de procéder.

j. Clôture de projet

Exemple no 1 Des rapports définitifs sont exigés pour tous les contrats. Ils doivent

contenir des informations complètes et expliquer clairement le but et l’intention du projet ainsi que son contenu. Des recommandations dûment justifiées sont requises pour soutenir la prise de décision de la bande. L’entrepreneur devra soumettre les livres du projet, les calculs et enregistrements de communication, de courriels, les comptes rendus des réunions et l’information calculée, notamment les imputations et les mesures précisées dans le mandat.

k. Vérification et rédaction de rapport

Exemple no 1 Pour les nouvelles constructions, des rapports finaux sont exigés pour tous

les contrats, avec des renseignements complets et une explication du but, de l’intention et du contenu. Des recommandations et une justification claire sont nécessaires pour soutenir les exigences de prise de décision de la bande. L’entrepreneur devra soumettre les livres du projet, les calculs et enregistrements de communication, de courriels, les comptes rendus des réunions et l’information calculée, notamment les imputations et les mesures précisées dans le mandat.

Exemple no 2 Le Chef et le conseil devront s’assurer que les vérifications annuelles du programme de logements sont faites et mises à la disponibilité des membres de la bande. Des rapports financiers trimestriels seront également rédigés par l’administration du logement et présentés au comité du logement ainsi qu’au Chef et au conseil. Un compte rendu est exigé pour toutes les réunions.

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Chapitre 11 – Procédure de demande et de sélection C’est probablement le processus le plus controversé et le plus difficile de l’offre de services de logements aux collectivités des Premières Nations. Ce chapitre décrit les exigences du processus et offre des suggestions concernant les activités qui ont cours durant le marketing, la demande, la liste d’attente, et le processus de sélection des locataires. Exigences d’admissibilité au projet :

a. Exigences propres au projet – si le programme est conçu pour un groupe particulier, comme les aînés ou les personnes handicapées, la Première Nation peut le préciser dans les critères de demande.

b. Exigences quant au statut – la Première Nation peut décrire la mise en œuvre des exigences par rapport au membre.

c. Limites de revenu – les limites de revenu utilisé pour la propriété doivent être identifiées (c.-à-d., faible revenu, emploi saisonnier).

Procédure d’acceptation des demandes et de sélection des candidats figurant sur la liste d’attente :

a. Acceptation des demandes – la politique pourrait inclure les processus d’acceptation des demandes.

b. Critères de présélection – la politique peut décrire les normes du programme utilisées

pour trier l’information, c.-à-d. locations antérieures et références.

c. Procédure pour le rejet des demandes non admissibles – le processus peut déterminer les circonstances dans lesquelles la Première Nation peut rejeter les demandes d’occupation ou d’aide. Si la Première Nation crée une politique pour tenir compte des circonstances atténuantes dans des situations où la demande serait normalement rejetée, elle peut y décrire ce genre de processus.

Quelques éléments des politiques

a. Liste d’attente

Exemple no 1 Les demandes devront être présentées au gestionnaire des logements qui tiendra un dossier sur toutes les demandes reçues. Ces demandes seront présentées à l’équipe du logement lors de la prochaine réunion prévue, sauf en cas d’urgence.

Exemple no 2 Les demandes seront présentées à l’administration du logement ou au Chef et au conseil. L’administration du logement devra tenir un dossier

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exact de toutes les demandes reçues et ce dossier sera présenté au comité du logement tous les trimestres, ou au besoin.

b. États financiers

Exemple no 1 Le requérant doit avoir la capacité financière de payer toutes ses dettes, et

le paiement total de la dette ne doit pas dépasser 25 % de son revenu brut. La dette comprend les paiements sur les dettes existantes plus les paiements requis sur le prêt qui est demandé. Le paiement des services publics (électricité et gaz) est exclu de ce calcul. Les requérants qui ont un revenu fixe seront évalués en fonction du montant perçu. L’élément habitation de ce montant doit être égal au remboursement du prêt requis ou en représenter au moins 75 %. Un calcul, fondé sur un coût estimatif des services publics de 275,00 $/mois plus le paiement mensuel total des autres dettes, remboursement du prêt compris, sera fait pour déterminer si le requérant peut honorer les remboursements du prêt et ses frais de subsistance.

Exemple no 2 Le requérant doit remettre une preuve de revenu au service du logement pour qu’il puisse vérifier le revenu annuel du ménage. Cela peut être un T-4, des talons de chèque de paie ou tout autre document de preuve de revenu exigé par le Service du logement.

c. Cote de solvabilité

Exemple no 1 Afin de garantir le remboursement des prêts, la régie du logement devra

s’adresser à une agence d’évaluation du crédit pour connaître la solvabilité des éventuels emprunteurs et savoir s’ils ont des arriérés dans leurs paiements. Tous les requérants devront être mis au courant de cette démarche. Les critères devraient être inscrits dans les politiques de crédit/recouvrement.

Exemple no 2 Une vérification interne de solvabilité sera effectuée pour décider si les éventuels emprunteurs sont admissibles au programme de prêts. Les requérants doivent donner à la Première Nation l’autorisation d’effectuer cette vérification interne de la solvabilité.

Exemple no 3 Les requérants doivent avoir une bonne cote de solvabilité, ne pas avoir d’arriérés ou de créance irrécouvrable auprès de la Première Nation, et obtenir une lettre d’intention pour un financement individuel de source externe. Si les ressources financières du requérant s’avèrent suffisantes sans qu’il doive faire appel à un financement externe, il devra en donner la preuve et faire une mise de fonds initiale avant que la Première Nation émette le prêt.

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d. Critères d’évaluation de la demande

Exemple no 1 Quand la date d’enregistrement des demandes sera passée, la régie du

logement devra se réunir pour examiner toutes les demandes reçues et suivre un guide de sélection pour vérifier l’admissibilité des requérants. Chaque requérant répondant aux critères de la politique sera traité de la même façon, au moyen d’un système de points fondé sur les besoins. Des entrevues personnelles des requérants seront menées par la régie du logement. Cette dernière peut demander des références à un propriétaire précédent ou à la société hydroélectrique.

Exemple no 2 La sélection sera faite conformément aux critères de la Première Nation relatives au logement et se poursuivra jusqu’à ce que le nombre de familles ayant la capacité financière de payer le loyer maximum soit atteint.

