HEM.docx · Web viewProses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak Aktiviti 8 - 26 Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa 27 Senarai Borang 27 Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai

BAHAGIAN : SEKOLAH KEBANGSAAN BAGAN

ALAMAT : KM 9, KAMPUNG BAGAN, 81300 BATU PAHAT, JOHOR

NO. TELEFON : 074139916

NO. FAKS. : 074139916

LAMAN SESAWANG : -

1

myPortfolioGURU PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID

SEKOLAH KEBANGSAAN BAGAN

MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : Faridah Binti Ngadim

Gelaran Jawatan : Guru Penolong Kanan Hal Ehwal Murid

Gred Hakiki Jawatan : DG44

Tarikh Penempatan : 5. 1. 2010

Nama : Md. Zan Bin Abu Bakar

Gelaran Jawatan : Guru Besar

Gred Jawatan : DG44

Tarikh : 18 November 2018

2

DILULUSKAN OLEH

JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN PENYELIA

1. 30 Oktober 2018 Penyediaan MyPortfolio

3

KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

Carta Organisasi 1 - 2

Carta Fungsi 3

Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 4

Deskripsi Tugas 5 - 7

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak Aktiviti 8 - 26

Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa 27

Senarai Borang 27

Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 28

1.1 Carta Organisasi Sekolah Kebangsaan Bagan

4

1. CARTA ORGANISASI

1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN SEKOLAH KEBANGSAAN BAGAN

5

JPN

PPD

GURU BESAR

6

1. CARTA FUNGSI

a) Bertanggungjawab dalam peningkatan sahsiah murid serta memastikan pelaksanaan selaras dengan dasar KPM

b) Mewujudkan hubungan dua hala dengan komuniti dan agensi-sgensi luar

c) Mengajar mengikut pekeliling berkuatkuasa

PENOLONG KANAN HAL ELWAL MURID

PENOLONG KANAN HEM

PENOLONG KANAN

PENTADBIRAN

PENOLONG KANAN

KOKURIKULUM

7

a) Pengurusan Organisasib) Pengurusan Pembangunan Sumber

Manusiac) Pengurusan Perhubungan Luar

PENGURUSAN

a) Pengurusan Hal Ehwal Murid

PENGOPERASIAN

PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID

PENGURUSAN ORGANISASI

a. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik,

pengurusan pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan

mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan perhubungan pelanggan,

pengurusan program dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan

b. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah

c. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber

manusia meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru

d. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan

hubungan dengan pihak luar

PENGURUSAN KURIKULUM

a. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

PENGURUSAN HAL EHWAL MURID

a. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program disiplin

murid

b. Membantu merancang dan memantau perkhidmatan bimbingan dan

kaunseling murid

c. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program kesihatan,

kebajikan dan keceriaan sekolah

d. Membantu merancang dan menyelaras pengurusan buku teks

e. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan keselamatan dan

kebersihan bangunan dan kawasan

f. Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin dan kedai buku

8

2. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

MAKLUMAT UMUM

GELARAN JAWATAN

Penolong Kanan Hal Ehwal Murid

KETUA PERKHIDMATAN

Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

RINGKASAN GELARAN JAWATAN

PK HEMKEDUDUKAN DI WARAN PERJAWATAN

Rujuk waran B63

GRED JAWATAN DG44 BIDANG UTAMA Pendidikan

GRED JD SUB-BIDANG 1. Pengurusan2. Pengoperasian

STATUS JAWATAN Tetap DISEDIAKAN

OLEH FARIDAH BINTI NGADIM

HIRARKI 1 (BAHAGIAN) SK Bagan DISEMAK OLEH ANOM BINTI ALI

GPK PENTADBIRAN

HIRARKI 2 (CAWANGAN/ SEKTOR/UNIT)

DILULUSKAN OLEH

MD. ZAN BIN ABU BAKARGURU BESAR

SKIM PERKHIDMATAN

Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

TARIKH DOKUMEN

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Membantu merancang dan menyelaras pengurusan organisasi dan pengurusan hal ehwal murid bagi memastikan berlaku peningkatan kualiti sekolah serta kemenjadian murid yang seimbang dan menyeluruh.

9

3. DESKRIPSI TUGAS

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMAMembantu merancang, merangka dan menyelaraskan program/ aktiviti pengurusan sekolah yang komprehensif bagi memastikan kualiti sekolah meningkat secara konsisten.

1. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik, pengurusan pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan

2. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah 3. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan

sumber manusia meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru

4. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan hubungan dengan pihak luar

Membantu merancang dan mentadbir pengurusan hal ehwal murid bagi memastikan keselamatan, kebajikan dan kemenjadian murid secara menyeluruh

1. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program disiplin murid

2. Membantu merancang dan memantau perkhidmatan bimbingan dan kaunseling murid

3. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program kesihatan, kebajikan dan keceriaan sekolah

4. Membantu merancang dan menyelaras pengurusan buku teks

5. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan keselamatan dan kebersihan bangunan dan kawasan

5. Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin dan kedai buku

Melaksanakan PdP bagi memastikan murid menerima pembelajaran berdasarkan dasar kurikulum kebangsaan

1. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

10

DIMENSI Kategori Sekolah : LUAR BANDAR Gred Sekolah: A Bilangan Sesi Persekolahan: 1 Bilangan Penolong Kanan: 3 Bilangan Guru : 16 Bilangan AKP: 4 Bilangan Murid: 154 Bilangan Kelas: 6 Kelas PPKI: -

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS

● Ijazah Sarjana Muda / Diploma Perguruan

KOMPETENSI

Kemahiran kepimpinan Kemahiran merancang dan menganalisis Kemahiran membuat keputusan Kemahiran menyelia

PENGALAMAN

● 8 tahun pengalaman sebagai guru.

● Berada dalam gred .... selama 12 tahun.

● Berada dalam gred .... selama 10 tahun.

● Berada dalam gred ... selama 1 tahun.

11

Aktiviti 3.1 : Mengurus disiplin murid

BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA

PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN

PUNCA KUASA

1. PGB Melantik guru disiplin (dalam kalangan GAB) sekolah

PK HEM

2. PGB Mengadakan mesyuarat Pengurusan Disiplin PK HEM

3. GAB

Menyenaraikan kesalahan disiplin sekolah:

1. Jenayah2. Buli3. Rokok4. Ponteng sekolah5. Lucah6. Kurang sopan7. Tingkah laku

musnah8. Kelakuan nakal9. Tidak patuh masa10.Kekemasan diri

PK HEM

4. GABMemantau dan pemeriksaan bagi pencegahan disiplin sekolah.

PK HEM

5. GAB Merekod kes-kes disiplin dalam sistem

PK HEM

6. GAB Menganalisis kes-kes disiplin

PKHEM

7 GAB

Mengambil tindakan berdasarkan prosedur ditetapkan bagi kes-kes disiplin.sekolah sepertimana garis panduan yang berkuatkuasa

PK HEM

8 GAB Melaporkan kes-kes disiplin sekolah sepertimana garis panduan yang

PK HEM

12

PROSES KERJA

berkuatkuasa.


13

CARTA ALIR

Tanggungjawab Proses Kerja

PGB

GAB

GAB

PGB

GAB

GAB

GAB

GAB

Mula

Tamat

Mengadakan mesyuarat pengurusan disiplin

Melantik guru disiplin sekolah

Menyenaraikan kesalahan disiplin sekolah

Menganalisis kes-kes disiplin sekolah

Merekod kes-kes disiplin sekolah

Tindakan Melapor kes disiplin sekolah

Mengambil tindakan bagi kes disiplin berdasarkan garis panduan

Memantau dan melaksanakan pemeriksaan pencegahan disiplin sekolah

Selesai

CARTA ALIR

Kes

120 minit

120 minit

390 minit

60 hari2 hari

120 minit

120 minit

1920 minit

120 minit

480 minit

Tempoh masa


BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Melantik guru disiplin sekolah

2. Mengadakan mesyuarat Pengurusan disiplin

3

Menyenaraikan kesalahan disiplin sekolah:

1. Jenayah2. Buli3. Rokok4. Ponteng sekolah5. Lucah6. Kurang sopan7. Tingkah laku

musnah8. Kelakuan nakal9. Tidak patuh masa10.Kekemasan diri

4.Memantau dan melaksanakan pemeriksaan bagi pencegahan disiplin sekolah.

5. Merekod kes-kes disiplin dalam sistem SSDM

6. Menganalisis kes-kes disiplin

7.

Mengambil tindakan berdasarkan prosedur ditetapkan bagi kes-kes disiplin.sekolah sepertimana garis panduan yang berkuatkuasa

Merujuk kepada buku peraturan disiplin sekolah

8.Melaporkan kes-kes disiplin sekolah sepertimana garis panduan yang berkuatkuasa.

