Herzlich willkommen zur Präsentation der Soll … · Neuerung durch HISinOne: Zusammenwachsen der LV- und der Prüfungswelt Klare Arbeitsteilung zwischen HISinOne und Stud.IP Zentralisierung

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Silke Cordes

Herzlich willkommen zur Präsentation der Soll-Konzepte im Campusmanagement-Projekt!

Seite 2Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011

Hintergrund und Ziele der Veranstaltung

formal: Abschluss der fachlichen Planungen im Campusmanagement- Projekt

Information über die Eckpfeiler der Soll-Konzeption und absehbare Veränderungen - technisch und organisatorisch

Einholen von Feedback - Haben wir etwas Wesentliches übersehen?

D A N K E für Ihre Unterstützung des Projekts!


Projekt-Zeitplan

30.06.2011

01.12.2011:Start

HISinOne-APP

Umsetzung der Fachkonzepte

Fachliche Planung

Technische Voraussetzungen schaffen

01.01.2012

30.06.2011

31.10.2012

31.10.2012

01.05.2010:Start der Prozess-

aufnahmen

01.10.2012:Start

HISinOne-EXA


Ablaufplan der Präsentation

9:15 Uhr Darstellung und Diskussion der Soll-Konzepte: 1. Einführung „EXA“ 2. Prüfungsmanagement 3. LV-Planung und Raummanagement 4. LV-Durchführung: Veränderte Arbeitsteilung der Systeme 5. LV-Belegung und Prüfungs-Anmeldung 6. Folgerungen aus der Analyse

dazwischen ca. 10:45 Uhr: Pause11:15 Uhr Fortsetzung 1. Teil13:00 Uhr Mittagspause14:00 Uhr Darstellung und Diskussion der Soll-Konzepte:

7. Masterzulassungsverfahren8. Entwicklung und Akkreditierung von Studiengängen

15:45 Uhr Ende


1.1 Einführung „EXA“

EXA = HISinOne-Produktbereich für LV-Management, Raumplanung und -vergabe sowie Prüfungsmanagement

Über 40 Workshops mit Mitarbeitenden aus Verwaltung und Lehre sowie Online-Studienbefragung und Studierendenforum

3 Arbeitspaket-Teams (LV, Raum und Prüfung) - konzipierten diese Analysen - werteten dieses Material aus und - erstellten Soll-Modellierungen (basierend auf den Analysen und in Abstimmung mit HIS-Referenzprozessen)

Alle Fakultäten auf einen Nenner Fakultätsspezifika

Vorgehen dieser Präsentation: - erst technische und organisatorische Veränderungen - exemplarische Soll-Modellierungen - Ausblick auf die Umsetzung - Bitte um Feedback!


1.2 Exemplarische Soll-Modellierungen zur Verdeutlichung der Veränderungen

BA/MA-Arbeit organisieren

Lehrplanung durchführen

Raumanfrage stellen-----

Bewerbung bearbeiten Master-Studiengänge

Studiengang akkreditieren


2.1 Technische Veränderungen im Prüfungsmanagement

Durch die integrierte neue Software werden unnötige Medienbrüche vermieden. Daten können sowohl auf Fakultätsebene wie durch SachbearbeiterInnen des Prüfungsamts eingepflegt werden

Durch unterschiedliche Rollen können alle auf ein System mit differenzierten Rechten zugreifen

Hierdurch verbesserte Informationen für Studiendekane/-dekanate (Studiendekane-Funktion)

Klärung ob Migration der Grunddaten möglich ist oder alle PO- Versionen angesehen und neu abgebildet werden müssen. Ggf. Anpassen der alten POs


2.2 Organisatorische Veränderungen im Prüfungsmanagement

Anpassung der Muster-PO

Überprüfung des Personalkonzepts APA und Fakultäten gesamt

Vereinheitlichungen in den Abläufen des Prüfungsmanagements

Bedarfsgerechte Schulungen für die unterschiedliche Anwender- und Nutzergruppen, Aufbereitung der Info-Materialien für Prüfer/innen

Vereinbarung mit den Studiengängen/Studiendekanaten zu neuen Abläufen, vor allem bei veränderten Aufgabenzuschnitten


2.3 Exemplarische Soll-Modellierung: BA/MA-Arbeit Organisieren


2.4 Ausblick auf die Umsetzungsphase Prüfungsmanagement

Arbeitspaket „Umsetzung Organisationsentwicklung EXA“

Pilotierung des Globalkatalogs/ Modulhandbuchs im Studiengang Geodäsie und Geoinformatik

Präsidiumsbeschlüsse, z. B. zur Einführung eines Globalkatalogs und zur Vereinheitlichung von Zeiträumen/Fristen

Personalkonzept (IuK, Dez. 6, Fakultäten), Service Portfolios zentral – dezentral: Klärung der Zuständigkeiten zentral - dezentral


3.1 Technische Veränderungen im LV- und Raum-Management

Das Modulverzeichnis wird in HISinOne 3.0 mit dem Vorlesungsverzeichnis verbunden

Die Modulhandbücher werden an HISinOne gekoppelt und müssen nicht mehr in einem anderen Medium erstellt werden: Verwendung von Prüfungsordnungsstrukturen für das Vorlesungsverzeichnis

Semesterunabhängige LV-Beschreibung

Erstellen von Ausnahmen (Zeit, Ort, Person) für Termine

Reduktion der pro LV auszufüllenden Reiter und Speicherschritte

Stundenpläne und Raumpläne werden stärker an die Bedürfnisse der Fakultäten angepasst.