Exemple no 3 1. Conformément à la loi ou au code de la Première Nation, le membre de la bande doit avoir 21 ans ou plus pour pouvoir obtenir une subvention de logement. 2. Les membres doivent veiller à mettre leur demande à jour chaque année. Toutes les demandes seront conservées au dossier pour un an maximum. Toute demande qui n'a pas été mise à jour au cours de l’année sera considérée inopérante et enlevée de la liste des priorités. 3. Des vérifications de solvabilité seront faites pour garantir que le membre est solvable et qu’il a les moyens de terminer la construction du logement. 4. Les requérants ne doivent pas avoir de dette en cours avec la Première Nation ou un autre créancier. 5. Le membre doit avoir un terrain à son nom ou un document indiquant qu’un transfert de propriété est en cours. 6. Le membre ne peut se prévaloir de ce programme qu’une seule fois. 7. Les membres qui sont propriétaires d’une maison hors réserve ne sont pas admissibles à une subvention de logement à moins qu’il y ait des circonstances atténuantes. 8. Les membres qui ont perdu leur maison dans un incendie et qui n’étaient pas adéquatement couverts par une assurance, ne seront pas admissibles à une subvention de logement s’ils avaient déjà reçu une subvention dans le passé.

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9. Les demandes seront étudiées et choisies conformément à la politique. 10. Le gestionnaire du portefeuille du logement préparera les allocations en fonction des points calculés pour les demandes qui seront examinées par le comité du logement, et fera des recommandations pour l’approbation du prêt. Ce processus sera anonyme – les noms ne figureront pas sur les demandes – pour garantir que le processus se fasse en toute impartialité. 11. Les membres qui ont le plus grand nombre de points le jour de l’examen des demandes seront les premiers à recevoir une subvention de logement. 12. S’il y a égalité, la demande qui est restée au dossier le plus longtemps aura la priorité.

e. Processus d’allocation par points

Exemple no 1 Une fois le délai d’enregistrement passé, le comité du logement fixe une

date de réunion pour la sélection des nouveaux locataires des logements. Chacun des requérants répondant aux critères sera traité de la même façon que les autres, et évalué par système de points en fonction des priorités des besoins, avec le formulaire « Évaluation des besoins de logement locatif ».

Exemple no 2 L’administration du logement examine les demandes en cours qui répondent aux critères d’admissibilité et sélectionne les membres qui se verront allouer un loyer en fonction des critères de sélection établis dans un guide de cotation par points. Ces critères seront utilisés pour choisir les locataires suivant leurs besoins, conformément à la politique de location de logement et du plan immobilier de la collectivité.

f. Contrats de location

Exemple no 1 Une fois la sélection faite, une entrevue personnelle sera menée avec le ou

les requérants. L’administration du logement étudiera le contrat de location en détail avec le ou les requérants. Le contrat sera signé par le ou les locataires et par un témoin de l’administration du logement. Une photocopie sera alors remise au locataire et l’original sera versé à son dossier.

Exemple no 2 Après avoir été sélectionnés et approuvés par le conseil, les nouveaux locataires des habitations locatives doivent signer le « contrat de location » avec le gestionnaire des logements. Ce contrat est conclu entre la Première Nation « partie de première part » et le ou les locataires « partie de deuxième part ».

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i) La Première Nation a la possession légale des locaux. ii) La Première Nation accepte que le locataire occupe les lieux selon les conditions établies dans le contrat.

L’acceptation de ce contrat doit se faire dans les sept (7) jours qui suivent la date d'impression. Si l’acceptation n’est pas reçue dans ses délais, la Première Nation peut, à sa seule discrétion, annuler le contrat.

g. Processus d’octroi de subvention

Exemple no 1 La subvention au logement de la Première Nation est un prêt à

remboursement conditionnel au montant de ___________$ que la Première Nation octroie à ceux de ses membres qui ne souhaitent pas accéder ou qui ne sont pas admissibles à un autre programme de logements pour qu’ils puissent construire une résidence sur son territoire. Après avoir examiné les demandes présentées, le comité du logement de la Première Nation choisit les candidats admissibles à la subvention.

Exemple no 2 Lorsque les fonds seront disponibles, la Première Nation consentira des prêts à ceux de ses membres qui sont des Indiens inscrits pour qu’ils puissent acheter une habitation. La partie du prêt peut être payée ou reportée suivant les souhaits de la Première Nation en ce qui concerne un requérant particulier, mais la portion de prêt en sus de ce montant qui se compose de fonds de la Première Nation sera remboursable de la façon et suivant les modalités prescrites par la Première Nation.

h. Admissibilité à une hypothèque

Exemple no 1 Tous les membres qui se proposent de construire une maison sur leur

terrain, comme en fait preuve leur certificat de possession, doivent transférer le titre du terrain en question au service du logement avant d’entreprendre la construction. Ce titre servira de caution pour l’hypothèque fournie par la Première Nation. Une fois l’hypothèque entièrement remboursée, comme convenu, le titre sera transféré à nouveau au membre par un certificat de possession du terrain.

Exemple no 2 Pour hypothéquer une nouvelle construction, le membre doit pouvoir fournir :

des plans et devis de construction pour chaque logement; un plan du site; le nom et le numéro de garantie du constructeur, le cas échéant; l’échéancier de construction et le calendrier des mouvements de

trésorerie;

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la ventilation des coûts de tous les éléments de la construction et des copies des contrats proposés;

les permis pour les puits, fosses septiques, alimentation électrique, gaz et plomberie, le cas échéant;

la confirmation de couverture d’assurance incendie durant la construction (fournie par la Première Nation).

i. Conseils sur la location et le crédit

Exemple no 1 Locataires et propriétaires :

Tous les bénéficiaires d’une subvention de logement en vertu de l’article 95 de la SCHL, et les locataires des ensembles locatifs de la Première Nation, devront participer à des ateliers de formation du locataire qui sont obligatoires conformément aux directives du service du logement.

Exemple no 2 Formation des propriétaires : Le service du logement fournira la formation qui est obligatoire pour les propriétaires avant de transférer la propriété des habitations aux personnes ou aux familles. Cette formation se concentrera sur l’entretien préventif et le respect de la structure physique et des systèmes. Elle aidera les propriétaires à se préparer à assumer leurs nouvelles responsabilités et à réduire les coûts.

j. Procédure d’appel

Exemple no 1 Un membre peut présenter au conseil une plainte écrite, ou un appel signé

par lui, dans les 30 jours qui suivent l’événement qui a suscité la plainte. Un membre peut remettre une plainte écrite à tout employé de Première Nation, à condition que la plainte soit signée et adressée au conseil. Un comité d’appel s’occupera de la plainte ou de l’appel. Le comité d’appel est un comité communautaire composé de cinq membres de la communauté à l’exclusion des membres du conseil, choisis au hasard par le conseil. Sauf dans les cas de conflit d’intérêts, l’administrateur présidera le comité d’appel dont il sera un membre non votant. Au moins cinq membres du Comité d’appel, sans compter le président, doivent être présents pour instruire une plainte ou un appel. Le comité s’efforcera d’arriver à un consensus dans sa prise de décision, cependant, s'il ne peut arriver à un consensus, la règle de la majorité des votes s’appliquera.

