De trainees zijn met zes organisaties in gesprek geweest. Hier zijn boeiende ideeën uit voort gekomen. De onder- delen waar NEXT uit is gaan bestaan zijn: eigen ontwik-keling, organisatieontwikkeling en projecten/opdrachten aangedragen vanuit de diverse teams.

Naast de opzet van het traineeship, bestonden de eerste maanden uit de organisatie leren kennen en natuurlijk ook de organisatie kennis laten maken met de jongeren van NEXT. De vergelijking met stagiaires werd veel gemaakt. Hierdoor ontstond er een extra stimulans om de positie en rol van NEXT duidelijk te maken: young professionals die een bijdrage gaan leveren aan de organisatie vanuit tijdelijk dienstverband.

Om de organisatie kennis te laten maken met de trainees zijn er verschillende acties uitgezet:

Gesprekken voeren met diverse partijen, zoals de Ondernemingsraad en leidinggevenden

Een kennismakingsfilmpje opnemen

Posters zijn door de gemeentehuizen opgehangen

Bericht op intranet

Een aantal leidinggevenden hebben zich aangeboden als ‘vrienden van NEXT’ en zijn regelmatig in gesprek gegaan met de trainees over diverse thema’s om hen te advise-ren hoe te handelen en soms te fungeren als brug naar de grote groep van leidinggevenden bij het opzetten van een nieuw initiatief.

Het avontuur van de eerste trainees bij de gemeente noardeast-Fryslân

Door: Tineke Babois, Dennis Klooster, Maryleen Blaauw, Jildou Bron-van der Weele, Sander Elverdink, Kevin Drent en Doetje de Jong

27 mei 2020

In december 2018 zijn de allereerste zes trainees gestart bij de gemeente Noardeast-Fryslân. Bij de start van het traineeship was er enkel nog het idee van een trainee- ship. De trainees kregen namelijk de opdracht mee om zelf hun traineeship te organiseren en een traineeship op te zetten.

de opdracht van de traineesDe trainees werden vrij gelaten in het vormgeven van het traineeship. Ze stonden hier niet alleen voor, maar werden ondersteund door twee mentoren (Hester Simons en Wim Oosterhuis). De trainees gingen op zoek naar activiteiten ter bevordering van de organisatie- ontwikkeling.

Het werd een ware ontdekkingstocht.

Vanuit de directie werd de wens uitgesproken om met het traineeprogramma: “een avontuurlijke reis aan te gaan met de hoop op het verkennen van onbekende paden, nieuwe culturen en waardevolle inzichten”.

Met het aantrekken van een groep jonge mensen, met een net afgeronde studie, wilde de directie een beweging in de organisatie creëren. De medewerkers werden ge-prikkeld om deze jongeren een vrije rol te geven. De trai-nees zijn gepositioneerd vanuit de afdeling concernstaf.

een traineeship opzetten, hoe doe je dat? Een traineeship was nieuw voor de gemeente Noardeast-Fryslân. Gelukkig hadden diverse organisaties in de omgeving al een traineeship opgezet.

eigen ontwikkelingDe trainees hebben een leertraject opgestart om invul-ling te geven aan de eigen ontwikkeling en organisatie-ontwikkeling. Voor het vormgeven van dit leertraject is de hulp ingeschakeld van vier trainers. De trainers zijn gespecialiseerd in reizen door organisaties. Gezamen-lijk is een leertraject ontwikkeld en het idee ontstaan om dit niet alleen met de zes avonturiers aan te gaan, maar tevens met ervaren medewerkers binnen de organisatie (zie foto hiernaast). Zeven enthousiaste collega’s zijn zo gevonden. Het leertraject bestond in eerste instantie uit vijf bijeenkomsten. In de bijeen-komsten werden nieuwe technieken eigen gemaakt, waaronder deep democracy, appreciative inquiry en creatief denken.

