No todos los medios visuales mejoran una presentación. Para que sean eficaces, los apoyos visuales deben:

Ser simples Usar gráficos, íconos y símbolos para reforzar o comunicar un concepto Utilizar palabras clave, no oraciones completas Emplear un sólo concepto por diapositiva o página Contener de 3 a 6 ideas por hoja de rotafolio Usar color, cuando sea posible, pero no en exceso

Actividad: Cree un apoyo visual eficaz

Un apoyo visual eficaz puede ser la clave del éxito de su presentación. Vea si usted conoce las características de un apoyo visual eficaz.

Usted está tratando de convencer a los inversionistas para construir un nuevo teatro en una costosa pero ideal ubicación. Ahora tiene que preparar un apoyo visual eficaz para apoyar su presentación.

Seleccione el texto para crear su visual.

§ El teatro debe estar localizado en el corazón de la ciudad, puesto que la ubicación impulsará las ventas de las entradas al teatro.§ Los teatros de la comunidad crean centros de actividades para la población juvenil. Esta ubicación (centro de la ciudad), es accesible por autobús.

No es la mejor opción. Esta opción utiliza oraciones completas en lugar de palabras clave y expresa múltiples ideas clave.

La ubicación impulsará las ventas de las entradas al teatro

Opción correcta. Es más eficaz limitar su diapositiva a una idea clave utilizando palabras clave.

§ La ubicación es importante;§ Asientos para 2,000 personas;§ Promueve actividades para la población juvenil

No es la mejor opción. Esta opción contiene más de una idea clave.

Seleccione un gráfico para su apoyo visual.

Un sencillo gráfico de barras que muestra la correlación entre la localización del teatro y la venta de entradas.

Opción correcta. Este gráfico transmite claramente la información que respalda la idea clave.

Un gráfico lineal complejo que muestra las estadísticas de venta de entradas de varios teatros, ubicados en diferentes lugares y una fotografía de un teatro.

No es la mejor opción. Esta fotografía no comunica su idea clave de una manera convincente.

Dos gráficos, uno complejo y uno simple, además de una fotografía de un teatro

No es la mejor opción. Este gráfico es complejo y con muchas imágenes, además resulta difícil de leer y puede ser una distracción.

Seleccione una gama de colores para su visual.

Cuatro brillantes y contrastantes colores neón

No es la mejor opción. Esta opción utiliza muchos colores y puede hacer que su apoyo visual distraiga la atención o sea difícil de leer.

Blanco y negro

No es la mejor opción. Este apoyo visual puede beneficiarse del uso de una variedad de colores para crear un interés visual y poner de relieve los puntos clave.

Dos tonalidades del mismo color, una clara y otra oscura.

Opción correcta. Este visual contiene un agradable equilibrio de color. El uso apropiado del color crea un interés visual y pone de relieve los puntos clave.

EnsayoEnsaye hasta que esté listo.

Idea Clave

¿Cuándo le gustaría conocer los puntos débiles, las partes tediosas y los excesos de detalles de su presentación? ¿Antes o después de darla? Ensaye para descubrir y corregir estos problemas por adelantado. Para aprovechar al máximo su ensayo:

Ensaye con los equipos y apoyos visuales que usará en el evento real. Ensaye la presentación completa cada vez que practique. Ensaye en voz alta, y si es posible, frente a un amigo o colega. De lo contrario,

practique con una grabadora de cinta o video. Ensaye hasta que la presentación no suene como si la hubiera memorizado. Concéntrese en el tema y en su deseo de comunicarlo, no en sus apuntes.

Prepárese física y mentalmente

La entrega de una presentación eficaz requiere una preparación mental y física. Por ejemplo:

Visualícese dando una presentación exitosa. Repita para sí mismo afirmaciones positivas como “Estoy relajado y listo”.

Use técnicas de respiración y ejercicios para liberar la tensión a fin de disminuir el estrés.

Pregúntese: “¿Qué es lo peor que podría suceder?” y luego prepárese para esa posibilidad.

Acepte el nerviosismo como algo natural y no intente contrarrestarlo con alimento, cafeína, drogas o alcohol antes de la presentación.

Supere el temor a dar una presentación

Incluso los oradores profesionales se ponen nerviosos. La clave para una presentación exitosa está en cómo manejar el miedo. Considere las siguientes tácticas para ayudarle a superar el temor:

Ensaye su presentación y apréndasela a fondo. Ocúpese de conocer a los asistentes en forma individual, ya sea por teléfono antes

de la presentación o en persona a medida que ingresan a la sala. Anticipe las preguntas y objeciones que tengan más probabilidad de surgir. Prepárese tanto física como mentalmente.

