Hoe « AEO » worden?Handleiding

Raymond MarchalGewestelijk directeur

Diensten van Algemene Controle en Organisatie

Administratie der Douane en Accijnzen

PHOTO

FOTO

• Aanpak• Klantenbeeld• Auditmethodologie• Aflevering van een certificaat: proces• Praktijk :

– Aanvraag AEO certificaat– Informatie– Vragenlijst– Analyse marktdeelnemer

• Timeline• Inlichtingen

Aanpak• Basis :

– Verordeningen 648/2005 en 1875/2006– Gecertificeerde bedrijven gids (« Guidelines AEO »)

• Praktische leidraad om interpretatie van wetgeving toe te lichten• Vragenlijst met aandachtspunten en daaraan gerelateerde risico’s

– Door EG aanbevolen auditmethodologie: COMPACT

• Gebaseerd op principes van :– Vertrouwensrelatie tussen marktdeelnemer en douane– Betrouwbare gegevens– Transparantie in gegevensuitwisseling– Partnership

• Gebaseerd op twee concepten :– Klantenbeeld– Auditmethodologie

Klantenbeeld

• Aan elke marktdeelnemer wordt risicoprofiel toegekend

• Enkel intern gebruik door douane

• Elementen die het risicoprofiel bepalen– Marktdeelnemers

• Type onderneming• Producten• …

– « Compliance » Douane • Douanevergunningen• Relatie met douane• Inbreuken• …

– Certificatie• Bestaande certificaten• Interne controle • …

– Keuze gebruik self assessment

– Auditresultaten van marktdeelnemer om certificaat te bekomen

1. Perform AEO Application Assessment

3. Perform Pre-audit

4. Conclude onCertification

5. Develop Control Plan

6. Perform Control Plan

2. Develop Audit Plan

• Assess legal requirements AEO Application• Communicate with applicant

• Understand the applicant’s activities and environment• Determine type of stakeholder in an international supply chain• Determine scoping and risk matrix

• Assess remaining risk• Conclude whether an AEO certificate can be granted• Perform Quality review• Obtain representation letter• Grant AEO certificate

• Develop control plan (CP)• Schedule monitoring audits and custom controls• Plan resources

• Perform monitoring AEO audits• Perform custom controls

• Design effectiveness (DE) assessment• Operational effectiveness (OE) testing (if required)

Aflevering van een certificaat: proces

Controleplan-

Opvolging

Bepalen risico’sdoor operator

Design effectiveness (DE)

assessment

Indien self assessment

Zonder self assessment

OK ?

Afgifte certificaat

Operational effectiveness (OE)

testing OK ?

Weigering certificaat

Ja

Neen

Ja

Neen

OK ?

Afgifte certificaat

Weigering certificaat

Ja

Neen

AanvraagAEO

certificaat

Design effectiveness (DE)

assessment

Operational effectiveness (OE)

testing

Evaluatie self

assessment

Praktijk : Aanvraag AEO certificaat

• Beschikbaar op website AEO

• Aanvraag op papier sturen naar adres vermeld op website AEO + eventueel e-mail naar aanvraag@aeo-oea.be

• Analyse van aanvraag• Evaluatie van wettelijke voorwaarden van aanvraag AEO

• Contact tussen administratie en aanvrager– Door Starterscoördinator– Opmerkingen over aanvraag– Inzicht in activiteiten en sector van aanvrager– Vaststellen van plaats van aanvrager in internationale toeleveringsketen– Aanvrager informeren over evaluatievragenlijst van self assessment

Aanvraag AEO + toelichting

Aanvraag van een AEO -certificaat

EUROPESE

GEMEENSCHAP Federale Overheidsdienst FINANCIEN BELASTINGEN EN INVORDERING Administrati e der douane e n accijnzen

