1. Descrierea firmei

Denumirea firmei: Interra Travel

Logo: Inspirati de cautarile tale!

Activitatea firmei: Agentia de turism a luat fiinta in martie 2000, ca subagent al cunoscutei agentii de turism Aerotravel, reusind in numai un an sa devina cunoscuta pe piata romaneasca, sa se impuna prin calitatea serviciilor si prin profesionalismul personalului.

Agentia este inregistrata la Registrul Comertului cu numarul J40/2606/2000 din 17.03.2000 si are licenta de turism categoria A, numarul 1958, prin care se atesta existenta conditiilor materiale si capacitatea profesionala de a desfasura activitati specifice agentiilor de turism Tour-Operatoare. Firma noastra are 5 filiale la nivel national in urmatoarele orase: Bucuresti, Timisoara, Constanta, Iasi, Brasov si un numar de 200 de angajati in prezent in subordine.

Misiune: Agentia de tursim Interra Travel pune pe primul loc satisfactia si asigurarea confortului clientilor sai acordandu-le acestora cele mai diversificate destinatii de vacanta la o calitate foarte buna.

Obiectivele firmei:

Pe termen lung, obiectivul principal al firmei este acela de a deveni lider in domeniul turismului si de a asigura destinatii unice prin intermediul pachetelor noastre de servicii tuturor categoriilor de clienti.

Pe termen mediu, organizatia urmareste imbunatatirea serviciului de rezervari din cadrul agentiei cu scopul de a usura comunicarea cu furnizorii si clientii nostri.

Pe termen scurt, se doreste obtinerea unor pachete atractive pentru revelionul 2008, atat in tara, cat si in strainatate.

1

Structura organizatorica a agentiei de turism Interra Travel

Structura organizatorica a agentiei de turism Interra Travel este formata din 4 compartimente, aflate in subordinea managerului general. Acestea sunt urmatoarele:

1. Ticketing;

2. Incoming;

3. Outgoing;

4. Financiar;

5. Administrativ;

6. Transport Logistica;

7. Resurse Umane;

8. Marketing.

2. Identificarea si definirea problemei si legatura acesteia cu alte probleme din cadrul organizatiei

Inca de la inceputul activitatii sale in anul 2000, agentia Interra Travel nu a dispus de un soft la nivel de organizatie care ar fi putut avantaja comunicarea directa cu furnizorii in sensul rezervarii unor diferite locatii, precum si prezentarea on-line a ofertelor noastre catre potentialii clienti si posibilitatea acestora de a face o alegere cat mai rapida.

Din acest motiv, a rezultat o diminuare treptata atat a profitului (prin pierderea unor clienti), cat si atentionarile unor furnizori de locatii ca vor inceta coopera cu noi.

Lipsa unei gestionari cat mai eficiente a condus si la o suprasolicitare a personalului, fapt ce a determinat cresterea cheltuielilor cu salariatii si chiar dorinta unei parti a angajatilor de a parasi agentia de turism.

3. Cauzele/Oportunitatile care au condus la aparitia acestei probleme

Cauza principala care a condus la aparitia acestei probleme a fost lipsa disponibilitatilor financiare in momentul infiintarii firmei, fonduri care sa fie destinate achizitionarii acestui tip de soft.

Totusi, oportunitatea permisa de dezvoltarea turismului la momentul anului 2000 a permis desfasurarea activitatii intr-un mod cat mai profitabil, nefiind necesara in acea perioada implementarea unui soft specific domeniului nostru de activitate.

2

4. Formularea obiectivelor SMART ce vor fi atinse prin solutionarea problemei

In urmatoarele 6 luni, Interra Travel isi propune sa achizitioneze si sa implementeze un nou soft la nivelul tuturor filialelor detinute si sa asigure training-ul adecvat acelor angajati ai departamentelor de ticketing, incoming si outgoing care vor avea contact direct cu viitorul soft, prin aceasta dorindu-se facilitarea unei comunicari mult mai eficiente cu partenerii si clientii agentiei, urmarind in acelasi timp cresterea cotei de piata la 5%.

