Handbuch - login.kita-niedersachsen.de · - 6 - 1 Einführung Bei der webbasierten Anwendung kita.web handelt es sich um eine E-Government-Umsetzung des Gesetzes über Tageseinrichtungen

Handbuch

Rolle Träger/Verwaltungsträger und Einrichtung

Stand: März 2019

Wichtige Änderungen seit den letzten Versionen Änderungen seit dem Handbuch 01.02.2012: ▪ Personalmeldung (6.12) Änderungen seit dem Handbuch 18.01.2013: ▪ Freigabemöglichkeit der Daten ans Jugendamt in den Trägerstammdaten (6.5.1) ▪ Hinweis zur Bewilligung der Finanzhilfe 11/12 (6.10.2.5) ▪ Kontodatenerfassung (IBAN und BIC) in den Stammdaten Träger und Einrichtung Änderungen seit dem Handbuch 19.02.2013: ▪ Anpassungen Personalmeldung (6.12)

Änderungen seit dem Handbuch 25.11.2014:

• Komplette Überarbeitung zur verbesserten Lesbarkeit Änderung seit dem Handbuch April 2014:

• Erfassung der Dritten Kraft in Krippengruppen im Personalmodul (6.6.2.2.7)

• Angabe des Stichtags des Finanzhilfeantrags (6.10.2.2)

• Erklärung zur Einhaltung der personellen Mindestanforderung im Antrag auf Finanzhil-fe/Meldepflicht (6.10.2.2, 6.11.1, 6.11.2 und 6.11.3)

Änderung seit dem Handbuch Oktober 2014:

• Aktualisierung von Screenshots im Personalmodul bzw. Antrag auf Finanzhil-fe/Meldepflicht

Änderung seit dem Handbuch Februar 2015:

• Anpassung bei der Abgabe Erklärung der personellen Mindestanforderungen bei den finanzhilfefähigen Einrichtungen und Sonstige Tageseinrichtung incl. TE n. $45 SGB VIII im Antrag auf Finanzhilfe bzw. in der Meldepflicht im Jahr 2015/2016 (6.10 und 6.11)

Änderung seit dem Handbuch Oktober 2015:

• Beschreibung der Neugestaltung des Gruppen- und Personalmoduls (Kapitel 6.6) Änderungen seit dem Handbuch September 2017:

• Neues Modul Finanzhilfe

• Anpassungen im Gruppen und Personalmodul

II

Inhaltsverzeichnis

1 Einführung .......................................................................................................... - 6 -

2 Allgemeine Hinweise ......................................................................................... - 8 -

3 Technischer Support ....................................................................................... - 10 -

4 Anmeldung ....................................................................................................... - 11 -

5 Benutzeroberfläche .......................................................................................... - 12 -

6 Funktionen von kita.web ................................................................................. - 14 -

6.1 Allgemeine Hinweise zu den Funktionen .................................................... - 14 -

6.1.1 Informationstexte ................................................................................... - 14 -

6.1.2 Fehlermeldungen ................................................................................... - 14 -

6.1.3 Barrierefreie Gestaltung von kita.web .................................................... - 15 -

6.1.4 Suchoption ............................................................................................ - 15 -

6.1.5 Web-Ansicht als PDF............................................................................. - 16 -

6.1.6 Hinweise zum Kindergartenjahresbezug................................................ - 16 -

6.1.7 Häufig gestellte Fragen .......................................................................... - 17 -

6.2 Startseite ........................................................................................................ - 17 -

6.3 Eigene Benutzerdaten ................................................................................... - 17 -

6.3.1 Benutzerdaten ....................................................................................... - 18 -

6.3.2 Neues Passwort eingeben ..................................................................... - 18 -

6.3.3 Anzeige Strukturbaum ........................................................................... - 19 -

6.3.4 Daten speichern .................................................................................... - 19 -

6.4 Verwaltung ..................................................................................................... - 19 -

6.4.1 Benutzerverwaltung ............................................................................... - 19 -

6.4.1.1 Fachverantwortung, Mitarbeitende und lesender Zugriff ....... - 20 -

6.4.1.2 Mitarbeitende und lesender Zugriff der Einrichtung............... - 21 -

6.4.1.3 Neuen Benutzer anlegen ...................................................... - 21 -

6.4.1.3.1 Neue Benutzer für eine Einrichtung anlegen ................. - 23 -

6.4.1.3.2 Neue Benutzer für den Träger anlegen ......................... - 24 -

6.4.1.3.3 Neuen Nutzer speichern und unterrichten ...................... - 25 -

6.4.1.4 Benutzer suchen, sortieren, editieren und löschen ............... - 25 -

6.4.1.5 Verwaltungsträger: Meine Träger .......................................... - 26 -

6.4.2 Nachrichtenverwaltung .......................................................................... - 27 -

6.5 Stammdaten ................................................................................................... - 29 -

6.5.1 Trägerstammdaten ................................................................................ - 30 -

6.5.1.1 Zuordnung zu einem Verwaltungsträger ............................... - 31 -

III

6.5.1.2 Erweiterte Datenfreigabe gegenüber dem örtlichen

Jugendhilfeträger .................................................................. - 32 -

6.5.1.3 Daten speichern .................................................................... - 32 -

6.5.2 Einrichtungsstammdaten ....................................................................... - 33 -

6.5.3 Einrichtungen suchen und sortieren ...................................................... - 38 -

6.5.4 Mailfunktion ........................................................................................... - 38 -

6.5.5 Anschreiben an den Fachdienst ............................................................ - 39 -

6.6 Gruppen-/Personalmodul (neu) .................................................................... - 39 -

6.6.1 Zugriff auf die neuen Module ................................................................. - 39 -

6.6.1.1 Startseite .............................................................................. - 39 -

6.6.1.2 Übersichtsbildschirm des Moduls .......................................... - 40 -

6.6.2 Ersteinrichtung der neuen Module ......................................................... - 42 -

6.6.2.1 Gruppenmodul ...................................................................... - 42 -

6.6.2.2 Personalmodul ...................................................................... - 42 -

6.6.3 Gruppenmodul ....................................................................................... - 42 -

6.6.3.1 Übersichtsseite des Gruppenmoduls .................................... - 42 -

6.6.3.2 Erstellen einer neuen Gruppe ............................................... - 44 -

6.6.3.3 Bearbeitung einer vorhandenen Gruppe ............................... - 47 -

6.6.3.4 Löschen einer vorhandenen Gruppe ..................................... - 48 -

6.6.3.5 Eingabe einer Merkmalsänderung ........................................ - 49 -

6.6.3.6 Exporte ................................................................................. - 51 -

6.6.4 Personalmodul ....................................................................................... - 52 -

6.6.4.1 Übersichtsseite des Personalmoduls .................................... - 52 -

6.6.4.2 Erstellen einer neuen Person ................................................ - 54 -

6.6.4.3 Bearbeiten einer vorhandenen Person ................................. - 63 -

6.6.4.4 Löschen einer vorhandenen Person vs. Ausscheiden .......... - 68 -

6.6.4.5 Archiv .................................................................................... - 69 -

6.6.4.6 Exporte ................................................................................. - 70 -

6.7 Gruppen-/Personalmodul (alt) ...................................................................... - 71 -

6.7.1 Gruppenerfassung ................................................................................. - 72 -

6.7.1.1 Übersicht Gruppenmodul ...................................................... - 72 -

6.7.1.2 Neue Gruppe anlegen........................................................... - 74 -

6.7.1.3 Gruppen editieren und löschen ............................................. - 76 -

6.7.2 Personalerfassung ................................................................................. - 77 -

6.7.2.1 Übersicht Personalmodul ...................................................... - 78 -

6.7.2.2 Neues Personal anlegen ....................................................... - 79 -

6.6.2.2.1 – Informationsleiste ........................................................... - 79 -

6.6.2.2.2 – Angaben zur Person ...................................................... - 80 -

6.6.2.2.3 – Sonderöffnungszeiten .................................................... - 81 -

6.6.2.2.4 – Zusatzangaben .............................................................. - 81 -

IV

6.6.2.2.5 – Erweitertes Führungszeugnis ......................................... - 82 -

6.6.2.2.6 – Gruppenunabhängigkeit von Personen .......................... - 83 -

6.6.2.2.7 – Zuordnung einer Person zu Gruppen ............................. - 83 -

6.6.2.2.8 – Kommentarfeld im Personalmodul ................................. - 86 -

6.6.2.2.9 – mehrere Personen hintereinander speichern ................. - 86 -

6.6.2.2.10 – einzelne Person /letzte Person speichern .................... - 87 -

6.7.2.3 Personal editieren ................................................................. - 87 -

6.7.2.4 Personal löschen .................................................................. - 87 -

6.7.3 Zwischen Ständen des Gruppen- und Personalmoduls wechseln ......... - 88 -

6.8 Betriebserlaubnis .......................................................................................... - 91 -

6.8.1 Einrichtungsübersicht ............................................................................ - 91 -

6.8.2 Antrag auf Betriebserlaubnis ................................................................. - 94 -

6.8.2.1 Informationsleiste .................................................................. - 94 -

6.8.2.2 grundständige Einrichtungangaben ...................................... - 95 -

6.8.2.3 Angaben zu den Gruppen ..................................................... - 96 -

6.8.2.4 Angaben zum Personal ......................................................... - 97 -

6.7.2.4.1 – Übersicht über das gesamte Personal ........................... - 97 -

6.7.2.4.2 – Angaben zur Einrichtungsleitung.................................... - 98 -

6.7.2.4.3 - Öffnungszeiten................................................................ - 98 -

6.7.2.4.4 – weitere einrichtungsrelevante Angaben ....................... - 100 -

6.7.2.4.5 – Kommentarmöglichkeit................................................. - 101 -

6.7.2.4.6 – Speichern und Absenden (Freigeben) eines Antrags ... - 101 -

6.7.2.5.7 – Historie – Überblick bisheriger Antragsstellungen ........ - 103 -

6.8.3 Erteilung der Betriebserlaubnis ............................................................ - 104 -

6.9 Antrag auf 5. Kind mit Behinderung .......................................................... - 107 -

6.9.1 Einrichtungsübersicht .......................................................................... - 107 -

6.9.2 Antragsstellung 5. Kind mit Behinderung ............................................. - 110 -

6.9.3 Bewilligung 5. Kind mit Behinderung ................................................... - 114 -

6.10 Antrag auf Einzelintegration ....................................................................... - 115 -


6.10.2 Antragsstellung Einzelintegration ......................................................... - 118 -

6.10.3 Bewilligung Einzelintegration ............................................................... - 124 -

Finanzhilfe/Meldepflicht ab Kindergartenjahr 18/19 ......................................... - 126 -

6.11 Finanzhilfe/Meldepflicht ab Kindergartenjahr 18/19 –

Träger/Verwaltungsträger ................................................................................... - 126 -

6.11.1 Strukturbaum Antrag Finanzhilfe 18/19 ............................................... - 130 -

6.11.2 Neuen Antrag stellen ........................................................................... - 133 -

6.11.3 Auswahl des Änderungsgrundes ......................................................... - 134 -

6.11.4 Erstantrag/Folgeantrag ........................................................................ - 136 -

V

6.11.5 Gruppen und Mitarbeiter mit den zum angegebenen Stichtag

entsprechenden Daten .................................................................................. - 140 -

6.11.6 Altersstruktur ....................................................................................... - 142 -

6.11.7 Einhaltung der gesetzlichen Mindestanforderungen ............................ - 146 -

6.11.8 Tarifvertrag .......................................................................................... - 147 -

6.11.9 Daten zur Einrichtung .......................................................................... - 148 -

6.11.10 Erstattung von Personalausgaben ...................................... - 152 -

6.11.11 Sonderöffnungszeiten ......................................................... - 154 -

6.11.12 Besonderheiten Hort ........................................................... - 155 -

6.11.13 Kontodaten des Trägers ..................................................... - 156 -

6.11.14 Kommentarfelder ................................................................ - 157 -

6.11.15 Antrag freigeben ................................................................. - 158 -

6.11.16 Antrag zurückholen ............................................................. - 162 -

6.11.17 Folgeantrag stellen ............................................................. - 163 -

6.11.18 Antrag löschen .................................................................... - 165 -

6.11.19 Antrag deaktivieren ............................................................. - 166 -

Finanzhilfe/Meldepflicht ab Kindergartenjahr 18/19 ......................................... - 168 -

6.12 Finanzhilfe/Meldepflicht ab Kindergartenjahr 18/19 – Fachdienst / Finanzhilfe

- 168 -

6.12.1 Startseite Modul „Finanzhilfe/Meldepflicht ab 18/19“ ........................... - 170 -

6.12.2 Antrag Finanzhilfe 18/19 – Übersicht der Anträge einer Einrichtung .... - 174 -

6.12.3 ToDo-Liste ........................................................................................... - 176 -

6.12.4 Antrag bearbeiten ................................................................................ - 178 -

6.13 Finanzhilfe/Meldepflicht (alt) ...................................................................... - 181 -


6.13.2 Finanzhilfe/Meldepflicht ....................................................................... - 185 -

6.13.2.1 Reiter Altersstruktur der Gruppen ....................................... - 187 -

6.13.2.2 Reiter Meldung/Antrag auf Finanzhilfe ................................ - 190 -

6.13.2.3 Bewilligung der Finanzhilfe ................................................. - 200 -

6.13.2.4 Hinweis zur Bewilligung der Finanzhilfe 11/12 .................... - 202 -

6.13.2.5 Hinweis zum Finanzhilfeantrag Kindergartenjahr 12/13 ...... - 203 -

6.14 Meldepflicht ................................................................................................. - 203 -

6.14.1 Tageseinrichtung incl. TE n. § 45 SGB VIII .......................................... - 205 -

6.14.2 Sonderkindergärten ............................................................................. - 209 -

6.14.3 Tagesbildungsstätten/Tagesstätten ..................................................... - 213 -

6.15 Unverzügliche Personalmeldung ............................................................... - 219 -

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1 Einführung

Bei der webbasierten Anwendung kita.web handelt es sich um eine E-Government-

Umsetzung des Gesetzes über Tageseinrichtungen für Kinder (KiTaG), welches seit dem

01. August 2002 (Kindergartenjahr 02/03) angewendet wird. Die Anwendung kita.web ist

seit dem Kindergartenjahr 2010/2011 aktiv.

Die webbasierte Anwendung kita.web wurde von der BMS Consulting GmbH und der

NPO Applications GmbH in enger Zusammenarbeit mit dem zuständigen Niedersächsi-

schen Kultusministerium entwickelt. Das Nds. Kultusministerium hat hierzu eine ständige

Arbeitsgruppe mit Vertreterinnen und Vertretern aller beteiligten Behörden und Fachrefe-

raten ins Leben gerufen. Auftraggeber ist Niedersächsische Kultusministerium.

Die webbasierte Anwendung kita.web unterstützt Sie bei der Beantragung von Betriebs-

erlaubnissen und Finanzhilfe; sowie bei der Erfüllung der Meldepflicht gemäß § 47 SGB

VIII. Zur Vorbereitung aller Beantragungs- und Meldevorgänge dienen Ihnen das

Stammdatenmodul sowie Gruppen- und Personalmodul, auf die zentral zugegriffen wird.

Dieses Handbuch soll Ihnen als Hilfestellung bei der Arbeit mit kita.web dienen. Bei

technischen Fragen zu kita.web steht Ihnen unsere Hotline zur Verfügung, die Sie

Werkstags von 09:00 bis 17:00 Uhr unter der Rufnummer 0208/77899882 erreichen

können. Darüber hinaus können Sie Ihre Fragen und Anregungen auch per E-Mail an

[email protected] richten. Bei fachlichen Fragen wenden Sie sich bitte an den

zuständigen Fachdienst bzw. an die niedersächsische Landesschulbehörde. Die ein-

schlägigen Mailadressen und Telefonnummern finden Sie auf den entsprechenden Inter-

netseiten sowie auf den erteilten Bescheiden.

Bitte geben Sie bei allen Rückfragen das Aktenzeichen (NEU) Ihrer Einrichtung an; die-

ses Aktenzeichen ist systemseitig vergeben und kann immer eindeutig einer Einrichtung

zugeordnet werden.

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Hinweis zum Datenschutz:

Sämtliche Daten in kita.web liegen auf einem landeseigenen in Deutschland befindlichen

Serversystem. Der Zugang erfolgt über eine verschlüsselte Datenverbindung (sogenann-

tes https-Protokoll). Zusätzlich ist ein Arbeiten in kita.web nur mittels Login (Nutzername

und Passwort) möglich.

Wie bei technikunterstützten Verfahren üblich werden Bewegungen im Programm auto-

matisch protokolliert. Dabei wird hinterlegt welcher Login zu welcher Zeit genutzt wird,

um Handlungen wie speichern, freigeben, Löschen vorzunehmen. Diese Daten werden

nur dann anlassbezogen ausgewertet, wenn ein Sachverhalt dies erfordert und eine

technische Störung ausgeschlossen werden muss (bspw. ein Antrag ist nicht eingegan-

gen, obwohl dieser auf Freigabe gesetzt wurde). Es ist sichergestellt, dass die Protokoll-

daten regelmäßig gelöscht und Unbefugte keinen Zugriff darauf haben. Die Einsicht-

nahme der Protokolldaten kann nur auf Veranlassung des Kultusministeriums und nach

Kenntnis des Trägers erfolgen.

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2 Allgemeine Hinweise

Das vorliegende Handbuch richtet sich sowohl an Träger bzw. Verwaltungsträger (zent-

rale Abrechnungsstellen) von Kindertageseinrichtungen als auch an Einrichtungen

selbst. Die Inhalte stellen daher die Perspektive einer Einrichtung bzw. eines Trä-

ger/Verwaltungsträgers dar. Bestehen Abweichung zwischen den Perspektiven, findet

eine separate Erwähnung des Sachverhaltes für den Verwaltungsträger am Ende des

jeweiligen Abschnittes statt. Handelt es sich bei einem Abschnitt um einen Abschnitt, der

ausschließlich für den Verwaltungsträger zutreffend ist, wird dieses zu Beginn des Ab-

schnittes erwähnt.

Die einzelnen Handlungsschritte sind in klar untergliederte Abschnitte unterteilt, was das

Auffinden erleichtert. Unterabschnitte stellen innerhalb eines Abschnitts Teilbereiche ein-

zelner isolierter Handlungen dar; daher ist es mitunter ratsam einen gesamten Abschnitt

zu lesen.

kita.web stellt eine webbasierte Anwendung dar, die unter der folgenden Internetseite

verfügbar ist:

https://www.login.kita-niedersachsen.de/

Um die Applikation nutzen zu können, muss eine Internetverbindung zur Verfügung ste-

hen, mit welcher über einen Browser die aufgerufen werden kann. Durch die sog.

"Cross-Browser-Programmierung" wird gewährleistet, dass die Anwendung in gängigen

Browsern (z.B. Internet-Explorer, Firefox, Opera, Safari) stets in gleicher Weise funktio-

niert und die Darstellung identisch ist. Weiterhin sollte ein gängiges Text-

verarbeitungsprogramm (z.B. Microsoft Word) und ein PDF-Reader (z.B. Adobe Reader)

an Ihrem Arbeitsplatz installiert sein.

Die Anwendung ist behindertengerecht und somit barrierefrei erstellt. Auf aktive Inhalte,

wie z. B. JavaScript oder Flash, wurde entsprechend der Leitlinien des Bundesamtes für

Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) vollständig verzichtet (http://www.ohne-aktive-

inhalte.de/). Weiterhin möchten wir Sie darauf hinweisen, dass Sie automatisch aus

kita.web abgemeldet werden, sofern Sie in einem Zeitraum von 30 Minuten keine Akti-

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onen in kita.web vornehmen. Nicht gespeicherte Eingaben gehen bei diesem Vorgang

verloren.

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3 Technischer Support

Bestehen programmtechnischen Fragen/Unklarheiten zu kita.web kontaktieren Sie bitte

den technischen Support. Diese Möglichkeit steht Ihnen sowohl bereits vor dem Zugang

in kita.web auf der Anmeldemaske zur Verfügung als auch nach dem erfolgreichen Zu-

gang zu kita.web unterhalb der Funktionsleiste (vgl. Abschnitt 5). Klicken Sie dazu auf

„technischer Support“. Es öffnet sich anschließend das Kontaktformular.

Neben Ihren persönlichen Daten geben Sie bitte Ihr Anliegen im Eingabefeld „Problem-

beschreibung“ an. Über Abschicken wird Ihr Kontaktformular dem technischen Support

übermittelt. Eine Übermittlung Ihres Betriebssystems als auch Ihres Internetbrowsers

findet automatisch statt. Sind Sie bereits im System eingeloggt, werden Ihre Kontaktda-

ten vorbefüllt.

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4 Anmeldung

Nach dem Aufruf von kita.web erscheint das Login-Fenster. Geben Sie bitte hier Ihren

Benutzernamen und Ihr persönliches Passwort ein. Ihr persönliches Passwort muss aus

8 Zeichen bestehen und mindestens einen Buchstaben und 2 Zahlen enthalten. Pass-

wörter, die nur aus Buchstaben oder Zahlen bestehen, sind nicht möglich.

Sollten Sie einen falschen Benutzernamen und/oder ein falsches Passwort eingegeben

haben, werden Sie durch eine Meldung darauf hingewiesen. Den Login können Sie un-

begrenzt wiederholen. Sollten Sie sich trotzdem nicht einloggen können, wenden Sie

sich bitte an Ihren technischen Administrator vor Ort bzw. füllen Sie über den Button

technischer Support das dort hinterlegte Kontaktformular aus.

Durch Mausklick auf den Button Login gelangen Sie auf die Startseite von kita.web.

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5 Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche von kita.web gliedert sich in 3 große Bereiche. Am linken Rand

befindet sich die Funktionsleiste, in der Sie einzelne Menüpunkte aufrufen können. In

der Mitte befindet sich die aktive Arbeitsoberfläche. Dort werden je nach gewähltem

Menü der Funktionsleiste Daten eingegeben, Formulare dargestellt oder passende Ein-

stellungen vorgenommen. Am oberen Bildschirmrand finden Sie in der Übersichtsleiste

den Logout-Button, Ihren Benutzernamen und Ihre Rolle (z. B. Einrichtung oder Träger).

Die verschiedenen Funktionen von kita.web werden über die Funktionsleiste am linken

Bildschirmrand gesteuert. Durch Mausklick ist der Wechsel zwischen den verschiedenen

Funktionsbereichen möglich.

Die Einträge der Funktionsleiste sind in folgende Bereiche gegliedert: Startseite, Eigene

Benutzerdaten, Verwaltung (nur in Rolle Träger/Verwaltungsträger), Stammdaten,

Funktionsleiste

Arbeitsoberfläche

Übersichtsleiste

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Gruppen-/Personalmodul, Betriebserlaubnis, 5. Kind mit Behinderung, Einzelin-

tegration, Finanzhilfe/Meldepflicht sowie Meldepflicht.

Die Funktion Startseite (vgl. Abschnitt 6.2) beinhaltet aktuelle Informationen und Kurz-

beschreibungen der einzelnen Funktionen.

Die Funktion Eigene Benutzerdaten (vgl. Abschnitt 6.3) ermöglicht Ihnen eigene Be-

nutzerdaten bzw. Zugangsdaten zu editieren.

Die Funktion Verwaltung (vgl. Abschnitt 6.4), die nur in der Rolle Trä-

ger/Verwaltungsträger sichtbar ist, beinhaltet die Verwaltung der Benutzer ihres Trägers.

Der Bereich Stammdaten (vgl. Abschnitt 6.5) bietet Ihnen die Möglichkeit der Erfassung

und Pflege der Stammdaten Ihrer Institution.

Der Bereich Gruppen-/Personalmodul (vgl. Abschnitt 6.6) beinhaltet die Erfassung der

Gruppen im Rahmen des Gruppenmoduls sowie die Erfassung des Personals im Rah-

men des Personalmoduls.

Der Funktionsbereich Betriebserlaubnis (vgl. Abschnitt 6.7) enthält den Antrag auf Be-

triebserlaubnis.

Im Funktionsbereich 5. Kind mit Behinderung (vgl. Abschnitt 6.8) können Sie einen

Antrag auf das 5. Kind mit Behinderung erfassen und freigeben.

Im Funktionsbereich Einzelintegration (vgl. Abschnitt 8.9) können Sie einen Antrag auf

Einzelintegration erfassen und freigeben.

Unter dem Menüpunkt Finanzhilfe/Meldepflicht (vgl. Abschnitt 6.10) können Einrich-

tungen, die finanzhilfefähig sind, diese beantragen sowie ihrer Meldepflicht nachgehen.

Im Bereich Meldepflicht (vgl. Abschnitt 6.11) können die nicht finanzhilfefähigen Einrich-

tungen ihre Meldung durchführen.

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6 Funktionen von kita.web

6.1 Allgemeine Hinweise zu den Funktionen

6.1.1 Informationstexte

Innerhalb der gesamten Menüdarstellung finden sich in den jeweiligen Formularen an

verschiedenen Stellen sog. Informationsbutton. Wird der Mauszeiger auf einen Infor-

mationsbutton gerichtet, erscheint ein Informationstext, der zum Verständnis des vorlie-

genden Sachverhaltes beiträgt.

6.1.2 Fehlermeldungen

Verstoßen Eingaben gegen Vorgaben bzw. wird gegen in kita.web hinterlegte Plausi-

bilitäten verstoßen, wird automatisch bei dem Versuch ein Formular zu speichern oder

freizugeben, eine Fehlermeldung erzeugt. Oberhalb des aufgerufenen Formulars erfolgt

eine generalisierte Fehlermeldung. An entsprechender Stelle, an dem der Fehler aufge-

treten ist, lässt sich zudem ein gelbes Ausrufezeichen finden. Sofern Sie den Mauszeiger

auf das gelbe Ausrufezeichen richten, wird Ihnen eine Erläuterung des Fehlers an-

gezeigt. Eine Speicherung bzw. Freigabe des Formulars ist nur bei Behebung des Feh-

lers möglich.

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6.1.3 Barrierefreie Gestaltung von kita.web

Bei kita.web handelt es sich um eine Web-Anwendung, die der barrierefreien Gestaltung

folgt. Dieses hat zur Besonderheit, dass Berechnungen jeglicher Art nicht bei der Einga-

be der Daten erfolgen, sondern erst nach einem Speichern der Formulare. Entsprechend

werden Ihnen die Ergebnisse der Berechnungen erst angezeigt, nachdem Sie den Spei-

chern-Button (z. B. Button Daten speichern im Antrag auf Betriebserlaubnis) innerhalb

eines Formulars betätigt haben.

6.1.4 Suchoption

In jedem der Funktionsbereiche haben Sie die Möglichkeit mit Hilfe der Suchoption

nach den von Ihnen gewünschten Daten (z. B. Benutzer, Einrichtung) zu suchen. Dabei

können Sie nach einem ganzen Wort, aber auch nur nach Teilen eines Wortes suchen.

Der Infobutton zeigt Ihnen, welche Daten in dem von Ihnen ausgewählten Funktionsbe-

reich durchsucht werden.

Nach erfolgreicher Suche erscheinen alle in Frage kommenden Fälle unterhalb der Su-

cheingabemaske im Fenster Suchergebnis. Hier haben Sie ebenfalls die Möglichkeit per

Klick auf das entsprechende Symbol die Daten zu pflegen. Über Suche leeren können

Sie ihre vorherige Sucheingabe zurücksetzen zur Übersicht zurückkehren.

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6.1.5 Web-Ansicht als PDF

Sie haben die Möglichkeit sich alle für die Anträge und Meldungen relevanten Webseiten

jederzeit z.B. vor Abgabe eines Antrags bzw. einer Meldung als PDF anzeigen zu las-

sen. Sie können dieses PDF nach Aufruf auf Ihrem eigenen System (z.B. lokaler PC o-

der Firmennetzwerk) abspeichern oder ausdrucken. Sie starten die PDF-Ansicht über

einen Klick auf das PDF-Symbol. Sie finden diese Funktion immer in der oberen rechten

Ecke der jeweiligen Webseite.

6.1.6 Hinweise zum Kindergartenjahresbezug

Für Sie als Träger/Einrichtung enthält der Menüpunkt Stammdaten und die Menüpunkte

Finanzhilfe/Meldepflicht sowie Meldepflicht einen Bezug zu den jeweiligen Kindergarten-

jahren.

Unter dem Menüpunkt Stammdaten sind die Stammdaten des Trägers und der Einrich-

tungen so abgebildet, wie die Struktur des jeweiligen Kindergartenjahres ist. So können

Einrichtungen, die schließen oder neu aufmachen in einem Kindergartenjahr abgebildet

werden und im anderen Jahr nicht.

Bei der Durchführung des Kindergartenjahresumbruchs wird der letzte Stand Stammda-

ten des vorangegangenen Kindergartenjahres in die Stammdaten des kommenden Kin-

dergartenjahres kopiert. Einrichtungen, die ein Datum bei „Einrichtung schließt am:“ ha-

ben und das Datum im letzten Kindergartenjahr liegt (Kindergartenjahr = 01.08.JJJJ bis

31.07.JJJJ des letzten Kindergartenjahres), werden nicht mit ins neue Kindergartenjahr

übernommen.

Ab dem Kindergartenjahresumbruch können sich die Eintragungen in den Stammdaten

bis auf wenige Ausnahmen unterschiedlich entwickeln. Manuelle (und automatische)

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Änderungen an folgenden Feldern werden immer in alle Jahren der Stammdaten abge-

legt: Datum der letzten BE; Einrichtung schließt am; Einrichtung öffnet am.

Unter dem Menüpunkt Finanzhilfe/Meldepflicht sowie Meldepflicht sind die Einrich-

tungen so abgebildet, wie die Struktur des jeweiligen Kindergartenjahres ist (analog dem

Menüpunkt Stammdaten). Die Inhalte der Formulare aus den Vorjahren werden nicht

kopiert.

Die weiteren Menüpunkte Gruppen-/Personalmodul, Betriebserlaubnis, 5. Kind mit

Behinderung und Einzelintegration erhalten keinen Kindergartenjahresbezug. Es wird

allerdings sichergestellt, z.B. dass eine geschlossene Einrichtung keine neue Betriebser-

laubnis stellen kann.

6.1.7 Häufig gestellte Fragen

Mit einem Klick auf das FAQ-Symbol öffnet sich die Homepage der Niedersächsischen

Landesschulbehörde. Auf dieser Internetseite steht Ihnen ein PDF zum Download mit

der Beantwortung von häufig gestellten Fragen zur Verfügung.

6.2 Startseite

Auf der Startseite finden Sie die Kurzbeschreibung der einzelnen Funktionen sowie ak-

tuelle Nachrichten und Mitteilungen, welche die Web-Anwendung betreffen. Diese kön-

nen über den Menüpunkt Verwaltung – Nachrichtenverwaltung durch das Land oder ei-

nen Träger eingegeben werden (vgl. Abschnitt 6.4.2)

6.3 Eigene Benutzerdaten

In dem Funktionsbereich Eigene Benutzerdaten können Sie Ihre persönlichen Benut-

zungsdaten eingeben, Ihr Passwort ändern und eine nach Ihren Wünschen geeignete

Darstellung der Einrichtungsstammdaten in den Menüs festlegen.

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6.3.1 Benutzerdaten

Hier haben Sie die Möglichkeit Ihren Vornamen, Nachnamen und Ihre E-Mail-Adresse

einzutragen bzw. zu ändern.

Der Benutzername wird bei Anlage eines neuen Benutzers final festgelegt und ist da-

nach nicht mehr änderbar bzw. es muss dann ein neuer Benutzer angelegt und der alte

Benutzer gelöscht werden. Hinweis: Jeder Benutzername kann systemweit nur einmal

vergeben werden.

6.3.2 Neues Passwort eingeben

Unter diesem Punkt können Sie Ihr persönliches Passwort anlegen. Geben Sie dafür zur

Kontrolle Ihr derzeitiges Passwort und anschließend Ihr neues Passwort ein. Ihr persön-

liches Passwort muss aus 8 Zeichen bestehen und mindestens 2 Zahlen enthalten.

Passwörter, die nur aus Buchstaben oder Zahlen bestehen, sind nicht möglich.

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6.3.3 Anzeige Strukturbaum

Diese Auswahl erlaubt es Ihnen kita.web Ihrer persönlichen Arbeitsweise anzupassen.

Hierfür stehen Ihnen verschiedene Kennungskriterien zur Verfügung, anhand welcher

Sie die Einrichtungen innerhalb der Funktionsbereiche mit Stammdatenbezug darstellen

können. Die getroffene Auswahl kann jederzeit per Mausklick auf das entsprechende

Kästchen angepasst werden. Die Einrichtungsbezeichnung (Name einer Einrichtung) ist

immer sichtbar.

6.3.4 Daten speichern

Über den Button Dateien speichern lassen sich die manuell angelegten Daten sichern.

6.4 Verwaltung

Im Funktionsbereich Verwaltung stehen Ihnen die Funktionen der Verwaltung Ihrer Insti-

tution sowie Ihrer Nachrichten zur Verfügung.

6.4.1 Benutzerverwaltung

Durch Mausklick auf die Funktion Benutzerverwaltung öffnet sich auf der Arbeitsober-

fläche die entsprechende Arbeitsumgebung, auf welcher Sie Ihre Eingaben vornehmen

können.

