I nformática III - esap.edu.co · 11 I nformática III La estructura de cada unidad del módulo correspon-de a una breve introducción, objetivos, plan de con-tenido y una estrategia

I nformática III

JOSE MIGUEL CUBILLOS MUNCA

Escuela Superior de Administración PúblicaPrograma de Administración

Pública Territorial Núcleo

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Escuela Superior de Administración Pública

DirectorGUIDO ECHEVERRI PIEDRAHITA

Subdirectora AcadémicaANGELA MARÍA MEJÍA URIBE

Decana Facultad de Ciencias Políticas y AdministrativasMARÍA MAGDALENA FORERO MORENO

Jefe Departamento de PregradoELBA ROJAS DE CASTILLO

Coordinador de A.P.T.ISABEL CRISTINA GARCÍA CHAGUENDO

RevisiónOtoniel Gómez Jaime

Coordinación EditorialRoberto Alejandro Rubiano Vanegas

Revisión y Concepto TécnicoTeresa González Velázquez

Concepto Gráfico y DiagramaciónJulio César Cárdenas Rozo ...Juc@ro

Fotomecánica y MontajeWilliam Gabriel Castillo Jiménez

ImpresiónLuis Argemiro Forero Triana

AcabadosGrupo de Artes Gráficas e Impresos, ESAP

© Escuela Superior de Administración Pública© José Miguel Cubillos Munca

Bogotá D.C., enero de 2004Impreso en ColombiaPrinted in Colombia

resentaciónP

Este documento forma parte integral del conjuntode módulos preparados por la Escuela Superior deAdministración Pública con el fin de desarrollar suPrograma de Administración Pública Territorial enla modalidad de Educación a Distancia.

De acuerdo con los criterios orientadores de estametodología y del Programa, el módulo: Informá-tica III, busca convertirse en la herramienta fun-damental y básica mediante la cual el estudiante deesta modalidad adquiere de manera autónoma losconocimientos y habilidades exigidas dentro de losestándares de calidad establecidos para la Educa-ción Superior hoy.

En todo proceso educativo el estudiante es el actorprincipal. En la Educación a Distancia, además, elestudiante es el responsable fundamental del pro-ceso, es quién hace uso de su tiempo, capacidad ydisciplina en el desarrollo de las actividades tendien-tes a la adquisición del conocimiento. La entidadeducativa, por su parte, ofrece y pone a su disposi-ción los instrumentos que acompañan el proceso

de autoaprendizaje, así como los tutores que reorien-tan el proceso académico - administrativo que le dansoporte al Programa en su conjunto.

Como entidad educativa que desarrolla programasbajo la modalidad a distancia, la ESAP presenta estosmódulos a sus estudiantes y tutores para que de unamanera coordinada, didáctica, pedagógica y creativalos utilicen en su interacción académica hacia el logrode los objetivos de formación del Programa, y paraque de forma constructiva realicen sus aportes parael mejoramiento de los mismos.

Cada módulo debe ser asumido como un actor másdel proceso educativo y, por ende, como sujeto acti-vo del permanente proceso de autoevaluación queimplica la búsqueda continua de la calidad académi-ca.

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1 Software para Gestión de Proyectos en Colombia

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Informática III

Núcleo

Fundamentación

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Informática III

Del Núcleo

Fundamentación

El Programa de Administración Pública Territorial estáconformado por nueve núcleos temáticos, uno de loscuales es el de Fundamentación. Su intencionalidades que el estudiante adquiera formación y aprendiza-je en algunas de las disciplinas relacionadas con laadministración pública, que permitirán al adminis-trador público territorial contar con herramientas detrabajo tanto para el desarrollo de la gestión adminis-trativa, como para adelantar labores investigativasdentro de la administración pública.

El núcleo temático de Fundamentación está integra-do por los siguientes módulos:

• Matemática I.• Informática I.• Matemática II.• Informática II.• Informática III.• Estadística I.• Estadística II.• Matemática Financiera.

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Informática III

Introducción

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Informática III

La estructura de cada unidad del módulo correspon-de a una breve introducción, objetivos, plan de con-tenido y una estrategia metodológica propuesta. Luegose presentan lectura y desarrollo de ejercicios de prác-tica exploración, y finalizan con unas actividades parael grupo colaborativo y para el estudiante en formaindividual.

Las preguntas y ejercicios de la evaluación tienen comopropósitos fundamentales, la práctica y reforzamien-to de la temática presentada en la unidad, por eso seincluyen preguntas de verificación de la comprensiónde las lecturas, ejercicios con análisis de casos quepermiten la aplicación de la temática a situaciones es-pecíficas, ejercicios de práctica en el computador queapuntan al reforzamiento y desarrollo de habilidadesespecíficas de la informática, permitiendo a la vez elaprendizaje por descubrimiento (situación típica enlos ejercicios de informática). Otro propósito de laevaluación es asegurar la lectura activa de los textoscomplementarios.

Entre los textos complementarios se ha agregado laguía del DNP para el entrenamiento con el software

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SSEPI, el cual se hizo necesario dado que el módulodebía proporcionar al estudiante el mayor número deherramientas posibles que requiera para su procesode estudio.

El módulo Informática III, hace parte del núcleo deFundamentación y encaja dentro de los estándaresde calidad exigidos por el Decreto 938 del 2002, se-gún el cuál el plan de estudios básicos debe contenerdentro del área de formación profesional de los pro-gramas profesionales de pregrado en administración,entre otros componentes: “Componente de Informática:Dirigido a dotar al estudiante de habilidades para el desarro-llo, gerencia y explotación de sistemas de información, asícomo para la comprensión de su impacto en las organizacio-nes”.

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Informática III

TABLA DE CONTENIDO

INFORMÁTICA III

INTRODUCCIÓN

UNIDAD 1.Software para Gestión de Proyectos en Colombia

UNIDAD 2.Gestión de Proyectos con Project

UNIDAD 3.Software relacionado con la Contratación Administrativa

UNIDAD 4.Sistemas de informaciónGeográfica

UNIDAD 5.Gestión de la Información Económica y Financiera

UNIDAD 6.Software orientado a la Gestión de Recursos Físicos y Financieros

UNIDAD 7.Seguridad de la Información Pública

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Informática III

OBJETIVOS GENERALES

* El Administrador público territorial reconocerá lasposibilidades de los sistemas de información en lasorganizaciones públicas modernas como herra-mienta estratégica de desarrollo, y las oportunida-des de mejora de la gestión pública mediante el usode herramientas informatizadas, como factor decalidad, en relación con la prestación de serviciosal ciudadano y a la agilización y optimización deactuaciones y procedimientos.

* El estudiante podrá identificar los alcances de lainformática para apoyar el estudio de todos los nú-cleos temáticos del programa, lo mismo que lapráctica profesional derivada de ellos.

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Informática III

Unidad 1

Software para Gestiónde Proyectos en Colombia

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Informática III

PLAN DE LA UNIDAD

OBJETIVO

Unidad 1. SOFTWARE PARA GESTIÓN DE PROYECTOS EN COLOMBIA.

SOFTWARE PARA LA GESTION DE PROYECTOS

Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública SSEPI

¿Que es el SSEPI?

¿Cómo se adquiere el SSEPI?

Normas que sustentan el trabajo con SSEPI

Documentos de Apoyo para SSEPI

Sesión de entrenamiento con SSEPI

Anexos

Interactuar con el Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos deInversión Pública SSEPI para que el futuro Administrador Público conoz-ca la herramienta y sus posibilidades y la utilice (o a otra similar o mejor)como apoyo para la gestión de los proyectos públicos.

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INTRODUCCIÓN

ESTRATEGIA METODOLOGICA

Los dos principales aplicativos de software utilizados en el sector públicoen Colombia para la gestión de proyectos son el BPIN y el SSEPPI. Elprimero es utilizado por las instituciones del orden nacional, mientrasque el segundo es utilizado principalmente por los departamentos y mu-nicipios.

EL Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Inversión Pú-blica SSEPI es una herramienta de gestión que podemos clasificar dentrode los sistemas de apoyo a la toma de decisiones, presentados en elmódulo de Informática 2. En este curso, simplemente se pretende brin-dar los elementos que permitan al estudiante valorar la importancia dedicho software, lograr un manejo básico del mismo y apoyarse en dichaherramienta para abordar el módulo de proyectos de desarrollo.

Como fase inicial para el estudio de este módulo el estudiante debeabordar la lectura de una serie de normas y documentos que se leestablecerán para permitirle una comprensión de la lógica del soft-ware SSEPI. A partir de dichas lecturas el estudiante se presentará ala sesión presencial donde se iniciará el taller de SSEPI el cual requierede una copia impresa del proyecto de ejemplo. De no culminarse ladigitación del proyecto durante las cuatro horas programadas, debecontinuarse en horario extra tutorial, pero en la misma sala de cóm-puto, ya que el software no se debe copiar fuera de la institución porlas limitaciones de orden legal. Se recomienda que, de existir un muni-cipio en la zona que no tenga implementado el SSEPI se realice untrabajo de extensión por el grupo dirigido a ponerlo en funcionamientoa través de la consecución del software, entrenamiento del personal ycaptura de los proyectos.

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Informática III

SOFTWARE PARA LA GESTIONDE PROYECTOS

Si bien se ha escogido para este módulo el Sistemade Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Inver-sión Pública SSEPI, existen otros aplicativos de soft-ware usados en el sector público, algunos han sidodiseñados específicamente para un municipio, locali-dad o entidad (caso Ciudad Bolívar en el Distrito Ca-pital) ya sea en razón a las especificidades de dichaorganización o debido a los múltiples esfuerzos noarticulados que se suelen presentar en el sector pú-blico. Otra razón es por que el SSEPI resulta ser muyexigente para el ingreso de la información, pues obli-ga al usuario a conocer la metodología de formula-ción, ejecución, seguimiento y evaluación direccio-nada por el Departamento Nacional de PlaneaciónDNP para el sector público colombiano. Esa finalidadpedagógica y de orden es desestimada por algunos,que deciden abordar otras formas de trabajo.

Otro software utilizado en las entidades del ordennacional es el BPIN, el cual es mas antiguo que elSSEPI y corre sobre plataforma D.O.S., por lo queresulta ser poco amigable al usuario. El DNP debióhaber proyectado el SSEPI de tal forma que reempla-zara totalmente al BPIN a fin de ahorrar esfuerzos,unificar el soporte y la información en general.

El Project también se usa pero parcialmente, es decirsólo para elaboración de cronogramas en forma dediagrama de Gant, pero se desaprovechan los demásrecursos del aplicativo. La razón, a menudo es el des-conocimiento del manejo del programa y su costo.

Sistema de Seguimiento y Evaluaciónde Proyectos de Inversión PúblicaSSEPI

¿Que es el SSEPI?El Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectosde Inversión Pública es un aplicativo de base de datoscomo apoyo a la toma de decisiones en materia degestión de proyectos, por parte de los bancos de pro-yectos, municipales, departamentales y el nacional.La labor en la que más se ha centrado el aplicativo enla de registro de proyectos, los cuales deben estarorganizados de acuerdo con la metodología BPIN consu respectiva ficha de Estadísticas Básicas de Inver-sión EBI.

Las interfaces de usuario están organizadas en tressubsistemas:

1) Programación y seguimiento que se divide asu vez en componentes de acuerdo con las etapasdel ciclo del proyecto. En este subsistema se desarro-lla la actividad básica del aplicativo, sin embargo de-pende de la adecuada alimentación de los clasificado-res y de la integración con las otras instancias usandola transferencia de la información.

2) Clasificadores que captura la informaciónreferente a planes, programas, subprogramas de losplanes de desarrollo, programas y subprogramas deentidades cofinanciadoras, topologías de proyecto, decontratación, indicadores, productos, actividades,entidades metodologías y unidades de medida. Ban-co de costos con tipos de insumos de los proyectos,costos por zona y proveedor.

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Transferencia de información, que permite exportare importar información entre las distintas instanciasresponsables de cada etapa del proyecto.

¿Cómo se adquiere el SSEPI?

“El Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos deInversión Pública, SSEPI se diseñó con el ánimo de facilitarlas labores relacionadas con la programación y la gestión dela inversión en las entidades territoriales. Dichos usuariosse benefician no solo del apoyo que el sistema presta en laagilización de sus labores, sino de lo que éste produce comoinsumo para la toma de decisiones.

El sistema de información está dirigido en primer lu-gar a los funcionarios de los Bancos de programas yproyectos de las Oficinas de Planeación en los depar-tamentos, municipios y distritos y de las secretaríassectoriales. De igual manera ha sido demandado porentidades del orden nacional y por otros países, con

el fin de contar con una herramienta informática quepermite efectuar seguimiento a proyectos.

Para el caso de los Municipios, estos deben solicitarel Ssepi a sus departamentos respectivos, los cualesrecibieron el aplicativo en su última versión 4.0 enenero del año 2001 junto con los manuales corres-pondientes, con el fin de que ellos mismos lo distri-buyeran a los Municipios de su jurisdicción, previacapacitación para su manejo en las alcaldías.

Como para el uso y NO para la capacitación de laherramienta informática se requiere de una clave deconfiguración, el Banco de Programas y Proyectos de

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Informática III

Inversión Nacional, Bpin enviará dicha clave a solici-tud de los Departamentos, una vez éste certifique queel (los) Municipio(s) cumple(n) con los requisitos ne-cesarios, los cuales son: tener constituido el Bancode Programas y Proyectos mediante acuerdo munici-pal, un computador para operar el aplicativo y perso-nal capacitado en la utilización del Ssepi.

En lo referente a las Entidades Nacionales, estasdeben solicitar el Ssepi al Bpin por escrito y en res-puesta a dicho requerimiento se procede a concertaruna cita con el objeto de dar a conocer la menciona-da herramienta y evaluar por parte de la Entidad si lamisma se ajusta a sus posibilidades y se cuenta conlos medios para su utilización. Estas instalaciones nointeractuan con las instalaciones de las entidades te-rritoriales y no reemplazan el registro de proyectosen el aplicativo Bpin.

Para el caso Internacional, al igual que las entidadesnacionales, deben solicitar el Ssepi como la asisten-cia técnica al Departamento Nacional de Planeación,DNP por escrito, y una vez aprobada dicha solicitudy en respuesta a dicho requerimiento se procede allevar a cabo un convenio entre el DNP y el País soli-citante para autorizar el uso del aplicativo.”1

Normas que sustentan el trabajo con SSEPI

Las siguientes normas deben ser estudiadas en algúnmomento del programa de Administración PúblicaTerritorial. Para abordar el trabajo con SSEPI, lo idealsería que estuvieran todas estudiadas, sin embargo,dada la limitación de tiempo se hace necesario res-tringir un poco la lectura. Son de obligatoria lecturapara este capítulo la Ley 152 de 1994 y 290 de 1996.

Decreto 111-1996 Estatuto Orgánico del Presupues-toDecreto 2150-1995 Suprime Trámites Innecesarios

1 DNP. Boletín del Sistema Nacional de Gestión de Programas y Proyectosde Inversión. Número 4, Diciembre de 2.001. Página 7.

Decreto 606-1996 Reglamenta Comisión Nacional deCofinanciaciónLey 38 de 1989 Normativa Presupuesto General Na-ción (Modificada por la Ley 179 de 1994, reglamenta-da por Decreto 359-1995, Decreto 1569, Decreto568-1996, Decreto 2260-1996, Modifica el decreto568-1996, Decreto 841-1990, Decreto 2240-1991modifica Decreto 841-1990)Ley 60-1993 Transferencias IntergubernamentalesLey 141-1994 Crea el FNR y CNRLey 152-1994 Ley Orgánica del Plan de DesarrolloLey 225-1995 Ley Orgánica del PresupuestoLey 290-1996 Modifica Parágrafo 1 Artículo 51 Ley152-1994Ley 300-1996 Ley General de TurismoLey 344-1996 Dictan Normas Racionalización GastoPúblico (Reglamentado por Decreto 1080-1997)Ley 368-1997 Crea la RSS, FIP y Plante (Reglamenta-do parcialmente por Decreto 1225-1997)Ley 715-2001 Sistema General de Participaciones (Re-glamentada por Decreto 300-2002, Decreto 457-2002, Decreto 159-2002, Decreto 849-2002)Resolución 996-2000 Establecen Grupos de TrabajoDIFP-DNPResolución 3127-1992 Delegación Viabilidad y Regis-tro

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Resolución 4005-1993 Establece Procedimiento Via-bilidad y RegistroResolución 5345-1993 Delegación viabilidad y efec-tuar Registro BPIN

Todas las normas anteriores se encuentran en el CD-ROM de fundamentación. Si no está en su CD debeaveriguar a su coordinador académico por la versiónactualizada. También encuentra algunos en la páginawww.dnp.gov.co o con ayuda de un motor de bús-queda.

Documentos de Apoyo para SSEPI

Además de las normas debe tener los siguientes do-cumentos leídos:* Sistema Nacional de Gestión de Proyectos

de Inversión* Ciclo de vida del proyecto* Criterios básicos de formulación y prepara-

ción de proyectos.

Además tener a la mano como elementos de trabajoy consulta los siguientes:* Ejemplo taller del SSEPI* Manual del Usuario SSEPI Ver 4.0* Ficha captura SSEPI con ejemplo* Instructivo para diligenciar la ficha EBI Bpin.* Metodología BPIN 019

Hay otros documentos en el CD-ROM de Fundamen-tación que le sirven como consulta y tema de pro-fundización en el tema de los proyectos de inversiónpública.

Ahora que ha leído los documentos y normas indica-das, y que tiene a la mano los documentos de traba-jo, puede iniciar la sesión de trabajo con SSEPI.

Sesión de entrenamiento con SSEPI

Revise el contenido del proyecto de ejemplo para eltaller con SSEPI.

Siga las instrucciones de su profesor para iniciar lasesión con SSEPI, e inicie luego la captura del pro-yecto de ejemplo.

No pierda de vista las instrucciones del manual deusuario para ir diligenciando los campos en el ordenadecuado, verifique también el uso de los íconos bá-sicos del aplicativo. Recuerde, que el icono clave esla lupa que nos permite encontrar las opciones a se-leccionar en cada campo, cuando la opción adecua-da no aparece, es posible que tengamos que crearladesde el subsistema de clasificadores.

El objeto es recorrer todo el aplicativo para familiari-zarnos con el, ya que el proyecto que estamos inclu-yendo es ficticio y no constituye un proyecto modeloa imitar.

ANEXOS DEL CAPITULOLos siguientes documentos que se anexan al ca-pítulo fueron desarrollados por el Banco de Pro-yectos de Inversión Nacional del DepartamentoNacional de Planeación, y su inclusión dentro deeste módulo fue autorizada siempre y cuando nose modifique su contenido y se reconozca su au-toría intelectual.

Los documentos son:

* Manual de Usuario SSEPI Versión 4.0* Proyecto de ejemplo para el taller de

SSEPI* Ficha de captura SSEPI con ejemplo.

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Informática III

Unidad 2

Gestión de Proyectoscon Project

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2 Gestión de Proyectos con Project

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Informática III

PLAN DE LA UNIDAD

OBJETIVO

GESTIÓN DE PROYECTOS CON PROJECT

OBJETIVO

INTRODUCCIÓN

ESTRATEGIA METODOLÓGICA

Lección 1. Introducción al Ms. ProjectActividades:Diagrama de Gantt:Gráfico de GanttUtilización del diagrama de Gantt:Ventajas y desventajas de los gráficos de Gantt.3) Primer caso práctico.4) Segundo Caso Práctico

Lección 2. Definición de Tareas y Precedencias2) Primer caso práctico.4) Segundo Caso PrácticoResultado a Entregar:

Lección 3. Gestión de recursos con Ms Project1) Primer Caso Práctico2) Segundo Caso PrácticoResultado a Entregar:Bibliografía

Manejar las características generales de una herramientade software para la gestión de proyectos públicos.

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INTRODUCCIÓN


Esta unidad se organiza en tres prácticas o Lecciones. La intención esfamiliarizar al estudiante con el uso de esta herramienta, dada su po-pularidad, facilidad de uso y oportunidad de aplicación en el trabajopúblico diario. Aunque no se pretende matricular al estudiante con laherramienta, se ha tomado este software por que permite trabajarmuchos elementos del proyecto constituyéndose en una herramientapertinente para este curso.

Este programa complementa el SSEPI presentado en el capítulo ante-rior, ya que mientras el Project tiene un propósito mas general paracualquier proyecto de cualquier origen y tamaño, el SSEPI se enfocaespecíficamente a los proyectos públicos del Estado colombiano y alos requerimientos legales que se hacen a estos.

Las lecciones que conforman este módulo están diseñadas para abor-dar primero una indagación de contenido y lectura tanto en el manualescrito que se encuentra en el CD-ROM de Fundamentación, como en eltutorial del software. Luego de la lectura el estudiante debe abordar eltrabajo con el software desarrollando las actividades que se le van pro-poniendo, este trabajo es aconsejable por pares de estudiantes, en elcaso de dudas se debe recurrir al tutorial, la ayuda y en manual antesde buscar el apoyo del docente, esto con el fin de promover el trabajoautónomo y lograr el máximo avance en horario extratutorial. En el en-cuentro presencial las guías deben quedar agotadas totalmente y de serposible se iniciará el trabajo final propuesto el cual podrá ser presenta-do al profesor en un momento posterior a la sesión de grupo.

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Informática III

Lección 1.Introducción al Ms. Project

Actividades:

1) Repasar algunos conceptos básicos de gestión deproyectos.

a) Partes de un proyecto:i) Tareas. En Project, es una actividad con comienzoy fin.

ii) Hitos. Un hito es una tarea sin duración (cero días)que se utiliza para identificar sucesos significativos enla programación, como la finalización de una faseimportante. Si se especifica una duración de cero díaspara una tarea, Microsoft Project mostrará el símbo-lo de hito en el diagrama de Gantt de ese día.

iii) Recursos. Personas, equipamiento y material quese utilizan para completar las tareas de un proyecto.

b) Herramientas diagramáticas:i) Diagramas de Gantt.ii) Diagramas PERT.

Diagrama de Gantt:Los cronogramas de barras o “gráficos de Gantt” fue-ron concebidos por el ingeniero norteamericano HenryL. Gantt, uno de los precursores de la ingeniería in-dustrial contemporánea de Taylor. Gantt procuro re-solver el problema de la programación de activida-des, es decir, su distribución conforme a uncalendario, de manera tal que se pudiese visualizar elperiodo de duración de cada actividad, sus fechas deiniciación y terminación e igualmente el tiempo totalrequerido para la ejecución de un trabajo. El instru-mento que desarrolló permite también que se siga elcurso de cada actividad, al proporcionar informacióndel porcentaje ejecutado de cada una de ellas, así

como el grado de adelanto o atraso con respecto alplazo previsto.

Gráfico de GanttEste gráfico consiste simplemente en un sistema decoordenadas en que se indica:

* En el eje Horizontal: un calendario, o escalade tiempo definido en términos de la unidad más ade-cuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, día, sema-na, mes, etc.* En el eje Vertical: Las actividades que cons-tituyen el trabajo a ejecutar. A cada actividad se hacecorresponder una línea horizontal cuya longitud esproporcional a su duración en la cual la medición efec-túa con relación a la escala definida en el eje horizon-tal conforme se ilustra. * Símbolos Convencionales: En la elaboracióndel gráfico de Gantt se acostumbra utilizar determi-nados símbolos, aunque pueden diseñarse muchosotros para atender las necesidades específicas delusuario. Los símbolos básicos son los siguientes:

* Iniciación de una actividad.* Término de una actividad

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* Línea fina que conecta las dos “L” inverti-das. Indica la duración prevista de la actividad.* Línea gruesa. Indica la fracción ya realizadade la actividad, en términos de porcentaje. Debe tra-zarse debajo de la línea fina que representa el plazoprevisto.* Plazo durante el cual no puede realizarse laactividad. Corresponde al tiempo improductivo pue-de anotarse encima del símbolo utilizando una abre-viatura.* Indica la fecha en que se procedió a la últi-ma actualización del gráfico, es decir, en que se hizola comparación entre las actividades previstas y lasefectivamente realizadas.

Utilización del diagrama de Gantt:

El gráfico de Gantt se presta para la programación deactividades de la más amplia gama, desde la decora-ción de una casa hasta la construcción de una naveespacial o la ejecución de un programa de gobierno.Desde su creación ha sido un instrumento sumamenteadaptable y de uso universal, dada su fácil construc-ción.

En el desarrollo de un proyecto es común que se dis-ponga de recursos limitados para la ejecución de ac-tividades. El gráfico de Gantt permite identificar laactividad en que se estará utilizando cada uno de losrecursos y la duración de esa utilización, de tal modoque puedan evitarse periodos ociosos innecesarios yse dé también al Administrador Público una visióncompleta de la utilización de los recursos que se en-cuentran bajo su supervisión.Gráfico de Gantt para seguir la marchade las actividades:

En este tipo de gráfico se usa el eje vertical para re-presentar actividades, en tanto que los recursos apli-cados a cada uno indican, por medio de claves, sobrela línea que representan la duración de la actividad. Eleje horizontal permanece como registro de escala detiempo. Es ideal para representar muchos indicado-res de gestión.

Gráfico de Gantt para el control de la cargade trabajo:Este gráfico es semejante al de la distribución de acti-vidad que tiene por objeto proporcionar el adminis-trador una posición de carga total de trabajo aplicadaa cada recurso. Indica el periodo durante el cual elrecurso estará disponible para el trabajo (representa-do por una línea fina) y la carga total de trabajo asig-nada a este recurso (representado por una línea grue-sa).

Ventajas y desventajas de los gráficos de Gantt.

La ventaja principal del gráfico de Gantt radica en quesu trazado requiere un nivel mínimo de planificación,es decir, es necesario que haya un plan que ha derepresentarse en forma de gráfico. La técnica descri-ta de este capítulo representa y al mismo tiempo ayu-da a la elaboración del plan de trabajo.

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Informática III

1

Los gráficos de Gantt se revelan muy eficaces en lasetapas iniciales de la planificación. Sin embargo, des-pués de iniciada la ejecución de la actividad y cuandocomienza a efectuarse modificaciones, el gráfico tiendea volverse confuso. Por eso se utiliza mucho la repre-sentación gráfica del plan, en tanto que los ajustes(replanificación) requieren por lo general de la formu-lación de un nuevo gráfico. Para superar esa deficien-cia se crearon dispositivos mecánicos, tales comocuadros magnéticos, fichas, cuerdas, etc., que per-mite una mayor flexibilidad en las actualizaciones. Aúnen términos de planificación, existe todavía una limi-tación bastante grande en lo que se refiere a la repre-sentación de planes de cierta complejidad. El Gráficode Gantt no ofrece condiciones para el análisis deopciones, ni toma en cuenta factores como el costo.Es fundamentalmente una técnica de pruebas y erro-res. No permite, tampoco, la visualización de la rela-ción entre las actividades cuando el número de éstases grande.

En resumen, para la planificación de actividades rela-tivamente simples, el gráfico de Gantt representa uninstrumento de bajo costo y extrema simplicidad ensu utilización. Para proyectos complejos, sus limita-ciones son bastantes serias, y fueron éstas las quellevaron a ensayos que dieron como resultado el de-sarrollo del CPM, el PERT y otras técnicas conexas.Por esa razón Project incorpora además otras repre-sentaciones del proyecto. Estas técnicas introduje-ron nuevos conceptos que, asociados más tarde alos de los gráficos de Gantt, dieron origen a las deno-minadas “redes-cronogramas”.

Ejemplo.El cronograma siguiente es un ejemplo parcial aplica-do en Cadenalco S.A. para el montaje de un super-mercado Pomona en Medellín Colombia en 1999.1

“Este proyecto se cumplió en la FECHA y HORA pro-gramadas, con año y medio de anticipación. Creán-

dole a los clientes una real expectativa para hacer suscompras. Gracias a todos los recursos que trabajaronconcertando sus tiempos y cumpliéndolos en las fe-chas programadas mediante un correcto cronogra-ma elaborado por Walter Restrepo Rico, quien fue jefedel Área de Control de Proyectos por varios años deCadenalco S.A. empresa fusionada actualmente enGrupo ÉXITO de Medellín Colombia.

Vista parcial del cronograma real de la construcción ymontaje del supermercado POMONA en MedellínColombia en forma avanzada (con fechas límites, di-ferenciando tareas críticas de las no críticas con már-genes de demora reales totales, señalizando el pro-greso en una fecha determinada de control).Este es un ejemplo real de la presentación de sus cro-nogramas con la asesoría, consultoría y/o formacióndada por Walter Restrepo Rico

Tomado de http://walterr44.americas.tripod.com/msproject/index.html. Ad-ministración, asesoría, formación, en gestión de proyectos con Ms Project(98, 2000, 2002, etc.) Avanzado

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Tareas críticas id.(25, 26 y 43) Tareas No Críticas y con margen de demora total yfechas reales límites id.(42) Tareas de resumen de capítulos o etapas id.(8, 37 y 45)Barras de Gantt de tareas postergadas(............), Línea de corte vertical en el Diagramade Gantt de la fecha del CONTROL DEL PROGRESO Y LA FECHA ( ________ )

Observe la presentación del cronograma aplicandocorrectamente el método de la Ruta Crítica CPM o elPERT, tareas críticas en color rojo, tareas no críticasen color azul con fechas límites o más tardías. Obser-ve la diferencia en las barras de Gantt para tareas deresumen, normales y críticas. Observe la línea de pro-greso para control del proyecto en color fucsia, paravisualizar el porcentaje de progreso de las tareas pe-riódicamente, en este caso en mayo 15 de 1999.Observe las barras de Gantt de la llamada «línea debase» en color gris, o sea la barras de Gantt históricasde la primera programación de algunas de las tareasy observe su desplazamiento hasta la ubicación enque se presentaba en el momento del control del pro-yecto. Lo anterior da información de los cambios entiempo y costos con respecto a la programación ini-cial del proyecto.”

2) Examinar los tópicos del Tutorial de Project, quese describen a continuación, para lo cual puede ac-ceder de dos maneras: Siguiendo el tutorial que seinicia una vez abre el programa por primera vez, ohaciendo clic en la opción de menú Ayuda – Intro-ducción – Mapa del Proyecto. (Véase la figura 1.)

Figura 2.1. Ayuda sobre el mapa del documentoturorial

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Informática III

Generar un PlanDefinir un proyectoPlanear las actividades del proyectoplanear y adquirir recursosPlanear los costos del proyectoPlanear según la calidad y prever riesgosPlanear comunicación y seguridadOptimizar unplan de proyectoDistribuir un plan de proyecto

Administrar y realizar un seguimiento del proyectoRealizar un seguimiento del proyectoAdministrar una programaciónAdministrar los recursosAdministrar los costosAdministrar el ámbitoAdministrar los riesgosRealizar un informe del estado del proyecto

Cerrar un proyectoRevisar la información final del proyecto

3) Primer caso práctico.

