IN DIT HANDBOEKBESTUREN EN ORGANISERENVRIJWILLIGERSBELEID COMMUNICATIE FONDSENWERVING WET- EN REGELGEVING EVENEMENTEN SOCIALE MEDIA MAATSCHAPPELIJKE STAGE (MaS) NETWERKEN

HANDBOEK VOOR

VRIJWILLIGERSORGANISATIESSERVICEPUNT VRIJWILLIGERS VLAARDINGEN

handboek voor

vrijwilligersorganisatiesservicepunt vrijwilligers vlaardingen

Tekst en redactie: JSO en Servicepunt Vrijwilligers Vlaardingen Uitgave: december 2012, gemeente VlaardingenCheck www.vlaardingen.nl/vrijwilligers voor de meest recente versie online.

DISCLAIMEROvername van informatie uit dit handboek is toegestaan als u daarbij de bron ver-meldt. Dit handboek is samengesteld met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Desondanks kunnen de redactie, tekstschrijver en uitgevers geen verantwoorde-lijkheid aanvaarden voor eventuele schade als gevolg van fouten in dit handboek. Check www.vlaardingen.nl/vrijwilligers voor de meest recente versie online.

COLOfOnUitgave: december 2012, gemeente VlaardingenTekst en redactie: JSO en Servicepunt Vrijwilligers VlaardingenGrafische Vormgeving: Vers OntwerpIllustraties: flos VingerhoetsDruk: drukgroep Maasland

voorwoord Met genoegen bied ik u dit handboek aan. een praktisch naslag-werk dat is ontwikkeld en samengesteld ter onder steuning voor u als vrijwilligersorganisatie. het handboek met informatie over onder meer beleid, wet- en regelgeving, fondsenwerving en communicatie helpt u bij het professioneel organiseren van vrijwilligerswerk.

vlaardingen telt duizenden vrijwilligers, jong en oud. op talloze wijzen zetten zij zich in voor de samenleving. Zij helpen en werken in allerlei organisaties. van wijkcentra tot zorg-instellingen en bij sport verenigingen tot bij mensen thuis. vlaardingen kan niet zonder vrijwilligers. stuk voor stuk zijn ze van grote waarde.

goed georganiseerd vrijwilligerswerk komt de kwaliteit ten goede. ik hoop dan ook dat u zich laat inspireren door dit hand boek en dat u er uw voordeel mee kunt doen.

Met vriendelijke groet, wethouder cees oosterom

vo o r wo o r dpag i n a 5

voorwoord 5inhoud 7

1. besturen en organiseren 9Het oprichten van een vrijwilligersorganisatie 11Besturen 14financiële zaken 18Subsidie en sponsoring 20Beleid en planning 22

2. vrijwilligersbeleid 25Werven van vrijwilligers: Binnenhalen 27Introductie: Begeleiden 30Behouden van vrijwilligers 31Vrijwilligersadministratie 35Vrijwilligers met een uitkering 36Vrijwilligersbonus 36Onkostenvergoeding 36

3. coMMunicatie 39Visuele identiteit 42Communicatieplan 43Communicatiemiddelen 47Contacten met de media 57Persberichten 59

4. Fondsenwerving 65Sponsorbeleid 67De aanvraag 69fondsenwervingsproces 72Praktische tips bij fondswerving 73Tips om verder te zoeken 74

5. wet- en regelgeving 79Arbowetgeving 81Risico-inventarisatie 81Aansprakelijkheid 82

Auteursrecht 85Belastingen 85Warenwet 86Drank- en Horecawet 87Verzekeringen 88Lokale regelgeving 89

6. eveneMenten 91Van idee tot concept 93Vergunningen en verzekeringen 97Verkeersregelaars 100na afloop 101

7. sociale Media 103Wat is sociale media 106Verschillende soorten sociale media 106Inzetten van sociale media 107Sociale media binnen uw organisatie 108Sociale media als onderdeel van uw communicatie 111Sociale media in termen 111

8. Maatschappelijke stage 113Wat levert het op? 116Wie is verantwoordelijk? 117Wat vraagt het van uw organisatie? 119Het Servicepunt Vrijwilligers 120

9. netwerken 125Wat is netwerken? 128Waarom netwerken? 128Wat levert het op? 129Hoe netwerken? 129netwerken onderhouden 130Samenwerken 131Samenwerken met bedrijfsleven 131Servicepunt Vrijwilligers Vlaardingen 132Wat moet u niet doen bij netwerken 133

inhoud

H O O FDS T U K 1B e S T U r e n e n O r g a n i S e r e n Pag i n a 9

1. BeSTUren en OrganiSeren 1.1 Hetoprichtenvaneenvrijwilligersorganisatie 111.2 Besturen 141.3 Financiëlezaken 181.4 Subsidieensponsoring 201.5 Beleidenplanning 22

H O O FDS T U K 1B e S T U r e n e n O r g a n i S e r e n Pag i n a 11

Het bestuur zorgt voor een goede coördinatie van de werk ­zaamheden en de financiële huishouding. Het bestuur bepaalt, samen met de leden, de koers van de organisatie, maar zorgt er ook voor dat er financiële verantwoording wordt afgelegd. Maar bij het uitvoeren van werk zaamheden komen er meer zaken kijken dan alleen de bestuurstaken. Daarom is er ook aandacht voor de praktische kant van besturen. Want hoe plant u uw activiteiten en welke rol speelt het maken van beleid in dit proces?

1.1 HeT OPricHTen van een (vrijwilligerS)OrganiSaTie

Erzijnveleredenenomuworganisatietewillenformaliserenineenofficiëlerechtsvorm.Zokanhetzijndatdeorganisatietegrootwordtvooreenorganisatorofdatuinaanmerkingwiltkomenvoorfinanciering.

Hetdoelvanuworganisatiebepaaltmedederechtsvormdieukiest.Alsvrijwilligersorganisatiekuntukiezenuiteentweetalrechtsvormenmetelkeenandereinvalshoek.

Elkevrijwilligersorganisatieisandersenhetisdaaromaanteradenomvoorafvoldoendeengoedadviesintewinnenoverwelkerechtsvormhetbestebijuwinitiatiefpast.Ukuntmeerinformatieverkrijgenoverdeverschillenderechtsvormenbijeennotaris,juristofbijdeKamervanKoophandel(KvK).

VergeetnietuworganisatieookaantemeldenbijhetServicepuntVrijwilligers.Zoblijftuopdehoogtevandelaatsteontwikkelingenindegemeente!

recHTSvOrmenAlsuheeftbeslotenomuwinitiatiefteformaliserenkuntualsvrijwilligersorganisatiekiezenuittweerechtsvormen;destichtingendevereniging.Hieronderwordendeverschillentussendebeiderechtsvormenverderuitgewerkt.

TiP: maak gebruik van service clubs, voor advies en onder­steuning zoals: www.lionsclub­vlaardingen.nl, www.rotaryvl80.nl/pgs

TiP: als er een lande­lijke of regionale koepelorganisatie bestaat voor uw activiteiten kunt u ook daar informeren naar de keuzes van andere organisaties. Door u aan te sluiten bij een koepel organisatie blijft u op de hoogte van de ontwikke­lingen en activiteiten op uw werk terrein. Ook bieden deze organisaties vaak veel kennis, informatie en ondersteuning.

H O O FDS T U K 1B e S T U r e n e n O r g a n i S e r e n Pag i n a 12

StichtingEenstichtingiseenrechtsvormzonderleden.Hierdoorheefthetbestuurbinneneenstichtingabsolutezeggenschap.Datmaaktderechtsvormvaneenstichtingzeergeschiktvooractiviteitenalsbelangenbehartigingofhetfinancierenvanactiviteitenofdiensten.Eenstichtingmagwinstmaken,maardezemagmennietuitkerenaandeoprichter,bestuurdersofderden.Welmagdewinstwordengebruiktomsocialeofideëledoelenteondersteunenofactivitei­tentefinancieren.Letop:ditisveelalniethetgevalalsudeinkom­stenuitsubsidieontvangt.

Hetontbrekenvanledenhoeftniettebetekenendaterhelemaalgeencontroleisophetbestuurvaneenstichting.Vaakvragenfinanciersofsubsidieverstrekkersomeenjaarverslageneenjaar­rekening.Dezemoetengecontroleerdzijndooreenaccountant.Daarnaastishetbestuurgebondenaandestatutenvandestich­ting.Indestatutenwordtonderanderevastgelegdwatdedoel­stellingisvandestichtingenwatdeuitgangspuntenzijn.Alseenbestuurdestatutennegeertkanhetdoorderechterofhetopen­baarministerietotdeordegeroepenworden.

Oprichting van een stichtingDeoprichtingvaneenstichtingverlooptviaeennotaris.Bijdenotarislaatueenakteopstellenmetdeverklaringdatudestich­tinginhetlevenroeptenwordendestatutenvastgesteld.MetdeaktevandenotariskuntudestichtinginschrijvenbijdeKamervanKoophandel.Indestatutenkomtondermeertestaan:• Denaamvandestichting;• Hetdoelvandestichting;• Deregelsoverhetbenoemenenontslaanvanbestuurders;• Devestigingsplaats;• Deregelsoverdeopheffingvandestichting.VoormeerinformatieoverdeinhoudvandestatutenkuntuterechtbijeennotarisofdeKamervanKoophandel.

verenigingTenopzichtevandestichtingishetgrootsteverschildateenver­enigingledenkent.Deleden,diegezamenlijkdealgemeneleden­vergaderingvormen,zijndehoogstemachtbinnendevereniging.Hetbestuurlegtminimaaleenmaalperjaarverantwoordingoverfinanciënenbeleidafaandealgemeneledenvergadering.

H O O FDS T U K 1B e S T U r e n e n O r g a n i S e r e n Pag i n a 13

HetNederlandserechtkenttweetypenverenigingen:• Verenigingmetvolledigerechtsbevoegdheid;Opgerichtbij

notariëleakteeningeschrevenbijdeKamervan Koophandel• Verenigingmetbeperkterechtsbevoegdheid.Deverengingis

nietopgerichtbijnotariëleakte

Eenverenigingmetvolledigerechtsbevoegdheidiseenzelfstandigrechtspersoon.Ditbetekentdatdeverenigingzelfgebouwenmagbezittenenbijvoorbeeldookerfenissenkanontvangen.Ookzijndebestuursledenniethoofdelijkaansprakelijkvoorschuldenvandevereniging.

Eenverenigingmetbeperkteaansprakelijkheidkangeeneigengebouwenofandereregistergoederenbezittenofeenerfenisontvangen.DebestuursaansprakelijkheidkanwordenbeperktdoordevereniginginteschrijvenbijdeKamervanKoophandel.Echterblijvendebestuursledenaansprakelijkvoordeschuldenvandevereniging.

Deoprichtingvaneenverenigingmetvolledigerechtsbevoegdheidzalvoordemeesteinitiatievendevoorkeurgenieten.Alsbestuurs­lidlooptuzelfminderaansprakelijkheidsrisico’sendeverengingkanzelfstandigbezit,zoalseenclubhuis,verwerven.

Oprichtingvaneenverenigingmetvolledigerechtsbevoegdheidverlooptviadenotaris.Denotarisstelteenakteopmetdaarinvermeld:• Naamenvestigingsplaats;• Hetdoelvandeverenging;• Deverplichtingenvandeleden(contributiee.d.);• RegelsoverdeAlgemeneLedenVergadering;• Regelsoverhetbenoemenenontslaanvanbestuurders;• Regelsomtrentdeontbindingvandevereniging;

MetdezenotariëleakteschrijftudevereniginginbijdeKamervanKoophandel.

H O O FDS T U K 1B e S T U r e n e n O r g a n i S e r e n Pag i n a 14

1.2 BeSTUren

Elkeverenigingheefteenbestuur.Datheeftdedagelijkseleidingoverdeorganisatieendraagtzorgvoorhetnastrevenvandedoel­stellingen.

SamenSTelling van een BeSTUUrElkbestuurbeschiktovertenminsteeenvoorzitter,penningmeesterensecretaris.Daarnaastishetmogelijkdatdeverenigingnogalgemeneofspecialebestuursfunctieskentzoalshetuitvoerenvanactiviteitenofhetbegeleidenvancommissies.Iederbestuurslidheeftzijneigentakenenverantwoordelijkheden.Hierondervindtudebelangrijkstetakenperfunctie:

H O O FDS T U K 1B e S T U r e n e n O r g a n i S e r e n Pag i n a 15

De voorzitterDevoorzitterisvaakhetgezichtvandevereniging.Hij/zijisvaakiemandmetgoedespreek­enluistervaardigheden,eenenthou­siasmerendehoudingendecapaciteitenomterelativerenentedelegeren.Onderdeverantwoordelijkheidvandevoorzittervaltvaak:• Hetbewakenvandestatuten;• Hettoezienopdetaakverdelinginhetbestuur;• Hetvoorbereidenvandebestuursvergadering;• Hetvaststellenvandeagenda(i.s.m.desecretaris);• Hetvoorzittenvan(bestuurs)vergaderingen;• Hetbevorderenvaneenefficiëntenplezierigvergaderklimaat;• Controlerenopdenalevingvangemaakteafspraken;• Ondertekenenaldannietgezamenlijk,vanofficiëlestukken;• Representatievandeorganisatie.

De secretarisDesecretarisisvaakdestillekrachtachterhetbestuur.Quapersoon­lijkheidishetiemanddiegoedhoofd­enbijzakenkanonderschei­den,gemakkelijkschrijftenplezierheeftinadministratievetaken.Onderdeverantwoordelijkheidvandesecretarisvalt:• Hetopstellenvandeagendavoorvergaderingen (insamenwerkingmetdevoorzitter);• Hetnotulerenvandevergadering,indienergeennotulist

aanwezigis;• Hetverzorgenvandecorrespondentiemetderden;• Hetverzorgenenbeherenvanhetarchief;• De(eind)verantwoordelijkheidoverdeleden(administratie);• Verzorgingvandeinformatievoorzieningbinnendeorganisatie

(bestuur,leden,commissies).

De penningmeesterDepenningmeesterbeheertdefinanciënvandeorganisatie.Hetis iemanddiebetrouwbaarensecuurwerkt,kennisheeftvanboek­houdenenplezierheeftinhetcijferwerk.Depenningmeester:• Steltdejaarlijksebegrotingopenbewaaktdeze;• Steltdejaarrekeningop;• Voerteenduidelijkeeninzichtelijkeadministratie;• Voorziethetbestuurvanfinanciëlerapportages;• Bewaaktdeinkomendeenuitgaandegeldstromen.

TiP: Het servicepunt vrijwilligers organi­seert regelmatig cur­sussen en workshops voor bestuursleden. check hiervoor de website www.vlaardin­gen.nl/vrijwilligers

H O O FDS T U K 1B e S T U r e n e n O r g a n i S e r e n Pag i n a 16

aanTreDen OF aFTreDen alS BeSTUUrSliDAlsorganisatiebepaaltuzelfdetermijndateenbestuurslidactiefisendemanierwaaropernieuwebestuursledenwordengekozen.Gebruikelijkisdateenbestuurstermijneindigtnadevastge­steldetermijn(bijvoorbeeld1of2jaar),bijhetoverlijdenvanhetbestuurslid,omdathetbestuurslidzelfzijntakenneerlegtofdathetlidontslagenwordt.Hetkanookzijndatukiestvooreenbenoemingvooronbepaaldetijd,daneindigthetbestuurslidmaat­schapalleenbijoverlijden,ontslagofbijhetzelfaftredenvanhetbestuurslid.Daarnaastkuntuookkiezenomeenmaximumleeftijdtehanterenvoorbestuurdersofeenmaximaletermijnvooreenbestuurder.Dewijzewaaropuditregeltwordtvastgelegdindestatutenvanuworganisatie.

STaTUTen en HUiSHOUDelijK regelemenTIndestatutenvaneenorganisatiewordennaastdebelangrijkstegegevensookdebasisregelsvastgelegd.DezeregelszijnookvooranderentoegankelijkviahetregistervandeKamervanKoophan­del.Hierkunnenderdeninzagekrijgenindewijzewaaropuworga­nisatiewerktenfunctioneert.OmdatdestatutengedeponeerdzijnbijdeKamervanKoophandelmoeturekeninghoudenmet(hoge)kostenindienuuwstatutenwilwijzigen.Bijeenverenigingkanalleendealgemeneledenvergaderingdestatutenwijzigenenbijeenstichtingkanhetbestuurbesluitenwijzigingenaantebrengen.

Omdathetwijzigenvanstatutenkostbaarentijdrovendis,regelenveelvrijwilligersorganisatieszakenineenhuishoudelijkregelement.Omdatditregelementnietisgedeponeerdkuntuheteenvoudigerwijzigen.Vaakwordtinhethuishoudelijkregelementgeregeldopwelkewijzedefinanciëleadministratiewordtbijgehouden,hoedeprocedureisvoorhetbijeenroepenvandevergaderingenwelkeregelsergeldenvoorhetgebruikvanmaterialenenruimtes.Hethebbenvaneenhuishoudelijkregelementisnietverplicht.Alsereenconflictontstaattussenregelsuithethuishoudelijkregelementendestatuten,dangaandestatutenaltijdvoor.Indepraktijkzalditbetekenendatuuwhuishoudelijkregelementmoetaanpassen.

Hetisvanbelangdatuwstatutengoedzijnopgesteld.Ledenenderdenkunnennamelijknalevingvandestatutenvorderenbijde

H O O FDS T U K 1B e S T U r e n e n O r g a n i S e r e n Pag i n a 17

rechter.Hetisdaaromraadzaamombijdekamervankoophandel,eennotarisofjuristteinformerennaarvoorbeeldstatutenenaan­dachtspunten.

jaarvergaDeringAlsverenigingenstichtingbentuverplichtminimaaleenmaalperjaareenjaarvergaderingtehouden.Inhetgevalvaneenverenigingzalditeenalgemeneledenvergaderingzijn.Tijdensdezeverga­deringlegtualsbestuurverantwoordingafaandeleden.Dezealgemeneledenvergaderingmoetbinnen6maandennaafloopvanhetboekjaarplaatsvinden.Alsstichtingsbestuurplantuhiervooreenspecialebestuursvergadering.Opdeagendavandezevergaderingstaanonderandere:• Opening• Verslagvorige(jaar)vergadering• Hetjaarverslag• Dejaarrekening• Verslagvandekascontrole• Begrotingenjaarplan(nietverplicht)• Afscheiden(her)­benoemingvanbestuursleden• WatVerderTerTafelKomt(WVTTK)• Rondvraag• Sluiting

H O O FDS T U K 1B e S T U r e n e n O r g a n i S e r e n Pag i n a 18

Hetisvanbelangdatudeuitnodigingvoordeze(bestuurs)ver­gaderingtijdigenvolgensderegelsindestatutenverspreidt.Geefindeuitnodigingookaltijdaanopwelkemanierdeledendevergaderstukken(jaarverslag,jaarrekening)kunnenverkrijgen.Krijgenzedieopgestuurd,ligthetterinzageopeencentraleplekofmoetendeledendezeaanvragen.

Daarbijishetbelangrijkomeengoede,toegankelijkelocatietekiezen,waarruimteisvooriedereen.Denkbijdevoorbereidingvandevergaderingookaanaudiovisuelemiddelenzoalseenbeamer.

jaarverSlagInhetjaarverslaggeeftdesecretariseenoverzichtvanhetafgelo­penjaar.Hierbijkanwordeningegaanopdegehoudenactiviteiten,deorganisatiestructuur,ofdesamenstellingvanhetbestuur.Hetisnietverplichtomeenjaarverslagteschrijven.Tochwillenpotentiëlefinanciersensubsidieverstrekkersvaakweleenjaarverslagontvan­gen.Hierdoorkrijgenzeeengoedbeeldvanwatuwverenigingofstichtingdoetenwaarbijzeukunnenondersteunen.Ookgeefthetudegelegenheidombepaalde(beleids)keuzesverdertoetelichtenenvooruittekijkennaardetoekomst.Daarnaastgeefthetuenuwledeneenmooiaandenkenaanhetafgelopenjaar.

1.3 Financiële zaKen

Ookeenvrijwilligersorganisatieontkomtnietaaneenfinanciëleverantwoording.Hetisdehoofdtaakvandepenningmeesteromditingoedebanenteleiden,maarhethelebestuurisverantwoor­delijkvoordefinanciëlehuishoudingvandevereniging.

Eenmaalperjaarkomtdekascontrolecommissiebijeen.Dezebestaatmeestaluitonafhankelijkepersonendiedeadministratiedoorlichtenenvergelijkenmetdeopgesteldejaarrekening.Bijverenigingenzijnditvaakledendienietinhetbestuurzitten.

Alsdejaarrekeningwordtgecontroleerddooreenaccountanthoeftergeenkascontrolecommissieingesteldteworden.Hoewelvoorverenigingenenstichtingeneenaccountantscontrolenietverplicht

H O O FDS T U K 1B e S T U r e n e n O r g a n i S e r e n Pag i n a 19

is,kaneenfinancierditwelalsvoorwaardestellenbijdeverstrek­kingvaneensubsidie.

jaarreKeningDejaarrekeningishetoverzichtvanallefinanciëlezakendieinhetafgelopenjaarhebbenplaatsgevonden.Debedoelinghiervanisomdeinkomstenenuitgavengemakkelijkinzichtelijktemakenvoorledenenanderegeïnteresseerden.Daarnaastgeefteenjaar­rekeningeenbeeldvandebelangrijkstekostenpostenvanuworganisatie.

BegrOTingVoorafgaandaaneenboekjaarmaaktueenbegrotingvoordeorganisatie.Ditisdefinanciëlevertalingvanhettevoerenbeleid.Hieringeeftuaanwelkeinkomstenenuitgavenuinhetkomendejaarverwacht.Hierdoorkuntulatermakkelijkzienopwelkepostenumeerheeftbinnengekregenofuitgegevendanuvantevorenheeftingeschat.

Gabijhetopstellenvaneenbegrotinguitvanrealistischebedragenenmogelijkheden.Baseeruwinkomstenopdevorigjaarbinnengekomenbedragen,tenzijeraanleidingisomvandezecijfersaftewijken.

BalanS Eenbalansgeefteenoverzichtvanallebezittingen(activa)endewijzewaaropudieheeftgefinancierd(passiva).Zowordtinzich­telijkhoeveelopstaandeverplichtingenuheeftenhoeveeluwbezittingenwaardzijn.Dewaardevanbezittingenkanjaarlijksverminderen.Daaromishetslimomjaarlijksgeldtereserverenvooronderhoudenvervangingvanuwbezittingen.Opeenbalanswordtditweergegevenalseenvoorziening.Overlegmetuwaccountantofboekhouderopwelkemanierudithetbestekanberekenen.

BelaSTingenAlsvrijwilligersorganisatiekanhetzijndatuookbelastingmoetafdragen.Inhethoofdstukwet­enregelgevingwordthieraanenige

TiP: U bent wettelijk verplicht uw admini­stratie tenminste 7 jaar te bewaren.

H O O FDS T U K 1B e S T U r e n e n O r g a n i S e r e n Pag i n a 2 0

aandachtbesteed.Erzijnveelregelingenwaarmeeuuwvoordeelkandoen.Informeerbijuwboekhouderofdebelastingdienstnaarderegelsdiegeldenvooruworganisatie.Ditkannamelijkperrechtsvormenactiviteitverschillen.

KaScOnTrOlecOmmiSSieAlsuwjaarstukkennietwordengecontroleerddooreenaccoun­tant,ishetbelangrijkdatueenkascontrolecommissiebenoemt.In dezecommissienemenledenplaatsdiecontrolerenofdeboek­houdingcompleetencorrectisgevoerd.

Vaakwordendeledenvandezecommissiebenoemddoordealge­meneledenvergaderingvaneenverenigingofdoorhetbestuurvaneenstichting.Decommissiemoetonafhankelijkkunnenwerkenendaarommoetbelangenverstrengelingteallentijdewordenvoorkomen.

Opdealgemeneledenvergaderingmoetdekascommissieaange­venofzeonregelmatighedenheeftaangetroffenindeadministra­tieenofzeakkoordgaatmetdejaarstukken.Daarombrengtdekascommissievoorafgaandaandestemmingoverhetaccepterenvandejaarstukkenhaar(onderbouwde)adviesuitaandeleden.

1.4 SUBSiDie en SPOnSOring

Veelvrijwilligersorganisatieszijnafhankelijkvanfinanciers.Omdatdeorganisatieszelfgeenwinstmaken,wordenzeopeenanderewijzegefinancierd.Vaakwordendeinkomstenuitdonaties,contributieenactiviteitenaangevuldmeteensubsidieofsponsoring.Hierondervindtuinformatieoversubsidiesensponsoring.Meerinformatieoverfondswervingvindtuinhethoofdstukfondswerving.

SUBSiDieS

lokaalAlsvrijwilligersorganisatiekomtumisschieninaanmerkingvoorsubsidievandegemeenteVlaardingen.Voormeerinformatieover

TiP: zet de bankreke­ning op naam van de vereniging en laat bij grotere bedragen altijd twee bestuursleden tekenen bij uitgaven.

H O O FDS T U K 1B e S T U r e n e n O r g a n i S e r e n Pag i n a 21

demogelijkhedenvoorsubsidiekuntucontactopnemenmetde afdelingRuimtelijkeenMaatschappelijkeOntwikkelingen(010­2484000).Kijkookvoordekaderinformatieindealgemenesubsidieverordeningvandegemeente.Deverordeningisintezienviadewebsitevandegemeente:www.vlaardingen.nl

landelijke en provinciale overhedenOokopprovinciaalenlandelijkniveaukuntuinaanmerkingkomenvoorsubsidie.Vaakgeldenerzwaardereeisenvoorhetverkrijgenenverantwoordenvandesubsidie.Meerinformatieoverprovin­cialesubsidiesvindtuopdewebsitevandeprovincie.Informatieoverlandelijkesubsidiesvindtuopdewebsitevanderijksoverheid.

H O O FDS T U K 1B e S T U r e n e n O r g a n i S e r e n Pag i n a 22

SPOnSOring Sponsorskunnenopveelverschillendemaniereneenbijdrageleverenaanuworganisatie,zowelfinancieelalsinnatura.Ditlaatstekandoorhetgevenvangereedschap,kledingofhetterbeschik­kingstellenvaneenautoofmensen.Desponsorzalweleentegen­prestatieverwachtenvanuindevormvanpubliciteit.Denkhierbijaanbijvoorbeeldreclameborden,naamsvermeldingopkledingofadvertentieruimteopdewebsite.Spreekdaaromvoorafmetdesponsorafopwelkemanierdepubliciteitvoordesponsorwordtgeregeld.Gebeurtdatviauwwebsiteofnoemtudesponsorookinuwpersberichten?Doorvoorafschriftelijkeafsprakentemakenoverdepubliciteitvoorkomtudaterverkeerdeverwachtingenzijnoverdemateenwijzevanpubliciteit.Zekeralsdesponsoruvoormeerderejarenwilblijvensteunen.Voorhetregelenvandezezakenkuntueensponsorovereenkomstopstellen.Zorgervoordatdeprestaties(zowelmaterieelalsfinancieel)duidelijkworden.

Hetkanzijndatuwinkomstenhogerzijndandevrijstellingsdrempelvandebelastingdienst.Alsuditbedragoverschrijdt,moetuhier­overbtwbetalen.Informeerbijdebelastingdienstnaarhetactuelegrensbedragendespecifiekeregelgevingoverditonderwerp.

