Pohjois-Karjalan sosiaali- jaterveyspalvelujen kuntayhtymä

www.siunsote.fi

Henkilöstövoimavarojentiedolla johtaminen

Henkilöstöjohtaja Johanna Bjerregård Madsen

Tietojohtamisen valtakunnalliset verkostopäivät VIII16.1.2020 – 17.1.2020

www.siunsote.fi

Tiedon rooli muutoksessa2• Tieto ja osaaminen, ovat organisaatiomme tärkeimpiä menestystekijöitä

• Organisaation ja henkilöstön kyky uudistua ja hyödyntää tietoa ja osaamista, on merkittävässä roolissa

• Jännitteet ja mahdollisuudet, keskinäinen riippuvuus taloudesta ja voimavaroista on ilmiönä osa sote – johtamisen arkea (kiinteä rahoitus)

• Muutoksen (tässä muutoksessa henkilöstövoimavarojen uudelleen allokointi) johtaminen ja luottamus/luottamuksen teoria liittyvät oleellisesti yhteen, tutkimustietoa näistä yhdessä on vähän

• Organisaation strategisen johdon yhteinen näkemys ja yhteinen strateginen ajattelu henkilöstövoimavarajohtamisesta on välttämätöntä – koska tiedolla johtamisen pitää muuttua arjen konkreettisiksi teoiksi ja toimenpiteiksi

www.siunsote.fi

Voimavaralähtöinen ajattelu• Voimavaralähtöinen suunnittelu, eroaa perinteisestä talouden ja

toiminnan suunnitteluperusteisesta ajattelusta siten, että se auttaa tunnistamaan uusia tapoja yhdistää voimavarat

• Se on toimintaympäristöltään inhimillistä ja myrskyisää, koska voimavarat (pääoma) jota uudelleen jaetaan tai yhdistellään ovat inhimillistä pääomaa – se rikkoo systeemistä ja kulttuurisesti pitkään ”betonoituja” rakenteita, samalla se rikkoo ja uudelleen rakentaa valtasuhteita (esim. työvuorosuunnittelu, esimiehen rooli – resurssisuunnittelijan rooli)

• Se kuitenkin edistää kokonaisnäkemystä henkilöstövoimavarojen käytöstä ja paljastaa mm epätasa-arvoisen resurssijaon

• Se vähentää ajanmittaan toimintayksiköiden välisiä raja-aitoja (siiloja) ja epäoptimaalista resurssointia, joka edistää asiakkaiden ja henkilöstön tasa-arvoa

www.siunsote.fi

SOTE –alan vahvat uskomukset Henkilöstöä on jo nyt ihan liian vähän

Koskaan ei voi tietää, koska potilaita ja asiakkaita tulee, erityisesti päivystysyksiköissä

Vuosilomat on suunniteltu ”janalle” eli toiminta ja osaaminen on tasaisesti turvattu

Ylitöitä tehdään jo nyt paljon ja ”koko ajan henkilöstö vaihtaa työvuorojaan”

Vuorotyö nyt vain on kuormittavaa ja henkilöstö on paljon sairaslomilla

Työvuorosuunnittelu on jo nyt toimintalähtöistä (toiminta ja osaaminen etusijalla)

.

www.siunsote.fi

Toimenpiteet

Voimavaralähtöinen henkilöstöjohtaminen (resurssien yhdistäminen, liikuteltavuus, reagointi kuormitushuippuihin, potilas- ja asiakasvirta-analyysit, osaamisen johtaminen keskiössä), jossa toimenpiteet:

1. Hoiva- ja hoitohenkilöstömitoitus (talousarvion pohjana, strateginen johtaminen) 2. Asiakas- ja potilaslähtöisyys edellä (potilas- ja asiakasvirta tiedolla johtaminen)3. Vuosilomasuunnittelu ja keskitetty oma sijaispalvelu (sijaisten yhdenvertainen saatavuus)4. Työvuorosuunnittelun kuormittavuusanalyysi (terveellisyys, työkykyjohtaminen)5. Välitön ja välillisen työajan kohdentumisen mittaus (hallitusohjelma,

henkilöstömitoituslaki)6. Mitä Sinulle kuulu – työhyvinvointikysely työhyvinvoinnin johtamisen tukena (2017, 2018)

TOIMINTALÄHTÖINEN TYÖVUOROSUUNNITTELU > henkilöstövoimavarojen optimointi, osaamisen varmistaminen ja päivittäisjohtaminen (henkilöstön liikuteltavuus, lainavuoromahdollisuudet, työvoiman käyttö)

