Ente: ProMéxico

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Órgano Interno de Control en el Fideicomiso Público ProMéxico

Cédula de Seguimiento

Área Auditada: Dirección Ejecutiva de Finanzas.

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DATOS ORIGINALES Número de Auditoría: 8/2014 Número de Observación: 01 Instancia fiscalizadora: OIC Monto por aclárar: N/A Mónto por recuperar: N/ A

Hojas No. 1 de 3

DATOS DEL SEGUIMIENTO No. de Auditoría de Seguimiento: 11/2014 Saldo por aclarar: N/ A Saldo por recuperar: N/A Avance: 100"/o

Sector: Economía 1 Clave: K2W Clave de programa y descripción de la auditoría: 500 Seguimiento de las medidas preventivas y correctivas.

1 Observación 1 Situación Actual 1 1 DEFICIENCIAS DETECTADAS EN LA COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS CORRECTIVA: ~~~ ":'~~::¡. 1 De la revisión efectuada a Viáticos Nacionales e Internacionales por el con Oficio No. UAF/DE /658/2014-d~-"i~cha 23 de octubre de 2014, la período correspondiente al primer semestre de 2014, se pudo observar Dirección Ejecutiva de Finanzas proporcionó copia del acuse de recibo del lo siguiente: oficio CPP/SDPG/598/2014 dirigido a la Subdirección de Contabilidad,

1. Inoportunidad en la comprobación y devolución de viáticos como se enviando la comprobación dét anticipo de viáticos por la cantidad de 675.00 describe a continuación: USO, equivalentes a $8,394.25,_ referente a los viáticos de Seattle, para a) Viáticos Internacionales. Muestra de 15 casos. solve~tar la observación de viáticos.._del mes de febrero 2?1,4 a la oficina de . . Washmgton. -, c.///-~ ,~03C;

- Comprobac1on de gastos. t"! b/·-DS-0~1 ~-----~·-······· Númerode· · Nllrn.ercrg~!;ií,as:ná,~U~tl'~ri~ollrrídó~".i$p~~ Con pólizaYooo005'3!;fdel6 de octubre de 2014, se registró la comprobación · .casos<· .de\eril'linadalacon:iisíórvmlisde:c>. · ·~ de viáticos en la cual se anexa Oficio de Comisión, Formato de Reembolso o 2 70 Comprobación de Viáticos Internacionales, Solicitud de Viáticos, :]:__./ ; ;g Comprobantes y Relación Detallada d~ los mismos. . , ~-el?,. · 2 20 PREVENTIVA: ~~t>B>-"'~ G~l~ 2 1° Con fecha 6 de no 1embre -ae-21Jl4;·1a Unidad de Administración,.yF~zas a

- Devolución de recursos económicos: través de la Dirección Ejécutiva de Finanzas difundió por COJ:reó electrónico a Núrryeród~ ··•. Nútn$rp oe·~ias•habi,l~:triiln~éúrí:i(lgS•desp.~é~ < todo el personal de ProMéxico el Oficio Circular NO. UAF/DEF/701/2014 del 4 <casos· de·tern:iinada laci;iml$íón,'n1á$.de: ~ · i::.··•·.• _ de noviembre de 2014, en tema de viáticos, donde se emiten las medidas que 1 165 deberán considerar todos los servidores públicos que sean comisionados por 1 1~6 ProMéxico, las cuales entrarán en vigor a partir del ejercicio fiscal 2015, de las ~ 50 cuales destaca lo siguiente: 3 30 1. Término para entregar el informe de comisión. 2 20 1 1 J 10 Dentro de los diez días hábiles siguientes a la realización de dicha comisión.

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Audito~\··. .. . C.P. José Humberto G~zá,_~§l.~J\4a·r¡1:ínez

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· Jefa de Grupo L. C. Ma. Teresa Gómez Soberanes

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Hojas No. 2 de 3 ~ r-------------------------------,---------------------------,-------------------~------.-----------------------------.~ 1 1 l DATOS ORIGINALES DATOS DEL SEGUIMIENTO \ Órgano Interno de Control en el Fideicomiso Público ProMéxico

Cédula de Seguimiento

Número de Auditoria: 8/2014 No. de Auditoría de Seguimiento: 11/2014 ~ Número de Observación: 01 Saldo por aclarar: N/ A Instancia fiscalizadora: OIC Saldo por recuperar: N/A \ Monto por aclarar: N/A Avance: 100% 8 Monto por recuperar: N/A ~ 1 Ente: ProMéxico

1 Sector: Economía Clave: K2W Área Auditada: Dirección Ejecutiva de Finanzas. Clave de programa y descripción de fa auditoría: 500

Seguimiento de las medidas preventivas y correctivas. ¡· --~b;;-~ación 1 Situación Actual 1 \ b) Viáticos Nacionales. Muestra 16 casos: 1 2. Término para entregar la documentación comprobatoria. 1 - Comprobación de gastos.

