Stefanini - eSocial IMPACTO DO eSOCIAL – COMO SE PREPARAR

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Agenda

A Stefanini

O eSocial

Impactos do eSocial

Como se preparar

Como a Stefanini pode ajudar

Soluções

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A Stefanini IT

Empresa Brasileira de soluções em TI Implantação ERP ITO BPO Fábrica SW

Presença Global

30 países 68 cidades 76 escritórios 32 idiomas atendidos

+ 17.000 empregados globalmente

+ 1.400 projetos entregues em 2013

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Soluções em TI

O eSocial

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e-Social consiste na escrituração digital da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas a todo e qualquer vínculo trabalhista contratado no Brasil.

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SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL (Decreto Nº 6022/07 + Lei 8212/91)

Cronologia - SPED

ECD Contábil IN-RFB 787/07

EFD Fiscal

ICMS-IPI Convênio 143/06

EFD Contribuições

PIS PASEP

COFINS IN 1052/10

EFD SOCIAL

Informações Trabalhistas e

Previdenciárias JAN/2014

ECF

Ex. 2015

O eSocial é, até o momento, o mais complexo dos SPEDs

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eSocial – Motivação do Projeto

Números do Cenário Atual

R$ 4 bilhões lançados em 2012 de diferença Folha de pagamento x GFIP

R$ 2 bilhões levantados de FGTS sob ação fiscal

2,5 milhões de trabalhadores com vínculos extemporâneos incluídos no CNIS em 2012

30% dos trabalhadores autônomos na informalidade. Estudos apontam para 6 milhões de

empregados domésticos e apenas 1,5 milhão tem inclusão previdenciária

Valor superior à R$ 1 bilhão em fraudes e pagamentos indevidos de Seguro Desemprego e

Abono Salarial

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eSocial – Descontinuidade das Obrigações

A iniciativa vai eliminar e mudar a forma de envio de diversos arquivos mensais e anuais tais como:

Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à

Previdência Social

Cadastro Geral de Empregados e

Desempregados

CAGED

GFIP

Relação Anual de Informações Sociais

RAIS

Declaração do Imposto de Renda Retido na

Fonte

DIRF

Arquivos eletrônicos entregues à fiscalização

MANAD

Carteira de trabalho e Previdência Social

CTPS

Perfil Profissiográfico Previdenciário

PPP

Comunicação de Acidente do Trabalho

CAT

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eSocial - Entregas

Out/2014

Dados Iniciais

Nov/2014

Arquivos aleatórios

Dez/2014

Arquivos mensais

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eSocial – Cenário nas Empresas

30%

25%

13%

10%

9%

Em fase de estudos sobre o assunto para entender os impactos no negócio e ações necessárias

Criação de grupo de trabalho / participação em projeto piloto

Participação em cursos e palestras sobre o tema

Aguardando posicionamento do fornecedor de software

Empresa responsável pela Folha de Pagamento foi acionada para fazer as adequações necessárias

Fonte: www.conferenciaesocial.com.br

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eSocial – Cenário nas Empresas

Em sua empresa, quem será a área responsável pela organização das informações que serão requeridas pelo eSocial?

Departamento de recursos humanos [82%]

Diante da nova obrigação, com qual dos temas abaixo você acredita que sua empresa terá mais dificuldade de lidar?

Mudança cultural [41%]

Processos internos e governança [38%]

Sistemas [10%]

Diante da nova obrigação, com qual dos temas abaixo você acredita que sua empresa terá mais dificuldade de lidar?

Obtenção dos dados de diversas origens [62%]

Qualidade do conteúdo das informações [21%]

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eSocial – Principais Impactos

Folha

Fiscal, Medicina do Trabalho, Jurídico, RH

40%

60%

Conscientização da Empresa

Identificação de Riscos x Ação

Conflito de Papéis

Identificar Informações versus Sistemas

Saneamento de Cadastros

Qualidade das Informações

Integração com os sistemas

Treinamento

Monitoramento e Auditoria

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Projeto de eSocial

Não é um projeto de TI…

Não é um projeto de RH…

Não é simplesmente implantar uma solução sistêmica…

É um projeto de mudança cultural e de processos nas empresas.

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eSocial – Principais Impactos

Conscientização da companhia

Identificação de riscos x ação

Conflito de papéis

Identificar informações x sistema

Saneamento de dados cadastrais

Ajustes para armazenar novas informações

Informações em papel (fora da empresa)

Qualidade da informação

Padronização de rubricas / incidências

Integração entre sistemas

Implemenação da solução

Treinamento

Monitoramento e auditoria

PR

INC

IPA

IS I

MP

AC

TO

S

Descrição Cultura Processos Sistemas

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E-Social – Eventos por Área

Cadastramento de Rubricas

Cadastramento dos Vínculos

Cargos

Trabalho sem Vínculo

Processos Administrativos e Judiciais

Admissão

Férias

Afastamento

Desligamento

ASO – Atestado de Saúde Ocupacional

CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho

Processos Trabalhistas (2ª Fase)

Colaboradores Celetistas

Base de Cálculo da Contribuição

Remuneração de Múltiplos Vínculos

Serviços Prestados Cooperativas

Serviços Tomados Cooperativas

Eve

nto

s

Inic

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E

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s A

lea

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Eve

nto

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Me

nsa

is

RH Folha Fiscal Medicina Trabalho

Jurídico

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eSocial – Como se preparar

1 Revisão dos processos internos para mudança dos fluxos de informações.

3

5

2 Revisão das políticas internas para atender aos requisitos do eSocial.

6 Adequação das informações do cadastro de colaboradores.

7 Mitigar o risco de expor a empresa à autuação na consistência das obrigações acessórias.

Capacitação e conscientização dos usuários envolvidos no processo.

