Upload
others
View
3
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Het Nieuwe Werken Scan 1
Het Nieuwe Werken Uitleg quickscan
2 A&O-fonds Waterschappen
Het Nieuwe Werken Scan 3
Inhoudsopgave
Inleiding en doel 5
Volwassenheidsmodel als basis voor de scan 7
Instructies voor het uitvoeren van de scan 9
BIJLAGE 1: Beantwoording Stellingen 11
BIJLAGE 2: Score kaarten 14
BIJLAGE 3: Volwassenheidsniveau kaarten 15
BIJLAGE 4: Checklist per volwassenheidsniveau 18
BIJLAGE 5: Witte vlekken kaart 21
BIJLAGE 6: Digitale versie van de scan (weblink)
4 A&O-fonds Waterschappen
Het Nieuwe Werken Scan 5
Inleiding en doel
Begin 2011 is in opdracht van het A & O-fonds Waterschappen een aantal initiatieven gestart rondom ‘Het Nieuwe Werken bij de Waterschappen’. De aanleiding hiervoor was de overtuiging dat de ontwikkelingen van ‘Het Nieuwe Werken’ ook voor de Waterschappen en gelieerde organisaties van toepassing zullen zijn. De initiatieven vormen een belangrijke pijler onder het Meerjarenbeleids-plan[1] 2010-2012: Klaar voor de toekomst?!
Naast een onderzoek naar de stand van zaken en een toolbox met hulpmiddelen voor de invoering en begeleiding van Het Nieuwe Werken, is besloten een ‘scan’ te ontwikkelen die waterschappen zelf in staat stelt om inzicht te verwerven naar de mate waarin dit binnen de organisatie speelt.
Het Nieuwe Werken is een niet meer weg te denken ontwikkeling die binnen veel organisaties aan-dacht krijgt; toch is het nog vaak een ‘ondefinieerbaar’ en lastig te concretiseren begrip. De scan baseert zich op de volgende context:• Het Nieuwe Werken vindt haar oorsprong in maatschappelijke ontwikkelingen en heeft invloed op
hoe organisaties werk organiseren. • Het Nieuwe Werken is een nieuwe manier van organiseren (van werk) door beter gebruik te maken
van de huidige mogelijkheden en inzichten.• Het Nieuwe Werken is voor iedereen van toepassing.• Het raakt de gehele organisatie van klantbediening, afspraken, medewerkers, management, proces-
sen en middelen.• Het Nieuwe Werken is geen doel op zich, maar een middel om vastgestelde (organisatie) ambities
te realiseren.• Als afgeleide van deze ambities wordt vaak een overkoepelende visie op werken geformuleerd. • De vertaling naar concrete invulling en invoering van Het Nieuwe Werken wordt zichtbaar in huis-
vesting, technologie en mens & organisatie.• Als onderdeel van mens & organisatie zullen aanpassingen in de gevestigde arbeidspatronen, ar-
beidsrelaties en arbeidsverhoudingen mogelijk én gewenst zijn.• Niet iedereen werkt in dezelfde patronen: invulling van Het Nieuwe Werken vereist, afhankelijk
van de context van het werk, een gedifferentieerde invulling. Het is maatwerk met een continue (door-)ontwikkeling.
• Het is niet een kwestie van of Het Nieuwe Werken toe te passen is, maar vooral van wanneer en hoe.
Veel waterschappen, zo is gebleken uit het onderzoek ‘Het Nieuwe Werken verkend’[2], oriënteren zich op de mogelijkheden; andere zijn er daadwerkelijk mee aan de slag. Vrijwel alle initiatieven komen vanuit eigen inzicht en overtuiging en staan alle op zichzelf. Deze scan biedt de waterschappen een referentiemodel waarmee ze zichzelf kunnen plaatsten in de fase van ontwikkeling naar Het Nieuwe Werken. Hierdoor is het voor iedere organisatie een bruikbaar instrument, ook als blijkt dat de orga-nisatie nog niet toe is aan ‘Het Nieuwe Werken’.
De scan biedt inzicht en ondersteuning bij het volgende:1 Bieden van concrete inzichten in waar de organisatie staat in relatie tot Het Nieuwe Werken inclu-
sief een Witte vlekken profiel (welke instrumenten ontbreken).2 Bieden van een platform om de gesprekken rond het thema van Het Nieuwe Werken.3 Inzicht in de mogelijke (instrumentele) maatregelen om Het Nieuwe Werken in te voeren.
1 Uitgave A&O-fonds Waterschappen: Klaar voor de toekomst?! (Meerjarenbeleidsplan 2010-2012) dec 2010
2 Uitgave A&O-fonds Waterschappen: Het Nieuwe Werken verkend (mei 2011)
6 A&O-fonds Waterschappen
Antwoorden die via de scan gevonden kunnen worden op de volgende vragen:1 Hoe denken wij binnen onze organisatie over (fundamentele) vraagstukken rond (de organisatie
van) werken?2 Waar bevinden wij ons in de ontwikkeling van nieuwe vormen van werken?3 Hebben wij een (gezamenlijk) beeld bij de toekomstige manier van werken (ambitie)?4 Welke instrumenten kunnen of moeten we inzetten om onze ambities van de organisatie van werk
vorm te geven?5 Welke instrumenten ontbreken nog om onze huidige manier van werken optimaal te faciliteren
(witte vlekken)?
De opzet is niet wetenschappelijk getoetst; de modellen die gebruikt worden, dienen als discussie-framework en duiding op het onderwerp. De inhoud en richting geven een houvast voor uw reis naar Het Nieuwe Werken.
Een ‘Toolbox’ die separaat beschikbaar is voor de waterschappen, biedt vervolgens beschrijvingen en concrete instrumenten om het proces om te komen tot invoering van Het Nieuwe Werken, verder invulling te geven.