FOnDSenUkuntookfondsenaanschrijvenomuwproject(en)medetefinan­cieren.Meerinformatieoverditonderwerpvindtuinhethoofdstukfondsenwerving,paragraaf4.3.

1.5 BeleiD en Planning

Alsbestuurishetookvanbelangomnatedenkenoverdevisieenmissievanuworganisatie.Zoblijftdeorganisatiezichsteedsverderontwikkelenenzorgtuervoordatuwwerkzaamhedenblijvenaansluitenbijdevraagvanuitdemaatschappij.Ookgeefthetsturingaandeactiviteitendieuuitvoertofwiltgaanontwik­kelen.Doorregelmatighetbeleidteevaluerenenwaarnodigbijtesturenhoudtuhetoverzichtenkomtunietsnelvoorverrassingentestaan.

H O O FDS T U K 1B e S T U r e n e n O r g a n i S e r e n Pag i n a 23

BeleiDSPlan Hetisgoedomuwjaarlijksedoelenvastteleggenineenbeleids­plan.Waarliggendespeerpuntenvoorhetkomendejaarenwelkedoelenwiltubereiken?Inhetbeleidsplangeeftuaanwelkepriori­teituaandoelentoekent,maarookwelkbudgetureserveertvoorhetdoel.

Uwalgemenedoelenkuntunogspecifiekeruitwerkenopdeelter­reinen.Vooreensportverenigingkandatinhoudendatudoelenopsportiefterreinuitsplitstvoorvolwassenenenjeugd.Ukuntdezedeelterreinenzelfbeschrijven,maarukuntookuwwerkgroepenvoordatspecifieketerreinhundoelstellingenlatenformuleren.Uiteraardmagditbeleidnietintegenspraakzijnmethetalgemenebeleidvanuworganisatie.

Ubespreektuwbeleidsplanvaakmetdeledenvandeverenigingofbinnenuwbestuur.Zoontvangtuookfeedbackopuwplannen.Hetisbelangrijkomdeledenookvantevorentebetrekkenbijhetopstellenvanhetbeleid.Zoishetniethetbeleidvanhetbestuur,maarhetbeleidvandeheleorganisatie.Omdeledentebetrekkenbijhetopstellenvanhetbeleidkuntubijvoorbeelddevolgendeactiviteitenorganiseren:• Hethoudenvanbrainstormsessiesovernieuwedoelen;• Hethoudenvaninspraaksessiesbijdeelgebiedenvanhetbeleid;• Hetstartenvandiscussiesoverdetoekomstvandeorganisatie;• Hetstartenvaneen(tijdelijke)beleidscommissie.

Doordeledenopdiversemanierentebetrekkenbijhetmakenvanhetbeleidcreëertuookdraagvlakvoorhetbeleid.

acTiviTeiTenPlanNaasthetmakenvaneenbeleidsplanwaarinudegrotelijnenendoelenvastlegtvoorhetjaar,kuntuookeenactiviteitenplanopstellen.Inditplanbeschrijftualleactiviteitendieuinhetjaarwiltorganiseren.Vaakzijndezeactiviteitengerichtophetbehalenvandedoelstellingdieuinhetbeleidsplanhebtopgenomen.Eenactiviteitenplangeeftduseenconcreteinvullingaanhetbeleids­plan.

TiP: Stel u doelen op via de SmarT­methode. Door uw doelen SmarT te formuleren kunt u aan het einde van het jaar gemakkelijk zien of u uw doelstellingen hebt behaald. De SmarT­ methode houdt in dat u uw doelen Specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en Tijdge­bonden formuleert.

Hieronder vindt u een voorbeeld van een SmarT geformuleerde doelstelling:Dit jaar moeten 3 zelf opgeleide jeugd­spelers doorstromen naar de selectie van het eerste team.

H O O FDS T U K 1B e S T U r e n e n O r g a n i S e r e n Pag i n a 24

Daarnaastgeefthetueengoedbeeldvanalleactiviteitendieuwiltuitvoerenineenjaarendebenodigdetijdenvrijwilligers.Methetplankuntuuwactiviteitenplannenenalineenvroegstadiumbekendmakenaanuwachterbanenvrijwilligers.Ookgeefthetpotentiëlefinanciersinzichtinuwbezigheden.

Vermeldineenactiviteitenplan:• Eenkorteomschrijvingvandeactiviteit;• Deprioriteitvandeactiviteit;• Hetbudgetdatubeschikbaarhebtvoordeactiviteit;• Inwelkeperiodeueenactiviteitwiltuitvoeren.

evalUaTie Aanheteindevanhetjaarishetgoedomterugtekijkenopalleactiviteitenvanhetafgelopenjaar.Tijdenseenevaluatiekijktuonderanderenaardevolgendeonderwerpen:• Isdedoelstellingbehaald;• Welkeoorzakenzijnertenoemenalsdedoelstellingnietis

behaald;• Ishetdoelbehaaldvolgenshetplandatuvoorafhadbedacht;• Bentubinnenhetvastgesteldebudgetgebleven;• Welkedingenkuntuverbeterenomuwdoelstellingtebehalen

ofteverbeteren.

Betrekalshetmogelijkisdeuitvoerdersendeelnemersbijdeevaluatie.Watvondenzijervanenhoehebbenzijhetbeleefd?Zokrijgtueengoedinzichtinwatergoedoffoutgaatbijuwactivitei­ten.

H O O FDS T U K 2V R I J W I LLI G E R S -B E LE I DPaG I n a 25

2. VRIJWILLIGERS- BELEID 2.1 Wervenvanvrijwilligers:Binnenhalen 272.2 Introductie:Begeleiden 302.3 Behoudenvanvrijwilligers 312.4 Vrijwilligersadministratie 352.5 Vrijwilligersmeteenuitkering 362.6 Vrijwilligersbonus 362.7 Onkostenvergoeding 36

H O O FDS T U K 2V R I J W I LLI G E R S -B E LE I DPaG I n a 27

Het werken met vrijwilligers is een vak apart. Zeker in een tijd waarin vrijwilligers vaker kiezen om zich niet langdurig te ver-binden met een organisatie, is het belangrijk om het maken en uitvoeren van het vrijwilligersbeleid in de vingers te krijgen. Als organisatie kunt u veel baat hebben bij een goed vrijwilli-gersbeleid. Door te investeren in het maken van beleid voor het binnenhalen, belonen en binden van vrijwilligers kunt u poten-tiële vrijwilligers sneller aan u binden en bestaande vrijwilligers langer aan uw organisatie binden.

2.1 WERVEn Van VRIJWILLIGERS: BInnEnHaLEn

Elkeorganisatiezoektvantijdtottijdnieuwevrijwilligers.Hieronder vindtueenaantaltipsbijdewervingvanvrijwilligers.• Maakeenoverzichtvandewerkzaamhedendiemoeten

worden uitgevoerd.

H O O FDS T U K 2V R I J W I LLI G E R S -B E LE I DPaG I n a 2 8

• Maakeeninschattingvandetijddiedewerkzaamhedenkost.• Bedenkofuopzoekbentnaareeneenmaligeondersteuning,

eenvrijwilligervooreentijdelijkprojectofnaariemanddieuvoorlangeretijdkuntinzetten.

• Kunnendewerkzaamhedenwordenverdeeldovereengroepvrijwilligers?

• Maakeenoverzichtvandevaardighedenofcompetentieswaaroverdenieuwevrijwilligermoetbeschikkenomdewerkzaamhedentekunnenuitvoeren.

• Benadermensendieugeschiktvindtpersoonlijk.• Alsugeengeschiktevrijwilligerkuntvinden,kuntuoverwegen

omeenvacatureteplaatsen.Doeeenoproepopuwwebsite,indeplaatselijkekrantofopdevacaturebankvanhetServicepuntVrijwilligers.

• Denkbuitendekaders.Erzijnveelmeerdoelgroependieukuntbenaderenomvrijwilligerswerkbijuworganisatietedoen.Denkhierbijeensaanstudenten,gepensioneerden,WAO’ers,mensenmeteenbijstandsuitkering,inburgeraars,oudersofpartnersvanledenenwerknemersvrijwilligers.

• Hetisbijwervingbelangrijkdatdeorganisatiebekendheidkrijgt.Benaderdaaromactiefdedoelgroepen,geefbijvoorbeeldeensvoorlichtingopeen(middelbare)school.Zoverlaagtudedrempelommetuworganisatiekennistemaken.Doorteinvestereninjongeren,zorgtuvoordevrijwilligersvandetoekomst!

Werfregelmatigonderuweigenleden.Houdalssportverenigingbijvoorbeeldeenseeninformatieavondenprobeeralleoudershierbijintensieftebetrekken.Vraagofzemeewillendoenenlaatmerkendatzewelkomzijn.Probeerbovendienpraktischtewerven.Kommeteenconcreetaanbodvanwerkmeteenduidelijketaak-stelling.Zovergrootudebetrokkenheidvandeleden.

VacaTURES OPSTELLEnWeeshelderenduidelijkbijhetmakenvaneenvacature.Steluzelfdaarombijhetmakenvandebeschrijvingdevraagwatuzelfzouwillenwetenalsuergensvrijwilligerswerkzouwillendoen.Doorheldertestellenwatdefunctieinhoudt,voorkomtubijdekan-didaateenverkeerdverwachtingspatroon.Uselecteertopdeze

TIP: U werft gemak-kelijker vrijwilligers als uw organisatie bekend is bij mensen en ze een positief beeld hebben van uw organisatie. Besteed daarom ook tijdens uw PR-activiteiten aandacht aan de mogelijkheden van vrijwilligerswerk binnen uw organisatie.

H O O FDS T U K 2V R I J W I LLI G E R S -B E LE I DPaG I n a 29

manieralvoordatudekandidaatheeftgesproken.Ditvoorkomteenhoopextrawerkenteleurstellingen.Bovendienkrijgtuwaar-schijnlijkmeerreactiesopuwvacature.

Hierondervindtueenaantaltipsbijhetschrijvenvaneenvacature:• Omschrijfdefunctietitelduidelijk.• Vermeldinhetkortmaarduidelijkdetakendiedevrijwilliger

bij utedoenkrijgt.• Vermeldindeomschrijvingofhetomeenkort-oflangdurig

projectgaat.• Benoemdedoelgroepwaardevrijwilligermeeaandeslaggaat.

Hetkanookvoorkomendateenvrijwilligerzichaanbiedtzonderdatuactiefopzoekbent.• Zorgvooreenvastaanspreekpuntvoorpotentiëlevrijwilligers

binnenuworganisatie.Zokomengeïnteresseerdenaltijdbijde juistepersoonterecht.

• Zorgervoordatueenactueeloverzichtheeftmetmogelijkhedenvoorvrijwilligerswerkbinnenuworganisatie.Zo kuntusnelkijkenofudevrijwilligerkuntinzetten.

HetServicepuntVrijwilligersVlaardingenkanuopverschillendemanierenondersteunen.NeemcontactopmethetServicepuntVrijwilligers:• Omincontacttekomenmethetnetwerkvanscholenen

organisaties.• Hetvindenencontactleggenmetnieuwedoelgroepen.• Hetwervenvanmaatschappelijkestagiairs,Kijkvoormeer

informatieoverdemaatschappelijkestageopwww.masactief.nl.

WistudatubijhetServicepuntVrijwilligersgemeldevacatureszelfviaeeninlogcodeopdewebsitekuntbeheren?

KEnnISmaKInGAlsueenvrijwilligerheeftgevonden,danishetzaakomtekijkenofersprakeisvaneengoedematch.Hetisdaaromaanteradenomeenkennismakingsgesprektehouden.Hetisuwkansomdevrijwil-ligerbetertelerenkennenenzijnmotieventebespreken.Ookkuntuverdertoelichtinggevenoptaken,deverwachtetijdsbestedingendebegeleiding.

TIP: Het Servicepunt Vrijwilligers heeft een eigen vacaturebank. Hier kunt u gratis uw organisatie aanmel-den. Daarna kunt u uw openstaande vacature hier opstellen en in de vacaturebank plaat-sen. Bij het schrijven van uw vacature kunt u altijd advies vragen aan een van de medewerkers van het Servicepunt. Ook kunt u hier een checklist opvragen voor het opstellen van vacatu-res. meer informatie kunt u vinden op: www.vlaardingen.nl/vacaturebank.

TIP: Extra aandacht nodig voor uw vaca-ture? Bel het Service-punt Vrijwilligers (010-2484000). Zij kunnen bijvoorbeeld uw vacature meenemen in een advertentie.

H O O FDS T U K 2V R I J W I LLI G E R S -B E LE I DPaG I n a 30

Geefdevrijwilligerookruimteomvragentestellen.Verteluwdoel-stellingen,waaromuhetwerkdoetenwatupersoonlijkaantrektindeorganisatie.

2.2 InTRODUcTIE: BEGELEIDEn

Elkbeginisevenwennen.Zorgdaaromdateropdeeerstedag(en)vandevrijwilligervoldoendeaandachtisvoorintroductieenbegeleiding.Zorgookdatalsernogformulierenzoalseenvrijwil-ligersovereenkomstgetekendmoetworden,udieopdeeerstedagklaarhebtliggen.Neemallesnogevenrustigdoorensteldevrijwil-ligerindienmogelijkvooraananderevrijwilligers.Veelorganisatieshebbenhunintroductieprogrammaoppapiergezet.Zewerkenbij-voorbeeldmetchecklistsomdevoortgangindegatentekunnenhouden.EenvoorbeeldvandechecklistkuntuaanvragenbijhetServicepuntVrijwilligers.

EVaLUaTIEHetisaantebevelenomnaeenkorteperiodeeenevaluatieinteplannen.Ubespreektdanofdevrijwilligerzichprettigvoeltbinnendeorganisatieenhoedeeersteperiodeisbevallen.Daarnaastkuntuopdezemaniersnelingrijpenalserietsmisdreigttegaan.Planditgesprekmeteentijdenshetintroductiegesprek.Planvoldoendetijdinvoorevaluatie,zekerindeeersteweken.Ubentnietalleenbegeleider,ookeenklankbord.Hetstaatunatuurlijkvrijommeer-dereevaluatiegesprekkenteplannentijdensdeperiodedatdevrijwilligeractiefis.

Vrijwilligershebbenveelverschillenderedenenomvrijwilligerswerkte doen.Hierondervindtudebelangrijkstemotievenvoorvrijwilligers:• Omdathetleukisomtedoen• Morele/religieuze/politiekeovertuigingen• Mensenontmoeten• Actiefblijven• Ervaringopdoen(curriculumvitae)• Socialeerkenning• Oefenenenlerenvan(nieuwe)vaardigheden

TIP: Zorg er voor dat bij het Servicepunt Vrijwilligers altijd de juiste contactpersoon bekend is voor vrijwil-ligersbeleid.

TIP: Organisaties kunnen niet alleen evalueren op indivi-dueel - maar ook op organisatieniveau. Hiervoor zijn speciale checklists ontworpen. De vereniging neder-landse Organisaties Vrijwilligerswerk (nOV) heeft daarom in samenwerking met movisie een zelfeva-luatie ontworpen. Deze evaluatie kunt u gebruiken om te kijken hoe uw organisatie ervoor staat. De check-list voor evaluatie kunt u opvragen bij het Servicepunt Vrijwilli-gers of downloaden op www.movisie.nl .

H O O FDS T U K 2V R I J W I LLI G E R S -B E LE I DPaG I n a 31

2.3 BEHOUDEn Van VRIJWILLIGERS

Naasthetwervenvanvrijwilligersishetbelangrijkomteinvestereninhetbehoudenvandeactievevrijwilligers.Hierondervindtueenaantaltipsomuwvrijwilligersteblijvenbindenaanuworganisatie.• Toonwaarderingenbelangstelling• Zorgvooreenprettigewerksfeerengoede

werkomstandigheden• Communiceeropenenduidelijkmetuwvrijwilligers• Betrekzebijdeorganisatie,vraaghunmeningoverzakenen

neemdieinputmeetijdenshetmakenvannieuweplannen• Evalueerafentoesamenmetdevrijwilligerdewerkzaamheden.

Misschienkuntunieuweuitdagingenneerleggenbijdevrijwilligerofjuisthettakenpakketwatverlichten.

• Geefkleineattentiesbijverjaardagen,KerstenNieuwjaar,ziekteofeenjubileum.(Somsiseenkaartjeofeenbezoekjealvoldoende.)

• Geefdevrijwilligerdevrijheidomaantegevenwathij/zijinteressantvindtomteleren.

• Hetisverstandigomafentoedetaakverdelingvandevrijwilligersteherzien.

• Bentuflexibel?Alsumeedenktmetdevrijwilliger,daniservastweleenoplossingvoorbijvoorbeeldhetfeitdatuwvrijwilligerdoorbepaaldeomstandighedenminderkanwerken.

• Hetblijktgoedtewerkenomvrijwilligersalineenvroegstadiumtebetrekkenbijprojectendieuwiltgaanorganiseren.

Wist u dat het verstandig kan zijn om soms de taakverdeling onder vrij-willigers te herzien? Probeer de taken in uw organisatie op een rijtje te zetten en bekijk welke taken om te vormen zijn tot korte flexibele taken. Doel is om het talent en de motivatie van vrijwilligers te koppelen aan de juiste taken.

(BIJ)ScHOLInG En DESKUnDIGHEIDSBEVORDERInGHetServicepuntVrijwilligersorganiseerttrainingenenworkshopsomdedeskundigheidbijuwvrijwilligerstevergroten.Denkhierbijaaneenworkshopnotulerenofeenworkshoplevensreddendhan-

TIP: De nieuwe vrij-williger is een bron van frisse inzichten. Dingen die u al jaren als normaal beschouwt vallen hem juist op. maak hier gebruik van!

TIP: Het is handig om voor het coördineren van de vrijwilligers en alle zaken daar-omtrent een vrijwil-ligerscoördinator aan te stellen. De taak van vrijwilligerscoördina-tor kan desgewenst ook bij een lid van uw bestuur onderge-bracht worden. Dit voorkomt communica-tiestoornissen tussen de organisatie en het scheelt vergadertijd als iemand weet wat er op dit gebied speelt binnen uw organisatie.

H O O FDS T U K 2V R I J W I LLI G E R S -B E LE I DPaG I n a 32

delen. Ook voor vrijwilligerscoördinatoren worden er workshops georganiseerd over bijvoorbeeld fondsenwerving en werving van vrijwilligers. Deelname hieraan is veelal gratis. Houd de website en nieuwsbrief in de gaten voor de workshops.

TIP: Zorg dat de vrijwilliger zich kan ontplooien binnen uw organisatie. Kijk naar de mogelijkheden en probeer de vrijwil-liger te stimuleren om alles uit zichzelf te halen. Er zijn verschil-lende methodieken beschikbaar om meer inzicht te krijgen in ervaringen, wensen en behoeften van vrij-willigers. Voor meer informatie over deze methodieken kunt u contact opnemen met het Servicepunt Vrij-willigers Vlaardingen.

TIP: Bent u aangeslo-ten bij een koepelor-ganisatie? Kijk dan ook of zij cursussen of workshops aanbieden!

H O O FDS T U K 2V R I J W I LLI G E R S -B E LE I DPaG I n a 33

BELOnEn

Alsorganisatieishetgoedomuwwaarderingtetonenaanuwvrij-willigers.Ditkanopveelverschillendemanieren.Hetgaatvaaknietomdegroottevanhetgebaar,maaromhetfeitdatulaatziendatuuwvrijwilligerswaardeert.Hierondervindtueenaantalideeënomuwwaarderingtetonen.• Organiseerafentoeeenseenactiviteitvooruwvrijwilliger.

Ditkanindevormvanhetaanbiedenvaneenworkshopterbevorderingvandedeskundigheidvanuwvrijwilliger,maarhet kanookgewooneengezelligekopkoffiemetiedereeninde kantinezijn.

• Organiseerregelmatigeenoverlegwaarbijallevrijwilligerssamenkomen.Ukunthendaninformerenenadviserenoverdingendieerbinnenuworganisatiespelen.

• Sommigevrijwilligersorganisatieswerkenmeterepenningen.Dezewordengegevennaafloopvanhetdienstverbandofbijvoorbeeldalseenvrijwilliger5jaarindienstis.Geefaandachtaandejubilarissenvanuworganisatie

• Persoonlijkeaandachtisergbelangrijk.Gaperiodiekeenvoortgangsgesprekmetdevrijwilligeraan,waarinookdepersoonlijkevoorkeurenvandevrijwilligeraanbodkomen.Vraaghemoferdingenzijndieandersmoeten.Geefdevrijwilligerinspraakenlaatwetenwatuhiermeegaatdoen.

• Publiciteitiseenbelangrijkonderdeel.Naarbuitentoemoetuuitstralendatvrijwilligersbijuopwaardewordengeschat.Gebruikdaaromuwnieuwsbriefof‘huisblad’ookomdeinzetvanvrijwilligerstebelichten.

Omdatdegemeentehetbelangrijkvindtdathetvrijwilligerswerkwordtondersteundenvrijwilligerswordenbedanktvoorhuninzetvoordemaatschappij,wordeninVlaardingenspecialeactiviteitengeorganiseerdvoorvrijwilligers.Bijvoorbeeld:• Hetvrijwilligersontbijt.Eenmaalperjaarorganiseertde

gemeenteVlaardingeneenontbijtvoorallevrijwilligersindegemeente.ViahetServicepuntVrijwilligerskuntuvrijwilligersdieugraagextrawaarderingwilttonenaanmeldenvoorhetontbijt.

• Ansichtkaarten.BijhetServicepuntVrijwilligerskuntugratiskleurrijkeansichtkaartenaanvragen.Dezekuntugebruikenomuwvrijwilligersafentoeeensuwwaarderingtelatenblijken.

TIP: Het Servicepunt Vrijwilligers brengt elk kwartaal een nieuwsbrief uit. Daar staan naast interviews met vrijwilligers, allerlei activiteiten in die het servicepunt die periode gaat verrichten. U kunt zich inschrijven voor de nieuwsbrief via de website van de gemeente Vlaardingen: www.vlaardingen.nl

TIP: 7 december is de landelijke vrijwil-ligersdag. Een goede gelegenheid om uw vrijwilligers in het zon-netje te zetten.

H O O FDS T U K 2V R I J W I LLI G E R S -B E LE I DPaG I n a 3 4

HetServicepuntVrijwilligersorganiseerthethelejaardooracti-viteitenvoorvrijwilligers.Houddewebsite(www.vlaardingen.nl/vrijwilligers)endenieuwsbriefvanhetServicepuntVrijwilligersindegatenvoordataenactiviteiten.

BEëInDIGEn (aFScHEID)

Bijelkeorganisatiegaanhelaasvrijwilligersweg.Hetisgoedvooru omtewetenomwelkeredendevrijwilligervertrekt.Plandaaromaltijdeenafscheidsgesprek.Uitditgesprekkrijgtumisschiennoginformatieomuwvrijwilligersbeleidteverbeteren.

Bijhetafscheidverdwijntervaakookkennisuituworganisatie.Denkdaaromookaanhetverzorgenvaneenoverdrachtsmoment.Zoblijftkennisenkundebinnenuwgelederenbehouden.Veelorganisatiesmakengebruikvaneenchecklisttijdenshetafscheids-gesprek.UkunteenvoorbeeldvandechecklistopvragenbijhetServicepuntVrijwilligers

TIP: als u tijd steekt in de vertrekkende werknemer door bij-voorbeeld het afgeven van een getuigschrift dan geeft dit aan dat u, ook al loopt het samen-werkingsverband ten einde, goed zorgt voor uw vrijwilligers.

TIP: In een vrijwilligers-overeenkomst staat vaak omschreven wat de opzegtermijn van uw vrijwilliger is. Dit schept niet alleen dui-delijkheid voor beide partijen, het biedt u ook de mogelijkheid om u in deze termijn alvast bezig te houden met de opvolging van de vrijwilliger. De ideale situatie zou zijn dat uw vertrekkende vrijwilliger zijn opvol-ger alvast wegwijs kan maken.

H O O FDS T U K 2V R I J W I LLI G E R S -B E LE I DPaG I n a 35

Kijkwatukuntdoenaanhetafscheidvandevrijwilliger,bijvoor-beeldeengezellige,informeleborrel.Devrijwilligervertrekthier-dooropeenprettigemanierenhetgeeftuwmedewerkersdekansomafscheidtenemen.Bovendienkanhetnooitkwaadomeensopeenwatinformelerewijzemetelkaarsamentekomen.Hetisookgoedvoordebestaandevrijwilligers.Zeziendatookbijeenvertrekdezakengoedgeregeldzijn.

HET VInDEn Van BESTUURS VRIJWILLIGERSHetvindenvanbestuurdersvooruworganisatiekanlastigerzijndanhetvindenvanregulierevrijwilligers.Deverantwoordelijkheiddieeenbestuursfunctiemetzichmeebrengt,verhoogtdedrempelvoormensenomzichaantemelden.Daaromishetalsorganisatiegoedomeerstbinnendeeigengelederentezoekennaarkandida-ten,omdatbijhenaleensterkebindingbestaat.Mochtubinnenuweigenorganisatiegeenkandidatenvinden,dankuntuuwvaca-tureverderuitzetteninuwnetwerkenindevacaturebank

2.4 VRIJWILLIGERSaDmInISTRaTIE

Hetisgoedomalle(actieve)vrijwilligersteregisterenineenspe-cialeadministratie.Zohebtueengoedoverzichtoverhetaantalvrijwilligersmaarookoverhunpersoonlijkegegevens.Eenadminis-tratiemoetwelvoldoenaandeeisendiedeweteraanstelt.Een enanderisgeregeldindeWetbeschermingpersoonsgegevens.Hier-ondervindtudebelangrijkstepunten:• Melduwvrijwilligersdatuhunpersoonlijkegegevens

registreert;• Vermeldookmetwelkdoeludezegegevensregistreert;• Zondertoestemmingvandevrijwilligermagudezeinformatie

nietopenbarenofdelenmetandere(commerciële)partijen;• Beveiligdeadministratiedegelijk,zodatonbevoegdenergeen

toegangtoehebben.

TIP: Zijn er mogelijk-heden om terug te komen? Wie weet is de vrijwilliger in de toekomst weer bereid om bij u terug te keren! Stel daarom duidelijk wat de mogelijkhe-den zijn om terug te komen. U creëert hiermee een netwerk van (ex)vrijwilligers. Weliswaar zijn ze ver-trokken bij uw organi-satie, maar wie weet zijn ze op een zeker moment nog in voor een korte klus of het geven van advies.

TIP: De positieve ver-halen van uw vrijwil-liger wekken misschien wel de interesse van zijn geïnteresseerde vrienden of kennis-sen. Vraag de vertrek-kende vrijwilliger dan ook altijd of hij zijn netwerk misschien kan gebruiken om u aan zo felbegeerde nieuwe vrijwilligers te helpen!

H O O FDS T U K 2V R I J W I LLI G E R S -B E LE I DPaG I n a 36

2.5 VRIJWILLIGERS mET EEn UITKERInG

Eenspecialegroepvormendemensendienaasthunuitkeringgraagalsvrijwilligeraandeslagwillen.Voorhengeldenandereregelsdanvoorregulierevrijwilligers.Hierondervindtueenover-zichtvandebelangrijksteregels.• Hetvrijwilligerswerkmageenbetaaldebaannietindeweg

staan.• Hetvrijwilligerswerkmagdekansopeenbetaaldebaanniet

verkleinen.• Hetvrijwilligerswerkmaggeenwerkzijnwaarvooriemand

zonderuitkeringbetaaldzoukrijgen.

