H2O Modellen · •Projekt är ett uppdrag som utförs av en tillfällig arbetsorganisation för att åstadkomma ett i förväg bestämt resultat. •Projekt i olika former är och

H2O Modellen för hela

systemlivscykelnH2O

Introduktionsutbildning

Innehåll

• H2O Modellen för hela systemlivscykeln

• Varför en modell?

• forts..

• Syfte

• Om H2O Modellen

• H2O Modellen med förklaring

• Beslutspunkter

• Två olika ingångar för att etablerasystemförvaltning

• H2O Införandeprojekt

• Införande projekt

• Projektmetodik vid ett införande

• Projektmetodik-övergripande

• Behovsanalys & kravspecifisering

• Informationssäkerhets-klassning

• Nyttokalkyl

• Upphandling

• Genomförande

• Lanseringsfas –systemet tas i drift

• H2O Systemförvaltning

• Plan för Systemförvaltning

• Avtal/ direktiv

• Mål & Budget

• Utvecklingsbehov & underhåll

• Informationssäkerhets-klassning

• Aktivitets & tidsplanering

• Aktivitetslista

• Uppföljning

• H2O Avvecklingsprojekt

• Avvecklingsprojekt

• Avslutsprocessen

• Avslutsplanering

• Migrering

• Arkivering

• Avveckla

Varför en modell?

Stödjande åtgärder

Man behöver planera för systemets livstid och avveckling.

Börja planera systemens livscykel redan vid införande.

Man behöver ett verktyg för att hålla ordning på allt detta arbete.

Skaffa en systemförvaltningsmodell.

Det finns stora behov av att arbeta mer målstyrt med planerade resurser och på planerad tid

Man behöver arbeta mer i projektform efter en enkel och fungerande modell.

Man behöver öka kvalité och minska sårbarhet med förebyggande arbete, och säkerställa att det blir gjort.

Tillsätt roller med tydliga ansvar, definierade och fördela uppgifter på rätt roller.

En systemförvaltningsmodell är en av föreslagna åtgärder i de IT-granskningar som genomförts i H2O kommunerna.

PåståendeSvar

Varför en modell? forts..

Informationssäkerhet

Man måste öka säkerheten i systemen och informationshanteringen.

Man behöver arbeta mer systematiskt och metodiskt med olika analyser och åtgärder runt systemen som t.ex. kontinuerligt informationssäkerhetsarbete och systematisk kontohantering.

Man behöver säkerställa att informationen i systemen hanteras korrekt och säkerställs för framtiden.

Kartlägg informationsobjekten och dess användning. Säkerställ dokumenthanteringsplaner och gallringsplaner

Nytta & Kostnader

Införande av nya system sker inte alltid efter verksamhetens verkliga behov eller med tillräcklig effektivisering och nytta för att motivera kostnader, utan det är ofta en avgränsad del av behoven som styr.

Man behöver väl fungerande metoder för behovsanalys, kravställning och nyttoanalys.

Det finns mycket dolda kostnader för återkommande underhållsarbete som behöver synliggöras.

Synliggör kostnader genom att identifiera arbeten och planera resurser för återkommande underhållsarbete.

Man behöver få bättre kontroll på kostnader för underhåll och förändringar.

Planera och budgetera för underhåll och förändringar.

PåståendeSvar

Syfte

Modellen ska:• bli en riktlinje för ett mer strukturerat arbetssätt• vara ett stöd och göra systemförvaltningsarbetet lättare och effektivare• ge en bättre kostnadskontroll och bättre effektivitet• säkerställa rätt kompetenser med rätt behörigheter och befogenheter• ge kontroll och uppföljning av informationssäkerheten• främjar för mer samarbete samt möjliggör samverkan över

kommungränser• medvetengöra och höja kompetens inom drift, underhåll & utveckling av

systemet• minska personberoenden och risken för förlorade kunskaper

Om H2O Modellen

H2O Modellen är sammansatt av flera metoder för att stödja kommunerna i ett mer strukturerat arbetet med sina system

Modellen är kommunernas styrande riktlinje för hur verksamheterna ska bedriva system

Modellen ger en enhetlig metod och ett stöd för att underhålla systemet under alla perioder i ett systems livscykel

Modellen har indelats i 3 faser, från införande genom systematiskt systemförvaltningsarbete till avveckling av systemet

Modellen innehåller mallar & verktyg för arbetet i de olika faserna

Beslutspunkt:Avveckling

Beslutspunkt:Systemförvaltnigs-modell [ÅR]

Beslutspunkt:Driftstart

Möten

Dokument

H2O System

Förvaltningsmodell

Införandeprojekt

Avvecklingsprojekt

H2O Modellen




Möten

Dokument

H2O System

Förvaltningsmodell

Införandeprojekt

Avvecklingsprojekt

Införandeprojektet för att utreda behov, kravställa, upphandla och införa.