Una vez ha hecho el estudio previo anterior, aborda-mos la práctica en el aplicativo Ms Project con el si-guiente caso:

Se trata de preparar una reunión informativa de losconcejales del municipio de Girardot, con conferen-cias sobre la implementación del gobierno municipalen línea2 . Ingrese la siguiente información al Project yconsulte la ayuda de Project y el manual (que se in-cluye en el CD-ROM de Fundamentación) cada vezque sea necesario.

Las características del proyecto se describen acontinuación:

Proyecto: Reunión de Concejales.

Fecha de Comienzo: 3 Marzo de 2003.

Adaptación de los ejemplos presentados por la Universidad de Casti-lla La Mancha. Prácticas PSGI Curso 2002-2003 en http://www.uclm.es/

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Asunto del Proyecto: Implementación del Gobiernoen línea.

Responsable y Autor: Nombre del Alumno.

Utilice la opción Proyecto - Información del proyec-to para abrir el cuadro que contiene la informacióngeneral del proyecto:

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Figura 2.2. Ventana de información general del proyecto.

* En el campo Programar a partir de se deter-mina si el proyecto se debe programar a partir de laFecha de comienzo (para que todas las actividades seejecuten ASAP, tan pronto sea posible) o de la Fechade fin de proyecto (cada actividad se programará ALAP,que significa tan tarde como sea posible) y, depen-diendo de la escogencia, se activan los campos Fe-cha de comienzo o Fecha de fin para digitar la fecharespectiva.* El campo Fecha de estado contiene la fechaque el programa tiene en cuenta para sus cálculos decierre de reportes. Si no se escribe una, aparece NA.* El campo Fecha de Hoy contiene la fechadel computador y no es necesario variarla.* En el campo Calendario, de la lista desple-gable se escoge el que se asigna como calendario basedel proyecto.Presione Aceptar para completar la información.

Lista de Tareas Inicial:

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Informática III

Modificación de la lista de tareas inicial:

* Insertar nueva tarea “Reservar centro deconferencias”, duración 2 días, antes de la tarea Im-primir Carta.* Desplazar la tarea 3, “Imprimir Carta”, de-trás de la tarea 5, “Preparar Carta” (arrastrar y colo-car)* Eliminar la tarea 7 “Imprimir Menú”.

Esquematización de las Tareas del Proyecto:

* Modificar el Proyecto Actual para incluir lasiguiente lista de actividades:

* Recuerde: Para aplicar o quitar sangrías seusan los botones:

Figura 2.3. Botones para administrar sangrías.

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* Insertar una nueva tarea 1, Reunión de con-cejales, y luego aplicar sangría a las tareas de la 2 a la20.* Esquematizar la lista de tareas en tresgrupos:° Sangría a las tareas de la 3 a la 6° Sangría a las tareas de la 8 a la 13° Sangría a las tareas de la 15 a la 19* Ocultar las subtareas de la tarea de resu-men 7, Carta de Notificación, y de latarea de resumen 14, detalles de lareunión.* Mostrar el esquema com-pleto* Guardar el archivoconferencia.mpp sin línea base

4) Segundo Caso Práctico

La Corporación de Cultura y Turis-mo de Cundinamarca desea facilitara los ciudadanos de la Región el ac-ceso a las actividades culturales queorganiza. Para ello se pretende darnuevos servicios que faciliten tantoel acceso a la información como laposibilidad de reservar o adquirir en-tradas. Con este cometido surge elproyecto RECREWEB, un sistema quepermitirá tanto a la Corporación,como a los municipios tener un es-pacio en el que poder ofrecer las al-ternativas de ocio que deseen y a losciudadanos y que estos puedan ac-ceder a ellas y adquirir sus localida-

des sin tener que desplazarse al recinto donde se or-ganizan.

El acceso a las tecnologías WEB hará que este pro-ducto sea un trampolín de la imagen cultural de laRegión en el ámbito que cubre esta herramienta, esdecir en todo el mundo, siendo realmente una venta-na y un servicio muy interesante en actividades decarácter intermunicipal y nacional que cada vez sevan desarrollando con más frecuencia en el departa-mento, como el Festival municipal de teatro, el con-curso de tríos, la feria del libro y los reinados de lasimpatía.

Las características del proyecto son las siguientes:

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Informática III

Nombre: Proyecto RECREWEBFecha de inicio del proyecto: 3 de Marzo de 2003.La lista de actividades y sus duraciones (en días) es:En paralelo, durante la realización del proyecto seprogramarán reuniones todos los lunes cada dos se-manas con la comisión responsable del proyecto (deuna duración de 4 horas) para un seguimiento de losavances del proyecto y de las especificaciones deusuario. Por otro lado, se programan reuniones en lasegunda semana de cada mes (los lunes) con el eje-cutivo (6 horas de duración) para presentar el segui-miento del proyecto. Estas reuniones se mantienenhasta que el proyecto ha finalizado.

Además, se consideran como hitos importantes delproyecto:* Entrega del informe del estudio de la situa-ción actual, tras finalizar la actividad.“Análisis de laSituación Actual”.* Entrega del sistema, una vez que ha sidoinstalado y probado.

Visualice el diagrama PERT y trate de organizarlo enmáximo dos hojas, arrastrado y organizando las ta-reas. Tenga cuidado de no duplicarlas o alterarlas alarrastrarlas.

Documentación a entregar vía correo electrónico:Recreweb.mpp con el resultado del caso práctico. (Véa-se la figura 2.10)

Figura 2.10 Enviar un proyecto desde Project.

Lección 2. Definición de Tareas y Precedencias

En esta lección se pretende aprender a definir en Pro-ject la estructura de descomposición de trabajos deun proyecto y a definir las relaciones de precedencia(o dependencias) entre tareas.

Actividades:1) Revisar en el tutorial de Project los siguientes te-mas:Conceptos básicos¿Qué es la administración de proyectos?Triángulo del proyectoLa estrategia¿En qué ayuda Microsoft Project?Planear el proyectoRealizar el seguimiento del proyectoComunicarColaborarVer los datosObtener AyudaCrear un plan

Configurar un proyectoIntroducir una lista de tareasProgramar tareasAsignar recursosIntroducir costosVer la programaciónAjustar la programaciónGuardar el plan

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Hacer seguimientos y administrarHacer un seguimiento de la programaciónHacer un seguimiento del trabajoHacer un seguimiento de los costosEquilibrar cargas de trabajo

ComunicarDar formato a la programaciónImprimir el proyectoPublicar el proyecto

2) Primer caso práctico.

Se trata de preparar una reunión de concejales. Abrirel fichero del resultado de la práctica anterior. Reali-zar las siguientes modificaciones sobre el proyecto:* Vinculación de Tareas:° En el cuadro en blanco, arriba de la nume-ración de tareas , haga clic para seleccionar todo yluego clic en el icono « Vincular tareas » para vinculartodas las tareas con una dependencia de fin a co-mienzo.° Desvincular la tarea de resumen 7, “Cartade Notificación” y la tarea de resumen 14, “Detallesde la Reunión” (seleccionar únicamente las tareas deresumen).° Vincular la tarea de resumen 2, “Planifica-ción Preliminar”, con la tarea de resumen 14, “Deta-lles de la Reunión”.* Establecimiento de Dependencias entre Ta-reas. Se proponen los siguientes cambios a la progra-mación del proyecto:° Cambiar la dependencia entre la tarea 8,“Ordenar Lista de Envío” y la tarea 9, “Preparar Car-ta” a «Comienzo-Comienzo»

° Cambiar la dependencia entre la tarea 16,“Preparar Salas de Reunión del Comité”, y la tarea17, “Preparar equipamiento necesario”, a «Fin-Fin»° Especificar un tiempo de adelanto de 0,5 díasen la dependencia entre la tarea 4, “Reservar Centrode Conferencias” y la tarea 5, “Buscar Conferencian-te”.° Especificar un tiempo de posposición de 2días entre la tarea de resumen 14, “Detalles de la re-unión” y la tarea 20, “Celebración de la reunión”.* Uso del Asistente de Diagramas de GanttSe desea ahora ver el camino crítico del proyecto.Para ello se usará el asistente del diagrama de Gantt.

Figura 2.5 Como acceder al Asistente para diagramasde Gantt.

1) Iniciar el asistente para diagramas de Gantt2) Mostrar el camino crítico en el diagrama de Gantt3) Mostrar los nombres de los recursos y fechas a laderecha de las barras de Gantt.4) Mostrar las líneas de vínculo entre las tareas de-pendientes5) Dar Formato al diagrama de Gantt y luego salir delasistente para diagramas de Gantt.6) Guardar el archivo sin línea de base.

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Informática III


Se desea establecer las dependencias temporales delproyecto RECREWEB, para lo cual es necesario teneren cuenta las siguientes consideraciones:° Se ha decidido que las reuniones no se vana considerar en la planificación, por lo que se debeneliminar del plan del proyecto.° Las tareas de depuración y carga de datosactualizados y de estudio de productos actuales pue-den comenzar una vez que ha finalizado el estudio deinformes detallados.° Una vez que ha finalizado el análisis de lasituación actual se entrega el informe y puede darcomienzo el análisis del sistema.° Una vez finalizado la especificación de re-quisitos puede comenzar el análisis del sistema ac-tual y una vez finalizada esta actividad, puede comen-zar el análisis de la estructura de datos.° Dos días antes de finalizar el análisis de laestructura de datos es posible comenzar con el aná-lisis de procesos.° Las subtareas del análisis de procesos sepueden ejecutar en paralelo, con la restricción de quedeben comenzar todas al mismo tiempo.° Finalizado el análisis de procesos puede co-menzar el análisis de las interfaces de usuario, cuyastareas se ejecutan de forma secuencial.° El diseño puede comenzar una vez finaliza-do el análisis. Las tareas de diseño de la estructura dedatos, diseño del proceso de consulta, venta y el di-seño de la implantación web se pueden ejecutar enparalelo una vez iniciado el diseño. Cuando se ha fi-nalizado el diseño de estructura de datos puede co-menzar el diseño del proceso de carga. El diseño delproceso de informes puede comenzar cuando se hanfinalizado las tareas de diseño del proceso de carga,consulta y venta. Una vez finalizado el diseño del pro-ceso de informes puede comenzar el diseño de la in-terfaz de usuario. Cuando se finalice la actividad dise-ño del plan de pruebas se puede comenzar con el

diseño de los planes de formación e implantación. Eldiseño de la implantación web debe finalizar al mismotiempo que lo hace el diseño de la interfaz de usuario.° Finalizado el diseño puede comenzar la im-plementación. La implementación de los módulos deinterconexión puede comenzar 4 días después dehaber comenzado la elaboración del software de losdistintos procesos, realizándose las pruebas en para-lelo con estas tareas. Dos días después de finalizarselas pruebas se puede comenzar la tarea de documen-tación e informes.° La actividad de pruebas, formación e implan-tación comienza una vez finalizada la implementacióny sus tareas se ejecutan de forma secuencial.

Resultado a Entregar:

° Informe impreso con la vista del diagramade Gantt y visualización del camino o posibles cami-nos críticos. Se debe indicar la fecha de finalizacióndel proyecto calculada por Ms-Project y se deben ex-plicar los resultados obtenidos en la planificación conMs-Project tras establecer las dependencias entre ac-tividades.° Fichero Recreweb.mpp con el resultado delejercicio.

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Lección 3. Gestión de recursos con Ms Project

El objeto de esta lección es aprender a definir y asig-nar recursos, manejar diferentes tipos de costes y uti-lizar calendarios en MS Project.Actividades

1) Primer Caso Práctico

Utilizar MS Project para gestionar los recursos en laaplicación de ejemplo de la práctica anterior.

Una vez terminada la lista de tareas, esquematizacióny las dependencias de la programación de la reuniónde Concejales, el equipo del proyecto ha pasado lainformación sobre los recursos a usar en el proyectolos costos y el calendario.Abrir archivo de Project que venía trabajando.

* Creación de la lista de recursos:° Usando el cuadro de diálogo AsignarRecursos(Véase la figura 2.6), añadir el recurso secre-tario con la siguiente información:

Figura 2.6 Entrada a la opción de asignación de recursos.

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Informática III

o En la Hoja de Recursos introducir los siguien-tes recursos:

° Asignación de Recursos a Tareas. Asignar losrecursos a las siguientes tareas:

Figura 2.7 Ventana de asignación de recursos.

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° Aplicación de costos de recursos:El departamento de contabilidad ha proporcionadola información necesaria sobre costos para cada re-curso asignado al proyecto de reunión de Conceja-les. El recurso Secretario va a tener un aumento desueldo durante el proyecto. El auxiliar administrativocobrará más por las tareas relacionadas con cualquiertrabajo de supervisión.

1) Introducir los siguientes costos asociados alos recursos:

2) A partir del 19 de Julio de 1999, el recurso secreta-rio va a tener un aumento de sueldo de un 10% en lashoras estándar y horas extra.

3) El recurso auxiliar administrativo tiene una tasa dis-tinta para las tareas de supervisión. Crear una nuevatabla de costos con una tasa estándar de $24.000por hora y una tasa de horas extra de 37, $5.000 porhora.

4) Aplicar la nueva tasa de costos para el recurso auxi-liar administrativo en la tarea 17 (Preparar equipamien-to necesario). Utilizar la vista Uso de Tareas.

5) El recurso Secretario tiene una tasa distinta para latarea Ordenar Lista de Envío. Para dicha tarea su tasaestándar es de $15.000 por hora y su tasa de horasextra es de $20.000 por hora.

* Creación, Edición y Asignación de Calenda-rios.

El proyecto de la reunión de Concejales no requiereuna jornada tradicional de ocho horas para cada re-curso. En vez de ello sólo se trabajará en las tareasdel proyecto por la mañana, excepto los lunes. Esnecesario crear un nuevo calendario base y asignár-selo a cada recurso del proyecto. También se ha soli-citado una lista de días no laborables para el proyec-to y los horarios de trabajo especiales de los recursosindividuales. Hay que introducir estas excepciones enel calendario adecuado.

1) A partir de una copia del calendario base estándar,crear un nuevo calendario base llamadoReunión_Concejales para el proyecto de la reuniónde Concejales.2) Cambiar el horario laboral para que sea el siguien-te:a. Todos los lunes: de las 13:00 a las 17:00 horasb. De martes a jueves: de las 8:00 a las 12:00 horas.c. Todos los viernes de 9:30 a 13:30 horas.

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Informática III

Figura 2.8 ventana de asignación de jornada laboral

3) Añadir los siguientes días no laborables al calenda-rio Reunión_Concejales:

a. 5 de julio de 1999; por la fiesta del 4 de juliob. 26 de Julio de 1999; no se trabaja por la tarde,porque hay una comida de la despedida de un fun-cionario que se pensiona.4) Asignar el calendario Reunión_Concejales a todoslos recursos asignados al proyecto.5) Marcar el 6 de Julio de 1999 como día no laborablepara el jefe de oficina en su calendario de recurso.6) Guardar el archivo sin línea de base.


Se desean añadir los datos necesarios al proyectoRECREWEB para incorporar la gestión de los recur-sos.Para el desarrollo de las diferentes actividades del pro-yecto RECREWEB se establece un equipo de trabajoformado por:* Jefe del Área de Desarrollo, que realizaráconjuntamente la comunicación y relaciones con el

cliente y las funciones de Director del Proyecto. Es elresponsable de la supervisión, dirección y gestión delproyecto. (JefeA).* Un Analista programador especialista en Ser-vidores y paginas WEB, que realizará los módulos deimplantación y servicio en la Red, así como los proto-colos de comunicación necesarios para su manejo.(AnalistaW)* Un Analista programador especialista en Ba-ses de Datos que diseñará la base de datos y sus pro-cesos, así como los módulos de informes derivadosde consultas a esos datos. (AnalistaD).* Un Analista Programador especialista en de-sarrollo de aplicaciones que realizará la aplicación deoferta y demanda. (AnalistaP)* Un Administrativo que se encargará de gra-bar todos los informes en el manual de referencia ypreparará toda la documentación derivada de las re-uniones del equipo de trabajo para presentar a losclientes. Así mismo colaborará en el proyecto, en ta-reas de cargas de datos o elaboración del manual dereferencia. (Administrativo)

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Las tasas asociadas a cada uno de los recursos (cuyocalendario es el calendario base) son las siguientes:

Las actividades en las que intervienen cada una deestas personas son:

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Informática III

Existen una serie de consideraciones a tener en cuenta con respectoa la gestión de costos y recursos en el proyecto RECREWEB:

* Para el desarrollo de las pruebas (de la fasede implementación) se ha alquilado un servidor espe-cial que cuesta 10.000 la hora. El proveedor cobrapor el transporte de este equipo 40.000.* Como soporte a la implantación del sistemase ha contratado a una empresa especializada quecobra por contrato 300.000.

* A partir del 1 de Julio se va a producir unasubida de sueldo de un 10% (tanto horas normalescomo extra) del administrativo.* El 2 de Mayo es fiesta en la empresa y portanto no se trabaja.

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* Durante los meses de mayo y junio el admi-nistrativo trabaja en jornada intensiva de mañana (de8:00 a 16:00).* El día 22 de Julio el jefe de proyecto tieneasignado día libre.* Cuando el jefe está dedicado a tareas deimplementación su tasa sube un 20%.* Se calcula que para el 1 de Mayo se experi-mente una subida de sueldo en los analistas progra-madores en un 5%.

Resultado a Entregar:* Informe en el que se debe detallar:° Información de los Recursos del proyecto° Información de la asignación del recursoAdministrativo en las tareas del proyecto.° Tabla de costo de las diferentes actividades° Costo de los recursos: Administrativo y Jefede Operaciones° Asignación de los recursos en la tarea De-puración y Carga de Datos Actualizados.* Fichero Recreweb.mpp del proyecto.

Bibliografía

Microsoft Press, Microsoft Project 1998 paso apaso; McGraw-Hill Interamericana, 1998.

GESTIÓN DE PROYECTOS CON MICROSOFTPROJECT 2002. Editorial RA-MA 232 páginas.2003.

BIAFORE, BONNIE. PROJECT 2002 SIN PROBLE-MAS. Editorial Mc. Graw-Hill. 2003.

Carl Chatfield, PMP, and Timothy Johnson, MCPMicrosoft® Project Versión 2002 Step by Step.480 Págs. 2002.

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Informática III

Unidad 3

Software relacionadocon la ContrataciónAdministrativa

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3 Software relacionado con la Contratación Administrativa

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Informática III

PLAN DE LA UNIDAD

OBJETIVO

UNIDAD 3. SOFTWARE RELACIONADO CON LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

OBJETIVO

INTRODUCCIÓN


PORTAL DE ÚNICO DE CONTRATACIÓN DE COLOMBIAEntidades deben publicar sus procesos de contratación en el Portal Únicode Contratación¿Cómo ingresa una entidad información sobre contrataciones al Portal?Tipos de Consulta

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACIÓN ESTATALObjetivos del SICEElementos del SICE

BANCOS DE DATOS JURÍDICOS

TRABAJO INDIVIDUAL

TRABAJO EN GRUPO

LECTURA COMPLEMENTARIA

* Evaluar las posibilidades de la tecnología informática en la gestiónde tipo contractual y jurídica.

* El estudiante estará en capacidad de aconsejar, recomendar,criticar los sistemas de publicidad vía Web de los procesos contractuales.

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INTRODUCCIÓN


En esta unidad se pretende identificar las potencialidades de las herra-mientas informáticas en la gestión de los procesos de contratación esta-tal para darles transparencia, eficacia, publicidad, igualdad de oportuni-dades a oferentes, economía y celeridad. Si bien el texto no presenta unaactividad de manejo específico con los programas de software de gestiónpara contratación en línea, ya que estos son cambiantes y restringidospara operaciones reales, si podemos enterarnos de las posibilidades quebrindan y evaluar su aplicabilidad real.

Se abordaran tres tipos de aplicación muy conocidos: primero, el portalde contratación del Estado Colombiano que busca concentrar la infor-mación general de la contratación en Colombia y los vínculos a los sitiosWeb de contratación de todas las entidades. El segundo que se aborda esel SICE, el cual supera lo informativo y pasa a lo operativo del proceso decontratación. Por último se presentan los bancos de normas, como he-rramienta de apoyo y consulta que va tomando fuerza cada vez másrápido.

El trabajo con esta unidad es de lectura y exploración de normas ysitios Web, inicialmente y luego de contraste y escritura. El trabajo sepuede desarrollar de forma totalmente autónoma por el estudiante, deforma individual y también colectiva, por ello se presentan al final tra-bajos de los dos tipos.

Se sugiere que el trabajo individual de cada estudiante sea intercam-biado con otros para una co-evaluación, lo cual le permitirá al estu-diante evaluador reforzar su estudio del tema, valorar las posicionesde los demás y ganar seguridad sobre su propio trabajo.

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Informática III

PORTAL ÚNICO DE CONTRATACIÓNEN COLOMBIA

El Portal Único de Contratación es un sitio Web quebusca concentrar la información al respecto en todoel sector público, ofreciendo los datos básicos de to-das las licitaciones de las entidades del estado. Me-diante enlaces internos permite también llegar a losportales de cada entidad para conocer los detalles delos procesos.

Al ingresar a la página www.contratos.gov.co, milesde usuarios podrán conocer datos básicos de los pro-cesos de contratación y, a través de los enlaces inter-nos, podrán acceder a los portales de cada entidadpara conocer todos los detalles de su búsqueda.

El objeto es proporcionar información a los siguien-tes usuarios:

* Al ciudadano común, para ver lo que estápasando con la contratación pública y evitar la co-rrupción.

* Al Gobierno, para vigilar sus propios proce-sos de contratación, mejorar sus servicios, rendir cuen-tas sobre sus acciones y reducir los costos de la con-tratación.

* A los proveedores, porque tienen igualdadde oportunidades para que empresas grandes, me-dianas o pequeñas de diferentes partes del país pue-dan competir por contratar con el Estado, porquereciben la información que necesitan y disminuyensus costos para venderle al gobierno.

El Portal Único de Contratación contempla 9 fases dedesarrollo.

Las cuatro primeras fases están relacionadas con Lici-taciones. La primera, permite ver las licitaciones pre-vistas, convocadas y adjudicadas. También permitehacer preguntas y formular opiniones y denuncias.

Las cinco fases restantes están relacionadas con ges-tión de contratos y contratación directa, que se pon-drán en funcionamiento entre los años 2003 y 2004.

Entidades deben publicar sus procesosde contratación en el Portal Únicode Contratación

Todas las entidades que manejen recursos públicos,sean de orden nacional o territorial, sin excepción, envirtud del Artículo 209 de la Constitución Nacional,no importa si las contrataciones se realizan en el mar-co de la Ley 80 o del derecho privado, pues por elhecho de manejar recursos públicos, tienen la obliga-ción de publicar la información sobre el manejo quehacen de los dineros de los ciudadanos.

El objetivo de este Portal es la transparencia y eficien-cia que las entidades deben mostrar cuando se utili-zan los recursos públicos más que el cumplimientode una ley específica.

Una de las fortalezas estratégicas de este portal esque las entidades que manejan recursos públicos norequieren adquirir software alguno para publicar suscontrataciones, dando cumplimiento así al Decreto2170 y a la directiva presidencial No. 12. Para publi-car en el Portal Único de Contratación y cumplir así

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1

con las normas vigentes no requieren ninguna inver-sión.

El decreto 2170 no obliga a publicar información adi-cional en Internet a las entidades que no cuentan conla infraestructura tecnológica adecuada. El GobiernoNacional les ofrece desde junio de 2003 una solucióncompleta para todas.

El Portal Único de Contratación es actualizado direc-tamente por las entidades que manejan recursos pú-blicos. De este modo informan a la comunidad sobresus respectivos procesos de contratación.

¿Cómo ingresa una entidad información sobrecontrataciones al Portal?

En la pestaña “Uso Oficial” hay un instructivo contodas las indicaciones necesarias para que las entida-des que manejan recursos públicos puedan ingresary modificar información.

Para ingresar la información el acceso es restringido,es decir, sólo para las entidades públicas. Sin embar-go para consultar la información el acceso es paratodo el mundo. Todos pueden consultar la informa-ción, mediante un servicio de consulta personaliza-da, que permitirá que cada uno organice la informa-ción como la desee.

También hay un servicio de información personaliza-da para que cada quién reciba en su e-mail los datosde su interés. Para ello es necesario un registro gra-tuito, señalando las preferencias personales.

Tipos de Consulta

Se pueden hacer consultas por: objeto, entidad con-tratante, monto, fechas importantes de proceso lici-tatorio y departamento o distrito donde se ejecutarápredominantemente el contrato. El Portal tiene elenlace directo al sitio Web de la entidad respectiva endónde están publicados además los prepliegos y lospliegos de condiciones.

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA VIGILAN-CIA DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL1

La Contraloría General de la República en el marcodel proyecto de Modernización, ha dispuesto que elSistema de Información para la Vigilancia de la Con-tratación Estatal - SICE, sea uno de los cinco proyec-tos a construir con el apoyo del Banco Interamerica-no de Desarrollo, en la definición de proyectos de altoimpacto tanto organizacional como en la actividaddel control fiscal.

Bajo la dirección del despacho de la VicecontraloríaGeneral de la República, el SICE inició su concepciónen el año de 1.999, para el año 2.000 y mediante laexpedición de la Ley 598, el SICE obtuvo la viabilidadjurídica que posteriormente se complementó con lasResoluciones reglamentarias proferidas por el señorContralor de la República. Con la celebración del con-venio Interadministrativo suscrito en el 2.001 con elInstituto Tecnológico de Electrónica y Telecomunica-ciones - ITEC, entidad dependiente de la Empresa de

La lectura es tomada de la página Web de la Contraloría General de laRepública http://www.contraloriagen.gov.co/modernizacion/html/sice_nuevo.htm

53

Informática III

Telecomunicaciones de Colombia - Telecom, se reali-zó el desarrollo del conjunto de aplicativos que con-forman el Sistema SICE. El primero de abril de 2.002el Sistema empezó la operación piloto con el ingresode las 56 entidades que también están vinculadas alSistema Integrado de Información Financiero del Mi-nisterio de Hacienda y Crédito Público y cierto nú-mero de proveedores.

Al finalizar el año 2.002, más de 50.000 bienes hanobtenido el certificado temporal de precios por unacantidad superior a 3.500 proveedores registrados enel SICE.

El proyecto del SICE, como uno de los proyectos demás impacto en el proyecto de modernización de laContraloría General de la República, inició su desa-rrollo conceptual hace casi tres años y desde esa fe-cha ha estado promoviendo acuerdos y realizandocoordinaciones con otras entidades del Estado, queservirán como fuente de información para el sistemao brindarán soporte en materia de comunicación, alproceso de la lucha anticorrupción.

Objetivos del SICE

General:Integrar todas las cifras relevantes del proceso decontratación estatal, con el propósito de apoyarefectivamente la vigilancia de las compras del Estado.

Específicos:* Construir y mantener un sistema de infor-mación que permita a la Contraloría General de laRepública ejercer un control eficaz, oportuno y efi-ciente sobre los procesos de contratación estatal.* Construir progresivamente el Catálogo Úni-co de Bienes y Servicios.* Desarrollar y mantener el sistema de soft-ware aplicativo del SICE.

* Capacitar a todos los actores del Sistema(funcionarios entidades estatales, proveedores, fun-cionarios de los organismos de control, personal deloperador del Sistema, ciudadanía).

Elementos del SICE

El SICE se fundamenta en los siguientes elementos:

* Catálogo Único de Bienes y Servicios –CUBS

Es la enumeración de los bienes y servicios clasifica-dos, estandarizados y codificados que correspondenal universo de productos que pueden adquirir las en-tidades públicas.

* Registro Único de Precios de Referen-cia – RUPREs una base de datos en la cual los proveedores quedeseen contratar con el Estado, deben registrar losprecios de los bienes y servicios que ofrecen, comorequisito para participar en los procesos contractua-les.

* Central de PreciosEs una base de Datos que consolida los precios dereferencia, a que hace mención el Registro Único dePrecios de Referencia -RUPR-, de los bienes y servi-cios ofrecidos por los proveedores, debidamente iden-tificados con su NIT, a las entidades del Estado.

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* Central de Información para la Con-tratación Estatal – CICE

Es el elemento del Sistema encargado de recibir, con-solidar y procesar toda la información pertinente a lacontratación, realizando en forma automática, en lí-nea y en tiempo real, todas las verificaciones que re-sulten de los procesos de contratación pública, enespecial, la verificación de los precios de los bienes yservicios. Informa a las entidades públicas y a los par-ticulares sobre el registro de los planes de compra,precios indicativos y contratos celebrados por el Es-tado. De igual forma coordina el mantenimiento yactualización del CUBS, y almacena la informaciónbásica tanto de las entidades públicas como de losproveedores.

Adicionalmente, el SICE comprende cuatro subsiste-mas en los que se integra: (i) información de los pla-nes de las compras del Estado; (ii) información de losprecios de referencia de los bienes y servicios ofreci-dos a las entidades públicas; (iii) el sistema de vigilan-cia propiamente dicho a través de la activación de lasalarmas; y (iv) la disponibilidad de toda la informa-ción de la contratación estatal para análisis e infor-mes.

Todos los subsistemas utilizan un solo lenguaje decomunicación llamado el Catálogo Único de Bienes yServicios -CUBS-, que permite mantener medianteuna identificación única cada uno de los elementosofrecidos y adquiridos en los procesos de oferta ydemanda del Estado.

A continuación se presenta una descripción resumi-da de los subsistemas:

* Subsistema de la Demanda

Está compuesto por el conjunto de bienes y serviciosque requiere el Estado, debidamente clasificados deacuerdo a los códigos del Catálogo Único de Bienes yServicios -CUBS-. La información se obtiene hoy delSistema Integrado de Información Financiera -SIIF-,manejado por el Ministerio de Hacienda y CréditoPúblico, de los planes de compra y de los presupues-tos públicos. Este Subsistema provee la informaciónrelacionada con las entidades que compran, los ele-mentos requeridos, las fechas de las adquisiciones ylos procesos a través de los cuales se compran losbienes y servicios. En consecuencia, el subsistema dela Demanda ofrece respuestas a los siguientes inte-rrogantes: ¿Quién compra? ¿Cuándo compra? ¿A tra-vés de qué proceso compra? ¿Qué condiciones esta-blecen las entidades para comprar? Y ¿Cuál espresupuesto solicitado?

