GUIDE UTILISATEUR

CHARGE DE VOYAGE - VOYAGEUR

Bienvenue sur votre nouvel outil de travail intuitif,performant et pratique qui vous permettra d’organiser lesdéplacements de vos collaborateurs ou les vôtresconformément à la politique voyage de votre entreprise.

Dans ce guide, vous trouverez des mots en gras qui ferontréférence à l’intitulé exact du système de réservation, leursexplications ainsi que les procédures pour vousconnecter, réserver et consulter les voyages.

De plus, des cas pratiques vous aideront à mieux vousadapter au système de réservation.

Première étape, vérifier que vous avez votre identifiant etmot de passe pour pouvoir vous connecter.

Une équipe support est disponible du Lundi au Vendredide 9h à 18h30 pour répondre à toutes vos interrogationssur le site de réservation.

La prise de contact se fait par téléphone au 09 72 10 05 99ou par mail à l’adresse suivante helpdesk@travelplanet.fr.

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1.CONNEXION .….…………..……………….………….………………….. 3

2.PAGE D’ACCUEIL ………….……………………………………….….…. 4

3.MISE A JOUR PROFIL ………………….….…………………….…….. 7

4.RESERVATIONS ………….…………..……………………….……….…. 8

4.1.SELECTION VOYAGEUR …….….………………………………….. 8

4.2.TRAIN ………….…………..…………………………………………..…… 9

•Recherche de disponibilités/tarifs …………………………………………….. 9

•Sélection trajet …………………………………………………………………………. 13

•Finalisation et assurances ………………………………………………………… 17

4.3.AERIEN ……………….……………………………………………….…... 21

•Recherche de disponibilités/tarifs …………….……………………………… 21

•Sélection trajet ……………………………………………………………….………… 23

•Finalisation et assurances ……………….………………………………………. 26

4.4.LOW COST ……..…………………………………………………………. 26

4.5.VOITURE ……………………………………………………………………. 28

5.RECHERCHE D’UN DOSSIER ………………………….…………….. 32

TABLE DES MATIERES

1. CONNEXION

Tout d’abord, vous devez copier ce lien ci-dessous et le mettredans la barre d’adresse :

https://e-travelmanagement22.amadeus.com/login/ORLEANS

Pour une question de sécurité, il vous sera demandé de changerde mot de passe et de le confirmer.

Vous serez ensuite redirigé vers la page d’accueil.

Ensuite, rentrez votre identifiant et votre mot de passe et cliquez sur Se connecter.

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2. PAGE D’ACCUEIL

Voici la 1ère page qui s’affiche lorsquevous vous connectez :

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Plusieurs onglets sont à votre disposition pour effectuerdifférentes actions :

Si je suis Chargé de voyage, un onglet spécifique est disponible :

Accueil : recherche rapide Réserver : réservation prestation Mes voyages : visualisation des réservations en cours Chargé de voyage : réservations pour d’autres

collaborateurs, consultations des voyages Profil : visualisation et modification de votre profil

2. PAGE D’ACCUEIL

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Des liens pratiques sont également à disposition :

Cartes : redirection sur Bing cartes pourrechercher un lieu ou un itinéraire

Météo : informations les conditions météode votre destination

Info santé et visa : informations sur lesvaccins et visas obligatoires du pays oùvous vous rendez.

Informations sur le voyage :informations pratiques sur votre voyage etla ville de départ ou d’arrivée.

2. PAGE D’ACCUEIL

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Des raccourcis Dossiers de voyagevous permettent d’aller aux ongletscorrespondant :

Réserver : Nouveau déplacementVous renvoie vers l’onglet « Réserver » afind’effectuer une recherche.

Mes voyages : Afficher et/ou modifierdes voyages existants

Vous renvoie vers l’onglet « Mes voyages »c’est-à-dire le récapitulatif des voyages encours ou passés, et les modèles de voyagesenvoyés.

Profil : Modification de dossierspersonnels

Vous renvoie vers l’onglet « Profil » afin demodifier vos informations personnelles.

