HOW TO PREPARE APPLICATION FOR

SUBMISSION

2nd Call of Proposals

Applicant seminar

Joint Technical Secretariat

KUIDAS ETTEVALMISTADATAOTLUST ESITAMISEKS

Teine taotlusvoor

Seminar toetuse taotlejatele

Ühine Tehniline Sekretariaat

WHEN?

Wednesday, 12 September, 2012

17:00

local time

3

MILLAL?

Kolmapäev, 12. september 2012

17:00

kohaliku aja järgi

4

How to apply

Documents to be completed – second phase – Application Form

5

DOWNLOAD FROM www.estlatrus.eu

How to apply kuidas taotleda

Documents to be completed – second phase – Application FormDokumendid täitmiseks – teine etapp – taotlusvorm

6

ALLA LAADIDA www.estlatrus.eu

HOW TO SUBMIT?

SINGLE APPLICATION

AND

7

IN PAPER VERSION:Hand-delivery

@

ELECTRONICALLY:By email as an attachment

KUIDAS ESITADA?

IGA TAOTLUS ERALDI

JA

8

PABERKANDJAL:Käsipostiga

@

ELEKTROONILISELT:E-postiga (manusena)

WHAT TO SUBMIT?

9

APPLICATION (2.2.5)

WAY OF SUBMISSION LANGUAGEIn paper Electronically

1. APPLICATION FORM ( includes 17 WORKSHEETS) ENG

2. Legal entity sheet ENG

3. Partnership Statement (s) ENG

4. Letters of Endorsement by the Associates ENG

SUPPORTING DOCUMENTS (LISTED IN THE DECISION LETTER )

1. Technical documentation * * IF ALLOWED BY NATIONAL

LEGISLATION

NATIONAL** * *MAY BE SUBMITTED IN

ESTONIAN, LATVIAN OR RUSSIAN

2. Pre-Feasibility study ENG

3. Statutes or Articles of Association * NATIONAL**

4. Registration Certificate, Value Added Tax payer’s certificate

* NATIONAL**

5. Financial and Operational reports * NATIONAL**

6. External audit report ** IF ALLOWED BY NATIONAL

LEGISLATION

NATIONAL**

7. Statement from the national tax authority * NATIONAL**

8. Original (signed) CVs ENG

MIS TULEB ESITADA?

10

TAOTLUS (2.2.5)

KUIDAS ESITADA KEELPaberkandjal Elektrooniliselt

1. TAOTLUSVORM ( koosneb 17-st TÖÖLEHEST) INGL.K.

2. Juriidilise isiku andmeleht INGL.K.

3. Partnerluskinnitus(ed) INGL.K.

4. Kaasatud osapoolte kinnituskirjad INGL.K.

LISADOKUMENDID (LOETLETUD OTSUSE TEATAVAKSTEGEMISE KIRJAS)

1. Tehniline dokumentatsioon * * KUI ONLUBATUD

SISERIIKLIKU SEADUSANDLUSEGA

RIIGIKEELES** * *VÕIB ESITADA EESTI, LÄTI VÕI

VENE KEELES

2. Eelteostatavusanalüüs INGL.K.

3. Põhimäärus või põhikiri * RIIGIKEELES**

4. Registreerimistunnistus, Käibemaksukohuslase reg. tunnistus

* RIIGIKEELES**

5. Finants- ja tegevusaruanded * RIIGIKEELES**

6. Välisaudiitori järeldusotsus ** KUI ONLUBATUD

SISERIIKLIKU SEADUSANDLUSEGA

RIIGIKEELES**

7. Riikliku maksuameti kinnitus * RIIGIKEELES**

8. CV-de originaalid (allkirjastatud) INGL.K.

HOW TO PREPARE THE APPLICATION IN PAPER VERSION?

ORIGINAL APPLICATION MUST BE:

Completed - all 17 WORKSHEETS as in Application Form, all documents

(or ANNEXES) as listed in Guidelines, originals as required (XVII

WORKSHEET is a checklist!);

Printed out - Application Form on A4 size paper (suggested both sided);

Signed - by authorised person or head of the organization– WORKSHEET XV;

Stamped - with official stamp (if available) - WORKSHEET XV;

Dated - date of signature - WORKSHEET XV;

Stitched together – each Application Form + Annexes either bound or stitched in such

a way that the pages cannot be replaced (the same apply for

the technical documentation stitched and numbered!);

Photocopies - copies of the original documents in the Application must be

photocopies certified as true by authorised person or head of the

organization or project partner organisation, they must show

legible stamps or signatures and dates;

11

KUIDAS ETTEVALMISTADA TAOTLUST PABERKANDJAL?