14

SENARAI SEMAK

Aktiviti : 3.3 Mengurus aspek bantuan murid

BIL.TANGG

UNG JAWAB

PROSES KERJA

PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK


PUNCA KUASA

1. PGB Mengarahkan pelaksanaan pengurusan bantuan PKHEM

2. PK HEM Menubuhkan dan melantik jawatankuasa bantuan PK HEM

3. PK HEMMembuat makluman kepada ibubapa dan murid tentang bantuan

4. PK HEMMenguruskan permohonan bantuan secara manual atau atas atas talian

5. PGBMemperakukan murid yang layak menerima bantuan dalam mesyuarat panel

6. PK HEM Menyediakan senarai murid yang layak bantuan

7. PGBMengesahkan senarai nama murid yang laya menerima bantuan

8. PK HEMMenghantar senarai nama murid layak bantuan kepada JPN/ PPD

9. PK HEM Memastikan murid mendapat bantuan kebajikan

10. PK HEMMenyediakan analisis dan laporan penerimaan bantuan

11. PK HEM Membuat pelaporan

12. PK HEM Perekodan dan pembuatan

15

PROSES KERJA


TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA

PGB Keluar arahan pelaksanaan

PK HEM Tubuh dan lantik jawatankuasa bantuan

PK HEM Maklum kepada ibubapa dan murid tentang bantuan

PK HEM Uruskan permohonan

PGB Peraku murid layak dalam mesyuarat panel

PK HEM Sedia senarai murid yang layak bantuan

PGB Sahkan senarai nama murid yang layak

PK HEM Menghantar senarai nama murid layak bantuan kepada JPN/ PPD

PK HEM Memastikan murid mendapat bantuan kebajikan

PK HEM Menyediakan analisis dan laporan penerimaan bantuan

PK HEM Membuat pelaporan

PK HEM Perekodan dan pembuatan

16

MULA



1. Mengarahkan pelaksanaan pengurusan bantuan

2. Menubuhkan dan melantik jawatankuasa bantuan

3Membuat makluman kepada ibubapa dan murid tentang bantuan

4.Menguruskan permohonan bantuan secara manual atau atas atas talian

5.Memperakukan murid yang layak menerima bantuan dalam mesyuarat panel

6 Menyediakan senarai murid yang layak bantuan

7Mengesahkan senarai nama murid yang laya menerima bantuan

8Menghantar senarai nama murid layak bantuan kepada JPN/ PPD

9 Memastikan murid mendapat bantuan kebajikan

10Menyediakan analisis dan laporan penerimaan bantuan

11Membuat pelaporan

12 Perekodan dan pembuatan

17

SENARAI SEMAK

Aktiviti : 3.4 Mengurus aspek kesihatan

BIL.TANGG

UNG JAWAB

PROSES KERJA

PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK


PUNCA KUASA

1. PGB Mengarahkan pelaksanaan aktiviti kesihatan murid PKHEM

2. PGB Menubuhkan dan melantik jawatankuasa Guru

3. PK HEM

Merancang pelaksanaan aktiviti kesihatan murid Guru

4. Guru Melaksanakan aktiviti kesihatan murid PK HEM

5. PK HEM

Memantau aktiviti kesihatan murid Guru

6. Guru Membuat analisis dan pelaporan aktiviti Guru

7. PK HEM Membuat pelaporan aktiviti Guru

8. Guru Perekodan dan pendokumentasian Guru

18

PROSES KERJA


TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA

PGB Mengarahkan pelaksanaan aktiviti kesihatan murid

PGB Menubuhkan dan melantik jawatankuasa

PK HEM Merancang pelaksanaan aktiviti kesihatan murid

Guru Melaksanakan aktiviti kesihatan murid

PK HEM Memantau aktiviti kesihatan murid

Guru Membuat analisis dan pelaporan aktiviti

PK HEM Membuat pelaporan aktiviti

Guru Perekodan dan pendokumentasian

19

MULA

CARTA ALIR

TAMAT



1. Mengarahkan pelaksanaan aktiviti kesihatan murid

2. Menubuhkan dan melantik jawatankuasa

3 Merancang pelaksanaan aktiviti kesihatan murid

4. Melaksanakan aktiviti kesihatan murid

5. Memantau aktiviti kesihatan murid

6 Membuat analisis dan pelaporan aktiviti

7. Membuat pelaporan aktiviti

8. Perekodan dan pendokumentasian

20

SENARAI SEMAK

Pinjaman Buku Teks


PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK


PUNCA KUASA

1. PGB

PINJAMAN BUKU TEKS

Mengeluarkan arahan untuk tindakan SPBT yang selanjutnya setelah menerima Borang Maklumat Murid (BMM)

GPK Hem/Guru SPBT/Guru Kelas

2.PK HEM Menerima arahan serta

menyelaras percetakan BMM

Guru SPBT/Guru Kelas

3.


Mengedarkan Borang BMM kepada murid / waris GPK Hem

4.Guru Kelas

Mengumpul Borang BMM yang telah dilengkapkan murid / waris

GPK Hem/Guru SPBT

5.Guru Kelas

Membuat semakan BMM dan dokumen sokongan dan menyediakan enrolmen yang layak

GPK Hem/Guru SPBT

6.