Os seus sistemas estão preparados para fornecer as informações ?

4 Atualização dos sistemas de origem das informações.

Como a Stefanini pode ajudar

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eSocial - Serviços e Soluções

Mapeamento, levantamento de Gaps de processos e de sistemas e recomendação de solução dos gaps levantados

Solução baseados na plataforma SAP com extração nativa de dados SAP ERP, RH, Folha, Saúde e Segurança (EH&S), e mensageria com o e-Social.

Solução multiplataforma consolidador das informações e mensageria com pré-validação e consistência dos dados antes do envio.

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Modelo de Trabalho

Análise dos

Processos

Levantamento dos GAPs

Mapeamento das

Informações

Instalação e Configuração da Solução

Testes (Unitários e Integrados)

GO-Live

Gestão de Mudança Organizacional

Gestão de Projeto

Mapear sistemas de origem Identificar dados exigidos nos arquivos do eSocial Mapeamento de Gaps e recomendação de tratativas

Identificar conformidade dos dados Identificar necessidade de saneamento de dados

Identificar conformidade dos dados Identificar necessidade de saneamento de dados

Instalar / parametrizar solução Testes Homologação da solução

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Metodologia Stefanini - eSocial Mapeamento

# Processo

01 Realizar-Exames

02Comunicar-Acidente-

Trabalho

03 Realizar-Admissão

04 Realizar-Admissão

05 Contratar-Serviços

06 Cadastrar Rubricas

07 Processar-Folha

08Realizar-Alteracao-

Cadastral

09Realizar-

Desligamento

10 Processar-Folha

11Realizar-

Desligamento

Dados cadastrais incorretos pode gerar

o bloqueio de recebimento conta FGTS

Probabilidade Impacto Ação

Baixo

Realizar homologação e pagamento

de rescisão sem ASO

Realização do desligamento e

homologação sem o ASO

Falta de recursos para realização dos

trabalhos

Devido à quantidade de informações, as

pessoas poderão ficar superalocadas

Não devolução de equipamentosDescligamentos fora do padrão podem

causar não devolução de equipamenros

Cadastro de Admissão anterior à

data de exame médico

A data de admissão não pode ser

anterior à data do exame médico.

Emissão de NF com lugar de

execução diferenrte do acordado

Fazer a prestação de serviços num lugar

e na NF inserir lugar diferente

Muito Alto Eliminar

Criação de nova rubrica sem

associação no eSocial

Após a criação de rubricas no sistema,

devem ser feitas as associação no FPWRisco Moderado Muito Alto Eliminar

Muito Alto

Alterações de funções, promoções,

entre outras atividades sem o ASO

Cadastro de CAT após o prazo legal

estipulado

Admissão de expatriados

Realizar a promoção ou troca de função

sem emissão de ASO

Envio de comuinicado do CAT após o

prazo legal de comunicação

A admissão não poderá ocorrer sem que

eles tenham os documentos exigidos

Risco Descrição Tipo

Risco

Muito Alto

Responsável

RH-Administração de

Pessoal

Eliminar RH-Administração de

Pessoal

Moderado Eliminar Compras

Risco

Risco

Risco

Alto Baixo Mitigar RH-Folha de Pagamento

Risco Alto

Eliminar Medicina do Trabalho

Eliminar

Alto

Alto Muito Alto

Alto

Moderado Baixo Mitigar

RH-Folha de Pagamento

Cadastro incorreto ou atraso nas

informações ao eSocial

Informações incorretas ou cadastros

errados requerem o reprocessamento

Alteração incorreta de dados

cadastrais

RH-Administração de

Pessoal

Risco Alto Muito Alto Eliminar RH-Folha de Pagamento

Risco Baixo Baixo Mitigar

RH-Folha de Pagamento

Risco Moderado Moderado Mitigar RH-Administração de

Pessoal

Risco

Listagem de Riscos

RH-Administração de

Pessoal Risco

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Metodologia Stefanini - eSocial Mapeamento

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Metodologia Stefanini - eSocial Mapeamento

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Solução SAP – Visão Geral

SAP Envio XML

Retorno XML

Web Service

Legado Saúde e

Segurança Jurídico

Trabalhista

Folha

Identificação eventos Consolidar dados de eventos Geração de arquivos Transmissão / validação – arquivos de eventos

Assinatura XML Conteúdo XI Transformação XML Fiscal Planilhas

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Solução Thomson Reuters – Visão Geral

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Solução Thomson Reuters - Compliance

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Mesagem Final !

“Não espere a definição final do Governo sobre o e-Social para iniciar o projeto de implantação”

“Estabeleça uma comissão multi-diciplinar para tratar os impactos dentro da sua organização”

“Trabalho de Gestão de Mudanças Organizacionais é fundamental”

“Não subestime o impacto do eSocial”

Hugo Matsuda Executivo de Soluções

hmatsuda@stefanini.com