Ibagué€¦ · Web viewCapítulo 0. Generalidades ¿En qué consiste el SIGAMI de la Alcaldía y cuáles son los beneficios para la Entidad? Documento Word. Y Manual SIGAMI Pagina

PROCESO: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código: FOR-19-PRO-SIG-01

Versión: 02

FORMATO: LISTA DE VERIFICACIÓN PARA AUDITORÍA INTERNA

Fecha: 2019/02/26

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FECHA:

PROCESO A AUDITAR:

AUDITADO:

EQUIPO AUDITOR:

HALLAZGO: C (Conforme) - NO (No Conforme) - OB (Observación)

REQUISITOAUDITADO PREGUNTA

HALLAZGO REGISTROS O EVIDENCIASC N

COB

PREGUNTAS GENERALES

ISO 9001:2015ISO 14001:2015ISO 45001:2018

Capítulo 0. Generalidades

¿En qué consiste el SIGAMI de la Alcaldía y cuáles son los beneficios para la Entidad?

Documento Word.

Y Manual SIGAMI Pagina 4, 16 y 22

¿Mediante un ejemplo explique cómo aplica la calidad en el desarrollo de sus actividades?

Enfocar al cumplimiento de satisfacción del cliente

Mediante un ejemplo explique cómo aplica los conceptos de eficacia, eficiencia y efectividad en su trabajo: Eficiencia ( resultado alcanzado y recursos utilizados) eficacia: (como planificamos las actividades), efectividad (impacto del logro de los objetivos y recursos )

Eficacia: Ejecutado Vs Planeado

Eficiencia: Cumplimiento de lo planeado, pero con

la optimización de recursos

Efectividad: Impacto que se logra en la comunidad con el desarrollo de las

actividadesManual del SIGAMI ¿Cuáles son los servicios que presta la Alcaldía y qué

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Capítulo 4 Requisitos del cliente

ISO 9001:2015ISO 14001:2015 ISO 45001:2018

4.2 Comprensión de las necesidades y

expectativas de las partes interesadas

características deben tener estos servicios, para satisfacer las necesidades del cliente y demás partes interesadas?

Documento Word.

Manual de SIGAMI página 22 y 23

• Formulación e Implementación de Políticas públicas

• Gestión de Proyectos• Servicios públicos• Atención al Ciudadano• Ordenamiento y

Administración del Territorio

• Gestión Social, Cultural y Comunitaria

• Inspección, Vigilancia y Control

ISO 9001:2015 - ISO 14001:2015ISO 45001:2018

5.2 Política de calidad

Decreto 1072/2015Artículo 2.2.4.6.6

Requisitos de la política de SST

¿En las políticas del SIGAMI (Calidad, Ambiental y SG-SST) que estableció la Alcaldía, qué elementos se pueden destacar?

¿Por quién o quiénes fueron establecidas dichas políticas?

¿Están alineadas estas políticas con la planificación organizacional (Principios y Valores, Misión, Visión y objetivos?

¿Dónde se encuentran documentadas estas políticas?

Nota 1. Aplica para el Sistema de Gestión Ambiental:¿La política ambiental es coherente con la realidad de la organización: naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus

Políticas establecidas por la alta dirección.

Decreto 518 Mayo 24 2018

Adopción SIGAMI Capitulo 2 Elementos Estratégicos.

Y Manual de SIGAMI Pagina 17- 28

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actividades, productos y servicios?Documento Word.

ISO 9001:2015ISO 14001:2015 ISO 45001:2018

5.3 Roles, Responsabilidades y

autoridad

¿Se comunican en la Entidad las responsabilidades y niveles de autoridad requeridos para la implementación y mejoramiento del SIGAMI?

Decreto 518 Mayo 24 2018

Adopción SIGAMILíderes de los procesos

art 9 -21-22Comités

Manual SIGAMI pág. 30

ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 ISO 45001:2018

7.4 Comunicación interna

¿Qué canales o mecanismos de comunicación están definidos al interior de la Entidad (entre los diferentes niveles) a través de los cuales se divulgue y comparta la información relacionada con su desempeño?