Afin de vous aider dans vos démarches, des documents sont à disposition en haut à droite de la page d’accueil:

Aide : guide utilisateur complet avec recherche par mots clés. Contact : numéro et adresse des personnes à contacter en

cas de besoin. FAQ : réponse aux questions courantes sur les possibilités/cas

pratiques concernant le site de réservation. Changer de communautés : la fonction Modifier la

communauté permet de se déconnecter du système de réservation en ligne pour se reconnecter à une autre communauté.

Déconnexion : déconnexion du site de réservation

3. MISE A JOUR PROFIL

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Votre profil est disponible en cliquant

sur l’onglet suivant :

Il peut être modifier à tout moment.

Si je suis Chargé de voyage, la modification du profil d’unvoyageur est possible.Dans l’onglet « Chargé de voyage » (Préparer un voyage), ilsuffit de cliquer directement sur le Nom du voyageur(recherchez par le nom, …). Il vous suffira de modifier leschamps correspondants et de Sauvegarder.

Informations sur le voyageur : Civilité, Nom, prénom, sexe, date de naissance

Contact : téléphone et email, il est vivement recommandé de les indiquer afin de pouvoir vous informer ou vous joindre rapidement.

Définition d’adresses : informations et adresse de la société. NE PAS MODIFIER !

Passeports : élément obligatoire lors de vos déplacements à l’étranger

Mode de paiement : rubrique destiné à l’administrateur Mode de livraison : pour les billets de train, adresse mail

pour e-billet et adresse indiquée plus haut pour l’envoi des billets papiers

Préférences, cartes et abonnements : sous les différentes rubriques, vous pourrez remplir vos préférences de placements, vos cartes de fidélité et d’abonnements qui seront prises en charge lors de vos réservations.

Ma session : cette catégorie vous permet de modifier votre mot de passe.

Ci-dessous la présentation des différentes catégories disponibles :

4. RESERVATIONS

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Si je suis Chargé de voyage et lorsde la réservation d’un voyage pour uncollaborateur, il vous faut cliquer sur« Chargé de voyage » et suivre lesétapes suivantes :

Planification de voyage àl'aide du système deréservation en ligne.

Liste des réservationseffectuées, en cours oupassées.

SELECTION VOYAGEUR

Valable pour toutes les prestations

Invité : personne n’ayant pas de profil et voyageantponctuellement pour la société.

Recherche de voyageur : liste des profils des voyageursenregistrés.

Il est conseiller d’effectuer la recherche par le Nom. Il faut, toutd’abord, sélectionner le ou les voyageurs dans une des deuxcatégories (4 personnes au total dont 1 seul voyageur invitémaximum) en cliquant sur le bouton

Il apparaîtra en haut à droite dans la rubrique MA SELECTION.Ensuite, cliquez sur Réserver un voyage et une nouvelle pages’ouvrira.

Vous allez pouvoir effectuer la recherche de vos trajets encommençant par choisir le type de prestation :

4. RESERVATIONS

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Si je suis Voyageur, je cliquedirectement sur l’onglet « Réserver »et choisir le type de prestationsouhaité :

TRAIN RECHERCHE DE DISPONIBILITE/TARIF

Le type de prestation choisi s’affichera en rouge comme ci-dessus.

Vous avez trois options pour la recherche de trajet en train :

1. Aller / Retour : Indiquer la gare de départ, la gare d’arrivéeet les horaires approximatifs souhaités.

2. Aller simple : Même procédure mais seulement pour untrajet.

3. Aller/ Retour avec gares multiples : Vous pouvezsélectionner cette option si vous repartez d’une autre gare dela ville où vous vous rendez (Exemple : de Paris à Lyon Part Dieu et

de Lyon Saint Exupéry à Paris).

4. RESERVATIONS

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Des options supplémentaires derecherche sont disponibles :

Fenêtre horaire : vous permet de faire apparaître dans lasélection les trains précédents et suivants dans la périodechoisi.