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Le président accusera réception de la lettre de plainte ou d’appel dès qu’il la recevra, et fixera une date d’appel dans les cinq jours ouvrables suivants. Durant l’instruction de la plainte ou de l'appel, le membre peut être représenté par la personne de son choix, à ses frais. Le comité d’appel délibèrera après les observations du représentant [qui est autorisé à paraître devant le comité d’appel et à lui donner de l'informer en privé], sans vote inscrit. Quand il aura pris une décision au sujet de la plainte ou de l’appel, le président présentera ses recommandations au conseil de bande, ainsi qu’un compte rendu intégral de la procédure. Si le conseil de bande n’est pas d’accord avec les recommandations du comité d’appel, un arbitre externe interviendra. Cet arbitre sera agréé à la fois par le plaignant ou appelant et le conseil ou par le comité d’appel et le conseil ou les aînés de la collectivité, et il prendra la décision définitive dans cette affaire. Après la résolution définitive, le membre sera avisé verbalement et par écrit de la décision du conseil ou de l’arbitre, le cas échéant.

Exemple no 2 Les membres ont le droit de faire appel de toute décision prise par le service du logement ou le comité du logement relativement au processus de sélection pour les habitations locatives ou les prêts, et il est recommandé qu’ils puissent aussi faire appel des décisions concernant les calculs des montants de l’aide financière. Les appels doivent être faits dans les dix (10) jours qui suivent la réception de la décision sur la sélection ou les calculs, et remis par écrit au service du logement. Instruction d’un appel Un appel peut être instruit durant la prochaine réunion du comité du logement si une réunion est prévue dans les deux prochaines semaines. Dans le cas contraire, le conseiller chargé du logement devra, en qualité de président du comité, convoquer une réunion extraordinaire. L’appelant aura la possibilité de présenter son cas durant la réunion et ensuite, le comité du logement délibèrera en privé. Processus de décision Le comité du logement présentera une recommandation au Chef et au conseil sur cette affaire, et ces derniers devront prendre une décision finale sur l’appel dans les deux semaines qui suivent.

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Chapitre 12 – Exigences en matière d’assurance et de coûts Les coûts de développement immobilier se divisent en deux catégories – les coûts accessoires et les coûts essentiels. Le chapitre 10 couvrait les coûts essentiels de la construction. Ce chapitre traitera des coûts accessoires. Ces coûts comprennent tout ce qui est nécessaire pour mettre en œuvre et terminer un projet mais qui n’est pas directement lié aux matériaux de construction, à la main-d’œuvre et à la gestion de cette activité. Les coûts accessoires sont engagés durant l’étape préalable à la construction, celle de la construction et celle qui suit la construction. Ils sont compris dans le budget de construction, mais ils restent distincts pour que les gestionnaires puissent les contrôler facilement et avec efficacité. Les coûts accessoires comprennent :

les frais de financement et autres coûts liés au financement; les coûts de vérification du projet; les frais juridiques et comptables; les frais d’expertise; les évaluations environnementales; les services d’architectes, ingénieurs et les services professionnels connexes; les inspections; les assurances durant la construction; les conseils offerts aux futurs locataires et propriétaires, à condition que le bénéficiaire de

ces conseils devienne locataire ou propriétaire d’un logement subventionné. Les coûts accessoires à la construction sont souvent noyés dans l’ensemble des activités financières de la Première Nation, il est donc important d’établir des procédures de suivi et des contrôles clairs pour garantir que les coûts sont appliqués avec exactitude au projet de construction.

Quelques éléments des politiques a. Acompte

Exemple no 1 Contributions non monétaires au logement (apport de compétences)

Lorsqu’une famille ou une personne a peu de ressources financières mais qu’elle est prête à et capable de participer de façon importante en ressources non financières (travail ou matériaux) et de réduire ainsi substantiellement le coût de la construction, la bande étudiera la possibilité de fournir une aide sur le solde des coûts et les conditions de propriété. Chaque cas sera étudié individuellement, mais le conseil s’assurera qu’un certain niveau de fonds sera réservé chaque année pour ce programme dont il expliquera les règles dans le manuel de planification

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de l’administration du logement. La valeur totale de l’aide en nature et autre soutien apporté par le requérant doit être égale à la moitié (50 %) du coût original de l’habitation.

Exemple no 2 Calendrier de financement et de remboursement

a. Un acompte minimum de 20 % est exigé. b. Le solde dû sera financé par la Première Nation à zéro pour cent d’intérêt pour un maximum de 10 ans (120 mois). c. Le solde dû sera divisé en remboursements mensuels égaux pour un maximum de 120 mois, et prendra la forme d’une hypothèque contractée auprès de la Première Nation et signée conjointement par la Première Nation et le nouveau propriétaire. d. Si le remboursement du solde ne peut être divisé en mensualités égales, le dernier mois sera alors d’un montant plus élevé pour régler l’intégralité du solde. e. S’il y a des paiements en souffrance, les services de gouvernement de la Première Nation et le comité du logement feront tous les efforts possibles et raisonnables pour accommoder la situation du propriétaire. En dernier recours, une poursuite juridique sera lancée pour que la Première Nation reprenne la propriété du logement.

b. Dépôt de garantie Exemple no 1 Tous les nouveaux locataires devront verser le premier mois de loyer plus

un dépôt de garantie égal à un mois de loyer. Ce montant est exigible à la signature du contrat de location.

Exemple no 2 Le dépôt de garantie ne peut excéder le montant mensuel de la location au premier mois de la location. Il ne peut augmenter durant la location, même si les mensualités du loyer augmentent par la suite. Si un contrat de location contient une clause qui exige un dépôt de garantie dépassant un mois de loyer, cette clause est illégale et non exécutoire. L’administration du logement devrait donner un reçu au locataire pour le dépôt de garantie et tout autre paiement qu’elle reçoit de lui. Les frais remboursables font partie du dépôt de garantie. Si le total du dépôt de garantie et des frais remboursables additionnels que doit verser le locataire excède un mois de loyer, la Première Nation ne peut lui facturer

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de frais remboursables additionnels. Les frais non remboursables qui sont convenus dans le contrat de location ne font pas l’objet des restrictions du dépôt de garantie et ils ne peuvent être déposés dans le compte de fiducie des dépôts de garantie. Par exemple, si un propriétaire demande des frais non remboursables de 100 $ par animal de compagnie pour le privilège d’avoir un animal dans le logement, ces frais ne seront pas conservés par la Première Nation comme garantie, et ils ne seront pas remboursés au locataire. Il ne s’agit pas d’une garantie aux termes de la définition qui en est donnée dans le contrat de location. Certains contrats de location comprennent des « frais pour paiement tardif du loyer ». Si ces frais sont raisonnables et que le locataire ne les paye pas, la Première Nation a le droit de les déduire du dépôt de garantie du locataire à la fin de la location.

c. Assurance prêt hypothécaire – Article 95, Loi nationale sur l’habitation.