* Subsistema de la Oferta

Es el registro de los precios de referencia de los bie-nes y servicios ofrecidos a las entidades públicas, rea-lizado en la Central de Precios. A través de este Sub-sistema se proveerá información relacionada con laspersonas naturales o jurídicas que estén en disposi-ción de venderle al Estado, los elementos ofrecidos almismo, los precios de referencia de cada uno de ellosy los sitios en los cuales se ofertan los bienes y servi-cios. Este subsistema da respuesta a los siguientesinterrogantes: ¿Quién vende? ¿Qué vende? ¿A quéprecio oferta? ¿En dónde oferta? Con el registro deprecios de referencia se incorpora un elemento fun-damental en la información sobre los precios de mer-cado que el funcionario encargado de la ordenacióndel gasto en las entidades públicas debe consultar ala hora de hacer las compras del Estado.

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Informática III

* Subsistema de Control Básico

Este control se ejerce cuando se incorpora al siste-ma, la información de los contratos celebrados porlas entidades del Estado una vez publicados en laImprenta Nacional, Imprenta Distrital y las gacetasdepartamentales, según sea el caso, en cumplimien-to a lo dispuesto en el artículo 59 de la Ley 190 de1995 y sus normas reglamentarias. Medios en loscuales, las entidades contratantes deberán informaradicionalmente el código y el precio unitario de losbienes y servicios contratados. Por lo tanto, este sub-sistema permite obtener respuestas a las preguntas:¿Quiénes contratan? ¿Qué se contrató? ¿A qué pre-cios se contrató? ¿Cuánto se contrató? ¿En dónde secontrató?. Con base en esta información, se generanlas alarmas, producto de la comparación entre la in-formación de los precios de referencia registrados yla información de los precios contratados.

* Subsistema de Control Inteligente

A través de este mecanismo se comparan e interpre-tan los diferentes registros de cada subsistema, enespecial los que tienen que ver con los precios dereferencia, con el fin de verificar el margen de distor-sión entre el precio indicativo y el precio final de con-tratación. El Control Inteligente es una funcionalidaddel SICE para facilitar el control posterior y selectivoa cargo de la Contraloría General de la República. ElSistema además verifica que los bienes y servicioscontratados correspondan al sector y subsector enque se encuentran clasificadas las entidades de acuer-do con la Resolución de Sectorización vigente, expe-

dida para tal efecto por la Contraloría General de laRepública.

BANCOS DE DATOS JURÍDICOS

Los conocidos como bancos de datos jurídicos sonbases de datos para consulta ya sea en línea (on line)o fuera de línea (off line), que contienen normativi-dad, jurisprudencia y doctrina sobre los temas jurídi-cos, con herramientas de búsqueda (tesauros) quepermiten encontrar a partir de criterios específicoscomo nombre de la norma o documento, tema, po-nete, etc., de una forma fácil y rápida to da la infor-mación disponible al respecto.

Los bancos jurídicos on-line tienen la ventaja de seractualizados constantemente y de ser consultadosdesde cualquier lugar del mundo. Los bancos of-linepor lo general son distribuidos en un CD-ROM o DVDcon el inconveniente que se van desactualizando irre-mediablemente, pero compensada con la ventaja depoder ser utilizados en lugares y momentos en los queno se disponga de conexión a redes Internet o Intra-net.Beneficios de los Bancos de Datos Jurídicos2

• Excelente calidad de la información: Contienen in-formación veraz, confiable, completa, siempre actua-lizada, analizada y especializada en cada materia; deacuerdo al tipo de Banco de Datos Jurídico que ad-quiera.• Muy fácil y rápida consulta: Ofrecen diferentes op-ciones de consulta; se puede buscar por tema, título,magistrado ponente, fuente jurídica y partes, entre

Universidad Externado de Colombia. Facultad de Derecho.http://www.uexternado.edu.co/derecho/informatica_juridica/

2

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otras. Además, permiten consultar cada uno de loscampos de búsqueda por separado o combinándo-los para mayor rapidez.• Permiten imprimir y copiar: Se pueden imprimir lasprovidencias completas o partes de ellas y hacer co-pias en Word.• Son portátiles: Pueden ser consultados en cualquiercomputador que cuente con las condiciones míni-mas necesarias.

Bancos Jurídicos en ColombiaEn nuestro país han hecho carrera conocidos bancosde normas especialmente como Omnilege de planea-ción Nacional (ya descontinuado) el cual era una basede datos of-line pionera en su tipo en el país durantela década de los 90.

La Dirección General de Asuntos Indígenas del Minis-terio del Interior desarrolló un banco de normas of-line especializado en legislación indígena.

Empresas del sector privado han sacado al mercadoCD-ROM con distintas compilaciones de normas,entre ellas se destacan Legis y Leyes.net.

La tendencia actual es la implementación de bancosjurídicos on-line, los cuales se especializan en temáti-cas de acuerdo con la entidad que los publique.

Por ejemplo el Ministerio de la cultura tiene el sitiohttp://sinic.mincultura.gov.co/legis/legis.htm, en el quepresenta los textos de la normatividad al respecto.

El mejor banco de jurisprudencia colombiana se en-cuentra en la página del Consejo Superior de la Judi-catura http://www.ramajudicial.gov.co, el cual resultaser una fuente de estudio de muchos profesionalesde distintos campos.

Empresas como Legis venden suscripciones a los ban-cos de normas, en los cuales se da acceso al usuariocomprador a través de un login y una contraseña.

Otras fuentes muy conocidas generadoras de bancosjurídicos son las universidades, las cuales, al igual quelas entidades estatales prestan el servicio de formagratuita.

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Informática III

TRABAJO INDIVIDUAL

1. Realice una búsqueda por la Web y ela-bore un listado de los sitios Web que prestan servi-cios de banco jurídico de normas, jurisprudencia ydoctrina. Incluya universidades, empresas privadasy entidades públicas. Describa las característicasespecíficas de cada una.2. Visite una entidad pública y recoja la ex-periencia que ha tenido dicha empresa con el SICE,en especial recoja los comentarios a favor y en con-tra del sistema. Comente su observación de la dife-rencia entre lo que se espera de estos procesos ylo que realmente se da.3. Visite la página Webwww.contratos.gov.coy a partir de ello intente ubicar contratos de algunaentidad pública conocidos por usted.4. Luego de leer la lectura complementaria,haga un escrito de dos páginas con sus comenta-rios, respecto de la viabilidad y conveniencia de laimplementación de la contratación en línea en losmunicipios colombianos, y de las tensiones en con-tra de dicha estrategia.

TRABAJO EN GRUPO

1. Forme un equipo de búsqueda en laWeb de sitios especializados en contratacióngubernamental por parte de entidades oficialesextranjeras, Recojan características específicasde dichos portales que los diferencien cualitati-vamente de los sitios para contratación estatalcolombianos. Reúnan en un cuadro las fortale-zas, debilidades y perspectivas de los sistemasde contratación estatal colombiana en línea.

2. Base Normativa. Recolecte con suscompañeros de grupo los textos de las normasde contratación vigente (Ley 80/93, Decreto 2170/02 y demás decretos reglamentarios) que seencuentren en formato doc, txt o pdf. Se busca ircreando un banco de normas sobre administra-ción pública, útil para toda la carrera.

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LECTURA COMPLEMENTARIA

Contratación Electrónica: Todo a la Vista de TodosJorge Enrique Vargas

No es la publicidad de un campo nudista. “Todoa la vista de Todos” es el eslogan de los sistemasde contratación gubernamental en línea queColombia ha comenzado a desarrollar. Expresauno de los objetivos centrales del cambio encurso: plena transparencia, destinada a lograrque todas las etapas de los procesos de contra-tación pública puedan ser observadas en deta-lle por cada empresario y por todos los ciuda-danos.

Tanto los empresarios como los ciudadanos co-munes reclaman que la contratación pública sealibre de toda sospecha, férreamente controladay conducida bajo criterios de beneficio colecti-vo. Este reclamo es más que justificado si se tie-ne en cuenta que las compras gubernamentalesrepresentan cerca del 30% del crecimiento delPIB y el modo como se manejen tiene un im-pacto enorme en el comportamiento económi-co, del devenir de los negocios y el bienestarcolectivo. La corrupción en la contratación pú-blica destruye el bienestar y el crecimiento, y esuno de los factores con mayor incidencia en lapérdida de confianza en las instituciones políti-cas.

El mundo avanza rápidamente hacia la implan-tación de mecanismos de contratación públicaen línea. La razón es contundente: ¡ya no esposible mejorar los sistemas manuales de con-tratación! Éstos son vulnerables a la corrupción,y en la medida en que se aumentan los contro-les para tratar de evitarla, pierden transparencia

porque se hacen más enmarañados y pierden tam-bién eficiencia porque aumentan los costos paralos proveedores y el gobierno. Se crea entoncesun círculo vicioso que la contratación tradicionalno puede romper.

Según un estudio reciente de Planeación Nacio-nal, en Colombia, además de la ley 80, tenemosotros 37 regímenes de contratación legalmentedefinidos (la mayoría surgidos de excepciones ovariantes al procedimiento básico de la ley 80).Pero en la práctica tenemos muchos más regíme-nes, pues la falta de una razonable estandariza-ción ha llevado a que haya tantas modalidades decontratación como entidades publicas. Cada unainterpreta las normas a su manera y crea sus pro-pios pasos, requisitos y controles. Para un mismotipo de contratación (licitación de servicios de vi-gilancia de instalaciones, por ejemplo) se ha podi-do constatar que hay entidades que utilizan plie-gos de 20 páginas mientras otras los elaboranhasta de 123 páginas, que el proceso puede tar-dar entre 34 y 241 días y que en ciertas entidadesse exige el doble de requisitos que en otras. En unámbito así obviamente no hay transparencia, loscostos se disparan y la competencia es cada vezmenor.

¿Qué es contratación en línea?

La contratación en línea en un proceso por el cualse utiliza la tecnología de computación y teleco-

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Informática III

municaciones para lograr que todas las deman-das de bienes y servicios por parte del gobiernose concentren en un solo punto de manera quelos proveedores puedan encontrarlas juntas, or-ganizarlas a su manera y estudiarlas libremente.

A la vez, concentra también en un solo punto laoferta de bienes y servicios por parte de los pro-veedores, de modo que las entidades públicaspueden tener ante si todas las opciones para po-der escoger con plena información la de más con-veniencia.

Los ciudadanos comunes, por su parte, puedenver todo el proceso, para verificar la validez de laescogencia.

El lugar donde se concentra toda la demanda ytoda la oferta es un sitio de Internet, llamado Por-tal Único de Contratación. El Portal es operadodirectamente por los proveedores y por las enti-dades públicas, de manera que la contratación esdescentralizada aunque la información básica esestrictamente centralizada.

El portal, además de mostrar todas las opcionescontractuales, tiene un mérito adicional: crea con-diciones de estandarización, pues todos los parti-cipantes deben proceder según los mismos crite-rios, formatos y reglas del juego. De este modo, lacontratación deviene más simple y transparente.

La complejidad y la dispersión actuales son dos delas principales causas de la pérdida de transparen-cia.

Fases

Para el desarrollo en Colombia de la contrataciónpública en línea se ha consultado la experiencia deun gran número de países de todos los continen-tes. Como resultado de este análisis se ha estable-cido un proceso distribuido en tres áreas sucesi-vas: licitaciones en línea, gerencia de contratos enlínea y contratación directa en línea.

Para el desarrollo de las licitaciones en línea, quees el punto de partida, se adelantan cuatro fases:

1. Información básica. Esta primera fase, queya está en ejecución, consiste en brintar en un solopunto información sobre todas las licitaciones pre-vistas para el año por las entidades públicas, lasfechas exactas y requisitos de las licitaciones yaconvocadas y los detalles de las adjudicaciones. Deeste modo, los proveedores pueden organizar susplanes de producción, mirar los prepliegos, ente-rarse fácilmente de las licitaciones abiertas y cono-cer las adjudicaciones.

2. Información personalizada. La segundafase garantiza que la información pueda ser vistade la manera que cada uno quiera, para que hayainfinitas posibilidades de verificación y control, conevidente efecto disuasor de los corruptos. A partirde esta fase se ofrece también la posibilidad de en-vío electrónico de las información y la notificaciónde novedades que cada quien solicite recibir en sue-mail.

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3. Obtención de pliegos de licitación. Estafase permite que los originales de los pliegos estéspuestos en Internet y que puedan ser bajados li-bremente, para ser usados por los proponentes.Exige un gran esfuerzo gubernamental para quelos pliegos sean simplificados y estandarizados,eliminando la absurda complejidad que tienen ac-tualmente. Implica también eliminar los cobros porpliegos.

4. Entrega de propuestas por Internet. Estafase permite que los proponentes enviar sus pro-puestas por una vía electrónica segura, utilizandoformularios simplificados y beneficiándose de unaradical reducción de los requisitos y garantías quese exigen en el proceso manual. Solo quien ganela licitación deberá acreditar los requisitos, demanera que los perdedores no incurran en gastoselevados e inútiles.

El área de gerencia en línea de contratos se orien-ta a establecer un seguimiento totalmente públi-co de la ejecución. Tiene dos fases: seguimientofísico y seguimiento financiero, basados ambos enlos respectivos informes de interventoría y de eje-cución presupuestal.

Finalmente, al desarrollar el área de contratacióndirecta en línea, el Portal de Contratación adquierecarácter transaccional, pues permite que las enti-dades públicas lo utilicen para comprar y pagardirectamente y que los ciudadanos puedan ver latotalidad de las transacciones realizadas. Este de-sarrollo permitirá que la contratación directa,que hoy dura en promedio 45 días pase a realizar-se en pocas horas. En esta área se prevén tresfases: organización de la oferta, estructuración dela demanda y transacción directa.

¿En qué fase vamos?

El proceso de montaje de la contratación en líneacomenzó el 10 de marzo de 2003 con el lanza-miento del Portal Único de Licitación, que es par-te de la primera fase de las nueve previstas. El Portalpuede ser visitado en www.contratos.gov.co. Esutilizado ya por la mayoría de las entidades públi-cas del orden nacional, incluidos los institutos des-centralizados, y por algunos municipios y depar-tamentos. Su uso por todas las entidades públicasserá obligatorio. A fines de marzo tiene ya licita-ciones previstas para el 2003 por más de tres bi-llones de pesos.

¿Hasta dónde se avanzará?

El cronograma de desarrollo permite prever queen 2006 todas las licitaciones podrán realizarsepor vía electrónica, aunque los proveedores quequieran podrán utilizar papel. Los pliegos y las pro-puestas se habrán estandarizado, el proceso lici-tatorio promedio durará menos de un mes desdela apertura hasta la adjudicación y los costos paralos proveedores serán una fracción de los actua-les.

También en 2006 se estará realizando en línea el70% de la gerencia de contratos, con procedimien-tos simples y para el dominio público.

Ese mismo año podrá realizarse vía Internet el 50%de la contratación directa, mediante la selección

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Informática III

de los proveedores que tengan ofertas en el siste-ma, en procesos con duración menor a 8 horas ypagos totales a un mes.

Reducción de costos y precios

Se estima que con los procedimientos de contra-tación en línea los proveedores ahorrarán el 70%de los costos que hoy les implica participar en unalicitación y un 40% de los que les cuesta partici-par en un proceso competitivo de contratacióndirecta.

Por su parte, el sector público ahorrará 50% delos costos que hoy tiene por administración de lacontratación. Se estima también que los preciosde los bienes y servicios ofrecidos al estado ha-brán bajado en cerca de 20% durante 2004 y denuevo 20% en 2005, gracias a la reducción decostos de los proveedores y a la celeridad de lospagos.

En general, habrá mejores y más baratos serviciospara la gente y habrá también beneficios para todala economía gracias a la contención de la inflacióngenerada desde la contratación pública y al aho-rro logrado con la reducción de precios, converti-do en una ampliación de la demanda pública.

Consideraciones finales

El principal reto de la contratación en línea con-siste en estandarizar, normalizar y simplificar losprocesos de contratación, para que sean fácilmen-te accesibles, transparentes y vigilables.

Los mayores esfuerzos no recaen, por tanto, en laincorporación de tecnologías sofisticadas, sino enlograr cambios en las prácticas de contratación dis-persas y complejas que hoy realizan las entidadespúblicas. En su lugar deben establecerse patronescomunes de acción y procesos simplificados, siem-pre puestos a la vista de los proveedores y los ciu-dadanos.

La eliminación de barreras de entrada, como co-bros y requisitos innecesarios y la reducción de lostiempos requeridos para contratar, aumentarán elnúmero de proveedores del estado y la competen-cia entre ellos, estimulando la productividad. Seespera que dentro de tres años el número de em-presas proveedoras del estado se haya duplicado.

Un beneficio especialmente grande será el de losproveedores pequeños, que con los nuevos meca-nismos de contratación en línea encontrarán facili-dades para vender localmente bienes y servicios encantidades reducidas, lo cual les abre nichos demercado que les permiten competir con los gran-des proveedores. Dentro de tres años el número depequeñas y medianas empresas proveedoras delsector público habrá crecido 200%.

Con las bases expuestas seguramente será posiblesatisfacer en breve plazo la ambición de los colom-bianos de tener una contratación pública muchomas transparente porque todos sus procesos sonvisibles para todos los ciudadanos, mucho más efi-ciente gracias a la reducción de costos, plazos yprecios, y decididamente mucho más favorecedoradel desarrollo equilibrado, al incluir a muchos nue-vos proveedores, especialmente los de pequeñas ymedianas empresas y los localizados por fuera delámbito de las grandes capitales.

Suena idealista, pero otros países lo han logrado.¿Por qué no nosotros?

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Informática III

Unidad 4

Sistemasde informaciónGeográfica

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4 Sistema de información Geográfica

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Informática III

PLAN DE LA UNIDAD

OBJETIVO

Unidad 4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN GEOGRÁFICA

OBJETIVO

INTRODUCCIÓN

Que es un Sistema de Información Geográfica - SIG¿Cuáles son las funciones propias de un SIG?Aplicaciones de los Sistemas de Información Geográfica¿Para que sirve un SIG?

APLICACIONES AMBIENTALES DE LOS SIG

Fortalezas y Amenazas de los SIGEl futuro de los SIG y de la IGAplicativos de Sistemas de Información Geográfica -GIS

AUTO EVALUACIÓN

El estudiante podrá explicar acerca de los Sistemas de Informacióngeográfica, cual es su utilidad, ventajas e inconvenientes. Reconocerálas aplicaciones de dichos sistemas en el campo de la gestión pública.

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INTRODUCCIÓN


Si bien el presente no es un curso de sistemas de Información Geográfi-ca, es un breve acercamiento a dicha temática para apreciar sus enormespotencialidades en el campo de la Administración Pública. No es un cur-so de SIG por que de un lado el ámbito más específico (técnico) de talessistemas corresponde a otros profesionales, y de otro aún la Escuela conun sistema de tales características (posiblemente se implemente muy pron-to uno dentro del marco del Observatorio de la Administración Pública),por lo que hasta ese momento este capítulo será una aproximación masdesde lo teórico que de lo empírico.

Se responderá en este capítulo el ¿que? Y el ¿para que? Pero no el ¿Cómo?Este último, del ámbito de los ingenieros en cartografía, Geodesia, foto-grametría, Sistemas de bases de datos, entre otros.

Para abordar esta unidad se requiere el previo proceso de lectura deeste documento por parte del estudiante. Una vez hecha la lectura, elestudiante debe abordar el trabajo propuesto al final del capítulo,tomando siempre estricta nota de las dificultades, dudas e incon-sistencias con que se encuentre. Este trabajo resulta productivo aldesarrollarlo en forma individual o por pares. En el encuentro pre-sencial con el tutor se aclaran primero las dudas y luego en equipose elaborará usando la técnica de lluvia de ideas, un inventario deescenarios del ámbito local en los cuales sea recomendable aplicarcon notable beneficio un SIG. De ser posible, se presentará por partedel profesor un aplicativo de SIG ya sea que se haya adquirido por laEscuela o en una visita a otra Entidad. Duración del encuentro pre-sencial: de 2 a 3 horas.

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Informática III

Que es un Sistema de InformaciónGeográfica - SIG

Cuando nos referimos a un SIG estamos pensandoen un programa de computador, en un software, conunas funciones propias. En este sentido un SIG esigual que una hoja de cálculo o un procesa-dor de textos. Hablamos entonces de pro-gramas como Arcinfo (Esri), Geomedia (Inter-graph) o Geographics (Bentley), por citar soloa algunos.¿Qué hace este software? Cartografía con ba-ses de datos asociadas, con la misión princi-pal de resolver problemas espaciales o terri-toriales, es decir, un programa que nospermita manejar conjuntamente la cartogra-fía y las bases de datos alfanuméricas asocia-das.

Dicho así se podría pensar en un software dediseño asistido por computador CAD como Autocad,Microstation u otros que permiten asociar bases dedatos a los elementos del dibujo. Pero la diferenciafundamental estriba en que con un SIG podemoshacer análisis y generar nueva cartografía en funciónde los resultados conseguidos, además de hacer con-sultas más completas al poder combinar criterios alf-anuméricos y espaciales.

Nos vemos en la necesidad de diferenciar entre unSIG y un aplicativo de SIG. Mientras que un aplicati-vo de SIG es un software que ayuda a procesar infor-mación geográfica, un SIG es el conjunto de software,hardware especializado, cartografía, bases de datos,

información y equipo de personas que tienen comofin sistematizar, almacenar, procesar y presentar deforma oportuna, clara, precisa y confiable la informa-ción que guarda relación con ubicaciones o distribu-ciones geográficas.

Sin embargo para efectos de este módulo hablare-mos de los aplicativos de SIG como SIG.

Figura 4.1 Ejemplo de localización de información enun SIG, se combinan ficha de datos, documento oreseña, mapa en detalle, fotografía, enlace a páginaWeb y videos.

Fuente: GONZÁLEZ M. et al. Los Sistemas de Información Geográfica

como herramientas de Gestión en las Zonas Rurales. Universidad de

Oviedo. España, 2.000

¿Cuáles son las funciones propias de un SIG?Los programas SIG tienen una serie de funciones di-señadas para la gestión de información geográfica:

* Captura, registro y almacenamiento dedatos: el paso de información analógica, en papel, aformato digital de un ordenador. Esto se puede reali-zar de varias maneras como digitalización, vectoriza-ción, importación.

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* Estructuración de datos y manipula-ción: creación de bases de datos, de nueva carto-grafía.* Proceso, análisis y gestión de datos: to-pología, consultas gráficas, alfanuméricas, combina-das, superposición, georeferenciación (Véase la figu-ra 4.2).* Creación de sali-das: informes, ploteados.

Figura 4.2 Secuencia de Pla-nos generados por el Sistemade Georeferenciación a travésde Internet MapQuest. Sepretende buscar la “BroadwayAve between 52nd y 53ndAve”.

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Informática III

Fuente: www.mapquest.com/maps.htm

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Aplicaciones de los Sistemasde Información Geográfica

Si se puede definir la información geográfica como laque tiene una localización en el territorio, es fácil de-ducir que gran parte de la información que maneja-mos tiene estas características.

Con esta cantidad de información geográfica (IG) noes de extrañar que esta herramienta se utilice en cadavez un mayor número de campos. Las aplicacionesmás típicas son las relacionadas con el medio am-biente (gestión y monitoreo ambiental, modelado deprocesos erosivos, descripción y evaluación de hábi-tat, estudios de impacto ambiental, mapeo y ocupa-ción del suelo (planes de ordenamiento territorial,proyección de vías de acceso, programación de even-tos según rutas, zonificación de inversiones), distri-bución de especies) y la planificación territorial. Esteera el ámbito que se estudiaba en las primeras aplica-ciones SIG, en los años 60. Según se van resolviendolos problemas inherentes de toda tecnología primeri-za y mejora la potencia del hardware y software se vaampliando a otros campos: urbanismo, catastro, ges-tión de emergencias, geomarketing, estudios fronte-rizos, etc.

Para conjugar los dos aspectos anteriores de que hacey a que se aplica el SIG es pertinente el texto presen-tado por Alberto Virto Medina en el Web Site del Con-sejo de Seguridad Nuclear de España:

“Los Sistemas de Información Geográfica se estánconvirtiendo en una poderosa herramienta en el es-tudio de la Radiactividad Ambiental.

Desde antaño se ha pretendido representar la reali-dad, es decir, modelizar el mundo en que vivimos tra-tando de dar prioridad a unos aspectos en detrimen-to de otros. De esa realidad tan compleja que nosrodea puede extraerse una serie de datos gráficos yalfanuméricos relacionados topológicamente entre sí.Precisamente, lo que nos permitirá analizar el hechogeográfico y dará verdadera utilidad a toda la infor-mación acumulada es la capacidad que tengamos para«cruzar» variables y conectar unos datos con otros.Esto es lo que hacen los Sistemas de InformaciónGeográfica (SIG), sistemas informáticos capaces derealizar una gestión completa de datos geográficosasociados a mapas reales.

Un Sistema de Información Geográfica conecta basesde datos alfanuméricos (censo de viviendas, concen-tración de contaminantes ambientales...) con los ele-mentos gráficos a los que están asociados esos da-tos. El resultado final de esta puesta en relación es laedición de un producto cartográfico que representainformación alfanumérica. Es lo que se denomina«mapificación» o edición de mapas temáticos. En de-finitiva, una nueva forma de tratar la información ygenerar resultados, que será de gran ayuda en el aná-lisis, planificación y gestión del territorio.

El manual del National Center for Geographic Infor-mation and Analysis de USA define los SIG como sis-temas de hardware, software y procedimientos dise-ñados para realizar la captura, almacenamiento,manipulación, análisis, modelización y presentaciónde datos referenciados espacialmente para la resolu-ción de problemas complejos de planificación y ges-tión.

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Informática III

Podemos aproximarnos a la representación del espa-cio modelizado mediante un modelo de datos vecto-rial o con un modelo de datos raster. El modelo dedatos raster se apoya en la diferenciación de las enti-dades en función de sus propiedades, para despuésproceder a la localización de los elementos. La enti-dad se divide en elementos discretos (celdas o píxe-les) que tienen «un único valor» referente al atributocorrespondiente (tipo de vegetación, grado de con-taminación, etc). El modelo de datos vectorial tiendea la representación de la entidad lo más fielmenteposible y utiliza tres tipos de objetos espaciales: pun-to, línea y polígono.

Por otro lado, cabe distinguir la estructura geométri-ca y la topológica. La primera señala solamente lascoordenadas de los objetos, mientras que la segundaestablece una o varias de estas relaciones: conectivi-dad, contigüidad y relación.

Siempre es factible pasar de una estructura de datoscartográfica, basada en la geometría y motejada co-múnmente «spaghetti», a una topológica, que des-cansa en las relaciones de los objetos. Esta operaciónes clave para ejecutar las funciones de análisis de losSIG. Este proceso se denomina «construir la topolo-gía». En cualquier caso, la utilización de un modelode datos vectorial o raster depende de los objetivosdel estudio.

La funcionalidad de un Sistema de Información Geo-gráfica es muy amplia. Las administraciones públicasgestionan gran cantidad de datos relacionados con elterritorio. Los SIG se pueden aplicar en la gestión delagua, teniendo digitalizadada la red de abastecimien-to y saneamiento y conociendo parámetros comopresión y caudal, se podría prever el consumo porzonas, distribución de impuestos, catastro urbano yrural, padrón de habitantes, tráfico (para conocer ladensidad de vehículos, zonas de mayor número de

accidentes o relacionar el tráfico con parámetrosmedioambientales), planificación y gestión urbana yterritorial, protección civil...Además de en terrenos como el transporte (trazadode infraestructuras lineales, impacto territorial) o aná-lisis de mercados, la aplicación de Sistemas de Infor-mación Geográfica tiene un especial interés en el aná-lisis del medio ambiente. Las construcciones teóricasdel concepto medioambiental se fundamentan en laconexión de varias disciplinas. Un SIG permite la inte-rrelación pluridisciplinar de los procesos ecológicos yel análisis de sus fenómenos afines, al igual que la im-plementación de mayor número de variables medio-ambientales. Por ello, los SIG, en su aplicación al me-dio ambiente, se configuran como un modelocomplejo que supera las meras interpretaciones par-ciales del mundo real, conjugando todos los campostemáticos del problema medioambiental (geografía,geología, física, ecología, etc).

¿Para que sirve un SIG?

Un SIG suficientemente sofisticado puede respondera cinco preguntas genéricas:

Localización. ¿Qué hay en...? La primera de las pre-guntas se refiere a identificar qué es lo que se en-cuentra en una localización determinada. La localiza-ción puede describirse de varias formas, por ejemplo,por su topónimo, por su código postal, o por referen-cias geográficas como latitud y longitud.

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Condición. ¿Dónde se encuentra? Esta pregunta es lainversa de la primera y requiere un análisis espacial.En lugar de identificar lo que se encuentra en un puntolo que se busca es un lugar que reúna ciertas condi-ciones que se especifican (por ejemplo, un terrenosin bosque, con un área mayor de 2.000 m2, a me-nos de 100 metros de una carretera y...).

Tendencia. ¿Qué ha cambiado desde...? Esta pregun-ta involucra a las dos anteriores y su respuesta esta-blece qué diferencias ocurren en un área determina-da a través del tiempo.

Distribución. ¿Qué patrones de distribución espacialexisten? Esta pregunta es más compleja. Se planteaal querer determinar, por ejemplo, si el cáncer es unacausa importante de mortalidad entre las personasque residen en las proximidades de una central nu-clear.

Modelización. ¿Qué sucede si...? Cuestión que se plantea alintentar conocer que pasa en un sistema cuando ocurre unhecho determinado, por ejemplo, que le sucede a un sistemaviario si construimos una carretera, o que sucedería si seprodujera un vertido tóxico en la red de suministro de aguapotable de una ciudad.”1

Las aplicaciones de los SIG son resumidas por ArcilaGarrido2 en el siguiente cuadro, aunque con seguri-dad se pueden estar escapando muchas más.

Tabla 4.1 Aplicaciones de los SIG

1 VIRTO MEDINA, Alberto. Sistemas de Información Geográfica.Publicado en http://www.csn.es

ARCILA GARRIDO, Manuel. Medio Ambiente y Sistemas de InformaciónGeográfica. Principios Básicos. Servicio de publicaciones de la Universidadde Cádiz, 2.003. [Página 96].

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Informática III

APLICACIONES AMBIENTALES DE LOS SIG

Debido a que los SIG se han vuelto necesarios en elcampo de la gestión ambiental, ampliaremos la parterelativa a dicho campo. El mismo Arcila Garrido clasi-fica las aplicaciones ambientales de los SIG en 5 cam-pos:

1. Inventarios y cartografías ambientales. Donde lafuncionalidad es realizar inventarios de los recursosambientales de un territorio concreto o la realizaciónde la cartografía básica topográfica o temática.

