Handbok e-bokföringSwedbanks handbok för e-bokföring

Framtagen åt Swedbank av SpeedLedger

e-bokföringHandbok

e-bokföring, Handbok© Copyright SpeedLedger AB 2009, All rights reservedTryck: Intellecta Tryckindustri AB, 2009

3

InnehållsförteckningInnehållsförteckning.................................................................................................................................................. 3Snabbguide – kom igång på 15 minuter ................................................................................ 12Startguiden i e-bokföring ..................................................................................................................................... 12Välja bankkonto att koppla till e-bokföringen .............................................................................................. 12Välja bokföringsmetod, kontantmetod eller bokföra fakturor direkt .................................................. 12Välja kontoplan och skapa ett nytt räkenskapsår ....................................................................................... 12Avsluta startguiden ................................................................................................................................................ 13Att göra efter startguiden ................................................................................................................................... 13Mata in ingående balanser eller göra en första verifikation för överföring av saldon ............................................................................................ 13Synkronisera bankkontot ..................................................................................................................................... 13Idén bakom e-bokföring ............................................................................................................ 15Enkelhet ....................................................................................................................................................................... 15Alltid avstämt ............................................................................................................................................................ 16Mobilitet ...................................................................................................................................................................... 16Flexibel arbetsfördelning ...................................................................................................................................... 16Hur kör man e-bokföring? ......................................................................................................... 17Fördelar och begränsningar med e-bokföring ...................................................................... 17Varför har man inte jobbat så här tidigare? .......................................................................... 18Vem kan köra e-bokföring? ....................................................................................................... 19Att köra datorprogram över internet – SaaS ......................................................................... 20Vilken internetanslutning krävs? ............................................................................................ 21Säkerhet och behörighet ...................................................................................................................................... 22Bokföring – historik och grunder ....................................................................................................................... 23Lite historik ................................................................................................................................................................ 23Luca Pacioli ................................................................................................................................................................. 23Debet och kredit ....................................................................................................................................................... 23Skillnaden mellan kostnad och utgift, mellan intäkt och inkomst ........................................................ 25Resultat- och balansräkning ............................................................................................................................... 27Resultaträkningen ................................................................................................................................................... 27Balansräkningen ...................................................................................................................................................... 28Summa eget kapital och skulder 5 000 .......................................................................................................... 29Summa eget kapital och skulder 5 000 .......................................................................................................... 29Summa eget kapital och skulder 4 700 5 000 ............................................................................................. 29Hur fungerar moms? .............................................................................................................................................. 30

4

Hur ofta redovisas moms? ................................................................................................................................... 30När redovisas moms? ............................................................................................................................................. 30Hur går det till när momsen redovisas och betalas? ................................................................................. 31Vad händer om företaget köpt in mer än man sålt under en månad? ................................................ 31Elektronisk skattedeklaration, eSKD ................................................................................................................ 31Hur bokförs momsen? ............................................................................................................................................ 32Lagar och myndighetskrav ....................................................................................................... 33Vad säger lagen om bokföring? ......................................................................................................................... 33Två metoder att bokföra fakturor ..................................................................................................................... 34Bokföra fakturor direkt .......................................................................................................................................... 34Kontantmetod ........................................................................................................................................................... 35e-bokföring – förbereda sig och tänka igenom arbetssätt ................................................ 36Val av bokföringsmetod ........................................................................................................................................ 36Organisera en pärm för verifikationer ............................................................................................................. 36Kontantmetod – förslag på arbetssätt ........................................................................................................... 36Kundfakturor ............................................................................................................................................................. 37Leverantörsfakturor ............................................................................................................................................... 37Övriga verifikationer .............................................................................................................................................. 38Bokföra fakturor direkt – förslag på arbetssätt .......................................................................................... 38Kundfakturor (om du inte använder e-bokföringens fakturering och kundreskontra) ................ 39Leverantörsfakturor ............................................................................................................................................... 39Övriga verifikationer .............................................................................................................................................. 40Att arbeta med två eller fler verifikationsserier? ........................................................................................ 41Organisera en bokföringspärm .......................................................................................................................... 41Flik 1 – Kontoplan och systembeskrivningar ................................................................................................ 41Flik 2 – Balans- och resultatrapporter ............................................................................................................. 42Flik 3 – Skattedeklaration och momsrapporter............................................................................................ 42Flik 4 – Skattekonto ................................................................................................................................................ 42Flik 5 – Budgetar och prognoser ........................................................................................................................ 42Flik 6 – Huvudbok .................................................................................................................................................... 42Flik 7 – Verifikationslista ....................................................................................................................................... 42Flik 8 – Avstämningar, balanskonton ............................................................................................................... 42Flik 9 – Årsbesked, kontrolluppgifter, övrigt ................................................................................................. 43e-bokföring – så här kommer man igång ............................................................................... 44När ska man byta bokföringsprogram?........................................................................................................... 44Hur kör man igång e-bokföring mitt i ett räkenskapsår? ......................................................................... 44Arbeta med ett testföretag ................................................................................................................................. 44Starta e-bokföring ...................................................................................................................... 45

5

Välja bankkonto att koppla till e-bokföringen .............................................................................................. 46Välja bokföringsmetod, kontantmetod eller bokföra fakturor direkt .................................................. 47Välja kontoplan och skapa ett nytt räkenskapsår ....................................................................................... 48Avsluta startguiden ................................................................................................................................................ 49Se över kontokopplingarna .................................................................................................................................. 49Justera kontoplanen ................................................................................................................................................ 49Lägga upp resultatgrupper och resultatenheter ........................................................................................ 49Mata in ingående balanser eller göra en första verifikation för överföring av saldon ............................................................................................ 49Synkronisera bankkontot ..................................................................................................................................... 50Beskrivning av varje funktion – Bokföring ........................................................................... 51Översikt ....................................................................................................................................................................... 51Bokföring - Autokontering ................................................................................................................................... 52Arbetsgång ................................................................................................................................................................ 52Kontantmetod ........................................................................................................................................................... 54En halvautomatisk verifikation .......................................................................................................................... 54Bokföra fakturor direkt vid ankomst/utfärdande (faktureringsmetod) ............................................ 54En halvautomatisk verifikation .......................................................................................................................... 54En helautomatisk verifikation ............................................................................................................................. 54Automatiska förslag ............................................................................................................................................... 55Dela upp konteringen på flera konton ............................................................................................................. 56Avancerad kontering .............................................................................................................................................. 57Synkronisering (avstämning) mellan bankkonto och bokföring ........................................................... 57Beskrivning av kolumnerna på sidan Autokontering ................................................................................ 571 Bev.datum/Bet.datum ........................................................................................................................................ 572 Verifikationstext .................................................................................................................................................. 583 Belopp ....................................................................................................................................................................... 586 Kontering ................................................................................................................................................................ 587 R.grp .......................................................................................................................................................................... 599 Moms......................................................................................................................................................................... 60Knappen Spara konteringar ................................................................................................................................. 60Godkänna autokonteringens helautomatiska betalningsverifikationer ............................................ 60Lista med verifikationer som finns att godkänna ....................................................................................... 61Betalningsverifikationer ....................................................................................................................................... 62Observera! ................................................................................................................................................................. 63Avancerad kontering .............................................................................................................................................. 63Motbokning mot bankkonto eller kundfordringar/leverantörsskulder ............................................... 63Beskrivning av fält och kolumner ...................................................................................................................... 64

6

Ver.nr.serie .................................................................................................................................................................. 64Verifikationsdatum ................................................................................................................................................. 64Text (för verifikationen) ........................................................................................................................................ 64Kopiera verifikationstext till rader .................................................................................................................... 64Välja konto .................................................................................................................................................................. 64Välja resultatenheter ............................................................................................................................................. 65Momskod ..................................................................................................................................................................... 65Debet- och kreditbelopp ....................................................................................................................................... 65Text (för raden) ......................................................................................................................................................... 65Summa och Diff ........................................................................................................................................................ 66Flera konteringsrader ............................................................................................................................................. 66Exempel ....................................................................................................................................................................... 66Spara verifikationen ............................................................................................................................................... 66Bokföring - Kontering ............................................................................................................................................ 67Normal arbetsgång ................................................................................................................................................. 67Beskrivning av fält och kolumner ...................................................................................................................... 681 Ver.nr.serie .............................................................................................................................................................. 682 Verifikationsdatum.............................................................................................................................................. 684 Välja konto .............................................................................................................................................................. 695 Välja resultatenheter.......................................................................................................................................... 696 Momskod ................................................................................................................................................................. 697 Debet- och kreditbelopp .................................................................................................................................... 699 Summa och diff ..................................................................................................................................................... 7010 Flera konteringsrader ...................................................................................................................................... 7011 Spara verifikationen ......................................................................................................................................... 7012 Konteringsmallar ............................................................................................................................................... 7013 Inställningar ........................................................................................................................................................ 7114 Sök verifikation .................................................................................................................................................. 7214 Skriv ut verifikation .......................................................................................................................................... 72Korrigera en verifikation ....................................................................................................................................... 72Bokföring – Journaler ............................................................................................................................................. 75Bokföra fakturajournalen ..................................................................................................................................... 75e-dagsavslut .............................................................................................................................................................. 76Kontera dagskassan på ett enkelt och säkert sätt. .................................................................................... 76Inställningar som behövs ..................................................................................................................................... 77Rapporter .................................................................................................................................................................... 78Rapporter – Verifikationslista ............................................................................................................................. 78För att få en mer detaljerad verifikationslista markeras Visa texter och Visa resultatgrupp (1)

7

och klickar på knappen Visa. Om texter har lagts till för verifikationsraderna visas dessa samt att om det finns en resultatgrupp vald så visas även denna (2)........................................................... 78Rapportet – Verifikationslista ............................................................................................................................. 80Korrigera en verifikation ....................................................................................................................................... 81Rapporter – Huvudbok .......................................................................................................................................... 83Rapporter – Saldolista ........................................................................................................................................... 84Rapporter – Resultatrapport ............................................................................................................................... 85Rapporter – Balansrapport .................................................................................................................................. 87Rapporter – Momsrapport - skattedeklaration ............................................................................................ 89Vänstra kolumnen ................................................................................................................................................... 90Högra kolumnen ....................................................................................................................................................... 92eSKD ............................................................................................................................................................................. 92Bokföringsunderlag ................................................................................................................................................ 93Beräkning och kontroll ........................................................................................................................................... 94Rapporter – SRU, Standardiserat Räkenskaps Utdrag .............................................................................. 95Rapporter – Betalningsjournal ........................................................................................................................... 95Rapporter – Bokförda fakturor ........................................................................................................................... 95Leverantörsrapporter – Leverantörsreskontralista ................................................................................... 95Leverantörsrapporter – Betalningsprognos ................................................................................................. 96Leverantörsrapporter – Leverantörsfakturor ............................................................................................... 96Underhåll – Kontoplan ........................................................................................................................................... 97Söka konto (1) ........................................................................................................................................................... 98Lägg till konto från mallkontoplan (2) ............................................................................................................. 98Förbered för utskrift (3) ........................................................................................................................................ 98Ändra markerade (4) ............................................................................................................................................... 98Kopiera (5) .................................................................................................................................................................. 98Skapa nytt (6) ............................................................................................................................................................ 98Spara ändringarna (7) ............................................................................................................................................ 98Kontoinformation, rad-editorn ........................................................................................................................... 99Konto ............................................................................................................................................................................ 99Benämning ................................................................................................................................................................. 99Kontotyp ..................................................................................................................................................................... 99Ingår vid autokontering för inbetalningar/utbetalningar ....................................................................... 99SRU kod ........................................................................................................................................................................ 99Radera ........................................................................................................................................................................100Spärra för manuell kontering ............................................................................................................................100Använd momskod ..................................................................................................................................................100Momsbehandling....................................................................................................................................................100

8

Momskod ...................................................................................................................................................................100Användning av resultatgrupper ......................................................................................................................100Mer om Ändra markerade ...................................................................................................................................101Arbetsgång för Ändra markerade ...................................................................................................................1011. Markera .................................................................................................................................................................1012. Klicka på Ändra markerade ............................................................................................................................1013. Gör ändringarna ................................................................................................................................................1024. Spara dina ändringar .......................................................................................................................................102Underhåll – Resultatgrupper .............................................................................................................................102Resultatenheter .....................................................................................................................................................102Kod (1) ........................................................................................................................................................................103Benämning (2) ........................................................................................................................................................103Ingående balans (3)...............................................................................................................................................103Resultatgrupper .....................................................................................................................................................104Kolumnen Används (4) ........................................................................................................................................104Kolumnen Presentationsordning (5) ..............................................................................................................104Kolumnen Kortnamn (6) ......................................................................................................................................104Kolumnen Benämning (7) ...................................................................................................................................104Underhåll – Budget ...............................................................................................................................................105Jämförelse med budget ........................................................................................................................................106Budget på resultatgrupp-nivå ..........................................................................................................................106Underhåll – Ingående balanser .........................................................................................................................107Överföra UB-IB .......................................................................................................................................................108Underhåll – Perioder .............................................................................................................................................109Period 1 .....................................................................................................................................................................109Årsinställningar – Räkenskapsår .....................................................................................................................110Ändra längd på räkenskapsår (1) .....................................................................................................................110Ta bort räkenskapsår (2) .....................................................................................................................................110Skapa nytt räkenskapsår (3) ..............................................................................................................................110Årsinställningar – Verifikationsserier ............................................................................................................111Lägga till verifikationsserie ...............................................................................................................................112Koppla verifikationsserier ...................................................................................................................................113Manuell kontering ..................................................................................................................................................113Övriga bankkontohändelser ..............................................................................................................................113Leverantörsfaktura ...............................................................................................................................................114Kundfaktura .............................................................................................................................................................114Leverantörsbetalning ..........................................................................................................................................114Kundbetalning .........................................................................................................................................................114

9

Momsredovisning ..................................................................................................................................................114Årsinställningar – Kontokopplingar ................................................................................................................115Ändra en kontokoppling ......................................................................................................................................115Välj det bankkonto (transaktionskonto) som du vill koppla till bokföringen (3) ...........................1151. Styrning av bankkonton in till bokföringen............................................................................................1162. Kund .......................................................................................................................................................................1163. Leverantör ...........................................................................................................................................................1164. Moms ....................................................................................................................................................................117Redovisningskonto för moms (skuld).............................................................................................................117Momsfordran ...........................................................................................................................................................117Ingående moms (51, 52, 53) .............................................................................................................................117Utgående moms full (1).......................................................................................................................................117Utgående moms reducerad 1 (2) .....................................................................................................................117Utgående moms reducerad 2 (3) .....................................................................................................................117Utg moms varuförvärv, EG (21, 22, 23)........................................................................................................117Utg moms tjänsteförvärv, utland (31) ..........................................................................................................117Ing moms förvärv, utland (21, 22, 23, 31) ...................................................................................................118Utg moms verksamhetslokaler (42) ...............................................................................................................118Ing moms verksamhetslokaler (43) ................................................................................................................1185. Överföring resultat ..........................................................................................................................................1186. Övriga ....................................................................................................................................................................119Årsinställningar – Årskontokopplingar .........................................................................................................119Grunduppgifter .......................................................................................................................................................120Fliken Organisationen (1) ...................................................................................................................................120Fliken Bokföring (2) ...............................................................................................................................................120Fliken Fakturering (3) ...........................................................................................................................................121Fliken Kundreskontra (4) .....................................................................................................................................122Fliken Produktdelar (5) ........................................................................................................................................122Fliken Dokument (6) .............................................................................................................................................123Fliken Logo (7) .........................................................................................................................................................123Systemparametrar (8) .........................................................................................................................................123Spara samtliga grunduppgifter........................................................................................................................123Historik ......................................................................................................................................................................124Import .........................................................................................................................................................................125Importera data till befintligt räkenskapsår ..................................................................................................126Importera data som innehåller flera verifikationsserier .........................................................................126Export .........................................................................................................................................................................127Kommentar (1) ........................................................................................................................................................127

10

Exportera endast första resultatgruppen (2) .............................................................................................127Välj SIE-format (3) .................................................................................................................................................127Exportera fil (4) .......................................................................................................................................................127Beskrivning av varje funktion – Fakturering ......................................................................129Skapa ny – Ny offert .............................................................................................................................................129Lägga till och ändra information på offerten .............................................................................................129Så här matar du in offertens artikelrader: ...................................................................................................130När du sparat information på offerten .........................................................................................................132Förhandsgranska ...................................................................................................................................................133Skapa ny – Ny faktura ..........................................................................................................................................133Lägga till och ändra information på fakturan ............................................................................................133När du sparat information på fakturan ........................................................................................................136Förhandsgranska ...................................................................................................................................................137Skapa ny – Ny kontantnota ...............................................................................................................................137Lägga till och ändra information på kontantnotan ..................................................................................137Så här matar du in kontantnotans artikelrader: ........................................................................................138När du sparat information på kontantnotan .............................................................................................140Förhandsgranska ...................................................................................................................................................141Skapa ny – Ny kund ...............................................................................................................................................141Skapa ny – Ny artikel ............................................................................................................................................143Fakturera grupper .................................................................................................................................................144Befintliga – Offerter .............................................................................................................................................145Att arbeta med offerter från offertöversikten ...........................................................................................145Befintliga – Fakturor & kontantnotor ............................................................................................................146Att arbeta med fakturor och kontantnotor från fakturaöversikten ..................................................147Befintliga –Kunder ................................................................................................................................................148Befintliga – Artiklar...............................................................................................................................................149Grupper ......................................................................................................................................................................150Beskrivning av varje funktion – Kundreskontra ................................................................151Fakturor – Obetalda ..............................................................................................................................................151Fakturor – Kravhantering ...................................................................................................................................152Övriga funktioner på sidan ................................................................................................................................153Fakturor – Räntefakturering .............................................................................................................................154Fakturor – Manuell inmatning av fakturor ...................................................................................................155Kundrapporter – Kundreskontralista ..............................................................................................................156Kundrapporter – Inbetalningsprognos ..........................................................................................................156Kundrapporter – Kundfakturor .........................................................................................................................157Kundrapporter – Ränterapport .........................................................................................................................157

11

Appendix A. ...............................................................................................................................159Att arbeta med två eller fler verifikationsserier ........................................................................................159Organisera en pärm för verifikationer (flera ver.serier) ..........................................................................160Kontantmetod – förslag på arbetssätt (flera ver.serier) ........................................................................160Kundfakturor ...........................................................................................................................................................161Leverantörsfakturor .............................................................................................................................................161Övriga verifikationer ............................................................................................................................................162Bokföra fakturor direkt – förslag på arbetssätt (flera ver.serier) .......................................................163Kundfakturor (om du inte använder e-fakturering och e-kundreskontra) ......................................163Leverantörsfakturor .............................................................................................................................................164Övriga verifikationer ............................................................................................................................................165Fler än tre nummerserier? ..................................................................................................................................166

12

e-bokföring Swedbank Snabbguide – kom igång på 15 minuter Startguiden i e-bokföringVälja bankkonto att koppla till e-bokföringenVälj vilket bankkonto som ska kopplas till bokföringen (oftast transaktionskontot om du har flera konton).

Välja bokföringsmetod, kontantmetod eller bokföra fakturor direktHär väljer du vilken metod för bokföring av fakturor som ska användas:• bokföra fakturor direkt när de utfärdas/mottages och när de betalas, eller• bokföra fakturor endast när de betalas (kontantmetod)

Se mer i stycket Två metoder att bokföra fakturor under kapitlet Lagar och myndighetskrav för att avgöra vilken metod du bör använda.

Du kan också klicka på länken Läs mer om de olika metoderna för att få mer information.

Välja kontoplan och skapa ett nytt räkenskapsårKlicka på Nytt räkenskapsår för att komma till nästa bild där räkenskapsårets start- och slut-månad och kontoplan väljs.

Om du vill importera verifikationer och kontoplan från ett annat system – skapa en SIE4-fil från ditt gamla system. Välj sedan Importera i Översiktsmenyn efter att du slutfört start-guiden.

Läs mer om hur det går till att importera data i stycket Import i kapitlet Beskrivning av varje funktion.

13

Avsluta startguidenEfter att startguiden avslutas är det lämpligt att fundera på om du behöver göra några justeringar i• kontokopplingar• kontoplanen• eventuella resultatgrupper• ingående balanser

Att göra efter startguidenMata in ingående balanser eller göra en första verifikation för överföring av saldonGör så här om du inte importerat data utan vill mata in saldon från ditt gamla bokförings-system manuellt:

1. Kör ut en saldolista ur ditt gamla bokföringsprogram med – årets ingående balanser – utgående saldon per dagen innan startdatumet för e-bokföring – förändringen däremellan.

2. Mata in samma ingående balanser i e-bokföring. Det görs under Underhåll – Ingående balanser.

3. Gör en första manuell verifikation i e-bokföring, där förändringen för varje konto enligt saldolistan ovan matas in. Datumet för denna verifikation blir också dagen innan start-

datumet för e-bokföring.

4. Kör ut en saldolista från e-bokföringen. Kontrollera att den överensstämmer med saldo-listan från ditt gamla bokföringsprogram.

Synkronisera bankkontotOavsett om du importerat data eller matat in saldon manuellt bör bankkontot synkroniseras med bokföringens konto för checkräkning (konto 1930 i BAS 2000). Det är inte nödvändigt göra detta steg innan du börjar bokföra, men du bör göra detta snarast.

14

Gör så här för att synkronisera bankkontot med bokföringen:

1. Skriv ut en huvudboksrapport fram till startdatumet på kontot för checkräkning. Om du inte importerat data måste rapporten skrivas ut från ditt gamla bokföringssystem. I denna rap-port framgår vilka bankkontohändelser som redan bokförts i annat system.

2. Gå till Autokontering.

3. De bankkontohändelser som syns i autokonteringen men redan är bokförda i annat system (enligt huvudboksrapporten) ska nu tas bort. Du gör det genom att välja Redan konterad i annat system på dessa rader.

4. Om det finns bankkontohändelser som varken är bokförda i annat system eller syns i auto-konteringen måste dessa matas in via Manuell kontering. Gå först till Underhåll – Kontoplan och ta bort spärren för manuell kontering på kontot för checkräkning (1930 i BAS 2000). Du kan spärra kontot igen för manuell kontering när bankkontot synkroniserats.

5. Kontrollera att ingående balansen för checkräkningskontot stämmer med bankkontoutdrag.

När du gått igenom dessa steg ska bankkontot vara synkroniserat dvs. stämma exakt med kontot för checkräkning i bokföringen.

Så länge bankkontot inte är synkroniserat syns ett meddelande i Autokonteringen där även differensen framgår. I meddelandet finns även en länk till en informationssida där åtgärderna ovan beskrivs.

15

Idén bakom e-bokföringOm du som företagare använder Internetbanken för att utföra betalningar, titta på kontout-drag och banksaldon m.m. så finns merparten av företagets totala transaktionsinformation redan i Internetbanken.

Genom att bygga in ett helt bokföringsprogram i Internetbanken kan bokföringen byggas upp oerhört mycket effektivare än om du kör ett traditionellt bokföringsprogram på din PC eller ditt lokala nätverk. Dessutom är bokföring och bankkonto alltid avstämda mot varandra vilket spar väldigt mycket tid vid bokslut, kvartals- och månadsrapporter.

Att köra sin bokföring inne i internetbanken är det enda sätt som passar riktigt bra om du vill ha en komplett automatik mellan bokföring och internetbetalningar. Bokförings- och leveran-törsreskontraprogram som körs på lokal PC eller nätverk är framtagna främst för att stödja betalningar som utförs från bankgiro eller plusgiro.

EnkelhetGrundidén i e-bokföring är att utnyttja kontohändelserna på ditt bankkonto för att bygga upp företagets bokföring. De betalningsuppdrag och bankkontohändelser som sker i internet-banken visas i bokföringen, och konteras med ett klick enligt dina inställningar. Detta kallas autokontering.

På detta sätt kan merparten av bokföringen (fakturor, betalningar, insättningar, uttag m.m.) byggas upp på en bråkdel av tiden det skulle ta att mata in den i ett traditionellt bokförings-program. Du behöver inte heller hålla reda på debet och kredit eller momsbokningar. Det enda du gör är att ange eller bekräfta bokningen av själva kostnaden eller intäkten direkt på skärmen som visar kontoutdraget. Allt annat sker automatiskt.