Exemple no 1 Une assurance prêt hypothécaire est exigée lorsque le prêt hypothécaire

représente plus de 75 % du prix d’achat d’un logement. L’assurance de la Société canadienne d’hypothèques et de logement permet d'acheter une propriété avec seulement un acompte de 5 %.

d. Assurance biens immobiliers

Exemple no 1 Les propriétaires immobiliers ont la responsabilité de protéger leurs

investissements et leurs familles des désastres. Une surveillance et un entretien permanent sont essentiels pour réduire le risque de perte, mais une assurance valeur à neuf et biens meubles est toujours nécessaire. En tant que propriétaire de plusieurs habitations de la collectivité et gestionnaire de la plus grande partie du financement de la dette, la bande veillera à ce que les habitations dont elle est responsable soient couvertes par une assurance valeur à neuf adéquate. Les propriétaires de maisons privées doivent souscrire leur propre assurance habitation valeur à neuf, mais ils peuvent acheter cette couverture à la bande.

Exemple no 2 Le locataire est toujours responsable de l’assurance des biens meubles. La bande n'offrira aucune protection contre la perte des biens personnels dans les résidences de la collectivité. Les locataires doivent souscrire une assurance d’une compagnie d’assurances privée s’ils désirent avoir ce genre d’assurance.

Exemple no 3 (a) L’emprunteur doit souscrire une assurance auprès d’une compagnie approuvée par le prêteur et assurer à leur pleine valeur et à ses propres frais les bâtiments déjà construits ou rénovés, ou toute habitation qui

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aurait été construite ou rénovée par la suite et sise sur le terrain dont il était question dans la clause précédente, contre les pertes ou dommages attribuables à un incendie, à une tempête et à la foudre, avec un avenant de remplacement si ce genre d’avenant est offert; (b) Transférer les bénéfices de toutes polices d’assurances sur lesdits bâtiments à l’emprunteur et au prêteur, selon leurs intérêts respectifs, et leur remettre lesdites polices, pour la durée de l’hypothèque; (c) Remettre au prêteur, au moins 15 jours avant l’échéance d’une police d’assurance, la preuve du renouvellement de la police ou de son remplacement.

e. Échéancier des paiements du loyer et de l’hypothèque

Exemple no 1 Les membres de la bande devront remettre les paiements mensuels au

bureau de l’administration du logement, le ou avant le premier de chaque mois. Le remboursement mensuel du prêt sera un versement uniforme. Divers calendriers de paiements seront proposés aux membres de la bande pour les nouveaux logements, avec un choix de taux d’intérêt et de remboursements. Un exemple de calendrier de paiements pourrait comprendre des paiements minimums de 350,00 $. Des frais annuels de 6 % seront facturés sur le solde dû des prêts remboursés à 350,00 $, des frais annuels de 5 % seront facturés sur le solde dû sur les prêts remboursés à 450,00 $ par mois et le solde dû sur les prêts remboursés à plus de 550,00 $ sera facturé à un taux d’intérêt annuel de 4 %.

Exemple no 2 Les membres de la bande devront verser leur paiement mensuel au bureau de l’administration/du logement, le ou avant le premier jour de chaque mois. Divers calendriers de paiement seront proposés aux membres de la bande pour rembourser les prêts ainsi que divers taux d’intérêt et d’options de remboursement. Options :

1) Le paiement minimum pourrait être de 200,00 $. Un intérêt annuel de 6 % s’appliquer v sur le solde dû sur les prêts remboursés à 200,00 $ par mois; un intérêt annuel de 5 % sera appliqué sur le solde dû sur les des prêts remboursés à 300,00 $ et plus par mois; un intérêt annuel de 4 % sera appliqué sur le solde dû sur les prêts remboursés à 400,00 $ par mois. Cette option incite les requérants qui peuvent faire des remboursements plus élevés à le faire en échange d'un taux d'intérêt moins élevé. 2) Établir un tarif mensuel fixe pour le paiement de toutes les aides

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fournies pour les réparations, jusqu’à ce que le montant soit entièrement payé. Ainsi, tout le monde est traité de la même façon, sans égard à son revenu et sa capacité à payer. 3) Augmenter les loyers actuels des logements appartenant à la bande pour ajuster de façon à recouvrer le coût des réparations sur une période de cinq ou de dix ans, suivant l’importance et le coût des réparations. 4) Utiliser un calendrier d’amortissement complet de l’hypothèque fourni par les institutions financières.

f. Conditions du prêt

Exemple no 1 Le montant du principal qui a été avancé sur ce prêt au logement est la

somme précitée qui a été versée à l’emprunteur et le taux d’intérêt applicable sur cette somme est de _______ % par an (taux d’intérêt bancaire courant). La somme précitée et l’intérêt seront ensuite exigibles et payés comme suit :

Mensualités de ___$ chacune (comprenant le principal et l’intérêt) le 1er jour de chaque mois de chaque année débutant le 1er jour de 20 jusqu’au 1er jour de 20 , et le cas échéant, le solde de la somme dudit principal et de l’intérêt à la dernière date mentionnée.

Le montant des mensualités précitées a été calculé en fonction d’une période d’amortissement de ans. À des fins pratiques, l’emprunteur donnera chaque année au prêteur, si celui-ci le lui demande, une série de 12 chèques postdatés pour les 12 mensualités exigibles durant l’année à venir. Afin de faciliter les choses à l’emprunteur et au prêteur, l’emprunteur indiquera la période couverte par les chèques. Si l’emprunteur fait un dépôt supplémentaire sur le principal du prêt, ce dépôt réduira le principal du prêt mais pas le montant du loyer établi dans le contrat de prêt. Le dépôt supplémentaire réduira la durée du contrat de prêt.

Exemple no 2 Les membres de la bande devront verser leur paiement mensuel au bureau de l’administration/du logement, le ou avant le premier jour de chaque mois. Divers calendriers de paiements leur seront proposés pour rembourser les prêts octroyés pour les réparations avec un choix de taux d’intérêt et de remboursements.