Mit Einführung des Globalkatalogs wird pro Prüfung eine Liste generiert

Sitzpläne sollen zukünftig generiert werden können.


3.2 Organisatorische Veränderungen im LV- und Raum-Management

Abbau unnötiger Medienbrüche und verpflichtende Nutzung von HISinOne

Klare Arbeitsteilung zwischen den bleibenden Parallelsystemen: Keine Belegverfahren mehr in Stud.IP, keine abweichenden LV-Informationen über Websites und Aushänge

Abbau der unnötigen Veröffentlichungsvielfalt

Rollen-Rechte-Konzept

Neue Rollen („Lehrplankoordination“, „Raumverwalter“, PO-Modellierer“?)

Erweiterung von HISinOne um prüfungsorientierte und inhaltsorientierte LV-Planung

Aufeinander abgestimmte LV-Planung

Bessere Benachrichtigungen über Aktualisierungen

Bessere Abstimmung unter den Fakultäten

Harmonisierung der Fristen ( vgl. Zeitleiste)

Harmonisierung der Prüfungsordnungen

Raumanfrage-Management

Zuordnung der Räume zu Fakultäten und Pool der zentral verwalteten Räume prüfen und ggf. anpassen

Federführende Verantwortlichkeit und Vertretung pro Fakultät festlegen

Umfassende Bereitstellung von Rauminformationen im System


3.3 Exemplarische Soll-Modellierung: Lehrplanung durchführen


3.4 Technische Verbesserungen der Raumplanung – und Vergabe

Raumanfragemanagement

komfortable Raumsuche / Raumzuordnung zu Standorten

Raumsegmente/Raumkomposition verwalten

Raumplanung in einem System (Prüfungstermine und Veranstaltungstermine

umfassende Bereitstellung von Rauminformationen im System; Eingabe und Pflege von Ausstattungsmerkmalen, Zuständigkeiten und Verfügbarkeit/Sperrungen durch die Fakultäten und durch zentrale Hörsaalvergabestelle (je nach Verantwortlichkeit)


3.5 Organisatorische Veränderungen der Raumplanung und -vergabe

Federführende Verantwortlichkeit und Vertretung pro Fakultät und in Zentrale festlegen

Verpflichtung aller mit der Raumplanung und –vergabe Beschäftigter Raumanfragen ausschließlich über das System zu stellen und zu bearbeiten

Raumanfragen sollen vollständig und abschließend über das System abgewickelt werden

Zuordnung der Räume zu Fakultäten und Pool der zentral verwalteten Räume prüfen und ggf. anpassen

Überprüfung der Vorbelegungen und Anpassung der Räume an Teilnehmerzahl

Beschluss Präsidium zu einheitl. Zeitraster; i.d.R jeweils 2 Stunden; Information über genaue Anfangszeit im System hinterlegen

Anpassung der Lehrveranstaltungen an ein einheitliches Zeitraster


4.1 LV-Durchführung: Veränderte Arbeitsteilung der Systeme

Verbesserter Weiterbetrieb des bisherigen Lernmanagement-Systems Stud.IP

Es muss eine klare Aufgabentrennung zwischen den Parallelsystemen und dem datenführenden System HISinOne geben


4.2 Fristen der LV-Planung und Belegung heute


4.3 Vorschlag zur organistorischen Veränderung: Harmonisierung der Fristen in Zukunft

Wintersemester Sommersemester

WS-EndeSS-Beginn

SS-EndeWS-Beginn

01.04. 01.10.

Vorlesungszeit Vorlesungszeit

16.07.WS-BeginnSS-Ende

01.03.15.02.01.10.

01.08.01.09.

LV–Belegung

15.01.

LV–Planung

= stark nachgefragte LV

= nicht beschränkte LV= ausreichend vorhandene LV

01.07.

