Upload
others
View
6
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Bron: http://www.seederdeboer.nl/cases
Om de samenwerking tussen medewerkers te
verbeteren, besloot Jaarbeurs het nieuwe werken in
te voeren. Mede dankzij de inzet van SeederDeBoer
verloopt de implementatie voorspoedig.
Jeroen Halkes van Jaarbeurs ervaart wel hoe ingrij-
pend dit project is: “Het nieuwe werken is veel meer
dan open werkruimtes en nieuwe laptops. Je veran-
dert het bedrijf echt van binnenuit.”
Jaarbeurs is onlangs gereorganiseerd. Waar de organi-
satie voorheen uit drie aparte bedrijven bestond,
wordt nu vanuit één
bedrijf gewerkt. De direc-
tie zag het nieuwe werken
als een goede manier om
de barrières tussen de
verschillende bloedgroe-
pen te slechten en beter
samen te werken. De werkvloeren werden verbouwd
en er kwam nieuw meubilair. Het zag er prachtig uit,
maar in het gedrag van mensen veranderde weinig.
Mensen gingen gewoon weer op een vaste plek zitten
en werkten met hun vaste team samen. Een doorn in
het oog van Jeroen Halkes, IT-directeur bij Jaarbeurs.
“Er ontstond een discrepantie tussen wat wij wilden
en wat er gebeurde. Dat was voor mij het moment om
te zeggen: ik wil het verder gaan brengen, samen met
de andere afdelingen.”
Jeroen haakte Lotte Boekestijn van SeederDeBoer aan
en startte startte een geïntegreerde projectgroep.
“SeederDeBoer kent ons bedrijf goed – ze waren ook
al betrokken bij de reorganisatie – en Lotte had bij een
aantal banken al ervaring opgedaan met de invoering
van het nieuwe werken. Die ervaring vond ik heel
waardevol. Van de best practices kun je leren en het
zorgt ervoor dat je als directie en management betere
keuzes kunt maken.
Vanuit haar rol als projectmanager heeft Lotte het
project verder vormgegeven. Dit project had een
multidisciplinaire aanpak nodig en daarbij kwam de
Het nieuwe (samen)werken bij Jaarbeurs
Bron: http://www.seederdeboer.nl/cases
ervaring van Lotte goed van pas. Bovendien voorzag ik
hoeveel werk het projectmanagement met zich mee
zou brengen. Het was ook plezierig dat ik als IT-
directeur een objectieve rol kon spelen. Lotte en ik
hebben de nodige zaken voorbereid voor de besluit-
vorming in de directie. Na hun ‘go’ hebben we een
totaalplan, planningen en budgetten gemaakt en kon
de werkgroep van start.”
Jaarbeurs wachtte bewust met het invoeren van het
nieuwe werken totdat de reorganisatie achter de rug
was. Jeroen Halkes: “Een reorganisatie levert veel
spanning op, maar door alles wat er gebeurt staan
mensen ook veel meer in de verandermodus. Het
nieuwe werken wordt hier gezien als een positieve
verandering. Wat wil je ook: iedereen krijgt nieuwe
hardware – een laptop en een smartphone – en krijgt
meer vrijheid in de invulling van het eigen werk.”
Inmiddels is de eerste groep van 130 mensen volledig
geflexibiliseerd. Ze kunnen plaats- en tijdonafhankelijk
werken. De resterende 220 collega’s volgen komende
maanden. Daarbij komen de leerervaringen van de
eerste groep goed van pas, zo ervaart Jeroen Halkes.
“Na de eerste euforie kwam het besef dat je niet meer
beschikt over een eigen werkplek. Dat was voor veel
mensen wel even wennen. Maar de reacties zijn
overwegend positief. Er wordt nog niet veel thuisge-
werkt. Mensen zijn toch gewend aan het oude werken,
vertrouwd op kantoor. Maar ik denk dat er binnenkort
wel een omslag gaat komen; dat mensen ervoor
kiezen om niet in de file te gaan staan. Dat juich ik toe,
want vrijheid is een van de pijlers van het nieuwe
werken.”
Lotte en haar collega Julie Hurks zijn vaak op de
werkvloer aanwezig om vragen te beantwoorden en
problemen op te lossen. Dat wordt gewaardeerd.
“Mensen voelen zich gehoord en goed ondersteund.