Exemple : je veux un train au départ de Lille pour Paris à 08h mais j’aimeraisvoir ceux démarrant 1h avant et 1h après, je sélectionne donc le chiffre 1.

Connexion : possibilité de choisir des trajets directs ou avecchangement (dès lors où vous choisissez avec changement,une fenêtre apparaitra pour que vous puissiez sélectionner laville où il aura lieu).

Plus d’options : filtre pour le choix de la classe selon lesouhait du voyageur ou politique voyage.

Cliquez sur le bouton afin de sélectionner les trajets.

4. RESERVATIONS

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Une nouvelle page s’ouvre avec lesdisponibilités et tarifs du trajet demandé :

Différentes propositions d’horaires et de tarifs apparaissent, ainsique différents symboles vous donnant des informationscomplémentaires selon le paramétrage de votre société.

Les tarifs sont classés par type, ici pour le train nous trouvons :Prem’s , Loisir 2 , Pro 2, Loisir 1, Pro1.

Pour connaître les conditions d’achat, référez-vous au symbole suivant :

Non flexible = non remboursable et non modifiable

Semi flexible = remboursable et modifiable avec pénalité

Flexible = remboursable et modifiable sans frais

4. RESERVATIONS

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Les symboles suivants, vous indiquerons si vous êtes conforme ounon à la politique voyage de votre société :

Le tarif et la classe respectent la politique voyage.

Le tarif et/ou la classe ne respectent pas la politiquevoyage.

REMARQUE :Vous avez la possibilité de modifier votrerecherche en changeant les informations setrouvant sur la gauche de la page et rechercher ànouveau.

Vous pouvez aussi filtrer les résultats afind’afficher simplement ce qui vous intéresse.

4. RESERVATIONS

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TRAIN SELECTION TRAJET

Dès la sélection de l’aller, des propositions pour le retour vontapparaître avec les mêmes informations qu’auparavant avec lapossibilité de modifier le trajet aller en cliquant sur Afficher lesrésultats non sélectionnés.

4. RESERVATIONS

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TRAIN SELECTION TRAJET

Après avoir sélectionner l’Aller et le Retour, un récapitulatif devotre sélection s’affichera en bas de page avec le Prix total, lesClasses choisies, le détail des trajets, les Conditions d’achatdétaillées et le Type de billet.

Plusieurs actions vous sont alors proposées :

Voir d’autres tarifs Effacer votre sélection : pour revenir au choix de l’aller Retour : pour revenir à la page de recherche Demander l’assistance de votre Chargé de voyage Demander une proposition à un agent de voyage

4. RESERVATIONS

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Si je suis Voyageur, je peuxdemander l’assistance d’un Chargé devoyage.

Cette action permettra d’envoyer un récapitulatif de votredemande à la personne choisie dans la liste déroulante sousl’intitulé Chargé de Voyage principal.

4. RESERVATIONS

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Que vous soyez Chargé de voyage ou Voyageur, vous pouvezdemander une proposition à un agent de voyage, lorsque lesite ne vous permet pas d’avoir toutes les informations ou quevous ne pouvez finaliser à cause d’un message d’erreur.

Votre équipe dédiée Travel Planet s’occupera de vous envoyerun devis pour acceptation.

Pour revenir à la page précédente, cliquez sur Annuler lademande de voyage et cliquez ensuite sur Envoyer la demandede voyage.

4. RESERVATIONS

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TRAIN FINALISATION ET ASSURANCES

Pour vous accompagner dans l’exercice devotre activité professionnelle, nous vousproposons notre solution d’assurance etd’assistance personnalisées. Il est possibled’y souscrire directement sur le site deréservation, sur la page de finalisation :

4. RESERVATIONS

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Vous pouvez choisir l’assurance qui vous convient selon lesrisques qu’elle couvre, un lien est d’ailleurs à votre disposition, enface de chaque possibilité, pour connaître les éléments du contraten toute clarté.

L’assurance est facturée dès confirmation du dossier parle valideur, aucune demande de remboursement de lasouscription ne sera accordée.

