Handylife - Documentation · informe des données manquantes. Gestion des assurances Toutes les assurances suisses sont intégrées et préconfigurées. Vous n’aurez qu’à choisir

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Informations générales

Présentation générale

Handy Patients Enterprise est un dossier patient informatisé d’une nouvelle génération. Il est

destiné à un usage professionnel au sein d’un cabinet médical ou d’une clinique. Il offre toutes les

fonctionnalités demandées par les médecins que cela soit dans le domaine médical ou

administratif.

Ce logiciel est une solution complète et clé en main pour les médecins. Il permet de gérer les

données médicales, les données administratives, la facturation et la comptabilité. Il offre des

outils d'aide à la saisie des données, des fonctions produisant des rapports automatisés et bien

plus.

Entreprise

Handylife a été fondée en 2000, dans le but de produire un dossier patient informatisé

performant et adaptable immédiatement aux demandes des médecins ainsi que du personnel

médical.

Notre équipe regroupe des Ingénieurs Informatiques EPFL et EPFZ, des médecins de diverses

spécialités et des assistantes médicales.

Nos clients sont plus de 2'000 sur le plan international et notre entrée sur le marché Suisse en

2010 rencontre un vif succès.

La devise de notre société est "simplicité" et "adaptabilité".

Nous sommes à l'écoute de nos utilisateurs et à la recherche d'améliorations. Alors dites-nous ce

que vous désirez et nous vous le fournirons immédiatement grâce au puissant éditeur intégré au

logiciel permettant de tout transformer sans avoir à reprogrammer.

Points forts:

Gestion médicale

Gestion administrative

Simplicité

Adaptabilité

http://www.handylife.ch/

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IPhone

IPad

Smartphone

Connexion internet

Accès depuis le

domicile

Windows XP

Windows Seven

Windows 8

TabletPC

MacOS (VMWare)

Ordinateurs

Ordinateurs

Handylife vous offre un matériel informatique professionnel, performant, discret, silencieux,

consommant peu d'énergie et fiable dans la durée. Il garantit le meilleur confort de travail et tient

compte des besoins spécifiques aux cabinets médicaux et cliniques.

Mobilité

Où que vous soyez, restez connecté! Lors de vos déplacements, vous adorerez pouvoir consulter l'agenda ou le dossier d'un patient depuis votre iPhone, iPad ou n'importe quel appareil connecté à internet.



Flux de travail

Le logiciel est optimisé pour les cabinets médicaux, les cabinets de groupe ou les cliniques afin

d’augmenter le rendement des médecins. Voici un exemple d’utilisation :

Scénario d’utilisation

Agenda

Admission

Consultation

Rapports

Facturation

1 •Lors de l'appel d'un patient, l’assistante fixe le rendez-vous à l’aide de l’agenda.

2 •A l'arrivée du patient au cabinet, l’assistante saisit les données administratives.

3

•La consultation est remplie grâce à nos outils d'assistance au médecin.

•L'orthographe est contrôlée.

•La saisie des codes de facturation est accélérée par les chaînages personnalisables et le validateur TARMED live.

4

•Une fois la consultation terminée, les ordonnances et rapports de consultation automatisés sont directement prêts à être imprimés.

5

•Automatisation de la facturation et des rappels.

•L’assistante se chargera de cliquer 1-2x/sem sur un bouton pour créer les factures (bulletin BVR) ou les envoyer par voie électronique (XML).



Modules

La structure modulaire de l’application et le caractère indépendant de chaque module offre au médecin la possibilité de sélectionner uniquement les fonctionnalités qui l’intéressent.

Toute la conception est axée autour du dossier patient, les autres modules viennent s’y greffer. Ci-dessous, les flèches représentent le flux des données.