PGB/ GPK Hem/Guru SPBT

Mengadakan mesyuarat jawatankuasa SPBT untuk meluluskan murid yang layak menerima SPBT

Guru Kelas

7Guru SPBT / Guru Kelas

Memaklumkan murid / waris tentang kelulusan permohanan SPBT

GPK Hem

8 Guru SPBT Menyediakan rumusan enrolmen murid yang layak

GPK Hem / Guru Kelas

9 Guru SPBT Mengisi borang keperluan SPBT Guru Kelas

10 PK HEMMembuat semakan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok

Guru SPBT/ Guru Kelas

11 PGBMengesahkan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok

GPK Hem / Guru SPBT / Guru Kelas

12PK HEM / Guru SPBT

Menghantar borang BTBTR 190 ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan Guru Kelas

13

Guru SPBT

URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS

Menerima bekalan buku teks daripada pembekal. Melalui invois, sila pastikan bahawa

a) Kod dan nama sekolah


21

5. PROSES KERJA

betul

b) Judul buku dan bilangan buku adalah sama seperti dalam BTBTR Kew. 460

c) Buku yang dibekalkan dalam keadaan baik

14

Guru SPBT / PT

Mengisi invois berdasarkan;a) Menurunkan tandatangan

dan kad pengenalanb) Menulis tarikh

penerimaan bukuc) Meletakkan cap sekolahd) Mengisi buku penerimaan

bukue) Menyerahkan invois yang

lengkap kepada pembekal

f) Menyimpan salinan invois / SAP

PGB/GPK Hem

15 PK HEM / Guru SPBT

Menghantar pelaporan penerimaan buku teks ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan Negeri

PGB

16

Guru SPBT

URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS

Mengasing dan mengikat buku teks yang rosak. Buku Pendidikan Islam hendaklah diasingkan.

PT

17 Guru SPBT / PT

Menyediakan bilangan naskah yang telah rosak menggunakan borang Kew.300 V

GPK Hem

18 Guru SPBT / PT

Melaksanakan proses pelupusan selaras dengan keperluan Akta Arkib yang sedang berkuatkuasa.

GPK Hem

19 Guru SPBT / PT Mengemaskini rekod dan dokumentasi. GPK Hem

Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

22

6. CARTA ALIR

Tempoh masa


23

Tanggungjawab Proses Kerja Mula

Mencetak Borang Maklumat Murid (BMM)

PINJAMAN BUKU TEKSMengeluarkan arahan untuk tindakan SPBT seterusnya

Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa SPBT

Mengumpulkan dan membuat semakan BMM yang telah dilengkapkan oleh murid / waris

Membuat semakan borang BTBTR 190

Menyediakan rumusan enrolmen murid yang layak

Mengisi borang keperluan SPBT BTBTR 190

Mengedarkan BMM kepada murid / waris

Menyediakan senarai enrolmen murid yang layak

Memaklumkan murid / waris keputusan permohonan SPBT

Mengesahkan borang BTBTR 190

Menghantar borang BTBTR 190 ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan

PGB

GK

PK HEM

PGB/GPK HEM/ G SPBT/ GK

GPK HEM

G SPBT

GK

G SPBT

GK

PGB

GPK HEM / G SPBT

A

GK

30 minit

30 minit

60 hari

30 minit

390 minit

390 minit

60 minit

30 minit

30 minit

180 minit

15 minit

15 minit

60 minit

6. CARTA ALIR


24

Tanggungjawab Proses Kerja A

Mengisi invoice

URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKSMenerima bekalan buku teks daripada pembekal

Menyediakan bilangan naskah yang telah rosak


Mengemaskini rekod dan dokumentasi.


Mengasing dan mengikat buku teks yang rosak

Melaksanakan proses pelupusan

G SPBT

G SPBT / PT

G SPBT / PT

G SPBT /PT

G SPBT / PT

PK HEM / G SPBT

TAMAT

G SPBT / PT

30 minit

60 hari

30 minit

390 minit

30 minit

180 minit

7. SENARAI SEMAK


1.

PINJAMAN BUKU TEKS

Mengeluarkan arahan untuk tindakan SPBT yang selanjutnya.

2. Menerima arahan serta menyelaras percetakan BMM

3 Mengedarkan Borang BMM kepada murid / waris

4. Mengumpul Borang BMM yang telah dilengkapkan murid / waris

5.Membuat semakan BMM dan dokumen sokongan dan menyediakan enrolmen yang layak

6.Mengadakan mesyuarat jawatankuasa SPBT untuk meluluskan murid yang layak menerima SPBT

7. Memaklumkan murid / waris tentang kelulusan permohanan SPBT

7. Menyediakan rumusan enrolmen murid yang layak

8. Mengisi borang keperluan SPBT

9. Membuat semakan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok

10. Mengesahkan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok

11.


13.


a) Menerima bekalan buku teks daripada pembekal. Melalui invois, sila pastikan bahawa;

b) Kod dan nama sekolah betulc) Judul buku dan bilangan buku

adalah sama seperti dalam BTBTR Kew. 460

d) Buku yang dibekalkan dalam keadaan baik

14. Memastikan invois diisi berdasarkan;a) Menurunkan tandatangan dan kad

pengenalanb) Menulis tarikh penerimaan bukuc) Meletakkan cap sekolahd) Mengisi buku penerimaan bukue) Menyerahkan invois yang lengkap

25

kepada pembekalf) Menyimpan salinan invois / SAP

15.Menghantar pelaporan penerimaan buku teks ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan Negeri

16.