Een voorbeeld hiervan is een vergadering te starten met een check-in. Tijdens de check-in worden onderwerpen bespreekbaar gemaakt die anders niet besproken worden, maar wel belangrijk zijn. Vaak wordt tijdens vergaderingen direct overgegaan op de ‘orde van de dag’. Terwijl het wel degelijk van be-lang is om bijvoorbeeld de weten: “Hoe zit jij in je vel vandaag? “Met welk gevoel ging jij vanochtend naar deze bijeenkomst? “Welke verwachtingen heb jij van deze bijeenkomst?”. Het bespreekbaar maken van datgene wat je dwars zit, draagt vervolgens bij aan het verbeteren van de vergadering.

Het uiteindelijke doel is om de geleerde technieken toe te passen in de organisatie, om zo bij te dragen aan de organisatieontwikkeling.

Ik heb het nog nooit gedaan,dus ik denk dat ik het wel kan!

- Pippi Langkous

Het traineeship van de gemeente Noardeast-Fryslân heeft de naam

NEXT gekregen. De naam komt voort uit de gedachte om een vernieuwende en frisse blik mee de organisatie in te nemen.

v.l.n.r. eerste rij: Wim Oosterhuis, Tineke Babois, Maryleen Blauuw, Nynke Grotenhuis-Gerbens, Els Wouda, Jildou Bron- van der Weele,

tweede rij: Hanneke van der Pütten, Sjoerdje Janna Venema, Grietje Kraak,derde rij: Dennis Klooster, Jacoba Frenkel, Boele Dijkstra

en Petra Iedema-Jongeling

projecten/opdrachtenIedere trainee voert projecten/opdrachten uit op verschillende afdelingen. Op deze wijze krijgen de trainees een beeld van de gehele organisatie. Het is voor de trainees mogelijk om op zoek te gaan naar de afdeling waar hij of zij het beste past. Het uiteindelijke doel van het traineeship is om door te stromen binnen de organisatie.

Bij het opstarten van het traineeship kwamen er ge-luiden vanuit de organisatie: Doet NEXT wel de werk-zaamheden waar prioriteiten liggen? Of doen ze maar wat ze leuk vinden?. De geluiden zijn mogelijk een reactie op de vrije vorm van het traineeship en de onduidelijkheid over de wijze waarop keuzes worden gemaakt voor opdrachten. Door hierover in gesprek te gaan werd al snel duidelijk dat er onduidelijkheid bestond over de werkzaamheden die de trainees uit-voeren. Als reactie hierop is er een overzicht van de werkzaamheden geplaatst op Viadesk.

organisatieontwikkelingNEXT heeft gedurende het afgelopen jaar activiteiten uitgevoerd in het kader van organisatieontwikkeling. Hier volgen een aantal voorbeelden.

pingpong toernooiVanuit NEXT is er een pingpong toernooi georga-niseerd voor de medewerkers van de gemeente. Het doel was om collega’s op een plezierige manier samen te brengen. Het toernooi paste niet helemaal binnen de vaste structuren van de organi-satie: er kwamen niet veel aanmeldingen. In eerste instantie werd voor het toernooi aandacht gevraagd via Viadesk. Omdat hier weinig reacties op kwamen, heeft NEXT een ludieke actie bedacht om meer aanmeldingen binnen te halen. Gekleed in zomerse kledij en gewapend met pingpongballen en een zomerse groet is NEXT door de verschillende gemeentehuizen geweest om collega’s aan te sporen om mee te doen. Deze actie werd leuk ontvangen en heeft geresulteerd in meer aanmeldingen. Samen met vijfentwintig collega’s is er een gezellig pingpongtoernooi tot stand gekomen en was het eerste pingpongtoer-nooi van de gemeente Noardeast-Fryslân een feit!!