De scan kunt u in 5 stappen doorlopen en is in te zetten voor zowel team, afdeling of werkmaat-schappij. De scan kunt u als volgt op twee manieren doorlopen: 1 Alle 5 de stappen van de scan kunt u doorlopen in een interactieve sessie met een team. Doel is:
oriëntatie en richting. De opzet van de sessie is beschouwend van aard.2 De eerste 3 stappen van de scan zet u in de interactieve sessie met het management- of directie-
team. Het doel van deze opzet is: oriëntatie en richting. Vervolgens kunt u met stap 4. en 5. in een aparte sessie met de inhoudelijk betrokkenen van ICT, P&O, huisvesting en facilitaire zaken de checklist doorlopen om de huidige situatie in kaart te brengen (stap 4.) en de witte vlekken, de onderdelen die nog niet op het gewenste niveau zijn, te bespreken (stap 5.). Het doel van deze opzet is instrumenteel en beoordelend.
Het Nieuwe Werken Scan 7
Volwassenheidsmodel als basis voor de scanDe grondslag voor de scan is het volgende volwassenheidsmodel.
Figuur 1: Volwassenheidsmodel HNW0-10 10-20 20-30 30-40
Nog
niet
beg
onne
nBe
ginn
erGe
vord
erde
Expe
rt
Mens & Organisatie
Technologie
Huisvesting
Hiërarchisch leiderschap
Afspraken over HNW
Telewerk-regeling
Ondersteuningsamenwerking
Leidinggevenop afstand
Samenwerken
Draadloos werken
Ondersteuning mobiele devices
Voorzieningflexplekken
Thuiswerkplek
Concentratie &communicatiewerkplekken
Standaardflexplekken
Ondersteuningplaatsonafhankelijk
werken
Ondersteuningkennisdeling
Standaard flexplekkenondersteuning
Gedeelde visieop werken
Sturen op output
Flexibiliteit invoorwaarden
Zelfstandigheidmedewerker
Gedigitaliseerdeprocessen
Papierlooswerken Inzet sociale media
(intern en extern)
Device-onafhankelijkeondersteuning
Partnershipsociale partners
Vertrouwen alsuitgangspunt
Keuzepakketarbeidsvoorwaarden
Verantwoordelijkheidnemen
Activiteitengebaseerdewerkinrichting
Vlekkenplaninrichting
Duurzaamheid =uitgangspunt
Flexibelgroei en krimp
Mobiliteitvriendelijk
Standaardwerkplek
ICT =kernproces
Inrichting op afdeling
KantoorwerkplekGeen thuis-
werkplek
Geen mobieledevices
Standaardvoorwaarden
Verzuilde relaties
8 A&O-fonds Waterschappen
Het Nieuwe Werken is een evolutionair proces dat vorm krijgt via het innoveren op specifieke on-derdelen (instrumenten) van de bedrijfsvoering: Mens & Organisatie; Technologie en de huisvesting (fysieke werkomgeving).
Tabel 1: instrumenten voor HNW
Check Beginner Gevorderde Expert
Men
s &
Orga
nisa
tie
1 Voorwaarden2 Verhoudingen3 Werkafspraken4 Leidinggeven5 Cultuur6 Werknemerstijl
1 Beperkte keuzemogelijkheden2 Gedeelde agenda (bijv. HNW)3 Werken op afstand4 Coördinerend5 Afspraak = afspraak6 Enige zelfstandigheid
1 Standaard keuzepakket (menu)2 Visie op werken3 Werken op output4 Coachend/faciliterend5 Zelfredzaamheid6 Autonomie/eigenaarschap
1 Individueel keuzepakket2 Partnership (bijv. tav HNW)3 Werken op vertrouwen4 Zelfsturing5 Vertrouwen6 Verantwoordelijkheid
Tech
niek
1 Werkplek (techniek)2 Informeren3 Samenwerken4 Communiceren5 Plaatsonafhankelijkheid6 Processen
1 Standaard werkplek2 Centrale (virtuele) plek3 Afdelingsoverstijgend4 Chatten5 Thuiswerkmogelijkheid6 Beperkt digitaliseren
1 Mobiele werkplek2 Kennisgroepen3 Virtuele projectteams4 Integrale communicatie5 Beschikbaarheidinfo6 Papierarm werken
1 Device-onafhankelijk werken2 Kennisdeling3 Projectorganisatie4 Vergaderen op afstand5 Overal connected6 Papierloos werken & cloud
Hui
sves
ting
1 Werkplek (fysiek)2 Mobiliteit3 Uitrusting4 Gebruik kantoor5 Functie kantoor6 Locatiebeleid
1 Aantal flexplekken2 Mobiel binnen kantoor3 Selectief laptop & draadloos4 Primaire plek voor werk5 Aanwezigheid locatie6 Kantoor gericht
1 Informele overlegruimtes2 Werken waar efficiënt3 Werkstijl bepalend4 Faciliteren activiteiten5 Plek voor samenwerken6 Werklocatie gericht
1 Vlekkenplan voor afdelingen2 fysiek minimum voor teams3 Vrije keuze (binnen range)4 Satelliet voor werknemers5 Plek voor ontmoeten6 Locatieonafhankelijk gericht
Het Nieuwe Werken Scan 9
Instructies voor het uitvoeren van de scan
Voor het uitvoeren van de scan is geen voorbereiding of voorwerk noodzakelijk.
De ideale setting voor het uitvoeren van de scan is een interactieve sessie met een multidisciplinair team in de vorm van een workshop van een dagdeel. Een multidisciplinair team bestaat voor dit thema uit een vertegenwoordiging van directie, P&O, Techniek (ICT), Huisvesting en Financiën. In-dien uw organisatie reeds een team heeft samengesteld voor Het Nieuwe Werken kan deze scan ook inzicht en inspiratie bieden.