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Le paiement minimum pourrait être de 200,00 $. Un intérêt annuel

de 6 % sera appliqué au solde dû sur les prêts remboursés par mensualités de 200,00 $; un intérêt annuel de 5 % sera appliqué au solde dû sur les prêts remboursés par mensualités de 300,00 $ et plus; un intérêt annuel de 4 % sera appliqué sur le solde dû sur les prêts remboursés par mensualités de 400,00 $. Cette option incite les requérants qui peuvent faire des remboursements plus élevés à le faire en échange d'un taux d'intérêt moins élevé.

Établir un tarif mensuel fixe pour le paiement de toutes les aides

fournies pour les réparations, jusqu’à ce que le montant soit entièrement payé. Ainsi, tout le monde est traité de la même façon, sans égard à son revenu et sa capacité à payer.

Augmenter les loyers actuels des logements appartenant à la bande

pour recouvrer le coût des réparations sur une période de cinq ou de dix ans, suivant l’importance et le coût des réparations.

Utiliser un calendrier d’amortissement complet de l’hypothèque

fourni par les institutions financières.

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Chapitre 13 – Gestion financière Le rôle de la Première Nation est d’établir de solides politiques et procédures pour les opérations financières afin de contrôler efficacement les finances et d’exercer une surveillance des budgets, des procédures d’établissement de rapports et de la responsabilisation. Les politiques financières formeront le cadre nécessaire aux prises de décision et décriront le déroulement des activités financières. Voici certaines de ces activités :

approuver les budgets et étudier régulièrement le rendement financier; mettre en œuvre les contrôles et procédures d’achat des biens et services; analyser le flux d’encaisse/, les projections et la planification; réconciliations bancaires; tenue des dossiers financiers.

La politique du logement doit être coordonnée avec l’ensemble des politiques et procédures financières de la Première Nation. Le service du logement doit pouvoir s’attendre à recevoir les données financières au moment voulu pour gérer la perception des loyers et les demandes d’entretien.

Quelques éléments des politiques

a. Budgets et prévisions

Exemple no 1 Le coordonnateur du logement et le directeur de l’administration devront

s’assurer que les rapports financiers sont remis au Chef et au conseil tous les trimestres. Les comptes rendus de toutes les réunions du comité devront être remis au Chef et au conseil. Les subventions de logement, de viabilisation des terrains, les loyers perçus, les contributions de la bande au revenu, les fonds pour la formation, les prêts et toutes autres subventions qui pourraient être octroyées pour la main-d’œuvre ou les matériaux de construction ou de réparations seront incluses dans les revenus pour le budget annuel du logement. Ce budget sera établi chaque année par le coordonnateur du logement et le directeur de l’administration en coopération et consultation avec le comité du logement et il devra être ratifié par le Chef et le conseil. Une liste permanente et une évaluation des rénovations, des logements, des demandes de prêts, etc. devraient être faites et mises à jour chaque

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année, tout comme les processus de classement et d’approbation des demandes.

Exemple no 2 L’établissement d’un budget est crucial pour la planification de la gestion immobilière. Cela comprend examiner les opérations et prévoir les futurs rendements en anticipant les conditions futures du programme ou des projets et préparer un plan détaillé des activités à mettre en œuvre. Un budget est un ensemble détaillé d’objectifs concernant le revenu et les dépenses engagées. La Première Nation devrait préparer ses propositions de budgets annuels au moins trois mois avant le début de l’exercice financier pour que le Chef et le conseil aient le temps de les étudier et de les approuver.

b. Journal et comptabilisation

Exemple no 1 Le journal général est le journal le plus simple à utiliser; il est tenu par le

service des finances de la Première Nation qui y inscrit toutes les transactions économiques séparément. Tous les mois, le service du logement doit remettre une liste des transactions au service des finances qui les imputera aux postes appropriés du grand livre général ou du journal général.

c. Accords juridiques

Exemple no 1 Les contrats sont principalement administrés par le service du logement,

mais le service des finances doit en avoir des copies pour autoriser les paiements conformément aux conditions du contrat et l’application de pénalités et d'escomptes.

d. Paiements du locataire – Loyers et subventions

Exemple no 1 La perception des loyers ressort du service du logement si celui-ci a un

personnel en nombre suffisant pour procéder au recouvrement. Certaines Premières Nations dont le revenu tiré de loyers est plus petit permettent que les paiements soient versés directement au service des finances.

Exemple no 2 Les loyers sont exigibles et payables le premier jour de chaque mois. Le paiement du loyer doit être fait en espèces, par chèque ou mandat payable à la Première Nation, au bureau de la bande pendant les heures normales de bureau. Les chèques sans provision doivent être remplacés immédiatement et l’émetteur d’un chèque sans provision ne pourra plus payer par chèque tant que l’administration du logement ne lui en donnera pas l’autorisation.

e. Gestion du portefeuille de prêt

Exemple no 1 C’est un programme très différent suivant la capacité financière de chaque

Première Nation. Les portefeuilles de prêt peuvent se composer des

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propres programmes de prêts de la Première Nation ou utiliser les programmes de prêts des institutions financières externes dans les réserves.

f. Revenus et dépenses

Exemple no 1 Il y a plusieurs types de budgets, notamment un budget de caisse, un budget d’équipement ou un budget base zéro. Le budget le plus couramment utilisé est le budget d’exploitation qui mesure les revenus et les dépenses par rapport au budget approuvé.

g. Fonds de réserve pour remplacement

Exemple no 1 Ce sont des provisions pour les futures dépenses comme les grosses

réparations et le remplacement d’éléments fonctionnels de construction. Ces réserves sont versées dans des comptes distincts et ne sont utilisées que pour les fins auxquelles elles ont été créées.

h. États financiers

Exemple no 1 Bien que ce soit une autre fonction du service des finances, le personnel

du service du logement devra être suffisamment informé de ce processus pour comprendre la position des opérations de logement en tout temps.

i. Vérifications, examens et établissement de rapport

Exemple no 1 Bien que ce soit une autre fonction du service des finances, le personnel

du service du logement devra être suffisamment informé de ce processus pour comprendre la position des opérations de logement en tout temps.

j. Tenue des dossiers et contrôle des documents

Exemple no 1 L'efficacité de la gestion immobilière dépend de l’efficacité du système de

classement. Le service du logement devra conserver des dossiers sur toutes les propriétés, les affaires légales, le financement, l’arpentage, les plans, les rapports d’inspection, les contrats, les assurances et les contrats de location et d’hypothèque.

k. Besoins en ressources humaines

Exemple no 1 Les dossiers des ressources humaines comprendront les dossiers sur les

emplois, les employés, les évaluations, les contrats et la correspondance relative à l’embauche et aux cessations d’emploi, ainsi qu’aux mesures disciplinaires.

