Huong Dan Bao Cao Ton Kho Hp_20131131

Hướng Dẫn Đại Lý Sử Dụng ASPENOct 2013 / Hewlett-Packard

Nội Dung•Tại sao phải báo cáo cho HP?

•Chuẩn bị báo cáo

•Gửi báo cáo cho HP

•Xem lại báo cáo

•Gửi lại báo cáo

•Quản lý hồ sơ cá nhân

•Liên hệ với nhóm hỗ trợ

Tại sao phải báo cáo cho HP?• HP luôn quan tâm đến các đối tác chiến lược của HP vì đây là nguồn doanh

số chính của HP.

• Cần biết được thực trạng kinh doanh của Đại lý là yếu tố quan trọng để HP và Đại lý cùng nhau vạch ra những mục tiêu trong tương lai. HP hỗ trợ Đại lý để đạt được những mục tiêu kinh doanh này dựa vào những thông tin chính xác của Đại lý về báo cáo hàng mua vào, bán ra và tồn kho.

• HP dùng các thông tin mua bán hàng hóa của Đại lý để đem lại các quyền lợi cụ thể cho Đại lý thông qua các chương trình thưởng và hỗ trợ.

Tại sao phải báo cáo cho HP?

Nhập hàng

Tồn kho

Bán hàng

Đại lý HP

Báo cáo ASPEN

Chương trình ưu đãi

Khiếu nại

Trả thưởng

Kế họach kinh doanh

Báo cáoASPEN

Chuẩn bị báo cáoLàm thế nào để chuẩn bị một báo cáo cho HP

Chuẩn bị báo cáoĐại lý báo cáo những thông tin sau cho HP

Dữ liệu Yêu cầu Diễn giải

Location ID Bắt buộc Đây là địa chỉ ID của Đại lý (Ví dụ: 2-CX4-R2). Địa chỉ ID có thể là địa chỉ chính của công ty hoặc là chi nhánh.

Location Name Bắt buộc Đây là tên gọi công ty của Đại lý bằng tiếng Anh . Tên công ty có thể là tên của công ty chính hoặc là tên gọi của chi nhánh

Product Number (SKU) Bắt buộcMã sản phẩm HP/Mẩu mã HP (Ví dụ : LQ404PA)-Nếu có thể, báo cáo thêm mã lựa chọn sản phẩm.(giống như: #AAA)- không đặt thêm bất cứ kí tự nào trước hoặc sau mã sàn phẩm (giống như: HP-)

Product Name (SKU) Tùy chọn Tên của sản phẩm HP

Sales Out Qty Bắt buộc Số lượng sản phẩm HP mà Đại lý bán được đến khách hàng là người dùng cuối.

Inventory Qty Bắt buộcSố lượng sản phẩm HP đang nằm trong kho của Đại lý tại thời điểm cuối cùng của ngày báo cáo/tuần báo cáo. Số lượng này bao gồm cả hàng Demo, hàng ký gửi, hàng đã bán cho khách hàng nhưng chưa được giao

Sell In Qty Tùy chọn Số lượng mà Đại lý nhập từ HP hoặc từ nhà phân phối

Chuẩn bị báo cáoĐại lý phải báo cáo theo đúng định dạng của HP giống như sau.

Location ID

Location Name

Product Number (SKU) Product Name (SKU) Sales Out

QtyInventory

Qty Sell In Qty

2-xxx-xxx ABC Ltd.Co LQ404PA HP DM1-3015AU 1

2-xxx-xxx ABC Ltd.Co CE861A HP Color LaserJet CM1415 1


2-xxx-xxx ABC Ltd.Co AY729AA HP CQ4188TW/AY729AA 桌電 CQ4188 2



Định dạng mẫu

File báo cáo phải là định dạng excel (.xls hoặc .xlxs)

Chuẩn bị báo cáoKhông được thay đổi tiêu đề của các cột.

