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Ingeniería en Sistemas Computacionales
HERRAMIENTAS PARA EL ÁREA
DE PLANEACIÓN Y FINANZAS
Instituto Tecnológico Superior
del Oriente del Estado de
Hidalgo
INGENIERÍA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES
Investigación 2013
INFORME DEL PROTOTIPO DE INVESTIGACIÓN:
HERRAMIENTAS PARA EL ÁREA DE PLANEACIÓN Y FINANZAS
6 Ingeniería en Sistemas Computacionales
Aplicación e Investigación en Tecnologías de Cómputo
ÍNDICE
Contenido
PARTICIPANTES ................................................................................................................................... 7
RESUMEN ............................................................................................................................................ 8
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 9
OBJETIVOS ......................................................................................................................................... 13
METODOLOGÍA.................................................................................................................................. 14
CALENDARIO DEL PROYECTO ............................................................................................................ 16
DESARROLLO ..................................................................................................................................... 17
RESULTADOS ..................................................................................................................................... 24
REFERENCIAS ..................................................................................................................................... 25
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Aplicación e Investigación en Tecnologías de Cómputo
PARTICIPANTES
Líder del Proyecto
M.C. Rosa María Ortega Mendoza
Docentes
M.C.C. René Cruz Guerrero
M.C.C. Lauro Vargas Ruiz
Alumnos
Huerta Tolentino Armando
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RESUMEN
Actualmente, varias empresas de la región se encuentran en una búsqueda
constante de automatizar sus procesos. La automatización de procesos se traduce
en una reducción impactante de tiempo y esfuerzo que después, se traducirá en
una importante reducción de costos.
El área de informática, de la empresa YSD Doors, de renombre internacional,
ubicada en la zona industrial de Cd. Sahagún Hidalgo, ha solicitado a ITESA apoyo
para realizar la implementación de dos herramientas de software que permitan
automatizar algunos procesos en dos áreas de gran importancia para ellos: el área
de planeación y el área de finanzas.
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INTRODUCCIÓN
La empresa YSD Doors ubicada en la zona industrial de Cd. Sahagún Hidalgo, es
una empresa dedicada a la fabricación de todo tipo de componentes metal-
mecánicos. Entre los componentes que la empresa fabrica se incluyen: partes para
carros de ferrocarril, plataformas para trailer, contenedores para chatarra y
residuos, estructuras para edificios, así como tanques y silos presurizables.
Específicamente, el departamento de informática de YSD Doors, ha solicitado, al
cuerpo académico de sistemas computacionales, el desarrollo de dos herramientas
de software que automaticen la generación de reportes en dos áreas de gran
importancia: planeación y finanzas.
La empresa requiere que estas herramientas de software reduzcan el tiempo
invertido en la generación y actualización de reportes realizados por el analista
financiero y el analista de planeación.
Técnicamente, las herramientas deberán, por una parte, extraer información
automáticamente de unas hojas de cálculo en Excel que contienen datos que la
empresa almacena diariamente. Esta información permitirá generar los reportes
solicitados. Por otro lado, deberán realizar los cálculos y algoritmos
correspondientes para después actualizar la información de las celdas de acuerdo
a los resultados del proceso realizado. A continuación, se describe cada una de
estas herramientas:
En el área de planeación
Se requiere la actualización automática del reporte de faltantes R40415. Dicho
reporte contiene el control de fabricación de partes primarias del carro ferroviario
Box Car.
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La figura 1 muestra el contenido del Reporte de faltantes R40415
Figura 1 Reporte de faltantes R40415
Ahora bien, los analistas de planeación tienen la tarea de actualizar este reporte.
En el departamento se encuentran trabajando diecisiete analistas, cada uno de ellos
tiene asignada la actualización de dos diferentes campos dentro el mismo reporte.
Por ejemplo, el analista 1 es responsable de actualizar los campos Qty Supplied
(Cantidad Suministrada) y Project Inventory (Inventario del Proyecto). Los campos
representan el suministro de materia y la existencia del material para la fabricación
del carro ferroviario.
Prácticamente, el analista recibe los reportes que le permitirán actualizar sus
campos en el reporte general R40415. Los reportes que contienen información que
permitirá actualizar el reporte R404415 son generados por el ERP de la empresa.
Entonces, los analistas extraen y filtran información del ERP de la empresa,
después aplican los cálculos correspondientes y actualizan sus campos.
Básicamente, todo el proceso descrito anteriormente debe ser automatizado.
