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IDRDIDRD OFICINA DE CONTROL INTERNOOFICINA DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE CONTROL OFICINA DE CONTROL INTERNOINTERNO

Informes Planes de Informes Planes de Mejoramiento IntegralMejoramiento IntegralA 31 de julio de 2014A 31 de julio de 2014

INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTEDEPORTE

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III. ENTES DE CONTROL Y VIGILANCIAIII. ENTES DE CONTROL Y VIGILANCIA

I. PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS DE CONTROL INTERNOI. PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS DE CONTROL INTERNO

II. AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD 2014II. AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD 2014

CONTENIDOCONTENIDO

I. PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS DE CONTROL INTERNOI. PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS DE CONTROL INTERNO


Auditorias programadas anualmente de acuerdo a la normatividad vigente y a las Auditorias programadas anualmente de acuerdo a la normatividad vigente y a las necesidades y a los lineamientos de la Alta Dirección y la Oficina de Control Interno necesidades y a los lineamientos de la Alta Dirección y la Oficina de Control Interno considere. considere.

TERMINADA

TERMINADA

TERMINADA

TERMINADA

INFORME

INFORME

PRELIMINAR

PRELIMINAR


Evaluaciones inmediatas a actividades y/o eventos que se estén ejecutando en el Evaluaciones inmediatas a actividades y/o eventos que se estén ejecutando en el momento, con el fin de tomar medidas preventivas y/o correctivas cuando se momento, con el fin de tomar medidas preventivas y/o correctivas cuando se presenta una irregularidad administrativa.presenta una irregularidad administrativa.

Todos los informes originados por auditorias o evaluaciones internas de control interno han generado las respectivas observaciones y hallazgos de los cuales se ha

solicitado el Plan de Mejoramiento para su posterior seguimiento.

Evaluación Comunicación No. 11192 de 17 enero 2014, CPS No. 1747 de 2013, celebrado entre el IDRD y la Asociación Bogotana de Entrenadores de Cheerleading – ABEC. Informe Final Rad. No. 32433 14-02-2014.

Evaluación a Convenio de Cooperación 2322 de 2013 con la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales – UDCA. Informe Final Rad. 21921 del 2014-02-27. Se presentó Plan de Mejoramiento.

Auditoria realizada a los Parques Pijaos y Olaya. Informe Final Rad. 80243 del 13-03-2014.

Evaluación al Control Interno de los Bienes de Consumo y Devolutivos – Almacén. Informe Final Rad. No. 92183 del 2014-03-26. Se presentó Plan de Mejoramiento.

Evaluación Acuerdo 78 – Cancha de Squash. Informe Final Rad. 80373 13-03-2014

Evaluación a Títulos de Garantía Estabilidad y Calidad de Obra Informe Final Rad. No. 142893 21-05-2014. Se presentó Plan de Mejoramiento.

Evaluación al Procedimiento de Liquidación de la Nómina. Informe Final Rad. 152403 03-06-2014.

Evaluación a las Actividades de Planeación del Programa del Festival de Verano 2014 Informe Final Rad. No. 161813 de 12-06-2014. Se solicitó información en varias oportunidades escritas y verbales y solamente se remitió mediante correo electrónico una parrilla con programación,

Evaluación en el Área de Tesorería - Procedimiento de Ingresos Financieros – Procedimiento de Pagos. Informe Final Rad. 152593 21-05-2014

Evaluación de Reconocimiento y Visita a los Parques y Escenarios del Sistema Distrital de Parques, enfoque en Mantenimiento e Imagen Institucional. Informe Final Rad. 169863 20-06-2014

Evaluación a los Pactos de Anticipos y Pagos Anticipados con el fin de que se fije una política al respecto conveniente y ajustada a la ley. Se presento un informe preliminar a la Dirección General y Oficina Asesora Jurídica, se desarrollo una mesa de trabajo al respecto y se esta a la espera de su pronunciamiento. 06-2014

Evaluación a las Actividades de Planeación del Programa del Festival de Verano 2014 Se encuentra en ejecución, se entrego el informe Preliminar pendiente Informe Final.

A la fecha se han realizado 13 evaluaciones en tiempo real.

II. AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD 2014II. AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD 2014


Programa Anual de Auditorias del Sistema de Gestión de la Calidad

Objetivo de la Auditoria: Verificar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, así como su eficacia, eficiencia y efectividad, así como el cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma (NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008), los legales y demás requisitos complementarios.