2. Estudios ambientales y análisis del paisaje. Las quetienen como objetivo final conocer y analizar algúnaspecto ambiental o paisajístico determinado, sin te-ner como propósito final la predicción, planificacióno gestión.

3. Análisis de riesgos e impactos ambientales. Uso delSIG para conocer, estudiar y predecir los factores deriesgos ambiental en cualquiera de sus formas, inclu-yendo los estudios de impacto ambiental. En esteapartado puede entrar, entre otros, los análisis depeligrosidad sísmica, predicción de movimientos detierras, análisis de riesgos de inundación, etc.

4. Modelización ambiental. Modelado de algún fenó-meno ambiental o territorial. Por ejemplo el crearmodelos digitales de terrenos o elevaciones, cuencasvisuales, etc.

5. Planificación y gestión ambiental. En este últimoapartado estarían incluidos todos los trabajos cuyafinalidad fuera la planificación y gestión ambiental tan-to pública como privada.

“Los SIG como herramienta para la gestiónambientalDe los cinco epígrafes anteriores en que se ha dividi-do las posibles aplicaciones ambientales de los SIG, laplanificación y gestión es, sin duda en nuestra opi-nión, uno de los más importantes. Contrariamente aesta afirmación es quizás uno de los campos de apli-cación menos desarrollados. Por ello se ha creído con-veniente profundizar en las posibilidades de los siste-mas de información geográfica en la planificación ygestión, y en las dificultades que se presentan a lahora de ponerlos en marcha. Para terminar este apar-tado se presentarán brevemente algunos ejemplos.Para analizar el papel de los SIG en la planificación ygestión territorial debemos cuestionarnos un par depreguntas. La primera sería: ¿Por qué defendemos quelos SIG son una muy útil herramienta para planifica-dores y gestores territoriales?. Por varias razones quese basan en algunas de las características de los SIG:

* En la planificación y gestión se necesita una he-rramienta que sirva para integrar información de muy diver-sa índole.* Se requiere de una herramienta que sea capaz deanalizar la información espacial.* Se necesita homogeneizar la información para quepueda servir a los distintos agentes que intervienen en laplanificación y gestión del territorio.* Es imprescindible poder contar con una herramien-ta que realice inventario y análisis casi al mismo tiempo.* Se debe contar con información comparable conotros territorios.* Debe ser una herramienta ágil que facilite la in-corporación de nuevas informaciones y que actualice la infor-mación existente sin un esfuerzo excesivo.

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* Es interesante poseer una herramienta que puedagenerar nueva información a partir de la información intro-ducida.* Es preciso disfrutar de un instrumento que realicemodelos, simule procesos y haga predicciones territoriales.* Se debe tener una información que pueda ser pre-sentada a diferente escala según el propósito de la misma.

Todos estos requisitos los cumplen en mayor o me-nor medida el distinto software que puede ser deno-minado como sistema de información geográfica. Y siesto es así, nos debemos hacer la segunda pregunta:¿por qué no existe una mayor difusión y uso en lagestión territorial de estas herramientas?. Son diver-sas, también, las razones por la que no hay una gene-ralizada utilización de este tipo de programas:

* La información soportada por el sistema debe te-ner unas características mínimas en formato digital que aveces es difícil de obtener.* La información es inexistente o excesivamente one-rosa.* El uso de estos sistemas requiere de un personalrelativamente especializado.* El uso adecuado de un SIG en una administra-ción pública exige una cierta coordinación y sistematizaciónpor parte de los gestores del sistema.* Se necesita la concienciación de las bondades deestas herramientas por parte de los que toman las decisionespolíticas.

La implantación de Internet debe facilitar el uso deestas herramientas y promover la cooperación inte-radministrativa e interterritorial en los procesos de

planificación y gestión espacial. La Información Geo-gráfica Distribuida (IGD)4 debe promover un mayoruso de esta nueva técnica que facilita la integración yordenación del territorio a partir de hacer posible sugestión desde una visión global e integrada del espa-cio.”

“La realización de Planes de Ordenación de Recursos Natu-rales (PORN). Es quizás una de las aplicaciones más evi-dentes dentro de planificación ambiental. Existen algunosejemplos del uso de Sistemas de información geográfica parala realización de la cartografía de estos planes. Las ventajasson múltiples siendo una de la fundamentales la obtención deforma automática del mapa de zonificación a partir de laintroducción de aquellas variables que el equipo redactor hallaconsiderado oportunas.”3

Fortalezas y Amenazas de los SIG

A pesar que los SIG han ido ganando espacio dentrode la gestión pública, es necesario aclarar algunosaspectos que permitan tener claras algunas ideas so-bre su asimilación como herramienta de gestión:

* En un SIG lo costoso es la tecnología, lo“barato” es la información. Aunque el desarrollo enmateria de software y hardware ha hecho accesiblevarios procesos relativos al manejo de la informacióngeográfica, el factor tecnológico sigue siendo costo-so, para la toma de fotografías aéreas, de radar o desatélite se requiere contratar las empresas especiali-zadas para ello y esperar el turno para la toma de

3 ARCILA GARRIDO, Manuel. Ob. Cit. Páginas 98 a 100.

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Informática III

dicha imagen. El proceso puede durar varios meses.Los equipos de tratamiento digital de las imágenes,las necesidades de almacenamiento lógico y la capa-citación del personal son también costosos.* La información georeferenciada debe sergratis, por que debe estar disponible para la toma dedecisiones en cualquier nivel del sector público, lomismo que para el público en general, ya que debehacer efectiva la transparencia de los proce-sos públicos.* Mantener el sistema y los datos tie-ne un costo, dicho costo esta conformadopor la actualización y el mantenimiento deequipos, captura y actualización de la infor-mación.* Se debe trabajar con herramientasque permitan lograr un estándar, para po-der sumar, transmitir y aplicar a nivel local,nacional y global.* En muchas entidades nos encon-tramos con presentaciones muy vistosas yelegantes de la información limitada.* La información debe responder alos principios de la información pública: cla-ra, oportuna, confiable, veraz. ¿Que sentidotiene digitalizar información obsoleta?

Tabla 4.2 Balance de la Información geográ-fica y los SIG

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Si bien son aparentemente numerosos los problemasque nos trae la implementación de un SIG, vemosque estos manejados adecuadamente pueden llevar-se a ventajas en el manejo de la información.

Dependiendo de la finalidad, es decir si la organiza-ción a la que hagamos referencia se dedica como ta-rea primordial al tratamiento de información geográ-fica (como el IGAG, Catastro de grandes ciudades,empresas privadas dedicadas al ramo de la informa-ción geográfica), se necesitarían aplicativos de soft-ware muy costosos y exigentes. Por el contrario, paraun municipio u otra entidad cuyo fin único no es elde trabajar dicha información, pueden acceder a soft-ware mas económicos con algunas restricciones queno constituyan limitaciones significativas para las la-bores de planificación, toma de decisiones etc.

El futuro de los SIG y de la IG

La creciente importancia que se esta dando a la IG enla administración pública (desde la ONU a los munici-pios o gobiernos locales), considerándola vital para laresolución de problemas en multitud de campos, estaaumentando el número y la calidad de la InformaciónGeográfica.

En la actualidad la tendencia a tratar la IG como unainformación más, sin diferenciarla de otros datos, estafavoreciendo la integración con otras aplicaciones ysistemas lo que ayuda a su expansión en camposdonde hasta hace poco no era habitual

Una visita por las Web de las diferentes empresas pro-veedoras de software nos dará una muestra por elpanorama actual de las aplicaciones demandadas. Lacreciente importancia de la IG y la mayor facilidad ensu adquisición, uso y explotación que permiten lasnuevas tecnologías esta revolucionando el mundo delos SIG para pasar a lo que podríamos denominar ser-vicios geoespaciales. En este sentido destaca la im-portancia que están adquiriendo los servicios basa-dos en la localización, quizá más conocido por sudenominación en ingles, Location Based Services (LBS)con todas sus aplicaciones en marketing, logística,medio ambiente, georeferenciación.

Aplicativos de Sistemas de InformaciónGeográfica -SIG

El mercado de aplicativos de SIG es muy rico y conti-núa en expansión, las posibilidades de los programasde software aumentan mientras su precio se hacecada vez más asequible a las entidades territoriales,sin embargo, no lo encontramos en todas por que nose ha reconocido aún su utilidad. En Colombia pode-mos encontrar distribuidores autorizados de variasmarcas de software (ya que la compra a través deInternet es legalmente limitada para las organizacio-nes públicas), entre ellas se destacan:

· MAPMAKER· GEOESCAPE· MAPINFO· ARCVIEW GIS· ARC/INFO· GENAMAP· AUTOCAD MAP· GRASS GIS

Además existen otros software relacionados como:* Gstat es un programa de computador parapredicción, simulación y modelamiento geostático. * Geoblock es una aplicación para modela-miento en tres dimensiones, administración de basesde datos y visualización de datos de geociencia.

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Informática III

VOCABULARIO

Dato. Representación concreta de los hechos.

Información. Resultado de un proceso interpretativogenerado por el individuo que añadiría valor a losdatos.

Conocimiento. Resultado de la interiorización con-ceptual de la información que abre la posibilidad alsujeto de extraer razonamientos concluyentes.

AUTO EVALUACIÓN

1. Georeferenciación.a. Ingrese a la página Web www.mapquest.comb. Elija la opción “Maps”c. Seleccione en Country: Colombiad. En City digite “Bogotá D.C.” El programa le mostrara un mapa donde se ve desde

Guatemala hasta Ecuador y Guyana.e. Acerque el Zoom hasta obtener el mejor detalle de Bogotá.f. Localice ahora su Municipio.g. Como habrá notado, la referencia de Colombia en ese sistema es pobre, pero para

reconocer mejor el proceso de georeferenciación intente ubicar las siguientesdirecciones en New York:i. 40-19 Gleane St Elmhurst, NY 11373 US.ii. LONG ISLAND EXWY/I-495 Wiii. CROSS BRONX EXWY, NY 10472 USiv. Tillary St Brooklyn, NY 11201 USv. E 59th St & 1st Ave Manhattan, NY 10022 US

h. Escriba Sus conclusiones sobre los sistemas de georeferenciación y discútalos consu profesor en el encuentro presencial.

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2. Consulte la siguiente página Web: www.gisbaq.org.co relacionada con Sistemas de InformaciónGeográfica para Barranquilla. Establezca cinco usos de los SIG que se evidencian en dicha página. Escribadiez renglones sobre la posibilidad de establecer una propuesta similar para su Municipio.

3. Mapas Sensibles. Localice en el CD-ROM de Fundamentación el archivo “Sistema de Informacióndel Vaupés.ppt”. Ábralo y siga los siguientes pasos:a. Pulse F5b. Haga clic en “Rural General”c. Haga clic en “Yavaraté”d. Haga clic en “Piracuara”. Observe la información presentada.e. Haga clic en regresar al “menú”f. Haga clic en “Monfort”.g. Haga clic en “menú”h. Haga clic en “Atrás”i. Haga clic en “Sector Educación”j. Haga clic en “Superior”k. Haga clic en “Atrás”l. Haga clic en “Atrás”m. Haga clic en “Sector Salud”n. Haga clic en “Hospital”o. Haga clic en “Personal”

4. Como habrá notado el anterior ejercicio corresponde a una presentación bastante incompleta enPowerPoint que simula un SIG. ¿Por qué el anterior ejemplo no es un SIG? ¿Que le haría falta para serlo?¿Qué elementos tiene que pertenezcan a un SIG?

5. Analice en un escrito de una hoja la conveniencia o no de un SIG para su municipio.

6. Indague si en el área de planeación de su municipio hay implementado un aplicativo de informacióngeográfica y recopile toda la información posible sobre su funcionamiento y utilidad. En caso de no existir,describa como es manejada la información geográfica en dicho municipio.7. Explore las siguientes páginas:

a. www.humanas.unal.edu.co/geografia/lab_main.htmb. www.geoscape.com.co/c. poseidon.unalmed.edu.co/hidrosig/Presentacion.htmd. www.wwf.org.co/colombia/que_hacemos/ sistemas_informacion_geografica.phpe. www.escuelaing.edu.co/laboratorios/sig.htmf. www.igac.gov.cog. A partir de la exploración anterior y de otros sitios que desee, haga un escrito de

media hoja sobre la actualidad de los SIG en Colombia.

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Informática III

Unidad 5

Gestión de la InformaciónEconómica y Financiera

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5 Gestión de la Información Económica y Financiera

PLAN DE LA UNIDAD

Unidad 5. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ECONÓMICAY FINANCIERA

5.1 SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA - SIIF

5.1.1 Misión

5.1.2 ¿Por que los Sistemas Integrados de Información Financiera?

5.1.3 Concepto de Sistema Integrado de Información Financiera

5.1.4 Definiciones Básicas del SIIF Implementado en las Entidadesde la Administración Central Nacional

5.1.5 Modulo de Ingresos

5.1.6 Módulo de Egresos

5.1.7 Modulo de Programa Anual de Caja - PAC

5.1.8 Módulo de Cuenta Única Nacional - CUN

5.1.9 Módulo de Contabilidad

5.2 SOFTWARE DE ESTADÍSTICA Y ECONOMETRÍA

5.2.1 Econometric Views

5.2.2 El Stata 7

5.2.3 StatView y JMP

5.3 SIMULACIONES DEL MERCADO BURSÁTIL

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Informática III

INTRODUCCIÓN

En esta unidad se pretende mostrar algunas posibilidades que brindanlas herramientas informáticas para apoyar la toma de decisiones en ma-teria económica y financiera, que a la vez apoyan otros procesos comoel control y auditoría, la contabilidad y la planificación. Primero se pre-sentarán los fundamentos y la descripción del sistema SIIF solamente, yaque el entrenamiento en dicho software ha sido hasta ahora monopoliodel Ministerio de Hacienda por supuestas razones de seguridad de lainformación y por la ausencia de aplicativos de entrenamiento o simula-ción de dicho software, dada la relativa juventud del programa que aúnse encuentra en proceso de múltiples revisiones.

También se presenta información general sobre el software de análisiseconométrico, cuyo abordaje práctico es opcional, ya que depende de ladisponibilidad del respectivo software por parte de la ESAP para la Terri-torial en que se desarrolle este módulo. En el CD de apoyo se encuentraun pequeño manual del Eviews y un documento descriptivo sobre elStata que pueden ser impresos y utilizados dependiendo del softwareque se use. Los productores de tales programas suelen ofrecer versionesgratuitas de versiones anteriores de los Software que podrían ser unaalternativa mientras se dota a la Escuela de un software de tipo econo-métrico debidamente licenciado.

Por lo anterior, es responsabilidad del docente que orienta el módulo,diseñar y desarrollar el taller práctico de reconocimiento del programade análisis econométrico para lo cual, dada la disponibilidad de tiempose sugiere no supere las dos horas de clase.

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1. Lectura de la unidad por parte de los estudiantes de forma autó-noma, es decir en horario extraclase, preparándose para discutiractivamente en el encuentro presencial a cerca de los temas y lle-vando por escrito las inquietudes, aportes y dificultades en cuantoa la lectura.

2. Desarrollar el ejercicio de comprensión de lectura que aparece alfinal del capítulo y llevarlo por escrito al encuentro presencial.

2. Dos estudiantes son designados por el docente para moderar elencuentro presencial. La discusión debe girar en torno a: A) Perti-nencia del SIIF como herramienta para buscar la transparenciatotal de la gestión pública. B) Dificultades que se pueden presentaren la implementación de un software de ese tipo en lo que se refierea recursos, actitud y aptitud de los usuarios. C) ¿Se pueden cuan-tificar todas las variables implicadas en la gestión económica yfinanciera de las entidades públicas? E) Que tan viable puede ser laaplicación de un sistema similar para administrar la misma infor-mación en el nivel territorial con las entidades que no son del nivelnacional? F) El tópico adicional que el profesor designe.

3. La discusión puede durar entre 20 y 40 minutos de acuerdo conel número de estudiantes y la dinámica del grupo. Dos estudianteso los que designe el profesor estarán encargados de elaborar elprotocolo de la sesión y de posteriormente enviarlo al profesor y alos compañeros por e-mail o impreso.

4. Si se tiene el recurso para la práctica con el software de análisiseconométrico, se desarrollará el taller preparado por el profesor(de dos a tres horas). Una opción podría ser, seguir la práctica quese sugiere en el manual de Eviews, que aparece en el CD.

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Informática III

5.1 SISTEMA INTEGRADODE INFORMACIÓN FINANCIERA - SIIF

5.1.1 Misión

El Sistema Integrado de Información Financiera es unsoftware desarrollado por el Ministerio de Hacienda yCrédito Público, y tiene como misión «Proporcionara las entidades ejecutoras del presupuesto nacionalun sistema sostenible para el registro de la totalidadde su gestión financiera garantizando eficiencia, con-sistencia, seguridad y oportunidad en la disponibili-dad de la información en el contenida y requeridapor los usuarios que defina el Ministerio de Hacien-da».1

5.1.2 ¿Por que los Sistemas Integrados de In-formación Financiera?

La situación financiera de cualquier organización,pública o privada, constituye un insumo básico paralos procesos de toma de decisiones a todos los nive-les y, en general, un elemento crítico para evaluar sugestión. En organizaciones pequeñas y poco comple-jas el conocimiento detallado de este tipo de infor-mación resulta relativamente simple: las funciones degestión están fuertemente concentradas y los proce-dimientos aplicados son sencillos de monitorear, per-mitiendo extraer en cada momento los datos que seconsideran relevantes.

En organizaciones complejas, caracterizadas por laespecialización de las funciones atribuidas a los dis-tintos órganos, divisiones y/o departamentos, el co-

Toda la información referente al SIIF fue proporcionada por la Direcciónde Presupuesto y el proyecto SIIF del Ministerio de Hacienda y CréditoPúblico, sólo se agregaron algunas modificaciones en cuanto a la redac-ción y presentación del documento.

1

nocimiento de la situación financiera, derivada de lagestión, requiere una estricta disciplina procedimen-tal y la existencia de claros criterios de general acep-tación, de modo que cada sujeto que participa en elproceso de gestión global, opere consistentementecon el resto de la organización. Con base en lo ante-rior es factible establecer sistemas de informacióncapaces de facilitar datos homogéneos, referidosa periodos de tiempo delimitados.

Así, la implantación de un Sistema Integrado de Infor-mación Financiera en el seno de una organizacióncompleja requiere, de una parte, una clara definiciónde los procedimientos y técnicas a aplicar y, de otra,un claro mandato dirigido a los órganos gestores, quefije la necesidad de actuar conforme a las reglas esta-blecidas, de modo que, en todo momento, se pue-dan deducir de él datos consistentes y homogéneos.Las administraciones públicas constituyen un para-digma de organizaciones complejas, por su tamaño ypor que singularizan en su organigrama el desarrollode funciones muy específicas, definidas por normas,que generan derechos y obligaciones determinantesde su realidad financiera.

Adicionalmente, la búsqueda de eficiencia y eficaciaen la gestión administrativa pública, hace inaplazableaplicar una orientación gerencial a la gestión guber-namental; para lo cual se hace indispensable dispo-ner de información completa, confiable y oportuna,

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referente al manejo realizado al interior de las admi-nistraciones y, de forma muy especial, en lo atinentea las cuestiones financieras.

En este contexto aparece el concepto de SistemasIntegrados de Información Financiera -SIIF- dirigido alas entidades del sector público gubernamental, sis-temas que, apoyándose en la tecnología informáticadisponible, pretenden facilitar:

* A los órganos responsables de la gestión fi-nanciera, un instrumento que posibilite el exacto cum-plimiento de las disposiciones legales que afectan sugestión en materia financiera, asegurando, además,la optimización del manejo de unos recursos escasosdetraídos del conjunto de la economía nacional.* A los responsables del control interno y ex-terno, un instrumento capaz de tratar de manerahomogénea las reglas básicas de control generalmenteaceptadas, dando la posibilidad de formar un con-junto de información sistematizada, asegurando laauditabilidad de los Estados Financieros representa-tivos de la actividad.* A las autoridades económicas y a la socie-dad en general, el conjunto de información preciso,según sus respectivas necesidades, en orden a ase-gurar la evaluación de la actividad desarrollada, asícomo la adopción de estrategias y políticas, micro ymacroeconómicas, basadas en datos confiables yoportunos.

5.1.3 Concepto de Sistema Integradode Información Financiera

Si bien, según el Ministerio de Hacienda y CréditoPúblico, son varias las experiencias existentes al res-pecto y múltiples los documentos que han tratadode sistematizar el alcance y contenido de un SIIF, noresulta fácil encontrar una descripción clara y sencillade en que consiste un sistema de este tipo: su apa-

rente complejidad estructural induce a abordar sucomprensión desde su periferia, es decir, analizandolos elementos de gestión que lo conforman, antes quedesde su propia conceptualización global.

Para calificar este tipo de sistemas suele aludirse a subase contable. Esta calificación bajo el enfoque res-trictivo tradicional, según el cual se vincula la discipli-na contable a la mera teneduría de libros , pareceríareducir la virtualidad de SIIF a su capacidad de tradu-cir en asientos automáticos de contabilidad financie-ra los sucesos de gestión a él ingresados.

Sin perjuicio de lo anterior, aplicando al concepto basecontable una interpretación en sentido amplio, pue-de calificarse de afortunada la idea. Si se piensa quela contabilidad no es otra cosa que una técnica me-diante la cual, aplicando criterios convencionales ge-neralmente aceptados, se registran los sucesos cons-titutivos de la actividad de una organización, de modoque, previa elaboración de los datos ingresados, pue-da interpretarse la situación financiera que de dichaactividad se deriva.

Bajo este enfoque, SIIF no solo recibirá la interpreta-ción de ciertos sucesos, con contenido económico,acaecidos en la organización, en tanto que alteran opueden alterar su situación financiera, sino que po-dría incluir la totalidad de los sucesos ocurridos, porcuanto antes o después tendrán o podrán tener rele-vancia financiera para la organización.

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Informática III

De acuerdo con esto, un sistema de esta naturalezadescendería hasta las unidades responsables de lagestión, recogiendo la traza financiera de los actosprimarios allí realizados, inventariándola, interpretán-dola y traduciéndola, mediante un conjunto de re-glas fijas establecidas una única vez en el momentode diseñar el sistema.

Este tipo de sistemas son, precisamente, sistemas degestión que facilitan a las unidades ejecutoras un so-porte informático adecuado para el desarrollo de suactividad y posibilitan la integración bajo un únicosoporte de todos los actos y hechos que conformansu situación financiera. La información primaria in-gresada, es susceptible de ser presentada de formasdiversas, en orden a satisfacer las necesidades de in-formación de todos los interesados.

En conclusión, conviene resaltar que una calificacióncomprensiva de este tipo de sistemas debe hacer hin-capié en que, sin mengua de su base contable: i) seconstituyen en sistemas de gestión , ii) incluyen infor-mación primaria no elaborada, representativa de lagestión financiera de las organizaciones, iii) su trata-miento conforme a reglas únicas, establecidas concarácter general, posibilita además de las funcionesde control las de legalidad, y iv) facilitan la presenta-ción de los datos disponibles conforme a los requeri-mientos de cada interesado.

5.1.4 Definiciones Básicas del SIIF Implemen-tado en las Entidades de la Administración Cen-tral Nacional

Descrito el escenario en el cual surgen los SistemasIntegrados de Información Financiera y expuesta unaposible definición de los mismos, a continuación sedelimita el tema a la experiencia que ha tenido el Go-bierno Colombiano en el proceso de definición, desa-rrollo e implantación del SIIF.

Para el desarrollo e implantación de un sistema deinformación es necesario definir dos aspectos bási-cos: cual es su cobertura y cual es la funcionalidadque debe incluir.

La cobertura del sistema como herramienta de ges-tión se delimita a las entidades que conforma el Pre-supuesto Nacional, entre otras por las siguientes ra-zones: i) se materializa la posibilidad de generar unestado financiero consolidado de la persona jurídicaNación, ii) son entidades con características comu-nes que permiten normalizar sus procesos de registrode gestión presupuestal y financiera, y iii) representanmas del 80% de las apropiaciones del PresupuestoGeneral de la Nación. No sobra mencionar que tam-bién permite el registro agregado de la gestión realiza-da por el resto de entidades que conforma el Presu-puesto General de la Nación.

La funcionalidad del sistema involucra dentro de losprocesos básicos de la gestión financiera pública elproceso de ejecución de presupuesto de ingresos ygastos, el proceso de tramitación de recaudos y depagos, y el proceso de registro contable y generaciónde estados financieros. Con esta delimitación funcio-nal se crearon módulos, interrelacionados entre si,conformados por transacciones que permiten a cadaactor registrar la información necesaria para que elsiguiente, dentro del proceso, continúe la secuenciadel mismo hasta su finalización.

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Los módulos funcionales definidos en el sistema son:ingresos, egresos, programa anual mensualizado decaja PAC, cuenta única nacional y contabilidad. (Véa-se la figura 5.1.) La funcionalidad básica de cada mó-dulo y sus interrelaciones con el resto de módulosdel sistema se presentan a continuación.

Figura 5.1. Esquema de módulos del SIIF.

5.1.5 Modulo de Ingresos

El Presupuesto General de la Nación en su compo-nente de ingresos está conformado por: ingresos co-rrientes (tributarios y no tributarios), recursos de ca-pital (básicamente endeudamiento interno y externo),rentas parafiscales, fondos especiales y rentas pro-pias y recursos de capital de los EstablecimientosPúblicos. Los ingresos son la fuente de financiaciónde los gastos, por lo cual, el total del presupuesto deingresos debe ser equivalente al total del presupues-to de gastos.

Este módulo posibilita el reconocimiento de los in-gresos (registro de la cuenta por cobrar), el recaudoefectivo de los mismos y las devoluciones a que hu-biere lugar; operaciones que en su conjunto, consti-

tuyen la ejecución presupuestal de los rubros de in-gresos aforados en el Presupuesto General de la Na-ción. Para facilitar el registro, control y análisis presu-puestal y contable de la ejecución, el sistema permitedesagregar los rubros de ingresos a un nivel muy de-tallado y asociarlos al ente generador del ingreso co-rrespondiente.

Para que las entidades generadoras de ingresos pue-dan registrar su gestión presupuestal, es indispensa-ble que la Dirección General del Presupuesto PúblicoNacional (DGPN), una vez aprobada la Ley Anual depresupuesto, la cargue en el SIIF y actualice oportu-namente las modificaciones aprobadas a la misma.

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Informática III

El sistema prevé tres formas de cancelación de lascuentas por cobrar causadas a favor del Estado, así:en efectivo, con títulos autorizados para el pago deimpuestos o a través del mecanismo de compensa-ción; para lo cual valida que la disminución de lossaldos pendientes de cobro de dichas cuentas, sepueda efectuar cuando los recaudos en efectivo ha-yan sido previamente consignados en cuentas de laDirección del Tesoro Nacional (DTN) o de la entidad,los títulos hayan sido previamente emitidos por unaentidad estatal y se encuentren registrados los pasi-vos y que las cuentas a compensar (por cobrar y porpagar) existan y se imputen por el mismo valor.

Igualmente, el módulo permite hacer devolucionesde recursos consignados por terceros que no consti-tuyen un ingreso de la Nación, pero que fueron regis-trados como tales por los órganos generadores deingresos. Estos pagos al igual que la cancelación deuna renta por cobrar se pueden hacer en efectivo, enpapeles o por compensación.

Adicionalmente, por éste módulo se clasifican los rein-tegros que hacen las entidades de los sobrantes delas provisiones de fondos efectuadas por la DTN o laTesorería de los órganos, para lo cual valida que losrecursos se encuentren consignados en cuentas ban-carias administradas por la Dirección del Tesoro na-cional o por la entidad. Posteriormente el módulo dePAC actualiza por cada reintegro y para cada enti-dad, los saldos PAC, los giros y los reintegros aplica-dos.

A través de este módulo se registra las solicitudes ylas aprobaciones de desembolsos de recursos de fuen-te específica SSF, con el fin de ordenar pagos presu-puestales de compromisos adquiridos con dichos re-cursos, para lo cual se requiere que previamente seregistre la ejecución presupuestal del rubro de ingre-sos asociado al desembolso del crédito, momento en

el cual se imparte a través de éste módulo la autoriza-ción para continuar el trámite del pago.

Las transacciones involucradas en los diferentes pro-cesos de la ejecución presupuestal de ingresos, ac-tualizan de manera automática los saldos presupues-tales a nivel de causación, anulación, recaudos ydevoluciones, así como los saldos de cuentas por co-brar netas. Para los rubros del Presupuesto Nacionalquedan las trazas para que el módulo contable, conel proceso de cierre diario, efectúe de manera auto-mática los registros contables correspondientes.5.1.6 Módulo de Egresos

El módulo de egresos recoge en su funcionalidad cadauna de las operaciones que constituyen la ejecuciónpresupuestal del gasto en las entidades de la Admi-nistración Central Nacional ACN-, desde la expedicióndel certificado de disponibilidad presupuestal hasta lageneración de órdenes de pago; Igualmente, el es-quema para la incorporación de agregados presupues-tales mensuales que reflejen la ejecución presupues-tal de las unidades ejecutoras fuera de línea, Laconstitución, el control y la ejecución de las reservaspresupuestales y las cuentas por pagar, el registro ycontrol de créditos externos de destinación específi-ca que financian gastos del Presupuesto General de laNación, la programación de flujos de caja necesariospara la atención de las distintas obligaciones contraí-das por la entidades y la incorporación de agregadosmensuales de ejecución presupuestal de seccionaleso Subunidades que suman a la ejecución de la Unidadejecutora ACN de la cual dependen.

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Existen dos insumos básicos en este módulo previosa la ejecución presupuestal. El primero, que concen-tra elementos de carácter operativo y administrativo,está conformado por las tablas básicas y relacionesentre éstas que serán utilizadas en posteriores regis-tros. A manera de ejemplo, el sistema cuenta con ta-blas como tipos de beneficiarios, listado de mone-das, tipos de documentos soporte y listado deexpeditores, entre otros.

