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HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 1
Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
UmfrageUmfrage
Organisation in der PrüfungsverwaltungOrganisation in der Prüfungsverwaltung
HIS GmbH - POS-Nutzertagung 2003 – Kompetenzzentrum Prüfungsverwaltung 2
Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
Das Ziel der Umfrage
Hilfestellung
Orientierung
Datenbasis im Internet
Bestandsaufnahmeallgemeine Hochschuldaten:
StudierendenzahlenStudiengänge und AbschlüsseOrganisationsstruktur der PrüfungsverwaltungMaßnahmen zur Service-Orientierung
Prüfungsamt:AufgabenEntscheidungsbefugnisEDV-Einsatz in den Prüfungsämtern
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
Erhebung (September 2002)
Hochschulen
326 Prüfungsämter
372
Adressen aus dem„Absoventenprojekt“
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
Resonanz (Februar 2003)
Hochschulen
178
Prüfungsämter
650
Ausgewertet:
Hochschulen
165Prüfungsämter
505
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
Gesamtzahlen des Rücklaufs
Bogen A
(HS)
Bogen B
(Pamt)Nur Bogen
ANur Bogen
B
Uni-versitäten
85 370 374
(27 HS)
(Päd. HS) (4) (7)
Fachhoch-schulen
80 135 836
(28 HS)
Summe 165 505 11110
(55 HS)
Hochschulen insgesamt: 231
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
54
35
1
24
17
32
29
FH Uni PH
Hochschulen nach Größe (gesamt 165)
unter 4000 Stud. (54 %)
4000 bis 11999 Stud. (27 %)
ab 12000 Stud. (19 %)
FH Uni PH
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
Auswertung Bogen A
Allgemeine Hochschuldaten:
Organisationsstruktur der Prüfungsverwaltung
Abschlüsse
Änderung der Organisationsstruktur
Zentraler Studentenservice
Maßnahmen zur Service-Orientierung
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
zentral
Kombi z/StB
Kombi z/dez
dezentral
Kombidez/StB
Studienbüros< 4000 Stud.
4000 - 11999 Stud.
>= 12000 Stud.Organisationsstruktur
1
12
13
11
5218
12
1
5
6
5
18
1048 %
25 %
8 %
6 %
11 %
2 %
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
kleine HS mittlere HS große HS
ZentraleOrganisation
DezentraleOrganisation
Studienbüros
Organisationsstruktur
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
Organisationsstruktur - ausgewertete Prüfungsämter
Zentrale Prüfungsämter: 147
29 %
Dezentrale Prüfungsämter: 358
71 %
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
Ja
Nein
Ohne Angabe
Ist eine Änderung der Organisationsstruktur geplant?
42
10
113
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
Geplante Änderung der Organisationsstruktur - Richtung
12
17
12
3
4
Zusammenfassungmehrerer
Prüfungsämter
Studienbüros
Zentrale PVerwOrg
dezentralePVerwOrg
ohne Angabe
2 kleine, 6 mittlere, 4 große
2 mittlere, 10 große
7 kleine, 5 mittlere, 5 große
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
22%
41%
10%
27%
Stand der Änderung der Organisationsstrukturen in der PV
Basis: 42 Hochschulen
Noch keine konkrete Planung
In Planung
Beginn im nächsten Jahr
Änderung begonnen
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
Ich kann freilich nicht sagen, ob es besser werden wird, wenn es anders wird.
Aber soviel kann ich sagen: Es muss anders werden, wenn es gut werden soll.
(G.C. Lichtenberg)
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
18
10
4
2
8
FH Uni
Zentraler Studentenservice bzw. Campus-Center
Große HSMittlere HSKleine HS
Keine Angabe: 8 Hochschulen
N e i n sagen 115 Hochschulen
J a sagen 42 Hochschulen (25 %)
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
Zentraler Studentenservice bzw. Campus-Center
Insgesamt: 42 Hochschulen von 165 ( = 25 %)
„einfache“ Studieninformation und Beratung (25 Hochschulen)
Umfassender Studierenden-Service (6 Hochschulen)
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
Zentraler Studentenservice bzw. Campus-Center
Anlaufstelle für Studieninformation und Beratung:
Schnelle Erstinformation für Studienbewerber, Studierende und andere Interessenten. Ausgabe von Info-Material, Erstberatung und Vollständigkeitsprüfung von Bewerbungsunterlagen für Studienbewerber
Ein zentraler Studentenservice besteht in Form eines Zentrums für Studieninformation und Beratung und dient als erste Anlaufstelle für Fragen des Studiums und der Verwaltung.
Bündelung von Dienstleistungen für Studierende an zentralem Ort
Zentraler Anlaufpunkt mit Schleusenfunktion zur Trennung von schnellen" Standards" und aufwändiger Sachbearbeitung
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
Zentraler Studentenservice bzw. Campus-Center
Umfassende Serviceleistung:
Kundenorientierte Projekte (z.B. Career Kontakt)
Überblick über alle Serviceleistungen der beteiligten Einrichtungen (nicht nur stud. Verwaltung sondern auch zentrale Einrichtungen, wie z.B. Fachsprachenzentrum, Studentenwerk, Arbeitsamt)
'Student Affairs' unterstützt die Studierenden in Sachen Unterbringung, Versicherungen, etc.