Verifikationer som inte alls berör bankkontot (t.ex. kassatransaktioner, avskrivningar, disposi-tioner) matas in på sedvanligt sätt med en traditionell konteringsbild (Manuell kontering).

e-bokföring innehåller också alla andra funktioner som du normalt hittar i ett bokförings-program – rapporter, budget, kontoplaner, periodhantering, import/export, kostnadsställen, resultatenheter m.m.

16

Alltid avstämtEn annan stor fördel med e-bokföring är att bankkontot alltid stämmer med bokföringen! Du slipper alltså pricka av dessa mot varandra vid rapporter och bokslut.

MobilitetMed e-bokföring kan du jobba med bokföringen var som helst. Enda kravet är en dator med internetanslutning.

Flexibel arbetsfördelningDet är också enkelt att ta hjälp med hela eller delar av bokföringen. Be ditt bankkontor förse din redovisningskonsult med en säkerhetsdosa (eller ansluta befintlig dosa till ditt företag). Du bestämmer själv konsultens behörighet (t.ex. bokföring men inte betala). Sedan kan du exem-pelvis bygga upp merparten av bokföringen själv med autokonteringsfunktionen och lämna mer komplicerade bokningar till konsulten som loggar in från sin dator.

17

Hur kör man e-bokföring?e-bokföring körs helt och hållet i din webb-läsare. Du installerar inget program på din dator utan kan köra från vilken dator som helst som har internetanslutning.

Fördelar och begränsningar med e-bokföringDet finns en rad mycket tydliga fördelar med att använda e-bokföring:• Enkelhet! Merparten av bokföringen byggs upp utan att du behöver veta skillnaden mellan

debet och kredit.• Du bygger upp din bokföring mycket effektivt eftersom du utgår från banktransaktioner och

betalningsuppdrag som hela tiden läggs över automatiskt till bokföringen.• Bankkonto och bokföring är alltid synkroniserade. Det är omöjligt att missa att bokföra

banktransaktioner.• e-bokföring passar perfekt för företag som betalar räkningar via internetbanken. Med andra

bokföringsprogram får du ingen automatik mellan bokföring och internetbetalningar.• Inga program behöver installeras på din dator. Allt körs över internet från valfri dator. Du kör

alltid senaste versionen.• Du slipper att ta säkerhetskopior! Detta sköts av SpeedLedger. (Den som vill ta egna säker-

hetskopior kan göra det även med e-bokföring).• Du kan arbeta med din bokföring från olika datorer – kontoret, hemma, sommarstugan – för-

utsatt att datorn du arbetar från har uppkoppling mot internet. Redovisningskonsulten kan arbeta från sitt kontor med samma data vilket gör att arbetsfördelningen mellan företagare och konsult kan skräddarsys och ändras enkelt.

• Med e-bokföring kan en företagare (även helt utan bokföringsutbildning) oftast bygga upp 80–90% av bokföringen. Du kan sedan enkelt ta hjälp av t.ex. en konsult med de mer kompli-cerade bokningarna.

Det finns också några begränsningar i e-bokföring:• Du måste vara ansluten till internet hela tiden som du jobbar med din bokföring. Det krävs

dock ingen speciellt snabb internetanslutning.

18

Varför har man inte jobbat så här tidigare?Det finns två förutsättningar som gör att man inte jobbat med bokföring integrerad med bankkonto och betalningar på detta sätt tidigare:

• Att använda internetbank för betalningar och kontoöversikt har blivit möjligt och populärt för företag först på senare år.

• Antalet företag som är anslutna till internet dagligen har ökat dramatiskt de senaste åren.

19

Vem kan köra e-bokföring?I princip alla företag som använder internetbanken kan köra sin bokföring där. Systemet passar bäst för de företag som använder internetbanken som huvudmetod vid betalning av leveran-törsfakturor.

e-bokföring riktar sig främst till mindre och medelstora företag som inte har behov av att flera personer jobbar samtidigt med bokföring och leverantörsfakturor.

20

Att köra datorprogram över internet – SaaSUnder 1980-talet kom de första bokföringsprogrammen för småföretagare. De kördes i DOS-miljö. Användargränssnittet var enkelt men fungerade i regel bra för bokföring. Programmen installerades oftast på en isolerad dator.

Under 1990-talet utvecklades program och operativsystem. Windows ersatte DOS och pro-grammen blev mer användarvänliga. På de flesta kontor med mer än en arbetsplats infördes lokala nätverk så att flera personer kunde arbeta med samma program och data.

Det nya sättet att köra datorprogram är över internet. Detta kallas allmänt för SaaS (Software as a Service). Man hyr i regel programmen för en fast avgift per månad istället för att köpa dem. Gemensamt för SaaS-program är att man inte behöver installera dem på sin dator. Man kan därmed få access till olika programvaror omedelbart och man kan vara säker på att man alltid kör senaste versionen av ett program.

En del SaaS-leverantörer kräver att man konfigurerar sin dator med s.k. certifikat för att hantera säkerheten vid inloggning till SaaS-tjänsterna. I Internetbanken hanteras säkerheten med hjälp av säkerhetsdosan. Den genererar engångskoder som gör att man inte behöver in-stallera certifikat på sin dator. Man kan därför logga in från vilken dator som helst utan någon konfiguration av datorn först.

Många experter menar att man på sikt kommer att köra alla sina program över internet. Det gör att kraven på den dator man använder minskar. Med en mycket enkel dator kan man då få omedelbar tillgång till mycket avancerade programvaror som ligger lagrade var som helst i världen.

En av de verkligt stora fördelarna med SaaS är att man kan jobba i real-tid med data som ligger lagrad på olika geografiska ställen. e-bokföring är ett exempel på detta; bankdata som ligger lagrad centralt integreras i företagets bokföringsprogram.

21

Vilken internetanslutning krävs?För att kunna köra e-bokföring krävs att du hela tiden har en internetanslutning aktiv och att du är inloggad i internetbanken.

Det behövs dock ingen speciellt avancerad internetanslutning. En vanlig uppringd modeman-slutning fungerar alldeles utmärkt. 56 KBit/s är att rekommendera. Har du ADSL eller annat bredband blir programmet förstås ännu snabbare.

En viktigare parameter än själva modem-hastigheten är tiden för att koppla upp sig mot in-ternet. För en vanlig uppringd analog modem-anslutning tar det i regel 20-30 sekunder innan man är uppkopplad vilket kan upplevas som onödig väntetid.

Denna tid kortas ned avsevärt om man går över till en uppringd ISDN-anslutning eller bred-band typ ADSL eller kabel. I dessa fall är normal uppkopplingstid ett par sekunder eller mindre.

22

Säkerhet och behörighete-bokföring är ett av de absolut säkraste sätten att köra sin bokföring på. Ditt data skyddas av omfattande brandväggar och säkerhetssystem.

Säkerhetskopior av såväl bankdata som bokföringsdata sköts också av SpeedLedger dagligen. Detta är något som man ofta missar som småföretagare.

Den som ändå vill ta egna säkerhetskopior kan när som helst kopiera kontoplan, balanser och verifikationer till sin egen hårddisk eller floppydisk.

Risken att bli utsatt för stöld eller förlust av data är betydligt större med traditionella bokfö-ringsprogram som körs på lokal PC eller nätverk. Vid inbrott är risken stor att just datorn är det som stjäls. En havererad hårddisk kan också få ödesdigra konsekvenser om man inte varit väldigt noga med daglig säkerhetskopiering.

23

Bokföring – historik och grunder

Lite historikDen dubbla bokföringen där varje transaktion bokförs i två kolumner, debet och kredit, utveck-lades av handelsmän i Venedig och dokumen-terades för första gången av matematikern och munken Luca Pacioli år 1494. Hans skrift ”Summan” där denna bokföringsteknik beskrevs gjorde Pacioli världsberömd. Principerna har levt kvar och gäller än idag även om gåspennan delvis tagits över av datorer.

Debet och kreditDebet och kredit har alltid varit lite kryptiskt för alla som inte jobbar med bokföring. Även de som jobbar dagligen med bokföring behöver ibland en fusklapp för att vara säkra på hur en transaktion ska bokföras.

Varför finns då debet och kredit?

Det finns alltid två sidor av en transaktion. Pengar har spenderats på något och de kommer någonstans ifrån. Man får in pengar från någon och de hamnar någonstans osv.

Detta är anledningen till att varje transaktion bokförs i två kolumner:• debet-kolumnen (till vänster)• kredit-kolumnen (till höger)

På varje transaktion ska summa debet = summa kredit. Det gäller även hela bokföringen res-pektive all bokföring inom ett visst datum intervall.

Här kommer några exempel på hur transaktioner bokförs.

24

Vid en kostnad gäller följande:• själva kostnaden bokas som debet t.ex: konto 6200 Telekostnader, debet 100 kr• var pengarna kom ifrån bokas som kredit t.ex: konto 1930 Bankkonto, kredit 100 kr

... presenterat i tabellform:

Debet Kredit

6200 Telekostnader 100 kr

1930 Bankkonto 100 kr

Summa 100 kr 100 kr

En intäkt bokas på följande sätt:• själva intäkten bokas som kredit t.ex: konto 3010 Försäljning, kredit 200 kr• vart pengarna tog vägen bokas som debet t.ex: konto 1910 Kassa, debet 200 kr

... i tabellform:

Debet Kredit

3010 Försäljning 200 kr

1910 Kassa 200 kr

Summa 200 kr 200 kr

Ibland presenteras beloppen i en och samma kolumn med debet-belopp som positiva och kredit-belopp som negativa värden. Då ser det ut så här:

Belopp

3010 Försäljning -200 kr

1910 Kassa 200 kr

Summa 0 kr

25

Skillnaden mellan kostnad och utgift,

mellan intäkt och inkomstOrden låter lika men i bokföringssammanhang finns viktiga skillnader.

Ett exempel:Vi köper en resa för 10 000 kr av en resebyrå. Beloppet betalas in i maj men resan går av stapeln först i juli. • Utgiften sker i maj. Det var då pengarna betalades ut.• Kostnaden sker i juli. Det är då vi egentligen förbrukar pengarna.

Tiden mellan utgiften i maj och resan i juli har vi en fordran på resebyrån på 10 000 kr. Om resebyrån av någon anledning under denna tid ställer in resan vill vi ha tillbaka pengarna.

Samma princip gäller om ditt företag köper och förbrukar en vara eller tjänst den 1 oktober men betalar den 1 november dvs. med 30 dagars kredit. I detta fall sker kostnaden först och utgiften 30 dagar senare.

I bokföringen skapar man i regel en verifikation då kostnaden uppstår och en när betalning sker (utgift). Då ser det ut så här:

1 oktober då kostnaden uppstår:

Debet Kredit

6110 Kontorsmaterial 900 kr

2440 Leverantörsskulder 900 kr

Summa 900 kr 900 kr

...eller med moms:

1 oktober:

Debet Kredit

6110 Kontorsmaterial 720 kr

2641 Ingående moms 180 kr

2440 Leverantörsskulder 900

Summa 900 kr 900 kr

26

1 november då vi betalar fakturan uppstår utgiften:

Debet Kredit

2440 Leverantörsskulder 900 kr

1930 Bankkonto 900 kr

Summa 900 kr 900 kr

Efter 1 november finns inget saldo på konto 2440 Leverantörsskulder längre – vi är ju inte längre skyldig leverantören pengar. Men under perioden 1 oktober till 1 november ligger det ett kredit-saldo på 900 kr. Detta är vår leverantörsskuld.

Alla skulder som finns i företaget ligger som kredit-saldon i bokföringen. Skuldkonton börjar med 2.

Nästa exempel är om vi säljer en vara eller tjänst den 10 januari och får betalt den 10 februari, dvs. ca 30 dagar senare. Återigen skapar vi en verifikation i bokföringen vid respektive tillfälle:

10 januari då intäkten uppstår:

Debet Kredit

3010 Försäljning 1 200 kr

1510 Kundfordringar 1 200 kr

Summa 1 200 kr 1 200 kr

...eller med moms:

10 januari:

Debet Kredit

3010 Försäljning 960 kr

2611 Utgående moms 240 kr

1510 Kundfordringar 1 200 kr

Summa 1 200 kr 1 200 kr

27

10 februari då vi får betalt uppstår inkomsten:

Debet Kredit

1510 Kundfordringar 1 200

1930 Bankkonto 1 200

Summa 1 200 kr 1 200 kr

Efter den 10 februari finns inget saldo kvar på konto1510 Kundfordringar eftersom vi inte har någon fordran kvar. Mellan 10 januari och 10 februari har vi en fordran på 1200 kr och detta syns under perioden som ett debet-saldo på konto 1510 Kundfordringar.

Alla fordringar ligger som debet-saldon i bokföringen. Fordringar och övriga tillgångar har kontonummer som börjar med 1.

Resultat- och balansräkningDe två viktigaste rapporterna som du skapar från bokföringen är resultaträkningen och balansräkningen. Dessa två rapporter utgör huvudinnehållet i den årsredovisning som alla ak-tiebolag, stora som små, måste skicka in till patent- och bolagsverket senast 7 månader efter slutet på varje räkenskapsår.

I resultaträkningen och balansräkningen kan du utläsa det mesta om företagets ekonomiska status.

En resultaträkning presenterar alltid vad som hänt i företaget under en period dvs. fr.o.m. ett datum t.o.m. ett annat datum.

Balansräkningen däremot visar statusen i företaget vid en viss tidpunkt t.ex. 31 dec. Därför brukar man visa två balansräkningar tillsammans med en resultaträkning:• En balansräkning vid periodens början t.ex. 1 jan. Den kallas ingående balans (IB). • En balansräkning vid periodens slut t.ex. 31 dec. Den kallas utgående balans (UB).Resultaträkningen för perioden blir helt enkelt en sorts specifikation över vad som hänt mellan de två balansräkningarna.

ResultaträkningenResultaträkningen är en uppställning av årets (eller periodens) intäkter och kostnader med resultatet (vinsten eller förlusten) längst ner.

28

En enkel resultaträkning kan se ut så här:

1 jan – 31 decIntäkter 2 000 (KSEK)Kostnader -1 800

Årets vinst 200

En lite mer detaljerad resultaträkning kan se ut så här i ett aktiebolag:

1 jan – 31 decIntäkter 2 000 (KSEK)Varukostnader -1 200

Bruttovinst 800Övriga externa kostnader -200Personalkostnader -300

Rörelseresultat 300Finansiella kostnader -50

Resultat efter finansiella kostn. 250Skatt -50

Resultat efter skatt 200

Det finns mallar för hur en resultaträkning bör vara uppställd. Gemensamt för resultaträkning-ar är att de börjar med intäkterna. Sedan kommer olika typer av kostnader och sist resultatet (vinsten eller förlusten). Ibland visar man också resultat efter olika kostnadsgrupper t.ex. bruttovinst.

Det är ganska vanligt att man i resultaträkningen även har en kolumn för jämförelse med föregående period eller budget.

BalansräkningenI balansräkningen kan du se hur mycket ett bolag är värt bokföringsmässigt dvs. hur stort det egna kapitalet är vid en viss tidpunkt. Det egna kapitalet är skillnaden mellan tillgångar och skulder. Ex:

31 decTillgångar 5 000 (KSEK)Skulder -3 800

Eget kapital 1 200

29

I en balansräkning brukar man summera skulder och eget kapital och sedan kontrollera att summan stämmer med tillgångarna:

31 decSumma tillgångar 5 000 (KSEK)Eget kapital 1 200Skulder 3 800

Summa eget kapital och skulder 5 000

En lite mer detaljerad balansräkning kan se ut så här: 31 decAnläggningstillgångar 2 800 (KSEK)Omsättningstillgångar 2 200

Summa tillgångar 5 000

Eget kapital 1 200Långfristiga skulder 1 000Kortfristiga skulder 2 800

Summa eget kapital och skulder 5 000

Och så lägger vi till en kolumn för ingående balans: 1 jan 31 decAnläggningstillgångar 2 700 2 800 (KSEK)Omsättningstillgångar 2 000 2 200

Summa tillgångar 4 700 5 000

Eget kapital 1 000 1 200Långfristiga skulder 1 000 1 000Kortfristiga skulder 2 700 2 800

Summa eget kapital och skulder 4 700 5 000

Summa tillgångar och Summa eget kapital och skulder måste vara lika stora i varje balans-räkning.

Vinsten i resultaträkningen för perioden 1 jan – 31 dec i exemplet ovan är 200 KSEK.

30

Den siffran syns också som skillnaden i eget kapital i balansräkningen vid periodens början (1 jan) jämfört med balansräkningen vid periodens slut (31 dec). Det egna kapitalet har ökat från 1 000 KSEK till 1 200 KSEK.

Det finns mallar även för hur balansräkningar bör vara uppställda. Gemensamt för alla är att:• Summa tillgångar = Summa eget kapital och skulder• Förändringen i Eget kapital mellan två balansräkningar = Vinsten (eller förlusten) i resultat-

räkningen för samma period

Hur fungerar moms?Moms, eller mervärdesskatt som det egentligen heter, är en statlig skatt som de flesta företag är skyldiga att redovisa. Tanken är att varje led i värdekedjan ska betala en skatt på det mer-värde som man tillför, en mervärdesskatt.

Rent praktiskt går det till så att man lägger på momsen (oftast 25%) på allt som säljs inom landet. Detta får kunderna betala. Sedan håller man reda på sammanlagda momsbeloppet på allt man köpt in under perioden (oftast en månad). Skillnaden däremellan blir momsen på det värdetillägg man tillfört och därmed det belopp som ska skickas in till staten.

En del företag redovisar inte alls moms. Det kan bero på att de i huvudsaken sysslar med varor eller tjänster som inte är momspliktiga t.ex. utbildning.

Vissa varor och tjänster har lägre momssats t.ex.:• 12% hotell, camping, livsmedel• 6% nyhetstidningar, kultur och idrottDe flesta övriga varor och tjänster har momssatsen 25%.

Hur ofta redovisas moms?Företag som omsätter mer än 1 miljon SEK per år redovisar moms varje månad i skattedekla-rationen.

Mindre företag redovisar moms en gång per år. Det sker då i företagets självdeklaration.

Skatteverket beslutar om moms ska redovisas månadsvis eller årsvis för ett företag.

När redovisas moms?För företag som redovisar moms månadsvis måste både skattedeklarationen och momsbe-loppet vara myndigheten tillhanda senast den 12:e i andra månaden efter varje periodens

31

utgång. Momsen för januari redovisas den 12 mars, momsen för februari redovisas den 12 april osv. I januari och augusti får man 5 dagar extra på sig dvs. redovisning sker den 17.

Stora företag (omsättning > 40 MSEK) redovisar moms tidigare; den 26:e i månaden efter periodens utgång.

Hur går det till när momsen redovisas och betalas?Skatteverket skickar ut en skattedeklaration varje månad (en A4-sida) eller, för vissa mindre företag (se ovan), en gång per år. På den övre halvan redovisas momsen och på den nedre anställdas avdragna skatter samt arbetsgivaravgifter. Så här går man tillväga vid momsredovisningen:• Från sitt bokföringssystem kör man ut en momsrapport som innehåller de saldon som ska

föras in på skattedeklarationen. • Beloppen förs över till skattedeklarationen med vanlig kulspetspenna. • Deklarationen postas till lokala Skatteverket så att den kommer fram senast den 12:e.• Det summerade totalbeloppet för moms, anställdas avdragna skatter samt arbetsgivarav-

gifter betalas in till myndigheten så att det kommer fram den senast 12:e.• Man bokför momsredovisning och momsbetalning i sitt bokföringsprogram. e-bokföringen

ger förslag på bokföringsorder i samband med att man skriver ut momsrapporten. Skatteverket är mycket noga med att alla företag både skickar in sina skattedeklarationer och betalar aktuella belopp exakt i tid. Förseningar leder till straffavgifter.

Vad händer om företaget köpt in mer än man sålt under en månad?I detta fall blir moms-att-betala negativt dvs. man får en fordran på skatteverket. Om fordran överstiger det man är skyldig för anställdas avdragna skatter samt arbetsgivaravgifter den månaden så betalar myndigheten ut mellanskillnaden. Ibland får man vara beredd på att skicka in kompletterande information som styrker de stora inköp man gjort under perioden, speciellt om företaget visar sig få momsfordran flera månader i rad.

Elektronisk skattedeklaration, eSKDDen som hellre redovisar skatten elektroniskt kan göra det via internet. Via skatteverkets hemsida www.skatteverket.se kan man ansöka om eSKD. Med hjälp av identifieringssystemet Bank-ID som hämtas från internetbanken kan du logga in hos skatteverket och redovisa skattedeklarationen via internet istället för på pappersblanket-ten.

32

eSKD är ett alternativt sätt att skicka in själva skattedeklarationen. Beloppet man är skyldig betalas in som vanligt och påverkas inte av att man redovisar via eSKD.

e-bokföring stöder eSKD. När du kör rapporten Moms i e-bokföring kan du spara en fil som du sedan hämtar från skatteverkets hemsida. Länk till skatteverkets sida finns också under momsrapporten i e-bokföring.

Hur bokförs momsen?Bokföringsmässigt talar man om...• Utgående moms som är momsen på det du säljer. Den ska betalas till staten och ska alltså

”gå ut” vid momsredovisningen. Utgående moms redovisas löpande som en skuld.• Ingående moms som är momsen på det du köper in. Den drar du av vid momsredovisningen

och ska därmed ”gå in”. Ingående moms redovisas löpande som en fordran.

33

Lagar och myndighetskrav

Vad säger lagen om bokföring?Alla näringsidkare, aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag och ekonomiska föreningar är bokföringsskyldiga. Företagaren är personligen ansvarig för att bokföringen sköts.

Allt bokföringsmaterial ska arkiveras och förvaras inom landet i 10 år.

Enligt bokföringslagen (BFL 1999:1078) ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske.

Resultatet blir i praktiken en verifikationslista i kronologisk ordning med tillhörande verifika-tioner.

När man sköter bokföringen med dator jobbar man vanligen löpande endast med grundbok-föringen. Huvudboken blir då en utskrift av samma data där transaktionerna sorteras och summeras per konto.

Bokföringslagen innebär också följande:• Verifikationer ska finnas för varje affärshändelse.• En verifikation är en handling (faktura, kvitto etc.) som i detalj beskriver och bekräftar en

affärshändelse (bokföringstransaktion).• För bl.a. bokslutsföretag ska fordringar och skulder noteras löpande under året och... – bokföras så snart det kan ske sedan en faktura eller liknande handling utfärdats eller mot-

tagits, alternativt – bokföras när fakturorna betalas (ej bokslutsföretag)• Allt räkenskapsmaterial t.ex.verifikationer och bokföringsböcker,ska arkiveras under minst

10 år.• Varje räkenskapsår ska bokföringen avslutas med årsbokslut (balansräkning och resultaträk-

ning). Undantag: Enskild näringsidkare med och handelsbolag med enbart fysiska personer som delägare och som har en omsättning lägre än 20 prisbasbelopp (ej bokslutsföretag).

• Räkenskapsår ska sammanfalla med kalenderår för enskild näringsidkare och handelsbolag. Andra bokföringsskyldiga får ha räkenskapsår som slutar den 30 april, den 30 juni eller den 31 augusti. Annat räkenskapsår får användas endast efter dispens av Riksskatteverket.

34

• Räkenskapsårets längd ska normalt omfatta 12 månader. När bokföringsskyldighet inträder eller vid omläggning av räkenskapsår, får räkenskapsåret dock variera mellan 1 dag och 18 månader. När bokföringsskyldighet upphör kan räkenskapsåret variera mellan 1 dag och 12 månader.

• Om skattskyldig bedriver flera verksamheter ska samma räkenskapsår användas.

Två metoder att bokföra fakturorDet finns två metoder att bokföra fakturor på:• bokföra fakturor direkt när de utfärdas/mottages och när de betalas, eller• bokföra fakturor endast när de betalas (kontantmetod)

Enligt bokföringslagen ska bokslutföretag, bl.a. företag med omsättning högre än 20 pris-basbelopp (>758 KSEK år 2002) bokföra fakturor direkt när de utfärdas/mottages och när de betalas.