El segundo insumo es de carácter funcional y estácompuesto por la incorporación de las apropiacionesiniciales de las entidades que conforman el Presupues-to General de la Nación a partir de la expedición deldecreto de liquidación y su anexo, el registro de mo-dificaciones al presupuesto y la señalización de loscondicionantes sobre rubros y recursos del presu-puesto, conforme al mismo anexo. En relación coneste último aspecto se debe indicar que leyendascomo previo concepto; Distribución previo concep-to, recursos previa autorización CONFIS, recursos dedestinación específica son convertidas en una marcaespecífica que limita de alguna manera el comienzode la ejecución o el proceso del pago (en el caso derecursos de destinación específica) hasta tanto no sesurta el proceso administrativo que permita levantarla condicionante correspondiente.

Dentro de estas tareas funcionales de insumo para lagestión de las entidades también ha de considerarsela creación y adecuado mantenimiento de la tabla demáximo nivel de desagregación de rubros. El objetivode esta tabla es proveer a los usuarios del presupues-to una codificación estándar que haga referencia aconceptos detallados de gasto de manera que, a par-tir del registro presupuestal del compromiso y hastael pago mismo, se pueda reflejar la ejecución sobreconceptos más específicos sin que ello signifique quelas apropiaciones se manejen al nivel de tales con-ceptos detallados. La desagregación de rubros cum-ple otro papel igualmente importante: Permitir la aso-

ciación de conceptos de gasto con matrices de con-tabilización de manera que operaciones como el re-gistro de las obligaciones reconocidas y el proceso depago realicen asientos contables automáticos o se-miautomáticos. El planteamiento anterior permite in-ferir la necesaria coordinación que debe existir entreórganos como la DGPN y la Contaduría General parael mantenimiento de la tabla.

Igual importancia tiene el mantenimiento de códigosde Operaciones Auxiliares y de Tesorería OAT-. Supapel fundamental es servir de instrumento que posi-bilite el registro y ejecución de operaciones que noson propiamente presupuestales pero que se derivande éstas o las anteceden. La clasificación de estoscódigos debe responder estrictamente a las necesi-dades operativas y su clasificación es rigurosa másaún en los casos en que tienen vínculo directo conPAC.

Ya en el ámbito de las entidades usuarias, existen ope-raciones preliminares necesarias. Una de ellas es re-gistrar los cargos directivos que, de acuerdo con lanormativa propia, están facultados para ser ordena-dores del gasto. Esta tabla aunque sólo cumple unalabor informativa dentro del registro del compromi-so, provee algunas pistas de auditoría importantes.También se encuentra como tarea inicial el manejode asignaciones internas de apropiaciones. SIIF ofre-ce dos alternativas no excluyentes en ese sentido: Laprimera hace referencia a aquellas Subunidades oRegionales descentralizadas que, localmente son eje-cutoras de presupuesto y suelen contar con ordena-dor del gasto propio para ello. Para efectos prácticos

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Informática III

éstas se denominan asignaciones internas funciona-les. La segunda permite referenciar dependencias ocentros de gasto que no son ejecutores directos depresupuesto pero con cargo a los cuales se quierellevar control de gastos originados por éstos. Estasasignaciones se categorizar como estadísticas. Es la-bor de cada entidad dilucidar las asignaciones inter-nas funcionales y estadísticas que serán necesariasdurante la vigencia fiscal. Una vez definidas se codifi-can y se les marca como en línea o fuera de línea. Elaplicativo está preparado funcionalmente para alber-gar en línea cuantas asignaciones funcionales se esti-me conveniente. No obstante, cada entidad debesopesar su capacidad técnica, operativa y concep-tual para incorporarlas. Cualquier gestión sobre estasasignaciones está precedida de distribución internade presupuesto y, en los casos de funcionales, de dis-tribución de cupo de PAC para la asignación.

Aunque parezca reiterativo, es conveniente indicarque uno de los grandes objetivos de SIIF es la imple-mentación de pagos con abono en cuenta a los dife-rentes beneficiarios de las entidades de la Adminis-tración central Nacional, omitiendo el tránsito derecursos por las cuentas autorizadas de los órganosejecutores. Este objetivo exige que el registro de be-neficiarios y cuentas para abono, sea una de las ope-raciones con mayor grado de responsabilidad en ca-beza de los usuarios. En este sentido, SIIF emite unarchivo que reúne la llave - documento de identidad/ cuenta bancaria - para cada beneficiario registrado,de manera que se pueda remitir a validación directaen el sistema financiero.

En materia de ejecución presupuestal del gasto, el sis-tema contempla el ciclo comprendido por el Certifi-cado de Disponibilidad presupuestal, el registro pre-supuestal del compromiso, el registro de la obligación,el proceso de la ordenación del pago y la aplicaciónde reintegros cuando fuere necesario. Estas opera-ciones mantienen relación lógica entre sí, en lo quepodemos denominar cadena presupuestal de ejecu-ción. Este universo también contempla la tramitacióndel pago de reservas presupuestales y cuentas porpagar en cada vigencia y la constitución de aquellasque serán canceladas en el año siguiente. De la mis-ma manera, desde este módulo se generan órdenesde pago sin vínculo presupuestal directo (OAT) paradescargar saldos que nacen en la cadena presupues-tal (por ejemplo para cancelar retenciones aplicadasen obligaciones) o para dar inicio a una gestión (comoel caso de provisiones a asignaciones funcionales fue-ra de línea); en los dos casos existen todas las valida-ciones que controlen la cuantía y objeto de la ordende pago.

El registro del CDP Certificado de disponibilidad pre-supuestal- valida la disponibilidad de apropiación enlos rubros correspondientes; el registro del compro-miso incorpora como elemento adicional a la codifi-cación del rubro información de beneficiario/cuenta yvalidación frente a PAC mensual disponible; el regis-tro de la obligación mantiene los controles y la infor-mación de las operaciones precedentes y añade laposibilidad de registrar deducciones de ley y pistaspara la contabilización; la ordenación del pago requierela existencia de una programación de giros aprobadapor la DTN desde el módulo de Cuenta Única Nacio-nal. Estas transacciones se caracterizan por un con-tenido básico de información administrativa que su-ministra elementos sustanciales de auditoría, comoson el caso del tipo y número de documentos sopor-te, datos del beneficiario y un texto indicativo delobjeto del gasto.

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Aunque todos los registros se aplican en la monedanacional el sistema maneja pagos en otras monedaspara casos singulares como la atención del serviciode la deuda y contribuciones a organismos interna-cionales.

Además, el módulo ofrece funcionalidad concreta enoperaciones como el registro de apertura, legaliza-ciones parciales y legalización definitiva de cajas me-nores; autorizaciones de vigencias futuras y compro-misos asumidos con cargo a éstas y registro y controlde contratos de crédito externo con destinación es-pecífica. También, como parece obvio, tiene diferen-tes consultas y reportes que permiten visualizar in-formación detallada y agregada de las diferentesinstancias y registros que se realizan.

Funcionalidad básica del Módulo de Egresos

* Registro y control del ciclo completo de eje-cución presupuestal del gasto consistente frente apro-piaciones vigentes y PAC mensual aprobado.* Gestión de modificaciones al presupuestode gastos entre Unidades Ejecutoras del PresupuestoGeneral de la Nación y al interior de cada una de ellas,incluso en el proceso de distribución de apropiacio-nes entre asignaciones.* Constitución, ejecución y control de reser-vas presupuestales y cuentas por pagar.* Incorporación de agregados de ejecuciónpresupuestal de entidades que interactúan fuera delínea por no ser del ámbito ACN.* Incorporación de agregados de ejecuciónpresupuestal de asignaciones internas funcionales queinteractúan fuera de línea pero que hacen parte deuna entidad ACN en línea.* Registro y control de recursos asociados acréditos externos con destinación específica.

5.1.7 Modulo de Programa Anual de Caja - PAC

La cronología de los pagos con cargo a la ejecuciónde los gastos del Presupuesto General de la Naciónesta sujeta al programa anual mensualizado de caja,PAC, instrumento mediante el cual se define el mon-to mensual de fondos disponibles en la cuenta únicanacional, para los órganos financiados con recursosde la nación, para que puedan cumplir sus compro-misos. En consecuencia los pagos que realicen lasentidades deben efectuarse teniendo en cuenta el PACy sujetándose a los montos aprobados en él.

El P.A.C. agrupa los diferentes rubros definidos por elPresupuesto General de la Nación, financiados conrecursos de la Nación, en Niveles de Agrupación defi-nidos así: funcionamiento: que contiene las cuentaspresupuestales de gastos de personal, gastos genera-les, transferencias corrientes, gastos de comercializa-ción y producción y transferencias de capital, servi-cio de la deuda pública: que contiene las cuentaspresupuestales de deuda interna y externa, gastos deinversión. Adicionalmente se tiene en cuenta si losrubros son con o sin situación de fondos.

El módulo de PAC le proporciona a la Dirección delTesoro Nacional (DTN), herramientas para realizar ladistribución de PAC teniendo en cuenta los siguien-tes aspectos: i) las metas de pagos definidas por elCONFIS para la vigencia correspondiente. ii) P.A.C. delrezago del año anterior, compuesto por las reservaspresupuestales y cuentas por cobrar registradas y jus-tificadas por cada Órgano Ejecutor, iii) las apropiacio-

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Informática III

nes presupuestales de la vigencia para cada ÓrganoEjecutor y iv) Las solicitudes de P.A.C. efectuadas porlos Órganos Ejecutores.

Una vez aprobado el P.A.C. de la vigencia, la D.T.N.con base en las metas proyectadas por el CONFIS,distribuye el P.A.C. mensualizado del rezago del añosiguiente; por tanto, la sumatoria del P.A.C. de vigen-cia más rezago año siguiente siempre es igual al 100%de la apropiación presupuestal del Órgano Ejecutorpara el nivel de agrupación P.A.C aprobado.

El módulo de PAC permite efectuar las siguientes transac-ciones en relación con la distribución del PAC:

* Definición de órganos ejecutores delpresupuesto

* Definición de niveles de agrupacióndel gasto

* Definición de las metas anuales de pagoestablecidas por el CONFIS

* Definición de las metas mensuales de pagoestablecidas por el CONFIS

* Agrupación del presupuesto, de acuerdocon los niveles de agrupación definidos

* Definición de partidas presupuestales concondiciones especiales

* Registro de las Solicitudes de los órganosejecutores

* Validación de solicitudes de PAC de lasentidades contra el presupuesto.

* Distribución y aprobación del PAC.* Distribución de PAC para el año siguiente.

* Información a los órganos ejecutores sobreel PAC asignado a cada uno de ellos.

Debido a que el P.A.C. anual mensualizado es aproba-do desde el inicio del año, es posible que no se ajustea las verdaderas necesidades de compromisos y pa-gos de los Organos ejecutores; por tal razón, éstospodrán solicitar modificaciones a su P.A.C. aprobado.De igual manera, el P.A.C. anual mensualizado puedeser modificado cuando se detecten deficiencias en suejecución o cuando se presenten reducciones o adi-ciones presupuestales.

Las modificaciones son autorizadas por la DTN, paralo cual tiene una estructura organizacional y un pro-cedimiento establecido que permite realizar lo que sedenomina la administración del PAC. El grupo de ase-sores de la división de PAC tiene a su cargo, cada uno,un número determinado de entidades que recibenrecursos del presupuesto Nacional y su responsabili-dad es atender, evaluar y proponer las modificacio-nes que tanto las entidades, como la misma DTN o elCONFIS solicitan. La DTN tiene establecido un comi-té de PAC, en el cual se analizan las modificacionespropuestas y se ajustan y aprueban.

El módulo de PAC permite en relación con administración:

* Crear asesores dentro del sistemay asignarle las entidades que va aadministrar

* Registrar y validar las solicitudesde modificación

* Realizar la evaluación de las solicitudesmensuales de modificación y su impactosobre el flujo de caja de la Nación.

* Aprobar las modificaciones al PAC* Informar a las entidades sobre

las modificaciones de PAC y el estadoactualizado del PAC asignado.

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* Controlar la eficiencia de las entidadesen la administración de los recursosasignados.

Al interior de las entidades que manejan Asignacio-nes internas funcionales, en línea y fuera de línea, seofrece funcionalidad para la asignación de Cupos PACpor regional, garantizando su consistencia con el pre-supuesto asignado y el cumplimiento y control de lacronología de desembolsos que definan las directivasdentro del respectivo órgano ejecutor.

5.1.8 Módulo de Cuenta Única Nacional - CUN

En términos generales el módulo de Cuenta ÚnicaNacional posibilita el pago de todas las obligacionescontraídas con cargo al Presupuesto Nacional y el re-caudo y control de los ingresos con situación de fon-dos del Presupuesto Nacional, incluidos los desem-bolsos por crédito externo.

Previo a la generación de las órdenes de pago, la Di-rección del Tesoro Nacional con base en el flujo decaja, fija cupos de giro a las entidades, de modo quelas órdenes de pago emitidas por las éstas se some-tan a los cupos de giro previamente autorizados conarreglo al PAC. Esta programación permite a la Direc-ción del Tesoro Nacional, conocer los excedentes odéficit de liquidez que debe gestionar.

Las Unidades Ejecutoras del Presupuesto Nacional,con base en obligaciones adquiridas, con cargo a ru-bros financiados con situación de fondos (CSF) gene-ran las órdenes de pago para que la Dirección delTesoro Nacional, a través del Banco República realicelos pagos con abono en cuenta, al beneficiario final.El Banco de la República a través del sistema de Com-pensación Electrónica Nacional Interbancaria (CENIT)abona a la cuenta del beneficiario en los Bancos co-merciales. El valor total de los pagos es cargado a la

cuenta bancaria Cajero (centralizadora de recursos) dela Dirección del Tesoro Nacional

A la cuenta cajero también se carga el valor de los pa-gos por amortización e intereses de la deuda públicanacional, interna y externa, mediante un proceso depago complejo que difiere del proceso de pago abo-no en cuenta al beneficiario final. Para tal efecto elsistema genera instructivos con el detalle requeridopor el Banco de la República para que éste culminecon éxito el proceso de pago.

Para las entidades fuera de línea que reciben recursosdel Presupuesto Nacional, éste módulo permite a laDirección del Tesoro Nacional, cargar la programa-ción, autorizar los giros y generar las órdenes de pagopor provisión de fondos a las entidades fuera de lí-nea, que posteriormente son legalizados con la eje-cución presupuestal o con el reintegro de los recur-sos.

Cuando las órdenes de pago corresponden a rubrossin situación de fondos, la confirmación de éstas lahace la respectiva Unidad Ejecutora por una transac-ción del módulo CUN, diseñada para tal fin y el valorpagado afecta a los bancos de la Entidad.

Los ingresos provenientes de impuestos, así como losingresos no tributarios, son depositados por los con-tribuyentes y aportantes en cuentas de la Direccióndel Tesoro Nacional, abiertas para tal efecto, en lasEntidades Financieras. Los recursos son trasladadosa las cuentas Cajero de la Dirección del Tesoro Nacio-

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Informática III

nal. Estos recaudos son registrados y contabilizadospor la Dirección del Tesoro Nacional, para que la En-tidades en Línea responsables del ingreso encuentrenla información necesaria para clasificarlos en el rubropresupuestal correspondiente.

Adicionalmente, y en relación con los recaudos deimpuestos, el sistema genera información estadísticarelacionada con valores y fechas de los recaudadosen ventanilla a través de la red bancaria, lo que per-mite programar en los flujos de caja de la DTN, conbase en los convenios de compensación pactados conlas entidades recaudadoras, la fecha exacta de la re-cepción de estos recursos en cuentas de la DTN ypermite a la vez ejercer control a las entidades recau-dadoras.

Para que los procesos de recaudos y de pagos se pue-dan registrar es indispensable mantener actualizada,por el módulo de CUN, toda la información básicareferente a entidades financieras, convenios con en-tidades financieras, creación y eliminación de cuen-tas con y sin situación de fondos, tasas de cambio,cuentas de recaudo, cajeros y de beneficiarios fina-les, entre otras.

El módulo de CUN permite:

* Programar pagos y giros de entidadesen línea, en el corto plazo.

* Efectuar pagos a beneficiarios finalesy del servicio de la deuda pública nacional.

* Recaudar los ingresos de la Nación.

* Suministrar información estadística a la DTNrelacionada con recaudos de impuestosefectuados por entidades financierasautorizadas.

* Efectuar la programación y giro de recursosa entidades fuera de línea.

* Efectuar registros contables automáticoscomo producto de las trazas que genera cadaoperación.

* Identificar pagos no exitosos a beneficiariosfinales reportados por el Banco de la Repú-blica y efectuar los ajustes correspondien-tes de manera automática.

* Validar, ante el Banco de la República, lascuentas bancarias de beneficiaros finales,previo a la confirmación de las órdenesde pago.

5.1.9 Módulo de Contabilidad

El Módulo de Contabilidad opera en función de unabase de datos central racionalmente organizada y ela-bora los estados financieros de las unidades ejecuto-ras que conforman la Administración Central Nacio-nal como resultado de la agregación de la informacióneconómico financiera previamente almacenada en losmódulos de ingresos, egresos y Cuenta Única Nacio-nal, situación que garantiza la coherencia de los mis-mos, dado que se originan en la misma fuente infor-mativa.

La contabilidad se genera en el SIIF en forma automá-tica, a través de la matriz de asientos contables, yteniendo en cuenta la interrelación entre los rubrosdel presupuesto en las etapas de causación, recaudoo pago y las cuentas contables del Plan General deContabilidad Pública, registrando la incidencia en lasituación patrimonial de la entidad.

El Sistema Integrado de Información Financiera paraefectos contables concibe a la Administración Cen-

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tral Nacional como un solo cuerpo, con una estruc-tura contable homogénea, en la que las entidades quela conforman no presentan individualidad patrimo-nial propia y todas ellas constituyen un único entecontable.

Los Subentes contables que conforman la Adminis-tración Central Nacional registran en el SIIF las ope-raciones económico-financieras propias de su gestióny son responsables de la administración del patrimo-nio a ellas encomendado. Posteriormente y para for-mar el Balance de la Administración Central Nacio-nal, el sistema integrado agrega automáticamente lascuentas contables afectadas por cada uno de los sub-entes contables participantes.

Como producto de esta agrupación se obtiene el Ba-lance de la Administración Central Nacional, el cualmuestra a una fecha determinada la situación finan-ciera, económica y social de las cuentas que la con-forman, y revela la totalidad de sus bienes, derechos,obligaciones y situación del patrimonio público, ex-presado en unidades monetarias.

Este nuevo enfoque de la Contabilidad Pública, per-mite integrar a través del sistema los registros de cau-sación efectuados por los sub-entes contables, asícomo los registros que afectan los movimientos delTesoro Nacional, los desembolsos y amortizacionesde la deuda pública y la obtención de los recursos dela Nación.

Desde la perspectiva contable el sistema satisface lassiguientes condiciones de diseño y operación:

* Universalidad del registro contable de lastransacciones con efectos económico-finan-ciero.

* Registro único de cada transacción.* Diseño de un sistema integrado de cuentas

presupuestarias, económicas, patrimonialesy de resultado.

* Selección de momentos contables quepermiten interrelacionar los subsistemas deinformación presupuestaria, financieray patrimonial.

* En resumen el sistema contablementecumple con las siguientes funciones:

Registra sistemáticamente y por partida doble todaslas transacciones que se producen en las UnidadesEjecutoras de la Administración Central Nacional yque afectan su situación económico-financiera.* Suministra información para la toma de

decisiones por parte de los responsables dela gestión financiera pública y para losterceros interesados en la gestión generan-do el Balance General, el Estado deActividad Económica y Social y demásinformes contables complementarios.

* Presenta información contable que garanti-za el seguimiento de las operaciones, hacien-do referencia a sus soportes, facilitando lastareas de control y auditoría internao externa.

5.2 SOFTWARE DE ESTADÍSTICAY ECONOMETRÍA

Estas son sólo algunas de las posibilidades, tal vez lasmás usadas actualmente, en cuanto a software paraapoyar el trabajo de análisis estadístico y economé-trico.

La econometría tiene un campo intermedio entre laeconomía y la matemática, busca apoyar desde lamatemática el análisis económico y desarrolla proce-

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Informática III

dimientos para trabajar con los datos, encontrar pro-piedades en ellos y relaciones entre determinadasvariables (determinados grupos de datos pueden ser«observaciones» de una variable).

Los estándares en cuanto a software econométricoson el Eviews y el Stata. Por ejemplo, el SPSS(www.spss.com), que para comienzos de 2.003 seencuentra en la versión 11.5, es el tipo de programaenorme compuesto por una base y módulos para casitodas las tareas estadísticas, costoso en cuanto a suprecio, relativamente fácil de usar pero no especiali-zado en econometría. Por su facilidad de uso, ha sidoescogido para apoyar la enseñanza de los módulosde estadística en la ESAP y se espera pronto contarcon el licenciamiento suficiente.

Análisis similar al anterior se puede hacer respecto deGauss (www.aptech.com), de Mathematica(www.wolfram.com) o de SAS (www.sas.com), todosellos capaces de hacer algunos test econométricos,más que suficientes para muchos usuarios y con fun-cionalidades complementarias importantes, pero in-suficientes para los económetras a tiempo completoo requiriendo un trabajo de programación de testsque los programas específicos traen ya hecho. Otrosoftware econométrico es el LIMDEP pero de muchomenor uso y aceptación, sin embargo con posibilida-des cercanas a sus competidores y con fortalezas enel campo del análisis cualitativo, según referencias queme han hecho algunos profesores de economía.

5.2.1 Econometric Views

El TSP (de TSP International) era un software econo-métrico para mainframes (grandes computadores). Laempresa que lo hacía decidió hacer una versión «re-ducida» para ordenadores personales en 1981 que sellamó MicroTSP. Era un programa donde una serie decomandos ejecutaban determinadas acciones. Porejemplo, había que decirle «regresa la variable X con lavariable Y y la variable Z» (con los comandos corres-pondientes), y el programa te daba una serie de resul-tados: los residuos, los coeficientes, los errores están-dar, la R cuadrado, etcétera. El MicroTSP acabócomercializándose por una empresa independiente lla-mada QMS. En 1985 el TSP pudo funcionar en orde-nadores personales, y quedó como el «hermano ma-yor» del MicroTSP. En 1995 QMS añadió una interfazgráfica al programa donde los comandos estaban re-cogidos en menús, lo que convirtió al MicroTSP en elestándar para la enseñanza de la econometría y parael trabajo de los investigadores. El nuevo MicroTSPcon GUI (interfase de usuario gráfica) pasó a llamarseEconometric Views (Eviews). Hoy 2.003 el EViews tie-ne la versión 4 bajo Windows.

Muchos manuales de econometría basan sus «ejerci-cios» en Eviews. Es un programa fácil de aprender amanejar y muy potente, con herramientas para hacercasi de todo en econometría. Para un AdministradorPúblico resulta ser una herramienta que desborda susnecesidades, a menos que el profesional se enfoqueen la parte económica. Para aprender econometría conEviews un buen libro es el de Carrascal, U.; González,Y.; y Rodríguez, B. (2001): Análisis econométrico conEViews, Ed. RA-MA, Madrid.

Noción del uso:

El primer paso para usarlo es disponer de una hoja deExcel (aunque importa desde otros formatos) con losdatos: variables y observaciones de dichas variables.

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Por ejemplo, la renta y 50 observaciones (para 50años) y el tipo de interés y sus observaciones (otras50).

Hay que crear un «workfile» (archivo de trabajo) va-cío, para un rango de datos (50), darle un nombre yguardarlo. Después Eviews importa los datos a ese«workfile». Cada variable aparecerá en la ventana del«workfile» con un símbolo y el nombre que le hayadado. Si hace doble click en el símbolo aparece laserie.

Después ya puede crear «objetos» en ese «workfile»,por ejemplo una ecuación. Si ha llamado a la renta«Q» y al tipo de interés «i» puede ir al menú «objeto»,seleccionar «ecuación» y decirle que «Q c i», es decir,que relacione linealmente «Q» e «i», siendo la renta lavariable explicada. Inmediatamente surge un panelcon resultados. A ese «objeto ecuación» puede aña-dirle más cálculos, y pedir, por ejemplo, que haga untest de normalidad a partir de los residuos de la rela-ción lineal estimada. Todo queda guardado en la«ecuación», que será otro símbolo en la misma ven-tana del «workfile» donde están las variables.

En cualquier momento se puede abrir esa ecuación yreestimarla, o pedir nuevos cálculos, o hacer gráfi-cos, o añadir variables al «workfile» y calcular nuevasecuaciones, etc. Los gráficos son simples pero fun-cionales. La presentación de los resultados se haceen tablas que se pueden copiar y pegar (igual que losgráficos, que el Word puede «desagrupar»).

La información adicional sobre ese software se consi-gue en www.tspintl.com y www.eviews.com.

5.2.2 El Stata 7

Software desarrollado por Stata Corporation, es unprograma más complejo que el Eviews porque su in-terfaz gráfica sólo ayuda en determinadas operacio-nes genéricas (preferencias, importar datos...). Paralo demás tiene un panel en blanco que funciona deforma similar al TSP, es decir, con comandos. No obs-tante es un programa muy abierto: se pueden crearmenús con determinadas operaciones pre-programa-das por uno mismo; también se pueden crear archi-vos que contienen programaciones genéricas, y aña-dir al Stata fácilmente o compartir con otros. Los datosse presentan de forma correcta y funcional, y los grá-ficos son suficientes, pero no llamativos (son gráficosen dos dimensiones exportables). Es muy potente yofrece soluciones para casi todo. Muchos económe-tras de alto nivel trabajan con este programa, aunquesu curva de aprendizaje no lo hace tan aconsejablepara la enseñanza como el Eviews.

La documentación que trae Stata 7 es masiva: Guíadel Usuario, Manual de Gráficos, Manual de Progra-mación, Manual de Primeros Pasos, más cuatro volú-menes con el Manual de Referencia; todo en inglés,infortunadamente. Como se ha dicho, en la red pue-de encontrarse mucha más documentación. El StataTechnical Bulletin (STB) es una publicación que apa-rece cada dos meses y ofrece extensiones y herra-mientas escritas por los usuarios, analizadas y «vali-dadas». Además los libros y manuales de econometríaque hacen referencia a Stata, no tan numerosos comolos que se apoyan en Eviews. La página oficial del pro-grama es www.stata.com

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Informática III

5.2.3 StatView y JMP

Existe otra posibilidad, adecuada para presentar losdatos de forma elegante y realizar de forma muy sen-cilla algunos análisis y tests. Se llama StatView, es eltípico programa sencillo, fácil de usar y visualmenteagradable, con una presentación de resultados opti-ma. SAS ha desarrollado las nuevas versiones con elnombre de JMP. No es un programa econométricopesado, como TSP, Eviews o Stata, pero es ideal paramuchos que sólo requieren cálculos relativamenteconvencionales, tal pueder ser el caso de muchosAdministradores Públicos.

En conclusión, para estimaciones sencillas y trata-mientos no muy complejos JMP o StatView y paraeconometría «seria» TSP, Eviews o Stata.

5.3 SIMULACIONES DEL MERCADO BURSÁTIL

Las Bolsas de Bogotá, Medellín y Cali han usado soft-ware de simulación en un programa de capacitacióny formación de inversionistas y corredores de bolsaconocido como “el juego de la bolsa”, sistema tam-bién utilizado en muchos países, que consiste en dara cada uno de los participantes un monto de capitalinicial el cual puede ser invertido en acciones de dis-tinto tipo, se crean unas condiciones de mercado ini-cial y se simulan algunos eventos que harían alterarun mercado accionario. Los participantes adoptanestrategias que llegan a influir en el mercado simula-do, generando situaciones similares a las reales en elmovimiento bursátil.

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AUTOEVALUACIÓN

1. Conformación de un Banco de Normas.Como herramienta de estudio para el estudio del pre-supuesto público y de trabajo para el desempeño desu carrera recopile en archivo las siguientes normas:(Si la norma ha sido derogada o modificada, de debeconseguir la que esté vigente).

a. Leyes anuales de presupuesto: Presupues-to General de la Nación, Presupuesto de las Empre-sas Industriales y Comerciales del Estado para lavigencia fiscal actual.b. Ley Orgánica del Plan Nacional de Desa-rrollo; indica los principios generales y criterios quese deben tener en cuenta para la elaboración, apro-bación, ejecución y evaluación del Plan de Desarro-llo de la Nación y los respectivos planes de las en-tidades territoriales. (Ley 152 de 1.994)c. Ley que establece normas sobre la orga-nización y funcionamiento de la Administración Pú-blica. (Ley 489 de 1.998)d. Ley que reglamenta el Sistema General deParticipaciones de los departamentos, distritos ymunicipios para los sectores de Salud, Educación ylos llamados Propósitos Generales. (Ley 715 de2.001)e. Ley sobre categorización, saneamiento fis-cal de las entidades territoriales así como normasde austeridad para las entidades del orden nacional.(Ley 617 de 2.000)f. Decreto por el cual se compilan la Ley 38de 1989, la Ley 179 de 1.994 y la Ley 225 de 1995que conforman el Estatuto Orgánico del Presupues-to (Decreto 111 de 1.996)g. Decreto 178 de 2.003 Por medio de estedecreto se dictan algunas disposiciones sobre el ma-nejo de recursos públicos y la aplicabilidad del Sis-tema Integrado de Información Financiera, SIIF Na-ción.

2. Elabore un cuadro sinóptico, con los as-pectos principales que han sido regulados en lasanteriores normas.

3. ¿A cuales de los principios generales dela Ley General de Presupuesto, se responde con laimplementación del SIIF?

4. ¿Qué papel cumple un sistema de infor-mación dentro de una organización compleja? (Parasaber más sobre la idea de lo complejo, puede con-sultar el texto de Edgar Morin “Introducción al Pen-samiento Complejo”.)

5. Determine si las siguientes expresionesson verdaderas (V) o falsas (F):a. ( ) La cobertura del SIIF incluye los muni-cipios, por hacer parte de las entidades con carac-terísticas comunes que permiten normalizar sus pro-cesos de registro de gestión presupuestal yfinanciera.b. ( ) El SIIF es un sistema de gestión queincluye información primaria no elaborada, represen-tativa de la organización financiera de las entidades.c. ( ) Es un objetivo del SIIF la implementa-ción de de pagos con abono en cuenta a los diferen-tes beneficiarios de las entidades de la Administra-ción central Nacional, omitiendo el tránsito derecursos por las cuentas autorizadas de los órga-nos ejecutores.d. ( ) En el Sistema SIIF hay una estructuracontable homogénea, sin embargo las entidades quela conforman presentan individualidad patrimonialpropia como entes contables difrerentes.e. ( ) SIIF recibe la interpretación de ciertossucesos con contenido económico acaecidos en laorganización, en tanto que alteran su situación fi-nanciera, pero no podrá incorporar la totalidad de lossucesos ocurridos en la organización.