Presentar eficazmenteDirija su presentación

Una vez que se encuentre en la sala con su audiencia y ya preparó sus mensajes, sus materiales y su persona, usted puede concentrarse en hacer la presentación lo más interesante posible. Usted logrará el mejor desempeño si se expresa de manera eficaz, proyecta una imagen positiva y mantiene a su audiencia involucrada.

He aquí algunas sugerencias:

Haga su presentación en tono conversacional. No hable a partir de un libreto. Use sus apuntes sólo en caso necesario. Evite usar jerga o términos que pueden ser desconocidos para el público. Mire a su audiencia y establezca contacto visual. Evite estar detrás del podio, si

puede hacerlo. Cuando desee control o más participación o bien incorporarse al grupo, camine

entre el público. Observe a la audiencia en busca de claves no verbales respecto de su reacción. Emplee gestos de manera relajada y normal y no haga sonar las llaves o monedas en

sus bolsillos. Respire. Eso lo ayuda a relajarse y disminuye el uso de palabras de relleno como

“eem” “este” y “aaa".

Elija cuidadosamente sus palabras

Perspectiva Personal

Si considero lo que hasta ahora ha aprendido en términos del impacto que pueden tener las palabras una vez que llegue a una posición de poder, cualquiera que sea, y la gente esté empezando a prestarle atención a lo que dice, entonces usted necesita convertirse en una persona muy sensible y pensar lo siguiente: 'Si yo fuera el oyente y tomara en cuenta todo lo que he oído de forma absolutamente literal, ¿qué estaría escuchando?' Usted casi necesita decir en su mente las palabras sin ponerles emoción alguna—porque en su mente les está dando un matiz, sea éste gracioso, casual o “off the record”—debe pensar en ellas como si fueran una declaración que pudiera estar en primera plana en el diario de mañana.

Usted tiene que preguntarse: "Si yo estuviera en primera plana en el diarioTIME:00:49], ¿estaría muy avergonzado? y segundo, ¿me estaría lamentando de lo que dije?”

Entre más poderoso se convierta un líder, habrá más gente que estará pendiente de cada una de sus palabras. Como consecuencia de ello, los líderes deben tener cuidado con lo que dicen para evitar posibles confusiones y problemas.

Paul Anderson

Presidente y CEO, Duke Energy

El Sr. Anderson comenzó su carrera en Ford Motor Company, ocupando diversos cargos en las áreas de marketing, ingeniería de producto, finanzas y manufactura desde 1969 a 1972. Fue Gerente de Planificación entre 1972 y 1977 y posteriormente se unió a PanEnergy.

Los siguientes años, el Sr. Anderson ocupó varios roles de liderazgo dentro de la empresa, los cuales lo llevaron a convertirse en Presidente y CEO.Cuando PanEnergy se fusionó con Duke Power en 1997, pasó a ser Presidente y Director de Operaciones de Duke Energy durante un año, después de haber jugado un papel clave de liderazgo durante la fusión.

Luego, en 1998 se trasladó a BHP donde fue director general y CEO hasta 2001, cuando la empresa se fusionó con Billiton. Posteriormente se convirtió en Director General y CEO de BHP Billiton Ltd., (compañía listada en Australia) y BHP Billiton PLC (compañía listada en el Reino Unido) y trabajó ahí hasta su retiro de la empresa en julio de 2002.

El Sr. Anderson regresó a Duke Energy como Presidente y CEO en noviembre de 2003. También participa en el consejo de administración de Qantas Airways.

Utilice su voz

Para utilizar su tono de voz de la mejor manera, considere lo siguiente:

Mantenga un tono natural y conversacional. Hable con volumen suficientemente alto para que todos lo escuchen, en caso de no

tener un micrófono. Pruebe la acústica del lugar cuando ensaye. Utilice un micrófono para cuando hable frente a un grupo o en espacio grande, y

ensaye para encontrar el volumen adecuado del micrófono. Evite hablar demasiado rápida o lentamente. Practique con una grabadora o frente a

un colega para obtener feedback. Sea expresivo. No hable en forma monótona. Suba y baje el tono de su voz para

expresar su idea. Enuncie y pronuncie las palabras con claridad.