Médical

Administratif

Agenda -Multiutilisateurs

-Personnalisable

-Lié au dossier patient

-Accès à distance, téléphone

mobile,…

Admission -Assurances, nom des villes,

CP,… préconfigurés

-Carte assuré

-Lien avec la famille

-Recherche ultra rapide

Dossier patient -Standard SOAP

-Résumés structurés,

éditables et avec images

-Ordonnances, compendium

-Tâches à faire, plan ttt, …

Laboratoire -Lien avec les appareils

-Lien avec les laboratoires et

compatible HL7

-Rapports très soignés et

personnalisables

Comptabilité -Grand livre des comptes

-Fiches de salaires

-Récapitulatifs mensuels

-Récapitulatif annuel

-Exportation pour fiduciaire

Connectivité -Connexion à distance

-Smartphone, iPad, …

-SMS ou email rappelant les

RV ou les dates de vacances

-Standard XML

Documents -Documents scannés, Word,

images, radios, IRM, vidéos

-Rapports automatisés

-Dessins, notes graphiques

-Bons radio, physio, certificat

Facturation -Validateur TARMED live

-Aide à la facturation

-Vérification si oublis…

-Factures papiers ou XML

-Rappels + contentieux

Statistiques -Données médicales

-Facturation

-Utilisation TARMED

-Trust center

-Evolution du cabinet

Optimisation -Correcteur orthographique

-Listes de raccourcis

-Chainages

-Tout est personnalisable

-Alertes mauvais payeurs,…



Spécialités

Handy Patients Enterprise a été spécialement conçu pour être flexible et adaptable grâce à son

éditeur permettant la personnalisation de tout l’environnement en quelques clics.

Expliquez-nous ce que vous voulez et nous vous le fournirons immédiatement devant vous.

Handy Patients Enterprise s’adapte à votre spécialité :

Médecin générale

Chirurgie

Gynécologie et obstétrique

Pédiatrie

Cardiologie

Ophtalmologie

Dermatologie

Rhumatologie

Orthopédie

Infectiologie

Neurologie

ORL

Psychiatrie

Urologie

Néphrologie

Autres



Dossier patient

Handy Patients Enterprise gère les informations du dossier médical de manière complète et

structurée. L’accès aux données du patient est intuitif et les informations affichées sont

optimisées pour les besoins de chaque médecin.

Saisie simplifiée Utilisez notre système de « raccourcis » pour accélérer la saisie en accédant en un clic aux

textes prédéfinis. Définissez vos abréviations qui seront automatiquement remplacées.

Accès rapide et simple aux données Retrouvez facilement vos informations grâce à l’interface simple et intuitive du logiciel.

Création automatique de résumés Obtenez une vue d’ensemble à l’aide des différents résumés regroupant les informations

concernant le patient. Leur structure et leur lisibilité vous feront gagner temps et précision.

Organisation selon le standard SOAP Résumé Facturation intégrée

Correcteur orthographique

Résumé indexé clair et directement

modifiable

Interactions médicamenteuses



Facturation

Le module de facturation est directement intégré à la consultation. Ainsi, vous n’aurez qu’à

choisir les codes de facturation et votre facture sera prête à être imprimée.

Validateur TARMED Evitez les erreurs dans vos factures grâce au validateur TARMED live (montant, alerte, temps

TARMED, vérification assurance, vérification coordonnées patient).

Chaînage de codes de facturation Gagnez du temps en utilisant des chaînages de codes de facturation personnalisables. Le

temps total pour facturer et imprimer le bulletin BVR se résume à deux clics !

Impression au cabinet ou facturation électronique (XML) Imprimez directement les factures au cabinet ou envoyez-les à un organisme de facturation

sous forme de fichiers électroniques XML. Lien avec un centre de confiance automatisé.

Gestion du contentieux Les rappels sont automatiquement générés après les délais de paiement que vous aurez fixé.

Facture au format PDF Mise en attente des factures non valides Détail des codes de facturation



Agenda

L’agenda est l’outil indispensable pour la gestion des rendez-vous. Il permet de trier les rendez-

vous par catégories et de gérer plusieurs médecins ou salles de consultation en même temps. La

liaison entre le rendez-vous et le patient offre la possibilité d’atteindre les informations médicales

ou l’historique des rendez-vous en un clic. Il est basé sur les mêmes composants que Microsoft

Outlook et est compatible avec celui-ci.

