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II FORO IBEROAMERICANO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA DE LAS UNIVERSIDADES Y LA EVALUACIÓN DOCUMENTAL
CASO PRÁCTICO COLOMBIA.
Por: Mariela Álvarez R.
San José de Costa RicaAgosto de 2006g
El Colombia, el Órgano, gMáximo Rector de Archivos,es el Archivo General de laNación AGNNación-AGN.
El AGN fue creado mediantela promulgación de la Ley 80la promulgación de la Ley 80de 1989, adscrito al Ministeriode Gobierno, hoy del Interior,dotándolo de una sededotándolo de una sedeespecialmente diseñada yconstruida en el centrohistórico de la ciudad deBogotá D.C.
Panorámica del Edificio Sede delPanorámica del Edificio Sede del Archivo General dela Nación
GESTIÓN DEL PROGRAMA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
La valoración documental en el Archivo Universitario es la operación de tipo archivístico que juzga el valor de los documentos agrupados en series y subseries documentales.
Esta herramienta se encuentra regulada por la Ley 80 de 1.989, a través de las Tablas de Retención Documental-TRD.
Con la aparición y desarrollo de nuevos soportes documentales, se encuentran otros modelos conceptuales, para la realización de las TRD, como es situar la valoración documental en el punto cero del Ciclo de Vida de los Documentoslos Documentos.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO
CulturalHistórico
ADMINISTRATIVOLegal
Valores Primarios Valores secundarios
HistóricoCientíficoFiscal
ContableTécnicoGestiónGestión
LOS CRITERIOS EN LOS PROCEDIMIENTOS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
Theodore R. Schellenberg Estudio en tradiciones europeas
DOCUMENTAL
O. Kolsrud Afrontó desde el Siglo XIX el problema de la valoracióndocumental.
Modelo Inglés Mostró la inclusión del punto de vista administrativoM d l Al á I l f d t l l i d l hi i tModelo Alemán Incluye como fundamental la presencia del archivista.
considera aspectos como la edad de los documentos, elcontenido informativo de los mismos y el orden jerárquicode las administraciones.
Últimas décadas del Siglo XX Se rescata la macro valoración, selección funcional yotras. La actividad de identificación, sea en funciones oen estructuras, se efectúa a las series documentalesderivadas de ellas, y el análisis del proceso de produccióny de los resultados se hace en forma a los documentos.
Carol Couture Criterios básicos que debenCarol Couture Criterios básicos que deben condicionar la valoración
Los Archivos tienen que ser testigos y reflejo del con junto de actividades de la sociedadactividades de la sociedad.
Convencimiento sobre la necesaria asociación entre la valoracióny las demás intervenciones archivísticas.y
Equilibrio entre las consideraciones relativas al contexto de la creación de los archivos y aquellas relacionadas con su utilización posterior.
Tener en cuenta la legislación sobre la materia de cada país.
La decisión sobre la eliminación de los documentos deberíaejercerse a través de un control y con la elaboración de unos instrumentosinstrumentos
LA DOCUMENTACIÓN DE CARÁCTERADMINISTRATIVO EN LAS UNIVERSIDADES
Tanto las instituciones como los individuos que producendocumentos presentan siempre dos categorías según lasp p g gfunciones que desarrollan:
• Las que son características de la institución• Las que son características de la institución.
• Y las que son generales o iguales en varias entidades yl l ique se cumplen como apoyo a las primeras.
DOCUMENTOS SUSTANTIVOSO CARACTERÍSTICOS
Son los que sirven a las instituciones para las cualesi t l i tit ió l l f ió d lexiste la institución o al cargo o la función del
individuo que los redacta o recibe.
En una universidad son sustantivos los programas delas asignaturas, las notas de los estudiantes, las actasde grado entre otrosde grado, entre otros.
DOCUMENTOS FACILITATIVOS O COMUNES
• Sirven a las funciones de apoyo administrativo de una institucióno persona.