Indien het waterschap zich oriënteert op Het Nieuwe Werken of zich afvraagt of ze deze nieuwe trend bespreekbaar wil maken, kan deze scan volledig uitgevoerd worden (stap 1 t/m 5). De uitkomsten zullen dan inzichten geven in het onderwerp en richting bieden op de invulling ervan. Deze sessie is beschouwend van aard.
De stellingen dienen beantwoord te worden vanuit de huidige- en de gewenste situatie. Het is ver-standig om vooraf met elkaar af te spreken in welk tijdsframe de gewenste situatie beoordeeld wordt (bijv. 1 jaar of 3-5 jaar).
Daarnaast kunnen de laatste twee stappen van de scan ook los doorlopen worden; hierbij kan veel meer instrumenteel over de elementen van Het Nieuwe Werken gediscussieerd worden. Eerst dient een ‘checklist’ doorlopen te worden om aan te geven welke elementen voldoen aan de gewenste implementatieniveau van Het Nieuwe Werken en welke nog niet. Vervolgens zal de discussie gevoerd worden hoe daar mee om te gaan. De verwachting is dat, indien deze stap los doorlopen wordt, er ook een andere samenstelling aan tafel zit. De doelstelling van de sessie is dan meer beoordelend van aard. Het kan een aanzet zijn voor het opstellen van een Plan van Aanpak om de route uit te stippelen naar invoering of verdere vervolgstappen op het gebied van Het Nieuwe Werken.
De scan bestaat uit:1. 39 stellingen in de vorm van een elektronische toets (excel)2. Aantal losse werkbladen: a. Score kaart (huidig niveau en gewenst niveau) b. Niveaubeschrijvingen • Beginners • Gevorderden • Experts c. Checkbox lijsten • Beginners • Gevorderden • Experts d. Witte vlekken kaart
Op de volgende pagina worden de 5 stappen beschreven die doorlopen dienen te worden.
Open de digitale versie van de scan hier.
10 A&O-fonds Waterschappen
Doel Uitvoering
Stap 1: Beantwoording van de stellingen
Objectief vaststellen hoe over de organisatie van werk(en) binnen het team, de afdeling of de organisatie geoordeeld wordt.
Het beste resultaat kan behaald worden door de stellingen geza-menlijk te bespreken en te beantwoorden tijdens een interactieve bijeenkomstDe stellingen worden voorgelegd in de vorm van een digitale test (excel sheet) die doorlopen dient te worden.
Stap 2: Interpreteren van de scores
Op basis van de uitkomst van stap 1 worden, door de beantwoor-ding van de stellingen, twee posities berekend in het volwassen-heidsmodel:1 Bepaling van de huidige positie op de gebieden van: a. Mens & Organisatie b. Techniek c. Huisvesting2 Bepaling van het gewenste volwassenheidsniveau ten aanzien
van dezelfde gebieden
De uitkomsten van de beantwoording van de stellingen worden overgenomen in het volwassenheidsmodel HNWScores in twee reeksen:1 Score op huidige positie a. Mens & Organisatie b. Techniek c. Huisvesting2 Score op het gewenste volwassenheidsniveau ten aanzien van
dezelfde gebieden
Het team kleurt de scores in.
Stap 3: Bespreken van het advies: Het gewenste niveau van HNW
Bespreken van de score op het gewenste niveau. Bevestiging van de vorm van HNW waar naar gestreefd wordt of afwijkt van de uitkomsten. Een keuze voor het niveau dat past bij de organisatie
De uitkomsten duiden een gewenst niveau aan. Het team wordt aangemoedigd samen een discussie te voeren en te onderzoeken of de uitkomsten gedragen worden: “Zijn we het eens over het toekomstige profiel van de organisatie van werken?”De discussie wordt gevoerd aan de hand van de volwassenheids-kaarten
Stap 4: Uitvoeren van checklist
Inventariseren van de geïmplementeerde elementen die horen bij het gewenste niveau
Samen met het team wordt de checklist doorlopen. Per element of instrument beoordeelt het team in hoeverre die geïmplementeerd zijn en welke nog niet. Uitkomst is een witte vlekkenkaart
Stap 5: Opstellen ‘witte vlekkenkaart’ en bespreken
Op basis van de checklist ontstaat een overzicht van de ont-brekende elementen die nodig zijn voor het realiseren van het gewenste niveau
De witte vlekkenkaart bespreken met het team en bepalen welke stappen genomen kunnen worden om het gewenste volwas-senheidsniveau instrumenteel te realiseren. De Toolbox biedt materiaal hiervoor.
Zoals hiervoor beschreven kan de laatste stap ook apart doorlopen worden. In een andere samenstelling kan de interactieve sessie dan het volgende doen:
Doel Uitvoering
Stap 4: Uitvoeren van checklist
Vaststellen welke onderdelen van HNW wel en niet geïmplemen-teerd zijn. De checklist bij het geambieerde niveau van HNW wordt als uitgangspunt gebruikt
Het team dat deze laatste stappen uitvoert dient een uitgangs-punt meegekregen te hebben met het gewenste niveau van Het Nieuwe Werken waartegen gespiegeld wordt. De bij het niveau behorende checklist dient vervolgens afgelopen te worden. Per item komt het team overeen in hoeverre dat al dan niet geïmple-menteerd is.