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Informática III

6. El Econometric Views es un software quetiene como objetivo:

a. Reflejar las proyecciones del módulo deingresos del SIIF.b. Presentar los principios fundamentales dela econometría.c. Reflejar las proyecciones y análisis de todoel SIIF.d. Apoyar el trabajo de análisis econométricoen general.e. Recoger información para los programasestadísticos SPSS y GAUSS.

7. Si en mi organización sólo necesito hacerestimaciones econométricas muy sencillas y trata-mientos no muy complejos, y la disponibilidad derecursos es la principal limitante, el softfware masaconsejable para adquirir es:a. El Stata 7b. El E-Views 4c. El StatViewd. El SPSSe. El Office

8. El juego de la bolsa consiste en:

a. Una simulación con fines pedagógicos delmercado bursátil.b. El movimiento aleatorio que se da en elmercado de valores.c. Guardar fichas en una bolsa y sacar alazar una ganadora.d. La sistematización de las variaciones enel mercado bursátil.

9. Explique por que podemos catalogar alSPSS como un sistema, de acuerdo con la TeoríaGeneral de Sistemas.

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Informática III

Unidad 6

Software orientadoa la Gestión de RecursosFísicos y Financieros

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6 Software orientado a la Gestión de Recursos Físicos y Financieros

PLAN DE LA UNIDAD

OBJETIVO

Unidad 6. Software orientado a la Gestión de RecursosFísicos y Financieros.

INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS

ESTRATEGIA METODOLOGICAAlgunos Aplicativos de SoftwareTaller con Paquete ContableEjemplo de ContabilidadRevisión de conceptos.Asientos Contables para el EjemploRegistro de Asientos en el SoftwareTaller con Paquete de Inventario PermanenteIntercambio de datos entre módulos

EVALUACIÓN

BIBLIOGRAFÍA

* Conocer la lógica general de trabajo con una herramienta desoftware de apoyo contable, realizando algunos asientos básicos y gene-rando un balance de prueba, para contar con esto como herramientapara cuando se aborde el curso de contabilidad gubernamental.

* Hacer un ejercicio básico de gestión de inventario permanenteapoyado con un software, a fin de conocer la dinámica y posibilidades dedichas herramientas en el apoyo a la gestión administrativa pública.

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Informática III

INTRODUCCIÓN

Dentro de esta denominación se pueden incluir muchos aplicativos queapoyan las diversas tareas administrativas como se vio en el caso del SIIFy muchos otros que han tenido diversos desarrollos y finalidades depen-diendo de su origen. La mayor parte de aplicativos han surgido comopropuestas del sector privado para apoyar tareas de las empresas dedicho sector, pero que pueden aplicarse total o parcialmente a las orga-nizaciones de derecho público.

Si bien los programas más conocidos son los de llevar contabilidades, enel mercado existen paquetes orientados a apoyar las distintas tareas comonómina, cartera, inventario, entre otras. Es muy conocida la estructuramodular de dichos aplicativos, por ejemplo el SIIGO es un aplicativo deapoyo a la gestión empresarial desarrollado en Colombia y que ya seexporta a varios países latinoamericanos, consta de 15 módulos. Paraeste capítulo hemos escogido un software de origen español, dadas lasimplicaciones de costo de los otros programas, el hecho de haber recibi-do la autorización para su uso con fines educativos, la sencillez de su usoy la adaptabilidad para el caso público.

Solamente se mostrará como ejemplo de cómo se puede apoyar el tra-bajo contable y el de inventario, lo cual no implica que los demás desa-rrollos de software sean menos importantes. Además, es de anotar quela escogencia de uno u otro software para estudio, no implica que sea elmás usado o nó, sólo se ha pensado en el aspecto pedagógico, ya que lomas probable es que al abordar el trabajo público nos encontremos conotros programas diferentes, pero con la ventaja de conocer las posibili-dades que se espera que tengan.

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Como es común en Informática, la estrategia optima es la de apren-der haciendo. Para este capítulo es indispensable la práctica frente alcomputador apoyada con el seguimiento de la actividad planteada enel módulo. Se recomienda el trabajo en pares de estudiantes parapropiciar el trabajo colaborativo, pero se debe evitar la conformaciónde grupos ya que el rendimiento marginal es notoriamente decrecien-te en el aprendizaje, ya que se limita la práctica de alguno de losintegrantes.

Si en la Escuela se dispone de otro software que el docente consideremás ventajoso, ya sea por que ya lo conoce o por las característicasparticulares de dicho aplicativo, se puede reemplazar el programapero cumpliendo con un ejercicio similar, aplicando la nomenclaturadel Plan General de Contabilidad Pública (PGCP), en conclusión, apun-tando a los objetivos planteados en este capítulo.

Como en la unidad no se pretende abordar un curso de contabilidad,se presentaran unos conceptos básicos como partida doble, natura-leza crédito o debito de las cuentas y causación, solo con el objeto dehacer lógico y significativo el ejercicio con el software. Sin embargo,en la parte de práctica se requiere un acompañamiento del docentede mínimo tres horas, el resto de trabajo será autónomo.

Lo que se espera del estudiante, es que termine el ejercicio planteadode introducir la información de los documentos contables y generarel balance de prueba en el programa de contabilidad, y que logrecrear en el programa de inventario los proveedores, productos y clien-tes, y registrar movimientos del inventario.

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Informática III

Algunos Aplicativos de Software

Existen muchos aplicativos en el mercado orientadosa apoyar el trabajo administrativo y contable de lasorganizaciones. Por lo general satisfacen mejor lossectores privados que los públicos, dada la lógica delcliente para el cuál son construidos. No especificare-mos las ventajas y desventajas de cada uno por va-rios motivos: el primero, que podríamos estar ejer-ciendo un papel publicitario que no nos compete ninos conviene hacia algún producto en especial; elsegundo por que el desarrollo tecnológico en materiade software tiene a los productores de todos los pro-ductos en procesos de renovación continua y adap-tación a entornos multiusuario de trabajo en línea através de Internet, tercero por que el software quehoy sea líder en el mercado mañana ya no lo será.

En Colombia se considera que el mercado esta inun-dado de programas contables, por ser la primera ta-rea que hace un desarrollador novato de softwareluego de estudiar un lenguaje de programación, ten-gamos en cuenta que el desarrollo de tecnología enmateria de software en nuestro país se ha vuelto pro-lífico. Son muy conocidos, entre otros:

* SIIGO. Ha sido el más usado en Colombiaen los últimos 10 años.

* SEVEN. Con motor de base de datos sobreORACLE y pensado para trabajo online.

* MONICA* SAPIENS. Muy popular por su uso en el

SENA para enseñanza durante varios años.* ELISA

Otros aplicativos del mercado internacional son:

* CONTANET. Fuerte en la parte de soporte yenseñanza del manejo.

* SP CONTAPLUS. Conocido por sus posibili-dades online.

* CONTAWIN. Conocido por su integracióncon el Office.

* CONTACLIP. De fácil uso, pero para organi-zaciones pequeñas.

* BASTOS* GOLDEN* PCONTA* CCI* CCS

Unos más integrados que otros entre sus módulos,unos más compatibles con las herramientas de usogeneral (como Access, Excel, Outlook) que otros, Unoscon mejores estrategias de soporte y enseñanza queotros, unos mas integrados a Internet para trabajo enlínea desde cualquier lugar del mundo, pero todos enla competencia por ganar un mayor espacio en elmercado.

Por lo anterior, debemos evaluar cuidadosamenteantes de elegir el aplicativo que mejor se adapte a lasnecesidades y oportunidades de nuestra organizaciónpública, a las limitantes financieras, la cultura organi-zacional y la formación de nuestro recurso humano.

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Mal haríamos en adquirir un software extremadamen-te costoso con muchas posibilidades de trabajo onli-ne para un municipio aislado donde la única posibili-dad de comunicación con el mundo sea una líneatelefónica conmutada análoga, que frustre cualquierposibilidad de capacitación y soporte en línea. Tam-bién estaría mal invertir en un soft-ware relativamente económico, peroque no se adapte a las posibilidadesque ya se abren para la organización,o que simplemente haga lo mismoque ya podemos hacer con una he-rramienta como SIIF.

Taller con Paquete Contable

Busque en el CD-ROM de Funda-mentación el archivo Clip471.exe(\Informática\Contable\Clip471.exe)el cual le permitirá instalar el programa contable (pue-de hacerlo en el computador de su casa o en la salade cómputo de la Escuela), durante el proceso deinstalación conteste “y” a todas las preguntas res-pecto a la creación de directorios.

Lo mejor es crear un acceso directo desde el escrito-rio al programa C:\CONTACLI\CONTACLI.EXE y lue-go configurarle las propiedades de pantalla a dichoacceso directo para que le ejecute el aplicativo enpantalla completa y lograr así mejor visualización.

Después de instalarse el programa, podemos encon-trar en la carpeta C:\CONTACLI\ el ficheroCONTACLI.TXT el cual contiene el manual del usua-

rio. Además en el fichero CONTACLI.DOC están lasinstrucciones para convertir óptimamente el manuala Word. Si dispone de la facilidad de imprimir el ma-nual, le será de gran ayuda para seguir profundizandoen el manejo del programa.

Al intentar ingresar por primera vez posiblemente elprograma no inicie, pero en la segunda vez lo hará. Laprimer entrada es como aparece en la figura 6.1 yaque no hay en el momento ninguna empresa creadaa la cual hacerle contabilidad, tampoco se le ha defi-nido la estructura del PGCP. Eso será lo primero quehagamos.

Figura 6.1 Primer ingreso al programa.

Ingresemos Empresa No: 01, Nombre: EJERCICIOINFORMATICA, Ejercicio: (el año en que nos encon-tremos), En los niveles nos aparece por defecto laestructura del plan de cuentas privado español, el cualcambiaremos por nuestro Plan General de Contabili-dad Pública así:

Nivel 1 Clase 1 dígito.Nivel 2 Grupo 2 dígitos.Nivel 3 Cuenta 4 dígitos.Nivel 4 Subcuenta 6 dígitos.

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Informática III

Puede usarse el nivel 6 de auxiliar con 8 o 9 dígitossegún se amerite, sin embargo en este ejemplo nousaremos las cuentas auxiliares y manejaremos lasoperaciones a nivel de subcuenta.

Todo programa de contabilidad debe lograr resumir,es decir consolidar en la cuenta los movimientos anivel se subcuenta, en el grupo los consolidados anivel de cuenta, y en la clase los consolidados a nivelde grupo. Igual si se trabaja con auxiliares. Esto des-de luego supone la capacidad de trabajar con nivelesde cuenta, en caso contrario el programa no sirve. Elprograma que estamos trabajando soporta hasta 8niveles con hasta 11 dígitos, lo cual siempre es sufi-ciente.

Así nos quedará la ventana de creación de empresa:

Figura 6.2. Creación de estructura del plan de cuen-tas

Los diarios 1 y 2 son una posibilidad para llevar lacontabilidad de una sucursal de la misma empresa(aunque tal caso se puede trabajar como otra em-presa) o para llevar una contabilidad paralela en otramoneda, por ejemplo.

La opción Modificar permite cambiar la informacióndigitada, mientras que la opción conforme dará porcreada la empresa. El programa le sugiere entoncesimportar el plan de cuentas, lo cual no se debe hacerpor que le importará el plan de cuentas español, y loque debemos hacer es ingresarle nuestro Plan Gene-ral de Contabilidad Pública.

Usando la opción Ficheros\Cuentas\Mantenimientoo simplemente pulsando la tecla F9 ingresará a laventana para la creación de cuentas. En esta sedará cuenta si creó los niveles de plan contable ade-cuadamente, cuando comience a digitar dichascuentas, se dará cuenta que al crear los niveles deClase, Grupo y Cuenta no le pedirá saldo inicial,solamente lo hará a nivel de subcuenta o si trabajacon auxiliares, a nivel de auxiliar.

Figura 6.3 Ventana para ingreso de primera cuenta.

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En algunos programas, en el mo-mento de creación de la cuenta sele agrega la naturaleza, es decir sies crédito o débito. En Contaclip sedebe tener en cuenta esto es elmomento de introducir el asiento.

Para agilizar el proceso de creaciónde cuentas en este software es me-jor digitar primero las auxiliares (ennuestro ejemplo las subcuentas),así el programa irá pidiendo consecutivamente lacuenta, grupo y clase si no estan ya creadas.

Si ha interrumpido el proceso de creación de cuen-tas, puede regresar a la ventana de creación de cuen-tas con la tecla F6.

Para modificar una cuenta ya creada, se debe estaren el plan de cuentas, localizar la cuenta y pulsar F2.

En todo caso F1 puede proporcionarle la ayuda queusted necesita. En la parte inferior de la figura 6.4 seven las funciones de las teclas.

Cuando usted, en la creación de cuentas, digita elcódigo de una cuenta que ya fue creada, el progra-ma le da un aviso mostrando el nombre de la cuenta.

Cuando crea cuentas del ultimo nivel (auxiliares o ennuestro ejemplo sub-cuentas) que correspondan alos grupos 4 o superior, el programa pregunta si vaagregar a la agenda el contacto, ello por que suponeque estamos ingresando auxiliares con los provee-dores o los clientes, para ir conformando un directo-rio con ellos. Debemos responderle en nuestro caso,siempre que No.

Figura 6.4 Modificación de una cuenta.

Si le faltaron algunas cuentas por añadir al plan con-table, puede hacerlo en el momento en que esté in-gresando los asientos, ya que si intentamos hacer unasiento en una cuenta inexistente el programa adver-tirá de ello y pasará a la ventana de añadir cuentas.Con el siguiente ejercicio, tal vez todo le será masclaro.

Ejemplo de Contabilidad

El presente ejercicio no tiene como fin abordar uncurso completo de contabilidad, sino por el contra-rio, traer un caso aplicado al sector público y con loselementos básicos para hacerlo entendible a quienno ha abordado un curso de contabilidad aún, con elúnico propósito de que manipule un programa deapoyo a la labor contable y pueda ver su utilidad.

En el municipio de El Rosal en un periodo se realiza-ron las siguientes operaciones:

1. [Enero 1] Se causa impuesto predial unifica-do por $ 800.000.000. Nota débito # 01.

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Informática III

2. [Enero 2] Se contrató con un banco localun crédito de $ 100.000.000 que le fue desembolsa-do y abonado en su cuenta corriente. Le desconta-ron del mismo intereses del primer trimestre a unatasa del 15% nominal trimestre anticipado. Nota cré-dito # 02.3. [Enero 3] Se adquirió una retroexcavadoraa crédito por $ 150.000.000 a una empresa de régi-men común. IVA 16%. La retención en la fuente esdel 4 % y el impuesto de industria y comercio reteni-do del 1 por 1.000. Factura de venta # 01.4. [Enero 4] Un contratista presentó una cuen-ta de cobro # 01, por el aseo realizado a las oficinasmunicipales, por un valor de $ 500.000.5. [Enero 5] Se recauda impuesto predial uni-ficado por $ 180.000.000.6. [Enero 7] Se compra software por un valorde $ 1.200.000 del cual se espera recibir beneficiosdurante los próximos cuatro años. IVA 16%. Cheque# 01.7. [Enero 8] Se recibió de la Dirección Generaldel Tesoro por participación en los Ingresos Corrien-tes de la Nación la suma de $ 120.000.000.8. [Enero 9] Se canceló la retroexcavadora conel cheque # 02.9. [Enero 9] Se cancelaron servicios de ener-gía a CODENSA S.A. por $ 180.000 con el cheque# 03.10. [Enero 10] Se adquiere un computador por-tátil por $ 7.000.000. IVA 16%. Retención en la fuen-te 2%, RETEICA 2 x 1.000.11. [Enero 11] Un ciudadano demanda al muni-cipio por responsabilidad civil extra contractual alsufrir un accidente y se estima que el valor de la in-demnización es de $ 10.000.000.12. [Enero 11] El computador portátil es asig-nado y entregado a un funcionario.

Revisión de conceptos.Para abordar y entender el ejercicio, es necesario pri-mero conocer algunas nociones básicas de contabili-dad como:

Contabilidad Pública. Llamada también guberna-mental, es una variante de la contabilidad general quese caracteriza por una diferenciación en cuanto a losfines, respecto de la contabilidad del sector privado.“El privado esta animado por el afán de lucro, con excepcio-nes como las instituciones de beneficencia, y por lo tanto elplan contable debe apuntar a esa dirección. El sector públicono persigue una utilidad particular sino general o social, ellucro esta ausente dentro de sus objetivos. Aunque existenentidades estatales que operan de manera similar a las pri-vadas, aún generando utilidades, su finalidad sigue siendodiferente.”1

1 MENDOZA HERNANDEZ, José Francisco. Elementos de ContabilidadGubernamental – Teórico Prácticos. ESAP Publicaciones. Bogotá D.C.,1998. [Página 24].

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La Ecuación Contable o de Balance. Tanto en lacontabilidad pública como en la privada la ecuaciónque sirve de eje para el desarrollo contable es la rela-ción matemática expresada como:Ecuación simple.[ACTIVO] = [PASIVO] + [PATRIMONIO]

Ecuación Ampliada.[ACTIVO] + [GASTOS] + [COSTOS]= [PASIVO]+ [PATRIMONIO] + [INGRESOS]

Esta igualdad se debe conservar en cualquier momen-to del movimiento contable, para lo cual sedebe llevar adecuadamente la partida do-ble en la contabilización de los eventos cau-santes.

La Partida Doble. Las cuentas de contabilidad, co-nocidas como cuentas T por tener dos columnas deregistro: DEBE al lado derecho y HABER al lado iz-quierdo, permiten registrar los movimientoscontables de manera que se respete la parti-da doble. Quiere decir, que al registrar un mo-vimiento plenamente, la suma de las partidasdebitadas (colocadas al lado del debe) es iguala la suma de las partidas acreditadas (coloca-das al lado del haber). Para saber si frente aun evento contable, la cuenta se debe debi-tar o acreditar, depende de la naturaleza dedicha cuenta.

Estructura del Plan Contable. El Plan Ge-neral de Contabilidad Pública (PGCP), es eldocumento guía y norma para llevar la conta-

bilidad gubernamental. Lo puede descargar de la pá-gina Web de la Contaduría General de la Nación oadquirirlo en la Imprenta Nacional. En el PGCP seencuentra el catálogo general de cuentas con unanomenclatura de cinco niveles:CLASE. Identificada por el primer dígito.GRUPO. Identificado por los dos primeros dígitos, elde la clase y el propio.CUENTA. Identificada por cuatro dígitos: el de la cla-se, el del grupo y dos propios.SUBCUENTA. Agrega a la cuenta dos dígitos máspara completar seis.AUXILIAR. Agrega a la sub-cuenta entre dos y cua-tro dígitos para completar de ocho a diez. El númerode dígitos de la auxiliar depende del tamaño de la con-tabilidad de la organización, lo recomendado es tres.Ejemplo: Si una entidad asigna la cuenta Auxiliar11100501001 para el manejo de la cuenta corrienteen Bancolombia, se representaría así:

Hay diez clases de cuentas que se representan conlos dígitos 1 al 0, así:

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Informática III

Naturaleza de las cuentas. “Las cuentas del activo se ini-cian en el Debe, aumentan con partidas en el Debe y dismi-nuyen con una partida en el Haber. Por eso afirmamos queel saldo normal de las cuentas de activo es Débito, no obstan-te la existencia de otras que aún siendo del activo tienensaldo crédito, como es el caso de las depreciaciones, provisio-nes, agotamientos y amortizaciones. Similar saldo y movi-miento tienen las cuentas de gastos y de costos (de ventas yproducción).

Las cuentas del pasivo, patrimonio, o de ingresos, se inicianen el Haber; aumentan con un registro en el Haber y dismi-nuyen con una suma en el Debe. El saldo normal de estascuentas es crédito.”2

Son normalmente de naturaleza débito las que se en-cuentran a la izquierda de la ecuación contable. Sonde naturaleza crédito las cuentas que se encuentrana la derecha de la ecuación contable. Las siguientes Tresumen esto con claridad:

El Principio de Causación. “Los hechos financieros,económicos y sociales deben registrarse en el momento en quesucedan, independientemente del instante en que se produzcala corriente de efectivo que se deriva de éstos.

El registro se efectuará cuando surjan los derechos y obliga-ciones o cuando la transacción u operación originada por elhecho incida en los resultados del período.”3

Lo anterior implica que si se pacta la negociación deun inmueble el día 3 y el pago se hace el día 15, en-tonces el 3 se hará asiento que incrementa (debita) elactivo fijo contra Cuentas Por Pagar (acredita), mien-

Ibidem. [Páginas 27 y 28].

CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Plan Generalde Contabilidad Pública 2.001. Imprenta Nacional deColombia. [Página 24]

2

3

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tras que el 15 se hará un asiento en al que debitaCuentas Por Pagar y acredita Bancos.

Asientos Contables para el Ejemplo

Los siguientes son los asientos contables que se rea-lizarían para nuestro ejemplo. Si bien el programa per-mite ingresar los asientos sin que hayan sido escritosen borrador, la idea es que se tenga absoluta claridadde lo que estamos haciendo ya que aún no hemostomado un curso de contabilidad.

Este asiento es un ejemplo claro del principio de causación ya que se esta contabilizando el ingreso, por el solohecho de iniciarse el año fiscal, sin haberse recaudado el mismo.

Notemos además que las clases, grupos y cuentas se escriben en mayúscula, mientras que las sub-cuentas yauxiliares se escriben en minúsculas. Es simplemente una norma de orden no escrita, pero aceptada por loscontadores. Sin embargo, ello no es requisito para que el proceso este bien o mal, tampoco el software exigeni hace validación alguna al respecto. Sólo se busca darle una presentación al plan de cuentas que facilite sucomprensión.

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Informática III

Note como otra norma generalmente aceptada es re-gistrar primero las cuentas que se debitan y al finallas que se acreditan, mas el no hacerlo, simplementerompe la etiqueta pero no afecta la validez del proce-dimiento.

Este asiento resulta particularmente complejo por los descuentos y retenciones que se practican. Las entida-des del Estado retienen parte del IVA (en este caso 75 %) que las empresas del régimen común le practican.Las retenciones son formas de recaudo de los impuestos que en este caso corresponden a IVA, renta eindustria y comercio.

Vemos también como la sub-cuenta 244505 es una de las excepciones del pasivo, ya que es de naturalezadébito. Verifique también como se cumple la partida doble.

Otro aspecto de notar es que en este caso se supuso que la maquinaria no entro en bodega sino que fuepuesta en funcionamiento en el momento de la compra, caso que resultaría poco típico pero si posible.

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Vemos como en el momento del flujo de efectivo, es de-cir del recaudo del impuesto, no se afecta la cuenta deingreso, sino la de activos. El ingreso ya había sido cau-sado al comenzar el año fiscal.

Dadas las variaciones que suele tener el monto girado al municipio, se acostumbra a considerar que enel momento del giro se causó el ingreso.

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Informática III

Es de notar en esta operación, que ya se pagó la retroexcavadora pero no se han girado las retenciones.

Para facilitar el ejercicio se ha considerado el IVA en todos los casos de 16%. Las tasa de retención en la fuentey retención de ICA para este ejemplo son ficticias.

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* Ya tenemos terminada la prueba de escrito-rio del ejercicio, es hora de probar con el software.Primero, agregue al plan contable las cuentas nece-sarias para este ejercicio, apóyese en el PGCP y re-cuerde crear primero las sub-cuentas para mayor fa-cilidad.* Una vez creado el plan de cuentas, pasa-mos al registro de los asientos. Si nos faltó algunacuenta por crear no hay problema, ya que desde lasección de ingreso de asientos también lo pedemoshacer. Por el menú Diario – Mantenimiento ingresa-mos a registrar los asientos. Use solamente el Diario1.

Registro de Asientos en el Software

Comencemos con el primer registro del ejemplo. Estees muy sencillo ya que solo hay afectadas dos cuen-tas: una partida y una contrapartida. Al entrar al man-tenimiento del diario aparece el primer registro delasiento numerado como 1/1 y se sugiere la fecha deldía, podemos modificar dicha fecha de acuerdo conla realidad contable, en nuestro caso 1 de enero delaño en curso y luego [Enter].

Luego digitamos el código de la cuenta es decir laauxiliar a afectar (en nuestro caso la sub-cuenta

130507) luego de pulsar [Enter], el programa en se-guida mostrará la descripción de la cuenta y los sal-dos de esta.

El siguiente campo nos pide el documento que so-porta la operación, que puede ser una nota débito(ND###), nota crédito (NC###), recibo de caja(RC###), cuenta de cobro (CC###), supongamosque el documento que soporta nuestro movimientode causación del predial es el acuerdo de presupues-to anual. El campo de descripción nos sirve para acla-rar algo sobre el documento o sobre la operación.El ingresar la contrapartida (410507) tiene como ob-jeto que el programa pueda ayudarnos a cuadrar lacuenta automáticamente. El campo tipo “T” se refie-re a si la cuenta se va a debitar “D” o a acreditar “H”,en este caso vamos a incrementar la sub-cuenta “Pre-dial Unificado” que es de naturaleza Débito, por lotanto la letra a digitar es “D”. Luego digitamos el im-porte o monto por el cual se va a afectar la cuenta ypor último la confirmación.

El campo de confirmación no es un campo de datos,aquí simplemente el programa espera una manifesta-ción de conformidad con lo que se ha escrito [Enter],

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Informática III

la instrucción de ajustar automáticamente la contra-partida “C”, la instrucción de recibir más asientos delmismo tipo “M” o de diferente tipo “V”. Si simple-mente confirmamos, el programa pasa a pedir el si-guiente registro del mismo asiento. Para el ejemplo,pulse la letra “C” de cuadrar contrapartida, luego [En-ter] y observará como el programa llena todos loscampos de la contrapartida y los saldos, mostrando“Descuadre = 0” y numerando el registro como ½(Primer movimiento, segundo registro). De todas for-mas usted debe confirmar los campos pulsando [En-ter]. El programa presentará una ventana con la liqui-dación de IVA mientras pregunta si la operación llevao no el impuesto, le decimos que no lleva IVA y con-firmamos el registro.

Digitemos ahora el segundo asiento, el programamuestra ahora el 2/1 segundo movimiento, primerregistro. Sugiere además la fecha y nombre de docu-mento del anterior registro. Introduzca el asiento deldía 3 de enero, ingresando primero la afectación a lacuenta 111001 con el documento “ND001”, contra-partida 220506, debitando por $ 85.000.000 y en elcampo de confirmación la letra “M” para indicarle queva a debitar otra cuenta nuevamente, es decir la cuen-ta 580501. Verá como el nuevo registro 2/2 aparececon el tipo de operación débito “D” nuevamente.Confirme los campos respectivos, llene el monto con$ 15.000.000 y en el campo de confirmación digite“V” la cual quiere decir que ingresará una operaciónde distinto tipo es decir crédito en la siguiente cuentaafectada. Para el registro 2/3 también lo puede hacerdigitando la letra “C” de cuadrar ya que se tiene defi-nida la contrapartida. Confirme los campos e ingreseel valor correspondiente $ 100.000.000, confirman-do la operación con dicho campo en blanco y pul-sando [Enter]. Igual que el caso anterior se le diceque no lleva IVA.

El ejercicio que debe hacer ahora es terminar de in-gresar todos los asientos del ejemplo. Recuerde quesi un asiento le queda mal ingresado puede usar lasteclas F2 Editar y F3 Eliminar, luego de las cuales de-berá especificarle al programa el asiento y el registro amodificar o borrar. Si durante el digitado de los regis-tros le aparece el mensaje que una cuenta no ha sidocreada, verifique primero si digito el numero de cuen-ta correctamente, si lo está entonces la cuenta no fuecreada y debe agregarla pulsando F4. Cuando termi-ne pulse [Esc] para salir del listado.

Ahora vaya al menú Balances / Sumas y saldos acumula-dos y podrá ver un balance en el cual si todo esta bienle dará sumas iguales de $ 1.513‘878.000. Ese balan-ce es llamado Balance de Prueba.

Taller con Paquete de Inventario Permanente

La gestión sistematizada de inventario es clave parauna adecuada planificación de los artículos y sus fa-milias. El control estadístico ayuda a minimizar los ni-veles de inventario con herramientas de previsión. Yla trazabilidad de lotes permite rastrear la genealogíay cumplir con las normas legales y con los estándaresISO 9000.La Gestión de Inventario incluye:* Gestión permanente de Inventario* Control estadístico de Inventario* Control de ubicaciones* Planificación de Necesidades de Distribución* Control de Lotes

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El software para la gestión de inventario viene inte-grado como uno de los módulos a secciones del soft-ware general de gestión, su uso siempre va afectandola contabilidad permanentemente, sin embargo enpequeñas organizaciones como una tienda comunal,cooperativa o droguería comunal; por ejemplo, nosencontramos con la sistematización del inventario perono de la contabilidad, incluso no se lleva el algunoscasos.

Localice el archivo womega.exe en el CD-ROM defundamentación o descárguelo de la páginawww.winomega.com el cual le permitirá instalar unprograma de gestión de inventario en ambiente Win-dows. Con este desarrollará un ejercicio de reconoci-miento del software y dela mecánica general deprocesar un inventariocon ayuda del computa-dor. Por ahora, instale elprograma e inicie la guíade primeros pasos comolo indica la figura 6.5., lacual le permitirá unaorientación mínima con elmismo.

Figura 6.5. Ventana de apoyo durante el primeringreso a Omega.

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Informática III

Figura 6.6. Primer paso en Omega: Ingresar el nombre de la Empresa

Entre a la opción Ayuda – Registrarse como indica la figura 6.6., y escriba el nombre para la empresa,en nuestro caso puede ser “Ejercicio de Informática 3” como lo muestra la figura 6.7 y pulse [Enter].

Figura 6.7. Ingreso del nombre de la organización.

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Revise el sistema de menús disponible en la pantallaprincipal y al que aparece pulsando la tecla [Espacio]o el botón derecho del Mouse. Observe que las fun-ciones más usadas son accesibles también medianteuna combinación de teclas, para mayor agilidad.

A continuación entre en Facturación - Clientes - Impre-sión, acceda a la pestaña Textos, y rellene la 2ª, 3ª y4ª líneas con su domicilio, teléfono, telefax, direcciónde e-mail y la identificación fiscal (para los datos queno disponga, use ficticios por ahora ya que estamoses simulando. También puede agregar un slogan de laorganización, etc.). Eche un vistazo al resto de losparámetros disponibles, use el botón de ayuda en casode duda, y finalmente pulse el botón [Guardar] con elfin de que sus confi-guraciones se conser-ven en posterioressesiones. Véase la fi-gura 6.8. En este mo-mento no puede te-ner vista previa niimpresión por que nose ha generado algúndocumento.