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l,irtiCIO's·'•·•!d~sjii,Jé~··•·'· .. , .· ,(¡1:·;- .. ¡

Devolución de rec1.,1rsos económico::;:

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2

2. Registro en gastos por concepto de viáticos de la Oficina de Representación en el Exterior (OREX) de Washington, por comisión de enero 2014 que a la fecha no han sido comprobados.

El Manual de Procedimientos de la Unidad de Administración y Finanzas establece los procedimientos para fa solicitud, comprobación y reembolso de viáticos nacionales e internacionales y solicitud de boletos de avión vigent~~ .a partir del 30(d.~. ~.o. viembre. d~ 2012, así ~o~o para el caso de v1at1cos de los ~ertl~dores publicas de Of1crnas de Representación en el · Exterior\\ef .. .:.nrocedimiento "Ministración de

Auditor.'"'~"'r · · ·······~ C.P. José Humbert9~';,$!~z~l'\lfártí,~ez

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La comprobación de los viáticos otorgados se hará de la siguiente forma: a) Para el caso de comisiones realizadas dentro del territorio nacional, fa

comprobación deberá ser presentada a la Dirección de Tesorería dentro de los 1 O días hábiles posteriores a la conclusión de fa comisión.

b) Para el caso de comisiones realizadas fuera del país, fa comprobación deberá ser presentada a la Dirección de Tesorería dentro de los 20 días hábiles posteriores a fa conclusión de la comisión.

Al final de cada bimestre, la Dirección de Tesorería enviará un correo electrónico al (a fa) comisionado(a) con copia a su Jefe(a) de Unidad solicitándole a la brevedad la presentación de las comprobaciones pendientes y/o reintegros faftantes por concepto de viáticos. De igual manera, al término del primer semestre del ejercicio y durante el mes de noviembre se notificará al OIC por escrito la situación que guardan las comprobaciones y/o reintegros que estén pendientes a fin de que determine lo procedente.

3. Término para efectuar la devolución de los no utilizados. El reintegro de los fondos no utilizados del anticipo de viáticos deberá ser devuelto dentro de los 20 días hábiles posteriores a la conclusión de la comisión tanto para comisiones nacionales como internacionales. No se asignarán viáticos anticipados a las y los servidores públicos que tengan adeudos de comisión anteriores, siempre y cuando rebasen diez días naturales entre cada comisión.

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L.C. Ma. Teresa Gómez Soberanes

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Ente: ProMéxico

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Órgano Interno de Control en el Fideicomiso Público ProMéxico

Cédula de Seguimiento

Área Auditada: Dirección Ejecutiva de Finanzas.

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DATOS ORIGINALES Número de Auditoría: 8/2014 Número de Observación: 01 Instancia fiscalizadora: OIC Monto por aclarar: N/A Monto por recuperar: N/A

Hojas No. 3 de 3

DATOS DEL SEGUIMIENTO No. de Auditoría de Seguimiento: 11/2014 Saldo por aclarar: N/A Saldo por recuperar: N/ A Avance: 100%

Sector: Economía 1 Clave: K2W Clave de programa y descripción de la auditoría: 500 Seguimiento de las medidas preventivas y correctivas.

~------ _n _____ - - ----- O-bservación Situación Actual 1

Recursos a Oficinas en el Exterior Internacionales", en los cuales hace referencia a las Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública Federal y la Norma Interna de Comisiones Oficiales, Viáticos y Pasajes, de las cuales esta última ya no está vigente, por lo que es conveniente actualizar dichos procedimientos a efecto de establecer las disposiciones generales que regulan estas comisiones. CORRECTIVA: La Dirección Ejecutiva de Finanzas llevará a cabo la regularización de la comprobación de los viáticos de personal de la. Oficina de Representación en el Exterior de Washington. PREVENTIVA:

La Dirección Ejecutiva de Finanzas analizará la posibilidad en términos de la normatividad aplicable de emitir regulación interna en materia de viáticos y pasajes tanto nacionales como internacionales tendiente a regular aspectos como:

1. Término para presentar el informe de comisión 2. Término para entregar la documentación comprobatoria. 3. Término para efectuar la devolución de los fondos no utilizados. 4. En que situaciones se pagan los viáticos sin pernocta.