Stap 5: Opstellen ‘witte vlekkenkaart’ en bespreken
Valideren van de witte vlekken en bespreken van de mogelijkhe-den voor het opstarten van een initiatief om deze witte vlekken in te vullen
De resultaten van Stap 4 levert een overzicht op van witte vlek-ken: die elementen die niet of onvoldoende geïmplementeerd zijn voor het geambieerde HNW niveau. Het team bespreekt de witte vlekken; valideert en geeft prioriteiten aan. Dit kan gezien worden als een start van een volgende fase: opstellen van een plan van aanpak voor het invoeren van HNW. (Zie ook de Toolbox)
Het Nieuwe Werken Scan 11
BIJLAGE 1: Beantwoording Stellingen
Flexibele Arbeidsrelaties Huidig Gewenst
1 Medewerkers hebben bij indiensttreding en tussentijds keuze-mogelijkheden omtrent de gewenste contractvorm (vast, flexibel)
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
2 Medewerkers worden ondersteund door een systeem waarmee zij zelf keuzes kunnen maken bij het samenstellen en wijzigen van het individuele arbeidsvoorwaardenpakket
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
3 De toebedeling van beloning van medewerkers vindt plaats op basis van geleverde prestaties/bijdragen en toegevoegde waarde
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
4 Het opleidings- en ontwikkelbeleid is ingericht op (individueel) maatwerk. In samenspraak met de leidinggevende wordt gekeken naar ontwikkelmogelijkheden toegespitst op individuele (groei)ambities en individuele ontwikkelpaden
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
5 Medewerkers hebben in plaats van gedetailleerde functiebeschrij-vingen globale rolbeschrijvingen en kunnen op basis van hiervan breed worden ingezet
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
6 Het werkplekconcept stimuleert maximale flexibiliteit van mede-werkers
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
7 Systemen zijn maximaal te personaliseren 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
8 Er is sprake van een volwassen arbeidsrelatie, waarbij leidingge-vende en medewerkers gezamenlijk komen tot afspraken over inzet, samenwerking en resultaten
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
9 Werkgever- en werknemersvertegenwoordigers hebben een gemeen-schappelijk beeld van de noodzaak van flexibele arbeidsrelaties
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1= helemaal oneens / niet van toepassing, 5= helemaal eens
12 A&O-fonds Waterschappen
Vrije toegang tot en gebruik van kennis, ervaringen en ideeën Huidig Gewenst
10 Er wordt open en transparant gecommuniceerd over alle aspecten van de organisatie. Medewerkers zijn goed op de hoogte van de laatste informatie of ontwikkelingen
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
11 Er wordt gewerkt volgens het principe van ‘share unless’. Mede-werkers worden actief aangemoedigd om kennis en informatie in principe altijd beschikbaar te stellen voor anderen
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
12 Er is een digitaal kenniswerkingsplatform aanwezig waarop alle informatie centraal wordt opgeslagen en makkelijk te vinden en te delen is
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
13 Werkprocessen zijn in hoge mate gedigitaliseerd, zodat documen-ten en informatie ‘any time, any place, any device’ beschikbaar zijn
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
14 Op frequente basis worden kennisuitwisselingssessies georgani-seerd en worden (spontaan) momenten van kennisdeling gecreëerd
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
15 Medewerkers worden gestimuleerd te werken met Social Media en Web 2.0 toepassingen
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
16 Van iedereen worden kennis- en/of expertisegebieden bijgehou-den, zodat medewerkers snel kunnen zien wie zij daarvoor kunnen benaderen
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
17 Het werkplekconcept stimuleert samenwerking, co-creatie en ken-nisdeling
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
18 De werkplek is een open netwerkomgeving waarbij fysiek ruimte wordt gecreëerd om de ‘buitenwereld’ naar binnen te halen
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Sturen van medewerkers op resultaat Huidig Gewenst
19 Beslissingsbevoegdheid is zo laag mogelijk belegd binnen de organisatie
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
20 Medewerkers worden gestuurd op resultaat en hebben daarmee zeg-genschap over tijd en plaats van werken en werkinvulling
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
21 Medewerkers zijn gewend om eigen initiatief en verantwoordelijk-heid te nemen en krijgen hiervoor de ruimte van hun leidingge-vende
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
22 Managers sturen op basis van coachend en faciliterend leiderschap en zijn in staat om situationeel te anticiperen op verschillen in werkstijlen en persoonlijkheden
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
23 Het performance management systeem is geschikt om resultaatge-richte doelstellingen vast te leggen en erop te beoordelen
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
24 De toebedeling van beloning van medewerkers vindt grotendeels plaats op basis van concrete prestaties, toegevoegde waarde en geleverde (team)bijdrage
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
25 Medewerkers zijn vrij in het bepalen van de scheiding tussen ‘werk in privé’ en ‘privé in werk’
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
26 Het werkplekconcept stimuleert het optimaal behalen van resulta-ten
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
27 Medewerkers worden gestuurd op het ontwikkelen van competen-ties gericht op het slim omgaan met de eigen tijd en middelen, verantwoordelijk zijn voor eigen beslissingen en hierop aanspreek-baar zijn
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1= helemaal oneens / niet van toepassing, 5= helemaal eens
Het Nieuwe Werken Scan 13
Tijd- en plaatsonafhankelijk werken Huidig Gewenst
28 Medewerkers kunnen met behulp van IT-ondersteuning werken waar en wanneer dat nodig is. Zowel op kantoor, thuis als op iedere andere locatie
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
29 Op afstand kunnen medewerkers (ongeacht waar zij zich bevinden) makkelijk communiceren met collega’s en bij afwezigheid zijn medewerkers goed bereikbaar voor collega’s of klanten
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
30 Met onze systemen kunnen collega’s elkaars werk digitaal bekijken, becommentariëren of aanvullen
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
31 Medewerkers kunnen zelf hun IT-middelen meenemen en hiervan gebruik maken op de werkplek (‘bring your own’)
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
32 Collega’s hebben online inzicht wie zich waar bevindt en wie er beschikbaar is voor contact
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
33 De werkplek is ingericht als inspirerende ontmoetingsplaats 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
34 Medewerkers kunnen hun tijd zelf (in samenspraak met de leiding-gevende) indelen; ook als dat buiten de traditionele werktijden valt
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
35 Niemand binnen de organisatie heeft een eigen werkplek. Er wordt gewerkt volgens het clean desk-principe
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
36 Collega’s worden ondersteund om ook buiten het kantoor op een arbo-technisch verantwoorde manier te werken
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
37 Voor verschillende typen werkzaamheden zijn verschillende typen werkplekken beschikbaar
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
38 Met het werkplekconcept wordt snel en flexibel ingespeeld de nieuwe eisen die medewerkers stellen aan de werkomgeving maar ook op veranderende omstandigheden zoals groei en krimp
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
39 Door het flexibele concept in combinatie met de mogelijkheid om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken, kan fors worden bespaard op het aantal werkplekken
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
14 A&O-fonds Waterschappen
BIJLAGE 2: Score kaarten
SCORES
GEWENST
NIVEAU
SCORES
HUIDIG
NIVEAU
0-10 10-20 20-30 30-40
Nog
niet
beg
onne
nBe
ginn
erGe
vord
erde
Expe
rtMens & Organisatie
Technologie
Huisvesting
0-10 10-20 20-30 30-40
Nog
niet
beg
onne
nBe
ginn
erGe
vord
erde
Expe
rt
Mens & Organisatie
Technologie
Huisvesting
Het Nieuwe Werken Scan 15
BIJLAGE 3: Volwassenheidsniveau kaarten
BEGINNERSAl
gem
een
De organisatie is zich (voorzichtig) aan het oriënteren op HNW. De besturen zijn nog niet overtuigd van het nut en vaak is ook nog onduidelijk wat er onder HNW wordt verstaan; een vertaalslag naar de eigen organi-satie is nog niet gemaakt. Een projectteam is opgericht of in wording; spontaan ontstaan wel bewegingen die binnen het domein van HWN vallen; er is nog geen sprake van regie op de ontwikkelingen.