Pohjois-Karjalan sosiaali- jaterveyspalvelujen kuntayhtymä

www.siunsote.fi

Henkilöstön määrä ja mitoitus

www.siunsote.fi

Henkilöstömitoitustieto Kaikista Siun soten hoiva- ja hoitohenkilöstön työpanosta vaativista palveluista on tehty

hoitajamitoitus, henkilöstön määrä perustuu tietoon (ei tunteisiin)

Talousarvio pohjautuu hoiva- ja hoitohenkilöstön osalta (4500 hoitajaa) henkilöstö-mitoitustietoon

Talousarvion suunnitteluvaiheessa (vuosittain) henkilöstön määrää arvioidaan suhteessa mitoitustietoon; asiakas- ja potilassuoritteisiin (tarve), yksiköiden käyttöasteeseen, kuormitus% ja asiakas- tai potilasvirta-analyysiin (Qlick –raportointijärjestelmä)

Henkilöstömitoitus huomioi asiakkaiden tai potilaiden hoitoisuuden palvelujärjestelmätasolla, laskennallisella hoitoisuuskertoimella (kansallinen- ja kansainvälinen tutkimustieto, vertaistieto ja näyttö perustana) (Taulukko seuraavassa diassa)

Siun soten henkilöstömitoitukset ja henkilöstön määrä ovat kansallisesti arvioituna hyvällä tasolla ja nykyiseen palvelutarpeeseen henkilöstön määrä on riittävää, mutta se ei ole vielä optimaalisesti kohdennettu

Siun soten ympärivuorokautisen laitoshoidon henkilöstömitoitusta on saatu muutettua palvelun käyttäjien kannalta yhdenvertaisempaan suuntaan kuluneen kolmen vuoden aikana (vaihteluväli oli 0,5 – 1.1) ja se toteutuu nyt 0.7 – 0.79 välillä (2019)

www.siunsote.fi

www.siunsote.fi

Pitkäahon© 2012 mukaan laskettu toimintalähtöinen kuormitus-%

2018 ja 2019*

Siun soten tavoitetaso 82%, 85-87% ja ikääntyneiden asumispalveluissa 90-92%

ESH josta OPE josta KON jostaPSY PÄIVYSTYS SIILAINENTKAKUUTTIS

AIRAALAT

TKPÄIVYSTÄVÄT

SAIRAALAT

MUUTTKSAIRAALAT

TEHAS KOTIHOITO

2018 76,6 73,4 77,1 82,7 77,4 86,7 85,5 86,3 102,9 84 88,4

2019* 77,2 73,6 79,6 81 75,8 72,2 77 84,6 90,6 82,6 82,3

0

20

40

60

80

100

120

Pohjois-Karjalan sosiaali- jaterveyspalvelujen kuntayhtymä

www.siunsote.fi

Asiakas- ja potilasvirta-analyysit

www.siunsote.fi

Tiedossa olevan asiakas tai potilasvirran vaihtelu

Varautuminen vuosi- tai viikonpäivätason vaihteluun

- Työvuorojen aloitus- ja lopetusajat- Vuororakenteet- Henkilökunnan rakenne ja osaaminen

TÄHÄN toimintalähtöinen työvuorosuunnittelu pureutuu suunnitelmallisestiPäiväkohtainen tunteihin vaihtelu esim. asukkaiden päivärytmi, kuntouttavassa päivätoiminnassa tai leikkaussalissa ja heräämössä oloajat

www.siunsote.fi

Viikonpäivät eivät ole veljiä keskenään

www.siunsote.fi

Esimerkiksi iltavuoro kirurginen osasto

8080 80

83

81

73

75

78

OS2C

Osaston täyttöaste % tunneittain, keskiarvo ajalta 1.1-31.7.2019

klo 0 3 6 9 12 15 18 21

Iltavuorossa vähiten potilaita, kuitenkin sama vuorovahvuus kun aamussa, usein pitkässä vuorossa joku, kun on

”toiminnalliset perusteet”

www.siunsote.fi

Esimerkiksi iltavuoro sisätautiosastolla

76

7878

78

80

75

72

75

OS4K

Osaston täyttöaste % tunneittain, keskiarvo ajalta 1.1-31.7.2019

klo 0 3 6 9 12 15 18 21

Iltavuorossa vähiten potilaita, kuitenkin sama vuorovahvuus kun aamussa, usein pitkässä vuorossa joku, kun on