17.Menyediakan bilangan naskah yang telah rosak menggunakan borang Kew.300 V

18.Melaksanakan proses pelupusan selaras dengan keperluan Akta Arkib yang sedang berkuatkuasa.

19. Mengemaskini rekod dan dokumentasi.

26

Aktiviti 3: PENGURUSAN HAL EHWAL MURID (HEM)Aktiviti 4: Pengurusan Buku Teks

1. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)2. Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013 – 2025

27

8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

Aktiviti 1:PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN ORGANISASIAktiviti 1(a)(vi): Pengurusan Program

BIL. BORANG KOD BORANG

Borang Komputer BTBTR 190

Buku Stok


Borang Pelupusan Kew.300 V

Borang Sijil Pelupusan Kew.300 X

28

9. SENARAI BORANG

Aktiviti 3.4 : Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks


PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK


PUNCA KUASA

1. PGB

PINJAMAN BUKU TEKS

Mengeluarkan arahan untuk tindakan SPBT yang selanjutnya setelah menerima Borang Maklumat Murid (BMM)

GPK Hem/Guru SPBT/Guru Kelas

2.PK HEM Menerima arahan serta

menyelaras percetakan BMM


3.


Mengedarkan Borang BMM kepada murid / waris GPK Hem

4.Guru Kelas

Mengumpul Borang BMM yang telah dilengkapkan murid / waris

GPK Hem/Guru SPBT

5.Guru Kelas

Membuat semakan BMM dan dokumen sokongan dan menyediakan enrolmen yang layak

GPK Hem/Guru SPBT

6.

PGB/ GPK Hem/Guru SPBT

Mengadakan mesyuarat jawatankuasa SPBT untuk meluluskan murid yang layak menerima SPBT

Guru Kelas

7Guru SPBT / Guru Kelas

Memaklumkan murid / waris tentang kelulusan permohanan SPBT

GPK Hem

8 Guru SPBT Menyediakan rumusan enrolmen murid yang layak


9 Guru SPBT Mengisi borang keperluan SPBT Guru Kelas

10 PK HEMMembuat semakan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok

Guru SPBT/ Guru Kelas

11 PGBMengesahkan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok

GPK Hem / Guru SPBT / Guru Kelas

12PK HEM / Guru SPBT

Menghantar borang BTBTR 190 ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan Guru Kelas

13

Guru SPBT


Menerima bekalan buku teks daripada pembekal. Melalui invois, sila pastikan bahawa

d) Kod dan nama sekolah


29

5. PROSES KERJA

betul

e) Judul buku dan bilangan buku adalah sama seperti dalam BTBTR Kew. 460

f) Buku yang dibekalkan dalam keadaan baik

14

Guru SPBT / PT

Mengisi invois berdasarkan;g) Menurunkan tandatangan

dan kad pengenalanh) Menulis tarikh

penerimaan bukui) Meletakkan cap sekolahj) Mengisi buku penerimaan

bukuk) Menyerahkan invois yang

lengkap kepada pembekal

l) Menyimpan salinan invois / SAP

PGB/GPK Hem

15 PK HEM / Guru SPBT


PGB

16

Guru SPBT



PT

17 Guru SPBT / PT

Menyediakan bilangan naskah yang telah rosak menggunakan borang Kew.300 V

GPK Hem

18 Guru SPBT / PT

Melaksanakan proses pelupusan selaras dengan keperluan Akta Arkib yang sedang berkuatkuasa.

GPK Hem

19 Guru SPBT / PT Mengemaskini rekod dan dokumentasi. GPK Hem


30

6. CARTA ALIR

Tempoh masa


31

Tanggungjawab Proses Kerja Mula

Mencetak Borang Maklumat Murid (BMM)

PINJAMAN BUKU TEKSMengeluarkan arahan untuk tindakan SPBT seterusnya

Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa SPBT

Mengumpulkan dan membuat semakan BMM yang telah dilengkapkan oleh murid / waris

Membuat semakan borang BTBTR 190

Menyediakan rumusan enrolmen murid yang layak

Mengisi borang keperluan SPBT BTBTR 190

Mengedarkan BMM kepada murid / waris

Menyediakan senarai enrolmen murid yang layak

Memaklumkan murid / waris keputusan permohonan SPBT

Mengesahkan borang BTBTR 190


PGB

GK

PK HEM

PGB/GPK HEM/ G SPBT/ GK

GPK HEM

G SPBT

GK

G SPBT

GK

PGB

GPK HEM / G SPBT

A

GK

30 minit

30 minit

60 hari

30 minit

390 minit

390 minit

60 minit

30 minit

30 minit

180 minit

15 minit

15 minit

60 minit

6. CARTA ALIR


32

Tanggungjawab Proses Kerja A

Mengisi invoice

URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKSMenerima bekalan buku teks daripada pembekal

Menyediakan bilangan naskah yang telah rosak


Mengemaskini rekod dan dokumentasi.


