Embed Size (px)
Citation preview
Intra Lighting Benelux B.V. Multiline Nederland B.V. Gildenstraat 26 4143 HS Leerdam T: 0345-623678
Handleiding
AFAS outsite
2
Introductie klantenportal van Intra Lighting Benelux
Om de dienstverlening naar onze partners en dealers te verbeteren, en hierdoor processen
sneller en efficiënter te laten verlopen, hebben wij binnen onze AFAS-CRM module een
klantenportal ingericht.
Binnen deze portal is het voor jou als relatie van Intra Lighting Benelux en/of Multiline Nederland
o.a. mogelijk om inzage te krijgen in je facturen, orders en pakbonnen. Ook kan je levertijden van
lopende orders raadplegen en is het mogelijk om onze actuele prijslijst in te zien en deze snel en
eenvoudig te doorzoeken.
In deze handleiding proberen wij je op eenvoudige wijze te informeren hoe het portal het beste te
gebruiken is. Suggesties aangaande gebruik van de portal en verbetering van de functionaliteiten
zijn uiteraard van harte welkom.
3
Inhoudsopgave:
Hoofdstuk 1 – Toegang tot portal en inloggen
Hoofdstuk 2 – Facturen
Hoofdstuk 3 – Orders
Hoofdstuk 4 – Pakbonnen
Hoofdstuk 5 – Mijn gegevens
Hoofdstuk 6 – Producten
4
Hoofdstuk 1 – Toegang tot portal en inloggen
Je ontvangt een mail van de beheerder met hierin een hyperlink.
Voor je op deze link klikt dien je eerst een wachtwoord in te stellen.
5
Stel een “sterk” persoonlijk wachtwoord in en klik op “opslaan”
Je gebruikersnaam is altijd je e-mailadres.
Sterk wachtwoord: bestaat uit tenminste acht tekens en bevat minimaal één teken uit drie van de volgende vier
groepen: - Hoofdletters (A-Z) – Kleine letters (a-z) – Cijfers (0-9) – Vreemde tekens.
6
Op deze plaats verschijnt
de naam van de gebruiker
Hier verschijnt de firmanaam
van de debiteur
Welkom in het Klantportal van AFAS Outsite!
7
8
1. Merk op dat je kunt navigeren door op de afgebeelde iconen te klikken.
2. Dat je er ook voor kan kiezen om linksboven in de zwarte balk te klikken op de
verschillende onderdelen.
3. En dat je door rechtsboven op het driehoekje te klikken naar je persoonlijke
gegevens en organisatiegegevens kan navigeren.
9
Hoofdstuk 2 – Facturen
Onder de kop facturen kun je kiezen voor een overzicht van de nog openstaande
facturen of krijg inzicht in een overzicht van alle facturen.
Wanneer je kiest voor openstaande facturen, worden enkel de openstaande facturen
getoond. Door op alle facturen te klikken, zoals onderstaand voorbeeld, wordt een
overzicht getoond van alle facturen.
10
Gebruik de zoekbalk om sneller te navigeren. Je kunt bijvoorbeeld zoeken op factuurnummer of voer een
opdrachtnummer/referentie in. Maar ook kan je hier op datum zoeken.
11
12
Door dubbel te klikken op het vetgedrukte onderwerp
kun je de regels op– of aflopend weer laten geven.
Door deze functie te gebruiken kun je bijvoorbeeld de
oudste of juist de meest recente datum bovenaan zetten.
Wanneer je met je muis in het zoekbalkje gaat staan verschijnt er een blauw icoontje,
als je hier op klikt krijg je een overzicht van een aantal filters die je kan gebruiken bij
het zoeken naar de juiste factuur.
13
14
Wanneer je een filter hebt aanstaan is
het icoon verandert van kleur van grijs
naar oranje.
Schakel het filter uit door op het oranje
icoon te klikken. Dan selecteer je Filter
uitschakelen.
Mocht je bij een nieuwe zoekopdracht geen informatie zien dan kan het zijn dat je
filter nog ingeschakeld staat. Zet deze dan uit.
