Hoofdstuk 22: Draaitabellen 2010excelwithbusiness.nl/Portals/0/PDFs/22.pdf · © 2010 Excel with Business 1 Hoofdstuk 22: Draaitabellen Hoofdstuk 22: Draaitabellen 2010 22.0 Inleiding

© 2010 Excel with Business 1 Hoofdstuk 22: Draaitabellen

Hoofdstuk 22: Draaitabellen *2010

22.0 Inleiding

Dit hoofdstuk had ook ‘snel gegevens samenvatten’ genoemd kunnen worden. Excel biedt

een heel degelijk hulpmiddel om met tabellen gegevens samen te vatten en snel de opmaak

en details van de samenvatting te veranderen. De functionaliteit van de draaitabellen is erg

uitgebreid en dit onderdeel kan dan ook worden gezien als erg geavanceerd in het gebruik

van Excel. Echter, met kennis van een paar basisfuncties kun je al veel doen en in dit

hoofdstuk leer je die.

Dit is een onderdeel waarin veel functionaliteit is toegevoegd aan de 2010 versie (zie

paragraaf 22.6).

22.1 Wat zijn Draaitabellen?

Draaitabellen vatten gegevens samen uit een database – gegevens die opgemaakt zijn in

een tabel waar de eerste rij koppen bevat en de andere rijen bevatten categorieën of

waarden:

De manier waarop de gegevens worden samengevat is flexibel, maar over het algemeen

bestaat de gegevenstabel die uit de Draaitabel voortkomt uit waarden opgeteld uit een

CA

TEG

OR

IEËN

WAARDEN

KOPPEN


aantal of alle categorieën in de database. Dus met de gegevens hierboven kun je

bijvoorbeeld snel deze Draaitabel maken:

Dit soort van samenvatting kan gemaakt worden met de SOM.ALS functie (zie hoofdstuk 21:

Gegevens Samenvatten), maar de voordelen van het gebruiken van een Draaitabel zijn:

(i) Snelheid

De tabel hierboven is vanuit de gegevens gemaakt met slechts zeven muisklikken.

(ii) Gemak

De tabel is gemaakt zonder een enkele Excel-functie te gebruiken, alleen de zeven

muisklikken.

(iii) Flexibiliteit

Met bijvoorbeeld een paar extra klikken, kun je de weergegeven gegevens

veranderen in nominale uitgaven of het weergegeven aantal jaren verminderen.

(iv) Toegang tot dynamische gegevens

Draaitabellen kunnen direct gekoppeld worden aan externe gegevens zoals een

database of boekhoudsysteem en het resultaat kan automatisch bijgewerkt worden.

22.2 Draaitabellen maken: een recept

De brongegevens opzetten

De brongegevens moeten worden opgemaakt als een database, zoals hierboven

beschreven. Dat betekent dat er kolomkoppen moeten staan boven een tabel met

kolommen die categorieën of waarden bevatten. Om de Draaitabel op te zetten, selecteer je

de hele database en klik je op de knop Draaitabel op het Tabblad Invoegen op het Lint1:

1 Binnen een bereik maak je een willekeurige cel in de het bereik actief en Excel biedt vervolgens dat bereik als bron voor de draaitabel aan.


Een dialoogvenster verschijnt waarin je de selectie kunt bevestigen en andere opties kunt

aanpassen. Je hebt de brongegevens al geselecteerd, dus klik op OK:

Als een van de kolommen in de brongegevens een kop mist, kan de Draaitabel niet gemaakt

worden en zie je de volgende foutmelding:

Als de kolom zonder kopnaam belangrijk is (je wilt deze gebruiken in de Draaitabel als

categorie of waarde), geef het dan een logische naam. Als je niet van plan bent om die

kolom te gebruiken, dan kun je de kolom helemaal verwijderen of een standaardtekst als

kop gebruiken. Het maakt dan niet zoveel uit wat dat de kop is, alleen dat zo de Draaitabel

gemaakt kan worden. Het is een goed idee om te zorgen dat de koppen uniek zijn: als er


duplicaten zijn, dan zal de Draaitabel nog steeds gemaakt worden, maar kunnen de koppen

verwarring veroorzaken.

Selecteer de gegevens die je wilt weergeven

Als je door de stappen hierboven hebt gevolgd, dan zal je een scherm zien dat hierop lijkt:

Aan de linkerkant van het werkblad is een vak; dit is de lege Draaitabel. Aan de rechterkant,

vind je de ‘Lijst met draaitabelvelden’ waarin je kunt selecteren welke gegevens je wilt

samenvatten. De kopnamen van het bereik vindt je hier terug. Als je deze lijst niet ziet, klik

dan in de Draaitabel links, het wordt dan weergegeven.