Equipos de trabajo :

Equipo de apoyo al Representante de la Alta Dirección para el MIPG

Comité Técnico del SIGAMI

Comité de Gestión Ambiental

Líderes de Procesos

Manual de SIGAMI pagina 42

ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 ISO 45001:2018

¿La Alta dirección de la Entidad revisa periódicamente el desempeño del S.I.G y le hace seguimiento a las políticas del SIGAMI (Calidad, Ambiental y SG-SST), para su cumplimiento y

PREGUNTA EXCLUSIVA PARA ALTA DIRECCIÓNSe realizó actualización de

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9.3 Revisión por la dirección alcanzar los objetivos institucionales?

todas las políticas y plataforma estratégica en

2018.Operatividad del comité institucional de gestión y

desempeño

Manual SIGAMI Pagina 51 30 y 18(objetivos institucionales)

ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 ISO 45001:2018

7.3 Toma de Conciencia

¿Tiene claridad frente a la importancia de la atención al cliente (interno y externo) en su área?

¿Usted considera que dentro de su área se atiende tanto al cliente interno como externo con calidad y eficiencia?

Políticas de Atención al ciudadano.

Manual SIGAMI Página 41

ISO 9001:20155.1.1 Generalidades

ISO 14001:2015 ISO 45001:2018

6.1.3 Requisitos legales y otros requisitos

¿Se han identificado todos los requisitos legales aplicables al proceso?

¿Dónde se encuentran documentados?

¿Cómo se realiza su actualización? Existe un procedimiento para ello?

Normograma de cada proceso.

Caracterización del proceso

Se actualiza periódicamente, de

acuerdo con la publicación de nueva normatividad y según lo definido en el

Procedimiento de Control de documentos

Manual SIGAMI pagina 45

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ISO 14001:2015 ISO 45001:20188.2 Preparación y

respuesta ante emergencias

¿Existe una metodología definida en la entidad, para la identificación y respuesta a situaciones potenciales de emergencia? (Planes de emergencia)

¿Se han determinado las medidas preventivas oportunas para evitar las situaciones y/o mitigar los impactos? (14001)

¿Existen registros como evidencia de las situaciones de emergencia sufridas?

¿Se realiza una revisión periódica o pruebas de los procedimientos de respuesta en caso de emergencia? (Simulacros)

¿Usted participa en los simulacros de la Entidad?

¿Las situaciones de emergencia identificadas son las oportunas para la naturaleza de la organización?

Existe un Plan de

Emergencias, que se articula con los simulacros

de evacuación que se realizan periódicamente

por la entidad o cada año a nivel nacional.

Este Plan de Emergencias lo lidera la Secretaría

Administrativa de manera coordinada con Salud, GPAD, Bomberos y de

más organismos de socorro

PREGUNTA DE SEGUMIENTO AUDITORIAS INTERNAS – CICLO 2018ISO 9001:2015

ISO 14001:2015 ISO 45001:2018

10. Mejora

Cuál es el estado de las acciones correctivas o de mejora definidas en el Ciclo de Auditorías Internas del año anterior ?

SOLICITAR EVIDENCIA DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO QUE SE HAN INICIADO EN EL PROCESO, COMO RESULTADO DE: AUDITORÍAS INTERNAS, AUDITORÍAS EXTERNAS, AUDITORÍAS DE CONTROL DE GESTIÓN (CONTROL INTERNO), AUDITORÍAS DE ENTES EXTERNOS DE CONTROL.

VERIFICAR LA EFICACIA DE CADA UNA DE LAS ACCIONES TOMADAS, PARA DOCUMENTAR SI LA ACCIÓN CORRECTIVA O DE MEJORA, PUEDE SER OBJETO DE

MANUAL CALIDAD PAGINA 52

PLANES DE MEJORAMIENTO

Recordar que pueden solicitar los planes de mejoramiento de las

auditorías que ha realizado la Contraloría

Municipal si aplica.

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CIERRE.PLANEAR

ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 ISO 45001:2018

8.1 Planificación y Control Operacional

¿En qué procesos participa usted? (de acuerdo a los procesos)

Cuál es el objetivo de su proceso?

Se debe tener en cuenta en qué proceso participa.

Revisar Caracterización de cada proceso en el enlace

de la Alcaldía

www.ibague.gov.co/Planes y Programas/Sistema Integrado de Gestión

/SIGAMI

¿Los planes de acción de su dependencia son autoevaluados periódicamente y se han ajustado en caso de requerirse?

¿Los resultados obtenidos de los Planes corresponden a lo planeado?

Trimestralmente se envía la información a planeación. Se cumple lo proyectado anualmente según el plan indicativo.

Manual SIGAMI Pagina 45

ISO 9001:2015ISO 14001:2015 ISO 45001:2018

4.1 Comprensión de la Organización

6.1 Acciones para abordar riesgos y

¿Cómo se realizó la determinación de los riesgos (Calidad, Ambientales y del SG-SST)? de los procesos o proceso en los que participa?

¿Dónde se encuentran documentados?

¿Cada cuánto se actualizan?

REALICE LA REVISIÓN DE MINIMO 2 RIESGOS QUE APARECEN EN CADA MAPA DE RIESGOS (Calidad,

Los riesgos se elaboraron partiendo del Contexto

Estratégico del proceso, para ello se realizó una Matriz

DOFA, en la cual se identificaron Debilidades y Amenazas que constituyen fuentes internas y externas

de riesgos.

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http://www.ibague.gov.co/Planes


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oportunidades

Decreto 1072 de 2015

ISO 14001:20154.4 Sistema de Gestión

Ambiental

Ambientales y del SG-SST) Y VERIFIQUE LAS ACCIONES O CONTROLES ESTABLECIDOS PARA REDUCIRLOS O EVITARLOS.

Nota 1. Aplica para riesgos del SG-SST:¿Durante el desarrollo de sus actividades se expone a unos riesgos y peligros, me puede contar cuáles son?

Después de preguntar los riesgos, solicitar la matriz de riesgos y peligros y preguntar sobre cada cuanto se realiza su actualización.

¿Cuándo ocurre alguna situación de riesgo usted que hace? ¿A quién le comenta la situación presentada?

Se cuenta con un registro donde podemos reportar al área de talento humano la condición que encontramos, este se encuentra en la página Web de la Entidad

¿En caso de que sufra un accidente de trabajo cuál es el procedimiento a seguir? A quien le debe informar?

¿Quiénes son sus representantes del COPASST en su organización?

Nota 2. Aplica para Sistema de Gestión Ambiental:

¿Conoce los impactos ambientales “Significativos” que generan las actividades que desarrolla en su proceso?

Revisar matriz de aspectos e impactos ambientales

Posteriormente se revisaron por parte de los responsables de procesos y sus equipos de trabajo, para determinar los Planes de Acción al seguir,

Los riesgos se deben actualizar con una frecuencia mínima semestral o cada vez que se produzca un cambio

en la organización.

Los riesgos de SG-SST, son todos aquellos que están

asociados con las condiciones ergonómicas y que se identificaron con el

apoyo de la ARL.

Los riesgos ambientales se identificaron en un

documento denominado Matriz de Aspectos e

Impactos Ambientales, a partir de la capacitación

realizada a los integrantes del Comité SIGAMI y a los

directivos.

Estos riesgos ambientales, determinan aspectos (Causas) e impactos

(Consecuencias), derivadas

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del desarrollo de las actividades diarias y se

enfocan en la implementación de los 6 programas

ambientales (Uso y ahorro eficiente de agua y energía,

cero papel, gestión de residuos, disminución de

ruido y emisiones atmosféricas, medios de movilidad sostenibles)

Manual SIGAMI Página 22

ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 ISO 45001:2018

8.1 Planificación y Control Operacional

¿Cómo se realizan las actividades de planeación del proceso?

SOLICITE MÍNIMO 2 EVIDENCIAS DE LAS QUE APARECEN DESCRITAS EN LA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO, COMO SALIDAS DE LA PLANEACIÓN

Revisar Caracterización elementos salida.

Aleatorio

HACERISO 9001:2015

ISO 14001:2015 ISO 45001:2018

7.1 Recursos7.2 Competencia

¿Se encuentra definida la competencia y habilidad que deben tener los colaboradores para cumplir el proceso? (Manuales de funciones).

¿Se les proporciona, además, formación para garantizar su idoneidad en el desarrollo del proceso?

¿Hay evidencia de ello? (Registros de asistencia)

Tener disponibles los manuales de funciones.

Plan capacitación y bienestar.Evidencias de las jornadas de capacitación a las que ha asistido el personal

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Manual SIGAMI pagina 41

ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 ISO 45001:2018

7.1 Recursos

¿Cuentan en el proceso, con la infraestructura apropiada para el proceso?: espacio, áreas, equipos y servicios de apoyo (Hardware y software)

Revisar que se cumplan requisitos ergonómicos, iluminación, uso de elementos de protección personal, etc. necesarios para el desarrollo de las actividades?

¿Están definidas y garantizadas las condiciones para el desarrollo del proceso. por ejemplo: ambiente de trabajo, instrucciones claras, lineamientos de la alta dirección, etc.

Esta pregunta parte de la observación realizada por

los auditores

ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 ISO 45001:20187.5 Información Documentada

VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LO DEFINIDO EN LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO.

SELECCIONE MINIMO 2 PREGUNTAS DE LA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO (Sección HACER)

Los auditores revisan la Caracterización del

proceso y preguntan al azar por 2 o más salidas

del proceso, en la sección del HACER.

SELECCIONE MINIMO 2 PREGUNTAS DE CADA UNO DE LOS PROCEDIMIENTOS O INSTRUCTIVOS DEFINIDOS EN EL PROCESO (Si aplican procedimientos) (Verifique nombres de los documentos, versiones de aprobación, vigencia, frente a Listado maestro de documentos)


proceso y preguntan al

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Documentos del proceso

(Caracterización, Procedimientos,

instructivos, Registros)

azar por 2 o más procedimientos que

aparecen asociados al proceso.

PROCEDIMIENTO ___________________________________________1.

PROCEDIMIENTO ___________________________________________2.

VERIFIQUE EL DILIGENCIAMIENTO DE MÍNIMO 2 REGISTROS DEL PROCESO (Verifique nombres, versiones de aprobación, vigencia, frente a Listado maestro de registros)

¿Cómo garantiza que los registros estén claramente identificados, almacenados y protegidos frente al deterioro o pérdida, y disponibles para su uso o consulta?


proceso y preguntan al azar por 2 o más registros o formatos que aparecen

asociados al proceso.

Solicitan evidencia del diligenciamiento de estos registros, verifican que no estén en blanco, que no

tengan tachones, borrones o enmendaduras.

REGISTRO 1 ___________________________________________

REGISTRO 2 ___________________________________________

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VERIFICARISO 9001:2015

ISO 14001:2015 ISO 45001:20189. Evaluación del

Desempeño

¿Cómo determina que su proceso cumple los criterios de eficacia, eficiencia y efectividad? (Controles, indicadores, satisfacción del cliente)

Manual SIGAMI PAG 49

ISO 9001:2015 8.7 Control de las

salidas NO Conformes

¿Cómo se asegura que las salidas del proceso que NO sean conformes con los requisitos, se identifican y controlan para prevenir su uso o entrega no intencionada?

PREGUNTA ESPECIAL PARA PROCESOS

MISIONALES

Manual SIGAMI PAG 48

Se debe tener en cuenta que el Producto o Salidas no Conformes, solo aplica

para los procesos misionales, pero a la fecha

no se ha trabajado este numeral en la Alcaldía.

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ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 ISO 45001:20189.1 Seguimiento,

medición, análisis y evaluación

¿Qué mecanismos de medición (indicadores) utiliza para conocer el logro de los objetivos del proceso?

REVISE COMO MÍNIMO LA MEDICIÓN DE 2 INDICADORES DEL PROCESO.

INDICADOR 1:

INDICADOR 2:

Solicitar evidencia del análisis de datos (gráficos comparativos, estadísticas, acciones correctivas o de mejora, etc.) de las mediciones realizadas a los indicadores de gestión definidos para el Proceso.

En esta pregunta, los auditores solicitan la ficha

técnica de mínimo 2 indicadores, verificando

que se encuentren medidos y analizados. Es decir, que si no se cumplió

con la meta, se hayan definido acciones

correctivas o de mejora y se cuente con dichas

evidencias.

ACTUAR

ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 ISO 45001:2018

10. Mejora

¿Qué oportunidades de mejora ha identificado para su proceso?

¿Cuándo detecta una mejor forma de realizar el proceso, cómo la aplica?

MANUAL CALIDAD PAGINA 53

Aquí se debe indicar al auditor, cómo se ha mejorado

el proceso y cómo se documentan estas mejoras.

Por ejemplo que se presentan en reunión general o en Comités de área o se

publican para que los demás integrantes de la

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Dependencia conozcan de las experiencias exitosas.

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