HD Using Email Zimbra

Hướng dẫn sử dụng hệ thống Email

Hướng dẫn sử dụng Email Trang 1/45


MỤC LỤC



1. GIỚI THIỆU........................................................................................................................................................ 3

2. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN. .............................................................................................................................. 4

3. ĐĂNG NHẬP, ĐĂNG XUẤT HỆ THỐNG. ...................................................................................................... 4

3.1. Mô tả............................................................................................................................................................. 4

3.2. Các thao tác chính. ....................................................................................................................................... 4

3.3. Các bước thực hiện. ...................................................................................................................................... 4

4. CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG. ............................................................................................................ 6

4.1. Chức năng nhận thư. ..................................................................................................................................... 6

4.1.1. Mô tả...................................................................................................................................................... 6

4.1.2. Các thao tác chính. ................................................................................................................................ 6

4.1.3. Các bước thực hiện. ............................................................................................................................... 6

4.2. Soạn thảo thư. ............................................................................................................................................... 8

4.2.1. Mô tả...................................................................................................................................................... 8

4.2.2. Các thao tác chính. ................................................................................................................................ 8

4.2.3. Các bước thực hiện. ............................................................................................................................... 8

4.3. Gửi thư........................................................................................................................................................ 12

4.3.1. Mô tả.................................................................................................................................................... 12

4.3.2. Các thao tác chính. .............................................................................................................................. 12

4.3.3. Các bước thực hiện. ............................................................................................................................. 13

4.4. Quản lý thư điện tử bằng thư mục. ............................................................................................................. 15

4.4.1. Mô tả.................................................................................................................................................... 15



4.5. Sử dụng thẻ để quản lý hộp thư. ................................................................................................................. 18

4.5.1. Mô tả.................................................................................................................................................... 18



4.6. Quản lý liên hệ............................................................................................................................................ 22

4.6.1. Mô tả.................................................................................................................................................... 22





4.7. Quản lý lịch. ............................................................................................................................................... 25

4.7.1. Mô tả.................................................................................................................................................... 25



4.8. Lập lịch các cuộc hẹn, các cuộc họp và các sự kiện. .................................................................................. 27

4.8.1. Mô tả.................................................................................................................................................... 27



4.9. Chức năng quản lý tác vụ. .......................................................................................................................... 31

4.9.1. Mô tả.................................................................................................................................................... 31



4.10. Làm việc trong ứng dụng Tài liệu. ........................................................................................................... 35

4.10.1. Mô tả.................................................................................................................................................. 35

4.10.2. Các thao tác chính. ............................................................................................................................ 35

4.10.3. Các bước thực hiện. ........................................................................................................................... 36

4.11. Sử dụng cặp tài liệu. ................................................................................................................................. 39

4.11.1. Mô tả.................................................................................................................................................. 39



4.12. Thiết lập các tùy chọn cá nhân. ................................................................................................................ 43

4.12.1. Mô tả.................................................................................................................................................. 43



1. GIỚI THIỆU.

Tài liệu này được xây dựng với mục đích hướng dẫn người dùng sử dụng hệ thống Email .



Lưu ý: Hình minh họa trong tài liệu này có thể đã bị thay đổi không giống thực tế nhưng về cơ bản

chức năng của nó tương tự.

2. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN.

Hệ thống thư điện tử được viết trên công cụ mới nhất, giúp cho người dùng truy cập hệ thống thư

điện tử một cách nhanh nhất với kết nối mạng.

Giao diện webmail hỗ trợ tất cả các phiên bản trình duyệt hiện hành như: Internet Explore,

FireFox, Google Chrome, …

Hệ thống thư điện tử bao gồm một số chức năng chính dành cho người dùng như sau:

- Chức năng nhận thư

- Chức năng soạn thảo thư

- Chức năng gửi thư

- Quản lý thư điện tử bằng thư mục

- Sử dụng thẻ để quản lý hộp thư

- Quản lý liên hệ

- Quản lý lịch

- Lập lịch các cuộc hẹn, các cuộc họp và các sự kiện

- Chức năng quản lý tác vụ

- Làm việc trong ứng dụng Tài liệu

- Sử dụng cặp tài liệu

3. ĐĂNG NHẬP, ĐĂNG XUẤT HỆ THỐNG.

3.1. Mô tả.

Trước khi có thể tiến hành các thao tác trên giao diện webmail. Người dùng cần phải đăng nhập

hệ thống bằng tài khoản riêng của mình.

Khi kết thúc quá trình làm việc bạn cần thoát khỏi hệ thống thư điện tử để đảm bảo an toàn cho

tài khoản của mình.

3.2. Các thao tác chính.

- Thao tác 1: Đăng nhập.

- Thao tác 2: Đăng xuất.

3.3. Các bước thực hiện.

Thao tác 1: Đăng nhập.

- Mở trình duyệt bạn hay dùng.

- Sau đõ gõ đường dẫn của hệ thống thư điện tử như hình vẽ dưới đây:



- Trình duyệt sẽ chuyển đến giao diện đăng nhập.

- Nhập Tài khoản và mật khẩu vào các ô tương ứng trên khung đăng nhập.

- Chọn nút Đăng nhập.

Ví dụ như sau: Tài khoản: khanhnn, Mật khẩu: 123456

Lưu ý: Phần mật khẩu sẽ hiện các dấu: ***** để đảm bảo tính an ninh cho mật khẩu của bạn.

Thao tác 2: Đăng xuất.

- Di chuyển chuột lên phía trên cùng của giao diện Webmail.

- Chọn mục Đăng xuất như hình dưới đây:

Lưu ý: Trong trường hợp bạn quên tài khoản, mật khẩu, vui lòng liên lạc với quản trị hệ thống thư

điện tử để được cấp lại.



4. CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG.

4.1. Chức năng nhận thư.

4.1.1. Mô tả.

Hộp thư đến là nơi chứa tất cả các Email mà những người dùng khác gửi cho bạn. Đây là nơi

bạn có thể kiểm tra và nhận các thư mới của mình.

