Housekeeping5S

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Objetivos do curso

Este curso é dirigido a todos os profissionais que querem ter uma visão geral do 5S - Housekeeping, entender como esta filosofia pode ser integrada àorganização e adquirir os conhecimentos necessários para implantar e manter um programa 5S adequado e eficaz.

Durante este curso iremos:

� Aprender a história e o conceito do programa 5S - Housekeeping

� Saber o significado dos S: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, e dos 3S que foram acrescentados posteriormente

� Entender a filosofia básica para implantar o 5S� Aprender como realizar auditoria, avaliação ou diagnóstico no programa 5S

que está implantado

� Compreender a importância da participação da alta direção e da cultura da organização

� Realizar exercícios para consolidar os conceitos estudados

Conteúdo programático

Continuação das etapas para implantação do 5S, estudo de caso e exercícios.

MÓDULO 4

Indícios de 5S, etapas para implantação do 5S e exercícios.MÓDULO 3

Seiso/Limpeza, Seiketsu/Asseio, Shitsuke/Disciplina, o 6º S –

Setsuyaku/Economia, o 5S no dia a dia, seus benefícios e

exercícios.

MÓDULO 2

A origem dos 5S, o que é o programa 5S, objetivos, Seiri/Organização, Seiton/Ordenação e exercícios.

MÓDULO 1

Módulo 1Origem do 5S, o que é o programa 5S,

objetivos,Seiri/Organização, Seiton/Ordenação e

exercícios

Origem do 5S

O programa 5S originou-se no Japão da pós-guerra (1950). Idealizado

por Kaoru Ishikawa, tem como objetivo preparar uma empresa ou

qualquer espaço físico para melhoria no ambiente. São cinco atividades

iniciadas pela letra “S”, nomeadas em japonês:

Seiri (organização), Seiton (ordenação), Seiso (limpeza), Seiketsu

(asseio) e Shitsuke (disciplina).

Em inglês a tradução usualmente utilizada é: Sorting, Systematising,

Sweeping, Sanitizing e Self-disciplining. A dificuldade está em conseguir

palavras em inglês ou outra língua que tenham os mesmos significados

do idioma japonês e que comecem com S, uma vez que 5S tem sido o

nome tradicional do programa japonês.

Depois de ocidentalizado ficou conhecido como “Housekeeping”.

O que é o programa 5S

É um programa de melhoria comportamental, cuja principal

característica é a simplicidade. Seus conceitos são bastante

profundos e podem ser aplicados tanto na vida profissional como na

vida pessoal.

Pessoas que praticam estes conceitos tornam-se gerentes de si

mesmas, proporcionando uma melhora para a organização e para o

mercado de trabalho.

Somente quando os empregados se sentirem orgulhosos por terem

construído um local de trabalho digno e se dispuserem a melhorá-lo

continuamente ter-se-á compreendido a verdadeira essência do 5S.

A essência do 5S é a autodisciplina, a iniciativa, a busca do

conhecimento de si mesmo e do outro, o espírito de equipe, o

autodidatismo e a melhoria contínua em nível pessoal e

organizacional.

O que é o programa 5S

O programa 5S deve ser implementado com o objetivo específico de melhorar as condições

de trabalho e criar o "ambiente da qualidade", ou seja, iniciar uma mudança de cultura na

empresa que favoreça a implantação da Gestão pela Qualidade Total em todos os

ambientes da mesma.

Assim, as organizações com o objetivo da busca de melhoria da qualidade de vida no

trabalho utilizam o programa 5S como uma base para o desenvolvimento dessa qualidade.

Hoje algumas empresas acrescentam mais 3S: Shikari Yaro (determinação), Shido

(educação/treinamento) e Satsuyaku (economia).

No início deste programa utilizava-se somente 3S e ele era denominado programa 3S.

Depois passou-se a utilizar cinco palavras e sua denominação passou a ser 5S, e assim

sucessivamente foi se transformando de empresa para empresa e tendo outras

denominações: 6S, 7S, 8S, etc.

Antigamente no Japão as fábricas eram muito sujas. A administração e os operários não

percebiam e conviviam com a situação – todavia devido ao programa 5S isto mudou.

