Heuristica · Web viewTämä opas sisältää paljon tehtäviä. Tehtäviin ei ole oikeita ja vääriä vastauksia, vaan niiden tarkoitus auttaa sinua pohtimaan omia ajattelu- ja

Minna Rasila & Maria PitkonenMinna Rasila & Maria Pitkonen

Ihana, kamalaIhana, kamala palautepalaute

Useimmat meistä kaipaavat työstään enemmän palautetta kuin mitä saavat. Palaute kannustaa meitä entistä parempiin suorituksiin.

Palaute on tiukka taitolaji. Se vaatii osaamista niin palautteen antajalta kuin vastaanottajaltakin.

Opiskele tämän oppaan avulla, miten voit palautteellasi parhaiten auttaa muita ja miten otat saamastasi palautteesta hyödyn irti.

Käyttöoikeustiedot: (2Jx)

Tämä HEURIX™-eOpas on Heuristica Oy:n omaisuutta. Käyttäjä saa materiaaliin käyttöoikeuden Heuristica Oy:n valtuuttamalta valmentajalta. Käyttöoikeuden haltija saa tallentaa ja tulostaa oppaan omaan käyttöönsä. Materiaalin muu käyttö ja osittainenkin kopiointi tai jakelu kaikissa muodoissa on kielletty. Otamme mielellämme vastaan palautetta tästä oppaasta. Lähetä palaute osoitteella [email protected] Copyright © Heuristica Oy

H e u r i s t i c aw w w . h e u r i s t i c a . f i w w w . h e u r i x . f i

(10-D2h)

© Heuristica Oy HEURIX™-opas - Ihana, kamala palaute 2

LukijalleTämä opas Ihana, kamala palaute on osa HEURIX™-oppaiden sar-jaa. Oppaat auttavat sinua kehittämään yhteistyön ja vaikuttamisen -taitojasi sekä johtamaan itseäsi paremmin. Kun johdat itseäsi parem-min, hallitset paremmin työuraasi ja työelämääsi.Hyvä yhteistyö ja vuorovaikutus muiden ihmisten kanssa ovat keskei-siä työuraasi vaikuttavia menestystekijöitä. Kehittämällä omia työyhteisötaitojasi olet omalta osaltasi luomassa viihtyisämpää ja me-nestyksekkäämpää työyhteisöä. Paitsi työelämään, kirjoissa käsitel-tävät teemakokonaisuudet antavat eväitä myös yksityiselämän pul-matilanteiden käsittelyyn.Tämä opas sisältää paljon tehtäviä. Tehtäviin ei ole oikeita ja vääriä vastauksia, vaan niiden tarkoitus auttaa sinua pohtimaan omia ajattelu- ja toimintatapojasi sekä niiden toimivuutta itsesi, oman työsi ja työyhteisösi kannalta. Voit tietysti vain lukea oppaan tekemättä teh-täviä. Paneutuessasi tehtäviin opit kuitenkin paljon enemmän ja pystyt paremmin muuttamaan omaa toimintaasi. Lisäksi rikastutat oppaan sisältöä omilla ajatuksillasi ja kokemuksillasi.

Oppaan lopussa on toimintasuunnitelma, jonka laatiminen auttaa sinua kehittämään itseäsi haluamaasi suuntaan. Tee oma toiminta-suunnitelmasi ja palaa siihen kuukauden kuluttua, kolmen kuukauden kuluttua, vuoden päästä... Ala toteuttaa todeksi haluamiasi muutoksia toiminnassasi. Usein ihan pienilläkin asioilla on suuri merkitys.Lähde rohkeasti ja avoimin mielin kehittämään omia kehittämään työyhteisötaitojasi. Lupaamme, että se kannattaa.

Sisällys

Lukijalle............................................................................................................................. 31. Lisää palautetta, kiitos!...............................................................................................42. Positiivinen palaute....................................................................................................7

2.1. Kiitos ja kehu ovat helppoja energianlähteitä....................................................72.2. Positiivisen palautteen vastaanottaminen.........................................................9

3. Korjaava palaute......................................................................................................103.1. Ennen palautteen antamista...........................................................................103.2. Korjaavan palautteen suunnitteleminen..........................................................113.3. Vaaralliset sanat ”aina”, ”ei koskaan” ja ”miksi”..............................................133.4. Korjaavaa palautetta kysymysten avulla.........................................................143.5. Rakentavan palautteen hampurilaismalli........................................................153.6. Hyödynnä saamasi palaute............................................................................17

4. Millaista palautetta annat itsellesi?...........................................................................205. Oma toimintasuunnitelma palautetaitojen kehittämiseksi.........................................216. Yhdessä pohdittavaksi..............................................................................................23


1. Lisää palautetta, kiitos!

Palaute – tai pikemminkin sen puute – puhuttaa monessa työyhtei-sössä. Palaute on hankala laji: usein sekä sen antaminen että vas-taanottaminen tuntuu hankalalta. Palautteen tarkoitus on auttaa palautteen saajaa kehittymään. Palaute on kasvun ja oppimisen lähtökohta.Palautteesta puhuttaessa käytetään usein käsitteitä positiivinen eli myönteinen palaute ja negatiivinen eli kielteinen palaute. Positiivisella palautteella tarkoitetaan kehuja ja kiitoksia. Sitä, että joku kertoo mei-dän tehneen työmme hyvin ja toimineen oikein. Negatiivinen palaute taas kertoo meille, että toimintamme kaipaa muutosta. Pahimmillaan negatiivinen palaute on selvä haukkuminen tai moite ja tällaisesta palautteesta on harvoin hyötyä.Usein käytettyjä termejä palautteesta ovat myös rakentava palaute, rakentava kritiikki, korjaava palaute tai kriittinen palaute. Nämä ku-vaavat palautetta, jolla pyritään samanaikaisesti toiminnan muutokseen tuoden kuitenkin esille myös asiat, joissa palautteen saaja on palautteen antajan mielestä onnistunut. Palautteen antaminen on haastavaa. Se ei kuitenkaan ole synnynnäi-nen ominaisuus, vaan sitä voi opetella ja oppia. Opiskele hyviä palautekäytäntöjä ja auta osaltasi työyhteisöäsi kehittymään. Tässä HEURIX™-oppaassa käsitellään palautteen antamiseen ja saamiseen liittyviä asioita. Tallenna tämä opas tietokoneellesi ja aloita opiskelu. Oppimisen iloa Sinulle!