Aussi, une indication vous confirmant la souscription à l’assuranceet le montant à régler sera présente sur le mail d’accordnécessaire en bas de page après le récapitulatif de votre trajet :

Au moment de l’acceptation du dossier, le valideur doit inséré le n° de Bon de commande et le n° d’Ordre de mission.

Après avoir complété le formulaire, choisissez dans la lignedéroulante en haut à droite le responsable et cliquez sur lebouton

4. RESERVATIONS

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Vous trouverez à la page suivante, le récapitulatif de votreréservation, le tarif global avec l’assurance et celui du voyage seul,ainsi que :

Le délai d’approbation du voyage si votre société a choisicette option : date limite à laquelle le billet doit être validé pourémission.

Le nom du voyageur.

Le numéro de réservation du voyage (ex : 2T883R) qui vousservira pour tous les échanges avec votre service client TravelPlanet.

Le type de billet : vous indique la forme de votre billet quipeut être en e-billet (envoi par mail ou sur carte GrandVoyageur), ou en billet électronique (à retirer en borne avec laréférence et le nom de famille du voyageur).

L’état du voyage : vous informe si le voyage est en attente(option), en attente d’autorisation, confirmé…

Le récapitulatif du voyage : date et destination.

Le numéro de confirmation de la SNCF ou autrescompagnies ferroviaires (ex : QTMXNR).

Dernier délai pour l’émission du billet de train(Important !!!)

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A partir de cette page, vous pourrez soit vous déconnecter, soitcommencer une nouvelle réservation ou supprimer levoyage.

4. RESERVATIONS

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AVION RECHERCHE DE DISPONIBILITE/TARIF

Vous avez deux options pour larecherche des vols :

1. Aller / Retour : il vous suffit d’entrer dans les champscorrespondants les informations relatives au trajet souhaité(ville de départ, d’arrivée, horaire …)

Fenêtre horaire : vous permet de rechercher les horaires sur une amplitude horaire plus ou moins importante.

Connexion : possibilité de choisir des trajets directs ou avec changement (dès lors où vous choisissez avec changement ‘via’, une fenêtre apparaitra pour que vous puissiez indiquer la ville).

Plus d’options : filtre pour le choix de la classe selon souhait du voyageur ou selon politique voyage et pour la compagnie aérienne préférée.

4. RESERVATIONS

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AVION RECHERCHE DE DISPONIBILITE/TARIF

2. Aller simple/multi destination : ici, cette option vouspropose de réserver seulement un aller simple ou plusieursvols avec différentes destinations ou encore si vous ne revenezpas du même aéroport.

Exemple : Paris => San FranciscoLos Angeles => Paris

Cliquez sur le bouton afin lancer la Recherche.

4. RESERVATIONS

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AVION SELECTION TRAJET

Une nouvelle page s’ouvre avec les disponibilités et tarifs du trajetdemandé :

REMARQUE :Pour le voyage multi-destination, il vous faudratout d’abord choisir le trajet aller, cliquer surcontinuer et ensuite vous pourrez choisir le trajetretour.

4. RESERVATIONS

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AVION SELECTION TRAJET

Lexique des symboles :

Les trajets sont notés de 1 à 10 pour vous permettre deconnaître la pertinence du vol selon vos recherches.

Indique que le tarif et la classe respectent la politiquevoyage.

Indique que le tarif et/ou la classe ne respectent pas lapolitique voyage.

Sélection d’option(s) supplémentaire(s) possible(placement, ajout bagage).

Tarif négocié entreprise.

Durée du vol, nombre d’escale ou indication vol direct, et lelieu de l’escale.

Surclassement.

Et à droite du tableau, lesdifférentes colonnes de prixdisponible sur les vols duparcours demandé.

4. RESERVATIONS

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Il suffit de sélectionner le tarif voulu pourl’aller et le retour, les conditions d’achatsseront ensuite disponibles.

4. RESERVATIONS

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AVION FINALISATION ET ASSURANCES

A l’identique du train, vous pourrez ensuite finaliser laréservation, prendre une assurance (cf. page 17) et l’envoyer envalidation.

