Handleiding

1

Handleiding MyQualityAssistant

Inhoudstafel

Contactpersonen .......................................................................................................................... 2 Toegang tot de site van My Quality Assistant ................................................................................. 2

Ondersteunde browsers .................................................................................................................. 2 Webadressen ................................................................................................................................... 2 Toegang tot de site .......................................................................................................................... 2 Wat als u niet over een DocCheck beschikt? .................................................................................. 3 U heeft een DocCheck, maar u bent niet geregistreerd in het systeem van APB? ......................... 3

Kwaliteitshandboekmodule 1. Toegang tot het kwaliteitshandboek ...................................................................................... 5 2. Structuur en opbouw van het kwaliteitshandboek .................................................................. 5 3. Homepage ............................................................................................................................. 7

3.1. Menubalk van de homepage .................................................................................................... 7 3.2. Het centrale gedeelte ............................................................................................................... 9 3.3. Linkermenu ............................................................................................................................. 11 3.4. Filters ...................................................................................................................................... 12

4. Overzicht van een hoofdstuk ................................................................................................ 13 5. Een document oproepen ...................................................................................................... 14

5.1. Een document aanmaken ....................................................................................................... 14 5.2. Een ingevuld document aanpassen ........................................................................................ 17 5.3. Een ingevuld document valideren .......................................................................................... 18 5.4. Een nieuwe versie aanmaken van een gevalideerd document .............................................. 18 5.5. Een gevalideerd document kopiëren ..................................................................................... 19 5.6. Migreren naar een nieuwe APB-versie ................................................................................... 19

6. Gearchiveerde documenten ................................................................................................. 21 7. Eigenschappen van documenten .......................................................................................... 22

7.1. Aantal exemplaren ................................................................................................................. 22 7.2. Status en geldigheidsduur ...................................................................................................... 23 7.3. Versie ...................................................................................................................................... 24 7.4. Registratiedocument .............................................................................................................. 25

8. Documenten afdrukken ....................................................................................................... 26 8.1. (Niet-ingevulde) modeldocumenten afdrukken ..................................................................... 26 8.2. Ingevulde documenten afdrukken ......................................................................................... 27

9. Een eigen document opladen ............................................................................................... 29 10. Benchmarking ...................................................................................................................... 30 Zelfevaluatiemodule 1. Toegang tot de module Zelfevaluatie ................................................................................... 32 2. Homepage ........................................................................................................................... 32 3. Een vragenlijst invullen ........................................................................................................ 33 4. Overzicht ingevulde vragenlijsten ......................................................................................... 35 5. Evaluatierapport .................................................................................................................. 35

(versie december 2012)

2

Contactpersonen Met vragen over de werking of de inhoud van de website My Quality Assistant:

- Isabelle De Wulf (isabelle.dewulf@apb.be) - Nathalie Duquet (nathalie.duquet@apb.be) - Joris Maesschalck (joris.maesschalck@apb.be) - Kurt Wauters (kurt.wauters@apb.be)

Met toegangsproblemen (loginproblemen) tot de site van My Quality Assistant: myqualityassistant@apb.be De contactgegevens zijn ook te raadplegen in de rubriek “Contact” via het menu bovenaan.

Toegang tot de site van My Quality Assistant

Ondersteunde browsers

Internet Explorer : versies 7, 8, 9, 10

Firefox, Safari, Google Chrome : laatste versie

Webadressen www.myqualityassistant.be www.myqa.be

Toegang tot de site Voer uw DocCheck-logingegevens in. Deze bestaan uit een gebruikersnaam en een paswoord. Klik daarna op “Inloggen”. De website is enkel toegankelijk voor personeelsleden van een apotheek die lid is van APB. Klik vervolgens op het APB-nummer van de apotheek om over te gaan naar het kwaliteitshandboek van de apotheek.

3

Wat als u niet over een DocCheck beschikt? De DocCheck-logingegevens (gebruikersnaam en paswoord) zijn gratis. U kunt deze aanvragen door te klikken op “Uw gratis DocCheck” in het venster “Aanmelden bij My Quality Assistant” (zie eerder) of via de website van Pharmaplanet (www.pharmaplanet.be). DocCheck is een wachtwoorddienst voor toegang tot websites bestemd voor medische professionals uit de gezondheidszorg.

U heeft een DocCheck, maar u bent niet geregistreerd in het systeem van APB? Uw DocCheck-logingegevens zijn correct, maar het inloggen is mislukt doordat u nog niet in de databank van APB geregistreerd bent. Vul het formulier in om toegang te krijgen en klik op de knop “Verstuur aanvraag” onderaan het formulier. U krijgt een bevestigingsmail toegestuurd.

4

Module

Kwaliteitshandboek

5

1. Toegang tot het kwaliteitshandboek

Nadat u op het APB-nummer geklikt heeft, krijgt u de startpagina van het kwaliteitshandboek van deze apotheek te zien. Indien u zich in de Zelfevaluatiemodule bevindt, kunt u naar het kwaliteitshandboek omschakelen door in het linkerbovenmenu het keuzemenu uit te rollen. Plaats de cursor op het oranje driehoekje en klik vervolgens op “Kwaliteitshandboek”.

2. Structuur en opbouw van het kwaliteitshandboek Het kwaliteitshandboek omvat vier verschillende documententypes of –niveaus. Elk niveau wordt aangegeven door een icoon en elk document heeft een unieke code. Niveau Modeldocument Icoon Identificatiecode Voorbeeld

1

Hoofdstuk van het kwaliteitshandboek dat de algemene principes en de

richtlijnen voor het desbetreffende onderwerp herneemt

KH gevolgd door de code van het hoofdstuk

Hoofdstuk Personeel MQ-PERSON

2 Bijlage bij het hoofdstuk van het

kwaliteithshandboek

KH + code van het hoofdstuk + BIJLAGE + nummer van de bijlage

(2 cijfers)

Bijlage Organigram KH-PERSON-BIJLAGE-01

3 Procedure.

Somt de werkinstructies en de verantwoordelijkheden op.

