18
Supplier Self Service (SUS) How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat) Supplier Relationship Management (SRM) Page 1 of 18 HOW TO UPDATE COMPANY INFORMATION SUPPLIER SELF SERVICE (SUS) USER GUIDE BAGAIMANA UNTUK KEMASKINI MAKLUMAT SYARIKAT PANDUAN PENGGUNA Table of Contents (Isi Kandungan) 1. How to Update Company Information in SUS Portal (Bagaimana Untuk Kemaskinikan Maklumat Syarikat di dalam Portal SUS) ....................................................................................................................................... 2 2. Accessing Supplier Self Service (SUS) Portal (Mengakses Portal Supplier Self Service (SUS)) ..................... 3 3. View Supplier Certificate (Melihat Sijil Pembekal) .................................................................................. 5 4. Update Product Categories (Mengemaskini Kategori Produk) ............................................................... 7 5. Update Company Information (Mengemaskini Maklumat Syarikat) ..................................................... 12 6. Update Bank Details (Mengemaskini Butiran Bank) ............................................................................. 13 7. Uploading Attachments & Entering Notes (Memuat naik Lampiran & Memasukkan Nota) ................. 15 8. Submit Changes (Hantar Perubahan) ................................................................................................... 17

HOW TO UPDATE COMPANY INFORMATION SUPPLIER SELF … · Supplier Self Service (SUS) How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat) Supplier Relationship

  • Upload
    others

  • View
    12

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: HOW TO UPDATE COMPANY INFORMATION SUPPLIER SELF … · Supplier Self Service (SUS) How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat) Supplier Relationship

Supplier Self Service (SUS)

How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 1 of 18

HOW TO UPDATE COMPANY INFORMATION

SUPPLIER SELF SERVICE (SUS)

USER GUIDE

BAGAIMANA UNTUK KEMASKINI MAKLUMAT SYARIKAT

PANDUAN PENGGUNA

Table of Contents (Isi Kandungan)

1. How to Update Company Information in SUS Portal (Bagaimana Untuk Kemaskinikan Maklumat Syarikat

di dalam Portal SUS) ....................................................................................................................................... 2

2. Accessing Supplier Self Service (SUS) Portal (Mengakses Portal Supplier Self Service (SUS)) ..................... 3

3. View Supplier Certificate (Melihat Sijil Pembekal) .................................................................................. 5

4. Update Product Categories (Mengemaskini Kategori Produk) ............................................................... 7

5. Update Company Information (Mengemaskini Maklumat Syarikat) ..................................................... 12

6. Update Bank Details (Mengemaskini Butiran Bank) ............................................................................. 13

7. Uploading Attachments & Entering Notes (Memuat naik Lampiran & Memasukkan Nota) ................. 15

8. Submit Changes (Hantar Perubahan) ................................................................................................... 17

Page 2: HOW TO UPDATE COMPANY INFORMATION SUPPLIER SELF … · Supplier Self Service (SUS) How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat) Supplier Relationship

Supplier Self Service (SUS)

How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 2 of 18

1. How to Update Company Information in SUS Portal (Bagaimana Untuk Kemaskini Maklumat

Syarikat di dalam Portal SUS)

1.1. This user guide will cover updating of Company Information in the Self Service Portal (SUS) Portal by

suppliers. The areas include:

Panduan Pengguna ini meliputi cara untuk mengemaskini maklumat Syarikat dalam Portal Supplier

Self Service (SUS) oleh Pembekal. Liputannya merangkumi:

1.1.1. View Supplier Certificate (melihat Sijil Pendaftaran Pembekal)

1.1.2. Update Product Categories (mengemaskini Kategori Produk)

1.1.3. Update Bank Details (mengemaskini maklumat Bank)

1.1.4. Update Company Information (mengemaskini maklumat Syarikat)

1.1.5. Uploading Attachments & Entering Notes (muat naik lampiran & memasukkan nota)

1.1.6. Submit Changes (menghantar perubahan)

Note: (Nota:)

Updating of Company Information can only be done using the Administrator User ID given to

suppliers. Other User IDs will not have the authorization to update the information.