Agenda multiple Gérez les rendez-vous de plusieurs médecins.

Lien au patient Accédez en un clic aux informations médicales à l’aide de la liaison automatique entre le

rendez-vous et le dossier du patient.

En ligne Consultez votre agenda sur votre Smartphone grâce à l’outil de synchronisation de Handy

Patients Enterprise.

Agenda attribué à un médecin Catégories de rendez-vous personnalisables Module de recherche intégré



SMS/email

Une autre fonction vous permet de rappeler les rendez-vous au patient par SMS ou e-mail dans un délai personnalisable avant le rendez-vous.

Agenda consultable en ligne

Visualisez l’agenda du cabinet médical en tout temps sur votre Smartphone, grâce à l’outil de

synchronisation d’Handy Patients Enterprise.

Il y a également un agenda sur internet qui est accessible aux patients pour leur permettre de

prendre eux-mêmes leurs rendez-vous sur les plages prédéfinies par vous-même.



Admission

Gérez les données administratives de vos patients de manière simple et intuitive. La gestion des

assurances vous guide dans le choix des modes de paiement des patients et le programme vous

informe des données manquantes.

Gestion des assurances Toutes les assurances suisses sont intégrées et préconfigurées. Vous n’aurez qu’à choisir

l’assurance de votre patient dans la liste.

Type de paiement Le mode de paiement du patient peut être spécifié : tiers payant, tiers garant ou tiers soldant. Les cas particuliers comme les patients AI, EMS, FARMED, GARDE et autres sont aussi intégrés.

Les assurances suisses sont intégrées Photo du patient Sélection automatique de la ville

en fonction du NPA



Documents automatisés

L’outil de rapports vous offre la possibilité d’insérer vos propres rapports types, qu’ils soient

médicaux ou administratifs. Ils sont automatiquement complétés en fonction des informations du

patient et de la consultation puis adressés au bon médecin.

Rapidité

Les documents automatisés sont générés en fonction des données présentes dans le dossier

patient.

Documents personnalisables Personnalisez votre environnement en incorporant des nouveaux documents de manière très

simple et rapide: Certificat médical, bon physiothérapie, bon radiologie,…

Correcteur orthographique Evitez les erreurs d’orthographe grâce au correcteur intégré.

Document éditable Barre d’outils de traitement de texte

standard

Zone permettant la

modification des données



Comptabilité

L’outil de comptabilité permet de saisir les écritures comptables et de visualiser l’état des

comptes en temps réel. En fin d’année, toutes les informations nécessaires peuvent être

transmises à votre fiduciaire en quelques clics.

Importation des données bancaires Importez directement vos données bancaires via un fichier BVR/V11 dans le logiciel.

Gain de temps Visualisez directement l’état de vos comptes.

Imprimez en tout temps le journal des écritures pour votre fiduciaire. Vous pouvez également

le transmettre sous format électronique.

Liste des comptes Récapitulatif des écritures Evolution du compte



En plus !

Laboratoire

Un module de laboratoire est présent. Il est compatible avec tous les

laboratoires suisses. Les résultats sont entièrement personnalisables.

Les machines médicales du cabinet peuvent aussi être intégrées.

Connectivité

Handy Patients Enterprise offre différentes possibilités de connectivité :

Envoi de mails groupés (information vacances du cabinet,…)

Envoi de SMS groupés (rappel des rendez-vous,…)

Visualisation du dossier patient sur Smartphone et iPad.



Personnalisation

Grâce à sa conception dynamique, Handy Patients Enterprise est

entièrement personnalisable. Ainsi votre logiciel pourra être adapté aux

besoins de votre spécialité, mais aussi répondre à des demandes plus

personnelles selon les spécificités de chacun.