O que é o programa 5S

Quando outros países começaram a se interessar pelo TQC – Total Quality

Control, logo perguntavam “Como devemos iniciar a implantação?”, ao que o

professor Ishikawa respondia: “Sempre pela limpeza. Em ambientes sujos

jamais haverá qualidade.”

O caminho prático é a implantação dos 5S, cinco passos integrados que

buscam fortalecer 5 sensos, formando um todo único e simples que nos ajuda a

encarar o ambiente de trabalho de uma maneira totalmente nova.

Não só os aspectos de qualidade e produtividade devem ser delegados aos

funcionários: o mesmo deve ocorrer com relação à organização da área de

trabalho, gerando descarte dos itens sem utilidade, liberação de espaço,

padrões de arrumação, facilitação ao próprio funcionário saber o que está certo

e o que está errado, manutenção da arrumação, limpeza, áreas isentas de pó,

condições padronizadas que clareiam a mente do funcionário e a disciplina

necessária para realizar um bom trabalho em equipe dia após dia.

Objetivos específicos

Melhorar a qualidade dos produtos/serviços

Melhorar o ambiente de trabalho

Melhorar a qualidade de vida dos funcionários

Maximizar o aproveitamento dos recursos disponíveis

Reduzir gastos e desperdícios

Otimizar o espaço físico

Reduzir e prevenir acidentes

Melhorar as relações humanas

Aumentar a auto-estima dos funcionários

Estes objetivos devem ser estabelecidos pela alta administração, com metas mensuráveis

para serem acompanhadas por todos os empregados.

O programa 5S, por dar a todos a oportunidade de opinar, indiretamente ajuda a introduzir

a gestão participativa.

A importância da participação da alta administração

A implementação do programa 5S deve partir da alta administração. É ela quem deve

decidir sobre a iniciação do programa como pré-condição para se ter qualidade na empresa.

Para dar início à implantação, a alta administração deve demonstrar comprometimento

sincero com este programa. Se isso não ocorrer, os funcionários não participarão como

devem por não entenderem a razão.

É muito importante que todos entendam que a implantação definitiva do programa 5S só

ocorrerá se houver participação de todos os funcionários, do presidente aos operários.

O 5S na produção e administração

Existe uma tendência em se pensar que o programa 5S é um projeto para a área de

produção. Mas isto não é verdade: ele é muito válido para a área administrativa também.

Comparação da aplicação do 5SProdução X Administração

Hábito para cumprimento de regras e procedimentos.

Hábito para cumprimento de regras e procedimentos.

SHITSUKE(Auto-

disciplina)

Estabelecimento, preparação e implementação de informações e dados de fácil entendimento que serão muito úteis e práticos para decisões.

Ações consistentes e repetitivas visando arrumação, ordenação e limpeza, e ainda manutenção de boas condições sanitárias e sem qualquer poluição.

SEIKETSU(Asseio)

Atualização e renovação de dados para obter decisões corretas.

Eliminação de pó, sujeira e objetos desnecessários e manutenção da limpeza nos postos de trabalho.

SEISOH(Limpeza)

Determinação de local de arquivo para pesquisa e utilização de dados a qualquer momento.

Determinação de local específico ou lay out para os equipamentos serem localizados e utilizados a qualquer momento.

SEITON(Ordenação)

Identificação dos dados e informações necessárias e desnecessárias para decisões.

Identificação dos equipamentos necessários e desnecessários nas oficinas e postos de trabalho.

SEIRI(Organização)

ADMINISTRAÇÃOPRODUÇÃO5S

Filosofia básica para implantar o programa 5S

Inicialmente somente devemos implantar os 3S relativos a seiri (organização), seiton(ordenação) e seisoh (limpeza). Somente com a implantação destes 3S podemos obter 50% de melhoria nas empresas: redução de não-conformidades e de custos, e melhoria de produtos, serviços, qualidade de vida no trabalho, etc.

A implantação do programa 5S deveria ser iniciada por uma área-piloto para servir de exemplo para as outras áreas. O presidente e os diretores deveriam implantar os 5S nos seus locais de trabalho, dando o exemplo para todos na empresa.

Durante o levantamento das situações e instalações devemos sempre fotografar ou filmar. Ter o antes e o depois documentados é ótimo para melhorar o entendimento.