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l. Éventualités

Exemple no 1 Des budgets par articles d’exécution sont parfois préparés pour anticiper des imprévus qui ne sont normalement pas compris dans les budgets ordinaires; ils doivent être administrés en fonction de chaque projet.

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Chapitre 14 – Procédure en cas d’arriérés Le contrat légal conclu entre les locataires et propriétaires et la Première Nation doit être facile à comprendre. Ce contrat protège le locataire et la Première Nation. L’accord de location est la pierre d’angle sur laquelle reposera un régime de paiements de loyers efficace. Une fois que le locataire comprend et signe le contrat de location, il est obligé de se conformer aux politiques du logement. Les politiques sur le paiement et le recouvrement des loyers doivent décrire les procédures que le locataire/propriétaire doit suivre et ce qu’il peut attendre de la Première Nation. Les locataires doivent comprendre ce qui suit :

Les loyers sont le principal revenu et représentent le flux de trésorerie qui doit couvrir toutes les dépenses d’exploitation et les coûts de financement des projets immobiliers. Sans un flux de trésorerie suffisant, les opérations ne peuvent être exécutées et la propriété/le projet se détériorera rapidement. Il n’y a donc pas d’autre choix — les loyers doivent être payés.

La Première Nation doit :

Éduquer ses locataires pour qu'ils comprennent le programme auquel ils se joignent et les conséquences qui s’ensuivront s’ils ne respectent pas les règles. La Première Nation doit aussi respecter ses obligations envers les locataires comme il est stipulé dans les politiques et le contrat de location. La relation entre le locataire et la Première Nation doit être clairement établie par des politiques et procédures faciles à comprendre et à mettre à exécution.

Les politiques sont également nécessaires pour les cas de non-paiements du loyer, d’ententes de report du loyer, d’expulsions et de recouvrement des arriérés. Les politiques de recouvrement des loyers doivent être justes, gérées de façon uniforme et légale. Les locataires doivent avoir une procédure d’appel à suivre au cas où ils jugeraient ne pas avoir été traités équitablement ou légalement. Alors que les politiques du logement précisent la lettre de la loi et le processus officiel à suivre, il est important de se rappeler que les habitations sont un élément de la survie — la prévention est souvent la meilleure approche en matière de non-paiement des loyers. Cela veut dire que la Première Nation devrait avoir un processus juste et ferme de counseling des locataires qui permettrait une intervention d’urgence. Le counseling du locataire ne devrait pas soutenir les habitudes négatives de ce dernier, mais l’éduquer et améliorer ses aptitudes à la vie quotidienne.

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Chapitre 15 – Procédure d’entretien et responsabilités

La Première Nation et les locataires sont responsables de l’entretien du logement. La Première Nation doit s’assurer que chaque logement est entretenu parce que c’est un bien de grande valeur. Il est crucial que chaque Première Nation ait une politique d’entretien écrite et claire qui souligne les responsabilités du locataire et de la Première Nation. La politique doit également préciser ce que les locataires NE DOIVENT PAS faire au logement, les normes à respecter et le processus par lequel le locataire devrait informer la Première Nation des réparations nécessaires. Pour le programme d’entretien, le service du logement devrait établir des objectifs semblables à ceux qui suivent :

a) Qualité – conserver les logements en état sécuritaire. b) Réponse – faire toutes les réparations en temps opportun. c) Entretien préventif – effectuer régulièrement inspections et réparations. d) Coûts – établir un budget et utiliser judicieusement les ressources.

La politique d’entretien des logements appartenant à la bande doit tenir compte de ce qui suit :

responsabilités des résidents d’entretenir leur logement et les parties communes; procédures de traitement des demandes de services d’entretien de la part des résidents; procédures d’inspections des logements et des parties communes; ententes particulières, le cas échéant, pour obtenir des services d’entretien de travailleurs

et entrepreneurs externes; procédures pour réclamer aux résidents les coûts des dommages qu’ils ont causés.

La politique d’entretien des logements d’accession à la propriété doit tenir compte de ce qui suit :

procédures pour offrir conseils et soutien technique aux propriétaires afin de leur permettre d’assumer leurs responsabilités relatives à l’entretien;

procédures d’entretien des propriétés que devra suivre le service du logement si le propriétaire ne s'acquitte pas de ses responsabilités.

Ces dernières procédures doivent comprendre des instructions pour imputer le coût des travaux au compte du propriétaire.

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Chapitre 16 – Relations entre locataire et propriétaire

Une relation s’établit entre la Première Nation et les résidents de son programme de logement. Il est essentiel que les deux parties comprennent leurs rôles et responsabilités. La politique est créée afin de favoriser une relation positive entre elles. Si les politiques ne sont pas mises en vigueur, la relation pourrait devenir conflictuelle. Souvent, pour gérer les logements, il faut gérer les attentes. Si une des parties a des attentes non réalistes, cela suscitera des tensions qui auraient pu être évitées. Il faut donc que la politique du logement énonce clairement les rôles et responsabilités de l’occupant et de la Première Nation. Il est utile de mentionner les besoins/attentes des occupants et de la Première Nation. Par exemple : Attentes des occupants :

avoir un logement sécuritaire et sain; que le logement soit à prix abordable; le respect de la vie privée; être respectés; avoir une certaine flexibilité; avoir accès aux décisions d’appel qui les touchent directement; avoir un logement entretenu de manière acceptable; que les contrats et politiques soient respectés.

Attentes de la Première Nation :

recevoir le loyer à temps; que le logement soit bien tenu pour que sa durée de vie soit prolongée; que les vidanges soient bien gérées; être informée quand il y a besoin d’entretien; les coûts seront contrôlés; être informée quand les locataires emménagent et déménagent; que les contrats et politiques soient respectés.

Énoncer les attentes peut prévenir des problèmes; il est donc essentiel que la politique comprenne des directives claires pour la communication entre les deux parties.

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Quelques éléments des politiques

a. Surpeuplement Exemple no 1 Comme le surpeuplement est le problème le plus grave en ce moment, une

haute priorité sera accordée aux familles qui vivent actuellement dans des logements surpeuplés. Pour déterminer l’allocation des points pour le surpeuplement, les directives suivantes serviront à indiquer le nombre minimum de chambres requises :

Une chambre pour chaque adulte ou couple. Une chambre par enfant de 16 ans ou plus. Une chambre pour 2 enfants de même sexe jusqu’à 16 ans. Une chambre pour 2 enfants de sexe opposé jusqu’à 5 ans.