Kemaskini Maklumat Syarikat hanya boleh dilakukan dengan menggunakan ID Pengguna

Pentadbir (Administrator) yang diberikan kepada pembekal. ID Pengguna lain tidak mempunyai

kebenaran untuk mengemaskinikan maklumat syarikat.

1.2. Suppliers can login to Supplier Self Service (SUS) Portal via TM Corporate website:

Layari portal Supplier Self Service (SUS) melalui web Korporat TM:

http://www.tm.com.my

Path:

Laluan:

BUSINESS - > Supplier Relationship Management - > SUS (Supplier Self Service) - > Existing Users

Or via URL:

atau melalui URL:

https://gems-srm.tm.com.my/irj/portal

Page 3: HOW TO UPDATE COMPANY INFORMATION SUPPLIER SELF … · Supplier Self Service (SUS) How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat) Supplier Relationship

Supplier Self Service (SUS)

How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 3 of 18

2. Accessing Supplier Self Service (SUS) Portal (Mengakses Portal Supplier Self Service (SUS))

Logon to Supplier Self Service (SUS) Portal via TM Corporate website:

Layari Portal Supplier Self Service (SUS) melalui web Korporat TM:

http://www.tm.com.my

Select: (Pilih:)

BUSINESS - > Supplier Relationship Management

Click on the link:

Klik pada pautan:

SUS (Supplier Self Service)

Then select:

Kemudian pilih:

Existing Users

Page 4: HOW TO UPDATE COMPANY INFORMATION SUPPLIER SELF … · Supplier Self Service (SUS) How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat) Supplier Relationship

Supplier Self Service (SUS)

How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 4 of 18

You will be directed to the Supplier Self Service (SUS) Portal as below:

Anda akan ditujukan ke Portal Supplier Self Service (SUS) seperti di bawah:

Enter the new User Name and Password to login to the SUS Portal.

Taipkan Nama Pengguna dan Kata Laluan untuk log masuk ke Portal SUS.

Once the User Name and Password has been entered and accepted, you will now have access to Supplier

Self-Service (SUS) Portal.

Sebaik saja Nama Pengguna dan Kata Laluan dimasukkan dan diterima, anda akan mendapat akses

(masuk) ke dalam Portal Supplier Self Servie (SUS)

Page 5: HOW TO UPDATE COMPANY INFORMATION SUPPLIER SELF … · Supplier Self Service (SUS) How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat) Supplier Relationship

Supplier Self Service (SUS)

How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 5 of 18

3. View Supplier Certificate (Melihat Sijil Pembekal)

3.1. Once suppliers complete new registration and pay the fee of RM150.00 or upon renewal payment of

RM100.00, the certificate of registration will be valid for two (2) years.

Sebaik saja Pembekal berdaftar baru dan membayar yuran RM150.00 atau pembayaran

pembaharuan pendaftaran sebanyak RM100.00, sijil pendaftaran akan dikeluarkan dan sahlaku

selama dua(2) tahun.

Click on Additional Company Data to access Supplier Information.

Klik pada Additional Company Data (Maklumat tambahan Syarikat) untuk mengakses Maklumat

Pembekal.

Page 6: HOW TO UPDATE COMPANY INFORMATION SUPPLIER SELF … · Supplier Self Service (SUS) How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat) Supplier Relationship

Supplier Self Service (SUS)

How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 6 of 18

The Additional Company Data will show all the information submitted by suppliers to TM.

Additional Company Data memaparkan semua maklumat yang telah dimasukkan dan dihantar oleh

Pembekal kepada TM.

Page 7: HOW TO UPDATE COMPANY INFORMATION SUPPLIER SELF … · Supplier Self Service (SUS) How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat) Supplier Relationship

Supplier Self Service (SUS)

How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 7 of 18

In the Supplier Registration tab, click on Generate Supplier Certificate to view Supplier Certificate.