Durante o levantamento vamos perceber que muitas vezes o ambiente parece limpo, mas se olharmos os cantos e o teto vamos verificar que não é bem assim. Existem sujeiras de várias naturezas e por várias causas que, por falta de atenção e hábito de convivência, se acumulam por muitos anos nos locais sob análise.

Após a implantação de pelo menos 3S em uma área-piloto e de termos mostrado àorganização os benefícios do programa, podemos implantar nas outras áreas da organização.

Seiri - Organização

Seiton Seiton -- OrdenaOrdenaççãoão

Seiso Seiso -- LimpezaLimpeza

Seiketsu Seiketsu -- AsseioAsseio

Shitsuke Shitsuke -- DisciplinaDisciplina

Conceitos de cada S

Vamos agora aprofundar o entendimento de cada S e aprender como implantar e como auditar cada um:

Seiri – Organização – Conceitos

Sentido literal: separar por tipo ou tamanho.

Sentido no 5S: identificar os itens necessários e desnecessários existentes no local de trabalho. Ou em outras palavras: somente os itens necessários deverão estar nos locais de trabalho.

Procedimento:1 - Analisar tudo o que está no local de trabalho 2 - Separar o necessário do que é desnecessário 3 - Verificar utilidade de cada item perguntando: “Agrega valor?”4 - Manter estritamente o necessário

Critérios:Se é usado a toda hora: colocar no próprio local de trabalho, escritório ou máquinaSe é usado todo dia: colocar próximo ao local de trabalhoSe é usado toda semana: colocar no almoxarifadoSe não é necessário: descartar

Seiri – Organização – Como fazer

Separar as coisas necessárias das que são desnecessárias, dando um destino para aquelas que deixaram de ser úteis para aquele ambiente. Manter no local de trabalho apenas o que você realmente precisa e usa, na quantidade certa.

Identificar e classificar materiais, móveis, equipamentos e ferramentas em duas categorias: necessários e desnecessários ao trabalho. O necessário deve ser guardado conforme a necessidade e o consumo.

Os recursos devem ser remanejados para onde são necessários. Isto inclui eliminar tarefas desnecessárias e desperdícios de recursos e uma utilização correta dos equipamentos para aumento do seu tempo de vida.

Não deve haver excessos de materiais, equipamentos ou ferramentas no local de trabalho. Devemos lembrar de manter somente o necessário ocupando espaço. Isso se aplica a todos os aspectos do ambiente do trabalho: mesas, gavetas, armários, etc.

Jogar fora o que ainda é aproveitável é desperdício. O material deveráser enviado à área de descarte que pode enviá-lo para onde énecessário.

Seiri – Organização – Lista de Verificação

Após a implantação devemos verificar se não esquecemos de nada, e podemos perguntar à equipe:

• Existem objetos que há um bom tempo foram guardados e até então ainda não foram utilizados, ou com freqüência de uso muito baixa?• Há coisas desnecessárias em seu local de trabalho?

• Todos os itens desnecessários estão separados, classificados, estocados e rotulados?

• A sujeira pesada foi removida?

• Existe desperdício que deva ser reduzido e/ou evitado?

• O sistema implantado impede novos acúmulos de objetos, equipamentos ou dados obsoletos?

• Todo o pessoal está treinado para manter a organização?

Seiri – Organização – Benefícios

Liberação de espaço para os mais variados objetivos

Diminuição de custos e estoques

Reaproveitamento de recursos materiais

Redução de acidentes

Eliminação de materiais e equipamentos fora de uso, como ferramentas, armários, prateleiras, etc.

Eliminação de sobressalentes fora de uso

Eliminação de dados e controles ultrapassados

Eliminação do tempo de procura

Seiton – Ordenação – Conceitos

Sentido literal: combinação ou arranjo de partes, dados, elementos ou peças seguindo algum princípio ou método racional.

Sentido no 5S: determinar o local para achar facilmente quando necessitar.

Procedimento: 1 - Definir arranjo físico da área de trabalho 2 - Padronizar nomes 3 - Guardar objetos semelhantes no mesmo lugar 4 - Usar rótulos e cores vivas para identificação 5 - Buscar comprometimento de todos na manutenção da ordem

Critérios:Uma boa prática para não errar a ordenação é buscar no trabalho sempre o conceito de que 1 é melhor. Ou seja: 1 ferramenta, 1 máquina, 1 formato, 1 arquivo, 1 horário definido para cada reunião,1 cópia de documento, 1 original.