Mengasing dan mengikat buku teks yang rosak

Melaksanakan proses pelupusan

G SPBT

G SPBT / PT

G SPBT / PT

G SPBT /PT

G SPBT / PT

PK HEM / G SPBT

TAMAT

G SPBT / PT

30 minit

60 hari

30 minit

390 minit

30 minit

180 minit

7. SENARAI SEMAK


1.

PINJAMAN BUKU TEKS

Mengeluarkan arahan untuk tindakan SPBT yang selanjutnya.

2. Menerima arahan serta menyelaras percetakan BMM

3 Mengedarkan Borang BMM kepada murid / waris

4. Mengumpul Borang BMM yang telah dilengkapkan murid / waris

5.Membuat semakan BMM dan dokumen sokongan dan menyediakan enrolmen yang layak

6.Mengadakan mesyuarat jawatankuasa SPBT untuk meluluskan murid yang layak menerima SPBT

7. Memaklumkan murid / waris tentang kelulusan permohanan SPBT

7. Menyediakan rumusan enrolmen murid yang layak

8. Mengisi borang keperluan SPBT

9. Membuat semakan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok

10. Mengesahkan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok

11.


13.


e) Menerima bekalan buku teks daripada pembekal. Melalui invois, sila pastikan bahawa;

f) Kod dan nama sekolah betulg) Judul buku dan bilangan buku

adalah sama seperti dalam BTBTR Kew. 460

h) Buku yang dibekalkan dalam keadaan baik

14. Memastikan invois diisi berdasarkan;g) Menurunkan tandatangan dan kad

pengenalanh) Menulis tarikh penerimaan bukui) Meletakkan cap sekolahj) Mengisi buku penerimaan bukuk) Menyerahkan invois yang lengkap

33

kepada pembekall) Menyimpan salinan invois / SAP

15.Menghantar pelaporan penerimaan buku teks ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan Negeri

16.



17.Menyediakan bilangan naskah yang telah rosak menggunakan borang Kew.300 V

18.Melaksanakan proses pelupusan selaras dengan keperluan Akta Arkib yang sedang berkuatkuasa.

19. Mengemaskini rekod dan dokumentasi.

34

Aktiviti 3: PENGURUSAN HAL EHWAL MURID (HEM)Aktiviti 4: Pengurusan Buku Teks

3. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)4. Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013 – 2025

35

8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

Aktiviti 1:PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN ORGANISASIAktiviti 1(a)(vi): Pengurusan Program



Buku Stok


Borang Pelupusan Kew.300 V

Borang Sijil Pelupusan Kew.300 X

36

9. SENARAI BORANG

Aktiviti 3.6: Lawatan Murid.


PEGAWAI LAIN YANG ADA

HUBUNGAN/ DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASA

1. GAB

Menyediakan kertas cadangan dan mendapatkan kelulusan daripada Pengetua atau Guru Besar

PGB

2. GAB Mengedar dan mendapatkan kebenaran daripada waris. IBU BAPA

3. GAB Mengadakan mesyuarat penyelarasan. PK

4. GAB

Menyediakan dokumen bagi mendapatkan kelulusan aktiviti daripada JPN/PPD (35 Hari sebelum tarikh lawatan).

JPN/PPD

5. PGBMengesahkan permohonan lawatan murid GAB

6. GABMemberi taklimat kepada peserta lawatan dan waris PK

7. GABMenyediakan arahan dan peraturan secara bertulis. PK

8. GAB

Memaklumkan pergerakan kepada hospital/pusat kesihatan, balai polis dan JPN/PPD yang berhampiran dengan tempat lawatan.

HOSPITALBALAI POLIS

JPNPPD

9. GAB

Memastikan Kotak Pertolongan Cemas diperiksa,peralatan mencukupi serta sentiasa ada bersama sepanjang aktiviti

PK

10. GABMencatat pergerakan dalam buku log PK

11. GAB

Membuat dan menghantar laporan lawatan dan laporan perbelanjaan secara bertulis kepada pelulus

PGB

12. GABPerekodan dan pendokumentasian PK

37

PROSES KERJA

Aktiviti 3.6:

38

Pengurusan Lawatan murid

Tanggungjawab Proses Kerja

Menyediakan kertas cadangan dan mendapatkan kelulusan daripada PGB

GAB

Mengedar dan mendapatkan kebenaran daripada waris

GAB

Mengadakan mesyuarat penyelarasanGAB

Menyediakan dokumen bagi mendapatkan kelulusan aktiviti daripada JPN (35 hari sebelum tarikh lawatan)

GAB

Mengesahkan permohonan lawatan murid

GAB

Memberi taklimat kepada peserta lawatan dan waris

Menyediakan arahan dan peraturan secara bertulis

GAB

Memaklumkan pergerakan kepada hospital/pusat kesihatan, balai polis dan JPN/PPD yang berhampiran dengan tempat lawatan

GAB

Tempoh Masa

2880 minit

1440 minit

120 minit

60,480 minit/ 6 minggu

1440 minit

20 minit

1440 minit

Memastikan peti kecemasan diperiksa dan sentiasa ada bersama sepanjang aktiviti

CARTA ALIR

GAB 4320 minit

Aktiviti 1: Lawatan murid


1.Menyediakan kertas cadangan dan mendapatkan kelulusan daripada PGB

2.

