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Hochschulkurs: Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement Finanzmanagement für Einsteiger am 23./24.0kt. 2006 in Bielefeld Dr. Thomas Behrens, Kanzler Universität Greifswald

Hochschulkurs: Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement Finanzmanagement für Einsteiger

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Hochschulkurs: Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement Finanzmanagement für Einsteiger am 23./24.0kt. 2006 in Bielefeld Dr. Thomas Behrens, Kanzler Universität Greifswald. Entwicklung des Finanzmanagements bis ca. 1990: herkömmliche Veranschlagungspraxis - PowerPoint PPT Presentation

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Page 1: Hochschulkurs:  Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement  Finanzmanagement für Einsteiger

Hochschulkurs: Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement

Finanzmanagement für Einsteiger

am 23./24.0kt. 2006 in Bielefeld

Dr. Thomas Behrens, Kanzler Universität Greifswald

Page 2: Hochschulkurs:  Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement  Finanzmanagement für Einsteiger

Entwicklung des Finanzmanagements• bis ca. 1990: herkömmliche

Veranschlagungspraxis• ab 1990 – 92:erste Modellversuche

flexibilisierter bzw. globalisierter Haushaltsführung im Hochschulbereich

• ab ca. 2002 Budgetierung auf Hochschulebene

• neu: Budgetierung auf Fakultätsebene

Page 3: Hochschulkurs:  Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement  Finanzmanagement für Einsteiger

Veränderung des Haushaltsverfahrens

• kameralistische titelscharfe Mittelzuweisung

• Titelgruppenbildung

• Überrollen der Haushalte

• Flexibilisierung

• Globalisierung

• Budgetierung

Page 4: Hochschulkurs:  Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement  Finanzmanagement für Einsteiger

Haushaltsaufstellungs- und Verteilungsverfahren

• „bottom up“• dezentrale Aufstellung• Beteiligung der

Hochschulgremien• Beschlussfassung• ministerielles

Beteiligungsverfahren• parlamentarisches

Bewilligungsverfahren

• „top Down“• Mittelzuweisung an

Hochschulen• Verteilung innerhalb der

Hochschule• Bewirtschaftungsmaß-

nahmen

Page 5: Hochschulkurs:  Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement  Finanzmanagement für Einsteiger

Haushaltsgrundsätze• Grundsatz der Jährlichkeit• Grundsatz der sachlichen Spezialität• Grundsatz der Einheitlichkeit, Vollständigkeit und

Fälligkeit• Grundsatz der Haushaltsgenauigkeit,

Haushaltswahrheit und -klarheit• Grundsatz der Wirtschaftlichkeit• Grundsatz der Sparsamkeit

Page 6: Hochschulkurs:  Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement  Finanzmanagement für Einsteiger

Gründe für eine Veränderung des Haushaltsverfahrens

• Lange Vorlaufplanung kollidiert mit kurzfristig notwendigen Hochschulentscheidungen.

• Semesterturnus passt nicht zum Haushaltsjahr.• Bewirtschaftungsmaßnahmen widersprechen

den Notwendigkeiten des Hochschulalltags.• Hochschule hat mit anderen „Behörden“ wenig

Gemeinsamkeiten.

Page 7: Hochschulkurs:  Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement  Finanzmanagement für Einsteiger

Personalkostenbudgetierung (Einführung durch Senatsbeschluss vom

21.08.2002)

• Verteilung des Gesamtbudgets auf die Organisationseinheiten (= Fakultäten) sowie Verwaltung (incl. UB, URZ)

• Berücksichtigung von Vorwegabzügen

Page 8: Hochschulkurs:  Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement  Finanzmanagement für Einsteiger

Entstehung eines Personalkostenbudgets (PKB) einer Fakultät:

• überkommener „Schlüssel“• formelgebundene Mittelzuweisung• Zielvereinbarung zwischen Hochschule und

Fakultät

Page 9: Hochschulkurs:  Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement  Finanzmanagement für Einsteiger

Grundlage eines Personalkostenbudgets:

• Personalkosten ca. 75- 80 % des Gesamtbudgets

• Differenz zwischen Gesamtbudget und Vorwegabzügen

• Stellenplan kombiniert mitPersonalkostendurchschnittssätzen

• Festlegung: laufende Aktualisierung

Page 10: Hochschulkurs:  Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement  Finanzmanagement für Einsteiger

Personalbudget der Fakultät• berechneter prozentualer Anteil der Fak. an den

gesamten kalkulatorischen Personalkosten• Mittel für die besetzten Stellen werden zentral verwaltet• Dekan beantragt Stellenbesetzung beim Rektorat• monatlicher Abgleich des Personalbudgets mit

prognostizierten Personalkosten• Prognose: Personal-Istkosten werden durch LBA hoch

gerechnet

Page 11: Hochschulkurs:  Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement  Finanzmanagement für Einsteiger