De trainees zijn klaar voor het pinpong toernooi Een hapje en drankje mag niet ontbreken: pingpongtoernooi, 2019

INK sessiesDe teamjaarplannen binnen de organisatie worden middels het INK model ingevuld. De directie heeft NEXT gevraagd om ondersteuning te bieden aan teams bij het invullen van de teamjaarplannen. Om deze ondersteuning te kunnen bieden, heeft NEXT begin 2019 een cursus gevolgd om het INK model te leren gebruiken.

NEXT heeft aan verschillende teams ondersteuning geboden. Met ieder team zijn voorafgaand de wensen besproken. Aan de hand van deze wensen is per team een programma op maat gemaakt. Aan een afdeling is bijvoorbeeld een presentatie gegeven over het INK model en een ander team vroeg ondersteuning om input binnen het team op te halen voor de invulling.

creatieve ruimteIn het gemeentehuis valt op dat alle ruimten vrij “saai” zijn ingericht. Vandaar het idee: het ontwikkelen van een ruimte dat creativiteit stimuleert. Deze ruimte moet afwijken van de vergaderruimten die er op dit moment al zijn en een andere ‘vibe’ geven. Het inrich-ten van de creatieve plek wordt gecombineerd met het thema ‘circulaire economie’. Er is een bedrijf uit-genodigd dat gespecialiseerd is in het hergebruiken van oude materialen. De bedoeling is dat dit bedrijf de creatieve ruimte gaat inrichten. Vervolgens gaat de eigenaar van het bedrijf een workshop geven in de ruimte om zo zijn visie te vertellen aan de organisatie. Medewerkers kunnen dit daarna ook daadwerkelijk ervaren door gebruik te gaan maken van de creatieve ruimte.

jongerennetwerkNEXT heeft samen met drie andere collega’s een jongerennetwerk binnen de eigen gemeente opgezet. Het jongerennetwerk is een vindplaats voor jonge ambtenaren binnen de gemeente. De gemiddelde leeftijd van het personeelsbestand ligt relatief hoog. Het netwerk is een toegevoegde waarde voor jonge ambtenaren om kennis te delen en elkaar binnen de organisatie te kunnen vinden.

Sustainable Development Goals en netwerk Friese trainees Friese trainees van de verschillende overheidsorga-nisaties zijn gezamenlijk een opdracht aangegaan op het gebied van de Sustainable Development Goals (SDG’s). De Verenigde Naties heeft in 2015 zeventien doelen geformuleerd als opvolger van Milleniumdoe-len. Er zijn doelen gesteld op sociaal, ecologisch en economisch terrein geformuleerd. In 2030 moeten deze doelen zijn gehaald.

De Friese trainees hebben gezamenlijk een bijdrage geleverd aan deze doelen. Zo is er bijvoorbeeld een inzamelactie voor de voedselbank gehouden, bewust-wording gecreëerd voor waar ons eten vandaan komt en is er een memoriespel ontwikkeld om bewustwor-ding bij kinderen te creëren.

Na deze gezamenlijke opdracht is het contact on-derhouden door een bezoek aan elkaars organisa-tie te brengen. Op deze manier leert de trainee de overheidsorganisaties door de gehele provincie goed kennen, maar ook de medewerkers bij deze organi-saties. Een samenwerking tot stand brengen gaat nu veel makkelijker.

voedselbankactieDe voedselbankactie was één van de opdrachten van de SDG Goals, zoals hiervoor genoemd.

De voedselbank in Friesland voorziet ongeveer 2.200 huishoudens van voedsel. In Noardeast-Fryslân en Dantumadiel halen zo’n 320 personen voedsel af bij de voedselbank. Met de dure decembermaanden in aantocht werd er door de Friese trainees van de provincie en gemeenten een voedselinzamelingsactie gestart.

Daarvoor is de hulp van de collega’s gevraagd. Tussen 18 en 30 november 2019 hebben in gemeentehuizen winkelkarretjes gestaan, waar voedsel en/of speel-goed werden verzameld. Ook was er de mogelijkheid om een financiële bijdrage te leveren.