Exemple no 2 Cette partie de la politique vise à aider les locataires qui sont trop nombreux parce que leur famille s’est agrandie et ne devrait pas être interprétée comme une expulsion pour cause de surpeuplement du logement. Le logement peut abriter un nombre de personnes supérieur au nombre recommandé d’occupants par suite de circonstances imprévues. La priorité sera donnée aux locataires d'un logement surpeuplé afin de promouvoir des normes de santé et de sécurité. En conséquence, dès qu’un logement répondant aux besoins d’une famille qui vit dans un logement surpeuplé se libère, il lui sera offert. Les locataires d’un logement surpeuplé ne seront pas obligés de remettre leur nom sur la liste.

b. Sous-location

Exemple no 1 Le locataire peut affecter, sous-louer ou se départir de la possession d’un

loyer, sous réserve du consentement du propriétaire, lequel ne peut être arbitrairement ou déraisonnablement refusé ou facturé, à moins que le propriétaire n’ait engagé des dépenses pour pouvoir donner son consentement. Le propriétaire sera réputé avoir raisonnablement refusé son consentement si l'affectation, la sous-location ou la dépossession est contraire aux objectifs de sa politique de logement.

c. Réallocation

Exemple no 1 Comme le surpeuplement est le problème le plus grave en ce moment, une

haute priorité sera accordée aux familles qui vivent actuellement dans des logements surpeuplés. Pour déterminer l’allocation des points pour le surpeuplement, les directives suivantes serviront à indiquer le nombre minimum de chambres requises :

Une chambre pour chaque adulte ou couple. Une chambre par enfant de 16 ans ou plus.

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Une chambre pour 2 enfants de même sexe jusqu’à 16 ans. Une chambre pour 2 enfants de sexe opposé jusqu’à 5 ans.

d. Leg

Exemple no 1 Un transfert de propriété par testament aura lieu au décès d’un membre

qui détient un certificat de possession d’une habitation. En l’absence de testament, les souhaits de la famille seront pris en compte. S’il n’est pas clair qui est le bénéficiaire, ou s’il n’y a pas de consensus sur ce point, le logement reviendra à l’administration du logement pour réallocation.

e. Biens matrimoniaux

Exemple no 1 En cas d'éclatement de la famille, lorsque les deux parties sont membres

de la Première Nation, la propriété du logement ira à la personne qui en gardera la possession, c’est-à-dire, au parent qui aura la garde principale des enfants. Si la personne qui quitte le logement reçoit une subvention de logement pour construire une habitation, elle sera alors réputée ne pas avoir reçu de subvention antérieure, alors que la personne qui conserve la possession du logement sera réputée avoir reçu une subvention. En cas d'éclatement de la famille, lorsqu’une des deux parties n’est pas membre de la Première Nation, la propriété du logement restera au nom du membre. Le parent qui a la garde principale des enfants aura le droit d’occuper le logement. La Première Nation n’est pas responsable des investissements faits par la personne qui perd le droit de propriété. Autrement dit, toute compensation pour ces investissements sera réglée entre les parties.

Exemple no 2 Lorsque des couples mariés/en union libre qui ont une hypothèque sur leurs biens meubles à leurs deux noms divorcent/se séparent, ils peuvent faire inscrire l’hypothèque mobilière au nom de la personne qui réside dans le logement qui sera alors responsable l’hypothèque mobilière. Toutes les parties s’efforceront de régler cette affaire dans les meilleurs délais. Une ordonnance d’un tribunal ou une séparation consensuelle est requise avant de pouvoir faire modifier les documents hypothécaires. L’ex-partenaire sans logement peut faire une demande de logement en fonction des critères de la régie du logement.

f. Abandon

Exemple no 1 Lorsque le locataire abandonne le logement ou met fin à la location d’une

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manière qui non permise, le propriétaire devra limiter le préjudice qui pourrait être causé par le désistement ou la cessation de la location dans la mesure ou une partie à un contrat est obligée par la loi d’atténuer le préjudice.

Exemple no 2 Un logement déclaré inhabité au service du logement et laissé inhabité pendant plus de 30 jours sera considéré abandonné. Si le propriétaire n’est pas contacté : Étape 1 : tenter de communiquer avec lui par téléphone. Étape 2 : lui envoyer une lettre recommandée. Étape 3 :s'il n'y a pas de réponse ou si aucun paiement n’est reçu dans les

30 jours, la propriété du logement revient à la Première Nation. Si on suspecte qu’une maison hypothéquée a été abandonnée, le gestionnaire immobilier tentera de communiquer avec l’emprunteur pour connaître ses intentions. Si l’abandon est prouvé, le gestionnaire immobilier traitera cela comme un manquement aux obligations contractuelles et les procédures établies dans l'hypothèque de prêt et la politique de logement, sous la section manquement aux obligations, seront alors suivies.

g. Absence temporaire du logement

Exemple no 1 Le service du logement de la Première Nation peut être amené, pour

plusieurs raisons à gérer un cas de déplacement temporaire : 1. pour travail hors de la région; 2. pour raisons de santé ou d’hospitalisation; 3. pendant des rénovations majeures; 4. à la suite d’un placement dans un établissement.

h. Décès du locateur ou de l’emprunteur

Exemple no 1 Si l'emprunteur décède, une demande de paiement du solde impayé du

prêt doit être envoyée à l’exécuteur testamentaire, l’héritier ou le bénéficiaire. Si l’emprunteur n’a pas fait de testament, la demande doit être envoyée à l’administrateur de la succession. La régie du logement peut modifier le contrat entre les parties pour l’adapter à la nouvelle situation.

Exemple no 2 Advenant le décès de l’emprunteur, un avis doit être envoyé à la division Successions du ministère des Affaires indiennes et du Nord Canada. La responsabilité du prêt sera reportée sur le bénéficiaire qui hérite de la propriété qui pourra continuer les paiements mensuels ou rembourser la totalité du solde impayé.

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i. Transfert de propriété

Exemple no 1 Le transfert de propriété des logements est assujetti aux conditions suivantes :

Le transfert de propriété des logements existants couverts par un contrat d’achat/location ou une hypothèque sera régi par les clauses de transfert de propriété contenues dans ces contrats.

Le transfert de propriété au citoyen se fera en contrepartie d’un dollar dans les cas où il n’y a pas de dette.

