Herramientas

Gerenciales

HERRAMIENTAS GERENCALES

Tal y como su nombre lo evoca las herramientas

gerenciales o administrativas no son más que un

auxilio o una serie de técnicas modernas que les

permite a los gerentes tomar decisiones cruciales

y oportunas ante algún tipo de disparidad o

desequilibrio en los procesos productivos,

económicos, políticos y sobre todo sociales que

constituyen la naturaleza y esencia de la

empresa.

Actualmente estamos en una época de

información y conocimiento dentro de los cuales

se hace necesario ir valiéndose de tendencias y

métodos modernos que nos faciliten el

funcionamiento del sistema empresarial. Las

técnicas o herramientas gerenciales se pueden

aplicar desde el entorno intrínseco de la

organización como es el caso justo a tiempo, los

cuales son procesos muy propios e inherentes a

la empresa, sino que también existen técnicas

que recogen información del exterior hacia el

interior de la empresa constituyendo así una

serie de entradas las cuales la empresa puede

procesar y utilizarlo para su mejoramiento como

es el caso del benchmarking.

KAIZEN

Estamos desenvolviéndonos en escenarios en donde la competitividad cada vez se torna

dinámica, agresiva, demandando la actuación de una gerencia que garantice el logro de la

calidad y productividad, que hoy más que nunca no pueden ser descuidadas De aquí, la

importancia de saber aprovechar bien las oportunidades que se están dando, como

también saber enfrentar las amenazas sin ningún temor, apoyándose para su logro de

estrategias, herramientas administrativas que beneficien la producción, y aseguren el éxito

empresarial.

En este caso nos referiremos al Kaizen, cambio para mejorar o mejoramiento continúo, de

utilizarlo adecuadamente los resultados serán muy positivos en beneficios de la empresa y

de los miembros que la integran.

Se nos dice, que el

Kaizen hace al negocio más

competitivo y lucrativo. No nos

extrañe que durante los

últimos 30 años, la

administración japonesa haya

seguido la política de

mejoramientos constantes sin

llamarlo oficialmente Kaizen.

La estrategia de Kaizen se

esfuerza por dar atención

integra tanto al proceso como

al resultado, es el esfuerzo lo

que cuenta cuando do

hablamos del mejoramiento

del proceso y en consecuencia

la administración debe

desarrollar un sistema que

recompense los esfuerzos

tanto de los trabajadores como

de la administración, justamente, éste reconocimiento de los

esfuerzos no debe confundirse con el reconocimiento por

resultados.

Nos recuerda Marco A. Franco, que el término Kaizen es

relativamente nuevo. De acuerdo a su creador, Masaaki Imai,

proviene de dos ideogramas japoneses: “Kai” que significa cambio

y “Zen” que quiere decir para mejorar. Así, podemos decir que

“Kaizen” es “cambio para mejorar” o “mejoramiento continuo”, como

comúnmente se le conoce. Los dos pilares que sustentan Kaizen

son los equipos de trabajo y la Ingeniería Industrial, que se

emplean para mejorar los procesos productivos. De hecho, Kaizen

se enfoca a la gente y a la estandarización de los procesos. Su

práctica requiere de un equipo integrado por personal de

producción, mantenimiento, calidad, ingeniería, compras y demás

empleados que el equipo considere necesario. No es exclusividad

de expertos, máster ni doctorados en calidad o sistemas de

producción.

El sistema KAIZEN, si bien es cierto es

una filosofía, también abarca una serie de

componentes o disciplinas administrativas

tendientes al mejoramiento de la gestión.

Control total de la calidad.

Sistema se sugerencias.

Disciplinas.

Mejoramiento de la calidad y productividad.

KAIZEN Y L A INNOVACIÓN

El concepto de innovación bajo la filosofía

del KAIZEN es muy parecido a la

contraposición que existe entre Calidad

Total y Reingeniería. El KAIZEN, no

requiere de grandes inversiones para ser

implementada, más bien necesita de un

esfuerzo permanente y un fuerte

compromiso gerencial.

PASOS PARA IMPLEMENTAR KAIZEN

TIPOS DE KAIZEN

1: DESARROLLO E IMPLEMENTACION

DEUN PLAN N PLAN.

