Herausforderungen des Stammdatenmanagements im Bereich FMCG · Herausforderungen des Stammdatenmanagements im Bereich FMCG 3 men bereits ergriffen wurden oder geplant sind, um gesetzeskonform

Herausforderungen des Stammdatenmanagements im Bereich FMCG

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Herausforderungen des Stammdatenmanagements im Bereich FMCGEine Studie im Auftrag des AQUA Projektes der REWE Group und der Bayard Consulting Group zum Stand der Umsetzung aktueller Heraus- forderungen von Artikelstammdateninitiativen in deutschen Unternehmen.

Eine Bestandsaufnahme aus Mai 2014.


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VorwortStammdatenmanagement stellt die Anwender heute durch ständig neue Anforderungen immer wieder vor neue Heraus- forderungen. Die Nachfrage nach zuverlässigen Stammdaten steigt stetig, sei es durch rechtliche Änderungen, erhöhten Infor- mationsbedarf des Endverbrauchers, der Einführung neuer Standards, etc.

Um auf diese Herausforderungen mit überschaubarem Aufwand reagieren zu können, ist eine effiziente Stammdaten-Organisation innerhalb der betroffenen Unternehmen unbedingt notwendig – anderenfalls werden bereits kleine Änderungen zu kaum überschau-baren und nur schwer kalkulierbaren Hindernissen.

Aktuell stehen zwei einschneidende Änderungen bevor und beschäfti-gen die Branche bereits seit einiger Zeit: Die Umsetzung der neuen Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV 1169/2011) und die Migra-tion vom „alten“ SINFOS-Standard ins GDSN (Global Data Synchro-nization Network).

Zielsetzung

Diese Studie im Auftrag des AQUA Projektes der REWE Group und der Bayard Consulting Group soll aufzeigen, ob und wie betroffene Unter-nehmen sich diesen Herausforderungen stellen und welche Maßnah-


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men bereits ergriffen wurden oder geplant sind, um gesetzeskonform auf die geforderten Änderungen zu reagieren.

Hierbei werden die Themen LMIV 1169/2011 sowie die Migration von SINFOS ins GDSN getrennt betrachtet.

Die Studie soll ebenfalls Aufschluss geben über den Stand der Stamm-dateninitiativen deutscher Unternehmen hinsichtlich Organisation und Steuerung und der geplanten Änderungen in diesem Bereich.

Teilnehmer

Im Rahmen der Studie wurde im Mai 2014 eine Befragung von 100 überwiegend großen FMCG Industrieunternehmen durchgeführt, in der 21 Fragen an diese gestellt wurden.


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Zwei wesentliche Herausforderungen führen dazu, dass sich Indust-rieunternehmen verstärkt mit dem Thema Artikelstammdatenmanage-ment beschäftigen: die LMIV 1169/2011 und die Migration von SIN-FOS ins GDSN.

Die Mehrheit der befragten Unternehmen ist mit der Umsetzung der LMIV noch nicht fertig - 17% der Befragten haben sogar noch gar keine Maßnahmen ergriffen, um auf die LMIV gesetzeskonform zu reagieren. Das Thema ist derart komplex, dass 43% der Industrieun-ternehmen die Hilfe eines Dienstleisters benötigen, während sich sogar knapp 9% nicht ausreichend informiert fühlen.

Die überwiegende Mehrzahl der Teilnehmer nutzt zwar bereits die Mög-lichkeit des elektronischen Artikelstammdatenaustausches über einen Datenpool. Hinsichtlich der Migration von SINFOS ins GDSN zeigt sich jedoch ein ähnliches Bild. Auch hier sind knapp 20% der Befragten noch nicht auf die Migration vorbereitet, es fühlen sich sogar knapp 18% der Teilnehmer nicht ausreichend informiert. Erst 16% der Indust-rieunternehmen sind bereits jetzt auf den Wechsel ins GDSN komplett vorbereitet, 84% haben also noch Arbeit vor sich.