Palautteesta käytettäviä nimityksiä:

Positiivinen palaute Negatiivinen palaute Rakentava palauteMyönteinen palaute Kielteinen palaute Rakentava kritiikki

Kehu, kiitos Haukku, moite Korjaava palauteKannustus, rohkaisu Kriittinen palaute

.


Ennen kuin jatkat opiskelua, mieti hetki omia palautetaitojasi ja työyhteisösi palautekäytäntöjä. Valitse seuraavien väittämäparien välistä se kohta, joka parhaiten vastaa käsitystäsi näistä asi-oista.

Otan positiivisen palautteen luontevasti vastaan.

Minusta on kiusallista saada kehuja, vaikka ne tulisivatkin aiheesta.

Annan vähintään kerran päivässä positiivista palautetta

työkavereilleni.

En juurikaan anna kiitosta tai muuta positiivista palautetta työkavereilleni.

Osaan antaa ns. korjaavaa palautetta rakentavasti siten,

että palautteen saajan on helppo ottaa se vastaan.

En osaa tai uskalla antaa ns. korjaavaa palautetta työkavereilleni.

Osaan ottaa hyödyn ja opin irti saamastani negatiivisestakin

palautteesta. Minun on lähes mahdotonta ottaa

vastaan negatiivista palautetta.

Kehuminen, kiittäminen ja kannustaminen ovat työ-

yhteisössämme itsestään selviä asioita.

Työyhteisössämme ei juuri kehuta, kannusteta tai kiitetä.

Työyhteisössämme uskalle-taan ja osataan puhua myös

virheistä ja puutteellisuuksista.

Työyhteisössämme vaietaan, puhutaan selän takana tai haukutaan ihmisiä julkisesti.

Annan itselleni kannustavaa palautetta monta kertaa joka

päivä.

Minun on vaikea huomata onnis-tumisiani. Sen sijaan kyllä moitin itseäni mielessäni useaan kertaan päivän mittaan.

Pohdi itseäsi palautteen antajana ja vastaanottajana. Mitä vahvuuksia sinulla on? Kirjoita tähän ainakin kaksi vahvuuttasi:

Missä asioissa haluat kehittyä palautteen antajana tai vastaanottajana? Minkälaisia kysymyksiä mielessäsi on palautetaitoihin liittyen?


Mieti työyhteisösi palautekulttuuria. Annetaanko teillä positiivista palautetta aina kuin vain mah-dollista vai pihdataanko sitä? Uskalletaanko virheistä ja kehitysehdotuksista puhua? Onko pa-lautteen antaminen tasapuolista vai tuntuuko vain joillakin henkilöillä olevan oikeus antaa korjaa-vaa palautetta?

Lähes jokaisella työpaikalla työntekijät saavat mielestään liian vähän palautetta työstään. Tähän palautteen puutteeseen me jokainen voimme omalta osaltamme vaikuttaa, kun 1. alamme antaa toisillemme palautetta ja 2. alamme pyytää palautetta, mikäli emme sitä muuten

halutessamme saa.Rakentavan palautteen antamisen tulisi olla luonnollista, jokapäiväistä vuorovaikutusta työyhteisössä. Palautteen antaminen ei maksa mitään, mutta sen saaminen on hyvin arvokasta. Arvo on mitattavissa motivaation ja parantuneen työpanoksen muodossa. Syy vähäiseen palautteen antamiseen löytyy osittain suomalaisesta kulttuuristamme, joka ei rohkaise henkilökohtaisten tunteiden ilmai-suun. Erityisesti negatiivisen palautteen antaminen koetaan vaike-aksi, sillä toisen mieltä ei haluta pahoittaa. Saatetaan myös pelätä, että toinen suuttuu, hyökkää tai ymmärtää väärin.

Kuitenkin on todettu, että jopa negatiivisen palautteen saaminen mo-tivoi enemmän kuin se, ettei palautetta anneta ollenkaan. Usein ihmi-nen itsekin tietää suoriutuneensa huonosti ja epäilee, että keskuste-lua käydään joka tapauksessa selän takana. Rakentava palaute ja avoin keskustelu parantavat ilmapiiriä.Samoin positiivisen palautteen antaminen on usein nihkeätä, vaikka sen motivoiva vaikutus on valtava. Myönteinen palaute edistää työn mielekkyyden kokemusta ja lisää itsearvostusta. Nämä tekijät puo-lestaan heijastuvat työilmapiirin parantumiseen. Joissain työyhteisöissä palautteen ajatellaan olevan jotain, mitä esi-mies antaa (tai ei anna) alaiselleen. Me kuitenkin tarvitsemme palau-tetta työstämme eri suunnista: esimieheltä, kollegoilta, asiakkailta, alaisilta – ja myös itseltämme.

Tarvitsemme palautetta joka suunnasta:esimiehiltä johdolta asiakkailtakollegoilta alaisilta yhteistyökumppaneilta

…ja itseltämme!

.


Koetko saavasi tarpeeksi palautetta työstäsi? Jos et saa, niin keneltä haluaisit enemmän palautetta? Mitä tapahtuisi, jos pyytäisit kyseiseltä henkilöltä palautetta suoraan?

