iDex Group 2005 - 2010Золотой сертифицированный партнер компании «1C-

Битрикс»

Специфика внедрения . Корпоративного портала

Управление знаниями и коммуникациями в компании

Впрезентации

Как возможно организовать внедрение Корпоративного портала в соответствии с вашим масштабом бизнеса и его спецификой? 

Запуская проект по внедрению корпоративного портала, отталкивайтесь от задач и потребностей именно вашей компании.

Для этого, в ходе семинара будут рассмотрены вопросы подготовительной стадии проекта, сбора информации, описания необходимых потребностей и существующих «мягких» методик внедрения. 

Корпоративныйпортал

Система обмена информацией внутри компании, созданная для систематизации, хранения, обработки и поиска данных с возможностью коллективной работы и корпоративных коммуникаций

Внедрение

«Сверху-вниз» Формализованные цели и критерии

внедрения сервисов «Открытое»

Предоставление сервисов для свободного и открытого использования сотрудниками компании

1 - Внедрение С БитриксКП

Формализованное внедрение с разработкой необходимых бизнес процессов и сервисов на первом этапе

Обычно заказная разработка всего цикла внедрения (от 100-300 сотрудников)

Быстрое внедрение с типовыми готовыми сервисами продукта

Быстрое внедрение типового решения (любое количество, обычно до 50 сотрудников)

Дальнейший консалтинг

Успешноевнедрениепроекта

Что такое «успешное»? Необходимы критерии Для критериев необходимо

определиться с целями и сроками проекта

Кто устанавливает цели и сроки? Лицо принимающее решение о

внедрении

?Умеемлиставитьцели

«В целях усиления борьбы с вредителями Министерство сельского

хозяйства Китая объявило, что за каждую сданную саранчу будет

выплачен 1 юань. Теперь все крестьяне разводят

саранчу...»

Умныецелиизадачи

Цели и задачи основанные на приведенных критериях, называют умными (от аббревиатуры SMART образованной английскими словами):

конкретный (specific);

измеримый

(measurable);

достижимый

(attainable);

значимый (relevant);

соотносимый с

конкретным сроком

(time-bounded)

Примерцели

• Автоматизировать работу в ИТ-отделе компании по постановке задач и работе с обращениями сотрудников компании с использованием модулей Корпоративного портала к 01.11.2010

Критерий: Все обращения и постановка задач проводятся через Корпоративный портал

Функциональныевозможности

Наличие готовых сервисов помогает определяться с необходимыми сервисами именно для Вашей компании

Техническая поддержка Структура компании Бизнес-процессы Форум Общее и групповое хранение документов …

Помощь и консультирование партнерами для правильного выбора необходимых сервисов

Подготовительнаястадия

Бизнес аналитика и работа с бизнес-процессами: Проведение интервью Анкетирование Изучение документооборота Наблюдение за происходящими процессами

Вопросы для формирования бизнес-процесса: Какая информация и в каком виде поступает к

данному сотруднику и от кого? Что он с этой информацией делает? Кому передается результат? Что нужно для выполнения операции? Уточняющие вопросы по операциям Проблемы по операциям и возможные решения

Результатыподготовительнойстадии

iDex Group

УправлениезнаниямиЕсли вы не являетесь частью решения, значит вы являетесь частью проблемы.

Отпроцессовкзнаниям Типовые и Легко Повторяемые Процессы

(The Easily Repeatable Process (ERP)) –

Процессы управления ресурсами – человеческими (наем, увольнение, зарплата и т.д.) и продуктами (поставки, дистрибуция, производство). Такие системы выходят под разными аббревиатурами: ERP, SCM, PLM, SRM, CRM и др.