Det bokföringssätt man använder för fakturor bör överensstämma med det redovisningssätt för moms som företaget registrerat hos skatteverket: Bokföringsmetod Redovisningsmetod för momsBokföra fakturor direkt FaktureringsmetodKontantmetod Bokslutsmetod

Om du är osäker på hur ditt företag redovisar moms – titta på momsregistreringsbeviset som skatteverket skickat ut. Hittar du inte beviset – ring skatteverket och fråga hur ditt företag ska redovisa momsen.

För företag som redovisar moms i självdeklarationen spelar det ur momssynpunkt ingen roll vilken bokföringsmetod man använder eftersom momsredovisning sker endast en gång per år.

Bokföra fakturor direktFör företag med omsättning högre än 20 prisbasbelopp gäller att alla fakturor ska bokföras löpande så snart det kan ske sedan en faktura eller liknande handling utfärdats eller motta-gits. Vitsen med detta är att kostnader och intäkter bokförs på det datum då kostnaden resp. intäkten uppstår. Det ger en mer korrekt bild av företagets verksamhet än om fakturor bokförs på betaldatum.

Metoden att bokföra fakturor direkt innebär i praktiken att varje faktura bokförs vid två tillfäl-len – en gång när den utfärdas/mottages, och en gång när den betalas.

35

För kundfakturor gäller då:• När fakturan utfärdas bokas intäkt mot fordran.• När fakturan betalas bokas fordran mot bankkonto (eller liknande).

För leverantörsfakturor gäller:• När fakturan mottages bokas kostnad mot skuld.• När fakturan betalas bokas skuld mot bankkonto (eller liknande).

Metoden att bokföra fakturor direkt betyder också normalt att man redovisar moms enligt detta mönster dvs. med faktureringsmetod för moms.

KontantmetodBl.a. företag med omsättning lägre än 20 prisbasbelopp kan istället använda kontantmetoden. Då bokförs varje faktura löpande en gång – när den betalas.

För kundfakturor gäller då:• När fakturan betalas bokas intäkt mot bankkonto (eller liknande).

För leverantörsfakturor gäller:• När fakturan betalas bokas kostnad mot bankkonto (eller liknande).

Normalt redovisas då momsen enligt samma mönster dvs. med bokslutsmetod för moms.

Bokslutsmetoden för moms fungerar så att varje faktura redovisas momsmässigt på betal-dagen löpande under året. I den sista perioden under beskattningsåret ska moms redovisas också på fakturor som är obetalda vid periodens slut.

Under det följande beskattningsåret måste man se till att moms på obetalda fakturor inte blir dubbelredovisad i samband med betalning.

36

e-bokföring – förbereda sig och tänka igenom arbetssättVal av bokföringsmetodEtt beslut som måste tas tidigt är vilken metod för bokföring av fakturor som ska användas:• bokföra fakturor direkt när de utfärdas/mottages och när de betalas, eller• bokföra fakturor endast när de betalas (kontantmetod)

Se mer i stycket Två metoder att bokföra fakturor under kapitlet Lagar och myndighetskrav för att avgöra vilken metod du bör använda.

Organisera en pärm för verifikationerHär kommer ett förslag på hur ett litet företag kan jobba med en och samma pärm för alla fakturor och verifikationer.

Skaffa ett pärmregister med följande flikar:

1. Verifikationer 2. Kundfakturor – obetalda 3. Leverantörsfakturor – obetalda, inlagda för betalning 4. Leverantörsfakturor – obetalda, ej inlagda för betalning

Förslaget innebär att man har en verifikationsserie.

För ett litet företag räcker det ofta med en pärm. Om den blir full kan man med fördel flytta över de äldsta verifikationerna i en annan pärm.

Låt oss ta en titt på det löpande arbetet med bokföring, fakturor och verifikationer.

Kontantmetod – förslag på arbetssättMed kontantmetoden bokförs fakturorna bara en gång – på betaldagen.

Fakturorna vandrar från bevakningsflikarna 2, 3 och 4 och vidare till flik 1. Där bokförs de sedan i betaldatumordning via autokonteringen eller manuell kontering.

37

KundfakturorNär du skickar en kundfaktura:• Sätt in kopia sist bakom flik 2. Fakturadatum ska finnas angivet på

fakturan.

När du får betalt från en kund:• Ta fram fakturan från flik 2. • Skriv eller stämpla betaldatum längst ner. • Sätt in den bakom flik 1 i datumordning (betaldatum). • Fakturan kan nu bokföras – i autokonteringen om den

betalades till bankkontot, annars i manuell kontering.• Skriv det verifikationsnummer på fakturan som program-

met ger dig.

LeverantörsfakturorNär du tar emot en leverantörsfaktura:• Skriv eller stämpla ankomstdatum högst upp på fakturan. • Sätt in den sist bakom flik 4.

När du lägger in en leverantörsfaktura för betalning: • Ta fram fakturan från flik 4.• Skriv eller stämpla betaldatum längst ner.• Sätt in den bakom flik 3 i datumordning (betaldatum).

2. Kundfakt

1. 2

. Kundfakt

Verif.

4. Livfakt

ej inlagda

4

3 Livfaktinlagda

Livfaktej inlagda

38

När en leverantörsfaktura blir betald: • Ta fram fakturan från flik 3.• Sätt in den bakom flik 1 i datumordning (betaldatum). • Fakturan kan nu bokföras – i autokonteringen om den

betalades från bankkontot, annars i manuell kontering.• Skriv det verifikationsnummer på fakturan som program-

met ger dig.

Övriga verifikationerSätt in dem i datumordning...• bakom flik 1.• Dessa kan nu bokföras – i autokonteringen om det gäller ge-

nomförda in- eller utbetalningar på bankkontot, annars i manuell kontering.

• Skriv det verifikationsnummer på varje verifikation som program-met ger dig.

Bokföra fakturor direkt – förslag på arbetssättMed metoden ”bokföra fakturor direkt” bokförs fakturorna två gånger – en gång direkt när de utfärdas/mottages och en gång när de betalas.

Fakturorna vandrar från bevakningsflikarna 2, 3 och 4 och vidare till flik 1. Sedan bokförs de via autokonteringen eller manuell kontering – ena kopian i utfärdande- /mottagandedatum-ordning, den andra i betaldatumordning.

Verif. 1.

1.

3 Livfaktinlagda

Verif.

39

Kundfakturor (om du inte använder e-bokföringens fakturering och kundreskontra)När du skickar en kundfaktura:• Se till du har två kopior kvar själv. Fakturadatum ska finnas angivet

på fakturorna.• Sätt in den ena bakom flik 1. Den bokförs i manuell kontering i faktu-

radatumordning.• Skriv det verifikationsnummer på fakturan som programmet ger dig.• Sätt in den andra kopian sist bakom flik 2.

När du får betalt från en kund:• Ta fram fakturan från flik 2. • Skriv eller stämpla betaldatum längst ner på fakturan. • Sätt in den bakom flik 1 i datumordning (betaldatum). • Fakturan kan nu bokföras – i autokonteringen om den

betalades till bankkontot, annars i manuell kontering.• Skriv det verifikationsnummer på fakturan som program-

met ger dig.

LeverantörsfakturorNär du tar emot en leverantörsfaktura:• Kopiera så att du har två exemplar av fakturan. • Skriv eller stämpla ankomstdatum högst upp på fakturorna. • Sätt in båda exemplaren sist bakom flik 4.

Verif. 1.

. 2. Kundfakt

.

1. 2

. Kundfakt

Verif.

4

Livfaktej inlagda

40

När du lägger in en leverantörsfaktura för betalning: • Ta fram fakturorna från flik 4.• Skriv eller stämpla betaldatum längst ner.• Sätt in den ena bakom flik 1 i datumord-

ning (ankomstdatum). Den kan nu bokföras i autokonteringen.

• Skriv det verifikationsnummer på fakturan som programmet ger dig.

• Sätt in den andra kopian bakom flik 3 i datumordning (betaldatum).

När en leverantörsfaktura blir betald: • Ta fram fakturan från flik 3.• Sätt in den bakom flik 1 i datumordning (betaldatum). • Fakturan kan nu bokföras helautomatiskt i autokontering-

en via länken Godkänna automatiska verifikationer.• Skriv det verifikationsnummer på fakturan som program-

met ger dig.

Om fakturan inte betalades från bankkontot bokförs den i manuell kontering istället för via autokonteringen.

Övriga verifikationerSätt in dem i datumordning...• bakom flik 1.• Dessa kan nu bokföras – i autokonteringen om de berör bank-

kontot, annars i manuell kontering.• Skriv det verifikationsnummer på varje verifikation som pro-

grammet ger dig.

Verif. 1. Levfakt

inlagda

3

Verif. 1.

4

3 1.

Livfaktej inlagda

Livfaktinlagda

Verif.

41

Att arbeta med två eller fler verifikationsserier?För att enkelt kunna kontera verifikationerna i kronologisk ordning kan det vara smidigt att ha dem i olika serier. Då kan du kontera alla kontohändelser i autokonteringen i en följd (i utfärdande- /mottagandedatumordning) utan att sticka emellan med manuell kontering för de transaktioner som inte berör bankkontot och ändå få verifikationerna i kronologisk ordning inom varje nummerserie.I Appendix A - Att arbeta med två eller fler verifikationsserier? i slutet på denna handbok för finns exempel på arbetssätt med flera verifikationsserier.

Antalet verifikationsserier ställs in på Årsinställningar – Verifikationsserier.

Organisera en bokföringspärmHär kommer ett förslag hur en bokföringspärm kan se ut. Bokföringspärmen och verifikations-pärmen (se ovan) är de två pärmar som behövs i ett litet företag för att hålla god ordning på sin bokföring.

Skaffa ett pärmregister med följande flikar:

1. Kontoplan och systembeskrivningar 2. Balans- och resultatrapporter 3. Skattedeklaration och momsrapporter 4. Skattekonto 5. Budgetar och prognoser 6. Huvudbok 7. Verifikationslista 8. Avstämningar, balanskonton 9. Årsbesked, kontrolluppgifter, övrigt

Flik 1 – Kontoplan och systembeskrivningarUnder denna flik kan det vara praktiskt att ha en utskrift av kontoplanen.

Dessutom krävs det enligt bokföringslagen att en beskrivning av hur man byggt upp sin bokföring (inkl. systemdokumentation och behandlingshistorik) ska finnas tillgänglig, om det behövs för att ge en överblick över systemet.

I en mycket liten verksamhet är det ibland inte nödvändigt att upprätta någon särskild sys-temdokumentation, eftersom en överblick framkommer direkt av bokföringen.

42

Flik 2 – Balans- och resultatrapporterBalans- och resultatrapporter skriver man ut månadsvis, kvartalsvis eller årsvis utifrån eget behov. Dessa två rapporter är nödvändiga för att se hur företaget går. De ingår också i den årsredovisning eller årsbokslut som de flesta företag ska skicka in varje år (se Årsredovis-ningslagen resp. Bokföringslagen).

Flik 3 – Skattedeklaration och momsrapporterDenna flik blir aktuell senast den 12 i varje månad för de flesta företag. Företag med om-sättning under 1 miljon SEK kan istället redovisa moms i självdeklarationen en gång per år. Skattedeklarationen skall i så fall vara skatteverket tillhanda senast den 12 februari året efter beskattningsåret (se Skatteverkets momsbroschyr).

Flik 4 – SkattekontoHär sätter du lämpligen alla kontoutdrag från skatteverket samt underlag på de skatteinbetal-ningar som företaget gör.

Flik 5 – Budgetar och prognoserAtt göra budgetar och prognoser är inget krav från myndigheterna utan helt frivilligt. Antin-gen sätter man in dem bakom denna flik eller tillsammans med balans- och resultatrappor-terna bakom flik 2.

Flik 6 – HuvudbokHuvudboken är en utskrift av alla transaktioner sorterade per konto och inom varje konto i datumordning. En huvudboksutskrift är nödvändig när t.ex. balanskonton ska stämmas av. Vanligtvis skriver man ut huvudboken för enskilda konton löpande under året vid behov. I samband med bokslut skrivs hela huvudboken ut (alla konton).

Flik 7 – VerifikationslistaEn verifikationslista är en utskrift av verifikationer i verifikationsnummerordning. Ett vanligt arbetssätt är att skriva ut det intervall som man bokfört vid varje bokföringstillfälle. På så sätt har man alltid en uppdaterad verifikationslista i pärmen. Om man inte gör det löpande bör hela verifikationslistan skrivas ut i samband med bokslut.

Flik 8 – Avstämningar, balanskontonVarje gång man tar fram en balansräkning bör de största balansposterna stämmas av. Vid bokslut ska alla balansposter stämmas av.

43

Avstämningen går till så att man jämför saldot på ett balanskonto med någon typ av extern lista eller rapport. Exempel:• Bokföringskontot för varulager stäms av med en inventeringsrapport.• Bokföringskontot för plusgiro stäms av med kontoutdrag från plusgirot.• Bokföringskontot för inventarier stäms av med en inventarielista.• osv.

Flik 9 – Årsbesked, kontrolluppgifter, övrigtHär finns plats för diverse övrig information som hör ihop med bokföringen.

44

e-bokföring – så här kommer man igång

När ska man byta bokföringsprogram?Det går alldeles utmärkt att köra igång e-bokföring mitt i ett räkenskapsår. Ofta är det faktiskt enklare att byta bokföringsprogram mitt i räkenskapsåret än att göra det vid skifte av räken-skapsår eftersom man mitt i året bara har ett räkenskapsår aktivt.

Hur kör man igång e-bokföring mitt i ett räkenskapsår?Om du kör igång e-bokföring mitt i ett räkenskapsår så är det lämpligt att först bestämma ett startdatum, t.ex. ett månadsskifte, och sedan föra över det som har hänt under räkenskaps-året fram till startdatumet på något av följande sätt:

• Föra över saldon manuellt. Ingående balanser matas in manuellt. Förändringssaldon fram till startdatum för e-bokföring för respektive konto läggs in på en manuell verifikation (med datum förslagsvis dagen innan startdatumet).

eller...

• Importera data (transaktioner, ingående balanser och kontoplan). Alla verifikationer som gjorts i ditt gamla program förs över till e-bokföring.

Båda metoderna beskrivs under stycket Starta e-bokföring nedan.

Arbeta med ett testföretagDu kan när som helst testa funktioner i e-bokföring genom att starta ett testföretag som du når från www.speedledger.se.

Notera numret på testföretaget om du vill gå in på samma testföretag igen senare.

45

Starta e-bokföringNär du loggar in i Bokföring första gången kommer du automatiskt in i e-bokföringens startguide.

Guiden hjälper dig att:1. Välja bankkonto att koppla till e-bokföringen samt ange startdatum för avläsning av bank-

konto.2. Välja bokföringsmetod, bokföra fakturor direkt eller kontantmetod.3. Skapa ett nytt räkenskapsår och välja kontoplan.

Startguiden tar ca. 2-10 minuter att gå igenom.

Efter att du kört startguiden bör du synkronisera bankkontot med bokföringens konto för checkräkning (konto 1930 i BAS 2000) och ta bort eventuella bankkontohändelser som redan bokförts i annat system.

Eventuellt kan du också behöva lägga upp egna konton i kontoplanen och/eller resultatgrup-per t.ex. kostnadsställen.

46

Välja bankkonto att koppla till e-bokföringenPå första sidan i startguiden får du ange vilket bankkonto som ditt företag har i Din bank. Detta kopplas till bokföringens konto för Checkräkning (1930 i BAS 2000). Om du har fler än ett konto väljer du förmodligen det konto som används löpande som transaktionskonto.Här ska du även ange från vilket Startdatum som e-bokföringen ska läsa av konto i Internet-banken. Vill du korrigera startdatumet senare väljer du Årsinställningar - kontokopplingar.

47

Välja bokföringsmetod, kontantmetod eller bokföra fakturor direktHär väljer du vilken metod för bokföring av fakturor som ska användas:• bokföra fakturor direkt när de utfärdas/mottages och när de betalas, eller• bokföra fakturor endast när de betalas (kontantmetod)

Se mer i stycket Två metoder att bokföra fakturor under kapitlet Lagar och myndighetskrav för att avgöra vilken metod du bör använda.

Du kan också klicka på länken Läs mer om de olika metoderna för att få mer information.

Valet går att ändra när som helst genom att välja Arkiv – Grunduppgifter och fliken Bokföring.

48

Välja kontoplan och skapa ett nytt räkenskapsårKlicka på Nytt räkenskapsår för att komma till nästa bild där räkenskapsårets start- och slut-månad väljs.

Välj start- och slutmånad på första räkenskapsåret samt vilken kontoplan som ska användas. Om du väljer en av mini-kontoplanerna kommer motsvarande kompletta kontoplan att lagras som mallkontoplan. Från mallkontoplanen kan du sedan plocka konton till din egen kontoplan. Detta sker i Underhåll – Kontoplan genom att klicka på Lägg till från mallkontoplan.

Om du vill importera verifikationer och kontoplan från ett annat system, välj Import från Över-siktsmenyn efter att du slutfört startguiden.

Genom att importera data förs verifikationer som gjorts i det gamla bokföringsprogrammet över till e-bokföring. Du kan titta på enskilda verifikationer och transaktioner i e-bokföring även för perioden innan startdatumet och det gamla programmet behöver inte användas mer.

Läs mer om hur det går till att importera data i stycket Import i kapitlet Beskrivning av varje funktion.

49

Avsluta startguidenEfter att startguiden avslutas är det lämpligt att fundera på om du behöver göra några juste-ringar i• kontokopplingar• kontoplanen• eventuella resultatgrupper• ingående balanser

Se över kontokopplingarnaKontokopplingarna styr stora delar av automatiken i e-bokföring. T.ex. anges här vilka konton i bokföringen som motsvarar bankkonto, kundreskontra, leverantörsreskontra samt hur mom-sen ska bokas.

Justera kontoplanenTänk igenom om företaget använder några konton som är företagsspecifika, t.ex. försälj-ningskonton för olika produktgrupper med olika momssatser. I så fall bör du gå till Underhåll – Kontoplan och lägga till dessa (antingen nu eller senare).

Lägga upp resultatgrupper och resultatenheterAtt använda resultatgrupper, eller underdimensioner, subkonton, objekt som de kan heta i andra bokföringsprogram, är ett sätt att förfina redovisningen för internt bruk och har inget med den externa redovisningen till myndigheter att göra. Gå till Underhåll – Resultatgrupper för att lägga upp och ändra resultatgrupper och resultatenheter.

Mata in ingående balanser eller göra en första verifikation för överföring av saldonGör så här om du inte importerat data utan vill mata in saldon från ditt gamla bokförings-system manuellt:

1. Kör ut en saldolista ur det gamla bokföringsprogrammet med utgående saldon per dagen innan startdatumet för e-bokföring.

2. Gör en första verifikation i e-bokföring, där saldon enligt saldolistan ovan matas in. Datumet för denna verifikation blir också dagen innan startdatumet för e-bokföring.

Man kan säga att allt som gjorts under räkenskapsåret innan startdatumet för e-bokföring på detta sätt samlats upp och lagts in på en verifikation i e-bokföringen dagen innan startdatu-met. Vill du titta på en enskild verifikation innan startdatumet går du in i ditt gamla program medan alla verifikationer efter startdatumet hanteras i e-bokföring. Resultat- och balansrap-

50

porter för året körs ut i e-bokföring och fångar upp även data innan startdatumet (tack vare den första verifikationen där saldona fördes in). Alternativt kan du mata in startsaldon som ingående balanser. Det görs under Underhåll – Ingående balanser.

Synkronisera bankkontotOavsett om du importerat data eller matat in saldon manuellt bör bankkontot synkroniseras med bokföringens konto för checkräkning (t.ex. konto 1930 i BAS 2000).

Det är inte nödvändigt göra detta steg innan du börjar bokföra, men du bör göra detta snarast.

En av fördelarna med e-bokföring är att bankkontot alltid stämmer med kontot för checkräk-ning i bokföringen när väl synkroniseringen är gjord.

Gör så här för att synkronisera bankkontot med bokföringen:1. Skriv ut en huvudboksrapport fram till startdatumet på kontot för checkräkning. Om du inte

importerat data måste rapporten skrivas ut från ditt gamla bokföringssystem. I denna rap-port framgår vilka bankkontohändelser som redan bokförts i annat system.

2. Gå till Autokontering. Här syns normalt de ca. 50 senaste bankkontohändelserna.

3. De bankkontohändelser som syns i autokonteringen men redan är bokförda i annat system (enligt huvudboksrapporten) ska nu tas bort. Du gör det genom att välja Redan konterad i annat system på dessa rader.

4. Om det finns bankkontohändelser som varken är bokförda i annat system eller syns i auto-konteringen måste dessa matas in via Manuell kontering. Gå först till Underhåll – Kontoplan och ta bort spärren för manuell kontering på kontot för checkräkning (1930 i BAS 2000). Du kan spärra kontot igen för manuell kontering när bankkontot synkroniserats.

5. Kontrollera att ingående balansen för checkräkningskontot stämmer med bankkontoutdrag.

När du gått igenom dessa steg ska bankkontot vara synkroniserat dvs. stämma exakt med kontot för checkräkning i bokföringen.

Så länge bankkontot inte är synkroniserat syns ett meddelande i Autokonteringen där även differensen framgår. I meddelandet finns även en länk till en informationssida där åtgärderna ovan beskrivs.

51

Beskrivning av varje funktion – Bokföring

ÖversiktFrån översiktsmenyn når du nästan alla menyval i e-bokföring.

Sektionerna för Fakturering resp. Kundreskontra syns endast om du beställt dessa tillval.

52

Bokföring - AutokonteringArbetsgångI Autokonteringen bygger du upp merparten av din bokföring. Alla transaktioner som på något sätt berör eller kommer att beröra bankkontot bokförs i autokonteringen.

53

Autokonteringen jobbar radvis, dvs. varje rad (kontohändelse eller betalningsuppdrag) blir en verifikation. I det fall du bokför fakturor direkt vid ankomst/utfärdande (faktureringsmetod) kan varje rad ge upphov till två verifikationer (se nedan).

Så här är arbetsgången i Autokonteringen:

1. Markera (klicka på) den rad du vill bokföra. Raden ändrar färg till blå/grön.

2. Klicka på fältet Välj kontering och välj bokföringskonto i listan.

3. Ange bokföringsdatum i kolumnen Bokf.dat (gäller endast om du bokför fakturor med fak-tureringsmetoden).

Välj även konto för motbokning; bankkonto, kundfordringar (K) eller leverantörsskulder (L). Detta gör du genom att klicka i positionen mellan kolumnerna Bokf.dat och Kontering.

4. Kontrollera och ev. justera verifikationstexten.

5. Kontrollera och ev. justera momsbelopp och momskod.

6. Välj resultatenhet om du använder sådana.

7. Godkänn raden genom att klicka OK.

8. Notera verifikationsnumret (preliminärt) som ges på raden efter att du klickat OK.

9. Upprepa stegen 1-8 för varje rad som du vill bokföra.

10.Spara alla rader genom att klicka på Spara konteringar längst ner på sidan.

Kontohändelseraderna visas i stigande datumordning precis som på det kontoutdrag du får från banken.

Konteringen på en rad kan ändras fram tills dess att hela sidan sparas med Spara konteringar. Vissa ändringar kan leda till att en annan verifikationsserie ska användas. I de fallen får du en varning om att det preliminära verifikationsnumret (+ ev. följande preliminära ver.nummer i samma serie) kommer att tas bort. Bekräfta varningen med OK om du vill fortsätta.

54

När du sparat dina konteringar visas de definitiva verifikationsnumren som bekräftelse överst på sidan och endast okonterade rader blir kvar.

Autokonteringen stöder både kontantmetoden (bokslutsmetod för moms) och att bokföra fak-turor direkt vid ankomst (lev.fakt) och utfärdande (kundfakt) (faktureringsmetod för moms).

KontantmetodEn halvautomatisk verifikationBokför du enligt kontantmetoden (dvs. redovisar moms enligt bokslutsmetoden) så skapas alltid en verfikation per kontohändelse och den får alltid samma datum som kontohändelsen. Kostnaden/intäkten och eventuell moms bokas mot det bokföringskonto du kopplat till bank-kontot.