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En el área de finanzas
En el departamento de finanzas, el analista financiero realiza un reporte general
para los gerentes de la empresa. El reporte que entrega se llama “gastos vs
presupuestos”. Dicho reporte debe ser generado cada mes.
Es importante señalar que al analista le toma generar este reporte de dos a tres
días, ya que para crearlo, previamente se generan reportes parciales (reporte base)
que tiene que actualizar cada departamento.
El reporte base (el cual tiene que actualizar por departamento) contiene dos hojas
(Budget y Consumos), cada una de ella contiene diferente información. La figura 2
representa la información que contiene el reporte base
Figura 2. Reporte Base
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Básicamente, la herramienta debe permitir la actualización automática del reporte
base por cada departamento. Así como realizar estadísticas y cálculos complejos
de gastos vs presupuestos. Finalmente concentrar y procesar automáticamente la
información colectada por departamento para generar el reporte general.
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OBJETIVOS
A continuación se muestran los objetivos del proyecto
Objetivo general
Implementar dos herramientas de software para automatizar la creación de reportes
de faltantes y reportes gastos vs presupuestos de la empresa YSD Doors ubicada
en la Zona Industrial Cd. Sahagún Hidalgo.
Objetivos particulares
Análisis del dominio el área de planeación y en el área de finanzas para
recopilar los requisitos del usuario
Diseño, construcción y pruebas de un software para el área de planeación
que automatice la creación del reporte de faltantes de partes primarias del
carro ferroviario Box Car.
Diseño, construcción y pruebas de una herramienta de software en el área
de finanzas que genere automáticamente un reporte de gastos contra
presupuestos
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METODOLOGÍA
La construcción del software se alineó a un desarrollo orientado a objetos, ya que
el departamento de informática de la empresa nos platicó que se encuentra muy
interesado en estudiar este tipo de desarrollo.
Las etapas para lograr la implementación de las herramientas se describen a
continuación:
1. Recopilación de requisitos. En esta fase, se estudian los dominios
relacionados con las herramientas a desarrollar. Aquí, se entrevistan clientes
y usuarios con la finalidad de entender y documentar las necesidades que
deberá cubrir el software
2. Análisis, se proponen algoritmos para desarrollar la funcionalidad propuesta.
Se estudian requisitos para encontrar clases que se refinarán en el diseño
3. Diseño. Se estudian las interfaces de usuario y refinamiento de las clases
encontradas
4. Programación. La programación se realizó con la suite de Visual Studio
usando el lenguaje C#. Lo anterior, porque el departamento de informática
trabaja con dicho paquete de software. Además, fue necesario trabajar con
la librería Microsoft.Office.Interop.Excel para manipular las hojas de excel y
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programar las rutinas que permitan leer datos de los reportes existentes en
Excel, así como actualizar datos automáticamente en las mismas hojas de
cálculo. Esta librería se encuentra en las referencias de la plataforma Visual
Studio.
5. Pruebas del sistema. Se realizan diversos casos de prueba para validar el
correcto funcionamiento del sistema.
6. Pruebas de usabilidad. Es importante determinar qué tan usable es el
software. La usabilidad de un software nos permite conocer si el software es
del agrado del usuario y que tan sencillo será utilizarlo. Las pruebas de
usabilidad se realizarán directamente con los usuarios involucrados. Una
vez, que el software ha sido sometido a pruebas de usabilidad, se deben
realizar las correcciones pertinentes para lograr la aceptación del software.
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CALENDARIO DEL PROYECTO
El calendario de actividades para la realización del proyecto se ajustó al período
enero-junio 2013, tal como se muestra en la siguiente tabla:
Tabla 1. Calendario del proyecto
Actividad ENE FEB MAR ABR
MAY JUN
Recopilación de requisitos
Análisis
Diseño
Programación y pruebas
Pruebas de código
Pruebas de usabilidad
Correcciones
Entrega
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DESARROLLO
Como se mencionó anteriormente, se siguió un desarrollo orientado a objetos para
crear ambas herramientas de software. A continuación, se muestran los elementos
uml generados para cada implementación.