TAOTLUSE ORIGINAAL PEAB OLEMA:

Lõpule viidud - kõik 17 TÖÖLEHTE taotlusvormis, kõik dokumendid (või LISAD), mis on

loetletud juhendis, tuleb esitada originaalina (XVII TÖÖLEHT on kontroll-leht);

Väljaprinditud - taotlusvorm A4 formaadis paberil (soovitavalt mõlemale lehepoolele);

Allkirjastatud - organisatsiooni juhi või selleks volitatud isiku poolt – TÖÖLEHT XV;

Tembeldatud - ametliku templiga (kui kohaldatav) - TÖÖLEHT XV;

Varustatud kuupäevaga – allkirjastamise kuupäev - TÖÖLEHT XV;

Köidetuna – taotlusvorm + lisad kokkuköidetud või -õmmeldud nii, et taotluse lehti ei

saa välja vahetada (sama nõue kehtib ka tehnilise dokumentatsiooni kohta – köidetud

ja nummerdatud);

Valguskoopiad - originaaldokumentide koopiad peavad olema valguskoopiad, mille

õigsust on kinnitanud taotleja organisatsiooni volitatud isik või juht või

projektipartneri organisatsiooni juht ning millel on loetavad templid,

allkirjad ja kuupäevad;

12

HOW TO PREPARE THE ENVELOPE?

ONE ORIGINAL AND ONE COPY

OF THE PAPER VERSION IN ONE

ENVELOPE OR PARCEL

must bear the following sentences:

and

full name of the applicantand

address of the applicant

 

13

Application for Estonia-Latvia-Russia CBC Programme within ENPI 2007-2013. The Second Call for Proposals. Not to be opened before the opening

session

KUIDAS ETTEVALMISTADA ÜMBRIKUT?

ÜKS ORIGINAAL JA ÜKS KOOPIA

PABERVERSIOONIST ÜHES

ÜMBRIKUS VÕI POSTIPAKIS

millele tuleb teha järgmine märge:

ning

toetuse taotleja täisnimi ning

toetuse taotleja aadress

 

14

Application for Estonia-Latvia-Russia CBC Programme within ENPI 2007-2013. The Second Call for Proposals. Not to be opened before the opening

session

TAOTLUSE PABERVERSIOONI ESITAMISE ASUKOHAD

 

15

WHERE TO SUBMIT THE APPLICATION IN PAPER VERSION

TO ONE OF THE FOLLOWING ADDRESSES:

16

Joint Technical Secretariat

Joint Technical Secretariat Branch Office in Tartu, Estonia

Joint Technical Secretariat Branch Office in Jõhvi, Estonia

Joint Technical Secretariat Branch Office in St.Petersburg, Russia

Joint Technical Secretariat Branch Office in Pskov, Russia

Ausekļa Street 14-3 (3rd floor), LV-1010, Riga, Latvia

Sõbra 56 (5th floor), 51013 Tartu, Estonia

Pargi 27 (1st floor), 41537 Jõhvi, Estonia

14 Izmailovsky prospect, office 314 A, 316, St.Petersburg, 190005, Russia

Nekrasova Street 23, Pskov, 180001, Russia

KUHU ESITADA TAOTLUS PABERKANDJAL

ÜHELE ALLJÄRGNEVATEST AADRESSIDEST:

17

Ühine tehniline sekretariaat

Ühise tehnilise sekretariaadi Tartu haru-kontor, Eesti

Ühise tehnilise sekretariaadi Jõhvi haru-kontor, Eesti

Ühise tehnilise sekretariaadi Peterburi haru-kontor, Venemaa

Ühise tehnilise sekretariaadi Pihkva haru-kontor, Venemaa

Ausekļa Street 14-3 (3rd floor), LV-1010, Riga, Latvia

Sõbra 56 (5th floor), 51013 Tartu, Estonia

Pargi 27 (1st floor), 41537 Jõhvi, Estonia

14 Izmailovsky prospect, office 314 A, 316, St.Petersburg, 190005, Russia

Nekrasova Street 23, Pskov, 180001, Russia

HOW TO PREPARE THE APPLICATION ELECTRONICALLY?