Mặc định. Webmail sẽ hiển thị giao diện Hộp thư đến ngay sau khi đăng nhập thành công vào hệ

thống.

4.1.2. Các thao tác chính.

- Thao tác 1: Nhận thư.

- Thao tác 2: Đọc thư.

4.1.3. Các bước thực hiện.

Thao tác 1: Nhận thư.

- Chọn mục Hộp thư đến ở khung menu bên trái trong Webmail.

- Chọn mục Thư như hình bên dưới:

- Để nhận thư, chọn tiếp phần Kiểm tra thư như hình sau:



Thao tác 2: Đọc thư.

- Chọn mục Hộp thư đến ở khung menu bên trái trong Webmail.

- Chọn mục Thư như hình bên dưới:

- Để đọc một thư nào đó, bạn ấn chuột vào thư đó, nội dung thư sẽ được hiển thị trong cửa sổ

nội dụng.



- Tất cả các email có thể bao gồm các file đính kèm: dữ liệu xử lý văn bản, bảng tính, các file văn

bản, file zip, hình ảnh, các ứng dụng cài đặt, hoặc một loại file bất kỳ trên mạng máy tính của người

gửi thư.Khi nhận được email có chứa file đính kèm, bạn kích đúp vào tiêu đề file. Hộp thoại xuất hiện

cho phép bạn xem hoặc lưu về máy tính.

4.2. Soạn thảo thư.

4.2.1. Mô tả.

Hệ thống Email cung cấp nhiều tính năng soạn thảo thư tiện dụng cho người dùng như: Tự động

điền nốt địa chỉ Email đích cho bạn (lấy thông tin từ sổ địa chỉ của hệ thống mail), hỗ trợ đính kèm một

hoặc nhiều tập tin trong thư, cho phép tạo chữ ký tùy chỉnh cho người sử dụng.


- Thao tác 1: Soạn thảo thư.

- Thao tác 2: Thêm chữ ký cho thư.


Thao tác 1: Soạn thảo thư.

- Đầu tiên, đăng nhập hệ thống thư điện tử (Xem lại mục 3).

- Trong giao diện chính của hệ thống thư điện tử, có hai cách để mở trình soạn thảo thư:

+ Cách 1:

Chọn mục Thư trên thanh công cụ.

Chọn tiếp mục Mới như hình dưới:



+ Cách 2:

Ấn chuột phải lên một địa chỉ email của người gửi trong Hộp thư đến.

Chọn mục Thư mới trong menu xổ xuống.

- Sau khi thực hiện một trong các cách trên thì một trình soạn thảo thư sẽ được hiển thị, cho phép

bạn soạn thảo một thư mới.

- Hoàn thành các mục như hình bên dưới.

Ý nghĩa các thông số như sau:

Gửi tới: Bạn gõ địa chỉ hòm thư điện tử của đối tượng bạn muốn gửi tới.

CC: trong trường hợp bạn muốn gửi đồng thời thêm một thành viên khác, bạn gõ địa chỉ thành

viên đó vào mục này. (Chú ý: Nếu không có, các bạn để trống).

Chủ đề: Tiêu đề thư hay nội dung tóm tắt của bức thư đó.

Nội dung thư: Nội dung thư được hoàn thành tại ô màu trắng có độ rộng lớn nhất.



- Nếu muốn gửi thư với các tập tin đính kèm, chọn mục Thêm tập tin đính kèm trên thanh công cụ

soạn thảo.

- Một hộp thoại cho phép nhập các tập tin đính kèm xuất hiện.

- Nếu muốn nhập một tập tin đính kèm từ máy tính bạn chọn mục Máy tính của tôi, ấn vào nút

Chọn tệp tin và chọn đường dẫn đến tập tin muốn đính kèm.



- Sau khi chọn tập tin bạn sẽ được kết quả như sau:

- Để loại bỏ tập tin đính kèm bạn chọn mục Loại bỏ.

- Sau khi soạn thảo thư xong, bạn có thể gửi thư hoặc lưu thư lại.

Thao tác 2: Thêm chữ ký cho thư.

- Vào mục Tùy chọn -> Thư -> Chữ ký



- Điền đầy đủ phần Chữ ký như hình sau:

- Sau đó chọn Lưu lại.

- Khi bắt đầu viết thư mới Chữ ký sẽ được tự động chèn vào như sau:

4.3. Gửi thư.

4.3.1. Mô tả.

Hệ thống Webmail cung cấp cho bạn nhiều cách thức để gửi thư khác nhau như gửi thư đã được

soạn thảo, gửi thư chuyển tiếp hoặc trả lời thư.


- Thao tác 1: Gửi thư đã được soạn thảo.

- Thao tác 2: Gửi thư chuyển tiếp.

- Thao tác 3: Trả lời thư.




Thao tác 1: Gửi thư đã được soạn thảo

- Sau khi soạn thảo hoàn thành bức thư, bạn có thể tiến hành gửi thư.

- Để gửi thư bạn chọn mục Gửi như hình dưới đây:

Thao tác 2: Gửi thư chuyển tiếp.

- Mở thư mục chứa thư muốn chuyển tiếp.

- Tại một thư mục quản lý thư bất kỳ, có hai cách để bắt đầu chức năng chuyển tiếp thư.

+ Cách 1: Ấn chuột phải vào thư cần chuyển tiếp, chọn mục Chuyển tiếp trong menu xổ

xuống.

+ Cách 2: Ấn chuột vào thư cần chuyển tiếp, chọn mục Chuyển tiếp trên thanh công cụ.

- Một cửa sổ gửi thư mở ra, bạn điền địa chỉ người nhận và các thông tin cần thiết.

- Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn ấn nút Gửi để gửi thư.



Thao tác 3: Trả lời thư.

- Mở thư mục chứa thư cần trả lời.

- Để trả lời một thư được người khác gửi đến, có hai cách thực hiện.

+ Cách 1:

* Tại thư mục chứa thư, ấn chuột vào tên một thư muốn trả lời.

* Chọn mục Hồi âm trên thanh công cụ nếu muốn chỉ gửi trả lời cho người đã gửi thư gốc,

không bao gồm bất kỳ địa chỉ của một người nào khác trong các trường Gửi tới: và Cc.