Het kan voorkomen dat je in het overzicht helemaal geen referenties ziet. Dit komt dan
doordat er een filter aanstaat. Deze dien je dan uit te schakelen.
15
Het is mogelijk om kolommen te verschuiven / passend te maken, wanneer
je met je muis voor of op het onderwerp gaat staan wordt er een pijltje
zichtbaar waarmee je de kolom passend kan maken;
Dit doe je door met je muis op het pijltje te klikken, deze vast te houden en
naar links of naar rechts te bewegen.
Wanneer je een factuur in wil zien klik je op de desbetreffende regel. Er verschijnen
twee iconen. Een oogje waar je op kan klikken en een downloadknop om de PDF naar je
computer te downloaden.
Ook kan je verder naar beneden scrollen waardoor de factuur zichtbaar wordt
(zie volgende pagina)
16
Hieronder het voorbeeld van wat je ziet als je verder scrolt zoals op de vorige pagina
aangegeven.
17
Vanuit het overzicht facturen is het mogelijk om gegevens te exporteren.
Onderstaand icoon is zichtbaar op de beginpagina van ieder onderdeel (facturen, orders etc.)
Door op het icoon te klikken worden de gegevens geëxporteerd naar Excel.
18
Wanneer je een factuur geopend hebt zie je rechts bovenin staan “Direct naar:
bijbehorende pakbonnen”
Wanneer je hier op klikt word je doorgelinkt naar de pakbon die gekoppeld is aan de
betreffende factuur.
19
Voorbeeld van pagina voor het openen van de gekoppelde pakbon.
Door te klikken op de regel wordt het scherm geopend van de pakbon (zie volgende pagina).
20
In dit scherm tref je de beschikbare gegevens aan van de pakbon. Ook hier geldt dezelfde
functionaliteit als bij facturen of orders. Door over het PDF logo te bewegen zie je de opties
voor bekijken of downloaden.
Maar je kan ook verder naar beneden scrollen om direct de pakbon te bekijken.
21
22
Hoofdstuk 3 – Orders
Onder het icoon met de tekst “orders” vind je alles over orders en leveringen.
23
Wanneer je kiest voor “actieve verkooporders” krijg je direct inzicht in je lopende orders; wat
heb je besteld, waar dient het geleverd te worden maar ook per welke datum het beschikbaar
wordt.
24
Wanneer je kiest voor “orders” krijgt je een overzicht van alle orders. Hier vind je de orders die
in behandeling, verwerkt, gedeeltelijk verwerkt of helemaal verwerkt zijn.
25
Wanneer je kiest voor “Leveringen” worden alle pakbonnen getoond van de orders die
geleverd zijn.
26
Wanneer je een order aanklikt wordt de inhoud van de desbetreffende order getoond.
Weergegeven worden gegevens als: artikelcode, omschrijving, aantal, totaal beschikbaar, door
ons te ontvangen, al geleverd, het bedrag, de status en de beschikbaarheid in Leerdam.
27
28
Onder de orderregels wordt de verkooporder in PDF getoond, door naar beneden te
scrollen wordt deze zichtbaar.
Uiteraard kan je net als bij facturen ook hier kiezen voor inkijken of downloaden
wanneer je met de muis over het PDF logo beweegt.
29
Voorbeeld van verkooporder met daaronder een deel van de PDF getoond.
30
In het scherm van “orders” hebben wij standaard onderstaande toelichting gezet. Deze
toelichting geeft uitleg hoe de getoonde informatie geïnterpreteerd dient te worden:
Beschikbaar in Leerdam houdt in ; de dag waarop de materialen normaal gesproken bij ons arriveren.
Let op: Dit is niet de datum dat de goederen bij jullie geleverd worden of dat het die dag ook meteen naar jullie
vertrekt. Houdt er rekening mee dat het hierna nog 1 á 2 dagen kan duren voordat de order bij jullie of op
opgegeven afleveradres geleverd kan worden.
31
Gebruik de zoekbalk om sneller te navigeren. Je kunt bijvoorbeeld zoeken
op factuurnummer of voer een opdrachtnummer / referentie in.