Eine Erkenntnis aus dieser Studie ist, dass die Herausforderungen LMIV und GDSN auf der Industrieseite nur dann nachhaltig gemeistert werden können, wenn die Unternehmen Artikelstammdatenmanage-ment als eigenständigen Geschäftsprozess begreifen und etablieren.

Executive Summary

Artikelstammdatenmanagement ist ein eigener Geschäftsprozess


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Demografische Einordnung


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Dieser Fragenblock dient der Feststellung, welche Sortimentsbereiche die teilnehmenden Industrieunternehmen bedienen sowie der Größe dieser Unternehmen, wobei hierfür nur die Kriterien “Anzahl der Mitar-beiter” und “Umsatz” betrachtet werden.

Frage 1: In welchem Bereich ist Ihr Unternehmen angesiedelt?

Multiple Choice – Mehfachnennung möglich

1,96%

23,53%

82,35%

FOOD

NON-FOOD

BAUMARKT

82% der befragten Unternehmen bedienen den Food Bereich!


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Frage 2:

Frage 3:

Wieviele Mitarbeiter beschäftigt Ihr Unternehmen?

Wie hoch ist Ihr Jahresumsatz?

Multiple Choice

Multiple Choice

37,25%

1-500

10,00%0% 20,00% 30,00% 40,00%

5,00%

bis 100.000

100.000 bis 10 Mio.

1 Mio. bis 1 Mrd.

> 1 Mrd.

keine Angabe

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

30,00%

35,00%

40,00%

501-5.000 5.001-10.000 > 10.001

35,29%

9,80%

17,65%

21,57%

17,65%

19,61%

3,92%

37,25%


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Die überwiegende Mehrzahl der Teilnehmer (82,35%) beliefert den Food-Bereich. Diese Unternehmen sind verpflichtet, die Anforderungen der LMIV 1169/2011 umzusetzen.

Für 100% der Teilnehmer ist die Migration von SINFOS ins GDSN relevant, da diese nicht warengruppenabhängig ist.

Schlussfolgerung

Es ist also tatsächlich JEDER Lieferant von den aktuellen Veränderungen in irgendeiner Form betroffen. Über 80% der Industrie- unternehmen müssen sich beiden Heraus-forderungen stellen.


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Aktuelle Herausforderungen

LMIV 1169/2011


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Die LMIV 1169/2011 wurde am 25. Oktober 2011 beschlossen und tritt ab dem 13. Dezember 2014 in Kraft. Zu diesem Zeitpunkt werden alle bis dahin gültigen nationalen Verordnungen abgelöst. Die EU Ver-ordnung regelt, welche Informationen zukünftig dem Endverbraucher verfügbar gemacht werden müssen.

Frage 4: Haben Sie bereits Maßnahmen implementiert oder in Planung, um den Anforderungen im Rahmen der LMIV 1169/2011 gerecht zu werden?

Multiple Choice

JA

NEIN

17,11%

82,86%

17% der Teilnehmer haben noch nicht auf die neue LMIV reagiert!


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Frage 5: Wenn ja, welche?Freitext

10,00% 30,00%0% 20,00% 40,00% 50,00%

Einführung eines PIM Systems

Anpassung von Verpackungen und Sortimentsdaten

GDSN konforme Datenanpassung

Nutzung externer Dienstleister & Beratungsunternehmen 27,27%

40,91%

27,27%

13,63%

Frage 6: Benötigen Sie die Unterstüt-zung eines Dienstleisters, um die Maßnahmen umzusetzen?

Multiple Choice

JA

NEIN

57,14%

42,86%

43%der befragten Lieferanten brauchen die Hilfe eines Dienstleisters!


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Frage 7: Fühlen Sie sich im Themen-komplex der LMIV 1169/2011 ausreichend informiert?

Multiple Choice

JA

NEIN

8,57%

91,43%

Frage 8: Wenn nein, welcher Informa- tionsbedarf besteht aktuell?

Freitext

Artikelnummernflut durch Mehrfach-GTIN´s

Umgang mit loser, unverpackter Ware

10,00%0% 20,00% 30,00% 40,00%

33,33%

33,33%


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Die Komplexität dieser Thematik zeigt sich insbesondere dadurch, dass über 40% der Teilnehmer die Hilfe von externen Dienstleistern in Anspruch nehmen müssen, um den Anforderungen überhaupt gerecht werden zu können.

