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Avant-propos

Ce guide, conçu et réalisé par la Trésorerie Générale du Rhône, estdestiné à l'usage des régisseurs des collectivités territoriales et de leursétablissements.Il rappelle de manière synthétique les règles relatives à l'organisation,au fonctionnement et aux contrôles des régies de recettes, d'avances etde recettes et d'avances.Pour chaque thème abordé, un jeu de questions-réponses est proposésur les interrogations les plus courantes posées par les régisseurs dansl'exercice de leur mission.La régie est un aménagement au principe de séparation ordonnateurcomptable. Aussi "des régisseurs peuvent être chargés pour le comptedes comptables publics d'opérations d'encaissement et de paiement".Cette procédure est notamment destinée à faciliter l'encaissement derecettes et le paiement de dépenses.

Fiche n° 1 : Je suis nommé régisseur.Questions-réponses.

Fiche n° 2 : La tenue de ma comptabilité.Questions-réponses.

Fiche n° 3 : Les bonnes pratiques du régisseur.Ma relation avec le comptable.Questions-réponses.

Fiche n° 4 : Ma responsabilité de régisseur et mes recours.Le traitement des incidents.Questions-réponses.

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Fiche 1 : Je suis nommé régisseur

Mon installation

Elle est subordonnée à l'ouverture d'un dossier administratif dont lesexemplaires sont conservés par l'ordonnateur, le régisseur sur le lieu de larégie et le comptable.Son contenu :

l'acte constitutif de la régie et l'acte de nomination du régisseur et dumandataire suppléant ;

le cas échéant, l'acte de nomination des mandataires ; le cas échéant, les documents prouvant la réalisation du cautionnement ; les procès-verbaux de remise de service ; s'il y a lieu, la délibération fixant les tarifs ; s'il y a lieu, les contrats ou conventions passés entre la collectivité et lesentreprises ou organismes dûment habilités à émettre des instruments depaiement (chèques vacances, titres-restaurants, chèquesd'accompagnement personnalisé, chèques emploi service universelspréfinancés…) ;

les avenants éventuels ; le cas échéant, les documents d'ouverture d'un compte de dépôts defonds;

le cas échéant, le contrat d'assurance facultatif mais conseillé pour lesrégies importantes.

Le fonctionnement de ma régie

J'exerce mes fonctions dans des locaux pourvus d'un coffre placé à l'abri desregards indiscrets afin d'assurer la conservation des fonds et valeurs propre àma régie.Je suis secondé dans mes fonctions par au moins un mandataire suppléant quime remplace pendant mes absences pour une durée consécutive qui ne peutexcéder deux mois. Au delà, je suis remplacé par un régisseur intérimairenommé pour six mois maximum renouvelable une fois.Par ailleurs, des agents nommés mandataires de la régie assurent, sous maresponsabilité, des fonctions d'agents de guichet, de caissiers, de sous-régisseurs.

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Je suis régisseur de recettes :

Je ne peux encaisser que les recettes limitativement énumérées et selon lesmodes de recouvrement autorisés dans l'acte de création de la régie (espèces,chèques dans la limite de 1 500 €, chèque certifié ou chèque de banqueau-delà de 1 500 €, cartes bancaires).Je suis tenu de remettre un justificatif de paiement à l'usager quelque soit lemode d'encaissement : ticket ; valeur ; facture valant quittance en cas detraitement informatisé des opérations de la régie ou encore quittance extraited'un journal à souche (P1RZ ou P1RY).Je respecte les délais de versement des fonds et des pièces tels que décritsdans l'acte de création de la régie, et en tout état de cause, au moins une foispar mois pour les pièces et les fonds.

Le versement des fonds intervient comme suit : si je ne suis pas titulaire d'un compte de dépôts de fonds, dès que lessommes en numéraire atteignent le montant de l'encaisse autorisée parl'acte de création de la régie ;

si je dispose d'un compte de dépôts de fonds, dès que les sommes ennuméraire ajoutées au solde figurant sur le dernier relevé atteignent lemontant de l'encaisse autorisée par l'acte de création de la régie.