HetisdeverantwoordelijkheidvandevrijwilligeromteoverleggenmethetUWVofdesocialedienstofhijhetvrijwilligerswerkmaguitvoeren.Maaralsorganisatiekuntudevrijwilligerwelwijzenopdezeregels.

Deregelsvoorvrijwilligerswerktijdenshetontvangenvaneenuit-keringkuntuookopvragenbijhetUWV.KijkvoordemeestactueleregelsopdewebsitevanhetUWV:www.uwv.nl

2.6 VRIJWILLIGERSBOnUS

Iseenvrijwilligerouderdan27enheefthij/zijinVlaardingeneenuitkeringvanSocialeZakenenWerk?Dankomthij/zijmisschieninaanmerkingvoordeVrijwilligersbonusvan€250,00perjaar.DebonusisaantevragenviahetBureauMeedoenVlaardingen.Hettelefoonnummeris024-6632502(opwerkdagenbereikbaarvan10.00tot12.00uurenvan13.00tot16.00uur).Ofkijkvoormeerinformatieopwww.vlaardingen.nl/meedoen.

2.7 OnKOSTEnVERGOEDInG

Sommigeorganisatiesverstrekkenaanhunvrijwilligerseenonkos-tenvergoeding.Echter,alsvrijwilligermagjemaareenbeperkte

TIP: Het is een leuk idee om bijvoorbeeld 1 keer in het jaar een bijeenkomst te organiseren waarbij u alle ex-vrijwilligers en natuurlijk ook nieuwe vrijwilligers uitno-digt. Op deze manier kunnen zij ervaringen uitwisselen. als u dit jaarlijks organiseert blijft u bovendien op de hoogte waar uw ex-vrijwilligers zich mee bezig houden. Wie weet kunt u hier nog van profiteren.

H O O FDS T U K 2V R I J W I LLI G E R S -B E LE I DPaG I n a 37

vergoedingbelastingvrijontvangen.Wordtditbedragoverschre-denenkandevrijwilligernietaantonendatditbedragvoorhetvrijwilligerswerkisuitgegeven,danishijoverhethelebedragbelastingschuldig.

maxImaLE VERGOEDInGEn • Voorvrijwilligersvan23jaarofouder:eenvergoedingof

verstrekkingvanmaximaal€4,50peruur,meteenmaximumvan€150permaanden€1.500perjaar.

• Voorvrijwilligersjongerdan23jaar:eenvergoedingofverstrekkingvanmaximaal€2,50peruur,meteenmaximumvan€150permaanden€1.500perjaar.

• Vergoedingenofverstrekkingenvoordewerkelijkgemaaktekosten,meteenmaximumvan€150permaanden€1.500per jaar.

Letop:ditbedragkanvoormensenmeteenuitkeringlagerzijn.

BELaSTInGAlsualleendebovenstaandevrijwilligersvergoedingenbetaalt,dan zijndezeonbelastvoordebelastingdienst.Alsorganisatiehoeftudezevergoedingennietaandebelastingdienstdoortegeven.Alsorganisatiebentunietverplichteenurenadministratiebijtehouden.Dusooknietalsuanderevergoedingendanuurver-goedingenverstrekt.

Indienueenhogerevergoedinguitbetaaltdanmoetdevrijwilligerdezeinkomstenmogelijkopgevenaandebelastingdienst.Meerinformatiehierovervindtuopdewebsitevandebelastingdienst:www.belastingdienst.nl

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 39

3. COMMUNICATIE 3.1 Visueleidentiteit 423.2 Communicatieplan 433.3 Communicatiemiddelen 473.4 Contactenmetdemedia 573.5 Persberichten 59

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 41

Hoe werft u nieuwe vrijwilligers of deelnemers voor uw activitei-ten? Communicatie met de buitenwereld is voor vrijwilligersor-ganisaties zeer belangrijk. Een goede PR kan de bekendheid en het draagvlak van de organisatie vergroten. U laat zien dat uw organisatie bestaat, u kunt uw activiteit promoten en het imago van uw organisatie verbeteren of versterken. Het biedt kansen om vrijwilligers en de doelgroepen te enthousiasmeren en blij-vend aan de organisatie te binden.

Maarhoezorgtuvooreengoedenaam,bekendheidbijdejuistepersonenenorganisatiesenhoebrengtuuworganisatievoorhetvoetlicht?

Erzijntallozeredenenomdepubliciteittezoeken:eennieuweactiviteit,terugloopvanhetaantalvrijwilligers,deuitslagvaneenonderzoek.Hetblijktechternietaltijdgemakkelijkomblijvenddeaandachttetrekkenvanmediaenmensen.

EengoedPR-beleidisbelangrijkomuworganisatieopdejuistemaniernaarbuitentebrengen.Hoeuditkuntdoenenwelkecom-municatiemiddelenuinzet,hebbenwijvooruopeenrijtjegezet.

IneersteinstantiewordtvaakgedachtaanexternePR,gerichtopmensenbuitendeorganisatie.Bijvoorbeelddesubsidieverstrek-ker,collega-instellingen,doorverwijzers,potentiëledeelnemersofvrijwilligers.MaarinternePR–deinformatieaan(personeels)ledenenvrijwilligers–isminstenszobelangrijk.Eigenmensenzijnvaakdebesteambassadeurs.Zijvertelleninhunsocialekringoverhunwerk:vaakvolenthousiasme.

Zorgvooreenkortekernboodschapdiebijiedereenbekendis.Zokaniedereenopeeneenduidigemanierineenpaarzinnenzeggenwaardeorganisatievoorstaat.

VoorbeeldeninternePR:• goedeorganisatiestructuur• vergadering• werkoverleg• internenieuwsbrief/clubblad• uitjes/festiviteiten• site/intranet

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 42

VoorbeeldenvanexternePR:• website• advertenties• persberichten• huis-aan-huisfolderen/ofinfoflyeropopenbareplekkenzoals

bibliotheken,wijkcentra,sportclubs,zorgcentra,wachtkamers,scholenenz.

• interviewkrant/radio• ingezondenbrief• persoonlijkonderhoudenvancontacten(telefonisch/afspraken)• uitbrengenjaarverslag• gratispubliciteitgenererenviapersberichten,redactionele

artikelen,ingezondenbrievenenfoto’s,interviewsop(lokale)radiozenders,opendagen,ludiekeacties,bekendpersoonlatenopenen/startenenz.

• socialemedia

3.1 VISUElE IDENTITEIT (HUISSTIjl EN lOgO)

Voordeherkenbaarheidvandeorganisatieishetvanbelangeenvisueleidentiteitteontwikkelenzoalseeneenduidigehuisstijlenherkenbaarlogo.Zokrijgtdeorganisatieeenherkenbaar‘eigengezicht’.Goedenconsequentgebruikvandezehuisstijlzorgtvoormaximaleherkenbaarheideneensterkeenduidigbeeld.

lOgOEenlogoiseenherkenbaargrafischbeeldmerkvandevereniging.Eenlogobestaatmeestaluiteenwoord/naameneenafbeelding.Veelverenigingenhebbenvanoudsheraleenlogo.Nieuwelogo’skunnenhetbesteontworpenwordendooreengrafischvormge-ver.Eenlogogeefteeneersteindrukvandeorganisatieenwordtoveralherkenbaartoegepast.Daaromishetvanbelanggoedoverdeuitstralingvanhetlogonatedenkenendevertalingaaneenprofessionalovertelaten.

HUISSTIjlEenhuisstijliseigenlijkeenverzamelingregelsenrichtlijnen

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 43

voorhetgebruikvanlettertypes,maatvoering,indelingen,kleur,beeldenetc.Meestalwordtdehuisstijlvastgelegdineenhuisstijl-handboekofhandleiding.Zokunnenmeerderemensendehuisstijlinhunuitingentoepassen.

Debelangrijksteelementenvandehuisstijl:• Denaamvandevereniging:hoewordtdenaamgeschreven

(hoofdletters,kleineletters),welkeafkortingwordtgebruikt;• Hetlogo:hetwoord-en/ofbeeldmerkwaaraandeorganisatie

herkenbaaris;• Hettegebruikenlettertype.Denkhierbijnietalleenaandeletter

dievoorhetlogowordtgebruikt,maarvooralaandezogeheten‘broodletter’,diestandaardwordtgebruiktinallegedrukteuitingenenbijvoorkeurookophetbeeldscherm;

• Dekleur(en):hoofd-ensteunkleurendieindrukwerkgebruiktmoetenwordenvolgenshetstandaardPMS-systeemofvoorbeeldschermpresentatiesdejuisteRGB-kleuren;

• Detypografischeindeling:demanierwaaropdrukwerkwordtingedeeldzoalshetaantalkolommen,hetgebruikvankoppen,delettergrootte,enzovoort;

• Richtlijnenvoorhetdagelijksgebruik:zoalsdeindeling,aanhefenondertekeningvanbrieven,hetgebruikvanvoorkeurspellingenderegelafstand.

Ukuntuwhuisstijlgebruikenbijvoorbeeldbij:• Website(intrainternet)• Foldersenbrochures• Tassen• Kleding• Gadgets

3.2 COMMUNICATIEPlAN

Hetisgoedomdecommunicatieplanmatigaantepakkenzodathetvooriedereenduidelijkiswiewatgaatdoen,waarom,waarenhoe.Eencommunicatieplanbiedtinzichtindesituatieenbeschrijftdedoelgroep(en),doelen,boodschap,strategieentegebruikenpubliciteitsmiddelen.

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 4 4

SITUATIEANAlySEBeschrijfwatdeaanleidingis.Hoeisdehuidigesituatie(eigenpositie,deorganisatie,deomgeving)?Enhoezietdegewenstesitu-atieeruit?Watiseralaancommunicatiegedaan?Welkecommuni-catiebehoeftemoetverbeterd?Denkdaarbijondermeeraan:• relationeelaspect(hoeisderelatie)• communicatiefaspect(hoeisdecommunicatienugeorgani-

seerd)• gedragsaspect(totwelkgedragheeftdeingezettecommunica-

tiegeleid)

DOElgrOEPEN Bijwelkegroepenmensenwiltuwelkecommunicatiedoelstellingenbereiken?Beschrijfdespecifiekekenmerkenvandezedoelgroep.Bijvoorbeeldhetkennisniveau,deleeftijd,deinformatiebehoefteendeverondersteldehoudingtenopzichtevandeboodschap.Somsishethandigeenindelingtemakeninprimaireensecundairedoelgroepen,zodatinéénoogopslagduidelijkiswaardemeesteaandachtnaartoemoet.

COMMUNICATIEDOElSTEllINgWelkcommunicatiedoelwiltuophetniveauvankennis,houdingengedragvandedoelgroepbereiken?

Kennis = wetendoorteinformeren,Houding = vindendoorbeïnvloedenvangedraggedrag = vindenenzichernaargedragen

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 45

Eendoelstellingis‘SMART’opgesteld.Datwilzeggen:Specifiek(zoconcreetmogelijk),Meetbaar(kwantitatief),Acceptabel,Realis-tischenmeteenTijdsdimensie.Wanneererineenplanmeerderecommunicatiedoelstellingenstaan,ishetgoedprioriteitenaantegeven.

Voorbeeldvaneenconcretecommunicatiedoelstelling:• OrganisatieXmet150vrijwilligersstreefternaardatop

1 januari 2013hetaantalvrijwilligersmet20isuitgebreid.Kennis • De150vrijwilligersvanorganisatieXzijnop1augustus2012

schriftelijkenmondelinggeïnformeerdoverdegewensteuit-breidingop1januari2013vanhetaantalvrijwilligersmet20.

Houding• 70%vande150vrijwilligersvindthetop1oktober2012een

goedideeomper1januari2013hetaantalvrijwilligersmet20 uittebreiden.

gedrag• 65%vande150vrijwilligerswerktvanaf1oktober2012actief

meeaanhetwervenvan20vrijwilligersdieper1januari2013aandeslagkunnen.

BOODSCHAPFormuleereenkrachtigekernboodschapdieblijfthangen.Zorgervoordatuwboodschap“onderscheidend”is.Gebruikgeenclichés,maarbegrijpelijkewoordenenmaakdeboodschapherkenbaardooraantesluitenopdebelevingswereldvanuwdoelgroep.

COMMUNICATIESTrATEgIEHoewordendecommunicatiedoelstellingenbereikt?Bijvoorbeelddooruterichtenopeenspecifiekedoelgroep,dooractiefofjuistpassiefdevrijwilligerstebenaderen,ofdoordenadrukteleggenopmondelingecommunicatie.Indestrategiewordenaltijddevolgende4vragenbeantwoord:• Doelgroep.Metwiewiltucommuniceren;• Boodschap.Watgaatucommuniceren;• Middelen.Hoewiltucommuniceren;• Planning.Wanneergaatucommuniceren.

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 4 6

TIPS:• Zorg dat de in te

zetten middelen, de inhoud en het taal­gebruik aansluiten bij het doel en de strategie van het communicatietraject. Als de vereniging meer professiona­liteit wil uitstralen, kom dan niet aan met een slecht gekopieerd A4­tje vol spelfouten. En wanneer geld van donateurs wordt ingezet, waarbij u wilt uitstralen daar zorgvuldig mee om te gaan, zijn gelikte full colour brochures niet op zijn plaats;

• ‘Nieuws’ dat u com­municeert naar doel­groepen buiten de vereniging, zoals de pers, moet natuurlijk eerst aan de eigen leden worden mee­gedeeld;

PlAN VAN AANPAK Hetplanvanaanpakgeeftconcreetaanwelkecommunicatiemid-delen(ziehoofdstuk3.3)uwanneerinzet.Zorgdatereengoedemixistussenmondelinge,schriftelijke,audiovisueleendigitalemiddelen.Hetishandigomditschematischweertegevenineencommunicatiematrix:eentabelwaarinkortvermeldstaatwelkemiddelenwordeningezet,metwelkdoel,opwelkedoelgroepeenmiddelgerichtis,wieverantwoordelijkisvoorhetinzettenvanhetmiddel,wanneerjeeenmiddelinzetenwatdekostenervanzijn.

Doelgroep Middel Doel Datum Door wie Budget

Hetinformerenvanmensenbuitendeverenigingoverdestartvaneennieuweactiviteitkanbijvoorbeeldmetverschillendemiddelen:eenspecialenieuwsbrief,een(artikelineen)huis-aan-huiskrant,voorlichtingsbijeenkomst,advertentie,persberichtofeenspecialewebsiteenTwitter.Alshetnieuwsminderbelangrijkiskanwordenvolstaanmeteenaankondiginginbestaandemedia,zoalseennieuwsbriefofopdewebsite.Ukuntookgrootsuitpakkenmetbij-voorbeeldeenevenement,zoalseenfeestelijkeopening,eenopendagofhetuitdelenvaneengadget.

KOSTENWatishetbudgetvoordeuitvoeringvanhetcommunicatieplan?Watkostdeinzetvaneenspecifiekcommunicatiemiddel?Wiebetaaltwelkekosten?

EVAlUATIE EN EVENTUElE BIjSTEllINgHoeenwanneerwordtergeëvalueerd?Evalueeriniedergevalnaafrondingvanhetcommunicatietrajectofdegeformuleerdedoelstellingenbehaaldzijnenofhetprocesgoedisverlopen.Maakeenkosten/batenanalyseenganaofdecommunicatiemiddelenefficiënteneffectiefzijningezet.Dezeervaringenkunnenwordenmeegenomenbijhetopstellenvaneenvolgendcommunicatie-plan.Evalueerookzoveelmogelijktussentijds,zodatu,indiennodig,nogtijdigkuntbijsturen.

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 47

3.3 COMMUNICATIEMIDDElEN

WEBSITEInditdigitaletijdperkbeschiktelkeorganisatiewelovereenwebsite.Alsueen(nieuwe)websitelaatbouwenmoetuvantevorengoednadenkenoverhetdoel.Watisdevoornaamstefunctie?Infor-matiebieden,destandenvanuwclubbijhouden,reactiesuitwis-selenofeencombinatiehiervan?Hetantwoordopdezevraagisbepalendvoordemanierwaaropdesitewordtgebouwdeninge-richtenhoeveelwebpagina’sen-ruimteunodigheeft.

BouwenAlsuhetontwikkelenvaneenwebsitegrotendeelsineigenhandwilthouden,zijndaargenoegmogelijkhedenvoor.Erzijntalvanpartijendiestandaardwebsitesaanbieden,waaropuuweigeninformatiekwijtkunt.Ditsoortwebsiteskennennatuurlijkwelbeperkingen.Umoetgenoegennemenmeteenuniformeopmaak,waarbijweinigofgeenruimteisvoorspecifiekewensen.Hetvoor-deelisdatdekostenrelatieflaagzijn.

Alsueenwebsiteopmaatwilt,gadanbijvoorkeurinzeemeteenwebbouwerdieervaringheeftopuwterrein.Informeerofdezealopdrachtenheeftuitgevoerdvoorcollega-verenigingenenstichtin-gen.Dergelijkeinformatievindtuopdesitesvanwebbouwers.Alsueenexpertindearmwiltnemenomeenwebsitetelatenontwik-kelen,vraagdanbijeenaantalpartijeneenofferteaan.Dekostenvoorhetlatenbouwenvaneensitekunnennamelijkbehoorlijkuiteenlopen.Alsuweinigofgeenbudgetheeft,kijkdanofmensenbinnenuworganisatieervaringhebbenmethetbouwenvanweb-sitesendit(eventueeltegeneengeringevergoeding)willendoen.

DomeinnaamHetisvancruciaalbelangdatuzosnelmogelijkeendomeinnaamvooruwwebsiteaanvraagt.Alseenanderepartijuvooris,dankuntudedoorubedachtenaamnietmeer(zomaar)gebruiken.Hierbijgeldthetprincipe‘wieheteerstkomt,heteerstmaalt’.

Vooreeninternetdomeinnaamzijnverschillendeextensiesmoge-lijk.Debekendstezijn.nl,.com,.org,.nu,.tv,.neten.eu.Opde

TIPS:• Zorg voor een

geïntegreerde com­municatie; laat alle communicatie­uitin­gen zo veel mogelijk op elkaar aansluiten;

• Stel een persprotocol op met daarin een duidelijke verde­ling van taken, zoals bijvoorbeeld de woordvoering.

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 4 8

websitevanStichtingInternetDomeinRegistratie(SIDN)www.sidn.nlkuntucontrolerenofdedomeinnaamdieuwiltgebruikennogbeschikbaaris.

DeaanvraagvandedomeinnaamwordtingediendbijbedrijvendiezijnaangeslotenbijdeSIDN.Ditzijninternetserviceproviders,web-hosters,webdesignersenanderebedrijvendiedienstenverlenenophetgebiedvan(online)marketing-communicatie.Dezepartijenbiedenhetregistrerenende‘abonnementskosten’vandedomein-naamvaakaanincombinatiemeteencompleetpakketvoorweb-hosting.Alsuhiervangebruikmaakt,isderegistratievaakgratis.

HostingEenbelangrijkevraagdieuzichbijdezoektochtnaareengoedehostingpartner–departijdieuwsiteindeluchthoudt-moetstellenis:hoebelangrijkisdewebsitevoormijnorganisatie?Ishetuwenigeinformatiekanaal,danmoeteneventueletechnischestoringenzosnelmogelijkwordenverholpen.Isdehelpdeskvandehostingpartijgoedbereikbaar?Ishettelefoonnummergratisofbetaaltueenbepaaldtariefperminuut?

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 4 9

Hetloontdemoeitededienstverleningenhetaanbodvanverschil-lendehostingpartijenmetelkaartevergelijken.Detarievenlopennamelijkflinkuiteen.Letgoedopwatuervoorkrijgt.Belangrijkezakenzijndebeschikbareruimtevooruwwebsite,onbeperktdata-verkeerenhetmakenvandagelijkseback-ups.

ActualisatieEenwebsiteiseendynamischmedium,waarvandeinhoudaltijdup-to-datemoetzijn.Bezoekersvanuwwebsitedieverouderdeofonvolledigeinformatieaantreffen,hakenaf.Veranderendeprijzenvanhetlidmaatschap?Pashetdandirectaanopdewebsite.Biedeencontactmogelijkheid,bijvoorbeeldviaeenalgemeene-mail-adresofeenspeciaalformulier.

Zoekmachines Demeestemensengebruikenzoekmachinesomzichteoriën-teren.UwwebsitezaldusgoedvindbaarmoetenzijninondermeerGoogle.Erzijnverschillendemanierenomdatvoorelkaartekrijgen.Ukuntuwsitelatenoptimaliserenombetertescoreninde‘gewone’zoekresultaten.Desitewordtdantechnischeninhoude-lijkaangepast,zodatzoekmachinesdezemakkelijkervinden.

Eenanderemogelijkheidiskiezenvoorzogenoemdesponsoredlinks.Ubetaaltdanvoorzoektermendiepassenbijdeaardvanuwbedrijfsvoeringendoorgebruikersvanzoekmachinesveelwordengebruikt.Alsdezezoekwoorden(keywords)alszoekopdrachtwordengebruikt,verschijntuwonlineadvertentienaastofbovendezoekresultaten.

FOlDErVeelverenigingenmakenvoor(toekomstige)ledenenvrijwilligerseenverenigingsfolder.Hieronderwattipsomeeneigenfoldertemaken.

OmslagDeomslagisdeeersteblikvangervandefolder.Probeerdanookdebelangrijksteboodschapalopdeomslaguittestralen.Deomslagbestaatuitvierpagina’s(voorzijde,binnenwerkvoor,bin-nenwerkachterenachterpagina).Bedenkaandehandvandehuis-stijlwelkeinformatieopdezevierpagina’smoetkomentestaan.

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 5 0

Gebruikelijkisaandevoorzijdedenaamenhetlogovandeorga-nisatie,titeleneventueleondertitelenpayoff/sloganteplaatsen.Aandebeidebinnenzijdenbijvoorbeelddemissie/doelstellingendecolofon.Aandeachterkantisdanplekvooradresgegevensenhuisstijlelementen(logo,kleur,lettertypeendergelijke).

BinnenwerkHierondereenoverzicht(opalfabetischevolgorde)vanmogelijkeonderwerpendieineenverenigingsfolderaandeordekunnenkomen.• Adresgegevens Vermeldzowelhetbezoekadresalshetpost-

adres(inclusiefdepostcodevanhetbezoekadresinverbandmetrouteplanners),telefoonnummers,ene-mailadressen.

• Bestuurs­ en rechtsvorm Beschrijvingvandeorganisatievormenhiërarchischestructuur,opbouwvanhetbestuurenleden.

• ColofonNaastdegegevensoverdeorganisatiezelfookdeleve-ranciersdiehebbenmeegewerkt,zoalstekstschrijver,vormgever,fotograafendrukkerij.

• DienstenWatdoetdeorganisatie?Geefinformatieoverdeactivi-teiten,bijvoorbeeldintekstblokjesonderhetkopje‘wistudital’.

• DisclaimerSomskanhetnodigzijneendisclaimeroptenemen,waaruitdelezerkanopmakendatdeinformatieaanveranderingonderhevigis.Denkdaarbijaandedatumvanuitgifte.

• DoelgroepenVoorwiewerktdeorganisatie?Wiekanlid/vrijwil-ligerworden?

• DoelstellingenWatzijndedoelstellingen,waarzijndezevast-gelegd?Watwildeverenigingbereiken?

• InhoudsopgaveDeinhoudsopgaveisnietnoodzakelijk,maarvergemakkelijkthetzoeken.

• InternetWebsiteadres,maarookeventueleurl’svanspecifiekepagina’s,zoalsroutebeschrijvingenagenda.

• KerncijfersGeefeenoverzichtvanrelevantekerncijfers(activi-teiten,aantalleden).Gebruikeventueelgrafiekenomditduide-lijkinbeeldtebrengen.

• KernwaardenOmschrijfdekernwaardenvandeverenging,bijvoorbeeldomgangsvormen,samenwerking.

• ledenGeefeenomschrijvingvandeleden.• Maatschappelijke betrokkenheid Beschrijfhoedeorganisatie

indemaatschappijstaatenwelkbelangdeorganisatieheeftvoordesamenleving.

• Missie/visie Watisdemissie?Welkevisieheeftdevereniging(op demaatschappij,opdesector)?

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 51

• NaamDenaamvandeorganisatie,zoweldeofficiëlenaamvolgensdeinschrijvingbijdeKamervanKoophandelalsdeeven-tuelenaamdieinhetdagelijksspraakgebruikwordtgebruikt.

• Ontstaansgeschiedenis Hetkanrelevantzijnomietsoverdegeschiedenisoptenemen.Bijvoorbeeldietsoverdeoprichtingenenkeleroemruchtefeitenuithetverleden.

• Organisatie Kortebeschrijvingvandevereniging,eenorgani-gramofeenbeschrijvingvandeorganisatie.Geefookaanwaardeorganisatiedeelvanuitmaaktoflidvanis.

• Pay off Vermeldindefolderookdevastepayoffofsloganenlichtdiezonodigtoe.

• SamenwerkingGeefeventuelesamenwerkingsverbandenmetandereverenigingenaan.

• ServiceWatmogenledenenanderedoelgroepenvandevereni-gingverwachten?Enwaarkunnenzeterechtalsdeorganisatiehaarbeloftennietnakomt(klachtenregeling,gedragscode)?

• TestimonialsUitsprakenvanledenofandereprominentenoverdeverenigingofdeactiviteiten.

• WerkgebiedWatishetverzorgingsgebiedvandevereniging?

VormgevingDevormgevingvandefoldermoetpassenbinnendehuisstijl.Vormgevingenfotografieversterkendeboodschapvandefolder.Schenkdaardusextraaandachtaan.Erzijnverschillendemogelijk-hedenomdefolderextrauitstralingtegeven,zoalseenafwijkendformaat,anderpapier,fotografieofuitklappagina’s.

Denkbijdevormgevingvandeinformatieindefolderaan:• Foto’senillustraties;bijvoorbeeldfoto’svanactiviteiten,leden,

huisvesting.• Kaders(alofnietafwijkendgekleurd);voorbijvoorbeeldbelang-

rijkeinformatieofuitsprakenvanleden.• Kleurgebruik;afwijkendkleurgebruikintekstofachtergrond

vestigtdeaandacht.• Logoenanderehuisstijlelementen(zoalskleur).• Eenstreamerindetekst;vestigtdeaandachtopeenpassage

uit destandaardtekst.• Vraagenantwoord;bouwdefolderopaandehandvanvragen

als“Wiezijnwij?,Watdoenwij?”

TIP: Een streamer is een zeer korte tekst van twee of drie regels die los in de kolom­men wordt gezet in een groter lettertype. Zo kan extra aandacht worden gevestigd op inhoud en strekking van het artikel. Een streamer moet de lezer verleiden onmiddellijk het stuk te lezen.

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 52

(DIgITAlE) NIEUWSBrIEF/VErENIgINgSBlADDemeesteverenigingengevenperiodiekeennieuwsbrief,clubbladofverenigingsbladuit.Eennieuwsbriefiseeninformatiefmiddeldatregelmatigwordtverspreid.Hetdoelisomdelezersnelopdehoogtetebrengenvanrecenteontwikkelingenbinnenenbuitendevereniging.

gedrukt of digitaal?Veelgedrukteclubbladenwerkenmeteenvastsjabloonvoordevormgeving.Datmaakthetminderarbeidsintensiefomelkekeerweerhetbladvormtegeven.Erzijnookwebsitesdiesjablonenvoorclubbladenbeschikbaarstellen,aldannietincombinatiemet(goedkoper)drukwerk.Voorbeeldenzijnwww.stichtingmeo.nlofwww.clubbladonline.nl.