Knapp 14% der befragten Lieferanten planen die Einführung eines PIM (Product Information Management) Systems, da mit der bestehenden MDM (Master Data Management) Organisation eine gesetzeskonforme Umsetzung nur schwer möglich scheint bzw. mit sehr hohen Bearbei-tungsaufwänden verbunden ist.

Für knapp 10% sind sogar zum jetzigen Zeitpunkt noch Fragen offen, die eine termingerechte Reaktion auf die Anforderungen zusätzlich erschweren.

Schlussfolgerung

Obwohl die Zeit bis zum Inkrafttreten der LMIV 1169/2011 nur noch knapp bemes-sen ist, haben knapp 20% der befragten Unternehmen noch keine Maßnahmen durchgeführt oder in Planung, um auf die Herausforderungen zu reagieren.


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Aktuelle Herausforderungen

Migration von SINFOS ins GDSN


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Der “alte” Stammdatenstandard in Deutschland – SINFOS – hat ausgedient. Die zunehmende Globalisierung macht auch eine Stammdatenversorgung über Ländergrenzen hinweg notwendig, was im SINFOS-Standard nur eingeschränkt möglich ist. Das GDSN ist ein globales Netzwerk zum Austausch von elektronischen Artikelstamm-daten mit einem eigenen Standard, der weltweit einheitlich ist.

Durch Bereitstellung der Artikelstammdaten in diesem Netzwerk ist es Unternehmen möglich, mit beliebigen Partnern auf der ganzen Welt Daten auszutauschen und zu synchronisieren.

In mehreren Schritten wurde der SINFOS-Standard in den letzten Jah-ren an das GDSN angeglichen, um nun die große Migration anzuge-hen, bei der alle Daten von SINFOS ins GDSN “verschoben” werden.


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Frage 9: Haben Sie bereits Maßnahmen implementiert oder in Planung, um von SINFOS ins GDSN zu migrieren?

Multiple Choice

11,76%

8,82%

79,41%

JA

NEIN

KEINE ANGABE

20%bis zu

der befragten Lieferanten sind noch nicht auf die Migration vorbereitet!


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Frage 10: Wenn ja, welche?Freitext

Überarbeitung der Artikelstammdaten

Hilfe eines externen Dienstleisters

Anpassung der eigenen Systeme

Einführung eines PIM Systems

Migration bereits abgeschlossen

10,00% 20,00% 30,00% 40,00% 50,00% 60,00%0%

50,00%

11,11%

16,67%

16,67%

5,56%

Knapp

Frage 11: Fühlen Sie sich im Themen-komplex der Migration von SINFOS auf GDSN ausreichend informiert? Multiple Choice

17,65%

82,35%

JA

NEIN18%der befragten Lieferanten fühlen sich nicht ausreichend informiert!

16%Erst

der befragten Lieferanten sind fertig, 84% haben noch Arbeit vor sich!


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Ähnlich wie beim Thema LMIV 1169/2011 stellt sich die Situation hin-sichtlich der Migration ins GDSN dar. Auch hier liegt vor vielen Unter-nehmen noch eine Menge Arbeit.

Besonders auffällig ist, dass nur 16% der befragten Lieferanten ange-ben, mit der Migration bereits fertig zu sein und mit keinen weiteren Aufwänden mehr konfrontiert sind. Die restlichen 84% könnten zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht migriert werden. Von diesen 84% muss noch über die Hälfte eine Anpassung der Daten vornehmen, also alle Artikelstammdaten manuell so vorbereiten, dass die im GDSN notwen-digen Informationen im korrekten Format auch tatsächlich vorliegen.

Über 20% der Teilnehmer sind entschlossen, die unternehmensinterne MDM Organisation zu optimieren, Anpassungen der eigenen Systeme durchzuführen bzw. ein PIM System einzuführen, um auf zukünftige Anforderungen besser reagieren zu können.