Code van het hoofdstuk + PROC + nummer van de procedure

(2 cijfers)

Procedure Delegatie bij afwezigheid van de titularis

PERSON-PROC-01

4 Bijlage bij een procedure

Code van het hoofdstuk + PROC + nummer van de procedure

(2 cijfers) + BIJLAGE + nummer van de bijlage(2 cijfers)

Bijlage bij de procedure Inlichtingenfiche

PERSON-PROC-01-ANNEXE-01

Het icoon geeft aan dat het een registratiedocument betreft (zie pag. 25 – 7.4. Registratiedocument).

6

De gebruikte afkortingen in de identificatiecodes zijn in de onderstaande tabel opgesomd:

EQUIP Hoofdstuk Uitrusting

EVAL Hoofdstuk Evaluatie en verbetering van het kwaliteitssysteem

GENERA Hoofdstuk Algemeenheden

HOME Hoofdstuk Verstrekking aan personen die in gemeenschap leven

KH Kwaliteitshandboek

LOCAL Hoofdstuk Lokalen

LOGIST Hoofdstuk Logistiek van de specialiteiten, grondstoffen, medische hulpmiddelen en andere verzorgings- of gezondheidsproducten

MAGIST Hoofdstuk Magistrale en officinale bereidingen

OPVOLG Hoofdstuk Voortgezette farmaceutische zorg

PERSON Hoofdstuk Personeel

PROC Procedure

WACHT Hoofdstuk Wachtdienst

ZORG Hoodfstuk Basis farmaceutische zorg

Op de website zijn de verschillende documenten dus te herkennen aan de iconen, de identificatiecodes en hun titels.

7

3. Homepage De startpagina of homepage is de eerste pagina waarop u terecht komt nadat u het APB-nummer van uw apotheek hebt aangeklikt. Belangrijke berichten worden in het kort op deze pagina weergegeven (zinnen in het oranje), zoals de nieuwe functionaliteiten en de nieuwe beschikbare documenten op de website.

3.1. Menubalk van de homepage

Linkerkant

Het menu klapt uit als u de cursor op het oranje driehoekje plaatst en geeft u toegang tot:

de module van Zelfevaluatie, wanneer u zich in het kwaliteitshandboek bevindt;

de module van het kwaliteitshandboek, wanneer u zich in de zelfevaluatiemodule bevindt. De menubalk van het kwaliteitshandboek bovenaan bestaat uit 6 rubrieken:

Homepage: geeft u de mogelijkheid om terug te keren naar de startpagina of de homepage.

Voorstelling: geeft u een korte, algemene inleiding over het kwaliteitshandboek en de vertrouwelijkheidverklaring (privacy statement) van de website MyQualityAssistant. Daarnaast heeft u hier ook toegang tot veelgestelde vragen (Frequently Asked Questions)

Nieuwigheden: geeft u een gedetailleerde uitleg over de nieuwe documenten die op de website beschikbaar zijn, over de doorgevoerde veranderingen en over de nieuwe functionaliteiten.

Gebruiksgids: geeft u de toegang tot:

- de gedetailleerde handleiding van de website;

- de inhoudstafel van MyQualityAssistant;

- de ‘Beknopte Gids’ die u kort verklaart hoe u snel op weg helpt bij de aanmaak van uw kwaliteitshandboek.

Contact: bevat de gegevens van de contactpersonen. Deze kunt u contacteren indien u vragen hebt over de website of toegangsproblemen ondervindt.

Benchmarking, deze functie laat u toe om uw status wat betreft de aanmaak van uw kwaliteitshandboek te vergelijken met uw collega-apothekers (zie pag. 30 – 10. Benchmarking).

8

Rechterkant

Met het eerste uitklapmenu aan de rechterkant kunt u:

de taal veranderen;

de rubriek “Mijn Profiel“ bekijken, hier staan de gegevens van de persoon die momenteel

ingelogd is;

zich afmelden.

Met het tweede uitklapmenu kunt u:

Het “Apotheek profiel“ raadplegen met daarin: - de gegevens van de apotheek; - de lijst met personen die toegang hebben tot het kwaliteitshandboek van de apotheek.

Deze lijst is een controlemiddel voor de titularis van de apotheek. Als er gegevens niet correct zijn, gelieve dit door te geven via e-mail naar myqualityassistant@apb.be;

- de gebruikte opslagruimte (“disk quota”) en de ruimte die nog beschikbaar is om uw eigen documenten op te laden (zie pag. 29 – 9. Een eigen document opladen).

Het kwaliteitshandboek van een andere officina selecteren, wanneer u bijvoorbeeld in twee apotheken werkt.

9

3.2. Het centrale gedeelte

3.2.1. Tabel “Mijn documenten die weldra gaan vervallen“ Deze tabel geeft de documenten weer die reeds vervallen zijn of die gaan vervallen in de komende 3 maanden. Om een nieuwe versie van uw document aan te maken, klik op de code van het document in de tabel en vervolgens op de knop “Maak nieuwe apotheekversie“ (zie pag. 18 – Een nieuwe versie aanmaken van een gevalideerd document).

3.2.2. Tabel “Mijn nog in te vullen documenten voor het kwaliteitshandboek”. In deze tabel zijn alle documenten van MyQualityAssistant die nog niet door u werden ingevuld, weergeven. Deze tabel kan meerdere pagina’s beslaan. Met de pijltjes onderaan het kader kunt u van de ene naar de andere pagina overgaan.

10

Bovenaan dit kader bevinden zich 2 filters:

“Toon enkel nieuwe documenten (gepubliceerd < 3 maanden)”. Deze filter geeft u de mogelijkheid om de recentelijk gepubliceerde (minder dan 3 maanden geleden) documenten weer te geven (zie pag. 12 – 3.4. Filters);

“Toon enkel wettelijk verplichte documenten”. Deze filter zorgt ervoor dat de tabel enkel de wettelijk verplichte documenten weergeeft (zie pag. 12 – 3.4. Filters).

3.2.3. Tabel “Mijn documenten in opmaak” In deze tweede tabel worden de documenten die in opmaak zijn en nog niet werden gevalideerd, weergegeven. Om naar een document te gaan en het verder in te vullen, klikt u op de code van het document in de eerste kolom van de tabel. Vervolgens klikt u op de knop “Pas mijn document aan” (zie pag. 17 – 5.2. Een ingevuld document aanpassen). Ook deze tabel kan meerdere pagina’s bevatten. Met de pijltjes onderaan dit kader kunt u van de ene pagina naar de andere bladeren.