Bokföra fakturor direkt vid ankomst/utfärdande (faktureringsmetod) En halvautomatisk verifikationOm du använder metoden att bokföra fakturor direkt när de anländer så skapas en verifikation per rad direkt när sidan sparas med Spara konteringar. Detta gäller oavsett om du bokför ett betalningsuppdrag när det ligger under bevakning eller om du väntar tills det blivit en bank-kontohändelse.

Denna verifikation är halvautomatisk, dvs. du bokför kostnaden/intäkten.

Du styr själv om motbokning ska ske mot • kundfordringar (K) • leverantörsskulder (L), eller mot • bankkonto

Detta gör du genom att klicka i positionen mellan kolumnerna Bokf.dat och Kontering.Om du väljer kundfordringar (K) eller leverantörsskulder (L) kommer en andra verifikation där betalningen bokförs att skapas (helautomatiskt). Den första verifikationen dvs. kostnaden/intäkten bokförs då på ett datum som du anger själv istället för på betalningsdatumet.

En helautomatisk verifikationDen andra verifikationen skapas samtidigt som betalningen genomförs. Om du bokfört en bankkontohändelse skapas den andra verifikationen direkt eftersom betalningen redan är genomförd.

55

Denna verifikation är helautomatisk dvs. konteringen av leverantörsskuld eller kundfordran mot bankkonto sker automatiskt. Betalningsdatumet blir bokföringsdatum för verifikationen. De helautomatiska verifikationerna bekräftar du via länken ”Det finns X verifikationer att godkänna”. När du godkänner får alla helautomatiska verifikationer sina verifikationsnummer i kronologisk ordning och sparas.

Automatiska förslagAutokonteringen är självlärande. På betalningsuppdrag till mottagare som du har konterat tidigare får du ett förslag på kostnadskontering. Förslaget baseras på den föregående fak-turan du konterade till samma mottagare. Detsamma gäller kontohändelser som härrör från betalningsuppdrag.

Det gör att betalningsuppdrag och kontohändelser som motsvarar återkommande mottagare oftast konteras genom att endast bekräfta med ett klick på OK-knappen. Ett enda musklick ger två kompletta verifikationer - en halvautomatisk och en helautomatisk - och det går väldigt snabbt att bokföra.

56

Dela upp konteringen på flera kontonKlicka på fältet Välj kontering och välj Uppdelad kontering i listan om du vill kontera en rad på flera kostnads- eller intäktskonton (utöver moms). Då visas en ruta med plats för upp till tio konteringsrader. Klicka på Fler rader vid behov. Klicka OK när du är klar med konteringen.

Valet Uppdelad kontering finns i två varianter, inkl. moms och exkl. moms. Varianten inkl. moms är avsedd att kontera kreditkortsfakturor där beloppen per rad ofta anges inkl. moms med momsbeloppet specificerat för varje rad. Varianten exkl. moms är avsedd för övriga faktu-ror där ett momsbelopp för hela fakturan specificerats.

57

Avancerad konteringKlicka på fältet Välj kontering och välj Avancerad kontering i listan om du behöver bokföra med debet- och kredit-kolumner. Då visas en komplett, mer traditionell, konteringsbild där du kan fylla i valfritt antal konteringsrader. Klicka på Spara när du är klar. Klicka sedan på länken Tillbaka eller välj autokontering i menyn för att återgå till autokonteringen.

Synkronisering (avstämning) mellan bankkonto och bokföringI e-bokföringen är bankkontot och bokföringskontot för checkräkning (eller bank) i bokföringen knutna till varandra. För att få en fullständig synkronisering måste den ingående balansen på bankkontot stämma med den ingående balansen för motsvarande bokföringskonto när du startar e-bokföringen.

Om dessa saldon inte stämmer med varandra visas ett meddelande högst upp på sidan. I med-delandet finns en länk till en sida som hjälper dig steg för steg att synkroniserabokföringen med bankkontot.

Beskrivning av kolumnerna på sidan Autokontering

1 Bev.datum/Bet.datumFör betalningsuppdrag visas här bevakningsdatumet (Bev.datum) då betalningsuppdraget belastar bankkontot. Bevakningsdatumet inträffar någon bankdag innan det förfallodatum du angav för betalningsuppdraget när du registrerade det i Internetbanken.

För bankkontohändelser visas betalningsdatumet (Bet.datum) då bankkontohändelsen inträf-fade (Bet.datum). Samma datum visas på ditt kontoutdrag.

58

2 VerifikationstextTexten i denna kolumn blir verifikationstext. För betalningsuppdrag och bankkontohändelser som härrör från betalningsuppdrag visas här mottagarens namn enligt mottagarregistret. För övriga bankkontohändelser visas samma text som finns på kontoutdraget från banken.

Verifikationstexten i denna kolumn visas som en länk. Om du klickar på denna visas ett fönster med mer information om betalningsuppdraget eller bankkontohändelsen. (För betalningsupp-drag visas t.ex. mottagande plusgiro/bankgiro.)

3 BeloppHär visas det belopp som betalats in till eller ut från bankkontot. För betalningsuppdrag visas det belopp som kommer att betalas ut.

4 Bokf.datum (visas endast om du använder faktureringsmetoden) Här visas ett datum som baseras på tidigare antal dagar mellan betalningsdatum och fak-turadatum (bokföringsdatum) för aktuell mottagare (kredittid). Första gången mottagaren förekommer autokonteringen är datumfältet tomt. Du kan ändra detta datum. Det är vanligt att man i detta fält anger fakturans ankomstdatum. Datumet blir bokföringsdatum på den halvautomatiska verifikationen. Detta får inte vara senare än betalningsdatum och måste ligga inom valt räkenskapsår. Datumet kan inte heller ligga inom en stängd period.

5 Motbokning• I samband med att du anger ett datum i fältet Bokf. dat får du också möjlighet att styra

om motbokning ska ske mot kundfordringar (K) eller leverantörsskulder (L). För att göra detta klickar du i positionen mellan Bokf. dat. och Kontering.

• Om du väljer motbokning mot bankkonto (finns som alternativ bara under Bankkontohän-delser) skapas endast en verifikation (halvautomatisk). I detta fall kan inget datum anges eftersom verifikationen bokförs på betalningsdatumet.

6 KonteringI denna kolumn väljer du det konto som betalningsuppdraget eller bankkontohändelsen ska kostnadsföras eller intäktsföras på. De konton som visas i listan är olika beroende på om det är en utbetalning eller inbetalning.

Välj Lägg till konto om du inte hittar det konto du vill bokföra på i kortlistan. Då kan du även ange om kontot ska läggas till kortlistan (lägg till permanent).

59

I kontoplanen kan du lägga till och ta bort konton i kortlistorna för utbetalningar resp. inbetal-ningar genom att klicka i kryssrutorna Ingår vid autokontering ut/inbetalningar.

Så här byggs en verifikation upp vid utbetalning:

• Ev. ingående moms debet (kan även vara utgående moms, styrs av momskoden).• Nettobeloppet (rest efter moms) på valt konto (oftast kostnad) debet.• Motbokning (kredit) på bankkonto, kundfordringar (K) eller leverantörsskulder (L) enligt ditt

val i kolumnen Bokf.dat. Normalt används inte kundfordringar (K) vid utbetalningar.

Så här byggs en verifikation upp vid inbetalning:

• Ev. utgående moms kredit (kan även vara ingående moms, styrs av momskoden).• Nettobeloppet (rest efter moms) på valt konto (oftast intäkt) kredit.• Motbokning (debet) på bankkonto, kundfordringar (K) eller leverantörsskulder (L) enligt ditt

val i kolumnen Bokf.dat.Normalt används inte leverantörsskulder (L) vid inbetalningar.

Exakta konton för bokningarna ovan styrs via Årsinställningar > Kontokopplingar.

7 R.grpHär visas en länk om det valda kontot tillåter eller kräver att du anger resultatenheter för transaktionen.

Om du klickar på länken visas ett fönster där du väljer resultatenheter. Systemet stöder upp till tre resultatgrupper samtidigt. Du kan alltså ange t.ex. Kostnadsställe, Resultatenhet och Projekt på samma transaktion.

Inställningar för resultatenheter gör du under Underhåll > Resultatenheter.

8 M.kod (momskod) Här visas momskoden för valt konto. Om ändring av momskoden är tillåten på kontot, så visas den som en länk. Det är i kontoplanen du för varje konto anger om momskoden ska kunna ändras vid registrering eller inte.

Om du klickar på länken visas ett fönster där du kan välja momskod.

60

När du väljer momskod här påverkas endast den aktuella verifikationen.

När du ändrar momskod räknas momsbeloppet om på raden även om du tidigare justerat beloppet manuellt. Dessutom förändras hur transaktionen kommer att redovisas vid moms-rapporteringen.

9 MomsHär kan du ange ett belopp som ska bokas som ingående moms eller utgående moms. Som för-slag visas ett belopp som är beräknat utifrån den momskod som finns angiven på valt konto. Momskoden styr också vilket konto momsen bokas på. Momskod ligger förvalt på de flesta resultatkonton och kan ändras vid registrering om det skulle behövas (såvida detta ej spärrats i kontoplanen).

Konton för momsbokningar anger du på sidan Årsinställningar > Kontokopplingar.

10 Godk. (godkänn raden) Klicka på OK när du har konterat färdigt raden. Då tilldelas konteringen ett <I>preliminärt</I> verifikationsnummer som bekräftelse på att verifikationen är redo att sparas när du klickar på knappen Spara konteringar längst ner på sidan.

Om kontot du har valt kräver t.ex. resultatenhet och du inte valt resultatenhet kan inte raden få ett preliminärt ver.nummer. Istället visas fönstret med resultatenheter.

Knappen Spara konteringarI autokonteringen kan valfritt antal rader konteras innan du sparar dem. Det är viktigt att klicka på knappen Spara konteringar längst ner på sidan för att de preliminära verifikations-nummer som visas på sidan ska bli definitiva.

Godkänna autokonteringens helautomatiska betalningsverifikationerOm du bokför enligt metoden ”Bokföra fakturor direkt” så skapas två verifikationer för varje kontohändelse.

Den första verifikationen, som bokförs på fakturadatumet, skapas direkt när du godkänner konteringsraden.

Den andra verifikationen, som bokförs på betalningsdagen, skapas på sidan “Följande reskon-trabokade verifikationer ligger för godkännande”.

61

Du kommer till denna sida genom att klicka på länken ”Det finns X verifikationer att godkänna” högst upp på autokonteringssidan. Om länken inte syns finns det inga verifikationer att god-känna. Om du bokför enligt kontantmetoden visas aldrig länken.

Lista med verifikationer som finns att godkännaFörst visas en lista på de verifikationer som finns att godkänna. I kolumnen Prel.ver.nr visas de preliminära verifikationsnummer som kommer att tilldelas om du godkänner listan. Kolumnen Ver.nr. reskontra visar fakturans verifikationsnummer (verifikationsnumret för den första, redan bokade, verifikationen).

Verifikationerna i listan numreras kronogiskt. Om du har valt olika nummerserier för in- och utbetalningar så kommer de numreras inom respektive serie.

Om det finns okonterade bankhändelser med ett tidigare datum än någon av de konterade ve-rifikationerna som finns att godkänna så visas dessa med texten Okonterad. Då måste du välja om du vill godkänna alla konterade verifikationer i listan eller endast de konterade verifikatio-ner med datum fram till den första okonterade verifikationen.

62

Risken med att i denna situation godkänna alla konterade verifikationer är att verifika-tionsnummerserierna inte kommer att vara i kronologisk ordning om du senare bokför en bankhändelse med ett tidigare datum.

Klicka på någon av Godkänn-knapparna för att föra in verifikationerna i bokföringen.

BetalningsverifikationerNär du har godkänt verifikationer visas en Betalningsjournal på skärmen. Detta är en sam-manställning av de verifikationer som godkänts.

63

För kontohändelser som har varit betalningsuppdrag kommer mottagarens namn och Bg/Pg-nummer automatiskt med på Betalningsjournalen. I dessa fall gäller Betalningsjournalen som verifikation (utan kompletterande dokument).

För övriga fakturor kan Betalningsjournalen också gälla som verifikation om du kompletterar den med information om motpartens namn och Pg/Bg-nummer.

Observera! • Kontrollera alltid med din redovisningskonsult eller revisor om du är osäker på vilka doku-

ment som gäller som verifikation.

Avancerad konteringSidan för Avancerad kontering är densamma som den för Manuell kontering med den skill-naden att den första transaktionsraden är reserverad för den automatiska bokningen av det belopp som motsvarar bankkontohändelsen eller betalningsuppdraget. Här kan du välja mellan bankkonto (inte på betalningsuppdrag), leverantörsskulder och kundfordringar.

Avancerad kontering nås endast genom att klicka på fältet Välj kontering på en rad i autokon-teringen och sedan välja Avancerad kontering i listan

Motbokning mot bankkonto eller kundfordringar/leverantörsskulderOm du väljer bankkonto kommer endast en verifikation skapas där datum blir betalningsdatum för bankkontohändelsen. Verifikationens datum ändras till betalningsdatum.

Om leverantörsskulder eller kundfordringar väljs kommer totalt två verifikationer att skapas. Den första får det datum som angivits vid verifikationsdatum och skapas när man är klar med Avancerad kontering.

Den andra verifikationen skapas samtidigt som betalningen genomförs. Om du bokfört en bankkontohändelse skapas den andra verifikationen direkt eftersom betalningen redan är genomförd.

Denna verifikation är helautomatisk dvs. kontering av leverantörsskulder alt. kundfordringar mot bankkonto sker automatiskt. Betalningsdatumet blir bokföringsdatum för verifikationen. De helautomatiska verifikationerna bekräftar du via länken ”Det finns X verifikationer att godkänna”. När du godkänner får alla helautomatiska verifikationer sina verifikationsnummer i kronologisk ordning och sparas.

64

Beskrivning av fält och kolumnerVer.nr.serieI Avancerad kontering styrs verifikationsnummerserien av det konto som du har valt för mot-bokning på den första transaktionsraden.(Du kan inte välja i listan under Ver.nr.serie).• Motbokning på bankkonto ger ver.nr.serie kopplad till Övriga bankkontohändelser.• Motbokning på leverantörsskulder ger ver.nr.serie kopplad till Leverantörsfakturor.• Motbokning på kundfordringar ger ver.nr.serie kopplad till Kundfakturor.

VerifikationsdatumHär visas ett förslag till verifikationsdatum. I första hand visas det datum betalningsuppdra-get (om sådant finns) lades upp.I andra hand visas betalningsdatumet.

Du kan ändra datum i fältet. Det är vanligt att man anger fakturans ankomstdatum i detta fält. Datumet blir bokföringsdatum på den halvautomatiska verifikationen. Datumet får inte vara senare än betalningsdatumet och måste ligga inom valt räkenskapsår och får inte ligga inom en stängd period.

Du kan inte ändra datumet om du har valt motbokning på bankkonto på den första transak-tionsraden.

Text (för verifikationen)Systemet föreslår verifikationstext enligt följande:• För betalningsuppdrag och bankkontohändelser som härrör från betalningsuppdrag visas

mottagarens namn• För övriga bankkontohändelser visas samma text som finns på kontoutdraget.

Verifikationstexten kan ändras.

Kopiera verifikationstext till raderOm denna ruta är markerad kopieras verifikationstexten till radtext för varje ny transaktions-rad du skapar. Du kan ändra radtexten oavsett om du har kopierat verifikationstexten eller inte.

Välja kontoDu kan ange ett bokföringskonto på flera sätt:• Skriv kontonumret. När du trycker Tab-tangenten eller klickar på nästa fält visas även kon-

tobenämningen i fältet.

65

• Skriv början på ett kontonummer. Tryck Tab-tangenten och välj ur listan som visas. Godkänn med OK.

• Skriv början på en kontobenämning. Tryck Tab-tangenten och välj ur listan som visas. God-känn med OK.

• Klicka på >> och välj ur listan som visas. Godkänn med OK.

Välja resultatenheterHär visas ett fält om det valda kontot tillåter eller kräver att du anger resultatenheter. (Detta ställer du in i kontoplanen för respektive konto). Du kan ange resultatenhet på flera sätt:

• Ange resultatenhetens kortnamn. När du trycker på Tab-tangenten eller klickar på nästa fält visas även benämningen i fältet.

• Klicka på >> och välj ur listan som visas. Godkänn med OK.

MomskodHär visas momskoden för valt konto. Om ändring av momskoden är tillåten på kontot, så visas den som en länk. Det är i kontoplanen du för varje konto anger om momskoden ska kunna ändras vid registrering eller inte.

Om du klickar på länken visas ett fönster där du kan välja momskod

När du väljer momskod här påverkas endast den aktuella verifikationen.

Debet- och kreditbeloppMarkören hamnar alltid först i debet-fältet. Det finns flera sätt att fylla i belopp:

• Ange belopp och tryck på Tab-tangenten.• Om du anger ett negativt belopp i debet-fältet resulterar det i ett kreditbelopp och vice

versa.• För den sista transaktionsraden kan du istället för belopp ange en punkt eller ett komma och

trycka på Tab-tangenten. Då läggs restbeloppet ut i rätt fält så att fältet Diff blir 0 och du kan spara verifikationen.

Text (för raden)Detta är ett textfält för varje transaktionsrad medan verifikationstexten gäller hela verifika-tionen (många företag använder inte radtexter).

66

Radtexten kan kopieras från verifikationstexten genom att du markerar i rutan Kopiera textrader innan du skapar transaktionsrader. Du kan fritt ändra i radtexterna tills du sparar verifikationen.

Summa och DiffUnder transaktionsraderna visas summa debet och summa kredit samt skillnaden (Diff) för verifikationen. När skilnaden är noll visas knappen Spara och du kan spara och avsluta verifika-tionen.

Flera konteringsraderKlicka på denna knapp om de fem transaktionsraderna inte räcker till. Då visas ytterligare fem rader.

ExempelHär kan du få hjälp med konteringsexempel från vanliga typer av verifikationer.

Spara verifikationenFör att du ska kunna spara verifikationen måste summa debet vara exakt lika med summa kredit. När du sparar verifikationen går den in i bokföringen och som en bekräftelse visas det tilldelade verifikationsnumret överst på sidan.

67

Bokföring – KonteringDu använder manuell kontering för verifikationer där det inte finns någon bankkontohändelse t.ex. kassatransaktioner, avskrivningar och dispositioner.

Normal arbetsgång

1. Välj verifikationsdatum, verifikationsnummerserie och text för verifikationen. Markera i rutan kopiera textrader om du vill att texten ska kopieras till varje transaktionsrad.

2. Välj konto. (Klicka på >> och välj ur listan som visas, eller skriv in början av kontonumret t.ex. 21 i fältet och tryck på Tab-tangenten. Då visas ett fönster med alla konton som börjar med 21.

3. Välj resultatenheter (t.ex. resultatenhet, kostnadsställe, projekt) och momskod, om det valda kontot tillåter eller kräver detta. (De uppgifterna ställer du in i kontoplanen.)

4. Skriv in beloppet i debet- eller kreditkolumnen.

5. Upprepa steg 2-4 för varje transaktionsrad.(För den sista transaktionsraden kan du istället för beloppet skriva punkt eller komma och trycka på Tab-tangenten så läggs restbeloppet ut

68

i rätt fält). När fältet Diff är noll kan du spara verifikationen. Då visas det tilldelade verifika-tionsnumret som en bekräftelse överst på sidan.

Beskrivning av fält och kolumner

1 Ver.nr.serieHär väljer du verifikationsnummerserie. För att kunna välja en verifikationsnummerserie måste den vara markerad som ”tillåten för manuell kontering” under Årsinställningar > Verifikationsserier. Som förslag visas den serie som är kopplad till verifikationstypen Manuell kontering i dessa inställningar.

2 VerifikationsdatumAnge verifikationsdatum. Datumet måste ligga inom valt räkenskapsår och får inte ligga inom en stängd period. Datum kan anges på två sätt:• Skriva in deatumet med hjälp av tangenterna.• Klicka på kalendern till höger om datumfältet och ange rätt datum genom att klicka men

musknappen.

3 Text (för verifikationen)Här kan du ange valfri verifikationstext.

69

4 Välja kontoDu kan välja konto på flera sätt: • Skriv kontonumret. När du trycker

Tab-tangenten eller klickar på nästa fält visas även kontobenäm-ningen i fältet.

• Skriv början på ett kontonummer. Tryck Tab-tangenten och välj ur listan som visas. Godkänn med OK.

• Skriv början på en kontobenäm-ning. Tryck Tab-tangenten och välj ur listan som visas. Godkänn med OK.

• Klicka på >> och välj ur listan som visas. Godkänn med OK.

5 Välja resultatenheterHär visas ett fält om det valda kontot tillåter eller kräver att du anger resultatenheter. (Detta ställer du in i kontoplanen för respektive konto.) Du kan ange resultatenhet på flera sätt :• Ange resultatenhetens kortnamn. När du trycker på Tab-tangenten eller klickar på nästa fält

visas även benämningen i fältet.• Klicka på >> och välj ur listan som visas. Godkänn med OK.

6 MomskodHär visas momskoden för valt konto. Om ändring av momskoden är tillåten på kontot, så visas den som en länk. Det är i kontoplanen du för varje konto anger om momskoden ska kunna ändras vid registre-ring eller inte.

Om du klickar på länken visas ett fönster där du kan välja momskod.När du väljer momskod här påverkas endast den aktuella verifikationen.

7 Debet- och kreditbeloppMarkören hamnar alltid först i debet-fältet. Det finns flera sätt att fylla i belopp:• Ange belopp och tryck på Tab-tangenten.• Om du anger ett negativt belopp i debet-fältet resulterar det i ett kreditbelopp och vice

versa.

70

• För den sista transaktionsraden kan du istället för belopp ange en punk eller ett komma och trycka på Tab-tangenten. Då läggs restbeloppet ut i rätt fält så att fältet Diff blir 0 och du kan spara verifikationen.

8 Text (för raden)Detta är ett textfält för varje transaktionsrad medan verifikationstexten gäller hela verifika-tionen (många företag använder överhuvudtaget inte radtexter).

Radtext kan kopieras från verifikationstext genom att du markerar i rutan Kopiera textrader, under rubriken Inställningar, innan du skapar transaktionsrader. Du kan fritt ändra i radtex-terna tills du sparar verifikationen.

9 Summa och diffUnder transaktionsraderna visas summa debet och summa kredit samt skillnaden (Diff) för verifikationen. När skillnaden är noll visas knappen Spara verifikationen och du kan spara och avsluta verifikationen.

10 Flera konteringsraderKlicka på denna länk om de fem transaktionsraderna inte räcker till. Då visas ytterligare fem rader.

11 Spara verifikationenFör att du ska kunna spara verifikationen måste summa debet vara exakt lika med summa kre-dit. Då visas knappen Spara verifikation. När du sparar verifikationen går den in i bokföringen och som en bekräftelse visas det tilldelade verifikationsnumret överst på sidan.

12 KonteringsmallarFör att underlätta det manuell konteringarna går det att skapa konteringsmallar för de hän-delser som återkommer, ex hantering av handkassa. Genom att klicka på länken Konterings-mallar går det att skapa tomma verifikationer som kan återanvändas vid flera tillfällen.

71

Några tips om hur konteringsmallar kan avnändas är:• Lägg in rader med belopp eller 0-belopp för att styra hoppordningen till debet och kredit.

Lägg 0-beloppet i rätt kolumn.• En mall behöver inte innehålla rader. Då sparar bara verifikationstext och inställningar i mallen.• Inställningar, autofördelning av moms och hoppordningg, sparas alltid med respektive mall.

Obs! Om autofördelning av moms används:• Lägg raden med moms sist. Ofta skapas en momsrad under denna rad och då undviks att en

annan rad skrivs över.• Det går också att låta själva momsraden ligga i mallen under raden men momskod.

13 InställningarGenom att klicka på länken Inställningar visas förljande ruta.

72

Autofördelning av moms innebär att funktionen som automasikt fördelar momsen på ett momskonto är aktiverad.Stanna vid momskod innebär att fokus inte hoppar över moms på raden. Bör markeras när ett konto tillåter olika momssatser.Stanna vid radtext innebär att fokus inte hoppar över text på raden. Bör markeras när man frekvent använder text på konteringsradernaKopiera text nedåt innebär att den text som angetts för verifikationen (se punkt 3) kopieras ned till varje rad i konteringen.