Schlussfolgerung

Fast 18% der Lieferanten geben auch hier an, sich über das Thema der Migration schlecht informiert zu fühlen.


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Organisatorische und prozessuale Besonderheiten


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In diesem letzten Fragenblock liegt das Augenmerk auf der MDM Or-ganisation der betroffenen Unternehmen, dem Reifegrad sowie der Art und Weise der Steuerung der MDM Initiative.

Es wird hinterfragt, ob es besondere Geschäftseinheiten oder Prozesse gibt, die den Umgang mit neuen Herausforderungen erleichtern.

Frage 12: Auf welche Weise tauschen Sie mit Ihren Geschäftspartnern Artikelstammdaten aus?


Über einen gemeinsam vereinbarten Artikelpass

Manuell (z.B. Email, Fax, Telefon)

Elektronisch ohne Austauschstandard (z.B. Excel)

Elektronisch über einen Datenpool

20,00% 40,00% 60,00% 80,00% 100,00% 120,00%0%

51,43%

28,57%

28,57%

97,14%

28%pflegen manuell! 51%

pflegen einen Artikelpass!


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Frage 13: Wenn Sie Artikelstammdaten über einen Datenpool austauschen – wie sind Ihre Erfahrungen bisher?


WENIGER FEHLER BEI ARTIKEL-

STAMMDATEN UND IN FOLGE-

PROZESSEN

ZUFRIEDENERE KUNDEN

NOCH NICHT BEMERKBAR

KOSTENEINSPARUNGEN

BESSERE BEZIEHUNGEN ZU

GESCHÄFTSPARTNERN

ZUFRIEDENERE MITARBEITER

27,59%

10,34%

44,83%

27,59%

6,90%

58,62%

27%bemerken keinen Effekt!


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Frage 14: Haben Sie eine explizite Abtei-lung, die sich um unternehmen-übergreifende Artikelstammda-tenpflege kümmert?

Multiple Choice

42,86%

57,14%

JA

NEIN

43% ohne explizite “Stammdaten-Abteilung”!


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Frage 15: Wo sehen Sie die aktuellen Herausforderungen beim elektronischen Artikelstamm- datenaustausch?

Freitext (Nennung in absteigender Reihenfolge)

• Zeitliche Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen

• Bilaterale Artikelpässe werden angefordert trotz

Datenpoolnutzung

• Hoher Bearbeitungsaufwand durch Aktualisierung der Artikelstammdaten

• Interne Prozesse

• Konsolidierung der Daten

• Anforderungen werden teilweise erst bei der Eingabe (durch ein Fehlerprotokoll) bekannt und müssen dann sofort behoben werden

Häufig eine

Herausforderung:

Prozesse &

Organisation


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Frage 16: Gibt es in Ihrem Unternehmen eine zentrale Organisationsein-heit, wo Artikelstammdaten gepflegt werden?

Multiple Choice

10,00%

20,00%

30,00%

40,00%

50,00%

60,00%

70,00%

80,00%

Ja Nein

30,30%

69,70%

30%ohne zentrale Pflege!


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Frage 17: Gibt es in Ihrem Unternehmen eine zentrale Organisations- einheit, die die Verantwortung für alle Artikelstammdaten- prozesse hat?

Multiple Choice

45,45%

54,55%

JA

NEIN

45%ohne zentrale Verantwortung!


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Frage 18:

Frage 19:

Nutzen Sie einen Dienstleister, um die Artikelstammdaten für die Kunden zu erfassen?

Wo (in welchem System) werden Ihre Artikelstammdaten heute gepflegt?

Multiple Choice

Multiple Choice

78,79%

21,21% JA

NEIN

21%ohne eigene Datenerfassung!

keine Angabe

Mehrere Systeme

Logistik System

ERP System

Zentrales PIM System

0% 10% 20% 30% 40% 50%

15,15%

45,45%

3,03%

36,36%

27,27%

50%pflegen in mehreren

Systemen

knapp


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Frage 20: Haben Sie organisatorische oder prozessuale Veränderungen im Artikelstammdatenmanagement geplant? Multiple Choice

10,00%

0%

20,00%

30,00%

40,00%

50,00%

60,00%

70,00%

Ja Nein keine Angabe

27,27%

57,58%

15,15%

60%planen keinerlei Veränderungen!