Fecha de Auditoría: 15 de septiembre hasta el 31 de octubre de 2014 (parques y escenarios)22 de septiembre hasta el 3 de octubre de 2014 (sede administrativa)

Alcance: Todos los procesos (15) - Sede administrativa y en campo (Vistas a obras, parques, escenarios, actividades recreativas y deportivas)

Criterios de Programación:

✔ El proceso de Mejoramiento Continuo se auditara paralelamente con cada uno de los procesos programados, en razón a que es un proceso trasversal aplicable en todos los contextos.

✔ Parques y escenarios: se tendrán en cuenta los siguientes criterios para su selección: a) Deben contar un administrador y/o auxiliar del Instituto. b) Que el parque cuente con administración, coliseos y/o canchas de fútbol c) Incluir los más representativos considerando su magnitud o uso. d) Que requieran seguimientos por observaciones realizadas por auditorías internas, externas.

✔ Obras civiles que se estén ejecutando en la vigencia y coincida con las fechas del ciclo de auditoria.

✔ Eventos y/o actividades recreativas y deportivas serán aquellos cuya realización coinicida con las fechas del ciclo de auditoría


No Conformidades Cerradas (Auditoria 2013): 37

No Conformidades Abiertas (Auditoria 2013): 12

La Oficina de Control Interno ha venido realizando el seguimiento respectivo trimestralmente a las acciones que se han generado por las Auditorias Internas de Calidad

Estado Actual de las No conformidades del SGC

III. ENTES DE CONTROL Y VIGILANCIAIII. ENTES DE CONTROL Y VIGILANCIA

CONTROL DE ADVERTENCIA:CONTROL DE ADVERTENCIA: El Instituto cuenta con un (1) Control de Advertencia.

Convenio de Cooperación No. 2322 de 2013 IDRD-UDCA – No.10000-03486 DE LA CONTRALORIA DISTRITAL DE BOGOTÁ D.C. Responsable Subdirección Técnica de Recreación y Deporte.

La OCI Interno en sus seguimientos ha evidenciado falencias en la planeación y redacción de las acciones de mejora, se requiere consultar con la Contraloría de Bogotá la posibilidad de organizar y aclarar las acciones programadas.


PLANES DE MEJORAMIENTO:PLANES DE MEJORAMIENTO:

CONTRALORIA DISTRITALCONTRALORIA DISTRITAL

Para la presente vigencia se han realizado tres Auditorias por este Ente de Control:

Informe Final Auditoria Especial Contratos y Convenios, IDRD – 2014, en el mes de Abril.

Informe Final de Auditoria Integral Modalidad Regular – Vigencias 2013 PAD 2014, mes mayo.

Informe Final de Auditoria Especial contratos del programa “Jornada Escolar 40 horas”, vigencia 2013 y 2014..

La OCI ha venido realizando los seguimientos a los planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría de Bogotá, a la fecha su estado es el siguiente:

Acciones cerradas en la vigencia: 51 accionesAcciones vencidas de vigencias anteriores: 22 acciones (Aud. Regulares y Especiales) Acciones abiertas en la vigencia 2013: 10 acciones (Aud. Especial Ligas)

Acciones abiertas en la vigencia 2014: 9 acciones (Aud. Especial Contratos y Convenios)

25 acciones (Auditoria Regular)

8 acciones (Aud. Especial – 40x40)

TOTAL HALLAZGOS: TOTAL HALLAZGOS: 72 HALLAZGOS72 HALLAZGOS


OBSERVACIONES A LOS PLANES DE MEJORAMIENTOOBSERVACIONES A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

✔ Se resaltan los planes de mejoramiento con fecha de vencimiento 31 de julio de 2014, los cuales el compromiso era diseñar acciones que se ejecutaran en los 60 días, de los cuales son responsables: Subdirección Técnica de Construcciones (2), Secretaria General - Área de Apoyo a la Contratación (17), Subdirección Técnica de Parques (5) y Subdirección Técnica de Recreación y Deporte (13).

✔ La Oficina de Control Interno ha solicitado tres mesas de trabajo a la Subdirección Técnica de Recreación y Deporte, de las cuales han asistido diferentes funcionarios dificultando establecer el desarrollo, ejecución y toma de decisiones de las acciones correctivas planteadas, dado que ninguna persona se ha responsabilizado del tema, igualmente no se ha contado con la presencia de la responsable de la Subdirección.

✔ El cumplimiento de las acciones correctivas propuestas en el Plan de Mejoramiento es de responsabilidad de cada Subdirector y/o Jefe de Área, los cuales por medio de mesas de trabajo que esta convocando la Oficina de Control Interno donde se evidenciará los soportes y/o evidencias que dan cumplimiento a las acciones propuestas.


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