Các câu chữ trong các cột phải luôn luôn giống như dưới đây. Đại lý không được phép thay đổi bất kỳ câu chữ nào.

Location ID

Location Name


QtyInventory

Qty Sell In Qty







Chuẩn bị báo cáoĐể trống nếu không có dữ liệu báo cáo.

Không được điền vào bất kỳ câu chữ (ví dụ: “0” hoặc “-”) vào các ô này nếu như không có dữ liệu.

Location ID

Location Name


QtyInventory

Qty Sell In Qty







Tần số báo cáoKhi nào thì báo cáo cho HP

Khi nào thì báo cáo cho HPĐại lý được yêu cầu báo cáo cho HP trong thời gian sau đây:

Thời gian báo cáo Mô tả

Báo cáo tuần- Đại lý gửi báo cáo vào ngày thứ hai (Trể nhất là Thứ 3) trước 16 giờ (Múi giờ Singapore) cho

tuần trước đó.- Nếu như Thứ 3 rơi vào ngày nghỉ Lễ, thì ngày đầu tiên sau ngày nghỉ Lễ sẽ là thời hạn để gửi

báo cáo.

Báo cáo lại

Trong trường hợp bản báo cáo đầu tiên bị lỗi, Đại lý có thể gửi lại một báo cáo chính xác khác. Gửi lại báo cáo thì - Trước ngày làm việc thứ 5 của tháng tiếp theo- Bất kỳ báo cáo nào gửi lại sau 5 ngày làm việc đều phải có sự chấp thuận đặc biệt của HP.

Khi nào báo cáo cho HPNgày báo cáo ví dụ (không có phân ra báo cáo tháng):Sun Mon Tue Wed Thu Fri Sat

30 31 1 2 3 4 5

6 7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18 19

20 21 22 23 24 25 26

27 28 29 30 31 1 2

3 4 5 6 7 8 9

Sun Mon Tue Wed Thu Fri Sat

30 31 1 2 3 4 5

6 7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18 19

20 21 22 23 24 25 26

27 28 29 30 31 1 2

3 4 5 6 7 8 9


30 31 1 2 3 4 5

6 7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18 19

20 21 22 23 24 25 26

27 28 29 30 31 1 2

3 4 5 6 7 8 9


30 31 1 2 3 4 5

6 7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18 19

20 21 22 23 24 25 26

27 28 29 30 31 1 2

3 4 5 6 7 8 9


30 31 1 2 3 4 5

6 7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18 19

20 21 22 23 24 25 26

27 28 29 30 31 1 2

3 4 5 6 7 8 9

• Ngày màu xanh : Khỏang thời gian báo cáo• Ngày màu đỏ: Ngày báo cáo

Báo cáo cho HPLàm thế nào để gửi báo cáo cho HP

Trước khi gửi báo cáo cho HP

• Nếu có câu trả lời nào là “không” trong list danh sách trên, vui lòng liên hệ với nhóm hỗ trợ ASPEN.

Danh sách Có KhôngTôi được sự chấp thuận của HP để gửi báo cáo hàng tuần thông qua HP Partner Portal.

Tôi biết PRM ID của công ty (hoặc Partner PRO ID).

Tôi có ID và mật khẩu để đăng nhập vào HP Partner Portal

Vui lòng kiểm tra danh sách bên dưới để chắc chắn rằng bạn đã sẵn sàng để bắt đầu báo cáo HP

Reporting to HP• Dưới đây là 3 bước đơn giản để gửi một báo cáo cho HP. Nhấp chuột

vào mỗi chủ đề để xem thông tin chi tiết của mỗi bước.