2. Positiivinen palaute2.1. Kiitos ja kehu ovat helppoja energianlähteitä

Ennen uskottiin, että kiittäminen ja kehuminen tekevät ihmisestä yl-peän tai laiskan. On kuitenkin tutkimuksin osoitettu, että kiitoksella on pitemmän päälle jopa suurempi vaikutus kuin rahallisella palkitsemi-sella.Kun saamme positiivista palautetta, jaksamme sen voimalla tavoitella toisenkin kerran yhtä hyvää tai jopa parempaa suoritusta. Työnilo lisääntyy, sillä jokaisesta on mukava tehdä työtä, jossa tietää olevansa hyvä. Lisäksi myönteinen palaute lisää itseluottamusta ja itsetuntoa. Toisinaan se myös syventää itsetuntemusta, etenkin jos kuulemme asioista, joista olemme itse vähiten tietoisia.

Positiivinen palaute on tärkeää myös sen vuoksi, että ilman palautetta voi jäädä epätietoisuus siitä, tuliko työ tehdyksi oikein. Jokainen meistä on joskus ajatellut, että tehdyllä työllä ei oikeastaan ole ollut edes merkitystä.Useisiin työtehtäviin kuuluu nykyisin se huomion kiinnittäminen kes-keneräisiin töihin ja ongelmiin sen sijaan, että annettaisiin palautetta töistä, jotka on saatu valmiiksi ja tehty tarpeeksi hyvin. Näin on monesti esimerkiksi projektipalavereissa tai tiimien työnjakopalave-reissa. Tällaisten palaverien asialistaan kannattaakin lisätä kohta, jossa huomioidaan aikaansaannokset. Työyhteisössä – niin kuin yksityiselämässäänkin – ihmisen kannattaa antaa ja saada positiivista palautetta moninkertaisesti negatiiviseen verrattuna. Kiitos ja hymy ovat vaivaton tapa antaa positiivista palau-tetta. Ja ihana ottaa vastaan.


Milloin ja mistä asiasta sait viimeksi työpaikallasi positiivista palautetta? Miten palaute vaikutti sinuun?

Milloin olet viimeksi itse antanut positiivista palautetta jollekin – työpaikalla tai vapaa-aikanasi? Kirjaa tähän ylös kolme viimeistä kertaa.

Listaa läheisimmät työkaverisi ja mieti, miten voit kannustaa, kehua ja kiittää heitä tämän päivän tai lähipäivien aikana:

Miten positiivisen palautteen antaminen toiselle vaikuttaa sinuun itseesi?

Positiivisen palautteen voi antaa julkisesti tai kahden kesken. Positii-vista palautetta voi antaa myös poissaolijoille. Ottakaa tavaksi tiimissänne positiivinen juoruilu kehumalla ”selän ta-kana” poissaolijoita. Varmistakaa, että kehujen kohde kuitenkin tulee tietoiseksi palautteesta. Hänelle voi sopivassa tilanteessa ”juoruta” tyyliin ”Et arvaakaan, kuinka Liisa taas kehui sinua kahvitauolla…”


2.2. Positiivisen palautteen vastaanottaminen

Miten otat positiivisen palautteen vastaan? Miten olet huomannut muiden toimivan kehuja tai kiitosta saadessaan? Miten toivot ihmisten reagoivan, kun annat heille positiivista palautetta?

Usein yllätymme positiivisesta palautteesta enemmän kuin negatiivi-sesta. Monet meistä ovat tietoisempia virheistään kuin erinomaisuu-destaan. Tästä syystä menemme hämillemme ja alamme selittää, että eihän tuo nyt mitään. Tai kuvittelemme, että meidän pitää vastavuoroisesti kehua palautteen antajaa – oli syytä tai ei.Kiitä saamastasi palautteesta: ”Kiitos, kun kerroit. Tuo oli mukava kuulla.”Jos palautteen antajalla on ollut osuus onnistumiseesi, anna hänelle kiitosta tästä. ”Kiitos palautteestasi. Mukava kuulla, että asiakas oli tyytyväinen. Minun olisi ollut vaikea saada työtä ajoissa tehdyksi ilman sinun apuasi.”Voit kiittää palautteesta myös jälkikäteen, esimerkiksi sähköpostilla: ”Kiitos vielä kauniista sanoistasi aamulla. Ne antoivat potkua koko päivään!” Tämä innostaa palautteen antajaa antamaan positiivista palautetta uudelleenkin – ja positiivinen kierre kasvaa.


3. Korjaava palaute

Osa meistä antaa ”haukut” työkaverilleen tai perheenjäsenelleen pi-kaistuksissaan liian aggressiivisesti ja negatiivisia asioita korostaen. Osalla taas ongelmana on se, että palautetta ei osaa tai uskalla antaa lainkaan. Tällöin saatamme jäädä märehtimään asiaa mielessämme ja se henkilö, jolle palaute jäi antamatta, ei ehkä edes tiedä toimineensa mielestämme väärin.Molemmista edellisistä toimintatavoista on vain haittaa.

Onko jompikumpi edellisistä toimintavoista sinulle tyypillistä? Jos on, pohdi syitä tähän. Pohdi myös, mitä voit tehdä parantaaksesi asiaa.

3.1. Ennen palautteen antamista

Palaute, jolla kerrotaan toiselle, että hänen toiminnassaan on ollut puutteita, on usein vaikea sekä palautteen vastaanottajalle että anta-jalle. Siksi tällaista palautetta ei kannata antaa turhaan. Ennen kuin annat palautetta pohdi seuraavia kysymyksiä:

1. Riittääkö henkilön itse itselleen antama palaute?Onko palaute tarpeellinen vai tietääkö henkilö jo toimineensa puutteellisesti ja osaako hän jo itse korjata toimintaansa? Usein ihminen huomaa itsekin, että olisi voinut toimia toisin ja tietää, mitä vastaavissa tilanteissa jatkossa kannattaa tehdä. Tällöin toisen antama palaute asiasta tuntuu puukon kiertämiseltä haavassa.2. Mikä on oma motiivisi palautteen antamiselle?Onko oma tavoitteesi varmasti auttaa palautteen saajaa parempiin suorituksiin? Vai onko tavoitteesi päästää ulos omia höyryjäsi, il-maista oma tyytymättömyytesi tai osoittaa toiselle hänen paikkansa? Anna palautetta vain silloin, kun tavoitteesi on palautteen saajan tukeminen.3. Mikä on sinun vastuusi asiassa?Onko palautteen antaminen kyseisestä asiasta sinun vai jonkun muun tehtävä? Miksi juuri sinun tehtäväsi on puuttua tähän asiaan?