Un fonds de caisse peut m'être attribué. Il fait partie intégrante de ma caissecar il me permet de rendre la monnaie. Il n'entre pas dans le calcul del'encaisse autorisée mais dans le calcul de mon cautionnement et de monindemnité de régisseur.Si l'acte de création m'y autorise et si une convention a été signée entre macollectivité et l'organisme gestionnaire, je peux percevoir le montant dessommes dues au moyen d'instruments de paiement tels que le chèque-vacances, le chèque d'accompagnement personnalisé, le chèque-restaurantou encore le chèque-emploi service universel.

Si je dispose d'un compte de dépôts de fonds, et en accord avec le comptable,je peux accepter le virement ou encore le prélèvement automatique et jepeux consulter gratuitement la situation de mon compte sur Internet.

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Je suis régisseur d'avances :

Je ne peux payer que les dépenses de fonctionnement explicitementénumérées et suivant les modes de règlement fixés dans l'acte constitutif dela régie (espèces, chèque, carte bancaire).Si l'acte de création m'y autorise et si une convention a été signée entre macollectivité et l'organisme gestionnaire, je peux verser des aides à desbénéficiaires désignés par la collectivité, sous la forme d'instruments depaiement tels que le chèque-vacances, le chèque d'accompagnementpersonnalisé, le titre restaurant ou encore le chèque-emploi serviceuniversel, dès lors que le nom du bénéficiaire ne figure pas sur chaque titre.Les titres nominatifs sont en effet délivrés hors régie (ex : chèques-restaurants nominatifs distribués aux personnels de la collectivité).

Je ne suis autorisé à payer : que les dépenses inférieures à 2000 € par opération pour les dépenses dematériel et de fonctionnement, le paiement en numéraire étant réservéaux dépenses inférieures à 750 € ;

quel que soit leurs montants, les dépenses de secours et d'aide sociale, lesavances et les remboursements de frais de mission et de stage à des élusfonctionnaires et agents ;

les acquisitions de spectacles d'un montant inférieur à 10 000 € (au-delà,consulter le comptable).

Sauf situation particulière, mon avance ne peut être supérieure à 1/4 desdépenses prévisibles de l'exercice.A réception d'un ordre de paiement signé de l'ordonnateur, le comptable meremet mon avance initiale.

Je respecte les délais de versement des pièces justificatives de dépensecomme défini dans l'acte de création de la régie, et en tout état de cause aumoins une fois par mois.Pour ce faire, je récapitule l'ensemble des pièces sur un bordereau-journalque je remets, accompagné des pièces :

soit à l'ordonnateur qui, après contrôle, émet les mandats au vu desquelsle comptable reconstitue l'avance de ma régie ;

soit directement au comptable dès lors que l'acte constitutif le prévoit.

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Je suis régisseur d'avances et de recettes :

J'applique les dispositions indiquées supra.En aucun cas je n'utilise les recettes pour payer les dépenses.

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Foire aux questions(fiche 1)

Question 1 : pour quelles raisons les signatures du régisseur et du suppléantsont-elles obligatoires sur l'acte de nomination ?

Réponse : elles prouvent de façon officielle que les régisseurs acceptent laresponsabilité des opérations de la régie.

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Question 2 : une piscine municipale est transférée d'une commune vers unecommunauté de communes. La régie de recettes doit-elle être suppriméedans la commune et recréée dans l'EPCI ?

Réponse : non, l'arrêté de transfert de l'activité est suffisant. Cependant, toutchangement dans l'organisation de la régie sera l'occasion de rédiger unarrêté global à la communauté de communes.

* * *

Question 3 : une personne extérieure à la collectivité peut-elle être nomméerégisseur ?

Réponse : oui, si elle est majeure et de nationalité française ou ressortissanteuropéen.

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Question 4 : quelle est la différence entre le cautionnement et l'assurance ?

Réponse : le cautionnement garantit la collectivité, l'assurance (facultative),le régisseur.

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Question 5 : le montant du cautionnement est-il fixé définitivement ?