Figura 6.8. Configura-ción de la impresiónde documentos.

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Informática III

Inspeccione con detenimiento las diferentes páginasdisponibles en Configuración, modifique los valoresque considere adecuados, y no dude en consultar laayuda en caso de no tener claro alguno de los con-ceptos.

Dé de alta cinco de sus artículos, reales o ficticios,entrando sus datos en Ficheros - Artículos - Edición -Alta, y haga lo mismo con clientes y proveedores enlas secciones correspondientes que hallará en el mis-mo menú de la pantalla principal. Puede tomar comoproveedores entidades ficticias de compañeros decurso, y como clientes otros compañeros, e intentarregistrar las operaciones en los inventarios de cadauno. Más adelante ya verá que esas operaciones pue-den ser también realizadas sobre la marcha, mien-tras se emite un albarán o una factura, o cuando seregistra una entrada o una factura de proveedor.

Simule cinco operaciones de entrada de mercancíaen su almacén a través de Almacén - Entradas - Altas,para que disponga de existencias. Observe que allado de la casilla para entrar el código del artículoexiste un botón que le ayudará a localizarlo.A continuación obtenga un listado de su stock enAlmacén - Listados - Inventario para verificar la opera-ción. Pruebe también de obtener otro en Almacén -Listados - Entradas, donde se mostrará un detalle delos movimientos de entrada que registró.

Ahora que ya tiene género en su almacén, emita unanota de remisión o entrega (albarán) desde Almacén -Salidas - Altas - Albarán. Intente después el siguientepaso, convertir esa nota de entrega en factura desdeFacturación - Clientes - Albaranes, e imprima el nuevodocumento entrando en Facturación - Clientes - Impre-sión. No olvide consultar siempre la Ayuda disponibleen cada pantalla.

Albarán. Documento que suele acompañar a la mer-cancía al ser entregada, indicando su naturaleza y can-tidad, la fecha de la entrega y el nombre del compra-dor y del vendedor, y que acredita su recepcióncuando está conformado. Es una palabra desconoci-da en Latinoamérica. En Argentina y Uruguay se de-nomina Remito, en Chile Guía de Despacho, en Méxi-co Nota de Remisión y en Venezuela y Colombia Notao Comprobante de Entrega.

Saque un listado de la factura emitida en Facturación -Listados - Clientes. Vaya después a Facturación - Clientes- Cambios y modifique en la factura cualquier dato quele apetezca, la cantidad, el precio, el descuento, elvencimiento. Pulse el botón [Impresión] arriba en labarra de herramientas e imprima de nuevo la facturacon los cambios introducidos.

En este momento ya estará en condiciones de com-prender el mecanismo básico de funcionamiento delprograma. Existen más funciones, que podrá ver enlos diferentes menús presentes en muchas pantallas,como la posibilidad de obtener listados y gráficos di-versos, emitir presupuestos y recibos, calcular comi-siones para agentes comerciales, exportar su factura-ción a contabilidad, y otras cosas que irá descubriendopoco a poco.

Hay algo, sin embargo, en cuya importancia hay queinsistir. Como ya habrá visto, el programa dispone deuna ayuda completa y detallada, sensible al contextoen las pantallas más importantes mediante un botóncon un signo de interrogación, o bien pulsando la te-cla F1. Debería leerla totalmente antes de usar el pro-

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grama de modo habitual. No lo considere una pérdi-da de tiempo, pues con ello se evitará problemas ysacará un provecho mayor al software.

En la pantalla principal podrá abrir un libro, visibleabajo a mano derecha o en los botones de la barrade herramientas, con el contenido completo de laAyuda y una función de impresión por si desea tener-lo en papel. Cuenta también, al igual que la mayoríade aplicaciones del entorno Windows, con una fun-ción para buscar palabras clave, que en ciertos mo-mentos puede ser de gran utilidad. Y dispone de unasección con Preguntas y respuestas que se debería revi-sar de vez en cuando.

Intercambio de datos entre módulos

Lo óptimo es que al hacer una operación desde unmódulo de un paquete de apoyo a la gestión, se afec-ten automáticamente los otros módulos de formatransparente al usuario. Es esa una de las caracterís-ticas que se debe buscar en el momento de elegir elsoftware para la entidad, ya que implica economíaen los procesos, eficiencia y confiabilidad de los da-tos, también ayuda a dar transparencia al procesocontable y financiero.

Este software no realiza un proceso de actualizaciónen línea entre el módulo de inventario y el contableque vimos en la parte inicial del capítulo, lo cual cons-tituye una debilidad ya que trabaja un proceso frag-mentado del otro. Sin embargo, tiene un mecanismopara intercambiar la información con el programacontable, el cual se puede hacer periódicamente ocuando se considere necesario. Para ello hay que de-

finirle al programa de inventario cuales son las cuen-tas auxiliares a afectar en el programa contable porlos conceptos de: Ventas, Compras, Caja, IVA reper-cutido e IVA soportado. Vaya a la opción Facturación –Exportar y verifique los campos que se piden, inicial-mente sugiere el programa unas cuentas por defectocorrespondientes al plan de cuentas español, los cua-les debemos cambiar por las correspondientes en elPGCP. Véase la figura 6.9. WinOmega envía a contabi-lidad cada factura solamente una vez. Después deexportada se introduce una marca interna en el do-cumento, independientemente de cuál sea el progra-ma de contabilidad, con el fin de evitar que en suce-sivas operaciones se produzcan asientos repetidos.

Notemos además que las cuentas que permiten latransferencia resultan insuficientes para nuestro sis-tema contable, ya que no registran en la contabilidadlas cuentas auxiliares de los diversos productos co-mercializados, tampoco incluyen conceptos como elIVA retenido, IVA descontable, retención al impuestode Industria y Comercio ReteICA y retención en lafuente. El manejo de dichas cuentas es vital en la ac-tividad fiscal del Estado Colombiano como mecanis-mo de control de la evasión de impuestos.

Figura 4.9 Especificación de las cuentas contables parala transferencia de datos.

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Informática III

EVALUACIÓN

1. Elija 5 de sus compañeros y haga que ellos realicen una opera-ción completa de registro de una adquisición o venta de un producto enWinOmega. A partir de ello escriba acerca de las dificultades que se pre-sentan derivadas del programa y del estudiante.2. Justifique su posición de si el software de apoyo contable agilizao vuelve más complejo el uso del software. Si lo hace más ordenado yestricto o pone trabas a los procedimientos. Si facilita las cosas o al con-trario dificulta al exigir al funcionario capacitación en manejo de software, yagrega costos en equipos y licencias. Si es mejor generarle empleo a ungrupo de asistentes contables a pagar una suma considerable por la adqui-sición, mantenimiento, soporte y capacitación de un software.3. ¿Considera que cuando sea Administrador Público, necesitará deherramientas de tipo operacional como las vistas en este capítulo, o porser su trabajo de tipo gerencial no necesitará de ellas por no entrar dentrode su competencia?.4. Como gerente de una empresa industrial y comercial de su muni-cipio, que lleve su contabilidad de forma manual, muy bien organizada enlibros y archivadores, ¿tomaría la iniciativa para adoptar el uso de un soft-ware contable? Justifique.

Bibliografía

CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Plan Generalde Contabilidad Pública 2.001 Imprenta Nacional de Co-lombia.MENDOZA HERNANDEZ, José Francisco. Elementos deContabilidad Gubernamental. Teóricos y Prácticos. ESAP.Bogotá D.C., 1998.CORAL, GUDIÑO. Contabilidad 2000. Editorial Mc GrawHill, Colombia. 2000.DIAZ HERNANDO. Contabilidad General. Prentice Hall.Colombia 2001.CARRILLO DE ROJAS, GLADYS. Fundamentos de Con-tabilidad para Profesionales no Contadores. Editorial dela Universidad de los Andes, Colombia, 1995.

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Informática III

Unidad 7

Seguridadde la Información Pública

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7 Seguridad de la Información Pública

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Informática III

PLAN DE LA UNIDAD

OBJETIVO

Unidad 7. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA

OBJETIVO

INTRODUCCIÓN


Información: Eje de construcción y configuración de lo público.El Papel del Estado y la Seguridad de la Información.El Desarrollo de los Derechos Ciudadanos a partir de la Seguridadde la Información.Los Delitos Derivados en la Seguridad de la Información.Principales Delitos Informáticos.

BIBLIOGRAFÍA

Glosario

* Introducir al estudiante en la discusión acerca de la responsabili-dad del servidor público, en el manejo de la información como un activoprimordial del Estado y sus ciudadanos.

* El futuro Administrador Público estará en capacidad de compararcríticamente las ventajas y riesgos para el Estado provenientes de la adop-ción de una u otra opción tecnológica para el manejo de la información.

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INTRODUCCIÓN

Para culminar este módulo, se presenta una breve discusión acerca de lasconsideraciones más relevantes en el manejo de la información pública, yel papel que frente a ello cumple el software conocido como libre y decódigo abierto. Esto de cierta forma compensando la elección hecha enel resto del curso de programas de software propietario para el desarrollode las actividades del módulo.

De otro lado se concluye una discusión que se dejó planteada en el mó-dulo de informática 2 sobre la importancia estratégica de los sistemas deinformación en la gestión de lo público.

Esta unidad fue preparada por Verónica Cuervo y David Rozo, estudian-tes de octavo y noveno semestre de Administración Pública de la ESAP,revisado, adecuado pedagógicamente y corregido en equipo con el autordel texto.

El trabajo con esta unidad comprende tres etapas: la primera de lectu-ra individual del texto, la segunda de recolección y consolidación deinformación en un trabajo grupal y la tercera de aplicación del texto acasos y reflexiones propias del campo público colombiano, la cual serecomienda sea desarrollada de forma individual. El trabajo se presen-tará al profesor en forma escrita o vía correo electrónico. Dependiendode la disponibilidad de tiempo, el docente podrá organizar una actividadde discusión en grupo como una mesa redonda entre los estudiantes oun debate con invitados que manejen posiciones divergentes acercadel software libre y propietario. Se prevé el desarrollo de esta unidadcon un trabajo guiado de dos horas y ocho de trabajo autónomo.

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Informática III

Información: Eje de construccióny configuración de lo público

El Estado, a nivel social cumple con una serie de fun-ciones que legitiman su existencia entre ellas encon-tramos la regulación de los circuitos de informaciónen la sociedad como eje de construcción de lo públi-co1 , en donde la información como eje de la cons-trucción y configuración de lo público y por lo tantoel manejo del Estado2 .

Teniendo en cuenta que la información es foco denuestro análisis la delimitación conceptual estaría enel marco de análisis e interrelación de los siguientesconceptos: la información, informar e informática. Lainformación, entendida como la acción y efecto deinformar o informarse; el concepto de informar hacereferencia a enterar o dar noticia a alguien de unacosa; y el de informática como aquella disciplina queincluye las diversas técnicas y actividades relaciona-das con el tratamiento lógico y automático de la in-formación, en cuanto esta es soporte de conocimien-tos y comunicación humana.

Debemos observar la estrecha relación existente en-tre opinión pública3 e información, la cual se enmar-ca en la creación y manejo de la primera, así comosus interconexiones.

Es de allí que la información podría venir a ser catalo-gada bajo tres aspectos dependiendo del grado detrascendencia en la configuración de la opinión pú-blica así:

• Información Corroborable: la cual debido aldesarrollo de su veracidad es tomada como cierta ypor lo tanto la generación de un alto grado de credi-bilidad.• Información Obsoleta: Por su alto grado dedificultad en la corroboración, nivel de fragmentacióny/o desactualización, carece de aplicabilidad.

• Información Fragmentada: Parcialización dela información como producto del manejo que de ellahacen las personas que tienen a cargo los medios decomunicación.

El ciudadano debe tener en cuenta estas propiedadesde la información, las cuales facilitan su participaciónsocial y por lo tanto, el grado de visibilidad en el cam-po de configuración de lo público mediada por la cre-dibilidad o la inconformidad de dicha información yexpresada bajo los criterios de configuración de laopinión pública.

Sin embargo la importancia de los medios de comu-nicación no termina allí, ya que si bien la difusión dela información le compete de manera directa a elloses el uso de los canales el que determina el grado deimpacto en los públicos4 , y en consecuencia esta in-formación esta caracterizada ya sea dentro de la

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2

Entendido no solamente como la configuracion del espacio general, sinotambién la conformacion de la agenda politica. Tal y como lo expresa elDNP en “Guía Metodológica para la elaboración y presentación deProgramas de Gobierno y Candidatos a las Alcaldias Municipales menoresa cien mil habitantes”.

Expresado en “Historia Crítica a la Opinión Pública” de Jürgen Habermas

Entendida como las diversas considereaciones de los actores para laconformacion de una agenda politica y espacio de lo publico sometidas adiscucion.

Dependiendo del la configuracion del espacio publico se configuran enlocales , nacionales , regionales o gremiales.

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4

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formalidad canales convencionales como la prensa,radio o televisión; estando por otro lado lo informa-les que se desenvuelven en circuitos de difícil rastreoy control como el vivenciado en algunos espacios decarácter local en diversos sectores del país; es nece-sario percatarse de la importancia de la eficiencia enlos mecanismos de control respecto de la informa-ción.

La delimitación del control de la información deter-mina el uso de las tecnologías que abarcan las formasde difusión de la información, al igual que su manejo.Dada la importancia del acompañamiento de quie-nes tienen la misión de la circulación de la informa-ción, el Estado tiene la potestad de vigilar este tipode manejos teniendo en cuenta la importancia de laseguridad de la información tanto para el ciudadano,protegiendo su derecho a la intimidad (al igual que larestricción de los datos del mismo ciudadano, me-diante el derecho de Habeas Data), como para el go-bierno en cuanto a tareas que comprendan seguri-dad nacional.

También junto al manejo del uso de tecnologías, sedeben resaltar las Tecnologías de la información ycomunicación (TIC’s), las cuales procuran la genera-ción de conocimiento y manejo de este para logrardesarrollo5 , el cual conducirá al replanteamiento deparadigmas tanto en términos de la configuración delespacio público y la configuración del concepto de lopúblico.

Es de allí que las tan afamadas TIC’s, donde la infor-mática, y más aún el software, en lo concerniente a

las tareas del Estado desarrolla tanto los principios deceleridad, transparencia, efectividad, eficacia y eficien-cia6 , como los procesos de planeación ya que facili-tan la toma de decisiones en un tiempo oportuno.

Por lo tanto las TIC’s influyen en cada uno de estosprincipios:

• Principio de celeridad, el cual se ve desarro-llado en la media en que tanto los procesos adminis-trativos - tanto locales como nacionales - y políticos(en la medida en que se facilita la circulación de infor-mación)• Principio de transparencia, el cual se ve tam-bién beneficiado de estas tecnologías, por cuanto seviabiliza el control de todos los procesos en los cualesla administración pública toma parte.• Principio de efectividad, en la medida en quepermite la escogencia de la mejor forma de llevar acabo los planes, programas y proyectos propuestospor cada una de las administraciones para cada unade sus áreas.• Principio de eficacia, en la medida en que laadministración puede recurrir de manera efectiva alos recursos, determinada por la priorización de lasnecesidades de cada una de las entidades que con-forman el Estado.• Principio de eficiencia, por cuanto al esco-ger las tecnologías más adecuadas, genera un mejoraprovechamiento de los recursos - tanto financieros,humanos, tecnológicos, entre otros -.

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Contemplado en vías de construcción de una sociedad del conocimiento.

Principios de la acción estatal contemplados tanto el artículo 209 de laConstitución Política Colombiana; y posteriormente desarrollados en la ley489 de 1998.

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Informática III

Es de allí que los principios que rigen la administra-ción pública y por lo tanto el accionar gubernamen-tal, hacen del espacio de lo público un lugar particu-lar, en donde la configuración se limita única yexclusivamente a los hechos normatizados y de ac-cionar gubernamental local y nacional.

Sin embargo, este espacio público gubernamental,entra en contradicción con otros espacios públicos -como los regidos en asociaciones y agremiaciones -,en donde el conflicto entre los diferentes intereses(particulares, grupales o generales) entran en disputaen la medida en que determinan un grado de genera-lidad (que usualmente es el prioritario, por la asocia-ción de público o públicos que lo conforman) rivali-zado con otro, que aunque también es general, lo esen menor medida.

En consecuencia, la configuración de cada uno delos espacios de lo público se ven construidos a partirde procesos reaccionarios motivados por los gradosde inconformidad que experimenta el ciudadano, ori-ginados por el choque de los diferentes intereses delos diversos actores, en donde dichos procesos sepodrían clasificar de la siguiente manera:

• Procesos impositivos, los cuales se ven cons-truidos a partir de la sumisión; pero a pesar de suaparente aceptación, generan una acción contesta-ría cuyo efecto es la búsqueda de la destrucción delorden impulsado por el gobierno, resultando este úl-timo ilegítimo ante los ojos del ciudadano.• Procesos propositivos, a partir de estos segeneran propuestas de acción que integran al mode-lo imperante alternativas que buscan una modifica-ción de este, generando efectos positivos y de legiti-midad.• Procesos de aceptación, en estos procesosse tiende hacia una reacomodación social dentro delmodelo, en donde los efectos son prácticamente nu-los por cuanto frente a la opinión pública “todo está

bien” ya que los canales de participación se encuen-tran completamente normatizados.

Estos procesos junto con la opinión pública son losque determinan la configuración del espacio público,y por lo tanto la construcción de lo público en cadauno de los espacios. Sin embargo la interacción delos actores, al igual que la base de los procesos, tien-den a la generación y/o consolidación de los paradig-mas del desarrollo - en el marco de la construcciónde una sociedad del conocimiento - en donde la ge-neración y aplicabilidad en el campo del saber sonla base.

Es allí donde el software juega un papel importanteen el desarrollo del Estado en su sentido más amplio -es decir, donde interactúan tanto el gobierno como elpueblo que conforma al Estado -, debido en primeramedida al desarrollo de los procesos nacionales, y enun segundo plano a la configuración de las libertadesy derechos civiles y ciudadanas así como las liberta-des y facultades del Estado.

En donde este último (el Estado) administra informa-ción pública y privada acerca de los ciudadanos, ysimultáneamente propiedad de los ciudadanos. Sinembargo esta tarea (debido a la inconmensurable can-tidad de información y la inmediatez de la respuestaexigida frente al manejo de los datos) es asignada aactores que tienen la disponibilidad técnica para laminimización de los riesgos derivados del manejo dela información, es de esta manera que la aplicacióndel software se vuelve esencial para el desarrollo de laadministración pública.

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No obstante, el manejo de esta información repre-senta una inseguridad intrínseca en la operación «ocul-ta»7 del software que implica exponer estos datos aun riesgo injustificable de sustracción y alteración.

Es en este sentido, en el que surgen dos líneas dedesarrollo del software que debemos evaluar cuida-dosamente al adoptar los sistemas de información paralas organizaciones públicas:

1. Software libre8 : El software libre —tambiénconocido como software de código fuente abierto—es aquel cuyo autor licencia otorgando las siguienteslibertades a sus usuarios:

· La libertad de ejecutar el programa para cual-quier propósito (sin discriminar contra personas o gru-pos y sin imponer restricciones a las actividades paralas que el programa puede ser utilizado).· La libertad de estudiar la manera en que elprograma opera (incluyendo la realización de cual-quier tipo de pruebas técnicas y la publicación de susresultados) sin ninguna restricción y adaptarlo a susnecesidades particulares.· La libertad para redistribuir copias del pro-grama (incluido su código fuente) a quien desee, bajolas mismas libertades que le fueron otorgadas.· La libertad de mejorar el programa y distri-buir sus mejoras al público bajo las mismas condicio-nes que le fueron otorgadas con el programa original.

2. Software propietario9 : Es todo software queno es libre, es decir, aquel cuyo autor no está dis-puesto a licenciar otorgando a los usuarios todas las

libertades enunciadas dentro del marco de definiciónde software libre.

Pareciera que desde el punto de vista social y estraté-gico, es imperativo el uso de software libre. En estecontexto aparece como una oportunidad para garan-tizar no sólo la democratización del acceso a la infor-mación y los sistemas del Estado, sino también lacompetitividad de la industria local de software, po-tencial fuente de trabajo de altísimo valor agregado.Es importante destacar que no es ésta una medidaproteccionista: independientemente de su origen, setrata de privilegiar aquel software cuya licencia alien-ta la participación y colaboración de profesionales delmedio en vez de discriminarlos, a la vez que estimulala competencia.

La dependencia tecnológica emergente de la natura-leza del software propietario es claramente inacepta-ble para el Estado, ya que los comercializadores dedicho producto, constituyen un grupo de presiónpeligroso que tiene capacidad de influir en las deci-siones normativas del Estado para adaptarlas a la exi-gencia de continuidad de uso del software que lesvendieron. Los consumidores se ven forzados a ad-quirir software de una determinada marca y modeloal único efecto de cumplir sus obligaciones tributa-rias, legalizando su software. El Estado está expuestoal chantaje a través de la información que tiene alma-cenada en formatos propietarios secretos, al sabota-je a través de vulnerabilidades deliberadas, y todo esto

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Hace referencia a la manipulación de los datos solo por personas queconocen el código fuente del software.

PROYECTO DE LEY DE SOFTWARE LIBRE. Bogotá D.C. – Colombia.www.bachue.com/colibri/proyecto.html

Ibíd…

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Informática III

a pesar de estar disponibles las herramientas y losconocimientos necesarios para no estar expuestos aestos problemas.

El Estado, por su envergadura y por su papel de ad-ministrador de los bienes comunes, es particularmentevulnerable a los riesgos del software propietario, a lavez que está en una posición particularmente estra-tégica para beneficiarse con las ventajas del softwarelibre, y también para contribuir a su desarrollo. Pon-gamos por ejemplo a los municipios, todas embarca-das en costosos programas de informatización, quepodrían formar un conglomerado para financiar eldesarrollo de una solución libre a su problemática, ycompartirla entre todas. El Estado en el nivel Nacio-nal está en una situación similar, si contamos con elhecho de que las distintas reparticiones regionales deun mismo ente requieren licencias de uso de soft-ware adicionales.

El Papel del Estado y la Seguridadde la Información.

El papel de la informática en el desarrollo y construc-ción del Estado, no solamente atañe a la construc-ción del mismo (a partir del papel que juega la infor-mación en la construcción de lo público, y este en laconstitución del Estado), sino que también en lo querespecta a su eficiencia y eficacia en relación con suproceso de gestión. Todo en un marco de globaliza-ción10 .

En donde “la revolución tecnológica a la que asistimos yen la que estamos inmersos en el presente, merced a los con-tinuos progresos en el campo de las ciencias informáticas,ha hecho posible, entre otras cosas, la creación, acceso yentrecruzamiento de todo tipo de informaciones es el sustratocultural de un nuevo tipo de sociedad la cual se ha sido deno-minada ‘sociedad de la información’”11

En donde la información y las implicaciones de sumanejo12 , ha originado que la defensa de las liberta-des civiles que poseen cada uno de los ciudadanos sevean acrecentadas, donde se destaca principalmentela libertad de expresión13 ; y que como dice Luis Ca-rranza en su texto “El gobierno electrónico”:

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Que como lo indica Tofler en su libro “la tercera ola”: “la llamada globaliza-ción no es sino un aspecto de esta sociedad de la información, o sociedadtecnológica, que comporta una forma de vida auténticamente nueva basadaen derredor del procesamiento del conocimiento y la información, imponea nivel global, sus propias formas de entender el tiempo y el espacio, lalógica y la causalidad. Acerca distancias, fusiona culturas, debilita las barre-ras espacio-temporales, acelera la historia, estandariza gustos y valores anivel mundial”. LA TERCERA OLA, 24 p.

CARRANZA TORRES, LUIS R. Las nuevas tecnologías de la información y elcontralor ciudadano de la información. www.informatica-juridica.com/traba-jos/Las_nuevas_tecnologias.asp

En donde “la información es coleccionable, almacenable o reproducible. Seutiliza para tomar decisiones, conduce también a conclusiones acertadas oequivocadas, puesto que puede ser interpretada de diversas formas pordistintos individuos, dependiendo de muchos factores subjetivos y del con-texto en que se encuentre la persona que la recibe e interpreta. Así como esposible comunicar una noticia, también se comunican los estados de ánimo,opiniones o conocimientos” .CARRANZA TORRES, LUIS R. El derechofrente a la sociedad de la información. www.informatica-juridica.com/traba-jos/El_derecho_frete_a_la_sociedad.asp

Definida por la Comisión Interamericana de Derechos Humanos como “facul-tad jurídica que asiste a toda persona, individual o colectivamente conside-rada, para expresar, transmitir y difundir su pensamiento; paralela y correla-tivamente”, (CARRANZA TORRES, LUIS R. Las nuevas tecnologías de lainformación y el contralor ciudadano de la información), y que según elTribunal de Derechos Humanos en el fallo de Handyside, la define de lasiguiente manera: “La libertad de expresión constituye uno de los fundamen-tos esenciales de tal sociedad, una de las condiciones primordiales para suprogreso y para el desarrollo de los hombres. Por lo que el alcance delmismo resulta válido, no sólo para las informaciones o ideas que son favora-blemente recibidas o consideradas como inofensivas o indiferentes sinotambién para aquellas que chocan, inquietan u ofenden al Estado o a unafracción cualquiera de la población. Tales son las demandas del pluralismo,la tolerancia y el espíritu de apertura, sin las cuales no existe una sociedaddemocrática”. Ibíd…

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“…de acuerdo con los nuevos alcances de los cometidos esta-tales y de la organización del Estado, encontramos otras for-mas de exteriorización de la actividad administrativa. Lanecesidad del diálogo entre Administración y ciudadano lle-va implícita la exigencia de un buen lenguaje legal, de unestilo claro. El lenguaje, que es comunicación, debe explici-tarse en las reglas de sencillez, eficacia y transparencia. Porello es que la Administración debe expresarse con un nuevolenguaje jurídico, sencillo y unívoco, asequible y conciso, queenlace fondo y forma, como medio para dinamizar la justiciay posibilitar la realización de la libertad y de la autoridad.

Las crecientes tareas administrativas, con un fuerte compo-nente de complejidad, confrontan a la administración con lanecesidad de flexibilizarse y aceptar la asistencia técnica delos servicios de la informática”14

Esto sin perder de vista que en nuestros días, “es detal importancia poseer, administrar y transmitir informa-ción, que toda la humanidad se ve y se seguirá viendo afecta-da, influida y posiblemente dominada por quienes tienen,administran y transmiten este recurso, razón por la cual aesta época se le han impuesto los calificativos de ‘sociedad dela información’ o de ‘revolución electrónica’, éste último de-bido a la facilidad con que se transmite la información pormedio de los sistemas modernos basados en dispositivos elec-trónicos”15 .

En donde los medios de comunicación, como ele-mentos primordiales de configuración y formación deopinión pública y de exigibilidad ciudadana, “han tor-nado posible el acceso en tiempo real y con alcanceplanetario de un inmenso cúmulo de información,otorgando a la sociedad una herramienta poderosa

para atender necesidades que antes se presentabancomo de difícil y lejana satisfacción”16 , generando deesta manera que los procesos que conllevan a la con-figuración de la sociedad de la información sedesenvuelvan bajo procesos de homeostasia17

De allí, que “el núcleo de esta discusión ha derivado,desde la necesidad de racionalizar el sector públicohasta la conveniencia de privatizarlo. Ya fuere incor-porando a la gestión pública la cultura, los modelos,los métodos y las técnicas de gestión propias del sec-tor privado, como la de cesión al mismo de parcelasde actividad estatal secundaria”18 , en donde “los es-fuerzos para mejorar la gestión pública, apuestan asi-mismo a introducir las ventajas de la informática en laactuación de la función administrativa estatal”19 , puescon la eficiencia se mejora la capacidad de los gobier-nos de hacer uso racional de los recursos, y con latransparencia se incrementa la responsabilidad y larendición pública de cuentas por parte de quienesmanejan recursos públicos. De este modo, se mejorala interacción de los ciudadanos con el Estado y sereducen los espacios propicios para la corrupción”20 .

CARRANZA TORRES, LUIS R. “El gobierno electrónico”. www.informatica-juridica.com/trabajos/El_gobierno_electronico.asp.

CARRANZA TORRES, LUIS R. Las nuevas tecnologías de la información yel contralor ciudadano de la información

Ibíd…

Es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema, o sea la tendencia delos mismos a adaptarse con el fin de alcanzar el equilibrio interno frente alos cambios externos del medio ambiente. SILVA, GRACIELA ADRIANA.Trabajo de deontología del derecho – orden público tecnológico-.www.informatica-juridica.com/jurisprudencia/colombia.asp

CARRANZA TORRES, LUIS R. “El gobierno electrónico”.

Ibíd…

Ibíd…

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Donde el manejo propio del Estado y por lo tanto lareestructuración del mismo, se ha desarrollado en elmarco de la conformación real de una sociedad de lainformación, como lo plantea el Ministerio de Comu-nicaciones colombiano21 ; donde el proceso tienecomo objetivo el acercamiento de la comunidad a losprocesos estatales, buscando de esta manera un cam-bio positivo en materia de gestión (Tal y como lo de-sarrolla el proyecto Agenda de Conectividad en sunumeral 4.3.: “Modernizar el estado para ofrecer unamejor gestión a los colombianos”22 ); y donde “El in-menso arsenal de datos que la informática pone adisposición de la administración acrecienta hasta lí-mites insospechados los mecanismos de control so-cial”23

Es por eso que en el campo de construcción de lasociedad de la información y del manejo de tecnolo-gías de la información y la comunicación (TIC’s), elproceso de desarrollo e implementación de software(tanto libre24 como propietario), ha tomado gran augee importancia tanto a nivel local, como nacional yglobal. Esto lo podemos observar en la medida enque la necesidad de obtener la información necesariapara algún proceso, deba responder a necesidadesde tiempo real25 , eficiencia, eficacia y efectividad.

Sin embargo este manejo prestado a los datos a par-tir de la aplicación de la informática (que necesita elEstado para su correcto accionar), en donde se veinvolucrado tanto el campo privado (tanto de los da-tos suministrados de manera obligatoria al Estado,como de los datos manejados por cada una de lasorganizaciones que constituyen este campo) comoen el campo público, es el que en las sociedades avan-zadas del presente y en lo que respecta a la protec-ción de datos personales, “tiende a garantizar el equi-librio de poderes y situaciones que es condiciónindispensable para el correcto funcionamiento de unacomunidad democrática de ciudadanos libres e igua-

les. Para su logro se precisa un adecuado ordenamien-to jurídico de la informática, capaz de armonizar lasexigencias de información propias de un Estado avan-zado con las garantías de los ciudadanos”26 .