4. Mitä tämän asian suhteen on tehty aiemmin?Onko henkilölle aiemmin annettu palautetta samasta asiasta? Miten hän on ottanut sen vastaan? Miten se on vaikuttanut hänen toimintaansa? Jos asiaa on tuloksetta käsitelty aiemminkin – ehkä useastikin – ei kannata toimia samoin vaan käyttää toisenlaista lähestymistapaa.


5. Mikä on realistinen tavoitteesi palautteen vaikutukselle?Sanotaan, että itseään on vaikea muuttaa ja toista ihan mahdoton. Mieti siis realistinen tavoite sille, minkälaista muutosta toivot toisen käyttäytymisessä. Ei esimerkiksi ole realistista odottaa, että henkilö ei koskaan enää myöhästyisi mistään. Sen sijaan realistinen tavoite on, että henkilö tulee kolmeen seuraavaan palaveriin ajoissa.

Mieti jotakin palautteenantotilannetta, jossa et koe onnistuneesi niin hyvin kuin toivoit. Jäikö sinulta joku edellisistä kysymyksistä miettimättä ennen palautteen antamista? Miten olisit toiminut toisin, jos olisit miettinyt kysymyksiä etukäteen?

3.2. Korjaavan palautteen suunnitteleminen

Negatiivista palautetta kannattaa aina antaa harkiten, rauhallisessa tilanteessa ja mahdollisten tunnekuohujen mentyä ohi. Mitä aremmasta ja tärkeämmästä asiasta on kyse, sitä tarkemmin palautteen antaminen on suunniteltava.Anna palautteesi harkitusti ja mieti etukäteen sen sisältöä ja raken-netta. Kirjoita vaikka palautteesi etukäteen paperille ja ”kuivaharjoit-tele” ensin.Korjaavan palautteen antamisen kaksi tärkeintä tekijää ovat:1. palaute ei kohdistu henkilön persoonaan tai ominaisuuksiin vaan

aina johonkin tekemiseen, 2. palaute ei ole yleistä kaikkeen henkilön tekemiseen kohdistuvaa

vaan se kohdistuu tiettyyn tapahtumaan ja hetkeen. Mieti ennen palautteen antamista edellisessä luvussa olevien kysy-mysten avulla, onko palaute lainkaan tarpeellinen. Jos palautteesi tarkoitus on lähinnä omien höyryjesi ulos päästäminen, keksi itsellesi jonkin rakentavampi keino tähän. Laske kymmeneen, hypi tasajalkaa tai mene ulos kävelemään hetkeksi.

Jos tulet siihen tulokseen, että palautteen antaminen on tärkeää, suunnittele palaute seuraavat asiat mielessäsi pitäen:

1. Anna palaute mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen. Varmistu kuitenkin siitä, että mahdollinen kiihtymyksesi tilanteesta on ohi. Älä muistele menneitä äläkä yleistä vaan keskity vain kyseiseen tapahtumaan.

Ei näin: ”Sinä se aina toheloit.” Vaan näin: ”Tällä kertaa tässä on vähän parantamisen varaa.”


2. Älä anna negatiivista palautetta julkisesti vaan aina kahden kesken.

3. Anna palaute palautteensaajan hyväksi. Hae itsestäsi myöntei-nen ja rakentava suhtautuminen kyseiseen henkilöön ja keskity pitämään tuota suhtautumista yllä. Kyse on positiivisen asenteen valinnasta.

4. Älä anna palautetta henkilöstä itsestään tai hänen kyvyistään ja taidoistaan vaan anna palaute koskien tekemisestä ja käyttäytymistä. Ihminen ei pysty vaikuttamaan persoonaansa vaan ainoastaan tekoihinsa,.

Ei näin: ”Olet huolimaton.” Vaan näin: ”Taisit tehdä tämän vähän huolimattomasti.”

5. Kerro ensin, mitä hyvää toiminnassa oli. Valitse korjaavan palaut-teen kohteeksi vain muutama piirre tai tekijä. Ihminen kykenee vastaanottamaan vain rajallisen määrän tietoa yhdellä kertaa.

6. Tee selväksi, että kyse on sinun havainnoistasi ja tulkinnoistasi. Älä yleistä äläkä väitä tietäväsi sellaista, mitä et voi tietää.

Ei näin: ”Ihmiset ajattelevat…” Vaan näin: ”Minusta tuntuu…”

Ei näin: ”Olit aggressiivinen…” Vaan näin: ”Kuulostit vihaiselta”

7. Pyydä toista osapuolta kertomaan, miten hän oli ymmärtänyt alkuperäiset ohjeet. Usko se, mitä hän sanoo. Kerro, miten sinä olit tarkoittanut/ymmärtänyt ne.

Ei näin: ”Et sinä sitä noin voinut ymmärtää.” Näin: ”Ymmärsit siis asian eri tavalla kuin tarkoitin.”

8. Älä syyttele tai tuomitse. Liian jyrkkä sävy johtaa helposti puolustautumisreaktioon tai vastahyökkäykseen. Kuvaile tapahtunut tilanne.

9. Älä kiertele ja kaartele peittämällä varsinainen asia monisanaisuuteen. Ole rehellinen ja suora.