Mengedar dan mendapatkan kebenaran daripada waris

3.Mengadakan mesyuarat penyelarasan

4.

Menyediakan dokumen bagi mendapatkan kelulusan aktiviti daripada JPN (35 hari sebelum tarikh lawatan)

5.Mengesahkan permohonan lawatan murid

6.Memberi taklimat kepada peserta lawatan dan waris

7.Menyediakan arahan dan peraturan secara bertulis

8. Memaklumkan pergerakan kepada hospital/pusat kesihatan, balai polis dan JPN/PPD yang berhampiran dengan tempat lawatan

39

Mencatat pergerakan dalam buku logGAB 4320 minit

Membuat dan menghantar laporan lawatan dan laporan perbelanjaan secara bertulis kepada Pengetua atau Guru BesarGAB 1440 minit

Perekodan dan pendokumentasianGAB 20 minit

SENARAI SEMAK

9.Memastikan peti kecemasan diperiksa dan sentiasa ada bersama sepanjang aktiviti

10.Mencatat pergerakan dalam buku log

11.

Membuat dan menghantar laporan lawatan dan laporan perbelanjaan secara bertulis kepada Pengetua atau Guru Besar

12.Perekodan dan pendokumentasian

40

Aktiviti 3.7 : Pengurusan Pendaftaran Murid



HUBUNGAN/ DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASA

1. PK HEM/PT Mengenal pasti murid yang yang akan mendaftar masuk PK

2. PK HEM/ PT Mendapatkan dokumen kelulusan kemasukan murid PGB

3. PK HEM/ PT

Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan seperti berikut:1. Salinan surat beranak2. Salinan kad pengenalan ibu

bapa / penjaga3. Salinan surat nikah4. Surat hak penjagaan anak

(jika berkaitan)5. Surat anak angkat (jika

berkaitan)Bil air/letrik/cukai pintu

PK

4. PKP Menetapkan kemasukan murid ke kelas bersuaian Guru Kelas

5. Guru DataMenguruskan pendaftaran murid masuk melalui sistem APDM

Guru Kelas

6. Guru KelasMemastikan data murid yang lengkap dan tepat melalui sistem APDM

Guru Data

7. Guru Kelas Menyemak dan mengemaskini dokumen fail peribadi murid yang mengandungi:1. Salinan Keputusan

PK

41

PROSES KERJA



HUBUNGAN/ DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASAPeperiksaan Terakhir (jika berkaitan)

2. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah

3. Buku Rekod Kesihatan Murid4. Kad Rawatan Perkhidmatan

Pergigian5. Buku Rekod Pencapaian

Murid Program j-Qaf6. Sijil-sijil Pengiktirafan

8. Guru Kelas Mendaftar murid ke dalam buku daftar rasmi sekolah PK

9. Guru Kelas /PT Rekod dan dokumentasi PK


TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

PK HEM/PT Mengenal pasti murid yang yang akan mendaftar masuk 2 Minit

PK HEM/ PT Mendapatkan dokumen kelulusan kemasukan murid

2 Minit

PK HEM/ PT Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan

5 Minit

PKP Menetapkan kemasukan murid ke kelas bersuaian

10 Minit

Guru Data Menguruskan pendaftaran murid masuk melalui sistem APDM 5 Minit

Guru KelasMemastikan data murid yang lengkap dan tepat melalui sistem APDM

10 Minit

Guru Kelas Menyemak dan mengemaskini dokumen fail peribadi murid 60 Minit

Guru Kelas Mendaftar murid ke dalam buku daftar rasmi sekolah 5 Minit

42

CARTA ALIR

Guru Kelas /PT Rekod dan dokumentasi 3 Minit


43

SENARAI SEMAK

44

PROSES KERJA

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Mengenal pasti murid yang yang akan mendaftar masuk

2. Mendapatkan dokumen kelulusan kemasukan murid

3.

Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan seperti berikut:1. Salinan surat beranak2. Salinan kad pengenalan ibu bapa /

penjaga3. Salinan surat nikah4. Surat hak penjagaan anak (jika berkaitan)5. Surat anak angkat (jika berkaitan)6. Bil air/letrik/cukai pintu

4. Menetapkan kemasukan murid ke kelas bersuaian

5. Menguruskan pendaftaran murid masuk melalui sistem APDM

6. Memastikan data murid yang lengkap dan tepat melalui sistem APDM

7.