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Frage 21: Wenn ja, welche?Freitext (Nennung je einmal)

• Optimierung der Prozesskette bei der Artikeldaten- bereitstellung in internen und externen Datenpools

• Bündelung der Stammdaten-Verantwortung und Aufbau eines KPI (Key Performance Indicator) Systems zur Messung der Datenqualität

• Alle Änderungen über einen Produktentwicklungs- prozess durch ein Competence-Center-Team verabschieden lassen

• Neuer Prozessablauf und neue Kommunikationspolitik

• Eventuelle Organisation eines zentralen Stamm- datenteams für Pflege und Gesamtüberblick sowie Implementierung von internen System-Workflows für Produktanlagen und –änderungen

• Wenn das Tool des Dienstleisters implementiert ist, werden weitere Abteilungen und Bereiche in die Informationsbeschaffung und Ausführung im System herangezogen, die Verantwortlichkeit über die Stammdaten verbleibt im Stammdaten-Team


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Die Ergebnisse der Umfrage zeigen, dass der Stammdatenaustausch in den befragten Unternehmen ein sehr wichtiges und vielbeachtetes Thema ist. Gerade die aktuellen Herausforderungen wie die Umset-zung der LMIV 1169/2011 sowie die Migration von SINFOS ins GDSN führen dazu, dass sich Unternehmen verstärkt mit ihrem Stammdaten-management auseinandersetzen.

Da es sich bei den befragten Unternehmen um 100 der größten In-dustrieunternehmen der FMCG Branche handelt, ist es nicht verwun-derlich, dass der größte Teil bereits den Artikelstammdatenaustausch über einen Datenpool betreibt.

Allerdings zeigen die Ergebnisse auch, dass hinsichtlich der Organisa-tion und der Steuerung noch einige Hürden zu überwinden sind, um das Stammdatenmanagement so effizient wie möglich einsetzen zu können. Insbesondere die Ergebnisse der Fragen 16 und 17 – 70% zentrale Pflege, aber nur 54% zentrale Verantwortung – belegen, dass es immer noch Organisationsprobleme gibt und interne Prozesse nicht so zielgerichtet ablaufen, dass eine nachhaltig hohe Datenqualität ge-währleistet ist.

Die geplanten Veränderungen innerhalb der Unternehmen zeigen, dass die Industrieunternehmen ihre internen Schwächen annehmen und daran arbeiten. Die Antworten spiegeln die Absicht wider, das Wissen und die Prozesse in einer Abteilung bzw. einem System zu bündeln und so die MDM Organisation zu optimieren – zum Beispiel durch

Schlussfolgerung


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Implementierung eines PIM Systems – mit dem Ziel, dass die Daten konsolidiert in hoher Qualität vorliegen („Single View Of The Truth“).

Die Ergebnisse zeigen ebenfalls, dass die Anforderungen aus der LMIV 1169/2011 und aus der Migration von SINFOS ins GDSN die Unter-nehmen vor echte Herausforderungen stellen. Der Arbeitsaufwand aller Beteiligten – Industrie, Handel und Dienstleister – ist enorm und es besteht die Befürchtung, dass alle Anforderungen kaum fristgerecht umgesetzt werden können.

Generell unterstreichen die Ergebnisse die Komplexität der Thematik Stammdatenmanagement und zeigen auf, dass es eben nicht reicht, nur auf die IT zu schauen. Es ist vielmehr notwendig, den Herausfor-derungen des Stammdatenmanagements mit einem konsistenten und integrativen MDM Programm zu begegnen, bei dessen Einführung wir Ihr Unternehmen gerne beraten. Ein solches Programm umfasst die Punkte:

Fazit

MDM Vision

MDM Strategie

MDM Metriken

MDM Organisation & Steuerung

MDM Prozesse

MDM IT Infrastruktur


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1. MDM Vision

Gemeinsam erarbeiten wir, was Sie ultimativ mit Ihrer MDM Initiative erreichen wollen. Wie soll Ihr MDM Programm in Zukunft zu Ihren Un-ternehmenszielen beitragen? Diese Fragen beantworten wir mit einer langfristigen Vision, die Ihnen eine dauerhafte Richtung für Ihre MDM Anstrengung gibt.