2: ENTRENANDO A LOS EMPLEADOSN PLAN.

3ENTRENANDO A LOS EMPLEADOS N

PLAN.

KAMBAN Es una señal de comunicación de un cliente a un productor. Es un sistema de información manual para

controlar la producción, el transporte de materiales y los inventarios.

Un sistema de producción altamente efectivo y eficiente”. Kanban significa en japonés: “etiqueta de instrucción”. Su principal función ser una orden de trabajo, que nos da información acerca de que se va a producir, en que cantidad, mediante qué medios y cómo transportarlo.

PRINCIPIOS Y REGLAS

DEL SISTEMA KAMBAN

La técnica del Justo a Tiempo ha sido considerada como una herramienta de bastante importancia para todo tipo de empresa, simplemente porque su filosofía está orientada al mejoramiento continuo, a través de la eficiencia en cada una de los elementos que constituyen el sistema de empresa, (proveedores, proceso productivo, personal y clientes).

La filosofía del "justo a tiempo" se fundamenta principalmente en la reducción del desperdicio y por supuesto en la calidad de los productos o servicios, a través de un profundo compromiso (lealtad) de todos y cada uno de los integrantes de la organización así como una fuerte

orientación a sus tareas (involucramiento en el trabajo), que de una u otra forma se va a derivar en una mayor productividad, menores costos, calidad, mayor satisfacción del cliente, mayores ventas y muy probablemente mayores utilidades.

Entre algunas de las aplicaciones del JAT se pueden mencionar: los inventarios reducidos, el mejoramiento en el control de calidad, fiabilidad del producto, el aprovechamiento del personal, entre otras. Sin embargo, la aplicación del "justo a tiempo" requiere disciplina y previo a la disciplina se requiere un cambio de mentalidad, que se puede lograr a través de la implantación de una cultura orientada a la calidad, que imprima el sello del mejoramiento continuo así como de flexibilidad a los diversos cambios, que van desde el compromiso con los con los objetivos de la empresa hasta la inversión en equipo, maquinaria, capacitaciones, etc.

Un ejemplo de la eficacia de dicha herramienta, es el caso de Toyota, ellos la aplican a su producción, puesto que fabrican los carros conforme a los pedidos que les hagan y así tienen dos ventajas seguras: el inventario tiende a nulo y ahorran el costo de tener una bodega.

EMPOWERMENT

Empowerment significa potenciación o

empoderamiento que es el hecho de delegar

poder y autoridad a los subordinados y de

conferirles el sentimiento de que son dueños de

su propio trabajo.

En inglés "Empowerment" y sus derivados se

utilizan en diversas acepciones y contextos, pero

en español la palabra se encuentra en pugna

con una serie de expresiones que se aproximan

sin lograr la plenitud del sustantivo. Se

homologan "Empowerment" con "potenciación" y

"Empower" con

"potenciar", mientras que caen en desuso

expresiones más antiguas como "facultar" y

"habilitar.

Significa que los empleados,

administradores y equipo de todos los niveles

de la organización tienen el poder para tomar

decisiones sin tener que requerir la

autorización de sus superiores.

La idea en que se basa el Empowerment

es que quienes se hayan directamente

relacionado con una tarea son los más

indicados para tomar una decisión al respecto,

en el entendido de que posee las actitudes,

requeridas para ellas.

Empowerment es una herramienta de la

calidad total que en los modelos de mejora

continua y reingeniería, así como en las

empresas ampliadas provee de elementos

para fortalecer los procesos que llevan a las

empresas a su desarrollo.

El Empowerment se convierte en la

herramienta estratégica que fortalece el que

hacer del liderazgo, que da sentido al trabajo

en equipo y que permite que la calidad total

deje de ser una filosofía motivacional, desde la

perspectiva humana y se convierta en un

sistema radicalmente funcional.

APLICACIÓN EN LA EMPRESA DEL

EMPOWERMENT

1) Como imperativo estratégico para mejorar

productos o servicios.

2) Porque otras empresas lo están haciendo,

esto con apoyo en la idea de que las

empresas tienden a imitar a otras dentro

de su entorno.

