Halamn

7/26/2019 Halamn

1/10

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sejalan dengan meningkatnya era globalisasi dan arus informasi yang

sedemikian pesatnya mengakibatkan tugas dan tanggung jawab pemerintah dalam

bidang tata usaha semakin kompleks baik dalam kualitas maupun kuantitasnya.

Hal ini menuntut aparatur pemerintah memiliki kinerja yang lebih baik sehingga

dapat memberikan pelayanan yang berkualitas. Upaya aparatur pemerintah dalam

meningkatkan pelayanan berkualitas sering kali terkendala dengan lemahnya

kompetensi Sumber Daya Manusia (SDM) aparatur negara. Itu sebabnya

diperlukan upaya untuk meningkatkan kompetensi SDM dalam memberikan

pelayanan kepada pelanggan. Menurut Undang!Undang "o. #$ %ahun #&&'

tentang pelayanan publik menjelaskan bahwa

*elayanan *ublik bahwa sebagai upaya untuk meningkatkan

kualitas dan menjamin penyediaan pelayanan publik sesuai

dengan asas!asas umum pemerintahan dan korporasi yang baik

serta untuk memberi perlindungan bagi setiap warga negara dan

penduduk dari penyalahgunaan wewenang di dalam

penyelenggaraan pelayanan publik diperlukan pengaturan hukum

yang mendukungnya.+

,alaupun dalam kualitas pelayanan sampai saat ini masih belum sesuai

dengan harapan tetapi pemerintah senantiasa memperbaiki tingkat kinerja

pelayanan. *elayanan merupakan perlakuan yang hasilnya diberikan untuk

kepentingan orang lain baik perorangan maupun kelompok atau masyarakat.

-erdasarkan eputusan Menteri *endayaan /paratur "egara "o. 01 %ahun #&&1

tentang pelayanan umum adalah

1

7/26/2019 Halamn

2/10

2

pelayanan umum adalah segala bentuk kegiatan pelayanan yang

di laksanakan oleh instansi pemerintah di pusat di daerah dan di

lingkungan badan usaha milik negara2daerah dalam bentuk barangatau jasa dalam rangka pemenuhan kebutuhan masyarakat

maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan peraturan

perundang!undangan.+

Menurut asmir (#&&3 4$) *elayanan diberikan sebagai tindakan atau

perbuatan seseorang atau organisasi untuk memberikan kepuasaan kepada

pelanggan+. %indakan tersebut dapat dilakukan dengan memberikan pelayanan

se5ara langsung kepada pelanggan. "amun dalam prakteknya instansi pemerintah

penyelenggara pelayanan masih ada kekurangan dalam melaksanakan tugas dan

fungsinya dalam bidang tata usaha. Salah satunya dalam memberikan pelayanan

tata usaha yang berkualitas kepada pegawai lainnya. *elayanan yang berkualitas

apabila sudah memenuhi kebutuhan pelanggan. Hal ini terjadi di antor

*elayanan *eri6inan %erpadu ota %anjung balai pelayanan yang diberikan oleh

tata usaha kepada pegawai di bidang lainnya belum terlihat maksimal dapat di

lihat dari pelayanan dalam melakukan proses penomoran surat i6in yang tidak

langsung di proses karena buku i6in di simpan oleh satu orang pegawai yang

bertugas memberikan nomor i6in jarang datang tepat waktu penerimaan surat

masuk jarang di proses langsung oleh pegawai arsip. *ara pegawai di bidang lain

yang membutuhkan surat!surat untuk kepentingan instansi sulit ditemukan

kembali dengan mudah oleh pegawai arsip.

7enomena tersebut terjadi saat melaksanakan magang pada tanggal ## 8uni

#&4$ di antor *elayanan *eri6inan %erpadu ota %anjung -alai pelayanan yang

diberikan oleh pegawai arsip dalam bagian tata usaha kurang maksimal dalam

melayani sehinggga banyak pegawai di bidang lain yang mengeluh dengan

7/26/2019 Halamn

3/10

3

pelayanan yang diberikan. Di lihat dari kemampuan sarana fisik seperti ruangan

lemari buku danfiling cabinetbelum dipergunakan sebagaimana mestinya oleh

pegawai masih banyak lemari arsip yang kosong dan tidak di isi dengan fileyang

dibutuhkan pegawai tidak ada pemisahan berkas sehingga ketika dibutuhkan oleh

pegawai untuk kelan5aran akti9itas instansi kesulitan dalam menemukan kembali

karena disatukan dalam ordner. *egawai belum memberikan pelayanan sesuai

dengan waktu yang ditentukan dan tidak memberikan pelayanan yang sama untuk

semua pelanggan pada saat melayani dan penyampaian informasi kepada setiap

pelanggan juga kurang baik sehingga banyak pelanggan menunggu keputusan

yang tidak jelas. *egawai juga kurang memiliki sikap dan sopan santun yang baik

dalam memberikan pelayanan sehingga pelanggan merasa tidak diperdulikan.