LV–Belegung

LV–Planung


5.1 Belegverfahren: bisherige Erfahrungen im Studiengang Sport

+

Automatische Platzverteilung

Flexible Veranstaltungsplanung

Gute Übersicht über Belegungen und Auslastung

Teilnehmerlisten

Automatische Voraussetzungsüberprüfung

Hohe Zufriedenheit bei den Studierenden

Hohe Zufriedenheit bei Koordinator

-

Vorbereitungen in LSF sehr aufwändig

Verknüpfung LSF-POS schwierig und aufwändig

Konfiguration eines neuen Belegverfahrens umständlich, Konfiguration und Änderungen können nicht vom Koordinator durchgeführt werden

Erstsemester (noch nicht eingeschrieben) können nicht belegen und müssen manuell nacherfasst werden


5.2 Belegverfahren: Ausblick mit HISinOne

Flächendeckende Veranstaltungsbelegung

Begrenzte Anzahl an Verfahren:

Echtzeitbelegung (löst die Belegung in Stud.IP ab)

Belegen mit Modulprioritäten

Belegen mit Gruppenprioritäten

Präsentation „Belegverfahren in HISinOne“(Herr Neugebauer, HIS)

Seite 21Vorstellung der Soll-Konzept-Entwürfe im Campusmanagement-Projekt 27.06.2011 Belegverfahren in HISinOne

5.3 Echtzeitbelegung

Belegung mit einem Klick

Bewerber ist sofort zugelassen



Echtzeitbelegung aus Vorlesung

Belegverfahren in HISinOne


5.4 Belegung mit Gruppenprioritäten

Einfache Auswahl von Wunschgruppen

Bewerber werden die Plätze zugeteilt

Automatisch per Vergabeverfahren

Manuell vom Dozenten oder Fachbereichsadmin

Gleichmäßigere Gruppenauslastung



5.5 Belegung mit Modulprioritäten

Abbildung komplexerer Bedingungen

Belegen von mehreren Veranstaltungen eines Moduls gleichzeitig

Bewerber kann Veranstaltungen priorisieren

Die Plätze werden zugeteilt

Automatisch per Vergabeverfahren

Manuell vom Dozenten oder Fachbereichsadmin



5.6 Zeitraumgruppen

Ein Belegverfahren besteht aus verschiedenen Zeiträumen

Erste Belegphase, Zweite Belegphase

Platzvergabe, Nachbearbeitung von Teilnehmerlisten

Vergabe freier „Restplätze“

Nur eine Zuordnung zur Veranstaltung oder Studiengang notwendig!



5.7 Veranstaltungsauslastung und Teilnehmer

Schnelle Übersicht über Auslastung der Veranstaltung / Parallelgruppen

Anzeige der Teilnehmerlisten

Einfaches tauschen von Teilnehmern aus Parallelgruppen



6.1 Folgerungen aus der Analyse

So viel Arbeitserleichterung und Vereinheitlichung wie möglich. So viel Varianzen wie nötig.

Umsetzung der MPO-Regelungen, Abbau von PO-Varianten

LV-Belegverfahren ausschließlich über HISinOne

Keine chronologischen LV-Belegverfahren mehr

Frühere Veröffentlichung des LV-Programms

Neuerung durch HISinOne: Zusammenwachsen der LV- und der Prüfungswelt

Klare Arbeitsteilung zwischen HISinOne und Stud.IP

Zentralisierung und Dezentralisierung (innerhalb LUH und innerhalb Fakultäten)

Neue Rollen: Lehrplankoordination, Raumverwaltung, PO-Modellierung Voraussetzung: feste/dauerhaft beschäftigte Ansprechpersonen

Unnötige Redundanzen abbauen (Medienvielfalt, Arbeitsschritte, Rollenüberschneidungen etc.)

Fristen müssen vereinheitlicht bzw. besser aufeinander abgestimmt werden

Wie können wir diese Veränderungen bestmöglich einleiten?


6.2 Ausblick auf die Umsetzungsphase OE EXA

Feedback geben

Klärungsphase

-Fristen + Rollen

-Datenqualität verbessern

-Vorbereitung PO-Umsetzung

-Personalkonzept

-Bedarf Ansichten erheben

01.10.2012:Start HISinOne-EXA

Test+ Vorbereitungsphase

-Fachkonzept erklären und begründen

-Info-Materialien erstellen

-Anpassen der Soll-Prozesse

-Aktive Kommunikation!

Schulungsphase

-Schulkonzept nach Aufgaben abstimmen

-Anleitungen zur Verfügung stellen

Evaluation und kontinuierliche

Verbesserung

Testpersonen auswählen

Testangebote nutzen und

Teilnahme gewährleisten

Anwendungserfahrungen

auswerten

aktive Kommunikation mit Nutzergruppen

01.07.2011

Nov.11Release HISinOne 3.0

ca. Feb.2012: Beginn

Nutzungstests


Ansprechpartnerin

Dr. Christine Schwarz Arbeitspaket-Verantwortung „Organisationsentwicklung EXA“

Beteiligte an dieser Präsentation:

Marc André Brinkforth: LV-Management Julia Köpke: BelegverfahrenMonika Ladewig: Raumplanung und -vergabeIna Lebid: PrüfungsmanagementIris Linke: PrüfungsmanagementJens Neugebauer (HIS-IT): BelegverfahrenSteffen Schiedek (Sportwissenschaftliches Institut): Belegverfahren

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