Je moet de waarden selecteren die je wilt optellen en de categorieën waarmee je wilt

samenvatten. De gegevens in het voorbeeld hierboven geven de overheidsuitgaven van het

Verenigd Koninkrijk weer per jaar en per departement. Als je alleen de totale uitgaven per

jaar wilt zien, dan moet je ‘Jaar’ en ‘Bestedingen’ selecteren in het vak Lijst met

draaitabelvelden:


Als je dit doet, begin je automatisch met het bouwen van de Draaitabel aan de linkerkant.

Verander de lay-out

De stappen hierboven hebben een Draaitabel gemaakt die er ongeveer zo uitziet:


De laatste stap in het proces is het veranderen van de opmaak van de tabel naar wens. Dit

kan gemakkelijk gedaan worden via de Lijst met draaitabelvelden rechts. Bijvoorbeeld, het

slepen van het ‘Jaar’-veld van het ‘Rijlabels’ vak rechtsonder naar het lege ‘Kolomlabels’ vak

zorgt ervoor dat de ‘Jaar’-categorie als kolom in plaats van als rij verschijnt en de tabel

horizontaal over de pagina wordt geplaatst:

Samenvatting

De stappen hierboven zijn samengevat:

zorg dat de brongegevens als een database zijn opgemaakt

selecteer de hele database, klik op de knop Draaitabel en op OK in het volgende

dialoogvenster

vink de vakjes aan in de Lijst met draaitabelvelden om te selecteren welke waarden

weergegeven worden (als ‘waarden’ om berekeningen te maken of ‘categorieën’ om de

gegevens in te verdelen)

gebruik de Lijst met draaitabelvelden opnieuw om velden te verslepen zodat de opmaak

naar wens is


22.3 Een paar geavanceerde tips en valkuilen

Veranderen waar een Draaitabel wordt ingevoegd

In het voorbeeld hierboven werd de Draaitabel gemaakt in een ‘eigen’ nieuw werkblad.

Misschien heb je de optie in het dialoogvenster al zien staan toen je op de knop Draaitabel

klikte:

Het selecteren van ‘Bestaand werkblad’ zorgt ervoor dat de Draaitabel wordt gemaakt op

een bestaand werkblad naar keuze.

Je zult voorzichtig moeten zijn dat het bestaande werk door het invoegen van de Draaitabel

niet overlapt wordt. De vorm en grootte van de tabel veranderen aan de rechterzijde en de

onderkant van de draaitabel, afhankelijk van welke categorieën je invoert, dus laat hier

ruimte voor open..

Ik kan de Lijst met draaitabelvelden niet zien

Het is mogelijk om dit vak te verbergen. Als je het niet kunt zien als je op de Draaitabel klikt,

klik dan met de rechtermuisknop zodat je het volgende snelmenu ziet:


Selecteer ‘Lijst met velden weergeven’, zoals aangegeven.

De hele tabel filteren

Eén van de opties in de Lijst met draaitabelvelden zorgt ervoor dat je alle resultaten van de

Draaitabel kunt filteren per categorie. Dit is het Rapportfilter (zie volgende afbeelding).

Het gebruik hiervan is het beste uit te leggen met een voorbeeld. Als in het scherm

hierboven het veld ‘Functie’ wordt toegevoegd aan het rapport en het veld wordt naar het


Rapportfilter vak gesleept, wordt er een vervolgkeuzemenu toegevoegd aan de Draaitabel

waarin alleen de uitgaven voor een bepaalde functie in de resultaten word geselecteerd:

Let op: de Draaitabel zal als resultaat alleen de totale waarde van de geselecteerde filter

categorie geven (4. ‘Economische Zaken’ in dit voorbeeld).

22.4 Slicers (Excel 2010)

Een Slicer is een zwevend object met knoppen waarmee je een Draaitabel kunt filteren met

waarden voor een specifiek veld. Hieronder is een cel geselecteerd in de Draaitabel en

vervolgens Slicer gekozen uit de Filter groep op het Tabblad Invoegen. Daarna is het veld

Land gekozen uit de lijst beschikbare velden in de Draaitabel. Er verschijnt dan een Slicer

met een set knoppen van landen. Als je nu op een van de knoppen klikt, dan worden de

gegevens zo gefilterd dat de Draaitabel alleen de waarde voor dat land weergeeft.