Anzeige in den Ansichten entsprechend der

persönlichen Auswahl des Benutzers

- 20 -

6.4.1.1 Fachverantwortung, Mitarbeitende und lesender Zugriff

Kita.web unterscheidet für die Rolle des Trägers zwischen den Benutzungsformen Fach-

verantwortung, Mitarbeitende und lesender Zugriff, die unterschiedliche Rechte in

kita.web besitzen.

Die Benutzungsform Fachverantwortung hat einen uneingeschränkten Zugriff auf die

Funktionen in kita.web, einschließlich der Benennung und Beauftragung eines Verwal-

tungsträgers. Es ist zu beachten, dass bei Zuordnung eines Benutzers mit der Rolle

Fachverantwortung zu einem Verwaltungsträger, die Rolle Fachverantwortung automa-

tisch in die Rolle Mitarbeitende wechselt. Der Benutzerform Mitarbeitende stehen mit

den Ausnahmen der Antragsfreigabe, der Pflege der Trägerstammdaten, der Benennung

und Beauftragung eines Verwaltungsträgers sowie der Funktion Benutzerverwaltung alle

Funktionen in kita.web zur Verfügung. Der Benutzerform Träger - lesender Zugriff ste-

hen nur lesende Rechte in allen Funktionen von kita.web zur Verfügung. Auf die Funkti-

on Benutzerverwaltung hat der lesende Träger dagegen ebenfalls keinen Zugriff.

Die Funktion Benutzerverwaltung steht somit ausschließlich der Fachverantwortung

des Trägers zur Verfügung.

Die Rollenzuweisung (Träger-Fachverantwortung) des zentral zugesandte Login

(TR0000 bzw. VwTR0000 sollten daher nicht geändert werden!

Hinweis Verwaltungsträger: Eine Unterscheidung zwischen der Benutzungsform Fach-

verantwortung, Mitarbeitende und Lesender Zugriff findet auch auf Ebene des Verwal-

tungsträgers/Abrechnungsstelle statt. Die Funktion Benutzerverwaltung steht der Fach-

verantwortung des Verwaltungsträgers zur Verfügung.

- 21 -

6.4.1.2 Mitarbeitende und lesender Zugriff der Einrichtung

Der Träger kann eine ihm zugeordnete Einrichtung einzeln freischalten, indem er eine

neue Benutzerin/einen neuen Benutzer für eine entsprechende Einrichtung anlegt. Somit

verfügt die Einrichtung über einen Login für kita.web. Kita.web unterscheidet für die Rolle

der Einrichtung zwischen den Benutzungsformen Einrichtung - Mitarbeitende und Ein-

richtung - Lesender Zugriff. Alle Rollen der Einrichtung haben nur Zugriff auf ihre eigene

Einrichtung. Ein Zugriff auf mehrere ausgewählte einzelne Einrichtungen mit einer Rolle

Einrichtung ist nicht möglich

Hat der Träger die Einrichtung freigeschaltet, stehen der Benutzungsform Einrichtung -

Mitarbeitende für die einzelne Einrichtung alle Funktionen analog der Rolle Träger-

Mitarbeitende in kita.web zur Verfügung (vgl. Abschnitt 6.4.1.1). Der Benutzungsform

Einrichtung - lesender Zugriff stehen nur lesende Rechte in allen Funktionen von

kita.web zur Verfügung, auf die die Rolle Einrichtung - Mitarbeitende Zugriff hat.

Eine Freigabe von Anträgen und Meldungen gegenüber der Behörde ist somit in einer

Rolle Einrichtung nicht möglich. Es sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass der

Träger zudem in jedem Fall die Möglichkeit hat, die durch die Rolle Einrichtung gemach-

ten Angaben zu überschreiben!

6.4.1.3 Neuen Benutzer anlegen

Mit Klick auf den Button Benutzer anlegen öffnet sich das Formular Neuer Benutzer. In

diesem Formular haben Sie die Möglichkeit alle relevanten Daten (persönliche Benut-

zungsdaten, Passwort) einer neuen Nutzerin/ eines neuen Nutzers anzulegen.

Musterstadt

- 22 -

Der Benutzername muss mindestens 8 Zeichen umfassen. Gängig ist hier beispiels-

weise die Verwendung der E-Mail Adresse des Benutzers als Benutzernamen oder eine

Kombination aus Vor- und Nachnamen einer Nutzerin/eines Nutzers. Jeder Benutzerna-

me kann systemweit nur einmal vergeben werden.

Das Passwort muss aus 8 Zeichen bestehen und mindestens 2 Zahlen enthalten. Pass-

wörter, die nur aus Buchstaben oder Zahlen bestehen, sind nicht möglich. Möchten Sie

- 23 -

das Passwort ändern, müssen Sie im Bereich Eigene Benutzerdaten das derzeitige

Passwort und anschließend ein neues Passwort eingeben und wiederholen (vgl. Ab-

schnitt 6.3.2).

Wählen Sie zudem aus, ob Sie einen neuen Benutzer für Ihren Träger oder für eine Ihrer

Einrichtungen anlegen wollen. Definieren Sie anschließend Funktionen für den von Ihnen

angelegten Benutzer wie Fachverantwortung, Mitarbeitende oder lesender Zugriff.

6.4.1.3.1 Neue Benutzer für eine Einrichtung anlegen

Der Anlage eines Benutzers für eine Einrichtung kommt eine entsprechende Bedeutung

zu, sofern die Einrichtung die Pflege des Gruppen-/Personalmoduls sowie die Pflege des

Antrags auf Betriebserlaubnis, Finanzhilfe/Meldepflicht oder Finanzhilfe selbstständig

vornehmen sollte. Für das Anlegen eines neuen Benutzers für eine Einrichtung wählen

Sie unter dem Punkt Rolle per Klick auf den nach unten gerichteten Pfeil Einrichtung

aus.

Geben Sie unter dem Punkt Einrichtung den Namen der Einrichtung an, für welche ein

neuer Benutzer angelegt werden soll. Weisen Sie weiterhin dem neuen Benutzer unter

dem Punkt Funktion die entsprechenden, von Ihnen gewünschten Rechte durch Aus-

wahl Einrichtung - Mitarbeitende bzw. Einrichtung - lesender Zugriff zu (vgl. Abschnitt 0).

- 24 -

6.4.1.3.2 Neue Benutzer für den Träger anlegen

Für das Anlegen eines neuen Benutzers für Ihren Träger wählen Sie unter dem Punkt

Rolle per Klick auf den nach unten gerichteten Pfeil Träger aus. Geben Sie zudem unter

dem Punkt Träger den Namen Ihres Trägers an. Weisen Sie weiterhin dem neuen Be-

nutzer unter dem Punkt Funktion die Rechte der Fachverantwortung durch Auswahl

Träger - Fachverantwortung, die Rechte eines Mitarbeitenden durch Auswahl Träger-Mit-

arbeitende oder die lesenden Rechte durch Auswahl Lesender Zugriff zu (vgl. Abschnitt

6.4.1.1).

Hinweis Verwaltungsträger: Sie haben im Funktionsbereich Benutzerverwaltung die

Möglichkeit neue Benutzer für die Rolle Träger als auch Einrichtung mit entsprechenden

Funktionen anzulegen. Zudem können Sie weitere Benutzer für Ihren Verwaltungsträger

anlegen, indem Sie unter Rolle Verwaltungsträger auswählen. Weisen Sie weiterhin dem

neuen Benutzer unter dem Punkt Funktion die Rechte der Fachverantwortung durch

Auswahl Verwaltungsträger - Fachverantwortung, die Rechte eines Mitarbeitenden durch

Auswahl Verwaltungsträger - Mitarbeitende oder die lesenden Rechte durch Auswahl

Lesender Zugriff zu (vgl. Abschnitt 6.4.1.1). Aktivieren Sie den Benutzer über das Setzen

des Häkchens im Feld Benutzerkonto Aktiv und bestätigen Sie Ihre Angaben über den

Button Benutzer speichern.

- 25 -

6.4.1.3.3 Neuen Nutzer speichern und unterrichten

Um den Zugang für den neuen Benutzer nach dem Speichervorgang freizuschalten, kli-

cken Sie bitte auf das Kästchen Benutzerkonto Aktiv. Treffen Sie diese Auswahl nicht,

ist der neue Benutzer inaktiv und kann nicht auf kita.web zugreifen. Über den Button Be-

nutzer speichern lassen sich die angelegten Daten sichern und das neue Benutzerkon-

to wird im System hinterlegt.

Lassen Sie anschließend dem Benutzer den von Ihnen gewählten Benutzernamen und

das Passwort schriftlich, telefonisch oder per E-Mail an eine eindeutig dem Nutzer zuge-

ordnete Adresse zukommen. Aus Sicherheitsgründen ist die Übermittlung von Passwort

und Nutzernamen getrennt vorzunehmen. Der Benutzer sollte anschließend sich mit den

von Ihnen generierten Zugangsdaten in kita.web anmelden und das von Ihnen festgeleg-

te Passwort ändern.

Über den Button Abbrechen gelangen Sie ohne Speicherung Ihrer gemachten Angaben

wieder zurück in das Übersichtsformular der Benutzerverwaltung.

6.4.1.4 Benutzer suchen, sortieren, editieren und löschen

Im unteren Bereich der Arbeitsoberfläche Benutzerverwaltung wird Ihnen eine Über-

sicht aller Benutzer angezeigt. Hier werden alle Benutzer aufgeführt, die in kita.web von

Ihnen angelegt wurden. Darüber hinaus können Sie über alle Merkmale hinweg die Be-

nutzer auf- bzw. abwärts sortieren, indem Sie auf die entsprechende Spaltenüberschrift

klicken.

- 26 -

Mit Hilfe der Suchoption können Sie nach angelegten Benutzern suchen. Dabei können

Sie nach einem ganzen Wort, aber auch nur nach Teilen eines Wortes suchen. Es wer-

den Benutzer-, Vor- und Nachname sowie die E-Mail-Adresse durchsucht.

Nach erfolgreicher Suche erscheint der Benutzer unterhalb der Sucheingabemaske im

Fenster Suchergebnis. Es werden Ihnen der Benutzername, der Vor- und Nachname,

die Rolle, die Institution, die Funktion und der Status (Aktiv) des Benutzers angezeigt.

Dort haben Sie ebenfalls die Möglichkeit per Klick auf das entsprechende Symbol den

Benutzer zu editieren, d. h. Änderungen vorzunehmen oder zu löschen. Über Suchkrite-

rien aufheben können Sie ihre vorherige Sucheingabe zurücksetzen und kehren zur

Übersicht zurück. Der durch das System vergebene zentrale Login (TR… bzw. VwTR…)

ist nicht löschbar.

6.4.1.5 Verwaltungsträger: Meine Träger

Dieser Funktionsbereich steht ausschließlich der Rolle des Verwaltungsträgers zur Ver-

fügung! Per Klick auf den Funktionsbereich Meine Träger öffnet sich eine Übersicht über

die Ihnen zugeordneten Träger.

Musterstadt

Musterstr 1 11111 Musterort Mustermann Musterweg 2 22222 Mustering Musterfrau

Träger 1

Träger 2

- 27 -

Hat sich Ihnen aktuell ein neuer Träger zugeordnet, wird Ihnen ein entsprechender Hin-

weis oberhalb der Trägerübersicht eingeblendet. Über den Klick auf den Text Auftrag

bestätigen, welcher rechts neben dem neuen Träger eingeblendet wird, haben Sie die

Möglichkeit die Zuordnung zu bestätigen. Vom Zeitpunkt, ab dem Sie die Zuordnung be-

stätigt haben, erhalten Sie Lese-, Schreib- und Freigaberechte für alle Daten des Trä-

gers. Der Träger hat anschließend die Rolle Träger - Mitarbeitende. Sie können diese

Rolle bei Bedarf in der Benutzerverwaltung auf Rolle Träger - Lesend abändern.

Sofern Sie die Verwaltung für einen Träger nicht weiter fortführen möchten, wenden Sie

sich bitte an den technischen Support. Sollte ein Verwaltungsauftrag irrtümlich an Sie

gestellt werden, wenden Sie sich bitte direkt an den Träger oder an den technischen

Support.

6.4.2 Nachrichtenverwaltung

In der Funktion Nachrichtenverwaltung können Sie Nachrichten schreiben, editieren oder

löschen. Die Nachrichten werden chronologisch absteigend sortiert und nachrangig unter

den Nachrichten des Landes Niedersachsen angezeigt. Von Ihnen verfasste Nachrichten

sind für alle in Ihrer Nutzerverwaltung vorhandenen Nutzer sichtbar.

Um eine Nachricht zu verfassen, klicken Sie auf den Button Neue Nachricht anlegen.

Es öffnet sich eine neue Eingabemaske, in welcher Sie eine Überschrift, den Inhalt der

Nachricht sowie den Aktivierungszustand der Nachricht eingeben können.

- 28 -

Bei Betätigung des Buttons Neue Nachricht anlegen, erscheint Ihre Nachricht im Start-

fenster, wenn Sie ein Häkchen bei „Aktiv“ gesetzt haben.

Außerdem können Sie bereits geschriebene Nachrichten editieren und löschen.

- 29 -

6.5 Stammdaten

Im Funktionsbereich Stammdaten steht Ihnen die Funktion der Pflege der Stammdaten

Ihres Trägers und aller Ihnen zugeordneten Einrichtungen zur Verfügung. Verwaltungs-

träger finden eine entsprechende Passage zu dem Funktionsbereich Stammdaten unter

dem Absatz Hinweise Verwaltungsträger.

Durch Mausklick auf den Menüpunkt Stammdaten öffnet sich auf der Arbeitsoberfläche

die entsprechende Arbeitsumgebung bzw. eine Liste über die Ihnen zugeordneten Ein-

richtungen sowie oberhalb dieser Ihr Träger.

In die jeweiligen Stammdaten gelangen Sie, in dem Sie auf das Stammdatensymbol

beim Trägernamen (Trägerstammdaten) bzw. einer Einrichtung (Einrichtungsstammda-

ten) klicken.

In den Einrichtungsstammdaten sind einzelne Trägerstammdaten nachrichtlich aufge-

führt, aber nicht editierbar. Änderungen/Bestätigung von Trägerstammdaten müssen

immer in den übergeordneten Trägerstammdaten veranlasst werden

Trägerstammdaten

Einrichtungsstammdaten

Trägername

- 30 -

Trägerstammdaten

6.5.1 Trägerstammdaten

Im Funktionsbereich Stammdaten sind insbesondere adressbezogene Stammdaten Ih-

res Trägers und Ihre Bankverbindung hinterlegt.

Per Klick auf das Symbol Trägerstammdaten gelangen Sie in das Formular.

Im Bereich Allgemeine Daten können Sie Ihre adressatenbezogenen Daten und Ihre

Kontaktdaten erfassen sowie sich per Drop-Down-Funktion Ihrem Spitzenverband zu-

Trägername

- 31 -

ordnen, falls dieser existiert und dies gewünscht ist. Das Verwaltungsgericht wird auto-

matisch zugeordnet.

Im Bereich Ansprechpartner können Sie zusätzlich die Kontaktdaten eines gezielten

Ansprechpartners Ihres Trägers angeben.

Im Bereich Bankverbindung steht Ihnen die Möglichkeit der Erfassung der Bankdaten

Ihres Trägers zur Verfügung. Ab dem Kindergartenjahr 2013/14 sollten Sie nur noch

IBAN und BIC hinterlegen.

6.5.1.1 Zuordnung zu einem Verwaltungsträger

Als Träger können Sie sich einem übergeordneten Verwaltungsträger zuordnen; dieser

sieht dann entsprechend alle die ihm zugeordneten Träger und entsprechende Einrich-

tungen in einem Login. Die Zuordnung muss AKTIV durch einen Träger erfolgen und

kann nicht vom Verwaltungsträger initiiert werden.

Die Ablösung von einem Verwaltungsträger ist nur über den technischen Support mög-

lich!

Zur Zuordnung wählt ein Träger einen entsprechenden Verwaltungsträger aus der hinter-

legten Liste aus und bestätigt diese Angaben zusätzlich durch Setzen eines Hakens bei

„Bitte bestätigen“. Ist ein Verwaltungsträger nicht in der Auflistung vorhanden, setzen Sie

sich bitte mit dem technischen Support in Verbindung.

Hat sich der Träger einem Verwaltungsträger zugeordnet, so ist das Formular Träger-

stammdaten für den Träger sichtbar, insbesondere kann der Träger alle Änderungen im

Formular durch den Verwaltungsträger sehen, das Formular ist aber zur Bearbeitung für

ihn gesperrt.

Hinweis Verwaltungsträger: In dem Funktionsbereich Stammdaten lassen sich die

Stammdaten Ihres Verwaltungsträgers, der Ihnen zugeordneten Träger sowie Einrich-

tung einsehen und editieren. Bestätigen Sie Ihre Eingaben über den Button Daten spei-

chern.

- 32 -

6.5.1.2 Erweiterte Datenfreigabe gegenüber dem örtlichen Jugendhilfeträger

Grundsätzlich erhält der örtliche Jugendhilfeträger im Rahmen des Betriebserlaubnisver-

fahrens eine Durchschrift der erteilten Betriebserlaubnis. Dies geschieht in kita.web

ebenfalls elektronisch, die örtlichen Jugendhilfeträger haben hierzu gesonderte Logins

erhalten. Die standardmäßige Übermittlung umfasst die Darstellung der erteilten Be-

triebserlaubnis, der Hinweise zur Betriebserlaubnis und des Gruppenmoduls jeweils in

PDF-Form. Eine Auflistung oder Zugriff auf Erfassungsmasken, die Antragsdaten oder

andere Bereiche ist nicht gegeben.

In einigen Fällen kann es (z.B. zur örtlichen Jugendhilfeplanung) sinnvoll sein, durch eine

bewusste Datenfreigabe dem örtlichen Jugendhilfeträger weitere Daten (Ansich-

ten/Menüpunkte) freizuschalten. Diese Datenfreigabe kann nur durch den Trä-

ger/Verwaltungsträger und nur für alle seine Einrichtungen vornehmen. Eine einrich-

tungsbezogene Freigabe kann nicht erfolgen. Durch die Freigabe der Einrichtungsdaten

durch den Träger gegenüber dem örtlichen Jugendhilfeträger hat dieses weitergehende

Leserechte auf Einrichtungs- und Trägerdaten. Diese sind: Stammdaten Träger und Ein-

richtung (ohne Kontodaten); Gruppenmodul (aktuelle Gruppenübersicht); Betriebser-

laubnis (komplette Bewilligungsseite ohne Personaldaten); Altersstruktur aus dem Me-

nüpunkt Meldepflicht bzw. aus dem Antrag auf Finanzhilfe (ohne Finanzhilfedaten). Die

Freigabe der Daten mittels Haken bei Datenfreigabe ist freiwillig und liegt alleinig

im Ermessensspielraum des Trägers!

6.5.1.3 Daten speichern

Einige Felder wie postalische Adresse, Mailadresse und Kontodaten bei finanzhilfefähi-

gen Einrichtungen sind Pflichtfelder. Ohne einen geltenden Eintrag ist keine Speicherung

möglich. Achten Sie besonders auf eine gültige aktuelle Mailadresse, da über diese

alle relevanten Informationen automatisiert gesendet werden!

Nachdem Sie die Pflege/Änderung der Stammdaten Ihres Trägers vorgenommen haben,

bestätigen Sie bitte anschließend Ihre gemachten Eingaben per Klick auf den Button

Daten speichern.

- 33 -

6.5.2 Einrichtungsstammdaten

Im Funktionsbereich Einrichtungsstammdaten sind die allgemeinen Daten der Einrich-

tung, Angaben zum Ansprechpartner der Einrichtung, zu ihren Außenstellen und ihrer

Bankverbindung sowie der Ansprechpartner und Bankverbindung Ihres Trägers hinter-

legt.

Die Einrichtungsstammdaten können größtenteils durch den Träger der Einrichtung ge-

pflegt werden. Per Klick auf den S-Button Einrichtungsstammdaten, der rechts neben

der jeweiligen Einrichtung in der Einrichtungsübersicht platziert ist, gelangen Sie in das

entsprechende Formular. Im Formular können Sie die Einrichtungsstammdaten einsehen

und editieren.

Nehmen Sie hier die Pflege/Änderung der Stammdaten Ihrer Einrichtung vor und bestä-

tigen Sie anschließend Ihre gemachten Eingaben per Klick auf den Button Daten spei-

chern.

Einige wenige direkt einrichtungsbezogene Angaben können auch durch die Rolle Ein-

richtung-Mitarbeiter eingepflegt werden. Diese beschränken sich auf die Felder Email;

Homepage und alle Daten der Kategorie Ansprechpartner.

Trägername

Einrichtungs-stammdaten

- 34 -

Die Felder Aktenzeichen, Bezeichnung, Art der Einrichtung und Rechnungswesen sind

durch Sie nicht editierbar, da diese zentrale Merkmale darstellen. Insbesondere die Art

der Einrichtung ist im Antrag auf Betriebserlaubnis bei der Auswahl des Formulartyps

sowie beim Anspruch der Einrichtungen auf Finanzhilfe entscheidend.

Diese Merkmale werden somit vom Fachdienst (nach Beratung) bzw. systemseitig vor-

gegeben. Der Träger kann dies nicht ändern. An dieser Stelle ist vorab schon darauf hin-

zuweisen, dass falls bereits Gruppen und Personal hinterlegt wurden und anschließend

vom Fachdienst Ihre Einrichtungsart geändert wurde, alle Gruppen gelöscht werden. Ihr

bereits angelegtes Personal bleibt, abgesehen von der Gruppenzugehörigkeit, welche

ebenfalls gelöscht wird, bestehen. Wenn also Gruppen unter der neuen Einrichtungsart

angelegt werden, können Sie im Personalmodul auf Ihr „altes“ Personal zurückgreifen

und müssen dieses nicht neu anlegen.

- 35 -

Ist eine Änderung der Art Ihrer Einrichtung erwünscht, kontaktieren Sie bitte Ihren zu-

ständigen Fachdienst. Hinweis: Bei welcher Einrichtungsart Sie welche Gruppenarten

zur Verfügung haben, können Sie dem Anhang entnehmen.

Das Feld Eröffnung am sollte mit dem Datum gepflegt werden, an dem die Einrichtung

eröffnet wurde. Das Datum Einrichtung schließt am kann der Fachdienst hinterlegen und

dient der Information, ob die Einrichtung auch im kommenden Jahr aktiv ist.

Genauso verhält es sich mit dem Datum der letzten Betriebserlaubnis. Auch dieses soll-

ten Sie zu Beginn in den Stammdaten hinterlegen. Bevor Sie einen Antrag auf Betriebs-

erlaubnis, Einzelintegration und 5. Kind mit Behinderung stellen können, müssen Sie in

den Stammdaten der Einrichtung das Datum der letzten Betriebserlaubnis hinterlegen.

Sollte Ihre Einrichtung neu sein und über keine Betriebserlaubnis verfügen, können Sie

dies im Antrag auf Betriebserlaubnis vermerken. Das Feld neben dem Datum der letzten

Betriebserlaubnis ist solange aktiviert, bis Sie einen Antrag auf Betriebserlaubnis gestellt

haben. Danach kann eine Änderung dieses Datums nur durch den Fachdienst manuell

erfolgen. Das Datum aktualisiert sich automatisch mit jeder neuen Bewilligung der Be-

triebserlaubnis.

Im Bereich Ansprechpartner können Sie den Ansprechpartner Ihrer Einrichtung sowie

seine Kontaktdaten erfassen.

Im Bereich Außenstellen können Sie die Außenstellen der Einrichtung mit ihrer Bezeich-

nung sowie der Adresse erfassen. Sie können maximal 2 Außenstellen erfassen.

- 36 -

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit Bankverbindung für Ihre Einrichtung zu pflegen. Die

entsprechenden Kontodaten können in den nachfolgenden Feldern (Kontoinhaber, Kon-

tonummer etc.) von Ihnen hinterlegt werden. Die Pflege der Kontodaten der Einrichtung

erfolgt durch die Rolle des Trägers bzw. Verwaltungsträgers. Dieser kann hier auch eine

Angabe dazu machen, ob beim Antrag auf Finanzhilfe die Kontodaten der Einrichtung

mit übermittelt werden sollen. So kann der Träger das Empfängerkonto der Finanzhilfe

steuern. Soll das Empfängerkonto der Finanzhilfe das Einrichtungskonto sein muss der

Träger den Radiobutton auf „Konto der Einrichtung“ umsetzen und die Stammdaten

speichern.

Sonnenstraße 1

Mondgasse 2

11111

Sonnenstadt

22222

Mondhausen

- 37 -

Der Bereich Trägerdaten sowie Ansprechpartner des Trägers werden aus dem Bereich

Trägerstammdaten automatisch übernommen und der einem Träger zugeordneten Ein-

richtung im Bereich Einrichtungsstammdaten angezeigt. Die Felder sind somit nicht im

Bereich Einrichtungsstammdaten durch Sie editierbar. Sämtliche Änderungen der Trä-

gerstammdaten müssen direkt im Trägerstammdatenmenü (vgl. Abschnitt 6.5.1) vorge-

nommen werden. Dies betrifft auch die erforderliche Bestätigung und Speicherung der

Trägerstammdaten bei der Erfüllung der Meldepflicht gemäß §47 SGB VIII.

Haben Sie die Stammdaten der Einrichtung gepflegt bzw. geändert, bestätigen Sie bitte

anschließend Ihre gemachten Eingaben per Klick auf den Button Daten speichern. Der

Button Abbrechen und Zurück führt hingegen zu einer Rückkehr zur Einrichtungsüber-

sicht ohne das Speichern der gemachten Eingaben. Es sei an dieser Stelle darauf hin-

gewiesen, dass auch das Betätigen des Zurück-Buttons des von Ihnen verwendeten In-

ternet-Browsers bzw. das Drücken der Enter-Taste zu keiner Speicherung der gemach-

ten Eingaben führt.

Hinweis Verwaltungsträger: Hat sich Ihr Träger einem Verwaltungsträger zugeordnet,

ändert sich nichts für Sie als Einrichtung. Sie haben weiterhin das Recht die oben ge-

Musterstadt

Musterstraße 1

11111

Musterstadt

- 38 -

nannten Eingaben im Stammdatenformular Ihrer Einrichtung vorzunehmen. Darüber hin-

aus besitzen Sie die lesenden Rechte auf die Stammdaten Ihres Trägers sowie des

Verwaltungsträgers.

Hat sich der Träger einem Verwaltungsträger zugeordnet, so ist das Formular Einrich-

tungsstammdaten für den Träger sichtbar, insbesondere kann der Träger alle Änderun-

gen im Formular durch den Verwaltungsträger sehen, das Formular ist nur gesperrt für

ihn.

6.5.3 Einrichtungen suchen und sortieren

Mit Hilfe der Suchoption können Sie nach Einrichtungen suchen. Dabei können Sie nach

einem ganzen Wort, aber auch nur nach Teilen eines Wortes suchen. Es werden Einrich-

tungsname, Straße, PLZ und Ort durchsucht.

Nach erfolgreicher Suche erscheinen die möglichen Einrichtungs-Treffer unterhalb der

Sucheingabemaske im Fenster Suchergebnis. Hier haben Sie ebenfalls die Möglichkeit

per Klick auf das entsprechende Symbol die Einrichtungsstammdaten einzusehen und

zu editieren. Über Suche leeren können Sie ihre vorherige Sucheingabe zurücksetzen

und kehren somit zur Übersicht zurück.

Die Auflistung der Einrichtungen wird anhand der Sortierkriterien vorgenommen, die Sie

unter der Funktion Eigene Benutzerdaten ausgewählt haben (vgl. Abschnitt 6.3.3). Zu-

dem lassen sich die Einrichtungen nach den einzelnen Sortierkriterien auf- bzw. abstei-

gend durch Klick auf das entsprechende Sortierkriterium (bspw. Straße, PLZ) sortieren.

6.5.4 Mailfunktion

In allen Stammdaten finden Sie neben allen Eingabemöglichkeiten einer E-Mail-Adresse

auch einen kleinen „Briefumschlag“. Durch Klick auf den Briefumschlag öffnet sich

öffnet sich das lokal installierte E-Mail-Client-Programm (z.B. Outlook) und die in den

Stammdaten hinterlegte E-Mail-Adresse wird übernommen. In dem Betreff bei E-Mails

- 39 -

an Einrichtungen werden automatisch der Name und alle 3 Aktenzeichen der Einrichtung

übernommen. Die Voraussetzung zur Nutzung dieser Verlinkungsfunktion ist ein lokal

installiertes E-Mail-Client-Programm (z.B. Outlook). Die Funktion funktioniert mit allen E-

Mail-Client-Programmen. Die Verlinkung zu webbasierten E-Mail-Anbietern (z.B. gmx.de)

ist nicht möglich. Die Funktion wird aktiv (Farbe des Briefumschlags ändert sich), sobald

eine E-Mail-Adresse gespeichert wurde.

6.5.5 Anschreiben an den Fachdienst

In den Stammdaten der Einrichtung können Sie ein Anschreiben an den Fachdienst er-

zeugen. Dieses Dokument können Sie für die postalische Kommunikation mit dem Fach-

dienst verwenden. In diesem Dokument sind die Adressdaten des Fachdienstes sowie

der Absender vorausgefüllt. Im Betreff dieses Dokumentes ist der Einrichtungsname auf-

geführt, in dessen Stammdaten Sie das Dokument erzeugt haben. Das Dokument wird

im rtf-Format erstellt. Sie können das Dokument als eine Word-Datei (auch open Office)

abspeichern. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, einen individuellen Text zu formulieren

und ggf. Angaben zu ändern oder zu vervollständigen. Durch einen Klick auf das Symbol

neben „Anschreiben Fachdienst“ wird das Dokument erstellt.

6.6 Gruppen-/Personalmodul (neu)

6.6.1 Zugriff auf die neuen Module

6.6.1.1 Startseite

Nach dem Einloggen in kita.web finden Sie jetzt zwei Buttons für das Gruppen- und Perso-

nalmodul vor.

- 40 -

Der erste soll für Anträge verwendet werden, welche bis zur Freischaltung gestellt werden

und führt zu der alten Version des Moduls.

Für Anträge ab Freischaltung des neuen Moduls, wird die hier vorgestellte, neue Version des

Gruppen- und Personalmoduls verwendet, die über den zweiten Button erreichbar ist. Neue

Anträge aller Antragsprozesse laufen ausschließlich über das neue Modul, d.h. die Daten

müssen bis dahin sorgfältig eingetragen sein.

6.6.1.2 Übersichtsbildschirm des Moduls

Hier sehen Sie eine Liste aller dem Träger zugeordneten Einrichtungen sowie Informationen

zu diesen Einrichtungen. Zusätzlich finden Sie auf der rechten Seite zu jeder Einrichtung

zwei grüne Buttons mit unterschiedlichen Symbolen vor. Das linke Symbol führt zum Grup-

penmodul der jeweiligen Einrichtung, während das rechte Symbol in das Personalmodul

führt.

- 41 -

Bitte beachten Sie, dass auch innerhalb der jeweiligen Module ein schneller Wechsel in das

jeweils andere Modul derselben Einrichtung persönlich möglich ist!

Hinweis:

Alle Spalten sind frei verschiebbar und können in ihrer Größe verändert werden. Alle Ände-

rungen dieser Art werden auch über das Ausloggen hinweg gespeichert, sind also auch beim

nächsten Einloggen dementsprechend gespeichert. Diese Funktionalität ist auch in den

Übersichtsseiten für das Gruppen- und das Personalmodul vorhanden (Ausnahme: die Sor-

tierfunktion ist im Gruppenmodul nicht vorhanden).

In der obersten Zeile rechts neben dem kita.web-Logo befinden sich drei weitere Navigati-

onsbuttons, um einen die Navigation innerhalb des neuen Moduls sowie zwischen diesem

und der alten Oberfläche zu ermöglichen. Diese drei Buttons sind innerhalb des neuen Mo-

duls in jedem Menü verfügbar. Der erste Button „Start“ führt Sie zurück auf die Startseite von

kita.web (siehe erster Screenshot). Der mittlere Button führt sie zurück zur Einrichtungsüber-

sicht, von der aus Sie dann wie soeben beschrieben in das Gruppen- oder das Personalmo-

dul einer bestimmten Einrichtung wechseln können. Der letzte Button loggt Sie komplett aus

kita.web aus und bringt Sie zurück zum Login-Bildschirm.

- 42 -

6.6.2 Ersteinrichtung der neuen Module

Wenn Sie das erste Mal in dem neuen Gruppen- und Personalmodul arbeiten, werden Sie

feststellen, dass es einige Unterschiede zu dem in den folgenden Kapiteln beschriebenen

Prozess gibt. Dieses Kapitel zeigt diese Unterschiede auf und erklärt, welche Besonderhei-

ten Sie bei diesen ersten Schritten beachten müssen. Nach der erfolgreichen Ersteinrichtung

ist dieses Kapitel nicht mehr relevant.