10. Kun olet antanut tarkan palautteen ja syyn, lopeta puhuminen. Anna toiselle mahdollisuus vastata ja kertoa oma näkemyksensä tapahtuneesta.

11. Muista, että kukaan meistä ei ole täydellinen.

12. Päätä palautteesi positiivisesti. Kiitä lopuksi siitä, että palautteesi on otettu vastaan.

3.3. Vaaralliset sanat ”aina”, ”ei koskaan” ja ”miksi”


Kukaan ei aina valita tai ei koskaan kuuntele. Jokainen on joskus va-littamatta ja kuuntelee joskus. Siksi ilmausten ”aina” ja ”ei koskaan” käyttäminen on liioittelua ja aiheuttavat vastustusta. Käytä näiden il-mausten sijasta selkeitä ja yksiselitteisiä ilmauksia, jotka kuvaavat to-denmukaisesti tapahtunutta. Samoin ”miksi”-sanalla alkavat kysymykset ovat vaarallisia, sillä ko-emme ne usein syytöksinä vaikka kysymyksen esittäjä ei olisi tätä tarkoittanutkaan. Esimerkiksi kysymyksen ”Miksi teit noin?” sijaan voit kysyä: ”Mitä ajattelit tehdessäsi noin?”Sanavalintoihin, niin kuin moneen muuhunkin asiaan elämässä, pätee hyvin vanha kunnon Kultainen Sääntö: ”Tee toiselle sitä, mitä haluai-sit itsellesi tehtävän.” Kuuntele siis omia sanojasi. Jos niiden vas-taanottaminen on sinusta miellyttävää, olet palautteen antamisen mestari.


3.4. Korjaavaa palautetta kysymysten avulla

Palauta mieleesi tilanne, jolloin olet viimeksi antanut toiminnan muutokseen tähtäävää palautetta joko työkaverille tai perheen sisällä. Miten ja millä sanoilla ilmaisit itsesi? Miten mielestäsi onnistuit palautteen annossa? Miten vastanottaja reagoi antamaasi palautteeseen? Minkä tekijöiden arvelet vaikuttaneen eniten siihen, miten vastaanottaja reagoi?

Palautteen tavoitteena on motivoida ja antaa suuntaviivoja kehittymi-selle. Rohkaisevan palautteen antaminen on toisaalta haastavaa, toisaalta hyvin palkitsevaa. Palautteen antamista oppii harjoitte-lemalla. Mitä enemmän kiinnität huomiota omiin sanoihisi ja asenteeseesi, sitä paremmaksi palautteen antajaksi kehityt.Negatiivisen palautteen antaminen kannattaa aloittaa kysymysten muodossa varsinkin silloin, jos epäilet, että palautteen saaja ei ym-märrä tehneensä virhettä tai ei ymmärrä sinun näkökulmaasi asiaan. Ihmiset ovat yleensä vastaanottavaisempia, kun saavat ensin itse kertoa näkemyksensä. Tavoitteena on, että toinen osapuoli tajuaa sanomattakin, missä on parantamisen varaa.Kysyminen on erityisen hyödyllistä tilanteessa, jossa et itse ole täysin varma tapahtuneesta. Aina on mahdollista oppia tilanteesta jotain uutta tai uusia näkökulmia. Kaikista tehokkainta on, jos toinen itse oi-valtaa, miten voi ratkaista omat ongelmansa.

Moniin tilanteisiin sopivia kysymyksiä ovat esimerkiksi: Mitä tapahtui? Mitä mieltä olit tapahtuneesta? Miten sinä mielestäsi onnistuit tilanteessa? Miten toiset mielestäsi näkivät tilanteen? Ymmärrettiinkö sinut siten, kuten tarkoitit? Jos nyt tekisit tehtävän uudestaan, miten tekisit sen

toisin?Kuten edellä jo mainittiin, Miksi-kysymyksiä on syytä käyttää harkiten, sillä ne koetaan usein syyttäviksi, vaikka kysyjä ei tätä olisi tarkoit-tanutkaan.


Pohdi tilannetta, jossa olet antanut palautetta etkä ole onnistunut haluamallasi tavalla. Mieti viisi kysymystä, joiden avulla olisit voinut ohjata keskustelua parempaan suuntaan:

3.5. Rakentavan palautteen hampurilaismalli

Saadessamme negatiivista palautetta saatamme ajatella, että palautteen antaja ei näe meissä mitään hyvää ja että olemme täydel-lisiä epäonnistujia. Kuitenkin jokaisessa asiassa on varmasti myös jotakin hyvää ja negatiivinen palaute vaikuttaa parhaiten, jos samalla saa ottaa vastaan positiivista palautetta.Yksi hyvä tapa antaa negatiivista palautetta on käyttää hyväksi ns. hampurilaismallia. Parannusta kaipaava asia ikään kuin laitetaan pih-viksi hampurilaiseen kahden sämpylänpuolikkaan väliin. Kehittämis-kohteet tuodaan selvästi esiin ja samalla annetaan kannustusta siitä, missä on onnistuttu. Hampurilaismallin mukaan palautteen antaminen sekä aloitetaan että lopetetaan positiivisesti. Ensin rakennetaan hampurilaisen pohja eli kiinnitetään huomio niihin hyviin puoliin ja osa-alueisiin, joissa toinen osapuoli on onnistunut.

”On ilo seurata asiakastyöskentelyäsi. Olet niin positiivinen ja asiakkaasta välittävä...”

Vasta tämän jälkeen paneudutaan pihviin, eli niihin kohtiin, jotka vielä kaipaavat kehittämistä. Samassa yhteydessä esitetään myös toivo-muksia ja ehdotuksia suorituksen parantamiseksi.