Réponse : non, il doit être réexaminé chaque année pour les régies derecettes (moyenne des recettes de l'exercice précédent) et si l'avance estmodifiée.

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Question 6 : un fonds de caisse peut-il être attribué à un régisseur d'avances ?

Réponse : non, le fonds de caisse permet seulement au régisseur de recettesde rendre la monnaie.

* * *

Question 7 : un régisseur de recettes encaisse les produits de spectacle contreremise de billets d'entrée. Le spectacle est annulé. Que se passe t-il ?

Réponse : Si le régisseur est aussi régisseur d'avances, il rembourse lui-même aumoyen de l'avance dont il dispose contre remise de l'original du billet etsignature d'un état d'émargement en cas de paiement en numéraire.

Si le régisseur n'est pas régisseur d'avances, le remboursement incombe aucomptable.

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Question 8 : un régisseur de recettes peut-il accepter un règlement par cartebancaire et refuser un règlement par chèque ?

Réponse : oui, si l'acte de création de la régie ne prévoit pas le chèquecomme mode de règlement.

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Question 9 : dans une petite mairie, le premier adjoint au Maire peut-il êtrenommé régisseur pour encaisser les droits de location de la salle des fêtes lorsdes mariages ?

Réponse : non, la règle de séparation de l'ordonnateur et du comptableempêche de nommer le premier adjoint régisseur. De manière générale, toutélu, fonctionnaire de la fonction publique territoriale ou hospitalière ayantreçu délégation de fonction et de signature par l'assemblée délibérante nepeut être nommé régisseur.

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Question 10 : le régisseur peut-il accepter un chèque bancaire pour unerecette de 1 700 € ?

Réponse : non, tout règlement supérieur à 1 500 € doit s'effectuer par chèquecertifié ou par chèque de banque. Ce dernier est préférable car la banque nelibère pas la provision au bout d'un bref délai.

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Question 11 : un régisseur peut-il prétendre à une indemnité deresponsabilité ?

Réponse : oui, si une délibération a été prise en ce sens et si l'acte denomination en a fixé le taux dont le maximum ne peut être supérieur aubarème de référence fixé par arrêté du ministre chargé du budget.

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Fiche 2 : La tenue de ma comptabilité

La comptabilité de ma régie de recettes

Elle s'organise de façon à permettre de dégager facilement et à tout momentle solde de ma caisse et des valeurs (ex. : tickets).

Elle est tenue selon la méthode de la partie double : chaque opération faitfonctionner un ou plusieurs comptes en débit (comptes de disponibilités :caisse ; compte de dépôts de fonds ; chèques à l'encaissement ; cartesbancaires…) et un ou plusieurs comptes en crédit (comptes d'opérations :fonds de caisse ; recettes ; recettes à verser ; recettes versées ; dépenses àrégulariser pour les frais de gestion des instruments de paiement).

Les registres :

Le journal à souches numérotées (P1RZ ou P1RY) me permet de délivrerune quittance pour les recettes perçues par chèque ou en numérairelorsque je ne remets pas de ticket. Je le sers par triplication. Dans lespetites régies, il me permet la confection simultanée de la quittance àl'usager, du journal et du bordereau de versement des justifications derecettes.

Le journal grand-livre me permet d'enregistrer :

quotidiennement, en fin de journée, les opérations de recettes, parreports quotidien des soldes en écriture des comptes de disponibilitéset d'opérations, constatées sur le journal à souches numérotées et surles autres journaux éventuels ;

les mouvements affectant tous les comptes de la régie.

Qu'il soit tenu manuellement ou selon une procédure informatisée, il estaménagé, en débit et en crédit, de façon à enregistrer les recettesencaissées par moyen de règlement et par nature de produits.

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Il doit tenir compte : des relevés du compte de dépôt de fonds au Trésor, sur lesquelspeuvent apparaître des virements ou des recettes perçues parprélèvement ;

des sommes reçues par cartes bancaires que je comptabilise au vu d'undouble des facturettes ;

des sommes perçues en numéraire et pour lesquelles j'ai remis unepreuve de paiement autre qu'une quittance (facture par exemple).