Bei Abweichungen:• liegt Personalbudget unter Personalkostenprognose:

- Stellensperre auf Fakultätsebene solange bis Prognose und Budget übereinstimmen

• liegt Budget über Personalkostenprognose, können freie Stellen besetzt werden (zu Personalkosten-durchschnittssätzen) bis Budget und Personalkostenprognose einander entsprechen

Page 12: Hochschulkurs:  Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement  Finanzmanagement für Einsteiger

Kann Fakultät Personalkostenbudget nicht ausschöpfen:

• kurzfristig: Verteilung auf andere Org.-Einheiten (oder Zuführung zur (zentralen) Rücklage

• mittel/langfristig: Änderung des Schlüssels

Page 13: Hochschulkurs:  Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement  Finanzmanagement für Einsteiger

Perspektive:

• Ersetzung von Durchschnittssätzen durch echte Personal-Istkosten

Konsequenz:• Ausschöpfung des Budgets = Reduzierung der

Rücklagenbildung

Page 14: Hochschulkurs:  Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement  Finanzmanagement für Einsteiger

Aktuelles Beispiel einer PKB

Verfahren:• Entwurf durch Verwaltung• Vorberatung im Rektorat• Vorstellung/Anhörung in der Dienstberatung• Behandlung im Senat (Änderungsmöglichkeit mit

Zweidrittelmehrheit)• Beschlussfassung im Rektorat

Page 15: Hochschulkurs:  Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement  Finanzmanagement für Einsteiger
Page 16: Hochschulkurs:  Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement  Finanzmanagement für Einsteiger

Erläuterungen:Rückgang des Personalkostenbudgets (PKB) durch• Vorwegabzug für geplante Baumaßnahmen• Berücksichtigung höherer Bewirtschaftungskosten

– a) Inbetriebnahme von Neubauten– b) Kostensteigerungen für Strom, Gas, etc.

• Steigerung bei Sach- und Investitionsmitteln

= Reduzierung des PKB um 1,2 Mio.€

Page 17: Hochschulkurs:  Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement  Finanzmanagement für Einsteiger

Randbedingungen des PKB:• Neubewertung des Stellenplanes• (FinMin legt „Nasensätze“ neu fest):

– C4/W3 – Stellen nach BesO C – West 81,50 T€

– C3/W2 – Stellen nach BesO C – West 70,14 T€

– BAT IIa (Ost) –Stellen (unbefr.) 60,02 T€

– C1-,W1 – Stellen und IIa – O (befr.) 45,01 T€

• Auswirkungen des TV-L– (geringfügige) Minderung der Personalkosten

Page 18: Hochschulkurs:  Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement  Finanzmanagement für Einsteiger

• Instrumente und Modelle der Mittelverteilung in M-V / Greifswald

„Wenn die Welt untergeht, geht sie in Mecklenburg hundert Jahre später unter“ (Bismarck)

• formelgebunden• Einbeziehung der Universitäten und FH• 2004: Anteil von 2,5 %• Steigerung bis 2010 auf 10 %• fächerspezifische Gewichtung

Page 19: Hochschulkurs:  Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement  Finanzmanagement für Einsteiger

Mittelverteilungsmodell M-V

• „Einzahlung“ in Topf durch die Hochschulen, anschließende Neuverteilung

• Gesamtumfang 4,5 Mio.€ • Jede Hochschule zahlt prozentualen Anteil am

Gesamtbudget ein, Veränderungsmöglichkeiten eingeschränkt durch Kappungsgrenze.

• (Gewinner war immer Greifswald, Verlierer immer Rostock)

Page 20: Hochschulkurs:  Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement  Finanzmanagement für Einsteiger

IndikatorenLehre:

• Absolventen 40%• Studierende (1.-4.FS)

30%

• davon Bachelor 5%• wiss. Personal (Lehre)

0%• ausl. Studierende 10%• Absolventinnen 5%• Frauenanteil

wiss.Personal 10%

Forschung• Stellen wiss.

Personal Forschung 0%• Drittmittel Ist-Ausgaben

(3-Jahre) 90% • Promotionen 10%

Page 21: Hochschulkurs:  Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement  Finanzmanagement für Einsteiger

Mittelverteilung innerhalb der Hochschule auf die Fakultäten

• herunterbrechen der Formel auf Fakultäten und innerhalb der Fakultäten auf Institute

• Entwicklung eines Greifswalder Modells nach der Wiederwahl des Rektors