Men även för att etablera systemförvaltningen.

Detta bedrivs med fördel tillsammans med utvecklare och projektledare.




Möten

Dokument

H2O System

Förvaltningsmodell

Införandeprojekt

Avvecklingsprojekt

Varje årlig cykel i systemförvaltningen bedrivs som ett enkelt projekt där man sätter upp mål

och planerar aktiviteter och resurser.




Möten

Dokument

H2O System

Förvaltningsmodell

Införandeprojekt

Avvecklingsprojekt

Verksamhetsprocesser är HURverksamheten arbetar med systemet

och informationen. Processerna dokumenteras i modellen.




Möten

Dokument

H2O System

Förvaltningsmodell

Införandeprojekt

Avvecklingsprojekt

Informationsobjekt beskriver VADsom hanteras i systemet.

Informationsobjekten är bestående och viktiga, har förekomster och

existerar ofta självständigt. ”Verksamhetens guld”

Dokumenteras i modellen




Möten

Dokument

H2O System

Förvaltningsmodell

Införandeprojekt

Avvecklingsprojekt

IT-Drift representerar den infrastruktur och organisation som krävs för att systemet ska

finnas tillgängligt.(support)




Möten

Dokument

H2O System

Förvaltningsmodell

Införandeprojekt

Avvecklingsprojekt

Genomförande representerar de aktiviteter, rutiner och förändringar som

utförs inom systemförvaltningen.




Möten

Dokument

H2O System

Förvaltningsmodell

Införandeprojekt

Avvecklingsprojekt

Planering och beslut är styrningen av resurser och förändringar i olika

systemförvaltningsmöten, beslutsmöten, planeringsmöten.




Möten

Dokument

H2O System

Förvaltningsmodell

Införandeprojekt

Avvecklingsprojekt

Dokumentation representerar de dokument och checklistor som

skapas utifrån modellens mallar.




Möten

Dokument

H2O System

Förvaltningsmodell

Införandeprojekt

Avvecklingsprojekt

Systemförvaltningsmodellen med metoder, roller och mallar är kärnan

som arbetet kretsar runt.

Beslutspunkter

• Innebär kontinuerliga avstämningspunkter med den strategiska ledning i systemförvaltningsorganisationen ellerstyrgruppen i ett extern projekt

• Beslutspunkterna fungerar som ”grindvakter” innan nästa fas i projektet får påbörjas eller inte

• Berörda på den strategiska nivå blir informerade om progressen och har ett ansvar genom hela projektet att stötta och avgöra projektets framtid

Två olika ingångar för att etablerasystemförvaltning

# Nya system # Befintliga system

1 Behovsanalys 1 Systemförvaltningsmodell

2 Processer 2 Processer

3 Informationsmodellering 3 Informationsmodellering

4 Kravspecifikation 4 Informationssäkerhetsklassning - KLASSA

5 Informationssäkerhetsklassning - KLASSA 5 Risk och sårbarhetsanalys ( av ovan)

6 Risk och sårbarhetsanalys (av ovan) 6 Starta systematiskt systemförvaltningsarbete

7 Förfrågningsunderlag/upphandling 7

8 Systemförvaltningsmodell 8

9 Lansering/produktionssättning av system 9

10 Starta systematiskt systemförvaltningsarbete 10

H2OInförandeprojekt

Införande projekt

Definitionsfas/Förstudie Genomförandefas Lanseringsfas

Behovsanalys- Nulägesanalys- Effektmål,Målgruppsanalys- Processer & rutiner,- Informationsmodellering

Kravspecificering:- Funktionella & Ickefunktionella krav- Tekniska krav

Informationssäkerhetsklassning:- KLASSA-Risk & sårbarhetsanalys

Nyttoanalys Upphandling:- Förfrågningsunderlag- Avtal

Genomförandefas:- Implementering- Test - Utbildning mm

Lanseringsfas:- Lanseringsplan- Överlämning till drift- Systemförvaltningsmodell

BeslutspunktStarta projekt?