Chaque jour, je totalise ma caisse, j'arrête mon journal à souches et jecomptabilise globalement sur le journal grand-livre les opérations du jourpour chaque compte de disponibilités et chaque compte d'opérations.

Selon la périodicité prévue par l'acte de création de la régie et au minimumune fois par mois, je procède à l'arrêté de l'ensemble des registres que je tienset procède au versement des pièces justificatives.

Je ne tiens pas de comptabilité des tickets, cartes privatives et autresformules. Toutefois, je suis tenu de suivre le mouvement de ces valeurs quej'ai reçues du comptable sur un bordereau d'emploi et de versement et dontle montant est obtenu à partir de tarifs votés par l'assemblée délibérante.

La comptabilité de ma régie d'avances

Elle doit permettre de dégager facilement à tout moment la situation del'avance que j'ai reçue.Elle est tenue selon la méthode de la partie double : chaque opération faitfonctionner un ou plusieurs comptes en débit (comptes de disponibilités :numéraire ; compte de dépôts de fonds ; CB…) et un ou plusieurs comptes encrédit (comptes d'opérations : "dépense(s)", "avances" ; "pièces de dépensesremise pour remboursement" ; "opérations diverses"…)

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Les registres obligatoirement tenus sont :

le bordereau-journal des dépenses réglées sur lequel je retracequotidiennement les opérations de dépenses dès leur constatation à raisond'une ligne par opération. Ce bordereau-journal, servi par duplication,accompagne le versement des pièces justificatives.(A noter qu'un bordereau-journal simplifié est adapté au fonctionnementdes petites régies qui ne disposent que de numéraire).

le journal grand-livre me sert à reporter quotidiennement et globalementles opérations inscrites sur le bordereau journal ; à retracer les opérationsde versement d'avances, de reconstitution, d'approvisionnement ennuméraire… ; à dégager aisément le solde de chaque compte dedisponibilités.

Chaque jour, j'arrête le bordereau-journal en totalisant sur une ligne, lesopérations de la journée que je reporte au journal grand livre en débit et encrédit. Je m'assure que le total des débits est égal au total des crédits.

Selon la périodicité prévue par l'acte de création de la régie et au minimumune fois par mois, je procède à l'arrêté de l'ensemble des registres que je tienset je procède au versement des pièces justificatives.

La comptabilité de ma régie d'avances et de recettes

J'utilise les registres indiqués supra et je retrace l'ensemble des opérations ausein d'une seule et même comptabilité organisée au journal grand-livre.

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Foire aux questions(fiche 2)

Question 1 : quelle est la périodicité maximum de production des justificatifsd'opérations et de versement de l'encaisse ? Existe t-il des dérogations ?

Réponse : 1 mois.Réduction du délai :

en fin d'année ; remplacement ou changement du régisseur ; fin de la régie.

Augmentation du délai : encaisse peu élevée ; opérations peu fréquentes ; éloignement ; régies temporaires.

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Question 2 : Pouvez-vous définir la notion d'encaisse autorisée?

Réponse : le seul numéraire ou en cas d'ouverture d'un compte de dépôts defonds, le numéraire + le solde du compte.

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Question 3 : Existe-t-il une limite au fonds de caisse ?

Réponse : non, il est déterminé en fonction des besoins de la régie.

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Question 4 : le fonds de caisse est-il pris en compte dans le calcul del'encaisse ?

Réponse : non, mais il est intégré pour le calcul du cautionnement et del'indemnité de régisseur.

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Question 5 : un régisseur de recettes et d'avances peut-il ouvrir deuxcomptes de dépôts de fonds ?

Réponse : non, en vertu de l'unicité de caisse. Par ailleurs, l'ensemble desopérations de la régie est retracé au sein d'une même et unique comptabilité.

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Question 6 : est-il possible de mettre en œuvre un nouveau moyen depaiement dans une régie de recettes du type carte bancaire, TIP ouprélèvement sans mise à jour préalable de l'acte constitutif de la régie ?