3) Crear una organización exclusiva con un

desempeño superior, una organización

que se convierta en la base de una

ventaja competitiva sostenible de diversas

formas. Para empezar, el poder de la

empresa aumenta. En lugar de que pocas

personas controlen la mayoría del poder,

se le da un poco de poder a cada

persona. Este poder aumenta en cada uno

de ellos tomando en cuenta que si el

empleado siente mayor compromiso con

la empresa, la decisión será tomada con

mayor responsabilidad. Por esto liberaran

más sus habilidades y su creatividad. El

temor del ejecutivo de perder poder con el

Empowerment debe cambiarse por la idea

de que el poder de la empresa crece.

El 6 Sigma es una filosofía de calidad al

extremo que promueve una mejora continua con

el fin de eliminar casi absolutamente los defectos

de los productos o servicios que la compañía

ofrece, y que busca la satisfacción total del

cliente en función de procesos productivos y

organizacionales casi perfectos (por ejemplo, la

empresa que alcanza un 6Sigma implica que ha

logrado reducir los defectos a 3.4 por cada millón

de productos u operaciones) el 6Sigma

inicialmente fue enfocado en la manufactura,

pero a lo largo del tiempo ha ido adaptándose a

compañías de servicio.

“Un estudio elaborado en 1997 demostró que las

mejores compañías en su clase tienen los

niveles de calidad 6σ. Una compañía que no

utiliza la metodología 6σ, gasta en promedio

10% de sus ganancias en reparaciones externas

e internas, en cambio una compañía que aplica

la metodología gasta en promedio 1% de sus

ganancias en reparaciones externas e internas3.

Para alcanzar Seis Sigma, se deben utilizar

ciertos parámetros (control de calidad total, cero

defectos, procedimientos de ISO-9000

(procedimientos a nivel mundial de calidad del

producto, control estadístico de procesos y

técnicas estadísticas)). La metodología del Seis

Sigma permite hacer comparaciones entre

negocios, productos, procesos y servicios

similares o distintos. Proporciona herramientas

para conocer el nivel de calidad de la empresa y

al mismo tiempo provee dirección con respecto a

los objetivos de crecimiento de la empresa”.

Según Gustavo López, Investigador del Instituto de Ingeniería-UABC, el proceso de la mejora del programa Seis Sigma en las empresas que lo aplican, se elabora en base a una serie de pasos: 1. Definir el producto y servicio. 2. Identificar los requisitos de los clientes. 3. Comparar los requisitos con los productos. 4. Describir el proceso. 5. Implementar el proceso. 6. Medir la calidad y producto.

HOSHIN KANRI Esta metodología puede ser traducida de diversas maneras: “Administración por Políticas”, “Planeación Hoshin”, “Despliegue de políticas”, o de forma más completa “despliegue de medios para alcanzar los objetivos”.

Hoshin en japonés significa metal brillante; brújula o simplemente señalar una dirección; mientras que Kanri significa administración o control.

La dirección Hoshin es una herramienta que integra consistentemente las actividades de todo el personal de la empresa de modo que puedan lograrse metas clave y reaccionar rápidamente ante cambios en el entorno. Esta disciplina parte de la idea que en toda empresa se enfrentan fuerzas que se orientan en diferentes direcciones, surgiendo entonces

el desafío de reorientarlas hacia un mismo objetivo.

La dirección Hoshin, bien difundida a través de las empresas japonesas a partir de los años 60 pasó a ser uno de los principales componentes de la Administración Total de la Calidad

OBJETIVOS HOSHIN KANRI

• Integrar a todo el personal de una organización hacia los objetivos clave utilizando medios indirectos en vez de presión directa, creando un sentimiento de necesidad y convencimiento.

• Integrar todas la tareas, ya sean rutinarias o de mejora, en función de los objetivos clave de la empresa coordinando todos los esfuerzos y recursos.

• Realinear eficazmente los objetivos y actividades en función de los cambios de entorno.

Del análisis de los objetivos se desprende que todo trabajo responde a una naturaleza dual, en la cual se alternan la rutina y la innovación. Un elemento común tanto a la rutina y a la innovación es la necesidad del trabajo en equipo. Es deseable que en los niveles más altos de la organización se dedique más tiempo a la innovación y creación y menos tiempo a las tareas rutinarias, mientras que a medida que uno desciende de nivel, esta relación se invierte.