De gemeenten Datumadiel en Noardeast-Fryslân hebben in totaal 17 dozen met voedselproducten en speelgoed opgehaald en € 140,- euro. Een geweldige opbrengst en we zijn trots met dit eindresultaat.

televisiedebuutNEXT heeft in september 2019 de redactie van ‘New Day Productions’ op bezoek gekregen. Zij produceren o.a. het programma ‘Show Me What You Got’. In dit programma wordt een speciale aflevering gemaakt voor ‘Werken in Friesland’. Om kijkers enthousiast te maken voor het werken bij de overheid in Fryslân bezocht de filmploeg een aantal gemeenten Fryslân, waaronder onze gemeente! Het item is op 15 februari en 16 februari 2020 op televisie geweest. Benieuwd naar het item? Klik hier om naar de uitzending te gaan.

stagelaboratoriumIn 2019 en 2020 zijn er ongeveer twintig HBO stagiaires aangetrokken om afstudeeronderzoek te doen bij de gemeente Noardeast-Fryslan.

De avonturiers van NEXT hebben aan de begeleiding van deze studenten een positieve bijdrage geleverd vanuit een wekelijkse bijeenkomst; de ‘stagetafel’. Het bleek voor zowel de studenten als trainees goed te werken om samen te discussiëren over onderzoeks-vraagstukken en de wijze waarop je hier mee aan de slag zou kunnen. Daarbij kwam goed van pas dat de meeste trainees ook vrij recent af zijn gestudeerd en handige tips konden geven.

Het team van Dennis Klooster ging er met de winst vandoor!(tijdens een quiz in 2020 met de andere Friese trainees)

De Jonge Ambtenaren van onze gemeente tijdens de bijeenkomst ‘Hoe werkt de gemeente?’ met Henk Verbunt

(gemeentesecretaris) en Engbert van Esch (wethouder)

Tineke Babois tijdens het TV-debuut van NEXTTineke Babois en Dennis Klooster in de weer met de voedselbankactie

de ‘oude’ en de ‘nieuwe’ NEXT-traineesZoals eerder vermeld zijn de eerste trainees van NEXT gestart in december 2018. Sindsdien zijn er enkele trainees doorgestroomd naar een andere functie of naar een andere organisatie. Om die reden ontstond er ruimte voor een nieuwe lichting. In oktober 2019 is de eerste ‘nieuwe’ NEXT’er van start gegaan, en in januari 2020 zijn daar nog eens twee bijgekomen.

Hieronder volgende de ervaringen van de ‘oude’ en ‘nieuwe’ NEXT-trainees.

de eerste lichtingDirect vanaf het begin lag er voor de NEXT’ers veel ruimte om het traineeship op te zetten. Geen kaders, alles lag open. Zelf mocht de route worden bepaald en de uiteindelijke eindbestemming. Een ontzet-tend mooie uitdaging. Echter de keerzijde hiervan was dat het zo af en toe tot onduidelijkheid leidde. Er waren allerlei vragen: Wat ga ik doen? Wat wil ik doen? Wat wil ik bereiken?.

De organisatie moest wennen aan de trainees en voor de trainees was het tevens zoeken naar de juis-te werkzaamheden. De discussie ontstond of NEXT wel de werkzaamheden uitvoerden waar prioriteit bij lag. Iets wat iets negatiefs met zich meebracht in de groep en dat nam soms de overhand. Door het gesprek aan te gaan en een stukje verwachtingsma-nagement uit te spreken is dit goed besproken.

Nu een jaar later is NEXT echt een onderdeel van de organisatie geworden en men weet NEXT te vinden. Dit is een grote winst. En dan gaat het niet alleen om projecten, maar ook om creatieve inzet van een trainee die kunnen uitlopen in een vaste functie.

Het traineeship draagt bij aan de ontdekkingstocht naar wat soort werkzaamheden energie vrij komt voor de verdere ontwikkeling als professional. De vrij-heid hierin wordt als groot pluspunt ervaren.