6.6.2.1 Gruppenmodul

Im alten Modul bereits bestehende Gruppen können nicht in das neue Modul migriert wer-

den. Beim ersten Einloggen in das neue Gruppenmodul werden Sie also nicht wie in Kapitel

3.1 beschrieben eine Übersicht über all Ihre Gruppen vorfinden, sondern eine leere Über-

sichtsseite. Bitte gehen Sie wie in Kapitel 3.2 erläutert vor, um Ihre Gruppen anzulegen.

6.6.2.2 Personalmodul

Bereits im alten Personalmodul vorhandene Personen sind auch bereits im neuen Modul

angelegt. Aufgrund der neuen Systematik konnten allerdings nur grobe Stammdaten in das

neue Modul überführt werden. Hierzu gehören: „Vorname“, „Nachname“, „in der Einrichtung

ab/seit“ und das Vorhandensein eines erweiterten Führungszeugnisses. Alle weiteren Daten

müssen von Hand nachgepflegt werden, um eine korrekte Ausgangslage zu erzeugen. In

Kapitel 4.3 erfahren Sie, wie Sie bereits bestehendes Personal bearbeiten können, während

Ihnen Kapitel 4.2 mehr Informationen über die einzelnen Bearbeitungsschritte bei der Perso-

nalerstellung bietet.

6.6.3 Gruppenmodul

6.6.3.1 Übersichtsseite des Gruppenmoduls

Im oberen Bereich der Übersichtsseite finden Sie unter „Informationen“ noch einmal relevan-

te Einrichtungsdaten übersichtlich dargestellt. Hier werden auch eventuelle Hinweistexte an-

gezeigt, um sie auf wichtige Ereignisse aufmerksam zu machen.

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Im unteren Bereich „Gruppenübersicht“ finden Sie eine Übersicht über sämtliche Gruppen

der Einrichtung. Grün hinterlegte Zeilen stellen Gruppen dar, während weiß hinterlegte Zei-

len Merkmalsänderungen für ihre jeweiligen Gruppen sind. Merkmalsänderungen werden in

Kapitel 3.5 noch genauer beschrieben. Im rechten Bereich dieser Gruppenübersicht finden

Sie grüne Buttons zum Bearbeiten, Löschen oder Erstellen einer Merkmalsänderung.

Über den Gruppen sind einige Buttons mit unterschiedlicher Funktionalität vorhanden. Neben

der Möglichkeit zum Erstellen einer neuen Gruppe und dem nahtlosen Wechsel ins Perso-

nalmodul kann hier das Kindergartenjahr ausgewählt werden. Weiterhin ist die Eingabe eines

Stichtages möglich, zu dem die rechten Buttons verschiedene Exporte liefern können.

- 44 -

6.6.3.2 Erstellen einer neuen Gruppe

Um eine neue Gruppe zu erstellen, klicken Sie auf den hellblauen Button „neue Gruppe an-

legen“.

So gelangen Sie in das Eingabeformular für eine neue Gruppe. Zum vollständigen Ausfüllen

müssen Sie im Formular herunterscrollen. Hinweis: der Scrollbalken befindet sich rechts,

siehe untenstehendes Bild.

- 45 -

Nach der Eingabe des Namens müssen Sie die Art der Gruppe festlegen. Auch die Alters-

struktur der Kinder in dieser Gruppe wird hier eingegeben und muss zu der Art der Gruppe

passen, sonst wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Als nächstes ist eine Angabe erforder-

lich, ab wann die Gruppe eröffnet wird (oder wurde). Standardmäßig ist Laufend mit „ja“ vor-

belegt, sodass eine Gruppe auf unbestimmte Zeit läuft. Falls ein Enddatum dieser Gruppe

bekannt ist, klicken Sie hier bitte auf „nein“ und geben Sie das Schließdatum in dem darüber-

liegenden Feld ein. Die Bezeichnung der Gruppe ist nicht editierbar und ergibt sich aus den

nachfolgenden Eingaben zur Betreuungszeit.

Im nächsten Bereich muss die Betreuungszeit dieser Gruppe eingegeben werden. Die Ein-

gabe der Betreuungszeit ist über die Dropdown-Menüs individuell für jeden Tag einstellbar.

Hinweis:

Eine Auswahl im Feld Montag füllt alle anderen Felder automatisch auch mit ebendiesem

Wert aus (oder überschreibt sie), um Ihnen die Eingabe für die ganze Woche zu erleichtern.

Selbstverständlich können Sie diese Werte in den anderen Tagen weiterhin manuell über-

schreiben.

Das obige Feld „Bezeichnung der Gruppe“ ermittelt basierend auf dieser Eingabe der Be-

treuungszeiten automatisch die korrekte Gruppenbezeichnung. Hierzu gelten folgende Re-

geln:

> 30 Std → Ganztagesgruppe

≤ 30 Std. → Vor - / Nachmittagsgruppe

Mehr als 50 % der Betreuungszeit vor 12 Uhr → Vormittagsgruppe

Mehr als 50% der Betreuungszeit nach 12 Uhr → Nachmittagsgruppe

- 46 -

Bei 50/50 → Vormittagsgruppe

Bitte geben Sie hier die Anzahl der genehmigten bzw. der zu genehmigenden Plätze ein.

Dieses Feld ist bereits mit der für die entsprechende Gruppenart vorgesehenen Plätze vor-

belegt.

Sofern es sich um eine Gruppe mit Platzsharing handelt, haken sie dieses Feld bitte an und

geben sie ebenfalls die Anzahl der Sharingplätze ein.

Sofern sich die Gruppe in einer Außenstelle befindet, haken sie dieses Feld bitte an und

wählen Sie die entsprechende Außenstelle aus. Bitte beachten Sie, dass diese Außenstellen

zuerst in den Stammdaten hinterlegt werden müssen, um hier zu erscheinen.

Zum Abschluss müssen Sie noch angeben, ob die Gruppe an Sonderöffnungszeiten teil-

nimmt oder nicht. Falls ja, haken Sie bitte auch noch an, um welche Sonderöffnungszeiten

es sich hierbei handelt (Frühdienst, Mittagsdienst, Spätdienst).

Hinweis:

Diese Angabe dient nur als zusätzliche Information über die Gruppen, welche grundsätzlich

an Sonderöffnungszeiten teilnehmen. Das bisherige Verfahren zu Sonderöffnungszeiten

- 47 -

bleibt bestehen, sodass Sie diese weiterhin wie gewohnt im Personalmodul und im Antrag

aufführen müssen.

Nach Abschluss Ihrer Eingaben können Sie diese speichern und die Gruppe somit anlegen

oder durch einen Klick auf „Abbrechen“ das Fenster verlassen, ohne Ihre Eingaben zu spei-

chern.

Hinweis:

Eingabefelder mit einem roten Sternchen sind Pflichtfelder, ohne die eine Speicherung nicht

möglich ist. Dies gilt ebenfalls für das Personalmodul.

6.6.3.3 Bearbeitung einer vorhandenen Gruppe

Das Bearbeiten einer Gruppe ermöglicht es, Änderungen in der Gruppe vorzunehmen und

kann durch einen Klick auf das grüne Stift-Symbol rechts neben der entsprechenden Gruppe

aufgerufen werden.

- 48 -

Hier können sämtliche Daten einer Gruppe bearbeitet werden. Die jeweiligen Eingabefelder

sind identisch zu dem in Kapitel 3.2 beschriebenen Prozess.

Wichtig:

Eine Bearbeitung der Gruppendaten über diese Funktion wird nicht historisiert und chronolo-

gisch angezeigt. Daher sollte diese Funktion nur im Ausnahmefall genutzt werden, um bei-

spielsweise Fehleingaben zu korrigieren. Erfassen Sie Änderungen innerhalb einer Gruppe

ab einem bestimmten Zeitpunkt über die Funktion „Merkmalsänderung“, welche in Kapitel 3.5

beschrieben wird.

6.6.3.4 Löschen einer vorhandenen Gruppe

Um eine Gruppe zu löschen, können Sie auf den grünen Mülleimer im rechten Bereich ne-

ben der entsprechenden Gruppe klicken.

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Bitte beachten Sie, dass die Gruppe mitsamt all ihren Merkmalsänderungen sofort gelöscht

wird und auch für vergangene Auswertungen somit nicht mehr zur Verfügung steht. Falls

eine Gruppe geschlossen wird, bearbeiten (grüner Stift) Sie also stattdessen die Gruppe und

tragen Sie ein Schließdatum ein. So wird sie in den folgenden Kindergartenjahren automa-

tisch in der Übersicht ausgeblendet, kann aber weiterhin stichtagsbezogen ausgewertet oder

in vergangenen Kindergartenjahren angezeigt werden.

6.6.3.5 Eingabe einer Merkmalsänderung

Eine Merkmalsänderung einer Gruppe erfassen Sie durch einen Klick auf das grüne Plus-

Symbol. Diese dient dazu, Veränderungen der Gruppen zu erfassen und chronologisch fest-

zuhalten.

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Merkmalsänderungen benötigen ein Datum, ab der sie gültig sind. Die weiteren Eingabe-

möglichkeiten sind identisch zu jenen in der Gruppenerstellung. Verändern Sie die Daten, die

sich ab dem Datum „Änderung gültig ab“ verändern (z.B. die Platzzahl verändert sich, die

Altersstruktur, die Öffnungszeiten etc.).

Durch die Eingabe einer Änderung als Merkmalsänderung wird der neue Stand ab dem ein-

gebenden Datum verwendet, während alle vorherigen Eingaben historisiert unter der jeweili-

gen Gruppe angezeigt werden. Dadurch sind die alten Stände jederzeit für einen Export ver-

fügbar und können durch die Eingabe eines entsprechenden Stichtages abgerufen werden.

Anträge aus vergangenen Jahre, können somit jederzeit die entsprechenden Daten zu die-

sem Stichtag abrufen.

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Auch Gruppenmerkmale können ähnlich wie Gruppen selber durch einen Klick auf den ent-

sprechenden grünen Stift direkt bearbeitet oder gelöscht werden, ohne einen neuen chrono-

logischen Eintrag zu produzieren. Bitte nutzen Sie auch diese Funktionen nur, um eventuelle

Fehleingaben zu berichtigen und nicht, um Änderungen einer Gruppe im System zu doku-

mentieren.

6.6.3.6 Exporte

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, sich die zu einem beliebigen Stichtag gültige Gruppen-

übersicht exportieren zu lassen. Hierzu gibt es vier verschiedene relevante Felder und But-

tons.

In dem ersten Feld können Sie entweder durch Direkteingabe oder durch einen Klick auf das

kleine Kalendersymbol den Stichtag auswählen, auf den sich sämtliche Exporte beziehen

sollen. Sämtliche Gruppen, die zu diesem Zeitpunkt existieren, werden so für die Auswertung

berücksichtigt. Sollte es innerhalb einer Gruppe Merkmalsänderungen gegeben haben, wird

der Stand für den Export herangezogen, welcher zu diesem Stichtag aktuell war.

Der Button „Übersicht (PDF)“ bietet eine PDF-Übersicht zu allen Gruppen, welche zum Stich-

tag aktiv sind.

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Selbige Übersicht kann auch als bearbeitbare Excel-Datei exportiert werden, um zum Bei-

spiel eigene Auswertungen zu ermöglichen. Diesen Export können Sie über den Button

„Übersicht (Excel)“ aufrufen.

Der letzte Button „Gruppe (PDF)“ bietet ebenfalls die soeben beschriebene Übersicht, aller-

dings beinhaltet diese nur eine Gruppe, welche vorher durch einen Klick markiert und aus-

gewählt werden muss. Danach ist dieser Button aktiv und kann ebenfalls verwendet werden.

6.6.4 Personalmodul

6.6.4.1 Übersichtsseite des Personalmoduls

Im oberen Bereich der Übersichtsseite finden Sie unter „Informationen“ vergleichbar mit dem Gruppenmodul noch einmal relevante Einrichtungsdaten übersichtlich dargestellt.

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Im darunterliegenden Bereich finden Sie eine Auflistung sämtlicher in der Einrichtung aktiven Personen sowie einige relevante Daten zu diesen. Im rechten Bereich dieser Personalüber-sicht finden Sie grüne Buttons zum Bearbeiten oder Löschen einer Person.

Über den Personen sind einige Buttons mit unterschiedlicher Funktionalität vorhanden. Ne-

ben der Möglichkeit zur Anlage einer neuen Person und dem nahtlosen Wechsel ins Grup-

penmodul ist die Eingabe eines Stichtages möglich, zu dem die rechten Buttons verschiede-

ne Exporte liefern können.

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6.6.4.2 Erstellen einer neuen Person

Um eine neue Person anzulegen, klicken Sie auf den hellblauen Button „neue Person anle-gen“.

So gelangen Sie in das Eingabeformular für eine neue Person. Zum vollständigen Ausfüllen müssen die im Formular herunterscrollen.

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Zuerst müssen Sie den Nach- und Vornamen der Person eingeben.

Wichtig: Bitte schreiben Sie unbedingt immer den vollen Namen der Person aus und vermeiden Sie Abkürzungen!

Im Anschluss erfassen Sie bitte das Datum, ab dem die neue Person in der Einrichtung tätig ist und – falls die Tätigkeit zeitlich beschränkt ist – ein Datum, zu dem die Person ausschei-det. Personen, deren Ausscheidungsdatum auf diese Weise eingetragen ist, werden nach Ablauf ihrer Beschäftigungszeit automatisch ins Archiv verschoben.

Zwingend notwendig ist die Eingabe der Ausbildung oder Qualifikation der Person (laut Ab-schlusszeugnis), während eine Zusatzqualifikation optional ebenfalls eingegeben werden kann. Bitte geben Sie hier ebenfalls die Arbeitszeit laut Arbeitsvertrag an (mit Dezimalstellen, falls vorhanden).

Falls die Person zu Sonderzeiten arbeiten soll, erfassen Sie diese hier bitte getrennt nach Früh-, Mittags- und Spätdienst. Die obere Zeile „Sonderöffnungszeiten“ summiert ihre einge-gebenen Daten automatisch auf.

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Als nächstes sind Eingaben zum Arbeitsort und eventuelle Finanzierung Dritter notwendig. Falls die Person in mehreren Einrichtungen eingesetzt werden soll, haken Sie bitte hier die Checkbox an und tragen Sie die betroffenen Einrichtungen ein.

Falls Personalausgaben aus anderen Mitteln erstattet werden, wählen Sie bitte „ja“ aus und markieren Sie die entsprechenden Mittel (Mehrfachauswahl möglich). Standardmäßig ist diese Auswahl mit „nein“ vorbelegt.

Hinweis: Dieser Bereich wird nur noch nachrichtlich an dieser Stelle angezeigt. Zur Angabe der Erstattungen wurde ein neuer Bereich programmiert (Siehe Unterpunkt „Erstattungen“). Dieser Bereich gilt ab dem Kindergartenjahr 18/19. Wenn Sie einen Antrag für 17/18 oder

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früher anlegen, wird die Information aus den Erstattungen weiterhin aus dem Bereich in den Merkmalen genommen.

Beschäftigung des Mitarbeiters

Im nächsten Schritt ist es erforderlich, die Beschäftigungsinformationen der Person einzuge-ben. Bitte beachten Sie, dass auch diese Angaben ähnlich wie die zu den Merkmalen (Aus-bildung, Arbeitsvertrag, Sonderöffnungszeiten, Finanzierung und Arbeitsorte) im Zeitverlauf angelegt werden müssen. Auch hier muss zuerst das Datum eingegeben werden, ab dem diese Beschäftigung eintritt. Dies ist unter anderem für die stichtagsbezogene Auswertung wichtig. Falls bereits ein Enddatum bekannt ist, kann dieses eingegeben werden, indem das mit „ja“ vorbelegte Feld „unbefristet“ auf „nein“ gesetzt wird und dann ein Enddatum einge-geben wird.

Über die Kennzeichnung in der Checkbox „Vertretung“ kann aufgeführt werden, ob die Stun-den als Vertretungskraft ausgeführt werden sollen.

Wichtig: geben Sie an ab wann der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin die Funktion mit den ent-sprechenden Stunden in der entsprechenden Gruppe innehat.

Im Anschluss muss die Gruppe ausgewählt werden, in der die Tätigkeit stattfindet und die Funktion bestimmt werden. Verbunden hiermit ist auch eine Eingabe der Betreuungs- und Verfügungszeit notwendig. Falls es sich bei der Tätigkeit um eine Leitungsposition handelt, muss das entsprechende Feld angehakt und die korrekte Anzahl der Leitungsfreistellungs-stunden angegeben werden.

Hinweis: Falls die Tätigkeit unabhängig von einer bestimmten Gruppe ist, steht die Auswahlmöglich-keit „gruppenunabhängig“ zur Verfügung. In diesem Fall ist es nicht erforderlich, die Funktion anzugeben, die Betreuungs- und Verfügungszeit muss jedoch eingetragen werden. Hinweis: Der Begriff Betreuungs- und Verfügungszeit ist unter Umständen bei gruppenunabhängigen

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Stunden etwas irreführend. Geben Sie hier in einem der Felder die Stunden ein, die der Mit-arbeiter/die Mitarbeiterin gruppenunabhängig in der Kita arbeitet. Dies ist wichtig, um zu dif-ferenzieren, wieviele Stunden in einer Gruppe eingesetzt sind und wieviele Stunden der Mit-arbeiter/die Mitarbeiterin gruppenunabhängig arbeitet.

Eine Leitungsfunktion mit Angabe der entsprechenden Leitungsfreistellungsstunden kann weiterhin angegeben werden.

Beispiel 1: Gruppenleitung plus Leitungsfreistellung ab 01.08.2017

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Beispiel 2: Gruppenunabhängig mit 15 Leitungsfreistellungsstunden

Beispiel 3: Gruppenunabhängig mit 10 Stunden – die Begrifflichkeit Betreuungszeit hier ggf. irreführend. Tragen Sie hier bitte die Stunden ein, die der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin grup-penunabhängig eingesetzt ist.

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Eine Person kann mehrere Funktionen in der Einrichtung haben. Hierfür speichern Sie zu-nächst den Mitarbeiter/die Mitarbeiterin und bearbeiten den Mitarbeiter/die Mitarbeiterin (sie-he Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.). Dort können Sie weitere Funk-tionen des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin zu unterschiedlichen Startzeiten und Laufzeiten an-legen.

Beispiel: zwei Funktionen mit unterschiedlichen Startzeitpunkten

Hierfür lesen Sie bitte Kapitel Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.

Erstattungen

Als nächstes werden die Erstattungen angelegt. Diese Abfrage ist eine neu ab dem Kinder-gartenjahr 18/19.

Hinweis: Wenn Sie einen Antrag für 17/18 oder früher anlegen, wird die Information aus den Erstattungen weiterhin aus dem Bereich in den Merkmalen genommen.

Die Erfassung beginnt mit den Feldern „Erstattung ab:“ und Erstattung bis:“ Diese Felder dürfen nicht leer sein. Danach werden Angaben bezogen auf Landesleistung, Bundesmitteln und Förderung über den Träger / die Kommune eingetragen.

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Die Erstattungen der Personalausgaben müssen direkt im Personaldatenblatt des Mitarbei-ters eingetragen werden. Die zum Stichtag gültigen Erstattungen werden dann lesend im Antrag angezeigt.

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Zusatzangaben

Zum Abschluss der Neuanlage eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin erfolgt eine Abfrage über relevante Zusatzangaben. Bitte prüfen Sie jede einzelne Option sorgsam und markieren Sie die korrekten Optionen. Das Vorhandensein eines erweiterten Führungszeugnisses gem. § 30a BZRG ist Voraussetzung für die Anlage einer Person, daher muss dieses Feld zwin-gend angekreuzt werden, um die Erstellung abschließen zu können.

Nach Abschluss Ihrer Eingaben können Sie diese speichern und die Person somit anlegen oder durch einen Klick auf „Abbrechen“ das Fenster verlassen, ohne ihre Eingaben zu spei-chern.

Hinweis: Eingabefelder mit einem roten Sternchen sind Pflichtfelder, ohne die eine Speicherung nicht möglich ist. Dies gilt ebenfalls für das Personalmodul.

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6.6.4.3 Bearbeiten einer vorhandenen Person

Im Gegensatz zum Gruppenmodul erfolgen sämtliche Bearbeitungstätigkeiten im Personal-modul immer durch einen Klick auf den grünen Stift. Hier können sämtliche Daten einer Per-son ergänzt werden.

Während die grundsätzlichen Eingabefelder identisch zu den in Kapitel 4.2 beschriebenen Feldern sind, gibt es in der Menüführung gewisse Unterschiede, um die Eingabe von Ände-rungen bei den Personalmerkmalen und Beschäftigungsinformationen besser unterstützen und vor allem chronologisch darstellen zu können.

Durch einen Klick auf „Neues Merkmal anlegen“ gelangen Sie in ein Untermenü, das iden-tisch zu der Personenanlage aufgebaut ist.

Im ersten Bereich können Sie Daten zur Person ändern wie den Namen, das Eintrittsdatum und das Austrittsdatum. Im zweiten Bereich können Sie über „Neues Merkmal anlegen“ die Arbeitsvertragsdaten verändern, so dass eine Chronologie der Änderungen anschließend ersichtlich ist.

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Wichtig bei der Anlage dieses neuen Merkmals ist die Eingabe des korrekten Änderungsda-tums, um die Merkmalsänderung korrekt im chronologischen Kontext abbilden zu können. Geben Sie hierfür im Feld „Änderung gültig ab“ das Datum ein, ab dem die Änderung (bei-spielsweise Erhöhung der Arbeitszeit laut Arbeitsvertrag) eintritt.

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Beispiel: Wenn eine Person beispielsweise zum 01.08.2017 angelegt wurde und kein Enddatum hin-terlegt wird, gilt diese Information auf unbestimmte Zeit. Durch Eingabe einer Merkmalsände-rung ab dem 01.09.2017, welche beispielhaft eine Reduzierung der Arbeitszeit von 39 auf 30 Stunden beinhaltet, endet die alte, ehemals unbestimmt endende Information automatisch zum 31.08.2017. Ab dem 01.09.2017 gilt dann die soeben eingegebene Neuinformation oder Korrektur. Wird diese Neuinformation wieder gelöscht (weil sie beispielsweise eine Fehlein-gabe war), wird das Enddatum der ursprünglichen Information automatisch wieder vom 31.08.2017 auf „laufend“ korrigiert. Durch diesen Automatismus wird eine Kontinuität in den Personalinformationen sichergestellt.

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Die Beschäftigungsinformationen einer Person funktionieren nach einem ähnlichen Prinzip wie die soeben beschriebenen Merkmale. Auch hier kann eine weitere Beschäftigung durch einen Klick auf den Button „neue Beschäftigung anlegen“ eingegeben werden.

Ein wesentlicher Unterschied der Beschäftigungsinformationen ist jedoch, dass mehrere Be-schäftigungen zeitlich parallel miteinander laufen können, um beispielsweise eine Tätigkeit in mehreren Gruppen abbilden zu können. Dies bedeutet auch, dass alte Beschäftigungsinfor-mationen nicht automatisch befristet werden, sondern dies von Ihnen per Hand angepasst werden muss, falls sich Änderungen ergeben. Überprüfen Sie also bitte nach dem Hinzufü-gen einer neuen Information kritisch, ob die alten Beschäftigungsinformationen weiterhin unbefristet Bestand haben oder ob diese aufgrund der Änderungen ebenfalls angepasst bzw. befristet werden müssen. Sollte letzteres der Fall sein, klicken Sie bitte auf den grünen Stift rechts von der entsprechenden Zeile und befristen Sie die Tätigkeit.

Beispiel 1: eine Heilpädagogin wechselt nach einem Jahr die Gruppe. Parallel ist sie Zweit-kraft in einer anderen Gruppe

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Wichtig: Achten Sie bei der Eingabe immer konkret und gewissenhaft auf das „Gültig ab“ und „Gültig bis“ Datum.

Beispiel: Die Betreuungszeit einer Person ändert sich ab dem 01.09.2017. Vorher hatte diese Person 24 Stunden Betreuungszeit, 5 Stunden Verfügungszeit sowie 10 Leitungsstunden. Letztere fallen nun ab September weg. Um diese Änderung korrekt im System einzugeben, klicken Sie bitte zuerst auf den grünen Stift rechts neben der Zeile, die diese Funktion beschreibt. Ändern Sie nun die Markierung bei „Unbefristet“ von ja auf nein, da die alten Informationen nun nicht mehr unbefristet gültig sind. Geben Sie bei „gültig bis“ das Datum ein, zu dem die alte Beschäftigungsinformation endet (in diesem Beispiel 31.08.2017) und bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf den Button „speichern“. Als nächstes legen Sie nun durch einen Klick auf den entsprechenden Button eine neue Beschäftigung an („gültig ab“ ist in diesem Beispiel der 01.09.2017, weil ab diesem Datum die Änderung gilt und vorher noch die alte Information korrekt war. Danach tragen Sie bitte die ab diesem Datum korrekten Informatio-

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nen ein und speichern den Vorgang. Jetzt sehen sie in der Tabelle, dass bis zum 31.08.2017 die alte Beschäftigung gilt und ab dem Folgetag in der nächsten Zeile die neue Beschäfti-gungsinformation. Durch eine Eingabe auf diese Weise stellen Sie sicher, dass kita.web zu jedem Zeitpunkt und an jedem Stichtag auf die zu diesem Tag gültige und korrekte Informa-tion zugreifen kann und müssen neben der Eingabe des Stichtages keine weitere Anpassung für einen Export oder ähnliches vorbereiten.

6.6.4.4 Löschen einer vorhandenen Person vs. Ausscheiden

Um eine Person zu löschen, können Sie auf den grünen Mülleimer im rechten Bereich neben

der entsprechenden Person klicken.

Bitte beachten Sie, dass die Person nach der Löschung auf diese Art nicht im Archiv abge-

legt wird und somit auch für vergangene Auswertungen nicht mehr zur Verfügung steht. Falls

eine Person ausscheidet, bearbeiten Sie also stattdessen diese Person und geben Sie ihr

ein Austrittsdatum.

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So wird sie in den folgenden Kindergartenjahren automatisch in der Übersicht ausgeblendet,

wird aber weiterhin im Archiv geführt und kann somit weiterhin stichtagsbezogen ausgewer-

tet oder in vergangenen Kindergartenjahren angezeigt werden.

Wichtig: das Löschen einer Person ist nur zulässig, wenn Sie die Person fälschlicherweise

eingegeben haben und sie nie in Ihrer Kita gearbeitet hat oder wenn die Person doppelt im

System ist oder nach ein paar Jahren ausgeschieden. Wenn alle alten KGJ abgeschlossen

sind (Antrag FinHi, BE, 5tes Kind, Einzelintegration) kann die Person (insb. aus Daten-

schutzgründen) ebenfalls aus kita.web gelöscht werden.

6.6.4.5 Archiv

Neben der Übersicht des aktiven Personals gibt es ebenfalls die Möglichkeit, sich das nicht

mehr in der Einrichtung befindliche Personal anzeigen zu lassen. Hierzu gibt es die Archiv-

Funktion, welche Sie durch einen Klick auf den entsprechenden Button in der Übersicht er-

reichen können.

Personen, welche in ihren Daten ein Austrittsdatum hinterlegt hatten, werden nach Ablauf

dieses Datum automatisch in dieses Archiv vorschoben, da sie nun nicht mehr aktive Mitar-

beiter sind. Durch die Archivfunktionalität ist es möglich, archivierte Personen sowohl für Ex-

porte auf Basis der aktiven Mitarbeiter zu berücksichtigen (durch Hinterlegung eines ent-

sprechenden Stichtages, zu dem die archivierte Person noch aktiv war) als auch einen sepa-

raten Export aller archivierten Mitarbeiter von dieser Seite aus anzeigen zu lassen.

Auch im Archiv können Personen bearbeitet (und so durch Änderung des Eintrittsdatums bei

Wiedereintritt beispielsweise auch wieder zu aktivem Personal werden zu lassen) oder voll-

ständig gelöscht werden.

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6.6.4.6 Exporte

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, sich die zu einem beliebigen Stichtag gültige Personal-

übersicht exportieren zu lassen. Hierzu gibt es vier verschiedene relevante Felder und But-

tons.

In dem ersten Feld können Sie entweder durch Direkteingabe oder durch einen Klick auf das

kleine Kalendersymbol den Stichtag auswählen, auf den sich sämtliche Exporte beziehen

sollen. Sämtliche Personen, die zu diesem Zeitpunkt existieren, werden so für die Auswer-

tung berücksichtigt. Sollte eine Person zu unterschiedlichen Zeitpunkten unterschiedliche

Beschäftigungen ausgeübt haben, wird der Stand für den Export herangezogen, welcher zu

diesem Stichtag aktuell war.

Der Button „Übersicht (PDF)“ bietet eine PDF-Übersicht zu allen Personen, welche zum

Stichtag aktiv sind.

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Selbige Übersicht kann auch als bearbeitbare Excel-Datei exportiert werden, um zum Bei-

spiel eigene Auswertungen zu ermöglichen. Diesen Export können Sie über den Button

„Übersicht (Excel)“ aufrufen.

Der letzte Button „Personal (PDF)“ bietet ebenfalls die soeben beschriebene Übersicht, al-

lerdings beinhaltet diese nur eine Person, welche vorher durch einen Klick markiert und aus-

gewählt werden muss. Danach ist dieser Button aktiv und kann ebenfalls verwendet werden.

6.7 Gruppen-/Personalmodul (alt)

Im Funktionsbereich Gruppen-/Personalmodul steht Ihnen die Funktion der Pflege der

Gruppen und des Personals aller Ihnen zugeordneten Einrichtungen zur Verfügung.

Verwaltungsträger finden eine entsprechende Passage zu dem Funktionsbereich Grup-

pen-/Personalmodul unter dem Absatz Hinweise Verwaltungsträger.

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Durch Mausklick auf den Menüpunkt Gruppen-/Personalmodul öffnet sich auf der Ar-

beitsoberfläche die entsprechende Arbeitsumgebung bzw. eine Liste über die Ihnen zu-

geordneten Einrichtungen sowie oberhalb dieser Ihr Träger.

6.7.1 Gruppenerfassung

Der Bereich Gruppenerfassung beinhaltet die Erfassung der Gruppen der Einrichtun-

gen. Das Gruppenmodul steht grundsätzlich nur dem Träger zur Verfügung. Dieser kann

die Einrichtung freischalten (vgl. Abschnitt 6.4.1.2), die dann auch die Gruppentabelle

pflegen kann. Es sei an dieser Stelle angemerkt, dass Sie als Träger aber in jedem Fall

die Möglichkeit haben die durch die Einrichtung gemachten Angaben zu überschreiben.

Im Fall, dass noch keine Formulare im Bereich Betriebserlaubnis bearbeitet wurden, ist

nur das Symbol zur Gruppenerfassung freigeschaltet grün, das andere Formular ist

vorerst gesperrt (ausgegraut).

6.7.1.1 Übersicht Gruppenmodul

Über Klick auf das Symbol Gruppenerfassung im Menüpunkt Gruppen-

/Personalmodul öffnet sich das Gruppenmodul mit der Übersicht aller bereits angelegten

Gruppen der Einrichtungen.

Gruppenerfassung Trägername

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Nach dem allgemeinen Informationsteil, indem Sie sofort ersehen können, um welche

Einrichtung es sich handelt, werden Ihnen in der Gruppenübersicht der Name sowie die

Art der Gruppe der ausgewählten Einrichtung angezeigt.

Sie haben die Möglichkeit neue Gruppen anzulegen sowie die bereits angelegten Grup-

pen anhand der Button in der Gruppenübersicht zu editieren oder zu löschen.

Im unteren Bereich der Übersicht steht Ihnen der PDF-Button Zusammengefasste

Übersicht zum Abrufen des gesamten Gruppenbestandes. Über den Speichern Button

lässt sich anschließend das Dokument auf Ihrem PC/Netzwerk speichern.

Im PDF-Dokument werden die Gruppen mit allen Details zu jeder Gruppe angezeigt. Je-

der Gruppe ist eine eindeutige ID zugeteilt (Feld „Gruppe“), die niemals doppelt verge-

ben wird; der Name der Gruppe dient lediglich der vereinfachten Darstellung. Der Träger

kann aus dem PDF-Dokument sofort erkennen, wo z. B. Änderungen vorzunehmen sind

und in der PC-Maske über editieren anschließend zu einer bestimmten Gruppe navigie-

ren, wenn er Änderungsbedarf feststellt.

Somit erübrigt sich ein Durchklicken aller Gruppen. Dieses PDF-Dokument ist auch ein

Bestandteil aller Anträge und der Meldung.

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6.7.1.2 Neue Gruppe anlegen

Möchten Sie eine neue Gruppe erfassen, klicken Sie auf den Button neue Gruppe anle-

gen, es öffnet sich das entsprechende Gruppenformular.

Im Bereich Informationen sehen Sie den Namen, die Adresse der Einrichtung sowie den

Bearbeitungsstand und die Person, die das Modul zuletzt bearbeitet hat.

Im Bereich Gruppe können Sie die Details zu neuen Gruppen erfassen. Der Name der

Gruppe ist frei wählbar, dient aber wesentlich der einfachen Handhabung bei Rückfra-

gen. Teilweise werden Ihnen bei Rückfragen auch die eindeutigen ID-Nummern genannt.