2. MDM Strategie

Aufbauend auf Ihrer Vision erarbeiten wir gemeinsam die notwendigen strategischen Schritte zu Ihrem Ziel.

3. MDM Metriken

Oft unterschätzt und dabei doch so entscheidend. Wir unterstützen Sie bei der präzisen Messung Ihrer Umsetzungsresultate, indem wir das MDM Programm zum Business Case und somit zu Ihrem gesamten Geschäftserfolg in Beziehung setzen.

4. MDM Organisation & Steuerung

Wir analysieren Ihre aktuelle Organisation und wie Stammdatenmana-gement heute bei Ihnen gesteuert wird. Wo werden heute Stammdaten gepflegt? Wo geändert? Wer ist verantwortlich? Gemeinsam definieren wir dann, wie die Organisation und die Steuerung für das Stammda-tenmanagement zukünftig aussehen sollen.


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5. MDM Prozesse

Eng mit der Organisation und der Steuerung des Stammdatenmanage-ments verknüpft sind die Stammdatenprozesse. Wie erfolgt die Neuan-lage von Artikeln, wie die Änderung, und wie erfolgt die Löschung von Artikeln, wenn diese am Ende Ihres Lebenszyklus angekommen sind? Wie sehen die Prozesse aus, wenn Ihnen Ihre Lieferanten neue Artikel oder Artikeländerungen bereitstellen bzw. Sie diese an Ihre Kunden publizieren? Auch hier analysieren wir, wie aktuell Ihre Prozesse laufen und erarbeiten dann mit ihnen gemeinsam die entsprechenden Soll-Prozesse.

6. MDM IT Infrastruktur

Und last but not least muss Ihre IT Infrastruktur Ihre MDM Initiative so gut wie möglich unterstützen und die dafür notwendigen Werkzeuge möglichst optimal zur Verfügung stellen. Wir begleiten diesen Prozess und zeigen Handlungsnotwendigkeiten auf.


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Bayard Consulting wurde gegründet, um seine Kunden in den spezifi-schen Herausforderungen im Master Data Management, Product Infor-mation Management und Artikelstammdatensynchronisation in Handel, Industrie und im Gesundheitswesen zu unterstützen. Bayard Consul-ting erklärt, warum Master Data Management entscheidend für effizi-ente Geschäftsprozesse ist. Bayard Consulting berät seine Kunden wie sie MDM Programme aufsetzen und ausführen, welche die notwendige Organisation, Prozesse und unterstützende IT berühren. Und last but not least hilft Bayard Consulting seinen Kunden dabei, die Veränderun-gen in Organisation, Prozessen und der IT zu implementieren.

Wir danken

• Herrn Christian Buge, der im Rahmen seiner Bachelor-Arbeit die Unternehmensumfrage durchgeführt und ausgewertet hat.

• Der Fachhochschule Köln (Fakultät F04)

• Der REWE Group und dem AQUA Projektteam, das Christian Buge bei der Erstellung der Umfrage mit Rat und Tat zur Seite stand.

In Auftrag gegeben von

• AQUA Projekt der REWE Group

• Bayard Consulting Group

Über uns


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Bayard Consulting Group

Agrippinawerft 28

50678 Köln

Zentrale: +49 221 716 185 0

Fax: +49 221 716 185 20

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Mehr Informationen: http://www.bayard-consulting.com

Herausforderungen des Stammdatenmanagements im Bereich FMCGEine Studie im Auftrag des AQUA Projektes der REWE Group und der Bayard Consulting Group zum Stand der Umsetzung aktueller Heraus- forderungen von Artikelstammdateninitiativen in deutschen Unternehmen.

Eine Bestandsaufnahme aus Mai 2014.

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