La Dirección Ejecutiva de Finanzas deberá expresar en su caso las razones por las cuales no procedería la emisión de tal regulación.

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C.P. José H~~,fi:O Gonzálri Martínez

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4. Pago de viáticos sin pernocta. Para comisiones mayores a un día será necesario presentar la factura de hospedaje y en el caso de que esta no sea presentada dentro de la comprobación de viáticos se consideraran los días ~e la comisión sin pernocta, incluyendo en forma proporcional al porcentaje de viáticos sin comprobar.

5. Pago de Viáticos Devengados (Reembolso). En el caso de Viáticos devengados, solo podrán ser recibidos para su trámite dentro de un periodo de tres meses a partir del término de la comisión, la Dirección de Tesorería verificará que el reembolso presentado este dentro de este periodo a partir de la fecha del sello de recepción del trámite en la misma.

En el caso de que el trámite de reembolso sea devuelto a ·las áreas por correcciones se tendrá un plazo de 1 mes a partir de la devolución para volver a reingresar el trámite a la Dirección de Tesorería.

La Dirección de Tesorería hará un recordatorio de los plazos antes mencionados dentro del Estado de Cuenta que se envía a los Coordinadores Administrativos por concepto de adeudos de viáticos y/o reintegros pendientes. Por lo antes expuesto esta observación queda solventada.

FECHA DE SOLVENTACIÓN: 6 de noviembre de 2014.

POR PROjflCO

LIC. ALBERTO NIColÁs CASTILLO ADAME DIRECTOR EJE,Il!UTIVO DE FINANZAS

Fecha de firma .1' , , ..,.~... :; ilt·-:~rt?!:~f.:!Jt"?f.J~·''f.J~

L_JJ~~.rt:~.,/ /Jefá.de Grupo

L.C. Ma. Teresa Gómez Soberanes ~ ~ , ~ ¿ o ~

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Ente: ProMéxico

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Órgano Interno de Control en el Fideicomiso Público ProMéxico

Cédula de Seguimiento

Área Auditada: Dirección Ejecutiva de Finanzas.

Observación

DEFICIENCIAS DETECTADAS EN EL REGISTRO DE PASAJES En la revisión de los gastos de pasajes aéreos oficiales y pasajes aéreos internacionales registrados el primer semestre de 2014 se encontró lo siguiente:

a) Con póliza 49000000282 de fecha 24/04/2014, se registraron los pasajes aéreos correspondientes al mes de enero de 2014 de la UPINI, de los cuales los importes de las tarifas de los boletos que causan IVA se registraron en la cuenta 5137383500.- "Pasajes Aéreos Oficiales" y los importes que no causan IVA en la cuenta 51373837700.- "Pasajes Aéreos Internacionales", siendo que los viajes son internacionales, como de describe a continuación:

Cuenta IMPORTE 5137383500 1 Pasaies Aéreos Oficiales $56,999.31 5137383700 1 Pasajes Aéreos Internacionales $30,939.02

b) Registros de cuentas presupuestales en las cuentas de Presupuesto por Ejercer, Comprometido y Devengado que no corresponden de acuerdo' a la operación del registro contable en gastos por concepto de pasajes de las siguientes pólizas:

Póliza de afectación de Póliza de'Origen Importe Cuentas oresuouestales 4900000282 [4/abril/2014 $97,058.22 ~4000025006 M/abril/2014 4900000290 ~4/abril/20 14 $689,453.23 ~4000025003 124/abril/2014 ~900000330 i:ltmavo/2014 ~354,338.62 ~4000025004 6/mayo/2014 y·-.,

,.-

DATOS ORIGINALES Número de Auditoría: 8/2014 Número de Observación: 02 Instancia fiscalizadora: OIC Monto por aclarar: N/ A Monto por recuperar: N/A

Hojas No. 1 de 2

DATOS DEL SEGUIMIENTO No. de Auditoría de Seguimiento: 11/2014 Saldo por aclarar: N/A Saldo por recuperar: N/A Avance: 100%

Sector: Economía 1 Clave: K2W Clave de programa y descripción de la auditoría: 500 Seguimiento de las medidas preventivas y correctivas. .~/