Lotte en Julie zien waar de pijnpunten liggen en
kunnen daar actief op inspelen.” De leidinggevenden
vormen een speciale doelgroep in het project. “Het
nieuwe werken betekent dat zij hun medewerkers
anders moeten aansturen en beoordelen. De output
staat centraal: doen mensen hun werk goed en
hebben ze het op tijd af? Ik vond dat zelf ook best
wennen. Vroeger dacht je dat iemand hard werkte als
hij om zeven uur nog achter zijn bureau zat. Tegen-
woordig denk ik daar heel anders over: waarom ga je
niet eerst even lekker eten thuis en vanavond thuis
nog even werken? Het vergt echt een andere manier
van managen. Die omslag, daar zitten we middenin.
Lotte en Julie zorgen voor coaching ‘on the job’ om het
nieuwe werken succesvol vorm te geven in het team.”
Jeroen Halkes is tevreden met de stand van zaken op
dit moment. “We hebben misschien iets meer tijd
genomen dan gepland en zijn iets over het budget
heen gegaan. Maar het is ook een zeer complex
project. Van hardwarestorage tot arbeidscontracten
en kabels op de vloeren; er komt zoveel kijken bij het
nieuwe werken! Je verandert echt het bedrijf van
binnenuit. Als je vanuit dat perspectief bekijkt waar we
nu staan, dan hebben we Jaarbeurs echt naar een
hoger plan getrokken.”
IT directeur
Jaarbeurs
Bron: http://www.seederdeboer.nl/cases
Julie Hurks: “Lotte en ik staan als ‘het-nieuwe-
werken’-coaches midden in het bedrijf. Mensen
spreken ons gemakkelijk aan: waarom doen jullie dit,
waarom werkt dat nog niet? Zo helpen we mensen
anders naar hun werk te kijken. We zijn ook heel
pragmatisch. Zijn er geen kantoorartikelen, dan gaan
we dat regelen. Dat zijn kleine dingen, maar ze zijn
wel bepalend voor hoe mensen het nieuwe werken
ervaren.”
Over Jaarbeurs
Al sinds 1916 is Jaarbeurs een begrip in Nederland. Wie heeft hier nooit een
congres of beurs bezocht? Jaarbeurs is meer dan een beursgebouw alleen. Door
waardevolle ontmoetingen te creëren inspireert, motiveert en activeert het bedrijf
handel en verbindt het mensen en markten, handelaren en producenten.
www.jaarbeurs.nl
Young Professional
SeederDeBoer
Bron: http://www.seederdeboer.nl/cases
Lotte Boekestijn: “Toen ik bij het project betrokken
werd, heb ik een audit gemaakt om de stand van
zaken te bepalen en te zien wat er nog moest gebeu-
ren. Het bleek dat de afdeling Facilitair Management
voortvarend aan de slag was gegaan met het nieuwe
werken. Alle medewerkers waren in de nieuwe werk-
omgeving aan de slag. Toch was er maar weinig
veranderd. Iedereen zat weer op een vaste plek en
had zijn eigen spullen. Terwijl het doel juist was om te
zorgen voor meer samenwerking binnen de gehele
Jaarbeurs. Mijn advies was om de implementatie van
het nieuwe werken als een integraal project aan te
pakken, dus om alle afdelingen aan te laten sluiten.
Ook heb ik een advies gegeven over de projectstruc-
tuur.”
“Als projectleider adviseer ik Jaarbeurs nu over een
succesvolle invoering van het nieuwe werken. Ook
heb ik een trainingsprogramma opgezet om de
overgang naar het nieuwe
werken voor medewer-
kers te begeleiden. Alle
medewerkers die over-
gaan op het nieuwe
werken volgen een kick-off bijeenkomst, twee trainin-
gen en een sessie waarin teamafspraken worden
gemaakt. Voor leidinggevenden is er een aantal
speciale sessies. Gedurende het trainingsprogramma
gaat het vooral om de essentie van het nieuwe wer-
ken: je werk inrichten zoals jij dat wilt en goede
afspraken maken in het team. In het trainingspro-
gramma helpen wij managers en medewerkers daar
vorm aan te geven. We zijn ook veel aanwezig op de
vloer om medewerkers te begeleiden en te coachen.”
“Jaarbeurs is echt een doe-organisatie. Nieuwe dingen
worden snel opgepakt. Het is ongelooflijk wat hier in
korte tijd veranderd is. Van een relatief ouderwetse
kantoorsetting werken de mensen nu in een moderne
open ruimte. Ze ervaren steeds meer hoe handig het
is om op de beursvloer of ’s avonds thuis te kunnen
werken.”
Senior Consultant SeederDeBoer
06 1021 0983 | [email protected]