• Son en gran parte, idénticas en todas las instituciones comolegajos de personal, nómina, libros de contabilidad, inventario debienes, solicitudes de apoyo a cafetería y vigilancia.
DENOMINACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
En el idioma español no existe un término común aceptadouniversalmente que identifique las TRD.
U S A S h d lU.S.A.: Schedule,Portugal: Tabela de Avaliacao e Seleccao,Brasil : Tabela de TemporalidadesCanadá: Calendrier the ConservationCanadá: Calendrier the Conservation,Italia: Massimario,Francia: Tablaux de TriColombia: Tablas de Retención DocumentalColombia: Tablas de Retención Documental.
FORMULACIÓN DE LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS EN LA VALORACIÓN DOCUMENTAL
Se deben tener respuestas a las preguntas genéricas:
¿Por qué se valora y por qué se hacen eliminaciones delos documentos en una universidad?
¿Quizás para conservarlos, quizás para destruirlos, oquizás para ambas cosas?
Ó
Controlar el volumen creciente y desmesurado de documentos dec alq ier soporte formato
FINALIDADES FUNDAMENTALES DEL PROCESO DE VALORACIÓN
cualquier soporte y formato.Hacer efectivo el acceso rápido y eficiente a la documentación,
reduciendo los elementos innecesarios producidos en el trascursode la creación de una documentación electrónicade la creación de una documentación electrónica.Optimizar los espacios físicos y virtuales destinados a losdocumentos de los archivos, sean activos o semiactivos.Conservar los documentos esenciales y confidenciales delConservar los documentos esenciales y confidenciales delorganismoRacionalizar los costes de producción y conservación de losdocumentos digitalesSeleccionar los documentos digitales que en el futuro podránconstituir el patrimonio histórico de la universidad.
C OS O C Ó OC
Para la selección en los archivos universitarios, se debe tener comoit i ll d t it i f ió
CRITERIOS EN LA VALORACIÓN DOCUMENTAL
criterio, conservar aquellos documentos que no repitan información yentre estos, los que permitan conocer aspectos como:
Los orígenes de la Universidad su organización evolución yLos orígenes de la Universidad, su organización, evolución ydemás aspectos de su desarrollo.
Todos los actos administrativos, planos de las construcciones.Todos los actos administrativos, planos de las construcciones.
El impacto y la eficacia de la universidad en la formación de susciudadanos.
El funcionamiento interno de la Institución u organismo en relacióncon las Autoridades Universitarias.
CRITERIOS EN LA VALORACIÓN DOCUMENTAL (Continuación)
Datos significativos sobre sus egresados, institución, o lugar,acontecimientos importantes sobre política, economía, sociedad,
CRITERIOS EN LA VALORACIÓN DOCUMENTAL (Continuación)
ciencias y técnicas.Documentos, que permitan la protección de los derechos civiles
dela comunidad universitaria.El archivista y la respectiva Comisión de Archivo de la Universidaddebe asegurar no sólo revisar las TRD, sino que debe, seguir sucurso para ser aprobadascurso para ser aprobadas.Se debe ser consciente que el procedimiento de valoracióndocumental, es uno más entre los múltiples procedimientosarchivísticos que hacen posible la existencia de un sistema dearchivísticos que hacen posible la existencia de un sistema degestión de documentos en la Institución.El programa de gestión documental, debe interactuar con todoslos sistemas de información, para considerar los diversos, pdocumentales de la Universidad.
LEGISLACIÓN Y DESARROLLO DE POLÍTICAS Y RESPONSABILIDADES EN LA VALORACIÓN DOCUMENTALRESPONSABILIDADES EN LA VALORACIÓN DOCUMENTAL
• La implantación de los criterios de valoración documental estánsiempre condicionados por la legislación y la normativa de cada paíssiempre condicionados por la legislación y la normativa de cada país.