* Chọn mục Hồi âm tất cả trên thanh công cụ nếu muốn thực hiện chức năng gửi thư tới

tất cả những người đã nhận được thư gốc.

+ Cách 2:

* Tại thư mục chứa thư, ấn chuột phải vào tên một thư muốn trả lời,

* Chọn mục Hồi âm trong menu xổ xuống nếu muốn chỉ gửi trả lời cho người đã gửi thư

gốc, không bao gồm bất kỳ địa chỉ của một người nào khác trong các trường Gửi tới: và Cc.



* Chọn mục Hồi âm tất cả trong menu xổ xuống nếu muốn thực hiện chức năng gửi thư tới

tất cả những người đã nhận được thư gốc.

- Sau khi thực hiện theo một trong hai cách trên , một cửa sổ soạn thảo thư mở ra, bạn nhập các

thông tin cần thiết như khi soạn thảo một thư mới (Xem phần 4.3).

- Sau khi soạn thảo thư xong, ấn vào nút Gửi trên thanh công cụ để gửi thư.

4.4. Quản lý thư điện tử bằng thư mục.

4.4.1. Mô tả.

Hệ thống thư điện tử có khả năng tổ chức các thư đến, thư đi, thư rác, … một cách khoa học và

thống nhất. Mặc định hệ thống thư sẽ có các mục như sau:

Chức năng của các mục trên thư sau:

- Hộp thư đến: Chứa các thư điện tử của một người nào đó gửi cho bạn.



- Tán gẫu: Hệ thống thư điện tử có tích hợp hệ thống Chat nội bộ dựa trên tài khoản thư điện tử

của mỗi người dùng. Phần Tán gẫu lưu toàn bộ các cuộc nói chuyện của cá nhân với một người nào

đó cùng trong hệ thống.

- Thư đã gửi: Chứa toàn bộ thư điện tử từ cá nhân gửi đi ra ngoài cho một cá nhân hoặc tổ chức

khác.

- Thư nháp: Tại thư mục này những bức thư đang trong quá trình soạn thỏa chưa hoàn thành.

- Thư rác: Thư mục này chứa toàn bộ các thư rác được gửi đến hòm thư cá nhân.

- Thùng rác: Khi bạn thao tác xóa một bức thư điện tử, hệ thống sẽ chuyển sang thư mục này.

Ngoài những thư mục có sẵn của hệ thống, ta có thể tạo thêm những thư mục của riêng mình.

Các thư mục hệ thống thì không thể xóa hay sửa được, còn các thư mục do người dùng tạo ra

thì có thể xóa hoặc sửa được.


- Thao tác 1: Xem nội dung của các thư mục quản lý thư.

- Thao tác 2: Tạo thư mục mới.

- Thao tác 3: Xóa thư mục.

- Thao tác 4: Đổi tên thư mục.

- Thao tác 5: Di chuyển thư tới các thư mục khác.


Thao tác 1: Xem nội dung của các thư mục quản lý thư.

- Tại khung bên trái của giao diện Webmail, mục Thư mục sẽ liệt kê toàn bộ các thư mục quản lý

thư điện tử có trên hệ thống tài khoản mail.

- Ấn vào một tên thư mục bất kỳ để xem nội dung của thư mục đó.



Thao tác 2: Tạo thư mục mới.

- Di chuyển đến khung menu bên trái của giao diện hệ thống thư điện tử.

- Chọn mục

- Một bảng hội thoai tạo thư mục mới sẽ xuất hiện.

- Gõ tên thư mục muốn tạo vào ô Tên.

- Chọn nơi chứa thư mục muốn tạo tại mục Chọn nơi để đặt thư mục mới.

- Chọn nút Đồng ý để tạo thư mục mới và đóng hộp thoại tạo thư mục.

Thao tác 3: Xóa thư mục.

- Nếu bạn muốn giữ lại các thư trong thư mục cần xóa, thì trước hết hãy di chuyển chúng đến các

thư mục khác (Xem phần Thao tác di chuyển thư đến các thư mục khác ở phần sau).

- Kéo thả thư mục cần xóa vào Thùng rác hoặc ấn chuột phải vào tên thư mục và chọn Xóa để

xóa thư mục.

Thao tác 4: Đổi tên thư mục



- Có thể đổi tên các thư mục tự định nghĩa bằng các nhấn phải chuột vào thư mục và chọn Đổi

tên thư mục.

- Các tên thư mục có thể đặt bằng bất kỳ ký tự nào ngoại trừ các ký tự: dấu hai chấm (:), dấu xiên

(/), dấu ngoặc kép (“).

Thao tác 5: Chuyển thư tới các thư mục khác.

- Bạn có thể chuyển các thư hoặc chuyển toàn bộ các cuộc hội thoại từ thư mục này sang thư

mục khác.

+ Có thể di chuyển các đối tượng từ thư mục này sang thư mục khác bằng cách kéo thả: ấn

chuột trái vào đối tượng trên một thư mục nào đó, giữ chuột và di chuyển chuột đến thư mục muốn

đối tượng được chuyển đến.

+ Hoặc lựa chọn một đối tượng, ấn chuột phải vào đối tượng, chọn Di chuyển trong menu xổ

xuống. Một hộp thoại di chuyển thông điệp được mở ra, lựa chọn thư mục sẽ chuyển đến, và ấn đồng

ý.

4.5. Sử dụng thẻ để quản lý hộp thư.

4.5.1. Mô tả

Các thẻ là hệ thống phân loại cá nhân cho các thông điệp thư, các địa chỉ liên hệ, các tác vụ và

các cuộc hẹn. Sử dụng các thẻ giúp cho việc tìm kiếm các thành phần dễ dàng hơn.

Ví dụ, bạn có thể đánh dấu một thành phần có độ ưu tiên cao và một thành phần khác có độ ưu

tiên thấp hơn. Những thư mà được gắn thẻ có thể được lưu trong các thư mục khác nhau. Bạn có thể

tìm kiếm một thẻ và tất cả các thư gắn với thẻ đó, và không ảnh hưởng gì đến các thư mục chứa

những thư này.