Menyemak dan mengemaskini dokumen fail peribadi murid yang mengandungi:1. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir

(jika berkaitan)2. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah3. Buku Rekod Kesihatan Murid4. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian5. Buku Rekod Pencapaian Murid Program j-

Qaf6. Sijil-sijil Pengiktirafan

8. Mendaftar murid ke dalam buku daftar rasmi sekolah

9. Rekod dan dokumentasi

Aktiviti 3.8 : Pengurusan Pertukaran Murid



HUBUNGAN/ DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASA

1.PK HEM /

PTMengenal pasti murid yang akan bertukar keluar Guru Kelas

2.PK HEM /

PTMenyerahkan borang pertukaran kepada pemohon Guru Aliran

3.PK HEM /GAB/PT

Memastikan borang lengkap diisi dan maklumat tepat sebanyak 5 salinan

PGB

4. GAB/PT

Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan seperti berikut:1. Salinan surat beranak2. Salinan kad pengenalan ibu

bapa / penjaga3. Salinan surat nikah4. Surat hak penjagaan anak (jika

berkaitan)5. Surat anak angkat (jika

berkaitan)6. Bil air/letrik/cukai pintu

PK HEM

5. PGB Mengesahkan permohonan pertukaran murid keluar PK HEM

6.PK HEM /

PT

Menyerahkan dokumen permohonan yang lengkap kepada pemohon untuk proses kelulusan

PK

7.PK HEM /

PT

Selepas Kelulusan Mendapatkan 1 salinan kelulusan permohonan pertukaran murid

PGB

8.PK HEM /GAB/PT

Penyerahan dokumen fail peribadi murid kepada pemohon yang mengandungi:7. Salinan Keputusan Peperiksaan

Terakhir8. Buku Rekod Profil Pentaksiran

Sekolah9. Buku Rekod Kesihatan Murid10. Kad Rawatan Perkhidmatan

Pergigian11. Buku Rekod Pencapaian

Murid Program j-Qaf12. Sijil-sijil Pengiktirafan

PK/Guru Aliran

9. Guru data Mengeluarkan data murid Guru Kelas

45



HUBUNGAN/ DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASAdari sekolah melalui sistem APDM

10. PT Rekod dan dokumentasi PK HEM


TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

PK HEM / PT Mengenal pasti murid yang akan bertukar keluar 5 Minit

PK HEM / PTMenyerahkan borang pertukaran kepada pemohon

2 Minit

PK HEM /GAB/PTMemastikan borang lengkap diisi dan maklumat tepat sebanyak 5 salinan

2 Minit

GAB/PTMendapatkan salinan dokumen yang diperlukan

3 Minit

PGB Mengesahkan permohonan pertukaran murid keluar 2 Minit

PK HEM / PTMenyerahkan dokumen permohonan yang lengkap kepada pemohon untuk proses kelulusan

2 Minit

PK HEM / PTSelepas Kelulusan Mendapatkan 1 salinan kelulusan permohonan pertukaran murid

2 Minit

PK HEM /GAB/PT Penyerahan dokumen fail peribadi murid kepada pemohon 10 Minit

Guru data Mengeluarkan data murid dari sekolah melalui sistem APDM 5 Minit

PT Rekod dan dokumentasi 3 Minit

46

MULA

TAMAT

CARTA ALIR


47

SENARAI SEMAK

48

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Mengenal pasti murid yang akan bertukar keluar

2. Menyerahkan borang pertukaran kepada pemohon

3.Memastikan borang lengkap diisi dan maklumat tepat sebanyak 5 salinan

4.

Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan seperti berikut:7. Salinan surat beranak8. Salinan kad pengenalan ibu bapa /

penjaga9. Salinan surat nikah10. Surat hak penjagaan anak

(jika berkaitan)11. Surat anak angkat (jika

berkaitan)12. Bil air/letrik/cukai pintu

5. Mengesahkan permohonan pertukaran murid keluar

6.

Menyerahkan dokumen permohonan yang lengkap kepada pemohon untuk proses kelulusan

7.Selepas Kelulusan Mendapatkan 1 salinan kelulusan permohonan pertukaran murid

8.

Penyerahan dokumen fail peribadi murid kepada pemohon yang mengandungi:1. Salinan Keputusan Peperiksaan

Terakhir2. Buku Rekod Profil Pentaksiran

Sekolah3. Buku Rekod Kesihatan Murid4. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian5. Buku Rekod Pencapaian Murid

Program j-Qaf6. Sijil-sijil Pengiktirafan

9. Mengeluarkan data murid dari sekolah melalui sistem APDM

10. Rekod dan dokumentasi

1.0 Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

2.0 Falsafah Pendidikan Kebangsaan

3.0 Arahan Pegawai Pengawal 2018

49

SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA


1.

2.

3.

4.

5.

50

SENARAI BORANG

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

BIL. NAMA JAWATANKUASA

1

2

3

4

5.

51

Documents

HEM.docx · Web viewProses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak Aktiviti 8 - 26 Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa 27 Senarai Borang 27 Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai