QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTOLa Pubblica Amministrazione, già dal 1° gennaio 2004, doveva redigere ed adottare il Manuale di Gestione del Protocollo Informatico. Il DPCM 3/12/2013, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12 marzo 2014, introduce le nuove “ Regole tecniche per il protocollo informatico”, che en-trano in vigore l’11 ottobre 2015. Entro questa data tutte le P.A. dovranno adottare le nuove regole tecniche adeguando i sistemi di protocollo infor-matico e redigendo anche il Manuale di Gestione del Protocollo Informatico. Con l’entrata in vigore del DPCM 13/11/2014 le P.A. entro l’11 agosto 2016, dovranno produrre gli originali dei propri documenti in formato esclusivamente digitale.

PREMESSA A far data dall’11 ottobre 2015 tutte le P.A. adegueranno i propri siste-mi alle regole tecniche in materia di gestione informatica dei documen-ti (DPCM 3/12/2013 “Regole Tecniche sul Protocollo Informatico”), in questa sede saranno aggiornati non solo i sistemi di protocollo infor-matico, ma sarà anche redatto il nuovo Manuale di Gestione del Protocollo Informatico. Tra le molteplici novità introdotte vi è an-che la produzione del Registro giornaliero di protocollo che sarà generato su supporto digitale e trasmesso entro la giornata lavo-rativa successiva al sistema di conservazione, garantendone in questo modo l’immodificabilità del contenuto. Il Manuale di Gestione del Protocollo Informatico sarà obbligatoriamente pubblicato sul sito web istituzionale dell’ente, garantendo in questo modo la trasparenza delle azioni e diffondendo la condivisione delle scelte strategiche della P.A. Il Manuale di Gestione del Protocollo Informatico è uno strumento di go-verno all’interno della macchina amministrativa e regolamenta le politi-che in ambito documentale che l’Ente trasversalmente e a tutti i livelli pone in essere, abbracciando diversi aspetti: organizzativi, tecnologici, giuridici e archivistici. Sarà a cura dell’Ente. dettagliare nel manuale la descrizione delle attività poste in essere, al fine di svolgere interi pro-cedimenti digitali creando al contempo una corretta sedimentazione dei documenti negli archivi digitali, analogici e in via transitoria quelli ibridi. L’uscita della carta dalle PA era già prevista dall’art. 40 del CAD che recita “le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri do-cumenti con mezzi informatici” ora grazie all’entrata in vigore del DPCM 13/11/2014, la carta sparisce definitivamente entro l’11 Agosto 2016, con l’introduzione delle regole tecniche.Le Amministrazioni si devono adeguare alla dematerializzazione, proce-

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Il manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi

Amministrazione generale

I SERVIZI MAGGIOLI • I SERVIZI MAGGIOLI • I SERVIZI MAGGIOLI

I Servizi Maggioli prevedono l’esecuzione in outsourcing di tutte le attività necessarieper un risultato di eccellenza, servizi modulari e integrati realizzati da professionisti Maggioli.

dendo al loro interno ad una riorganiz-zazione dei propri flussi documentali, riducendo progressivamente l’utilizzo del supporto cartaceo.

Gli uffici delle pubbliche amministrazioni dovranno utilizzare il sistema di gestione informatica dei documenti per svolgere ogni attività inerente all’ordinamento, alla ricerca e all’accesso al patrimonio docu-mentario. Il passaggio dall’analogico al digitale prevede una reingegnerizzazione dei procedimenti e un cambiamento ra-dicale del personale che opera nelle PA e dei modelli organizzativi, coinvolgendo in questo processo di ammodernamen-to, in modo trasversale, tutto il personale dell’ente, a partire dai livelli meramente operativi fino a quelli dirigenziali e di go-verno. Il coinvolgimento di tutte le unità organizzative di una pubblica ammini-strazione nella gestione dei documenti richiede una preliminare e dettagliata regolamentazione delle attività; ogni ope-ratore deve avere le istruzioni per svol-gere correttamente, per qualsiasi tipo di documento, le operazioni di registrazione, classificazione e archiviazione. Solo così la formazione dell’archivio potrà avvenire in modo uniforme e unitario.

Ciascuna amministrazione deve:• individuare formalmente le proprie

Aree Organizzative Omogenee (AOO);• nominare il responsabile della gestio-

ne documentale ed un suo vicario;• nell’ambito di amministrazioni con più

AOO, nominare il coordinatore della gestione documentale ed un suo vi-cario;

• adottare il Manuale di gestione;Compiti del responsabile della ge-stione documentale:• definire: tempi, modalità e misure or-

ganizzative e tecniche finalizzate all’eli-

minazione dei protocolli di settore;• predisporre il Manuale di gestione

ed aggiornarlo annualmente. Il manuale non è infatti uno strumento statico, che una volta redatto resta cri-stallizzato, ma deve essere aggiornato ed adeguati gli allegati che lo com-pongono come parte integrante;

• predispone il piano di sicurezza informatica relativo alla formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso e conservazione dei docu-menti informatici, d’intesa con il re-sponsabile della conservazione e dei sistemi informativi;

• definire un adeguato piano di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati;

• coordinare la gestione documentale assicurando criteri uniformi di tratta-mento del documento digitale in am-bito di classificazione, archiviazione e comunicazione interna;

Il Manuale di gestione pertanto dovrà:• indicare le modalità per il superamento

dei protocolli di settore o di altre regi-strazioni non previste dalla normativa;

• pianificare la sicurezza informatica dei documenti;

• indicare le modalità di utilizzo degli strumenti informatici e dello scambio degli stessi all’interno dell’AOO;

• descrivere i formati digitali adottati dall’amministrazione per la formazione del documento informatico;

• indicare l’insieme minimo di metadati associati ai documenti soggetti a regi-strazione particolare;

• descrivere il flusso di lavorazione per i documenti ricevuti, spediti o interni;

• indicare le regole di assegnazione e di smistamento della corrispondenza;

• indicare le modalità di formazione, im-plementazione e gestione dei fascicoli informatici relativi ai procedimenti;

• elencare i documenti esclusi dalla re-gistrazione e/o soggetti a registrazioni particolari;

• riportare il sistema di classificazione;• riportare le modalità di conservazione

delle registrazioni di protocollo;• descrive le funzionalità operative del

protocollo e del sistema di gestione informatica dei documenti;

• individuare i criteri per il rilascio delle abilitazioni.

L’OFFERTA MAGGIOLI

1. IL SERVIZIO DI ASSISTENZA TECNICO-ARCHIVISTICA/ GIURIDICA PER LA REDAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI

Prevede le seguenti attività:• analisi della situazione organizzativa

attuale, delle modalità di gestione del protocollo, dell’archivio e degli stru-menti a disposizione dell’Ente;

• identificazione e analisi dei proces-si e dei procedimenti amministrativi in base alla normativa vigente e alla prassi dell’Ente;

• rilevazione delle criticità e razionalizza-zione del workflow;

• supporto organizzativo e operativo al personale per la definizione e riorga-nizzazione dei flussi documentali e delle metodologie di gestione dei do-cumenti, fino alla dematerializzazione della documentazione.

Le fasi del servizio:

a) Stesura e approvazione del Ma-nuale di Gestione

Questa fase prevede sopralluoghi da ef-fettuare presso l’ente per incontri con i soggetti interessati, la gestione dei rap-

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porti con la Soprintendenza Archivistica e la redazione del Manuale di Gestione che verrà approvato dall’Amministrazione.In via preliminare, verrà predisposta una bozza per l’approvazione del piano attua-tivo da parte della Soprintendenza Archi-vistica con i relativi allegati. Sono previsti incontri presso la Soprintendenza Archi-vistica per la definizione di tempistiche e modalità di attuazione del piano. La produzione del manuale di gestione verrà svolta parallelamente ad una serie di attività di analisi e interviste presso gli uffici per conciliare il piano con le risorse tecniche e organizzative dell’Ente. Il ma-nuale sarà oggetto di costante aggior-namento, verrà infatti rivisitato nelle varie fasi di attuazione dell’intero progetto ed in seguito alla rilevazione delle varie esigen-ze specifiche degli operatori.

b) Revisione del titolario di archi-viazione e procedure di fasci-colazione

La classificazione e la fascicolazione d’archivio sono funzioni cruciali per la gestione dei sistemi documentali. L’intro-duzione delle tecnologie dell’informazio-ne e della comunicazione non ha affatto diminuito tale centralità. Verrà sviluppato il percorso di imple-mentazione del nuovo titolario di classificazione con il conseguente adeguamento delle procedure applicati-ve e l’individuazione dei nuovi fascicoli da adottare.

c) Redazione del piano di fascico-lazione

Tutti i documenti che entrano a far parte dell’archivio di un soggetto produttore, a prescindere dallo stato di trasmissione (documenti ricevuti, spediti, interni) e dal supporto utilizzato, sono soggetti a clas-sificazione e fascicolazione.