Hoshin involucra fuertemente a la alta dirección y sería impensable su implementación sin un fuerte compromiso de ésta.

VENTAJAS HOSHIN KANRI

Define y crea un sistema de planeación

estratégica basado en la relación

necesidades contra las expectativas de los

grupos de interés.

Hace que todas las partes de la

organización trabajen de manera conjunta

buscando un fin común, de esta manera

se consigue el alineamiento de la

organización.

La alineación vertical permite que las

acciones que se desarrollen en busca de

los objetivos se realicen desde todas las

unidades operativas de la organización,

consiguiendo con ello que los diferentes

niveles trabajen de manera coordinada. El

horizontal permite una única visión un

único futuro.

• Utilizando como herramienta el principio

de Pareto la organización puede

determinar los objetivos, la dirección

focaliza los esfuerzos en lo que es

realmente importante, dejando en segundo

plano lo rutinario.

Si su empresa necesita orientar la

organización hacia objetivos compartidos, Hoshin

lo hace posible incrementando la comunicación,

participación e interacción de los distintos niveles

operativos. Con la intención de que la mejora

continua se integre con el trabajo diario y el Plan

Estratégico, Hoshin desarrolla objetivos e

indicadores clave, designando responsables y

verificando los resultados obtenidos.

El Hoshin ha demostrado ser un excelente

método de administración para coordinar

acciones de mejora continua, pero donde

realmente se ha validado su funcionamiento es

en procesos de mejora que conducen a

beneficios tangibles para el cliente, empleado y

sociedad.

CONTROL DE CALIDAD

“El control de calidad total es un sistema efectivo para integrar los esfuerzos de desarrollo,

mantenimiento y mejora de la calidad de varios grupos de una organización a fin de hacer posibles

marketing, ingeniería, producción y servicio a plena satisfacción del consumidor y a los niveles más

económicos”.

La gestión de calidad, denominada también como sistema de gestión de la calidad, es aquel

conjunto de normas correspondientes a una organización, vinculadas entre sí y a partir de las

cuales es que la empresa u organización en cuestión podrá administrar de manera organizada la

calidad de la misma. La misión siempre estará enfocada hacia la mejora continua de la calidad.

Entre las mencionadas normas se destacan las siguientes: existencia de una estructura

organizacional, en la cual se jerarquizan tanto los niveles directivos como los de gestión; estructuración

de las responsabilidades de los individuos y de los departamentos en los que se halla dividida la

empresa; los procedimientos que resultarán del plan de pautas destinado a controlar las acciones de la

organización; los procesos que persiguen el objetivo específico; y los recursos, técnicos, humanos,

entre otros.

Un buen sistema de gestión de calidad, siempre le garantizará a la empresa la satisfacción

de los requerimientos de sus clientes, tanto en lo que respecta a la prestación del servicio o a lo

que ofrece el producto en sí.

En el mercado existen una gran variedad de estándares de gestión de calidad, los cuales han

sido definidos por un organismo normalizador, tal es el caso de ISO, EN o DIN. Estos le permitirán a

una empresa x que pueda validar su sistema de calidad a través de la ejecución de una auditoría por

parte de algunos de estos estándares. Una de las normas más populares es la ISO 9001.

¿Qué es ISO-9000? Es una serie de Normas desarrolladas para normalizar a nivel internacional todos los

aspectos relacionados con la Gestión y Aseguramiento de Calidad.

MEJORAMIENTO CONTINUO

El Mejoramiento Continuo es un proceso que describe muy bien lo que es la esencia de la calidad

y refleja lo que las empresas necesitan hacer si quieren ser competitivas a lo largo del tiempo.

La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede contribuir a

mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organización.

A través del mejoramiento continuo se logra ser más productivos y competitivos en el mercado al

cual pertenece la organización, por otra parte las organizaciones deben analizar los procesos utilizados,

de manera tal que si existe algún inconveniente pueda mejorarse o corregirse; como resultado de la

aplicación de esta técnica puede ser que las organizaciones crezcan dentro del mercado y hasta llegar a

ser líderes.

UNIVERSIDAD FERMÍN TORO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN

AUTORES

Diana Obando Yulimar Marín

Lilian Gómez Carmen Uranga

TUTORA

Barbará Vásquez

GESTION DE CALIDAD