Hetgrotevoordeelvandigitalenieuwsbrievenisdatusnel,goed-koopendoelgerichtmeteengrotegroepmensenkuntcom-

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 53

municeren.Invergelijkingmet‘papieren’uitgavenzijndigitalenieuwsbrievenveelgoedkoper.Uheeftgeendrukkosten,geenkostenvoorvormgevingengeendistributiekosten.Daarnaastisdedoorlooptijdveelkorterdaneengedrukteuitgave,omdathetheleprocesvanvormgeven,drukken,verzendklaarmakenenversprei-dennietmeernodigis.Uwuitgaveisdusaltijdactueel.Daarnaastiseendigitalemailingbetervoorhetmilieu.

ErbestaatinNederlandeenaantalgebruiksvriendelijkeengoed-kopeprogramma’swaarmeeverengingensneleneenvoudigdigi-talenieuwsbrievenkunnenmakenenverzenden.Vaakmetvastesjablonen,dieeenvoudigaandeeigenhuisstijlaangepastkunnenworden.Erisgeensoftwarenodig,alleeneeninternetverbinding.Vaakishetmogelijkommetmeerderemensenaaneennieuws-briefteschrijven.Hetverzendenvandenieuwsbrievengebeurtveelaldoordemailserversvanhetprogramma.Voorbeeldenvanprogramma’svoordigitalemailingszijnwww.macquaint.com,www.mailpublisher.nl,www.ymlp.com/nlofwww.nieuwssprinter.nl.

Advertentiesindrukwerk,waarveelverenigings-ofclubbladenextrainkomstenuitgenereren,kunnenwordenvervangendoordedigitalevariant:debanner,dieookweerdirectnaardewebsitevandeadverteerdergelinktkanworden.InhoudVeelclubbladenkenneneencombinatievanfeitelijk,inhoudelijknieuwsenpersoonlijkeverhalen.Regelmatigeuitgavenzijnbelang-rijkvoorhetwij-gevoelvaneenvereniging.Meteennieuwsbriefblijvenvrijwilligersopdehoogtevanhetreilenenzeilenvandeorganisatieenlerenzecollega’sbeterkennen.Ookkandenieuws-briefgebruiktwordenvoorniet-urgentemededelingenenherin-neringen.

Eennieuwsbriefheeftaltijdeenredactie.Deredactieselecteertwelkeberichtenvoldoendenieuwswaardehebbenomindenieuwsbriefbekendgemaaktteworden.Omtevoorkomendatdenieuwsbriefongelezentussenhetoudpapierofindeverwijderdeitemsbelandtmoetderedactieervoorzorgendatdeinhouddemoeitewaardis.Devluchtigheidvanhetmiddelmaaktechterweldateennieuwsbriefniet(uitsluitend)gebruiktmoetwordenomessentiëleinformatieteverspreiden.

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 5 4

Veelclubladenwordengevuldmetbijdragenvanandereledenofvrijwilligers.Daaromishethandigomvoorafmetderedactieeenschrijfwijzertemakenmettipsenrichtlijnenvoorkopij.

Voorbeeld schrijfwijzer:Denieuwsbriefkenteenvasteinhoudmetdevolgenderubrieken:• Nieuws/artikelen: berichtenenartikelen‘indebreedte’.Ontwik-

kelingen,regelgeving,praktischezaken,terugblikken,aan-kondigingenetc.Probeeriniederenieuwsbriefiemanduitdedoelgroepaanhetwoordtelaten.Bijvoorkeursluitelkberichtafmeteenlinknaarmeerinfoofcontactadres/-persoon.Pernieuwsbrief4tot6berichten/artikelen;

• Kort nieuws:nieuwsberichtjesoverrelevanteontwikkelingenennieuwsfeiten,eventueelvanuitandereorganisaties.‘Leesverder’kannaarwebsitesvanexterneorganisatieslinken;

• Agenda:overzichtvanalleactiviteitenindekomendeperiodemeteenlinknaardeinternetpagina;

• Opinie.Pernieuwsbriefisruimtevooropinie(alsopeningsarti-kel).Indezerubriekkankritischnaarontwikkelingenbinnendesectorwordengekeken(dusookoplandelijk/politiekvlak).Welmoetduidelijkzijndathetopiniebetreft;

• Colofon.

Samenstelling artikel/bericht:• Intro:Ditisdefeitelijketekstindenieuwsbrief.Menkandoor-

klikkennaardevolledigetekst.Deintro/leadgeefteensamen-vattingvandebelangrijkstefeitenuithetartikelennodigtuittotverderlezen.Ditstukjegeeft–voorzovermogelijk–antwoordopdevragen:wie,wat,wanneer,waar,waaromenhoe.Maxi-maal35woordeninmaximaal2zinnen;

• Volledige tekst: Ditisdeintroplusderestvanhetartikel.Letopopbouwentussenkoppen.Ongeveer500woorden,exclusiefintro.Datisongeveer1A4tekst;

• Contactgegevens:Waarkanmenterechtvoormeerinformatie;• Beeld:Indienmogelijkeenfotoaanleverendiebijhetberichtpast.

Taalgebruik:• Kieshetperspectiefvandelezer; Denkniet:Watwilikkwijt?Maar:Watwildelezerweten;• Doseerenselecteer.Schrapballast.Watisdekernboodschap?

Stemdeinformatiedaaropaf;

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 55

• Presenteer‘hapklarebrokken’.Langelappentekstzijnnietaan-trekkelijkomtelezen.Gebruik60-80woordenpertekstblok;

• Houddetekstaantrekkelijk.Voorkombijzinnenentang-constructies:starteennieuwezin.

• Schrijfindeactievevorm:“Xorganiseerteenactiviteit”i.p.v.“DeactiviteitwordtdoorXgeorganiseerd”.Treednietteveelindetail.Vermijdafkortingenengebruikmodernetaal.

Schrijfzoveelmogelijkintegenwoordigetijd;• Maakdetekstscanbaardoor(tussen)koppen,witregels,opsom-

mingstekensenplaatjes;• Schrijfineenpiramide.Beginmetdeleadofintro(wiewat,waar,

wanneer,waaromenhoe).Werkdezeuitinvolgendealinea’senbeschrijfpasdaarnadeachtergronden;

• Betrekdelezerwaarmogelijkdoor:tekiezenvoorvraag/dia-loogvorm,persoonlijkeaanspreekvormen(extern:u,intern:je)eninteractie/reactiemogelijkheden;

• Controle.Leesjedefinitievetekstenbijvoorkeureendaglaterna vanpapier.

IllustratiesBijelknieuwsberichtwordteenfotogeplaatst.Bedenkbijaan-leveringvanbeeldmateriaalofhetbeeldgebruiktmagworden(rechten).Bijvoorkeurfoto’somhetgeheelaantrekkelijkertemaken.

INFOrMATIEBIjEENKOMSTDoelvaneeninformatiebijeenkomstisominéénkeerzoveelmogelijkbetrokkenenopdehoogtetebrengenvanverande-ringenofontwikkelingenbinnenofbuitendevereniging.Debijeenkomstgaatmeestalovereenvoordeaanwezigenrelatiefnieuwonderwerp.Ermoetdanookuitlegwordenverstrektoverhetonderwerpzelf,deconsequentieseneffectenvoordeaan-wezigen.Verschillendeaspectenkunnenindeelsessiesaandeordekomen.Ditwordtvervolgensplenairteruggekoppeldmetalscentralevraag:watgajemetdeinformatiedoen?Watzijnjevolgendestappen?Eeninformatiebijeenkomstkaninformeelwordenafgesloten,ookomdebetrokkenheidvandeaanwezigentevergroten.

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 5 6

Functiesvaneeninformatiebijeenkomstzijn:• Verspreidenvaninformatieaaneengrotegroep.Bijvoorbeeld

nieuwewet-enregelgevingdieinvloedheeftopdepositievandevrijwilligersofnieuwbeleidvandeverenigingoververgoedingen;

• Deaanwezigenkunnenvanelkaarlerenalsernahetverstrekkenvandeinformatieruimteisvoorvragenen/ofdiscussie.Zowordtdeinformatieverderverduidelijktenwordttegelijkgewerktaandeverwerkingvandeinformatie.

Aandachtspuntenbijinformatiebijeenkomsten:• Doordekorteverwerkingstijddiedeaanwezigenkrijgenkan

deinformatieheteneoorinenhetandereooruitgaan.Ditkanvoorkomenwordendooreenschriftelijkemededeling,bijvoor-beeldineennieuwsbriefofdigitalenieuwsflitsvoorafgaandaanennaafloopvandebijeenkomst;

• Eeninformatiebijeenkomstisnuttigalsuhetvanbelangvindtommetdebelanghebbendenvangedachtentekunnenwisse-lenenomvragentebeantwoorden.Zoniet,danishetslimmereenschriftelijkeofmondelingemededelingtedoen.

gADgETSEenleukeenspeelsemanierommensenbijuwverenigingtebetrekkenishetuitdelenvangadgets:simpele,goedkopeproduc-tendiebedoeldzijnommensenteprikkelenofomzeergensaanteherinneren.Eengadgetmoetopvallen,andersishetzondevandetijdenmoeite.Belangrijkisomeenvervolgaanhetgadgettegevenmeteenanderevormvaninformatie.Voorbeelden:• Eenpen,ballon,mok,(sport)tas,handdoek,vlaggetjeofiets

andersmetnaamenlogovandeorganisatie;• Eenfreecardmeteenverwijzingnaardenieuwewebsiteofeen

nieuweactiviteit• Kalender.

MOND-TOT-MONDrEClAMEWaaromzoudenverenigingeninvesterenindurecommunicatie-middelen?Debestereclameblijktnamelijkmond-tot-mondreclametezijn.Gratis,maarmoeilijktebeïnvloeden.Tevredenledenendeelnemerszijnhierbijeenessentiëleschakel.Benutdiefactorenziehennietalseindstationmaaralsdoorgeefluik.

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 57

Mond-tot-mondreclameiseentermdieindemarketingindustriegebruiktwordtalsniet-medewerkerseenproductofdienstmetelkaarbespreken.Marketeersproberenmetdezevormvanreclamedepubliekeopinietebeïnvloeden.Tegenwoordigwordenookbij-voorbeeldweblogs,tweetsofe-mailstotmond-tot-mondreclamegerekend,ookalkomtergeengesprokencommunicatiemeeraantepas.

Hetvoordeelvanmond-tot-mondreclameisdathetgoedkoopeneffectiefis.Eenbekende,meteenpositiefoordeeloveruwver-enigingzalsnelgeloofwaardiggezienworden.Hetnadeelisdatdeboodschaplastigtesturenisendatnegatieveberichtenvakerwordendoorverteldenlangerblijvenhangendanpositieve.Kortom,koesteruwledenenvrijwilligersenlaathenhunpositieveervaringenverspreiden.Datleverteengoedenaamendusnieuweledenofvrijwilligersop.

3.4 CONTACTEN MET DE MEDIA

Veelonderwerpenwaarvrijwilligersorganisatieszichmeebezighoudenlenenzichvoorpublicatieindepers.Verenigingenwordensteedsvakergeconfronteerdmetdemedia.Daaromhieronderwatrichtlijnenentips.

FrEE PUBlICITyDepersopeigeninitiatiefbenaderenispubliciteitgenereren.Free publicitywelteverstaan.Datkanbijvoorbeeldalsuietsnieuwstevertellenheeft.Uiteraardkaneenjournalistzichookuiteigenbewegingmelden.Datbetekentdatualineenvroegstadiumbedachtmoetzijnopeventueelperscontactenbedenkenhoeuwactiviteiteenonderwerpindeperskanzijn.Mochtugeïn-terviewdworden,vraagdanaltijdinzagevóórpublicatie.

VOOrBErEIDINgEengoedevoorbereidingishethalvewerk.Laatudanooknietovervallendooreenjournalistdiedirectantwoordwilhebben.Vraagofdejournalistopeenlatertijdstipterugkanbellenofterug-

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 5 8

gebeldkanworden,zodatuzichkuntvoorbereiden.Laatunietver-leidentothetdoenvanondoordachteuitspraken,zekeralshetovereenheikelonderwerpgaat.Probeervooreengoedevoorbereidingvoorafteachterhalenwaardevragenovergaan.

Zorgdatudeperswattebiedenheeft.Bedenknietalleenwatuzelfkwijtwilt,maarbedenkvooralwaardejournalistnaaropzoekis.Weesbedachtopdeinvalshoekvaneenartikel.Hiervoormoetu opdehoogtezijnvannieuwsvanandereorganisatiesenpolitiek,enmetnamedereactiesdaarop.Wantdepubliekeopiniespeelteengroterolbijdetotstandkomingvanhetartikel,ookalkomthetinhetinterviewniettersprake.Hetisdanaanuhieropintespelen.Weestegelijkbedachtopdesamenvattendevragenvaneenjour-nalist.Daarbrengthijofzijaltijdeennuanceinaan.Envooruhetweetheeftuietsbevestigdwatwellijktopwatuheeftgezegd,maarwatujuistniethebtwillenzeggen.Ditalleswilnietzeggendatujournalistenmoetwantrouwen,maarjuistdatualertbentophetfeitdatzijvanuithunprofessionaliteitookdoelenhebbenenboodschappenkwijtwillen.

jOUrNAlISTIEKE VrIjHEIDContactmetdepersiseenzaaktussentweepartijenmeteigenbelangen,waarbijdejournalistiekaltijdaanhetlangsteeindtrekt.Delaatsteversievaneenstukwordtdoordejournalistbepaald,ongeachtdeafsprakendieudaaroverdenkttehebbengemaaktof wijzigingendieuheeftaangegeven.Ditishetrechtvandejour-nalist.Eengeïnterviewdekandejournalistnueenmaalgeenplichtopleggen.Alsuuwverhaalprecieswiltterugzienzoalsuhetzelfwenst,dankostdatgeldennoemenwedatreclame.

FEITElIjKE ONjUISTHEDEN EN EVAlUATIEEnstaatertócheenfeitelijkeonjuistheidineenartikeldatisver-schenenopbasisvaneeninterview?Terwijludejournalistdaarnogvantevorenopheeftgewezen?Jammer,maarhelaas:zolangergeenzakeninstaandieoverduidelijkschadeberokkenen,zalerechtnietgerectificeerdworden.Voorditartikelishettelaat.Hetisechterwelzaaknategaanwaardieonjuistheiderinisgeslopen.Waarheeftuinhetinterviewietsgezegdoflatenblijkenwaaruitdeonjuistheidisvoortgevloeid?Ofviawelkekanalenkandejournalistalvoorwerk

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 59

hebbengedaanwaarhijofzijandereelementenuitgebruikt?Essen-tieelomeendergelijkprobleemindetoekomsttevoorkomen.

SPrEEK VANUIT DE VErENIgINgIncontactenmetdepersvervultualtijdderolvanvoorlichtervanuitdevereniging.Spreekdusnooitopeigentitel,maarbedenkdatudeverenigingvertegenwoordigt.Spreekaltijdvan‘wij’ennooitvan‘ik’.

3.5 PErSBErICHTENWiltuuwactiviteitgratisonderdeaandachtproberentekrijgen?Stuurdaneenpersberichtnaarrelevantemedia.Alsudekunstvanhetmakenvaneenpersberichtgoedweettoetepassen,merktudateigentekstvaakletterlijkindeperskanverschijnen.En alseenpersberichtaanslaat,kandatleidentotmeerderepublicaties.Zo zijnpersberichteneenkostenbewustcommunicatiemiddel.

ECHT NIEUWSEengoedpersberichtbevateenbelangrijkemededelingvoordespecifiekedoelgroepvanhetbladofdezender.Datisnietaltijdhetzelfdealszakendiebelangrijkzijnvooruworganisatie.Inzo’ngevalkuntubeterafzienvaneenpersbericht,omdathetindeogenvandejournalistschijnnieuwsis.Ditkantoekomstigebelangenschaden.

Eenveelgemaaktefoutisdatmenredacteureninfeiteaangepastpromotiemateriaaltoezendt.Diezijndaarechtallergischvoor,zodatalleswatmaarriektnaarreclamedoorgaansdirectindepapierbakverdwijnt.Kortom,eenpersberichtdientéchtnieuwstebevatten,uitsluitendgeschrevenomeenredacteurofjournalistteovertuigen.

NIEUWSWAArDE VErSTErKENBedenkeeninteressanteennieuwswaardigeinvalshoek.Uiteindelijkkanhetdaarbijbestoveruwactiviteitofvereniginggaan,maardatisdaneenafgeleidevandenieuwswaardigemededeling.Schrijf zoveel

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 6 0

mogelijkindederdepersoon,eigenlijkalsofiemandandershetschrijft.Vermijdhetgebruikvanwoordenals‘ik’,‘we’,‘u’of‘je’.

KErNBOODSCHAP EErSTRedacteurenhebbengeentijdomallepersberichtenhelemaaldoortenemen.Zeselecterendeberichtendoorgaansbinnenenkeleseconden,opbasisvandenieuwswaardevankopofintro.Eengoederedendusomhetbelangrijkstealtijdvooraantezetten.

Bijhetmakenvaneenkrantoftijdschriftisvoorafzeldenbekendhoeveelruimtebeschikbaarisvooreennieuwsitem.Daarommakenervarenschrijversvanpersberichtenhuntekstenzo,daterzonderprobleemietsvanafgehaaldkanworden.Inprincipekanprobleemlooseenzinofzelfseenheleparagraafverwijderdworden,zonderdatdetekstinhoudelijkentaalkundigverandert.Zorgerdusvoordatalleminderessentiëleinformatieinhetlaatstedeelvanhetpersberichtkomttestaan.

ZES W’SJournalistenbeoordelentekstenaandehandvandezesW’s:Wie,Wat,Waar,Wanneer,WelkewijzeenWaarom.Eengoedpersberichtgeefthieralindeintro(lead)antwoordop.Bijdagbladredactieswordtopbasishiervanbepaaldofiets‘nieuws’is.

Nuziejedatsommigemensen–metdezekennisinhetachter-hoofd–dezesW’skeurigbenoemen,maardaardoorookeensaaietekstproduceren.HetisjuistdekunstomeengoedebalanstevindentussendezesW’sendieinformatiedienodigisomdekern-boodschapovertuigendtelatenzijn.

FEITEN, gEEN MENINgJournalistenhebbeneensterkevoorkeurvoorpersberichtenmetvaststaandefeitenofcontroleerbaregegevens.Beweringenofeigenmeningenzijnminderbruikbaaromdatdezesubjectiefoverkomen.Zelfbewerendateenactiviteithelemaalnieuwis,volstaatniet.Umoetdieinnovatieookkunnenbewijzenmeteenlogischefeitenopbouw,ietswaaruitblijktdateenanderdatookzoziet.

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 61

Vanzelfsprekendmogenpersberichtennooitonwaarhedenbevat-ten.Misschienlukthetiemandnogwelomeenonwaarpersbe-richteenmaliggedrukttekrijgen,maarerkomenmeestalreactiesop.Blijktdeberichtgevingonjuist,danzaldatmedium–zolangdezelfderedacteurendaarnogwerken–zeerwaarschijnlijkgeslo-tenblijvenvooruwberichtgeving.

Hetisbelangrijkdatallecijfersenfeitenkloppen.Hetisdaaromverstandigomiemandandersalleuitsprakennogeenstelatenverifiëren.

STrUCTUUrElkgoedopgebouwdpersberichtbestaatuiteenaantalvasteonderdelen.Zo’nstandaardstructuursteltjournalisteninstaatsnel

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 62

derelevanteinformatietevinden.Bepaaldevasteonderdelenenomschrijvingenzijngebruikelijk:• AdresseringAdresseereenpersberichtbijvoorkeuraande

deelredactie,andersaandehoofdredactie.Legeenlijstaanvanopuwwerkveldgespecialiseerdejournalisten.

• AfzenderHetmoetdelezervaneenpersberichtmeteenduidelijkwordenwiedebronvanhetberichtis.Noteerdaaromdenaamvandeverenigingrechtsboven,eventueelaangevuldmeteendirecttelefoonnummerene-mailadresvandecontactpersoon.

• Aanduiding ‘persbericht’ Noteereenduidelijkopschrift:Persbericht,aankondiging,agenda,uitnodiging,persmedede-lingofpersverklaring.Naastofdirectonderdeaanduidingvanhetsoortberichtkuntuextrainformatietoevoegen,zoals:‘voorpublicatieop’of‘embargotot’.

• Datumvermelding Omdateropredactiesveelnieuwsinfor-matieligt,ishetbelangrijkdatdedatumvanhetpersberichtmeteentezienis.Noteerdedatumdaaromduidelijkleesbaarbovenhetpersbericht.Somskandedatumookbovendeleadstaan,ingeleiddoordeplaatsvanherkomstvanhetbericht.Ditwordteendatelinegenoemd.Bijvoorbeeld:‘Gouda,25septem-ber2012:Hetpasgeopende…’.

• KopPlaatsonderdedateringeenvetgedruktekopineengroterlettertype.Eengoedekopgeeftinenkelesteekwoordendeessentieweer,iseensamenvattinginéénzin,attendeertopdenieuwswaarde,staatindetegenwoordigetijd,bevatgeenlid-woorden,geeftslechtséénboodschapenstimuleerttotverderlezen.

• leadEenaantalwitregelsonderdekopstaatdelead;deeerstealineavanhetpersbericht.Meestaliseenleadvetgedrukt.Dezeeerstealineabevatdekernvandeboodschap;dezesW’s.Maakeenleadnietlangerdandrieàvierzinnen(vijfenzeventigtothonderdwoorden)enlaateventueelonbeantwoorde‘W-vragen’inlaterealinea’saanbodkomen.

• Basistekst of body Indebodywordtdieperingegaanopdetails,cijfers,citatenenachtergronden.Verdeeldebodytekstoverlogischeenoverzichtelijkealinea’s.Elkealineabeslaat,afhankelijkvandelengte,zo’nvijftotzevenzinnen(circahonderdwoorden).

• Tussenkopjes Tussenkoppenzijnnuttig.Zegevendepaginarustenzijnuitnodigenderdaneenhelepaginavolletters.Maakeentussenkopnooittelangenexperimenteermettussenkoppen

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 63

dieprikkelenofdieverwachtingwekken.Vermijdvoorspelbarewoordenalsintroductieofhistorie.Probeereenseencitaatkop.

• Afsluittekst Bijpersberichtenishetgebruikelijkdatwordtaan-gegevenwaardetepublicerentekstophoudt.Zogeeftuaandatdetekstdiedaaronderstaat(bijvoorbeeldeendirectetelefoon-lijn)níetvoorpublicatiebedoeldis.Meestalwordtdeafsluitingalsvolgtweergegeven:‘Eindebericht’of‘EINDEPERSBERICHT’,meteenrijslashes(/////////),metdetekst‘Nietvoorpublicatie’ofmeteenhorizontalestreep.

• Noot voor de redactie Onderditkopjestaanmeestalpraktischeaanwijzingenvoorjournalistenenredacteuren.De gebruikelijkekopjesdaarvoorzijn:“aanderedactie”,“nietvoorpublicatie”of“nootvoorderedactie”.Deinformatieinde“nootvoorderedac-tie”kangaanoverde(digitale)beschikbaarheidvandocumen-ten,beeldmateriaalofaudiovisueelmateriaal,suggestiesvoorinterviewsofderedenvaneenembargo.

• Contactgegevens Somshebbenjournalistennogvragen.Geef daaromaltijdcontactinformatie.

VErZENDINgTegenwoordigwordendemeestepersberichtenviae-mailver-spreid.Hetgrotevoordeelisdattekstendigitaalzijn.Datscheelteenjournalisthetnodigewerk.Daarnaastkanmete-maileengrotegroepredactiestegelijkertijdbereiktwordenzonderalteveelgelduittegeven.Metdefunctiesamenvoegen(mailmerge)inWordzijndepersberichtenheeleenvoudigtepersonaliseren.

Alsumeerdereredactiestegelijkbenadert,stuurdandee-mailnaaruzelfenzetdegeadresseerdeninhetBCC-veld(blindcarboncopy)inplaatsvaninhetAAN-veld.Anderszieteenjournalistprecieswelkeconcurrentenhetzelfdepersberichtontvangen.

MetRSSNewsfeedskuntugeïnteresseerdejournalistenautoma-tischinformerendaternieuweberichtenopdewebsitestaan.Hetiseentechniekwaarbijonderdelenvaneenwebsiteautomatischopgehaaldkunnenwordenofgeïntegreerdineenanderewebsite.

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 6 4

PErSBErICHT

Logo+NAWgegevensorganisatie

PErSBErICHTGouda,maandag11juni2012

‘Hup Papa’­vaderweek spetterend van start

Zondag10junigingde‘HupPapa’-weekin…..feestelijkvanstartmeteenzwemactiviteitinzwembad…..Methetaanwezigespelmateriaalhaddenvadersenkinderenveelspetterplezier.Dekomendeweekzijnernogveelmeer‘HupPapa’-activiteiten,onderhetmotto:“Vadersdievroegeenbandmethunkindopbouwenkunnenooklaterietsvoorhenbetekenen”.Allevadersmetkinderentot8jaarzijnvanhartewelkom.

Vadershebbeneenbelangrijkerolinhetgezinenzijnnetzobelangrijkindeopvoedingalsmoeders.Samenspelenmetuwkindgeeftubeidenveelplezierenleertuwkindveel.Ontdekzelfhoebelangrijkhetisommetuwkindtespelen.XXXXnodigtuvanharteuitomdezeweekietsextra‘smetuwkindteonderne-menennaareenvandevaderactiviteitentekomen.Deelnameisgratis.Uhoeftzichnietvoorafaantemelden.

VaderactiviteitenOpwoensdag13junizijneractiviteitenvan16.30tot18.15uurinenrondhetCentrumvoorJeugdenGezin,………(adres).Hetprogrammabegintom16.30 uurmetspelletjes,erzijnpannenkoekeneneenspeurtocht.Om18.00uurwordtervoorgelezen.

Opzondag17junischilderenvadersenkinderensamenaaneengrootkunstwerk.Dekinderenvandeweekendschoolmakenlekkerehapjes.Vaders:verwenuzelfenkommetuwkinderennaar………..(locatieenadres).Tijd:van14.30tot16.45uur.

Meer informatieMeerinformatievindtuindefolderdieukuntophalenbij…..(locatieenadres).U kuntooklangslopenbijeenvandeorganiserendeverenigingen:…………

-eindebericht-

Voormeerinformatieoverditpersberichtkuntucontactopnemenmet………(organisatie),……….(contactpersoon),…………(functie),………..(telefoon-nummer,…………(e-mailadres).Zijisbereikbaarvan…tot….Ubentookvanharteuitgenodigdomdebijeenkomstbijtewonen.