Di dalam tab Supplier Registration, klik pada Generate Supplier Certificate untuk melihat sijil Pembekal.

Note: (Nota:)

The system will open a .pdf file of the certificate which supplier can print and save.

Sistem akan memaparkan sijil dalam format fail .pdf yang mana Pembekal boleh mencetaknya dan

juga boleh menyimpan fail .pdf itu ke dalam computer.

4. Update Product Categories (Mengemaskini Kategori Produk)

4.1. Suppliers may select as many Product Categories / Work Classification - ‘Kod Bidang’ related to the

area of expertise. There are no limitations as long as the Product Categories applied commensurate

with supply and work experience.

Pembekal boleh memilih seberapa banyak Kategori Produk / Klasifikasi Kerja – ‘Kod Bidang’

berkaitan dengan bidang kepakaran Pembekal. Tiada had selagi Kategori Produk yang dipohon

setimpal dengan pengalaman membekal dan kerja.

Note: (Nota:)

Certificates from Contractor Services Centre (PKK), Construction Industry Development Board

Malaysia (CIDB) and / or Ministry of Finance (MOF) relevant to the Product Categories selected are

to be uploaded as supporting documents.

Sijil-sijil dari Pusat Khidmat Kontraktor (PKK), Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan

Malaysia (CIDB) dan / atau Kementerian Kewangan (MOF), yang relevan dengan Kategori Produk

dipilih, hendaklah di muat naikkan sebagai dokumen sokongan.

In the Additional Company Data screen, scroll down to view the Product Category section.

Di dalam skrin Additional Companay Data , tatal kebawah untuk melihat seksyen Produk Kategori.

Page 8: HOW TO UPDATE COMPANY INFORMATION SUPPLIER SELF … · Supplier Self Service (SUS) How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat) Supplier Relationship

Supplier Self Service (SUS)

How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 8 of 18

The table will show the existing product categories registered for the supplier.

Jadual yang dipaparkan akan menunjukkan kategori produk yang telah didaftarkan bagi Pembekal itu.

Page 9: HOW TO UPDATE COMPANY INFORMATION SUPPLIER SELF … · Supplier Self Service (SUS) How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat) Supplier Relationship

Supplier Self Service (SUS)

How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 9 of 18

To add new categories, click on the Add New Category icon.

Untuk menambah kategori baru, klik pada ikon Add New Category (tambah kategori baru).

A new line highlighted in yellow will be added to the product category table with a tick at the add

column.

Satu barisan berwarna kuning akan ditambah dalam jadual kategori produk dengan tanda di

bawah kolum .

Click on the Category Description and a selection box will appear at the end.

Klik pada Category Description dan satu kotak pilihan akan muncul di hujung barisan.

Clicking on the selection box will open up a Product Category Search.

Klik pada kotak pilihan itu dan Product Category Search (carian kategori produk) akan terbuka.

Page 10: HOW TO UPDATE COMPANY INFORMATION SUPPLIER SELF … · Supplier Self Service (SUS) How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat) Supplier Relationship

Supplier Self Service (SUS)

How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 10 of 18

Search for a specific product category or leave the field blank and proceed to . A list will

appear of all the product categories in the system. Select the product category desired and then click OK.

Cari kategori produk yang dikehendaki atau tinggalkan ruang itu kosong dan terus ke . Satu

senarai akan terpapar menunjukkan kesemua kategori produk yang sedia ada dalam sistem. Pilih

kategori produk yang dikehendaki dan klik OK.

Once selected, the chosen product category will be updated in the table.

Setelah membuat pilihan, kategori produk yang dipilih akan dikemaskini di dalam jadual Pembekal.

Page 11: HOW TO UPDATE COMPANY INFORMATION SUPPLIER SELF … · Supplier Self Service (SUS) How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat) Supplier Relationship

Supplier Self Service (SUS)

How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 11 of 18

Proceed to upload attachments by referring to the Uploading Attachments & Entering Notes section of

this user guide.