Réponse : oui, dés lors que la régularisation a lieu à l'occasion de laprochaine réunion de l'instance délibérative.

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Fiche 3 : Les bonnes pratiques du régisseurMa relation avec le comptable

Lorsque je suis nommé régisseur, je me présente au comptable pour lequel jeserai amené à encaisser des recettes et à payer des dépenses dans le respect etla qualité des procédures administratives et comptables.

Je fais apparaître clairement le détail de la liquidation sur la quittance P1RZ :date de l'encaissement, quantité par tarif, période, nom du bénéficiaire et lecas échéant son adresse, nom du payeur si différent du bénéficiaire.Je n'utilise pas de quittance vierge pour faire mes arrêtés d'écritures mais ladernière quittance établie.Si j'annule une quittance, je dois justifier des 3 exemplaires dont le 1er estbarré de 2 traits rouges avec la mention "annulée".

Si j'utilise un logiciel informatique qui doit être agréé par le comptable, jedois disposer des fonctions suivantes :

la saisie d'un mot de passe pour l'accès au logiciel, connu du régisseur etde ses suppléants ;

un numéro séquentiel de quittance attribué à chaque reçu ; une facture valant quittance P1RZ remise à l'usager, et comportant auminimum :

les coordonnées du débiteur, la date de paiement, le mode de règlement, la mention "reçu" ;

la possibilité d'annuler une quittance et de pouvoir justifier cetteannulation au comptable;

l'édition d'un état journalier retraçant les produits encaissés par modes derèglements.

Je récapitule les chèques bancaires sur un bordereau servi par duplication.Les chèques doivent être datés, signés, les montants en chiffrescorrespondants aux montants en lettres. Ils doivent être émis à l'ordre duTrésor Public et remis au comptable dans le respect du délai fixé par l'arrêtéde création de la régie.Ma comptabilité doit faire l'objet d'un arrêté quotidien et être ajustée chaquesoir avec mes encaissements.

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Si je suis titulaire d'un compte de dépôts de fonds, je m'attache à y déposertrès rapidement mes encaissements (numéraire, chèques).Je respecte l'encaisse maximale fixée par l'acte de création de la régie et jen'accepte que les modes de règlements prévus.

Si je constate des impayés ou si je reçois des demandes de délais, je doisimmédiatement demander à mon ordonnateur l'émission de titres de recettesindividuels. Pour ce faire, je dois recueillir les informations suivantes : nom ;prénom et adresse du redevable. Ce dernier recevra un avis des sommes àpayer qu'il règlera directement au comptable et auquel il pourra demanderdes délais.

Si sur un même site sont regroupées plusieurs régies, les fonds doivent êtreindividualisés et conservés dans des caisses distinctes fermées à clé etdéposées dans un coffre.

Si mes encaissements se font contre remise de tickets, je respecteimpérativement le suivi séquentiel.

J'affiche les tarifs en vigueur sur le lieu d'accueil du public.

Je ne confie pas ma caisse à des personnes non habilitées même poureffectuer mes versements au comptable.

Si des personnes que je ne connais pas se présentent pour effectuer uncontrôle sur place de ma régie, je dois leur demander un document justifiantde leur qualité de vérificateur.

En cas de problème ou d'interrogation, je n'hésite pas à contacter lecomptable.

Je n'utilise pas mes deniers personnels pour payer des dépenses.

Si ma régie d'avances ne fonctionne pas pendant une période donnée, jereverse mon avance au comptable.

Je contrôle le calcul de liquidation avant de payer une facture.

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Foire aux questions(fiche 3)

Question 1 : un régisseur de recettes et d'avances peut-il payer une dépenseavec l'argent des recettes en attendant de renouveler son avance ?

Réponse : non, en aucun cas les recettes ne peuvent servir à payer desdépenses, même provisoirement.

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Question 2 : en cas de paiement par carte bancaire dans une régie d'avances,peut-on considérer le double de la facturette conservée par le régisseurcomme pièce justificative ?

Réponse : non, la facturette constitue une preuve de paiement, mais non unjustificatif de la nature de la dépense.