BIjlAgE :VOOrBEElD PErSBErICHT

H O O FDS T U K 3CO M M U N I C AT I E

PAg I N A 6 4

H O O FDS T U K 4FO N DS E N -W E RV I N GPaG I N a 65

4. FONDSEN-WERVING4.1 Sponsorbeleid 674.2 Deaanvraag 694.3 Fondsenwervingsproces 724.4 Praktischetipsbijfondswerving 734.5 Tipsomverdertezoeken 74

H O O FDS T U K 4FO N DS E N -W E RV I N GPaG I N a 67

In Nederland bestaan heel veel fondsen die geldelijke steun willen geven aan allerlei organisaties en projecten. Een uitgele-zen mogelijkheid om meer financiële armslag te krijgen. Maar hoe pak je zoiets aan?

Iederfondsheeftzijneigenwerkterrein.Gadaaromgoednawelkeactiviteitendoorwelkfondsgehonoreerdkunnenworden.Kijkver-volgensofdevoorwaardendiehetfondssteltindeeigenplannenpassen.Aanvragenvooreenbijdragemoetentijdigwordeningediend.Datisnodigomdatdemeestefondsenmaareenpaarkeerperjaaroveraanvragenbeslissen.Ookmoetuerrekeningmeehoudendathetvaaklangduurtvoordatuantwoordopeenfondsaanvraagkrijgt.Deeerstestapbijfondsenwervingis:hetselecterenvanhetfondsofdefondsenwaaropuvooruworganisatieeenberoepdoet.Fondsenwervingeindigtbovendiennietzodraeenaangeschrevenfondseenbijdragelevert.Selecteerhetfondsdathetbesteaansluitbijuworganisatieen/ofbijuwproject.UkuntookadviesinwinnenbijinstellingendieondersteuningbiedenaanvrijwilligersenhunorganisatieszoalshetServicepuntVrijwilligersVlaardingen.(Adressenstaanachterindithoofdstuk).

Somsontbreekthetbijvrijwilligersorganisatiesaanspecifiekeexpertiseomgeldstromenopgangtebrengen.Doelvandithoofd-stukisdiekennisaantereikenenutehelpenbijhetindienenvanaanvragenbijfondsen.Natuurlijkzijnerookanderemogelijkhedenvoorfinanciering,bijvoorbeelddoorplaatselijkebedrijvenomeengiftofsponsoringtevragen.

4.1 SPONSORbElEID

Alsvrijwilligersorganisatieishetbelangrijkomeersteensponsor-beleidteformuleren.Ditbehandeltdevolgendepunten:• Welkesponsorsinnatura/welksponsorbedragunodigheeft;• Voorwelkeactiviteitenofbestemmingzoektusponsors;• Watuuwsponsoralstegenprestatiewiltbieden(naamsvermel-

ding,uitnodigenvanrelaties,incontactkomenmetpotentiëleklanten,verspreidenvanmerchandiseartikelen);

• Watuvastwiltleggeninhetsponsorcontract.

TIP: Het Servicepunt Vrijwilligers Vlaar-dingen organiseert regelmatig cursussen en/of workshops voor vrijwilligersorganisa-ties. Op de site van het Servicepunt Vrijwilli-gers www.vlaardingen.nl/vrijwilligers vindt u workshops en cursus-sen die de komende tijd worden aangebo-den.

H O O FDS T U K 4FO N DS E N -W E RV I N GPaG I N a 6 8

WaaROm WIl EEN bEDRIjF/ORGaNISaTIE U SPONSOREN?Vrijweliederevrijwilligersorganisatieheeftdefinanciëlesteunnodigvansponsors,donateursengoededoelenorganisaties.“Uw” belangenzijndusduidelijk,maarwatzijneigenlijkderedenenvooreenbedrijfofeengoededoelenorganisatieomutesteunen?• Omdenaamsbekendheidtevergroten;• Omhetimagoteondersteunen:hetgoededoelstraaltafophun

organisatie;• Uitmaatschappelijkeverantwoordelijkheidenbetrokkenheid.• Omdathetpastbinnendedoelstellingenvanhetvermogens-

fondsofdeorganisatie.

aaNDacHTSPUNTEN bIj HET SamENSTEllEN VaN DE aaNVRaaG• Bereidugoedvooralsucontactopneemtmeteensponsorof

subsidieverstrekker.• Wiebeslistbinnenhetbedrijfoforganisatieoversponsoringof

subsidiëring?

H O O FDS T U K 4FO N DS E N -W E RV I N GPaG I N a 69

• Welkeorganisatiessponsortofsubsidieertdeorganisatiedieuwiltbenaderenal?

• Watishetsponsorbeleidofwatzijndevoorwaardenvoorsubsi-diëring?

• Waarompastuworganisatieenuwevenementzogoedbijdezeorganisatie?

• Waarvoorzoektusponsors,vooreenspecifiekeactiviteitofalsalgemenefinanciëleondersteuning?

• Watkuntuuwsponsorofsubsidieverstrekkerbieden?• Hoeverhoudtuwvraagzichtotdatwatualstegenprestatiekan

bieden?• Waarommoetjuistuwinitiatiefgesponsordwordenennieteen

anderinitiatief?• Werkuwideeënuitineen(project-)planmetbegrotingendek-

kingsplan(bijlage).• Alsaanvragermoetuveelaleenjuridischrechtspersoonzijn

(stichtingofvereniging).

Benoeminuworganisatieeencontactpersoondieweetwaarhijofzijhetoverheeftendiezichindesponsorofsubsidieverstrek-kerkanverplaatsen.Zorgminimaalvooreenprofessioneelogendefolder,eenjaarverslag,eenexemplaarvanuwverenigingsbladeneenknipselkrantalsbijlagebijuwbrief.

4.2 DE aaNVRaaG Eenaanvraagbestaatuiteenaantalonderdelen:

bEGElEIDENDE bRIEF

Indebriefstaandevolgendezaken:• Steluzelfenuworganisatievoor;schrijfinhetkortietsoverde

doelstellingenenachtergrondenvanuworganisatie;• Beschrijfzoconcreetmogelijkhetprojectwaarvoorugeldaan-

vraagt,watgaatudoen,metwie,voorwie,waar,metwelkresul-taat.Alsumeerderefondsenaanschrijft,noemdebedragendieuaanvraagtvoorhetzelfdeproject,noemdezefondsenengeefaanwelkbedraguwaaraanvraagt;(ziedekkingsplanbijlage3)

• Ondertekendebrief.Vermeldaltijdeene-mailadres,eenvesti-

H O O FDS T U K 4FO N DS E N -W E RV I N GPaG I N a 70

gingsadres,eentelefoonnummerenhettelefoonnummervandeondertekenaarengebruikhetbriefpapiervandeorganisatie;

• Noemdebijlagen(Jaarverslag,uittrekselvandeKamervanKoophandel,statutenetc.)

HET PROjEcTPlaN Udienteenaanvraaginbijeenfondsvooreenproject.Daarbijmaaktualsaanvrageronderscheidtusseneenkortlopendprojecteneenlanglopendproject.Eenkortlopendprojectisvaakeendui-digenbetrefteenbeperkteactiviteitvandeorganisatie.Meestalvindenkortlopendeprojectenopeenlocatieplaats.Eenlang-lopendprojectwordtmeestalmetmeerderesamenwerkendepartnersuitgevoerdenbestaatuitverschillendeactiviteiten.Ineenprojectplanstaandevolgendezaken:• Watisdedoelstellingvandeorganisatie(stichtingofvereni-

ging)?• Watisdedoelgroepwaarophetprojectisgericht?• Watzijndeproblemen?• Onderbouwingmetcijfersenonderzoeksresultaten;• Welkeactiviteitenwordengerealiseerd?• Uitvoering.Welkewerkwijzewordtgebruikt(enwaarom),wie

voerenhetuit?• Wiezijndesamenwerkendepartnersinhetproject?• Looptijd,wanneerstarthetprojectenwanneerisheteindvoor-

zien?• Resultaten.Welkeresultatenverwachtjeenwaarom?• Verslaglegging,Doorwieenwanneerwordtverslaggedaan?• Watjeinjeprojectplanopneemt,moetjewaarkunnenmaken,

ookdeevaluatieenhetverslag;

DE bEGROTING EN DEKKINGSPlaN

Ookvooruwbegrotinggeldtnatuurlijk:concreet,zakelijkeninfor-matief.• Weesreëelinhetopstellenvanjebegroting.Rekenjezelfnooitrijk.• Weesreëelinjedekkingsplan.Noemookdebijdragediepart-

nersinbrengen,watjouworganisatiebijdraagtenzijneranderesponsorvrageningediend.

H O O FDS T U K 4FO N DS E N -W E RV I N GPaG I N a 71

Devolgendeaandachtspuntenzijnbelangrijk:• Maakeenduidelijkeindelingvandesoortkostenposten;• Doelstellingenvandefondsendiejeaanschrijft.Sommigefondsen

financierenvrijwilligersbijdragen,anderefondsenniet.Sommigefondsenwillengraagtrainingen,cursussenenanderevormenvandeskundigheidsbevorderingfinancieren,anderenconcentrerenzichmeeroppublicaties,verslagen,handleidingenenz.

• Inhetdekkingsplanstaathoejehetprojecten/ofactiviteitfinan-ciert;wiewelkbedragbijdraagt.Uworganisatiemoetookinhetprojectinvesteren;voereenpostopals‘eigenbijdrage’;

• Noemdefondsen,instellingenenanderepartnersdieaanhetprojectbijdragenenvoorhoeveel.

• Geeftoelichtingopdebegrotingenhetdekkingsplan (ziebijlage2en3)

jaaRVERSlaG

Eenjaarverslagisbelangrijk,ookvoorvrijwilligersorganisaties.Hetvaltsomsnietmeeomeenjaarverslagtemakenomdateraltijdsprakeisvantijdsdrukenovervolleagenda’s.Vaakontbreekthetvrijwilligersorganisatiesookaantalentomeenjaarverslagtemaken.Hetloontechterdemoeiteomhierinteinvesteren.Hetbetaaltzichdubbelendwarsterug.Veelfondsenvragenbijeenaanvraagomeenjaarverslagofjaarrekening.Daarmeewillenfondseninzichtkrijgenindefinanciëlepositievandestichtingofvereniging.Vragendiezebeantwoordwillenzienzijn:• watzijndereguliereinkomsten,dereguliereuitgaven,welke co-financiersensponsorslevereneenfinanciëlebijdrage?• Informeeraltijdbijdefondsendiejeaanschrijftaanwelkeeisen

eenfinancieeloverzichtmoetvoldoen.

4.3 FONDSENWERVINGSPROcES

Hetwervenvanfondseniseenzaakvandeheleorganisatie;zorgdusdatveelmensenopdehoogtezijn.Bovendienisfondsenwer-vingeencontinuterugkerendproces;zorgerdusvoordathiervoorbeleidwordtvastgesteld.Planvoorafgoeddehoeveelheidwerkenbeginoptijd.Startnooit(!!!)eenprojectvoordatertoezeggingenzijnvanfondsen.

H O O FDS T U K 4FO N DS E N -W E RV I N GPaG I N a 72

FaSE 1• startmethetmakenvaneendegelijkprojectplan;• steleenrealistischebegrotingop;• maakeenhaalbaardekkingsplan,achterafnogwatgelderbij

vragenkannooit;• zoekdegoedefondsenbijhetprojectplan;• communiceerditallesregelmatigmetderestvandeeigenorga-

nisatie.

TIPS:- Geloof in je eigen

plan en straal enthou-siasme uit

- benader fondsen op tijd (½ jaar van te voren)

- Geef voldoende informatie op een overzichtelijke wijze

- Denk na over de pres-taties en de tegen-prestaties

- Denk mee met de geldgever

- Doe wat je belooft of meer!

- bedank altijd voor een toekenning, maar ook bij een afwijzing!! Iemand die nu afwijst kan een volgende keer wellicht wel toekennen!

H O O FDS T U K 4FO N DS E N -W E RV I N GPaG I N a 73

FaSE 2• maakdedaadwerkelijkefondsaanvraagverzendklaar:project-

plan,begroting,dekkingsplan,inschrijvingKvK,financieeljaar-verslag,statuten.(zorgdatalleswaarheidsgetrouwis);

• verzendhetpakketincl.eenaanbiedingsbriefofmaakgebruikvanhetgedownloadeformuliervanhetfonds;

• houdrekeningmetdeverwerkingstijd(doorlooptijd)bijdever-schillendefondsen;

• zorgvooreenaccurateverwerkingvanalleadministratiemethetfonds;reageersnelopvragenvanhetfonds.

4.4 PRaKTIScHE TIPS bIj FONDSWERVING

NOODScENaRIO acHTER DE HaND

Probeer de organisatie van uw evenement robuust te maken. Ditbetekentafhankelijkheidvanééngeldbronoféénleverancierinnaturatevermijden.Zegteensponsorzijncontractopofvalteensubsidieoffondsweg,danhoeftdatnietmeteenheteindevanuworganisatieofevenementtebetekenen.Hetisookgoedomeennoodscenarioachterdehandtehebben:wattedoenalseensponsorwegvalt.

GEbRUIK HET NETWERK

Informeeruwvrijwilligersenledenoveruwplannenenvraaghenommeetedenken.Wieweetheeftiemandgoedecontactenbijeenbepaaldbedrijfdatbereidisomalssponsoroptetreden.Bijeenintroductieviaeenbekendeisdekansopsucceseenstukhoger.Brainstormmetelkaaroverhettypebedrijfoforganisatiedatinuwinitiatiefgeïnteresseerdkanzijn.

bESlUITVORmINGSPROcEDURES bIj FONDSEN

Verdiepuvoorafentijdigindebesluitvormingsproceduresbijfondsenensubsidieverstrekkers.

H O O FDS T U K 4FO N DS E N -W E RV I N GPaG I N a 74

Besturenvansommigefondsenkomenbijvoorbeeldslechtsenkelekerenperjaarbijeenomoveraanvragentebeslissenenhanterendaarbijstrakkedeadlines.Informeerernaar.Sommigefondsenhanterengedetailleerdeaanvraagformulierenenvragenachterafeenaccountantsverklaring.Neemdaarvoordaneenpostopindebegroting.

Denkaan:Veelfondsengevengeengeldvoorstructurelemiddelen(bijv.huisvesting)ofachterafomexploitatietekortentedekken.

4.5 TIPS Om VERDER TE zOEKEN

WistudatvrijwilligersorganisatieshetfondsenboekkunnenlenenbijServicepuntVrijwilligersVlaardingen?Inhetboekstaatvaniederfondsdedoelstellingvermeld,deaanvraagprocedureenandererelevantegegevensvoorhetindienenvaneenaanvraag.

HOE KOmT U TEREcHT bIj FONDSEN?Viawww.fondsenboek.nlishetfondsenboeken/ofdefondsen-CDROMtebestellen.Uvindtdaarindefondsendievooruworgani-satiegeschiktzijn.

VoorinformatieoverbelangrijkefondseninVlaardingenenderegiokijkopdebijlagebelangrijkeadressen.

EnkelefondseninVlaardingenenomstreken:• www.fondssv.nl• www.rabobank.nl/particulieren/lokalebanken• schiedam-vlaardingen/cooperatiefonds• www.deltaportdonatiefonds.nl

bereikbaarheid Servicepunt VrijwilligersTelefonischofopafspraaktijdenskantoortijden.E-mailviawww.vlaardingen.nl/contactWebsite:www.vlaardingen.nl/vrijwilligersTelefoon:(010)2484000

TIP: Nldoet is de grootste vrijwilligers-actie in Nederland. Dit is dé kans om in één keer een grote klus te klaren. Kijk op www.nldoet.nl voor meer informatie. Uw klus kan dan ook in aanmer-king komen voor een financiële bijdrage van het Oranje fonds.

H O O FDS T U K 4FO N DS E N -W E RV I N GPaG I N a 75

PROjEcTPlaN

Het projectplan:• Wieisdeaanvrager(derechtspersoon(verenigingofstichting);• Wietreedtopalscontactpersoonnamensderechtspersoon;• Hoekandecontactpersoonbereiktworden(telefoonene-mail);• Waaromditproject;• Watisdemissievandeaanvrager?Zoeknaaronderscheidend

vermogen:watmaaktdezecombinatievanaanvragerenprojectuniek.

Partners:• Wiezijnerbetrokkenbijderealiseringvanhetproject;• Waarbestaatdiebetrokkenheiduit.

Wat is de inhoud van het project:• Waargaathetover(waar,wanneer,metwie,voorwie,doorwie,

resultaat);• Benodigdemiddelenenmaterialen;• Benodigdevrijwilligers;• Wanneerishetprojecteensucces.

Wat is de PR-uitstraling van het project:• Wordtergeadverteerdofgeflyerdtervoorbereidingvanhet

project;• Wordteraandachtvanmedia(krant,radio,tv)tijdensdeuitvoe-

ringverwacht;• Hoeveeldeelnemers,supporters,bezoekersen/ofbelangstellen-

denwordenverwacht.

Referenties:• Zijnergezaghebbendepersonendievoorualsaanvragende

partijeengoedwoordjewillendoenofeenaanbevelingsbriefwillenschrijven.

bIjlaGE 1PROjEcTPlaN

H O O FDS T U K 4FO N DS E N -W E RV I N GPaG I N a 75

H O O FDS T U K 4FO N DS E N -W E RV I N GPaG I N a 76

bEGROTING

Wat kost het? Gebruik van kostensoortenBaseerkostenwaarmogelijkopoffertes(minimaal3concurrerendeoffertes)Bijvoorbeeldbijeenconcertofpopfestival:

UITGaVEN bUDGET bUDGET bUDGET TOTaal € GElD € NaTURa €algemeenLeges,verzekering,BumaStemra 1000 250 1250Bankkosten,website,fotograaf 200 0 200Diversen(o.a.eten,drank,kraampjes) 1200 750 1950 2400 1000 3400VeiligheidOnkostenvrijwilligers

TechniekTent/muziek/geluid/licht 4000 3250 7250Sanitair/reclameborden/afvalcontainers 400 200 600Veegwagens/caravans/materiaal 800 150 950 5200 3600 8800muziekBands 2500 0 2500 2500 0 2500

DecoratieBinnen 300 0 300Buiten 200 0 200 500 0 500

PRPosters/flyers/nieuwsbrief 250 1000 1250Advertenties/sponsorborden 500 0 500

Onvoorzien 500 0 500 1250 1000 2250

Totaal 11350 5600 1695

bIjlaGE 2 bEGROTING (VOORbEElD)

H O O FDS T U K 4FO N DS E N -W E RV I N GPaG I N a 76

H O O FDS T U K 4FO N DS E N -W E RV I N GPaG I N a 77

DEKKINGSPlaN

Eendekkingsplangeeftweermetwelkeinkomstenjedeuitgavenmogelijkgaatmaken.Hetisbelangrijkeinformatieomgeldschieterszoalssponsorsteovertuigenvandehaalbaarheidvandeplannen.(actualiseerditregelmatignatoekenningeneninformeeranderepotentiëlegeldverstrekkerserover)

Onderscheid alle geldstromen• Subsidies• Opbrengsten/eigenmiddelen• Fondsen• Sponsoring• Giften

Dekkingsplan € • Uitgaven inrichting/materiaal 24.350

Dekking:• aanvraagbijstichtingA 5.000• aanvraagbijstichtingB 1.500• aanvraagbijstichtingC 4.000• aanvraagbijstichtingD 3.000• aanvraagbijstichtingE 5.250• aanvraagbijstichtingF 3.100• lokalesponsoring 2.500

Uitgaven inzet professional: 20.418• Uitgaven activiteiten: 16.600• Dekking:• gemeenteY 2.100• aanvraagbijstichtingG 4.000• aanvraagbijstichtingH 4.500• aanvraagbijstichtingI 6.000

Totaal dekking: 61.368

bIjlaGE 3 DEKKINGSPlaN (VOORbEElD)

H O O FDS T U K 4FO N DS E N -W E RV I N GPaG I N a 77

H O O FDS T U K 4FO N DS E N -W E RV I N GPaG I N a 78

SPONSOROVEREENKOmST

[naamsponsor,naamcontactpersoon]en[naamgesponsorde,naamcontactpersoon]zijnhetvolgendeovereengekomen

Project[naamsponsor]sponsort[naamproject]ophetonderdeel[omschrijving/doel/activiteiten]

Tegenprestatie[naamsponsor]krijgtalstegenprestatie[omschrijving]

PeriodeDezesponsorovereenkomstgaatinop[datum]enlooptafop[datum].

Daarnazullenwedezesponsoringzoalsafgesprokenevalueren.

KostenHetsponsorbedragbedraagt€...Bijkomendekosten:€...

betalingWijverzoekenuvriendelijkhetsponsorbedragvan€...overtemakenoprekening[rekeningnummer]tennamevan...

Praktische afsprakenNAWgegevenssponsor Vlaardingen,[datum]

NAWgegevensgesponsordeVlaardingen,[datum]

bIjlaGE 4 SPONSOROVEREEN-KOmST (FIcTIEF)

H O O FDS T U K 4FO N DS E N -W E RV I N GPaG I N a 78

H O O FDS T U K 5W e T- e n r e g e lg e v i n gPag i n a 79

5. WeT- en regelgeving5.1 Arbowetgeving 815.2 DeRisico-inventarisatie&evaluatie 815.3 Aansprakelijkheid 825.4 Auteursrecht 855.5 Belastingen 855.6 Warenwet 865.7 Drank-enHorecawet 875.8 Verzekeringen 885.9 Lokaleregelgeving 89

H O O FDS T U K 5W e T- e n r e g e lg e v i n gPag i n a 81

Ook als vrijwilligersorganisatie kunt u te maken krijgen met wet- en regelgeving. Vrijwilligerswerk is niet vrijblijvend en voor vrijwilligersorganisaties gelden ook wetten en regels. Omdat wet- en regelgeving onderhevig is aan veranderingen, is het belangrijk dat u altijd kijkt welke regelgeving er op dat moment geldt. Natuurlijk vindt u aan het einde van dit hoofdstuk een overzicht van de adressen waar u terecht kunt voor de meest actuele wetgeving.

5.1 arbOWeTgeving

OokvrijwilligersorganisatieskunnenvallenonderdeArbowet-geving.Ubentdanwettelijkverplichtomdezetoetepassen,maarhetisnatuurlijkookeenmanieromvooruwvrijwilligergoedewerkomstandighedentecreëren.MeteengoedArbobeleidvoorkomtuziekteenuitval.ViahetServicepuntVrijwilligersinVlaardingenkuntueenArboscanenchecklistopvragenomuwArbobeleidtetoetsen.Hoeweleenvrijwilligersorganisatieisvrijgesteldvaneenaantalverplichtingen,moetdezenogsteedsaanveeleisenvoldoen.HetmaaktvoorhettoepassenvandeArbowetnietuitofuovereeneigengebouwbeschiktofniet.

als u werkt met minderjarige vrijwilligers, wilt u zorgen voor een veilige en plezierige omgeving voor de jongeren. Daarvoor is het platform“in veilige handen” opgericht. Op dit platform staat een stappenplan om seksueel grensoverschrijdend gedrag binnen uw organisatie te voorko-men. Ook kunt u een toolkit downloaden met voorbeeldovereenkomsten en regels. Kijk voor meer informatie over het programma en het stappen-plan op www.inveiligehanden.nl.

5.2 De riSicO-invenTariSaTie & evalUaTie

EenRisico-inventarisatie&evaluatie(RI&E)scanisnietverplichtvoorvrijwilligersorganisaties.Hetisechterwelgoedomalsorga-nisatiederisico’sdieuwvrijwilligerslopennadertebekijkenenteonderzoeken.Zokomtunietsnelvoorverrassingentestaan.

leT OP: als er in uw organisatie betaalde beroepskrachten werk-zaam zijn, kunnen er andere regels gelden. neem in die geval-len contact op met de arbeidsinspectie.

H O O FDS T U K 5W e T- e n r e g e lg e v i n gPag i n a 82

Alsdevrijwilligerstijdenshunwerkechtertemakenkrijgenmetéénvandehieronderstaanderisicofactoren,bentuwelverplichtomervoortezorgendatdevrijwilligershulp-ofbeschermingsmid-delenhebben,zoalsoordoppenofhelmen.• gevaarlijkestoffenenbiologischeagentia;• hoogtes(bovende2,5meter);• grotefysiekebelasting(incl.hetwerkenonderhogedruk);• geluidsbelastingen(boven85dB);• onveiligeennietdeugdelijkearbeidsmiddelen;• hijs-enhefwerktuigen;• bouwplaatsen;• extremetemperaturen.

Ookdientubijwerkzaamhedenmetveelrisicotezorgenvoorveiligheidsinstructiesvoordevrijwilligersendientutoetezienopnalevinghiervan.Voorjongerenenzwangerevrouwengeldenaan-vullendeverplichtingen.Voordezegroepengeldtdatzenietmetgevaarlijkestoffeninaanrakingmogenkomenenjongerenmoetenrisicovollewerkzaamhedenaltijdonderbegeleidingvaneenmeer-derjarigeverrichten.

5.3 aanSPraKelijKHeiD

Eenongelukzitineenkleinhoekje.Daaromishetgoedomtekijkenwelkerisico’sualsorganisatieloopt.InNederlandkuntuaansprakelijkwordengesteldopbasisvaneenonrechtmatigedaad(art.162lid1vanhetBurgerlijkWetboek6):• Alsuinbreukmaaktopeenrechtof;• Alsuietsdoetofnalaatwatinstrijdismeteenwettelijkeplichtof;• Alsuwhandeling(ofnalatendaarvan)indruisttegendezorgvul-digheidwelkeinhetmaatschappelijkverkeerbetaamt.

Daarnaastmoetdedaadzijntoeterekenenaanu,uworganisatieofdevrijwilliger.Allereerstisiedereenaansprakelijkvoorzijneigendaden.Maaralsvrijwilligersorganisatiekuntuookverantwoordelijkwordengehoudenvoordegevolgendiezijnontstaandoordateenvanuwvrijwilligersietsheeftgedaanofnagelaten.Ditkanalsdevrijwilligerwerkheeftgedaaninopdrachtofonderregievanuw

H O O FDS T U K 5W e T- e n r e g e lg e v i n gPag i n a 83

organisatie.Daaromishetgoedomtewerkenmeteenvrijwilligers-overeenkomst.Daarinlegtuafsprakenvastoverdeteverrichtenwerkzaamhedenenderichtlijnendiegeldenvoorhetuitvoerenvandewerkzaamhedenvanuitdeorganisatie.

als uw vrijwilligers werkzaamheden uitvoeren dan gelden fouten van de vrijwilliger als fouten van de organisatie zelf. U kunt zich dan niet beroepen op het feit dat de vrijwilliger een fout heeft gemaakt. in deze gevallen is het raadzaam om een protocol op te stellen over welke zaken de vrijwilligers wel advies mogen geven en wanneer dit niet mag. Ook kunt u richting de betrokken partij duidelijk maken dat u werkt met vrijwilligers en aangeven welke zaken er verwacht mogen worden van de vrijwilliger. Dit voorkomt misverstanden en teleurstelling.

Hetkanookvoorkomendateenvrijwilligerzelfschadelijdttijdenshetdoenvanvrijwilligerswerk.Alsualsorganisatiezorgdraagtvoorveiligeengezondewerkomstandigheden,bentuwaarschijnlijknietaansprakelijkvoordeschade,tenzijumetdevrijwilligereenbijzon-dereregelingheeftgetroffen.Voormeerinformatieovereenveiligeengezondewerkplekenhetvoorkomenvanongevallenverwijzenweunaarhetsub-hoofdstukArbowetgeving5.1.