*ada dasarnya untuk men5apai kualitas pelayanan yang baik suatu instansi

yang bergerak di bidang pelayanan perlu mempertimbangkan beberapa faktor!

faktor yang mempengaruhi kualitas pelayanan diantaranya adalah faktor sarana

dalam mendukung pelayanan dan kompetensi atau keterampilan petugas. Di

mana faktor sarana dalam mendukung pelayanan adalah penataan arsip

merupakan proses mengklasifikasi dan mengatur arsip dalam suatu tatanan yang

sistematis dan logis serta menyimpannya dalam suatu tempat yang aman agar

arsip tersebut dapat se5ara 5epat ditemukan saat dibutuhkan meliputi dari sistem

penataan arsip penyimpanan arsip dan penemuan kembali arsip. /rsip tidak

hanya disimpan dan dikumpulkan menjadi satu tempat. /rsip perlu ditata

sedemikian rupa dan penyimpanannya dengan rapi dan mudah ditemukan

kembali. "amun kenyataannya tata usaha di antor *elayanan *eri6inan %erpadu

7/26/2019 Halamn

4/10

4

sistem penataan arsip belum efektif dapat di lihat dari sarana dan prasarana arsip

susah ditemukan kembali ketika dibutuhkan dengan kondisi yang baik pegawai

arsip yang tidak memiliki kemampuan dalam bidang kearsipan. Setiap organisasi

pemerintahan maupun swasta mempunyai sistem penataan arsip yang berbeda!

beda. Meskipun sarana dan prasarananya lengkap tetapi petugas arsip tidak

memiliki kemampuan dalam menangani pengarsipan juga tidak akan berjalan

dengan lan5ar.

Sistem penataan arsip yang digunakan oleh tata usaha antor *eri6inan

*elayanan %erpadu ota %anjung -alai menggunakan dua sistem penyimpanan

yaitu sistem nomor dan sistem subjek. Sistem yang digunakan tersebut masih

belum efektif untuk digunakan dalam penataan arsip karena dalam penemuan

kembali arsip yang di pinjam untuk keperluan instansi belum tertata dengan rapi

dan mudah ditemukan kembali. *ersiapan dalam penyimpanan arsip juga kurang

diperhatikan sehingga berkas yang bertumpuk di meja dan dimasukkan ke dalam

ordner tanpa diklasifikasi terlebih dahulu. -erkas!berkas yang sudah dimasukkan

ke dalam ordner tersebut ada yang belum di disposisi oleh pegawai arsip. Setelah

itu pegawai di bidang lain yang membutuhkan arsip!arsip maupun berkas tanpa

meminta i6in dengan pegawai arsip dan mengetahui 5ara penemuan kembali arsip.

Dalam melakukan penataan arsip tidak terlepas dari pegawai yang memiliki

kompetensi di bidang kearsipan. *egawai yang memiliki kompetensi di bidang

kearsipan akan menggunakan sistem penataan arsip yang baik. Di dalam

kantor bagian tata usaha tidak seluruh pegawai yang bertugas

menangani kearsipan ditempatkan dibidangnya. Pegawai yang

7/26/2019 Halamn

5/10

5

mendapat tugas di dalam tata usaha banyak yang memiliki latar

belakang pendidikan yang berbeda dengan bidang keahliannya,

karena pekerjaan dalam menangani kearsipan adalah hal yang di

anggap mudah dan cukup dilaksanakan oleh pegawai yang

kemampuanketerampilannya biasa saja dan tidak diperlukan

mempunyai pendidikan khusus ilmu kearsipan. Sedangkan petugas

arsip yang memiliki kemampuan dalam menata arsip akan mempengaruhi

efekti9itas dan efisiensi arsip sehingga arsip!arsip yang di tata benar!benar

merupakan arsip yang berbobot bermutu dan bernilai guna baik pihak intern

maupun pihak ekstern.