Teruskan untuk memuat naikkan lampiran dengan merujuk kepada seksyen Uploading Attachments &

Entering Notes di dalam panduan pengguna ini.

Page 12: HOW TO UPDATE COMPANY INFORMATION SUPPLIER SELF … · Supplier Self Service (SUS) How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat) Supplier Relationship

Supplier Self Service (SUS)

How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 12 of 18

5. Update Company Information (Mengemaskini Maklumat Syarikat)

Updating Company Information can be done at three (3) tabs in the Additional Company Data.

Mengemaskini Makltumat Syarikat boleh dilakukan menggunakan tiga (3) tab dalam Additional

Company Data.

o Supplier Profile (Profil Pembekal)

o Company Type (Jenis Syarikat)

o Management Shareholder Info (Informasi Pemegang Saham Pengurusan)

Page 13: HOW TO UPDATE COMPANY INFORMATION SUPPLIER SELF … · Supplier Self Service (SUS) How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat) Supplier Relationship

Supplier Self Service (SUS)

How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 13 of 18

Note: (Nota:)

All fields marked with asterisk * are mandatory fields. Any changes in the Company Information

will require uploading of supporting documents.

Semua yang bertandakan asterisk * menunjukkan maklumat itu mandatori dan mesti diisi. Apa-

apa perubahan kepada maklumat syarikat mestilah di sertakan dengan memuat naikkan

dokumen-dokumen sokongan.

6. Update Bank Details (Mengemaskini Butiran Bank)

In the Additional Company Data, click on the Bank Details tab.

Dalam Additional Company Data, klik pada tab Bank Details.

The table will show the existing bank accounts registered for the supplier.

Jadual akan menunjukkan akaun bank yang telah didaftarkan untuk Pembekal.

To add new bank account, click on the Add New Bank Details icon.

Untuk menambah akaun bank baru, klik pada ikon Add New Bank Details

A new line highlighted in yellow will be added to the bank account table with a tick at the Add

column.

Satu barisan kuning baru akan ditambah dalam jadual akaun bank dan terdapat satu tanda dalam

kolum Add

Page 14: HOW TO UPDATE COMPANY INFORMATION SUPPLIER SELF … · Supplier Self Service (SUS) How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat) Supplier Relationship

Supplier Self Service (SUS)

How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 14 of 18

Click on each box to fill in the information. Alternatively, choose from the selection box by clicking on the

selection box which appears at the end. In the example below, click on the selection box at the end of

Bank Key.

Klik pada setiap kotak untuk mengisi maklumat. Sebagai alternatif, pilih dari kotak pilihan dengan klik

pada kotak pilihan yang muncul dihujung ruang itu. Dalam contoh di bawah, klik pada kotak pemilihan

pada hujung ruang Bank Key.

Clicking on the selection box will open up a Bank Key Search.

Klik pada kotak pemilihan akan membuka carian Bank Key

Search for a specific bank or leave the fields blank and proceed to . A list will appear of all

the banks in the system. Select the bank desired and then click OK.

Cari bank tertentu atau tinggalkan ia kosong teruskan ke . Kesemua bank-bank dalam

sistem akan tersenarai. Pilih bank yang dikehendaki dan kemudiannya klik OK.

Page 15: HOW TO UPDATE COMPANY INFORMATION SUPPLIER SELF … · Supplier Self Service (SUS) How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat) Supplier Relationship

Supplier Self Service (SUS)

How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 15 of 18

Once selected, the chosen bank will be updated in the table.

Setelah dipilih, bank yang dipilih akan dikemaskini di dalam jadual.

Key in the bank account number and the account holder name.

Taipkan nombor akaun bank dan nama pemegang akaun.

Once done, proceed to upload attachments by referring to the Uploading Attachments & Entering Notes

section of the user guide.