- Thao tác 1: Tạo thẻ mới.

- Thao tác 2: Gắn thẻ cho các đối tượng.



- Thao tác 3: Bỏ gắn thẻ cho các đối tượng.

- Thao tác 4: Xóa thẻ.


Thao tác 1: Tạo thẻ mới.

- Có thể truy cập vào tính năng Thẻ mới bằng một trong các cách sau:

+ Cách 1: Trên thanh công cụ, nhấn chuột vào mũi tên xuống ở gần nút Mới và chọn Thẻ.

+ Cách 2: Ấn vào biểu tượng thẻ trên thanh công cụ, chọn mục Thẻ mới trong menu xổ xuống.

+ Cách 3: Nhấn chuột phải vào một thành phần nào đó trong danh sách, chọn Gắn thẻ thông

điệp và chọn mục Thẻ mới trong menu xổ ra.



+ Cách 4: Nhấn chuột phải vào thanh Thẻ hoặc một thẻ nào đó ở khung tổng quan phía bên

trái của Webmail và chọn Thẻ mới.

+ Cách 5: Ấn vào biểu tượng tạo thẻ mới ở thanh Thẻ ở khung tổng quan phía bên trái của

Webmail.



- Khi hộp thoại thẻ mới xuất hiện. Nhập tên thẻ vào mục Tên thẻ, chọn màu cho thẻ mới và bấm

Đồng ý. Tên thẻ có thể đặt bằng bất kỳ ký tự nào ngoại trừ những ký tự sau: dấu hai chấm (:), dấu

xiên (/), dấu ngoặc kép (“).

- Các thẻ mới được liệt kê bên dưới thanh Thẻ ở trong khung tổng quan ở phía bên trái hòm thư

và có thể được gắn cho bất kỳ thư hay liên hệ nào.

Thao tác 2: Gắn thẻ cho các đối tượng.

- Sau khi tạo thẻ, bạn có thể gán chúng cho các cuộc trò chuyện, các thông điệp thư hay các liên

hệ.

- Có thể gắn thẻ cho các đối tượng bằng một trong các cách sau:

+ Cách 1: Gắn thẻ bằng cách kéo thả: Kéo và thả thẻ từ khung tổng quan phía bên trái lên

thành phần muốn gán thẻ ở bên ô nội dung.

+ Cách 2:



* Nhấn chuột phải vào thành phần muốn gắn thẻ trong khung nội dung.

* Chọn mục Gắn thẻ thông điệp (hoặc Gắn thẻ liên hệ, Gắn thẻ tập tin, ….).

* Chọn tên thẻ từ danh sách xổ xuống (chỉ có những thẻ chưa được gắn cho thành phần

đó mới được liệt kê tại đây) hoặc chọn mục Thẻ mới trong danh sách xổ xuống để tạo một thẻ mới để

gán cho đối tượng.

Thao tác 3: Bỏ gắn thẻ cho các đối tượng.

- Ấn chuột phải vào một thành phần trong danh sách,

- Chọn mục Gắn thẻ thông điệp.

- Chọn Loại bỏ thẻ. Nếu thành phần được gán nhiều thẻ, bạn có thể chọn để bỏ một hay tất cả

các thẻ

Thao tác 4: Xóa thẻ.

- Để xóa một thẻ, ấn chuột phải vào tên thẻ ở khung tổng quan phía bên trái cửa sổ tài khỏan

thư, chọn Xóa bỏ và ấn Đồng ý trong hộp thoại xác nhận xóa thẻ.

- Việc xóa một thẻ cũng đồng thời loại bỏ thẻ đó ở tất cả các thành phần được gán thẻ đó. Những

thành phần đuợc gán thẻ đó sẽ không bị xóa đi.

4.6. Quản lý liên hệ.

4.6.1. Mô tả.

Sổ địa chỉ là nơi bạn có thể lưu giữ các chi tiết liên lạc của bạn bè hoặc đối tác.




- Thao tác 1: Tạo liên hệ và nhóm liên hệ mới.

- Thao tác 2: Sửa liên hệ.

- Thao tác 3: Xóa liên hệ.


Thao tác 1: Tạo liên hệ và nhóm liên hệ mới.

- Tại giao diện Webmail, chọn mục Liên hệ.

- Ấn vào mục Mới trên thanh công cụ, hoặc ấn vào mũi tên cạnh mục Mới và chọn Liên hệ để tạo

liên hệ mới, hoặc chọn Nhóm liên hệ để tạo nhóm liên hệ mới.

- Bước tiếp theo:

+ Nếu bạn chọn tạo Liên hệ mới thì giao diện tạo liên hệ mới xuất hiện, bạn điền đầy đủ các

thông tin liên hệ và ấn Lưu lại.

+ Nếu bạn chọn tạo Nhóm liên hệ mới thì giao diện tạo Nhóm liên hệ mới xuất hiện, bạn hãy

điền tên nhóm vào ô Tên nhóm, chọn sổ địa chỉ chứa nhóm, nhập các địa chỉ liên hệ cho nhóm và ấn

Lưu lại.



Thao tác 2: Sửa liên hệ.


- Ấn chuột vào một liên hệ và chọn nút Sửa trên thanh công cụ.

- Giao diện sửa liên hệ xuất hiện, bạn điền vào các thông tin cần chỉnh sửa.

- Ấn Lưu lại để lưu sự thay đổi.

Thao tác 3: Xóa liên hệ.




- Ấn chuột vào một liên hệ và chọn nút Xóa bỏ trên thanh công cụ.

4.7. Quản lý lịch.

4.7.1. Mô tả.

Hệ thống Email cho phép bạn theo dõi và lập lịch cho các cuộc hẹn, cuộc họp và các sự kiện.


- Thao tác 1: Tạo lịch.

- Thao tác 2: Xóa lịch.


Thao tác 1: Tạo lịch.

- Tại giao diện Webmail, chọn mục Lịch.

- Để mở hộp thoại tạo lịch có 2 cách:

+ Cách 1: Ấn vào biểu tượng tạo lịch mới trên thanh Lịch trong khung tổng quan phía bên trái.