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Question 3 : qui est compétent pour recevoir une opposition à paiement ?

Réponse : le comptable public qui avertit aussitôt le régisseur.

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Question 4 : le suppléant peut-il utiliser la carte bancaire du régisseur ?

Réponse : non, la carte est strictement personnelle et ne doit être utilisée quepar son titulaire, qui est responsable de son utilisation et de sa conservation.

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Question 5 : quels sont les quatre contrôles que doit exercer le régisseur enmatière de dépenses ?

Réponse : a) justification du service fait, b) production des pièces justificatives (factures…), c) exactitude des calculs de liquidation, d) paiement au véritable créancier.

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Question 6 : le régisseur souhaite acheter quelques fournitures. L'entreprise(favorablement connue) qu'il contacte, lui demande de remplir un bon decommande à expédier, par voie postale, avec un chèque bancaire. Lalivraison sera effectuée la semaine suivante. Le régisseur peut-il accepter ?

Réponse : non, toutes les dépenses publiques des régies sont payées aprèsservice fait (livraison, travail effectué, fin du mois pour les salaires…).

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Question 7 : le régisseur doit remplir des quittances, mais la file d'attentes'allonge, et les usagers s'impatientent ; peut-il donner les quittancesultérieurement ?

Réponse : non, une quittance (ou une formule) doit être donnéeimmédiatement à la partie versante pour preuve de paiement. Le total dujournal à souche doit correspondre au total en caisse à chaque moment de lajournée.

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Question 8 : peut-on utiliser les tickets (d'une piscine, d'un restaurantscolaire…) de n'importe quelle façon ?

Réponse : non, les tickets doivent être utilisés dans l'ordre de lanumérotation. S'il y a plusieurs points de vente, chacun est approvisionné deséries distinctes.

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Question 9 : l'encaisse maximum autorisée est de 1 500 €. Le régisseur qui n'apas de compte de dépôts de fonds, perçoit un règlement important de 1 200 €qui porte son encaisse à 2 000 €. Doit-il porter à la trésorerie 1 500 €, puis500 € le mois suivant ?

Réponse : non, la notion d'encaisse est à comprendre comme le montant dunuméraire que ne doit pas dépasser le régisseur dans la garde de la caisse.Dans l'exemple, le régisseur doit verser chaque mois (500 €, 700 €…), etimmédiatement si l'encaisse atteint ou dépasse 1 500 €. Donc, les 2 000 €doivent être portés sans délais à la trésorerie.

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Question 10 : pour la même recette, un régisseur peut-il accepter 2 chèques :un de 1 400 € et un de 300 € ?

Réponse : non, il doit exiger un chèque certifié ou un chèque de banque, carce n'est pas le montant du chèque qui importe mais le montant de laprestation.

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Question 11 : un régisseur peut-il confier son versement à un employé de lacollectivité qui se rend chez le comptable ?

Réponse : oui s'il est nommé mandataire ou mandataire suppléant de la régie.

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Fiche 4 : Ma responsabilité de régisseur et mesrecours - Le traitement des incidents

Ma responsabilité peut être : administrative, pénale, personnelle et pécuniaire.

En tant qu'agent territorial, je suis responsable de mes actes conformémentaux dispositions des lois et règlements, je peux également faire l'objet depoursuites judiciaires si je commets des infractions à la loi pénale.

Ma responsabilité personnelle et pécuniaire

Elle est engagée dés lors qu'un déficit en deniers ou en valeurs a été constaté,qu'une dépense a été irrégulièrement payée ou que, par ma faute, une recetten'a pas été encaissée ou une indemnité a dû être versée par mon employeur àun tiers ou à un autre organisme public.

Il m'appartient, ou à l'autorité ayant constaté un des faits visés ci-dessous,d'en informer immédiatement mon ordonnateur et mon comptable.Les différentes natures du déficit :

vol, déficit de caisse, manquant en valeur, paiement sur pièce falsifiée, perte d'effet bancaire, pièces étrangères et fausse monnaie.