”… Vielä parempiin tuloksiin pääset, kun kuuntelet asiakasta enemmän. Varmista lisäkysymyksillä ja edelleen kuuntele-malla, että olet varmasti ymmärtänyt hänet oikein. …”

Palautteenannon loppuun, hampurilaisen päälle, säästetään vielä myönteisiä mainintoja, mielellään myönteinen kokonaisarvio. Tällöin paljon kritiikkiäkin sisältänyt palaute päättyy positiivisiin tunnelmiin.

”… Näin pääset varmasti entistä parempiin tuloksiin, sillä si-nulla on oikea asenne, mikä tässä työssä on kaikkein tär-keintä.”

Hampurilaispalautteen ideana ei ole kätkeä varsinaista viestiä koru-lauseiden keskelle. Tarkoitus on, että myös positiivinen osuus on ai-toa palautetta. Positiivinen aloitus luo hyvää ilmapiiriä ja yhteisyyden tunnetta. Tällöin myös korjaava palaute on helpompi ottaa vastaan.


Tällä periaatteella hampurilaisen voi rakentaa myös ”kerroksittain”: aina ennen korjausta kaipaavaa kohtaa kerrotaan jokin asia, joka on ollut hyvä.Hampurilaispalautteen rakennetta voi hyvin käyttää puheenvuoronsa perustana myös antaessaan palautetta ryhmälle tai ison ryhmän läsnä ollessa.Esimerkki: Noin sadan hengen yrityksessä kehitysjohtaja esittelee suunnitelman uudesta organisaatiorakenteesta ja kysyy sitten paikalla olijoiden mielipiteitä. Yksi sanoo: ”Tuo nyt on ainakin markkinoinnin osalta ihan susi.” Toinen sanoo: ”Näkee, että suunnitelma on tehty asiantuntemuksella ja siinä on otettu hyvin huomioon ennustettavissa olevat muutokset toimintaympäristössämme. Toivon kuitenkin, että myynnin ja markkinoinnin osalta raportointisuhteita vielä mietitään selkeämmiksi. Jos se saadaan kuntoon, me ainakin myynnissä huudamme hurraata tälle uudistukselle.” Mitä arvelet: kumman henkilön puheenvuoron perusteella kehitysjoh-taja on motivoituneempi tekemään suunnitelmaan muutoksia?

Mieti jokin asia, jota omassa toiminnassasi haluat parantaa. Mieti myös, mitä hyvää toimin-nassasi on tämän asian suhteen. Kirjoita nämä asiat paperille ylös.Muokkaa tästä itsellesi hampurilaismallin mukainen palaute kehuineen ja korjausehdotuksineen. Anna palaute itsellesi, mieluiten ääneen ja peilin edessä. Voit myös vaihtaa paperia kaverin kanssa. Muokatkaa toisillenne hampurilaispalautteet asiasta ja antakaa palaute toisillenne.

Palaa alussa (sivulla 3) olevaan pohdintaan omista vahvuuksistasi ja kehityskohteistasi palautetaitojesi suhteen. Muokkaa niistä hampurilaispalaute itsellesi. Tämänkin voit tehdä myös työkaverin kanssa.

Palauta mieleesi viimeisin tilanne, jossa annoit korjaavaa palautetta jollekin henkilölle tai olisit halunnut antaa. Muotoile palaute hampurilaismallin mukaiseksi:Miltä osin hän oli toiminut hyvin ja onnistunut tehtävässään?Minkä vuoksi jouduit antamaani negatiivista palautetta? Mikä oli se käyttäytyminen, jota toisen osapuolen piti kehittää?Minkä positiivisen kokonaiskuvan olisit voinut vielä lopuksi ilmaista vastaanottajalle?


3.6. Hyödynnä saamasi palaute

Miten reagoit, kun saat palautetta, jossa toivotaan sinun muuttavan toimintaasi? Miten haluaisit reagoida?

Palautteen avulla meillä on ainutlaatuinen mahdollisuus saada tietoa oman toimintamme tuloksista. Saadusta palautteesta kannattaa ottaa kaikki hyöty irti. Palaute kuvaa meitä toisten näkemänä ja kokemana. Se voi tuoda meistä esiin tietoa, josta emme ole tietoisia. Voimme saada aivan uu-sia näköaloja käyttöömme. Siksi palautteen vastaanottamiseen kan-nattaa suhtautua avoimin mielin. Ole halukas ottamaan palaute vas-taan ja kuuntele avoimena! Tällaisen palautteen vastaanottaminen ei kuitenkaan aina ole helppoa. Se ei ole helppoa edes silloin, kun sen tietää olevan täyttä asiaa ja se on taidokkaasti annettu. Erityisen vaikeaksi palautteen vastaanottamisen tekee se, jos pa-lautteen antajalla ei ole taitoa antaa palautetta asiallisesti. Yritä itse tällaisessa tilanteessa kuulla hänen palautteensa ikään kuin suodat-timen läpi – sellaisen suodattimen, joka poistaa asiattomuudet ja lisää hänen viestiinsä ne asiat, jotka oikeaoppisessa rakentavassa palaut-teessa olisi.


Kun saat korjaavaa palautetta, pidä mielessäsi seuraavat asiat:

1. Sinulla on oikeus saada palaute kahden keskenMikäli palautteen antaja ei sitä itse ymmärrä, pyydä saada palaute henkilökohtaisesti ja kahden kesken. Voit sanoa esimerkiksi: ”Tuo on tärkeä asia. Haluan kuitenkaan halua keskustella siitä tässä muiden läsnä ollessa vaan kahden kesken.”

2. Kielteinen palaute ei kohdistu sinuun persoonana vaan tekoihisi.

Mikäli palautteen antaja puuttuu persoonaasi, ”käännä” palaute mie-lessäsi toimintaan kohdistuvaksi. Esimerkiksi jos kuulet sanottavan ”Sinä olet varsinainen myöhästelijä”, muuta se mielessäsi: ”Tosiaan, olen myöhästynyt kolmesta kokouksesta tällä viikolla.”