.1. Aanvrager

Bestemd voor de douane

2. Rechtsvorm van de aanvrager

3. Datum van oprichting

4. Adres

5. Plaats waar de voornaamste activiteiten worden uitgeoefend

6. Contacpersoon (naam, telefoon, fax, e-mail)-

7. Correspondentieadres

8. BTW -nummer

9. Identificatienummer bedrijf

10. Wettelijk registratienummer

11. Soort certificaat dat wordt aangevraagd

AEO -Certificaat – Douanevereenvoudigingen

AEO -Certificaat - Veiligheid

AEO -Certificaat – Douanevereenvoudigheden/Veiligheid

12. Economische sector

13. Lidstaat/lidstaten waar douanegerelateerde activiteiten worden uitgeoefend

14. Douanekantoren van grensoverschrijding

15. Reeds toegekende vereenvoudigingen of faciliteiten, certificaten als bedoeld in artikel 14 duodecies, lid 4

16. Kantoor waar douanedocumenten worden bew aard

17. Kantoor dat alle douanedocumenten kan bezorgen

18. Kantoor waar de hoofdboekhouding wordt bijgehouden

19.

Handtekening : …………………………….… ………… Datum : ………………………………… ……………

Naam : ……………………………………………….. Aantal bijlagen : ……………………………………

AEO ///

EUROPESE

GEMEENSCHAP TOELICHTINGEN BETREFFENDE DE

AANVRAAG VOOR EEN AEO -CERTIFICAAT

Federale Overheidsdienst FINANCIEN BELASTINGEN EN INVORDERING Administratie der douane en accijnzen

Deze nota werd uitgewerkt om de aanvrager te helpen de aanvraag voor een AEO – certificaat in te vullen. De aanvraag moet verplichtend de in het aanvraagformulier en de in de bijlagen 1 tot 10 gevraagde inlichtingen bevatten. Algemene opmerkingen

1. De aanvrager moet alle gevraagde inlichtingen verstrekken. Indien nodig kunnen bepaalde in het aanvraagformulier gevraagde inlichtingen eveneens onder de vorm van lijsten, tabellen, enz. worden verstrekt. Die bijlagen moeten duidelijk verwijzen naar het vak van het aanvraagformulier waarop ze betrekking hebben.

2. Het verstrekken van onduidelijke of onvolledige inlichtingen kan enkel de toekenning van het

AEO – certificaat vertragen of in gevaar brengen.

3. Het verstrekken van valse inlichtingen kan, zonder voorafgaande kennisgeving noch schadeloosstelling, de weigering van het AEO- certificaat of de intrekking van een bestaand certificaat met zich meebrengen.

4. Iedere in België ingediende aanvraag moet worden opgesteld overeenkomstig de Belgische

taalwetten. Terzake zijn de bepalingen van het Koninklijk Besluit van 18 juli 1966 houdende de coördinatie van de wetten op het gebruik van talen in bestuurszaken (M.B. van 2 augustus 1966) van toepassing.

5. Indien inlichtingen worden verstrekt in een andere taal dan die van de aanvraag, dient een

vertaling van die inlichtingen in de taal van de aanvraag te worden bijgevoegd. 6. De aanvrager, die nog vragen zou hebben voor het opmaken van de aanvraag, kan zich

wenden tot de ambtenaren die zijn aangeduid op de website van de Administratie der douane en accijnzen die speciaal met betrekking tot de AEO-certificering werd geopend.

Praktijk : informatie

Inzicht in activiteiten en sector van aanvrager

• Inzicht in activiteiten : • Type goederen• Activiteitenbranche in economie• Grootte van onderneming : Grote Onderneming, KMO• Solvabiliteit• Bij douane reeds beschikbare informatie

• Inzicht in sector :• Keuze om self assessment te doen• Afdeling interne audit• Veiligheidscoördinator• Douanevergunningen• Bestaande certificaten : ISPS, ISO, Sarbanes & Oxley Act, C-TPAT, IMO,

UNECE, ICAO

Praktijk : informatie

Vaststellen plaats van aanvrager in internationale toeleveringsketen

• Type aangevraagd AEO certificaat − Douane− Veiligheid− Douane/veiligheid

• Soort activiteiten in de logistieke keten

• Inzicht in « flows » van logistieke ketens− In-flow : van waar komen goederen ?− Process-flow : wat doet aanvrager met goederen ?− Out-flow : wat gebeurt vervolgens met goederen ?