+ Cách 2: Ấn chuột phải vào thanh Lịch trong khung tổng quan phía bên trái và chọn mục Lịch

mới trong menu xổ xuống.

- Trong hộp thoại tạo lịch mới, đánh tên của lịch mới vào và chọn màu cho lịch.

- Đánh dấu vào tùy chọn Đồng bộ các cuộc hẹn từ xa.

- Ấn Đồng ý để kết thúc.

Thao tác 2: Xóa lịch.

- Có thể xóa bất kỳ lịch nào đó có trong danh sách Lịch, ngoại trừ các Lịch mặc định.

- Tại giao diện Webmail, chọn mục Lịch.

- Ấn chuột phải lên một lịch trong danh sách ở khung bên trái giao diện Webmail.

- Chọn mục Xóa bỏ trong menu xổ xuống.



- Chọn Đồng ý trong hộp thoại xác nhận việc xóa lịch.

4.8. Lập lịch các cuộc hẹn, các cuộc họp và các sự kiện.

4.8.1. Mô tả.

Các hoạt động mà ta có thể lên lịch được đó là các cuộc hẹn, các cuộc họp hoặc là các sự kiện.

- Các cuộc hẹn: là hoạt động riêng không liên quan đến những người khác. Khi bạn lên lịch một

cuộc hẹn thì không có email thông báo nào được gửi đi để xác nhận cuộc hẹn. Bạn có thể thiết lập

các cuộc hẹn định kỳ, có thể sử dụng chức năng thêm nhanh để thêm một cuộc hẹn.

- Các cuộc họp: là những cuộc gặp nhiều người. Khi bạn tạo một cuộc họp, bạn chọn những

người sẽ tham dự và gửi thư mời tới họ. Bạn có thể lên lịch lại cho các cuộc họp và thiết lập các cuộc

họp định kì.

- Các sự kiện: là những hoạt động diễn ra mọi ngày. Các sự kiện không hiển thị thời gian ở trên

lịch, chúng xuất hiện như những khẩu hiệu ở trên cùng của lịch


- Thao tác 1: Tạo cuộc hẹn hoặc cuộc họp.

- Thao tác 2: Sửa cuộc hẹn hoặc cuộc họp.

- Thao tác 3: Xóa cuộc hẹn hoặc cuộc họp.


Thao tác 1: Tạo cuộc hẹn hoặc cuộc họp

- Từ bất kỳ khung nhìn nào trừ tab Tùy chọn, ấn vào mũi tên ở nút trên thanh công cụ

và chọn Cuộc hẹn trong menu xổ xuống.

- Trong khung chi tiết ở mục Chi tiết cuộc hẹn, nhập các thông tin sau:



+ Chủ đề: đây là trường bắt buộc phải nhập. Nó sẽ hiển thị như những mô tả trên lịch của

bạn.

+ Trường Vị trí có thể sử dụng để mô tả nơi diễn ra cuộc họp, chẳng hạn như một địa chỉ nào

đó, hay số tòa nhà, số tầng. Sử dụng tab Tìm địa điểm để tìm và đặt phòng cho cuộc họp từ thư mục

của công ty.

+ Trường Hiển thị như dùng để xác định cuộc hẹn là rảnh rỗi, thử, bận hay ra khỏi văn phòng.

+ Trường Đánh dấu là cho phép bạn đánh dấu thông điệp là riêng tư hay công cộng.

- Trong khung Thời gian, thiết lập ngày, giờ cho cuộc họp. Nhập vào ngày bắt đầu hoặc ấn vào

mũi tên xuống để chọn ngày trong cửa sổ lịch xổ xuống. Chọn ngày kết thúc và chọn thời gian nhắc

nhở. Những người được mời sẽ được thông báo dựa theo thời gian mà bạn thiết lập tại đây.

- Thêm các tài nguyên. Sử dụng tab Tìm tài nguyên để tìm kiếm và đặt trước các tài nguyên,

chẳng hạn như máy chiếu… Thông tin này sẽ được liệt kê trong khung Tài nguyên, bên dưới trường

Người tham dự.

- Nhập tên người tham dự theo một trong các cách dưới đây:

+ Cách 1: Di chuyển vào tab Tìm người tham dự. Trong trường Tìm bạn đánh vào một tên và

lựa chọn danh sách liên hệ muốn sử dụng, như: Liên hệ, Liên hệ cá nhân và chia sẻ hoặc Danh sách

địa chỉ chung.



+ Cách 2: Trong trường Người tham dự, trong tab Chi tiết cuộc hẹn, đánh các đia chỉ email

cần mời tham dự vào, mỗi địa chỉ email ngăn cách nhau bằng dấu chấm phẩy (;). Các tên trong danh

sách liên hệ được hiển thị sau khi bạn nhập tên vào ô.

- Để kiểm tra xem các khách tham dự là rảnh rỗi hay bận, ấn vào tab Lịch trình. Khi bạn nhập tên

và địa chỉ vào, lịch của người tham dự sẽ xuất hiện ở thanh ngang bên cạnh tên của những người đó.

Quay trở lại tab Chi tiết cuộc hẹn khi đã hoàn thành danh sách người tham dự.

- Đánh dấu vào hộp kiểm Yêu cầu hồi đáp, nếu bạn muốn nhận dược email thông báo khi những

người tham dự chấp nhận hoặc từ chối tham dự cuộc họp

- Nếu đánh dấu vào hộp kiểm Send Notification Mail thì sau khi bạn ấn Lưu lại, một email dược

gửi đến danh sách những người tham dự. chức năng Send Notification Mail cho phép bạn tùy chọn

để thực hiện thay đổi chi tiết cuộc họp mà không cần phải thông báo đến những người tham dự về sự

thay đổi đó.



- Sử dụng ô nhập văn bản bên dưới để bổ sung thêm nội dung cho email thông báo. Để thêm các

file đính kèm, bạn ấn vào nút Thêm tập tin đính kèm trên thanh công cụ.