3. Palautteen tarkoituksena ei ole loukata sinua vaan auttaa sinua kehittymään

Kehujakin on usein vaikea ottaa vastaan – moitteista puhumattakaan. Yritä kuitenkin asettua loukkaantumisen yläpuolelle ja keskittyä ai-dosti siihen, mitä palautteen antaja sinulle sanoo. Jos palautteen an-taja käyttäytyy mielestäsi loukkaavasti, sano siitä hänelle. ”Puhut tär-keää asiaa. Esität kuitenkin asian tavalla, josta loukkaannun.”

4. Tilanne ei ole helppo kummallekaan osapuolelle. Muista, että tilanne ei todennäköisesti ole helppo ja mieluinen pa-lautteen antajallekaan. Pyri omasta puolestasi tekemään palautteen antaminen mahdollisimman luontevaksi.

5. Kuuntele tarkasti ja tulkitsemattaKuuntele tarkasti. Älä tulkitse äläkä lue rivien välistä. Näin vähennät konfliktin riskiä ja vältät väärinymmärryksiä. Jos et ymmärrä toisen näkökulmaa, kysy selvennyksiä ja tarkennuksia. Pyydä konkreettisia esimerkkejä.

6. Tarkista, että ymmärrät oikeinKerro palautteen antajalle, miten ymmärsit palautteen ja tee yhteen-vetoja. Näin toinen voi tarkentaa palautettaan. Korosta kohtia, joista olette samaa mieltä. Se luo yhteenkuuluvuutta.

7. Hyökkäys on huono puolustusVältä sarkasmia, hyökkäävää asennetta tai puolustautumista, koska se vain synnyttää samanlaista käytöstä vastapuolessa. Tyydy puhu-maan omasta toiminnastasi. Älä puolustele toimintaasi vetoamalla toisten tekemisiin tyyliin ”itsekin teit silloin näin” tai ”Kyllä Liisallekin tapahtuu virheitä.” Älä intä omaa mielipidettäsi vaan pohdi esiteltyjä vaihtoehtoja avoimin mielin.


8. Palaute on aina antajansa näköinenPalaute on aina ”vain” antajansa mielipide siitä, kuinka hän on tulkin-nut ja havainnut tilanteen. Palaute kertoo antajan arvoista eli hänen tärkeinä pitämistään asioista ja mieltymyksistä. Tästä syystä eri ihmi-set kiinnittävät huomiota eri asioihin, antavat palautetta eri asioista ja antavat myös samasta asiasta erilaista palautetta.

9. Kiitä saamastasi palautteestaJos suinkin pystyt, kiitä saamastasi palautteesta. ”Arvostan, että tulit puhumaan tästä vaikka se oli sinulle varmasti vaikeaa. Kiitos sinulle.”

Palaute liittyy aina johonkin kokonaistilanteeseen ja se koskee vain kyseistä hetkeä. Ihminen ja olosuhteet saattavat muuttua nopeasti. Siksi on tärkeää pyrkiä saamaan palautetta säännöllisesti. Näin vuorovaikutus säilyy avoimena ja suuret yllätykset vähenevät.

Lue uudelleen läpi edellä oleva lista palautteen vastaanottamisesta ja mieti, missä asioissa olet taitava ja mitkä listan kohdat vaativat sinulta keskittymistä.

Mitkä ovat kaksi parasta puoltasi palautteen vastaanottajana?

Mitä asioita sinun olisi hyvä harjaannuttaa ja miten?


4. Millaista palautetta annat itsellesi?

Millaista palautetta annat itsellesi päivän mittaan? Pysähdytkö het-keksi ja kiität itseäsi, kun olet saanut jonkin tehtävän valmiiksi? Vai siirrytkö kiireesti seuraavaan tehtävään ja moitit itseäsi teke-mättömien töiden pitkästä listasta?

Milloin viimeksi annoit itsellesi positiivista palautetta? Mistä asiasta ja millä sanoilla?

Milloin viimeksi moitit itseäsi? Mistä asiasta ja mitä itsellesi sanoen?

Tärkein vuorovaikutussuhde meillä jokaisella on suhde omaan it-seemme. Täten tärkein palautteenantajakin olemme itse itsellemme. Oma palaute on erityisen tärkeä silloin, kun muilta on vaikea saada kiitosta.

Kun saat jonkin työn tehdyksi, kiitä itseäsi siitä. Kun huomaat teh-neesi jotakin väärin, anna itsellesi korjaavaa palautetta. Hampurilais-palautetta voit hyvin käyttää myös keskustellessasi itsesi kanssa. Li-säksi se on hyvää harjoittelua siihen, miten annat palautetta muille hampurilaismallin mukaan.

Kun annamme palautetta itsellemme, on erityisen tärkeää kohdistaa se oikein. Kun teet jotain omasta mielestäsi vääriin, muista itsesi kanssa sisäistä keskustelua käydessäsi nimenomaan käsitellä tuota yksittäistä tekoa. Älä yleistä asiaa koskemaan kaikkea itsessäsi ja itseäsi aina. Älä nujerra itseäsi tyyliin: ”Aina minä olen näin huono.” Sano itsellesi: ”Taisin toimia tällä kertaa vähän tyhmästi. Onneksi yleensä toimin fiksummin.”

Antaessasi positiivista palautetta itsellesi voit sen sijaan vapaasti lii-oitella. Älä nujerra itseäsi mitätöimällä suoritustasi tähän tapaan: ”Ihme kyllä tällä kertaa tässä tehtävässä onnistuin. Hehkuta sen sijaan reilusti: ”Olinpa taas tosi hyvä.”

Ota tavaksesi joka päivä, esimerkiksi nukkumaan mennessäsi

muistuttaa mieleesi pari-kolme onnistumista kuluneelta päivältä, antaa itsellesi rakentavaa palautetta mahdollisista mokista JA antaa lopuksi itsellesi ja muille anteeksi päivän aikana tapahtuneet

ikävät asiat.