Le préjudice financier né de cette constatation provoque, chez l'ordonnateur,l'émission d'un ordre de versement à mon encontre qui est une invitation àcombler le déficit.Ce document m'est adressé par lettre recommandée avec demande d'avis deréception. Je dispose alors de 15 jours pour demander un sursis deversement, lequel est réputé accordé si l'ordonnateur ne se prononce pasdans le délai d'un mois.Concomitamment, j'établis une demande en décharge de responsabilité et/ouen remise gracieuse au comptable.

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Après avis de mon ordonnateur, du comptable et de l'assemblée délibérante,le Trésorier-payeur général prend une décision de décharge, de remise totaleou partielle, ou de rejet.

J'ai bien noté que le fait de combler le déficit de mes deniers personnels rendsans objet toute demande en décharge ou en remise gracieuse ultérieure.

En cas de vol, une plainte doit être déposée au commissariat de police.

Un arrêté de débet est pris à mon encontre par le Trésorier-payeur généralsi:

mon ordonnateur n'a pas émis d'ordre de versement ; je n'ai pas acquitté la somme réclamée par l'ordre de versement et si jen'ai pas demandé de décharge de responsabilité et/ou de remise gracieuse.

Mes recours :

Je peux exercer un recours hiérarchique auprès du ministre chargé desfinances. Dans l'hypothèse où il est introduit dans le délai de recourscontentieux, il a pour effet de prolonger ce dernier jusqu'à la notificationde la décision du ministre.

Je peux exercer un recours contentieux devant le tribunal administratifdans le délai de deux mois à compter de la notification soit de l'ordre deversement, soit de l'arrêté de débet, soit, enfin, de la décision de déchargede responsabilité ou de remise gracieuse.

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Foire aux questions(fiche 4)

Question 1 : un régisseur est victime du vol de son numéraire. Peut-ilréclamer aux usagers de payer une nouvelle fois ?

Réponse : non, car la quittance établie libère l'usager de sa dette (c'estpourquoi le journal à souche doit être conservé aussi rigoureusement que lacaisse) ; il est d'ailleurs fortement conseillé de conserver les journaux etquittancier dans un lieu sécurisé autre que le coffre fort.

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Question 2 : sur demande de l'usager, et après avis négatif de l'ordinateur, lerégisseur peut-il "forcer la transaction" d'un paiement par carte bancaire ?

Réponse : non; il pourrait le faire mais il ne le doit pas car sa responsabilitéserait engagée d'office.

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Question 3 : le régisseur doit encaisser les droits de cantine scolaire. Unusager propose de régler sa dette par trois chèques bancaires, à présenter àl'encaissement chacun avec un mois d'intervalle. Le régisseur peut-ilaccepter ?

Réponse : non, car un régisseur n'est pas compétent pour accorder des délaisde paiement. Il faut faire émettre un titre de recettes pour le comptable quiaccordera éventuellement des délais.

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Question 4 : tous les régisseurs de recettes peuvent-ils accepter des chèquesvacances en paiement ?

Réponse : non, les chèques vacances s'utilisent uniquement pour desprestations de transport, loisirs, hébergement, repas et suite à uneconvention passée entre la collectivité et l'ANCV.

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Question 5 : quelle est la sanction si un régisseur paye des dépenses nonexplicitement énumérées dans l'acte constitutif de la régie ?

Réponse : le régisseur peut être considéré comme comptable de fait et lerend passible des amendes prévues par l'article L231-10 à L231-13 du codedes juridictions financières.

* * *

Question 6 : une régie d'avances est instituée pour régler exclusivement lesdépenses d'un service ayant pour but l'encadrement des adolescents (piscine,musée, tennis…). La calculatrice du régisseur tombe en panne. Peut-on laremplacer en utilisant la caisse de la régie (avec production d'une facture) ?

Réponse : il faut regarder l'acte constitutif de la régie qui indique lesdépenses autorisées. Si la liste ne comprend que les dépenses relatives auxanimations pour les adolescents, il n'est pas possible d'acquérir du matériel.Il faut faire une demande à l'ordonnateur (procédure du mandat).