5. Analiza SWOT a problemei analizate

FA

CT

OR

I IN

TE

RN

I

PUNCTE TARI: PUNCTE SLABE:

1. Detinerea unei cote semnificative de piata in domeniul turismului romanesc

2. Mentinerea unui contact permanent cu agentii de turism din strainatate

3. Oferte de vacanta diverse

4. Oferte proprii caracterizate prin locatii unice

5. Detinerea de mijloace de transport proprii de inalta calitate si confort

6. Angajati competenti

1. Preturi ridicate la serviciile oferite

2. Lipsa de comunicare on-line pe baza rezervarilor

3. Personal slab motivat

FA

CT

OR

I E

XT

ER

NI

OPORTUNITĂŢI: AMENINŢĂRI:

1. Integrarea in Uniunea Europeana a Romaniei

2. Accesul tot mai mare al populatiei la credite pentru nevoi personale

3. Cresterea cererii pentru destinatii exotice

1. Concurenta

2. Fluctuaţiile leului faţă de principalele valute

3. Fenomene naturale

4. Cresterea preturilor la carburanti

3

6. Prezentarea solutiilor alternative pentru rezolvarea problemei

1. Prima alternativa referitor la problema soft-ului ar fi achizitionarea unui soft utilizat deja de catre o alta firma si care renunta la el, acordandu-ne prin intermediul unor angajati proprii care cunosc deja cum functioneaza soft-ul si training-ul necesar.

Avantaje:

achizitia soft-ului se face la un pret cu mult inferior pietei;

costurile training-ului sunt minime intrucat nu se apeleaza la specialisti din domeniu;

sunt cunoscute detalii privind problemele intervenite anterior la firma care l-a detinut si problemele ce vor interveni vor putea fi rezolvate mult mai usor.

Dezavantaje:

uzura morala soft-ului; la momentul actual, se gasesc pe piata alte soft-uri mult mai avansate, care ar putea fi folosite de concurentii agentiei, facandu-i, in consecinta, mai eficienti;

training-ul acordat de catre angajatii firmei anterioare nu sunt niste specialisti, in consecinta, acestea nu vor putea raspunde tuturor nelamuririlor angajatilor de la Interra.

2. A doua solutie alternativa ar consta in angajarea unui specialist IT care sa se ocupe de crearea si dezvoltarea unui tip de soft propriu si personalizat la nivelul organizatiei.

Avantaje:

costurile relativ mici pe care le implica suportul specialistului;

faptul ca nu ar mai exista un alt astfel de soft la alte agentii concurente, acesta caracterizand mediul de lucru al agentiei Interra Travel;

posibilitatea implementarii unor noi optiuni ce nu se gasesc pe alte soft-uri standard.

4

Dezavantaje:

perioada indelungata necesara specialistului IT de a dezvolta un soft care sa indeplineasca cerintele organizatiei;

lipsa experientei specialistului IT in domeniul turismului ar putea duce la crearea de catre acesta a unui soft excelent pe plan informatic, insa cu unele probleme in asigurarea desfasurarii cat mai exacte a operatiunilor firmei.

3. A treia alternativa existenta pentru agentia Interra Travel este cumpararea unui soft nou, de cea mai buna calitate la momentul achizitionarii acestuia, de la o firma specializata in astfel de programe.

Avantaje:

asigurarea unei foarte bune desfasurari a activitatii firmei, datorita experientei pe care o au cei de la care se face achizitia;

usurarea muncii personalului prin reducerea timpului acordat fiecarei operatiuni desfasurate de catre angajati;

primirea de asistenta gratuita nelimitata din partea furnizorului, aceasta implicand training initial, precum si interventii rapide in caz de defectiuni.

Dezavantaje:

costurile ridicate in ceea ce priveste achizionarea soft-ului;

timpul destul de lung acordat training-urilor.

7. Criteriile de decizie utilizate pentru alegerea solutiei optime

Criteriul costurilor totale cat mai mici, intrucat scopul firmei este acela de a deveni lider in domeniul turismului, lucru ce presupune maximizarea profitului;

Criteriul fiabilitatii programului informatic ce urmeaza a fi implementat – se doreste functionarea pe mai multi ani a soft-ului;

Criteriul eficientei, prin implementarea cat mai rapida a soft-ului la nivel de organizatie, pentru desfasurarea cat mai buna a relatiilor firma-parteneri si firma-clienti;

Criteriul eficacitatii, prin usurarea muncii personalului si scaderea timpului petrecut in firma, avand totusi un randament ridicat;

Reactia partenerilor si clientilor la schimbarea efectuata.