-erdasarkan data yang di peroleh dari bagian tata usaha di antor *eri6inan

*elayanan %erpadu ota %anjung -alai sebagian besar pegawai lulusan perguruan

tinggi jadi tingkat pendidikan pegawai arsip dapat dilihat pada tabel berikut

Tabel 1. Jenjang Pendidikan Pegawai Arsip di Kantr Peri!inan

Pela"anan Terpad# Kta Tanj#ng Balai

"o Unit kerja*egawai

arsip

*endidikan terakhir

SM/ S4

4 -agian %ata Usaha 3 4 1

# -agian euangan 1 ! 1

8umlah : 4 0

Sumber: Tata Usaha Kantor Perizinan Pelayanan Terpadu Kota TanjungBalai

Dari tabel di atas dapat di lihat bahwa pegawai arsip pada setiap unit kerja

sudah memiliki jenjang pendidikan yang tinggi. Dapat di lihat dari pegawai arsip

yang memiliki jenjang pendidikan pada tingkat SM/ (Sekolah Menengah /tas)

hanya 4 orang dan yang menempuh jenjang pendidikan S4 (Strata 4) sebanyak 0

orang. Dari jenjang pendidikan tersebut masih ada yang pegawai yang

7/26/2019 Halamn

6/10

!

ditempatkan tidak sesuai dengan bidang keilmuan. %erutama dalam bagian tata

usaha tidak semua pegawai yang memiliki jenjang pendidikan yang berdasarkan

keahlian dibidang kearsipan. Masih banyak pegawai yang memiliki jenjang

pendidikan yang tidak sesuai dengan keahlian di bidang kearsipan.

-erdasarkan hasil wawan5ara dengan a. Subbag %ata Usaha mengenai

kompetensi pegawai arsip di antor *eri6inan *elayanan %erpadu ota %anjung

-alai masih kurang efektif dan efisien karena pegawai arsip dalam tata usaha

tidak memiliki kemampuan dalam bidang kearsipan. -ahkan dalam menangani

kearsipan merupakan lulusan bahasa indonesia dan lulusan matematika. 8adi tidak

semua memiliki keilmuan di bidang kearsipan dan pegawai arsip belum

seluruhnya mendapatkan pelatihan.

-erdasarkan data yang diperoleh dari bagian tata usaha di antor

*eri6inan *elayanan %erpadu ota %anjung -alai sebagian dari pegawai arsip

sudah mengikuti pelatihan bidang kearsipan dapat di lihat dari tabel berikut ini.

Tabel $. Pegawai Arsip "ang %engik#ti Pelati&an Bidang Kearsipan di

Kantr Peri!inan Pela"anan Terpad# Kta Tanj#ng Balai

"o Unit kerja*egawai

arsip

*egawai yang

mengikuti pelatihan

4 -agian %ata Usaha 3 #

# -agian euangan 1 #

8umlah : 3

Sumber: Tata Usaha Kantor Perizinan Pelayanan Terpadu Kota Tanjung

Balai

Dari tabel di atas dapat di lihat bahwa pelatihan bidang kearsipan pegawai

arsip belum seluruhnya mengikuti. Dari beberapa pegawai arsip hanya 3 (empat)

orang saja yang mengikuti pelatihan. *egawai arsip yang sudah mengikuti

pelatihan mengaplikasikan ilmu yang di dapat dari pelatihan tetapi mengajarkan

7/26/2019 Halamn

7/10

"

hanya se5ara garis besar saja. Sehingga pegawai yang lain merasa kebingungan

ketika pegawai arsip yang lain berhalangan hadir. *egawai arsip yang tidak

memiliki kompetensi dalam bidang kearsipan kesulitan dalam memberikan

pelayanan dalam peminjaman surat penting untuk kepentingan instansi dan

menemukan kembali arsip yang dibutuhkan.

8adi dari fenomena di atas dapat di lihat bahwa sistem penataan arsip

belum tertata rapi karena kompetensi pegawai dalam menangani arsip juga masih

belum optimal karena tidak seluruhnya pegawai mengikuti pelatihan dalam

menangani kearsipan. Untuk pelayanan kearsipan juga belum maksimal karena

pada saat peminjaman berkas yang dibutuhkan waktu yang lama untuk

menemukannya kembali dan arsip pun banyak yang sudah rusak karena

pemeliharaan arsip kurang baik. Sehingga pelayanan dalam penanganan kearsipan

dengan kompetensi pegawai arsip yang tidak memiliki bidang kearsipan di antor

*eri6inan *elayanan %erpadu ota %anjung -alai belum maksimal.