Tijd
- en
pla
ats-
onaf
hank
elij
k w
erke
n
Thuiswerken is vaak de eerste stap op weg naar HNW. Vaak is hierover veel discussie omdat geen duidelijke afspraken zijn gemaakt over voor wie het geldt en hoe het past binnen de werkafspraken. De technische uitrusting voor (mobile) werknemers is niet voldoende geschikt om plaatsonafhankelijk te werken. Op kantoor zijn er (experimenteel) enkele flexplekken en voorzie-ningen voor draadloos werken.
Stur
en o
p re
sult
aat
Leidinggeven is gekenmerkt als directief; prestatiecon-tracten zijn nog niet ingevoerd; beoordelingssystemen traditioneel. De beweging om dit te veranderen is nog niet ingezet; hoewel er wel over gesproken wordt en de P&O afdeling zoekt naar de mogelijkheden.De medewerkers zijn over het algemeen al lang op hun positie en verrichten hun taken. Er wordt wel meer in projectvorm gewerkt en samenwerking is belangrijke driver van het beleid.
Vrij
e to
egan
g to
t ke
nnis
, erv
arin
g en
in
form
atie
Doordat de beweging van flexibel werken wel ingezet is wordt aandacht besteed aan het belang van het delen van kennis en expertise. De technische mogelijkheden om virtueel samen te werken en om informatie te ont-sluiten zijn of worden toegepast. Ook voor ambulante medewerkers zijn systemen beschikbaar om kennis en/of informatie te verwerven. Ook vanuit dit perspectief wordt ‘samenwerken’ gestimuleerd.
Flex
ibel
e ar
beid
srel
atie
s
Arbeidsvoorwaardelijk zijn er nog geen grote stappen gemaakt. Incidentele gevallen worden uitzonderingen voor gemaakt en ‘gedogen’ kan van toepassing zijn op bijv. flexibele arbeidstijden. Vanuit werkgevers per-spectief is men wel steeds meer doordrongen van het belang van het behouden van talent en het aantrekken van nieuwe medewerkers om de uitstroom die de ko-mende jaren zich zal aandienen, kan worden opvangen.
Logische drijfveren voor HNW zijn: • Kostenbesparingen op m² (ivm nieuwbouw)• Fusie• Druk binnen organisatie naar flexibel werken• Thuiswerken
0-10 10-20 20-30 30-40
Nog
niet
beg
onne
nBe
ginn
erGe
vord
erde
Expe
rt
Mens & Organisatie
Technologie
Huisvesting
KENMERKENMens & Organisatie
Standaard arbeidsvoorwaarden
HNW nog niet in CAO
Regels voor thuiswerken
Leidinggeven = directief
Cultuur: afspraak=afspraak
Zelfstandig werken (medewerkers)
Technologie
Standaard werkplek
Centrale (virtuele) plek voor info.
Systeem voor samenwerken
Iedereen kan chatten met collega’s
Thuiswerk mogelijkheid
Beperkt gedigitaliseerde processen
Facilitair
Aantal flexplekken
Enkele medewerkers kunnen mobiel wer-ken (binnen kantoor)
Selectief Laptop & draadloos
Kantoor is primaire plek voor werk
Aanwezigheidlocatie
Huisvesting is kantoor
16 A&O-fonds Waterschappen
GEVORDERDEN
Alge
mee
n
De organisatie heeft officieel de beweging ingezet om HNW in te voeren c.q. de organisatie van werk aan te passen aan de huidige mogelijkheden. De kansen zijn benoemd en discussie is gevoerd over hoe de nieuwe manier van werken binnen de organisatie uit moet gaan zien. De lijnorganisatie is geïnformeerd en vanuit de disciplines P&O; ICT en Facilitair lopen er projecten om de componenten in te richten die de nieuwe manier van werken mogelijk moeten maken.
Tijd
- en
pla
ats o
nafh
anke
lijk
wer
ken
Een groot deel van de medewerkers kunnen tijd- en plaats onafhankelijk werken. Hier is een beleid voor opgesteld en goed gecommuniceerd. Het is niet zo dat iedereen volledig vrij is om locatie en tijd te kiezen voor de werkzaamheden; de organisatie is op zoek naar de optimale verhoudingen. Wel zijn er interventies voor de werk/privé balans. Ook het kantoor is meegegaan in het flexibele werk-concept; afdelingen zijn als ‘vlekken’ over de werkvloer verdeeld; de werkplek ingericht als flexplekken met mogelijkheden voor concentratiewerk en communica-tiewerk.