Tot dusver lijkt dit niet op een grote stap – je kunt het Land veld als een rapport filter

toevoegen om ongeveer hetzelfde resultaat te krijgen zonder je zorgen te maken over het

nieuwe Slicer hulpmiddel. Toch zijn Slicers bedoelt om makkelijker interactief te werken met

Draaitabellen en beter te zien wat de Draaitabel weergeeft. Als je maar één land selecteert,

dan laat het rapportfilter alleen de naam van het land zien. Echter, als je meerdere landen

selecteert, geeft het ‘Meerdere items’ weer, zodat het onmogelijk is om in één oogopslag te

zien wat de Draaitabel precies laat zien.

Hier is de Slicer onder de Draaitabel geplaatst. Het Tabblad Hulpmiddelen voor Slicers wordt

gebruikt om het aantal kolommen te veranderen zodat het beter in het venster past. Daarna


is Ctrl+rechtermuisknop gebruikt om meerdere landen te selecteren. In tegenstelling tot het

rapportfilter laat de Slicer zien welke landen geselecteerd zijn:

Meerdere items kunnen worden geselecteerd in de Slicer met standaard Windows-

technieken zoals Ctrl+rechtermuisknop om een aantal losse cellen te selecteren, Shift-

rechter muisknop om een blok te selecteren en Ctrl+slepen met in gedrukte

rechtermuisknop. De opmaak van de Slicer kan aangepast worden door gebruik te maken

van de verschillende stijlen voor het weergeven van geselecteerde velden of lege velden.

De verbeterde zichtbaarheid en gebruiksgemak van het filteren van een Draaitabel met een

Slicer zijn handig, maar misschien nog niet heel overtuigend. Het wordt indrukwekkender als

er meer dan één Slicer ingevoegd wordt of een Slicer aan meer dan één Draaitabel

verbonden. Onderstaand zijn drie Slicers ingevoegd voor Land, Besteldatum en

Productnaam. Terwijl items worden geselecteerd in één Slicer, veranderen de andere Slicers

mee en de items waarvoor geen gegevens in de Draaitabel staan, worden nu aan het einde

van de lijst met velden in de Slicer weergegeven:


Ten slotte wordt het verbinden van een Slicer aan meer dan één Draaitabel besproken. Er

zijn 3 aparte Draaitabellen gemaakt, allemaal gebaseerd op factuurgegevens. Het betreft

een top 10 van verkopers met de verkoopgegevens per land, een grafiek die verkopen per

medewerker weergeeft en een tweede grafiek die verkopen per besteldatum weergeeft.

Daarna is er een Slicer ingevoegd gebaseerd op Productnaam.

Om deze Slicer te verbinden met alle Draaitabellen, klik je op de ‘Draaitabelverbindingen’

knop in het tabblad Hulpmiddelen voor Slicers. Hiermee kun je kiezen welke Draaitabellen je

wilt verbinden. Wanneer de Slicers zijn verbonden met de drie Draaitabellen worden de

filters op alle Draaitabellen toegepast als de geselecteerde items veranderen. Dit betekent

dat je een interactieve presentatie kunt maken van de gegevens zonder een enkele formule

te gebruiken:


22.5 Herhaalde koppen (Excel 2010)

Hoewel PowerPivot en Slicers de grootste verbeteringen op dit vlak waren in Excel 2010, is

er nog iets anders wat de moeite waard is. Het gebruik van Draaitabellen om gegevens te

ordenen die vervolgens opgemaakt en verwerkt moeten worden, kan veel tijd besparen. Als

je meerdere velden toevoegt aan de kolommen van een Draaitabel, tonen de meest linkse

kolommen alleen de koppen op de eerste rij van elke sectie. Een voorbeeld laat dit duidelijk

zien:


Hier zijn Land en Klantnaam toegevoegd aan de kolomlabels. De waarden voor elke klant

zijn gegroepeerd binnen het land, maar de namen van de landen zijn alleen aangegeven in

de eerste rij van elke sectie.Vanaf Excel 2010 is er een nieuwe optie beschikbaar, in te

stellen via de knop Rapportindeling op het tabblad Ontwerp binnen de Hulpmiddelen voor

Daaitabellen. Het kiezen van Alle Itemlabels Herhalen voegt de namen van landen toe aan

elke rij, zoals beneden aangegeven:

22.6 PowerPivot (Excel 2010)

PowerPivot is een gratis hulpprogramma voor Excel en is ontworpen voor het slim werken

met grote gegevensbestanden in de bedrijfsomgeving. Omdat het mogelijkheden biedt voor

databasebeheer en een andere manier van werken met Excel formules, is PowerPivot een

van de meest drastische verbeteringen die ooit in Excel is geïntroduceerd.