H O O FDS T U K 5W e T- e n r e g e lg e v i n gPag i n a 8 4

Alsualsorganisatieinhetbezitbentvan(on)roerendezaken,opstalen/ofdierenbentuhiervoorookaansprakelijk.

Ookalsbestuurderkuntuaansprakelijkzijnvooruworganisatie.MeerinformatiehieroverkuntuvindeninhethoofdstukBesturenenOrganiseren,paragraaf1.1.

Meerinformatieoverhetverzekerenvanrisico’svindtuinhethoofdstukVerzekeren.

5 TiPS vOOr OrganiSaTieS:

• inventariseer de risico’sMaakeenseenoverzichtwelkerisico’sdeorganisatieendevrijwilligerslopentijdensdeuitvoeringvanhetvrijwilligerswerk.Stelbijiederrisicodevraagwieverantwoordelijkisenwieereventueelschadekanlijden.

• verzeker jezelf tegen de risico’sAlsorganisatieishetgoedtekijkenwelkerisico’serverzekerdzijnenwelkedekkingdeverzekeringengeven.Misschienishetraadzaamomeenaanvullendeverzekeringaftesluitenalseenrisiconietgedektwordt.(ZieookverderindithoofdstukonderdekopVerzekeringen).

• Stel een vrijwilligersbeleid opWelkniveaumogenweverwachtenvanvrijwilligersenhoekunnenwezorgendatdevrijwilligersditniveaukrijgen.Iserextrascholingnodigofmoeterextrainstructiewordengegeven?

• geef goede voorlichting aan vrijwilligers Bespreekderisico’smetdevrijwilligerseninformeerhenoverdebestaandeverzekeringenendedekkingdaarvan.Maakdevrij-willigerbewustvanderisico’senmaakhetonderwerpbespreek-baarbinnendeorganisatie.

• Maak schriftelijke afspraken met vrijwilligersLegafsprakenoververantwoordelijkhedenenverplichtin-genschriftelijkvast.Ookzakenalshetvolgenvanprotocollenkunnenwordenvastgelegdineen(vrijwilligers)overeenkomst.

H O O FDS T U K 5W e T- e n r e g e lg e v i n gPag i n a 85

5.4 aUTeUrSrecHT

Voorhetgebruikvanmuziek,tekstenenandereintellectueleeigendommenvananderenmoetbetaaldworden.InNederlandisditgeregeldindeauteurswet.Inveelgevallengeldtdatverto-ninginhuiselijkekringonbelastis,maardatervoorgebruikindeopenbareruimtebetaaldmoetworden.InNederlandintBuma/Stemradevergoedinghiervoor.Indienu(live)muziekopenbaarmaaktbentueenvergoedingverschuldigdaandeartiest/com-ponist.Eenuitzonderingopdezeregelbetreftmuziekwaarvandemakerlangerdan70jaarisoverleden.Dezemuziekkuntutengehorebrengenzonderdathiervooreenafdrachtverplichtis.ViadewebsitevanBumaStemra(www.bumastemra.nl)vindtumeerinformatieoverdegeldenderegelsendekosten.Ookkuntueenlicentieaanvragenvoorhetgebruikvanmuziekindeopenbareruimte.

Wiltugebruikmakenvanvideo-offilmbeeldenomuworganisatietepromotenofeenfilmvertonenineenopenbareruimte,dankuntueenlicentieaanvragenviadebelangenorganisatieStichtingVidema.

Opdewebsitewww.mijnlicentie.nlkuntudebenodigdelicentiesopeenvoudigewijzeaanvragen.DezewebsiteiseeninitiatiefvanallebelangenverengingeninNederland.Zosluitualtijdallebeno-digdelicentiesaf.

5.5 belaSTingen

Alsvrijwilligersorganisatiebentuwaarschijnlijkvrijgesteldvanhetafdragenvanomzetbelasting.Datiszoindienuwhoofddoelstellingvaltophetterreinvan:algemeenmaatschappelijk,kerkelijk,levens-beschouwelijk,charitatief,cultureel,wetenschappelijk,sociaalofrecreatiefbelangensport.

Voorvrijwilligersorganisatiesisereenvrijstellingvanbtw-afdracht.Hierdoorhoeftugeenbtwinrekeningtebrengenvooruwhoofd-activiteiten.Voornevenactiviteiten,zoalskantine-inkomstenenactieskanweleenbtw-afdrachtverplichtzijn.DeBelastingdienst

H O O FDS T U K 5W e T- e n r e g e lg e v i n gPag i n a 8 6

kenteenvrijstellingtoteenbepaaldbedragvoordevolgendecategorieën:

1. Leveringvangoederen,bijvoorbeeldvoorontvangstenvanclub-materialen,glazen,speldjesdassenenandereverkoopacties;

2. Aanbiedenvandiensten,bijvoorbeeldontvangstenuitbingo-avonden,fancy-fairs,toegangtotwedstrijdenensponsoring;

3. Fondsenwervendedienstenvansportverenigingenofdeleden.

Alshetgrensbedragwordtoverschreden,moeteroverhetvol-ledigebedragbtwwordenafgedragen.HetactuelebedragkuntuopvragenbijdeBelastingdienst.

BijdeBelastingdienstkuntunagaanofuwhoofdactiviteitvaltonderdevrijstelling.Meerinformatievindtuopwww.belasting-dienst.nlofviadeBelastingtelefoon.

OnKOSTen- en reiSvergOeDingVeelorganisatiesbiedenhunvrijwilligerseenonkosten-en/ofeenreisvergoeding.Deregelgevingoverditonderwerpvindtuonderhethoofdstuk2Vrijwilligersbeleid.

5.6 WarenWeT

Alsuworganisatieeeneigenkantinebezitofmetregelmaatlek-kernijenverzorgtvoorderdenofuweigenvrijwilligersvaltuonderdeWarenwet.Indezewetisallesrondomvoedselveiligheidgere-geld.Indezewetstaatdat“hetisverbodenomeet-ofdrinkwarenteverhandelendiedoorhunondeugdelijkheiddegezondheidofveiligheidvandemensingevaarbrengen.”Inhetgevalvanvoor-verpaktewarenbetekentditdatdet.h.t.datumnietoverschredenmagworden.

Alsuhetetenofdrinkenzelfbereidt,isditlastigertecontroleren.DaaromishetverplichtomhetHACCP-systeemofeenhygiënecodetegebruikentijdenshetbereidenvanvoedsel.Zelfsalshetgaatomtosti’sofzelfbelegdebroodjes.DaaromcontroleertdeNederlandseVoedsel-enWarenautoriteitofuzichhoudtaandegeldenderegels.

H O O FDS T U K 5W e T- e n r e g e lg e v i n gPag i n a 87

Alsuderegelsnietofonvoldoendenaleeftkandeinspectiemaat-regelennemen.Alsuworganisatieopstructurelebasisvoedselofdrinkenverkooptofuitdeelt,bentuverplichtgebruiktemakenvanhetHACCP-systeemofeenhygiënecode.

MovisieheefteenchecklistVoedselveiligheidvoorvrijwilligers-organisatiesopgesteldvoorvrijwilligersorganisatiesdieinci-denteeletenendrinkenverkopenofuitdelen.DezechecklististeverkrijgenviadewebsitevanMovisie:www.movisie.nlofoptevragenbijhetServicepuntVrijwilligers.

5.7 DranK- en HOrecaWeT

Iedereverkopervanalcoholweetdathetverbodenisomalcoholteschenkenaanjongerenonderde16jaar.MaardeDrank-enHorecawetgeeftmeerregelsaanorganisatiesdiebeschikkenovereeneigenaccommodatiewaardrankwordtgeschonken.

leiDinggevenDe(n)

Zomoetentenminstetwee(vrijwillige)leidinggevendenbeschik-kenovereenverklaringvoorSocialeHygiëne.DezeverklaringwordtafgevendoordeStichtingVakbekwaamheidHoreca(SVH).Meerinformatieoverdeverklaringkuntuvindenopwww.svh.nl.

barvrijWilliger(S)Alsunaastdeleidinggevendengebruikwilmakenvanbarvrijwil-ligersachterdebar,moetuerrekeningmeehoudendatzeeenkorteinstructieVerantwoordAlcoholgebruikhebbengevolgd.Ukuntervoorkiezendezecursusdooreenexternepartijtelatenverzorgen.ViadewebsitevanhetNOCNSFkuntudecursusVerant-woordAlcoholbeleidgratisvolgen.Nahetvolgenvandezecursusontvangtuhetcertificaat.Kijkvoormeerinformatieenhetvolgenvandecursusopwww.nocnsf.nl/iva

UbentalsorganisatieverplichteenAlcoholbestuursregelementoptestellen.Hierinstaanalle(wettelijke)enplaatselijkeregels

H O O FDS T U K 5W e T- e n r e g e lg e v i n gPag i n a 8 8

geschreven.Ookdientualsorganisatieshuisregelsoptestellen,waarinonderanderedeschenktijdenwordenvermeld.

vergUnningNaastdezeregelsmoetualsorganisatieeenvergunningaanvragenbijdegemeente.ViadewebsitevandegemeenteVlaardingenvindtuhetaanvraagformulierenaanvullendeinformatieoverhetverkrijgenvandevergunning.

Informatieoverderegelgevingvoorhetschenkenvanalcoholensterkedranktijdensevenementenvindtuinhethoofdstuk6Evene-menten.

5.8 verzeKeringenEenongelukjezitineenkleinhoekje.Datgeldtookvoorvrijwil-ligersdiebinnenuworganisatieactiefzijn.Hetisdaaromraadzaamomuenuwvrijwilligersteverzekeren.DegemeenteVlaardingenheefteencollectieveverzekeringafgeslotenvoorallevrijwilligersindegemeenteVlaardingen.Ditdoetdegemeenteomdatzenietwildatvrijwilligersmetlegehandenkomentestaanalsheteenkeer

H O O FDS T U K 5W e T- e n r e g e lg e v i n gPag i n a 8 9

misgaat.Deverzekeringisbedoeldalsvangnetvoorvrijwilligersteraanvullingennietalsvervangingvanandereverzekeringen.MeerinformatieoverdecollectieveverzekeringvandegemeenteVlaardingenvindtuopdewebsitevanhetServicepuntVrijwilligerswww.vlaardingen.nl/vrijwilligers.

De vrijwilligersverzekering biedt de volgende verzekeringen:• Ongevallen- en persoonlijke eigendommenverzekering voor vrijwilligers;• aansprakelijkheidsverzekering voor vrijwilligers;• aansprakelijkheidsverzekering voor rechtspersonen;• bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering voor vrijwilligers;• verkeersaansprakelijkheid voor rechtspersonen;• rechtsbijstandsverzekering voor vrijwilligers.

5.9 lOKale regelgeving

IederegemeentebeschiktovereenAlgemenePlaatselijkVerorde-ning.Indezeverordeningvindtudealgemeneregelsdiegeldenvoordebetreffendegemeente.EenoverzichtvanalleactuelelokaleregelgevingvindtuopdewebsitevandegemeenteVlaardingen.

eveneMenTen Voorhetorganiserenvanevenementenhebbengemeenteneenaantalregelsopgesteld.Dezeregelshebbenbetrekkingtotdeveiligheidendeopenbareordeendeomgeving.Daarnaastmoetuooktijdensevenementenlettenopdeauteurswet,dewarenwetendedrank-enhorecawet.Meerinformatieoverdewet-enregelge-vingvoorevenementenvindtuinhethoofdstukEvenementen.

KanSSPelenHetorganiserenvaneenloterijvoordeverbouwvanhetclubge-bouw,hetbekostigenvaneenuitjeofhetvervangenvanmuziek-instrumenten,iedereenheefterweleensaanmeegedaan.MaarookaanhetorganiserenvaneenloterijofbingozijninNederland

leT OP: De aanwezig-heid van deze col-lectieve verzekering betekent niet dat u als organisatie niet zelf verzekeringen hoeft af te sluiten. De collec-tieve verzekering geeft alleen dekking als er sprake is van vrijwillige werkzaamheden. Het biedt geen dekking voor zaken die buiten het uitoefenen van vrijwilligerswerk vallen zoals schade door ach-terstallig onderhoud!

H O O FDS T U K 5W e T- e n r e g e lg e v i n gPag i n a 9 0

regelsverbonden.Zomoetaltijdminimaal50%vanhetbedragdatbinnenkomtwordenbesteedaanhetgoededoel.Daarnaastmoetueenvergunninghebbenomeenkansspeltemogenorganiseren.

lOTerijen

AlsueenloterijwiltorganiserendandientudittemeldenbijdesectieBurgerzaken,BeheerenOntwikkelingvandegemeente.Indienhettotaalbedragvanhetprijzengeldmeerisdan€4.500,-dandientueenvergunningaantevragenbijdeKansspelautoriteit.Ukunteenvergunningaanvragenviadewebsitevandekansspel-autoriteit.

Dewaardevanhettotaleprijzenpakketwordtberekenddoordewinkelprijsofdeadviesverkoopprijsvanalleprijzen,ookalsdeprijzengesponsordzijn,bijelkaaroptetellen.

bingO/KienacTiviTeiTen

Ookvoorhetorganiserenvaneenbingo-ofeenkienactiviteit,zoalseenradvanfortuin,dientueenvergunningaantevragenbijdesectieBurgerzaken,BeheerenOntwikkeling.

leT OP: bij prijzen met een waarde van € 454,- of meer dient er kansspelbelasting te worden afgedragen. Meer informatie over de regelgeving over deze belasting vindt u op de website van de kansspelautoriteit.

H O O FDS T U K 6E V E N E M E N T E N

Pag i N a 91

6. EVENEMENTEN6.1 Vanideetotconcept 936.2 Vergunningenenverzekeringen 976.3 Verkeersregelaars 1006.4 Naafloop 101

H O O FDS T U K 6E V E N E M E N T E N

Pag i N a 93

Een evenement is een activiteit die voor publiek toegankelijk is. Het maakt niet uit of u het evenement in de open lucht of binnen organiseert. Voorbeelden zijn een herdenkingsplechtig-heid, burendag of een familiedag op een voetbalvereniging. Ook maakt het niet uit of u het evenement op eigen terrein organiseert. Het organiseren van een evenement is vaak meer werk dan wordt gedacht. Stel daarom altijd naast de verantwoor-delijke ook een organisatieteam samen. Dit is niet alleen prak-tisch, maar zorgt er ook voor dat beslissingen meer draagkracht krijgen binnen uw organisatie.

Voordatuvormgaatgevenaandeinvulling,ishetvangrootbelangdatualsorganisatorhetdoelendedoelgroepvanuwevenementduidelijkvoorogenheeft.Dusbegineerstmethetvaststellenvandedoelstellingvanhetevenement:watwilmijnorganisatieberei-kenmetditevenement?Bijvoorbeeld:promotie,wervingnieuwevrijwilligers,personeelsfeestofnetwerken.Vervolgensmoetudedoelgroep(en)vanuwevenementbenoemen:wiewillenwijberei-ken?Daarnaishetdevraagwatdaarvoornodigis.

6.1 VaN iDEE TOT cONcEPT

Hetsuccesvolorganiserenvanevenementendoetuerniet‘zomaarevenbij’.Dezoektochtnaareengeschikteinvulling,hetuitwerkenvanplannen,detijdenmensendienodigzijnomaldieplannensuccesvoluittevoeren,vergendenodigeinspanning.Daaromishetvangrootbelanghetprojectinstukkentedelen,zohoudtuoverzicht.

DOElSTElliNgHoeduidelijkerdedoelstellingvanhetevenementis,hoebeterdeinvulling.Bijvoorbeeld:Ishetdoelnetwerkenencontactenleggen,organiseerdaneenevenementmetveelmogelijkhe-denvoorinteractieencontact.Eenlopendbuffetzoudanbeterpassendaneensit-downdiner.Hoenauwkeurigeruhetdoelbepaalt,hoegroterdekansvanslagenis.Vervolgensishetvancruciaalbelangdatusteedsinuwachterhoofdhoudtdateengasteenuitnodigingvooreenevenementtegenwoordigniet

H O O FDS T U K 6E V E N E M E N T E N

Pag i N a 9 4

meeruitbeleefdheidaccepteert.Hijofzijwilerookietsaanhebben:kennisvergaren,nieuwecontactenopdoen,geïnspireerdraken,netwerken.

DOElgrOEP VaN HET EVENEMENTOpwierichtuwevenementzichenwatwiltubereikenmetdezedoelgroep?Hiervoordientumeertewetenoverdebezoekers.Dezekennisisbelangrijk,omdatiederedoelgroepandersisenanderewensenenverwachtingenheeft.Vanwatvoormuziekhoudenzebijvoorbeeld?

HET OrgaNiSaTiETEaMBepaalvervolgenswiedeorganisatieendeverantwoordingopzichnemen.Belangrijkiseenduidelijketaakverdeling,bijvoorbeeldeenprojectleidermetvolledigebevoegdheid,eenverantwoorde-lijkevoorpublicrelations(PR),eneenbudgetbewaker.Dezetakenwordenvastgesteldineenorganisatieteam.

TiP: Kijk of er bijzon-dere dagen zijn waar u gebruik van kunt maken, bijvoorbeeld burendag, gedichten-dag, warme truiendag, boomfeestdag, buiten-speeldag, duurzame dinsdag enz.

H O O FDS T U K 6E V E N E M E N T E N

Pag i N a 95

Vooreenorganisatieteamkuntuzoekennaarmensendie:• goedkunnensamenwerken;• voldoendecapaciteit(daadkracht)enbeschikbaretijdhebben;• Instaatzijnverantwoordelijktezijnvooreenbepaaldefunctie

zoalshoofdverantwoordelijkvoorbudget,PRetc.;• Zorgenvoordraagvlakbinnendeorganisatie.

VoorbeeldBudgetbewaker:dezeisverantwoordelijkvoorhetbudgetgedu-rendehetgeheleevenement:voor,tijdensenna.Zijn/haartakenzijn:financiering,fondsen-/sponsorwerving,ramingevenementenkosten,betalingenafhandeleneneenfinancieeleindoverzichtmaken.

acTiElijSTIndeactielijstwordenalleactiviteitenenactiesgenoemd.Daarbijgeeftudeadlinesperactieaanenuiteraarddeverantwoordelijke.Eenactielijstkano.a.devolgendeactiebevatten:• locatie;• inrichtingendecoratie;• entertainment;• sprekers;• audiovisuelevoorzieningen;• vervoer;• communicatiemetdedoelgroep;• vergunningenenverzekeringen;• vrijwilligers

KOSTENbEgrOTiNgBelangrijkishetvaststellenvaneenbudgetvoorhetevenementenhetopstellenvaneenbegroting.Debudgetbewakerisverant-woordelijkvoorhetbeheervandeuitgaven.Hetisbelangrijkdathijvanafdeeerstebesprekingeenapartdocumentmaaktmeteenoverzichtvanallekosten/uitgaven.Eenvoorbeeldbegrotingtreftualsbijlageaanheteindvandithoofdstukaan.

DraaibOEKEendraaiboekbevateenverzamelingvanalleafsprakendiezijngemaakt.Steleendraaiboeksamenwaarinuperkolomopneemt:

TiPS:• Neem ook een post

‘onvoorzien’ op van 10%.

• bespreek de begroting bij iedere vergadering en pas hem aan.

H O O FDS T U K 6E V E N E M E N T E N

Pag i N a 9 6

tijd,plaats,activiteit/programmaonderdeel,verantwoordelijkevoordatonderdeelen/ofbetrokkenleverancier.Steleenlijstopmetallemensendiemeewerkenaanhetevenement,vermeldhierbijdetelefoonnummersenstuurdienaarallemedewerkers/vrijwilligers.Houdtenminsteéénkeereenoperationelevergaderingwaarbijhetorganisatieteamenalleleveranciersaanwezigzijn.

iNTErN OrgaNiSErEN OF UiTbESTEDENDebelangrijkstevraagbijhetorganiserenvanevenementenis:kunnenwedeorganisatorische(tijd,kennis)enfinanciëlerisico’sdragen?Hiervoorbedenktuoferinterngenoegtijdisvrijtemakenomhetevenementteorganiseren.Vervolgensgaatunaofhetbudgettoereikendisomdeorganisatie(vanbepaaldeprogramma-onderdelen)uittebesteden.Enalslaatsteonderzoektuofergenoegkennisenervaringinhuisisomhetevenementzelfteorganiseren.

H O O FDS T U K 6E V E N E M E N T E N

Pag i N a 97

TiPS:• Ontwerpeenprogrammaboekje;• Werfvrijwilligers;• Bereiddeopeningensluitingvoor;• Regeldetechniek;• Steleencateringplanop;• Maakeenvervoersplan;• Maakeenparkeerplan;• Regeldetoegang(denkaandeelnemersmeteenbeperking);• Regeldekaartverkoop;• Zorgvoorveiligheid;• ZorgvooreenEHBO-post;• Leghetdraaiboekbijallebetrokkenenneer;• Zorgdatéénpersoonderegieinhandenheeft;• Zorgdatderegisseurbevoegdisomàlaminutebeslissingente

nemen;• Zorgvooréénpersoondiefungeertalsaanspreekpuntvooralle

leveranciers;• Zorgvoorgastheren/-vrouwen.• Zorgvoorgenoegvrijwilligers

6.2 VErgUNNiNgEN EN VErzEKEriNgEN

VErgUNNiNgENHethelejaardoorzijnerallerleievenementeninVlaardingenenomgeving.Hierbijkuntudenkenaanrommelmarkten,optochten,burendagetc.Alsueenevenementwiltorganisereniserinveelgevalleneenvergunningnodig.Nietalleevenementenhebbeneenevenementenvergunningnodig.Afhankelijkvanhettypeevenementmoeteenvergunningwordenaangevraagdofeenmeldingwordeningediend.Sommigevergunningenzijnwet-telijkverplicht,anderekomenvoortuitdeAlgemenePlaatselijkeVerordening(APV).Inhetalgemeengeldtdatualuwevenementenbijdegemeentemoetaanmelden.Wantvoordienstenalspolitieen brandweerishetzinvolomtewetenwaterspeeltindestad.

H O O FDS T U K 6E V E N E M E N T E N

Pag i N a 9 8

aFSTEMMiNg iN DE rEgiO

DegemeenteVlaardingenwerkttegenwoordigregionaalmeteenevenementenkalender.Opbasisvandezekalenderkandeinzetvandehulpdienstenbepaaldwordenenkanerafstemmingplaatsvin-denoverdubbelingenvanevenementeninderegio.

Voorbeeld:EriseenheelgrootevenementinSchiedam.TegelijkwileenorganisatieinVlaardingenhetLoggerfestivalorganiseren.Ditzoudannietmogelijkzijn,omdatdehulpdienstenregionaalwordeningezet.

Maarhetkanookzijndatdoorteveelwegafsluitingenofmeerderekleinschaligebuurtfeestenbijeenincidentdehulpdienstennietgoedterplaatsekunnenkomen.Daaromdeevenementenkalender.

aaNMElDEN EVENEMENTEN1

Hetisverstandigomevenementenzovroegmogelijkaantemelden.(Regionaalwordtergewerktmeteenevenementenkalen-der.Opbasisvandezekalenderwordtdeinzetvanhulpdienstenbepaaldenkanerafstemmingplaatsvindenoverdubbeleevene-mentenofbeperkingen.)Houderdusrekeningmeedatbijlatereaanmelding(maarwelbinnendeAVPtermijnen)demogelijkheidbestaatdathetadvieswordtgegeveneenanderedagtekiezenofhetevenementteverkleinen.

Alsueenevenementorganiseertvoormeerdan50personenineentijdelijkbouwsel,zoalseen(circus-offeest)tent,danheeftuvandebrandweerookeentijdelijkegebruiksvergunningnodig.

SOOrTEN EVENEMENTEN1

0-evenementen:kleinschaligeevenementen,waargeenstraatwordtafgezetofinzetvanverkeersregelaarsnoodzakelijkis.Ookwordenergeenobjectengeplaatstdiegroterzijndan2m².Voorbeeldenhiervanzijnstraatfeesten,straatbarbecuesenschoolsportdagen.

1 Evenementen Nota Vlaardingen 2010

H O O FDS T U K 6E V E N E M E N T E N

Pag i N a 9 9

a-evenementen: kleinschaligeevenementen,waareenstraatwordtafgezetofinzetvanverkeersregelaarsnoodzakelijkis.Voor-beeldenhiervanzijnstraatfeesten,straatbarbecuesenschoolsport-dagen.b-evenementen: middelgroteevenementen.Voorbeeldenhiervanzijnbuurt-enwijkfeesten,wedstrijden,activiteitenvanwinkeliers-verenigingen,scholenensportverenigingenofeenbraderieinéénbepaaldewijkvanVlaardingen.c-evenementen:grootschaligeevenementen.EenvoorbeeldhiervanishetVlaardingenFestival,hetLoggerfestivalofdeDag van hetPark.

inlevertermijn aanvragen evenementen vergunning Determijnvoorhetinleverenvandeaanvraagisafhankelijkvanhet soortevenement:• 0-evenement: minimaal5werkdagenvooraanvangvanhetevenement.• a-evenement: minimaal4wekenvooraanvangvanhetevenement.• b-evenement: minimaal8wekenvooraanvangvanhetevenement.• c-evenement: minimaal8wekenvooraanvangvanhetevenement.

FOrMUliErENViaeenaanvraagformulierkuntuuwevenementaanmelden.Allevergunningenwordeninhetregionalenetwerkbesproken.Meldin-genwordenterkennisgevingbijderegiogemeld.Twijfeltuofuwevenementwelofgeenvergunningnodigheeft?Belmet:telefoon(010)2484000.Ukuntookviademail:bijzonderewetten@vlaardin-gen.nlinformatievragen.

Waar KUNT U TErEcHT ?VoormeerinformatiekuntucontactopnemenmetdesectieToezichtenHandhavingviatelefoon(010)2484000

VErzEKEriNgENMeerinformatieinhoofdstukwet-enregelgeving,paragraaf5.8.

TiP: informeer in een vroeg stadium naar de noodzaak van een ver-gunning en eventuele mogelijkheden. Dit voorkomt veel stress en teleurstelling in een later stadium.

H O O FDS T U K 6E V E N E M E N T E N

Pag i N a 10 0

6.3 VErKEErSrEgElaarS

Organiseertuworganisatieeenevenementdatookgevolgenheeftvoorhetverkeer,danheeftuverkeersregelaarsnodig.Bijeenevenementenvergunning,onderdenoemer‘verkeer’wordtaan-gegevenofenzojahoeveelverkeersregelaarsvoorhetevenementdienentewordenaangewezen.Verkeersregelaarshebbeneentaakinhetregelenvanverkeerenparkerenbijeenevenement.Voorsommigeevenementen(opdeopenbarewegofmeteengrootaantalbezoekers)kanhetaanstellenvanverkeersregelaarsverplichtgesteldworden.DepolitieRotterdam-RijnmonddraagtzorgvoordeopleidingendegemeenteVlaardingenvoordeaanstellingvandeverkeersregelaars.

OPlEiDiNg VErKEErSrEgElaarSEvenementenverkeersregelaarsvoorbepaaldetijd:ditiseenver-keersregelaardieeenbepaaldeperiodevanmaximum1jaarmagoptredenbijevenementen.Hij/zijmoettenminstedeleeftijdvan16jaarhebbenbereikt.Dezeverkeersregelaarkandusbijdiverseevenementenoptreden.Hijwordtopgeleiddoordepolitieenontvangtnaafloopeeninstructieverklaring.Vandegemeenteont-vangthijdannogeenaanstellingsbesluiteneenpasje.