BeslutspunktInförande?

BeslutspunktGodkänd leverans?

BeslutspunktDriftsöverlämning?

Projektmetodik vid ett införande• Införande drivs med delar av projektmetodik inom

systemförvaltningsorganisationen eller som ett fullskaligt externt projekt.

• Syftet att utreda verksamhetensbehov, kravställa och upphandla ett system samt införa och lansera systemet mot uppsatta mål.

• Projektet bedrivs med fördel tillsammans med utvecklare och projektledare

• Efter ett införandeprojekt och överlämning till systemförvaltning, kommer system att kontinuerligt utvärderas i de kommande årliga systemförvaltningsprojekten.

Definitionsfas/ Förstudie

Projektmetodik- övergripandeFullskaligt projekt• Projekt är ett uppdrag som utförs av en tillfällig

arbetsorganisation för att åstadkomma ett i förväg bestämt resultat.

• Projekt i olika former är och ska ses som ett bra hjälpmedel för att uppnå ett definierat mål med planerade resurser.

• I projektarbete ger ett strukturerat arbetssätt från start till drift

• Projektmodell innehåller verktyg för kalkylering, planering och uppföljning.

• I projekt följs arbete upp kontinuerligt och analyseras och sist följs måluppfyllnaden upp i en slutrapport. Slutrapporten sammanfattar arbetet och samlar intressanta lärdomar för framtida bruk

Projektmallar:

Checklista för projektledare

• Projektdirektiv• Projektbudget

• Projektplan• Aktivitetsplan• Statusrapport• Lägesrapport• Mötesanteckningar• Styrgruppsprotokoll• Ändringsblankett• Leveransgodkännande

• Slutrapport


Behovsanalys & kravspecifisering

Behovsanalys genomförs för att:

• ett tilltänkt system på bästa möjliga sätt ska stödja ett effektivt och ändamålsenligt arbetssätt.

• och för att undvika att projektet levererar ett system som är tekniskt korrekt men inte stödjer verksamhetens processer.

• Resultatet av analysen och kravarbetet ger en samlad kravspecifisering att använda vid upphandling

Arbetsgång:

1. Nulägesanalys

2. Effektmål och målgruppsanalys

3. Processmodellering

4. Informationsmodellering

5. Rutinbeskrivning & scenario

6. Objekt-rutin-matris

7. Prototyp

8. Kravspecificering• Funktionella krav• Icke-funktionella krav• Tekniska krav


Informationssäkerhetsklassning

• Informationen i kommunens system är ”guldet”.

• Informationen måste säkras

• Informationssäkerhet är de åtgärder som vidtas för att hindra att information läcker ut, förvanskas eller förstörs och för att informationen ska vara tillgänglig när den behövs.

Arbetsgång:

• KLASSA (SKL:s verktyg)• Säkerhetsrelaterade

upphandlingskrav• Handlingsplan med

informationssäkerhetsaktiviteter

• Risk & sårbarhetsanalys (RSA)• Scenarios• Riskbedömning med MSB:s matris• Åtgärdsplan


Nyttokalkyl

• Nyttokalkylen är en del av definitionsfasen/förstudien där dels behovsanalys av verksamhetens behov och en nyttokalkyl krävs om man skall lyckas med ett införande.

• I behovsanalysen case bör en sannolikhetskalkyl finnas med som gör det troligt att en investering är en god idé och ger de nyttoeffekter (kvalitativa och kvantitativa) som man vill uppnå.

• Det är inte minst viktigt i tider då hushållning av resurser krävs och är kraftfullt efterfrågat i den offentliga sektorn.

• I de allra flesta fall vi kommit i kontakt med har svårigheten varit att kunna påvisa de utlovade nyttoeffekterna. Det har heller inte varit möjligt att beskriva, och i reda termer redovisa att man verkligen uppnått de mål som sattes upp inför införandet.

Beslutspunkt

• Presentation av behov & nyttoeffekter för beslut av strategisk ledning i systemförvaltningsorganisationen/styrgruppen om upphandling och start av projekt eller inte.


Arbetsgång:

• Kostnader Nyttor

• Införande Besparing eller inte?