Herramienta del área de planeación
Se enlistaron los requisitos siguientes requisitos por el usuario:
1. El sistema deberá tener una carpeta donde se guardaran los reportes. La
carpeta será creada en un ruta fija donde esta estará definida por el analista
donde contendrá 3 archivos :
Reporte de Inventarios DAX.txt
Reporte de Surtidos DAX.txt
Reporte de Faltantes 40415.xls
2. El sistema extraerá los siguientes campos del reporte de inventario de Dax
40415 (reporte extraído del ERP)
ItemId
On Hand
3. El sistema extraerá los siguientes campos del reporte de surtido de Dax
40415
Ítem num
Inssued to job
4. El sistema tendrá que cargar el archivo de nombre Reporte de Faltantes
40415 con extensión .xls
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5. El sistema tendrá que actualizar el archivo (Reporte de Faltantes 40415) en
los siguientes campos On Hand =Project Inventory y Inssued to job=Qty
Suplied.
6. El sistema tendrá que salvar todos los cambios hechos del archivo
(Generador de Reportes).
7. El Analista únicamente tendrá que ejecutar la aplicación para crear los
reportes correspondientes
Finalmente, se diseñó el siguiente diagrama de casos de uso
Figura 3 Diagrama de casos de uso para la herramienta de planeación
Después del proceso de análisis orientado a objetos y diseño, se programó el con
base en el siguiente diagrama de clases.
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Figura 4 Diagrama de clases para la herramienta de planeación
Finalmente, se realizaron las pruebas correspondientes y se obtuvo un software
funcional
Herramienta del área de finanzas
El usuario participó listando los requisitos:
1. El sistema le permitirá capturar al usuario los siguientes campos:
Departamento
Fecha
Modelo del presupuesto
Clave de la planta
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2. Permitirá mostrar los números de cuenta (Account) por departamento y la
descripción de las cuentas.
3. Mostrará el gasto actual y presupuesto por cada cuenta relacionada con el
departamento.
4. Se visualizara la varianza de cada cuenta (Account) por departamento.
5. El sistema mostrará la suma total del gasto actual y del presupuesto de todas
las cuentas por departamento.
6. El sistema visualizará la varianza de la suma del total del gasto actual y del
presupuesto por departamento.
7. El sistema exhibirá los consumos por cuenta con relación al departamento
introducido por el usuario.
El sistema mostrará los consumos por cuenta en una tabla con los
siguientes campos:Item Number
Item Name
Quatity
Cost amount
Voucher
Date Financial
Employe name
El siguiente diagrama corresponde a los requisitos
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Figura 5 Diagrama de Casos de Uso para la Herramienta de Finanzas
Después de analiza y diseñar la aplicación, se programó con base en el siguiente diagrama
de clases
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Figura 6 Diagrama de Clases para la Herramienta de Finanzas
También se implementó un algoritmo de búsqueda. El principal objetivo de este
algoritmo es la búsqueda de un número en un concentrado de información hasta
encontrar con este número. En la herramienta del área de finanzas se utilizó
especialmente en la búsqueda de departamentos.
Los casos de prueba diseñados permitieron comprobar la factibilidad y usabilidad
del software.
Finalmente, debido a la funcionalidad y resultados de la herramienta de finanzas,
ésta fue implementada en el ERP de la empresa (ver siguiente figura). Este fue un
logro importante, ya que la empresa sigue un proceso muy cuidadoso para
implementar aplicaciones en su ERP. Sólo se implementan aquellas que satisfacen
sus estándares de calidad y eficiencia.
INFORME DEL PROTOTIPO DE INVESTIGACIÓN:
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23 Ingeniería en Sistemas Computacionales
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Figura 7. Herramienta de Finanzas implementada en el ERP
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RESULTADOS
El software redujo en un 40% el tiempo y esfuerzo invertido en la realización
de reportes.
El desarrollo de este proyecto, solicitado por el departamento de informática
de YSD Doors, permitió consolidar la vinculación entre dicha empresa y la
institución.
Se invitó a participar en el proyecto a un alumno de noveno semestre de la
carrera de sistemas computacionales. Esta experiencia permitió que el
alumno aplicará, en un entorno real, los conocimientos adquiridos durante su
carrera.
Los resultados del proyecto, motivaron a la empresa para recibir alumnos del
instituto que deseen realizar servicio social o residencia profesional.
Actualmente, existe una alumna de noveno semestre realizando residencia
profesional en ese departamento.
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REFERENCIAS
[1] Pressman, R. ”Ingeniería de Software, Un enfoque practico”. Ed. McGraw Hill.
[2] Kendal & Kendal. Análisis y Diseño de Sistemas. Pearson Educación.
[3] http://www.manufacturasdehidalgo.com.mx/ accedido 13/mayo/2013