- Ấn nút Lưu lại. Một email mời tham dự sẽ được gửi đến tất cả những người tham dự và cuộc

hẹn sẽ được hiển thị trên lịch của những người đó.

Thao tác 2: Sửa cuộc hẹn hoặc cuộc họp.

- Từ giao diện Webmail, ấn vào mục Lịch.

- Ấn kép chuột vào một cuộc hẹn cần sửa.

- Thực hiện các thay đổi cần thiết và ấn Lưu lại để lưu các thay đổi.

Thao tác 3: Xóa cuộc hẹn hoặc cuộc họp.

- Từ giao diện Webmail, ấn vào mục Lịch.



- Ấn chuột vào một cuộc hẹn cần xóa, chọn nút Xóa bỏ trên thanh công cụ, và chọn Đồng ý để

xác nhận việc xóa này.

4.9. Chức năng quản lý tác vụ.

4.9.1. Mô tả.

Chức năng Tác vụ cho phép tạo danh sách các công việc và quản lý các công việc đã hoàn

thành.


- Thao tác 1: Tạo danh mới một danh sách tác vụ.

- Thao tác 2: Tạo mới một tác vụ.

- Thao tác 3: Sửa và cập nhật tác vụ.

- Thao tác 4: Xóa tác vụ.


Thao tác 1: Tạo danh mới một danh sách tác vụ.

- Tại giao diện Webmail, ấn vào mục Tác vụ để truy cập vào chức năng tác vụ.



- Ấn chuột vào mũi tên trên nút Mới, chọn Thư mục tác vụ để mở hộp thoại tạo danh sách tác vụ

mới.

- Hộp thoại tạo danh sách tác vụ mới xuất hiện, đánh tên danh sách tác vụ vào ô Tên và chọn

màu hiển thị cho tác vụ.

- Đánh dấu vào hộp kiểm Synchronize tasks from the remote service, để đồng bộ danh sách mới

với iCal. Nhập URL của iCal vào

- Sau khi điền đầy đủ thông tin, ấn Đồng ý để tạo danh sách tác vụ.



Thao tác 2: Tạo mới một tác vụ.


- Để thêm một tác vụ mới, có 2 cách thực hiện.

+ Cách 1: thêm nhanh tác vụ:

* Chọn danh sách tác vụ mong muốn ở khung bao quát phía bên trái.

* Trong khung nội dung, ấn vào dòng chữ Ấn vào đây để thêm một tác vụ mới ở phía trên

cùng.

* Một ô nhập văn bản xuất hiện. Bạn nhập tên tác vụ vào đó.

* Ấn Enter để thêm tác vụ vào danh sách.

+ Cách 2: Thêm một tác vụ với các thông tin chi tiết.

* Chọn danh sách tác vụ mong muốn trong cửa sổ bao quát phía bên trái.



* Trên thanh công cụ tác vụ, chọn ấn nút . Một khung nhâp tác vụ xuất hiện.

* Trong trường Chủ đề, đánh tên tác vụ vào.

* Trong trường ngày, chọn độ ưu tiên, ngày bắt đầu, thời gian thực hiện và trạng thái (tùy

chọn).

* Nếu bạn ấn vào Mới trước khi mở danh sách tác vụ mong muốn, bạn có thể chọn danh

sách tác vụ đúng từ danh sách xổ xuống.

* Để thêm vào các ghi chú dưới dạng văn bản và chèm thêm file đính kèm, ấn vào Thêm

tập tin đính kèm ở trên thanh công cụ.

* Ấn vào nút Lưu lại để lưu tác vụ. Một tác vụ mới sẽ được thêm vào danh sách tác vụ của

bạn.

Thao tác 3: Sửa và cập nhật tác vụ.

- Mở danh sách tác vụ có chứa tác vụ cần cập nhật.

- Trong khung nội dung, ấn vào tác vụ muốn thay đổi, hoặc chọn tác vụ và ấn nút Sửa trên thanh

công cụ. Trang tác vụ được mở ra.

- Thưc hiện thay đổi thông tin tác vụ.

- Ấn vào Lưu lại để hoàn tất việc chỉnh sửa.

Thao tác 4: Xóa tác vụ.




- Chọn danh sách tác vụ chứa tác vụ muốn xóa ở khung bao quát phía bên trái Webmail.

- Có 2 cách để thực hiện xóa tác vụ:

+ Cách 1: Chọn tác vụ muốn xóa vào chọn vào nút Xóa bỏ trên thanh công cụ, ấn Đồng ý để

xác nhận việc xóa tác vụ.

+ Cách 2: Ấn chuột phải vào tác vụ muốn xóa và chọn Xóa bỏ trong thực đơn xổ xuống, ấn

Đồng ý để xác nhận việc xóa tác vụ.

4.10. Làm việc trong ứng dụng Tài liệu.

4.10.1. Mô tả

Ứng dụng Tài liệu là một ứng dụng chia sẻ và hợp tác cung cấp cho bạn một trung tâm trong tài

khoản của mình để có thể phát triển, tổ chức và chia sẻ thông tin. Các hình ảnh, bảng tính, và các nội

dung web khác được nhúng vào các trang tài liệu. Có thể tải lên các tài liệu bên ngoài vào. Các trang

tài liệu được hiển thị trong khung nội dung của hộp thư.


- Thao tác 1: Tạo các sổ ghi chép.

- Thao tác 2: Tạo các trang mới cho sổ ghi chép.




Thao tác 1: Tạo các sổ ghi chép.

- Trong giao diện Webmail, chọn vào mục Tài liệu.

- Có 3 cách để mở hộp thoại tạo sổ ghi chép mới:

+ Cách 1: Ấn chuột phải vào thanh Sổ ghi chép và chọn Sổ ghi chép mới trong thực đơn xổ

xuống.

+ Cách 2: Ấn vào biểu tượng tạo sổ ghi chép mới trên thanh Sổ ghi chép ở khung trái giao

diện Webmail.

+ Cách 3: Ấn vào mũi tên trên nút Mới trên thanh công cụ, chọn mục Sổ ghi chép trong menu

xổ xuống.