11

3.3. Linkermenu Het linkermenu wordt onder de vorm van een boomstructuur weergegeven. Zo kunt u gemakkelijk naar de verschillende hoofdstukken en documenten van het kwaliteitshandboek overgaan. Door op de driehoekjes te klikken, verschijnen de verschillende documenten die tot een bepaald hoofdstuk behoren. Wanneer de filter “Toon enkel wettelijk verplichte documenten”, bovenaan het linkermenu, aangevinkt wordt, zijn enkel de wettelijk verplicht documenten zichtbaar (zie pag. 12 – 3.4. Filters).

12

3.4. Filters

3.4.1. Toon enkel de wettelijk verplichte documenten Wanneer de filter “Toon enkel wettelijk verplichte documenten”, bovenaan het linkermenu, aangevinkt wordt, verschijnen enkel de wettelijk verplicht documenten. Deze filter is terug te vinden bovenaan het linkermenu, alsook boven de tabellen. De filters boven het linkermenu en boven de tabellen zijn niet aan elkaar gelinkt. Dit wil zeggen dat als een filter in het linkermenu aangevinkt wordt, deze niet automatisch aangevinkt wordt boven de tabellen.

Door de niet-wettelijk verplichte documenten “uit te schakelen”, kunt u zich focussen op de wettelijk verplichte documenten. Waar dienen de niet-wettelijk verplichte documenten voor? Deze documenten vervolledigen het kwaliteitssysteem in de apotheek en vergemakkelijken het werk in de apotheek.

Let op, wanneer de filter “Toon enkel wettelijk verplichte documenten” aangevinkt werd, zijn de niet-wettelijk verplichte documenten niet meer zichtbaar. Als u naar een niet-wettelijk verplicht document wilt overgaan, moet u hiervoor de filter uitvinken !

3.4.2. Toon enkel nieuwe documenten (gepubliceerd < 3 maanden) Wanneer de filter “Toon enkel nieuwe document” aangevinkt wordt, verschijnen enkel de nieuwe documenten, dit wil zeggen de documenten die minder dan drie maanden geleden op de site gepubliceerd werden. Deze filter bevindt zich links boven de tabel die de nog in te vullen documenten weergeeft.

3.4.3. Toon de gearchiveerde documenten Als deze filter aangevinkt wordt, worden de documenten met de status “Gearchiveerd” weergegeven in de tabel met de reeds ingevulde documenten (zie pag. 21 – 6. Gearchiveerde documenten).

13

4. Overzicht van een hoofdstuk Het is mogelijk om een overzicht per hoofdstuk te verkrijgen van de ingevulde documenten enerzijds versus de documenten die nog ingevuld moeten worden. Om dit overzicht te bekomen, klikt u op de naam van het hoofdstuk in het linkermenu. Nadat u de titel van een hoofdstuk hebt aangeklikt, komt u op de pagina “Hoofdstuk” terecht. Deze pagina bevat:

Een tabel “Mijn nog in te vullen documenten voor dit hoofdstuk”. In deze tabel wordt een overzicht weergegeven met alle nog in te vullen documenten voor dit hoofdstuk.

Een tabel “Mijn ingevulde documenten voor dit hoofdstuk” waarin de documenten die u wel reeds invulde gegroepeerd staan.

Om een document te openen, volstaat het om op de code te klikken. Om de documenten af te drukken, zie pag. 26 – 8. Documenten afdrukken.

14

5. Een document oproepen

5.1. Een document aanmaken Open een document door op de naam van het document in het linkermenu te klikken of op de code in de tabel “Mijn nog in te vullen documenten…”. Om het gewenste document te openen, klikt u vervolgens op de knop “Aanmaak mijn document”, rechts boven de eerste tabel. U kunt het document in het Nederlands of in het Frans aanmaken. De keuze van de taal zorgt ervoor dat de apotheker-titularis zijn personeelsleden de documenten die hen aanbelangen in hun moedertaal kan bezorgen. Het modeldocument of de template wordt geopend. Nu kunt u de inhoud van het document lezen en de variabele velden in het blauw aanpassen. Deze blauwe zones bevat suggesties. Aan u om de inhoud van deze velden aan te passen aan uw eigen situatie of aan de manier waarop er in uw apotheek gewerkt wordt.

15

Eenmaal het document ingevuld, kunt u dit bewaren door op de knop “Bewaar” helemaal bovenaan of onderaan uw document te klikken. De status van het document is nu “In opmaak”. Een document “In opmaak” kan geraadpleegd, afgedrukt, veranderd, verwijderd of gevalideerd worden. Geldigheidsduur: zie pag. 23 – 7.2. Status en geldigheidsduur Status van de documenten: zie pag. 23 – 7.2. Status en geldigheidsduur Aantal exemplaren van een document: zie pag. 22 – 7.1. Aantal exemplaren

5.1.1. Linken gebruiken

Om een ander document via een link te raadplegen, zonder de aangebrachte wijzigingen van het document waarin u zich bevindt te verliezen, klik met uw rechtermuisknop op de link en kies ervoor om het te openen in een nieuw venster. Opmerking: De vermelde code die ervoor zorgt dat u via een link naar een ander document kan overgaan, komt overeen met de titel van het document die in het blauwe kader gepreciseerd is. In de afbeelding hierboven staat bijvoorbeeld de code ZORG-PROC-08, dewelke dus overeenkomt met of verwijst naar de procedure “Registratie” zoals in het blauwe vakje vermeld.

Klikken op

rechtermuis-

knop

16

5.1.2. Opmaak van de variabele blauwe velden Wanneer u in een variabel veld klikt, verschijnt er onmiddellijk een opmaakbalkje bovenaan het veld. Dankzij dit balkje kunt u de gehele tekst of een deel ervan opmaken: vet gedrukt, schuin gedrukt, onderlijnd of in kleur. Zoals in alle andere tekstverwerkingsprogramma’s hoeft u enkel met uw muis over de woorden die u wilt opmaken te glijden en vervolgens de gewenste functie aan te klikken. Hetzelfde geldt als u deze opmaak ongedaan wilt maken: selecteer de tekst en klik opnieuw op de functie in de opmaakbalk.