Seiton – Ordenação – Como fazer

Agrupar as coisas necessárias, de acordo com a facilidade de acessá-las, levando em conta a freqüência lógica já praticada.

Seiton significa a arte de cada coisa em seu lugar para pronto uso. Refere-se à disposição dos objetos, comunicação visual e facilitação do fluxo de pessoas. Com isto há diminuição do cansaço físico, economia de tempo e facilitação na tomada de medidas emergenciais.

O primeiro passo é definir um lugar para as coisas. O segundo passo é definir como guardar as coisas. O terceiro passo é obedecer as regras.

Definir o layout (disposição) da sua áreaIdentificar materiais, arquivos e pastas com rótulosManter livres as áreas de circulaçãoGuardar materiais semelhantes no mesmo lugarCada coisa tem que ter nome - Dê nome a tudo!

Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. Nenhum item sem lugar definido, mesmo que alguém o esteja usando. Assim fica mais fácil de localizar as coisas. Devemos usar etiquetas em tudo que há no local de trabalho: nos arquivos eletrônicos, nas pastas, nos armários, nas ferramentas e materiais que utilizamos no dia-a-dia.

Seiton – Ordenação – Lista de Verificação

Após a implantação devemos verificar se não esquecemos de nada e podemos perguntar àequipe:

Há lugares definidos para todas as coisas?

Todos os objetos são identificados?

A facilidade de acesso aos objetos é proporcional à freqüência de sua utilização?

A identificação e a sinalização dos locais e objetos são facilmente compreendidas? Hádiferentes cores para facilitar a identificação?

Existe uma otimização dos recursos disponíveis?

Todo pessoal está treinado para manter a ordenação?

Observações:

Cuidado para não cometer exageros descartando aquilo

que é útil para o trabalho. Consulte sempre quem usa o item.

Deve-se ter muita atenção para não errar.

Seiton – Ordenação – Benefícios

Rapidez e facilidade na busca dos objetos e documentos

Facilidade de comunicação (todos sabem onde estão os objetos)

Economia de tempo e material

Redução de acidentes

Aumento de produtividade

Exercícios

Indique se é verdadeiro ou falso:

1 ( ) O 5S foi idealizado no Japão por Kaoru Ishikawa depois da primeira guerra mundial para melhorar o ambiente de trabalho nas fábricas que eram muito sujas.

2 ( ) O 5S é um programa de melhoria comportamental, cuja principal característica é a simplicidade.

3 ( ) Os objetos guardados há muito tempo devem ter um lugar de destaque.

4 ( ) Devemos manter no lugar de trabalho apenas o que realmente usamos.

5 ( ) Seiton significa a arte de cada coisa em seu lugar para pronto uso.

6 ( ) Pessoas que praticam estes conceitos não se tornam gerentes de si mesmas mas proporcionam uma grande melhoria para a organização.

7 ( ) A facilidade de acesso aos objetos deve ser proporcional à freqüência de sua utilização.8 ( ) Não devemos usar muito as etiquetas em tudo que há no local de trabalho: nas pastas, nos armários, nas ferramentas e materiais que utilizamos no dia-a-dia.

Resposta dos exercícios

Indique se é verdadeiro ou falso:

1 ( F ) O 5S foi idealizado no Japão por Kaoru Ishikawa depois da primeira guerra mundial para melhorar o ambiente de trabalho nas fábricas que eram muito sujas.

2 ( V ) O 5S é um programa de melhoria comportamental, cuja principal característica é a simplicidade.

3 ( F ) Os objetos guardados há muito tempo devem ter um lugar de destaque.

4 ( V ) Devemos manter no lugar de trabalho apenas o que realmente usamos.

5 ( V ) Seiton significa a arte de cada coisa em seu lugar para pronto uso.

6 ( F ) Pessoas que praticam estes conceitos não se tornam gerentes de si mesmas mas proporcionam uma grande melhoria para a organização.

7 ( V ) A facilidade de acesso aos objetos deve ser proporcional àfreqüência de sua utilização.8 ( F ) Não devemos usar muito as etiquetas em tudo que há no local de trabalho: nas pastas, nos armários, nas ferramentas e materiais que utilizamos no dia-a-dia.

Fim do Módulo 1