32
Door dubbel te klikken op het vetgedrukte onderwerp
kun je de regels op– of aflopend weer laten geven.
Door deze functie te gebruiken kun je bijvoorbeeld de
oudste of juist meest recente datum bovenaan zetten.
33
Wanneer je met je muis in het zoekbalkje gaat staan verschijnt er een blauw icoontje,
als je hier op klikt krijg je een overzicht van een aantal filters die je kan gebruiken bij
het zoeken naar de juiste order.
Wanneer je het gekozen filter weer uit wilt zetten klik je op de bovenste optie “bevat”.
34
Wanneer je een filter hebt aanstaan is
het icoon verandert van kleur van grijs
naar oranje.
Schakel het filter uit door op het oranje
icoon te klikken. Dan selecteer je Filter
uitschakelen.
Mocht je bij een nieuwe zoekopdracht geen informatie zien dan kan het zijn dat je
filter nog ingeschakeld staat. Zet deze dan uit.
Het kan voorkomen dat je in het overzicht helemaal geen referenties ziet. Dit komt dan
door dat er een filter aanstaat. Deze dien je dan eerst uit te schakelen.
35
Het is mogelijk om kolommen te verschuiven / passend te maken, wanneer
je met je muis voor of op het onderwerp gaat staan wordt er een pijltje
zichtbaar waarmee je de kolom passend kan maken,
Dit doe je door met je muis op het pijltje te klikken, deze vast te houden en
naar links of naar rechts te bewegen.
36
Het is mogelijk gegevens te exporteren naar Excel.
Onderstaand icoon is zichtbaar op de beginpagina van ieder onderdeel.
Door op het icoon te klikken worden de gegevens geëxporteerd naar Excel.
37
Onder het kopje “orders” vind je ook het onderdeel “leveringen”
In dit overzicht kun je zoeken op pakbonnummer, datum, opdrachtnr./referentie, leverdatum en heb je
inzage in de pakbonstatus.
38
Zie pagina 19 t/m 21 van deze handleiding voor uitleg hoe je inzage kunt krijgen in de bijbehorende
pakbon.
39
Hoofdstuk 4 – Pakbonnen
40
Zie pagina 19 t/m 21 van deze handleiding voor uitleg hoe je inzage kunt krijgen in een pakbon.
Onder de kop “Pakbonnen” kun je snel en gemakkelijk een pakbon opzoeken en inzien.
Maak ook hier weer gebruik van de zoekfuncties die eerder in deze handleiding besproken zijn.
41
Hoofdstuk 5 – Mijn gegevens
42
Het dashboard is toegankelijk op twee niveaus:
1. Beheerder :Heeft toegang tot alle gegevens en kan andere medewerkers machtigen.
2. Medewerker :Heeft geen toegang tot facturen en kan geen machtigingen toekennen aan
andere medewerkers.
De beheerder kan andere contactpersonen toevoegen van de eigen onderneming en aangeven
of deze “beheerder” of “medewerker” bevoegdheden krijgt.
43
Bekijk hier je persoonlijke gegevens (gegevens van degene onder wie er ingelogd is).
44
Bekijk hier de gegevens van het eigen bedrijf/organisatie.
45
Bekijk hier de contactpersonen van jouw organisatie.
Het toevoegen van personen binnen je eigen organisatie kan je zelf uitvoeren (zie volgende pagina).
46
Toevoegen contactpersonen van jouw organisatie.
Klik op toevoegen contactpersonen.
47
De met een ster aangeduide regels dienen verplicht te worden ingevuld.
Selecteer of de contactpersoon toegang krijgt als “beheerder” of als “medewerker”
Vul het e-mailadres in van de nieuwe contactpersoon.
Scrol naar beneden en klik op
Je ontvangt een mail van de beheerder met hierin een hyperlink.
Voor je op deze link klikt dien je eerst een wachtwoord in te stellen.
48
Stel een “sterk” persoonlijk wachtwoord in en klik op “opslaan”
Je gebruikersnaam is altijd je e-mailadres.