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Question 7 : le régisseur peut-il payer :a) des dépenses sur marchés publics ?b) des dépenses d'acquisitions immobilières ?c) des secours ?d) des dépenses de matériel et de fonctionnement ?e) des avances sur frais de mission ?

Réponse : a) nonb) nonc) ouid) oui dans la limite de 2 000 € par opératione) oui

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Question 8 : un régisseur encaisse les droits de place auprès des forains pourle marché mensuel. Il ne dispose pas de bureau à la mairie. Peut-il, pour desraisons de sécurité, conserver sa recette sur son compte bancaire personneljusqu'au versement au comptable ?

Réponse : en aucun cas il ne faut mélanger l'argent public avec son propreargent (conséquences pénales). Dans l'exemple, il faut trouver une solutionavec l'ordonnateur (versement immédiat au comptable, achat d'un coffrefort).

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Question 9 : pour bénéficier d'une prestation, l'usager propose un chèquebancaire mais refuse de montrer sa carte d'identité en prétextant que seule lapolice nationale est habilitée à effectuer un contrôle d'identité. Que doitrépondre le régisseur ?

Réponse : l'usager ne peut prétendre à la prestation s'il ne justifie pas de sonidentité (procédure légale art. 2 loi n° 72-10 du 03/01/1972).

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Question 10 : le conseil municipal décide d'instituer un tarif dégressif enfonction du quotient familial (trois prix pratiqués). Une famille refuse defournir le justificatif demandé. Quel tarif appliquer ?

Réponse : une famille ne peut prétendre à un tarif réduit que sur justificatifs.A défaut de présentation, application du tarif maximum.

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LEXIQUE

Ordonnateur : maire de la commune, président du conseil général,président du conseil régional, président de l'établissement de coopérationintercommunale, directeur d'un établissement public local, etc. Il est lereprésentant élu de l'assemblée délibérante (commune, conseil général,conseil régional, communauté d'agglomération, communauté de communes,etc) ou le représentant de l'établissement public. S’agissant desétablissements publics de santé et des établissements publics sociaux oumédico-sociaux érigés en personne morale de droit public autonome, il s’agitdu directeur.

Mandat : acte pris par l'ordonnateur qui donne l’ordre au comptable depayer la dette, les dépenses.

Titre de recette : matérialisation d'un acte pris par l’ordonnateur quiconstate les droits de la collectivité ou de l’établissement public local avantou après encaissement, liquide les recettes (il détermine le montant de ladette des redevables) et émet les ordres de recettes (factures) destinés àassurer le recouvrement des créances de la collectivité ou de l'établissementpublic local.

Compte de dépôts de fonds : compte courant bancaire ouvert au nom durégisseur ès qualité sur lequel ce dernier dépose les fonds avant versement aucomptable. Il est, en principe, ouvert dans les écritures de la trésoreriegénérale dont dépend le poste comptable en charge des opérations de larégie.

Fonds de caisse : avance faite aux régisseurs de recettes leur permettant derendre la monnaie aux usagers.

Cautionnement : prise en charge financière imposée aux régisseurs pourgarantir les fonds qui leur sont confiés et dont ils sont personnellement etpécuniairement responsables. Son montant, proportionnel aux fonds maniéspar la régie, est fixé par le ministre chargé du budget (arrêté du 3 septembre2001). Il peut être réel par un versement à la Caisse des Dépôts etConsignations, ou solidaire par une adhésion à une association decautionnement mutuel.

Pour en savoir plus :

Instruction codificatrice n° 06-031-A-B-M du 21 avril 2006http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_fina_loca/regi_rece/acte_nomi.html

Association Française de Cautionnement Mutuel (AFCM)36 avenue Marceau 75381 Paris Cedex 08Tél : 01.44.43.93.30 - Télécopie : 01.44.43.93.40http://www.afcm.asso.fr

Consultation du compte dépôts de fonds par l'application Internet"DFT-net"

Guide conçu et édité par le Département Secteur Public Localde la Trésorerie Générale du Rhône

AOUT 2008