In grotere veranderlijke zones beschikt de opmaakbalk over een extra functie, namelijk deze van de opsommingtekens (met “bolletjes” of cijfers).

5.1.3. Kopiëren en plakken in veranderlijke documenten

Het is mogelijk om tekst te kopiëren en daarna te plakken in een veranderlijk blauw veld. Let wel, plakken is

enkel mogelijk met de sneltoetscombinaties van het toetsenbord: Ctrl en c tegelijkertijd indrukken om te

kopiëren en Ctrl en v om te plakken.

17

5.2. Een ingevuld document aanpassen Terugkeren naar een bewaard document (met als status “In opmaak”), bijvoorbeeld om het document te vervolledigen of aan te passen, kan door op de naam van het document in het linkermenu te klikken en vervolgens op de code of de titel in de tabel “Mijn ingevulde documenten voor…”. Klik daarna op “Pas mijn document aan”. De blauwe velden zijn weer zichtbaar. Als u klaar bent met het bewerken van het document, slaat u dit weer opag. Zolang het document “In opmaak” is (en dus enkel wordt opgeslagen en niet wordt gevalideerd), kan het nog bewerkt worden.

18

5.3. Een ingevuld document valideren Eenmaal de redactie van een document beëindigd is, moet u dit valideren zodat het document “geldig” is en in de apotheek van toepassing is. Om een document te valideren, klikt u op de knop “Valideer mijn document”. Voer de datum van het begin van de geldigheid van het document in en klik opnieuw op de knop “Valideer mijn document”. Een gevalideerd document kan niet meer aangepast worden zonder dat er een nieuwe versie van gemaakt moet worden (zie pag. 18 – 5.4. Een nieuwe versie aanmaken van een gevalideerd document). Een gevalideerd document kan geraadpleegd, afgedrukt en gearchiveerd worden, maar kan ook als basis dienen voor een nieuwe versie voor de apotheek.

5.4. Een nieuwe versie aanmaken van een gevalideerd document Als u een gevalideerd document wenst te wijzigen of als de vervaldatum van uw document verstrijkt, kunt u een nieuwe versie van het document aanmaken door te klikken op de knop “Maak nieuwe apotheekversie”. De gebruikte versie om een nieuwe versie te creëren is de laatste versie van het document, dus het document dat u het meest recent heeft ingevuld en gevalideerd (uw tekst verschijnt in de blauwe zones). Op deze manier is het niet nodig om helemaal opnieuw te beginnen met het invullen van uw document. Eenmaal de veranderingen af zijn, moet u het document opslaan en valideren. De voorgaande versie wordt automatisch gearchiveerd. Als u een nieuwe versie van een document wilt maken, vertrekkend vanuit het modeldocument of de template, klik dan op “Archiveer mijn document” en maak vervolgens een nieuwe versie van het document aan (zie pag. 14 – 5.1. Een document aanmaken). Opmerking: Wanneer een nieuwe apotheekversie van een document gemaakt wordt, kan de titel niet veranderd worden. Enkel bij documenten die in meerdere exemplaren kunnen bestaan (zie pag. 22 – 7.1. Aantal exemplaren), kan de titel gewijzigd worden. Om een nieuwe versie te maken van een gevalideerd document en om de titel wel aan te passen: zie pag. 19 -5.5. Een gevalideerd document kopiëren.

19

5.5. Een gevalideerd document kopiëren U kunt een kopie maken van een gevalideerd document, maar enkel voor het document waarvan meerdere exemplaren mogelijk zijn (zie pag. 22 – 7.1. Aantal exemplaren). Deze functie kan handig zijn als u bijvoorbeeld dezelfde functiebeschrijving wenst te gebruiken voor meerdere medewerkers. U hoeft dan enkel de titel en de naam van de medewerker te veranderen. Nadat u het te kopiëren document geselecteerd hebt, klikt u op de knop “Kopieer mijn document”. De titel van het nieuwe document kan gewijzigd worden, net zoals de tekst zelf.

5.6. Migreren naar een nieuwe APB-versie De APB-versie van een document is de modelversie die door APB wordt voorgesteld. Als er wijzigingen in deze modelteksten doorgevoerd worden (verandering in de wetgeving, bijvoorbeeld), wordt dit door APB aangepast en krijgt het document ook een nieuw nummer als versie APB. Wanneer u uw gevalideerd document opnieuw raadpleegt, krijgt u een verwittiging dat er een nieuwe versie van de template (dus van het APB-model) beschikbaar is. U kunt gemakkelijk een nieuwe versie van uw document aanmaken op basis van het nieuwe APB-model of de nieuwe template, klik hiervoor op de knop “Migreer mijn document naar nieuwe APB versie”.

20

U wordt via de homepage verwittigd als een migratie naar de nieuwe APB-versie noodzakelijk is (bijvoorbeeld bij een grote verandering in de wetgeving). Bij minieme wijzigingen is migratie niet nodig. Als u in de toekomst uw document aanpast, bv. omdat de vervaldatum verstrijkt, dan wordt de nieuwe versie van uw document automatisch in de meeste recente APB-versie aangeboden. Bij elk variabel blauw veld kan u kiezen welke tekst u wil bewaren: kies “Mijn tekst” indien u deze wil bewaren of “Voorstel” indien u de suggestie wil bewaren. Indien de tekst in beide zones identiek is, wordt de zone “Mijn tekst“ automatisch geselecteerd. Het is steeds mogelijk de tekst aan te passen. Als u klaar bent, klik dan opnieuw op de knop “Migreer mijn document naar nieuwe APB-versie”. Op deze manier wordt een nieuwe versie van een document dat gebaseerd is op de meest recente APB-versie, aangemaakt. Bij migratie wordt de vorige versie automatisch gearchiveerd.