LOW COST

Lors de la réservation d’un Low Cost, un code de sécurité voussera demandé.Vous le trouverez lors de l’affichage des disponibilités :

Vous devez l’indiquer en page Finalisation :

4. RESERVATIONS

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LOW COST

La réservation Low Cost est ferme et définitive mêmesi elle n’est pas validée.

Aucun remboursement ne sera effectué de la part de Travel Planetconcernant cette prestation, les conditions générales de vente dela compagnie aérienne s’appliqueront.

Particularité de votre Société :

Visibilité des disponibilités et réservation possible aux seules

personnes habilitées.

4. RESERVATIONS

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VOITURE

En cliquant sur le symbole de la voiture, vous pouvez effectuer laréservation d’une location de véhicule en France ou à l’étranger.

Dans l’encadré prise en charge, indiquez la ville de départ etprécisez si l’agence recherchée est située proche de l’aéroport, etfaites de même pour la restitution.

Vous avez la possibilité de cliquer sur autres options, ce qui vouspermettra de choisir les loueurs (Hertz, Avis ou Europcar) et vospréférences en termes de véhicule.

4. RESERVATIONS

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VOITURE

Ensuite, en cliquant sur chercher, vous allezvoir apparaître un tableau avec toutes lesagences existantes dans la ville choisie(Exemple : Lille), avec leur adresse etl’indication sur le lieu (GARE/CENTREVILLE/AEROPORT).

Cochez sur l’agence de prise en charge et sur l’agence derestitution et cliquez sur Continuer.

4. RESERVATIONS

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VOITURE

Une page avec les disponibilités del’agence sélectionnée précédemments’affichera avec les informations sur levéhicule proposé, son tarif et lesconditions du contrat.

Faites votre choix en cochant la case correspondante et cliquez

sur Ajouter à l’itinéraire.

4. RESERVATIONS

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VOITURE

Cliquez sur le bouton Finaliser le voyage.La page de finalisation s’affichera avec les champs habituels àremplir concernant la facturation et les informations personnelles duconducteur.

5. RECHERCHE D’UN DOSSIER

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Lorsque vous souhaitez retrouver un voyage pourconnaître son statut ou visualiser simplement lesitinéraires, vous pouvez le faire en cliquant surMes voyages.

Vous pourrez filtrer par date, nom du voyage, statut de lademande… afin d’afficher simplement les voyages qui vousintéressent.

En cliquant sur Options vous aurez la possibilité d’afficher lerécapitulatif du voyage, le répéter en changeant les horaires et lesdates ou l’envoyer à un collègue.

Si vous souhaitez annuler le dossier, c’est possible s’il n’est pasencore validé. Cette action est disponible en bas à droite lorsquevous ouvrez le récapitulatif du voyage.

5. RECHERCHE D’UN DOSSIER

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Si vous êtes Chargé de voyage et que voussouhaitez retrouver un voyage pour connaîtreson statut ou visualiser simplement lesitinéraires, vous pouvez le faire via l’ongletChargé de voyage> Rechercher desvoyages.

Deux possibilités vous sont offertes pour visualiser : Vue du calendrier Vue du tableau

5. RECHERCHE D’UN DOSSIER

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Vous pourrez filtrer par Date, Nom du voyageur,Statut de la demande… afin d’afficher simplementles voyages qui vous intéressent.

5. RECHERCHE D’UN DOSSIER

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En cliquant sur la loupe vous pourrezafficher le récapitulatif du voyage, commeci-dessous :

A partir de cet affichage, vous pouvez supprimer le voyage s’il esten attente d’autorisation ou répéter le voyage ce qui vouspermettra d’effectuer une nouvelle réservation identique où vousn’aurez qu’à changer les dates et les horaires.

Autre moyen de retrouver un voyage : vous pouvez égalementsélectionner le voyageur dans l’onglet Chargé devoyage>Préparer un voyage, cliquez sur réserver et vousrendre sur l’onglet Mes voyages et vous trouverez seulement lesvoyages de cette personne.