Stur
en o
p re
sult
aat
Er is een nieuwe stijl van leidinggeven opgesteld; meer op resultaat sturing ondersteund door situatio-neel leiderschap. De invoering van deze ingrijpende verandering neemt tijd en staat niet op zichzelf. Ook de systemen zullen mee moeten om de veranderingen te faciliteren. Ook de medewerkers worden ondersteund om de beweging mogelijk te maken. De nadruk ligt op zelfredzaamheid en ondernemerschap. Medewerkers worden aangemoedigd initiatief te nemen.
Vrij
e to
egan
g to
t ke
nnis
, erv
arin
g en
in
form
atie
Er is een begin gemaakt met digitalisering van proces-sen om tijd- en plaatsonafhankelijk werken ook in de kernprocessen te ondersteunen. Dit gaat gepaard met papier-arm werken. De medewerkers worden aange-moedigd om pro-actief kennis te delen en informatie beschikbaar te stellen voor anderen. Er is een formele projectorganisatie waarbij veel afde-lingsoverstijgend gewerkt wordt.
Flex
ibel
e ar
beid
srel
atie
s De arbeidsvoorwaarden zijn aangepast om flexibel werken voor iedereen mogelijk te maken (keuzepakken binnen arbeidsvoorwaarden). In de arbeidsverhou-dingen werken sociale partners meer samen om het klimaat geschikt te maken voor HNW. Medewerkers wor-den wel meer aangespoord om zelfstandig te werken.
Logische drijfveren voor HNW zijn: • Productiviteit verhoging• Aantrekkelijk Werkgeverschap• Kwaliteit dienstverlening• Terugdringen mobiliteit
0-10 10-20 20-30 30-40
Nog
niet
beg
onne
nBe
ginn
erGe
vord
erde
Expe
rt
Mens & Organisatie
Technologie
Huisvesting
KENMERKENMens & Organisatie
Keuzepakket (menu) arbeidsvoorwaarden
We hebben een ‘visie op werken’
Sturen op output
Coachend leiderschap
Cultuur is samenwerken
Zelfredzame medewerkers
Technologie
Mobiele werkplek
Kennisgroepen
Virtuele projectteams
Integrale communicatie
‘Werkstatus’ zichtbaar voor collega
Papier arm werken
Facilitair
Informele overlegruimtes
Werken waar efficiënt
Werkstijl bepalend
Kantoor ondersteunt type werk
Plek voor samenwerken
Meerdere locaties ondersteund
Het Nieuwe Werken Scan 17
EXPERTS
Alge
mee
nHNW is de norm. De organisatie is ingericht om de medewerkers optimaal te ondersteunen in de nieuwe werkvorm, die niet meer ‘nieuw’ is maar gewoon weer werken. De initiatieven van HNW zijn afgerond en iedereen weet waar hij/zij aan toe is. De kenmerkende begrippen binnen de organisatie zijn nu: Vertrouwen en Verantwoordelijkheid. De gehele organisatie werkt nu volgens de nieuwe inzichten en principes die vastgelegd zijn in een ‘visie op werken’.
Tijd
- en
pla
ats-
onaf
hank
elij
k w
erke
n Iedereen heeft de beschikking over de middelen om te werken waar en wanneer dat het meest productief is; en is weerbaar en gemotiveerd om dat ook te doen. Vergaderen op afstand is standaard ingevoerd. Het kan-toor krijgt meer de functie van ontmoetingsplek. Deze is ingericht volgens het principe van activiteitenge-richt werken. werk wordt daar verricht waar het meest productief. Afspraken worden op team niveau over het ‘fysieke minimum’ van ontmoeten.
Stur
en o
p re
sult
aat
De invoering van het sturen op resultaat i.p.v. op aan-wezigheid is voltooid. De leidinggevenden zijn steeds meer coach en hanteren het principe van dienend lei-derschap. Iedereen heeft een ‘resultaatcontract’ dat de verwachtingen weergeeft van de individuele bijdrage van medewerkers. Medewerkers zijn zelfstandig en zelfredzaam.
Vrij
e to
egan
g to
t ke
nnis
, erv
arin
g en
info
rmat
ie
Papierloos werken is ingevoerd. Sociale media worden toegepast om binnen de organisatie (ook daar buiten) samenhang en verbondenheid te stimuleren. Iedereen heeft toegang tot relevante informatie die geperso-naliseerd is. De kernprocessen zijn beschikbaar vanuit de ‘cloud’en daarmee plaatsonafhankelijk beschikbaar. Medewerkers leren van elkaar en kennis wordt gedeeld.
Flex
ibel
e ar
beid
srel
atie
s
Arbeidsvoorwaarden zijn flexibel en individueel te personaliseren. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor hun ontwikkeling en carrièrepad; functieroulatie wordt toegepast. Sociale partners beschouwen elkaar als partners en hebben een gedeelde agenda. Ver-trouwen als basis voor de cultuur binnen de gehele organisatie. Deze straalt ook uit op externe partijen. Arbeidsrelaties gericht op duurzaam en verantwoord ondernemen.