De eerste lichting trainees: Dennis Klooster, Maryleen Blaauw, Tineke Babois, Sjoerdje Janna Venema, Els Wouda

en Jildou Bron-van der Weele

de tweede lichtingHoewel de eerste lichting zeker in het begin obstakels ondervond, was er duidelijk minder hinder voor de nieuwe trainees. In zekere zin heeft de eerste lichting de weg geplaveid voor de NEXT 2.0 trainees.

De rest van de organisatie was al bekend met NEXT, waardoor het een stuk gemakkelijker was voor de nieuwe trainees om opdrachten te werven. Daar-naast heeft één trainee geëxperimenteerd met een andere vorm van het traineeship. In plaats van 100% onder NEXT te vallen, werkt deze trainee voor 80% bij een afdeling. De ervaring is dat deze manier van werken goed functioneert. Op deze wijze heeft de trainee namelijk direct een plekje in de vaste structuur, waardoor zijn functie beter gekoppeld kan worden aan de behoeften van de organisatie.

Deze nieuwe opzet van het traineeship had nog een voordeel. Eerst kregen NEXT’ers losse opdrachten binnen de organisatie. Hierdoor was er wel meer variatie, maar het telkens wisselen naar opdrachten ging ten koste van de diepgang. Door direct tot een een afdeling te behoren, werd deze diepgang meer bevorderd. Deze nieuwe structuur heeft daarom goed uitgepakt.

De connectie met de andere trainees blijft behouden, omdat de trainee nog voor 20% bij de traineepool. Dit wordt als heel belangrijk ervaren. Door veel contact te hebben met andere trainees kunnen, ook al zijn de opdrachten nog zo verschillend, samen obstakels overwinnen worden. Het is namelijk eerst altijd even wennen in een organisatie met zo’n vaste structuur. Door met gelijkgestemden om te gaan, lukt het ons veel beter om onze weg te vinden binnen zo’n grote organisatie.

Het traineeship is in een jaar erg gegroeid. Obstakels die in het begin werden ondervonden, konden worden overkomen door te experimenteren met een andere vorm van het traineeship. Het is dan ook goed om te zien dat de nieuwe trainees beduidend minder hinder hebben ervaren binnen de organisatie. Ons advies is dan ook: laat je niet uit het veld slaan als het traineeship in het begin stroef verloopt. Een traineeship heeft tijd nodig om zich te ontwikkelen. Door de blijvende inzet van de trainees en begeleiders heeft NEXT zich steeds beter genesteld binnen de organisatie. Hierdoor weet de organisatie steeds beter wat ze aan ons hebben, en kunnen trainees zich optimaal blijven ontwikkelen.

Dennis Klooster, Maryleen Blaauw, Tineke Babois en Jildou Bron-van der Weele zijn nog van de ‘eerste lichting’ en Sander Elverdink,

Doetje de Jong en Kevin Drent van de ‘tweede lichting’

toekomst van het traineeprogrammaVanuit de organisatie is naar voren komen dat ze verder willen met het traineeprogramma. NEXT heeft een positie weten te bemachtigen in de organisatie. De organisatie heeft het werken met jongeren als waardevol ervaren en wil dit graag als duurzaam on-derdeel van de organisatie maken.

Er is met het proces gestart om jongerenbeleid te maken, waarbinnen het traineeship een eigen plek krijgt. Hierbij wordt gezocht naar de meest geschikte vorm en een duurzame financiering. Deze zoektocht loopt nog. Een eerste stap naar verjonging is gemaakt, op naar de volgende bestemming van de reis!

meer weten?In samenwerking met het A&O Fonds heeft NEXT in juni 2019 een podcast opgenomen. In deze podcast kun je luisteren naar de geleerde lessen bij het zelf opzetten van een traineeprogramma. Klik hier om naar de Podcast te gaan.

Uiteraard mag je ook contact opnemen met ons via het e-mailadres: next@noardeast-fryslan.nl