1. Truy cập vào ASPEN thông qua HP Partner Portal

2. Upload báo cáo

3. Nhận email xác nhận

Nếu bạn không có tài khỏan truy cập vào HP Partner Portal, vui lòng liên hệ với Đại diện bán hàng của HP

Đăng nhập ASPEN• Sử dụng ID và mật khẩu, đăng nhập vào HP Partner Portal

(http://www.hp.com/partners/ap)

• Nhấp chuột vào “ASPEN” dưới thẻ Reporting hoặc Sale Tools, sau đó click “Access Now”

Gửi lên một báo cáo

• Một khi bạn đã vào ASPEN, nhấp chuột vào “Upload Reports” ở phía bên trái màn hình

• Nhấp chuột vào nút “Browse” và chọn file báo cáo mà bạn muốn gửi dưới định dạng excel (xls hoặc xlxs)

• Nhấp chuột vào nút “Upload”

• Phải đảm bảo việc upload báo cáo của bạn

được thành công.

Nhận Email xác nhận

• Một khi tập tin báo cáo của bạn được xử lý bởi ASPEN, nó sẽ gửi cho bạn một email xác nhận.

• Nếu báo cáo của bạn có bất kỳ vấn đề gì, các email sẽ hiển thị thông báo cảnh báo

• Nếu có bất kỳ cảnh báo nào bạn không hiểu, bạn có thể liên hệ với nhóm hỗ trợ bằng email. Thông báo cảnh

báo

Xem chi tiết báo cáoTruy nhập vào báo cáo của bạn

Xem chi tiết báo cáo

• Với “View Reports”, bạn có thể xem chi tiết báo cáo hiện tại và quá khứ.

• Để truy cập vào các báo cáo chi tiết của bạn, nhấp chuột vào “View Reports” ở phía bên trái màn hình.

Xem chi tiết báo cáo

1. Tìm kiếm các báo cáo trong một khoảng thời gian cụ thể (* có thể xem được từ 3 tháng trước đó)

2. Nhấp chuột vào đường link để xem lại báo cáo mà bạn đã gửi

3. Nhấp chuột vào đường link để gửi lại báo cáo

1

2 3

Gửi lại báo cáoGửi lại một báo cáo đã được chỉnh sửa

Gửi lại báo cáo•Bạn có thể gửi lại các báo cáo nếu bạn tìm thấy bất kỳ dữ

liệu nào không chính xác mà bạn đã gửi trước đó. Tuy nhiên, việc gửi lại báo cáo sẽ có thể dẫnđến việc Đại lý bị phạt do lỗi báo cáo trể

•Nếu bạn gửi lại báo cáo mà báo cáo đó nằm trong tháng mà bạn đang báo cáo thì không cần thông qua bất kỳ sự chấp thuận nào từ HP.

•Đối với những báo cáo quá 3 tháng, bạn không thể gửi lại báo cáo nếu như khôngcó sự chấp thuận của HP.

Gửi lại báo cáo1. Để gửi lại báo cáo, bạn click vào các biểu

tượng dưới thanh “Submit Report” tương ứng với thời gian mà bạn muốn báo cáo lại

2. Gõ vào lý do bạn cần gửi lại báo cáo và upload báo cáo.

3. HP sẽ xem xét và xử lý các tập tin của bạn nếu như việc gửi lại báo cáo của bạn được chấp thuận

123

1

23

Quản Lý Hồ Sơ Cá NhânThiết lập các thông tin liên lạc mới nhất

Quản Lý Hồ Sơ Cá Nhân

•Bạn có thể xem thông tin của công ty mình thông qua “My Profile” ở phía bên trái màn hình.

Quản Lý Hồ Sơ Cá Nhân

•Bạn có thể cập nhật chi tiết thông tin liên hệ.

•Người liên hệ

•Số điện thọai liên hệ

•Địa chỉ email

Có thể chỉnh sửa

Liên Hệ Hỗ TrợNhận hỗ trợ từ nhóm hỗ trợ

Liên Hệ Hỗ Trợ

• Nếu bạn có bất kỳ vấn đề hoặc câu hỏi về việc sử dụng ASPEN, bạn có thể liên hệ với nhóm hỗ trợ.

Documents

Huong Dan Bao Cao Ton Kho Hp_20131131