Logische drijfveren voor HNW zijn: • Toonaangevend werkgeverschap• Duurzaamheid• Optimale dienstverlening• Ondernemerschap
0-10 10-20 20-30 30-40
Nog
niet
beg
onne
nBe
ginn
erGe
vord
erde
Expe
rt
Mens & Organisatie
Technologie
Huisvesting
KENMERKENMens & Organisatie
Maatwerk arbeidscontract
Sociale partners werken samen
Vertrouwen uitgangspunt in organisatie
Teams grote mate van autonomie
Inspirerend leiderschap
Cultuur = verantwoorden & vertrouwen
Technologie
Device onafhankelijke werkplek
Kennisdeling optimaal ondersteund
Projecten digitaal ondersteund
Vergaderen op afstand mogelijk
Iedereen kan overal werken
Papierloos werken & cloud
Facilitair
Vlekkenplan voor afdelingen
Fysiek minimum voor teams
Uitrusting obv vrije keuze
Kantoor is satelliet voor werknemers
Kantoor is plek voor ontmoeten
Werken overal ondersteund
18 A&O-fonds Waterschappen
BIJLAGE 4: Checklist per volwassenheidsniveau
BEGINNERS
Men
s &
orga
nisa
tie
Onderdeel Check J N Toelichting
Arbeidsvoorwaarden Beperkte keuzemogelijkheden
Medewerkers kunnen op onderdelen eigen voorkeur kiezen
Arbeidsverhoudingen Gedeelde agenda (bijv HNW)
Sociale partners praten met elkaar over on-derwerpen waar gedeelde belangen ervaren worden
Werkafspraken Werken op afstand Werken op afstand (bijv thuis) is mogelijk
Leidinggeven Coördinerend Leidinggeven wordt meer coördinerend
Cultuur Afspraak = afspraak Iedereen doet zijn ding; controle is nodig
Werknemerstijl Enige zelfstandigheid Werknemers worden geacht zelfstandig te kunnen werken
Tech
niek
Onderdeel Check J N Toelichting
Werkplek (techn) Standaard werkplek (bijna) Iedereen heeft dezelfde functionaliteit op de werkplek (bureau; PC; etc)
Informeren Centrale (virtuele) plek Er is een ‘intranet’ waar informatie en nieuws te vinden die relevant is voor mijn werk
Samenwerken Afdelingsoverstijgend In projecten kan samengewerkt worden door-dat digitaal projectinformatie beschikbaar is
Communiceren Chatten Er is ‘instant messaging’ mogelijk binnen de organisatie
Plaats onafhankelijk Thuiswerk mogelijkheid (sommige) Medewerkers kunnen vanuit huis werken
Processen Beperkte digitaliseren Digitalisering is begonnen; meestal de niet kernprocessen eerst
Hui
sves
ting
Onderdeel Check J N Toelichting
Werkplek (fysiek) Aantal flexplekken Enkele werkplekken zijn omgebouwd naar flexibele werkplekken; door iedereen te gebruiken
Mobiliteit Mobiel binnen kantoor Medewerkers kunnen op verschillende plaat sen binnen het kantoor het werk doen
Uitrusting Selectief Laptop & draadloos
Enkele medewerkers kunnen mobiel werken door de persoonlijke uitrusting
Gebruik kantoor Primaire plek voor werk Op kantoor wordt het werk gedaan
Functie kantoor Aanwezigheidlocatie Op kantoor hoor je te zijn
Locatie beleid Kantoor gericht Facilitaire zaken levert voorzieningen voor werken alleen op kantoor
Het Nieuwe Werken Scan 19
GEVORDERDEN
Men
s &
orga
nisa
tie
Onderdeel Check J N Toelichting
Arbeidsvoorwaarden Stnd Keuzepakket (menu)
Medewerkers kunnen uit verschillende con-structies kiezen; als in een menukaart
Arbeidsverhoudingen Visie op werken Sociale partners hebben gemeenschappelijk beeld bij ‘werken in de toekomst’
Werkafspraken Werken op output Resultaat is belangrijker dan aanwezigheid
Leidinggeven Coachend/faciliterend Leidinggeven wordt meer een coach van team
Cultuur Zelfredzaamheid Medewerkers krijgen meer verantwoordelijk-heid voor uitvoeren van werkzaamheden en nemen die ook
Werknemerstijl Autonomie/eigenaarschap
Medewerkers worden zelf geacht initiatief te nemen; zowel in het werk als vwb eigen loopbaan
Tech
niek
Onderdeel Check J N Toelichting
Werkplek (techn) Mobile werkplek (bijna) Iedereen heeft de uitrusting om overal en altijd te kunnen werken
Informeren Kennisgroepen Het intranet biedt ook mogelijkheden om rond specifieke onderwerpen kennis te delen
Samenwerken Virtueel projectteams Projecten worden standaard uitgevoerd obv virtuele teams
Communiceren Integrale communicatie
We hebben maar één telefoon; kunnen zien of collega’s beschikbaar zijn en gebruiken mail waar het voor bedoeld is.
Plaats onafhankelijk Beschikbaarheidinfo Van iedereen kan de ‘status’ opgevraagd worden; bezet; afwezig; in meeting; vrij; beschikbaar..