• Utrustning Andra mervärden

• Resurser

• Övrigt

• Analys av förändringen

Upphandling

• Förfrågningsunderlag, FFU(via Inköpscentralen i Västervik)• Stöd av befintliga ramavtal?

• Kravspecifikationer( från behovsanalysen och KLASSA)

• Utvärderingsscenarios & kriterier

• Referenstagning på leverantören

• Avtalstecknande• Huvudavtal inkl bilagor

• Personuppgiftsbiträdesavtal, PuB

• Allmänna villkor, avtal 90

• Informationssäkerhetspolicy


Beslutspunkt

• Avtal tecknas med leverantör av systemet

• Beslut om införandeprojekt

Genomförande

• Installation av hårdvara

• Implementering av mjukvara

• Scenarios & användarfall till testunderlag

• Deltester, Acceptanstest

• Utbildningar för användare och support

• Dokumentation

Genomförandefas

Beslutspunkt

• Acceptanstest genomfört och godkänt av strategisk ledning i systemförvaltningsorganisationen/styrgruppen om lansering eller inte.

Lanseringsfas – systemet tas i drift

• Plan för lansering• Information till intressenter

• Utbildningsinsatser

• Överlämning från projekt till drift

• Etablera en systemförvaltnings-modell

Lanseringsfas

Beslutspunkt(er)• Projektavslut

• Systemförvaltningsmodell etablerad

• Överlämning till drift & förvaltning

godkänt av strategisk ledning i systemförvaltningsorganisationen/styrgruppen.

H2OSystemförvaltning

Systemförvaltningsmodellen

• Systemförvaltningsmodell• Systemförvaltningsorganisation

• Systemförvaltningsplan

• Systemdokumentation

• Strukturerat systemförvaltningsarbete• Mål, budget

• Aktivitetsplanering & uppföljningar

• Kontinuerliga möten

Systemförvaltnings organisation

PartNivå

Verksamhet IT

Strategisk- Budget

SystemägareInformationsägare

Tekniskt ansvarig/systemägare

Taktisk- Beslut

SystemförvaltareRedaktionellt ansvarig

Teknisk systemförvaltare

Operativ SystemadministratörFörvaltningsredaktör

IT-support/Service center[Leverantör]

Strategisk

Taktisk

Operativ

Plan för Systemförvaltning

Systemförvaltningsplan Aktivitetslista

Beslutspunkt Beslutspunkt Beslutspunkt

Direktiv- Systemförvaltningsperiod- Politiska direktiv

Mål & Budget

Informationssäkerhetsaspekter& övriga legala krav

Utvecklingsbehov &underhållsarbete

Aktivitets- & tidsplanering

Aktiviteter:- Förvaltningsstyrning- Användarstöd- Ändringshantering- Drift & underhållSystemförvaltningsmöten- Arbetsmöten- Beslutsmöten

Uppföljning & utvärdering av systemförvaltningsperioden

Beslutspunkt

Avtal/ direktiv

• Etablerad systemförvaltningsmodell• Systemförvaltningsorganisation

• Systemförvaltningsplan

• Systemdokumentation

• Årligplan för ett år i taget

• Planen är planerad av systemförvaltningsorganisationen

• Beslutad och underskriven system-förvaltningsplan är direktivet fördet årliga systemförvaltningsprojektet

Systemförvaltningsplan

Mål & Budget

Budget för aktuellt systemförvaltningsår:

• Investeringar

• Driftskostnader

Mål

• Kortsiktiga mål• Politiskt direktiv

• Legala krav

• Säkerhetskrav

• Verksamhetsmål- nedbrutna från de långsiktiga målen

Mål ska vara mätbara- SMART:a

S- Specifika

M- mätbara

A- accepterade

R- realistiska

T- tidsatta


Utvecklingsbehov & underhåll

• Behov• Prioritera uppkomna behov,

önskemål

• Utvecklingar

• Underhåll• Driftsrelaterade

• Applikationsrelaterade

• Servicefönster

• Uppgraderingar

Vidareutveckling:

Under systemförvaltningsåret ska behov, önskemål etc. fångas på arbets- och beslutsmöten. De ska dokumenteras i systemförvaltningsplanen för att kunna prioriteras och lyftas upp längre fram


Informationssäkerhetsklassning

• KLASSA (SKL:s verktyg)• Revidera handlingsplanen• Prioritera nya aktiviteter• Uppdatera och informera berörda

om en ny klassning av säkerhetsnivåerna gjorts.