”toiminnalliset perusteet”

www.siunsote.fi

Äkillinen, satunnainen asiakasvirran vaihtelu- Lainavuoromalli- Varahenkilöstö, tilapäistyövoima,

osaamisen varmistaminen

TÄHÄN päivittäisjohtaminen ja ”tilapäistyövoima” pureutuu äkillisesti

Äkillinen osaavan henkilökunnan tarve Vapautuva henkilökunta lainaan

www.siunsote.fi

Tasainen toiminta, henkilöstövaraus 100% -toteuma 33 – 35%

33 3335

40 3938 38

35

OS3E

Osaston täyttöaste % tunneittain, keskiarvo ajalta 1.1-31.7.2019

klo 0 3 6 9 12 15 18 21

www.siunsote.fi

Klo 0.00-7.00 Klo 7-7.15

Klo 7.15-13.00 Klo 13.00-15.00 (16.00)

Klo 15.00 (16.00) -21.00 Klo 21-21.30

Klo 21.30-0.00

Esimerkki erikoissairaanhoidon vuodeosastohoidon toimintayksiköstä

www.siunsote.fi

Asiakas- ja potilasvirta-analyysit Arjen kokemuksella ajattelemme ja uskomme, erityisesti päivystysyksiköissä

asiakas- tai potilasvirtaa ei voi mitenkään ennustaa

Olemme tottuneet ajattelemaan, että meidän tulee 365 päivää, 24 h ja aina varautua vähintään siihen, että asiakkaita ja potilaita on 100 % paikalla, mieluummin pelkäämme ja olemme valmiudessa siihen, että niitä tulee enemmänkin yli 100 % tason

Henkilöstön määrä ja vuorovahvuudet rakennetaan useimmiten 100 % ”tilanteeseen”

Todellisuudessa 100% tai yli meneviä päiviä esimerkiksi erikoissairaanhoidon vuodeosastoilla oli ajalla 1.1.2019 -30.6.2019 2 – 5 % kaikista päivistä. Yhteispäivystyksessä 4 %.

Henkilöstövaraus (työvuorosuunnittelu) tehdään 100% tilanteeseen, henkilöstömäärä ei jousta suunnitteluvaiheessa alaspäin, vaikka käyttöaste on matala

Turvallisuuden tunne ja kokemus hallinnasta heikkenee heti, jos yksikin työntekijä suunnitellusta tai ”totutusta” työvuorovahvuudesta puuttuu.

Pohjois-Karjalan sosiaali- jaterveyspalvelujen kuntayhtymä

www.siunsote.fi

Vuosiloma- ja poissaolosuunnittelu

www.siunsote.fi

Vuosilomasuunnittelu yksikkö x

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39

Lomat + yvp:t Sijaiset

Lomia on myönnetty enemmän, kun sijaisia on saatu

Sijaisia on otettu enemmän kun lomia on myönnetty

www.siunsote.fi

Myönnettyjä lomia osaamisalueittain

0

2

4

6

8

10

12

19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39

Osaajat samaan aikaan poissa

www.siunsote.fi

Jotkut ne osaa oikeasti suunnitella hyvinToiminnan hiljaisempi kausi huomioitu hyvin

www.siunsote.fi

Tasainen suunnittelu edistää sijaisten saatavuutta – riittävyyttä kesäaikaan

0200400600800

1000

2017 2018 2019

Toukokuu 651 665 670

Kesäkuu 854 804 805

Heinäkuu 883 818 789

651 665 670854 804 805883 818 789

HTV 2 Sijaiset

Toukokuu Kesäkuu Heinäkuu

www.siunsote.fi

Hyvä suunnittelu vähentää myös kustannuksia

Toukokuu Kesäkuu Heinäkuu

Muutos-% 2017-2018 2,2 -5,9 -7,4

Muutos % 2018-2019 0,8 0,1 -3,5

Muutos % 2017-2019 2,9 -5,7 -10,6

2,2

-5,9-7,4

0,8 0,1

-3,5

2,9

-5,7

-10,6-12,0-10,0

-8,0-6,0-4,0-2,00,02,04,0

HTV 2 Sijaiset, muutos-%

Muutos-% 2017-2018 Muutos % 2018-2019 Muutos % 2017-2019

Pohjois-Karjalan sosiaali- jaterveyspalvelujen kuntayhtymä

www.siunsote.fi

Johtopäätöksiä ja tuloksia

www.siunsote.fi

Yleisesti todettava• tyhjiä sairaansijoja tai paikkoja on edelleen

• Sijaisten ja erityisesti äkillisten tilapäistyöntekijöiden käyttö vaihtelee suuresti, mitoitustiedon valossa osin tarpeetonta

• Ylitöitä syntyy yksiköissä, joissa käyntimäärät matalimmat ja mitoitus väljemmästä päästä