21

6. Gearchiveerde documenten De gearchiveerde documenten zijn niet meer geldig. Ze zijn ook niet meer zichtbaar in de tabel “Mijn ingevulde documenten voor…”, behalve als de filter “Toon mijn gearchiveerde documenten” aangevinkt is. Een gearchiveerd document kan dienst doen als basis om een nieuwe apotheekversie aan te maken, bijvoorbeeld als de versie per ongeluk gearchiveerd werd (zie pag. 18 – 5.4. Een nieuwe versie aanmaken van een gevalideerd document). Indien gewenst kunnen gearchiveerde documenten permanent verwijderd worden door op de knop “Verwijder mijn document“ te klikken. Bij documenten waarvan meerdere exemplaren mogelijk zijn, kan, eenmaal gevalideerd, een kopie gemaakt worden (zie pag. 19 – 5.5. Een gevalideerd document kopiëren).

22

7. Eigenschappen van documenten

7.1. Aantal exemplaren

7.1.1. Document waarvoor maar één exemplaar mogelijk is.

Voor de meeste documenten bestaat er maar één exemplaar. Dit is altijd het geval bij hoofdstukken en

bij procedures . Om te weten of een document in één of meerdere exemplaren aangemaakt kan worden, klikt u op de naam van het document in het linkermenu. In de eerste tabel, in de derde kolom wordt aangegeven hoeveel exemplaren van een document mogelijk zijn. In de vierde kolom wordt weergegeven of het document al dan niet wettelijk verplicht is. Als een document, waarvan slechts één exemplaar mogelijk is, werd aangemaakt, dan wordt de knop “Aanmaak mijn document NL” grijs. Om een document te openen, klikt u op de code in de tabel “Mijn ingevulde documenten voor …”.

23

7.1.2. Documenten waarvan meerdere exemplaren mogelijk zijn Van sommige documenten kunnen meerdere exemplaren aangemaakt worden. Dit zijn meestal bijlagen bij

een hoofdstuk en bij een procedure . Bij een dergelijk document blijft de knop “Aanmaak mijn document” actief (en dus oranje). Wanneer een document aangemaakt (zie pag. 14 – 5.1. Een document aanmaken) wordt waarvan meerdere exemplaren kunnen bestaan, voorzie deze dan van een unieke titel om zo het onderscheid te kunnen maken tussen de verschillende exemplaren: bijvoorbeeld, schrijf de naam van de adjunct bij de functiebeschrijvingen van elke adjunct tijdens het aanmaken van de documenten.

Een document waarvan meerdere exemplaren mogelijk zijn, kan eenmaal het gevalideerd is, gekopieerd worden. Deze functie kunt u gebruiken als u bijvoorbeeld enkel de titel wenst te veranderen en niet de inhoud (zie pag. 19 – 5.5. Een gevalideerd document kopiëren).

7.2. Status en geldigheidsduur Een document kan verschillende statussen hebben:

“In opmaak”: Het document werd aangemaakt en bewaard. Het is mogelijk om dit document aan te passen;

“Gevalideerd”: De aanmaak of het vervolledigen van dit document is beëindigd. Dit document is volledig ingevuld en is definitief. Het is van toepassing in de apotheek;

“Gearchiveerd”: Het document is niet meer geldig en werd gearchiveerd;

“Gevalideerd – Vervallen“: een document waarvan de geldigheidsduur verstreken is. Een nieuwe versie dient hiervoor aangemaakt te worden (zie pag. 18 – 5.4. Een nieuwe versie aanmaken van een gevalideerd document).

De status van de documenten wordt aangegeven in de tabel “Mijn ingevulde documenten voor …”. Om gearchiveerde documenten nog te kunnen raadplegen (om als basis van een nieuwe versie te kunnen gebruiken), moet de filter “Toon mijn gearchiveerde documenten” aangevinkt worden. De documenten waarvoor de geldigheidsduur verstreken is worden eveneens weergegeven in de tabel “Mijn documenten die weldra gaan vervallen“ op de homepage. Het veld “Aantal jaren geldig” is reeds ingevuld. Met een uitklapbaar lijstje kiest u de geldigheidsduur van een document. De vermelding “Niet van toepassing” kan gebruikt worden bij de documenten waarvoor het niet nodig is om een geldigheidsduur in te geven, bijvoorbeeld bij de meeste bijlagen. De geldigheidsduur van de hoofdstukken en de procedures is, eenmaal die gevalideerd werden, beperkt. De geldigheidsduur van

een hoofdstuk bedraagt 5 jaar, deze van een procedure bedraagt 3 jaar. De vervaldatum van een document verschijnt in de vierde kolom “Geldig tot”.

24

7.3. Versie Elk aangemaakt document krijgt 2 cijfers toegekend betreffende de versies:

“Versie APB”: Dit nummer stemt overeen met de versie van het modeldocument (template) dat als basis dient om het document aan te maken (en dus door APB “voorgesteld” wordt);

“Apotheekversie”: Dit nummer geeft aan hoeveel versies u heeft aangemaakt.

25

7.4. Registratiedocument

Een registratiedocument wordt gekenmerkt door het icoon . Dit is een document, meestal een bijlage, waarvan de velden ook na het valideren vervolledigd kunnen worden. Deze velden verschijnen in het geeloranje. Van deze documenten kunnen meerdere exemplaren aanwezig zijn (zie pag. 23 – 7.1.2. Documenten waarvan meerdere exemplaren mogelijk zijn).

De velden in de “Leeslijst” op het einde van hoofdstukken en procedures , verschijnen eveneens in het geeloranje en kunnen dus nog na validatie van het document ingevuld worden.

26

8. Documenten afdrukken

8.1. (Niet-ingevulde) modeldocumenten afdrukken 8.1.1. Een document afdrukken Wenst u, alvorens alles in te vullen, de modeldocumenten (templates) af te drukken, klik dan op de knop “Afdrukken template NL”. Om het document af te drukken, klik op “Openen / Open” en druk het vervolgens af. Als u het document wilt opslaan op uw computer, klik dan op “Opslaan / Save”. U krijgt het document in pdf-formaat te zien. De titel van het hoofdstuk geeft aan dat het een template of modeldocument betreft en ook de invulvelden zijn zichtbaar.

27

8.1.2. Meerdere documenten afdrukken Het is ook mogelijk om in één keer alle documenten van een hoofdstuk die nog niet werden ingevuld af te drukken. Klik in het linkermenu op de naam van het hoofdstuk dat u wilt raadplegen. Klik vervolgens op “Alles afdrukken” bovenaan de tabel “Mijn in te vullen documenten voor dit hoofdstuk”. Alle documenten die in de tabel verschijnen worden afgedrukt: het hoofdstuk, de procedures en de bijlagen. Met de filters bovenaan de tabel kunt u kiezen om enkel de wettelijk verplichte documenten of de meeste recente documenten af te drukken.

8.2. Ingevulde documenten afdrukken 8.2.1. Een document afdrukken Om een reeds ingevuld document af te drukken, waarvan de status “In opmaak” of “Gevalideerd” is, klikt u eerst op de titel in het linkermenu en vervolgens op de titel in de tabel “Mijn ingevulde documenten voor …”. Klik tenslotte op de knop “Print mijn document af”. Om het document af te drukken, klik op “Openen / Open” en druk het vervolgens af. Als u het document wilt opslaan / bewaren op uw persoonlijke computer, klik dan op “Opslaan / Save” (zie pag. 26 – 8.1.1. Een document afdrukken). De afgedrukte documenten van het kwaliteitshandboek worden geïdentificeerd door een hoofding en voettekst die de naam van de apotheek hernemen.

28

8.2.2. Meerdere documenten afdrukken Om meerdere documenten van een hoofdstuk, die reeds werden ingevuld af te drukken, klik in het linkermenu op de naam van het hoofdstuk dat u wenst te raadplegen. Bovenaan de tabel “Mijn ingevulde documenten voor dit hoofdstuk”, klikt u op “Alles afdrukken”. Het is ook mogelijk om enkele documenten te selecteren of enkel de wettelijk verplichte documenten af te drukken of zelfs gearchiveerde documenten te selecteren om af te drukken (filters). Het is ook mogelijk om alle ingevulde documenten van een procedure of een bijlage in één keer af te drukken. De manier waarop u dit kunt doen, is altijd dezelfde: klik op de naam van de procedure of de bijlage in het linkermenu en vervolgens op “Alles afdrukken” bovenaan de tabel “Mijn ingevulde documenten voor…”.

29

9. Een eigen document opladen Het is mogelijk om uw eigen documenten op te laden in het systeem. Eerst dient u te selecteren op welk niveau u uw documenten wilt opladen: bij een hoofdstuk, een procedure of een bijlage. Dit doet u door op de titel van een hoofdstuk, een procedure of een bijlage te klikken in het linkermenu. Klik vervolgens op de knop “Laad mijn document op” in de tabel “Mijn persoonlijke toegevoegde documenten voor …”. Voer de titel van het document in en eventueel ook de geldigheidsduur. Klik op de knop “Selecteer” om het bestand dat u wilt opladen te selecteren en vervolgens op “Laad mijn document op”. Het opgeladen document verschijnt nu in de tabel “Mijn persoonlijke documenten voor …”. U kan het document raadplegen door op de titel van het document te klikken. Het document verwijderen doet u door op “Verwijder” te klikken. De opgeladen documenten kunnen niet gewijzigd worden. Het opladen van documenten is beperkt tot 50 MB. Hoeveel MB er nog beschikbaar is, kunt u nagaan in het apotheekprofiel, zie “Apotheek profiel” in het uitklapmenu (bovenaan rechts) waarin de naam van de apotheek vermeld staat.

30

10. Benchmarking Deze functie vindt u terug onder de rubriek “Benchmarking”, in de menubalk aan de linkerkant. Benchmarking is een vergelijkende evaluatie waarmee u ziet hoever u staat met het aanmaken van het kwaliteitshandboek (a.d.h.v. My Quality Assistant) vergeleken met collega-apothekers. De gegevens die in de tabel geven aan hoever u staat met het aanmaken van uw kwaliteitshandboek in vergelijking met het aantal beschikbare templates (of modeldocumenten) op de website (wettelijk verplicht en niet-verplicht). Ook kunt u zien hoever u staat vergeleken met het gemiddelde van uw collega-apothekers.

31

Module

Zelfevaluatie

32

1. Toegang tot de module Zelfevaluatie

Toegang tot deze module wordt verkregen via het selectiemenu links bovenaan. Plaats de cursor op de omgekeerde oranje driehoek en het keuzemenu (kwaliteitshandboek of zelfevaluatie) klapt open. Klik vervolgens op "Zelfevaluatie" om toegang te krijgen tot de module.

2. Homepage

Menubalk bovenaan de homepage De functionaliteiten en consulteerbare rubrieken op de homepage van de zelfevaluatiemodule zijn gelijkaardig aan deze van de homepage van het kwaliteitshandboek, maar hun inhoud handelt enkel over de zelfevaluatiemodule. Hoofdmenu "Overzicht vragenlijsten" Via dit menu krijgt u een overzicht van de verschillende vragenlijsten. Hier wordt eveneens voor elke ingevulde vragenlijst het meest recente resultaat weergegeven. De vragenlijsten zijn gegroepeerd per thema, vergelijkbaar met en aansluitend bij de hoofdstukken van het kwaliteitshandboek.

33

3. Een vragenlijst invullen

Klik in het hoofdmenu op de naam van een vragenlijst die u wil invullen. Volgend scherm verschijnt waarbij u kan kiezen uit: • Vragenlijst invullen in het Nederlands • Vragenlijst invullen in het Frans • Naar overzicht vragenlijsten (= terug naar het hoofdmenu) Klik op "Vragenlijst invullen in het Nederlands" om te starten.

De naam van de persoon die de vragenlijst invult kan desgewenst nog gewijzigd worden. Klik op "Start vragenlijst" om te beginnen.

34

Klik op het antwoord (u kan maar één antwoord aankruisen). Klik op "Volgende" om door te gaan naar de volgende vraag. Herhaal dit tot u aan het einde van de vragenlijst komt.

Klik na het doorlopen van alle vragen op "Naar overzicht" om naar uw resultaat te bekijken in de tabel "Overzicht ingevulde vragenlijsten".

35

4. Overzicht ingevulde vragenlijsten

Deze tabel geeft, voor één specifieke vragenlijst, volgende gegevens weer • Datum waarop de vragenlijst werd ingevuld • De persoon die de vragenlijst heeft ingevuld • Behaalde score voor de wettelijk verplichte items • Behaalde score voor de niet-wettelijk verplichte items • Totaalscore • Klik op "Resultaat" om het evaluatierapport te consulteren • Klik op "Afdrukken" om het evaluatierapport af te drukken (pdf-formaat) Klik op "Naar overzicht vragenlijsten" om terug te keren naar het hoofdmenu.