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Haben Sie die Betreuungszeit der Gruppe per Drop-Down-Menü eingegeben, wird die

Bezeichnung der Gruppe (Vormittagsgruppe, Nachmittagsgruppe oder Ganztagsgruppe)

automatisch beim Speichern in Abhängigkeit der Betreuungszeit gefüllt. Die Vormittags-

gruppe wird durch einen Beginn vor oder gleich 12:00 Uhr bis 6 Std. Betreuungszeit de-

finiert. Die Nachmittagsgruppe beginnt nach 12:00 Uhr und weist bis 6 Std. Betreuungs-

zeit auf. Die Ganztagsgruppe wird letztendlich als Gruppe mit einer Betreuungszeit von

größer als 6 Stunden festgesetzt. Darüber hinaus wird Ihnen die Summe der Betreu-

ungszeit pro Woche angezeigt, sobald Sie die Eingaben einmal gespeichert haben [(„Be-

treuungszeit bis“ – „Betreuungszeit von“) * 5]

Die Art der Gruppe sowie die Altersstruktur können Sie per Drop-Down-Menü festlegen.

Das Drop-Down-Menü der Art der Gruppe ist dabei schon auf Ihre Einrichtungsart ange-

passt.

Haben Sie als Art der Gruppe eine Gruppenart mit Platzsharing ausgewählt, müssen

Sie auch Angaben im Feld Platzsharing durch das Setzen des Häkchens sowie im Feld

Anzahl der Kinder im Platzsharing vornehmen. Bei der Anzahl der Kinder im Platzsharing

müssen Sie eingeben, wie viele Kinder sich von denen im Feld Anzahl der Kinder erfass-

ten Kindern im Platzsharing befinden.

Als weiteres haben Sie die Möglichkeit das Startdatum bzw. das Enddatum der angeleg-

ten Gruppe einzutragen, falls die Gruppe nicht standardmäßig im gesamten Kindergar-

tenjahr besteht. Beachten Sie dabei: Wenn Sie das Feld Gruppe startet im laufenden

KiGa-Jahr (oder Gruppe läuft im laufenden KiGa-Jahr aus) anhaken, müssen Sie auch

aus dem Drop-Down-Menü einen Monat und ein Jahr auswählen.

Letztendlich können Sie die Außenstelle für die Gruppe erfassen, falls die Gruppe sich in

einer Außenstelle befindet und eine Außenstelle im Funktionsbereich Stammdaten ange-

legt wurde. Haben Sie das Häkchen bei Gruppe befindet sich in Außenstelle gesetzt,

müssen Sie per Drop-Down-Menü eine Auswahl aus den unter Stammdaten hinterlegten

Außenstellen treffen.

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Haben Sie alle relevanten Daten zu einer Gruppe angelegt, lassen sich diese über den

Button Daten speichern sichern und die neue Gruppe wird in der Gruppenübersicht hin-

terlegt. Wollen Sie mehrere Gruppen hintereinander anlegen, haben Sie die Möglichkeit

den Button Neue Gruppe zu wählen. Dieser speichert, falls keine im System hinterlegten

Plausibilitäten verletzt werden, automatisch die Daten und öffnet im Anschluss eine neue

Eingabemaske zur Erstellung einer neuen Gruppe. Auf diese Art und Weise können Sie

schnell mehrere Gruppen anlegen ohne zurück in die Gruppenübersicht navigieren zu

müssen. Über den Button Abbrechen und zurück gelangen Sie ohne Speicherung der

von Ihnen gemachten Angaben wieder zurück in das Formular Gruppe bearbeiten

(Gruppenmodul).

6.7.1.3 Gruppen editieren und löschen

Im Gruppenmodul wird Ihnen eine Übersicht aller Gruppen angezeigt, die im Rahmen

der Gruppenerfassung von Ihnen bzw. von den Einrichtungen angelegt wurden.

Möchten Sie eine bereits erfasste Gruppe bearbeiten, klicken Sie auf den Button editie-

ren, der das Formular Gruppe bearbeiten aufruft. Das Formular entspricht dem Formular

neue Gruppe anlegen (vgl. Abschnitt 6.7.1.2). Nehmen Sie im Formular die von Ihnen

gewünschten Änderungen vor und klicken Sie anschließend auf Daten speichern, um

die Änderungen zu speichern.

Über Klick auf den Button löschen in der Übersicht öffnet sich das Formular „Wollen Sie

die Gruppe wirklich löschen?“, das identisch mit dem üblichen Formular der Gruppener-

fassung ist. Im oberen Teil des Formulars wird Ihnen ein Hinweis mit den Mitarbeitern

und Mitarbeiterinnen, die der Gruppe zugeordnet sind, angezeigt, so dass Sie direkt se-

hen können welche Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen vom Auslaufen der Gruppen betrof-

fen sind sowie überprüfen können, ob Sie die Gruppe wirklich löschen möchten.

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Das Formular erscheint ausgegraut, so dass Sie nach einer Überprüfung der Daten die

Person über den Button Gruppe löschen im unteren Bereich des Formulars löschen

können.

Hier sei schon vorab erwähnt, dass falls Sie alle Ihre hinterlegten Gruppen löschen, au-

tomatisch der Button zur Personalerfassung ausgegraut wird, da die Existenz einer

Gruppe zwingend für das Personal notwendig ist. Haben Sie bereits Personal hinterlegt,

geht dieses aber nicht verloren, sondern erscheint wieder im Personalmodul, sobald eine

neue Gruppe angelegt wurde. Es ist allerdings zu beachten, dass die Gruppenzugehö-

rigkeit des Personals gelöscht wurde und automatisch auf gruppenunabhängig gesetzt

wird.

6.7.2 Personalerfassung

Im Bereich Personalmodul können Sie Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen anlegen, bear-

beiten sowie löschen. Die Funktion des Anlegens und Bearbeiten von Personal steht

grundsätzlich nur dem Träger zur Verfügung. Dieser kann die Einrichtung freischalten,

die dann auch die Personalerfassung vornehmen kann. Der Träger hat aber in diesem

Fall die Möglichkeit die durch die Einrichtung gemachten Angaben zu überschreiben.

Beachten Sie, dass bei der ersten Aktivierung des Menüpunktes Gruppen-

/Personalmodul das Symbol zur Personalerfassung Ihnen nur dann freigeschal-

tet wird, sobald Daten im Gruppenmodul erfasst und gespeichert wurden.

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6.7.2.1 Übersicht Personalmodul

Über Klick auf das Symbol Personalerfassung öffnet sich das Personalmodul mit der

Übersicht der den Gruppen zugeordneten und den gruppenunabhängigen Mitarbeitern

und Mitarbeiterinnen der ausgewählten Einrichtung.

Im Modul haben Sie die Möglichkeit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anzulegen. (neue

Person anlegen) sowie das bereits angelegte Personal zu bearbeiten (editieren) oder zu

löschen. Gleichzeitig können Sie diese Personen im Menü Gruppen zuordnen (z.B. als

Erstkraft einer Gruppe) oder gruppenunabhängig stellen (z.B. zusätzliche Heilpädagogin,

die gruppenunabhängig ein Angebot für bestimmte Kinder anbietet). Im Modul werden in

einer Übersicht alle angelegten Personen mit Name und einer eindeutigen ID (Personal-

nummer) angezeigt.

Personalerfassung

Trägername

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Im unteren Bereich der Übersicht steht Ihnen der PDF-Button Zusammengefasste

Übersicht zum Abrufen des gesamten Personalbestandes. Die PDF-Datei öffnet sich

innerhalb Ihres Internet-Browsers. Über den Speichern Button lässt sich anschließend

das Dokument lokal auf Ihrem PC/Netzwerk speichern.

Im PDF-Dokument werden die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erst getrennt nach ihrer

Zugehörigkeit zur Gruppe bzw. Gruppenunabhängigkeit mit allen relevanten Informatio-

nen ausgewiesen, danach werden alle im Rahmen des Gruppenmoduls angelegte Grup-

pen nacheinander mit den zugehörigen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen angezeigt. Der

Träger kann aus dem PDF-Dokument sofort erkennen, wo z. B. Änderungen vorzuneh-

men sind und über die PC-Maske zu einer bestimmten Person navigieren, wenn er Än-

derungsbedarf feststellt. Somit erübrigt sich ein Durchklicken aller Namen.

6.7.2.2 Neues Personal anlegen

Möchten Sie neues Personal erfassen, klicken Sie auf den Button neue Person anle-

gen. Es öffnet sich das entsprechende Personalerfassungsformular.

6.6.2.2.1 – Informationsleiste

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Im Bereich Informationen sehen Sie den Namen der Einrichtung, ihre Adresse sowie den

Bearbeitungsstand des Formulars.

6.6.2.2.2 – Angaben zur Person

Im Bereich Person können Sie Angaben zum Namen, der Qualifikation des Mitarbeiters

und der Mitarbeiterin per Drop-Down-Menü sowie zu den wöchentlichen Arbeitsstunden

und Leitungsfreistellungstunden als auch zu ihrer Befähigung als Leitung, Vertretung der

Leitung oder weitere Leitung machen. Hat dieser Mitarbeiter bzw. diese Mitarbeiterin ein

abweichendes Qualifikationsprofil oder eine Zusatzqualifikation, können Sie dies im Feld

weitere Qualifikation/Zusatzqualifikation erfassen.

Das Feld „ist in der Einrichtung ab/seit“ muss ausgefüllt werden, da ansonsten eine

Speicherung nicht möglich ist.

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6.6.2.2.3 – Sonderöffnungszeiten

Im Bereich Sonderöffnungszeiten geben Sie bitte die Sonderöffnungszeiten, die eine

Person leistet getrennt nach Früh-, Mittags- und Spätdienst an. Die Summe der Sonder-

öffnungszeiten wird automatisch beim Speichern aus den Angaben zum Früh-, Mittags-

und Spätdienst berechnet.

6.6.2.2.4 – Zusatzangaben

Im Bereich Zusatzangaben können Sie Angaben durch das Setzen des Häkchens nur

unter bestimmten Bedingungen vornehmen. Das Häkchen bei „Kinderspielkreisgrup-

penleiter ist/war Leiter bzw. Leiterin eines Kinderspielkreises“ darf nur im Falle ge-

setzt werden, wenn Sie unter „Ausbildung/Qualifikation“ Kinderspielkreisgruppenleiter

bzw. Kinderspielkreisgruppenleiterin als Qualifikation des Mitarbeiters bzw. der Mitarbei-

terin ausgewählt haben, sonst erfolgt eine Fehlermeldung.

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Die Auswahl bei „Kinderpfleger/in war am 01.01.1993 in der Funktion Gruppenlei-

tung tätig“ dürfen Sie nur im Falle treffen, wenn der Mitarbeiter die Qualifikation „Kin-

derpfleger/in“ aufweist, sonst erfolgt eine Fehlermeldung.

Das Feld „Mitarbeiter/in ist bei mehreren Einrichtungen eingesetzt“, sollte dann be-

füllt werden, wenn die betreffende Person in mehreren Einrichtungen (z.B. Springerkraft).

Die Eingaben im Feld sind frei vorzunehmen, sollten aber die eindeutigen Namen der

anderen Einrichtungen enthalten. Diese Person sollte dann entweder nur in einer Ein-

richtung gemeldet werden (mit der vollen Stundenzahl ihres Arbeitsvertrags und ggf. ei-

ner entsprechenden Begründung im Kommentarfeld (vgl. Abschnitt 6.6.2.2.7) oder in

allen Einrichtungen, in denen diese eingesetzt ist mit den entsprechenden auf die jewei-

lige Einrichtung entfallende Stundenzahlen im Feld „Arbeitszeit laut Arbeitsvertrag“. Da

dies insbesondere bei Springerkräften meist nicht eindeutig festzulegen ist, empfiehlt

sich oftmals Variante 1.

Außerdem können Sie Angaben über die Förderung durch Drittmittel machen, falls also

Personalausgaben durch andere Mittel erstattet werden, machen Sie ein Häkchen bei

„Es werden Personalausgaben aus anderen Mitteln erstattet.“. Die Höhe der zu er-

stattenden Stunden wird erst im Finanzhilfeantrag abgefragt und ist an dieser Stelle da-

her nicht relevant.

Des Weiteren machen Sie ein Häkchen, falls eine Ausnahmeregelung nach § 4 Abs. I,

§ 4 Abs. II oder § 4 Abs. III für den betrachteten Mitarbeiter bzw. die betrachtete Mitar-

beiterin vorliegt. Bitte beachten Sie: Die Eintragung stellt keinen Antrag auf eine Aus-

nahmegenehmigung dar, sondern muss VOR Eintrag vorhanden sein.

6.6.2.2.5 – Erweitertes Führungszeugnis

Im Bereich Erweitertes Führungszeugnis gem. § 30a BZRG müssen Sie durch das Set-

zen des Häkchens bestätigen, dass ein Führungszeugnis gem. § 30a BZRG vorliegt und

regelmäßig aktualisiert wird. Ohne diese Bestätigung können Sie kein Personal spei-

chern.

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6.6.2.2.6 – Gruppenunabhängigkeit von Personen

Im Bereich „Mitarbeiter/-in ist gruppenunabhängig eingesetzt“ können Sie Angaben

durch das Setzen des Häkchens nur in dem Falle tätigen, dass der Mitarbeiter bzw. die

Mitarbeiterin noch keiner Gruppe zugeordnet wurde. Personen, die hier angehakt wer-

den müssen komplett gruppenunabhängig sein – bei Personen, die teilweise gruppenun-

abhängig eingesetzt sind und diese Stunden nicht komplett verteilt werden, ist ein ent-

sprechendes Kommentar in das Kommentarfeld (vgl. Abschnitt 6.6.2.2.7) einzufügen.

6.6.2.2.7 – Zuordnung einer Person zu Gruppen

Im Bereich Mitarbeiter/-in ist Gruppe(n) zugeordnet können Sie zum einen die Gruppen-

zugehörigkeit des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin zu einer oder mehreren Gruppen

sehen und zum anderen den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin einer neuen Gruppe zu-

ordnen sowie die jeweilige bereits angelegte Gruppenzugehörigkeit bearbeiten. Eine

Person kann ebenfalls einer Gruppe in verschiedenen Funktionen mit entsprechend ver-

teilten Stundenanteilen (z.B. Gruppenleitung, Zweite Kraft, Dritte Kraft) zugeordnet wer-

den.

Es sei an dieser Stelle angemerkt, dass der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin entweder

eine Gruppenzugehörigkeit aufweisen oder gruppenunabhängig eingesetzt werden darf.

Haben Sie die Angaben in beiden Bereichen „Mitarbeiter/ -in ist gruppenunabhängig ein-

- 84 -

gesetzt“ und „Mitarbeiter/ -in ist Gruppe(n) zugeordnet“ vorgenommen, erfolgt automa-

tisch eine Fehlermeldung.

Über Klick auf den Button Gruppenzugehörigkeit hinzufügen öffnet sich das Formular,

in dem Sie den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin einer Gruppe zuordnen können.

In diesem Formular sehen Sie im Bereich Gruppenübersicht den Namen des Mitarbeiters

bzw. der Mitarbeiterin sowie die Bezeichnung und die Adresse der Einrichtung, wo der

jeweilige Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin tätig ist.

Im Bereich Person müssen Sie aus den im Gruppenmodul angelegten Gruppen der Ein-

richtung die von Ihnen gewünschte Gruppe per Drop-Down-Menü auswählen, der Sie

den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin zuordnen möchten. (Aus diesem Grund müssen

zuerst die Gruppen im Rahmen des Gruppenmoduls angelegt werden). Darüber hinaus

müssen Sie die Rolle des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin im Rahmen der ausgewähl-

ten Gruppe festlegen. Sie haben die Möglichkeit zwischen GL (Gruppenleitung), ZK

(Zweite Kraft), DK (Dritte Kraft) und WK (weitere Kraft) auszuwählen. Beachten Sie da-

bei, dass im Falle, dass ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin gleichzeitig GL, ZK, DK

und/oder WK in einer Gruppe ist, sollte die Gruppenzugehörigkeit ein zweites Mal ange-

legt werden. Zur Information werden Ihnen hier die Stunden angezeigt, die Sie bereits

verteilt haben (Leitungsfreistellungsstunden + Sonderöffnungszeiten + Betreuungszeiten

+ Verfügungszeiten).

Es sei darauf hingewiesen, dass ein Mitarbeiter als Dritte Kraft nur Krippengruppen zu-

geordnet werden kann. Sollte die Funktion Dritte Kraft in Verbindung mit einer Gruppe

- 85 -

ausgewählt werden, die keine Krippengruppe ist, erfolgt bei Speicherung der Gruppen-

zugehörigkeit eine Fehlermeldung. Eine Speicherung ist nicht möglich.

Es sei an dieser Stelle schon erwähnt, dass jeder Gruppe, für die Freigabe der Betriebs-

erlaubnis, den Antrag auf Finanzhilfe oder die Meldung, mindestens eine Gruppenleitung

zugewiesen sein muss.

In den Feldern Betreuungszeit sowie Verfügungszeit müssen Sie eine Zahl größer gleich

0 eintragen, da sonst eine Fehlermeldung erfolgt.

Haben Sie die Daten zur Gruppenzugehörigkeit des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin

angelegt, lassen sich diese über den Button Daten speichern sichern und die neue

Gruppenzuordnung wird in der Übersicht über Gruppenzugehörigkeit hinterlegt. Über

den Button Abbrechen und zurück gelangen Sie ohne Speicherung der von Ihnen ge-

machten Angaben wieder zurück in das Formular Personal bearbeiten (Personalmodul).

Eine neu angelegte Gruppenzugehörigkeit erscheint in der Übersicht über Gruppenzu-

gehörigkeit mit den Informationen zum Namen der Gruppe, der Rolle des Mitarbeiters in

der Gruppe sowie der Betreuungs- und Verfügungszeit.

Sie haben die Möglichkeit die angelegte Gruppenzugehörigkeit zu editieren sowie zu

löschen. Möchten Sie die Änderungen in einer der angelegten Gruppen des Mitarbeiters

bzw. der Mitarbeiterin vornehmen, klicken Sie bitte auf den Button editieren neben der

jeweiligen Gruppe. Es öffnet sich das Formular Gruppenzugehörigkeit bearbeiten, das

identisch mit dem Formular neue Gruppenzugehörigkeit hinzufügen ist. Haben Sie im

Formular die gewünschten Daten bearbeitet, speichern Sie diese über Klick auf den But-

ton Daten speichern.

Möchten Sie eine der Gruppenzugehörigkeiten löschen, klicken Sie auf den Button lö-

schen. Es öffnet sich das übliche Formular, welches jetzt ausgegraut ist, mit der Erfas-

sung der Daten zur Gruppenzugehörigkeit des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin. Über

Klick auf den Button Gruppenzugehörigkeit löschen wird die entsprechende Gruppenzu-

gehörigkeit gelöscht und nicht mehr in der Übersicht über Gruppenzugehörigkeit ange-

zeigt.

- 86 -

6.6.2.2.8 – Kommentarfeld im Personalmodul

Im Kommentarfeld können Sie eine Begründung bei Abweichung der wöchentlichen Ar-

beitsstunden von verteilten Wochenstunden angeben. Die verteilten Wochenstunden

setzen sich aus Leitungsfreistellungstunden, Sonderöffnungszeiten, Betreuungszeiten

und Verfügungszeiten zusammen. Die Eingabe einer Begründung ist Pflicht, wenn die

Anzahl der verteilten Wochenstunden größer als die Anzahl der wöchentlichen Arbeits-

stunden ist.

6.6.2.2.9 – mehrere Personen hintereinander speichern

Wollen Sie mehrere Personen hintereinander anlegen, haben Sie die Möglichkeit den

Button Neue Person zu wählen. Dieser speichert, falls keine im System hinterlegte

Plausibilität verletzt wird, automatisch die Daten und öffnet im Anschluss eine neue Ein-

gabemaske zur Erstellung einer neuen Person. Auf diese Art und Weise können Sie

schnell mehrere Personen anlegen ohne zurück in die Personenübersicht gehen zu

müssen.

- 87 -

6.6.2.2.10 – einzelne Person /letzte Person speichern

Klicken Sie nach vollständiger Bearbeitung anschließend auf Daten speichern um die

Änderungen zu speichern.

6.7.2.3 Personal editieren

Im Personalmodul wird Ihnen eine Übersicht aller Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an-

gezeigt, die getrennt nach den Gruppen zugeordneten und den gruppenunabhängigen

Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen der ausgewählten Einrichtung ausgewiesen werden.

Hier werden alle Mitarbeiter aufgeführt, die im Rahmen des Personalmoduls von Ihnen

bzw. von den Einrichtungen angelegt wurden.

Möchten Sie eine vorhandene Personalkraft bearbeiten, klicken Sie auf den Button edi-

tieren, der das Formular Personal bearbeiten aufruft. Das Formular entspricht dem For-

mular neue Person anlegen (vgl. Abschnitt 6.7.2.2). Nehmen Sie im Formular die von

Ihnen gewünschten Änderungen vor und klicken Sie anschließend auf Daten speichern

um die Änderungen zu speichern.

6.7.2.4 Personal löschen

Über Klick auf den Button löschen in der Übersicht öffnet sich das Formular „Wollen Sie

diese Person wirklich löschen?“, welches identisch mit dem üblichen Formular der Per-

- 88 -

sonalerfassung ist. Das Formular erscheint jedoch ausgegraut, so dass Sie nach einer

Überprüfung der Daten die Person über den Button Person löschen im unteren Bereich

des Formulars löschen können.

Das Datum des Ausscheidens aus der Einrichtung ist anzugeben.

Wichtige Hinweise: Eine Person sollte erst dann gelöscht werden, wenn der Antrag auf

Finanzhilfe/Meldung des entsprechenden Kindergartenjahres abgegeben wurde bzw.

diese Person zum Stichtag 01.10. des Jahres nicht mehr in der Einrichtung tätig war.

Personen, die nur vorrübergehend aus der Einrichtung ausscheiden und deren Wieder-

eintritt erwartet wird (z.B. Mutterschutz, Elternzeit, längere Erkrankung…) sollten nicht

gelöscht, sondern gruppenunabhängig und mit einer Stundenzahl 0 editiert werden. Auf

keinen Fall dürfen bestehende Personen überschrieben werden (z.B. Erzieherin A geht

und Erzieherin B übernimmt die Tätigkeit.). In diesem Fall wäre die eindeutige ID nicht

mehr einer Person zuordenbar und bei späteren Rückfragen (vgl. Abschnitt 6.6.3 - z:B.

Unklarheiten beim Finanzhilfeantrag) nicht plausibel.

6.7.3 Zwischen Ständen des Gruppen- und Personalmoduls wechseln

Grundsätzlich ist in kita.web ein einheitlicher aktueller Sachstand der Gruppen und des

Personals vorhanden. Alle zu stellenden Anträge greifen auf die bei Antragstellung an-

gezeigte PDF-Übersicht in diesen Modulen zurück. Diese sind unabhängig von Kinder-

gartenjahren oder Antragsarten hinterlegt.

Manchmal sind jedoch aufgrund mehrerer überschneidender und noch nicht abschlie-

ßend bearbeiteter Anträge mehrere Vorgänge in kita.web parallel vorhanden (z.B. Fi-

nanzhilfeanträge mehrerer Kindergartenjahre, neue Betriebserlaubnis etc.) Nicht immer

sind die Gruppen- und Personalzustände in diesen Anträgen gleich. Bzw. im Fall einer

Beantragung einer neuen Betriebserlaubnis unterscheiden sich diese bewusst vom letz-

ten Stand.

Unter Umständen kann es bei einem oder mehrerer dieser Anträge zu Änderungsbedar-

fen kommen und eine nachträgliche Bearbeitung notwendig werden, obwohl diese Daten

im Gruppen- oder Personalmodul bereits überschrieben sind.

- 89 -

Mit Hilfe von sechs Buttons können in diesem Fall im Gruppen- oder Personalmodul

zwischen Ständen des Gruppen- und Personalmoduls wechseln. Zum einen können

Sie mit Klick auf den Button Zustand letzter Antrag Betriebserlaubnis herstellen zum

Stand des Gruppen- und Personalmoduls wechseln, der beim letzten Antrag auf Be-

triebserlaubnis (grüne Ampel) vorhanden war. Sollte kein Antrag vorhanden sein, ist der

Button deaktiviert. Dies gilt gleichermaßen für den Stand des letzten Antrags auf Finanz-

hilfe ab 12/13 (Meldung analog).

Bitte beachten Sie: Sobald Sie einen der bisher genannten Button zur Wiederherstellung

historischer Stände geklickt haben, werden die anderen deaktiviert. Der ursprüngliche

Zustand wurde unter dem Button Zustand TT.MM.JJJJ herstellen abgespeichert und

kann durch Klick auf den Button wieder abgerufen werden. Möchten Sie z.B. von einem

Zustand des letzten Antrags auf Betriebserlaubnis zum letzten Stand des Antrags auf

Finanzhilfe wechseln, klicken Sie bitte zunächst auf einen der beiden Buttons Zustand

TT.MM.JJJJ herstellen oder Zustand TT.MM.JJJJ verwerfen, wodurch die benötigten

Buttons wieder aktiviert werden

Wird dieser Zustand nicht mehr benötigt, klicken Sie Zustand TT.MM.JJJJ verwerfen.

Diesen Zustand können Sie dann nicht mehr wiederherstellen. Die Verwendung „verwer-

fen“ sollte daher mit Bedacht gewählt werden.

Hinweis: Die Auswahlliste der Gruppenart passt immer nur zur aktuellen Einrichtungsart.

D.h.: War Ihre Einrichtung zum ausgewählten Zustand eine andere Einrichtungsart als

- 90 -

aktuell mit unterschiedlichen Gruppenarten, kann der Zustand ggf. nicht hergestellt wer-

den und eine Fehlermeldung erscheint. Wenden Sie sich in diesen Fällen ggf. an den

Fachdienst und lassen Sie sich bei den finanzhilfefähigen Einrichtungsarten alle Grup-

penarten freischalten.

Hinweis: Die Funktion der unverzüglichen Personalmeldung im Modul „Personaler-

fassung“ wird in Abschnitt 6.12. erläutert.

- 91 -

6.8 Betriebserlaubnis

Der Funktionsbereich Betriebserlaubnis beinhaltet den Antrag und die Bewilligung der

Betriebserlaubnis. Während eine Beantragung immer durch einen Träger befüllt und frei-

gegeben werden muss, erfolgt die Bewilligung der Betriebserlaubnis durch den Fach-

dienst. Der Träger und die Einrichtung haben einen lesenden Zugriff auf das Bewilli-

gungsformular. Entsprechend hat der Fachdienst nur einen lesenden Zugriff auf das An-

tragsformular.

Hinweis Verwaltungsträger: Es sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass sobald

sich der Träger einem Verwaltungsträger zugeordnet hat, der Träger nur über Einga-

bemöglichkeiten im Bereich Betriebserlaubnis verfügt. Die Freigabe der Betriebserlaub-

nis kann nur durch den Verwaltungsträger erfolgen. Für die Einrichtung ändert sich mit

der Zuordnung des Trägers zu einem Verwaltungsträger nichts, sie kann weiterhin die ihr

zugeordnete Rolle wahrnehmen.

6.8.1 Einrichtungsübersicht

Nachdem Sie auf den Menüpunkt Betriebserlaubnis geklickt haben, erscheint auf der

Arbeitsoberfläche eine Liste über die Ihnen zugeordneten Einrichtungen sowie oberhalb

dieser Ihr Träger.

Die Bearbeitung der Antragsdaten der Ihnen zugeordneten Einrichtungen erfolgt dabei

über eine Baumstruktur (siehe Ansicht). Antrag auf Betriebs-erlaubnis

Erteilung der Be-triebserlaubnis

Trägername

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Pro Seite werden Ihnen 25 Einrichtungen angezeigt. Weitere 25 Einrichtungen sind über

die Blätterfunktion unterhalb der Einrichtungsliste aufrufbar. Klicken Sie hierzu auf die

entsprechenden Pfeile für das Vorwärts- bzw. Rückwärtsblättern innerhalb der Einrich-

tungsübersicht.

Neben jeder Einrichtung befinden sich die Symbole BE↑ zur Beantragung der Betriebs-

erlaubnis (vgl. Abschnitt 6.6) und BE↓ zur Ansicht der Bewilligung der Betriebserlaubnis

(vgl. Abschnitt 6.8.3).

Die Formulare bzw. die entsprechenden Symbole werden bei der ersten Aktivierung des

Funktionsbereichs Betriebserlaubnis einer ausgewählten Einrichtung nacheinander in

folgender Reihenfolge freigeschaltet: BE↑ → BE↓. Der Grund für die Bearbeitung der

Formulare in dieser Reihenfolge ist, dass die erfassten Daten eines Formulars für die

anderen Formulare voreingestellt bereitstehen.

Haben Sie noch keine Formulare im Menüpunkt Gruppen-/Personalmodul bearbeitet,

sind die beiden Formulare zum Antrag und zur Bewilligung der Betriebserlaubnis vorerst

gesperrt (ausgegraut). Sind die Daten im Gruppen-/Personalmodul erfasst, wird das

Symbol BE↑ zum Beantragen der Betriebserlaubnis freigeschaltet. Die Daten der

Gruppen- und Personalmodule stehen für BE↑, Meldung nach §47 SGB VIII sowie Fi-

nanzhilfe voreingestellt bereit. Das Symbol BE↓ wird dem Träger grün angezeigt, sobald

der Fachdienst den Antrag auf Betriebserlaubnis bewilligt.

Neben den Symbolen BE↑ (Antrag auf Betriebserlaubnis) und BE↓ (Bewilligung der Be-

triebserlaubnis) befinden sich 2 Statusampeln, die den Bearbeitungsstatus des Antrags

auf Betriebserlaubnis widergeben.

Die erste Ampel links vom Antragsformular auf Betriebserlaubnis gibt den Bearbeitungs-

stand des Antrags auf Betriebserlaubnis seitens des Trägers (ggf. der Einrichtung) wie-

der. Steht die Ampel auf Rot, so ist noch kein Antrag auf Betriebserlaubnis seitens des

Trägers/der Einrichtung bearbeitet worden. Wurde der Antrag auf Betriebserlaubnis von

Seiten des Trägers/der Einrichtung bearbeitet und eine Speicherung des Antrags vorge-

nommen, springt die Ampel auf gelb. Dies ist noch keine Freigabe gegenüber der Bewil-

ligungsbehörde, sondern bedeutet lediglich, dass Daten getätigt und der Antrag noch im

- 93 -

Bereich des Trägers liegt. Ein Antrag gilt dann als gestellt, sobald der Träger den Antrag

auf Betriebserlaubnis freigegeben hat und die Ampel grün leuchtet.

Die zweite Ampel links vom Bewilligungsformular gibt den Bearbeitungsstand der Ertei-

lung der Betriebserlaubnis seitens des Fachdienstes wider. Steht die Ampel auf rot, so

ist der Antrag noch nicht vom Fachdienst bearbeitet worden. Leuchtet die Ampel gelb, ist

der Antrag auf Betriebserlaubnis im Bearbeitungsverfahren und gespeichert worden. So-

bald der Antrag seitens des Fachdienstes bewilligt wurde, springt die Ampel auf grün.

Ein Ausweis der beiden Ampeln erfolgt letztendlich dann mit grün, sofern der Antrag auf

Betriebserlaubnis von Seiten des Fachdienstes bewilligt wurde und kein neuer Antrag

vom Träger freigegeben wurde.

Hat der Fachdienst den Antrag auf Betriebserlaubnis im Laufe der Antragsbearbeitung

zurückgegeben, leuchtet die erste Ampel wieder gelb, so dass Sie im Antrag wieder

schreibende Rechte bekommen und den Antrag bearbeiten und wieder freigeben kön-

nen. Die zweite Ampel wechselt dabei auf Rot, denn dem Fachdienst liegt mit der Rück-

gabe kein Antrag auf Betriebserlaubnis vor, den er anschauen und bewilligen kann. Der

Fachdienst macht Gebrauch von der Möglichkeit der Rückgabe, wenn die Eingaben sei-

tens des Trägers überarbeitet werden sollen sowie wenn ein noch nicht durch den Fach-

dienst bearbeiteter Antrag vom Träger geändert werden möchte.

Darüber hinaus beinhaltet die Freigabe des Antrags auf Betriebserlaubnis (erste Ampel

auf grün), dass Sie anschließend lediglich einen lesenden Zugriff auf den von Ihnen frei-

gegebenen Antrag besitzen. Im Normallfall bekommen Sie nach der Bewilligung der Be-

triebserlaubnis (zweite Ampel grün) wieder Schreibrechte im Antrag und können somit

einen Folgeantrag stellen. Sofern dennoch eine Überarbeitung des bereits freigegebe-

nen Antrags auf Betriebserlaubnis von Ihrer Seite notwendig ist (z. B. durch fehlerhafte

Eingaben), haben Sie die Möglichkeit den Fachdienst zu kontaktieren (z. B. per Telefon).