- Sau khi thực hiện một trong 3 cách trên, hộp thoại Tạo sổ ghi chép mới xuất hiện.

- Đánh tên sổ ghi chép mới vào. Tên này phải là tên duy nhất trong hệ thống thư mục phân cấp

trong hộp thư của bạn. Các sổ ghi chép được tạo ra bên dưới thanh Sổ ghi chép không được đặt

trùng tên với bất kỳ thư mục cấp 1 nào trong các mục thư, lịch hay sổ danh bạ của bạn. Ví dụ: nếu

bạn có một lịch có tên là “Holidays”, bạn không thể đặt tên cho sổ ghi chép cấp 1 của mình là

“Holidays”, nhưng bạn vẫn có thể đặt tên cho sổ ghi chép bên trong một sổ ghi chép khác là

“Holidays”được.

- Chọn cấp thư mục chứa sổ ghi chép. Bạn có thể tạo mới một sổ ghi chép cấp 1 hoặc có thể đặt

sổ ghi chép mới trong một sổ ghi chép có sẵn.

- Ấn Đồng ý. Sổ ghi chép mới sẽ xuất hiện bên khung bao quát của hộp thư.

Thao tác 2: Tạo các trang mới cho sổ ghi chép.

- Trong giao diện Webmail, chọn vào mục Tài liệu.



- Ấn vào sổ ghi chép bạn muốn tạo trang, bảng nội dung được hiển thị trong cửa sổ nội dung của

hộp thư.

- Để mở tính năng tạo trang mới, ta có 2 cách thực hiện:

+ Cách 1: Ấn Mới trên thanh công cụ.

+ Cách 2: Ấn vào mũi tên trên nút mới, chọn mục Trang trong menu xổ xuống.

- Sau khi thực hiện một trong cách cách trên, một trang trống sẽ mở ra. Trong ô Trang ở phía

trên, nhập tên cho trang mới. Tên này sẽ được hiển thị trong bảng nội dung.



- Soạn thảo nội dung cho trang ghi chép. Có thể sử dụng trình soạn thảo văn bản mặc định để

thêm style, mằu sắc, các bảng và bảng tính vào trang ghi chép của bạn. Nếu bạn đã quen thuộc với

HTML và muốn sử dụng các thẻ HTML, ấn nút Định dạng trên thanh công cụ và chọn Mã nguồn

HTML. Trang văn bản sẽ chuyển sang một khung trống cho phép bạn sử dụng những cú pháp thẻ

HTML cơ bản để tạo trang ghi chép.

- Ấn Lưu lại để lưu file. Bây giờ bạn có thể tiến hành thêm chi tiết cho trang hoặc ấn nút Đóng để

quay trở lại trang bảng nội dung. Bạn có thể lưu file nhanh bằng cách ấn tổ hợp phím Ctrl + S.

4.11. Sử dụng cặp tài liệu.

4.11.1. Mô tả

Cặp tài liệu cho phép bạn lưu các file trong tài khoản của mình, do đó bạn có thể truy cập vào các

file này khi đăng nhập vào tài khoản mail của mình từ bất cứ máy tính nào.

Bạn có thể tải các tài liệu, bảng tính, các file trình chiếu, các ảnh, hay các file PDF từ máy tính

hay mạng máy tính của bạn. Và bạn có thể lưu các file đính kèm trong các thông điệp thư điện tử của

mình vào trong thư mục Cặp tài liệu này. Bạn có thể tạo ra các thư mục Cặp tài liệu khác để quản lý

các file dữ liệu của mình và còn có thể chia sẻ thư mục Cặp tài liệu cho người khác.

Các file trong Cặp tài liệu được sao chép từ file gốc. Nếu bạn thay đổi các file trong thư mục Cặp

tài liệu thì cũng không làm thay đổi file gốc.


- Thao tác 1: Tạo thư mục cặp tài liệu.

- Thao tác 2: Tải file lên cặp tài liệu.

- Thao tác 3: Tạo slide trình chiếu trong cặp tài liệu.

- Thao tác 4: Tạo bảng tính trong bảng tài liệu.


Thao tác 1: Tạo thư mục cặp tài liệu.

- Trong giao diện Webmail vào tab Cặp tài liệu.



- Ấn vào mũi tên xuống trên nút và chọn Cặp tài liệu trong menu xổ xuống.

- Hộp thoại tạo thư mục Cặp tài liệu mới được hiển thị. Đánh tên cho thư mục Cặp tài liệu mới.

Tên này phải là tên duy nhất bên trong kiến trúc hệ thống thư mục trong hộp thư của bạn. Các thư

mục Cặp tài liệu không được trùng tên với bất kỳ thư mục cấp 1 nào trong hộp thư, hay các lịch hoặc

sổ danh bạ. Ví dụ: nếu bạn có một lịch có tên là “Holidays”, bạn không thể đặt tên cho thư mục Cặp

tài liệu cấp 1 của mình là “Holidays”. “Holidays” có thể được được cho các thư mục Cặp tài liệu con

bên trong các thư mục Cặp tài liệu khác.

- Chọn màu hiển thị cho Cặp tài liệu mới.

- Chọn kiến trúc thư mục. Bạn có thể tạo một Cặp tài liệu cấp 1 mới hoặc bạn có thể tạo một thư

mục Cặp tài liệu con bên trong một thư mục Cặp tài liệu khác có sẵn.

- Ấn Đồng ý. Cặp tài liệu mới sẽ xuất hiện trong khung bao quát, phia bên trái của hộp thư.



Thao tác 2: Tải file lên cặp tài liệu.


- Trong tab Cặp tài liệu, mở Cặp tài liệu muốn tải file vào, và ấn Tải lên tập tin trên thanh công cụ.

- Trong hộp thoại tải lên tập tin, ấn Browse để tìm file cần tải lên. Để tải thêm một file nữa ấn

Thêm. Bạn không thể tải lên một file với cùng tên với các file khác trong cùng một Cặp tài liệu. Bạn có

thể chỉ định cách giải quyết các tập tin trùng nhau khi được tải lên. Khi bạn thay đổi tùy chọn này, sự

thay đổi sẽ được lưu lại trong hộp thoại này.