“El Estado también puede aprovechar estas tecnologías (Tecnologías dela información y la comunicación) para su modernización a través de lareorganización interna y al mejoramiento de la eficiencia y eficacia desus procesos”. MINISTERIO DE COMUNICACIONES. Agenda de Co-nectividad: El s@lto a internet, 10 p.

“La adopción de las tecnologías de la información en el Estado propiciacambios positivos en su gestión haciéndola más eficiente, y en laatención al ciudadano logrando un mayor acercamiento con la comuni-dad. Al interior del Estado se podrán optimizar los procesos de lasentidades y establecer esquemas estandarizados para intercambio deinformación a nivel interinstitucional, haciendo más eficiente y transpa-rente su funcionamiento”. Ibíd. 14 p.

CARRANZA TORRES, LUIS R. Las nuevas tecnologías de la informacióny el contralor ciudadano de la información

El término de software libre hace referencia al manejo del código abiertodel software empleado por el usuario (el cual está a disposición delmismo para el mejoramiento y corrección de los errores del software),más no hace referencia a que sea gratuito (como lo expresa el caso deInternet Explorer, que es Gratis pero no Libre). Es por eso que, lareferencia de código abierto hace referencia es a la reducción decostes; debido a que el uso del código abierto hace que otros usuariospropietarios del software adapten este a las necesidades propias (y nosean impuestas por el fabricante del software), y el beneficio del mejo-ramiento de la aplicación sea aprovechado por otros usuarios para subeneficio (sin restringirle futuras modificaciones al mismo). Para mayorinformación ver MARCOS DAVID KON. “El Software Libre” enwww.monografias.com

Es decir, que la información suministrada sea la más reciente posible;incluso se tiende a que dicha información sea arrojada por cada uno delos procesos en el mismo momento en el que sea requerida.

CUERVO, JOSE. Autodeterminación informática. www.informatica-juridica.com/trabajos/autodeterminacion_informatica.asp.

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No obstante en el campo informático - a pesar deque las políticas originadas por el Estado son suscita-das a partir de dinámicas y planteamientos unifor-mes27 - el manejo de las diferentes tecnologías infor-máticas (o mejor reconocidas como TIC’s) y la nohomogenización de sus formatos para la presenta-ción de la información, han generado deficiencias enla comunicación entre el ciudadano y el Estado. Estoha llevado a que el Estado genere sus propios mode-los de exclusión dentro de un discurso inclusivo (comose demuestra en el desarrollo de las propuestas de la“Agenda de Conectividad”).

Y es allí, a partir de la consolidación en términos rea-les de los modelos de exclusión a los cuales se veenvuelto el ciudadano, y de la falta de conocimientode los parámetros de acción del Estado en el campoinformático28 , que el ciudadano se ve en la necesi-dad de buscar otra clase de caminos para acceder aesta clase de información, como lo es el “hackeo” o el“crackeo”; en donde el primero solo accede a la infor-mación sin ninguna clase de perjuicio a esta, mien-tras que el segundo tiene como objetivo no solamen-te el acceso a la información, sino que también tiendea generar cambios en la misma (de manera perma-nente o temporal) y que por lo general tiende a lainvalidación de esta o a la pérdida irreparable de lamisma.

Lo que resulta, una forma particular de realizar el de-recho de petición, gestión de sus necesidades y deobtener una respuesta, en el modo más simple e in-mediato, que aprovecha las ventajas que la tecnolo-gía pone hoy a nuestro alcance.

Y que también se convertirían en “delitos, que en lamayoría de los caos no se denuncian, para evitar laalarma social o el desprestigio por un fallo en la segu-ridad. Las víctimas prefieren sufrir las consecuenciasdel delito e intentar prevenirlo para el futuro, antesque iniciar un procedimiento judicial. Esta situacióndificulta enormemente el conocimiento preciso delnúmero de delitos cometidos y la planificación de lasadecuadas medidas legales sancionadoras o preven-tivas”29 .

Sin embargo, unas de las principales dificultades ha-lladas en el manejo de la información desde el campoinformático, tiene que ver con los criterios de resis-tencia al cambio, en el cual los parámetros de accióntienen como énfasis primordial el temor a que losconocimientos adquiridos con anterioridad se vuel-van obsoletos.

Por tal motivo, la implementación y manejo de nue-vas tecnologías se ha hecho hoy por hoy materia deunos pocos (que en muchos de los casos se reducena una gama de especialistas en el tema), lo que con-lleva a que la vigilancia (y por lo tanto el principio detransparencia) se vea restringida en gran medida, lle-vando de esta manera a un analfabetismo tecnológi-

Que en la gran mayoría de los casos corresponde a la presentación de lainformación en formatos digitales, y en otros tantos al uso de software enel manejo de la información que manejan cada una de las instituciones deorden público.

A pesar que la Constitución Política de Colombia proclama a su interior enel artículo 15 (al igual que como principio de la acción pública) que todoslos ciudadanos (a menos que la información suministrada por los mismosinvolucre la seguridad nacional, o lo determine la ley) “tienen derecho aconocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogidosobre ellas (las personas) en bancos de datos y en archivos de entidadespúblicas y privadas”.

CUERVO, JOSE. Delitos informáticos: Protección penal de la intimidad.www.informatica-juridica.com/trabajos/delitos.asp.

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Informática III

co, llevando al Estado (lo mismo que a sus ciudada-nos) a la formación de un oscurantismo tecnológicoe informático, en el cual el grado de seguridad de lainformación no se relaciona con el desarrollo del prin-cipio de transparencia, sino que por el contrario, lainformación se vuelve en gran medida segura “en lamedida en que nadie sabe que información se estatrabajando”.

Porque recordemos que:

“Tal como puede percibirse, la adecuación del fun-cionamiento del estado a las nuevas formas tecnoló-gicas de actuación social es un camino largo. Y noexento de dificultades. Pero hoy por hoy, es el mediomás importante a nuestro alcance para acercar laadministración pública a los ciudadanos, y simplificarlas burocráticas tramitaciones a que estamos acos-tumbrados.

En resumen, se propugna con la adopción de dichasformas de gestión, un cambio de la Administraciónque se concreta en el paso a una organización, la másimportante en el marco de cualquier Estado, presta-dora de servicios, y en ese sentido el reto consiste enponer el aparato del Estado al servicio de sus ciuda-danos, lo que constituye una necesidad inexcusable,desde el momento en que la ineficacia del sector pú-blico se configura como una de las razones que pue-den poner en crisis a las instituciones democráticas .

Pero tal adecuación tecnológica implica, no tanto lamodernización de equipos, o la implementación denuevos, sino todo un nuevo modo de pensar la rela-ción administración-administrado. Rompiendo conesquemas mentales de larga data. Y allí es donde estálo crucial del cambio, y de sus posibilidades de reali-zarse o no.

Dicho cambio, no implica la abolición del modelo bu-rocrático, sino por la transformación del mismo. El

cambio cultural pasa por que tales medios, sirvan pararemover anquilosamiento y estimular el sentido deresponsabilidad y de servicio público, la concienciadel coste de los recursos públicos y del carácter delfuncionario como depositario y administrador de esosrecursos y no como su propietario, la orientación aobjetivos y el estímulo de la creatividad y de crecienteresponsabilidad individual”30

El Desarrollo de los Derechos Ciudadanos apartir de la Seguridad de la Información.

La definición del derecho de expresión, como eje fun-damental para el desarrollo de la sociedad del conoci-miento dentro de un marco democrático, se debatedentro de dos aspectos esenciales31 :

· El aspecto individual, el cual se encuentrafundamentalmente relacionado con el reconocimien-to del derecho de toda persona a difundir ideas e in-formaciones de todo tipo sin sufrir restricciones porparte de otros individuos o del Estado. Se consideraque solo a través de la libertad de expresión, deriva-

CARRANZA TORRES, LUIS R. “El gobierno electrónico”.

CARRANZA TORRES, LUIS R. Las nuevas tecnologías de la informa-ción y el contralor ciudadano de la información

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ción lógica y necesaria de la libertad de pensamiento,será posible que el hombre pueda desarrollar todassus potencialidades según el criterio de «excelenciahumana» que él mismo seleccione y que para poderdesarrollar dicha búsqueda será necesario que nin-guna persona sea arbitrariamente menoscabada o im-pedida de manifestar su propio pensamiento por par-te del Estado o de terceros.

· El aspecto social, en donde la libertad deexpresión es considerada como un medio para el in-tercambio de ideas e informaciones y para la comu-nicación masiva entre los seres humanos. Se encuentrarelacionada con el derecho de toda la sociedad derecibir tales ideas e informaciones, derecho colectivoen virtud del cual la comunidad toda tiene la facultadde recibir cualquier información y de conocer la ex-presión del pensamiento ajeno. Así como la libertadde expresión comprende el derecho de cada uno atratar de comunicar a los otros sus propios puntosde vista, implica también el derecho de todos a co-nocer opiniones y noticias debido a que para el «ciu-dadano común» es tan importante el conocimientode la opinión ajena o de la información de que dispo-nen otros como el derecho a difundir la propia.

Es por ello, que la libertad de expresión, tanto en suámbito individual como en el ámbito social, constitu-ye un eje primario para el desarrollo social, en el cualel intercambio de información se desarrolla desde unaspecto constructivo, en el cual tanto las expresio-nes a favor como las expresiones en contra (expre-siones que hacen parte de la información que circula

libremente en el espacio de lo público) de una u otratendencia (tanto las que chocan, inquietan u ofen-den al Estado o a una fracción cualquiera de la pobla-ción; en donde prevalecen la tolerancia, el pluralismoy el espíritu de apertura (propio de una sociedad de-mocrática, en el marco del conocimiento)

Los Delitos Derivados en la Seguridad de la In-formación.32

Buscando una definición sobre los delitos informáti-cos, diremos que: «son todas aquellas conductas ilí-citas susceptibles de ser sancionadas por el DerechoPenal y que en su realización se valen de las compu-tadoras como medio o fin para su comisión”.

1. Características y clasificación de los delitosinformáticos.

Para la comisión de dicha conducta antisocial, halla-remos a uno o varios sujetos activos como tambiénpasivos, los cuales tienen características propias:

* Sujeto Activo: posee ciertas característicasque no presentan el denominador común de los de-lincuentes, esto es, los sujetos activos tienen habili-dades para el manejo de los sistemas informáticos ygeneralmente por su situación laboral se encuentranen lugares estratégicos donde se maneja informaciónde carácter sensible.

* Sujeto Pasivo o víctima del delito es el entesobre el cual recae la conducta de acción u omisiónque realiza el sujeto activo, y en el caso de los «delitos

RAMIREZ LOPEZ, RICARDO ALBERTO. Delitos informáticos.www.monografias_com - Delitos informáticos.htm

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Informática III

informáticos» las víctimas pueden ser individuos, ins-tituciones crediticias, gobiernos, etcétera, que usansistemas automatizados de información, generalmenteconectados a otros.

En forma general, las principales características querevisten los Delitos informáticos son:

a) Conductas ilícitas de cuello blanco.b) Son acciones ocupacionales, en cuanto que mu-chas veces se realizan cuando el sujeto se halla traba-jando.c) Son acciones de oportunidad, en cuanto a que seaprovecha una ocasión creada o altamente intensifi-cada en el mundo de funciones y organizaciones delsistema tecnológico y económico.d) Provocan serias pérdidas económicas, ya que casisiempre producen «beneficios» demás de cinco cifrasa aquellos que los realizan.e) Ofrecen facilidades de tiempo y espacio, ya que enmilésimas de segundo y sin una necesaria presenciafísica pueden llegar a consumarse.f) Son muchos los casos y pocas las denuncias, y todoello debido a la misma falta de regulación por partedel Derecho.g) Son muy sofisticados y relativamente frecuentesen el ámbito militar.h) Presentan grandes dificultades para su comproba-ción, esto por su mismo carácter técnico.i) En su mayoría son imprudenciales y no necesaria-mente se cometen con intención.j) Ofrecen facilidades para su comisión a los menoresde edad.k) Tienden a proliferar cada vez más, por lo que re-quieren una urgente regulación.l) Por el momento siguen siendo ilícitos impunes demanera manifiesta ante la ley.

Principales Delitos Informáticos

Delitos informáticos incluye los cometidos contra elsistema y los cometidos por medio de sistemas infor-máticos ligados con Telemática, o a los bienes jurídi-cos que se han relacionado con la información: da-tos, documentos electrónicos, dinero electrónico, etc.Predominan:

Acceso no autorizado: El uso legitimo de contraseñas(passwords) y el ingreso a un sistema informático sinla autorización del propietario, esta tipificado comoun delito, puesto que el bien jurídico que acostumbraa protegerse con la contraseña es lo suficientementeimportante para que el daño producido sea grave

Destrucción de datos: Los daños causados en la redmediante la introducción de virus, bombas lógicas ydemás actos de sabotaje informático no disponen enalgunos países de preceptos que permitan su perse-cución.

Infracción de los derechos de autor: La interpreta-ción de los conceptos de copia, distribución, cesión ycomunicación pública de los programas de ordena-dor utilizando la red provoca diferencias de criterio anivel jurisprudencial. No existe una opinión uniformesobre la responsabilidad del propietario de un servi-cio on-line o de un sysop respecto a las copias ilegalesintroducidas en el sistema.

Esto hace referencia principalmente al uso no autori-zado de datos para publicaciones propias sin dar de-rechos de autor al autor, incluye música, documen-

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tos de páginas electrónicas o datos enviados por e-mail.

Espionaje: Se están presentando casos de acceso noautorizado a sistemas informáticos e intercepción decorreo electrónico de entidades gubernamentales,entre otros actos que podrían ser calificados de es-pionaje si el destinatario final de esa información fue-se un gobierno u organización extranjera, evidencián-dose una vez mas la vulnerabilidad de los sistemas deseguridad gubernamentales por personas especiali-zadas. Entre los casos más famosos podemos citar elacceso al sistema informático del Pentágono.

Espionaje Industrial: También aparecen casos de ac-cesos no autorizados a sistemas informáticos de gran-des compañías, usurpando diseños industriales y fór-mulas que posteriormente las utilizan otras empresasde la competencia o las divulgan sin autorización

Terrorismo: La presencia de equipos que encubren laidentidad del remitente, convirtiendo el mensaje enanónimo, los servidores que ofrecen servicio de co-rreos gratis permitiendo ingresar datos personales ydirecciones ficticias para crear cuentas de correo queposteriormente aprovecharon personas o grupos te-rroristas para enviar amenazas, remitir consignas yplanes de actuación ilícitos.

Narcotráfico: Utilizando mensajes cifrados para po-nerse en contacto se ha detectado el uso de la redpara la transmisión de formulas para la fabricación deestupefacientes, para el lavado de dinero y para lacoordinación de entregas y recogidas

Estafas electrónicas: las compras electrónicas son unatractivo mas para que aumente los casos de estafa,existiría un engaño a la persona que compra al distri-buidor, al banco y/o al equipo principal encargado dela operación La proliferación de las compras telemáti-cas permite que aumenten también los casos de es-tafa.

Transferencias de fondos: este es el típico caso en elque no se produce engaño a una persona determina-da sino a un sistema informático ya sea por el maluso de passwords, tarjetas electrónicas falsificadas,llaves falsas o adulterando el contenido de la infor-mación externamente calificando dicha conductacomo robo; debería calificarse dicha conducta comorobo, existe todavía una falta de uniformidad en lamateria. Delitos Convencionales Todos los delitos quese dan sin el empleo de medios informáticos y quecon la aparición de las rutas virtuales se están repro-duciendo también en el ciberespacio.

Manipulación de los datos: Este fraude conocido tam-bién como sustracción de datos, representa el delitoinformático mas representativo ya que es fácil de co-meter y difícil de descubrir. Este delito no requiere deconocimientos técnicos de informática y puede reali-zarlo cualquier persona que tenga acceso a las fun-ciones normales de procesamiento de datos. Deacuerdo a la información entregada pro entidades deseguridad a nivel mundial, el 75% de los casos de sus-tracción de datos lo realiza personal interno de la or-ganización o que pertenecieron

Manipulación de programas: Es muy difícil de descu-brir y a menudo pasa inadvertida debido a que el de-lincuente debe tener conocimientos técnicos concre-tos de informática. Consiste en modificar losprogramas existentes en el sistema de computadoraso en insertar nuevos programas o rutinas. Uno de losmétodos utilizados por las personas que tienen co-nocimientos especializados en programación informá-

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Informática III

tica es el denominado Caballo de Troya, que consisteen insertar instrucciones de computadora de formaencubierta en un programa informático para que pue-da realizar una función no autorizada al mismo tiem-po que su función normal.

Manipulación informática: es una alteración o modi-ficación de datos, ya sea suprimiéndolos, introducien-do datos nuevos y falsos, colocar datos en distintomomento o lugar, variar las instrucciones de elabora-ción, etc.

* Falsificaciones informáticas

Como objeto: Cuando se alteran datos de los docu-mentos almacenados en forma computarizada, ya seaque por necesidades se comparten directorios y conesto se permite que usuarios remotos tengan esteacceso abriendo una ventana para que ingresen enforma fraudulenta personal ajeno a esta informaciónPara contrarrestar este acceso se necesita que losusuarios tengan conocimiento tanto de las ventajas(acceso a recursos siempre con claves) como des-ventajas (intrusión) de esta herramienta, además laadquisición inmediata de equipos muros para auten-ticar usuarios y ubicar las partes vulnerables de la red.

Como instrumentos: Las computadoras pueden utili-zarse también para efectuar falsificaciones de docu-mentos de uso comercial, con la ayuda de Escáner yde impresoras de alta calidad para modificar docu-mentos e incluso pueden crear documentos falsossin tener que recurrir a un original donde solo un ex-perto puede diferenciarlos de los documentos autén-ticos.

* Sabotaje informático

Realizado por medio de cualquiera de estos métodos:

Virus: Los virus son un grave problema, ya que a pe-sar de ser programas muy pequeños pueden hacermucho, y más si se utiliza Internet como vía de infec-ción. Un virus informático es un programa diseñadopara que vaya de sistema en sistema, haciendo unacopia de sí mismo en un fichero. Los virus se adhierena cierta clase de archivos, normalmente EXE y COM,cuando estos ficheros infectados se transmiten a otrosistema éste también queda infectado, y así sucesiva-mente. Los virus entran en acción cuando se realizauna determinada actividad, como puede ser el que seejecute un determinado fichero. En 1983 ya se ha-blaba de las primeras referencias del virus.

Gusanos: Se fabrican de forma similar al virus con elobjetivo de infiltrarlo en programas originales o paramodificar o destruir los datos, pero es diferente delvirus porque no puede regenerarse. Podría decirse quees un tumor benigno, mientras que el virus es un tu-mor maligno. Ahora bien, las consecuencias del ata-que de un gusano pueden ser tan graves como las delataque de un virus, es decir, un programa gusano queposteriormente se destruirá puede dar instruccionesa un sistema informático de un banco para que trans-fiera continuamente dinero a una cuenta ilícita y lue-go destruirse.

Bomba ilícita o bomba de tiempo: Exige conocimien-tos especializados ya que requiere programar la des-trucción o modificación de datos en el futuro. Lo con-

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trario de los virus o los gusanos, las bombas lógicasson difíciles de detectar antes de que exploten; poreso entre todos los dispositivos informáticos crimi-nales, la bombas lógicas son las que poseen el máxi-mo potencial de daño. Su activación puede progra-marse para que cause el máximo de daño y para quetenga lugar mucho tiempo después de que se hayamarchado el delincuente. Puede utilizarse como ma-terial de extorsión y se puede pedir un rescate a cam-bio de dar a conocer el lugar en donde se halla labomba.

Acceso no autorizado: La corriente reguladora sos-tiene que el uso ilegítimo de passwords y la entradaen un sistema informático sin la autorización del pro-pietario debe quedar tipificado como un delito, pues-to que el bien jurídico que acostumbra a protegersecon la contraseña es lo suficientemente importantepara que el daño producido sea grave.Esto se debe a varios motivos como lo son desde lasimple curiosidad, como en el caso de muchos jóve-nes o niños, piratas informáticos (hackers) hasta elsabotaje o espionaje informático (crackers)

CONDUCTAS ILEGALES MÁS COMUNES:

HACKER: Es quien intercepta dolosamente un siste-ma informático para dañar, apropiarse, interferir, des-viar, difundir, y/o destruir información que se encuen-tra almacenada en ordenadores pertenecientes aentidades públicas o privadas. El término de hackeren castellano significa «cortador». Las incursiones delos piratas son muy diferentes y responden a motiva-

ciones dispares, desde el lucro económico a la simplediversión. Se puede considerar que hay dos tipos:

1) Los que sólo tratan de llamar la atención sobre lavulnerabilidad de los sistemas informáticos, o satisfa-cer su propia vanidad.

2) Los verdaderos delincuentes, que logran apoderar-se por este sistema de grandes sumas de dinero ocausar daños muy considerables.

Un hacker es un Apasionado de la tecnología, de todotipo, quiere investigar cuanta cosa sale en el merca-do. Experto en SO, sistemas de seguridad, programa-ción avanzada, criptología, conocimiento de phrea-king

La rutina para ellos es bajar todo lo que puedan deInternet sobre vulnerabilidad, sistemas operativos,ingeniería social, phreaking, programación, Inventanun nick (sobrenombre), para que los demás los reco-nozcan, y generalmente no transmiten desde su casa.

CRACKER: Para las acciones nocivas existe la máscontundente expresión, «Cracker» o «rompedor», susacciones pueden ir desde simples destrucciones, comoel borrado de información, hasta el robo de informa-ción sensible que se puede vender; es decir, presentados vertientes, el que se infiltra en un sistema infor-mático y roba información o produce destrozos en elmismo, y el que se dedica a desproteger todo tipo deprogramas, tanto de versiones shareware para hacer-las plenamente operativas como de programas com-pletos comerciales que presentan protecciones anti-copia. El cracker comete fraudes con tarjetas decrédito, por ejemplo, una persona posee una empre-sa que vende productos, esos productos pueden seradquiridos vía Web con el uso de una tarjeta de crédi-to, supongamos que entra un cracker y se apoderade los números de tarjetas de todas las personas que

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han comprado en ese sitio, el cracker usa la valiosainformación que encontró en ese sitio, y piensa encuanto puede vender esos números.

PHREAKER: Es el que hace una actividad parecida ala anterior, aunque ésta se realiza mediante líneas te-lefónicas y con y/o sin el auxilio de un equipo de cóm-puto. Es el especialista en telefonía, empleando susconocimientos para poder utilizar las telecomunica-ciones gratuitamente.

VIRUCKER: Consiste en el ingreso doloso de un ter-cero a un sistema informático ajeno, con el objetivode introducir «virus» y destruir, alterar y/o inutilizar lainformación contenida. Existen dos tipos de virus, losbenignos que molestan pero no dañan, y los malig-nos que destruyen información o impiden trabajar.Suelen tener capacidad para instalarse en un sistemainformático y contagiar otros programas e, inclusive,a otros ordenadores a través del intercambio de so-portes magnéticos, como disquetes o por enlace en-tre ordenadores.

ACTIVIDADES

Actividades grupales

1. A partir del siguiente caso realice unescrito de media página, en el que explique:

* ¿Qué implicaciones legales (en cuan-to a violación de principios constitucionales)se presentan en el caso?* ¿Qué medidas tomaría usted comogobernante local?

CASO:En una comunidad indígena Paéz, se decide im-plementar un software que les permita el manejode la información correspondiente a la integra-ción y manejo de actividades que posee la mis-ma. Sin embargo, la aplicación de dicho softwaresolamente les permite acceder y manejar la infor-mación en un idioma diferente al suyo: el caste-llano; lo que ha hecho que ellos manifiesten suinconformidad, indicando las siguientes razones:

I. Se les ha violado el derecho de recono-cimiento, al violentar el principio de “multicultu-ralidad” que expresa la constitución.

II. El pueblo Paéz (en especial los niños paé-ces) que quieren acceder a las nuevas tecnolo-gías, se ven obligados a abandonar su idioma ydesplazarlo por uno nuevo (que es el idioma quemaneja el software) para poder acceder a estastecnologías.

III. El pueblo Paéz ha sido aislado y poco apoco siendo excluido del manejo y uso de las tec-nologías, donde solamente han podido accedermediante el aprendizaje y uso de una lengua ex-traña.

IV. El desarrollo del software mediante suconfiguración de código fuente cerrado (softwarepropietario) no ha dejado la posibilidad de reali-zar modificaciones o implementaciones que pue-dan favorecer las dinámicas culturales del puebloPaéz.

2. Organícense en grupos (cuyo númeromáximo determinará el docente), y posteriormentede manera individual desarrolle entrevistas condiferentes personas versadas en informática, so-bre el tema: “seguridad de la información en pla-taformas libres y propietarias”. Concluya y armeun documento con las respuestas más comunes.

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Actividades individuales

1. Construya un cuadro comparativo de lasimplicaciones del uso de Software libre y Softwarepropietario en la gestión del Estado. Teniendo encuenta los siguientes cuestionamientos: ¿Por quéel Departamento de defensa norteamericano, haelegido el software propietario como la mejor alter-nativa en el país más desarrollado?, frente a ¿Porqué los países de la Unión Europea (como potenciaemergente) se aventuran a adoptar Software libreal interior de sus administraciones?

Dependiendo de las capacidades tecnológicaso acceso al programa

2. Busque en Internet dentro de un motorde búsqueda, o en las siguientes direcciones elec-trónicas:· www.knopper.net· www.cylnux.org· www.knoppix.de

el programa KNOPPIX33 3.2 o superior, descárgueloo adquiéralo, y desarrolle el siguiente ejercicio:

a) Ubique diferentes cuentas de usuario bajosu plataforma Windows y verifique que halla asig-nado un super – usuario o administrador y quetodas las cuentas (incluida la del administrador)tengan clave; si no las tiene, no hay otras cuentas

creadas y/o no está asignado el administrador,créelos.b) Inicie su computador, y configure sucomputador para que inicialice como primeraopción por el CD-ROM.c) Coloque y ejecute el KNOPPIXd) Después ubique en el escritorio el “Harddisk partition (hda 1)” o ubique la siguiente direc-ción bajo el explorador del Knoppix: file:/mnt/hda 1.e) Abra la carpeta “Documents and Set-tings” y ubique las diferentes cuentas de usuario(incluyendo la del administrador)f) Explore el contenido de cada una deellas.g) Observe como las propiedades del su-perusuario o administrador Windows son obsole-tas bajo este programa.

Después de realizar el ejercicio, escriba una con-clusión de una página acerca de la siguiente afir-mación:

“La seguridad de los sistemas informáticos queda cues-tionada cuando el papel de la competencia hace ver susfalencias”

3. Argumente cual de los criterios debeprevalecer al tomar decisiones sobre la adopciónde herramientas tecnológicas de software en lasentidades del Estado:a. Inversión en Compra costosa de soft-ware conocido Vs Inversión en capacitación so-bre el manejo de software barato no conocido.

33 Este programa es un LINUX de los llamados Life CD, es decir,ejecuta sus aplicaciones y corre desde el mismo CD (o como se leconoce también como “autobuteo”, traducción de la palabra “auto-boot”); por lo tanto después de haberlo bajado o conseguido, sedebe quemar y asegurar que dicho CD ejecuta el programa.

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b. Seguridad de lo que esta haciendo un programa de software con los datos Vs Adquisición desoftware de marca conocida pero con interior desconocido.c. Seguridad de la información de los ciudadanos Vs publicidad de la información que es y debeser pública.d. Monopolio de una marca con mucho respaldo (soporte y respaldo aunque Ud no conoceránunca el interior de su adquisición) Vs Elección de una red de servicios, sin un respaldo específico alsoftware (pero Ud puede conocer si quiere el interior de su adquisición).e. Aplicación de la tecnología en el apoyo a la labor gerencial Vs evitar la aplicación de solucio-nes con niveles de riesgo como los generados por los delitos informáticos.

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Software: Instrucciones, reglas, procedimientos y do-cumentos almacenados electrónicamente de maneratal que un dispositivo de procesamiento pueda utili-zarlas para llevar a cabo una tarea específica o resol-ver un problema determinado.

Software libre: Software licenciado por su autor demanera tal que se ofrezcan a sus usuarios las si-guientes libertades:1. La liber tad de ejecutar el programa paracualquier propósito (sin discriminar contra personaso grupos y sin imponer restricciones a las activida-des para las que el programa puede ser utilizado).2. La libertad de estudiar la manera en que elprograma opera (incluyendo la realización de cualquiertipo de pruebas técnicas y la publicación de sus re-sultados) sin ninguna restricción y adaptarlo a susnecesidades particulares.3. La libertad para redistribuir copias del pro-grama (incluido su código fuente) a quien desee, bajolas mismas libertades que le fueron otorgadas.4. La libertad de mejorar el programa y distri-buir sus mejoras al público bajo las mismas condicio-nes que le fueron otorgadas con el programa original.

Software propietario: Es todo software que no es li-bre, es decir, aquel cuyo autor no está dispuesto alicenciar otorgando a los usuarios todas las liberta-des enunciadas bajo el término de “software libre”. Elautor espera un reconocimiento económico por su tra-bajo, sin estragar el trabajo mismo, tan solo los bene-ficios agregados de este.

TIC’s: Son también llamadas Tecnologías de la Infor-mación y la Comunicación.

Glosario

Código fuente: Instrucciones, reglas y procedimien-tos del software en su forma primaria, ideal para seranalizados y modificados por un humano. Se inclu-yen todos los archivos de soporte lógico (como ta-blas de datos, gráficos, especificaciones, documen-tación, etc.) útiles para comprender el funcionamientodel software y aquellos que se necesiten para gene-rarlo en su totalidad.

Código fuente abierto: Código fuente que desarrollalas siguientes propiedades:

1. Su documentación técnica completa estédisponible públicamente.2. Exista al menos un programa de softwarelibre que permita almacenar, presentar, transmitir, re-cibir y editar cualquier información representada enél.3. No existan restricciones (incluyendo aque-llas basadas en patentes u otros mecanismos lega-les) para la confección de programas que almace-nen, transmitan, reciban o accedan a datoscodificados en él.

Delito informático: son todas aquellas conductas ilí-citas susceptibles de ser sancionadas por el Dere-cho Penal y que en su realización se valen de lascomputadoras como medio o fin para su comisión

Sociedad del conocimiento: Denominación asigna-da frecuentemente a la Sociedad Post-industrial oinformática, haciendo referencia a que su principalactivo no es ni el dinero, ni la información, sino lacompetencia para el manejo adecuado de la informa-ción.