• Risk & sårbarhetsanalys, RSA• Revidera åtgärdslistan• Ny riskbedömning av åtgärder• Prioritera nya aktiviteter

Lagkrav.

Systemförvaltaren bör i dialog med den egna verksamheten hålla sig informerad kring ev. lagändringar, nya riktlinjer, policys från myndigheter som kan påverka systemet ur bl.a. säkerhetssynpunkt.


Aktivitets & tidsplanering

• Aktiviteter• Planeras i samarbete inom

systemförvaltningsorganisationen

• Aktiviteter tilldelas av systemförvaltaren

• Tidsplanering• Aktiviteterna ska tidsuppskattas

• Ligger till grund för resursbedömning och resurskostnader


Beslutspunkt• Beslutad & godkänd av den strategiska

ledningen för systemförvaltning

Aktivitetslista

• Aktiviteter• Delas in i kategorier:

• Förvaltningsstyrning

• Användarstöd

• Ändringar

• Drift & underhåll

• Har en återkommande frekvens

• Följs upp under systemförvaltnings-möten:• 2 st arbetsmöten

• 2st beslutsmöten med strategiskledning

Aktivitetslistan kan var ett dokument men kan likväl vara i ett webbformat, exempelvis Trello eller liknande.

Aktivitetslista

Uppföljning

• Måluppfyllnad• Kostnader

• Budget

• Aktiviteter

• Effektmål

• Utvärdering av:• Informationssäkerheten

• Nytta

• Processerna

Beslutspunkt

• Uppföljningen ligger till grund för beslut om nytt årligt systemförvaltningsplan eller starta avvecklingsprojekt


H2OAvvecklingsprojekt

Avvecklingsprojekt

Avslutsfas

Beslutspunkt Beslutspunkt

Avslutsplanering- Checklista för avveckling- Avvecklingsplan

Arkivering:- Närarkiv- e-arkivMigrering

Stäng system- Avvecklingsrapport

Beslutspunkt

Avslutsfas

Avslutsprocessen

Avslutsfas

Avslutsplanering

1. Förbereda avveckling • Samla in information

• Beskriva och analysera konsekvenser

• Upprätta en avvecklingsplan

• Stäm av med arkivarie

• Stäm av omfattning av drift och förvaltning

2. Avvecklingsplan• Genomföra administrativ avveckling

• Genomföra logisk/fysisk avveckling

• Genomföra administrativ avveckling steg 2

3. Uppsägning/förändring av avtal

4. Initiera avvecklingskonsekvenser på kringssystem

5. Fasa ut användare ur applikationen

6. Fasa ut användare ur servern

Beslutspunkt

• Gamla systemet är redo för att stängas ned

Avslutsfas

Migrering

Migrering innebär att delar av eller all information flyttas från ett gammalt system till ett nytt system.

Beslutspunkt

• Gamla systemet är redo för att stängas ned

Arbetsgång:

1. Analysera existerande källsystem, funktionalitet och innehåll

2. Genomför en skillnadsanalys

3. Planera, kommunicera, implementera

4. Exportera innehåll

5. Mappa övrig data, exempelvis metadata, användare och rättigheter

6. Importera innehåll

7. Uppstädning och verifiering

Avslutsfas

Arkivering

7.Arkivera källkod, dokumentation mm

8.Arkivera/gallra information ur systemet• Avställning till närarkivet

• Skriv ut informationen

• Förbered för bevarande

• Överlämna material till arkivarien

• Avställning till e-arkiv• Dokumenthanteringsplan

• Information gallrad

• Information bevarad:

• Utskriven och arkiverad i närakivet

• Bevarad i e-arkiv

Beslutspunkt

• Data gallrad och bevarad. Stäng ned systemet

Avslutsfas

Avveckla

9. Ta bort klienter och server ur alla miljöer

10.Avveckla infrastruktur ( kommunikation)

11.Hantera överbliven utrustning

12.Följa upp aktiviteterna i steg 1

13.Avveckla systemförvaltningsrutinerna

14.Avveckla driftsrutiner

15.Upprätta avvecklingsrapportBeslutspunkt

• Stäng ned systemet.

• Presentation av avvecklingsrapporten

Documents

H2O Modellen · •Projekt är ett uppdrag som utförs av en tillfällig arbetsorganisation för att åstadkomma ett i förväg bestämt resultat. •Projekt i olika former är och