Processen Papier arm werken De meeste processen zijn gedigitaliseerd waardoor nauwelijks nog papier gebuikt wordt
Hui
sves
ting
Onderdeel Check J N Toelichting
Werkplek (fysiek) Informele overlegruimtes
Er zijn ruimtes binnen kantoor die gebruikt worden om spontaan even overleg te hebben; deze zijn niet te reserveren
Mobiliteit Werken waar efficiënt Werk wordt daar gedaan waar het meest lo-gisch is (productief)
Uitrusting Werkstijl bepalend Er zijn enkele werkprofielen opgesteld die de uitrusting voor de medewerkers bepalen (af-gestemd op werk)
Gebruik kantoor Faciliteren activiteiten Kantoor is plaats waar gewerkt kan worden
Functie kantoor Plek voor samenwerken Kantoor is ingericht om samenwerken te stimuleren
Locatie beleid Werklocatie gericht Facilitaire zaken levert voorzieningen voor werken op meerdere locaties (ook niet kantoor)
20 A&O-fonds Waterschappen
EXPERTS
Men
s &
orga
nisa
tie
Onderdeel Check J N Toelichting
Arbeidsvoorwaarden Individuele keuzepakket Medewerkers hebben de vrije keuze om eigen pakket samen te stellen (individuele keuze)
Arbeidsverhoudingen Partnership (bijv tav HNW)
Sociale partners zien elkaar als ‘partners’ en zien HNW als een gezamenlijke kans
Werkafspraken Werken op vertrouwen Werken vanuit uitgangspunt van vertrouwen
Leidinggeven Zelfsturing Teams nemen verantwoordelijkheid; leiding-gevende is ‘ondersteunend’
Cultuur Vertrouwen Uitgangspunt in de organisatie is vertrouwen; echter hoort ook de verantwoordelijkheid bij
Werknemerstijl Verantwoordelijkheid Medewerkers nemen de verantwoordelijkheid en tonen initiatief en ondernemerschap
Tech
niek
Onderdeel Check J N Toelichting
Werkplek (techn) Device onafhankelijke werkplek
Iedereen heeft de beschikking over techno-logie waarmee overal en altijd werk verricht kan worden
Informeren Kennis deling De waarde van informatie wordt ingezien; technologie aanwezig om eenvoudig ken-nis te delen zodat het vermenigvuldigd kan worden
Samenwerken Project organisatie Een projectorganisatie zorgt voor natuurlijke samenwerking; medewerkers rouleren binnen organisatie
Communiceren Vergaderen op afstand Vergaderen op afstand (video – of voice conferencing) als het mogelijk is
Plaats onafhankelijk Overal connected Iedereen is altijd bereikbaar en ‘aangeslo-ten’; indien medewerker niet werkt is dat ook duidelijk
Processen Papierloos werken & cloud
Alle processen zijn digitaal; papier is niet meer nodig
Hui
sves
ting
Onderdeel Check J N Toelichting
Werkplek (fysiek) Vlekkenplan voor afdelingen
Afdelingen hebben hun eigen gebied binnen het kantoor en werkfaciliteiten die passen bij de activiteit van de medewerkers
Mobiliteit Fysiek minimum voor teams
Medewerkers komen nog samen als dat nodig is of omdat het nodig is voor de verbondenheid
Uitrusting Vrije keuze (binnen range)
Alle medewerkers kunnen een ‘werkuitrusting’ samenstellen die past bij zijn/haar stijl van werken
Gebruik kantoor Satelliet voor werknemers
Kantoor is plaatst die voor werknemers be-schikbaar is om te gebruiken als de activiteit daar om vraagt
Functie kantoor Plek voor ontmoeten Kantoor is ingericht om te ontmoeten (alle stakeholders; ook partners en klanten)
Locatie beleid Locatie onafhankelijk gericht
Facilitaire zaken levert voorzieningen voor werken ongeacht de locatie (en tijd)
Het Nieuwe Werken Scan 21
BIJLAGE 5: Witte vlekken kaart
Checklist resultaten voor BEGINNERS
Checklist resultaten voor GEVORDERDEN
Checklist resultaten voor EXPERTS
Beperkte keuzemogelijkheden Stand Keuzepakket (menu) Individuele keuzepakket
Gedeelde agenda (bijv HNW) Visie op werken Partnership (bijvoorbeeld ten aanzien van HNW)
Werken op afstand Werken op output Werken op vertrouwen
Coördinerend Coachend/faciliterend Zelfsturing
Afspraak = afspraak Zelfredzaamheid Vertrouwen
Enige zelfstandigheid Autonomie/eigenaarschap Verantwoordelijkheid
Standaard werkplek Mobiele werkplek Device-onafhankelijke werkplek
Centrale (virtuele) plek (info) Kennisgroepen Kennisdeling
Afdelingsoverstijgend samenwerken
Virtuele projectteams Projectorganisatie
Chatten Integrale communicatie Vergaderen op afstand
Thuiswerkmogelijkheid Beschikbaarheidsinfo Overal connected
Beperkt digitaliseren Papier-arm werken Papierloos werken & cloud
Aantal flexplekken Informele overlegruimtes Vlekkenplan voor afdelingen
Mobiel binnen kantoor Werken daar waar efficiënt Fysiek minimum voor teams
Laptop & draadloos (selectief)
Werkstijl bepalend Vrije keuze uitrusting (range)
Kantoor: plek om te werken Faciliteren activiteiten Kantoor = satelliet
Functie kantoor: aanwezigheid
Plek voor samenwerken Kantoorfunctie: ontmoeten
Huisvesting = kantoor Meerdere locaties ondersteund
Werken overal ondersteund
22 A&O-fonds Waterschappen
Het Nieuwe Werken Scan 23
OpdrachtgeverStichting A&O-fonds Waterschappen
Secretaris/projectmanagerE. van Vliet
Eindredactie De werkgroep Het Nieuwe Werken
Concept, tekst en realisatieRuurd Baane (Bright & Company/HR Strategy)Willem Blanken (Productivity Partners)
Met dank aanDe werkgroep Het Nieuwe Werken
VormgevingRuurd Heijting, Rotterdam
BeeldKees Winkelman, Amsterdam
Oplage150 stuks en webpublicatie
Uitgave
© Stichting Arbeidsmarkt- en Ontwikkelingsfonds Waterschappen, Den Haag. Juni 2011
Stichting A&O-fonds Waterschappen bevordert en ondersteunt vernieuwende activiteiten op het gebied van arbeidsmarkt en HRM-beleid.Actuele informatie over de verschillende projecten treft u aan op www.aenowaterschappen.nl
RechtenAlle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een geautoma-tiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enigerwijze, hetzij elektronisch, mechanisch door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de Stichting A&O-fonds Waterschappen.Hoewel aan deze uitgave de grootst mogelijke zorg is besteed, kunnen de samenstellers niet aansprakelijk ge-steld worden voor eventuele onjuistheden, noch kunnen aan de inhoud rechten worden ontleend.
Colofon
24 A&O-fonds Waterschappen
A&O-fonds Waterschappen
Postbus 30435
2500 GK Den Haag
070 373 82 99
www.aenowaterschappen.nl