d) Entro il mese di novembre il re-sponsabile del Servizio Archi-vistico provvede a formulare, sulla

base del titolario, di concerto con le uni-tà organizzative dell’Amministrazione, il piano della fascicolazione per l’anno suc-cessivo. Verrà sviluppato un percorso di imple-mentazione del nuovo piano di fasci-colazione con: analisi dei fascicoli e dei procedimenti in uso, mappatura dei nuovi fascicoli presso i vari settori e/o uffici, ve-rifica e implementazione del nuovo piano di fascicolazione, indicazione dei nuovi fascicoli da adottare.

2. FORMAZIONE ON THE JOB

Il piano formativo proposto intende af-frontare nel complesso le problematiche di base relative alla gestione documen-tale nell’ambito del Servizio Archivistico. L’attività consiste nella formazione al per-sonale dipendente per l’utilizzo delle cor-rette procedure di fascicolazione secon-do le indicazioni della Soprintendenza dei beni archivistici, individuare le situazioni da regolarizzare, programmare gli steps attuativi e studiare l’introduzione di meto-dologie e funzionalità avanzate.

In particolare nel corso vengono approfonditi i seguenti punti:• le criticità ed i fattori di successo di

una corretta ed efficiente gestione del protocollo informatico, nei suoi aspetti più salienti

• l’introduzione del documento informa-tico, la riorganizzazione dei processi, l’interoperabilità tra le Pubbliche Am-ministrazioni

• gli aspetti normativi e pratici relativi alla fascicolazione ed alla gestione dei flussi documentali

• alcuni elementi cardine del Manuale

di Gestione, la Firma Digitale, il Docu-mento Informatico e la Posta Elettroni-ca Certificata

• la corretta gestione e l’archiviazione documentale in base alle indicazioni della Soprintendenza dei beni archi-vistici

• i concetti di: documento, archivio, classificazione, fascicolazione

• il fascicolo: caratteristiche, tipologie, formazione, archiviazione;

• la classificazione/fascicolazione dei do-cumenti: dall’ordinamento fisico della gestione cartacea alla organizzazione logica del trattamento informatico

• gli strumenti archivistici: - Il piano di fascicolazione: processi

di gestione, esempi pratici - Il manuale di gestione: uno stru-

mento condiviso - Il piano di conservazione - Il ciclo di vita del documento

• i requisiti funzionali per la corretta formazione e tenuta del sistema di gestione dei documenti in ambiente tradizionale e informatico

• l’organizzazione del servizio per la ge-stione informatica dei documenti e per la tenuta dell’archivio

• la progettazione archivistica di sistemi per la gestione informatica dei documenti

• soluzioni e problemi di una fase di transizione.

3. LA GUIDA OPERATIVA

Il manuale di gestione dei docu-menti: guida alla regolamentazione delle attività di gestione dei docu-menti dell’ente locale.A cura di Stefano PigliapocoDisponibile in duplice versione:- Guida cartacea + Cd-Rom (cod. A2755INF)

- Guida on line in abbonamento su www.modulistacaonline.il (cod. A2755WEB)

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Comune di Prov abitanti n.

Nome Cognome

Funzione

Tel. Fax

e-mail

SONO INTERESSATO A:

❑ Servizio di assistenza tecnico-archivistica/giuridica per la redazione del Manuale di gestione dei documenti

❑ Formazione on the job in materia di gestione informatica dei documenti, flussi documentali ed archivi

❑ Guida operativa: Il manuale di gestione dei documenti: guida alla regolamentazione delle attività di gestione dei documenti dell’ente locale.

❑ Guida on line disponibile in abbonamento su www.modulisticaonline.it (cod. A2755WEB)

❑ Guida cartacea + Cd-Rom (cod. A2755INF)

L'Ente dispone di: ❑ numero_____________________ protocolli

❑ una procedura di fascicolazione: ❑ no ❑ si

in questo caso, il piano di fascicolazione è aggiornato? ❑ no ❑ si

❑ ci sono procedimenti di gestione documentale informatizzati? ❑ no ❑si

in questo caso indicare quali: __________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________

❑ sono stati effettuati corsi di formazione in materia di gestione documentale? ❑ no ❑ si

in questo caso indicare quali e quando ____________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________

SCHEDA RACCOLTA DATI da compilare ed inviare via fax al n. 0541 621903

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