5. Evaluatierapport

Na het doorlopen van een vragenlijst wordt een rapport gegenereerd worden dat uit 2 delen bestaat. In een eerste luik worden volgende gegevens weergegeven: • Score voor de wettelijk verplichte items; • Score voor de niet-wettelijk verplichte items; • Score voor het totaal; • Feedback veld; • Overzicht van de vragen waarvoor het gegeven antwoord ontoereikend was, alsook de reden waarom het gegeven antwoord ontoereikend was; • Een veld voor persoonlijke notities aan te brengen. In dit veld kan u bv. het actieplan vermelden over hoe u de eventuele tekortkomingen zal wegwerken en op welke termijn. Wijzigingen in dit veld kunt u bewaren, zodat u de persoonlijke nota’s te allen tijde kan aanpassen en bijwerken. In een tweede luik worden alle vragen opgelijst met daarbij de gegeven antwoorden.

1

Inhoudstafel MyQualityAssistant

Kwaliteitshandboekmodule

Hoofdstuk ALGEMEENHEDEN

NV Algemeenheden (KH-GENERA)

Procedure

NV Beheer van documenten

(GENERA-PROC-01)

Bijlagen bij het hoofdstuk

NV Administratieve gegevens (KH-GENERA-BIJLAGE-01)

NV Plaats en rol van de apotheker in het geneesmiddelen- en gezondheidszorgcircuit

(KH-GENERA-BIJLAGE-02)

Hoofdstuk PERSONEEL

V Personeel (KH-PERSON)

Procedures en hun bijlagen

V Delegatie bij afwezigheid van de titularis (PERSON-PROC-01)

NV Inlichtingenfiche (PERSON-PROC-01-BIJLAGE-01)

NV Functioneringsgesprek (PERSON-PROC-02)

NV Fiche functioneringsgesprek (PERSON-PROC-02-BIJLAGE-01)

NV Evaluatiegesprek (PERSON-PROC-03)

NV Fiche evaluatiegesprek (PERSON-PROC-03-BIJLAGE-01)

Bijlagen bij het hoofdstuk

V Nominatief en functioneel organigram (KH-PERSON-BIJLAGE-01)

V Individuele functiebeschrijving titularis (KH-PERSON01-BIJLAGE-02)

V Individuele functiebeschrijving adjunct (KH-PERSON02-BIJLAGE-02)

V Individuele functiebeschrijving FTA (KH-PERSON03-BIJLAGE-02)

V Individuele functiebeschrijving andere (KH-PERSON04-BIJLAGE-02)

NV Sollicitatiegesprek mogelijke werknemer (KH-PERSON-BIJLAGE-03)

NV Individuele personeelsfiche (KH-PERSON-BIJLAGE-04)

NV Administratieve gegevens bij aanwerving van een nieuw personeelslid

(KH-PERSON-BIJLAGE-05)

V Evaluatieverslag van opleidingen (KH-PERSON-BIJLAGE-06)

NV Intern communicatieschrift (KH-PERSON-BIJLAGE-07)

V Verslagblad overleg tussen de teamleden (KH-PERSON-BIJLAGE-08)

NV Onthaal van een nieuwe werknemer (KH-PERSON-BIJLAGE-09)

Hoofdstuk (= algemene richtlijnen)

Bijlage bij hoofdstuk

Procedure (= verantwoordelijkheden en werkinstructies)

Bijlage bij procedure

V Wettelijk verplicht

NV Niet - wettelijk verplicht

2

Hoofdstuk PRODUCTEN LOGISTIEK

V Logistiek van de specialiteiten, grondstoffen, medische hulpmiddelen en andere verzorgings- of

gezondheidsproducten (KH-LOGIST)

Procedures en hun bijlagen

NV Keuze en beoordeling leveranciers (LOGIST-PROC-01)

NV Coördinaten leveranciers (LOGIST-PROC-01-BIJLAGE-01)

NV Beoordeling van de leverancier (LOGIST-PROC-01-BIJLAGE-02)

NV Bestelling (LOGIST-PROC-02)

NV Uurrooster van de bestellingen en leveringen (LOGIST-PROC-02-BIJLAGE-01)

NV Artsenverklaring (LOGIST-PROC-02-BIJLAGE-02)

NV Beheer van producten niet in voorraad (LOGIST-PROC-03)

NV Bestelformulier (LOGIST-PROC-03-BIJLAGE-01)

NV Bestelformulier (elektronisch) (LOGIST-PROC-03-BIJLAGE-01E)

V Ontvangst van de producten (LOGIST-PROC-04)

V Register van de ontvangst van grondstoffen (LOGIST-PROC-04-BIJLAGE-01)

V Register van de ontvangst van grondstoffen (elektronisch)

(LOGIST-PROC-04-BIJLAGE-01E)

NV Importregister (LOGIST-PROC-04-BIJLAGE-02)

NV Importregister (elektronisch) (LOGIST-PROC-04-BIJLAGE-02E)

NV Register van de ontvangst van diergeneeskundige geneesmiddelen

(LOGIST-PROC-04-BIJLAGE-03)

NV Register van de ontvangst van diergeneeskundige geneesmiddelen (elektronisch)

(LOGIST-PROC-04-BIJLAGE-03E)

NV Register van niet – conforme producten (LOGIST-PROC-04-BIJLAGE-04)

NV Register van niet – conforme producten (elektronisch) (LOGIST-PROC-04-BIJLAGE-04E)

V Opslag en bewaring (LOGIST-PROC-05)

V Toezicht op de vervaldatum van de producten en verwijdering van vervallen producten

(LOGIST-PROC-06)

NV Vernietigingsattest – Lijst van psychotrope en verdovende producten

(LOGIST-PROC-06-BIJLAGE-01)

NV Vernietigingsattest – Lijst van psychotrope en verdovende producten (elektronisch)

(LOGIST-PROC-06-BIJLAGE-01E)

NV Lijst van de vervallen producten (LOGIST-PROC-06-BIJLAGE-02)