La propriété du logement sera accordée au conseil de bande sur recommandation du service du logement. La Première Nation remettra un « certificat de possession » au citoyen.

j. Transfert de tenance à bail

Exemple # 1 Les locataires en place qui souhaitent changer de logement parce que leurs

besoins ont changé peuvent faire une demande pour un autre logement. Le comité du logement déterminera si une des demandes concorde avec une autre pour faire un échange de logements à l’amiable entre locataires. Si aucune demande ne concorde, la requête restera au dossier. Le transfert d’un logement à une autre personne ne peut se faire que lorsqu’un logement est libéré et réalloué par le comité du logement de la Première Nation ou lorsqu’il y échange de logements. L’affectation des logements vides et l’échange de logements entre locataires seront faits en fonction du nombre de points calculé selon le système de la Première Nation pour garantir l’uniformité du processus de sélection et de notation pour tous les requérants avec les mêmes facteurs clés, qui comprennent :

a. condition du logement actuel; b. santé et sécurité du logement actuel; c. sans-abrisme; d. nombre d’années passées dans le logement actuel; e. nombre de personnes dans la famille (l’objectif sera d’allouer un logement d’une grandeur compatible aux besoins du requérant); f. nombre de familles vivant dans le logement actuel; g. besoins spéciaux de la famille, comme des problèmes de santé.

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Chapitre 17 – Ressources humaines Dans le milieu du logement, les activités des ressources humaines des Premières Nations comprennent : émettre des règlements dans le domaine de l’embauche, de la gestion du rendement des employés, des avantages sociaux, du régime de retraite, de l’élaboration de politiques, de l’hygiène et de la sécurité au travail, de la formation et des questions de conformité. La politique du logement devrait identifier le personnel du logement et les tâches respectives des employés pour imposer le respect de la politique du logement. La politique du logement devrait également préciser qui est responsable de la gestion et de la mise en force de la politique au quotidien et décrire les tâches ainsi que les limites de l’autorité dont il relève. Cela peut comprendre un gestionnaire immobilier, un gestionnaire des logements, un directeur du logement, un coordonnateur du logement, ainsi que le personnel de soutien comme les administrateurs des loyers ou des baux et les employés de bureau.

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Glossaire

Administrateur Personne embauchée par le conseil de bande ou la régie du logement pour l’aider à la mise en œuvre de tous les plans de gestion des politiques de logement et à leur bonne marche. L’administrateur gèrera les opérations quotidiennes, surveillera la gestion financière du programme de logement de la Première Nation et présentera des rapports au conseil de bande ou à la régie du logement lorsque cela lui sera demandé.

Arriérés Ce terme fait référence aux paiements qui restent dus à la Première Nation ou aux programmes de logement pour le logement pour lequel le membre a signé un contrat et qu’il a accepté de rembourser. Les frais d’intérêts bancaires actuels seront appliqués à toute somme non payée après chaque exercice financier.

Comité du logement

Comité mis sur pied par le conseil de bande pour superviser la mise en œuvre du programme de logement, le respect des politiques de logement et la sélection des requérants et leur recommandation pour le ou les programmes de logement.

Conseil Personnes élues par les membres de la collectivité des Premières Nations aux postes de Chef et de conseillers.

Contrat de location Contrat de location écrit conclu entre la Première Nation ou la régie du logement et un locataire donnant à ce dernier le droit d’occuper une résidence ou un logement appartenant à une bande, ce qui comprend le renouvellement dudit contrat.

Corequérant Personne âgée d’au moins 18 ans qui fait une demande pour partager les coûts ou l’habitation après approbation par le programme de logement.

Défaillance Avoir des arriérés, produire de faux renseignements ou devoir des paiements à la Première Nation ou à la régie du logement pour un logement.

Employé Employé de la Première Nation ou de la régie du logement qui reçoit un salaire et une feuille de paye.

Emprunteur Membre des Premières Nations qui signe un contrat de prêt ou une hypothèque pour rembourser à la Première Nation le logement ou le prêt qui lui a été attribué.

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Expulsion Action en justice prise par la Première Nation pour expulser un locataire d’un logement ou un loyer appartenant à une bande pour non-respect des conditions du contrat de location.

Forclusion Action en justice prise par la Première Nation ou la bande pour expulser l’emprunteur du logement et en reprendre la propriété lorsque l’emprunteur ne respecte pas les conditions de l’hypothèque.

Gestionnaire des logements

Personne embauchée par le conseil de bande pour l’aider à la mise en œuvre de tous les plans de gestion des politiques de logement et à leur bonne marche. Le gestionnaire des logements sera supervisé par l’administrateur et devra gérer les opérations quotidiennes, surveiller la gestion financière du programme de logement et présenter des rapports au conseil lorsque cela lui sera demandé.

Locataire Une ou des personnes qui signent un contrat de location avec le service du logement et qui paie ou doit payer un loyer en contrepartie du droit d'occuper une résidence appartenant à la bande, et qui respecte le contrat de location.

Logement Logement occupé par le locataire.

Logement privé Logement dans lequel la Première Nation ne détient aucun intérêt et sur lequel elle n’a aucun droit.

Loyer Somme payée mensuellement à la Première Nation par le locataire ou exigée de lui par la Première Nation en contrepartie du droit d’occuper une résidence ou un logement appartenant à une bande.

Loyer appartenant à la bande

Résidence ou autre immeuble résidentiel qui appartient et est administré par le service du logement de la Première Nation.

Membre de la famille

Mari, femme, mère, père, frère, sœur, fils et fille.

NRPCV « Ne réunit pas les conditions voulues » selon les critères d'admissibilité inscrits dans les politiques de logement.

Preuve de revenu Documents pour vérifier le revenu annuel d’une personne, notamment les T-4, talons de paie ou tout autre document donnant une preuve de revenu.

Programme de logement

Fait référence aux programmes de logement des Premières Nations, quelle que soit leur structure. Cela peut comprendre les logements locatifs, ceux de la SCHL – article 95, PAREL, des rénovations mineures et de nouvelles constructions ou tout autre programme de logement offert à la Première Nation et administré par elle, par le service du logement ou la régie du logement.

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Recouvrement des arriérés

Accord subsidiaire pour des paiements mensuels en sus des paiements normaux, pour empêcher une poursuite pour non-paiement.

Requérant

Membre de la bande âgé d’au moins 18 ans qui fait une demande de logement, et qui sera responsable des coûts engagés après approbation de la recommandation.

Résidence appartenant à la bande

Résidence ou autre immeuble résidentiel qui appartient et est administré par le service du logement ou la régie du logement de la Première Nation.

Résolution Résolution du conseil des Premières Nations (RCPN) ou du conseil de bande (RCB).

Revenu du ménage Revenu global brut de tous les membres du ménage, quelle que soit la forme sous laquelle il est perçu.

Service du logement

Organe administratif chargé de toutes les affaires de logement dans lesquelles la Première Nation a un intérêt. Il met en œuvre pour la communauté ou agit à titre d’agent de la mise œuvre et de la gestion des programmes de logement qui peuvent être offerts de temps à autre.