5. Oma toimintasuunnitelma palautetaitojen kehittämiseksi

Tämän luvun tarkoituksena on auttaa sinua jäsentämään tässä oppaassa käsiteltyjä asioita palautteen antamisesta ja vastaanottamisesta sekä tekemään päätöksiä siitä, miten hyödynnät niitä oman toimintasi kehittämisessä.

Tekijä: Päiväys:

Opit, oivallukset ja heränneet kysymykset

Pohdi ensin tämän oppaan sisältöä ja kirjaa muistiin asiat, jotka ovat erityisesti jääneet mieleesi. Mitä sinulle tärkeää olet oivaltanut? Onko sinulle herännyt joitakin kysymyksiä, joihin nyt kaipaat vastausta? Oletko joistakin asioista eri mieltä? Mikä sinua on puhuttanut eniten? Mihin asioihin toivot työyhteisössäsi erityisesti kiinnitettävän huomiota?

Keskustele yllä olevista asioista jonkun työkaverisi kanssa, joka myös on tutustunut tähän oppaaseen. Herättikö se hänessä samanlaisia ajatuksia kuin sinussa? Oletteko samaa mieltä työ-yhteisönne palautekäytäntöjen kehittämiskohteista? Kirjaa tähän uudet ajatukset, joita sait kes-kustelustanne:

Tavoitteet omien palautetaitojen kehittämiselle

Arvioi itseäsi ja omaa toimintaasi palautteen antajana ja vastaanottajana.

Kirjaa tähän asioita, joissa toimintasi on mielestäsi hyvää ja joiden suhteen olet tyytyväinen itseesi:


Kirjaa tähän 1-3 keskeisintä asiaa, joissa toimintasi mielestäsi kaipaa kehittämistä:

Toimenpiteet omien palautetaitojen kehittämiselleKirjaa jokaiselle edellisessä kohdassa mainitsemallesi asialle konkreettisia toimenpiteitä, joiden avulla kehität omaa toimintaasi kyseisen asian osalta.

Päätä ajankohta, jolloin palaat tähän suunnitelmaan arvioimaan, miten olet onnistunut toteutta-maan suunnittelemasi toimenpiteet ja kehittämään toimintaasi palautekäytäntöjen suhteen. Mer-kitse ajankohta kalenteriisi ja tähän:

Omien palautetaitojen kehittymisen seurantaPäiväys:

Lue uudestaan, minkälaisia tavoitteita ja toimenpiteitä alun perin määrittelit omien palautetaitojesi kehittämiselle. Arvioi toimenpiteiden toteutumista ja tavoitteidesi saavuttamista. Oletko toiminut suunnitelmasi mukaan? Onko toimintasi vienyt sinua kohti tavoitteitasi? Kirjoita tähän arviosi jokai-sen kehitettäväksi valitsemasi asian osalta.

Mikäli haluat jatkaa edelleen palautetaitojesi kehittämistä, tee itsellesi uusi toimintasuunnitelma tämän saman mallin mukaan.


6. Yhdessä pohdittavaksi

Seuraavassa on ehdotuksia siitä, millaisia kysymyksiä voitte pohtia yhdessä kehittääksenne palautekäytäntöjänne paremmiksi.

Kysymyksiä on useita, joten valitkaa niistä 1-2 toimintanne kannalta oleellisinta. On parempi, että keskitytte johonkin asiaan ja teette sen kanssa konkreettisia parannuksia kuin että keskustelette pintapuolisesti kaikista kysymyksistä.

Kun toimintaa halutaan kehittää, se tarkoittaa sitä, että siinä on parantamiseen varaa. Tällöin asi-asta keskusteleminen on usein palautetta sille henkilölle, joka asiasta vastaa. Pitäkää siis keskus-telussanne tarkasti huolta siitä, että puheenvuoroissanne noudatatte hyviä palautekäytäntöjä.

1. Saammeko me työstämme riittävästi positiivista palautetta? Minkälaisilla toimenpiteillä voimme lisätä positiivisen palautteen määrää?

2. Uskallammeko puhua myös vaikeista asioista ja esittää toisillemme kehitysehdotuksia? Osaammeko tehdä tämän rakentavasti?

3. Saammeko tarpeeksi palautetta joka suunnalta - esimiehiltä, alaisilta, kollegoilta, asiakkailta – vai kaipaako joku suunta vahvistamista?

4. Kohdistuuko meillä kehityskeskusteluihin liikaa odotuksia? Onko palautteenanto liikaa keskittynyt kehityskeskusteluun?

5. Saammeko me riittävästi palautetta asiakkailtamme? Onko tämä palaute sellaista, että se auttaa meitä kehittämään toimintaamme?

6. Onko meillä tapana yleensä vain valittaa, että joku asia on huonosti vai esitämmekö myös rakentavia ehdotuksia asian korjaamiseksi?

7. Onko joillakin meistä sellaisia hyviä tapoja antaa palautetta – itselleen tai muille – joita muut voisivat ”varastaa” itselleen?

7.


Heurix™eOppaat käsittelevät seuraavia aiheita:

HEURIX™ on Heuristica Oy:n kehittämä ja toteuttama yhteistyön, vuorovaikutuksen ja itsensä johtamisen kehittämisohjelma. Lisätietoja www.heuristica.fi tai Minna Rasila, [email protected], p. 040 553 6774

H e u r i s t i c aw w w . h e u r i s t i c a . f i


mailto:[email protected]

http://www.heuristica.fi/

Documents

Heuristica · Web viewTämä opas sisältää paljon tehtäviä. Tehtäviin ei ole oikeita ja vääriä vastauksia, vaan niiden tarkoitus auttaa sinua pohtimaan omia ajattelu- ja