• Bien se trate de organismos públicos o, de menor grado, estareglamentación es obviamente distinta para cada sectorg p
• Es conveniente que se desarrollen unos mecanismos o políticasinternas de forma planificada, es decir, la Universidad deberá definir ydocumentar su política de gestión documental.
• El objetivo de esta política es la creación y el mantenimiento ded t té ti fi bl tili bl d ld ldocumentos auténticos, fiables y utilizables, capaces de respaldar lasfunciones y actividades de la organización.
• Es necesario llevar un estricto control de las eliminaciones• Es necesario llevar un estricto control de las eliminacionesdocumentales.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
DEFINICIÓN:
Listado de series y sus correspondientes tiposdocumentales a los cuales se asigna el tiempo depermanencia en cada etapa del ciclo vital de losp pdocumentos.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GENERALES ESPECÍFICAS
Las generales se refieren a Son las que se integran conLas generales se refieren alas series y subseries que seintegran con documentosfacilitativos o comunes
Son las que se integran conlas series y subseries con losdocumentos específicos dela entidad
ETAPAS EN LA ELABORACIÓN DE LAS TABLAS DEETAPAS EN LA ELABORACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
• Investigación preliminar sobre la Institución• Entrevista con cada uno de los productores de los documentos• Análisis e interpretación de la información recolectadaAnálisis e interpretación de la información recolectada• Conformación de series y subseries documentales, con sus tipos
documentales• Identificación de valores primarios,p• Elaboración de fichas e Identificación de valores secundarios,• Elaboración de las TRD• Estudio y revisión a la propuesta de TRD• Presentación y aval de la propuesta de TRD en el Comité de Archivo
de la Entidad• Remisión de las TRD, al Comité Evaluador de documentos según la
instancia a la que correspondainstancia a la que corresponda
Archivo General de la Nación de ColombiaFormato de Tabla de Retención Documental
HOJA No.____DE _____ENTIDAD PRODUCTORA: ____________________________________OFICINA PRODUCTORA: ____________________________________
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINALOBSERVACIONES
Archivo de G tió
Archivo C t l
CT E M SGestión Central
C S
CONVENCIONES:CT= Conservación Total Firma Responsable: _____________________________E = Eliminación Jefe del ArchivoM = Microfilmación u otros soportesS = Selección Fecha: _______________________________________
¿¿QUE ES UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL?QUE ES UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL?
Traslado de documentos de un archivo aotro.
Cuando han cumplido las normasestablecidas y el plazo de permanenciaen cada una de las etapas del ciclo vitalde los documentos.
REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIASREQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIASQQ
Comité de ArchivoComité de ArchivoComité de ArchivoComité de Archivo
Tabla de Retención DocumentalTabla de Retención Documental
TRANSFERENCIASTRANSFERENCIAS PRIMARIASPRIMARIASTRANSFERENCIASTRANSFERENCIAS PRIMARIASPRIMARIAS
Del Archivo de Gestión al CentralDel Archivo de Gestión al Central
Al Archivo CentralAl Archivo CentralTabla de Tabla de RetenciónRetención
Acta de entregaActa de entrega
Inventario de series Inventario de series
Cronograma de Cronograma de transferenciastransferencias
documentales a documentales a transferirtransferir
(Elaborado en el Archivo de Gestión)
TRANSFERENCIAS SECUNDARIASTRANSFERENCIAS SECUNDARIAS
Del Archivo Central al históricoDel Archivo Central al histórico
Al Archivo HistóricoAl Archivo HistóricoTabla de Tabla de RetenciónRetención
*Actas de eliminaciónActas de eliminación
*Acta de entregaActa de entrega
*Autorización del Comité de *Autorización del Comité de ArchivoArchivo
Inventario de series Inventario de series documentales a documentales a
Cronograma de Cronograma de transferenciastransferencias
documentales a documentales a transferirtransferir
GRACIASÓPOR SU ATENCIÓN