Matériel et logiciels informatiques

Handylife fourni le matériel informatique et les logiciels professionnels

adaptés aux besoins des médecins.

Matériel: Logiciels:

Ordinateurs

Routeur

Imprimantes

Scanner professionnel

Disques dures réseau (RAID)

Ecrans full HD

Claviers sans fils

Souris ergonomiques

CPL

Antivirus

Firewall

Logiciel de scannage

Microsoft Office Professional

MS SQL server

Backup local

Backup banque distante

Sécurisation du réseau

Visionneuse radio/scan



Options de facturation

Handy Patients Enterprise offre de nombreuses possibilités concernant la

facturation électronique. En effet, notre logiciel est compatible avec

Medidata, Curabill et la Caisse des Médecins.

La facturation peut également se faire au cabinet avec impression sur

place et mise des factures dans des enveloppes fenêtrées.

De plus, un module spécifique à la facturation non TARMED est aussi

disponible. Cela est particulièrement pratique en cas de facturation de

prestations non soumises à la LAMal. Le modèle des factures est

entièrement personnalisable par les médecins.

Carte d’assuré

Notre dossier patient informatisé permet la récupération des données

administratives via la carte d’assuré (CoverCard et HIN). Vous n’aurez

donc plus à les saisir manuellement. Récupérez directement les données

en passant la carte de votre patient dans un lecteur magnétique.



Récupération des données

Handylife propose à ses clients de récupérer les données administratives

et médicales stockées sur l’ancien logiciel utilisé.

Notre grande expérience dans ce domaine nous a permis d'établir une

liste de logiciels compatibles. Alors contactez-nous pour discuter de la

migration de vos données informatiques.

Statistiques

Handy Patients Enterprise dispose d’un outil de statistiques puissant et

adaptable offrant, en un coup d’œil le bilan complet des activités du

cabinet.

L'outil de personnalisation permet de créer sur mesure les statistiques de

n'importe quelles données saisies par le médecin.



Synthèse

Interface intuitive Retrouvez rapidement toutes les informations que vous recherchez grâce à une navigation

aisée dans le logiciel. Le menu est toujours accessible en un clic. De plus, son organisation

thématique est simple et efficace.

Saisie rapide Handy Patients Enterprise offre la possibilité de prédéfinir des textes auxquels vous pourrez

accéder en un clic pour remplir la consultation de votre patient.

Contrôle des données Evitez les erreurs dans vos factures grâce au validateur TARMED intégré.

Sécurité Handy Patients Enterprise offre plusieurs niveaux de sauvegardes sécurisés que ce soit en

local ou vers une banque de données distante cryptée. En cas de catastrophe naturelle,

reprenez vos consultations comme si rien n'avait eu lieu quelques heures plus tard dans

d'autres locaux.

Gain de temps Ne perdez pas de temps en travail administratif. A la fin de la consultation, tous les

documents usuels sont prêts à être imprimés (ordonnance, certificat maladie, cession de

créance, bon physio, facture, …).

Personnalisable Personnalisez votre environnement avec l’éditeur intégré et notre support technique

individualisé.

Complet Handy Patients Enterprise, tout en restant simple à utiliser, est un puissant outil

professionnel répondant de manière complète à tous les besoins d'un cabinet médical ou une

clinique. Il comporte notamment un module de comptabilité, de facturation et de laboratoire.

Evolutif Les mises à jour sont régulières dans le but d’ajouter de nouvelles fonctionnalités et de suivre

au plus près l’évolution de la médecine. C'est aussi vous et les autres médecins clients de

Handylife qui faites évoluer Handy patients en exprimant vos demandes et préférences.

Multi-utilisateur Seul ou en cabinet de groupe, le logiciel s’adapte spécifiquement à chaque utilisateur.



Exemples de situations médicales

Le puissant outil de recherche vous donnera instantanément la réponse avec les mots clés brésil +

tuber.