Proyecte una imagen positiva

Su confianza en su mensaje y su compromiso con éste se reflejan en su postura y en su lenguaje corporal. Para optimizar su eficacia, cerciórese de hacer lo siguiente:

Proyecte confianza a través de su vestuario y presencia. Asegúrese de que sus expresiones faciales transmitan interés en el público. Si está

demasiado nervioso para mirar a todo el público, concéntrese en algunas personas. Mantenga contacto visual con miembros de la audiencia.

Mantenga a la audiencia interesada

Asegúrese de que haya terminado de hablar antes de que su audiencia haya terminado de escuchar.—Dorothy Sarnoff

La mayoría de los oradores deben enfrentar a uno o varios participantes difíciles: los que dejan de prestar atención, los agotados o los que están tan ocupados que están pensando en otros asuntos urgentes. Es probable que las personas que calcen con estas descripciones no escuchen lo que usted tenga que decir a menos que tome medidas para captar su atención y mantenerla

Para mantener un alto nivel de atención de su audiencia:

Cambie lo que está haciendo. Por ejemplo, haga una pausa repentina o cambie su tono de voz.

Proponga una votación a mano alzada Agregue humor Use analogías y ejemplos vívidos Incorpore historias personales Emplee datos estadísticos convincentes y testimonios expertos Utilice apoyos visuales, como las ilustraciones, tablas y gráficos eficazmente Haga una pregunta

Las preguntas provenientes de la audiencia pueden involucrar a los oyentes y al mismo tiempo ofrecerle a usted la oportunidad de entregar más detalles en las áreas que les interesan. No obstante, es esencial estar bien preparado para las preguntas que le formulen.

Actividad: Evaluar una presentación

(hablando en un tono conversacional, utilizando cambios en las inflexiones de voz)

Buenas tardes y gracias por venir. Mi nombre es Marianne Chiu y he sido directora de reclutamiento para la compañía Treaty Elm Financial durante cinco años. Estoy aquí hoy para hablar con ustedes acerca de nuestro proceso de reclutamiento para que ustedes, como nuevos ejecutivos, puedan contratar a las personas que necesiten para sus equipos.

Antes de empezar, um, ¿cuántos de ustedes necesitan de forma inmediata, un nuevo miembro en su equipo?

Parece que alrededor de un tercio de ustedes.

¿Cuántos de ustedes saben de una vacante que se abrirá en su equipo en las próximas seis semanas?

Alrededor de diez de ustedes.

Uh, bueno, si no tienen una necesidad aún, créanme que la tendrán.

Ok, um, el primer paso en el proceso de contratación es identificar qué tipos de BI se requieren del candidato que será entrevistado para saber si puede hacer el trabajo para el cual está contratando.

Si ustedes no están seguros qué tipo de BI corresponde a cada función, o no saben lo que es un BI, simplemente consulten la sección de reclutamiento de Treatry Elm la cual se encuentra online.

A continuación, ingresen en la intranet de la empresa y registren el req. en el sistema. Asegúrense de incluir su número TKM, para que sepamos quién es. El req. será remitido a un reclutador y a su superior para que la apruebe. Llegado a este punto es mejor que ustedes le envíen al ejecutivo encargado de la aprobación un email para dejarle saber que esté atento a la solicitud de personal que está en proceso y que pronto le será enviada.

¿Cuál de las siguientes es una conducta eficaz cuando se da una presentación?

Hablar a partir de un libreto

No es la mejor opción. Hacer referencia a sus notas continuamente durante toda la presentación rompe la conexión entre el orador y la audiencia.

Uso de jerga profesional

No es la mejor opción. El uso de jerga profesional puede excluir a ciertos miembros de la audiencia de la comprensión de una presentación y debe evitarse siempre que sea posible.

Incorporar historias personales

Opción correcta. Incorporar historias personales hace que los conceptos abstractos sean más vivos para el público y atraen su atención.

¿Cuál de las siguientes no es una conducta eficaz cuando se da una presentación?

Uso del movimiento para mantener interesada a su audiencia

No es la mejor opción. Ésta es una conducta eficaz. El uso del movimiento mientras se hace una presentación, puede ayudar a cautivar al público y prevenir al presentador de realizar pequeños movimientos nerviosos que distraen.

Variación entre hablar demasiado rápida o lentamente

Opción correcta. Aunque la variación de ritmos en el discurso es una conducta de presentación efectiva, el expositor debe evitar hablar demasiado rápido o lento durante su discurso.

Hacer preguntas

No es la mejor opción. Ésta es una conducta eficaz. Cuando el expositor hace preguntas a su audiencia atrae su atención y establece la relevancia de su presentación.

Cómo manejar las preguntas