14 Sök verifikationNär du sparat verifikationen visas en bekräftelse på detta under konteringsbilden. Om flera verifikations skapas i manuell kontering lägger de sig i en lista under konteringsbilden så länge som sidan är aktiverad.Genom att klicka på länken Sök verifikation visas Rapporter > Ver.lista där det går att söka på tidigare skapade verifikationer.

15 Skriv ut verifikationGenom att klicka på länken Skriv ut verifikationer skapar programmet en utskrift av de verifi-kationer som har skapats i den lista som lägger sig under konteringsbilden.

Korrigera en verifikationDet är mycket enkelt att korrigera en verifikation i e-bokföring. Gör så här: • gå till Rapporter - Ver.lista • visa en verifikationslista som innehåller den verifikation som ska korrigeras • klicka på verifikationsnumret och välj korrigera

73

Du hamnar i Manuell kontering och får en ny korrigeringsverifikation som har två grupper verifikationsrader. Den första gruppen rader (1) speglar den ursprungliga verifikationen, detta innebär att den första verifikationen nollställs, dessa går inte att ändra. Därefter kan du själv lägga upp den felaktiga konteringen på rätt sätt, se den andra gruppen (2). Här kan du ändra, ta bort och lägga till rader så att konteringen blir korrekt. I Exemplet nedan var ett kontonum-mer felaktigt och har ändrats från konto 6211 (1) till 6212 (2).

På rapporterna Ver.lista och Huvudbok kommer en korsreferens att skrivas ut på både den ursprungliga verifikationen och korrigeringsverifikationen.

På detta sätt uppfylls bokföringslagens krav på fullständig språbarhet samtidigt som det är enkelt att göra en korrigering.

74

75

Bokföring – Journaler

Bokföra fakturajournalenFör de användare som har Fakturering med kundreskontra som vald Produktdel i Grunduppgif-ter och använder bokföringsmetod Bokför fakturor direkt visas alternativet Journaler. Genom att trycka på knappen Visa (1) visas de kundfakturor som är skapade men ej bokförda ännu. De har tilldelats ett preliminärt ver.nr (2). Genom att klicka på knappen Godkänn samtliga numer-satta verifikationer (3) skapas de preliminära ver.nr och tillförs till bokföringen.

Varje gång ett antal fakturor blivt godkända får de ett Journalnummer och kan återfinnas iunderRapporter > Bokf.journaler.

76

e-dagsavslut

Kontera dagskassan på ett enkelt och säkert sätt.Användare av e-dagsavslut behöver inte kunna bokföra med kredit och debet.När systemet är inställt så kan man enkelt och snabbt fylla i siffrorna från kassaterminalen i rätt fält och trycka på Spara, så har man bokfört sin dagskassa.

Steg för att kontera dagskassan:

1. Välj verifikationsnummerserie och datum. Nästa verifikationsnummer visas inom parentes efter serien. Tryck på Enter eller Tab för att gå vidare.

2. Komplettera ev text för verifikationen med t ex terminalnummer.

3. Fyll i beloppen för betalningsmedel enligt rapport från kassaterminalen.

4. Fyll i beloppen för försäljning enligt rapport från kassaterminalen.

5. Ange om något kontantuttag gjorts ur kassan. Kontera enligt underlag på separat verifika-tion eller komplettera till e-dagsavslutet.

77

Kräver att det finns en kontokoppling med specialtypen ’Uttag kassa’. (se Kontokopplingar)Klar. Spara bokföring med knappen Spara.

Ifall något behöver kompletteras i konteringen, så tryck på Komplettera. Då förs siffrorna in i Manuell kontering där man kan lägga till/ändra kontering innan man sparar. Inställningar som behövsFör att e-dagsavslutet ska kunna fungera krävs att din kontoplan innehåller avräkningskonton för Babs m.m. samt att motsvarande kontokopplingar är inställda.

– Se till att du har ett avräkningskonto för kortinlösen BABS. Om du har fler kortinlösare, t.ex. American Express, krävs ett avräkningskonto för varje kortinlösare. Lämpliga kontonummer är 1581, 1582 osv.

– Du bör även ha avräkningskonto för Ej fakturerade kundfordringar (t.ex. 1513) och för Uttag från kassan (t.ex. 1689).

Årsinställningar - Kontokopplingar . . . – Förändringar i formulärets funktion görs under fliken ’E-dagsavslut’ på sidan ’Kontokopp-

lingar’.

78

RapporterSamtliga rapporter körs på det aktuella bokföringsåret. Anges från- och till-datum måste dessa också ligga inom aktuellt räkenskapsår för att rapporten ska kunna skapas.

De rapporter som kan skapas är verifikationslista, huvudbok, saldolista, resultatrapport, ba-lansrapport, momsrapport och SRU-rapport och Bokf.journaler.

Dessutom kan du avgränsa dina rapporter med olika filter. För varje rapport visas ett rapport-huvud med information om företagsnamnet, datumintervall, sista verifikationsnummer i varje ver.nummerserie, utskriftsdatum, räkenskapsår, sidnummer och eventuell filtrering.

Klicka på knappen Visa för att presentera en rapport på bildskärmen.

79

För att skriva ut en rapport på papper:1. Klicka på knappen Förbered för utskrift. Ett nytt fönster öppnas där rapporten är formaterad

för utskrift. 2. Klicka på den lilla skrivarikonen i det nya fönstret. Webbläsarens dialogruta för utskrift visas.3. Klicka på Skriv ut.

För att spara en rapport i html-format på disk: 1. Klicka på knappen Förbered för utskrift. Ett nytt fönster öppnas där rapporten är formaterad

för utskrift. 2. Klicka på den lilla diskettikonen i det nya fönstret. Webbläsarens dialogruta för att spara fil

visas.3. Bläddra till lämplig mapp och klicka på Spara.Rapporten kan nu enkelt e-postas m.m.

80

Rapporter – VerifikationslistaVerifikationslistan visar bokföringstransaktioner i verif.nrordning. Du kan välja vilka verifika-tionsserier som ska visas och du kan välja att visa transaktioner inom ett datumintervall eller inom ett verifikationsnummerintervall.

Information som visas för varje verifikation i denna rapport är:1. verifikationsserie och nummer2. verifikationsdatum 3. kommentarstext för verifikationen4. kommentarstext för transaktionsraden (valbar)5. kontonummer och kontonamn6. tre kolumner för koder, om dessa använts vid konteringen (valbar)7. belopp debet eller kredit

81

För att få en mer detaljerad verifikationslista markeras Visa texter och Visa resultatgrupp (1) och klickar på knappen Visa. Om texter har lagts till för verifikationsraderna visas dessa samt att om det finns en resultatgrupp vald så visas även denna (2). Korrigera en verifikationDet är mycket enkelt att korrigera en verifikation i e-bokföring. Gör så här: • visa en verifikationslista som innehåller den verifikation som ska korrigeras • klicka på verifikationsnumret och välj korrigera

Du hamnar i Manuell kontering och får en ny korrigeringsverifikation som har två grupper verifikationsrader. Den första gruppen rader (1) speglar den ursprungliga verifikationen, detta innebär att den första verifikationen nollställs, dessa går inte att ändra. Därefter kan du själv lägga upp den felaktiga konteringen på rätt sätt, se den andra gruppen (2). Här kan du ändra, ta bort och lägga till rader så att konteringen blir korrekt. I Exemplet nedan var ett kontonum-mer felaktigt och har ändrats från konto 6211 (1) till 6212 (2).

82

På rapporterna Ver.lista och Huvudbok kommer en korsreferens att skrivas ut på både den ursprungliga verifikationen och korrigeringsverifikationen.

83

På detta sätt uppfylls bokföringslagens krav på fullständig språbarhet samtidigt som det är enkelt att göra en korrigering.

Rapporter – HuvudbokHuvudboken visar årets ingående balans, datumintervallets ingående saldo, alla transaktioner med debet/kreditbelopp samt utgående saldo per konto för valt datumintervall. Transaktio-nerna visas i datumordning under varje konto. Alla konton som har ingående balans och/eller transaktioner i datumintervallet visas i rapporten. Huvudboken kan filtreras på datum, konto, resultatenheter och momskod.

84

För varje transaktionsrad visas följande information:1 verifikationsdatum 2 verifikationsserie och nummer 3 kommentarstext för verifikationen4 debet- eller kreditbelopp 5 kommentarstext för transaktionsraden (valbar)6 resultatenhet, upp till tre resultatgrupper för transaktionen (valbar)7 saldo på kontot efter varje transaktion, kreditsaldon med minustecken

Rapporter – SaldolistaSaldolistan visar datumintervallets ingående balans, debet- respektive kreditsaldo samt utgå-ende balans summerat per konto.Saldolistan kan filtreras på datum, konto, resultatgrupp och momskod.

85

För varje rad visas följande information:1. konto2. kontonamn3. ingående saldo4. debet- och kreditbelopp5. summerad utgående saldo

Rapporter – ResultatrapportResultatrapporten visar de resultatkonton som har använts under räkenskapsåret (eller i valt datumintervall). Konton som har budget eller saldo på föregående år kommer också med om du väljer jämförelse med föregående år. Resultatkonton finns i kontoklasserna 3 till 8 dvs. kontonummer 3000 - 8999.

Rapporten ordnas och summeras efter kontogruppsrubriker enligt ÅRL. Om du använder en äldre typ av kontoplan (BAS95, BAS96) kan rapporten presenteras enligt ÅRL eller BFL (val-bart).

Information som visas per konto är kontonummer, kontonamn, periodens saldo och jämfö-relse med föregående år alternativt budget (valbart). Du kan endast välja jämförelse med föregående år om det finns ett tidigare räkenskapsår. Som jämförelse visas saldot på hela det räkenskapsåret. Om du väljer jämförelse med budget visas budgetsaldon för hela de perioder som i någon del berörs av valt datumintervall. (Exempel: om du väljer 2002-01-30 till 2002-03-03 som datum så kommer budgeten att utgöras av perioderna från och med 2002-01 till och med 2002-03.)

Belopp i resultatrapporten visas med omvänt tecken dvs.intäkter (kreditsaldon) visas utan minustecken och kostnader (debetsaldon) visas med minustecken.

Resultatrapporten kan filtreras på datum, resultatenheter och momskod. Observera att filter på resultatenheter och momskod ger olika beräknat resultat för perioden i balansrapporten jämfört med resultatrapporten. Det beror på att resultatenheter och momskod endast används på vissa konton (oftast på resultatkonton) och inte på hela verifikationer.

Resultatrapportens ”Beräknat resultat” ska överensstämma med ”Beräknat resultat” i balans-rapporten om du inte har filtrerat rapporterna med resultatenheter eller momskod.

86

87

Rapporter – BalansrapportBalansrapporten visar företagets tillgångar, eget kapital och skulder. Balansrapporten omfat-tar balanskonton, dvs. kontoklasserna 1 och 2, och visar saldon på de konton som har ingående balans och/eller har använts under räkenskapsåret (eller i valt datumintervall). För dessa konton visas kontonummer, kontonamn, datumintervallets ingående saldo, periodsaldo och utgående saldo.

Rapporten ordnas och summeras efter kontogruppsrubriker enligt ÅRL. Om du använder en äldre typ av kontoplan (BAS95, BAS96) kan rapporten presenteras enligt ÅRL eller BFL (val-bart).

Balansrapporten kan filtreras på datum, resultatenheter och momskod. Observera att filter på resultatenheter och momskod ger olika beräknat resultat för perioden i balansrapporten jäm-fört med resultatrapporten. Det beror på att resultatenheter och momskod endast används på vissa konton (oftast på resultatkonton) och ej på hela verifikationer.

Balansrapportens ”Beräknat resultat” ska överensstämma med ”Beräknat resultat” i resultat-rapporten om du inte har filtrerat rapporterna med resultatenheter eller momskod.

88

89

Rapporter – Momsrapport - skattedeklarationDenna rapport skrivs ut i ett format som liknar övre delen på den blankett (skattedeklaratio-nen) som ska skickas in till skatteverket. Blankettens övre del avser momsredovisning och den nedre avser löneskatt och sociala avgifter. Observera att denna rapport endast hjälper till att fylla i den övre delen - för moms.

90

Vänstra kolumnenFör redovisning av respektive omsättningstyp på skattedeklarationen (vänstra kolumnen) används de momskoder som är registrerade på bokföringstransaktionerna.

•

91

Rad på skattedekl. och resp. momskod som summeras/visas på raden:11 Momspliktig omsättning inom Sverige: (1+2+3+31)12 Momsfri omsättning inom Sverige: (4)13 Momspliktiga uttag av fastighetsförvaltningstjänster: (41)14 Omsättning av marginal-beskattade varor och tjänster: (42)15 Beskattningsunderlag för marginalbeskattad omsättning: (43)21 Omsättning av varor utanför EG (export): (7)22 Omsättning av tjänster till utlandet: (9)23 Omsättning av varor till annat EG-land: (5)24 Överföring av varor till annat EG-land: (10)25 Förvärv av varor från annat EG-land: (21+22+23)26 Trepartsförvärv av varor från annat EG-land: (11)

92

Högra kolumnenFör redovisning av momsbeloppen används alltid särskilda konton för respektive skatteredo-visningskrav. Autokonteringen konterar på det konto som är kopplat på kontokopplingssidan i kombination med den momskod som är registrerad.

Rad på skattedekl. och resp. kontokopplingar (kontoförslag enligt BAS 2000 inom parentes):30 Utg moms verksamhetslokaler: Utgående moms verksamhetslokaler (2613)

31 Ing moms verksamhetslokaler: Ingående moms verksamhetslokaler (2643)32 Utg moms full: Utgående moms full + Utgående moms verksamhetslokaler (2611 + 2613)33 Utg moms reduc. 1: Utgående moms reduc. 1 (2621)34 Utg moms reduc. 2: Utgående moms reduc. 2 (2631)35 Utg moms varuförvärv EG: Utgående moms varuförvärv, EG (2615)36 Utg moms tjänsteförvärv utland: Utgående moms tjänsteförvärv, utland (2614)37 Avdragsgill ing moms: Ingående moms + Ing moms förvärv, utland + Ingående moms verk-

samhetslokaler (2641+2645+2643)39 Moms att betala eller återfå: (Rad 32 +33+34+35+36-37) eSKDGör så här för att skaffa elektronisk ID-handling och komma igång med att lämna din skattede-klaration elektroniskt. Steg 1 till 3 behöver endast utföras första gången.

1. Skaffa en elektronisk ID-handling från banken. Logga in till internetbanken om du inte redan är inloggad. Gå till beställningar och bank-id. Beställ bank-id och ladda ned filen till din lokala dator.

2. Testa ditt bank-id. Du kan nu utföra en test av ditt bank-id. (testet är frivilligt)

3. Ansök om att få lämna din skattedeklaration elektroniskt till RSV. Ladda ned, fyll i, underteckna och sänd in en anmälan för elektroniska tjänster. Hämta anmäl-ningsblankett.

4. Ladda ned deklarationsfil från e-bokföringen. Gå till e-bokföringen och välj Bokföring/Rapporter/Moms. Välj den månad som skall deklareras och klicka på knappen ”Visa”

•

93

Kontrollera att momsrapporten och klicka där efter på knappen ”Spara eSKD-fil”. Välj det bibliotek där du vill spara deklarationsfilen och klicka på knappen ”spara”.

5. Sänd in deklarationsfil RSV Klicka därefter på länken ”Lämna deklarationen hos RSV” eller gå till sidan https://www1.rsv.se/eskd/login.do

För fortsatta elektroniska deklarationer upprepar du enbart steg fyra och fem. Skulle du använda en annan dator kan du behöva upprepa samtliga steg igen. Alternativt kan du kopiera din bank-id fil till den nya datorn.

BokföringsunderlagUnder momsrapporten kommer ett bokföringsunderlag som kan matas in manuellt eller auto-matiskt. Observera att datumet på denna verifikation bör vara inom den redovisningsperiod på vilken man kört momsrapporten. På detta sätt ”nollar” man perioden och det blir enklare att stämma av momskonton vid t.ex. bokslut. Om verifikationen skapas automatiskt blir datumet för verifikationen den sista dagen i momsperioden.

•

94

Beräkning och kontrollOm du kryssat i rutan ”Visa beräkning” kommer en sammanställning i slutet på rapporten. Den visar hur de olika fälten i momsrapporten räknats ut samt en kontroll att omsättning stämmer med beloppen för utgående moms.

95

Rapporter – SRU, Standardiserat Räkenskaps UtdragRapporten innehåller en lista summerad per SRU-kod för hela räkenskapsåret. Du kan använda rapporten när du fyller i räkenskapsschemat för bolagets deklaration av inkomstskatt.

En SRU-kod är inlagd för varje aktuellt konto i de kontoplaner som följer med e-bokföringen. Dessa kan enkelt ändras vi behov . För kontoplaner som importeras med SIE-fil kan gällande SRU-koder också enkelt läggas in. Gå till Underhåll – Kontoplan, välj kontoklass och konto (rad) och skriv in SRU-koden i fältet SRU. Skatteverket föreskriver SRU-koderna. SRU-koder för olika BAS-kontoplaner kan hämtas hos www.bas.se.

Rapporter – BetalningsjournalPå denna sida kan du i efterhand skriva ut de helautomatiska verifikationer som du har god-känt i autokonteringen (via länken ”Det finns X verifikationer att godkänna”).

Ange ett verifikationsintervall (inkl. ver.serie) och klicka på ”Förbered för utskrift” för att skriva ut verifikationerna.

Du kan se när ett verifikationsintervall godkändes och skrevs ut första gången på sidan Arkiv > Historik.

Rapporter – Bokförda fakturorHär kan du skriva ut fakturajournaler igen.

Välj journal i listan och klicka på Visa eller Förbered för utskrift. Kryssa i rutan ”Visa fakturave-rifikation” om du vill se hela konteringen på varje faktura.

Leverantörsrapporter – LeverantörsreskontralistaDenna rapport visar inbokade, obetalda leverantörsfakturor per ett visst datum. Manuella bokningar på leverantörsskuldkontot visas inte.

Alla fakturor med fakturadatum samma som eller tidigare än rapportens per-datum och betal-ningsdatum senare än per-datum kommer med i rapporten.

Här syns även verkligt eller beräknat betalningsdatum (B) vilket är extra värdefullt vid t.ex. bokslut när man vill se leverantörsreskontran per bokslutsdagen och samtidigt se vilka faktu-ror som verkligen blivit betalda.

96

Alla fakturor som är inlagda via internetbanken sorteras och summeras per mottagare i rapporten. Övriga, dvs. kontohändelser som konterats som leverantörsskulder, visas under separat rubrik sist i rapporten.

Information som visas för varje faktura är:• meddelande (förkortat) till mottagaren• bokföringsdatum• beräknat eller verkligt betaldatum, verkligt visas med B efter datumet• verifikationsnummer för faktura resp. betalning (valbar)• hela meddelandetexten (valbar)• belopp

För ”Övriga - utan mottagare” visas kontoutdragstext istället för meddelandetext.

Leverantörsrapporter – BetalningsprognosDenna rapport visar alla inbokade, obetalda leverantörsfakturor sorterade och summerade per vecka för beräknad betalning. Manuella bokningar på leverantörsskuldkontot visas inte.

Information som visas för varje faktura är:• leverantör (mottagare)• beräknat betalningsdatum (beloppet dras)• belopp

Leverantörsrapporter – LeverantörsfakturorDenna rapport visar inbokade leverantörsfakturor med ankomstdatum eller betalningsdatum i angivet datumintervall. Manuella bokningar på leverantörsskuldkontot visas inte.

Alla fakturor som är inlagda via internetbanken sorteras och summeras per mottagare i rapporten. Övriga, dvs. kontohändelser som konterats som leverantörsskulder, visas under separat rubrik sist i rapporten.

Information som visas för varje faktura är:• meddelande (förkortat) till mottagaren• ankomstdatum• beräknat eller verkligt betalningsdatum, verkligt visas med B efter datumet• verifikationsnummer för faktura resp. betalning (valbar)

97

• registreringsdatum (valbar)• hela meddelandetexten (valbar)• belopp

För ”Övriga - utan mottagare” visas kontoutdragstext istället för meddelandetext.

Underhåll – KontoplanHär kan du lägga till, ta bort och ändra inställningar på konton. Du lägger till konton genom att välja ett konto från mallkontoplanen eller genom att skapa ett nytt, eget konto.

Det kan vara bra att ta bort de konton som du tror att du aldrig kommer att använda. Arbe-tet med e-bokföringen blir enklare och snabbare om det inte ligger onödigt många konton i kontoplanen.

Du kan lägga till konton när som helst om du upptäcker att du behöver ett konto som du tagit bort. När du har börjat använda ett konto kan det inte längre tas bort.

98

Söka konto (1)Under rubriken Söka konto väljer du vilket urval av konton du vill se. Enklast är att klicka på en kontoklass så visas kontona under rubriken Konton.

Lägg till konto från mallkontoplan (2)Klicka på Lägg till konto från mallkontoplan för att välja ett eller flera konton ur mallkontopla-nen. Ett nytt fönster visas med alla konton i aktuell mallkontoplan. De konton som redan ingår i din kontoplan visas med asterix. Markera ett konto och klicka på knappen Lägg till för att lägga till konto. Du kan också markera flera konton genom att hålla nere Ctrl-knappen när du markerar konton.

I denna ruta kan du också välja en annan mallkontoplan. Klicka på länken ändra för att göra det.

Förbered för utskrift (3)Klicka på knappen Förbered för utskrift om du vill visa aktuellt kontourval i ett format som är mer lämpat för utskrifter.

Ändra markerade (4)Klicka på knappen Ändra markerade för att bearbeta flera konton på en gång. Se mer om denna funktion under rubriken Mer om Ändra markerade nedan.

Kopiera (5)Klicka på knappen Kopiera för att skapa ett konto genom att utgå från det konto rad-editorn står på.

Skapa nytt (6)Klicka på Skapa nytt konto för att skapa ett helt nytt konto, dvs. ett konto som inte finns i mallkontoplanen.

Spara ändringarna (7)b Observera att ändringar kan ha gjorts på konton i flera olika kontoklasser och att alla dessa ändringar kommer att sparas först när du klickar på knappen Spara ändringar.

99

Kontoinformation, rad-editornKlicka på ett konto för att ändra på kontoinformation. För att se alla inställningar på kontot klickar du på pilarna till vänster (pekar neråt). Rad-editorn fälls upp och all kontoinformation visas. Klicka på pilarna igen (pekar nu uppåt) för att fälla ihop rad-editorn. Observera att du måste klicka på knappen Spara för att de ändringar gjorts ska sparas. Det gäller även om du bytt kontoklass efter att ändringar gjorts. (19).

KontoKontonumret kan innehålla max. 4 siffror. Det går inte att ändra kontonummer på ett konto som används under det aktuella räkenskapsåret eller som har en ingående balans.

BenämningNamn på kontot (högst 30 tecken). Du kan ändra benämningen även om kontot använts.

KontotypHär anges en av fyra typer; Tillgång (T), Skuld (S), Intäkt (I) eller Kostnad (K). Fältet används bl.a. av budgetinmatningssidan där belopp på alla konton av typen Intäkt matas in med om-vänt tecken (dvs positiva värden men lagras som kreditsaldon).

Ingår vid autokontering för inbetalningar/utbetalningarDessa markeringar styr vilka konton som ska visas i listan Välj kontering på sidan Autokonte-ring. En god idé är att i listan ha med de vanligaste kostnadskontona vid utbetalningar och de vanligaste intäktskontona vid inbetalningar.

Du kan markera i båda rutorna för ett konto. Då visas kontot i listan både vid in- och utbetal-ningar på sidan Autokontering.

SRU kodFältet används för att styra under vilken SRU-kod som konto ska summeras i “SRU-rapporten”. Se även avsnittet Rapporter – SRU.

100

RaderaMarkera i rutan Radera för att ta bort kontot ur kontoplanen. Endast konton som inte använts på aktuellt räkenskapsår kan tas bort.