Sterk wachtwoord: bestaat uit tenminste acht tekens en bevat minimaal één teken uit drie van de volgende vier
groepen: - Hoofdletters (A-Z) – Kleine letters (a-z) – Cijfers (0-9) – Vreemde tekens.
49
50
Hoofdstuk 6 – Producten
51
Onder de kop producten vind je een overzicht van alle merken die wij voeren.
Je kan hier zowel per merk zoeken of, wanneer je binnen alle merken wil zoeken, kiezen voor
“lichtwerktnederland”. Gezocht kan worden op artikelen en prijzen. Eventueel in combinatie
met (beschikbare) voorraad.
Tip:
Zoeken per merk gaat sneller aangezien de database dan minder groot is dan wanneer in alle
merken wordt gezocht.
52
2
Zoek in dit overzicht op code of omschrijving door gebruik te maken van de zoekbalk.
Zoeken op code kan door het gehele artikelnummer (of een deel daarvan) in te voeren (1).
Zoeken op omschrijving kan op naam, kleur, soort driver etc.
Heel specifiek zoeken gaat het beste met “# “ gevolgd door “;” (2)
Voorbeeld: #nitor;830;gst <enter> (er staan geen spaties tussen de tekens en de tekst).
53
Hier een voorbeeld van het zoeken met # en ; combinatie
Tip:
Hoe specifieker hoe beter.
Voeg bijvoorbeeld ;FO of ;DALI toe
54
In onderstaande toelichting wordt beschreven hoe de getoonde informatie geïnterpreteerd dient te worden;
Let op:
Zeer belangrijk is dat “Vrd” staat voor de actuele voorraad bij ons in Leerdam. Van het getoonde aantal van
deze voorraad kunnen delen gereserveerd zijn voor orders. Belangrijk is hierin dat je deze gegevens zo ook
interpreteert; “Vrd” is dus niet automatisch vrij beschikbaar.
De voorraad die getoond wordt is realtime! In de tussentijd voeren wij orders in, dat heeft direct gevolgen
voor de beschikbare aantallen welke onherroepelijk is.
Houd daar rekening mee!
55
Voorbeeld:
Het omlijnde artikel : Nitor kit R HE 1090 lm
Hiervan zijn er 10 stuks voorradig en direct vrij beschikbaar.
Het blauw gearceerde artikel : Nitor kit R HE 1780lm
Hiervan zijn er 23 stuks voorradig maar tevens ook 23 stuks “tot. Gereserveerd” voor orders. Dit artikel is derhalve niet
vrij beschikbaar!
56
Wil je zien welke producten er doorgaans op voorraad zijn?
Bijvoorbeeld:
Laat alle voorraad zien vul in “>1” bij “Vrd”.
57
Producten uit onze vrije voorraad inzien kan door voorwaarden in te vullen bij “Vrd.” en “Tot. Gereserveerd”.
Bijvoorbeeld:
Laat alle beschikbare voorraad zien vul in “>1” bij Vrd. en vul in “<1“ bij “Tot.gereserveerd”.
Met deze combinatie ziet je wat er direct beschikbaar is voor orders.
58
Leuker kunnen we het niet maken, wel
sneller en makkelijker… Middels deze portal hopen wij jullie een tool in handen gegeven te hebben die het opvragen van de voor jullie relevantie informatie
net een beetje sneller en efficiënter maakt.
Groot pluspunt van deze portal is namelijk dat jullie de informatie op ieder gewenst moment zelf kunnen raadplegen en hiervoor niet
meer hoeven te bellen of mailen met onze afdeling verkoop.
Als bijkomend voordeel geeft dit ons op kantoor de mogelijkheid om meer tijd te kunnen besteden aan het nog sneller invoeren van
orders, uitwerken van offertes, of beantwoorden van andere (licht)technische vragen. Naar ons idee een absolute win-win situatie
dus!
Mochten er vragen zijn over het gebruik van deze portal dan kan je deze mailen naar
[email protected]. Ook suggesties voor een nog betere functionaliteit zijn van harte welkom.