DepolitieVlaardingenorganiseerteenGRATIScursusvoorvrijwil-ligersdieverkeersregelaarwillenworden.Decursusduurteendagendeelnemersontvangeneencertificaatalsverkeersregelaarenkunnendanvooreenperiodevan1jaarinzetbaarzijnalsverkeers-regelaar.

1. Huurofleenverkeersregelaars.2. KijkbijdeStichtingVerkeersbrigadiers http://www.verkeersbrigadiers.org/3. Regelkledingenuitrusting:eenoranjefluorescerendehes, metvoor-enachterop(minimaalachtcentimeterhoog)het

woordverkeersregelaar.Eventueelookeenfluitenlampmetkegel,maariniedergevalgeenstopbord.

4. Maakmetdepolitieeenafspraakvooreeninstructie.

H O O FDS T U K 6E V E N E M E N T E N

Pag i N a 101

6.4 Na aFlOOP

TiPS VOOr EValUaTiE

• Wordendedoelstellingengehaald?• Financieelresultaat.• Waarderendebezoekershetevenement?• Watgingmis?• Watkonbeter?• Watontbrakenwarendeplannenvolledig?• Stuurbedankbrievenaansprekers,artiesten,leveranciersetc.;• Stuureenherinneringaandegasten(bijvoorbeeldeenfoto-

impressievanhetevenement);• Steleenpersberichtopenstuurdatnaar(lokale)redactiesvan

verschillendemedia;• Werkhetdraaiboekbijvooreenvolgendekeer;• Maakeenfinancieeleindverslag;• Maakeenverslagvanhetevenementvoorhetpersoneelsbladof

deexternenieuwsbrief.

H O O FDS T U K 6E V E N E M E N T E N

Pag i N a 102

EVENEMENTbEgrOTiNg

rek.nr. Opbrengsten bedrag € bedrag €

8000 Entreegelden 1.500 8010 Verkoopprogrammaboekjes 100 8020 Opbrengstcatering 1.500 8030 Subsdies 1.000 8040 Bijdragendeelnemers 1.500 8050 Bijdragendonateurs - 8060 Opbrengstacties - 8070 Opbrengstsponsoring 6.500 8080 Overigeopbrengsten -

Totale opbrengsten 12.100 4000 Organisatiekosten 500 4010 Accommodatiekosten 2.000 4020 Kostenactiviteiten 500 4030 Kostenpromotie 2.000 4040 Onkostenvrijwilligers 500 4050 Catering 500 4060 Kostensponsoring 750 4070 Automatisering 500 4080 Verzekeringen 250 4090 Techniek 1.000 4100 Overigekosten 500 4900 Onvoorzien 1.000

Totale kosten 10.000

Positief saldo 2.100

bijlagEEVENEMENT-bEgrOTiNg(VOOrbEElD)

H O O FDS T U K 6E V E N E M E N T E N

Pag i N a 102

H O O FDS T U K 7S O C I ALE M E D I A

PAg I n A 103

7. SOCIALE MEDIA7.1 Watissocialemedia 1067.2 Verschillendesoortensocialemedia 1067.3 Inzettenvansocialemedia 1077.4 Socialemediabinnenuworganisatie 1087.5 Socialemediaalsonderdeelvanuwcommunicatie 1117.6 Socialemediaintermen 111

H O O FDS T U K 7S O C I ALE M E D I A

PAg I n A 10 5

Sociale media is niet meer weg te denken uit de samenleving. Steeds meer Nederlanders, waaronder waarschijnlijk ook uw vrijwilligers, maken er gebruik van. Hoe kunt u als organisa-tie aansluiten bij deze ontwikkelingen? Op welke zaken moet u letten? Een vrijwilligersorganisatie zal soms op een andere manier communiceren dan reguliere organisaties. Toch stel je als vrijwilligersorganisatie ook de dezelfde vragen: ‘wie zijn wij,’ ‘wie zijn onze doelgroepen,’ en ‘hoe spreek ik onze doelgroepen aan?’ Door het beantwoorden van deze vragen kunt u uw sociale media beleid aanpassen aan uw doelgroep of nieuwe doelgroe-pen aanboren. Bij sociale media binnen vrijwilligersorganisaties is het belangrijk dat de eigen passie voor het vrijwilligerswerk en de eigen manier van communiceren worden gebruikt. Door deze persoonlijke benadering kan de kracht van een goed online sociaal netwerk worden benut door vrijwilligersorganisaties. Het zit al in de natuur van uw organisatie.

H O O FDS T U K 7S O C I ALE M E D I A

PAg I n A 10 6

7.1 WAT IS SOCIALE MEDIA

Socialemediaiseenverzamelnaamvoorinternettoepassingendiedemogelijkheidbiedenominformatietedelenenonderlingtecommuniceren.DebekendstesocialemediazijnFacebook,TwitterenLinkedin.Stukvoorstukuitgelezenmogelijkhedenomincontacttekomenmetnieuwevrijwilligersendebestaandevrijwil-ligersopdehoogtetehouden.

Netalsbijgewonecommunicatiedraaithetbijdesocialemediaomzendenenontvangen.Alsorganisatiekuntudusviasocialemediaookreactiesofvragenontvangen.Maarukuntookuweigenvraagstellenbinnenuwnetwerkofdaarbuiten.Zokuntudekennisvanuwvolgersgebruikenomnieuwedingenteontwikkelen.

7.2 VErSCHILLEnDE SOOrTEn SOCIALE MEDIA

SOCIALE nETWErKEn

NetwerksitesalsFacebookenLinkedinwordenvaakgebruiktvoorhetleggenvancontactenenhetonderhoudenvanheteigensocialenetwerk.Doorregelmatigupdatesteplaatsenwetenmensenwaarumeebezigbentenkunnenzereagerenopberichten.Facebookisinternationaaléénvandemeestgebruiktenetwerksites.Op depagina’skuntuupdatesplaatsen,foto’sdelenenuwnetwerkookonlineuitbreiden.

MICrObLOg

Ditzijnkorteberichtenvanmaximaal140tekenswaarbijhetvooraldraaitomsnellereacties,zoalswedatvooralkennenvanTwitter.Berichtenwordendoormiddelvanhashtagsgecategoriseerd.Viadehashtag“durftevragen”(#durftevragen)kaneenberoepwordengedaanopdeexpertisevanalleTwitteraars.Zokuntusnelantwoordopvragenkrijgen.

H O O FDS T U K 7S O C I ALE M E D I A

PAg I n A 107

FOTO/VIDEO DELEn

OpwebsiteszoalsYoutubeenwww.flickr.comkuntugemakkelijkfoto’senvideo’splaatsenenbekijken.Zokuntubijvoorbeeldpromo-tiefilmpjesmakenvooruweigenorganisatieoffoto’svanactiviteitendelenmetuwvrijwilligers.Vaakkuntuviahetinbeddenvanlinksfilmpjesoffoto’sdirectafspelenviadewebsitevandeorganisatie

7.3 HET InzETTEn VAn SOCIALE MEDIA

Hetisgoedomvooraftebedenkenwatuwiltbereikenmethetinzet-tenvansocialemedia.Bentuopzoeknaarnieuwevrijwilligers,wiltumensenopdehoogtehoudenvanactiviteitenofwiltumeerbekend-heidcreëren?Daarbijishetookgoedomtekijkenopwelkesocialemediauwvrijwilligersalactiefzijn.Alsudaaropaansluitzullenzijzichsnelleraanubindendanwanneerzedaarvooreengeheelnieuwprofielmoetenaanmaken.Ookmoetunadenkenoverdemanierwaaropudesocialemediainzetinuwalgemenecommunicatie.Kunturegelmatigensnelreagerenopvragendaniseenmicroblog,zoalsTwitter,eengoedekeuze.Maarwiltuvooralmensenopdehoogtebrengenvanactiviteitendaniseenweblogeenbeteremanier.

Oriënteerudusgoedopde(on)mogelijkhedenvandeverschillendesoortensocialemediavoordatueenkeuzemaakt.Voordatubegintkuntualvastonlineantwoordenzoekenopdevolgendevragen.Dit kandeimplementatievansocialemediavergemakkelijken.• Welkemensenpratenovermijofmijndiensten?• Opwelkemanierpratendiemensen?• Hoekanikzevandienstzijn? (‘Ditconcertisnubijons’,‘Bijonskunje..’)

Eristijdvoornodigomuwsocialemediaonderdeaandachttebrengenvanvrijwilligersengeïnteresseerden.Uzultdustijdmoeteninvesterenomhetinzettenvansocialemediatoteensuccestemaken.Hetkansomseentijddurenvoordatuwprofielhetbereikheeftwatugraagzouwillenhebben.Weesookproactiefmetuwaccount,volgdemensendieugraagalsvolgerzouwillenhebbenenreageeropberichtenenlikes.

TIP: Soms is het niet helder op welke titel men gebruik maakt van sociale media. Dit kan voor eventuele volgers onduidelijk-heid oproepen. Ook kunnen sommige berichten met een negatieve lading afstralen op de eigen organisatie. Vermeld daarom altijd duidelijk op welke titel u twit-tert en probeer zakelijk en privé waar mogelijk gescheiden te houden op sociale media.

H O O FDS T U K 7S O C I ALE M E D I A

PAg I n A 10 8

7.4 SOCIALE MEDIA bInnEn UW OrgAnISATIE

Ukuntsocialemediaopverschillendemaniereninzettenbinnenuweigenorganisatie.Ukunthetgebruikenalsuithangbordenvooraluweigenboodschapuitdragen.Ukunterookvoorkiezenomactiefuwactiviteitentegaanpromotenonderaluwcontac-tenomzodeopkomsttevergroten.Hierondervindtueenaantalmanierenwaaropusocialemediakuntgebruikeninuworganisatie.

relatiebeheer• Feliciteermensenbijverjaardagen,jubileae.d.• Reageeralsmensenueenberichtsturen

Kennis en informatiedelen• Stelvragenaanuwnetwerk• Stelkenniseninformatiebeschikbaarviasocialemedia• Linknaarinteressanteartikelenoveruwvakgebied

Profileren• Laatregelmatigzienwatuworganisatiedoet• Geefaandachtaanuwdoelstellingen• Integreerhetalsonderdeelvanuwmarketingstrategie

betrekken van mensen• Vraagmensenomadviesofinputbijvraagstukken• Laatmensenonlinemeedenkenbijdilemma’s

Hetbetrekkenvan(potentiële)vrijwilligersblijftaltijdlastig,hetinzettenvansocialemediakandaarbijheelgoedwerken.Doorbijvoorbeeldregelmatigeennieuwepollteplaatsenopuwpagina,actieftevragennaarinputvoorbelangrijkebeslissingenenmensenuittenodigenvoorofflineactiviteiten,betrektuhenbijuworga-nisatie.Daarnaastkrijgtuinzichtindewensenenbehoeftevanuw(potentiële)vrijwilligers.Enalsudeinformatiegebruiktinhetmakenvanplannenofhetontwikkelenvannieuweactiviteiten,koppeltuditterugviadezelfdesocialemedia.Zozienanderendatudereactiesserieusneemt.

H O O FDS T U K 7S O C I ALE M E D I A

PAg I n A 10 9

Do’s en Don’ts voor Twitter:• duidelijkeprofielfoto• vasteTwitterachtergrond• gebruikhashtags(zoek-envindbaarheid)#• URLverkorter:bit.ly(umagnamelijkmaar140tekensgebruiken)• binnen24uurreagerenopeenvraag• vragenstellenaanjecommunity• terugkijkenopuwtijdlijn• bedankenvooreenreactie,wanneergepast• bedankenvooreenretweet,wanneergepast• persoondiereageertterugvolgen• kijkwieerbinnenuwinteresse-ofvakgebiedactiefzijn• gadeinteractiemetdezemensenaan• linknaarfoto’s(viaTwitterofbijvoorbeeldmobypicture.com)• linknaarjewebsite(s)• tweetsniettevaakbeginnenmet@naam• Blijfrelevant;heeftueenzalencomplex,dankuntuietsdelen

overlezingen,concertenenandereavonden.Ukuntdelenwaaromdeomgevingzoaantrekkelijkis.Maarindelaatsteupdatesoverautosportismenwaarschijnlijkmindergeïnteres-seerd:datiswellichtietsvooruwpersoonlijkeaccount.

H O O FDS T U K 7S O C I ALE M E D I A

PAg I n A 110

Do’s en Don’ts voor Facebook• Vulhetprofielzovolledigmogelijkin.Ditmaakthetvindenen

verbindeneenvoudiger.• Vermelduwmarketingboodschap(pitchvan1regel)zohoog

mogelijkopdepagina.• MaakeenfanpageinFacebook.• Propuwprofielpaginaniettevolmetallerleiapplicaties;hier-

doorzietdebezoekernietmeerwaaroverhetgaat.• Maakreagereneenvoudig.• Gebruikhetnietvoorkorte-termijnacties;bouwcontinuedoor

aanuwnetwerkenuwaanwezigheid.• Noemuwbloginuwprofielenprofielenvananderesites,zodat

menopmeerdereplekkenmetukanverbinden.• Verbindmetveelmensen,maarnietmetiedereen.Zorgdatu

eendoelhebtenfocus.• Reageeropgelukwensen.• Alsmensenuinreallifefeliciterenmetuwverjaardagofpro-

motie,bedanktuhendaarvoor.DatzouopFacebook(evenalsTwitterofLinkedIn)nietandersmoetenzijn.Idealiterbedanktuiedereenpersoonlijk.

• Verwaarloosuwnetwerkniet.• Nogbotterishetommensendieuhebbengefeliciteerdniette

feliciterenalszijzelfietstevierenhebben.Alsdatgewoonwegniettedoenismet500Facebook-vrienden,dankunuoverwe-gendeminstleukeoverboordtegooien.

• Gebruikdestatus-updatemetmate.• Natuurlijkishetleukomuwnetwerktelatenwetenwaarumee

bezigbent,maareenverslagvanuurtotuuristeveelvanhetgoede.DankzijTwitter-feedszitFacebooktegenwoordigpropvol’lekkerbroodjekaasgegeten’en’hebbuikgriep:(’.Daarzitniemandoptewachten.

• Koesterdemensendieopuwstatus-updatereageren.• Alséénvanuw500Facebook-vriendentochdemoeiteneemtom

tereagerenopdeboodschapdatuvannachtgeenooghebtdicht-gedaan,toondandankbaarheiddoordaarweeroptereageren.Deverleidingomdatniettedoen(zoblijftuimmersbezig)isgroot,maarmoetuweerstaan.Overdrijfhetniet:reagerenalsiemanduwupdateleukvindt(hetbekendeduimpje),iszondevandetijd.

• Laatzelfgeenrarereactiesachter.

LET OP: Men verwacht vaak dat als u vraagt om uw oproep te delen met anderen, u ook bereid bent om oproepen van anderen te delen met uw eigen volgers en vrienden.

H O O FDS T U K 7S O C I ALE M E D I A

PAg I n A 111

HET WErVEn VAn nIEUWE VrIjWILLIgErS

Metsocialemediakuntulatenzienwelkeactiviteitenuonder-neemt.Zokaniemanddieinteresseheeftvrijwilligerswerkteverrichtensnelzienofuworganisatieaansluitbijdeeigenwensen.Maarmetsocialemediakuntuookaluwvriendenenvolgersactiefoproepenomuwbehoefteaanvrijwilligersverderteverspreiden.Zokomtuwvacatureofoproeponderdeaandachtbijmensendienietdirecttotuweigennetwerkbehorenmaarwelopenstaanvooruwactiviteitenenwordtereennieuwegroeppotentielevrijwilli-gersontsloten.

7.5 SOCIALE MEDIA ALS OnDErDEEL VAn UW COMMUnICATIE

Alsvrijwilligersorganisatiedenktunaoverdetechnischewerkingvansocialemedia,demanierwaaropmensenspreken,bijwelkegroependiemensenhorenenopwelkemanieruzesteedsietskuntbiedenwaardoorzeterugkomen.Hetisdaaromgoedomaluwonlineactiviteitenaanelkaarteknopen.Dooruwsocialemediaaccountstekoppelenaanuwwebsitemaaktuhettoegankelijkervooriedereen.Daarnaastbespaartutijddoordatunietvoorelkkleinnieuwtjeofaankondiginguwwebsitehoeftaantepassen.Ookzorgthetervoordatgeïnteresseerdensnellerzienopwelkesocialemediauactiefbentenhoezemetuincontactkunnenkomen.

7.6 SOCIALE MEDIA TErMEn

Follower: PersoondieuvolgtopTwitterTweet: Afkortingvooreentwitterbericht;retweet (rT) Eenberichtvaneenanderonderdeaandacht brengenvanjeeigenvolgersopTwitterHashtag: (#) Kernwoordenbijeentwitterberichtwaardoorze betervindbaarworden.Vaakwordener1of2 toegevoegdaaneentwitterbericht;

TIPSMaak uw organisatie makkelijker vindbaar op sociale media door een herkenbare gebruikersnaam te kiezen.

belangrijk is vooral dat u het zelf uitprobeert en kijkt welk sociale media er bij u en uw organisatie passen. Probeer daarom gerust dingen uit voor ze aan te kondigen.

zorg ervoor dat de inlogggevens van de sociale media accounts bekend zijn bij meerdere (bestuurs)leden. Mocht er dan iets gebeuren dan hebben meerdere mensen toegang tot het account.

H O O FDS T U K 7S O C I ALE M E D I A

PAg I n A 112

Like: WordtgebruiktopFacebookomaantegeven datuietsleukofinteressantvindt;Krabbel Hetachterlatenvaneenberichtjeopde Hyvespaginavaniemandanders;Faker(s) Determvooraccountsdiedoorbedrijvenworden gebuiktomextravriendenofvolgerstekrijgen zonderdatdezemensenechtbestaan. Ookproberencriminelensomsviadezeweg informatieoveruteverkrijgen.Embedded Hetinvoegenvanfilmpjesoffoto’svaneenaccount opeenwebsite,zodatzedirectzichtbaarzijnvanaf dewebsite.

bELAngrIjKE WEbSITESwww.facebook.comwww.twitter.comwww.linkedin.comwww.hyves.nl

gEMEEnTE VLAArDIngEn En SOCIALE MEDIATwitter.com/volgvlaardingenFacebook.com/gemeentevlaardingenVlaardingen.hyves.nl

H O O FDS T U K 8M A AT S C H A PPE -LI J K E S TAG EPAG I n A 113

8. MAATSCHAPPELIJKESTAGE (MaS)8.1 Watleverthetop? 1168.2 Wieisverantwoordelijk? 1178.3 Watvraagthetvanuworganisatie? 1198.4 HetServicepuntVrijwilligers 120

H O O FDS T U K 8M A AT S C H A PPE -LI J K E S TAG EPAG I n A 115

Het betrekken van jongeren in het vrijwilligerswerk is een belang-rijk vraagstuk voor veel vrijwilligersorganisaties. In Vlaardingen misschien wel meer dan in veel andere gemeenten. Uit een in mei 2012 gehouden enquête onder Vlaardingse vrijwilligersorganisa-ties komt naar voren dat de gemiddelde leeftijd van vrijwilligers in Vlaardingen hoger is dan het landelijk gemiddelde.

Jongerenzijndevrijwilligersvandetoekomst.Omjongerenopeenpositievemaniertelatenervarenwatvrijwilligerswerkinhoudtisdemaatschappelijkestageontwikkeld.Tijdensdemaatschap-pelijkestage(MaS)makenleerlingenkennismetvrijwilligerswerkenleverenhierookeenbijdrageaan.Dezestagedraaitdusomhetdoenvanvrijwilligerswerkindenon-profitsector.Ditvindtplaatsbijvrijwilligersorganisaties,verenigingen,stichtingenenmaat-schappelijkeorganisaties

H O O FDS T U K 8M A AT S C H A PPE -LI J K E S TAG EPAG I n A 116

Inmiddelsisvlakvoorhetdrukkenvanhethandboekbekendgewordendaterplannenzijnomperschooljaar2015/16dever-plichtemaatschappelijkestageafteschaffen.Echter,jongerenbetrekkenbijhetvrijwilligerswerkblijftonverminderdvanbelangvoordecontinuïteitvanvrijwilligersorganisatiesenhetvrijwilligers-werk.Dekennisenervaringopgedaanmetdemaatschappelijkestageblijvenbruikbaarvoororganisaties.InformeerbijhetService-puntVrijwilligersVlaardingennaardeactuelestandvanzakenenmogelijkhedenrondommaatschappelijkestage.

WAT IS MAATSCHAPPELIJKE STAGE?Allescholiereninhetvoortgezetonderwijsmoetenminimaal30 uurmaatschappelijkestagelopen.Tijdensdezestagedoenzijvrijwilligerswerk.Zehelpenbijvoorbeeldineenbuurthuis,organi-serensportactiviteitenofwerkenopeenzorgboerderij.Zokunnenjongerentijdenshunschooltijdeenbijdrageleverenaandesamen-leving.Vooruworganisatiebiedtdemaatschappelijkestageeennieuwekansenuitdagingomjongerenmeertebetrekkenbijhunwoonomgeving,zodatzesameneenbijdragekunnenleverenaandeleefbaarheidindesamenleving.

8.1 WAT LEvErT HET OP?

vOOr UW OrGAnISATIE (STAGEbIEDEr)Meteenvergrijzendbestandvanvrijwilligersishetvooruworgani-satiebelangrijkdatuzichrichtopdejongevrijwilligers.Jongerenvannuzijnimmersdevrijwilligersvandetoekomst.Maatschappe-lijkestageiseenvandebestemogelijkhedenomjongerenbekendtemakenmetvrijwilligerswerk.Wieinjongerenwilinvesterendoorheneenmaatschappelijkestageplektebiedeninvesteertookindeeigenorganisatie.Tegelijkertijdisdestageeenverrijkingvooruworganisatie.Jongerenbrengennieuwekennisenenergiemee,eenfrisseblikopuworganisatieenuwactiviteiten.Ukuntmetdeinzetvanjongerenwellichtnieuweactiviteitenopzettenofbestaandeactiviteitenverbeteren.Maatschappelijkestageiseenkansvooruworganisatie.Hetkanuveelopleverenzoals:

H O O FDS T U K 8M A AT S C H A PPE -LI J K E S TAG EPAG I n A 117

• Extrahandenendusmeeraandachtvooruwdoelgroep• Eenkansomjongerenbijuworganisatietebetrekkenalsnieuwe

vrijwilligers• Samenwerkingstimulerentussenjongenoud• Zelfontplooiingenhetontwikkelenvaneenpositievebeeldvor-

mingoverjongeren• Frisseideeëndieuworganisatieaantrekkelijkermaken;• Goedereclamevooruworganisatie,meernaamsbekendheid

enkansenopmeernetwerkensamenwerkingmeto.a.scholen,anderevrijwilligersorganisatiesenbedrijfsleven.

• Umaaktgebruikvandecapaciteitenvanjongeren.Bedenkdusgoed;jongerenzijnleergierig,houdenvanbewegenensportenenkunnengoedomgaanmetcomputers,mobieltjes,websitesenhoudenvanpraktischeklussen.Maakergoedgebruikvan!

vOOr DE LEErLInG• Deleerlingmaaktkennismetuworganisatieeneennieuwe

doelgroep.• Deleerlingleertsamenwerkenensocialevaardigheden.• Hetwerkdatgedaanwordttijdensdestagelevertietsopvoor

demedemensofgemeenschap,bijvoorbeeldhetondernemenvaneenleukeactiviteitmetkleinekinderen,ouderenofjonge-renmeteenbeperking.

• Destageklusstimuleertdemaatschappelijkebetrokkenheidvanjongeren.

8.2 WIE IS vErAnTWOOrDELIJK?

DE SCHOOLDeschoolisverantwoordelijkvoordemaatschappelijkestagevandeleerlingen.Voorbereidingenevaluatieliggeninhandenvandeschool.Ookbepaaltdeschoolwatwelofnietgeschiktisalsmaatschappelijkestage.Samenmetdeleerlingenmaaktdeschoolgoedeafsprakenoverdeuitvoeringvandemaatschappelijkestage,onderandereoverbegeleiding.

H O O FDS T U K 8M A AT S C H A PPE -LI J K E S TAG EPAG I n A 118

Daarnaastzijnscholenookverantwoordelijkvoordeverzekeringvanhunleerlingen,dusooktijdensdemaatschappelijkestage.Dieverzekeringhoudtindatleerlingenrechthebbenopeenvergoe-dingalszeschadeofletseloplopentijdenshunstage.Maarookdestageplekheefteenverantwoordelijkheid:diemoetervoorzorgendatheteigenpersoneelenklantenofcliëntenverzekerdzijn.

UW OrGAnISATIELeerlingendiemaatschappelijkestagelopenbijuworganisatiezijnvaak(ook)viawerknemersaansprakelijkheidsverzekeringofvrijwilligersverzekeringverzekerd.Meestalzijnleerlingenooknogeensverzekerdviadeoudersenhunaansprakelijkheidsverzekeringvoorparticulieren.DegemeenteVlaardingenheefteencollectieveverzekeringafgeslotenvoorvrijwilligers.Sindsjanuari2011vallenleerlingendiemaatschappelijkestagelopenookonderdezecol-lectieveverzekeringvandegemeente.

nA DE STAGEIsdeleerlingklaarmetzijnmaatschappelijkestage?Danisdeschoolnietmeerverantwoordelijk.Alseenleerlingzichthuisvoeltinuworganisatieenbesluiterlangerteblijvenomvrijwilligwerkdoen,alsnieuwevrijwilliger,danmoetuverdersamenmetdeleerlingoverdevervolgperiodeafsprakenmaken.Devrijwilligers-verzekeringvandegemeenteVlaardingenblijftinditgevalwelvantoepassing.

EvALUErEn MET LEErLInG/ STAGIAIrEBespreeknaafloopvandestagemetdejongerenhoehetisgegaanenofdestagegoedbevallenis.Dithoeftnietveeltijdtekosten.Drinkbijvoorbeeldevenwatmetdejongere(n)envraagnaardeervaringenentips.Hierleertuveelvanwatbetreftdeactiviteitenvoorjongeren,hetbeelddatuuitstraaltenoverhetaantrekkelijkmakenvanuworganisatievoorjongeren!Ukuntdeevaluatiedoenaandehandvandevolgendevragen:• Watvondjevandestageklus?Wasdestageklusleuk,moeilijkof

temakkelijk?• Wathebjeontdekt,ervaren?• Hebjezichtgekregenopdeorganisatie?

TIP: vraag de leerlin-gen wat ze van hun stage vinden, zowel achteraf als tijdens de stage. Wat kan er beter of leuker? vraag ze om ideeën voor stage-opdrachten bij uw organisatie.

H O O FDS T U K 8M A AT S C H A PPE -LI J K E S TAG EPAG I n A 119

• Watvondjevandemensendiejehebtlerenkennentijdensjestage?

• Hebjenogtipsofleukeideeënvooreenvolgendemaatschap-pelijkestage?

8.3 WAT vrAAGT HET vAn UW OrGAnISATIE?

COnCrETE STAGEKLUSSEn FOrMULErEn Hetisgoedomtewetenwelkecriteriaergeldenvoororganisatiesdiestagesaanbiedenenvoordewerkzaamhedendieleerlingenmogendoen.Bentuaanhetnadenkenovereenstageplekofheeftueenopdrachtingedachten,maarweetunietgoedofdezegeschiktisvoorleerlingenvanhetvoortgezetonderwijs,denkdanaandevolgendepunten.