Spärra för manuell konteringDet kan vara bra att spärra de konton som är kopplade till bankkontot (t.ex. 1930 i BAS2000), leverantörsreskontra, (t.ex. 2440 i BAS2000), och kundreskontra (t.ex. 1510 i BAS2000). Spär-rade konton kan inte användas i Manuell kontering.

Använd momskodHär styr du om kontot ska vara kopplat till en momskod. Fyra alternativ finns:

Aldrig – innebär att kontot inte konteras med momskod.

Tillåts – innebär att kontot kan konteras med momskod. Vid kontering kan du välja att ändra förvald momskod eller att kontera utan momskod.

Alltid – innebär att kontot alltid konteras med momskod. Vid kontering kan du välja att ändra förvald momskod (men du kan inte kontera utan momskod).

Låst – innebär att kontot alltid konteras med förvald momskod (går inte att ändra vid konter-ing).

MomsbehandlingDetta fält är en hjälp för att begränsa vilka momskoder som ska visas i listan i fältet Momskod (se nedan). Välj “Försäljning”, “Inköp” eller “Ingen moms”. Gäller endast för intäkts- och kostnadskonton och styr om en försäljnings- eller inköpsrelaterad momskod kan väljas i fältet “Momskod”.

MomskodMomskoder används för två saker:• Registrera vilken omsättningsklass konteringen tillhör. • Styra vilken momssats som ska användas när momsen beräknas.

De val som visas i listan Momskod styrs av vad som valts i fältet Momsbehandling (se ovan).

Användning av resultatgrupper(Denna rubrik syns endast om du har aktiverat användning av resultatgrupper.)

101

Här väljer du om respektive resultatgrupp ska kunna användas ihop med kontot. Du kan an-vända upp till tre resultatgrupper, t.ex. kostnadsställe, resultatenhet och projekt i e-bokföring. Du bestämmer vilka resultatgrupper som ska vara aktiva på sidan Underhåll > Resultatgrup-per.

På kontot kan du välja ett av tre alternativ för varje resultatgrupp:

Aldrig – innebär att kontot aldrig konteras med resultatenhet.Tillåts – innebär att kontot kan konteras med resultatenhet.Alltid – innebär att kontot måste konteras med resultatenhet.

Obs! Glöm inte klicka på knappen Spara ändring efter att du ändrat uppgifter.

Mer om Ändra markeradeOm du vill utföra en viss ändring på flera konton samtidigt kan denna funktion vara smidig. Några exempel på sådana ändringar:• radering av flera konton samtidigt• justera användning av resultatgrupper• ändra momsregler

Arbetsgång för Ändra markerade

1. MarkeraBörja med att markera de konton du vill ändra gemensamt på genom att markera dem i vän-sterkanten.

102

2. Klicka på Ändra markeradeRutan ”Ändra markerade konton” visas. Den påminner om rad-editorn i utfällt läge. Du ser även hur många konton du har markerat.

3. Gör ändringarnaDe ändringar du gör här kommer att gälla alla markerade konton.Grå kryssmarkering i en ruta innebär att markerade konton har olika inställning och inte kommer ändras. Om du klickar så en kryssmarkering blir svart eller tar bort en kryssmarkering kommer alla markerade konton att ändras. Motsvarande gäller om ett val i en lista är blankt (t.ex. momsbehandling)

4. Spara dina ändringarKlicka på knappen Ok när du är klar. Kontrollera i listan att ändringarna blev riktiga. Klicka sedan på knappen Spara ändring.

Underhåll – ResultatgrupperAtt använda resultatgrupper, eller underdimensioner, subkonton, objekt som de kan heta i andra bokföringsprogram, är ett sätt att förfina redovisningen för internt bruk och har inget med den externa redovisningen till myndigheter att göra. Det är långt ifrån alla företag som överhuvudtaget använder resultatgrupper.

e-bokföring tillåter upp till tre resultatgrupper, dvs. dimensioner. Du kan alltså samtidigt an-vända t.ex. resultatenhet, kostnadsställe och projekt. Under varje resultatgrupp kan du lägga in obegränsat antal resultatenheter (valmöjligheter).

103

ResultatenheterTypiska resultatgrupper är resultatenhet, kostnadsställe, kostnadsbärare och projekt. Om du t.ex. lagt upp gruppen resultatenhet och resultatenheterna Sthlm, Gbg och Malmö så kan du för utvalda konton vid kontering lägga in en resultatenhet (t.ex. Gbg) så att den sparas med transaktionsraden. Du kan sedan köra ut resultat- och balansrapporter för respektive resultat-enhet samt totalt för företaget.

På den här sidan läggs resultatenheterna (t.ex. avdelningar) upp. Innan du lägger upp resultat-enheterna är det lämpligt att ange vilka resultatgrupper som skall vara aktiva. Det görs under sidan ”Lägg till eller ändra resultatgrupper”.

För att kunna kontera på en resultatenhet krävs också att det konto du konterar på tillåter eller kräver kontering på resultatgruppen. Detta ställs in i kontoplanen. På varje konto kan du där ange Aldrig, Tillåts eller Alltid för var och en av de tre resultatgrupperna.

Kod (1)Detta är det korta namnet på resultatenheten. Max. fem tecken får plats i detta fält. Du kan antingen numrera resultatenheterna eller ange en förkortning t.ex. Sthlm eller Gbg.

Benämning (2)Benämningen ger plats för en lite längre beskrivning av resultatenheten t.ex. Stockholm eller Göteborg.

Ingående balans (3)Om resultatenheten tillåts eller krävs på något eller några balanskonton (kontoklass 1 och 2) så får du upp dessa konton här så att du kan mata in ingående balanser på dem. Ingående balans på resultatenhets-nivå behöver inte på något sätt överensstämma med ingående balansen totalt för ett konto. Summan av ingående balanser för en resultatgrupp behöver inte heller vara noll.

104

ResultatgrupperPå den här sidan anges vilka resultatgrupper som skall vara aktiva.

Kolumnen Används (4)Sätt kryss för en, två eller tre resultatgrupper för att aktivera dem.

Kolumnen Presentationsordning (5)Om du valt att aktivera fler än en resultatgrupp kan du här ange vilken ordning de ska presen-teras i vid kontering och rapporter. Sätt nummer 1 på den första, 2 på den andra och 3 på den tredje.

Kolumnen Kortnamn (6)Ange här ett kortnamn på upp till fem tecken för varje resultatgrupp, t.ex. KS för kostnads-ställe, RE för resultatenhet osv. Kortnamnet är det som syns i rubriker vid kontering, rapporter m.m.

Kolumnen Benämning (7)Här anges benämningen på resp. resultatgrupp, t.ex. Kostnadsställe, Resultatenhet. Benäm-ningen syns bl.a. vid filtrering på resultatgrupp.

Glöm inte att klicka på Spara efter eventuella tillägg och förändringar.

När du aktiverat och givit namn på resultatgrupperna blir nästa steg att: • Gå till Underhåll > Kontoplan. Plocka fram de konton på vilka du vill kunna använda resultat-

grupper och ange på respektive konto under rubriken ”Användning av resultatgrupper” om en resultatgrupp (t.ex. resultatenhet) ska tillåtas eller krävas (val alltid) vid kontering.

• Gå slutligen till Underhåll > Resultatenheter och mata in själva resultatenheterna (valmöj-ligheterna) under respektive resultatgrupp. Välj först resultatgrupp. Då visas eventuella befintliga resultatenheter i listan nertill. Mata in en resultatenhet och en benämning och klicka Spara för att lägga till in resultatenhet. Här kan du även mata in ingående balanser per resultatenhet.

105

Underhåll – BudgetDu kan registrera en budget på valfria resultatkonton, dvs. på konton i kontoklasserna 3-8.

Budgetsidan är indelad i två avsnitt:• Registrera budget (upptill på sidan).• Visa budget (nertill på sidan). Genom att klicka på Visa alla längst ner på sidan, visas en lista med alla konton där det finns en budget registrerad.

Du registrerar alltid budgeten per period och du kan använda kr eller tusentals kr som enhet.

106

Gör så här för att registrera en budget::

1. Ange det konto på vilket du vill registrera budgetvärden, eller klicka på >> (till vänster om Ange huvudbokskonto) för att välja konto ur listan som visas. Om det redan finns en budget på kontot visas dessa värden i inmatningsfälten.

2. Lägg in eller justera värden för valfria perioder och klicka sedan på Spara.

3. Då uppdateras listan under Visa budget så att du kan följa de konton du har budgeterat.

Jämförelse med budgetI resultatrapporten kan du välja att jämföra utfall med budget och dessutom få en avvikelse i %.

Budget på resultatgrupp-nivåBudget kan även läggas in på resultatenheter (Stockholm, Göteborg osv.) under respektive resultatgrupp (t.ex. Kostnadsställe).

Välj först resultatgrupp och sedan den resultatenhet som skall budgeteras. Inmatning och ändring sker på samma sätt som för budgetering på konto. Glöm inte spara.

Det finns inget krav att budget på resultatenheter ska stämma med budgetvärden totalt per konto.

Observera! Under rubriken Visa budget nertill måste du också välja att visa den resultatgrupp och resultatenhet som du jobbar med om du vill att listan nertill ska visa det som matas in.

107

Underhåll – Ingående balanserDu kan registrera ingående balanser för alla balanskonton, dvs. konton i kontoklasserna 1 och 2. Även kontoklasserna 0 och 9 kan ha ingående balanser.

För att kunna registrera och spara ingående balanser måste alltid summa debet vara lika med summa kredit. Det kan ligga en differens mellan debet och kredit när du går in i Registrera IB om bokföringen har importerats.

108

Gör så här för att registrera: 1. Klicka på Visa alla.

2. Mata in balanser på respektive konto med kreditsaldon som negativa belopp.

3. Klicka på knappen Beräkna differens för att se om debet = kredit med de ändringar du matat in men som ännu inte sparats.

4. Glöm inte spara dina ändringar genom att klicka på Spara-knappen längst ner på sidan.

Överföra UB-IBDu kan överföra utgående balanser från föregående år till ingående balanser på det aktiva året hur många gånger som helst. Vid överföringen raderas först alla eventuella befintliga balanser.

När du anser att de ingående balanserna är definitiva kan det vara lämpligt att stänga period 1 (förutsatt att du inte behöver registrera mer på period 1). Då kan inte balanser överföras igen av misstag. Du stänger en period på sidan Underhåll > Perioder.

Vid överföringen av utgående balanser från föregående räkenskapsår nollställs saldot på det balanskonto som kopplats till Årets resultat. Detta saldo läggs istället till kontot som kopplats till Vinst/förlust från föregående år.

Om det finns en differens i kontoklasserna 1 och 2, dvs. ett resultat som inte har bokförts manuellt på ett balanskonto, så kommer denna differens också läggas till kontot som kopplats till Vinst/förlust från föregående år. Därmed blir summa IB för innevarande år alltid noll efter överföring.

109

Underhåll – PerioderFör att undvika att registrera verifikationer på fel period kan du stänga en period när du är klar med den. På en stängd period kan inga verifikationer registreras, varken manuellt eller automatiskt.

För att stänga en period markerar du i kolumnen Stäng och klickar på Spara. Om du vill öppna perioden igen tar du bort markeringen och klickar på Spara.

Period 1Period 1 har en speciell funktion förutom att spärra själva perioden för registrering. Om du har stängt period 1 går det inte att registrera eller överföra ingående balanser till räkenskapsåret. Det går inte heller att ändra årskontokopplingarna för räkenskapsåret.

110

Årsinställningar – RäkenskapsårHär kan du förlänga eller förkorta det sista räkenskapsåret som finns upplagt samt lägga upp och ta bort räkenskapsår.

Ändra längd på räkenskapsår (1)Det sista räkenskapsåret som finns upplagt kan du ändra så att det blir min. 1 period och max. 18 perioder långt. Om det finns bokföring registrerad på en period så kan den inte tas bort och räkenskapsåret blir därmed minst så långt så att det omfattar befintlig bokföring.

Ta bort räkenskapsår (2)Det sista räkenskapsåret som finns upplagt kan tas bort så länge det inte finns någon bokfö-ring registrerad. Om det går att ta bort året visas knappen Ta bort räkenskapsår.

Skapa nytt räkenskapsår (3)Du kan skapa ett nytt räkenskapsår när som helst. Ett nytt år börjar alltid med månaden efter den sista månaden i det sista befintliga räkenskapsåret om ett sådant finns. Slutperioden sätts så att året blir 12 perioder långt, men du kan ändra så att året blir 1-18 perioder långt.

I samband med att du skapar ett nytt år väljer du också vilken kontoplan det nya året ska ha. Normalt fortsätter man med samma kontoplan som året innan. Då får du också alla årskonto-kopplingar automatiskt vilket underlättar jämförelser mellan åren i resultatrapporten.

111

Om du markerar i rutan Överför föregående års balanser preliminärt så överförs utgående balanserna från föregående år till ingående balanser på det nya året. I samband med detta överförs resultatet från föregående år till det konto som kopplats för att ta emot föregående års resultat (under Årsinställningar > Kontokoppling).

Årsinställningar – VerifikationsserierPå sidan Verifikationsserier kan du lägga upp och ta bort verifikationsserier. Detta gör du på den nedre delen av sidan under Lägg till/ändra verifikationsnummerserie.

Du kan också ange hur serierna ska kopplas till olika funktioner i automatiken vilket sker på den övre delen av sidan under Koppla verifikationsserier. Kopplingarna styr vilken nummerserie som autokonteringen och avancerad kontering använder i olika sammanhang. Dessutom styrs här vilken serie som ska visas förvald vid manuell kontering.

Börja med att tänka igenom hur många nummerserier som ska användas i bokföringen.

Tips! Läs igenom kapitlet ”e-bokföring – förbereda sig och tänka igenom arbetssätt” innan du ändrar i verifikationsserierna och deras kopplingar.

112

Lägga till verifikationsserie

1. Välj en ny kod i listan, t.ex. D.

2. Skriv in en benämning på serien, t.ex. ”´Korrigeringsverifikationer”.

3. Ange ett startvärde för serien vid nytt ett räkenskapsår. (När du lägger upp ett nytt räken-skapsår kopieras verifikationsserierna och deras kopplingar till det nya året. Detta värde styr då vilket nummer den första verifikationen i denna serie ska få på det nya året.)

4. Markera om serien ska tillåtas vid manuell kontering. Om rutan är markerad kan du välja serien vid manuell kontering.

5. Klicka Spara.

Den nya nummerserien visas nu i listan Befintliga verifikationsserier längst ner på sidan.

113

Koppla verifikationsserier

Gör så här för att koppla en nummerserie till en verifikationstyp:

1. Välj serie i listan och klicka på Spara kopplingar.

2. Då visas ditt val i kolumnen Kopplad serie.

Det finns sex verifikationstyper. Dessa kan du koppla mot serierna i listan Befintliga verifika-tionsserier (se längst ned) så att nya verifikationer alltid styrs till samma serier.

Om du bokför enligt kontantmetoden behöver du endast koppla serier till verifikationstyperna Övriga bankkontohändelser och Manuell kontering.

Följande verifikationstyper finns:

Manuell konteringDenna verifikationsserie visas som förslag vid manuell kontering. För att kunna koppla en serie hit, måste rutan ”Tillåt manuell kontering” vara markerad.

Övriga bankkontohändelserAnvänds i Autokontering för den verifikation som skapas när du konterar en kontohändelse (in- eller utbetalning) och väljer motbokning mot bankkonto.

114

LeverantörsfakturaAnvänds i Autokontering för den halvautomatiska verifikation som skapas när du konterar ett betalningsuppdrag eller en kontohändelse och väljer motbokning mot leverantörsskulder (L).

KundfakturaAnvänds i Autokontering för den halvautomatiska verifikation som skapas när du konterar en kontohändelse (eller ett betalningsuppdrag) och väljer motbokning mot kundfordringar (K).

LeverantörsbetalningAnvänds i Autokontering för den betalningsverifikation som motsvarar en konterad Leveran-törsfaktura.

KundbetalningAnvänds i Autokontering för den betalningsverifikation som motsvarar en konterad Kundfak-tura.

MomsredovisningAnvänds vid momsredovisningen. När momsrapporten körs kan du välja att skapa en bokfö-ringsorder för momsredovisningen automatiskt genom att klicka på knappen Skapa ovanstå-ende verifikation. Den verifikation som då skapas får ett verifikationsnummer i den serie som anges här.

Verifikationstyperna Leverantörsbetalning och Kundbetalning används i Autokontering för de betalningsverifikationer som motsvarar konterade Leverantörs- resp. Kundfakturor. Dessa verifikationer skapas först när resp. betalning är genomförd och du godkänt betalningsverifi-kationerna via en länk från Autokonteringen.

115

Årsinställningar – KontokopplingarKontokopplingar styr mycket av automatiken i e-bokföring, bl.a. vilka konton i bokföringen som motsvarar bankkonto, kundreskontra, leverantörsreskontra samt hur momsen ska bokas.

Det finns sex olika grupper av kontokopplingar: 1. Styrning av bankkonton in till bokföringen.2. Kund3. Leverantör4. Moms5. Överföring resultat6. Övriga

Dessutom väljer du vilket bankkonto som ska kopplas till Autokonteringen i e-bokföring.

De flesta kontokopplingarna är redan ifyllda när du startar e-bokföring. Normalt behöver du inte gå in på Kontokopplingar utan kan börja bokföra direkt.

Ändra en kontokopplingAnge ett kontonummer i kolumnen ”Ändra till nytt bokföringskonto” för att lägga till eller änd-ra en kontokoppling. Du kan ange nya kontonummer på flera rader innan du klickar på knappen ”Spara kontokopplingar” längst ner på sidan. Då sparas ändringarna och du kan kontrollera i kolumnen ”Aktuellt bokföringskonto” att det blev riktigt.

Du kan också söka i kontoplanen på något av följande sätt för att hitta rätt konto att koppla. • Ange början på ett kontonummer. Tryck på Tab-tangenten och välj ur listan som visas. Godkänn med OK. • Ange början på en kontobenämning. Tryck på Tab-tangenten och välj ur listan som visas.

Godkänn med OK. • Klicka på >> och välj ur listan som visas. Godkänn med OK.

Välj det bankkonto (transaktionskonto) som du vill koppla till bokföringen (3)Om du har flera bankkonton väljer du här vilket som ska kopplas till din bokföring. Det konto du väljer är det som du kommer att jobba med i autokonteringen.

116

1. Styrning av bankkonton in till bokföringenDetta är den viktigaste av alla kontokopplingar. Den styr vilket konto i bokföringen som ska kopplas till bankkontot. Alla verifikationer som skapas på sidorna Autokontering och Avance-rad kontering bokas direkt eller indirekt (via leverantörsskulder eller kundfordringar) mot detta konto.

Om du har flera bankkonton väljer du under Arkiv > Grunduppgifter vilket bankkonto som ska knytas till automatiken i e-bokföring (endast ett). Övriga bankkonton bokför du via manuell kontering. De har i regel också sina respektive huvudbokskonton i bokföringen (men de kan inte kopplas i programmet).

2. KundFunktionen Kundfordran styr vilket fordringskonto som inbetalningar bokas på i Autokonte-ring när du väljer motbokning mot kundfordringar (K). I Avancerad kontering kan du boka mot detta fordringskonto genom att välja det i listan på den första raden.

Fraktavgift på inbetalningar och expeditionsavgift på inbetalningar styr vilka konton som beloppen för fraktintäkter resp. expeditionsavgifter (intäkt) ska bokas på vid inbetalningar. Det är de belopp som du i Autokonteringen kan ange i kolumnerna Frakt och Exp.avg.

3. LeverantörFunktionen Leverantörsskuld styr vilket skuldkonto som utbetalningar bokas på i Autokonte-ring när du väljer motbokning mot leverantörsskulder (L). I Avancerad kontering kan du boka mot detta skuldkonto genom att välja det i listan på den första raden.

Fraktavgift på utbetalningar och expeditionsavgift på utbetalningar styr vilka konton som be-loppen för fraktkostnader resp. expeditionsavgifter (kostnad) ska bokas på vid utbetalningar. Det är de belopp som du i Autokonteringen kan ange i kolumnerna Frakt och Exp.avg.

117

4. Moms Redovisningskonto för moms (skuld)När du tar fram Momsrapporten skapas ett bokföringsunderlag för momsredovisningen där momsskulden automatiskt konteras på detta konto.

MomsfordranNär du tar fram Momsrapporten skapas ett bokföringsunderlag för momsredovisningen där en eventuell momsfordran automatiskt konteras på detta konto. Du kan ange samma konto som för ”Redovisningskonto för moms”.

Ingående moms (51, 52, 53)Valt konto används av autokonteringen för att kontera moms vid inköp, dvs när momskod 51, 52 eller 53 används.

Utgående moms full (1)Valt konto används av autokonteringen för att kontera full moms, dvs när momskod 1 an-vänds.

Utgående moms reducerad 1 (2)Valt konto används av autokonteringen för att kontera moms reducerad 1, dvs. när momskod 2 används. Utgående moms reducerad 2 (3)Valt konto används av autokonteringen för att kontera moms reducerad 2, dvs. när momskod 3 används.

Utg moms varuförvärv, EG (21, 22, 23)När momskoderna 21, 22 eller 23 används konteras momsbelopp motsvarande aktuell moms-sats på kontot. Samtidigt konteras samma belopp på kontot som är valt för ”Ing moms förvärv, utland”.

Utg moms tjänsteförvärv, utland (31)När momskoden 31 används konteras momsbelopp motsvarande full momssats på kontot. Samtidigt konteras samma belopp på kontot som är valt för ”Ing moms förvärv, utland”.

118

Ing moms förvärv, utland (21, 22, 23, 31)Se kontokopplingarna ”Utg moms tjänsteförvärv, utland”, ”Utg moms varuförvärv, EG”.

Utg moms verksamhetslokaler (42)Momskod 41 används för att beräkna momsbelopp rörande verksamhetslokaler. Samtidigt konteras samma belopp för kontot ”Ing moms verksamhetslokaler”.

Ing moms verksamhetslokaler (43)Se kontokoppling ”Utg moms verksamhetslokaler”.

5. Överföring resultatVid överföring av utgående balanser från föregående räkenskapsår nollställs saldot på det balanskonto som kopplats till Årets resultat. Detta saldo läggs istället till kontot som kopplats till Vinst/förlust från föregående år.

Om det finns en differens i kontoklasserna 1 eller 2, dvs. ett resultat som inte bokförts ma-nuellt på ett balanskonto, så kommer denna differens också läggas till kontot som kopplats till Vinst/förlust från föregående år. Därmed blir summa IB på innevarande år alltid noll efter överföring.

119

6. ÖvrigaHär kopplas kontot för öresavrundning. Kontot används när momsredovisningen ska bokföras eftersom momsen redovisas till myndigheten i hela kronor.

Årsinställningar – ÅrskontokopplingarPå denna sida ställer du in hur konton ska kopplas ihop mellan två räkenskapsår. Årskonto-kopplingarna styr dels hur balanser överförs mellan åren (Överföra UB-IB), dels hur jämförelser med föregående år visas i resultatrapporten.

När du skapar ett nytt räkenskapsår och väljer samma kontoplan som året innan ställs årskon-tokopplingarna in automatiskt. Väljer du en annan kontoplan måste du lägga in årskontokopp-lingarna manuellt.

120

Gör så här för att ändra eller lägga till årskontokopplingar:

1. Klicka på en kontoklass eller Visa alla. I listan visas föregående års konton.

2. Skriv in kontonummer att koppla till ur årets kontoplan i inmatningsfälten på respektive rad. Om du behöver söka efter ett kontonummer klickar du på >> för att söka ur kontoplanen (alternativt kan du skriva in ? och sedan trycka på Tab-tangenten för att söka konto).

3. Spara sidan när du har ändrat uppgifter på den.

GrunduppgifterSidan Grunduppgifter har ett antal flikar .

Fliken Organisationen (1)Här kan du ange företagets namn- och adressuppgifter. Namnet skrivs ut huvudet på alla rap-porter.

Fliken Bokföring (2)Det finns två bokföringsmetoder att välja mellan:• Bokföra fakturor direkt vid ankomst• Kontantmetoden

Bokföra fakturor direkt är förvalt. Ändra om du bokför enligt kontantmetoden.