Gegevens

Een van de beloftes van Microsoft voor PowerPivot is dat het gemakkelijk miljoenen (zelfs

honderden miljoenen) gegevensrecords kan bijhouden. Om het goed te testen, gebruik je

een tabel met meer dan 2 miljoen rijen.


Je kunt PowerPivot downloaden via http://www.microsoft.com/powerpivot(lees de

instructies eerst goed door zodat je de juiste versie voor jouw computer kiest). Nadat je

PowerPivot hebt geïnstalleerd, zul je een PowerPivot tabblad zien op het Lint. Klik in deze

tab op de PowerPivot-venster knop om het hulpprogramma te starten:

Op het tabblad Start van het PowerPivot-venster staat een knop met ‘Externe gegevens

gegevens ophalen’, die weer knoppen heeft om gegevens op te halen vanuit verschillende

bronnen en een Vernieuwen knop. De ‘Uit een andere database’ knop geeft opties voor ‘Uit

SQL Server’, ‘Uit Access’, ,Uit Access, ‘Uit Analysis Services of PowerPivot’. In het voorbeeld

is er gekozen voor Access en vervolgens in de Wizard Tabel importeren de ‘Bladeren’ knop

om de database te vinden met de ongeveer 2 miljoen gegevensrecords.


In het voorbeeld is er al een geschikte tabel met gegevensrecords om mee te werken in

PowerPivot, dus gebruik de optie Selecteren in een lijst met tabellen en weergaven om de

te importeren gegevens uit te kiezen. De andere optie is Query schrijven waarmee de te

importeren gegevens worden opgegeven, waarmee PowerPivot een query maakt die de

gegevens opvraagt waarmee je wilt werken.

Je kunt meerdere tabellen selecteren, Power Pivot vragen Gerelateerde Tabellen te

selecteren en voor elke tabel een Voorbeeld en Filteren optie te gebruiken:


De filteroptie geeft de gegevens weer net als in een Excel en met dezelfde geavanceerde

filteropties via de vervolgkeuzelijsten in elke kolomkop:

Wanneer je de gegevens hebt die je wilt analyseren, klik je op de knop ‘Voltooien’. Je ziet

een scherm met de voortgang van het importeren van je gegevenstabel of tabellen naar

PowerPivot:

Wanneer de gegevens zijn geïmporteerd, wordt elke tabel weergegeven als een apart ‘blad’

binnen het PowerPivot-venster. De gegevens worden weergegeven zoals in een Excel 2010

tabel met gefilterde kolomkoppen. Opties op het Start tabblad van het PowerPivot Lint

zorgen ervoor dat je de notatie voor individuele kolommen kunt kiezen:


Het Power Pivot venster werkt nu als een database-toepassing, of als een erg uitgebreide

Microsoft Query. Het Power Pivot tabblad Ontwerpen bevat hulpmiddelen voor maken en

beheren van relaties tussen verschillende tabellen.

Rapporten

De laatste fase is het veranderen van de verzameling van miljoenen rijen met gegevens in

betekenisvolle rapporten of grafieken. Vanuit het Start tabblad in het Power Pivot-venster

klik je op het vervolgkeuzemenu van de Draaitabelknop in de Rapporten groep om de

beschikbare rapporten en grafieken te bekijken:

Stel je kiest hier voor ‘Vier grafieken’. Daarna kun je besluiten of je er een nieuw werkblad

voor aanmaakt of ze plaatst op een bestaande. Voor de ‘Vier grafieken’ optie worden vier

nieuwe werkbladen aangemaakt, elk met de gegevens voor één grafiek.

Eerst zie je vier lege Draaigrafieken. Klik in elke grafiek en selecteer de velden die je in die

grafiek wilt opnemen om zo je de set van grafieken te maken. Daarna kun je een Slicer

invoegen door het criteriaveld naar de Verticale of Horizontale Slicers vakken te slepen en


om het automatisch te verbinden aan alle vier Draaitabellen die je grafiekgegevens

bevatten:

Documents

Hoofdstuk 22: Draaitabellen *2010excelwithbusiness.nl/Portals/0/PDFs/22.pdf · © 2010 Excel with Business 1 Hoofdstuk 22: Draaitabellen Hoofdstuk 22: Draaitabellen *2010 22.0 Inleiding

Hoofdstuk 22: Draaitabellen 2010excelwithbusiness.nl/Portals/0/PDFs/22.pdf · © 2010 Excel with Business 1 Hoofdstuk 22: Draaitabellen Hoofdstuk 22: Draaitabellen 2010 22.0 Inleiding