5

8. Identificarea si prezentarea solutiei optime. Elaborarea scenariilor de implementare si rezolvarea dificultatilor/obiectiilor posibile

Luand in considerare criteriile de decizie folosite, solutia optima in ceea ce priveste aplicarea de soft la agentia Interra Travel este achizionarea de soft nou de la o firma specializate in crearea de astfel de programe.

Consideram potrivita aceasta solutie deoarece se urmareste, in primul rand, satisfacerea clientilor si imbunatatirea serviciilor si relatiilor cu acestia si cu partenerii agentiei intr-un timp cat mai scurt. De asemenea, siguranta fiabilitatii ridicate a soft-ului este un motiv important in selectarea acestei optiuni. Un alt factor decisiv pentru solutia aleasa este pregatirea de nivel superior de care vor beneficia angajatii prin training-urile gratuite oferite de producatorii de soft.

Astfel, se va achizitiona noul soft si se vor organiza sesiuni de training-uri de doua ori pe

saptamana la care vor participa angajatii departamentelor implicate (ticketing, incoming si

outgoing) timp de patru luni. Dupa terminarea acestei perioade, se va introduce utilizarea in

proba a soft-ului timp de doua luni in prezenta specialistului pus la dispozitie de catre producator

pentru corectarea anumitor greseli si lamurirea practica a unor eventuale probleme ce le va

intampina personalul.

In privinta costurilor ridicate pe care le implica achizionarea programului informatic, se va avea in vedere intocmirea unui plan bine stabilit de amortizare a soft-ului de catre angajatii departamentului financiar al agentiei.

9. Modalitati de evaluare/verificare a atingerii obiectivelor de la punctul 4

Pentru evaluarea si verificarea atingerii obiectivelor propuse se va avea in vedere, in primul rand, stabilirea prin contract cu firma producatoare de soft ca odata cu achizitionarea programului, se va asigura timp de sase luni un training de doua ori pe saptamana in primele patru luni, iar apoi rezolvarea problemelor aparute in timpul introducerii soft-ului in practica agentiei de turism, precum si stipularea clauzelor de interventie rapida in cazul unor defectiuni.

De asemenea, se va aduce la cunostinta partenerilor si clientilor agentiei Interra Travel introducerea unui nou sistem de rezervari si servicii online si se vor face sondaje de opinie pentru a observa impactul pe care aceasta schimbare il va avea in randul acestora.

Nu in ultimul rand, se va urmari indeaproape, prin intermediul institutiilor de specialitate, influenta modificarii din organizatie asupra cotei de piata a agentiei, precum si dimensiunea profitului obtinut dupa implementarea acestui nou sistem.

10. Concluzii

6

Se incearca prin decizia de achizionare de soft in agentia de turism Interra Travel revigorarea organizatiei, refacerea relatiilor foarte bune cu parteneri din exterior, readucerea unor clienti fideli, precum si atragerea unor noi clienti.

Este aplicata o politica noua prin care se doreste diferentierea agentiei Interra de alte agentii de turism concurente sau similare prin prezentarea unor oferte si destinatii nemaiintalnite la alte firme de acest gen.

Motivarea salariatilor prin simplificarea operatiunilor pe care le desfasoara in interiorul organizatiei va fi un factor important pentru dezvoltarea agentiei si atingerea telului de a deveni lider pe piata romaneasca.

Agentia da dovada prin aceasta decizie ca acorda o importanta foarte mare relatiilor sale cu cei care ofera destinatiile si nu exclud simplificarea modului in care clientii isi pot alege cea mai potrivita destinatie si cel mai placut mod de a se deplasa pana acolo. Interra Travel demonstreaza ca poate imbina printr-o singura decizie importanta satisfactia angajatilor, clientilor si partenerilor in acelasi timp.

7