Oftast följer valet av bokföringsmetod vilken redovisningsmetod för moms som företaget registrerat hos Skatteverket enligt följande:

Redovisningsmetod för moms BokföringsmetodFaktureringsmetod Bokföra fakturor direkt vid ankomstBokslutsmetod Kontantmetod

Läs mer om de två bokföringsmetoderna i avsnittet ”Två metoder att bokföra fakturor”, i kapit-let ”e-bokföring – förbereda sig och tänka igenom arbetssätt”.

121

Fliken Fakturering (3)Parametrarna i detta avsnitt är endast aktuella om du använder fakturering och kundres-kontra.

Här kan du ställa in standardvärden för t.ex. betalningsvillkor, leveranssätt m.m. dvs. de värden som ska vara förinställda när en ny kund läggs upp.

122

Fliken Kundreskontra (4)Här kan du mata in de texter som ska visas på påminnelser samt parametrar för ränte-fakturering.

Fliken Produktdelar (5)Under denna flik kan du justera vilka produktdelar du utnyttjar , företagsuppgifter samt debi-teringsinformation.

Observera! De val du gör på denna sida kommer att påverka hur mycket ditt företag debiteras för e-bokföring.

123

Fliken Dokument (6)Under fliken Dokument kan du välja vilket utseende dina kundfakturor ska ha.

Fliken Logo (7)Här kan du ladda upp ditt företags logotyp. Den kommer att skrivas ut på dina kundfakturor.

Systemparametrar (8)Här visas aktuella momssatser.

Spara samtliga grunduppgifterSpara alltid sidan när du har ändrat uppgifter på den.

124

HistorikI historiken loggas viktiga händelser i e-bokföringen som t.ex. ändring av konton, registrering av verifikationer eller stängning av period.

Det kan vara bra att titta i historiken om du t.ex. kört ut en rapport vid två tillfällen och vill se vad som hänt mellan dessa två tillfällen.

Historiken kan presenteras filtrerad på • användare• kategori• räkenskapsår• datum• tid

125

ImportOm du tidigare har jobbat i ett bokföringsprogram som stöder export av SIE-filer och vill gå över till e-bokföring kan det vara lämpligt att föra över data med importfunktionen.

På det sättet kan du enkelt byta bokföringsprogram mitt i ett räkenskapsår och få med dig alla befintliga verifikationer från ditt gamla program.

Du kan också importera verifikationer löpande från ett annat program t.ex. löneprogram.

Den fil som importeras har formatet SIE 4. SIE står för Standard för Import och Export och är ett filformat som tagits fram av tillverkarna av bokföringssystem just för att bokföringsdata ska kunna föras över mellan olika bokföringssystem.

126

Gör så här:

1. Skapa en fil (exportera) i formatet SIE 4 i ditt gamla bokföringsprogram för det räkenskapsår som ska överföras. Notera var SIE-filen sparas.

2. Gå till Arkiv > Import i e-bokföring, bläddra fram SIE-filen och klicka på Öppna. Klicka på Nästa.

3. Om filen kan läsas av e-bokföring så visas en saldolista på skärmen. Kontrollera att saldolis-tan verkar vara korrekt. Klicka på Nästa.

4. Då visas en sammanfattning av den information som ska importeras. Vid texten Ange baskontoplan väljer du i listan den baskontoplan som importerad data är baserad på. Detta styr hur automatiska funktioner i e-bokföring ställs in. Bekräfta genom att markera i rutan ”Informationen är OK”. Klicka sedan på Godkänn.

5. Nu läses informationen in i e-bokföring. Det kan ta ett par minuter. När det är klart visas ett meddelande om importen lyckats.

När data importeras skapas samtidigt ett eller två räkenskapsår i e-bokföringen. Om det ska-pas två år så innehåller det första året endast utgående saldon.

Du kan ta bort räkenskapsår som du har importerat så länge du inte lagt till några verifikatio-ner i e-bokföringen.

Importera data till befintligt räkenskapsårDet går inte att importera data till ett räkenskapsår som redan har verifikationer skapade i e-bokföring. Om du har ett tomt räkenskapsår så kan du importera data till det, men räken-skapsåret (början och slut) måste överensstämma med det räkenskapsår som importeras. För att justera längden på ett räkenskapsår, gå till Årsinställningar - Räkenskapsår.

Om du importerar data till ett befintligt (tomt) räkenskapsår kommer inställningar av kon-toplan, resultatgrupper m.m. från importerad data att skriva över befintliga inställingar på räkenskapsåret.

Importera data som innehåller flera verifikationsserierEfter import av data med flera verifikationsserier måste dessa kopplas till rätt verifikationstyp. Detta gör du på sidan Årsinställningar - Verifikationsserier under rubriken Koppla verifika-tionsserier.

127

ExportAtt exportera bokföringsdata kan vara aktuellt om du vill föra över data till ett annat bokfö-ringsprogram, ett analysprogram (t.ex. vid revision) eller om du av någon annan anledning vill spara ditt bokföringsdata i ett generellt filformat.

Du kan endast exportera det aktiva räkenskapsåret. Data som exporteras är räkenskapsår, kontoplan, ingående balanser och verifikationer.

Den fil som exporteras har formatet SIE1, SIE2 eller SIE 4. SIE står för Standard för Import och Export och är ett filformat som tagits fram av tillverkarna av bokföringssystem just för att bokföringsdata ska kunna föras över mellan olika bokföringssystem.

Kommentar (1)Du kan lägga in en kommentar i filen.

Exportera endast första resultatgruppen (2)Du kan exportera hela bokföringen, men vissa bokföringsprogram klarar bara att importera en resultatgrupp. Markera i denna ruta om det bokföringsprogram du ska exportera till inte kan ta emot mer än en resultatgrupp.

Välj SIE-format (3)Här kan du välja att exportera endast saldon (SIE1 och SIE2) eller verifikationer (SIE4). Mer information om de olika SIE-formaten finns på www.sie.se.

Exportera fil (4)Klicka på knappen Exportera fil och ange i dialogrutan på vilken disk den exporterade filen ska sparas.

128

129

Beskrivning av varje funktion – Fakturering

Skapa ny – Ny offertNär du väljer Ny offert i menyn, eller klickar på Ändra för en befintlig offert på sidan Befintliga - Offerter, kommer du till denna sida. För att skapa eller ändra i en offert gäller följande flöde:

1. Lägg till eller ändra kundinformation och artikelrader. Klicka på knappen Spara eller knappen Spara och tilldela nummer (om det är en ny offert).

2. Du ser offerten på bildskärmen. Kontrollera uppgifterna. Välj att skriva ut offerten eller att göra faktura av offerten genom att klicka på respektive knapp. Klicka på knappen Ändra om du istället vill gå tillbaka och ändra information.

Lägga till och ändra information på offertenSidan består av två delar:• Kundinformation. Här väljer du kund eller matar in ny kundinformation.• Rader. Här matar du in offertens artikelrader.

Normalt börjar man först med att söka en kund i kundregistret. Du kan söka på kundnummer eller kundnamn på något av följande sätt:

• Välj kund i listan (A).

• Klicka på pilen vid Nummer (B). Ett fönster öppnas och visar alla kunder i kundnummerord-ning. Välj kund genom att klicka på rätt kundnummer.

• Klicka på pilen vid Namn (C). Ett fönster öppnas och visar alla kunder i kundnamnordning. Välj kund genom att klicka på rätt kundnummer.

• Klicka på länken Till kundregister (D). Du kommer till kundregistret. Här kan du söka bland befinliga kunder eller registrera en ny kund. Klicka på knappen Spara och gå tillbaka till of-fert för att ”ta med” den kund du registrerat eller valt till offerten.

130

Du kan också registrera en ny kund direkt på offerten. Välj Snabbregistrera kund och ange kunduppgifterna. Nästa lediga kundnummer föreslås men detta kan ändras om du vill.

Normalt sparas den nya kunden till kundregistret i samband med att du sparar informationen på offerten. Ta bort markeringen i rutan Spara till kundregistret (E) om du inte vill att den nya kunden ska sparas.

När du arbetar med kundinformation kan du välja att se all kundinformation som lagras på of-ferten genom att klicka på länken Visa mer kundinfo (F). Klicka på Visa mindre kundinfo för att återgå till att endast se viss kundinformation.

Flera av fälten har värden eller texter ifyllda redan när du väljer att mata in en ny kund. Dessa standardvärden kan du ändra under Bokföring - Arkiv - Grunduppgifter.

Så här matar du in offertens artikelrader:1. Välj artikel i listan under rubriken Artikel (G).2. Saknas artikeln kan du registrera en ny artikel. Välj Snabbregistrera artikel. Ange artikelkod

och benämning i respektive fält. Markera fältet Spara till artikelregistret, om du vill spara artikeln.

131

3. Ange antal, à-pris och eventuell rabatt (H).Klicka knappen Ny rad för (I) att fortsätta med nästa artikelrad. Rad-editorn hoppar ner till nästa rad.

Klicka på pilen (J) till vänster om artikellistan (pekar neråt) för att se och ändra mer artikelin-formation för raden. Fälten Art.kod, Konto, Moms% och vara/tjänst visas. Klicka på pilen (pekar uppåt) igen för att återgå till att endast visa viss artikelinformation.

Bokföringskonto, momssats och artikeltyp (vara/tjänst) är redan ifyllda i fälten för en ny artikel. Standardvärdet för bokföringskonto kan du ändra under Bokföring - Årsinställningar - Kontokopplingar under rubriken Kund.

Standardvärdena för momssats och artikeltyp (vara/tjänst) kan du ändra under Bokföring - Arkiv - Grunduppgifter.

Om du vill mata in en textrad med information väljer du Textrad i listan i rad-editorn eller klickar på knappen Ny textrad (K).

Det går bra att gå tillbaka till en rad och ändra. Klicka på den rad du vill ändra så hoppar rad-editorn upp till raden.

Om det finns en rabatt angiven vid kundinformationen kommer den att föreslås på varje rad.

Klicka på knappen Spara eller knappen Spara och tilldela nummer (L) om det är en ny offert, när du är färdig med registreringen av information.

132

När du sparat information på offerten

Efter att du sparat informationen ser du offerten på bildskärmen. Du kan välja något av föl-jande:

• Klicka på knappen Skriv ut som orderbekräftelse. Ett nytt fönster öppnas där du ser hur orderbekräftelsen ser ut. Klicka på Skrivarsymbolen upp i högra hörnet för att skriva ut på papper.

• Klicka på knappen Förbered för utskrift. Ett nytt fönster öppnas där du ser hur offerten ser ut. Klicka på Skrivarsymbolen upp i högra hörnet för att skriva ut på papper.

• Klicka på knappen Gör faktura av offerten. Offerten kommer att finnas kvar även efter att faktura skapats. Du kan alltså göra flera fakturor av en och samma offert om du vill.

• Klicka på knappen Ändra om du vill gå tillbaka och ändra information.

Om din webbläsare lägger på ett sidhuvud och/eller en sidfot på dina offertutskrifter gör så här (gäller Internet Explorer):

133

1. Gå in på Arkiv - Utskriftsformat i webbläsarens meny.2. Ta bort koderna vid Sidhuvud och Sidfot.3. Klicka OK.

FörhandsgranskaLänken Förhandsgranska finns uppe till höger på sidan när du ändrar information. Genom att klicka på den öppnas ett nytt fönster där du ser hur offerten ser ut. Klicka på Skrivarsymbolen upp i högra hörnet för att skriva ut på papper.

Skapa ny – Ny fakturaNär du väljer Ny faktura i menyn, eller klickar på Ändra för en befintlig faktura på sidan Befint-liga - Fakturor & kontantnotor, kommer du till denna sida. För att skapa eller ändra i en faktura gäller följande flöde:

1. Lägg till eller ändra kundinformation och artikelrader. Klicka på knappen Spara eller knappen Spara och tilldela nummer (om det är en ny faktura).

2. Du ser fakturan på bildskärmen. Kontrollera uppgifterna. Välj att skriva ut fakturan eller att stänga fakturan genom att klicka på respektive knapp. Klicka på knappen Ändra om du istäl-let vill gå tillbaka och ändra information.

Lägga till och ändra information på fakturanSidan består av två delar:• Kundinformation. Här väljer du kund eller matar in ny kundinformation.• Rader. Här matar du in fakturans artikelrader.

Normalt börjar man först med att söka en kund i kundregistret. Du kan söka på kundnummer eller kundnamn på något av följande sätt:

• Välj kund i listan (A).

• Klicka på pilen vid Nummer (B). Ett fönster öppnas och visar alla kunder i kundnummerord-ning. Välj kund genom att klicka på rätt kundnummer.

• Klicka på pilen vid Namn (C). Ett fönster öppnas och visar alla kunder i kundnamnordning. Välj kund genom att klicka på rätt kundnummer.

134

• Klicka på länken Till kundregister (D). Du kommer till kundregistret. Här kan du söka bland befinliga kunder eller registrera en ny kund. Klicka på knappen Spara och gå tillbaka till faktura för att ”ta med” den kund du registrerat eller valt till fakturan.

Du kan också registrera en ny kund direkt på fakturan. Välj Snabbregistrera kund och ange kunduppgifterna. Nästa lediga kundnummer föreslås men detta kan ändras om du vill.

Normalt sparas den nya kunden till kundregistret i samband med att du sparar informationen på fakturan. Ta bort markeringen i rutan Spara till kundregistret (E) om du inte vill att den nya kunden ska sparas.

När du arbetar med kundinformation kan du välja att se all kundinformation som lagras på fakturan genom att klicka på länken Visa mer kundinfo (F). Klicka på Visa mindre kundinfo för att återgå till att endast se viss kundinformation.

Flera av fälten har värden eller texter ifyllda redan när du väljer att mata in en ny kund. Dessa standardvärden kan du ändra under Bokföring - Arkiv - Grunduppgifter.

135

Så här matar du in fakturans artikelrader:1. Välj artikel i listan under rubriken Artikel (G).2. Saknas artikeln kan du registrera en ny artikel. Välj Snabbregistrera artikel. Ange artikelkod

och benämning i respektive fält. Markera fältet Spara till artikelregistret, om du vill spara artikeln. 3. Ange antal, à-pris och eventuell rabatt (H).

Klicka knappen Ny rad (I) för att fortsätta med nästa artikelrad. Rad-editorn hoppar ner till nästa rad.

Klicka på pilen (J) till vänster om artikellistan (pekar neråt) för att se och ändra mer artikelin-formation för raden. Fälten Art.kod, Konto, Moms% och vara/tjänst visas. Klicka på pilen (pekar uppåt) igen för att återgå till att endast visa viss artikelinformation.

Bokföringskonto, momssats och artikeltyp (vara/tjänst) är redan ifyllda i fälten för en ny artikel. Standardvärdet för bokföringskonto kan du ändra under Bokföring - Årsinställningar - Kontokopplingar under rubriken Kund.

Standardvärdena för momssats och artikeltyp (vara/tjänst) kan du ändra under Bokföring - Arkiv - Grunduppgifter.

Om du vill mata in en textrad med information väljer du Textrad i listan i rad-editorn eller klickar på knappen Ny textrad (K).

Det går bra att gå tillbaka till en rad och ändra. Klicka på den rad du vill ändra så hoppar rad-editorn upp till raden.

Om det finns en rabatt angiven vid kundinformationen kommer den att föreslås på varje rad.

Klicka på knappen Spara (L) eller knappen Spara och tilldela nummer om det är en ny faktura, när du är färdig med registreringen av information.

136

När du sparat information på fakturan

Efter att du sparat informationen ser du fakturan på bildskärmen. Du kan välja något av följande:

• Klicka på knappen Förbered för utskrift. Ett nytt fönster öppnas där du ser hur fakturan ser ut. Klicka på Skrivarsymbolen upp i högra hörnet för att skriva ut på papper.

• Klicka på knappen Stäng faktura. Fakturan överförs till kundreskontra och fakturajournal och kan inte längre ändras. Den kan skrivas ut även efter att den stängts.

• Klicka på knappen Ändra om du vill gå tillbaka och ändra information.

Om din webbläsare lägger på ett sidhuvud och/eller en sidfot på dina fakturautskrifter gör så här (gäller Internet Explorer):1. Gå in på Arkiv - Utskriftsformat i webbläsarens meny.2. Ta bort koderna vid Sidhuvud och Sidfot.3. Klicka OK.

137

FörhandsgranskaLänken Förhandsgranska finns uppe till höger på sidan när du ändrar information. Genom att klicka på den öppnas ett nytt fönster där du ser hur fakturan ser ut. Klicka på Skrivarsymbolen upp i högra hörnet för att skriva ut på papper.

Skapa ny – Ny kontantnotaNär du väljer Ny kontantnota i menyn, eller klickar på Ändra för en befintlig kontantnota på sidan Befintliga - Fakturor & kontantnotor, kommer du till denna sida. För att skapa eller ändra i en kontantnota gäller följande flöde:

1. Lägg till eller ändra kundinformation och artikelrader. Klicka på knappen Spara eller knappen Spara och tilldela nummer (om det är en ny kontantnota).

2. Du ser kontantnotan på bildskärmen. Kontrollera uppgifterna. Välj att skriva ut kontantno-tan eller att stänga kontantnotan genom att klicka på respektive knapp. Klicka på knappen Ändra om du istället vill gå tillbaka och ändra information.

Lägga till och ändra information på kontantnotanSidan består av två delar:• Kundinformation. Här väljer du kund eller matar in ny kundinformation.• Rader. Här matar du in kontantnotans artikelrader.

Normalt börjar man först med att söka en kund i kundregistret. Du kan söka på kundnummer eller kundnamn på något av följande sätt:

• Välj kund i listan (A).

• Klicka på pilen vid Nummer (B). Ett fönster öppnas och visar alla kunder i kundnummerord-ning. Välj kund genom att klicka på rätt kundnummer.

• Klicka på pilen vid Namn (C). Ett fönster öppnas och visar alla kunder i kundnamnordning. Välj kund genom att klicka på rätt kundnummer.

• Klicka på länken Till kundregister (D). Du kommer till kundregistret. Här kan du söka bland befinliga kunder eller registrera en ny kund. Klicka på knappen Spara och gå tillbaka till kon-tantnota för att ”ta med” den kund du registrerat eller valt till kontantnotan.

138

Du kan också registrera en ny kund direkt på kontantnotan. Välj Snabbregistrera kund och ange kunduppgifterna. Nästa lediga kundnummer föreslås men detta kan ändras om du vill.

Normalt sparas den nya kunden till kundregistret i samband med att du sparar informationen på kontantnotan. Ta bort markeringen i rutan Spara till kundregistret (E) om du inte vill att den nya kunden ska sparas.

När du arbetar med kundinformation kan du välja att se all kundinformation som lagras på kontantnotan genom att klicka på länken Visa mer kundinfo (F). Klicka på Visa mindre kundinfo för att återgå till att endast se viss kundinformation.

Flera av fälten har värden eller texter ifyllda redan när du väljer att mata in en ny kund. Dessa standardvärden kan du ändra under Bokföring - Arkiv - Grunduppgifter.

Så här matar du in kontantnotans artikelrader:1. Välj artikel i listan under rubriken Artikel (G).2. Saknas artikeln kan du registrera en ny artikel. Välj Snabbregistrera artikel. Ange artikelkod

och benämning i respektive fält. Markera fältet Spara till artikelregistret, om du vill spara artikeln. 3. Ange antal, à-pris och eventuell rabatt (H).

139

Klicka knappen Ny rad (I) för att fortsätta med nästa artikelrad. Rad-editorn hoppar ner till nästa rad.

Klicka på pilen (J) till vänster om artikellistan (pekar neråt) för att se och ändra mer artikelin-formation för raden. Fälten Art.kod, Konto, Moms% och vara/tjänst visas. Klicka på pilen (pekar uppåt) igen för att återgå till att endast visa viss artikelinformation.

Bokföringskonto, momssats och artikeltyp (vara/tjänst) är redan ifyllda i fälten för en ny artikel. Standardvärdet för bokföringskonto kan du ändra under Bokföring - Årsinställningar - Kontokopplingar under rubriken Kund.

Standardvärdena för momssats och artikeltyp (vara/tjänst) kan du ändra under Bokföring - Arkiv - Grunduppgifter.

Om du vill mata in en textrad med information väljer du Textrad i listan i rad-editorn eller klickar på knappen Ny textrad (K).

Det går bra att gå tillbaka till en rad och ändra. Klicka på den rad du vill ändra så hoppar rad-editorn upp till raden.

Om det finns en rabatt angiven vid kundinformationen kommer den att föreslås på varje rad.

Klicka på knappen Spara (L) eller knappen Spara och tilldela nummer om det är en ny kontant-nota, när du är färdig med registreringen av information.

140

När du sparat information på kontantnotan

Efter att du sparat informationen ser du kontantnotan på bildskärmen. Du kan välja något av följande:

• Klicka på knappen Förbered för utskrift. Ett nytt fönster öppnas där du ser hur kontantnotan ser ut. Klicka på Skrivarsymbolen upp i högra hörnet för att skriva ut på papper.

• Klicka på knappen Stäng kontantnota. Kontantnotan överförs till kundreskontra och faktu-rajournal och kan inte längre ändras. Den kan skrivas ut även efter att den stängts.

• Klicka på knappen Ändra om du vill gå tillbaka och ändra information.

Om din webbläsare lägger på ett sidhuvud och/eller en sidfot på dina kontantnotautskrifter gör så här (gäller Internet Explorer):1. Gå in på Arkiv - Utskriftsformat i webbläsarens meny.2. Ta bort koderna vid Sidhuvud och Sidfot.3. Klicka OK.

141

FörhandsgranskaLänken Förhandsgranska finns uppe till höger på sidan när du ändrar information. Genom att klicka på den öppnas ett nytt fönster där du ser hur kontantnotan ser ut. Klicka på Skrivarsym-bolen upp i högra hörnet för att skriva ut på papper.

Skapa ny – Ny kundI kundregistret kan du ändra, lägga till och radera kunder (endast kunder som ej använts på offert eller faktura kan raderas).

Sidan består av tre rubriker:• Söka kund• Kundinformation• Kunder

142

Först visas bara rubriken Söka kund. Här kan du klicka på ett bokstavsintervall för att se kunder vars kundnamn börjar på t.ex. A-D. Klicka på Visa alla om du vill se hela listan. Du kan också filtrera listan genom att ange hela eller början av kundnr, kundnamn, ort eller referens. Du kan också ange ett datumintervall för att visa kunder med offerter/fakturor inom en viss tidsperiod.

När du fått fram listan med kunder kan du klicka på ett av kundnamnen för att visa all informa-tion om kunden (under rubriken Kundinformation). Glöm inte att klicka på knappen Spara i kundregistret om du ändrar informationen på en kund.

Observera att ändringar i kundregistret inte påverkar kundens befintliga offerter och fakturor. För att ändra även på dessa måste du gå in på respektive offert/faktura och ändra i Huvudet.

Klicka på knappen Ny kund för att lägga till en kund i kundregistret.

Flera av fälten på en ny kund har värden eller texter ifyllda redan när du väljer Ny kund. Dessa standardvärden kan du ändra under Bokföring - Arkiv - Grunduppgifter.

143

Skapa ny – Ny artikelI artikelregistret kan du ändra, lägga till och radera artiklar.

Sidan består av tre rubriker:• Söka artikel• Artikelinformation• Artiklar

Först syns bara rubriken Söka artikel. Här kan du klicka på ett bokstavsintervall för att se artik-lar vars benämning börjar på t.ex. A-D. Klicka på Visa alla om du vill se hela listan. Du kan också filtrera listan genom att ange hela eller början av artikelkod eller benämning.

När du fått fram listan med artiklar kan du klicka på en artikelbenämning för att visa all infor-mation om artikeln (under rubriken Artikelinformation). Glöm inte att klicka på knappen Spara om du ändrar informationen på en artikel. Observera att ändringar i artikelregistret inte påverkar befintliga offerter och fakturor. För att ändra även på dessa måste man gå in på respektive offert/faktura och ändra i raderna.

Klicka på knappen Ny artikel för att lägga till en artikel i artikelregistret.