NV Lijst van de vervallen producten (elektronisch) (LOGIST-PROC-02-BIJLAGE-02E)

V Inzameling en verwijdering van geneesmiddelen door particulieren teruggebracht

(LOGIST-PROC-07)

3

Hoofdstuk BEREIDINGEN

V Magistrale en officinale bereidingen (KH-MAGIST)

Procedures en hun bijlagen

NV Uitbesteding magistrale bereiding (MAGIST-PROC-01)

NV Checklist uitbesteding magistrale bereiding (MAGIST-PROC-01-BIJLAGE-01)

NV Aanvraagformulier voor een uitbesteding (MAGIST-PROC-01-BIJLAGE-02)

V Bereidingswijzen (MAGIST-PROC-02)

NV Kwaliteit van het water (MAGIST-PROC-02-BIJLAGE-01)

V Algemeen protocol (MAGIST-PROC-02-BIJLAGE-02)

V Protocol poedermengsel (MAGIST-PROC-02-BIJLAGE-03)

V Protocol capsules (MAGIST-PROC-02-BIJLAGE-04)

V Protocol oplossingen / siropen (MAGIST-PROC-02-BIJLAGE-05)

V Protocol crèmes / zalven / gels (MAGIST-PROC-02-BIJLAGE-06)

V Protocol zetpillen (MAGIST-PROC-02-BIJLAGE-07)

V Protocol collyres (MAGIST-PROC-02-BIJLAGE-08)

V Protocol emulsies (MAGIST-PROC-02-BIJLAGE-09)

V Protocol suspensies (MAGIST-PROC-02-BIJLAGE-10)

Bijlage bij het hoofdstuk

V Niet-limitatieve lijst risicovolle stoffen (KH-MAGIST-BIJLAGE-01)

Hoofdstuk WACHTDIENST

NV Wachtdienst (KH-WACHT)

Bijlage bij het hoofdstuk

NV Checklist wachtdienst (KH-WACHT-BIJLAGE-01)

4

Hoofdstuk BASIS FARMACEUTISCHE ZORG

V Basis Farmaceutische Zorg (KH-ZORG)

Procedures en hun bijlagen

V Onthaal van de patiënt (ZORG-PROC-01)

V Administratieve controle (ZORG-PROC-02)

V Validatie van de vraag voor niet - voorgeschreven geneesmiddelen (ZORG-PROC-03)

V Validatie van de vraag voor voorgeschreven geneesmiddelen (ZORG-PROC-04)

NV Voorschrift op stofnaam (ZORG-PROC-04-BIJLAGE-01)

V Verstrekking – Eerste aflevering (ZORG-PROC-05)

V Verstrekking – Herhaalde aflevering (ZORG-PROC-06)

V Informatie en advies (ZORG-PROC-07)

V Registratie (ZORG-PROC-08)

Bijlagen bij het hoofdstuk

NV Controle van interacties en contra - indicaties (KH-ZORG-BIJLAGE-01)

NV Aflevering aan huis of verzending via een koerierdienst (KH-ZORG-BIJLAGE-02)

Hoofdstuk GEMEENSCHAP

V Verstrekking aan personen die in gemeenschap leven (KH-HOME)

Procedures

V Inzameling en toezicht op de voorschriften en andere bestellingen (HOME-PROC-01)

V Aflevering, distributie en bewaring van de geneesmiddelen en andere producten in de

gemeenschap (HOME-PROC-02)

V Verwijdering van vervallen of niet - gebruikte geneesmiddelen en andere producten in de

gemeenschap (HOME-PROC-03)

Bijlagen bij het hoofdstuk

NV Checklist voor aflevering aan patiënten die in gemeenschap leven (KH-HOME-BIJLAGE-01)

NV Mandaat (KH-HOME-BIJLAGE-02)

V Tabel met beschikbaarheden en aanwezigheden van de apotheker (KH-HOME-BIJLAGE-03)

5

Hoofdstuk LOKALEN

V Lokalen (KH-LOCAL)

Procedures en hun bijlagen

V Controle van de bewaaromstandigheden (LOCAL-PROC-01)

V Onderhoud van de lokalen (LOCAL-PROC-02)

NV Registratie van het onderhoud van de lokalen (LOCAL-PROC-02-BIJLAGE-01)

Hoofdstuk UITRUSTING

V Uitrusting (KH-EQUIP)

Procedures en hun bijlagen

V Onderhoud van bereidingsmateriaal (EQUIP-PROC-01)

V Koelkast (EQUIP-PROC-02)

V Registratieblad onderhoud en controle van de koelkast (EQUIP-PROC-02-BIJLAGE-01)

V Weegschaal (EQUIP-PROC-03)

V Controle van de weegschaal (EQUIP-PROC-03-BIJLAGE-01)

V Zalfmolen (EQUIP-PROC-04)

NV Verhuur van aerosoltoestellen (EQUIP-PROC-05)

NV Verhuur aerosoltoestellen (EQUIP-PROC-05-BIJLAGE-01)

NV Controle aerosoltoestellen voor verhuur (EQUIP-PROC-05-BIJLAGE-02)

V Beveiliging van de informaticagegevens (EQUIP-PROC-06)

V Homogenisator (EQUIP-PROC-07)

NV Semi-automatische menger voor halfvaste dermatica (EQUIP-PROC-08)

Hoofdstuk EVALUATIE EN VERBETERING

V Evaluatie en verbetering van het kwaliteitssysteem (KH-EVAL)

Procedures en hun bijlagen

NV Behandeling van niet-conformiteiten (EVAL-PROC-01)

NV Fiche behandeling van niet-conformiteiten (EVAL-PROC-01-BIJLAGE-01)

V Intrekking van niet-conforme producten (EVAL-PROC-02)

V Fiche intrekking van niet-conforme producten (EVAL-PROC-02-BIJLAGE-01)

V Behandeling van klachten (EVAL-PROC-03)

V Fiche behandeling van klachten (EVAL-PROC-03-BIJLAGE-01)

6

Zelfevaluatiemodule

Vragenlijsten

LOGIST-Logistiek

MAGIST- Bereiden

MAGIST-Controle

MAGIST-Documenteren en verpakken

EQUIP-Uitrusting

(versie september 2012)