Le logiciel veille à cela et affiche un récapitulatif des consultations incomplètes. Cela vous évitera

d'oublier des données et de perdre de l'argent.

Le module de statistiques vous renseigne sur le temps effectif de consultation et le temps

TARMED de facturation avec la différence entre ces deux valeurs. Il calcul automatiquement le

montant sous-facturé ou surfacturé. Le chiffre d'affaire quotidien est disponible ainsi que son

évolution dans le temps.

Il suffit de mettre un message d'alerte pour le patient. Ainsi quand il arrivera au cabinet, un

message d'alerte s'affichera à l'écran lors de la sélection de son dossier.

Non. Seul un clic par semaine est nécessaire pour imprimer les factures. Il suffit ensuite de les

glisser dans des enveloppes fenêtrées et la facturation est faite (1h pour 180 factures). Le logiciel

gère tout automatiquement selon les préférences choisies par le médecin. Cela prévient

également les erreurs. En cas de facturation XML, la durée est réduite à 1 seconde par semaine.

Appelez la hotline de Handylife. Un ingénieur en informatique prendra le contrôle de votre

ordinateur en 10 secondes sans que vous n'ayez rien à faire. Il vous expliquera directement sur

votre écran les informations demandées.

Comment s'appelle le patient brésilien qui a eu une tuberculose ?

Comment m'assurer que je n'ai pas oublié de remplir ou facturer une consultation ?

Est-ce que je sous-facture ?

Comment m'assurer de faire signer une cession de créance au patient avant le prochain contrôle ?

Faut-il réserver une journée par semaine à ma secrétaire pour la facturation ?

Comment se déroule le support technique ?



Fonctionnalités de Handy Patients Enterprise

Agenda

Agendas multiples optimisés pour médecins et assistantes

Lien automatique de l'agenda avec les données patients

Agenda du laboratoire, salle de radiographie, ECG, …

Agenda personnalisable (couleurs, catégories)

Option des rappels liés aux rendez-vous

Envois automatisés de SMS aux patients la veille du rendez-vous

Agenda à distance (smartphone, iPhone, iPad)

Module de surveillance des rendez-vous manqués et annulés

Historique des rendez-vous des patients

Module pour prise de rendez-vous par les patients en ligne

Admission

Assurances, nom des villes, CP préconfigurés

Module de recherche de patient ultra-rapide

Lien avec la famille, gestion de la fratrie

Compatible lecteur de carte d’assuré

Module d'identification et gestion des patients sans assurance

Administration Gestion des assurances

Carnet d'adresses personnalisé et intégration des données

Alertes pour les patients à risque (mauvais payeurs, problèmes divers)

Module de gestion des patients FARMED

Module de gestion des flux de dictées

Module de recherche des patients ultra rapide

Module de recherche global "Total recall"

Module de gestion des bons de livraison

Module de gestion des patients archivés ou décédés

Module d'impression des adresses sur enveloppes

Module de commande des vaccins

Module d'impression pour le patient (contact, carte de rendez-vous,…)

Module de gestion des tâches collaboratives entre médecins et assistantes

Gestion des salaires

Module de gestion des stocks

Gestion de documents

Module de création de documents automatisés en lien avec le carnet d'adresses et les

informations du dossier patient

Module d’archivage des documents (pdf, doc, docx, txt, tif, jpg, DICOM, Excel, vidéo, MP3,

zip, autres…)

Personnalisation des documents

Fax direct des documents

Module d’impression de documents informatifs pour le patient (carnet santé)



Laboratoire

Intégration des laboratoires externes (tous les laboratoires suisses)

Compatible avec les formats HL7, GDT, pdf, RS232, XML

Prescription électronique aux laboratoires externes

Intégration du laboratoire local avec formulaires personnalisés

Personnalisation de l'affichage des résultats

Calcul automatique des valeurs normales selon âge, sexe, créat,…

Facturation automatisée des examens faits au cabinet y compris taxes de laboratoires