«Плохо» или Едва Повторяемые ПроцессыThe Barely Repeatable Process (BRP) –

Не входящие в ERP процессы, которым служащие посвящают большую часть своего рабочего дня. Такие процессы часто запускаются с использованием e-mail, телефонного звонка, разговора. При этом затраченные время и усилия значительно больше чем в случае с ERP. Такие современные системы часто называют Enterprise 2.0

Знания Знания (Knowledge) — необходимая людям информация,

используемая ими по определенным правилам и в соответствии с определенными процедурами и с учетом отношения (понимание, одобрение, игнорирование, согласие, отрицание и т. д.) людей к этой информации

Явные знания (Формализованные, Explicit Knowledge) — знания, содержащиеся в письмах, докладах, отчетах и т. д., те знания, которые можно документировать, отобразить в виде документов; около 20% знаний в сообществе/компании можно формализовать.

Неявные знания (Неформальные, Tacit Knowledge) — знания, которые трудно или невозможно формализовать; интуитивные знания, ощущения, впечатления, мнения; около 80% всех знаний сообщества; эти знания остаются у членов сообщества/сотрудников компании, если они покидают сообщество или компанию.

( )Управлениезнаниями УЗ Управление знаниями (Knowledge Management) — процесс

создания условий для выявления, сохранения и эффективного использования знаний и информации в сообществе. Стратегия, направленная на предоставление вовремя нужных знаний тем членам сообщества, которым эти знания необходимы для того, чтобы повысить эффективность деятельности сообщества.

Инструменты управления знаниями (Knowledge Tools) — совокупность технологических решений для выявления, хранения, передачи, структуризации, обработки, и проведения других операций со знаниями и информацией, если это необходимо для эффективной деятельности сообщества; совокупность организационных методов и решений, позволяющих создать условия для эффективного обмена знаниями и информацией.

Обмен знаниями (Knowledge Sharing) — процесс постоянной циркуляции знаний в сообществе, осуществляемый различными способами, по определенным правилам и согласно определенным процедурам с использованием технологических решений и/или при помощи организационных методов.

Менеджментзнаний

Менеджмент на основе знаний – целенаправленная организация деятельности всей компании, где знания рассматриваются, как главный стратегический фактор успеха.

Конкурентное преимущество обеспечивается за счет использования системы управления знаниями, тогда компания понимает, какая же информация у нее есть, где она лежит, где и когда её применять!

ЗадачиУЗ

Вопрос использования технологий для УЗ, или обмена неформальными знаниями на собраниях, во время различных мероприятий, в сообществах или кулуарах, зависит от тех задач, которые мы собираемся решать с помощью УЗ. Если мы планируем вводить новые продукты,

если нам необходимо быстро генерировать новые идеи — тогда меньше технологий, больше неформального общения!

Если мы придерживаемся типовых процессов, хотим наладить взаимодействие внутри отделов, опираемся на свой прошлый опыт — тогда используем сервисы Бизнес-процессов, сохраняем и обрабатываем информацию!

Использованиезнаний

Если информация в хаосе и не структурирована, как мы можем её использовать?

«Недостаток структуры, а не количество информации является причиной растущей невозможности справиться с информацией сегодня» (Конингер и Яновец).

Мы управляем знаниями (сохраняем, структурируем, обрабатываем) для того, чтобы воспользоваться ими вновь, а не из «чистой любви» к этому процессу!

Один разговор с умным человеком может стоить месяцев штудирования книг. (Поговорка)

Примерысервисов структурированияинформации

Единый справочник сотрудников компании Личный кабинет сотрудника с расширенными

возможностями (персональные документы, фото-видеоматериалы, блог, личный календарь и др.)

Быстрый поиск информации, в том числе о сотруднике (по алфавиту, по структуре, по параметрам)

Визуальное представление структуры компании, которое формируется автоматически

Официальные новостные ленты (приказы, распоряжения, правила)

Библиотеки офисных документов с коллективным доступом и возможностью работы через браузер и Проводник (сетевые диски)

Хранениеикоммуникации

Есть много примеров из практики, когда вдруг принято решение сохранять, например, отчеты о командировках своих сотрудников в специально разработанной отдельной базе данных.