Praktijk : informatie

Self assessment of niet ?

• Self assessment is niet verplicht => keuze aan marktdeelnemer= Marktdeelnemer evalueert zelf toepasselijke AEO risicocriteria

• Concreet– Aanvrager wil zijn risico’s identificeren– Is in staat maatregelen te nemen om risico’s in te dekken Positief element voor zijn Klantenbeeld Tijdswinst voor marktdeelnemer Mogelijkheid certificaat te bekomen zonder on-site bezoek van douane

• Voorstel nieuw artikel in MCC => Artikel 116– Self assessment

Praktijk : informatie

Self assessment of niet ?

• Vragenlijst– Gebaseerd op Guidelines EG => 5 hoofdstukken– Excel werkblad– Handleiding– Van toepassing op 7 activiteitensectoren gedefinieerd door EG– Beschikbaar op website AEO

• Werkdocument om :– Aanvrager te analyseren en te evalueren– Restrisico’s te bepalen– Maatregelen op te stellen om risico’s in te dekken

Hoofdstuk 1 : Informatie over het bedrijf

0 1 2 3 4 5

1

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

2

2.1

De wijze waarop u uzelf verzekert van de exhaustiviteit, de echtheid en het naleven van de termijnen voor de douaneaangiften en de bijgevoegde rechtvaardigingsstukken, die u zelf voorlegt of die voorgelegd worden voor u door een derde

2.2

Het bijhouden van de gegevens van personen (intern) en van derden (extern) die uw douaneaangiften vervolledigen en de criteria waarop deze personen en derden gekozen zijn voor deze functie (geloofwaardigheid, geschiktheid voor de functie, controle van de competenties, ...)

2.3De richtlijnen of contracten die de bevoegdheden (verantwoordelijkheden) verduidelijken, inbegrepen het soort vertegenwoordiging (direct of indirect)

2.4

De wijze waarop u duidelijke instructies geeft aan de verantwoordelijke persoon(-onen) voor uw douaneaangiften en de te ondernemen stappen door deze persoon(-onen) als de instructies dubbelzinnig zijn

2.5

Het beheer van de rechtvaardigingsstukken die horen bij uw douaneaangiften (licenties, certificaten, enz.), daaronder is ook begrepen: de overdracht ervan aan de personen belast met de douaneaangiften en aan de douaneautoriteiten, de bewaring en de teruggave na de aangifte bij de douane

2.6

De manier waarop u de persoon(-onen) van uw douaneaangiften op de hoogte stelt van vergissingen in de gecommuniceerde gegevens voor de dedouanering of aangebrachte wijzigingen van deze gegevens

2.7De spontane kennisgeving van vergissingen of onregelmatigheden aan de douaneautoriteiten

Bestaande of te organiseren controleactiviteiten ReferentieEvaluatie

Afdeling 1.2 : Informatie betreffende de douaneactiviteiten

Aandachtspunten Omschrijving risico

Geef een lijst van de belangrijkste landen buiten de EG waarmee u regelmatig handel drijft. (5 landen te klasseren volgens aflopend risico)

Beschikt u over gedocumenteerde procedures om de juistheid van de douaneaangiften na te gaan, inclusief deze die voor uw rekening worden opgesteld door een derde (douaneagent, transporteur, enz.) ? Deze procedures zouden de volgende aspecten moeten dekken:

Onjuist of onvoldoende toepassing van de procedures

Vragenlijst

Aandachtspunten

Omschrijving risico

Referenties

Bestaande of te organiseren

controleactiviteiten

Evaluatie

0 = geen beheersmaatregelen toegepast1 = bedrijfsprocessen zijn ad hoc en ongeorganiseerd2 = bedrijfsprocessen kennen een vast patroon3 = bedrijfsprocessen zijn beschreven en bekend4 = bedrijfsprocessen worden intern gecontroleerd5 = 'best practices' worden toegepast

Praktijk : analyse marktdeelnemer

Design effectiveness (DE) assessment (1/2)

= Nagaan of risico’s gedekt zijn door gepaste controleactiviteiten

• Uitgevoerd door Senior Coördinator Bedrijfsrisico bijgestaan door analisten

• Type controleactiviteiten :– periodiek occasioneel– preventief detectief– manueel IT

• 2 mogelijkheden :– Self assessment door aanvrager– Geen self assessment

Praktijk : analyse marktdeelnemerDesign effectiveness (DE) assessment (2/2)

• Ingeval self assessment uitgevoerd door aanvrager :=> Vragenlijst vervolledigd door aanvrager en aan douane bezorgd- DE : off-site- Activiteiten :

• Verifiëren of alle risico’s m.b.t. aanvrager in self assessment zijn opgenomen

• Verifiëren of controleactiviteiten genomen om bepaald risico in te dekken voldoende gedocumenteerd zijn

– Beslissing : Certificaat of OE testing nodig ?

• Ingeval géén self assessment uitgevoerd door aanvrager :– DE en OE : on-site door douane zelf– Activiteiten :

• Onderzoeken elementen risicobepaling• Observeren eventuele controleactiviteiten• Analyseren van documentatie

– Beslissing : Certificaat of niet ?

Praktijk : analyse marktdeelnemer

Operational effectiveness (OE) testing (if required)= Verifiëren :

– Of geïdentificeerde controleactiviteiten operationeel zijn en– Of persoon verantwoordelijk voor die controleactiviteit over autoriteit en

hoedanigheid beschikt om deze effectief uit te voeren

• Uit te voeren testen :– Welke: bepaald tijdens DE– Categorieën:

• Bevestigend onderzoek• Onderzoek documentatie• Observatie• Herhaalde controleactiviteit

– Timing – Steekproef

Praktijk : analyse marktdeelnemer

Analyse restrisico’sOpmaken controleplan (CP)

Plannen monitoring et controles

= Risico’s die niet gedekt zijn door gepaste en operationele controlemaatregelen

Inzicht verwerven in risico’s en hun impact evalueren• Definiëren van controleactiviteiten om deze risico’s in te dekken of te

minimaliseren− Hetzij door marktdeelnemer− Hetzij door douane => controleplan

• Controleplan op maat van marktdeelnemer• Opgemaakt bestaande uit 2 delen:

– Opvolgingsaudits : nagaan of AEO criteria nog voldaan– Controles : nagaan of douanewetgeving correct wordt toegepast

Timeline

Aanvaarding aanvraag

Informatieandere LS

Antwoord LS

Afgifte certificaat

Aanvraag audit aan andere LS

Mededeling afgifte

certificaat

Certificaat van kracht

Afsluiting audit andere LS

+ 5 wd

+ 10 wd

Indienen aanvraag

+ 30 kd

Timelines AEOvanaf 1/01/2010

Dag x+ 5 wd

+ 10 wd

+ 35 kd

+ 70 kd + 90 kd (+ 30 kd)

+ 300 kd (+ 30 kd)

60 kd

120 kd

van 1/01/2008 tot 31/12/2009

Overgangsperiode

Inlichtingen

• Website AEO www.aeo-oea.be

• E-mailadres voor aanvraag aanvraag@aeo-oea.be

• Adres voor aanvraag

Administratie der Douane et AccijnzenDienst DouaneprocedureCel Certificering AEONorth Galaxy – Toren A – NGA 9 – Bus 37Koning Albert II laan, 331030 Brussel

• E-mailadres voor meer info aeo.general@minfin.fed.be