B. Identi'ikasi %asala&

-erdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas maka dapat di

identifikasi beberapa masalah sebagai berikut

4. /pakah arsip yang tidak dapat ditemukan kembali berpengaruh terhadap

kualitas pelayanan pada -agian %ata Usaha di antor *eri6inan *elayanan

%erpadu ota %anjung -alai;

#. /pakah sarana dan prasarana dalam penataan arsip berpengaruh terhadap

kualitas pelayanan pada -agian %ata Usaha di antor *eri6inan *elayanan

%erpadu ota %anjung -alai;

7/26/2019 Halamn

8/10

#

1. /pakah pegawai arsip yang tidak memiliki kemampuan di bidang

kearsipan berpengaruh terhadap kualitas pelayanan pada -agian %ata

Usaha di antor *eri6inan *elayanan %erpadu ota %anjung -alai;

3. /pakah penataan arsip berpengaruh terhadap kualitas pelayanan pada

-agian %ata Usaha di antor *eri6inan *elayanan %erpadu ota %anjung

-alai;

$. /pakah kompetensi petugas arsip berpengaruh terhadap kualitas pelayanan

pada -agian %ata Usaha di antor *eri6inan *elayanan %erpadu ota

%anjung -alai;

0. /pakah ada pengaruh penataan arsip dan kompetensi petugas arsip

terhadap kualitas pelayanan pada bagian tata usaha di antor *eri6inan

*elayanan %erpadu ota %anjung -alai ;

(. Pe)batasan %asala&

-erdasarkan latar belakang dan identifikasi masalah di atas maka

perlu diadakan pembatasan masalah. Hal ini dimaksudkan untuk memperjelas

permasalahan yang ingin di teliti untuk men5apai tujuan yang diinginkan dan

tidak menyimpang dari ruang lingkup penelitian yang dilakukan maka

pembahasan ini di batasi padapengaruh penataan arsip dan kompetensi

petugas arsip terhadap kualitas pelayanan pada -agian %ata Usaha di antor

*eri6inan *elayanan %erpadu ota %anjung -alai.

*emilihan kedua faktor tersebut didasarkan pada pada pertimbangan

penataan kearsipan dan kompetensi petugas arsip merupakan faktor yang

bermasalah dan se5ara teori kedua faktor ini di duga mempengaruhi kualitas

pelayanan.

D. Per#)#san %asala&

7/26/2019 Halamn

9/10

$

-erdasarkan latar belakang di atas maka peneliti merumuskan

permasalahannya sebagai berikut

4. /pakah terdapat pengaruh penataan arsip penataan arsip terhadap kualitas

pelayanan pada bagian tata usaha di antor *eri6inan *elayanan %erpadu

ota %anjung -alai;

#. /pakah terdapat pengaruh kompetensi petugas arsip terhadap kualitas


ota %anjung -alai;1. /pakah terdapat pengaruh penataan arsip dan kompetensi petugas arsip

terhadap kualitas pelayanan pada bagian tata usaha di antor *eri6inan

*elayanan %erpadu ota %anjung -alai;

E. T#j#an Penelitian

Sesuai dengan permasalahan yang akan di teliti dan informasi yang

diharapkan maka penelitian ini bertujuan untuk mengetahui

4. *engaruh penataan arsip terhadap kualitas pelayanan pada -agian %ata

Usaha di antor *eri6inan *elayanan %erpadu ota %anjung -alai.

#. *engaruh kompetensi petugas arsip terhadap kualitas pelayanan pada

bagian tata usaha di antor *eri6inan *elayanan %erpadu ota %anjung

-alai.

1. pengaruh penataan arsip dan kompetensi petugas arsip terhadap kualitas


ota %anjung -alai.

*. %an'aat Penelitian

Manfaat dari penelitian ini adalah

4. -agi peneliti peneliti berharap dapat menambah pengetahuan dalam

bidang ilmu yang sedang digeluti khususnya mengenai pengaruh penataan

7/26/2019 Halamn

10/10

1%

arsip dan kompetensi petugas arsip terhadap kualitas pelayanan pada

bagian tata usaha.#. -agi akademis dapat menambah wawasan ilmu bagi dunia akademik

mengenai pengaruh penataan arsip dan kompetensi petugas arsip terhadap

kualitas pelayanan pada bagian tata usaha.

1. -agi antor *eri6inan *elayanan %erpadu ota %anjung -alai peneliti

berharap dapat memberikan kontribusi yang bisa memberikan perbaikan

dan perubahan yang positif pada organisasi pemerintahan tempat peneliti

melakukan penelitian.

4. -agi peneliti selanjutnya penelitian ini dapat dijadikan referensi atau

pertimbangan untuk penelitian selanjutnya.

Documents

Halamn