Eenmaatschappelijkestage:• Isuitdagend,afwisselendenzinvol;• Bestaatuitkorte(re)klussen;• Sluitaanbijdebehoefteeninteressevandeleerling;• Heeftduidelijkafgebakendewerkzaamheden;• Biedtgoede,voldoendeenbekwamebegeleiding;• Biedtwaardering.

Omdestagetoteensuccestemaken,moeterbinnenuworganisa-tiegekekenwordennaarverschillendeaspectenzoalsbegeleiding,grootteeninzet:• Hoeveelleerlingenkuntuperkeeronderbrengeninuworgani-

satie?Eén,enkele,ofheeftueengroepsklus?• Iservoldoendebegeleidingenisdezegoedteverdelen?• Bestaandewerkzaamhedenvoordeleerlinguitaantrekkelijke

engevarieerdeklussen?• Iseigeninbrengvandejongerenmogelijk?• Zijndeverwachtingenvanenvoordeleerlingenreëel?

H O O FDS T U K 8M A AT S C H A PPE -LI J K E S TAG EPAG I n A 12 0

8.4 STAPPEnPLAn vOOr STAGEbIEDErS

Onderstaandstappenplankuntugebruikenomaandeslagtegaanmetdeplanning,voorbereidingenuitvoeringvanuwtakenalsbiedervanstageplaatsenvoormaatschappelijkestage.Intienstappendoorlooptuhettrajectvanoriëntatietotevaluatie.1. Oriënteren op maatschappelijke stage: bedenkwatdeze

stagevooruworganisatiekanbetekenen.2. visie vormen en een globaal plan maken:formuleerwaarom

uaandeslagwiltmetdemaatschappelijkestageenwelkeactiviteitenutebiedenheeft.

3. Contact leggen met andere stagebieders:watzijnhunerva-ringenentips?

4. Afspraken maken met de scholen: zorgvooreengoedetaakverdelingeninvullingvandestage.Maakplannenvoordevoorbereidingenbegeleidingvanleerlingen,bedenkwatzewillenentebiedenhebben.Gaooknawatdeschoolverwacht.

H O O FDS T U K 8M A AT S C H A PPE -LI J K E S TAG EPAG I n A 121

5. Intern draagvlak verbreden:informeerenbetrekuwcollega’s.Hebbenzeideeënvoorstageopdrachten?Waarbijkunnenzijhulpvanjongerengebruiken?

6. Concrete stageactiviteiten formuleren:formuleerdesta-geactiviteitenzopreciesmogelijk.Hoeenwanneervindenzeplaats?Watisdaarvoornodig?

7. Stages promoten:maakuwaanbodbekendonderjongerenenviahetServicepuntVrijwilligers.

8. Stages voorbereiden: steleenstagebegeleideraanenzorgdatafsprakenbijbegeleidersenleerlingenduidelijkzijn.

9. Leerlingen begeleiden:naeenkortekennismakinggaatdeleerlingaandeslagsamenmetofonderbegeleidingvaneenmedewerker.

10. Evalueren: doedatmetjongeren,maarzekerookmetbetrok-kencollega’sensamenwerkingspartners.

TIPS • Vraagiemanduitdeorganisatiediehetleukvindtommetjon-

gerentewerkenendieweetdaterveelgebeurtmethetpuber-brein.Jongerenkunnennamelijknietaltijdoverzienwatermoetgebeuren.

• Geefduidelijkeinstructieenkadersaan,zodatdejongereweetwathijmoetdoenenblijfmetdejongereincontact.

• Vraagregelmatighoezehetvinden,ofhetgoedgaat,ofzebegrijpenwatzemoetendoenénzorgdatergenoegvoorzetedoenis.Nietsiszovervelendalsje“overbodig”tevoelen.

• Zorgvooreenopensfeer,waarindejongerezichwelkomenveiligvoeltbijuworganisatie.

• Laatuweigenmotivatieenpassievoorhetvrijwilligerswerkaandejongerezien.

• Spreekuwerkenninguitvoordeinzetvandejongere.Eenoprechtcomplimentkanwonderenverrichten.Alseenjongerezichgewaardeerdvoelt,verbindtdiezichsnellermeteenorgani-satie.

• Probeerdestageperiodevooralgezelligtemaken,zowelvoordejongerealsvooruzelf.

• Benoemdatdejongereietsgoeddoetvooreenanderofdeomgeving.

• Laatdeleerlingenziendatzijdoorhuninzetdingenmogelijkmakendieandersnietzoudenkunnen.

H O O FDS T U K 8M A AT S C H A PPE -LI J K E S TAG EPAG I n A 122

• Evalueerdestagemetdejongere;datisleerzaamvoordejongereénvooruworganisatie.

• Vraagaandejongereofzeopdehoogtewillenblijvenvanuworganisatie(nieuwsbrief )enofuhenindetoekomstmagbena-derenvoorhulpbijeenactiviteit.

• Geefdejongereneenherinneringmeealsaandenkenaanhunstage(bijvoorbeeldfotoofcertificaat).

• Kijkookopwww.masactief.nl(databank)

8.5 HET SErvICEPUnT vrIJWILLIGErS

Wiltumeerinformatieoverhoeueenmaatschappelijkestagevaca-turekuntvormgevenofwatmaatschappelijkestagevooruworga-nisatiekanbetekenen?Neemdancontactopviawww.vlaardingen.nl/contactmethetServicepuntVrijwilligersenmaakeenafspraakvooreenadviesgesprekmetéénvanonzemaatschappelijkestage-consulenten.

MEEr InFOrMATIE Heeftualeenklusindeaanbiedingofwiltumeerweten?LogdaninopofneemcontactopviahetServicepuntVrijwilligersVlaardingen(010)2484000.• www.masactief.nl• www.maatschappelijkestage.nl• www.vrijwilligerswerk.nl

H O O FDS T U K 8M A AT S C H A PPE -LI J K E S TAG EPAG I n A 123

bIJLAGESTAGEOvErEEnKOMST(vOOrbEELD)

2 Servicepunt vrijwillige inzet ZH

STAGEOvErEEnKOMST 2

Deorganisatie Vertegenwoordigddoor en(deleerling)sprekenhetvolgendeaf:

Artikel1Deleerlingzaltenbehoevevandeorganisatiemetingangvan:[datumingangovereenkomst]voorbepaaldetijdactiviteitenver-richten.

Deactiviteitenzullenbestaanuit:•••[zietaakomschrijvingklus]

Artikel 2Deleerlingverrichtbovengenoemdeactiviteiteneenmaliggedu-rendedeperiodevan:[datum]t/m:[datum]

Totaaltebestedenuren:….

Artikel 3Deleerlingkrijgtdeonkostendiehij/zijmaaktvergoeddoordeorganisatie(naoverleggenvandeoriginelenota’s).

Artikel 4Ingevalvanverhindering(ziekte,vakantie)vandeleerlingzalhij/zijtijdigdeorganisatieopdehoogtebrengen.

Artikel 5Deleerlingbepaaltinoverlegmetdestafvandeorganisatiedeinhoudvandeactiviteiteneneventueleafsprakenoverheteindre-sultaat.Deleerlingwordtgeïnformeerdoverhetalgemeenbeleid(conformstatuten/huishoudelijkreglementvandeorganisatie).Binnenhetvastgesteldebeleidkandeleerlingeigeninitiatiefont-plooien.

H O O FDS T U K 8M A AT S C H A PPE -LI J K E S TAG EPAG I n A 123

bIJLAGESTAGEOvErEEnKOMST(vOOrbEELD)

Artikel 6Contactpersoonvoordeleerlingis[naam]werkzaamals[functie]bijdeorganisatie.Dezedraagtzorgvoorhetinwerkenendebegelei-dingvandeleerling.Inoverlegwordtdeinhoudenfrequentievandebegeleidingbepaald.

Artikel 7Deleerlingneemtzijn/haarverantwoordelijkheidvoordetakendiehij/zijopzichheeftgenomen.Deorganisatie[naam]heeftverantwoordelijkheidvoor:...Deschool[naam]heeftverantwoordelijkheidvoor:... Artikel 8Ingevalvangeschillentussendeleerlingenstafzullenbetrokke-nenineersteinstantieinonderlingoverlegproberendekwestieoptelossen.Leidtonderlingoverlegniettoteenbevredigendeoplos-sing,danwordthetgeschilvoorgelegdaandeschool.

Artikel 9 (facultatief)Deleerlinggaatakkoordmetdeplichttotgeheimhoudingmetbetrekkingtotprivacygevoeligeinformatiediehem/haarterorekomttijdenshetuitoefenenvanhetzijn/haarfunctie.Deorganisatieheefteengeheimhoudingsplichttenaanzienvandevertrouwelijkegegevensvandeleerling.

Namensdeorganisatie: Deleerling: Deschool:[naam] [naam] [naam]

handtekening: handtekening: handtekening:[handtekening] [handtekening] [handtekening]

datum:...

H O O FDS T U K 8M A AT S C H A PPE -LI J K E S TAG EPAG I n A 124

H O O FDS T U K 9N e T w e r K e N

Pag i N a 125

9. NeTwerKeN9.1 Watisnetwerken? 1289.2 Waaromnetwerken? 1289.3 Watleverthetop? 1299.4 Hoenetwerken? 1299.5 Netwerkenonderhouden 1309.6 Samenwerken 1319.7 Samenwerkenmetbedrijfsleven 1319.8 ServicepuntVrijwilligersVlaardingen 1329.9 Watmoetunietdoenbijnetwerken 133

H O O FDS T U K 9N e T w e r K e N

Pag i N a 127

Vrijwel elke organisatie heeft de neiging graag te blijven doen zoals zij het altijd al deed. Vrijwilligersorganisaties kennen echter vaak het probleem van schaarste aan middelen. De bezuini-gingsmaatregelen van de regering hebben ook invloed op vrijwilligersorganisaties. Voor veel vrijwilligersorganisaties is de subsidie van de overheid de belangrijkste bron van inkomsten. Ook gemeenten moeten massaal bezuinigingen en dat heeft onvermijdelijk gevolgen voor de plaatselijke verenigingen en vrijwilligersorganisaties. Als subsidies teruglopen, wordt van de vrijwilligersorganisaties verwacht dat ze gaan zoeken naar cre-atieve oplossingen. Sommige organisaties zien het terugtreden van de overheid en de bezuiniging als bedreiging, andere orga-nisaties zien dat als kans voor zichzelf. In beide gevallen dienen de vrijwilligersorganisaties toenadering te zoeken tot andere instanties en meer samenwerking te zoeken met vrijwilligersor-ganisaties en bedrijven.

H O O FDS T U K 9N e T w e r K e N

Pag i N a 12 8

9.1 waT iS NeTwerKeN?

Netwerkenisvooralhetleggenenonderhoudenvanpersoonlijkecontactendieuverderkunnenhelpeninuworganisatie.Eigenlijkmetiedereenwaarmeeuopwelkemanierdanookinverbindingstaat.Netwerkenisdusvooralontmoeten,vragen,vertellen,geven/gunnen,koppelenenvooruitdenken.Alsuletterlijkzichtbaarbent,kuntuuweigendoelenduidelijkmakenenwisselendecoalitiesaangaanmetandereorganisaties.Dedeelnemersaaneennetwerkontmoetenelkaaringroterofkleinerverbandenwisselenervarin-genuit.Deduurzaamheidvanhetnetwerkwordtbevorderddoorvertrouwen,meedenkenenrespect.

Eennetwerkisminofmeereenduurzaamverbandvanminofmeervergelijkbarepersonenen/oforganisaties.Netwerkenkunnenookeenvirtueelkarakterhebbenbijvoorbeeldeenlinkedin-groepoffacebook-groep.Kortom,netwerkenversterktuworganisatie!

9.2 waarOm NeTwerKeN?

Hetbegrip‘netwerken’wintflinkterreinwatbetrefterkenningenpopulariteitenwordtsteedsmindergezienalseen‘enge’bezig-heid.Hetleggenvancontactenisgeendoelopzich,maareenmiddelomraakvlakkentezoekenenkansentecreëren.Ofopanderewijzeuweigenorganisatieteverbeterenentepromoten.Maarhetblijftmoeilijkomeendirecterelatieteleggentussendegeïnvesteerdemiddelenenderesultaten.Dezewordenvaakpasineenlaterstadiumzichtbaar.Enwatishetrendement?Hoekunjejeinvestering,inwelkevormdanook,terugverdienen?Hoegrootisdekansvanslagen?

Eennetwerkkenmerktzichdooreengemeenschappelijkedoel-stellingvandedeelnemers.Hetversterktdeonderlingeband.Alledeelnemendeorganisatiesmoetenwinstzienineendeel-nameaanhetnetwerkmetbehoudvaneigenbelang.Eeneerstenoodzakelijkestapvoorhetrealiserenvangemeenschappelijkedoelstellingenishetonderschrijvenvandezegemeenschappelijkedoelen.

TiP: Niet alleen het geld moet de aanlei-ding zijn voor net-werken, maar ook het gebruik maken van elkaars expertise, kennis en faciliteiten. Veel organisaties beschikken over menskracht, kennis, expertise, netwerk en faciliteiten.

H O O FDS T U K 9N e T w e r K e N

Pag i N a 129

TiPS:• Zoek voor netwerken

naar mensen of sleu-telfiguren van lokale organisaties die zelf veel netwerken. Via hen kunt u uw netwerk vaak sneller uitbreiden.

• Via de site van het Steunpunt Vrijwil-ligers komt u in contact met vrijwil-ligersorganisaties die op zoek zijn naar netwerken en samenwerking. www.vlaardingen.nl/vrij-willigers

• Via de gemeentelijke website of infor-matiedienst van de gemeente kunt u veel contactgegevens van verenigingen achter-halen.

9.3 waT leVerT HeT OP?

• meerkennis,ervaringdeskundigheideninformatie;• meermenskrachtenmogelijkhedenvooractiviteiten;• meerfinanciëleruimte:bijvoorbeeldeengrootevenementgeza-

menlijkorganiserenmetandereverenigingenkostuworganisa-tiemindergeld;

• beteremogelijkhedenvoorprofileringenpromotie;• meertebiedenaanvrijwilligersenvrijwilligersorganisaties;• bredeerkenningindemaatschappij,deoverheidenhet

bedrijfsleven;• beterepartnervoorsamenwerkingmetandereorganisaties.

Veelvandebovenstaandevoordelensprekenvoorzich.Indeprak-tijkbetalenzezichbijvoorbeelduitdooreengezamenlijkenieuws-brief,website,evenementenkalenderofeenbeterebezettingvaneenaccommodatie.Ofinhetsamenorganiserenvanéénnetwerk-bijeenkomst.Enniethetminsteeffect:netwerkenversterktookuwpositiebijexternepartners,zoalshetbedrijfslevenendelokaleoverheid.Metscholenzijnervaakafsprakentemakenoverbijvoor-beeldmaatschappelijkestageofhetorganiserenvannaschoolseactiviteitenzoalshuiswerkbegeleiding.

Voorbeeld:U wilt een cursus organiseren voor uw vrijwilligers en u bent op zoek naar een ruimte. Speeltuin a beschikt over eigen accommodatie en wordt vaak ’s avonds niet gebruikt. in dit geval gaat u het bestuur van de speel-tuin vragen of de locatie beschikbaar gesteld kan worden voor de cursus.

9.4 HOe NeTwerKeN?

Voordatueennetwerkopzet,moetueerstnagaanmetwelkeorga-nisatiesuaandeslagwilt.Dithangtafvanverschillendefactoren.Wiltueennetwerkmetmaatschappelijkeorganisatiesverderuit-bouwen?Wiltucontactenmetpolitiekepartijen?Ofwiltucontactmetbedrijvenaanhalen?Kortom,watisdedoelstellingvanhetnetwerkdatuwiltuitbouwen?

H O O FDS T U K 9N e T w e r K e N

Pag i N a 130

Zetdaaromvoorafvolgendezakeneerstopeenrijtje:• Metwiewiltueennetwerkvormen?• Watishetdoelvanhetnetwerk?Bijvoorbeeldeengezamenlijke

activiteitorganiserenmeteenpaarorganisatiesinVlaardingen.• Hoeveeldeelnemerswiltuinhetnetwerk?• Welkemiddelenzijnbeschikbaarbijuworganisatie?Geld,

accommodatie,vrijwilligers,materiaaletc.• Voorbereidingvandeeerstecontactenenstartbijeenkomst?

Elkevormvannetwerkenkanveelopleverenvooruworganisatie,tegelijkertijdvraagtelkevormvannetwerkeneeninvesteringvanuworganisatie:extratijd,goedecommunicatieengoedbereikbaarzijnetc.

9.5 NeTwerKeN ONDerHOUDeN

Alseennetwerkeenmaalisopgestart,ishetbelangrijkomdezeinbewegingtehouden.Zomoetendedeelnemersgemotiveerdblijvenominhetnetwerkzelfverantwoordelijkheidenactiesteondernemen.Aanhundeelnamemoetenconcreteresultatenver-bondenzijn,zodatzeniethetgevoelkrijgendatzemeerinvestereninhetnetwerkdandathethenoplevert.

Dekeuzevanactiviteitenisafhankelijkvandedoelstellingendieuwiltbereikenmethetnetwerk.Wiltuhetuitwisselenvaninfor-matie?Ofwiltuhetopzettenvaneengezamenlijkproject?Elkedoelstellingvereisteenandereaanpakenandereactiviteiten.

Devergaderingen,niettelang,moetentotconcreteresultatenleiden.Eenstructuurenanderewerkafsprakenmoetendenet-werkbijeenkomsteningoedebanenleiden.Bijdeaanloopvaneenactiviteitofuitwerkingvaneengezamenlijkprojectkuntunatuur-lijkietsmeervergaderen.Bijhetonderhoudenvanuwnetwerkzijnnietzozeerdeactiviteitenvanbelangvoordecontactenbinnenhetnetwerk.Denetwerkpartnersmoetenzichophungemakvoelenenmerkendatzeserieuswordengenomen.

TiP: Bezoek bijeenkom-sten! Op zo’n bijeen-komst ontstaan nieuwe contacten en worden kennis en ervaringen uitgewisseld. Daardoor kunnen organisaties van elkaar leren en tot vernieuwing komen.

H O O FDS T U K 9N e T w e r K e N

Pag i N a 131

9.6 SameNwerKeN

Samenwerkenishetcombinerenvanaanvullendeeigenschap-penomeengewenstresultaattehalen.Datgeldttussencollega’sbinnendeeigenorganisatieenhetgeldttussen(vrijwilligers)organisatiesonderling.Ineensamenwerkinggaanpartnersopzoeknaareenanderemaniervanorganiserenennaareengoedebalanstussenvoordelenennadelen.Bijsamenwerkingmoetendesamen-werkingspartnersfocussenopdeovereenkomstenennietopdeverschillen.

Hetleukevandesamenwerkingisdatvrijwilligersorganisatiesonderlinghunproblemenbesprekenenoplossenengezamenlijkactiviteitenorganiseren:bijvoorbeeldeengezamenlijkenieuws-brief,websiteenhetbeschikbaarstellenvanaccommodatiesvoorelkaar.Hetstimuleertenormomooknieuweactiviteitensamenteorganiseren.Zekervoordeorganisatievan(grote)activiteitenishetfinancieelenvoorpromotioneledoeleindenvoordeligommetver-schillendeorganisatiessamentewerken.Indepraktijkbetaalthetzichbijvoorbeelduitdoorhetsamenorganiserenvanéénvrijwilli-gersfeest,vrijwilligersprijsen/ofgrootevenement.Hetsamenorga-niserenvaneengrootevenementbijvoorbeeldlevertvaakbetereresultatenopenopentookdedeurenvooranderemogelijkhedenenkansenvoormeersamenwerkingenervaringsuitwisseling.Zoalsbedrijvendiebijvoorbeeldworkshopskunnenverzorgenvooruwvrijwilligers.

9.7 SameNwerKeN meT BeDrijVeN

Uworganisatiewilsamenwerkingzoekenmeteenofmeerbedrijven.Voordatugaatzoekennaareengeschiktesamenwerkingspartner,moetuwetenwaaromeenbedrijfmetuinzeezouwillengaan.Ineensamenwerkingtussenpartnersmoetereenbalanszijntussengevenennemen.Hetaangaanvaneensamenwerkingmeteenbedrijfkaneengoedebusinesszijnvooruworganisatie.Hetbiedttoegangtotnieuwevrijwilligers,middelen,kennis,faciliteiten,dona-tiesenopentnieuwedeuren.Bedrijvenkunnenuondersteuneninhetrealiserenvandoelstellingenvanuworganisatie.

TiPS:• Zoek voortdurend

nieuwe, bruikbare contacten met perso-nen en organisaties.

• leg nuttige contac-ten door uw orga-nisatie te profileren door middel van een nieuwsbrief, publica-ties, etc.

• Bouw en onderhoud relatienetwerken in verschillende maat-schappelijke orga-nisaties zoals sport, cultuur, politiek, met het doel informatie te krijgen.

• Benut uw netwerk om aan recente informa-tie te komen: nieuwe ontwikkelingen in de stad en omgeving, toekomstige acties etc.

• maak bij diverse organisaties gebruik van de eigen con-tacten om voor uw organisatie ingangen te creëren.

H O O FDS T U K 9N e T w e r K e N

Pag i N a 132

Samenwerkingmetbedrijvenisookzakendoen.Dathoudtindatualszakenpartnerselkaarietstevragen,maarvooralookietstebiedenhebt.Deuitdagingisdanookomdesterkekantenvanbeidepartijenaanelkaartekoppelen.Voorheenwashetzodatondersteuninguithetbedrijfsleveneenvormvanliefdadigheidwasenvooralbestonduithetdonerenvangeld.Dietijdisvoorbij.Bedrijvenwillengraagietsterugzienvoorhunondersteuningindevormvaneentegenprestatie.Endieheeftuweldegelijkinhuis!Uwcreativiteitommetbeperktemiddelendoelentebereiken,uwenthousiasmedatvrijwilligersmotiveertzichvooruworganisatieintezettenenuwbetrokkenheidbijmaatschappelijkevraagstukken.Meestalwillenbedrijvenookweleenambassadeursfunctievervul-lenofzijnzebereidtotkortingsafsprakenvooruwvrijwilligers.

waT leVerT HeT OP ?• Uworganisatiekanprofiterenvandeinzetvanmensen,mid-

delen,kennisennetwerkenvanhetbedrijf,zodatzehuneigendoelgroepbeterkunnenbedienen.

• Misschienblijvendemedewerkersnadesamenwerkingmetuincontactenwordenzevrijwilligersbijuworganisatie.

• Uworganisatieontwikkeltnieuwekennisencompetentiesophetgebiedvanactiviteitenorganiseren,communicatieendiver-siteit.

• Uworganisatiekrijgtmeerbekendheidendraagvlakindesamenleving.

• Hetsamenwerkingsprojectkanhetbeginzijnvaneenlangdurigsamenwerkingsverbandvoordetoekomst.

9.8 SerVicePUNT VrijwilligerS VlaarDiNgeN

Vrijwilligersorganisatieskunnenhetvaaknietalleenaf.Deafgelo-penjarenisersteedsmeeraandachtgekomenvoorpartnerschap-pen.HetServicepuntVrijwilligerskaneenbelangrijkerolspelenbijdetotstandkomingvandezesamenwerking,doorpartijenbijelkaartebrengenendesamenwerkingtefaciliteren.Zijzijnzelfvaakactiefbezigmethetbenaderenvanscholenenbedrijven.HetServicepuntbemiddelttussenmensendievrijwilligerswerk

TiPS:• Zoek bezigheden

waarbij u mensen ontmoet;

• raak bekend met lokale netwerken;

• Toon waardering; • Stel oprecht belang-

stelling in anderen en leer ze kennen;

• Vraag hulp;• Negeer geen ‘onbe-

langrijke’ mensen.

H O O FDS T U K 9N e T w e r K e N

Pag i N a 133

zoekenenvrijwilligersorganisatiesdievrijwilligerszoeken.Daar-naastbiedthetServicepuntVrijwilligersinformatie,adviesenondersteuningaanmensendieopzoekzijnnaarpassendvrijwil-ligerswerkenaanvrijwilligersorganisatiesovervrijwilligersbeleid,publiciteit,waarderingvoorvrijwilligersenwettelijkeregelingen.

DeSKUNDigHeiDSBeVOrDeriNg

HetServicepuntVrijwilligersorganiseerttrainingenenthemabij-eenkomstenvoorvrijwilligersenvrijwilligersorganisaties.Vaakinsamenwerkingmetdeskundigeorganisaties.OokbevorderthetServicepuntVrijwilligersdesamenwerkingtussenvrijwilligersorga-nisatiesenbedrijfslevenentussenvrijwilligersorganisatiesonder-ling.

OmdedienstverleningvanhetServicepuntgoedaantelatensluitenbijdewensenenbehoeftenvandedoelgroepenvindterminimaaltweekeerperjaareenbijeenkomstplaatsmetdeklank-bordgroep.Dezeklankbordgroepbestaatuitvertegenwoordigersvandiversesectorenvanhetvrijwilligerswerk.

9.9 waT mOeT U NieT DOeN Bij NeTwerKeN

Naastdedingendieuabsoluutwelmoetdoen,zijnerookeenaantaldingendieuabsoluutnietmoetdoen.• Doenietalsofuiniemandgeïnteresseerdbentalsditnietzois,

datschaadthetvertrouwen.• Verwachtnietdatanderenumeteenzullenhelpen.Netwerkenis

meerhetuitgooienvanvisjes.Wordternietgehapt:ookgoed.• Wilnietteveel.Netwerkeniseenkwestievangevenennemen.• Concentreerunietteveelopdeopdrachtinplaatsvanderelatie.• Weessubtiel.Stapnietmetuwkaartjeindehandopiemandaf.• Belnietdedagernagelijkuwversopgedanecontactop.• Roddelniet.Negatieveuitsprakenoveranderenkomenaltijd

negatiefbijuterug.• Praatalleenoverzakendievooruenuwgesprekspartnerrele-

vantzijnenprobeeranderendaarbuitentelaten.• Hetisnuttiguittezoekenwatdeandervoorukanbetekenen.

TiP: investeer in net-werkvorming en samenwerking door netwerk bijeenkomsten te organiseren met een concreet doel, bijvoor-beeld een gezamen-lijke actie, activiteit of project opzetten.

TiP:De website www.vrijwilligersplein.nl biedt mogelijkheden voor het verkrijgen van informatie over samen-werkingsprojecten op allerlei terreinen en in diverse vormen.

H O O FDS T U K 9N e T w e r K e N

Pag i N a 13 4

• Mensendoenveelvooriemandmetwiezeeengoedcontacthebbenopgebouwd.Laatdaarombestaandecontactennietverwateren!Houdcontact!

H O O FDS T U K 1B E S T U R E N E N O R G A N I S E R E N PAG I N A 2

Servicepunt Vrijwilligers, balie: Bibliotheek Vlaardingen (centrum) Medialounge 2e etageWaalstraat 100 · 3131 CS VlaardingenTelefoon: (010) 248 4000Contact via: www.vlaardingen.nl/contact

Kantooradres (alleen op afspraak):Industrieweg 9 · 3133 EE VlaardingenTelefoon: (010) 248 4000

www.vlaardingen.nl/vrijwilligers