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ICA L’audit de modernisation sur l’archivage Edouard Vasseur - Ministère de la Culture et de la communication Fabien Oppermann - Ministère de l’Education nationale Conseil international des archives (ICA) 16e Congrès Kuala Lumpur 21-27 Juillet 2008

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L’audit de modernisation sur l’archivage

Edouard Vasseur - Ministère de la Culture et de la communication

Fabien Oppermann - Ministère de l’Education nationale

Conseil international des archives (ICA) 16e Congrès Kuala Lumpur 21-27 Juillet 2008

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Plan

1. Contexte

2. Déroulement de l’audit

3. Résultats de l’audit

Conclusion : conséquences de l’audit sur le fonction archivage

1. Context

2. Conducting the audit

3. Results

Conclusion : follow up of the audit and consequences in records management in french administration

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1. Contexte (1)

• Réforme de l’Etat• Evaluation des

politiques publiques (Etat, collectivités, etc.)

• State Modernisation• Assessment of public

policies (State, local governments, …)

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1. Contexte (2)

• Une campagne générale d ’audit :

- Juillet-septembre 2005 : lancement

- Octobre 2005-avril 2007 : 7 vagues d ’audit

• Domaines concernés : interministériels (achats, paye, formation), ministériels (examens et concours…)

• A general audit campaign- July-September 2005 :

initiating the campaign

- October 2005-April 2007 : Conducting the 7 « waves » of audit

- Scope : interdepartemental (salaries, purchase, training) or departemental (exams, archeology, …)

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1. Contexte ( 3)

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• Objectifs :- Simplifier les démarches des

usagers ;- Améliorer la gestion de l’Etat

et le travail des agents;- Recourir aux nouvelles

technologies- Mutualiser les bonnes

pratiques

Objectif véritable : faire des économies

• Objectives :- Facilitate relations between

administration and citizens

- Improve management of administration

- Use new technologies

- Share best practices

By the way, it was a cross-cutting campaign

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2. Déroulement de l’audit (1)

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Méthodologie des audits :

• Lettre de mission, cadrage et lancement de l ’audit

• Pilotage : comité de pilotage, direction de projet

• Des équipes projet ministérielles : archiviste + inspecteur général + consultant externe (Bearing Point/Deloitte)

Methodology of audit :• Initiating the audit : mandat,

audit objectives• Authority for the audit

programme : audit team authority, audit team authority meetings

• Audit team in each administration : archivist/records manager, internal auditor, external auditor (Bearing Point/Deloitte)

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2. Déroulement de l’audit (2)

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Périmètre prévu initialement :

• Archives courantes, intermédiaires et définitives des administrations centrales

• Etaient exclus : Parlement, hautes juridictions, organismes sociaux, services déconcentrés, opérateurs

Initial scope :• Current, semi-current and

non-current records of the 15 ministries ;

• With the exclusion of : Parlament, Courts, Public Welfare, local

administrations, agencies

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2. Déroulement d el’audit (3)

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Périmètre réel :• Variable en fonction des

ministères et de leur contexte propre

Final scope :• Depends on every

administration and their context

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2. Déroulement de l ’audit (4)

• Objectifs principaux :- Identification des gains qualitatifs et

quantitatifs- Développement de la

dématérialisation

• Bénéfices attendus :- Développement de la

dématérialisation- Rationalisation de la production

administrative- Mutualisation et optimisation des

moyens ;- Développement des offres de service

• Main objectives :- Identify benefices (quantity and

quality) ;- Develop the information society

• Expected outcomes :- Develop the information society- Improve process efficiency- Share best practices ;- Develop the service range

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2. Déroulement de l’audit (5)

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Les méthodes et outils utilisés :

• Identification des interlocuteurs cibles ;

• Entretiens auprès des services

• Questionnaire et base de données « archivage »

• Etablissements de constats ministériels et interministériels

• Etablissement de recommandations

• Methods and tools :- Determining appropriate

people to be interviewed ;

- Conducting interviews

- Setting up a questionnary and a « database » ;

- Generating audit findings (departemental and interdepartemental) ;

- Preparing audit report and giving recommendations

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3. Résultats (1)

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Etat des lieux :- Reconnaissance de la fonction

archives comme stratégique dans le traitement de l’information ;

- une situation contrastée selon les administrations et selon les types d’archives

- Un archivage perçu comme une charge ;

- Une coût significatif mais caché avec des perspectives de gains d’efficience et d’efficacité ;

- Un enjeu majeur : politique, qualitatif, efficacité, efficience

Overview of the current system :

- Information is seen as a strategic ressource ;

- Disparities in records management between departements and between paper and electronic records ;

- Recorkeeping seen as a burden ;

- Significant implications for the budget and a real but poorly defined cost ;

- Four main considerations : policy, quality, effectivness, efficiency

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3. Résultats (2)

Mise en avant des bonnes pratiques :

• Archivage électronique

• Dématérialisation des documents et des procédures, records management

• Valorisation des activités par internet

Displaying good practices :

• Digital recordkeeping

• Developping the Information society, for files, process, records management

• Actualizing the activities on the web

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3. Résultats (3)

Analyses chiffrées :- Effectifs employés - Volume de documents

conservés- Coûts estimés : personnel,

infrastructure ;- Calcul de ratios de coûts :

stockage du ml d’archives, nombre d’agents pour gérer 1 km d’archives, etc.

• Analysis with quantification : – People employed (full-

time equivalent)– Amount of kept files– Estimated costs :

employment, under- and substructure

– Calculation of ratios : recordkeeping’s cost for 1 ml, number of people to manage with 1 kml of records…

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3. Résultats (4)

Recommandations (1):• Rationaliser l’archivage papier :

évaluation des stocks d’archives, réduction des coûts de stockage, généralisation du records management, développement du contrôle interne ;

• Développer l’archivage électronique : modules d’export intégrés dans les systèmes d’information, créations de plate-formes d’archivage

Recommendations (1)• Optimisation of paper

recordkeeping : examine and inspect the stocks, bring the stocks costs down, bring the records management in general use, develop the internal control ;

• Deployment of electronic recordkeeping : incorporation of recordkeeping modules into the management applications used or planned, creation of electronic recordkeeping plateformes

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3. Résultats (5)

Recommandations (2) :• Mieux piloter la fonction

archives dans l’administration ; indicateurs, réseau, relations avec les services perçues comme des clients, ...

Recommendations (2)• Optimisation of the records and

archives keeping functions in the ministries ; warning indicators, network with correspondent people, administration departments considered as customers…

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Conclusion : les conséquences de l ’audit

Qui a appris quoi ?- Un discours porté par d’autres

acteurs que les archivistes, avec un langage propre, adaptés aux administrations, mais réutilisable par les archivistes ;

- La fonction archives peut être évaluée et quantifiée ;

- Les archives participent pleinement à la gestion et au développement de l’information

- Les archives sont un outil indispensable de la modernisation de l’Etat

Who learnt what ?- The speech came from other people

than archivists, with specific language, easily understood from the administrators and used again by archivists

- The recordkeeping functions can be estimated and quantified

- Archives and records are part of the development of information

- Modernisation of State needs absolutely records and archives.

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L’audit de modernisation sur l’archivage (France)

• Edouard Vasseur+ 33 1 40 15 84 [email protected]

• Fabien Oppermann+ 33 1 55 55 00 [email protected]