In Planung, Allgemeine Studienberatung, Studienbüros, Akademisches Auslandsamt, Weiterbildungs- und Fernstudienzentrum sowie externe Beratungsdienste, z.B. BaföG und Sozialberatung in einem Haus
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
0
20
40
60
80
100
kleine HS mittlere HS große HS
ja
erforderlich
geplant
Schulungsmaßnahmen unter dem Stichwort
„Kundenorientierung“
Prozent
durchgeführt
erforderlich
geplant
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
Schulungsmaßnahmen unter dem Stichwort
„Kundenorientierung“
Maßnahmen:
Allgemeine Angaben: interne Schulungen, Beratungsseminar, Workshops, Kundenbefragung, Mitarbeiterbefragung, Kontinuierlicher Verbesserungsprozess durch Mitarbeiterzirkel, Klausurtagungen, Konfliktgespräche
Speziell: Seminar zum Thema Konfliktmanagement, Seminare zur Unterstützung der Mitarbeiter beim 'kundenfreundlichen' Einsatz der DV, Seminar Datenschutz, Englischkurse
Externe Seminare z. B. durch: Unternehmensberatungsfirma Mummert & Partner, der Fortbildungsakademie des Innenministers (NRW), der Hochschulübergreifenden Fortbildung (HÜF) zum Thema "Umgang mit dem Publikum"
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
Schulungsmaßnahmen unter dem Stichwort
„Kundenorientierung“: (erhoffte?) Konsequenzen
Änderung des eigenen Verhaltens
o günstige Beeinflussung des eigenen Rollenverständnisses und damit der Einstellung auf die "Kundschaft
o Service-Gedanke wird von allen Mitarbeitern aktiv unterstützt und umgesetzt
o Bewusster Umgang mit Publikum, Studierende als Kunden zu sehen
o durch Erlernen von Fragetechnik usw. können bessere Gesprächsergebnisse erzielt werden
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
o Gute Erreichbarkeit - sowohl telefonisch als auch persönlich - wird durch geeignete technische Unterstützung angestrebt
o Beratung direkt, kompetent und möglichst ohne Weiterleitung
o Verlängerung der Öffnungszeiten
o Internetpräsentation (Formulare, Prüfungsordnungen, Infos)
o Ausstattungen der Wartebereiche
Schulungsmaßnahmen unter dem Stichwort
„Kundenorientierung“: Konsequenzen
besserer Service
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
Im Zuge der Umstrukturierung unseres Supports werden wir leider künftig nicht umhin kommen, Beratungsgebührenzu erheben.
Grundpreis Antwort 1,00 €
Antwort, die Denken erfordert 2,95 €
Antwort, die intensives Denken erfordert 4,95 €
Richtige Antwort 9,95 €
Brauchbare Antwort z.Zt. nicht lieferbar
Höflichkeitszuschlag 75 %
Auch unsere Standardreaktionen können wir zu unserem größten Bedauern nicht mehr kostenlos zur Verfügung stellen:
Dummes Gesicht 0,50 €
Achselzucken jetzt nur noch 0,30 €
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
Auswertung Bogen B
prüfungsamtsrelevante Angaben:
Studiendekan
Aufgaben des Prüfungsamts
EDV:
Selbstbedienungsfunktionen
EDV-Betreuung
Server-Architektur
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
Beteiligung der Prüfungsämter an der Gestaltung von
Prüfungsordnungen
279
155
71
164
9 16
189
Beteiligung keineBeteiligung
keine Angabe Erl. insgesamt
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
Beteiligung der Prüfungsämter an der Gestaltung von
Prüfungsordnungen
dezentrale Prüfungsämter
zentrale Prüfungsämter
Studienbüros5
180
94
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
Software in der Prüfungsverwaltung
48
17
199
209
32 keine Angabe
keine Software
nur Standard-SW
nur Prüfungsverw.-SW
beides
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
Software in der Prüfungsverwaltung
(Prozentual nach Hochschulgröße)
0%
20%
40%
60%
80%
100%
PAmtkleine HS
PAmtmittlere HS
PAmtgroße HS
PV-Software
Standard-SW
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
-
20
40
60
80
100
kleine HS mittlere HS Große HS
Intranet
Internet
SB-Funktionen - Prüfungsanmeldung über Intra- und Internet
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
Sonstige SB-Funktionen
Dezentrale Prüfungsämter:
> Ergebnisabfrage via Internet > Anmeldung per Fax und Brief> Automatische Notenabfrage per e-mail
Zentrale Prüfungsämter:
> Notenabfrage via Inter- und Intranet> Notenabfrage via Internet> Lesender Zugriff über Internet > Noten und Anmeldestatus des aktuellen Semesters über Internet abfragen> Notenabfrage über Internet und WAP
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
18 %
45 %
39%
50%
16 %32 %
zentrale PVOrg dezentrale PVOrg
keine Angabe
Betreuung aufAnforderung
ständigeBetreuung
EDV-Betreuung
Zentrale Prüfungsämter Dezentrale Prüfungsämter
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Organisation in der Prüfungsverwaltung – Umfrage 2002
Vielen Dank
für Ihre Aufmerksamkeit