Setelah selesai, teruskan dengan memuat naik lampiran-lampiran dengan merujuk kepada seksyen

‘Uploading Attachments & Entering Notes’ (Memuat naik Lampiran & Memasukkan Nota) daripada

panduan pengguna.

7. Uploading Attachments & Entering Notes (Memuat naik Lampiran & Memasukkan Nota)

7.1. Any changes and / or updating of Company Information in the SUS Portal will require uploading of

supporting documents for approval by Procurement TM.

Sebarang perubahan dan/atau kemaskini ‘Company Information’ (Maklumat Syarikat) dalam Portal

SUS akan memerlukan dokumen-dokumen sokongan untuk dimuat naik bagi tujuan penglulusan

oleh TM Perolehan.

In the Additional Company Data screen, scroll down to view the Attachment and Notes section.

Dalam skrin ‘Additional Company Data’ (Data Syarikat Tambahan), tatal ke bawah untuk melihat seksyen

‘Attachment and Notes’ (Lampiran & Nota).

Page 16: HOW TO UPDATE COMPANY INFORMATION SUPPLIER SELF … · Supplier Self Service (SUS) How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat) Supplier Relationship

Supplier Self Service (SUS)

How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 16 of 18

The table will show the existing Attachments uploaded by / for the supplier.

Jadual tersebut akan menunjukkan Lapiran-lampiran sedia ada yang telah dimuat naik oleh / untuk

pembekal tersebut.

Page 17: HOW TO UPDATE COMPANY INFORMATION SUPPLIER SELF … · Supplier Self Service (SUS) How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat) Supplier Relationship

Supplier Self Service (SUS)

How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 17 of 18

To add new attachments, click on the Browse button.

Untuk menambah lampiran baru, klik pada butang ‘Browse’.

Select the file to be uploaded, then click on the Upload icon. Once the file is uploaded, it will appear in

the ‘To be Approved by Purchaser’ table on the right hand side column of the Attachments section.

Pilih fail untuk dimuat naik, kemudian klik pada ikon ‘Upload’ (Muat Naik). Setelah fail telah dimuat naik,

ia akan muncul dalam jadual ‘To be Approved by Purchaser’ (Untuk kelulusan oleh Pembeli) pada kolum

sebelah kanan dari seksyen ‘Attachments’ (Lampiran).

Suppliers have the option to enter notes to Procurement to inform the changes / updates done in the

portal.

Pembekal mempunyai pilihan untuk memasukkan nota kepada Perolehan untuk memaklumkan

perubahan tersebut / kemaskini yang telah dilakukan di dalam portal.

Simply type in the notes / message in the ‘Vendor Notes’ box.

Hanya taipkan nota/mesej tersebut di dalam kotak ‘Vendor Notes’ (Nota Vendor).

8. Submit Changes (Hantar Perubahan)

8.1. Once all the changes have been updated, suppliers can submit the changes to Procurement for

Approval.

Page 18: HOW TO UPDATE COMPANY INFORMATION SUPPLIER SELF … · Supplier Self Service (SUS) How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat) Supplier Relationship

Supplier Self Service (SUS)

How to update Company Information (Bagaimana untuk Kemaskini Maklumat Syarikat)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 18 of 18

Setelah semua perubahan dikemaskini, pembekal perlulah menghantar (melalui system SRM)

perubahan-perubahan tersebut kepada ‘Procurement’ (Perolehan) untuk mendapat kelulusan.

Click on the Submit Changes icon at the bottom of the screen.

Klik pada ikon ‘Submit Changes’ (Hantar Perubahan) pada bahagian bawah skrin.

Note (Nota):

System will give a message,

Sistem akan memberikan mesej,

Once the changes are submitted, the Profile Status will change from ‘Current’

Setelah kesemua perubahan dihantar, ‘Profile Status’ (Status Profil) akan berubah daripada ‘Current’

(Semasa)

To ‘Pending Approval’

Kepada ‘Pending Approval’ (Menunggu Kelulusan)