Возможно ли вспомнить окончание такого проекта? Часто даже сохраненная информация остается в ней навсегда, никем не используемая.

Почему никто не использует такую информацию?

Для успешной деятельности компании и отдельно взятого сотрудника такие знания не имеют ценности — следовательно, и их сохранение не имеет практического смысла.

Хранениеикоммуникации

А Вы бы приняли участие, например, в онлайн форуме, с обсуждением и разработкой новой стратегии Вашей компании на рынке (особенно если за лучшие идеи можно было бы получить мотивационный приз)?

Скорее всего, вы бы охотно высказали ваши идеи в дискуссии (форуме), если бы ваше мнение могло повлиять на развитие бизнеса компании.

Одним словом, нужно сохранять только те знания, которые реально нужны для успеха компании.

Корпоративныекоммуникации 1 - в С БитриксКП

Организация обсуждений в рабочих группах с общими календарями, задачами, отчетами, библиотеками файлов документов

Встроенный сервис для обмена мгновенными сообщениями между сотрудниками

Видеоконференции и видеозвонки для совещаний с сотрудниками удаленных офисов и переговоров с клиентами

Технология Send&Save – переписка сотрудников по электронной почте дублируется на портале, архивируется по темам и индексируется внутренней системой поиска

Загруженность

Есть мнение, что сотрудники и так перегружены, чтобы затрачивать свое время на дополнительные процессы или УЗ.

Возможно, что сотрудники перегружены оттого, что расходуют много времени на поиск нужных им знаний (до половины рабочего времени), и не знают, у кого из коллег имеется опыт в решении подобных задач и не умеют воспользоваться даже известными им ресурсами?

Т.е. сотрудники ищут ответы на вопросы вместо того, чтобы ответить на них один раз.

Нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет ничего более трудного, чем быть результативным. (Ален Маккензи)

Вовлечениеимотивациясотрудников Кто должен принимать участие в процессах УЗ,

наиболее компетентные сотрудники (эксперты) компании?

В таком случае насколько мы уверены, что остальные сотрудники не обладает теми знаниями и опытом, которые окажутся бесценным для компании через неделю?

Если сотрудники не будут вовлечены в процессы УЗ, они почувствуют, что их знания остаются невостребованными. Часто случается, что именно эти сотрудники покидают компанию.

Нельзяобъятьнеобъятное

Это сложно Если задачу можно решить, то не надо

тревожиться. А если нельзя решить, то тревожиться бесполезно. (Тибет)

Для успешного внедрения УЗ формулировка цели должна быть очевидной:

Управление знаниями — это создание таких условий, при которых накопленные знания и опыт эффективно используются для выполнения важных для компании задач в необходимом на данном этапе объеме.

?Чтожеделать

Когда вы слышите что-то, вы это забудете.

Когда вы видите и слышите что-то, вы это запомните.

Но до тех пор, пока вы не сделаете что-нибудь, вы этого не поймёте. (Старая китайская пословица)

, Рекомендации начатьидвигаться Подготовительная стадия

Определите наиболее интересные и вовлекающие сервисы

Быстрое внедрение Минимальные временные затраты на первое внедрение

Получение опыта работы Вырабатывайте привычку постепенно Поощряйте и мотивируйте

Наращивание функциональных и сервисных возможностей

Развивайте наиболее необходимые сервисы

Желательно сводить стадии к минимуму временных затрат на внедрение

. Т Эллиот

В погоне за знаниями мы утратили мудрость

Короткоонас

Оказываем широкий спектр услуг связанных с разработкой Интернет и Интранет решений.

Индивидуальный подход к каждому клиенту. Предлагаем как эксклюзивные так и типовые решения.

В сфере интернет разработок команда работает более 10 лет, под брендом iDex Group существует с 2005 года.

?Вопросы

!Спасибозавнимание

Георгий Иванян, Руководитель интернет направления

iDex Group www.idexgroup.ru