+ Nếu bạn muốn nhận được thông báo khi tải lên một tập tin trùng tên với tập tin khác trong

Cặp tài liệu thì bạn chọn Hỏi tôi trong mục Nếu một tập tin đã tồn tại với tên giống nhau. Nếu một file

có cùng tên với những file có sẵn thì hộp thoại thông báo sẽ xuất hiện. Bạn có thể giữ lại file có sẵn

hoặc chọn thay thế file có sẵn bằng file sẽ tải lên. Tùy chọn này là mặc định.

+ Nếu muốn những file tải lên luôn tự động thay thế các file cùng tên có sẵn thì chọn Thay thế

bằng tập tin của tôi. File mới sẽ được tải lên thay thế cho file có sẵn. Bạn sẽ không được thông báo

về việc này.

+ Nếu không muốn những file trong Cặp tài liệu bị thay thế, chọn tùy chọn Giữ tập tin đang tồn

tại. File trùng tên mà bạn muốn tải lên sẽ không được tải lên và bạn không được thông báo về việc

này.

- Khi tất cả các file được tải lên, bạn ấn Đồng ý. Các file sẽ xuất hiện trong Cặp tài liệu.

Thao tác 3: Tạo slide trình chiếu trong cặp tài liệu.

- Bạn có thể tạo một slide trình chiếu trong khi làm việc trong Cặp tài liệu mà không cần đến bất

cứ phần mềm hỗ trợ nào.




- Trong thư mục Cặp tài liệu, chọn New Presentation trên thanh công cụ.

- Một cửa sổ trình duyệt khác mở ra cho phép bạn thiết kế slide trình chiếu của mình, nhập tên

slide vào ô textbox thay cho từ “Untitled” ở phía trên, bên trái của cửa sổ thiết kế slide và ấn Save để

lưu slide.

- Bạn có thể tạo thêm sự ấn tượng cho slide trình chiếu của mình bằng cách chọn cho slide của

mình một theme nào đó. Ấn vào mũi tên xuống ở nút Themes và chọn một theme bạn muốn.

- Để soạn thảo nội dung cho slide. Ấn vào ô tiêu đề slide và nhập tiêu đề cho slide vào, và ấn vào

khung nội dung của slide để nhập nội dung cho slide. Bạn có thể:

+ Tùy chỉnh kích thước của các textbox mặc định và chèn thêm các textbox mới.

+ Thay đổi font chữ, kiểu chữ và kích thước chữ trên thanh công cụ màu xám phía trên slide.

+ Ấn Insert Images trên thanh công cụ để chèn ảnh vào slide. Các ảnh này sẽ đồng thời được

lưu trong thư mục Cặp tài liệu của bạn.

+ Ấn Insert Slide để thêm một trang slide mới.

- Ấn Save để lưu slide. Để đóng slide ấn nút X trên tab trình duyệt.

Thao tác 4: Tạo bảng tính trong bảng tài liệu.

- Bạn có thể tạo các bảng tính trong khi làm việc ở Cặp tài liệu mà khồng cần bất kỳ phần mềm

hỗ trợ nào.


- Trong thư mục Cặp tài liệu của bạn, chọn New Spreadsheet trên thanh công cụ.



- Một cửa sổ trình duyệt soạn thảo bảng tính được mở ra.

- Thay từ “Untitled” trong ô textbox nhập tên file ở trên thanh công cụ bằng tên bảng tính của bạn.

- Nhập dữ liệu vào các ô của bảng tính. Bạn có thể dịnh dạng cho bảng tính, tạo biểu đồ và sử

dụng các chức năng chèn.

- Ấn Save để lưu bảng tính. Để đóng bảng tính, ấn vào nút X trên cửa sổ trình duyệt soạn thảo

bảng tính.

4.12. Thiết lập các tùy chọn cá nhân.

4.12.1. Mô tả

Các tùy chọn người dùng mặc định của bạn được cấu hình khi tài khoản của bạn được tạo ra.

Những tùy chọn này sẽ quy định việc hoạt động của các tính năng trong Zimbra Web Client.

Bạn có thể thay đổi các cài đặt này trong thẻ Tùy chọn. Thư mục Tùy chọn sẽ hiển thị khung tổng

quan. Nếu một tùy chọn không được hiển thị trên trang của bạn thì tức là nó không được kích hoạt

cho tài khoản của bạn. Bạn cũng có thể thiết lập các thông tin định danh email cá nhân, các tài khoản

POP và lựa chọn nền cho mailbox của mình.

Bạn có thể thiết lập tùy chọn trong các thư mục sau. Nhấn vào tên thư mục để xem các thành

phần tùy chọn bên trong.

- Tổng quan

- Thư

- Soạn thảo

- Chữ ký



- Tài khoản

- Bộ lọc thư

- Liên hệ

- Lịch

- Chia sẻ

- Tin nhắn tức thời (IM)

- Nhập/Xuất

- Phím tắt

- Zimlet


- Thao tác 1: Thay đổi các tùy chọn người dùng.

- Thao tác 2: Thay đổi các tùy chọn về thư.


Thao tác 1: Thay đổi các tùy chọn người dùng.

- Trong giao diện Webmail, nhấn vào mục Tùy chọn.

- Trong khung tổng quan, nhấn vào mục Tổng quan trong khung trái của Webmail.

- Thực hiện các thay đổi về thông tin cá nhân và mật khẩu của tài khoản người dùng.

- Nhấn nút Lưu lại để lưu lại các thay đổi.



Thao tác 2: Thay đổi các tùy chọn về thư.

- Trong giao diện Webmail, nhấn vào mục Tùy chọn.

- Ấn vào mục Thư, trong khung bên trái giao diện Webmail

- Phần này cho phép bạn thay đổi những thông tin về Hiển thị thông điệp, Nhận các thông điệp,

các tùy chọn về Junk Mail, … Bạn có thể thực hiện các thay đổi nếu muốn.

- Ấn Lưu lại để lưu các thay đổi vừa thực hiện.

Documents

HD Using Email Zimbra