REQUIREMENTS AND INFORMATION:

Completed - Electronic version of the Application Form as Excel (.xls) file must

be completed as required in Guidelines;

Saved as .pdf - only supporting documents has to be scanned and files saved as .pdf

Not exceed 30MB - size of the email message can not exceed 30MB. Application may be

divided in several e-mails;

Suggested ‘subject’ of the email - acronym of the Project;

E-mails are not opened - automatic reply, the e-mails are opened ONLY after the

deadline has passed;

= @ - electronic versions of the Application Form and Pre-Feasibility Study

sent by email must be exactly the same as those submitted in

paper version

18

KUIDAS ETTEVALMISTADA TAOTLUST ELEKTROONILISELT?

NÕUDED JA INFO:

Täidetud - Taotlusvormi elektrooniline versioon Excel (.xls) peab olema

täidetud vastavalt juhendis toodud nõuetele;

Salvestatud .pdf-s -.pdf-i tuleb skaneerida ja salvestada üksnes lisadokumendid;

Mitte suurem kui 30MB – mahupiirang e-posti teel saadetud kirjadele on 30MB. Taotluse

võib jagada mitme e-kirja vahel;

E-kirja soovituslik ‘teema’ – projekti akronüüm;

E-kirju ei avata - automaatvastus, e-kirjad avatakse ÜKSNES peale laekumistähtaja

möödumist;

= @ - elektrooniliselt esitatud taotlusvormi ja eelteostatavusanalüüsi versioonid

peavad olema täpselt vastavuses paberkandjal esitatud versiooniga

19

WHERE TO SUBMIT THE APPLICATION ELECTRONICALLY

AS ATTACHMENT to the address:

project@estlatrus.eu

The Example of Automatic reply :

20

Your email has been received on dd.Month2012 on hh:mm:ssThe message will not be opened before 13 September 2012.If you have questions about the Call for Proposals, pleasesend them to the email address info@estlatrus.eu

KUHU ESITADA TAOTLUS ELEKTROONILISELT

Kirja MANUSENA e-posti aadressile:

project@estlatrus.eu

Automaatvastuse näidis :

21

Your email has been received on dd.Month2012 on hh:mm:ssThe message will not be opened before 13 September 2012.If you have questions about the Call for Proposals, pleasesend them to the email address info@estlatrus.eu

SPECIFICATION OF THE DEADLINE

 

22

ELECTRONICALLY HAND DELIVERY

The Application must arrive! on 12 September, 2012 not later than midnight 23:59:59 - local time of the location of the server (Latvian time)

The deadline for receipt is as evidenced by the signed and dated Certificate of receipt, not later then 12 September, 2012, 17:00 local time of respective JTS /BO.

ATTENTION!

• Any Application arriving after the deadline will not be the subject for evaluation. • We kindly ask not to leave the sending of the Application close to the midnight - server might be overloaded and receiving may be delayed for unexpected reasons!

• Certificate of receipt receives deliverer/representative of courier service personally from the JTS/BO staff, who registrates the Application Envelope.

TÄIENDAVALT TÄHTAJAST

 

23

ELEKTROONILISELT KÄSIPOSTIGA

Taotlus peab jõudma! 12. septembril 2012 hiljemalt kl. 23:59:59 - kohaliku aja järgi vastavalt serveri asukohale (Läti aeg)

Laekumise tähtaega kinnitab allkirjastatud ja kuupäevaga varustatud kättesaamistõend - hiljemalt 12. septembriks 2012 kl 17:00 ÜTS või vastava harukontori kohaliku aja järgi.

TÄHELEPANU!

• Kõik pärast tähtaega esitatud taotlused lükatakse automaatselt tagasi. • Palume mitte esitada taotlusi viimasel hetkel vahetult enne keskööd - server võib olla ülekoormatud ning vastuvõtmine võib hilineda ettenägematutel põhjustel!

• Kättesaamistõendi saab esitaja/kullerteenuse osutaja isiklikult taotluse ümbriku registreerinud ÜTS/harukontori töötaja käest, kes ümbriku registreerib

CONTACTS

 JTS contacts

 Adress:

Ausekļa Street 14 -3 (3rd floor), LV-1010, Riga, Latvia

Phone: +371 6750 9520

E- mail: info@estlatrus.eu

www.estlatrus.eu

 24

KONTAKTID

 Ühise tehnilise sekretariaadi (ÜTS)

kontaktid 

Aadress: Ausekļa tänav 14 -3 (3. korrus), LV-1010, Riia, Läti

Tel.: +371 6750 9520

E- post: info@estlatrus.eu

www.estlatrus.eu

  25