~ / r .. Situación Actual

~

CORRECTIVA: . · ~ ¡ ~¡; 1

· '/I·-D8~0~ · Con Oficio No. UAF/DEF/658/2014 de fecha de oCtubre de 2014, la Dirección Ejecutiva de Finanzas proporcionó las pólizas contables en donde efectuó los registros de reclasificación en la cuenta de gastos de Pasajes y de las cuentas presupuestales del Presupuesto por Ejercer, Comprometido y Devengado de las pólizas que se señalan en los inci.sos a) y b) de la observación. Así mismo, de la anulación de las pólizas que presentaban el registro de momento presupuesta! incorrecto que se hace referencia en el inciso e), para este último inciso, el 21 de noviembre del presente año, se proporcionaron las pólizas que estaban pendientes. ) Por lo antes expuesto esta observación queda solventada. 1

FECHA DE SOLVENTACIÓN: 21 de noviembre de 2014.

POR PROMÉXICO

/ LIC. ALBERTO ~OLÁS CASTILLO ADAME

DIRECTOR JECUTIVO DE FINANZAS ·

Fecha de firma i ~( l-1\Y

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<\... .~¿ ~ .~ -.,>"¿•""'"··~-.. ..·~"' '~ ~""' A~üf~t> l

Jefá dé' Grupo ~ C.P. José Hu2~Gonzále~.-Martínez L.C. Ma. teresa Gómez Soberanes 0 ,,,,;tu don:rnen::u p~ \m e:<pedb:)J5·~;;;)~,¡¡·;c;,d;; corno re'""rv;od;; én le•rrnm¡x; iio io:> mtk:uk:n ·¡ 3, úacr:i)n V y íA f;<Kdón \ii rkt !;•; Ley Fid"jr'"i de Tmn~;;:·~.lr0!K•<:; "'' !\•:c<><'·O .;; ~ / &

Ente: ProMéxico

Órgano Interno de Control en el Fideicomiso Público ProMéxico

Cédula de Seguimiento

Área Auditada: Dirección Ejecutiva de Finanzas.

DATOS ORIGINALES Número de Auditoría: 8/2014 Número de Observación: 02 Instancia fiscalizadora: OIC Monto por aclarar: N/A Monto por recuperar: N/A

Hojas No. 2 de 2

DATOS DEL SEGUIMIENTO No. de Auditoría de Seguimiento: 11/2014 Saldo por aclarar: N/A Saldo por recuperar: N/A Avance: 100%

Sector: Economía 1 Clave: K2W Clave de programa y descripción de la auditoría: 500 Seguimiento de las medidas preventivas y correctivas. ~------- ---- Observación \ Situación Actual

e) De los registros contables de cuentas presupuestales por concepto de pasajes en donde se aplicaron notas de crédito por la devolución de boletos de avión (disminución de gastos), se duplicó la afectación al presupuesto ejercido y devengado en las pólizas que se detalla a continuación: PÓLIZA REGISTRO NOTA DE CRÉDITO PóLIZAS DUPLICADAS ORIGEN PóLIZA IMPORTE Número Fecha 4900000330 3600000024

$ 127,510.65 2400012983 3/abr/14 3/abr/14 25/abr/14 2400025027 6/mav/14 4900000290 3600000029

$ 12,581.96 2400010734 10/feb/14 10/feb/14 25/abr/14 2400025029 Q9/abr/14 4900000296 3600000032

$ 7,082.45 2400010790 10/feb/14 10/feb/14 25/abr/14 2400025046 29/abr/14 4900000282 3600000024 $ 526.18

2400010669 10/feb/14 10/feb/14 25/ABR/14 2400025024 129/abr/14 CORRECTIVA: La Dirección Ejecutiva de Finanzas realizará los registros en el sistema de GRP-SAP procedentes para: - Reclasificar el registro de la cuenta de gastos de Pasajes Aéreos Internacionales á la cuenta de Pasajes Aéreos Oficiales señalados en el inciso a). - Reclasificar los registros de las cuentas presupuestales del Presupuesto por Ejercer, Comprometido y Devengado de las pólizas que hace mención el inciso b). - Cancela?ión de las_ c~ent~S·,presupuestales de los registros duplicados referenc1ados en el mc1so e), ·.,

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C.P. José l;l~n,Jiez Mart<nez $>" ·'

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Jefa de (3rúpo L.C. Ma. Teresa Gómez Soberanes

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