• Toimintalähtöinen % vaihtelee yksiköiden välillä suuresti – vaikka eteenpäin on menty

• Kohdentamistarvetta on edelleen (optimaalinen) vaikka muutosta on tapahtunut myönteiseen suuntaan

www.siunsote.fi

Tulos

• n potilaat, asiakkaat ja asukkaat ovat ilman toimenpiteitä eriarvoisessa asemessa saamansa toimintalähtöisen hoitaja-ajan suhteen- Toimintalähtöinen henkilöstömitoitus 1-4 tai 1-6/2019 vaihtelu

palvelualueittain 72,2 % - 90,6 % ja vaihtelu yksiköittäin 30,9 % - 196,3 %

- Toimintalähtöinen henkilöstömitoitus 1-8/2018 vaihtelu palvelualueittain58,58 % - 91,63 %

- Välittömän hoitotyön osuus > 60 % kevät 2018 toteutui joillakin osastoilla ja terveyskeskusten vastaanotoilla (vaihtelu 40-70 %)

www.siunsote.fi

Johtopäätöksiä Henkilöstövoimavaroja on uudessa Siun soten sote- integraatiossa tähän tilanteeseen ja nykyiseen

palvelutarpeeseen riittävästi, mutta ne eivät kohdennu optimaalisesti eivätkä asiakkaan tai henkilöstön näkökulmasta yhdenvertaisesti

Osaamisen turvaaminen suunnittelun pohjana, on usein jäänyt toiselle sijalle, suhteessa henkilöstön toiveisiin – suunnittelu on saatava toimintalähtöisemmäksi

Välittömän asiakastyöajan osuutta on saatava nostettua ja työajan kohdentumista arvoa tuottavaan asiakastyöhön on lisättävä kaikissa ammattiryhmissä ja kaikilla toimialueilla

Työvuorosuunnittelussa työvuorojen pituuksien, aloitus- ja lopetusaikojen arviointi sekä työvuororakenteet, että potilasvirta-analyysit = hoitaja-ajan tarve on synkronoitava yhteen

Työvuorosuunnittelun keskittäminen, automatisointi ja on oltava osa tulevia ratkaisuja henkilöstön joustavan ja optimaalisen käytön suhteen sekä henkilöstön jaksamisen ja työhyvinvoinnin turvaamiseksi

Osaamisen johtaminen ja sujuvat moniammatilliset työprosessit sekä järkevät toimintayksikkökoot säästävät henkilöstöresurssia ja kohentavat työn hallintaa ja tätä kautta vaikuttavat henkilöstön työtyytyväisyyteen

Tukipalveluiden roolilla ja työnjaolla on merkittävä vaikutus hoiva ja hoitohenkilöstön saatavuuteen –koulutetulle hoitohenkilöstölle ei saa siirtyä avustavien ammattiryhmien tehtäviä ilman kokonaisarviointia

www.siunsote.fi

Haasteina Tiedolla johtaminen osaksi arjen päätöksentekoa ja toimenpiteitä

Henkilöstövoimavarojen tuloksellisuuden systemaattisen arvioinnin ja raportoinnin kehittäminen

Voimavarat

Voimavarojen kohdentaminen

Talous ja taloudellisuus

Tuottavuus

Palvelutarpeeseen vastaaminen = palvelukyky

Asiakasymmärrys-, asiakaskokemus-, asiakaspalaute

Laatu

Kustannusvaikuttavuus

Henkilöstövoimavarojen kysynnän ja tarpeen ennustemallin luominen?

www.siunsote.fi

HR - tiedolla johtamisen välineitä1. Mitoitustieto (henkilöstön määrä, rakenne)

2. Potilas- ja asiakasvirta-analyysit (henkilöstön optimaalinen sijoittuminen)

3. Toiminta- ja osaamisperusteinen työvuorosuunnittelu (henkilöstön oikea-

aikainen sijoittuminen, vuororakenteet, osaamisen varmistaminen)

4. Vuosilomien ja poissaolojen suunnitelmallisuus (moniammatillinen vuosilomasuunnittelu,

sulut, supistukset)

5. Työvuorosuunnittelun kuormittavuus (työhyvinvointi, sairaslomat)

6. Lisä- ja ylityöt sekä hälytysrahat (muutokset suunnitelmasta toteumaan,

henkilöstön riittävyyden arviointi)

7. Välittömän työajan kohdentuminen asiakkaisiin ja potilaisiin (työn sisällön

johtaminen, työnjako, tukipalvelut)

Pohjois-Karjalan sosiaali- jaterveyspalvelujen kuntayhtymä

www.siunsote.fi

Kiitos!