In der Zeitspanne, in welcher der Antrag auf Betriebserlaubnis einer einzelnen Einrich-

tung von Seiten des Fachdienstes bearbeitet wird (erste Ampel grün, zweite Ampel rot

oder gelb), besitzen Träger und Einrichtung einen lesenden Zugriff auf Ihren letzten Be-

arbeitungsstand. Erst nach der Bewilligung des Antrags durch den Fachdienst (zweite

Ampel grün) liegt Ihnen der neue Stand der Betriebserlaubnis vor, der im Bewilligungs-

formular eingesehen werden kann.

- 94 -

6.8.2 Antrag auf Betriebserlaubnis

Der Bereich Antrag auf Betriebserlaubnis beinhaltet die Erfassung der Daten zur Be-

triebserlaubnis der Einrichtung sowie die Freigabe des Antrags sowie ggf. Folgeantrags

auf Betriebserlaubnis.

Das Antragsformular wird Ihnen dann freigeschaltet, wenn die Gruppen und das Perso-

nal systematisiert erfasst wurden, da die Daten zu Gruppen und dem Personal dann für

die Betriebserlaubnis voreingestellt bereitstehen.

Über Klick auf das Symbol BE↑ neben der ausgewählten Einrichtung gelangen Sie in

das Antragsformular, in dem Sie Ihre Angaben vornehmen können.

6.8.2.1 Informationsleiste

Im Bereich Informationen stehen Ihnen die üblichen Daten wie der Name der Einrich-

tung, ihre Adresse sowie der Bearbeitungsstand des Antrags zur Verfügung.

Trägername

Antrag auf Betriebs-erlaubnis

- 95 -

6.8.2.2 grundständige Einrichtungangaben

Im Bereich Art der Einrichtung sind die Felder Art der Einrichtung sowie Eröffnungsda-

tum der Einrichtung durch den Träger nicht editierbar, da diese aus vorher getätigten

Eingaben in den Einrichtungsstammdaten importiert werden.

Das Feld Letzte Betriebserlaubnis vom (Datum) ist durch Sie nur in dem Fall editierbar,

wenn Sie eine Betriebserlaubnis zum ersten Mal über kita.web beantragen. In diesem

Fall müssen Sie in den Stammdaten der Einrichtung das Datum der letzten Betriebser-

laubnis hinterlegen. Sollte es sich um eine neue Einrichtung handeln, die noch über kei-

ne Betriebserlaubnis verfügt, setzen Sie bitte die Checkbox neben „Erste Betriebser-

laubnis“. In diesem Fall müssen Sie kein Datum der letzten Betriebserlaubnis in den

Stammdaten hinterlegen.

Haben Sie eine Betriebserlaubnis bereits über das System kita.web beantragt, erscheint

das Feld weiterhin ausgegraut und kann somit durch Sie nicht bearbeitet werden. Das

Datum wird aus der letzten systemseitig gestellten Betriebserlaubnis voreingestellt.

Im Feld Änderung ab können Sie das Datum eintragen, ab wann die Änderung der Be-

triebserlaubnis gelten soll. Im Rahmen der Bewilligung hat der Fachdienst die Möglich-

keit das Datum zu korrigieren.

- 96 -

6.8.2.3 Angaben zu den Gruppen

Im Bereich Angaben zu den Gruppen steht Ihnen das PDF-Dokument zum Abrufen des

gesamten Gruppenbestandes der Einrichtung zur Verfügung. Die PDF-Datei wird aus

dem Gruppenmodul importiert und entspricht somit der im Gruppenmodul aktuell darge-

stellten zusammengefassten Übersicht aller angelegten Gruppen der Einrichtung (vgl.

Abschnitt 6.7.1.1 und 6.6.3). Möchten Sie Änderungen bei den Gruppen vornehmen,

können Sie dies nur im Gruppenmodul machen. Ihre Angaben zu den Gruppen sind so-

mit Bestandteil der Betriebserlaubnis.

- 97 -

6.8.2.4 Angaben zum Personal

6.7.2.4.1 – Übersicht über das gesamte Personal

Im Bereich Angaben zum Personal steht Ihnen das PDF-Dokument zum Abrufen des

gesamten Personalbestandes der Einrichtung zur Verfügung. Die PDF-Datei wird aus

dem Personalmodul importiert und entspricht somit der im Personalmodul aktuell darge-

stellten zusammengefassten Übersicht des Personals der Einrichtung (vgl. Abschnitt

6.7.2.1 und 6.6.3). Möchten Sie Änderungen beim Personal vornehmen, können Sie dies

nur im Personalmodul machen. Ihre Angaben zum Personal sind somit Bestandteil der

Betriebserlaubnis.

- 98 -

6.7.2.4.2 – Angaben zur Einrichtungsleitung

In den Feldern Leitung, Vertretung der Leitung und weitere Leitung werden Ihnen alle

Namen der in der Personaltabelle erfassten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, bei denen

im Personalmodul unter Leitung, Vertretung der Leitung und weitere Leitung ein Häk-

chen hinterlegt wurde, zur Auswahl per Drop-Down-Menü angeboten. Beachten Sie,

dass das Feld Leitung ein Pflichtfeld darstellt.

Die Felder Qualifikation, Arbeitsstunden wöchentlich, davon Leitungsfreistellungsstunden

für die Leitung sind für Sie nicht editierbar und werden mit den Angaben, die Sie bereits

im Personalmodul zur Leitung der Einrichtung hinterlegt haben, automatisch ausgefüllt.

6.7.2.4.3 - Öffnungszeiten

Im Bereich Öffnungszeiten der Einrichtung können Sie frei Angaben zu den Öffnungsta-

gen sowie zur Jahresöffnungszeit (in Wochen) der Einrichtung vornehmen. Für alle Ein-

richtungen außer Kinderspielkreis (Erfüllung Rechtsanspruch nach § 12 Abs. 3 Pkt. 2

KiTaG) und Sonstige Tageseinrichtungen incl. TE nach § 45 SGB VIII sind Häkchen von

Montag bis Freitag voreingestellt, die sie aber durch ein Klick auf das jeweilige Häkchen

ändern können. Für Kinderspielkreis (Erfüllung Rechtsanspruch nach § 12 Abs. 3 Pkt. 2

KiTaG) gilt, dass mindestens 3 Wochentage (3 Häkchen) angehakt werden müssen. Die

Felder Betreuungszeiten von/bis sind nicht durch Sie editierbar, da die „Betreuungszeit

von“ der Beginn einer von Ihnen angelegten Gruppe im Gruppenmodul mit dem frühes-

ten Beginn und die „Betreuungszeit bis“ das Ende einer von Ihnen angelegten Gruppe im

Gruppenmodul mit dem spätesten Ende der Betreuungszeit ist. Die Angaben zu den Be-

treuungszeiten werden somit aus dem Gruppenmodul automatisch in den Antrag auf die

Betriebserlaubnis importiert. Entsprechende Änderungen können demnach nur im Grup-

penmodul vollzogen werden.

- 99 -

Das Feld Sonderöffnungszeiten muss von Ihnen in dem Fall ausgefüllt werden, wenn

diese vorliegen und Sie im Personalmodul mindestens einem Mitarbeiter bzw. einer Mit-

arbeiterin Sonderöffnungszeiten zugeordnet haben. Geben Sie als Frühdienst die Zeit

morgens vor der Betreuung in den Vormittags- oder Ganztagsgruppen an, als Mittags-

dienst die Zeit nach der Betreuung in Vormittagsgruppen oder vor Beginn in Nachmit-

tagsgruppen sowie als Spätdienst die Zeit nach der Betreuung in Ganztags- oder Nach-

mittagsgruppen. Legen Sie bitte nur Uhrzeiten für die Dienste (Früh, Mittag, Spät) an,

wenn Sie Personal angelegt haben, die tatsächlich diesen Dienst machen. Falls Sie im

Personalmodul bei keiner Person Sonderöffnungszeiten angelegt haben, erscheinen die

Sonderöffnungszeiten im Antrag auf Betriebserlaubnis ausgegraut.

- 100 -

6.7.2.4.4 – weitere einrichtungsrelevante Angaben

Die Bereiche räumliche Gegebenheiten und pädagogische Konzeption sind Pflichtfelder.

Die Angaben können durch das Setzen der Häkchen mit ja oder nein angekreuzt wer-

den. Falls Sie ein Häkchen bei „beigefügt“ gesetzt haben, senden Sie die besagten Un-

terlagen bitte Ihrem zuständigen Fachdienst unter Bezug auf das Aktenzeichen zu. Ger-

ne können Sie dies per Mail tun (vgl. nachfolgenden Abschnitt) oder das Anschreiben

aus den Stammdaten (vgl. Abschnitt 6.5.5) nutzen.

In dem Bereich räumliche Gegebenheiten und pädagogische Konzeption befindet sich

eine Verlinkung zu der E-Mail Adresse Ihres zuständigen Fachdienstes. Durch Klick auf

das @-Symbol öffnet sich das lokal installierte E-Mail-Client-Programm (z.B. Outlook)

und die E-Mail-Adresse des zuständigen Fachdienstes (falls hinterlegt) wird

übernommen. In dem Betreff werden automatisch der Name der Einrichtung und alle 3

Aktenzeichen der Einrichtung übernommen. Die Voraussetzung zur Nutzung dieser Ver-

linkungsfunktion ist ein lokal installiertes E-Mail-Client-Programm (z.B. Outlook). Die

Funktion funktioniert mit allen E-Mail-Client-Programmen. Die Verlinkung zu webbasier-

ten E-Mail-Anbietern (z.B. gmx.de) ist nicht möglich. Mit Hilfe dieser Funktion können Sie

- 101 -

unmittelbar Anlagen zur Betriebserlaubnis (Dokumente über die räumlichen Gegebenhei-

ten und pädagogische Konzeption) an den Fachdienst schicken.

Die Angabe im Feld „Die Einrichtung ist in der Kindergartenbedarfsplanung des örtlichen

Trägers der Jugendhilfe enthalten ist“ von Ihnen nur dann vorzunehmen, wenn es sich

bei der Einrichtung um eine Regeleinrichtung (Kindertagesstätte, Spielkreis, Kleine KiTa)

und sonstige Tageseinrichtung handelt.

6.7.2.4.5 – Kommentarmöglichkeit

Sie haben die Möglichkeit einen Kommentar zur Betriebserlaubnis im Kommentarfeld

Träger einzugeben, der dann für den Fachdienst beim Aufruf des Antrags sichtbar wird.

Das Kommentarfeld Fachdienst kann nur vom Fachdienst bei Rückgabe des Antrags-

formulars ausgefüllt werden, wobei der Träger den Kommentar zur Betriebserlaubnis

beim Aufruf des Antrags sehen kann.

6.7.2.4.6 – Speichern und Absenden (Freigeben) eines Antrags

Nach dem erstmaligen Ausfüllen bzw. nach der Bearbeitung eines Antrags auf Betriebs-

erlaubnis stehen Ihnen verschiedene Aktionen zur Verfügung. Die entsprechenden But-

- 102 -

ton, durch die die Aktionen ausgelöst werden, lassen sich unterhalb des jeweiligen An-

trags finden.

Durch Klick des Button Daten speichern wird der ausgefüllte Antrag auf Betriebserlaub-

nis im System gespeichert (die erste Ampel ist gelb). Der Button Abbrechen und Zu-

rück führt hingegen zu einer Rückkehr zur Einrichtungsübersicht ohne das Speichern

der gemachten Eingaben. Es sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass auch das

Betätigen des Zurück-Buttons des von Ihnen verwendeten Internet-Browsers bzw. das

Drücken der Enter-Taste zu keiner Speicherung der gemachten Eingaben führt.

Der Klick auf den Button Antrag freigeben führt nicht sofort zur Freigabe des Antrags

auf Betriebserlaubnis der betrachteten Einrichtung. Es wird Ihnen erst ein Hinweis ange-

zeigt, dass Sie nach der finalen Freigabe des Antrags keine Angaben mehr im Antrag

vornehmen können.

Möchten Sie den Antrag auf Betriebserlaubnis wirklich freigeben, bestätigen Sie dieses

bitte unterhalb Ihrer Eingaben durch das Setzen eines Häkchens bei „Die Richtigkeit der

Eingaben wird hiermit bestätigt.“ und klicken Sie erneut auf den Button Antrag freige-

ben, der sich unterhalb des Antrags befindet. Jetzt ist der Antrag freigegeben (erste Am-

pel grün) und steht dem Fachdienst zur Bearbeitung zu Verfügung.

- 103 -

Sobald ein Antrag freigegeben wurde, erhält der Fachdienst eine aktualisierte Übersicht

aller eingegangenen Anträge/Meldungen.

Möchten Sie nach der Antragsfreigabe Änderungen im Antrag vornehmen, wenden Sie

sich an Ihren Fachdienst.

WICHTIG: Es sei an dieser Stelle angemerkt, dass die von Ihnen veränderten Angaben

beim Klick auf den Button Antrag freigegeben nur in dem Fall freigegeben werden, dass

Sie die Angaben zuerst über Klick auf den Button Daten speichern gespeichert haben.

Haben Sie die Angaben geändert und auf den Button Antrag freigeben geklickt, wird der

alte gespeicherte Stand des Antrags freigegeben. Die Änderungen gehen somit verloren.

Der Button Neuen Antrag stellen steht Ihnen dann zur Verfügung, nachdem der Fach-

dienst eine Betriebserlaubnis in kita.web erteilt hat (zweite Ampel grün). Es können somit

nie 2 Anträge parallel offen sein.

6.7.2.5.7 – Historie – Überblick bisheriger Antragsstellungen

Im Bereich Antragshistorie sehen Sie alle Informationen zu den freigegeben Anträgen als

PDF-Dokumente, die immer die Daten bezogen auf das Datum der Antragsfreigabe dar-

stellen. Die PDF-Datei Weitere Angaben öffnet den freigegebenen Antrag von einem

bestimmten Datum mit allen speziellen Angaben dieses Antrags. Die PDF-Dokumente

Gruppen/Personal rufen die zusammengefasste Übersicht des Gruppen-

/Personalmoduls bezogen auf den Zeitpunkt der Antragsfreigabe auf. Das Dokument

Hinweise listet alle gesetzlichen Hinweise zum Bereich Betriebserlaubnis auf.

- 104 -

Die PDF Dokumente öffnen sich innerhalb Ihres Internet-Browsers. Über den Speichern

Button lässt sich anschließend das Dokument lokal auf Ihren PC speichern.

6.8.3 Erteilung der Betriebserlaubnis

Der Bereich Erteilung der Betriebserlaubnis beinhaltet das Formular mit den bewillig-

ten Daten des Antrags auf Betriebserlaubnis seitens des Fachdienstes. Der Träger hat

lediglich lesende Rechte auf das Bewilligungsformular und kann somit auch keine Aktio-

nen ausführen.

Das Symbol BE↓ Bewilligung wird Ihnen dann freigeschaltet, wenn der Fachdienst den

Antrag bewilligt hat. Hat der Fachdienst den Antrag noch nicht bewilligt, ist das Symbol

BE↓ Bewilligung ausgegraut. Falls der Fachdienst Ihren Antrag bewilligt hat, ist das Feld

BE↓ grün hinterlegt und über Klick auf das Symbol BE↓ neben der ausgewählten Einrich-

tung gelangen Sie in das Antragsformular, wo Sie die Bewilligungsdaten einsehen kön-

nen. Sobald Sie die zweite Betriebserlaubnis in kita.web beantragen, haben Sie weiter-

hin lesenden Zugriff auf die Bewilligung. So können Sie immer die aktuelle Bewilligungs-

historie aufrufen.


tung, ihre Adresse sowie der Bearbeitungsstand der Bewilligung des Antrags zur Verfü-

gung.

Die Bereiche Antrag auf Betriebserlaubnis, Art der Einrichtung, Angaben zu den Grup-

pen, Angaben zum Personal, Öffnungszeiten der Einrichtung, räumliche Gegebenheiten

Bewilligung der Betriebserlaubnis

Trägername

- 105 -

und pädagogische Konzeption entsprechen den jeweiligen Bereichen aus dem Bereich

Antrag auf Betriebserlaubnis (Vgl. Abschnitt 6.8.2). Der Fachdienst bekommt Ihre Einga-

ben in einem identischen Formular (wie der Antrag auf Betriebserlaubnis) angezeigt und

kann die Daten grundsätzlich nicht editieren. Eine Ausnahme ist das Datum „Änderung

ab“, das der Fachdienst ändern kann. Darüber hinaus kann der Fachdienst auch das

Datum der letzten Betriebserlaubnis in den Stammdaten der Einrichtung anpassen.

- 106 -

Im Kommentarfeld Träger sehen Sie Ihre eigenen Bemerkungen, die Sie im Antrag auf

Betriebserlaubnis hinterlegt haben. Hat der Fachdienst Kommentare im Kommentarfeld

Fachdienst hinterlassen, sehen Sie diese in der Bewilligung Ihres Antrags.

Ist der Fachdienst mit dem Antrag auf Betriebserlaubnis nicht einverstanden, kann er

diesen an Sie zurückgeben. Die Änderungen im Antrag sollten somit durch Rückgabe

an den Träger erfolgen. In diesem Falle bekommen Sie als Träger wieder schreibende

Rechte im Antrag auf Betriebserlaubnis (die erste Ampel gelb, die zweite Ampel wechselt

auf rot) und können somit den Antrag bearbeiten und wieder freigeben. Der Fachdienst

- 107 -

macht Gebrauch von der Möglichkeit der Rückgabe, wenn die Eingaben seitens des

Trägers überarbeitet werden sollen sowie wenn ein noch nicht durch den Fachdienst

bearbeiteter Antrag vom Träger geändert werden möchte.

6.9 Antrag auf 5. Kind mit Behinderung

Der Funktionsbereich 5. Kind mit Behinderung beinhaltet den Antrag und die Bewilli-

gung des 5. Kindes mit Behinderung. Die Bewilligung des 5. Kindes mit Behinderung

erfolgt durch den Fachdienst, der Träger und die Einrichtung haben einen lesenden Zu-

griff auf das Bewilligungsformular.


sich der Träger einem Verwaltungsträger zugeordnet hat, der Träger nur über Eingabe-

möglichkeiten im Bereich 5. Kind mit Behinderung verfügt. Die Freigabe des Antrags

für das 5. Kind mit Behinderung kann nur durch den Verwaltungsträger erfolgen. Für die

Einrichtung ändert sich mit der Zuordnung des Trägers zu einem Verwaltungsträger

nichts, sie kann weiterhin die ihr zugeordnete Rolle wahrnehmen.


Nachdem Sie auf den Menüpunkt 5. Kind mit Behinderung geklickt haben, erscheint

auf der Arbeitsoberfläche eine Liste über die Ihnen zugeordneten Einrichtungen sowie

oberhalb dieser Ihr Träger. Die Bearbeitung der Antragsdaten der Ihnen zugeordneten

Einrichtungen erfolgt dabei über eine Baumstruktur (siehe Ansicht). Dieser Aufbau folgt

somit dem Aufbau, der in Abschnitt 6.7.1 – Betriebserlaubnis erläutert wurde. Diese

Struktur ist in allen Antragsbereichen gleich aufgebaut.

Antrag auf 5. Kind mit Behinderung

Bewilligung auf 5. Kind mit Behinderung

Trägername

- 108 -








tungsübersicht.

Neben jeder Einrichtung befinden sich die Symbole 5.↑ zur Beantragung des 5. Kindes

mit Behinderung und 5.↓ zur Ansicht der Bewilligung des 5. Kindes mit Behinderung. Die

Formulare bzw. die entsprechenden Symbole werden bei der ersten Aktivierung des

Funktionsbereichs 5. Kind mit Behinderung einer ausgewählten Einrichtung nachei-

nander in folgender Reihenfolge freigeschaltet: 5.↑ → 5.↓.


sind die beiden Formulare zum Antrag und zur Bewilligung des 5. Kindes mit Behinde-

rung vorerst gesperrt (ausgegraut). Sind Daten im Gruppen-/Personalmodul erfasst, wird

das Symbol 5.↑ zum Beantragen des 5. Kindes mit Behinderung freigeschaltet. Das

Symbol 5.↓ wird beim Träger aktiviert, sobald der Fachdienst den Antrag auf 5. Kind mit

Behinderung bewilligt hat.

Neben den Symbolen 5.↑ (Antrag auf 5. Kind mit Behinderung) und 5.↓ (Bewilligung des

5. Kindes mit Behinderung) befinden sich zwei Statusampeln, die den Bearbeitungssta-

tus des Antrags auf das 5. Kind mit Behinderung wiedergeben.

Die erste Ampel links vom Antragsformular gibt den Bearbeitungsstand des Antrags auf

das 5. Kind mit Behinderung seitens des Trägers (ggf. der Einrichtung) wieder. Steht die

Ampel auf rot, so ist noch kein Antrag seitens des Trägers/der Einrichtung bearbeitet

bzw. gespeichert worden. Wurde der Antrag von Seiten des Trägers/der Einrichtung be-

arbeitet und eine Speicherung des Antrags vorgenommen, springt die Ampel auf gelb.

Der Antrag ist aber noch nicht gestellt; Ein Antrag ist erst dann gestellt, sobald der Trä-

ger den Antrag freigegeben hat und die Ampel grün leuchtet.

- 109 -

Die zweite Ampel links vom Bewilligungsformular gibt den Bearbeitungsstand der Bewil-

ligung seitens des Fachdienstes wieder. Steht die Ampel auf rot, so ist der Antrag noch

nicht vom Fachdienst bearbeitet worden. Leuchtet die Ampel gelb, ist der Antrag in Be-

arbeitung und gespeichert worden. Im Status gelb ist noch keine Bewilligung erfolgt! So-

bald der Antrag seitens des Fachdienstes bewilligt wurde, springt die Ampel auf grün.

Ein Ausweis der beiden Ampeln erfolgt letztendlich dann mit grün, sofern der Antrag auf

Betriebserlaubnis von Seiten des Fachdienstes bewilligt wurde und kein neuer Antrag

vom Träger freigegeben wurde.

Hat der Fachdienst den Antrag zurückgegeben, leuchtet die erste Ampel gelb, so dass

Sie im Antrag wieder schreibende Rechte bekommen und den Antrag bearbeiten und

wieder freigeben können. Die zweite Ampel wechselt dabei auf Rot, denn dem Fach-

dienst liegt kein Antrag vor, den er annehmen und bewilligen kann. Der Fachdienst

macht Gebrauch von der Möglichkeit der Rückgabe, wenn die Eingaben seitens des

Trägers überarbeitet werden sollen sowie wenn ein noch nicht durch den Fachdienst

bearbeiteter Antrag vom Träger geändert werden möchte.

Darüber hinaus beinhaltet die Freigabe des Antrags auf das 5. Kind mit Behinderung,

dass Sie anschließend lediglich einen lesenden Zugriff auf den von Ihnen freigegebenen

Antrag besitzen. Nach der Bewilligung des 5. Kindes mit Behinderung bekommen Sie

wieder Schreibrechte im Antrag, wenn Sie einen neuen Antrag öffnen. Dadurch können

Sie einen Folgeantrag stellen. Sofern dennoch eine Überarbeitung des bereits freigege-

benen Antrags auf ein 5. Kind mit Behinderung von Ihrer Seite notwendig ist (z.B. durch

fehlerhafte Eingaben), haben Sie die Möglichkeit den Fachdienst zu kontaktieren (z.B.

per Telefon).

In der Zeitspanne, in welcher der Antrag auf das 5. Kind mit Behinderung einer einzelnen

Einrichtung von Seiten des Fachdienstes bearbeitet wird, besitzen Träger und Einrich-

tung einen lesenden Zugriff auf Ihren letzten Bearbeitungsstand. Erst nach der Bewilli-

gung des Antrags durch den Fachdienst liegt Ihnen der neue Stand der Bewilligung des

5. Kindes mit Behinderung vor, der im Bewilligungsformular eingesehen werden kann.

- 110 -

6.9.2 Antragsstellung 5. Kind mit Behinderung

Der Bereich Antrag auf 5. Kind mit Behinderung beinhaltet die Erfassung der Daten

zum Antrag auf 5. Kind mit Behinderung, die Freigabe des Antrags sowie ggf. Folgean-

trags auf 5. Kind mit Behinderung.

Das Antragsformular wird Ihnen dann freigeschaltet, wenn Gruppen und Personal sys-

tematisiert erfasst wurden und diese Daten somit für den Antrag auf das 5. Kind mit Be-

hinderung voreingestellt bereitstehen. Über Klick auf das Symbol 5.↑ neben der ausge-

wählten Einrichtung gelangen Sie in das Antragsformular, in dem Sie Ihre Angaben vor-

nehmen können.

Im Bereich der Informationen stehen Ihnen die üblichen Daten wie der Name der Einrich-

tung, die Adresse sowie der Bearbeitungsstand des Antrags zur Verfügung.

Geben Sie bitte im Bereich Angaben zum Kind den Namen, den Vornamen, den Ge-

burtstag, die Gruppe, in der das Kind betreut wird, sowie das Aufnahmedatum an. Die

vollständige Erfassung eines Antrags für ein 5. Kind mit Behinderung ist erst möglich,

wenn zuvor eine integrative Gruppe angelegt wurde, da nur dort ein 5. Kind mit Behinde-

Antrag auf 5. Kind mit Behinderung

Trägername

- 111 -

rung aufgenommen werden kann. Haben Sie noch keine entsprechende Gruppe ange-

legt, wechseln Sie bitte zunächst in das Gruppen-/Personalmodul und tätigen Sie dort

die entsprechenden Angaben. Ggf. ist in diesem Fall auch eine Änderung der Betriebser-

laubnis notwendig. Setzen Sie sich in diesem Fall mit dem Fachdienst in Verbindung.

Setzen Sie anschließend ein Häkchen bei Bestätigung, mit welchem bestätigt wird, dass

die Eltern und die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der in der integrativen Gruppe betreu-

ten Kinder mit der Mehraufnahme einverstanden sind, die Mehraufnahme innerhalb der

lt. Betriebserlaubnis genehmigten Platzzahl erfolgt und spätestens nach Ablauf des lau-

fenden Kindergartenjahres die Höchstzahl von 4 Kindern mit Behinderung wieder einge-

halten wird.

- 112 -

Anschließend haben Sie die Möglichkeit einen Kommentar im Kommentarfeld Träger

einzugeben, der dem Fachdienst beim Aufruf des Antrags übermittelt wird. Das Kom-

mentarfeld Fachdienst kann nur vom Fachdienst bei Rückgabe des Antragsformulars

ausgefüllt werden. Diesen Kommentar bekommt der Träger beim erneuten Aufruf des

Antrags zu sehen.

Nach dem erstmaligen Ausfüllen bzw. nach der Bearbeitung eines Antrags auf das 5.

Kind mit Behinderung stehen Ihnen verschiedene Aktionen zur Verfügung. Die entspre-

chenden Buttons, durch die die Aktionen ausgelöst werden, lassen sich unterhalb des

jeweiligen Antrags finden.

Durch Klick des Button Daten speichern wird der ausgefüllte Antrag auf das 5. Kind mit

Behinderung im System gespeichert (erste Ampel gelb). Der Button Abbrechen und

Zurück führt hingegen zur Rückkehr zur Einrichtungsübersicht ohne das Speichern der

gemachten Eingaben. Es sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass auch das Betäti-

gen des Zurück-Buttons in dem von Ihnen verwendeten Internet-Browser bzw. das Drü-

cken der Enter-Taste zu keiner Speicherung der gemachten Eingaben führt.


auf das 5. Kind mit Behinderung der betrachteten Einrichtung. Es wird Ihnen erst ein

Hinweis angezeigt, dass Sie nach der finalen Freigabe des Antrags keine Angaben

mehr im Antrag vornehmen können.

- 113 -

Möchten Sie den Antrag auf das 5. Kind mit Behinderung wirklich freigeben, bestätigen

Sie dieses bitte unterhalb Ihrer Eingaben durch das Setzen eines Häkchens bei „Die

Richtigkeit der Eingaben wird hiermit bestätigt.“ und klicken erneut auf den Button An-

trag freigeben. Jetzt ist der Antrag freigegeben und steht dem Fachdienst zur Bearbei-

tung zu Verfügung. (erste Ampel grün). Sobald ein Antrag freigegeben wurde, erhält der

Fachdienst eine aktualisierte Übersicht aller eingegangenen Anträge.



Es sei an dieser Stelle angemerkt, dass die von Ihnen veränderten Angaben beim Klick

auf den Button Antrag freigegeben nur in dem Fall freigegeben werden, dass Sie die

Angaben zuerst über Klick auf den Button Daten speichern gespeichert haben. Haben

Sie die Angaben geändert und auf den Button Antrag freigeben geklickt, wird der alte

gespeicherte Stand des Antrags freigegeben.


dienst eine Bewilligung für das 5. Kind mit Behinderung in kita.web erteilt hat. Es können

somit nie zwei Anträge parallel offen sein.



stellen. Die PDF-Datei „Weitere Angaben“ öffnet den freigegebenen Antrag von einem


„Gruppen“ und „Personal“ rufen die zusammengefassten Übersichten des Gruppen- bzw.

des Personalmoduls bezogen auf den Zeitpunkt der Antragsfreigabe auf.

Die PDF Dokumente öffnen sich innerhalb Ihres Internet-Browsers. Über den Button

Speichern lässt sich anschließend das Dokument lokal auf Ihren PC speichern.

- 114 -

6.9.3 Bewilligung 5. Kind mit Behinderung

Der Bereich Bewilligung 5. Kind mit Behinderung beinhaltet das Formular mit den

bewilligten Daten des Antrags auf das 5. Kind mit Behinderung seitens des Fachdiens-

tes. Der Träger hat lediglich lesende Rechte auf das Bewilligungsformular und kann so-

mit auch keine Aktionen ausführen. Der Fachdienst hat auf Seite der Bewilligung die

Möglichkeit das Datum neben „Aufnahme wird beantragt zum“ zu ändern.

Das Symbol 5.↓ Bewilligung wird Ihnen dann freigeschaltet, wenn der Fachdienst den


5.↓ Bewilligung ausgegraut. Falls der Fachdienst Ihren Antrag bewilligt hat, ist das Feld

5.↓ grün hinterlegt. Über einen Klick auf das Symbol 5.↓ neben der ausgewählten Ein-

richtung gelangen Sie in das Antragsformular, wo Sie die Bewilligungsdaten einsehen

können. Sobald Sie das zweite Mal einen Antrag auf das 5. Kind mit Behinderung in

kita.web beantragen, haben Sie weiterhin lesenden Zugriff auf die Bewilligung. So kön-

nen Sie immer die aktuelle Bewilligungshistorie aufrufen.


tung, die Adresse sowie der Bearbeitungsstand der Bewilligung des Antrags zur Verfü-

gung.

Anschließend sehen Sie Ihren bewilligten Antrag auf das 5. Kind mit Behinderung.


das 5. Kind mit Behinderung hinterlegt haben. Hat der Fachdienst Kommentare im

Kommentarfeld Fachdienst hinterlassen, sehen Sie diese in der Bewilligung Ihres An-

trags.

Bewilligung des Antrags auf 5. Kind mit Behinderung

Trägername

- 115 -

Ist der Fachdienst mit dem Antrag auf das 5. Kind mit Behinderung nicht einverstanden,

kann er diesen an Sie zurückgeben. Die Änderungen im Antrag sollten somit durch

Rückgabe an den Träger erfolgen. In diesem Fall bekommen Sie als Träger wieder

schreibende Rechte im Antrag auf 5. Kind mit Behinderung (die erste Ampel erscheint

gelb, die zweite Ampel wechselt auf rot) und können somit den Antrag bearbeiten und

wieder freigeben. Der Fachdienst macht Gebrauch von der Möglichkeit der Rückgabe,

wenn die Eingaben seitens des Trägers überarbeitet werden sollen und wenn ein noch

nicht durch den Fachdienst bearbeiteter Antrag vom Träger geändert werden möchte.

6.10 Antrag auf Einzelintegration

Der Funktionsbereich Einzelintegration beinhaltet den Antrag und die Bewilligung der

Einzelintegration. Die Bewilligung der Einzelintegration erfolgt durch den Fachdienst, der

Träger und die Einrichtung haben einen lesenden Zugriff auf das Bewilligungsformular.


sich der Träger einem Verwaltungsträger zugeordnet hat, der Träger nur über Eingabe-

möglichkeiten im Bereich Einzelintegration verfügt. Die Freigabe der Einzelintegration

kann nur durch den Verwaltungsträger erfolgen. Für die Einrichtung ändert sich mit der

- 116 -

Zuordnung des Trägers zu einem Verwaltungsträger nichts, sie kann weiterhin die ihr

zugeordnete Rolle wahrnehmen.


Nachdem Sie auf den Menüpunkt Einzelintegration geklickt haben, erscheint auf der

Arbeitsoberfläche eine Liste über die Ihnen zugeordneten Einrichtungen sowie oberhalb

dieser Ihr Träger.

Die Bearbeitung der Antragsdaten der Ihnen zugeordneten Einrichtungen erfolgt dabei

über eine Baumstruktur (siehe Ansicht). Dieser Aufbau folgt somit dem Aufbau, der in

Abschnitt 6.7.1 – Betriebserlaubnis erläutert wurde. Diese Struktur ist in allen Antragsbe-

reichen gleich aufgebaut.








tungsübersicht.

Antrag auf Einzelintegration

Bewilligung einer Einzelintegration

Trägername

- 117 -

Neben jeder Einrichtung befinden sich das Symbole EI↑ zur Beantragung der Einzelin-

tegration und EI↓ zur Ansicht der Bewilligung der Einzelintegration. Die Formulare bzw.

die entsprechenden Symbole werden bei der ersten Aktivierung des Funktionsbereichs

Einzelintegration einer ausgewählten Einrichtung nacheinander in folgender Reihenfol-

ge freigeschaltet: EI↑ → EI↓.


sind die beiden Formulare zum Antrag und zur Bewilligung der Einzelintegration vorerst

gesperrt (ausgegraut). Sind die Daten im Gruppen-/Personalmodul erfasst, wird das

Symbol EI↑ zum Beantragen des 5. Kindes mit Behinderung freigeschaltet. Das Symbol

EI↓ wird beim Träger aktiviert, sobald der Fachdienst den Antrag auf Einzelintegration

bewilligt hat.

Neben den Symbolen EI↑ (Antrag auf Einzelintegration) und EI↓ (Bewilligung der Ein-

zelintegration) befinden sich zwei Statusampeln, die den Bearbeitungsstatus des Antrags

auf Einzelintegration wiedergeben.

Die erste Ampel links vom Antragsformular gibt den Bearbeitungsstand des Antrags auf

Einzelintegration seitens des Trägers (ggf. der Einrichtung) wieder. Steht die Ampel auf

Rot, so ist noch kein Antrag seitens des Trägers/der Einrichtung bearbeitet worden.

Wurde der Antrag von Seiten des Trägers/der Einrichtung bearbeitet und eine Speiche-

rung des Antrags vorgenommen, springt die Ampel auf Gelb. Sobald der Träger den An-

trag freigegeben hat, leuchtet die Ampel grün.

Die zweite Ampel links vom Bewilligungsformular gibt den Bearbeitungsstand der Bewil-

ligung seitens des Fachdienstes wieder. Steht die Ampel auf Rot, so ist der Antrag noch

nicht vom Fachdienst bearbeitet worden. Leuchtet die Ampel gelb, ist der Antrag in Be-

arbeitung und gespeichert worden. Sobald der Antrag seitens des Fachdienstes bewilligt

wurde, springt die Ampel auf Grün. Ein Ausweis der beiden Ampeln erfolgt letztendlich

dann mit grün, sofern der Antrag auf Betriebserlaubnis von Seiten des Fachdienstes be-

willigt wurde und kein neuer Antrag vom Träger freigegeben wurde.

Hat der Fachdienst den Antrag zurückgegeben, leuchtet die erste Ampel gelb, so dass

Sie im Antrag wieder schreibende Rechte bekommen und den Antrag bearbeiten und

wieder freigeben können. Die zweite Ampel wechselt dabei auf Rot, denn dem Fach-

- 118 -

dienst liegt kein Antrag vor, den er bewilligen kann. Der Fachdienst macht Gebrauch von

der Möglichkeit der Rückgabe, wenn die Eingaben seitens des Trägers überarbeitet wer-

den sollen sowie wenn ein noch nicht durch den Fachdienst bearbeiteter Antrag vom

Träger geändert werden möchte.

Darüber hinaus beinhaltet die Freigabe des Antrags auf Einzelintegration, dass Sie an-

schließend lediglich einen lesenden Zugriff auf den von Ihnen freigegebenen Antrag be-

sitzen. Nach der Bewilligung der Einzelintegration bekommen Sie wieder Schreibrechte

im Antrag, wenn Sie einen neuen Antrag öffnen. Dadurch können Sie einen Folgeantrag

stellen. Sofern dennoch eine Überarbeitung des bereits freigegebenen Antrags auf Ein-

zelintegration von Ihrer Seite notwendig ist (z.B. durch fehlerhafte Eingaben), haben Sie

die Möglichkeit den Fachdienst zu kontaktieren (z.B. per Telefon).

In der Zeitspanne, in welcher der Antrag auf Einzelintegration einer einzelnen Einrich-

tung von Seiten des Fachdienstes bearbeitet wird, besitzen Träger und Einrichtung einen

lesenden Zugriff auf Ihren letzten Bearbeitungsstand. Erst nach der Bewilligung des An-

trags durch den Fachdienst liegt Ihnen der neue Stand der Bewilligung der Einzelintegra-

tion vor, die im Bewilligungsformular eingesehen werden kann.

6.10.2 Antragsstellung Einzelintegration

Der Bereich Antrag auf Einzelintegration beinhaltet die Erfassung der Daten zum An-

trag auf Einzelintegration sowie die Freigabe des Antrags sowie ggf. Folgeantrags auf

Einzelintegration.

Das Antragsformular wird Ihnen dann freigeschaltet, wenn die Gruppen und Personal

systematisiert erfasst wurden, da die Daten zu Gruppen und den Mitarbeitern dann für

den Antrag auf Einzelintegration voreingestellt bereitstehen.

Über Klick auf das Symbol EI↑ neben der ausgewählten Einrichtung gelangen Sie in das

Antragsformular, wo Sie Ihre Angaben vornehmen können.

- 119 -

Im Bereich der Informationen stehen Ihnen die üblichen Daten wie der Name der Einrich-

tung, die Adresse sowie der Bearbeitungsstand des Antrags zur Verfügung.

Im Bereich Einzelintegration werden Sie gebeten Angaben zur Einzelintegration zu täti-

gen. Diese Angaben beinhalten die Ergänzung der Betriebserlaubnis vom und den Be-

ginn der Maßnahme der Einzelintegration. Das Feld „Ergänzung der Betriebserlaubnis

vom“ ist grundsätzlich deaktiviert. Falls Sie bereits eine Betriebserlaubnis im System an-

gelegt haben und diese bereits vom Fachdienst bewilligt wurde, wird Ihnen dieses Datum

nicht editierbar voreingestellt. Wurde Ihre Betriebserlaubnis noch nicht bewilligt oder ha-

ben Sie noch keine Betriebserlaubnis im System hinterlegt, müssen Sie vorab in den

Stammdaten eine Eingabe zur letzten Betriebserlaubnis tätigen.

Geben Sie bitte im Bereich Angaben zum Kind den Namen, den Vornamen und den Ge-

burtstag des Kindes, welches in der Einzelintegration betreut wird, an.

- 120 -

Setzen Sie darauf den Button bei ja, falls die Feststellung, dass das Kind wesentlich be-

hindert oder von einer wesentlichen Behinderung bedroht

und leistungsberechtigt gem. § 53 Abs. 1 SGB XII ist, vorliegt und ein heilpädagogischer

Förderbedarf im Umfang von mindestens 10 Stunden wöchentlich anerkannt ist. Falls

dem nicht so ist, setzen Sie den Radiobutton bei nein.

Setzen Sie den Radiobutton bei ja, falls die Regionale Vereinbarung gem. § 1 Abs. 1 2.

DVO-KiTaG vorliegt. Falls dem nicht so ist, setzen Sie den Radiobutton bei nein.

Setzen Sie den Radiobutton bei ja, falls die Einverständnis der Personensorgeberechtig-

ten vorliegt. Falls dem nicht so ist, setzen Sie den Radiobutton bei nein.

Setzen Sie den Radiobutton bei ja, falls Sie ein Kind ab Vollendung des 3. Lebensjahres

bis zur Einschulung im Rahmen der Einzelintegration betreuen und die Bedingung erfüllt

wird. Falls dem nicht so ist, setzen Sie den Radiobutton bei nein.

Im Bereich Rahmenbedingungen für die Dauer der Maßnahme werden Sie gebeten An-

gaben zu den Rahmenbedingungen für die Dauer der Maßnahmen zu tätigen. Wählen

Sie dazu die Gruppe der Einzelintegration aus. Es werden Ihnen nur die Gruppen aus

Ihrer Einrichtung angezeigt, bei denen Sie als Gruppenart Kindergartengruppe mit Ein-

zelintegration ausgewählt haben. Die Felder Anzahl der Plätze in der Gruppe (RdErl.

- 121 -

3.2.1), Altersstruktur der Kinder und Betreuungszeit täglich (von - bis) sind nicht editier-

bar, sondern werden bei Klick auf den Button Daten speichern automatisch mit den An-

gaben aus dem Gruppenmodul ausgefüllt. Sind hier Angaben zu ändern, wechseln Sie

bitte in das Gruppenmodul, um dort die Änderungen vorzunehmen. Bei Betreuungszeit

wöchentlich geben Sie bitte die wöchentliche Betreuungszeit der ausgewählten Gruppe

an.

Der Bereich Personal erscheint beim ersten Öffnen des Antrags ohne jegliche Felder,

wird aber zur Übersicht vom System nach Betätigung des Buttons Daten speichern eine

Auflistung Ihres Personals der ausgewählten Gruppe angezeigt. Falls hier fehlerhafte

Angaben vorhanden sind, müssen diese im Personal-/Gruppenmodul geändert werden.

- 122 -

Anschließend haben Sie die Möglichkeit einen Kommentar im Kommentarfeld Träger

einzugeben, der nach Freigabe dem Fachdienst bei Aufruf des Antrags sichtbar wird.

Das Kommentarfeld Fachdienst kann nur vom Fachdienst bei Rückgabe des Antrags-

formulars ausgefüllt werden. Diesen Kommentar bekommt der Träger beim erneuten

Aufruf des Antrags zu sehen.

Nach dem erstmaligen Ausfüllen bzw. nach der Bearbeitung eines Antrags auf Einzelin-

tegration stehen Ihnen verschiedene Aktionen zur Verfügung. Die entsprechenden But-

tons, durch die die Aktionen ausgelöst werden, lassen sich unterhalb des jeweiligen An-

trags finden.

Durch Klick des Button Daten speichern wird der ausgefüllte Antrag auf Einzelintegrati-

on im System gespeichert (gelbe Ampel in der Übersicht). Der Button Abbrechen und

Zurück führt hingegen zur Rückkehr zur Einrichtungsübersicht ohne das Speichern der

gemachten Eingaben. Es sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass auch das Betäti-

gen des Zurück-Buttons in dem von Ihnen verwendeten Internet-Browser bzw. das Drü-

cken der Enter-Taste zu keiner Speicherung der gemachten Eingaben führt.


auf Einzelintegration der betrachteten Einrichtung. Es wird Ihnen erst ein Hinweis ange-

zeigt, dass Sie nach der finalen Freigabe des Antrags keine Angaben mehr im Antrag

vornehmen können.

- 123 -

Möchten Sie den Antrag auf Einzelintegration wirklich freigeben, bestätigen Sie dieses

bitte unterhalb Ihrer Eingaben durch das Setzen eines Häkchens bei „Die Richtigkeit der

Eingaben wird hiermit bestätigt.“ und klicken erneut auf den Button Antrag freigeben.

Jetzt ist der Antrag freigegeben (grüne Ampel in der Übersicht) und steht dem Fach-

dienst zur Bearbeitung zu Verfügung. Sobald ein Antrag freigegeben wurde, erhält der

Fachdienst eine aktualisierte Übersicht aller eingegangenen Anträge.



Es sei an dieser Stelle angemerkt, dass die von Ihnen veränderten Angaben beim Klick

auf den Button Antrag freigegeben nur in dem Fall freigegeben werden, dass Sie die

Angaben zuerst über Klick auf den Button Daten speichern gespeichert haben. Haben

Sie die Angaben geändert und auf den Button Antrag freigeben geklickt, wird der alte

gespeicherte Stand des Antrags freigegeben.


dienst eine Bewilligung für eine Einzelintegration in kita.web erteilt hat. Es können somit

nie zwei Anträge parallel offen sein.



stellen. Die PDF-Datei „Weitere Angaben“ öffnet den freigegebenen Antrag von einem


„Gruppen“ und „Personal“ rufen die zusammengefassten Übersichten des Gruppen- bzw.

des Personalmoduls bezogen auf den Zeitpunkt der Antragsfreigabe auf.

Die PDF Dokumente öffnen sich innerhalb Ihres Internet-Browsers. Über den Speichern

Button lässt sich anschließend das Dokument lokal auf Ihren PC speichern.

- 124 -

6.10.3 Bewilligung Einzelintegration

Der Bereich Bewilligung Einzelintegration beinhaltet das Formular mit den bewilligten

Daten des Antrags auf Einzelintegration seitens des Fachdienstes. Der Träger hat ledig-

lich lesende Rechte auf das Bewilligungsformular und kann somit auch keine Aktionen

ausführen. Der Fachdienst hat auf Seite der Bewilligung die Möglichkeit das Datum ne-

ben „Maßnahme der Einzelintegration ab“ zu ändern. Darüber hinaus kann der Fach-

dienst in Stammdaten der Einrichtung das Datum der letzten Betriebserlaubnis anpas-

sen.

Das Symbol Ei↓ Bewilligung wird Ihnen dann freigeschaltet, wenn der Fachdienst den


Ei↓ Bewilligung ausgegraut. Falls der Fachdienst Ihren Antrag bewilligt hat, ist das Feld

EI↓ grün hinterlegt. Über einen Klick auf das Symbol EI↓ neben der ausgewählten Ein-

richtung gelangen Sie in das Antragsformular, wo Sie die Bewilligungsdaten einsehen

können. Sobald Sie das zweite Mal einen Antrag auf das Einzelintegration in kita.web

beantragen, haben Sie weiterhin lesenden Zugriff auf die Bewilligung. So können Sie

immer die aktuelle Bewilligungshistorie aufrufen.

- 125 -


tung, die Adresse sowie der Bearbeitungsstand der Bewilligung des Antrags zur Verfü-

gung.

Anschließend sehen Sie Ihren bewilligten Antrag auf Einzelintegration.


Einzelintegration hinterlegt haben. Hat der Fachdienst Kommentare im Kommentarfeld

Fachdienst hinterlassen, sehen Sie diese in der Bewilligung Ihres Antrags.

Ist der Fachdienst mit dem Antrag auf Einzelintegration nicht einverstanden, kann er die-

sen an Sie zurückgeben. Die Änderungen im Antrag sollten somit durch Rückgabe an

den Träger erfolgen. In diesem Fall bekommen Sie als Träger wieder schreibende Rech-

te im Antrag auf Einzelintegration (die erste Ampel erscheint gelb, die zweite Ampel

wechselt auf Rot) und können somit den Antrag bearbeiten und wieder freigeben. Der

Fachdienst macht Gebrauch von der Möglichkeit der Rückgabe, wenn die Eingaben sei-

tens des Trägers überarbeitet werden sollen und wenn ein noch nicht durch den Fach-

dienst bearbeiteter Antrag vom Träger geändert werden möchte.

- 126 -

Finanzh ilf e/Meldepflicht ab Kindergart enjahr 18/19

6.11 Finanzhilfe/Meldepflicht ab Kindergartenjahr 18/19 – Träger/Verwaltungsträger

Wenn Sie sich in der Rolle Träger oder Verwaltungsträger in Kita.web eingeloggt haben, erscheint auf der Startseite im linken

unteren Bereich das Modul „Finanzhilfe/Meldepflicht ab 18/19“.

- 127 -

Hier gelangen Sie auf die Startseite des Moduls und sehen alle Einrichtungen, die Ihnen als Träger oder Verwaltungsträger zuge-

ordnet sind. Einrichtungen, die einen Trägerwechsel hatten, werden immer unter dem aktuellen Träger angezeigt.

Hinweis: Alle Spalten sind frei verschiebbar und können in ihrer Größe verändert werden. Alle Änderungen dieser Art werden

auch über das Ausloggen hinweg gespeichert, sind also auch beim nächsten Einloggen dementsprechend gespeichert.

- 128 -

Über die Checkboxen können Spalten ein- und ausgeblendet werden. Jede Spalte kann aufsteigend oder absteigend sortiert

werden. Konfigurieren Sie sich die Tabelle so, wie Sie es auf den ersten Blick sehen möchten und alles gut lesbar ist (zu viele

Spalten macht die Tabelle naturgemäß schlechter lesbar und unübersichtlich).

Spalte Status Antrag, Status Bewilligung, Status FD

In den Spalten Status Antrag, Status Bewilligung und Status FD wird der jeweilige Satus durch die Farben Rot (noch keine Bear-

beitung / Eingabe erfolgt), Gelb (Bearbeitung / Eingabe nicht vollständig) und Grün (Bearbeitung / Eingabe beendet) angezeigt.

- 129 -

Wechsel der Kindergartenjahre

Rechts oberhalb der Tabelle haben Sie die Möglichkeit das Kindergartenjahr zu wählen. Wenn weitere Kindergartenjahre eröffnet

werden, können Sie über die Pfeile rechts und links im Feld zu anderen Kindergartenjahren wechseln. Hinweis: in dem neuen

kita.web Bereich gibt es nur die Anträge ab KiGa-Jahr 18/19.

Suchfunktion

- 130 -

In dem Suchfeld können Sie nach einem ganzen Wort, aber auch nur nach Teilen eines Wortes suchen. Es werden Bezeichnun-

gen, Aktenzeichen, Straße, PLZ, Ort, Einrichtung schließt am, Einrichtung öffnet am, Leitung und Einrichtungsart durchsucht.

Navigation in die Anträge der Einrichtung

Über das Icon in der Spalte ‚Antrag‘ gelangen Sie in das Antragsmodul der jeweiligen Einrichtung.

6.11.1 Strukturbaum Antrag Finanzhilfe 18/19

Im Kopfbereich werden Ihnen Informationen zur Einrichtung angezeigt. Über den „S“-Button gelangen Sie in die Einrich-

tungsstammdaten der Einrichtung und über den „BE“-Button gelangen Sie zur letzten Betriebserlaubnis.

- 131 -

Im nächsten Bereich stehen Informationen zum Träger. Hier muss, wenn dies noch nicht geschehen ist, die Trägerart ausgewählt

werden. Die Trägerart ist ab Kindergartenjahr 18/19 Pflichtangabe für die Freigabe des Antrags. Bitte treffen Sie, bevor Sie

den Antrag stellen, eine Auswahl.

- 132 -

Die Auswahl wird dann direkt in den Stammdaten des Trägers übernommen. Über den „S“-Button gelangen Sie in die

Stammdaten des Trägers.

Mit Klick auf den Button „Anleitung“ öffnet sich die Anleitung zu dieser Anwendung.

In der unteren Tabelle sehen Sie die letzten Stände der jeweiligen Antragsphasen aus dem Kindergartenjahr, welches Sie oben

ausgewählt haben.

- 133 -

Mit Klick auf den Button „Neuen Antrag stellen“ gelangen Sie in das Antragsformular (siehe Kapitel 6.11.2).

6.11.2 Neuen Antrag stellen

Sie befinden sich nun im Antragsformular. In den folgenden Kapiteln werden wir Sie durch die einzelnen Schritte des Antrags lei-

ten. Das Antragsformular ist so aufgebaut, das Sie sich von Abschnitt zu Abschnitt arbeiten müssen, um dann am Ende des For-

mulars eine Freigabe zu dem Antrag erteilen zu können (siehe Kapitel 6.11.15). Am Ende eines jeden Abschnittes müssen Sie

auf den Button „Weiter“ klicken. Dann öffnet sich der nächste Formularbereich zur Bearbeitung.

Über den „Zurück zur Übersicht“ Button gelangen Sie zurück auf die Übersichtsseite.

Während der in diesem Kapitel beschriebenen Bearbeitung haben Sie jederzeit die Möglichkeit durch einen Klick auf den Button

„Daten speichern“ Zwischenstände abzuspeichern und später Ihre Arbeit fortzusetzen.

- 134 -


tungsstammdaten der Einrichtung und über den „BE“-Button gelangen Sie zur letzten Betriebserlaubnis.

6.11.3 Auswahl des Änderungsgrundes

Der erste Antrag, den Sie in diesem KGJ stellen ist immer der Erstantrag. Im Erstantrag werden die Daten aus dem Gruppen- und

Personalmodul gemeldet, die zum Stichtag 1.10. in kita.web angelegt sind. Falls Ihre Einrichtung später im KGJ eröffnet wurde,

gilt das Eröffnungsdatum als Stichtag des Erstantrags.

Falls sich Änderungen im Laufe des KGJ ergeben, zum Beispiel eine Gruppe eröffnet nach dem Stichtag des Erstantrags, können

Sie einen Folgeantrag stellen. Dieser Folgeantrag muss den Stichtag der Eröffnung der Gruppe haben. Falls mehrere Gruppen zu

unterschiedlichen Eröffnungsdaten unterjährig nach dem Stichtag des Erstantrags eröffnet werden, bitte mehrere Folgeanträge

stellen mit den jeweiligen Eröffnungsdaten als Stichtag des Antrags. Die Unterscheidung Erstantrag und Folgeantrag (und weite-

rer Folgeantrag) ist für die korrekte Berechnung der Finanzhilfe wichtig. Beantragen Sie bitte Ihre neuen Gruppen chronologisch

in einzelnen Folgeanträgen - falls mehrere Gruppen unterjährig geöffnet haben.

Bezeichnung Erstantrag: der erste Antrag den Sie in diesem Kindergartenjahr stellen (immer mit Stichtag 01.10. oder dem Er-

öffnungsdatum der Einrichtung, falls >01.10.)

Bezeichnung Folgeantrag: Eine neue Gruppe, die nach dem 01.10. eröffnet wurde, müssen Sie mit einem Folgeantrag bean-

tragen.

- 135 -

Beim ersten Antrag in dem Kindergartenjahr wird der ‚Erstantrag‘ vorbefüllt, an dieser Stelle klicken Sie einfach auf den Button

„Weiter“.

Bei einem Folgeantrag (beispielsweise Eröffnung einer neuen Gruppe nach dem 01.10.) können Sie im Textfeld noch etwas für

sich vermerken.

- 136 -

Anschließend klicken Sie auf „Weiter“. Hinweis: Es ist keine Pflicht etwas zu vermerken, das Textfeld dient lediglich als Arbeitshil-

fe für Sie, der Inhalt wird nicht an die Finanzhilfe übermittelt.

Mit Klick auf den „Weiter“-Button öffnet sich der nächste Formularbereich.

6.11.4 Erstantrag/Folgeantrag

- 137 -

Grundsätzlich ist nach § 5 Abs. 1 S. 3 der 2. DVO – KiTaG der 01.10. des jeweiligen Kindergartenjahres Stichtag für die Melde-

pflicht bzw. Finanzhilfebeantragung. Abweichend hiervon ist nach § 5 Abs. 1 S. 4 der 2. DVO – KiTaG Stichtag der Tag des Be-

triebsbeginns einer Tageseinrichtung. Zusätzlich kann als Stichtag der Betriebsbeginn einer neuen Gruppe, wenn der Betrieb

später aufgenommen worden ist, gelten. Zu diesem neuen Stichtag kann ein Folgeantrag gestellt werden.

Der erste Antrag, den Sie in diesem KGJ stellen ist immer der Erstantrag. Im Erstantrag werden die Daten aus dem Gruppen- und

Personalmodul gemeldet, die zum Stichtag 1.10. in kita.web angelegt sind. Falls Ihre Einrichtung später im KGJ eröffnet wurde,

gilt das Eröffnungsdatum als Stichtag des Erstantrags.

- 138 -

Falls sich Änderungen im Laufe des KGJ ergeben, zum Beispiel eine Gruppe eröffnet nach dem Stichtag des Erstantrags für die

Sie bereits eine Betriebserlaubnis bekommen/ beantragt haben, können Sie einen Folgeantrag stellen. Dieser Folgeantrag

muss den Stichtag der Eröffnung der Gruppe haben. Falls mehrere Gruppen zu unterschiedlichen Eröffnungsdaten unterjäh-

rig nach dem Stichtag des Erstantrags eröffnet werden, bitte mehrere Folgeanträge stellen mit den jeweiligen Eröffnungsdaten

als Stichtag des Antrags. Diese Chronologie ist für die korrekte Berechnung und Bewilligung der Finanzhilfe essentiell. Beantra-

gen Sie bitte demnach Ihre neuen Gruppen chronologisch in einzelnen Folgeanträgen - falls mehrere Gruppen unterjährig geöff-

net haben. Im neuen Gruppen- und Personalmodul haben Sie ja jederzeit die Möglichkeit Gruppen zu unterschiedlichen Eröff-

nungsdaten anzulegen und auch Mitarbeiter in chronologischer Abfolge den Gruppen zuzuordnen. So ist es möglich, dass Sie zu

unterschiedlichen Stichtagen immer die passenden Daten im Antrag haben.

Beim Erstantrag ist der Stichtag nicht veränderbar. Das System nimmt automatisch den 1.10. oder das Eröffnungsdatum der Ein-

richtung. Bei einem Folgeantrag tragen Sie bitte das Datum ein, ab wann die Änderung (z.B. Eröffnung einer neuen Gruppe) gel-

ten soll. Bitte beantragen Sie Änderungen chronologisch.

Beispiele:

• Erstantrag mit Stichtag 1.10.

• Eröffnung einer Gruppe zum 1.11.: Legen Sie die Gruppe im Gruppen- und Personalmodul an und stellen Sie einen Folgeantrag mit Stichtag 1.11.

• Eröffnung einer Gruppe zum 1.1.: Legen Sie die Gruppe im Gruppen- und Personalmodul an und stellen Sie einen Folge-antrag mit Stichtag 1.01.

Diese Reihenfolge muss eingehalten werden, damit die Finanzhilfe korrekt ermittelt werden kann. Die Anträge können auch direkt

nacheinander gestellt werden. Dadurch, dass das neue Gruppen- und Personalmodul chronologisch angelegt ist, holt kita.web

immer die zu diesem Zeitpunkt richtigen Daten.

- 139 -

Beachten Sie bitte, dass für neue Gruppen vor Beantragung der Finanzhilfe, die Beantragung über das Betriebserlaubnis-

Verfahren in kita.web erforderlich ist.

Hinweis: Zu einem Stichtag kann nur ein Antrag freigegeben werden, kontrollieren Sie daher vor Freigabe immer die freigege-

benen Daten. Nachträgliche Änderungen können bis zur Bewilligung durch die Finanzhilfe jederzeit vorgenommen werden. Hier-

zu gibt es eine neue Funktion, nämlich „Antrag zurückholen“, siehe Kapitel 6.11.16. Wenn Sie zu einem gleichen Stichtag Da-

ten ergänzen möchten, holen Sie den Antrag zurück (falls bereits freigegeben) oder lassen ihn von der Finanzhilfe wieder an Sie

zurückgeben, um aktualisierte Daten freizugeben. Ist der Antrag bereits bewilligt und Sie müssen eine Korrektur vornehmen, kann

zu diesem Stichtag ein neuer Antrag gestellt werden, der den ursprünglichen Antrag in der Bewilligung neu berechnet. Ist der An-

trag jedoch noch nicht bewilligt, nutzen Sie bitte zwingend die Funktion „Antrag zurückholen“ und geben den Antrag dann neu frei.

Aktionen:

Nach Eingabe des Stichtags klicken Sie auf den Button "Daten des Stichtags übernehmen".


- 140 -

6.11.5 Gruppen und Mitarbeiter mit den zum angegebenen Stichtag entsprechenden Daten

An dieser Stelle werden die von Ihnen zum Stichtag im Gruppen- und Personalmodul angegebenen Daten in den Antrag Finanz-

hilfe geholt. Bitte kontrollieren Sie an dieser Stelle nochmal auf Vollständigkeit und klicken dann auf "Weiter".

Mit Klick auf den Button „Angaben zu Gruppen prüfen“ oder „Angaben zu Mitarbeitern prüfen“ öffnet sich jeweils eine PDF Datei

mit den zum angegebenen Stichtag entsprechenden Daten.

Hinweis: Die Daten in den jeweiligen PDF Dokumenten sind 1:1 die Daten, die im Gruppen- und Personalmodul gepflegt sind und

werden hier zur Ansicht bzw. zur Prüfung dargestellt. Sollten Ihnen in den PDF-Dateien fehlerhafte Angaben auffallen, müssen

Sie in das Gruppen- und Personalmodul wechseln und die Daten berichtigen. Diese werden dann automatisch in den Ansichten

der PDF-Dokumente aktualisiert. In der obersten Zeile des Antrags, können Sie mit einem Klick in das Gruppen- und Personal-

modul wechseln. Ändern Sie dort Daten und gehen anschließend zurück in den Antrag – die Daten aktualisieren sich dement-

sprechend.

- 141 -


- 142 -

6.11.6 Altersstruktur

An dieser Stelle werden die Gruppen, die zum Stichtag (laut Angabe im Gruppen- und Personalmodul) in der Einrichtung geöffnet

sind, angezeigt. Bitte geben Sie hier die Altersstruktur zum Stichtag 1.3. des Kindergartenjahres an.

Zusätzlich geben Sie bitte an, ob in der Gruppe Elternbeiträge für Kinder ab drei Jahren erhoben werden, die über den in § 21

Satz 3 KiTaG genannten Umfang hinausgehen. Hierzu gibt es eine Spalte in der Tabelle (ganz rechts), klicken Sie in die Zeile der

Gruppe und wählen "Ja" aus. Wichtig: diese Abfrage ist nur für freie Träger.

Außerdem ist es wichtig, dass Sie angeben, ob mind. 1 Kind bei Aufnahme in die Gruppe U3 war, unabhängig vom Alter zum

01.03. Klicken Sie auch hierfür in die Zeile und geben "Ja" für diese Gruppe an. Auch hierfür gibt es eine extra Spalte ganz rechts

in der Tabelle. Wichtig: diese Abfrage kann nur bei folgenden Gruppen getätigt werden:

• Kindergartengruppen

• KG-Gruppe mit höchstens 10 Kindern

• Integrative KG-Gruppe

• Kindergartengruppe im Wald

• KG-Gruppe mit Einzelintegration

• Kl. KiTa

• Kl. KiTa mit Einzelintegration (beides Altersstruktur „KiGa“)

• Kinderspielkreis/mit höchstens 10 Kindern

Zur Ermittlung der Altersstruktur steht Ihnen eine Hilfestellung im System zur Verfügung. Mit Klick auf den Button „Hilfestellung

zur Ermittlung der Altersstruktur“ öffnet sich eine Exceltabelle mit Hilfe dieser Sie durch Eingabe des Geburtsdatums der betreu-

ten Kinder für eine Gruppe das Alter zum Stichtag 01.03.JJJJ berechnen können. Die Datei können Sie auf Ihrem lokalen Compu-

ter abspeichern und bearbeiten. Die dort ermittelte Altersstruktur können Sie anschließend in kita.web übertragen. Bitte beachten

- 143 -

Sie das die Nutzungsmöglichkeiten dieses Angebots nur für eine aktuelle Version vom Microsoft Excel sichergestellt werden

kann.

- 144 -

Sobald Sie in einen Eintrag der Tabelle klicken aktivieren sich die Felder und Sie können Eintragungen vornehmen.

Über den Scrollbalken können Sie die Ansicht entsprechend verschieben.

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Die Auswahlliste "Mind. 1 Kind war bei Aufnahme U3" kann nur bearbeitet werden, wenn die Gruppenart eine der folgenden ist:

• Kindergartengruppen

• KG-Gruppe mit höchstens 10 Kindern

• Integrative KG-Gruppe

• Kindergartengruppe im Wald

• KG-Gruppe mit Einzelintegration

• Kl. KiTa

• Kl. KiTa mit Einzelintegration (beides Altersstruktur „KiGa“)

• Kinderspielkreis/mit höchstens 10 Kindern

Die Auswahlliste "In dieser Gruppe werden Elternbeiträge für Kinder über 3 Jahren erhoben, die über den in § 21 Satz 3 KiTaG genannten Umfang hinausgehen" kann nur durch freie Träger gesetzt werden. Diese Angabe ist bei freien Trägern wichtig für die Ermittlung der Finanzhilfe.

Der Träger hat zusätzlich die Möglichkeit einen Kommentar zur Altersstruktur einzugeben und zu speichern.

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6.11.7 Einhaltung der gesetzlichen Mindestanforderungen

In diesem Teil des Formulars müssen Sie bestätigen, dass für die Ausfallzeiten der in der Einrichtung tätigen pädagogischen

Fachkräfte (z.B. durch Urlaub, Fortbildung, Krankheit) bei Aufrechterhaltung des Gruppenbetriebes ausreichend qualifizierte Ver-

tretungskräfte zur Verfügung stehen.

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Zur Ermittlung der erforderlichen Vertretungskräfte steht Ihnen eine Hilfestellung im System zur Verfügung. Mit Klick auf den But-

ton „Hilfestellung zur Ermittlung der erforderlichen Vertretungskräfte“ öffnet sich eine Exceltabelle mit Hilfe dieser Sie durch Ein-

gabe der relevanten Daten im zweiten Tabellenblatt eine Berechnung durchführen können. Die Datei können Sie auf Ihrem loka-

len Computer abspeichern und bearbeiten. Die dort ermittelte Altersstruktur können Sie anschließend in kita.web übertragen. Bit-

te beachten Sie, dass die Nutzungsmöglichkeiten dieses Angebots nur für eine aktuelle Version vom Microsoft Excel sicherge-

stellt werden kann.

Über die Checkbox geben Sie eine Erklärung für teilstat. Einrichtungen (§ 1 Abs. 4 KiTaG) ab.


6.11.8 Tarifvertrag

Die Angaben zum Tarifvertrag müssen ab dem Kindergartenjahr 18/19 in den Einrichtungsstammdaten getätigt werden und

werden an dieser Stelle des Antrags nur lesend angezeigt. Falls die Angaben, die hier eingetragen sind, nicht richtig sind, gehen

Sie bitte in die Einrichtungsstammdaten und verändern dort die Angaben. Der Antrag zeigt automatisch die neuen Daten an. Mit

Klick auf „Hier geht es zu den Einrichtungsstammdaten“ gelangen Sie in die Stammdaten.

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6.11.9 Daten zur Einrichtung

Diese Angaben müssen Sie ab dem Kindergartenjahr 18/19 in den Einrichtungsstammdaten tätigen. Falls die Angaben, die hier

eingetragen sind, nicht richtig sind, gehen Sie bitte in die Einrichtungsstammdaten und verändern dort die Angaben. Der Antrag

zeigt automatisch die neuen Daten an. Hierfür ist auch an dieser Stelle ein Direktlink zu den Einrichtungsstammdaten platziert.

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Hinweis: Mit Klick auf den Link „Hier geht es zu den Einrichtungsstammdaten“ gelangen Sie in die Einrichtungsstammdaten und

können Änderungen vornehmen.

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Falls Sie in den Einrichtungsstammdaten angegeben haben, dass die Einrichtung eine Betriebskindertagesstätte und/ oder ein

Studentenwerk ist, wird ein weiterer Bereich eingeblendet.

Bereich Betriebskindertagesstätten und/oder Studentenwerk:

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Bestätigen Sie noch, dass die Voraussetzungen vorliegen.

Bitte bestätigen Sie mit Klick auf die zweite Checkbox ebenso nochmal konkret, dass für alle Gruppen, für die Sie in der Alters-struktur angegeben haben, dass keine Elternbeiträge erhoben werden, keine Elternbeiträge erhoben werden, die über den in §21 Satz 3 KiTaG genannten Umfang hinausgehen.

Angabe in der Altersstruktur beachten: dort können Sie Ausnahmen angeben (nur für freie Träger):


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6.11.10 Erstattung von Personalausgaben

Die Erstattungen der Personalausgaben müssen direkt im Personaldatenblatt des Mitarbeiters eingetragen werden. Die zum

Stichtag gültigen Erstattungen werden hier angezeigt. Zur Bearbeitung klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters und Sie wer-

den zur Eingabe/ Bearbeitung der Erstattungen weitergeleitet. Die Erstanlage der Erstattung muss jedoch im Personalmodul in

den Stammdaten des Mitarbeiters getätigt werden. Anschließend wird der Mitarbeiter im Antrag angezeigt.

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Exkurs Personalmodul: neuer Bereich zur

Anlage der Erstattungen.

- 154 -


6.11.11 Sonderöffnungszeiten

Die Sonderöffnungszeiten der Mitarbeiter werden direkt im Personalmodul eingetragen und hier nur lesend angezeigt. Zur Ergän-

zung oder Bearbeitung der Sonderöffnungszeiten der Mitarbeiter klicken Sie ins Personalmodul und in den entsprechenden Mit-

arbeiter. Hinterlegen Sie dort die entsprechenden Sonderöffnungszeiten. Über einen Link werden Sie direkt ins Personalmodul

weitergeleitet.

- 155 -

Angabe der Uhrzeiten für die jeweiligen Dienste, die Ihre Einrichtung anbietet:

Ergänzen Sie hier im Antrag noch die Uhrzeiten für den Frühdienst, Mittagsdienst und ggf. Spätdienst, falls Ihre Einrichtung

einen der Dienste anbietet und geben Sie die Anzahl der gleichzeitig anwesenden Kräfte für den entsprechenden Dienst an.

Die Anzahl der gleichzeitig anwesenden Kräfte darf nicht die Anzahl der dem Dienst zugeordneten Mitarbeiter übersteigen.


6.11.12 Besonderheiten Hort

Wenn die Einrichtung eine Hortgruppe hat, erscheint noch ein separater Bereich im Antrag um weitere Angaben zur Hortgruppe

zu tätigen. Klicken Sie hierfür direkt in die Zeile der Gruppe.

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6.11.13 Kontodaten des Trägers

Die Kontodaten des Finanzhilfeempfängers werden vom System aus den Stammdaten vorausgefüllt und sind in diesem Formular

nicht mehr änderbar. Korrekturen können Sie in den Trägerstammdaten und/oder Einrichtungsstammdaten vornehmen, je nach-

dem welches Konto genutzt wird. Der Antrag aktualisiert die Daten entsprechend.

- 157 -


6.11.14 Kommentarfelder

In den Kommentarfeldern haben Sie als Träger die Möglichkeit unter Kommentarfeld Träger weitere ergänzende Angaben zu

machen. Diese werden an den Fachdienst und die Finanzhilfe übermittelt. Hat der Fachdienst oder die niedersächsische Landes-

schulbehörde Kommentare im Kommentarfeld Fachdienst bzw. Kommentarfeld Finanzhilfe hinterlassen (z.B. bei einer Rückgabe

zur Bearbeitung), sehen Sie dieses in den jeweiligen Kommentarfeldern.

- 158 -

6.11.15 Antrag freigeben

Ihre Bearbeitung ist nun abgeschlossen und Sie können den Antrag mit Klick auf „Antrag freigeben“ freigeben.

Jetzt öffnet sich ein Popup Fenster in dem Sie die Freigabe nochmals bestätigen müssen.

Sollten sich in der Antragsbearbeitung Fehler aufgetan haben, fordert Sie das System auf Ihre Angaben zu korrigieren. Die ent-

sprechenden Felder sind im Formular rot markiert.

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Klicken Sie auf „Ok“ und scrollen Sie durch das Antragsformular. Die fehlenden Angaben sind rot markiert:

Nach Korrektur der Daten, müssen Sie erneut auf „Antrag freigeben“ klicken und dieses wieder bestätigen.

Um den nun Antrag final freizugeben zu können, wählen Sie den Button „Antrag freigeben“.

Bei der Betätigung dieses Buttons werden einige Plausibilitäten überprüft und Ihnen werden Hinweismeldungen angezeigt, falls

einige Daten unplausibel erscheinen. Lesen Sie sich die Hinweise durch. Wichtig: Die Meldungen sind lediglich Hinweise, die Sie

überprüfen sollten, der Antrag kann jedoch trotz dieser Hinweismeldungen freigegeben werden. Beachten Sie jedoch, wenn

Sie den Antrag trotz Hinweise freigeben, könnte der Antrag durch die Finanzhilfe/ den Fachdienst an Sie zur Überarbeitung zu-

rückgegeben werden. Auf Basis von unplausiblen Daten, kann die Finanzhilfe nicht korrekt ermittelt werden. Bitte wenden Sie

- 160 -

sich im Zweifel an die Finanzhilfemitarbeiter und besprechen Sie die durch das System gegebenen Hinweise. Der Antrag

kann trotzdem freigegeben werden.

Die Hinweistexte listen alle Stellen auf, die gegen die Prüfungen verstoßen. Lesen Sie sich die Hinweise durch und korrigieren die

entsprechenden Daten in den Einrichtungsstammdaten, Trägerstammdaten, Personalstammdaten oder Gruppendaten – je nach

entsprechender Hinweismeldung.

- 161 -

Wählen Sie den Button Finale Freigabe, wenn Sie sicher sind, dass Sie den Antrag so an die Finanzhilfe freigeben möchten.

Nach erfolgreicher Freigabe werden Sie zur Übersicht weitergeleitet:

- 162 -

6.11.16 Antrag zurückholen

Nun fällt Ihnen auf, dass Sie eine oder mehrere Angaben vergessen haben oder falsch angegeben haben. Wenn die Finanzhilfe

den Antrag noch nicht in Bearbeitung hat bzw. noch nicht bewilligt hat, können Sie den Antrag jederzeit zurückholen:

Per Doppelklick mit der Maus auf die Antragszeile öffnet sich der Antrag.

Ganz unten im Formular gibt es einen Button „Antrag zurückholen“

- 163 -

Wenn Sie auf diesen Button klicken, wird der Antrag wieder zur Bearbeitung durch Sie geöffnet, der Antrag verschwindet aus der

Sicht der Finanzhilfe und Sie können die Daten (sei es Einrichtungsdaten, Gruppendaten, Personaldaten etc.) nochmal bearbei-

ten und den Antrag neu freigeben.

Nach Zurückholen: der Ampelstatus ist wieder gelb und Sie können den Antrag nochmal bearbeiten und neu freigeben.

Nutzen Sie diese Funktion, falls Sie dem Antrag etwas hinzufügen möchten. Sie können jederzeit den Antrag zurückholen oder

sich durch die Finanzhilfemitarbeiter zurückgeben lassen, um Daten zu diesem Stichtag zu ergänzen.

6.11.17 Folgeantrag stellen

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Nun eröffnet eine neue Gruppe zum 01.12.2018. Für diese Gruppe müssen Sie einen Folgeantrag stellen.

Klicken Sie hierfür auf „Neuen Antrag stellen“. Die Auswahl „Folgeantrag“ ist nun vorbefüllt. Im Kommentarfeld können Sie ver-

merken, wieso Sie einen Folgeantrag stellen möchten.

Denken Sie daran, das Datum des Stichtags zu ändern! Das Datum des Stichtags muss das Datum der Eröffnung der neuen

Gruppe sein:

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Klicken Sie auf „Daten des Stichtags übernehmen“ und anschließend auf den Button „Weiter.

Gehen Sie das Antragsformular weiter durch, wie bereits im Erstantrag und geben Sie den Antrag anschließend frei.

Ein zweiter Antrag wurde in der Übersicht der Anträge angelegt:

6.11.18 Antrag löschen

Es gibt ab dem Kindergartenjahr 18/19 eine weitere neue Funktion. Sie können Anträge, die Sie schon angefangen haben zu be-

arbeiten, auch wieder löschen. Die übergreifende Ampel auf Einrichtungsebene, kann so wieder auf ‚grün‘ gestellt werden. D.h.

für diese Einrichtung gibt es keine weiteren offenen Anträge. Sie haben zum Beispiel angefangen einen Antrag zu bearbeiten,

stellen fest, Sie möchten den Antrag nicht freigeben, weil Sie sich vertan haben und verändern den Ampelstatus so auf gelb, was

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nicht richtig ist. Mit der neuen Funktion können sie diesen Antrag nun wieder

löschen, um ihn nicht als ‚Karteileiche‘ offen zu haben und somit den Ampelstatus auf gelb zu lassen, obwohl Sie keine weiteren

ToDos mehr haben. Um den Antrag zu löschen gibt es im unteren Teil des Antrags einen Button „Antrag löschen“.

Wichtig: Löschen Sie einen Antrag, wird der Antrag dauerhaft und vollständig aus dem System genommen. Sie können natürlich

jederzeit einen neuen Antrag stellen.

Wichtig: Der Erstantrag kann nicht gelöscht werden.

6.11.19 Antrag deaktivieren

Eine weitere neue Funktion ab dem Kindergartenjahr 18/19 stellt die Funktion „Antrag deaktivieren“ dar. Auch mit dieser Funktion

können Sie den Ampelstatus manuell wieder auf grün setzen, um den Ampelstatus nicht irreführend auf gelb zu belassen, obwohl

kein neuer Antrag erforderlich ist. Wenn Sie bereits angefangen haben einen Antrag zu bearbeiten und diesen Antrag sogar be-

reits freigegeben haben, können Sie den Antrag zurückholen (siehe Kapitel 6.11.16) und deaktivieren. Die Funktion Antrag deak-

tivieren kann somit auch genutzt werden, wenn der Antrag bereits freigegeben und zurückgegeben wurde. Die Funktion „Antrag

löschen“ kann nur genutzt werden, wenn der Antrag noch nie freigegeben wurde.

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Zum Beispiel kann es sein, dass Sie einen Folgeantrag gestellt haben, dann aber feststellen, dass dieser nicht notwendig war,

Sie den Antrag dann selbst wieder zurückholen (siehe Kapitel 6.11.16) oder die Finanzhilfe/der Fachdienst gibt Ihnen den Antrag

zu

rück. Anschließend können Sie auf den Button „Antrag deaktivieren“ klicken. Der Antrag wird deaktiviert, er kann nicht mehr auf-

gerufen werden, aber er befindet sich noch in der Historie. Der Ampelstatus übergreifend für die Einrichtung ist somit wieder zu-

rückgesetzt.

Antrag deaktiviert:

- 168 -

Finanzh ilf e/Meldepflicht ab Kindergart enjahr 18/19

6.12 Finanzhilfe/Meldepflicht ab Kindergartenjahr 18/19 – Fachdienst / Finanzhilfe

Wenn Sie sich in der Rolle Fachdienst oder Finanzhilfe in Kita.web eingeloggt haben, erscheint auf der Startseite im linken unte-

ren Bereich das Modul „Finanzhilfe/Meldepflicht ab 18/19“.

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Ihre To-Do‘s können Sie wie gewohnt über „To-Do-Liste“ abrufen. Hier finden Sie dann auch alle To-Do’s aus dem neuen Modul

„Finanzhilfe/Meldepflicht ab 18/19“. (Siehe Kapitel 5)

- 170 -

6.12.1 Startseite Modul „Finanzhilfe/Meldepflicht ab 18/19“

Mit Klick im Strukturbaum auf „Meldepflicht ab 18/19“ gelangen Sie auf die Startseite des Moduls.

Hier sehen Sie zunächst eine eingeschränkte Sicht, mit den Einrichtungen, die Ihnen zugeordnet sind.

Über den Button aufklappen können. Nun sind alle Städte und Landkreise eingeblendet und über

das Icon können alle Einrichtungen unter der Stadt, dem Landkreis, etc. sehen. Einrichtungen, die einen Trägerwechsel hatten,

werden immer unter dem aktuellen Träger angezeigt. Mit Klick auf den Button werden die Inhalte wieder

ausgeblendet.

- 171 -

Hinweis: Alle Spalten sind frei verschiebbar und können in ihrer Größe verändert werden. Alle Änderungen dieser Art werden

auch über das Ausloggen hinweg gespeichert, sind also auch beim nächsten Einloggen dementsprechend gespeichert.

Über die Checkboxen können Spalten ein- und ausgeblendet werden. Jede Spalte kann aufsteigend oder absteigend sortiert werden.

Konfigurieren Sie sich die Tabelle so, wie Sie es auf den ersten Blick sehen möchten und alles gut lesbar ist (zu viele Spalten macht die

Tabelle naturgemäß schlechter lesbar und unübersichtlich).

Spalte Status Antrag, Status Bewilligung, Status FD

In den Spalten Status Antrag, Status Bewilligung und Status FD wird der jeweilige Satus durch die Farben Rot (noch keine Bearbeitung

bzw. Eingabe erfolgt), Gelb (Bearbeitung bzw. Eingabe nicht vollständig) und Grün (Bearbeitung bzw. Eingabe beendet) angezeigt.

Wechsel der Kindergartenjahre

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Rechts oberhalb der Tabelle haben Sie die Möglichkeit das Kindergartenjahr zu wählen. Wenn weitere Kindergartenjahre eröffnet

werden, können Sie über die Pfeile rechts und links im Feld zu anderen Kindergartenjahren wechseln. Hinweis: in dem neuen

kita.web Bereich gibt es nur die Anträge ab KiGa-Jahr 18/19.

Suchfunktion

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In dem Suchfeld können Sie nach einem ganzen Wort, aber auch nur nach Teilen eines Wortes suchen. Es werden Bezeichnun-

gen, Aktenzeichen, Straße, PLZ, Ort, Einrichtung schließt am, Einrichtung öffnet am, Leitung und Einrichtungsart durchsucht.

Navigation in die Anträge der Einrichtung

Über das Icon in der Spalte ‚Antrag‘ gelangen Sie in das Antragsmodul der jeweiligen Einrichtung.

- 174 -

6.12.2 Antrag Finanzhilfe 18/19 – Übersicht der Anträge einer Einrichtung

- 175 -


tungsstammdaten der Einrichtung und über den „BE“-Button gelangen Sie zur letzten Betriebserlaubnis. Im linken Bereich

stehen Informationen zum Träger. Über das Icon gelangen Sie in die Stammdaten des Trägers.

In der unteren Tabelle sehen Sie die letzten Stände der jeweiligen Antragsphasen aus dem Kindergartenjahr, welches Sie oben

ausgewählt haben. Um einen Antrag einzusehen, wählen Sie in der unteren Tabelle mit Doppelklick einen Antrag aus.

- 176 -

6.12.3 ToDo-Liste

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit Anträge über die ToDo-Liste auszuwählen und zu bearbeiten.

- 177 -

Hinter den Buttons sind Filter programmiert. Mit diesen Filtern kann der

Fachdienst/die Finanzhilfe direkt in der ToDo-Liste nach der entsprechenden Antragsphase filtern. Die Anträge können nur chro-

nologisch bestätigt/bewilligt werden. Bei Klick auf einen Filter, werden nur die Anträge aus der entsprechenden Antragsphase

(also ob erster, zweiter, dritter Folgeantrag) aufgelistet. Zusätzlich wird gekennzeichnet, wenn der für die Einrichtung vorherige

Antrag noch nicht bearbeitet wurde. Ein Symbol wird am Antrags-Icon angezeigt mit Mouseover: „Für diese Einrichtung wurde ein

vorheriger Antrag noch nicht bestätigt/bewilligt".

Beispiel:

Erstantrag wurde noch nicht bestätigt/ bewilligt und der Fachdienst/die Finanzhilfe filtern nach 2. Phase.

Eine Einrichtung hat zwar schon einen Folgeantrag gestellt, aber der Erstantrag wurde noch nicht vom Fachdienst bestätigt (Sicht

Fachdienst) bzw. bewilligt (Sicht Finanzhilfe). Das ToDo wird farblich gekennzeichnet und mit einem Infotext versehen: „Der vor-

herige Antrag wurde noch nicht bearbeitet."

Bedeutung Icons:

Antrag aufrufen:

Antrag löschen:

Antrag ausblenden:

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Über das Suchfeld können Sie gezielt nach bestimmten Anträgen su-

chen. Sie können nach einem ganzen Wort, aber auch nur nach Teilen eines Wortes suchen. Es werden Aktenzeichen Betriebs-

erlaubnis, Aktenzeichen Finanzhilfe, Einrichtung und Art des Antrags durchsucht.

6.12.4 Antrag bearbeiten

Sie befinden sich nun im Antragsformular. Hier haben Sie bis auf die Kommentarfunktion im letzten Abschnitt nur lesende Rechte.

- 179 -

Im Kopfbereich finden Sie wieder Informationen zur Einrichtung und unter dieser die Antragshistorie zu dem gewählten Antrag.

Hier können Sie über die Icons die Antragsdokumente „Antragsformular“, „Altersstruktur“, „Gruppen“ und „Personal“ einsehen.

Diese Inhalte der Dokumente entsprechen dem Stand des Stichtags.

Mit Klick auf den Button können Sie die Infotexte im Antrag aus- und einblenden. In den einzelnen

Schritten des Antrags hat man immer wieder die Möglichkeit durch Direktlinks in Stammdaten, Einrichtungsdaten und zum Grup-

pen-/ Personalmodul zu wechseln.

In den letzten beiden Abschnitten des Antrags haben der Fachdienst und die Finanzhilfe die Möglichkeit in den Textfeldern Kom-

mentare zu hinterlassen. Je nachdem als was Sie eingeloggt sind, wird das jeweilige Feld zur Bearbeitung aktiviert.

Wenn Sie den Antrag fertig geprüft haben, haben Sie nun folgende Möglichkeiten. Wenn Sie als Fachdienst eingeloggt sind,

können Sie den Antrag mit Klick auf den Button bestätigen oder über den Button den

- 180 -

Antrag zurück an den Antragssteller geben. Über den Button gelangen Sie zurück in die Übersicht der

Anträge.

- 181 -

6.13 Finanzhilfe/Meldepflicht (alt)

Der Funktionsbereich Finanzhilfe wird bezogen auf alle in kita.web hinterlegten Kindergartenjahre angezeigt. Beim Ablauf von

mehreren KiGa-Jahren haben Sie die Möglichkeit das jeweilige gewünschte KiGa-Jahr aufzurufen und die Informationen zur Fi-

nanzhilfe einzusehen bzw. die Finanzhilfe zu beantragen.

Der Bereich Finanzhilfe erlaubt Ihnen unabhängig von den gesetzlich geregelten Fristen den Antrag auf Finanzhilfe für das je-

weilige Kindergartenjahr zu stellen. Die technische Möglichkeit einer verspäteten Antragsabgabe entbindet nicht von den

vorgegebenen Regelungen und Fristen zur rechtzeitigen Abgabe des Antrags innerhalb des jeweiligen Kindergartenjah-

res. Zusammengefasste Informationen zu den Fristsetzungen und deren Folgen gemäß KiTaG und den jeweiligen Durchfüh-

rungsverordnungen hierzu finden Sie stets aktuell auf der Startseite kita.web.

Die Beantragung der Finanzhilfe kann vom Träger für die ihm zugeordneten Einrichtungen vorgenommen werden. Die Einrich-

tung kann die Daten vorerfassen, sofern diese über einen Login verfügt. Die Bewilligung der Finanzhilfe erfolgt durch die Nieder-

sächsische Landesschulbehörde, der Träger und die Einrichtung haben einen lesenden Zugriff auf das Bewilligungsformular.

Hinweis Verwaltungsträger: Es sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass sobald sich der Träger einem Verwaltungsträger

zugeordnet hat und der Verwaltungsträger die Zuordnung auch bestätigt hat, der Träger nur noch über die Rechte in der Rolle

Träger - Mitarbeitende verfügt. Für die Einrichtung ändert sich mit der Zuordnung des Trägers zu einem Verwaltungsträger nichts,

sie kann weiterhin den Bereich Finanzhilfe editieren.


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Über Klick auf den Funktionsbereich Finanzhilfe sehen Sie die Übersicht aller

abgelaufenen KiGa-Jahre sowie das laufende KiGa-Jahr (linke Spalte).

Das jeweilige KiGa-Jahr zeigt Ihnen eine Liste über die Ihnen zugeordneten Einrichtungen, für die Sie die Finanzhilfe beantragen

können, sowie oberhalb dieser ihr Träger.

Die Bearbeitung der Antragsdaten der Ihnen zugeordneten Einrichtungen erfolgt dabei über eine Baumstruktur (siehe Ansicht).

Dieser Aufbau folgt somit dem Aufbau, der in Abschnitt 6.7.1 – Betriebserlaubnis erläutert wurde. Diese Struktur ist in allen An-

tragsbereichen gleich aufgebaut.

Erteilung der Finanzhilfe

Antrag auf Finanzhilfe

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Die Auflistung der Einrichtungen wird anhand der Sortierkriterien vorgenom-

men, die Sie unter der Funktion Eigene Benutzerdaten ausgewählt haben (vgl. Abschnitt 6.3.3). Zudem lassen sich die Einrich-

tungen nach den einzelnen Sortierkriterien auf- bzw. absteigend durch Klick auf das entsprechende Sortierkriterium (bspw. Stra-

ße, PLZ) sortieren. Pro Seite werden Ihnen 25 Einrichtungen angezeigt. Weitere 25 Einrichtungen sind über die Blätterfunktion

unterhalb der Einrichtungsliste aufrufbar. Klicken Sie hierzu auf die entsprechenden Pfeile für das Vorwärts- bzw. Rückwärtsblät-

tern innerhalb der Einrichtungsübersicht.

Neben jeder Einrichtung befinden sich die Symbole FH↑ zur Beantragung der Finanzhilfe und FH↓ zur Ansicht der Bewilligung

der Finanzhilfe.

Die Formulare bzw. die entsprechenden Symbole werden bei der ersten Aktivierung des Funktionsbereichs Finanzhilfe einer aus-

gewählten Einrichtung nacheinander in folgender Reihenfolge freigeschaltet: FH↓ → FH↓. Der Grund für die Bearbeitung der

Formulare in dieser Reihenfolge ist, dass die erfassten Daten eines Formulars für die anderen Formulare voreingestellt bereitste-

hen (Vgl. Abschnitt 6.8.1). Die Vorgehensweise im Bereich Finanzhilfe ist somit identisch mit der Vorgehensweise im Bereich Be-

triebserlaubnis.

Haben Sie noch keine Formulare im Menüpunkt Gruppen-/Personalmodul bearbeitet, sind vorerst alle Anträge gesperrt (ausge-

graut). Sind die Daten im Menüpunkt Gruppen-/Personalmodul eingetragen, steht Ihnen das Formular FH↑ zur Beantragung der

Finanzhilfe zur Verfügung. Die Daten der Gruppen- und Personalmodule stehen für Finanzhilfe, Meldung nach §47 SGB VIII so-

wie Betriebserlaubnis voreingestellt bereit. Das Symbol FH↓ wird dem Träger grün angezeigt, sobald der Fachdienst den Antrag

auf Finanzhilfe bewilligt.

Neben den Symbolen FH↑ (Antrag auf Finanzhilfe) und FH↓ (Bewilligung der Finanzhilfe) befinden sich zwei Statusampeln, die

den Bearbeitungsstatus des Antrags auf Finanzhilfe widergeben.

- 184 -

Die erste Ampel links vom Antragsformular auf Finanzhilfe gibt den Bearbeitungsstand des Antrags auf Finanzhilfe seitens des

Trägers (ggf. der Einrichtung) wider. Steht die Ampel auf Rot, so ist noch kein Antrag auf Finanzhilfe seitens des Trägers/ der

Einrichtung bearbeitet worden. Wurde der Antrag auf Finanzhilfe von Seiten des Trägers/ der Einrichtung bearbeitet und eine

Speicherung des Antrags vorgenommen, springt die Ampel auf Gelb. Sobald der Träger den Antrag auf Finanzhilfe freigegeben

hat, leuchtet die Ampel Grün.

Die zweite Ampel links vom Bewilligungsformular gibt den Bearbeitungsstand der Erteilung der Finanzhilfe wieder. Steht die Am-

pel auf Rot, so ist der Antrag noch nicht abschließend bearbeitet worden. Sobald der Antrag seitens der Landesschulbehörde

bewilligt wurde, springt die Ampel auf Grün. Ein Ausweis der beiden Ampeln erfolgt letztendlich dann mit Grün, sofern der Antrag

auf Finanzhilfe bewilligt wurde.

Hat die Landesschulbehörde den Antrag auf Finanzhilfe zurückgegeben, leuchtet die erste Ampel gelb, so dass Sie im Antrag

wieder schreibende Rechte bekommen und den Antrag bearbeiten und wieder freigeben können. Die zweite Ampel wechselt da-

bei auf Rot, denn dort liegt kein Antrag auf Finanzhilfe vor, der bewilligt werden kann. Die Landesschulbehörde macht Gebrauch

von der Möglichkeit der Zurückgabe, wenn die Eingaben seitens des Trägers überarbeitet werden sollen sowie wenn ein noch

nicht bearbeiteter Antrag vom Träger geändert werden möchte.

Darüber hinaus beinhaltet die Freigabe des Antrags auf Finanzhilfe, dass Sie anschließend lediglich einen lesenden Zugriff auf

den von Ihnen freigegebenen Antrag besitzen. Durch Klick auf den Button Folgeantrag stellen bekommen Sie nach der Bewilli-

gung der Finanzhilfe wieder Schreibrechte im Antrag und können somit einen Folgeantrag stellen. Bei einem Folgeantrag haben

Sie auch weiterhin Zugriff auf die Bewilligungshistorie der vorangegangenen Finanzhilfeanträge.

- 185 -

In der Zeitspanne, in welcher der Antrag auf Betriebserlaubnis einer einzelnen Einrichtung von Seiten der Landesschulbehörde

bearbeitet wird, besitzen Träger und Einrichtung einen lesenden Zugriff auf Ihren letzten Bearbeitungsstand. Erst nach der Bewil-

ligung des Antrags durch die Landesschulbehörde liegt Ihnen der neue Stand der Betriebserlaubnis vor, der im Bewilligungsfor-

mular eingesehen werden kann.

6.13.2 Finanzhilfe/Meldepflicht

In dem Bereich Finanzhilfe/Meldepflicht können Sie alle nötigen Daten eingeben, die für einen Antrag auf Finanzhil-

fe/Meldepflicht benötigt werden. Dies gilt für Kindertagesstätten, Kinderspielkreise (Erfüllung Rechtsanspruch n. § 12 Abs.3 Pkt.2

KiTaG) und kleine Kitas. Falls Ihre Einrichtung nicht in eine dieser Einrichtungsarten eingeteilt ist, gehen Sie zu Abschnitt 6.14.

Das Antragsformular für die Finanzhilfe wird Ihnen dann freigeschaltet, wenn die Gruppen und das Personal systematisiert erfasst

wurden, da die Daten zu Gruppen und dem Personal für den Finanzhilfeantrag voreingestellt bereitstehen. Außerdem ist eine

Änderung des Finanzhilfeantrages nur dann möglich, wenn die vorhergehende Version bereits zurückgegeben oder bestätigt

wurde.

Über Klick auf das Symbol FH↑ neben der ausgewählten Einrichtung gelangen Sie in das Antragsformular, wo Sie Ihre Angaben

vornehmen können.

- 186 -

Im Bereich Informationen stehen Ihnen die üblichen Daten wie der Name der Einrichtung, ihre Adresse sowie der Bearbeitungs-

stand des Antrags zur Verfügung.

Der Bereich Antrag auf Finanzhilfe/Meldung bearbeiten besteht aus zwei Reitern. Dem Reiter Altersstruktur der Gruppen und

dem Reiter Meldung/Antrag auf Finanzhilfe, wo weitere Daten erfasst werden.

- 187 -

6.13.2.1 Reiter Altersstruktur der Gruppen

Im Bereich Altersstruktur der Gruppen wird unter Darstellung der Art und Struktur der Gruppen die Anzahl und Altersstruktur

der tatsächlich vorhandenen Kinder zum Stichtag in den einzelnen Gruppen erfasst. Die hinterlegten Strukturdaten werden aus

dem Gruppenmodul gemäß der geltenden Betriebserlaubnis übernommen. Sollten Sie hier feststellen, dass Angaben nicht zu

den tatsächlichen Gegebenheiten am Stichtag passen, beachten Sie dabei, dass die Angaben dort den Stand der geltenden Be-

triebserlaubnis wiedergeben. Ggf. ist diese entsprechend zu ändern. In diesem Fall setzen Sie sich bitte mit dem Fachdienst in

Verbindung.

- 188 -

Um bei allen Gruppen Eingaben tätigen zu können, muss ggf. der Balken unter den Eingabefeldern nach rechts oder links ver-

schoben werden.

Die Spalten Genehmigte Platzzahl und Anzahl der angenommenen Kinder sind ausgegraut und werden vom System passend

vorausgefüllt. Auch die Spalten, die nicht zu Ihren im Gruppen-/Personalmodul eingegebenen Gruppenarten passen werden vom

System vorab ausgegraut. Für die Beantragung der Finanzhilfe ist die Anzahl der Kinder der jeweiligen Gruppenart zuzuordnen.

Balken zum Verschieben der Ansicht

- 189 -

Nach der Zuordnung der Kinder zu einer Gruppenart, kann die Anzahl der Kinder in einem bestimmten Alter für die jeweiligen

Gruppen eingetragen werden. Falls die Anzahl der tatsächlich belegten Plätze nicht mit der summierten Eingabe bei der

Altersstruktur übereinstimmt, erhalten Sie beim Speichern eine Fehlermeldung.

- 190 -

6.13.2.2 Reiter Meldung/Antrag auf Finanzhilfe

Die Angaben zum Antrag auf Finanzhilfe gliedern sich in diesem Reiter in die Kategorien:

Bitte prüfen/erfassen Sie zunächst den Stichtag des Finanzhilfeantrags. Bei einem Erstantrag in einem KiTa-Jahr ist der 01.10.

des entsprechenden Jahres voreingestellt. Bei einem Änderungsantrag wird kein Stichtag voreingestellt.

Grundsätzlich ist der 01.10. Stichtag für die Meldepflicht bzw. Finanzhilfebeantragung. Falls Ihre Angaben hiervon abweichen und

ein Änderungsantrag notwendig ist (z.B. Änderung einer Betriebserlaubnis nach dem 01.10. oder die Angabe einer Dritten Kraft

in Krippengruppen zum 01.01.2015) tragen Sie hier bitte das Datum ein, ab wann der Änderungsantrag gelten soll.

Per Klick auf das Ankreuzfeld neben der Anwendung eines Tarifvertrages bzw. Abschluss einer Einzelvereinbarung können Sie

die Vereinbarungen bezüglich der Tarifverträge abbilden.

- 191 -

Bei Verwendung eines Tarifvertrages ist das Ankreuzfeld Anwendung eines Tarifvertrages per Mausklick auszuwählen und tragen

Sie unterhalb des Ankreuzfeldes den angewandten Tarifvertrag sowie die Höhe der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit lt.

Tarifvertrag ein.

Bei Abschluss einer Einzelvereinbarung ist das Ankreuzfeld Abschluss einer Einzelvereinbarung per Mausklick auszuwählen und

tragen Sie unterhalb die Einzelvereinbarung ein. Es ist in jedem Fall entweder Anwendung eines Tarifvertrages oder Abschluss

einer Einzelvereinbarung anzukreuzen.

Wurde Ihre Einrichtung im laufenden Kindergartenjahr eröffnet und haben Sie diese Information nicht in den Stammdaten hinter-

legt, wählen Sie per Mausklick das Ankreuzfeld ja. Haben Sie bereits ein Eröffnungsdatum in den Stammdaten hinterlegt, ist das

Feld im Antrag auf Finanzhilfe ausgegraut. Nebenstehend ist das Eröffnungsdatum mit Hilfe des Drop-Down-Menüs einzutragen.

Handelt es sich bei der o.g. Einrichtung um eine Betriebskindertagesstätte, die Voraussetzungen des § 15 Abs. 3 KiTaG erfüllt,

wählen Sie das Ankreuzfeld ja.

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Handelt es sich bei der o.g. Einrichtung um eine Betriebskindertagesstätte, die Voraussetzungen des § 15 Abs. 3 KiTaG nicht

erfüllt, wählen Sie das Ankreuzfeld nein.

Die Angaben zu den Gruppen und zum Personal werden vom System vorausgefüllt und sind in diesem Formular nicht mehr än-

derbar (vgl. Abschnitt 6.7.1.1 und 6.7.2.1). Sie haben aber die Möglichkeit diese hier aufzurufen, um festzustellen, ob die tatsäch-

lich geltende Fassung hinterlegt ist. Notwendige Änderungen müssen dann im Gruppen-/Personalmodul vorgenommen werden.

Beachten Sie dabei auch den Abschnitt „Zwischen Ständen wechseln (vgl. 6.3.3)

Darüber hinaus finden Sie im Bereich Angaben zum Personal finden Sie einen Erklärungstext zur Einhaltung der personellen

Mindestanforderung. Ab dem Finanzhilfeantrag 2015/2016 können Sie diese Erklärung bestätigen. Eine Freigabe des Antrags ist

aber auch ohne Setzen dieses Häkchens möglich. In dem Fall wird Ihnen ein Hinweis angezeigt. Im Antrag auf Finanzhil-

fe/Meldepflicht für das KiTa-Jahr 2014/2015 müssen Sie in kita.web keine weiteren Angaben/Bestätigungen tätigen. Ein Berech-

nungsblatt als Hilfestellung zur Ermittlung der erforderlichen Vertretungskräfte ist in kita.web zum Download hinterlegt. Bitte kli-

cken Sie auf den Text „Hilfestellung zur Ermittlung der erforderlichen Vertretungskräfte“, um die Datei abzurufen.

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An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin Erstattung der Personalausgaben aus an-

deren Mitteln anzugeben. Sie sehen im unteren Bereich eine Auflistung Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die im Personal-

modul unter Zusatzangaben mit einem Häkchen bei „Es werden Personalausgaben aus anderen Mitteln erstattet.“ versehen wur-

den. Nebenstehend ist individuell für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin die Anzahl finanzierter Wochenarbeitsstunden für

die 3 Sparten integrative Gruppen, Sprachförderung und Brückenjahre einzutragen. Sollten Sie hier Beschäftigte vermissen, die

ebenfalls Personalausgaben von anderer Stelle erstattet bekommen, sind diese entsprechend im Personalmodul anzuhaken.

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Hier haben Sie die Möglichkeit Angaben zu Sonderöffnungszeiten Ihrer Einrichtung zu tätigen. Die Sonderöffnungszeiten für Ihre

Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind hier ausgegraut, da Sie aus dem Personalmodul importiert werden. In der Zeile Anzahl der

gleichzeitig anwesenden Kräfte werden vom System editierbare Voreinstellungen getätigt, die auf Ihren Eingaben der Personaler-

fassung beruhen. Das bedeutet, dass das System genau soviele Kräfte voreinstellt, wie Sie im Personalmodul für den jeweiligen

Dienst angelegt haben. Es ist Ihnen möglich diese Voreinstellung zu editieren. Dabei ist zu beachten, dass die maximale Anzahl

die ist, die vom System voreingestellt wurde.

Wenn Sie im Gruppenmodul eine Hortgruppe angelegt haben, haben Sie in diesem Teil die Möglichkeit Besondere Öffnungszei-

ten in Hortgruppen auszuwählen. Die vorhandenen Hortgruppen werden dann in dem Feld „Besondere Betreuungszeiten in Hort-

gruppen“ aufgelistet. Unterschieden wird hier in Täglicher Betreuung während der Schulzeit und während der Schulferien. Die

Öffnungszeiten Ihres Hortes während der Schulzeit werden vom System so eingestellt, wie Sie im Gruppenmodul hinterlegt wur-

den. Geben Sie nun die Tägliche Betreuung während der Schulferien an. Klicken Sie dazu auf den nach unten gerichteten Pfeil

und wählen Sie den Start- und Endzeitpunkt aus. Darüber hinaus können Sie sofern Ihr Hort mit einer Schule mit Ganztagsbe-

treuung kooperiert die sogenannten „Überlappungsstunden“ angeben.

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Die Kontodaten des Finanzhilfeempfängers werden vom System aus den Stammdaten vorausgefüllt und sind in diesem Formular

nicht mehr änderbar, falls Sie Kontodaten in Ihren Stammdaten für Ihren Träger hinterlegt haben. Haben Sie noch keine Kontoda-

ten in den Stammdaten für Ihren Träger hinterlegt und möchten Sie trotzdem Ihre Finanzhilfe freigeben, erscheint folgender

Warnhinweis:

Haben Sie sich für das Einrichtungskonto als Empfängerkonto entschieden, erscheint dieses im Antrag auf Finanzhilfe.

Sie können aber, damit die bis dahin im Antrag auf Finanzhilfe eingegebenen Daten nicht verloren gehen, auf den Button Daten

speichern klicken. Gehen Sie nun wie in Abschnitt 0 vor, um die Kontodaten Ihres Trägers in den Stammdaten zu hinterlegen.

Nach erfolgreicher Speicherung der Kontodaten gelangen Sie durch Klicken auf den Menüpunkt Meldepflicht/Finanzhilfe und an-

schließend durch Auswählen Ihrer Einrichtung zurück in den Antrag auf Finanzhilfe. In dem Reiter Meldung/Antrag sind nun die

Kontodaten Ihre Trägers grau hinterlegt.

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Im Feld Prognostizierte Finanzhilfe haben Sie die Möglichkeit eine Vorabkalkulation Ihrer Finanzhilfezahlung anhand der von

Ihnen getätigten Daten darzustellen. Auf den gelben Warnhinweis, der auch bei Mausbewegung auf das Informationszeichen er-

scheint wird ausdrücklich hingewiesen!

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In den Kommentarfeldern haben Sie als Träger die Möglichkeit unter Kommentarfeld Träger weitere ergänzende Angaben zu ma-

chen. Hat der Fachdienst oder die niedersächsische Landesschulbehörde Kommentare im Kommentarfeld Fachdienst bzw.

Kommentarfeld Finanzhilfe hinterlassen (z.B. bei einer Rückgabe zur Bearbeitung), sehen Sie dieses in den jeweiligen Kommen-

tarfeldern.

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Wie in allen anderen Antragsmenüs haben Sie auch hier während Ihrer Bearbeitung die Möglichkeit durch einen Klick auf den

Button Daten speichern Zwischenstände abzuspeichern. Bei der Betätigung dieses Buttons werden einige Plausibilitäten über-

prüft. Werden Ihnen Fehlermeldungen angezeigt, wird keine Speicherung der Daten vorgenommen und eine Freigabe des Antra-

ges auf Finanzhilfe ist nicht möglich. Durch Hinweistexte wird Ihnen angezeigt aus welchem Grund eine Fehlermeldung vorliegt.

Erst nach Berichtigung der Fehlermeldungen wird der Button Antrag freigeben aktiviert.

Wählen Sie zur Freigabe der vollständigen Antragsdaten nun den Button Antrag freigeben. Anschließend erscheint ein Warn-

hinweis, der Sie darauf hinweist, dass Sie Ihre Eingabe durch ein Setzen des Häkchens bei „Die Richtigkeit der Eingaben wird

hiermit bestätigt.“ bestätigen sollen, falls Sie sicher sind, dass alle von Ihnen getätigten Eingaben korrekt sind. Klicken Sie nun

erneut auf den Button Antrag freigeben, wird der Antrag an die Finanzhilfe abgeschickt und Sie erhalten nur noch lesenden Zu-

griff auf das Formular.

Sobald ein Antrag/Meldung freigegeben wurde, erhalten die Finanzhilfe und der Fachdienst eine aktualisierte Übersicht aller ein-

gegangenen Anträge/Meldungen.

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Im Bereich Antragshistorie sehen Sie alle Informationen zu den freigegeben Anträgen als PDF-Dokumente, die immer die Daten

bezogen auf das Datum der Antragsfreigabe darstellen. Die PDF-Datei Antrag auf Finanzhilfe/Meldepflicht öffnet den freigegebe-

nen Antrag von einem bestimmten Datum mit allen speziellen Angaben dieses Antrags. Die PDF-Dokumente Gruppen/Personal

ruft die zusammenfassende Übersicht des Gruppenmoduls/Personalmoduls bezogen auf den Zeitpunkt der Antragsfreigabe. An-

trag auf Finanzhilfe enthält den Antrag auf Finanzhilfe bezogen auf ein bestimmtes Datum in Form des PDF-Dokumentes. Das

Dokument Altersstruktur listet die Altersstruktur der Kinder auf.

Die PDF Dokumente öffnen sich innerhalb Ihres Internet-Browsers. Über den Speichern Button lässt sich anschließend das Do-

kument lokal auf Ihren PC speichern.

Ist die Niedersächsische Landesschulbehörde mit dem Antrag auf Finanzhilfe nicht einverstanden oder der Fachdienst mit der

Meldung, kann dieser an Sie zurückgegeben werden. Die Änderungen im Antrag sollten somit durch Rückgabe an den Träger

erfolgen. In diesem Falle bekommen Sie als Träger wieder schreibende Rechte im Antrag auf Finanzhilfe (die erste Ampel gelb,

die zweite Ampel wechselt auf Rot) und können somit den Antrag bearbeiten und wieder freigeben. Die Landesschulbehörde

bzw. der Fachdienst machen Gebrauch von der Möglichkeit der Zurückgabe, wenn die Eingaben seitens des Trägers überarbeitet

werden sollen sowie wenn ein noch nicht durch den Fachdienst bearbeiteter Antrag vom Träger geändert werden möchte.

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6.13.2.3 Bewilligung der Finanzhilfe

Über Klick auf das Symbol FH↓ neben der ausgewählten Einrichtung gelangen Sie in die Bewilligungsseite der Finanzhilfe.

Dort sehen Sie den Bewilligungsbetrag des zuletzt bewilligten Antrags. Die einzelnen Beträge für die jeweilige Gültigkeit des An-

trags werden zum Finanzhilfe-Jahresbetrag summiert. Die Anzeige einer Überzahlung oder Nachzahlung bezieht sich auf den

zuletzt bewilligten Antrag. Unterhalb dieser Anzeige wird Ihnen der Finanzhilfe-Jahresbetrag in einem Musterverlauf der Zahlun-

gen auf die jeweiligen Monate des Kindergartenjahres verteilt angezeigt.

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Abschließend finden Sie in der Bewilligungshistorie alle bisherigen inkl. des aktuellen Bewilligungsdokuments sowie Anlagen zur

Erläuterung der Berechnung.

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6.13.2.4 Hinweis zur Bewilligung der Finanzhilfe 11/12

Aufgrund des Gesetzes zur Änderung des Gesetzes über Tageseinrichtungen für Kinder vom 07.11.2012, Nds. GVBl. Nr.

25/2012, S. 417, werden die Personalkostenzuschüsse für die Betreuung von unter Dreijährigen ab Februar 2013 erhöht. Im Hin-

blick hierauf wird die Zahlung der monatlichen Teilbeträge ab Februar 2013 angehoben. Diese Anhebung der monatlichen Teilbe-

träge ist vorläufig und beruht auf Ihren Angaben im Finanzhilfe-Antrag für das Kindergartenjahr 2011/12. Eine Bewilligung der

erhöhten Personalkostenzuschüsse wird erst mit dem Bewilligungsbescheid für Finanzhilfe für das Kindergartenjahr 2012/13 er-

folgen. Diese vorläufige Erhöhung des Personalkostenzuschusses wird Ihnen in der Bewilligung der Finanzhilfe gesondert aus-

gewiesen.

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6.13.2.5 Hinweis zum Finanzhilfeantrag Kindergartenjahr 12/13

Der Finanzhilfeantrag für das Kindergartenjahr 12/13 enthält inhaltlich keine Änderungen zum Finanzhilfeantrag für das Kinder-

gartenjahr 11/12.

Bitte beachten Sie bei der prognostizierten Finanzhilfe für das Kindergartenjahr 12/13 folgendes: Die voraussichtliche Höhe der

Finanzhilfe wird aufgrund der am 01.08.2012 geltenden Prozentsätze prognostiziert. Die Erhöhung dieser für Krippen- und

altersübergreifende Gruppen zum 01.02.2013 wird erst mit der Bewilligung berücksichtigt.

6.14 Meldepflicht

Im Menüpunkt Meldepflicht können Sie alle nötigen Daten eingeben, die für einen Antrag auf Meldepflicht benötigt werden. Dies

gilt für sonstige Tageseinrichtungen incl. TE n. § 45 SGB VIII, Sonderkindergärten, Tagesbildungsstätten und Tagesstätten – da

in diesen Einrichtungsarten keine Finanzhilfefähigkeit gegeben ist.

Nach Betätigung des Menüpunktes Meldepflicht in der Funktionsleiste, erscheint auf der Arbeitsoberfläche eine Liste über die

Ihnen zugeordneten Einrichtungen sowie oberhalb dieser Ihr Träger. Das Antragsformular für die Meldepflicht wird Ihnen erst

dann freigeschaltet, wenn die Gruppen und das Personal systematisiert erfasst wurden, da die Daten zu den Gruppen und dem

Personal für den Meldepflichtantrag voreingestellt bereitstehen. Außerdem ist eine Änderung des Meldepflichtantrages nur dann

möglich, wenn die vorhergehende Version bereits zurückgegeben wurde.

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Die Auflistung der Einrichtungen wird anhand der Sortierkriterien vorgenommen, die Sie unter der Funktion Eigene Benutzerda-

ten ausgewählt haben. Zudem lassen sich die Einrichtungen nach den einzelnen Sortierkriterien auf- bzw. absteigend durch Klick

auf das entsprechende Sortierkriterium (bspw. Bezeichnung) anordnen. Neben einer Einrichtung befindet sich eine Statusanzeige

für die entsprechende Einrichtung in Form einer gekennzeichneten Ampel. Diese gibt den Bearbeitungsstatus der Meldepflicht

der betrachteten Einrichtung wider. Über Klick auf das Symbol MP↑ neben der ausgewählten Einrichtung gelangen Sie in das

Antragsformular, wo Sie Ihre Angaben vornehmen können.

Im Bereich Informationen stehen Ihnen die üblichen Daten wie der Name der Einrichtung, ihre Adresse sowie der Bearbeitungs-

stand des Antrags zur Verfügung.

Der Bereich Meldepflicht besteht aus zwei Reitern. Dem Reiter Altersstruktur der Gruppen und dem Reiter Meldung in denen

weitere Daten erfasst werden.

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6.14.1 Tageseinrichtung incl. TE n. § 45 SGB VIII

Im Bereich Altersstruktur der Gruppen wird die Altersstruktur der Kinder der gesamten Einrichtung erfasst. Sie sehen eine Auf-

listung Ihrer Gruppen und können für jede individuell nebenstehend die Kinder den verschiedenen Altersgruppen zuordnen. Dabei

ist zu beachten, dass die Spalten Genehmigte Platzzahl und Anzahl der aufgenommenen Kinder ausgegraut sind, da sie vom

System passend vorausgefüllt werden. Darüber hinaus werden Sie gebeten die Gesamtanzahl Kinder mit Behinderung in Ihrer

Einrichtung anzugeben.

Im Bereich Meldung gliedert sich der Reiter in die folgenden Kategorien:

Angaben zu den Gruppen/zum Personal:


derbar (vgl. Abschnitt 6.7.1.1 und 6.7.2.1).

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Im Bereich Angaben zum Personal finden Sie einen Erklärungstext zur Einhaltung der personellen Mindestanforderung. Ab der

Meldung 2015/2016 können Sie diese Erklärung bestätigen. Eine Freigabe des Antrags ist aber auch ohne Setzen dieses Häk-

chens möglich. In dem Fall wird Ihnen ein Hinweis angezeigt. In der Meldepflicht für das KiTa-Jahr 2014/2015 müssen Sie in

kita.web keine weiteren Angaben/Bestätigungen tätigen. Ein Berechnungsblatt als Hilfestellung zur Ermittlung der erforderlichen

Vertretungskräfte ist in kita.web zum Download hinterlegt. Bitte klicken Sie auf den Text „Hilfestellung zur Ermittlung der erforder-

lichen Vertretungskräfte“, um die Datei abzurufen.

Angaben zu Sonderöffnungszeiten:

Hier haben Sie die Möglichkeit Angaben zu Sonderöffnungszeiten Ihrer Einrichtung anzugeben. Jedem Mitarbeiter und jeder Mit-

arbeiterin können individuelle Daten bezüglich des Früh-, Mittags- und Spätdienstes zugeordnet werden. Dabei werden die Wo-

chenarbeitsstunden des Mitarbeiters und der Mitarbeiterin für den jeweiligen Dienst nebenstehend eingetragen. Bei den Uhrzeiten

der Sonderöffnungszeiten muss immer ein Start- sowie ein Endzeitpunkt angegeben werden. Dabei ist zu beachten, dass der

Startpunkt immer vor dem Endzeitpunkt liegt und die Uhrzeit für Früh-, Mittags- und Spätdienst sich nicht überschneiden dürfen

und in chronologischer Reihenfolge angegeben werden müssen. In der Zeile Anzahl der gleichzeitig anwesenden Kräfte werden

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vom System editierbare Voreinstellungen getätigt, die auf Ihren Eingaben der

Personalerfassung beruhen. Das bedeutet, dass das System genauso viele Kräfte voreinstellt, wie Sie im Personalmodul ange-

legt haben. Es ist Ihnen möglich diese Voreinstellung zu editieren. Dabei ist zu beachten, dass die maximale Anzahl die ist, die

vom System voreingestellt wurde.

Kommentarfelder (Träger und Fachdienst):

Im Kommentarfeld Träger sehen Sie Ihre eigenen Bemerkungen, die Sie im Antrag auf Betriebserlaubnis hinterlegt haben. Hat

der Fachdienst Kommentare im Kommentarfeld Fachdienst hinterlassen, sehen Sie diese in der Bewilligung Ihres Antrags.

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Während Ihrer Bearbeitung haben Sie die Möglichkeit durch einen Klick auf den Button Daten speichern Zwischenstände abzu-

speichern. Bei der Betätigung dieses Buttons werden einige Plausibilitäten überprüft. Werden Ihnen Fehlermeldungen angezeigt,

wird keine Speicherung der Daten vorgenommen und eine Freigabe des Antrages auf Meldepflicht ist nicht möglich. Durch Hin-

weistexte wird Ihnen angezeigt aus welchem Grund eine Fehlermeldung vorliegt. Wählen Sie nun den Button Antrag freigeben.

Anschließend erscheint ein Warnhinweis, der Sie darauf hinweist, dass Sie Ihre Eingabe durch ein Setzen des Häkchens bei „Die

Richtigkeit der Eingaben wird hiermit bestätigt.“ bestätigen sollen, falls Sie sicher sind, dass alle von Ihnen getätigten Eingaben

korrekt sind. Klicken Sie nun erneut auf den Button Antrag freigeben, wird der Antrag an die Meldepflicht abgeschickt und Sie

erhalten nur noch lesenden Zugriff auf das Formular.

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Im Bereich Antragshistorie sehen Sie alle Informationen zu den freigegeben Meldungen als PDF-Dokumente, die immer die Da-

ten bezogen auf das Datum der Freigabe darstellen.



Ist der Fachdienst mit dem Antrag auf Meldepflicht nicht einverstanden, kann er diesen an Sie zurückgegeben. Die Änderungen

im Antrag sollten somit durch Rückgabe an den Träger erfolgen. In diesem Falle bekommen Sie als Träger wieder schreibende

Rechte im Antrag auf Meldepflicht (die Ampel wechselt auf Gelb) und können somit den Antrag bearbeiten und wieder freigeben.

Der Fachdienst macht Gebrauch von der Möglichkeit der Zurückgabe, wenn die Eingaben seitens des Trägers überarbeitet wer-

den sollen sowie wenn ein noch nicht durch den Fachdienst bearbeiteter Antrag vom Träger geändert werden möchte.

6.14.2 Sonderkindergärten

Im Bereich Altersstruktur der Gruppen wird die Altersstruktur sowie die Art der Behinderung der Kinder der gesamten Einrich-

tung erfasst.

Sie sehen eine Auflistung Ihrer Gruppen und können für jede individuell nebenstehend die Kinder bezüglich Ihrer Behinderung

einordnen. Die Unterscheidung findet hier in Behinderungen körperlicher sowie geistiger Art, Behinderungen des Sprach- und

Hörvermögens sowie sonstiger Behinderungen statt. Dabei ist zu beachten, dass die Spalte Genehmigte Platzzahl ausgegraut ist,

da sie vom System passend vorausgefüllt wird. Darüber hinaus werden Sie gebeten die Gesamtanzahl Kinder mit Schwerstbe-

hinderung sowie erhöhtem Betreuungs- und Pflegeaufwand in der Einrichtung anzugeben.

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Im unteren Abschnitt des Formulars ist ebenfalls die Auflistung der Gruppen in Ihrer Einrichtung zu sehen. Tragen Sie hier ne-

benstehend die Altersstruktur der Kinder für jede Gruppe ein.





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Im Bereich Angaben zum Personal finden Sie einen Erklärungstext zur Einhaltung der personellen Mindestanforderung. In der

Meldepflicht für das KiTa-Jahr 2014/2015 müssen Sie in kita.web keine weiteren Angaben/Bestätigungen tätigen. Ein Berech-






- 212 -



wird keine Speicherung der Daten vorgenommen und eine Freigabe des Antrages auf Meldepflicht ist nicht möglich. Durch Hin-




korrekt sind. Klicken Sie nun erneut auf den Button Antrag freigeben, wird der Antrag an die Meldepflicht abgeschickt und Sie


- 213 -





Ist der Fachdienst mit dem Antrag auf Meldepflicht nicht einverstanden, kann er diesen an Sie zurückgegeben. Die Änderungen

im Antrag sollten somit durch Rückgabe an den Träger erfolgen. In diesem Falle bekommen Sie als Träger wieder schreibende




6.14.3 Tagesbildungsstätten/Tagesstätten

Im Bereich Altersstruktur der Gruppen wird die Altersstruktur sowie die Art der Behinderung der Kinder der gesamten Einrich-

tung erfasst.

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Sie sehen eine Auflistung Ihrer Gruppen und können für jede individuell nebenstehend die Kinder bezüglich Ihrer Behinderung

einordnen. Die Unterscheidung findet hier in Behinderungen körperlicher sowie geistiger Art, Behinderungen des Sprach- und

Hörvermögens sowie sonstiger Behinderungen statt. Dabei ist zu beachten, dass die Spalte Genehmigte Platzzahl ausgegraut ist,

da sie vom System passend vorausgefüllt wird. Darüber hinaus werden Sie gebeten die Anzahl Kinder mit Schwerstbehinderung

sowie erhöhtem Betreuungs- und Pflegeaufwand in der gesamten Einrichtung anzugeben.

Im unteren Abschnitt des Formulars ist ebenfalls die Auflistung der Gruppen in Ihrer Einrichtung zu sehen. Tragen Sie hier ne-

benstehend die Altersstruktur der Kinder für jede Gruppe ein.

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Im Bereich Angaben zum Personal finden Sie einen Erklärungstext zur Einhaltung der personellen Mindestanforderung. In der

Meldepflicht für das KiTa-Jahr 2014/2015 müssen Sie in kita.web keine weiteren Angaben/Bestätigungen tätigen. Ein Berech-






- 217 -



wird keine Speicherung der Daten vorgenommen und eine Freigabe des Antrages auf Finanzhilfe ist nicht möglich. Durch Hin-




korrekt sind. Klicken Sie nun erneut auf den Button Antrag freigeben, wird der Antrag an die Finanzhilfe abgeschickt und Sie


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Sobald ein Antrag freigegeben wurde, erhält der Fachdienst eine aktualisierte Übersicht aller eingegangenen Anträge.



Die PDF Dokumente öffnen sich innerhalb Ihres Internet-Browsers. Über den Speichern-Button lässt sich anschließend das Do-


Ist der Fachdienst mit dem Antrag auf Meldepflicht nicht einverstanden, kann er diesen an Sie zurückgeben. Die Änderungen im

Antrag sollten somit durch Rückgabe an den Träger erfolgen. In diesem Falle bekommen Sie als Träger wieder schreibende




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6.15 Unverzügliche Personalmeldung

Auf Ebene des Trägers finden Sie im Personalmodul unterhalb der Funktion „Zwischen Ständen des Gruppen- und Personalmo-

duls wechseln“ die Tabelle bzw. die Ereignisliste für die laufende Personalmeldung. Diese wird automatisch von kita.web erstellt.

Auslösende Ereignisse sind das Löschen und das Hinzufügen einer Person im Personalmodul.

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Es stehen die Button Eingaben speichern und Personalmeldung freigeben als Aktionen zur Verfügung. Zudem haben Sie über

die Checkboxen In die Meldung einbeziehen und löschen die Möglichkeit Personen von der Meldung auszuschließen oder aus

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der Ereignisliste zu löschen. Die Angabe des Datums, ab dem die Änderung

gültig ist, wird automatisch hinterlegt und ist an dieser Stelle nicht mehr editierbar. Eingestellt ist das Datum, das Sie bei der An-

lage oder beim Löschen bei der Person erfasst haben.

In der Ereignisliste werden von kita.web automatisch Ereignisse generiert sobald der Träger eine vordefinierte Änderung am Per-

sonalmodul vornimmt. Die Ereignisse sind das Löschen einer Person und das Hinzufügen einer Person. Eine manuelle Ergän-

zung dieser Liste ist nicht möglich. Änderungen an bestehendem Personal werden nicht der Liste hinzugefügt. Eine Ausnahme

besteht darin, wenn Sie an einer hinzugefügten Person, die bereits in der Ereignisliste ist, Änderungen am Namen, an der Qualifi-

kation oder der Funktion vornehmen. Dies wird ebenfalls in der Ereignisliste aktualisiert. Diese Systematik gilt nur für die Liste des

Trägers vor der Freigabe. In der freigegebenen Meldung auf Ebene des Fachdienstes wird keine Aktualisierung vorgenommen.

Bevor Sie die Meldung freigeben, achten Sie auf die Richtigkeit der Angaben. Gibt der Fachdienst die Meldung an Sie zurück und

Sie haben bereits eine Änderung an einer der hinzugefügten Personen vorgenommen wird dies ebenfalls nicht automatisch be-

rücksichtigt. Die Personen werden in der Liste so angezeigt, wie Sie sie dem Fachdienst freigegeben haben. Die Daten werden

jedoch aktualisiert, wenn Sie in die jeweilige Person im Personalmodul hineingehen und die Daten erneut speichern. Dann greift

die Aktualisierung in Ihrer Ereignisliste. Ferner haben Sie die Möglichkeit eine Person aus der Liste heraus zu löschen (Checkbox

löschen).

Der Träger muss die Ereignisse, die gemäß der Konventionen (neue Person, gelöschte Person) Änderungen am Personalmodul

darstellen, bewusst freigeben, um so eine ungewollte Meldung oder aber auch die singuläre Meldung inhaltlich zusammengehö-

render Tatbestände zu vermeiden. Sie haben zudem die Möglichkeit, Personen aus der Meldung auszuschließen, in dem Sie das

Häkchen bei der Checkbox In die Meldung einbeziehen herausnehmen. Diese Person wird dem Fachdienst nicht gemeldet,

bleibt jedoch in der Liste und Sie haben die Möglichkeit sie zu einem späteren Zeitpunkt zu melden. Ferner können Sie eine Per-

son gänzlich aus der Ereignisliste durch Setzen der Checkbox löschen und anschließendem Klick auf den Button Eingaben

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speichern entfernen. Dies ist jedoch eine endgültige Entscheidung, die nicht

rückgängig zu machen ist. Sollten Sie diese Person dennoch wieder in die Ereignisliste hinzufügen wollen, um dem Fachdienst zu

melden, können Sie die Person nur über eine manuelle Änderung des Personalmoduls (Person anlegen / löschen) wieder hinzu-

fügen.

Außerdem steht Ihnen ein Kommentarfeld zur Verfügung in dem Sie Angaben tätigen können, die Sie dem Fachdienst erläuternd

übermitteln möchten.

Haben Sie alle Änderungen getätigt und alle Angaben gemacht, können Sie über Klick auf den Button Personalmeldung freige-

ben die Personalmeldung an den Fachdienst melden.

Der Fachdienst hat die Möglichkeit die Meldung mit einem Kommentar versehen an Sie zurückzugeben. Zu beachten ist hierbei,

dass sobald der Fachdienst eine Meldung zurückgibt die Ereignisliste lediglich aufgefüllt wird. Die bestehenden Personen und

Kommentare bleiben erhalten, die Liste wird mit den zurückgegebenen Personen erweitert, die Kommentare werden den beste-

henden Kommentaren im Kommentarfeld hinzugefügt. Es bleibt immer eine Liste, die Sie gesammelt an den Fachdienst freige-

ben können. Durch Anhaken oder Aushaken der Checkbox In die Meldung einbeziehen können Sie Differenzierungen vorneh-

men.

Der Button Eingaben speichern ermöglicht jederzeit eine Zwischenspeicherung von Kommentaren, Angaben am Datum Ände-

rung gültig ab und am An- und Aushaken der Checkboxen.

Eine weitere Möglichkeit im Bereich der Personalmeldung besteht darin, die Ereignisliste als Excel-Liste über Klick auf das Excel-

Symbol zu generieren.

Nutzen Sie den Scrollbalken, um alle Spalten der Liste zu sehen. Ggf. sind rechts die Checkboxen nicht direkt sichtbar.

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Sollten Sie mehrere Personalmeldungen freigegeben haben, werden Ihnen die letzten fünf Personalmeldungen weiter im Perso-

nalmodul angezeigt. Ab der sechsten freigegebenen Personalmeldung wird die älteste Personalmeldung in eine Historie über-

führt. Den Inhalt der historisierten Personalmeldungen können Sie sich durch Öffnen der Excel-Datei (Klick auf das Excel-

Symbol) ansehen.

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Anhang I: Zuordnung von Gruppenarten zu Einrichtungsarten

Einrichtungsart Mögliche Gruppenarten

Kindertagesstätte

▪ Krippengruppen ▪ Kindergartengruppe ▪ Kindergartengruppe mit höchstens 10 Kindern ▪ Hortgruppe ▪ Integrative Kindergartengruppe ▪ Kindergartengruppe mit Einzelintegration ▪ Altersübergreifende Gruppe ▪ Gruppe mit einer Betreuungszeit unter 10 Stunden ▪ Hortgruppe mit höchstens 12 Kindern ▪ Integrative Gruppe (altersübergreifend) ▪ Krippengruppe mit Platzsharing ▪ Hortgruppe mit Platzsharing ▪ Altersübergreifende KiGa-Gruppe mit Platzsharing ▪ Waldkindergartengruppe ▪ Sonstige Tageseinrichtungsgruppe für Schulkinder ▪ Sonst. Tageseinrichtungsgruppe bis zur Einschulung ▪ Sonstige Tageseinrichtungsgruppe für Schulkinder mit

Platzsharing ▪ Integrative Krippengruppe ▪ Krippengruppe mit Einzelintegration ▪ Altersübergreifende Gruppe mit Einzelintegration

Kinderspielkreis ▪ Kinderspielkreisgruppe ▪ Kinderspielkreisgruppe mit höchstens 10 Kindern

Kleine KiTa ▪ Kindergartengruppe mit Einzelintegration ▪ Kl. Kindertagesstättengruppe ▪ Kleine Kindertagesstättengruppe mit Einzelintegration

Sonstige Tagesein-richtung incl. TE n. §45 SGB VIII

▪ Gruppe mit einer Betreuungszeit unter 10 Stunden ▪ Sonst. Tageseinrichtungsgruppe bis zur Einschulung ▪ Sonstige Tageseinrichtungsgruppe für Schulkinder ▪ Sonstige Tageseinrichtungsgruppe für Schulkinder mit

Platzsharing

Sonderkindergarten ▪ Sonderkindergartengruppe ▪ Sprachheilkindergartengruppe ▪ Gruppe für Hörbehinderte

Tagesbildungsstätte ▪ Tagesbildungsstättengruppe ▪ Tagesstättengruppe

Tagesstätte ▪ Tagesstättengruppe

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Handbuch - login.kita-niedersachsen.de · - 6 - 1 Einführung Bei der webbasierten Anwendung kita.web handelt es sich um eine E-Government-Umsetzung des Gesetzes über Tageseinrichtungen