Konto, momssats och typ (vara/tjänst) är redan ifyllda i fälten för en ny artikel. Standardvärdet för bokföringskonto kan du ändra under Bokföring - Årsinställningar - Kontokopplingar under rubriken Kund.

144

Standardvärdena för momssats och typ (vara/tjänst) kan du ändra under Bokföring - Arkiv - Grunduppgifter.

Fakturera grupperFör varje medlem i en grupp skapas en faktura innehållande de avtalsartiklar som tillhör grup-pen.

Pris och bokföringsinformation hämtas från artikelregistret. Kund som ingår i flera grupper får endast en faktura/avi där alla artiklar har samlats.

Ev rabatter och faktureringsavgifter hämtas från kundregistret. Lämnas förfallodatum blankt så används kundregistrets information för betalningsvillkor.

145

Befintliga – OfferterI offertöversikten kan du titta på och arbeta med alla offerter som gjorts i fakturerings-systemet.

Klicka på knappen Sök för att få en lista på alla offerter. Om du vill begränsa listan anger du offertnummer, kundnummer, kundnamn eller datumintervall. Det går även bra att t.ex. ange de första bokstäverna i ett kundnamn. Klicka på Sök och du får en lista med alla offerter där kundnamnet matchar det som matats in.

Listan kan sorteras på:• Nummer• Typ• Belopp• Kund• Datum

Att arbeta med offerter från offertöversiktenDet finns två sätt att arbeta från offertöversikten:

• En offert i taget. Klicka på offertnumret. Ett fönster visas där du väljer typ av åtgärd; Ändra, Skriv ut, Skriv ut offert som orderbekräftelse, Kopiera offert till faktura, Kopiera eller Radera.

146

• Åtgärd på flera offerter samtidigt. Markera rutan i kolumnen ”Välj” på de fakturor/offerter som du vill göra något med. Välj sedan åtgärd; Skriv ut, Skriv ut offert som orderbekräftelse, Kopiera eller Radera.

Om du gör en faktura av en offert kommer den ursprungliga offerten att finnas kvar. Du kan alltså göra flera fakturor av en och samma offert om du vill.

Om din webbläsare lägger på ett sidhuvud och/eller en sidfot på dina offertutskrifter gör så här (gäller Internet Explorer):1. Gå in på Arkiv - Utskriftsformat i webbläsarens meny.2. Ta bort koderna vid Sidhuvud och Sidfot.3. Klicka OK.

Befintliga – Fakturor & kontantnotorI fakturaöversikten kan du titta på och arbeta med alla fakturor och kontantnotor som gjorts i faktureringssystemet.

Klicka på knappen Sök för att få en lista på alla fakturor och kontantnotor. Om du vill begränsa listan anger du fakturanummer, kundnummer, kundnamn eller datumintervall. Det går även bra att t.ex. ange de första bokstäverna i ett kundnamn. Klicka på Sök och du får en lista med alla fakturor och kontantnotor där kundnamnet matchar det som matats in.

147

Listan kan också filtreras på: • Typ (fakturor, kreditfakturor, kontantnotor, räntefakturor) • Status (öppna, stängd, bokförda).

...och sorteras på:• Nummer• Typ• Belopp• Kund• Datum

Att arbeta med fakturor och kontantnotor från fakturaöversiktenDet finns två sätt att arbeta från fakturaöversikten:

• En faktura i taget. Klicka på fakturanumret. Ett fönster visas där du väljer typ av åtgärd; Ändra, Skriv ut, Stäng faktura och överför till fakturajournal, Kreditera eller Kopiera.

• Åtgärd på flera fakturor samtidigt. Markera rutan i kolumnen ”Välj” på de fakturor som du vill göra något med. Välj sedan åtgärd; Skriv ut, Stäng faktura och överför till fakturajournal eller Kopiera.

Om din webbläsare lägger på ett sidhuvud och/eller en sidfot på dina fakturautskrifter gör så här (gäller Internet Explorer):1. Gå in på Arkiv - Utskriftsformat i webbläsarens meny.2. Ta bort koderna vid Sidhuvud och Sidfot.3. Klicka OK.

148

Befintliga –KunderI kundregistret kan du ändra, lägga till och radera kunder (endast kunder som ej använts på offert eller faktura kan raderas).

Sidan består av tre rubriker:• Söka kund• Kundinformation• Kunder

Först visas bara rubriken Söka kund. Här kan du klicka på ett bokstavsintervall för att se kunder vars kundnamn börjar på t.ex. A-D. Klicka på Visa alla om du vill se hela listan. Du kan också filtrera listan genom att ange hela eller början av kundnr, kundnamn, ort eller referens. Du kan också ange ett datumintervall för att visa kunder med offerter/fakturor inom en viss tidsperiod.

149

När du fått fram listan med kunder kan du klicka på ett av kundnamnen för att visa all informa-tion om kunden (under rubriken Kundinformation). Glöm inte att klicka på knappen Spara i kundregistret om du ändrar informationen på en kund.

Observera att ändringar i kundregistret inte påverkar kundens befintliga offerter och fakturor. För att ändra även på dessa måste du gå in på respektive offert/faktura och ändra i Huvudet.

Klicka på knappen Ny kund för att lägga till en kund i kundregistret.

Flera av fälten på en ny kund har värden eller texter ifyllda redan när du väljer Ny kund. Dessa standardvärden kan du ändra under Bokföring - Arkiv - Grunduppgifter.

Befintliga – ArtiklarI artikelregistret kan du ändra, lägga till och radera artiklar.

Sidan består av tre rubriker:• Söka artikel• Artikelinformation• Artiklar

Först syns bara rubriken Söka artikel. Här kan du klicka på ett bokstavsintervall för att se artik-lar vars benämning börjar på t.ex. A-D. Klicka på Visa alla om du vill se hela listan. Du kan också filtrera listan genom att ange hela eller början av artikelkod eller benämning.

150

När du fått fram listan med artiklar kan du klicka på en artikelbenämning för att visa all infor-mation om artikeln (under rubriken Artikelinformation). Glöm inte att klicka på knappen Spara om du ändrar informationen på en artikel.

Observera att ändringar i artikelregistret inte påverkar befintliga offerter och fakturor. För att ändra även på dessa måste man gå in på respektive offert/faktura och ändra i raderna.

Klicka på knappen Ny artikel för att lägga till en artikel i artikelregistret.

Konto, momssats och typ (vara/tjänst) är redan ifyllda i fälten för en ny artikel. Standardvärdet för bokföringskonto kan du ändra under Bokföring - Årsinställningar - Kontokopplingar under rubriken Kund.

Standardvärdena för momssats och typ (vara/tjänst) kan du ändra under Bokföring - Arkiv - Grunduppgifter.

GrupperGrupper innehållande kunder används när man vill skapa samma faktura till flera kunder. Föl-jande förberedelser krävs för att kunna fakturera:

• Skapa en grupp. (klicka på knappen ”Ny grupp”.) • Lägg till önskade kunder från kundregistret. (klicka på länken [Ändra] i kolumnen ”Antal

kunder”) • Lägg till önskade artiklar från artikelregistret. (klicka på länken [Ändra] i kolumnen ”Antal

avtalsartiklar”) • Man kan skapa flera grupper som var och en har olika kunder och artiklar.

En kund kan vara medlem i flera grupper.

151

Beskrivning av varje funktion – Kundreskontra

Fakturor – ObetaldaDenna sida visar alla obetalda kundfakturor dvs. alla som har ett restbelopp skiljt från 0.

Fakturor som skapats och stängts i faktureringssystemet samt manuellt inmatade fakturor hamnar på denna lista tills de är tillfullo betalda.

Information som visas för varje faktura är:• Fakturanummer• Kundnummer• Kundnamn• Fakturadatum• Förfallodatum• Kommentar• Restbelopp• Antal skickade krav• Upplupen ränta

152

Fälten Förfallodag och Kommentar kan ändras på denna sida. På manuellt inmatade fakturor som man valt att ej bokföra automatiskt kan även beloppet ändras. Dessa kan också raderas.

Klicka på en länk i kolumnerna förfallodag eller kommentar för att ställa rad-editorn på önskad rad. Ändra information efter behov och klicka på OK.

Observera! För att ändrad information ska sparas måste du klicka på knappen Spara längst ner på sidan.

Klicka på fakturanumret om du vill titta på en faktura eller skriva ut en kopia (gäller ej manuellt inmatade fakturor). Då öppnas ett nytt fönster där fakturan visas. Klicka på skrivarsymbolen längst upp till höger för att skriva ut fakturan.

Fakturor – KravhanteringDenna sida visar alla förfallna kundfakturor dvs. de som kan vara aktuella för krav.

Om du väljer att ta bort markeringen i kolumnen ”Välj” för en faktura innan kraven skrivs ut så kommer den fakturan inte med på utskriften. Dessutom kommer systemet ihåg detta till nästa gång du går in på Kravhantering.

Gör så här för att skriva ut krav:1. Se över kolumnen ”Välj” längst till vänster på sidan. De fakturor som du vill skicka ut krav på

ska vara markerade.2. Klicka på knappen Spara och skapa kravbrev för valda fakturor. Ett nytt fönster öppnas.3. Klicka på skrivarsymbolen längst upp till höger för att skriva ut kravbreven.

153

4. Klicka på knappen OK om du vill uppdatera kravräknaren för de fakturor som du skrivit ut.Övriga funktioner på sidanInformation som visas om varje faktura är:• Fakturanummer• Kundnummer• Kundnamn• Fakturadatum• Förfallodatum• Kommentar• Restbelopp• Antal skickade krav• Upplupen ränta

Fälten Förfallodag och Kommentar kan ändras på denna sida. På manuellt inmatade fakturor, som du valt att ej bokföra automatiskt, kan även beloppet ändras. Dessa kan också raderas.

Klicka på en länk i kolumnerna Förfallodag eller Kommentar för att ställa rad-editorn på önskad rad. Ändra information efter behov och klicka på OK.

Observera! För att ändrad information ska sparas måste du även klicka på knappen Spara längst ner på sidan.

Klicka på fakturanumret om du vill titta på en faktura eller skriva ut en kopia (gäller ej manuellt inmatade fakturor). Då öppnas ett nytt fönster där fakturan visas. Klicka på skrivarsymbolen längst upp till höger för att skriva ut fakturan.

154

Fakturor – RäntefaktureringPå denna sida skapar du räntefakturor. De fakturor som är fullbetalda men för sent betalda vi-sas som förslag på denna lista, om dröjsmålsräntan uppgår till minsta räntefaktureringsbelopp (angivet under Grunduppgifter i fältet Minimum räntefaktureringsbelopp SEK).

Räntesatsen ställs in under Bokföring - Arkiv - Grunduppgifter.

Ta bort markeringen i kolumnen ”Välj” för de fakturor som du ej vill skapa någon räntefaktura för. Observera att de fakturor som avmarkeras på detta sätt inte kommer att visas som förslag på denna sida igen.

När du ställt in markeringarna i kolumnen ”Välj” klickar du på knappen Skapa räntefakturor och rensa listan. Då visas alla räntefakturor i ett separat fönster. Skriv ut genom att klicka på skrivarsymbolen uppe i högra hörnet. Räntefakturorna visas under Obetalda och som stängda i Fakturaöversikten.

Om din webbläsare lägger på ett sidhuvud och/eller en sidfot på dina fakturautskrifter gör så här (gäller Internet Explorer):1. Gå in på Arkiv - Utskriftsformat i webbläsarens meny.2. Ta bort koderna vid Sidhuvud och Sidfot.3. Klicka OK.

155

Fakturor – Manuell inmatning av fakturorPå denna sida registrerar du in fakturor i kundreskontran, som är skapade i annat fakturerings-system eller ordbehandlingsprogram. Du väljer själv om fakturorna ska överföras automatiskt till bokföringen via fakturajournal genom att markera rutan bredvid knappen Spara längst ner på sidan.

Inmatningen sker med en faktura per rad med hjälp av rad-editorn. Klicka på OK för respektive rad när den är klar och glöm inte att klicka på knappen Spara efter att alla fakturor lagts in.

Följande information anges för varje faktura:• Fakturanummer• Kundnummer• Kundnamn• Totalbelopp (inkl.moms)• Momsbelopp• Fakturadatum• Förfallodatum

156

Kundrapporter – KundreskontralistaDenna rapport visar inbokade, obetalda kundfakturor per ett visst datum.

Alla fakturor med fakturadatum samma som eller tidigare än rapportens per-datum och betal-ningsdatum senare än per-datum kommer med i rapporten.

Här syns även verkligt eller beräknat inbetalningsdatum (B) vilket är extra värdefullt vid t.ex. bokslut när man vill se kundreskontran per bokslutsdagen och samtidigt se vilka fakturor som verkligen blivit betalda.

Fakturorna sorteras och summeras per kund i rapporten.

Information som visas för varje faktura är:• Kundnamn och kundnummer• Fakturanummer• Bokföringsdatum• Förfallodatum• Beräknat eller verkligt betaldatum, verkligt visas med B efter datumet• Verifikationsnummer för faktura resp. betalning (valbar)• Hela meddelandetexten (valbar)• Belopp

Kundrapporter – InbetalningsprognosDenna rapport visar alla inbokade, obetalda kundfakturor sorterade och summerade per vecka för beräknad inbetalning.

Information som visas för varje faktura är:• Fakturanummer• Kundnamn och kundnummer• Förfallodatum• Belopp

157

Kundrapporter – KundfakturorDenna rapport visar inbokade kundfakturor med fakturadatum i angivet datumintervall.

Fakturorna kan sorteras och summeras på tre olika sätt (väljs i lista):• Förfallodag• Belopp• Kundnummer

Förutom datumintervall kan rapporten filtreras på:• Fakturanummerintervall• Beloppintervall• Kundnummerintervall• Kundnamnintervall• Förfallodatum• Status

Information som visas för varje faktura är:• Fakturanummer• Kundnamn• Kundnummer• Bokföringsdatum• Förfallodatum• Belopp• Verifikationsnummer (valbart)• Betalningsinformation

Kundrapporter – RänterapportRänterapporten visar en sammanställning av fakturor som kan räntefaktureras.

Om du kryssar i rutan ”Visa upplupen ränta” visas även fakturor som ännu inte är betalda. An-nars visas bara fullbetalda fakturor.

Information som visas för varje faktura är:• Kundnamn• Kundnummer• Fakturanummer• Förfallodatum

158

• Antal dagar som betalningen är försenad• Fakturabelopp• Inbetalt belopp• Upplupen ränta

159

Appendix A. Att arbeta med två eller fler verifikationsserierI e-bokföring automatiseras en stor del av bokföringsarbetet främst genom att du utgår från bankkontohändelser för att bygga upp alla verifikationer som har berört bankkontot direkt eller indirekt (fakturor).

För att enklare kunna kontera verifikationerna i kronologisk ordning kan det vara smidigt att ha dem i olika serier. Då kan du kontera alla kontohändelser i autokonteringen i en följd (i fakturadatumordning) utan att sticka emellan med manuell kontering för de transaktioner som inte berör bankkontot och ändå få verifikationerna i kronologisk ordning inom varje num-merserie.

Om du bokför med kontantmetod kan du (om du vill) ha alla verifikationer i en och samma nummerserie. Då får du växla mellan autokontering och manuell kontering för att få alla verifi-kationer i datumordning.

Om du använder metoden ”bokföra fakturor direkt” dvs. redovisar moms enligt fakturerings-metoden så kan du också ha en och samma nummerserie för verifikationerna men då kommer inte alltid fakturor och betalningar i datumordning.

Antalet verifikationsserier ställs in på Årsinställningar – Verifikationsserier.

160

Organisera en pärm för verifikationer (flera ver.serier)Här kommer ett förslag på hur ett litet företag kan jobba med en och samma pärm för alla fakturor och verifikationer.

Skaffa ett pärmregister med följande flikar:

1. Verifikationer – manuella, serie A

2. Verifikationer – halvautomatiska, serie B

3. Verifikationer – helautomatiska, serie C

4. Kundfakturor – obetalda

5. Leverantörsfakturor – obetalda, inlagda för betalning

6. Leverantörsfakturor – obetalda, ej inlagda för betalning

Förslaget innebär att man har två verifikationsserier om man bokför enligt kontantmetod och annars tre serier (om du bokför med kontantmetoden behövs inte flik 3).

Arbetssättet fungerar lika bra om man väljer bokföra alla verifikationer i en och samma verifi-kationsserie. Då används inte flikarna 2 och 3.

För ett litet företag räcker det ofta med en pärm. Om den blir full kan man med fördel flytta över de äldsta verifikationerna i en annan pärm.

Låt oss ta en titt på det löpande arbetet med bokföring, fakturor och verifikationer.

Kontantmetod – förslag på arbetssätt (flera ver.serier)Med kontantmetoden bokförs fakturorna bara en gång – på betaldagen.

Fakturorna vandrar från bevakningsflikarna 4, 5 och 6 och vanligtvis vidare till flik 2. Där bok-förs de sedan i betaldatumordning via autokonteringen.

En faktura som inte betalas till/från bankkontot kan inte autokonteras och i detta fall flyttas den till flik 1 för manuell kontering.

Flik 3 används inte vid kontantmetod.

161

KundfakturorNär du skickar en kundfaktura:• Sätt in kopia sist bakom flik 4. Fakturadatum ska finnas angivet på

fakturan.

När du får betalt från en kund:• Ta fram fakturan från flik 4. • Skriv eller stämpla betaldatum längst ner. • Sätt in den bakom flik 2 i datumordning (betaldatum). • Fakturan kan nu bokföras i autokonteringen. • Skriv det verifikationsnummer på fakturan som programmet

ger dig.

Om fakturan inte betalades till bankkontot sätts kopian bakom flik 1 istället. Den kommer då att bokföras manuellt istället för via autokonteringen.

LeverantörsfakturorNär du tar emot en leverantörsfaktura:• Skriv eller stämpla ankomstdatum högst upp på fakturan. • Sätt in den sist bakom flik 6.

När du lägger in en leverantörsfaktura för betalning: • Ta fram fakturan från flik 6.• Skriv eller stämpla betaldatum längst ner.• Sätt in den bakom flik 5 i datumordning (betaldatum).

4. Kundfakt

2. 4

. Kundfakt

Ver. B

5 Lev faktej inlagda

6

5 Lev faktej inlagda

Lev faktinlagda

162

När en leverantörsfaktura blir betald: • Ta fram fakturan från flik 5.

• Sätt in den bakom flik 2 i datumordning (betaldatum).

• Fakturan kan nu bokföras i autokonteringen.

• Skriv det verifikationsnummer på fakturan som program-met ger dig.

Om fakturan inte betalades från bankkontot sätts den bakom flik 1 istället. Den kommer då att bokföras manuellt istället för via autokonteringen.

Övriga verifikationerSätt in dem i datumordning...

• bakom flik 1 om de inte berör bankkontot.

• Dessa bokförs i manuell kontering.

• Skriv det verifikationsnummer på varje verifikation som program-met ger dig.

• bakom flik 2 om de berör bankkontot.

• Dessa bokförs i autokonteringen.

• Skriv det verifikationsnummer på varje verifikation som program-met ger dig.

På detta sätt hamnar hela bokföringen kronologiskt i två verifikationsserier bakom flikarna 1 och 2.

Ver. B 2. Levfakt

inlagda

5

Ver. A 1.

Ver. B 2.

163

Bokföra fakturor direkt – förslag på arbetssätt

(flera ver.serier)Med metoden ”bokföra fakturor direkt” bokförs fakturorna två gånger – en gång direkt när de utfärdas/mottages och en gång när de betalas.

Fakturorna vandrar från bevakningsflikarna 4, 5 och 6 och vanligtvis vidare till flikarna 2 och 3. Sedan bokförs de via autokonteringen – vid flik 2 i utfärdande- /mottagandedatumordning och vid flik 3 i betaldatumordning.

En faktura som inte betalas till/från bankkontot kan inte autokonteras och i detta fall flyttas båda kopiorna av fakturan till flik 1 för manuell kontering.

Kundfakturor (om du inte använder e-fakturering och e-kundreskontra)När du skickar en kundfaktura:

• Se till du har två kopior kvar själv. Fakturadatum ska finnas angivet på fakturorna.

• Sätt in den ena bakom flik 1. Den bokförs i manuell kontering i fak-turadatumordning.

• Skriv det verifikationsnummer på fakturan som programmet ger dig.

• Sätt in den andra sist bakom flik 4.

Ver. A 1.

Kundfakt

4.

164

När du får betalt från en kund:

• Ta fram fakturan från flik 4.

• Skriv eller stämpla betaldatum längst ner på fakturan.

• Sätt in den bakom flik 2 i datumordning (betaldatum). • Fakturan kan nu bokföras i autokonteringen. • Skriv det verifikationsnummer på fakturan som programmet ger dig.

Om fakturan inte betalades till bankkontot sätts den bakom flik 1 istället, (i betaldatumord-ning). Den kommer då att bokföras manuellt istället för via autokonteringen.

LeverantörsfakturorNär du tar emot en leverantörsfaktura:

• Kopiera så att du har två exemplar av fakturan.

• Skriv eller stämpla ankomstdatum högst upp på fakturorna.

• Sätt in båda exemplaren sist bakom flik 6.

När du lägger in en leverantörsfaktura för betalning:

• Ta fram fakturorna från flik 6.

• Skriv eller stämpla betaldatum längst ner.

• Sätt in den ena bakom flik 2 i datumordning (fakturadatum). Den kan nu bokföras i autokon-teringen.

• Sätt in den andra bakom flik 5 i datumordning (betaldatum).

Ver. B Kundfakt

2. 4

.

6

Lev faktej inlagda

Levfakt ej inlagda

6 5

Ver. B 2.

Levfakt inlagda

165

När en leverantörsfaktura blir betald:

• Ta fram fakturan från flik 5.

• Sätt in den bakom flik 3 i datumordning (betaldatum).

• Fakturan kan nu bokföras helautomatiskt i autokonteringen via länken Godkänna automatiska verifikationer..

• Skriv det verifikationsnummer på fakturan som programmet ger dig.

Om fakturan inte betalades från bankkontot sätts båda kopiorna bakom flik 1 istället, den ena i fakturadatumordning, den andra i betaldatumordning. De kommer då att bokföras manuellt istället för via autokonteringen.

Övriga verifikationerSätt in dem i datumordning...

• bakom flik 1 om de inte berör bankkontot.

• Dessa bokförs i manuell kontering.

• Skriv det verifikationsnummer på varje verifikation som program-met ger dig.

• bakom flik 2 om de berör bankkontot.

• Dessa bokförs i autokonteringen.

• Skriv det verifikationsnummer på varje verifikation som program-met ger dig.

På detta sätt hamnar hela bokföringen kronologiskt i tre verifikationsserier bakom flikarna 1, 2 och 3.

Ver. B 3. Levfakt

inlagda

5

Ver. A 1.

Ver. B 2.

166

Fler än tre nummerserier?Förslaget ovan innebär att företag som inte bokför enligt kontantmetod har verifikations-serier:

• Serie A, manuella• Serie B, halvautomatiska• Serie C, helautomatiska

Om ditt företag har stor volym av fakturor och vill öka spårbarheten genom att särskilja kund- och leverantörsfakturor kan du istället jobba med sex olika verifikationsserier:

• Serie A, manuella• Serie B, kundfakturor, • Serie C, kundbetalningar, halvautomatiska• Serie D, leverantörsfakturor, halvautomatiska• Serie E, leverantörsbetalningar, helautomatiska• Serie F, övriga autokonterade, halvautomatiska

Serierna B-F autokonteras och endast serie A bokförs manuellt.

Förslaget på arbetsflöde ovan är fortfarande användbart. Skillnaden blir att du får ha tre flikar till i din pärm (eller kanske snarare dela upp flikarna i flera pärmar).

Fakturorna vandrar sedan på motsvarande sätt från bevakningsflikarna (obetalda) vidare över till flikarna för serie B och C (kundfakturor/betalningar) resp. till flik E (leverantörsbetalningar).

167

168

Med e-bokföring sköter du enkelt och smidigt företagets ekonomi via Internet. Tjänsten är perfekt för dig som har ett mindre företag, skogs- eller lantbruk, eller som sköter ekonomin för en förening.

För att använda e-bokföring ska du vara ansluten till Swedbanks internetbank för företag.