Module d'impression des étiquettes pour le tubes sanguins

Compatibilité avec toutes les machines de laboratoires communicantes

Dossier patient – consultation

Saisie des consultations avec standard SOAP

Espace structuré pour les notes de suite avec grande liberté d'édition

Optimisateur "High flow" pour accélérer la rapidité de saisie et pour prévenir des messages

de validation intempestifs

Bilan général (anamnèse, statut, examens, synthèse)

Bilan spécialisé hautement personnalisé (pour les médecins spécialistes)

Aide à la saisie (correcteur orthographique, liste de raccourcis personnalisables, auto-remplacement

d'abréviations,…)

Module d'insertion des signes vitaux par l'assistante médicale

Résumés structurés, avec images, résultats laboratoire, tableaux,…

Option "Reverse engine" rendant les résumés éditables

Résumé des diagnostics avec occurrences et évolution dans le temps

Ordonnance en 1 clic (personnalisable avec logo et code barre)

Ordonnance pour semainier (boîte à pilules hebdomadaires)

Historique des modifications directement sur l'ordonnance

Module d’organisation des diagnostics (classification SOAP)

Module prescription médicamenteuse

Module de recherche ultrarapide de médicaments

Liste évolutive des traitements

Liste de médicaments automatiques selon diagnostic, poids, créatinine,…

Table des médicaments (LS)

Courbes d'évolution des paramètres médicaux

Module de photos, dessins, images annotables

Module vaccins

Module d'organisation des tâches à faire (médecins et assistantes)

Examens personnalisés sous forme de tables

Consultation du dossier médical à distance (Smartphone, iPhone, iPad)

Facturation

Module de facturation et impression des factures au cabinet

Module de gestion des rappels

Gestions des réductions accordées à certains patients

Module de transfert automatique au contentieux (Débitors)



Facturation (suite)

Chaînages personnalisés pour facturation en 1 clic

Chaînages classés par catégories, sous catégories, couleurs, utilisateurs,…

Prestations privées personnalisables

Module d’alerte des consultations non remplies ou non facturées

Facturation XML via prestataire externe (CM, Curabill, Medidata,…)

Envoi des factures au centre de confiance

Validateur TARMED live (résultat immédiat: temps TARMED, montant, validation)

Processeur d'aide à la facturation renseignant sur les prestations oubliées, incompatibles,…

Module de facturation de prestations non soumises à la LAMal

Lien avec d'autres logiciels pour facturation en hôpital

Comptabilité

Saisie des écritures comptables

Intégration automatique des honoraires et gestion des pertes

Gestions des comptes et personnalisation par l'utilisateur

Evolution des comptes et bilan de fin d'année par médecin ou cabinet

Module de transferts du grand livre des comptes à une fiduciaire

Impression de tous les documents comptables de manière personnalisée

Gestion de la TVA

Statistiques

Statistiques administratives des patients

Statistiques de facturation

Statistiques pour études médicales

Statistiques personnalisées du cabinet

Autres modules

Superviseur (consignes toutes les actions sur le logiciel)

Module envoi d’e-mails depuis le logiciel (sécurisé par HIN en option)

Envoi d'emails personnalisés automatisés à un ou tous les patients

Module envoi de SMS

Module d'exportation de toutes les données au format universel XML

Module Medindex (compendium) avec interactions médicamenteuses



Services

Support

Grâce à la prise de contrôle à distance notre équipe de techniciens peut

directement répondre à vos questions sur votre écran tout en

interagissant avec vous.

Formation

Votre formation ainsi que celle de vos collaborateurs vous assure le

succès dans votre passage au dossier patient informatisé. Vous pourrez

démarrer sereinement tout en gagnant en productivité.

Maintenance

Des mises à jour régulières sont fournies dans le but d’améliorer les

fonctionnalités de l’application et de répondre aux évolutions du monde

de la médecine.

Démonstration

Pour la présentation du logiciel, nous nous déplaçons à votre cabinet.


Simplicité. Adaptabilité.